ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

ORGANIZACIN

Organizacin: es un sistema social compuesto por individuos o grupos de ellos que, teniendo
valores compartidos, se interrelacionan y utilizan recursos con los que se desarrollan
actividades tendientes al logro de objetivos comunes.

Una organizacin es un sistema diseado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos
sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que
cumplen funciones especficas.

ORGANIZACIONES FORMALES

* Son las que distribuyen entre sus miembros las actividades, responsabilidades y
autoridad de forma precisa, explcita y relativamente permanente.

ORGANIZACIONES INFORMALES

* Son las que no tienen una distribucin de actividades, responsabilidades y autoridad

de una forma explcitamente definida.
Las relaciones entre sus integrantes son muy dinmicas, el nmero de sus integrantes
y el liderazgo varan constantemente y hay un continuo proceso de formacin y
disolucin de grupos.

ELEMENTOS QUE CARACTERIZAN A LAS ORGANIZACIONES

* 1. Objetivos: los Objetivos son los fines hacia los cuales se encamina la actividad de la
organizacin.
* 2. Metas: las Metas son fines especficos, expresados en forma cuantitativa.
*3. Recursos Humanos: son las personas o grupos de personas que trabajan en la organizacin
y se relacionan entre s, aportando su esfuerzo fsico e intelectual, as como sus valores, ideas y
conocimientos
*4. Recursos Materiales: son los medios fsicos, naturales y financieros que utiliza la
organizacin para alcanzar los fines propuestos.

* a. Recursos Fsicos: materias primas, maquinarias, herramientas, vehculos, computadoras, etc.

* b. Medios Naturales: los combustibles y la energa elctrica, hidrulica, elica, etc.

* c. Recursos Financieros: el dinero, los prstamos, las acciones, ttulos, bonos, etc.
* 5. Informacin: son los recursos que genera la mente humana, apoyados o no por el uso de la
tecnologa.
La informacin es fundamental para la toma de decisiones.
Por ejemplo el sistema contable, los informes de produccin, las evaluaciones de los recursos
humanos, los informes de precios y caractersticas de productos competidores de los nuestros,
etc.

EMPRESA

La empresa es un negocio, un conjunto de actividades cuya finalidad es mltiple. Desde el punto

de vista econmico, ha de ganar dinero para poder asegurar su subsistencia, pero el fin de ganar
dinero no tiene lmites y los fines han de tenerlos.

DIRECCION DE LA EMPRESA

Si examinamos las distintas tareas que se realizan en una empresa y las diferenciamos segn la
responsabilidad que conllevan, se ver que estn estructuradas en tres grados o niveles: el
directivo, el ejecutivo y el operativo.
 Dirigir supone tomar decisiones para lograr unos fines determinados. Toda empresa puede
dirigirse de forma centralizada o descentralizada. Se considera que una direccin es
centralizada cuando es la mxima jerarqua quien adopta todas las decisiones; esto es habitual
en empresas pequeas.

NIVELES

-NIVEL DIRECTIVO se adoptan decisiones que afectan a toda la empresa y tienen trascendencia
a largo plazo.

-NIVEL EJECUTIVO O INTERMEDIO se integran los distintos jefes o mandos intermedios. En l

se toman decisiones de tipo tcnico, relativas al cumplimiento de los planes y programas
diseados para alcanzar los fines generales.

-NIVEL OPERATIVO tambin se abordan cuestiones (normalmente ms sencillas) relacionadas

con el desarrollo de sus tareas especficas.

LAS FUNCIONES DE LA DIRECCIN DE UNA EMPRESA

-Planificar. Consiste en fijar los fines que se desean alcanzar en el futuro y trazar el camino que
se seguir para lograr su consecucin.

-Organizar. Se trata de ordenar los medios materiales y humanos para alcanzar esos fines.

-Gestionar. Esto es, hacer lo necesario para que las decisiones que se adopten se ejecuten
eficazmente y conseguir que todo el personal realice el cometido que se le ha asignado.
-Controlar. Consiste en comprobar que los datos reales se corresponden con las previsiones
y, si es necesario, corregir los posibles desvos.

LA ORGANIZACIN DE LA EMPRESA

LA ORGANIZACIN FORMAL es la configuracin intencional que se hace de las diferentes tareas

y responsabilidades, fijando su estructurada correctamente cada persona tiene una labor
especfica. De esta manera, los distintos empleados dedican su tiempo a la ejecucin de sus
tareas y no a competir entre ellos por subir de nivel o por influencias.

LA ORGANIZACIN INFORMAL se conforma mediante una red de relaciones informales que se

producen en el mbito empresarial y que no han sido planificadas por la direccin ni establecidas
con anterioridad.

FASES DEL PROCESO ORGANIZATIVO

(Organizacin formal)

Para dotar de organizacin a una empresa es preciso seguir una serie de pasos:

1. Determinar claramente la actividad que se va a realizar; esto es, qu vamos a hacer.

2. Efectuar la divisin de esta actividad.

3. Ordenar las divisiones y sealar las personas que se responsabilizarn de cada una de ellas.

4. Establecer los medios materiales y humanos que requiera cada divisin, fijando el papel de
cada uno de ellos.

5. Implantar un sistema de comunicacin que permita que las distintas partes de la organizacin
tengan la informacin necesaria para tomar las decisiones de su competencia.

6. Fijar un sistema de control. Las organizaciones interactan siempre en un entorno muy

cambiante al que han de adaptarse constantemente; por ello, la funcin organizativa no finaliza
nunca. En esta fase se comprueba que
la organizacin funciona como se haba previsto, introducindose los ajustes necesarios para su
mejora.

LA DIVISION DEL TRABAJO

El creciente nmero de tareas que se llevan a cabo en una empresa y la complejidad que pueden
llegar a alcanzar hacen necesaria la divisin del trabajo.

De este modo, la distribucin de la actividad de la empresa en las diversas tareas individuales y la

agrupacin de stas en bloques ms o menos homogneos conformarn una serie de unidades
que se denominan departamentos, divisiones o

reas funcionales. Estas unidades pueden estructurarse segn varios criterios:

Organizaciones jerrquicas:

Funcionales.
Por productos.
Por mercados.
Mixto.
Organizaciones no jerrquicas.

Estos mismos criterios servirn, adems, para organizar los departamentos. Las organizaciones
jerrquicas estn centralizadas y se estructuran por niveles, mientras que las no jerrquicas
tienen una estructura descentralizada y flexible; utilizan

para su funcionamiento las tcnicas ms modernas en comunicacin y tratamiento de la

informacin.

ORGANIGRAMAS

LOS ORGANIGRAMAS VERTICALES TIENEN FORMA PIRAMIDAL, representndose los niveles

jerrquicos de arriba abajo.

En un organigrama horizontal la representacin se hace de izquierda a derecha.

organigramas circulares se realiza mediante crculos concntricos que simbolizan cada uno de los
distintos niveles.

A) DIVISION FUNCIONAL
La divisin funcional sucede cuando se establece una estructura basada en la especializacin
por conjuntos de tareas relacionadas entre s o por distintos procesos dentro de cada nivel.
B) DIVISION POR PRODUCTOS
Si las divisiones se hacen de acuerdo con las particularidades de fabricacin y
comercializacin de los productos, los sectores industriales o los proyectos,
se est llevando a cabo una divisin por productos.
C) DIVISION POR MERCADOS
depende de los diferentes tipos de mercado en los que la empresa acta, se trata de una
divisin por mercados.. Esta divisin puede hacerse segn distintos criterios:
tipos de clientes (consumo y organizacional); canales de distribucin (mayoristas, minoristas
y grandes superficies), o zonas geogrficas (pases, regiones, etc.), siendo esta ltima forma
la ms frecuente.

D) DIVISION MIXTA
La estructura mixta aparece cuando confluyen productos y mercados muy diferentes entre s,
que han de gestionarse por separado. Aqu las posibles combinaciones se multiplican y el
control se hace ms complicado.
UNIDADES ESTRATEGICAS DE NEGOCIO (UEN)
 es posible establecer en el nivel ms alto de la empresa unas unidades que se gestionarn de
forma individualizada, con su propia estrategia y medios, como si se tratase de negocios
distintos, llamadas Unidades Estratgicas de Negocio (UEN).
Estas unidades se plantean en empresas que se dirigen a diferentes clientes, y satisfacen
diversas necesidades y/o utilizan tecnologas que no tienen nada en comn.

DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO O EQUIPO

Es utilizada principalmente por las empresas manufactureras en los niveles inferiores, por
ejemplo en un grupo de pintura, en el rea de una planta, en la seccin de prensa, de
perforacin o de mquinas automticas de tornillos. Se toman en cuenta los trabajadores y los
materiales que se renen en un departamento para realizar una determinada operacin.

Organizacin Matricial: Es un enfoque organizativo que asigna especialistas de diferentes

departamentos funcionales para que trabajen en uno o ms proyectos dirigidos por un gerente
de proyecto. la estructura matricial crea una doble cadena de mando que explcitamente
infringe el principio clsico de la unidad de mando.

Cmo funciona la matriz?

Los empleados tienen dos jefes: El jefe de departamento funcional y el gerente de proyecto.
Los gerente de proyecto tienen autoridad sobre los miembros funcionales que son parte de
ese equipo de proyecto.

VENTAJAS DEL ORGANIGRAMA

1.Definir con claridad las funciones y tareas, los titulares o denominaciones de los distintos
puestos, las lineas de autoridad, las partes de la estructura sobre las que inciden las decisiones
tomadas en un determinado puesto.
2.Aclarar las relaciones entre los distintos rganos de la empresa.
3.Obligar a un examen profundo , critico y objetivo de la propia estructura organizativa.
4.Sacar a la luz los defectos, desequilibrios e imperfecciones existentes.
5.Facilitar la orientacin de los recin incorporados a la empresa.
6.Permitir programar las lineas de promocin del personal, asegurar la continuidad en los
puestos fundamentales y preparar las acciones de formacin y rotacin del personal.
7.Actuar como gua, para la planificacin y estudio de la estructura organizativas
8.Suministrar una visin general de la estructura de la empresa a las personas ajenas a la
misma

TIPOS DE ORGANIGRAMA

1.Organigramas Generales : Este organigrama resume en un grfico toda la estructura de la

empresa o de una gran unidad suya, siendo forzosamente sinttico, limitado a representar las
divisiones mayores.
2.Organigramas Particulares o Sectoriales : Son los que representan con detalle la estructura
a nivel de unidades menores. En organizaciones grandes se tiene un organigrama general para
la empresa, en el que se representan solo las divisiones principales, y una serie de
organigramas generales para las divisiones mas importantes, acompaadas de organigramas
particulares para todos los sectores en los que se subdividen las divisiones.
3.Organigramas de Bloques : Cuando se ofrece una visin esquemtica y de conjunto de la
estructura organizativa de la empresa de una gran unidad o de un sector suyo, comprendiendo
solo los grupos principales en los que se divide, que posteriormente se desarrollaran con mas
detalle en otros organigramas.
4.Organigramas de Detalle : Son los que comprenden todos los niveles y puestos, hasta el
nivel mas bajo. El organigrama particular es de detalle. En empresas pequeas el organigrama
general puede ser de detalle, abarcando toda la estructura.
MANUAL DE ORGANIZACIN Y DE FUNCIONES

* El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las

empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han
adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.

* El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comnmente llamada

organigrama y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa.
Tambien se suelen incluir en la descripcin de cada puesto el perfl y los indicadores
de evaluacin.

* Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo
porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran,
sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de reas, marca
responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

* La existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se debe
cuidar el proceso de su elaboracin.

Qu SE NECESITA PARA ELABORAR UN MOF?

* La participacin y compromiso de toda la organizacin, especialmente de los lderes

como promotores.

* Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para las desiciones
referentes a estos temas.

* Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.

* Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin esto no se podr
realizar el MOF

* Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del cornograma y
para que el plan estratgico se refleje en las funciones.

* Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con los cambios

fuertes.

* Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la

intranet institucional.

ESTRUCTURA DE UN MOF

* I. INTRODUCCIN: Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el

contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos generales que se
pretenden cumplir a travs de l
* II. OBJETIVO DEL MANUAL: En este apartado se deber expresar el propsito que se
pretende alcanzar con la aplicacin del manual.

* III. ANTECEDENTES HISTRICOS: Se darn a conocer las principales transformaciones

sobre la organizacin y funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente,
en orden cronolgico indicando las disposiciones jurdico-administrativas que hayan
dado origen y/o modificado la estructura organizacional de la misma.

* IV. MARCO JURDICO: En esta parte del manual se mencionan las disposiciones
jurdicas relacionadas por orden jerrquico, que dan origen a la organizacin, que
establecen su creacin y sus atribuciones, as como aquellas que regulan su
funcionamiento.
a) Constitucin Poltica del pas.
b) Leyes.
 c) Cdigos.
d) Reglamentos.
e) Decretos.
f) Convenios.
g) Acuerdos.
h) Circulares y/u Oficios.
i) Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guas o catlogos).
j) Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no pueden
ser incluidos en la clasificacin anterior).

* V. ATRIBUCIONES: Se deber hacer una trascripcin textual y completa de las

atribuciones de la unidad administrativa con base en la Ley Orgnica de la
Administracin(ley de sociedades y laboral)
* VI. MISIN Y VISIN: La Misin es la razn de ser de la institucin, la cual explica su
existencia. Es una declaracin de alto nivel que describe su propsito fundamental.
La Visin representa el escenario altamente deseado por la empresa que se
quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo.
* VII. ESTRUCTURA ORGNICA: Debern identificarse y mostrarse los niveles jerrquicos
y la relacin que guardan entre si cada uno de los rganos que integran la estructura
autorizada.
* VIII. ORGANIGRAMA: Se deber representar grficamente la relacin ordenada de las
reas que componen una unidad, reflejando en forma sistemtica la ubicacin del
rgano administrativo, su integracin, sus niveles jerrquicos y sus lneas de autoridad
y asesora.
* IX. OBJETIVO Y FUNCIONES:
El objetivo constituye el propsito que se pretende cumplir, y que especifica con
claridad el qu y para que se proyecta y se debe realizar una determinada accin.
Funciones Constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se
alcanzar el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones
debern ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del rea que se trate.

* X. GLOSARIO DE TRMINOS
Es un listado alfabtico de definiciones de aquellas palabras o trminos utilizados
en el documento y que pueden prestarse a confusin en virtud de que no siempre
tienen la misma acepcin o no son ampliamente conocidos.