UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES

COMPLEMENTO

COMITE DEL REA DE AUTOMATIZACION 1

DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 DEFINICION DE DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

Un Diagrama Flujo de Datos es una representacin

estructurada y grfica que describe cmo circula la
informacin a travs de un sistema y los diferentes
procesos de transformacin a los que se ve sometida.
Permite visualizar un sistema como una red de procesos
funcionales, conectados entre si mediante flujos de datos.
Es una de las herramientas ms usadas en sistemas
computacionales en los que las funciones del sistema son
de gran importancia y son ms complejas que los datos
que ste maneja.
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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Es un modelo lgico (no fsico) que representa qu hace
el sistema y no cmo, es comprensible por el usuario.
Muestra cualquier nivel de detalle y, el flujo de la
informacin asociada. Sirve para identificar y dar nombre
a las fuentes de datos, destinos de los datos, flujos de
datos, almacenes de datos y, procesos.
El DFD se desarrolla con un enfoque descendente y est
sujeto a una notacin y a unas reglas predefinidas que
buscan producir un documento conciso y
autoorganizado. El DFD se compone de Entidades
Externas, flujos de datos, funciones o procesos y
almacenes de datos.
Estos diagramas son compatibles con cualquier idioma
debido a que la simbologa no varia.
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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 Simbologa utilizada en los DFDs
Los smbolos utilizados varan por autor.
Los mas utilizados y populares son la
simbologa adoptada por YOURDON y
GANE & SARSON.
Utilizaremos para esta presentacin la
notacin de GANE & SARSON, que incluye
la notacin siguiente:

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
En sntesis, el Diagrama de Flujo de
Datos describe:
los lugares de origen y destino de los datos (los
lmites del sistema, conocidos como frontera) entidad
las transformaciones a las que son sometidos los
datos (los procesos internos),
los lugares en donde se resguardan los que se los
datos dentro del sistema, (almacenes) y

los canales por donde circulan los datos, llamados

flujos de datos.
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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 P

Proceso

Almacn
A

Almacn Repetido A

Entidad

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Flujo de Datos

Flujo de Datos para Consultas

Flujo de Datos para Lectura

Flujo de Datos para Registro

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
AGENTE EXTERNO, FUENTE O DESTINO EXTERNO
Se representa grficamente por un rectngulo y representa las entidades
externas con las que el sistema se comunica. Existen cosas importantes
acerca de los agentes externos:
Son externos al sistema que se est modelando; los flujos que los
conectan a los distintos procesos representan la interfaz entre l y el mundo
exterior.
No es posible cambiar el contenido del agente externo, ya que esta fuera
del dominio del cambio.
Las relaciones existentes entre los agentes externos, no se muestran en
el DFD.
No es relevante ni como obtiene la informacin ni que hace con ella.

SIMBOLO

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 FUENTE O DESTINO EXTERNO

Este smbolo representa una fuente o destino

EXTERNO que puede enviar o recibir
datos/informacin al sistema.
Se considera fuera de los limites del sistema que se
diagrama aunque interacta con este, puede ser
utilizada mas de una vez en el DFDs identificndose
con un triangulo en la parte inferior izquierda para
indicar que esta duplicada, asimismo debe ser
identificada por su nombre.

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
CON QUIEN SE RELACIONAN

Entidades Externas: Se relacionarn solamente con Procesos.

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 PROCESOS
Muestra una parte del sistema que transforma
entradas en salidas, es decir, muestra cmo es
que una o ms entradas se transforman en
salidas, asimismo es una actividad que definida y
predecible transforma flujos de datos con el fin de
conseguir un cierto objetivo. El proceso se
nombra o describe con una sola palabra, frase
u oracin sencilla, que describir lo que hace el
proceso, los transforma por medio de un verbo
activo seguido de un sustantivo.

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
QUE REPRESENTA EL SIMBOLO
P1

NOMBRE
DE
PROCESO

Este smbolo representa un proceso de transformacin,

es decir trabajo desarrollado en el sistema para
transformar la informacin.
En la parte superior se asigna un numero para
identificarlo dentro del sistema; y debe asignrsele un
nombre al proceso, por medio del verbo activo adems
se COMITE DEL REA DE AUTOMATIZACION 12
DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 USO DE LA SIMBOLOGIA

Al menos debe tener un flujo de datos que entre y uno que salga del proceso.

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Ejemplos incorrectos (no son posibles en un DFD):

Generacin espontnea no tiene input simultneos

No tiene output simultneos

el input no es suficiente para generar el output

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 CON QUIEN SE RELACIONAN LOS
PROCESOS

Procesos: Se relacionarn con:

Almacenes

Otros procesos
Entidades externas

Debern tener al menos una Entrada y una

Salida.

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 ALMACEN DE DATOS
Conjunto de datos siempre disponible donde los datos
quedan retenidos. Se utiliza para modelar una coleccin
de paquetes de datos en reposo. Se denota por dos
lneas paralelas. El nombre que se utiliza para denotar
al almacn es el plural del que se utiliza para los datos
que almacena. La informacin almacenada est en
reposo. Es independiente de la implementacin fsica.
Los flujos que van hacia el almacn se interpretan como
una escritura, una actualizacin o una eliminacin de
informacin del almacn. Los flujos que salen del
almacn se interpretan como una lectura o un acceso a
la informacin del almacn.
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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 SIMBOLO

Tambin conocido como data repository;

representa cuando el sistema tiene que retener datos
porque sern usados ms tarde por uno o ms procesos.

Almacenes: Se relacionarn solamente con Procesos.

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 FLUJO DE DATOS
Muestra el movimiento de datos de un punto a
otro dentro del sistema.
debe asignrsele un nombre, ya que representa
datos acerca de personas, lugares o cosas.
Si los flujos suceden simultneamente, deben
representarse con flechas paralelas, o su
puntero en los dos extremos

Simbologa

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 RECOMENDACIONES PARA DIAGRAMAR
Identificar las entidades externas al sistema y, sus flujos
de entrada y salida. Es decir, establecer el contexto del
sistema.
Elegir nombres adecuados para todos los objetos del
diagrama, evitando trminos demasiado generales o
ambiguos.
Ignorar la inicializacin y terminacin del sistema. Un
DFD no representa el flujo de ejecucin de un sistema,
sino los datos que maneja, por lo que se puede suponer
que el sistema ya est en funcionamiento y que nunca
termina.
Ignorar el flujo de control. Los flujos de datos vlidos son
aquellos que son recibidos por una funcin que los
modifica y los vuelve a generar como flujo de salida o
como parte de un flujo de salida.
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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 RECOMENDACIONES PARA DIAGRAMAR
Evitar los DFD demasiado complejos, con demasiados
flujos, procesos, almacenes y agentes externos.
Omitir tratamiento de errores (3 procesos como mnimo
y 9 como mximo)
Refinar los DFD constantemente. El diseo de un DFD
es un proceso iterativo, por lo que habr que hacer
revisiones y modificaciones peridicas hasta obtener la
versin definitiva. Es importante dedicar tiempo a esta
labor ya que los posibles errores introducidos en un DFD
ser errores de anlisis que se arrastrarn a lo largo de
las siguientes fases del ciclo de vida del sistema.

Asegurase de que el DFD sea lgicamente consistente,

evitando sumideros infinitos (procesos que solo tienen
entradas pero no salidas), burbujas de generacin
espontnea (tienen salida sin tener entradas), flujos no
COMITE DEL REA DE AUTOMATIZACION 20
etiquetados, almacenes
DE PROCESOSde solo lectura o solo escritura.
ADMINISTRATIVOS
 Se desea analizar el caso de Juan
Prez que lleva su vehiculo al taller
de reparacin; su flujo de
comunicacin con el usuario y el
sistema es el siguiente: en la oficina
de recepcin de vehculos se
registran los datos del ingreso del
vehiculo al taller, para hacerle un
tune up, llena la ficha pertinente de
traslado al taller de mecnica;
consulta en el listado de precios por
servicio de tune up y le entrega la
informacin al seor Prez.

COMITE DEL REA DE AUTOMATIZACION 21

DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 f1
1
f3
2 3 4 f9 Juan
Juan Registro de Verificar f5 Entrega
f7 Emisin de
Prez Datos del Precios de ficha Reporte Prez
Vehculo deTune-Up Al taller

f8
f2 f4 f6

Ficha de Fichero de
A Datos del A Datos del Reporte del precios
vehculo B Listado de preci os . vehculos c Del trabajo
1 Para facturaci
facturacin

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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 Lenguaje Estructurado
ENTIDAD
Fuente = Juan Prez
Destino = Juan Prez
PROCESOS
1. Registro de Datos del Vehiculo
2. Verificar precios del Tunep Up
3. Traslado de informacin al taller
4. Emisin de Reporte
Almacenamiento
A. Ficha de datos de ingreso del vehculo del cliente
B. Listado de precios, por marca, tipo, modelo
C. Copia de reporte de precios del trabajo para su
facturacin 23
COMITE DEL REA DE AUTOMATIZACION
DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 Lenguaje Estructurado
FLUJOS DE DATOS
f1= datos del vehiculo + datos de Juan Prez
f2= ingreso de datos del vehculo
f3= traslado f2
f4= verificacin de preciso por servicios prestados
f5= traslado del f 2
f6= el taller copia f 2
f7= traslada f2 + f 4 + datos de Juan Prez
f8= ingresa f 7
f9= entrega del informe (f 8)
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DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS