Metodologa para la Administracin de Proyectos de

Desarrollo de Sistemas de Informacin

Lic. Leticia Almaguer Flores, MAI
Departamento de Sistemas de Informacin
Edificio DACS 135

Introduccin

El estudiante del rea de sistemas de informacin (ISC, ISI y LSCA) debe desarrollar la habilidad de
administrar proyectos de desarrollo de sistemas porque es una de las actividades ms importantes en su
rea. [Schwalbe]

Como una contribucin a la estrategia 1 de nuestra misin: Reingeniera del proceso enseanza-
aprendizaje, presento esta metodologa para la administracin de proyectos de desarrollo de sistemas de
informacin aplicada en algunos de los Proyectos de Apoyo al Desarrollo Sostenible bajo mi
coordinacin.

Esta metodologa est relacionada con el Desarrollo Curricular para coadyuvar en la adquisin de
conocimientos y en el desarrollo de habilidades, valores y actitudes deseables en el administrador de
proyectos del rea de sistemas de informacin.

Objetivo de la Metodologa

La metodologa para la administracin de proyectos de desarrollo de sistemas de informacin bajo el

esquema PADS (CADS) tiene como objetivo:
Dirigir al equipo de trabajo durante el proceso de desarrollo de sistemas de manera sistemtica para
cumplir con las expectativas del cliente (empresa) y, al mismo tiempo, fortalecer los conocimientos,
habilidades, actitudes y valores necesarios en los profesionistas del rea.

A diferencia de los proyectos de desarrollo de sistemas de informacin en un ambiente profesional, los

proyectos PADS de desarrollo deben ofrecer resultados aceptables en un perodo de tiempo limitado y sin
poder realizar la seleccin del equipo de trabajo, pues son los alumnos quienes inscriben una materia cuyo
objetivo es la vinculacin de la academia con la empresa.
Estas limitantes presentan grandes retos para el administrador del proyecto (profesor) quien debe
desarrollar un cuidadoso plan, mantener una coordinacin rtmica y cuidar la motivacin de su equipo de
trabajo para lograr los resultados esperados.
La metodologa de administracin de proyectos fue desarrollada tomando como base el ciclo de vida de
desarrollo de sistemas [Kendall] e implantada en tres PADS de anlisis, diseo y desarrollo de sistemas de
informacin:

Alestra ITESM 1 (Verano 1997); Ciudad de los Nios ITESM 2

(Enero mayo 1999); DIEX 3

(Enero mayo 2000).

1
El apndice A muestra los participantes del proyecto Alestra
2
El apndice B muestra los participantes del proyecto Ciudad de los Nios
3
El apndice C muestra los participantes del proyecto: DIEX
Metodologa de Administracin de Proyectos para el Desarrollo de sistemas 2
Noviembre, 2000
Antecedentes

Profesionalmente he participado en algunos proyectos de desarrollo de sistemas de informacin para

empresas, fungiendo como coordinadora general en algunos de ellos y obteniendo resultados diversos.

Inicialmente apliqu la metodologa tpica de anlisis-diseo-desarrollo-implantacin para el

desarrollo de sistemas [Wilson]. Sin embargo, esta herramienta no fue suficiente para coordinar un
proyecto con tiempos y costos establecidos. Los problemas tpicos presentados fueron:
Falta de capacitacin de los Falta de descripcin detallada y secuencial de
participantes actividades
Errores en la estimacin de costos y Ignorancia de los imponderables o problemas no
tiempos previstos.
Cuando coordin el primer proyecto con un grupo de estudiantes, los problemas se incrementaron:
Tiempos limitados a un semestre acadmico
La participacin de los estudiantes estaba motivada por una nota final, que en ocasiones no era
suficiente para cumplir con el proyecto.
Estos problemas me llevaron a comprender la necesidad de ajustar las metodologas aplicadas en el
mbito profesional a la realidad de la academia.

Metodologa

La metodologa consta de 14 etapas cuyas actividades pueden variar segun la naturaleza del proyecto.

1. Entrevista inicial
Como primer paso, se debe realizar una entrevista a los directivos que apoyan el desarrollo del
proyecto y a los responsables directos en la empresa. Esta entrevista inicial la realiza el coordinador del
proyecto (profesor) y tiene como objetivos:
Definir el alcance del proyecto
Establecer las expectativas de la empresa
Conocer los recursos tecnolgicos con los que se cuenta

Es recomendable que la primera entrevista se realice en las instalaciones del cliente para conocer a los
empleados involucrados en el proyecto y las instalaciones. Cuando no se realiza esta entrevista se corre el
riesgo de no comprometer a la direccin para apoyar el cumplimiento del proyecto dentro de la empresa.

2. Elaboracin del plan de trabajo (Grafica de Gantt).

Con la informacin obtenida, el coordinador desarrolla el plan definiendo primero la cantidad de
grupos de trabajo y luego las actividades que realizarn cada uno de ellos. Los grupos de trabajo se deben
establecer de acuerdo al proyecto y su alcance. Por lo general, se divide el proyecto en mdulos
manejables independientemente para simplificarlo.

Despus de definir los grupos y sus actividades, es importante que se establezca claramente las
habilidades necesarias en los participantes de acuerdo a las responsabilidades de cada grupo. Si no se
hiciera esta consideracin, se corre el riesgo de atrasar la terminacin del proyecto por falta de
capacitacin de los participantes.

Metodologa de Administracin de Proyectos para el Desarrollo de sistemas 3

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 Como herramienta para el desarrollo del plan de trabajo se recomienda el uso de MsProject 4 pues
permite la definicin de las actividades, duracin y requisitos presentando una grfica Gantt clara y
completa.

3. Presentacin del proyecto y del plan a los integrantes del proyecto.

La primera reunin con los integrantes (alumnos) del equipo de desarrollo para presentarles el objetivo
del proyecto, su alcance y sus limitaciones es el momento donde se crean las expectativas en los alumnos,
por esto es importante que el coordinador presente el proyecto como un experiencia retadora y de gran
valor para su formacin profesional. Si se planteara como algo que se tiene que hacer para lograr aprobar
el curso, el alumno se sentir poco motivado, la diferencia en la percepcin de esta presentacin es
determinante en el desarrollo del proyecto.

4. Descripcin de habilidades de los miembros del equipo.

Cuando los integrantes del equipo conocen el proyecto, cada uno de ellos debe describir de manera
realista sus habilidades personales tiles para el desarrollo del sistema. En este punto, es importante
aclarar que el profesor no escoge a los alumnos, por lo que generalmente los participantes del proyecto no
cumplen con las habilidades requeridas para la realizacin del mismo.

El coordinador, al conocer las habilidades requeridas para el desarrollo del proyecto y las habilidades
que presentan los integrantes debe determinar las diferencias para decidir si es necesario realizar una
capacitacin especfica para su grupo de trabajo.

En ocasiones la capacitacin es por cuenta de la empresa, como sucedi con Alestra al comprometerse
a capacitar formalmente a todo el equipo de desarrollo en el manejo de la herramienta Lotus Notes. Pero
no siempre se puede contar con ello, y es responsabilidad del coordinador proporcionar la capacitacin
necesaria a su equipo. En el caso del proyecto desarrollado para Cd. De los Nios, un miembro
experimentado del equipo ofreci la capacitacin a sus compaeros.

Si no se proporciona capacitacin a los alumnos se incrementara el riesgo del fracaso del proyecto,
pues demandara ms esfuerzo por parte de los participantes y no se terminara a tiempo.

5. Eleccin del lder general del proyecto.

De acuerdo al perfil observado de los alumnos participantes, el coordinador elige un lder de proyecto
que asume las siguientes responsabilidades:
Respresentar al equipo de trabajo ante los usuarios.
Coordinar e integrar las actividades del proyecto
Mantener la comunicacin entre los miembros del equipo

El lder de proyecto no sustituye las labores del coordinador sino que las imita. Esta persona tendr la
oportunidad de desarrollar sus habilidades de liderazgo, administracin y coordinacin de su equipo de
trabajo siendo apoyado por la experiencia del coordinador (profesor) del proyecto.

En este momento el coordinador cambia su rol para convertirse en un observador del proceso
interviniendo solo para guiar al lder.

4
MsProject es marca registrada de Microsoft Company
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 Esta etapa no existe en ninguna metodologa, pues stas se definen bajo el principio que hay un solo
coordinador de proyecto. Para este caso, si el profesor fuese el coordinador general entonces no habra
oportunidad para los estudiantes, en su proceso de formacin, de experimentar el rol de administrador de
proyecto.

6. Formacin de los equipos de trabajo segun sus habilidades.

En seguida se definen los equipos de trabajo y se asignan los mdulos del proyecto. El equipo se debe
formar de acuerdo a las habilidades propias de cada integrante en funcin del objetivo de su mdulo o
parte del proyecto.

La subdivisin modular del proyecto aclara las funciones de los participantes desde un principio
eliminando sustancialmente la incertidumbre y elevando su motivacin, pues saben que van a participar en
el proyecto de acuerdo a sus habilidades especficas.

7. Eleccin de los lderes de cada equipo de trabajo.

Asignados los equipos a cada mdulo del proyecto, se nombra al lder del equipo. El lder es
responsable del cumplimiento de las tareas asignadas al equipo y de la comunicacin con el(los)
usuario(s) y con el lder de proyecto.

Estos niveles de liderazgo simulan la situacin real en las empresas que desarrollan sistemas de
informacin donde generalmente se labora con equipos de trabajo numerosos.5

8-10. Anlisis, Diseo/Prototipo 6 y Desarrollo 7 de Sistemas

Una vez que se han establecido todos los detalles referentes a la organizacin y coordinacin del
proyecto, se procede a realizar el proyecto de acuerdo al mtodo de ciclo de vida usada para el desarrollo
de sistemas de informacin y representadas en esta metodologa en las etapas 8 a 13.

Generalmente, los alumnos ya conocen esta metodologa tanto como sus herramientas pues forma
parte del plan de estudios de las carreras del rea de sistemas (ISC, ISI y LSCA). Solo deben definir las
herramientas que se usarn como estndar en el proyecto.

11. Elaboracin de los documentos y respaldos del sistema.

La documentacin es un aspecto que no se debe descuidar durante el desarrollo del proyecto.
Fomentar la elaboracin de una buena documentacin en el equipo de trabajo y resaltar su utilidad cuando
se tiene completa, es una labor propia del coordinador del proyecto.

12. Presentacin a usuarios.

Otro aspecto relevante durante el proceso es la presentacin formal del proyecto a los usuarios. Se
recomienda que participen en la presentacin todas las personas involucradas en el proyecto por parte de
la empresa, as como profesores del rea.

5
Los proyectos PADS referidos en este escrito han tenido entre 8 y 12 alumnos, agrupados en tres o cuatro
equipos de trabajo
6
Se describe el ciclo en el Apndice D
7
Se describe el ciclo en el Apndice E
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13. Instalacin y entrega de la documentacin.
Despus de la presentacin del proyecto, y de acuerdo con las negociaciones previas con la empresa,
se debe hacer la instalacin del software y la entrega de la documentacin y discos al responsable del
proyecto en la empresa.

En este momento, el responsable del proyecto en la empresa debe firmar una carta de aceptacin de
producto terminado donde se deslinde de cualquier responsabilidad al equipo de desarrollo, al profesor y a
la Institucin, por problemas posteriores a la instalacin.

14. Sesin de cierre del proyecto.

Cuando se ha terminado el proyecto, se recomienda una ltima reunin de retroalimentacin con los
alumnos donde tengan la oportunidad de expresar sus opiniones como participantes del proyecto.

La riqueza que ofrece al coordinador este ltimo momento de reflexin es de gran utilidad en el
desarrollo de sus siguientes proyectos.
Venciendo obstculos

Es obvio que durante el desarrollo de los proyectos se presentan problemas tcnicos y humanos que el
administrador de proyectos debe solucionar.

Cuando se presentan problemas tcnicos la lluvia de ideas entre los integrantes del equipo de trabajo
es una herramienta muy til y prctica. No solo sirve para resolver el problema mismo, sino tambin para
fomentar en los participantes la confianza en s mismos, en sus conocimientos y en sus habilidades. Esto
presenta resultados muy favorables en comparacin a que sea el profesor quien d las soluciones.

Cuando se presentan problemas humanos se debe analizar la participacin del lder y su influencia en
el resto del equipo, generalmente aqu se encuentra la causa del problema y con algunos detalles de
orientacin y motivacin se puede sacar adelante el proyecto.

Aunque el coordinador (profesor) del proyecto es un observador, nunca debe estar alejado del equipo
de trabajo, esto disminuye los retrasos del proyecto por cualquier problema que se presente pues el
coordinador estar ah para intervenir de manera rpida y oportuna.

Resultados

Los resultados obtenidos en la implantacin de esta metodologa han sido, por un lado, que los
usuarios quedan satisfechos con el producto terminado; y, por otro, los alumnos viven una experiencia real
de desarrollo de sistemas donde:
Reconocen e incrementan sus habilidades de liderazgo y trabajo en equipo.
Enriquecen sus conocimientos en el rea y sus habilidades para la administracin de proyectos.
Fortalecen la confianza en s mismos, en sus conocimientos y en sus habilidades.
Desarrollan la necesidad de aprender por s mismos para dar soluciones a problemas.
Valoran la participacin de los usuarios en los proyectos.

Conclusiones

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 Esta metodologa ofrece una referencia a los profesores que desean participar en proyectos de
desarrollo de sistemas con alumnos del rea bajo el esquema PADS. Si bien es cierto que cualquier
desarrollo de software presenta sus propios retos, se debe reconocer que trabajar con el esquema
estudiantil implica cumplir adicionalmente con objetivos de formacin acadmica. De ah la importancia
de:
Cumplir con las expectativas de los clientes, y
Formar personas en su rea de especialidad con conocimientos, actitudes y valores para que
fomenten el desarrollo de sus comunidades.

Capitalizacin

Los beneficios que encuentro en la aplicacin de esta metodologa estn orientados tanto al
cumplimiento del proyecto como a la formacin de los alumnos:
La aplicacin de esta metodologa, principalmente en sus fases iniciales (1 a 7) y finales (13 14)
pueden evitar problemas de conformidad con los usuarios y con los alumnos.
Esta metodologa esta diseada principalmente para la administracin de proyectos de desarrollo
de sistemas; sin embargo, puede utilizarse en otro tipo de proyectos, por ejemplo en el rea de
ingeniera industrial.
Para los alumnos es mejor ser parte de un proyecto que mano de obra barata en el desarrollo de
sistemas.

Bibliografa

[Kendall] Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin

Kendall & Kendall
Tercera edicin
Prentice Hall
1997

[Yourdon] Anlisis Estructurado Moderno

Edward Yourdon
Prentice Hall
1994

[Schwalbe] Information Technology Project Management

Kathy Schwalbe
Course Technology
1999

[Wilson] Systems: Concepts, methodologies and applications

Brian Wilson
Wiley
1984

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 Apndice A

Participantes del proyecto

ITESM Alestra
Verano 1997

Jos Antonio Rivera Blasco ISI 172131

Jorge Andrs Salinas Girodengo ISI 173150
Mnica Zamudio Prez LSCA 173591
Gabriela Ilich Valero Pmanes ISI 175427
Guadalupe Monserrat Pozoz Guerrero ISI 177660
Ana Maribel Ramos Fajardo ISI 177662
Magdalena Margarita Snchez Garca ISI 262286
Dora Esthela Izaguirre Gonzlez LSCA 283688
Geidy Sandoval Alcntara LSCA 446139

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 Apndice B

Participantes del proyecto

ITESM Ciudad de los Nios
Enero Mayo 1999

Juan Luis Garca ISC 766645

Ulises Ochoa ISC 172682
Jorge Prez ISC 449951
Gerardo Rodrguez ISC 174262
Oscar Aguilar ISC 764600
Hilda Beas LSCA 763986
Gabriela Saldvar ISE 178523

Apndice C

Participantes del proyecto

DIEX
Enero Mayo 2000

Noel Antonio Vzquez ISI 174091

Juan Pablo Anaya V LSCA 177647
Francisco Javier Flores R ISI 251524
Luis Carlos Espinoza H LSCA 338178
Roberto Daz LSCA 450949
Jos Ramn Hernndez Macas LSCA 583668
Enriqueta Vega ISE 586686
Luis Fernando Ramrez LSCA 716623
Eduardo Zavala LSCA 765935
Carlos E. Barclay LSCA 766141
Miguel Angel Velzquez LSCA 766160
Mauricio H Contreras LSCA 766648

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 Apndice D

Proceso de elaboracin de prototipos

Definicin Construccin Evaluacin

de requisitos del prototipo del prototipo

Prototipo
Final

Apndice E

Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas

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