UNIDAD 3

AGENCIAS Y SUCURSALES

GENERALIDADES

Las agencias y sucursales son los medios que se pueden utilizar para que una empresa
pueda extender o incrementar sus ventas o servicios hacia reas distintas de su lugar
principal de operaciones. Tambin se puede definir a la sucursal como un
establecimiento comercial que depende en todo o en parte de otra empresa llamada:
casa principal, casa matriz, o casa central.

En general, las sucursales de las empresas son organizaciones de ventas en territorios

situados en diferentes lugares de la ciudad o en otras ciudades del pas. La funcin
principal de la sucursal es ampliar el monto de ventas de las mercaderas que
distribuye o vende la principal. Una sucursal dispone de un organigrama administrativo
propio y sus decisiones empresariales son autnomas, a pesar de estar sujetas al
control directo y permanente de la principal.

Cuando se establece una sucursal, la casa principal abre una cuenta en su libro mayor
titulada sucursal o control de sucursal, o inversin en sucursal o cualquier otro nombre
parecido. Con frecuencia se utilizar una cuenta para mostrar la Inversin a largo plazo
en la sucursal, mientras que otra cuenta se empleara para casos ms comunes. En el
libro mayor de la casa principal, se carga esta cuenta o grupo de cuentas por todo lo
que se enve a la sucursal o por los servicios que se les presten, y se acrediten las
cantidades recibidas a ellas.

De igual manera el libro mayor de la sucursal tendr una cuenta titulada casa principal,
control casa principal, corriente casa principal, o tal vez un grupo de cuentas con
nombres parecidos a estos que corresponden a la cuentas que se establecieron para
la sucursal en la oficina principal, a esta cuenta se acreditan todos los bienes recibidos
a la casa principal y tambin todas las deudas que contraiga por mercadera adquirida
o servicios prestados por la casa principal a la sucursal. Dicha cuenta se acredita como
resultado de los gastos que haya hecho la casa matriz en beneficio de la sucursal, y se
debita con las cantidades que mande la sucursal a la principal.

La sucursal debe llevar todos los registros contables para el control de todas las
actividades empresariales de dicha sucursal, manteniendo una cuenta relacionada con
la principal denominada Cuenta Corriente Compaa Central, en esta cuenta se
acredita todo aquello que se recibe de la compaa central y se debita el valor de las
remesas que se hacen a la misma.

El objetivo principal del juego de libros de una sucursal es el de determinar la utilidad o

perdida de cada una. Por lo tanto sus registros contables con frecuencia se asemejan a
un conjunto completo de libros de doble asiento. Sin embargo, en lugar de una cuenta
de capital, el libro mayor de la sucursal muestra las inversiones efectuadas por la
oficina principal. Cuando la agencia de ventas forma parte del ente econmico sus
operaciones se registran en la contabilidad en forma similar a la que se lleva para el
funcionamiento de cualquier departamento en donde se puedan conocer sus ingresos,
costos y gastos etc.

Las sucursales tienen el grado de autonoma que determine la oficina matriz. Algunas
sucursales tienen autoridad para pagar sus gastos mientras que otras solo se les
permite liquidar gastos menores de su fondo fijo de trabajo.

AGENCIAS

Son entidades independientes administrativa y econmicamente de la matriz, que

realiza las actividades en determinados mercados establecidos con antelacin. Es un
centro local, que funciona bajo la direccin de la oficina principal. Por lo general, no
posee otro inventario de mercancas, que el que utiliza como muestrario para los
clientes. Para cubrir sus gastos menores, disponen de un fondo fijo, similar a una caja
chica, el cual es repuesto por la oficina principal cuando se va agotando.

Los pedidos de mercancas o de servicios que coloca la agencia, los remite a la oficina
principal, con el objeto de obtener de ella su aprobacin y despacho. Todo el manejo
administrativo de las ventas, tales como facturacin y cobranzas, queda bajo la
responsabilidad de la oficina principal. El costo de funcionamiento de la agencia, a
excepcin de los gastos menores cancelados por ella, quedan a cargo de la oficina o
casa principal.

La oficina principal tiene la responsabilidad de llevar las cuentas derivadas de las

ventas efectuadas por las agencias, de facturar a los clientes y de hacer las cobranzas,
razn por la cual, tambin deber hacer el registro contable de esas operaciones.

Las operaciones normales que realizan son:

Obtener pedidos y remitirlos a la empresa que sirven para que sea aprobado el crdito,
enviada la mercanca y facturada.

Algunas veces efectan la cobranza de los clientes y la envan a la empresa a la que sirven.

Reciben de la empresa a la que sirven, un fondo de trabajo para gastos menores.

Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas realizadas.

ASPECTO CONTABLE

Las agencias no estn obligadas a llevar un sistema de contabilidad igual al implantado

por la matriz, la agencia se limita a rendir informes a la principal; por lo tanto, cuenta
con libertad para establecer sus propios sistemas de registro.
La contabilidad de las agencias de venta depende de las necesidades y deseos de la
administracin y es bsicamente similar a la que lleva para el funcionamiento de
departamentos.

La matriz para establecer un control adecuado de las operaciones realizadas por las
agencias, debe abrir tantas cuentas particulares como sea necesario, para lograr esto
se emplean las siguientes cuentas:

Fondo de trabajo de la agencia.

Clientes de la agencia.

Ventas de la agencia.

Costo de ventas de la agencia.

Gastos de venta de la agencia.

SUCURSALES

Las sucursales cuentan con recursos independientes de la oficina matriz. Estos han sido
transferidos y registrados en la cuenta matriz cuenta corriente, que representa la
inversin de la oficina matriz en la sucursal.

Son centros de distribucin locales que funcionan como unidades mercantiles

separadas, aunque estn siempre sujetas a la autoridad de la casa u oficina principal,
quien es el ente que determina el grado de independencia que se le conceder a cada
sucursal. Las normas y procedimientos generales de la Empresa en s, sern siempre
los mismos que se aplicaran en las sucursales, pero puede delegarse en ellas toda la
autoridad que se requiera para la administracin de sus propias operaciones. El
resultado de las operaciones de las sucursales, ser evaluado de acuerdo con sus
Estados Financieros. Las sucursales pueden vender o prestar el servicio, facturar,
manejar efectivo recibido para cancelar sus propias compras o gastos.

Las operaciones normales que generalmente realiza son:

Recibir efectivo y mercancas de la oficina matriz

Comprar mercanca a los proveedores

Vender, otorgar crdito y entregar a los clientes los artculos vendidos

Facturar y cobrar los artculos vendidos

Contratar el personal necesario para su operacin

Registrar las operaciones realizadas en sus libros de contabilidad. Las cuentas, reglas de
registro e informacin financiera deben ser iguales a los de la oficina matriz.
En algunas ocasiones efectan alguna transformacin a las mercancas o productos.

CARACTERSTICAS DE LAS AGENCIAS Y LAS SUCURSALES

Las principales caractersticas que identifican a las agencias y a las sucursales se detallan a
continuacin:

Agencias:

Cuentan con muestreos o catlogos de venta que muestran los artculos que se ofrecen al
pblico.

Normalmente slo consiguen pedidos de ventas y los envan a la casa matriz.

En algunas ocasiones se comprometen con la casa matriz a formular un cierto volumen de

ventas con la finalidad de mantener la exclusividad del producto.

Normalmente no realizan la cobranza por las ventas a crdito, ya que esta actividad la realiza
la casa principal.

Tienen independencia econmica, administrativa, contable y fiscal.

No es necesario que su sistema contable sea igual al establecido por la casa matriz, ya que en
la mayora de los casos se limitan a rendir informes sobre el desarrollo de su actividad
comercial.

Tienen personalidad jurdica distinta a la casa matriz.

Son responsables solidarios de sus obligaciones fiscales.

Pueden recibir de la casa matriz recursos econmicos para gastos menores.

Pueden trabajar con base en comisiones sobre el importe de las ventas realizadas y cobradas,
o con base en sobreprecio.

Sucursales:

Tienen sus propias existencias de mercancas formadas por remesas de la casa matriz.

Los artculos vendidos los entregan directamente a sus clientes.

No tienen compromiso de vender determinada cantidad de artculos.

Generalmente se les autoriza a conceder crditos y a efectuar la cobranza respectiva.

No tienen independencia econmica, administrativa, contable o fiscal.

Su sistema contable debe ser igual al sistema de la casa matriz, de manera que los informes
que rinda puedan incorporarse a las cuentas de mayor que maneja la casa matriz.

No tienen personalidad jurdica distinta a la casa matriz.

La responsabilidad fiscal recae directamente en la casa matriz.

Cubren sus propios gastos con los ingresos o las entradas de dinero.

Normalmente, el responsable de una sucursal devenga un salario.

Las agencias se definen como aquellas dependencias econmicas que por lo general sirven
para distribuir preferentemente en otra plaza comercial, ya sea de carcter exclusivo o no, los
productos de la casa matriz y se caracterizan por tener independencia econmica y
administrativa respecto de la casa principal, y no hay entre ambas ms relacin de la que
pueda existir entre productores y mayoristas o entre comitentes y comisionistas.

En algunas ocasiones las agencias pueden estar representadas por personas fsicas con el
carcter de agentes, limitndose slo a levantar pedidos de ventas sobre condiciones y precios
autorizados previamente por la casa matriz. Existen algunos aspectos que suelen presentarse
en las sucursales con relacin a la casa matriz. stos son principalmente los siguientes:

Forma de control:

Al conocer las caractersticas que diferencian a las agencias de las sucursales, se ha sealado
que la sucursal depende econmica y administrativamente de la casa principal; sin embargo,
esta subordinacin puede presentarse en diferentes grados tomando en consideracin el lugar
fsico o zona comercial donde se encuentran ubicadas, adems del volumen de ventas, los
gastos de operacin, su personal, polticas salariales y de promocin, y la rotacin de sus
inventarios.

Todos los factores antes mencionados deben tomarse en consideracin para determinar las
medidas de control que se aplican a la sucursal, y en esencia se presentan en la prctica
profesional principalmente dos modalidades de control administrativo:

Que la agencia de la sucursal se apegue estrictamente a las instrucciones que reciba de la casa
matriz sobre las polticas administrativas que deba cumplir con respecto a sus ventas, compras,
personal, gastos, etc. De igual forma, deber apegarse estrictamente al sistema contable que
seale la casa matriz, ya que los informes financieros que presente la sucursal debern facilitar
su registro contable en los libros de la casa principal para efectos de consolidar estados
financieros.

Este sistema de control es el que tiene mayor aplicacin en la prctica profesional y en l se

acepta la factura que tiene la casa matriz para comprobar todas las cifras contables y
financieras, conociendo as la marcha del negocio o sucursal.

Que al gerente se le deje con cierta libertad de asumir algunas medidas administrativas que
considere convenientes para obtener buenos resultados en la sucursal a su cargo.

Este caso es opuesto al anterior y se presenta con menor frecuencia en la prctica profesional.
Con esta forma de control el gerente de la sucursal puede modificar los precios de venta
cuando as lo estime necesario, podr aumentar o disminuir la existencia de sus inventarios,
podr conceder o no los crditos que soliciten los clientes y determinar los gastos fijos y los
gastos de operacin que requiere la sucursal; todo ello con base en los parmetros
previamente establecidos y autorizados por la casa matriz. Lo expresado antes no significa que
la gerencia de la sucursal, en trminos generales, no acate la poltica administrativa de la casa
matriz y no implica la autonoma de la sucursal, slo se le otorga cierta libertad al gerente para
dirigir la sucursal.

Cuando la casa matriz decida otorgar cierta libertad al gerente de una sucursal para ejercer las
facultades antes sealadas, es porque la casa principal conoce y ha comprobado que el
gerente es una persona capacitada, con vasta experiencia en el ramo de que se trate y, como
condicin principal, que el gerente cuente con una integridad y honestidad absoluta.

Los medios administrativos que puede adoptar la casa matriz respecto a la sucursal, tienen por
objeto:

Conocer oportunamente si es costeable o no la sucursal establecida.

Conocer si las utilidades que se obtengan son adecuadas en proporcin al capital invertido.

Obtener un coeficiente de rotacin razonable de los inventarios.

Si los resultados son positivos se deben aplicar los conocimientos y la experiencia para
crear ms sucursales en nuevos mercados.

ASPECTO CONTABLE

La responsabilidad fiscal recae directamente sobre la casa matriz.

Tienen un vnculo con la oficina matriz y contablemente las operaciones se realizan a

travs de dos cuentas:

La cuenta: Sucursal cuenta corriente, que maneja la oficina matriz.

La cuenta: Matriz cuenta corriente, que maneja la sucursal.

CONTABILIDAD DE AGENCIAS

Como ya se explic, las agencias, por sus mismas caractersticas, no estn obligadas a
llevar contabilidad, ya que la oficina principal es la responsable de registrar las
operaciones que ellas realizan.

Sin embargo y, para su propio control, las agencias pueden llevar un libro donde se
registren las entradas y salidas de efectivo, habidas en el fondo fijo que le fue
asignado. El diseo de este libro es igual a cualquier Libro Auxiliar de Caja y su
utilizacin ser similar. De igual manera podr llevar un libro donde se registren las
Ventas realizadas.

Peridicamente, la agencia, presentar a la oficina principal, una cuenta de gastos,

donde relacione todos los pagos realizados, acompaada de sus respectivos
comprobantes. Una relacin de las ventas efectuadas, servir a la oficina principal para
efectos de conformar la remuneracin de algunos empleados de la agencia, cuando
estos reciben su remuneracin con base a ventas.

CONTABILIDAD DE LAS SUCURSALES

Los sistemas de contabilidad de sucursales contemplan las siguientes posibilidades:

Registros Centralizados en la Oficina Principal.

En este caso las transacciones de la sucursal se registran en los libros de la oficina

principal o en libro separados. La sucursal deber remitir toda la documentacin
diariamente, o informes que detallen suficientemente las ventas, los cobros, las
compras, los gastos, etc.

Registro separado en la Oficina Principal y en la Sucursal.

En este caso la sucursal lleva sus propios libros y mantiene un sistema de informacin
constante con la Oficina Principal. Sobre ciertas operaciones que afectan la
contabilidad de las dos unidades y, al finalizar un perodo previamente establecido, la
sucursal remite a la oficina principal sus Estados Financieros a efectos de que sta, los
revise y efecte el registro definitivo de los resultados obtenidos por la sucursal. Este
es el sistema ms utilizado y el que ser usado en clases.

Registro separado en la Oficina Principal y en la Sucursal.

Cuando la sucursal lleva sus propios libros abrir una cuenta que denominar Cuenta
Oficina Principal; ocupa el lugar de la cuenta Capital de cualquier empresa. A dicha
cuenta, se acreditaran todas las remesas que se reciban de la central y las utilidades
que se obtengan en la Sucursal. Por otra parte, se le debitarn todas las remesas de
fondos que haga la sucursal a la central y las prdidas en sus operaciones. El saldo de la
Cuenta Oficina Principal se llevar tambin en una cuenta recproca, en la contabilidad
de la Oficina Principal, que se denominar Sucursal, convenientemente identificada, en
la que se cargaran todas sus contribuciones a la sucursal y las ganancias que le sean
avisadas por la misma. Por otro lado, se acreditaran a esta cuenta todas las remesas
que reciba de la sucursal y las prdidas que sta le comunique.

SUCURSALES CON ENVO DE MERCADERA AL COSTO

El envo de mercancas a las sucursales es una transferencia interna de inventarios de

la empresa, no es una venta; la transferencia se debe de reconocer porque es un
evento econmico: la responsabilidad del manejo de las mercancas y su custodia est
en poder de otras personas que se encuentran en otra localidad.

El envo de las mercancas se genera un costo causado por el flete de la oficina matriz a
las sucursales y deben incluirse en el costo de las mercancas. Cuando se hacen
transferencias de una sucursal a otra tambin se genera un flete; ste generalmente se
considera un gasto y puede tratarse como un costo hasta el lmite en que el valor del
flete que contiene la mercanca sea igual si dichas mercancas hubiera sido enviada
directamente de la oficina matriz. Cualquier exceso de flete, por lo regular se trata
como un gasto de operacin.

Envo de mercancas a sucursales:

Al costo

Al costo ms servicios

A precio de venta

ENVO DE MERCANCAS AL COSTO

La transferencia de mercancas de la oficina matriz a la sucursal se efectan al costo

que tiene registrado la oficina matriz.

Este procedimiento se apoya en lo siguiente:

No ha ocurrido ninguna venta

Los libros de contabilidad de la sucursal deben de reflejar el costo del ente econmico
en cualquier parte de donde se encuentre.

Simplifica la elaboracin de estados financieros, pc las mercancas valuadas al costo se

suman, es decir, se combinan con la oficina matriz y otras sucursales en su caso sin
necesidad de eliminar utilidades nter sucursales y matriz.

ENVO DE MERCANCAS AL COSTO MS SERVICIOS

Supone Que la oficina matriz lleva a cabo servicios de compras, envo y otros y, por lo
tanto, la transferencia debe de incluir al costo de esos servicios.

La oficina matriz promedia el costo de los servicios y carga un porcentaje fijo al costo
de las mercancas para trasladar de esta manera a las sucursales el costo que se genera
por cuenta de ellas.

Este procedimiento es aplicable cuando tales servicios tienen una relevancia

importante en el costo de la mercanca.

Para evitar clculos y registros, es convenientes sean absorbidos por la oficina matriz
como un gasto normal del periodo.

MERCANCAS A PRECIO DE VENTA

Significa que la oficina matriz enva las mercancas a las sucursales al precio que se
espera obtener por las cuentas de las mercancas.
Pro y contra de este procedimiento:

A favor: facilita el control de los inventarios; la venta es igual al costo de ventas.

El encargado de la sucursal no conoce la utilidad del producto y por lo tanto tampoco

el de la sucursal. Esto evita algunas presiones para demandas de incremento en
salarios o participacin de utilidades.

En contra: Cuando se cambian los precios de venta se requiere reevaluar los

inventarios.

Se debe de ajustar los resultados de la sucursal eliminando, en la hoja de trabajo

combinada, la utilidad no realizada que se encuentra en los inventarios de la sucursal.

El gerente de la sucursal, al no conocer el margen de la utilidad no puede tomar

decisiones de comercializacin

La informacin financiera de la sucursal no determina los resultados reales de su

operacin. Para conocerlos se requieren clculos y ajustes para eliminar la utilidad que
se refleja en las cuentas de la oficina matriz y en los inventarios de la sucursal.

No se pueden sumar, es decir combinar los inventarios en la hoja de trabajo porque

requieren un ajuste por la utilidad no realizada.

Este tratamiento es aplicable cuando por un motivo importante es necesario que los
administradores y el personal de la sucursal no conozcan la utilidad que genera la
operacin.