Guia Procedimientos

Instituto Politcnico Nacional
Direccin de Planeacin
Gua Tcnica para la Elaboracin de
Manuales de Procedimientos
Clave del documento: Fecha de emisin: Versin:

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CONTROL DE EMISIN

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CONTROL DE CAMBIOS
Nmero Fecha de
de versin actualizacin Descripcin del cambio
Se emite por primera vez la Gua Tcnica para la Elaboracin de

Manuales de Procedimientos y de Gestin de la Calidad, tomando
00 2012-08-27 como base la Gua para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos
de junio de 2012.
Se modifica el nombre del documento y se precisan criterios

01 2014-06-12
generales.

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CONTENIDO
Portada 1
Control de Emisin 2
Control de Cambios 3
ndice de Contenido 4
1. Introduccin 6
2. Definicin del manual de procedimientos 6

2.1 Lineamientos generales 7
2.1.1. Registro 7
2.2 Actualizacin 7
2.3 Caractersticas 8
2.4 Anlisis, dictamen, registro y difusin 8
3. Estructura del manual de procedimientos 9

3.1 Apartados 9
3.1.1 Acta de Expedicin 9
3.1.2 Portada 10
3.1.3 Control de emisin 11
3.1.4 Control de cambios 12
3.1.5 Contenido 12
3.1.6 Introduccin 12
3.1.7 Propsito 13
3.1.8 Marco Jurdico-Administrativo 13
3.2 Estructura de los procedimientos 14
3.2.1 General 14
3.2.1.1 Portada 14

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3.2.2 Encabezado 14
3.2.2.1 Campos que se deben llenar de acuerdo a los datos de cada
dependencia politcnica 14
3.2.2.2 Control de emisin 15
3.2.1.3 Control de cambios 16
3.2.1.4 Nombre 16
3.2.1.5 Propsito 17
3.2.1.6 Alcance 17
3.2.1.7 Documentos de referencia y normas de operacin 17
3.2.1.8 Polticas de operacin 18
3.2.3 Tcnica 19
3.2.3.1 Responsable de las actividades 19
3.2.3.2 Descripcin de las actividades 20
3.2.3.3 Registros 21
3.2.4 Esquemtica 22
3.2.4.1 Simbologa para los diagramas de flujo 22
3.2.4.2 Lineamientos para el manejo de la simbologa 24
3.2.5 Anexos 25
4. Glosario 26

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1.
INTRODUCCION
La Secretara de Gestin Estratgica, a travs de la Direccin de Planeacin, con fundamento en los

artculos 24 y 45 del Reglamento Orgnico del IPN, formula la presente Gua Tcnica con el objetivo de
unificar y simplificar la metodologa para la elaboracin de Manuales de Procedimientos, en el contexto
del Eje de Desarrollo cinco Ejercicio de una Gestin Institucional Responsable, Transparente y Eficiente
con Procesos Innovadores, del Programa Institucional de Mediano Plazo (PIMP) 2013-2015.
La Gua describe los lineamientos generales para la elaboracin, dictamen y autorizacin de los
Manuales de Procedimientos, los apartados que debern incluirse en cada manual, con ejemplos para su
comprensin y anexos que faciliten su elaboracin, as como las causas por las cuales debern realizarse
las actualizaciones.
Cada dependencia politcnica elaborara su manual de procedimientos, el cual contendr, el objetivo y

el marco jurdico, as como las secciones que incluyan los procedimientos establecidos, stos contienen
la informacin de las actividades que deben seguirse, en forma metdica, para la realizacin de las
funciones encomendadas a las dependencia politcnicas y describen los diferentes puestos o instancias
que intervienen, precisando su responsabilidad y participacin.
A travs de los procedimientos se obtienen las siguientes ventajas:
Se determinan los flujos de actividades e informacin prestablecidos, lo que evita repeticiones de

trabajo en las oficinas y propicia un uso ms racional de los recursos,
Se establecen las especificaciones del trabajo para asegurar que se realicen de forma consistente y
estandarizada los diferentes productos y/o servicios.
Se describen los productos y/o servicios que debern proporcionar las dependencias politcnicas.
La revisin para la actualizacin de la Gua es competencia de la Direccin de Planeacin y se realizar en
funcin de los cambios que se presenten en la Institucin, de las disposiciones jurdicas que apliquen, de
las necesidades de las dependencias politcnicas o bien de la funcionalidad o utilidad en su aplicacin.
2. DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEFINICION
Es el documento administrativo que contiene, en forma ordenada y sistemtica, los procedimientos para
la ejecucin de las actividades que deben seguirse para la realizacin de las funciones encomendadas en
el manual de organizacin. Adems describe las instancias administrativas que intervienen, precisando su
responsabilidad y participacin.

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Los procedimientos tienen el propsito de conducir el desarrollo de las actividades a cargo del personal
de la dependencia politcnica indicando, lo que se debe y como se debe hacer, conocer el funcionamiento
interno del sistema de administracin y propiciar la uniformidad en el trabajo, as como evitar la duplicidad
de instrucciones y directrices.
Los procedimientos, como otros documentos, deben controlarse desde su elaboracin hasta su emisin
(asegurando su aplicacin y adecuada funcionalidad con el respectivo control de cambios, actualizacin,
vigencia, codificacin y evitando el uso no intencionado de documentos obsoletos).
2.1 Lineamientos Generales

2.1.1 Registro
Se entender como registro del manual de procedimientos cuando se cuente con un
acta de expedicin de ste y ser bajo las siguientes consideraciones:
a. Cuando la unidad responsable carezca de este documento.
b. Por modificacin en la estructura orgnica de la dependencia politcnica.
c. Por modificacin del manual de organizacin de la dependencia politcnica.
Con el fin de mantener actualizada la normatividad y la operatividad de las
dependencias politcnicas, stas debern actualizar su Manual de Procedimientos cada
3 aos, a partir de la fecha de registro.
2.2 Actualizacin
Se entender como actualizacin del manual de procedimientos cuando ya se cuente con
un Manual registrado y se pretenda realizar alguna de las siguientes modificaciones, que
se registrarn en la hoja de control de cambios.
a. Porque los procedimientos tuvieron alguna modificacin.
b. Por solicitud de la dependencia politcnica.
c. Porque se pretende realizar alguna modificacin en el sistema de gestin de la
calidad y se afectarn los procedimientos.
Se solicitar la expedicin de un acta cuando:
a. Cuando se adicione uno o ms procedimientos.
Las dependencias politcnicas, elaborarn y actualizarn los manuales de procedimientos
apegndose a los lineamientos y formatos establecidos en esta Gua, as como en lo
establecido en el Cdigo de tica del Instituto Politcnico Nacional, en el Cdigo de

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Conducta de los Trabajadores del Instituto Politcnico Nacional, y el Manual Administrativo

de Aplicacin General en Materias de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones y de
Seguridad de la Informacin.
Las dependencias politcnicas enviarn a la Direccin de Planeacin la propuesta de su
manual de procedimientos para su revisin, validacin, actualizacin y/o registro.
En la elaboracin de los manuales de procedimientos participar personal directamente
involucrado en los mismos, independientemente de su nivel jerrquico.
2.3 Caractersticas
El manual de procedimientos deber presentarse conforme al formato del documento
electrnico y con las siguientes caractersticas:
Software: Microsoft Word; los diagramas se deben elaborar en Microsoft Visio.
Texto. El texto de los procedimientos deber estar justificado. El tipo de letra a utilizar ser
Arial 12 puntos, en minsculas y maysculas acentuando las palabras conforme a las reglas
ortogrficas. El interlineado y espaciado que se usa es el sencillo.
Ttulos. Los ttulos se encontrarn alineados a la izquierda, escritos con maysculas, con letra
tipo Arial de 13 puntos y en negritas; los subttulos se escribirn en maysculas y minsculas con
letra Arial de 12 puntos y en negritas.
2.4 Anlisis, dictamen, registro y difusin

El anlisis que se efecte al manual de procedimientos, se sustentar en los lineamientos
expuestos en esta Gua, a partir de la fecha de emisin. La difusin de la Gua se realizar por
el medio que determine la Direccin de Planeacin, adems de estar disponible en la pgina
electrnica de la Secretara de Gestin Estratgica.
La Direccin de Planeacin analizar, dictaminar y, cuando cumpla las especificaciones
tcnicas, validar el manual de procedimientos para su actualizacin y/o registro.
Las dependencias politcnicas sern las responsables de enviar a la Oficina del Abogado
General, las propuestas del Marco Jurdico-Administrativo y de los documentos de referencia
y normas de operacin de cada procedimiento, adems de atender las observaciones que
de esta instancia emanen.

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El Secretario de Gestin Estratgica gestionar el acta de expedicin de los manuales de

procedimientos que elaboren las dependencias politcnicas ante la Direccin General del
IPN. Es responsabilidad de las dependencias politcnicas la difusin, aplicacin y actualizacin
del manual de procedimientos a todo el personal de su unidad y mantener evidencia de las
mismas.
3. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3.1 Apartados
1. Acta de Expedicin
2. Portada
3. Control de emisin
4. Control de cambios (hoja de modificaciones)
5. Contenido
6. Introduccin
7. Propsito
8. Marco Jurdico-Administrativo
9. Relacin de procedimientos
10. Procedimientos especficos
Y a su vez cada procedimiento especfico estar integrado por:
1. Portada
2. Propsito
3. Alcance
4. Documento de referencia y normas de operacin
5. Polticas de operacin
6. Descriptivo
7. Diagrama de flujo
3.1.1 Acta ce Expedicin
Es el documento del manual que formaliza los procedimientos que lo integran; este
documento es elaborado por la Direccin de Planeacin y autorizado por la Direccin
General del Instituto Politcnico Nacional.

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Cuando se adicionen uno o ms procedimientos a un manual expedido y registrado, se

emitir una nueva acta, indicando la fecha de elaboracin y la cantidad de agregados, esto
se registra en la hoja de control de cambios.
Si se trata de actualizaciones a los procedimientos, no ser necesario elaborar una nueva

acta de expedicin, nicamente se deben registrar en el control de cambios.
Entendindose como modificacin, cuando cambian de manera sustancial las actividades

del procedimiento. Y actualizacin, cuando nicamente se modifican aspectos mnimos, es
decir, que no afectan el desarrollo de las actividades.
3.1.2 Portada
Es la cara exterior del manual, cuyo propsito es la identificacin del Manual de

Procedimientos, para su elaboracin debe utilizarse el formato referido.
Encabezado
Campos que forman parte del formato y no se deben modificar. En la parte superior
izquierda, el escudo oficial del IPN, en la parte central INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL,
y en la parte superior derecha deber ubicarse el escudo oficial o logotipo de la dependencia
politcnica, si esta no cuenta con logotipo debe dejar el campo vaco.
Campos que se deben llenar de acuerdo a los datos de cada dependencia politcnica.
a) En la parte central, debajo de la leyenda de INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL
debe escribirse el nombre de la dependencia politcnica en letra arial 13 puntos y con
maysculas. En la parte superior derecha deber ubicarse el escudo oficial o logotipo
de la dependencia politcnica, si no cuenta con logotipo debe dejar el campo vaco.
b) Clave del documento. Deber integrarse de acuerdo a los siguientes criterios:
El primer campo deber integrarse de acuerdo a las iniciales de la dependencia
politcnica.
El segundo campo estar conformado por el tipo de documento, para este caso
manual de procedimientos.
El tercer campo contar con el nmero de versin del manual de procedimientos
registrado de la dependencia politcnica, para este apartado se inicia con el 00.

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Asimismo, cada uno de los campos deber estar separado por guiones. Consideremos a la
Direccin de Educacin Continua como ejemplo:
DEC-MP-00
c) Fecha de emisin. Es el ao (aaaa), guion (-), mes (mm), guion (-) y da (dd) en que se
emite el documento, la cual ser asignada por la Direccin de Planeacin. Ejemplo:
2014-08-24.
d) Versin: Es el nmero de veces que el documento se ha registrado y concuerda con lo
indicado en la hoja del control de cambios efectuados al documento. Para la primera
emisin del manual se anotar 00, este nmero se conservar durante el proceso de
anlisis, dictamen, autorizacin y registro; 01 para la segunda y as sucesivamente.
e) Pgina: Se anotar el nmero consecutivo de las hojas utilizadas en el documento, as
como el nmero total de stas.
Para los campos del inciso a) al inciso e) debe utilizar letra arial 10 puntos.
Cuerpo del documento. En el centro de la hoja debe escribirse MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS.
3.1.3 Control de emisin
Este recuadro se situar en la segunda pgina del documento. Se compone de los siguientes
apartados:
Elabor (a) Revis (b) Aprob (c)
Nombre: Nombre: Nombre:
Firma: Firma: Firma:
a) Elabor: Ser la persona que haya creado el documento. Cualquier servidor pblico
adscrito a la dependencia politcnica podr elaborar el documento.
b) Revis: Es la persona responsable del rea en la estructura orgnica (el superior
jerrquico inmediato a quien elabor), jefe de departamento, subdirectores o jefes de
divisin o el titular de la dependencia politcnica.
c) Aprob: Es el servidor pblico que aprueba y autoriza el manual, dentro de la
dependencia politcnica, concretamente los titulares de las dependencias politcnicas
deben aprobar los documentos.
En los tres apartados se anotar el nombre y la firma.

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3.1.4. Control de cambios

Apartado en el que se especifican las modificaciones que se han efectuado al documento.
Nmero Fecha de
(a) (b) (c)
a) Nmero de versin: Se anotar el nmero (arbigo) correspondiente a la versin del

documento.
b) Fecha de actualizacin: Es el ao (aaaa), guion (-), mes (mm), guion (-) y da (dd) en que
se aprueba la actualizacin del documento, la cual ser asignada por la Direccin de
Planeacin. Ejemplo: 2014-08-24.
c) Descripcin del cambio: Se anotar en forma breve las razones que motivaron el o
los cambios en el documento y la descripcin correspondiente o una referencia del
documento que lo contenga.
3.1.5. Contenido
Es el orden de los captulos que conforman el manual de procedimientos para identificar de
manera gil y sencilla la informacin dentro del documento, ya se encuentra pre llenado este
apartado en el formato, nicamente ser necesario actualizar la paginacin del mismo.
3.1.6 Introduccin
Este apartado deber establecer las razones por las cuales se elabor o actualiz el manual,
los fines y propsitos que se desean alcanzar y, finalmente, una breve descripcin de su
contenido.
Es importante que al formular la introduccin, se emplee un vocabulario sencillo, claro y
conciso, preferentemente en un mximo de dos cuartillas.
Su objetivo es explicar al lector del manual lo que es el documento y los propsitos bsicos
que se pretenden cumplir a travs de l. Adems, incluye informacin acerca de los
destinatarios del manual, cmo se usar.
En este apartado se sealan, de manera breve, los siguientes aspectos:
Las razones y propsitos que motivaron la elaboracin del manual.
Una descripcin sinttica sobre el contenido general del manual.

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A quines est dirigido el manual, es decir, sus destinatarios.

La forma en que deber utilizarse.
Las reas que intervienen en su elaboracin.
3.1.7 Propsito
Es la expresin cualitativa que pretende alcanzar la dependencia politcnica con la aplicacin
del manual en un periodo determinado; el propsito debe responder a las preguntas: Qu?,
y Para qu?
La redaccin deber hacerse con apego a las atribuciones conferidas por la normatividad
vigente, adems de contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con los
procedimientos.
El propsito deber iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar gerundios
y adjetivos calificativos.
3.1.8 Marco Jurdico-Administrativo
Es la relacin de los nombres de los ordenamientos jurdico-administrativos vigentes, que
fundamentan tanto al manual como a los procedimientos que se van a describir y debern
de incluir el Cdigo de tica del Instituto Politcnico Nacional, el Cdigo de Conducta de los
Trabajadores del Instituto Politcnico Nacional, y el Manual Administrativo de Aplicacin
General en Materias de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones y de Seguridad de
la Informacin.
Este debe ser actualizado y revisado por la Oficina del Abogado General del IPN.
La relacin de los ordenamientos se realizar conforme al siguiente orden jerrquico
descendente:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos (cuando sea necesario).
Leyes.
Reglamentos.
Decretos.
Acuerdos.
Circulares y oficios.
Documentos normativos-administrativos (manuales, guas, catlogos, entre otros).
Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza, no pueden ser
incluidos en la clasificacin anterior).

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3.2 Estructura de los procedimientos

Un procedimiento se conforma por cuatro partes: general, tcnica, esquemtica y anexos.
3.2.1 General
Se determina informacin de identificacin, los alcances y lmites del procedimiento. Contiene
los siguientes elementos:
Portada
Control de emisin
Control de cambios
Propsito del Procedimiento
Alcance
Normas y Polticas de Operacin
3.2.1.1 Portada
Es la cara exterior del procedimiento, cuyo propsito es la adecuada identificacin de
cada uno de los que integran el Manual de Procedimientos, para su elaboracin debe
utilizarse el formato SGE-DF-01-10/03.
3.2.2 Encabezado
Campos que forman parte del formato y no se deben modificar. En la parte superior izquierda,
el escudo oficial del IPN, en la parte central INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL, y en la parte
superior derecha deber ubicarse el escudo oficial o logotipo de la dependencia politcnica, si
esta no cuenta con logotipo debe dejar el campo vaco.
3.2.2.1 Campos que se deben llenar de acuerdo a los datos de cada dependencia politcnica.
a) En la parte central, debajo de la leyenda de INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL debe
escribirse el nombre del procedimiento en letra arial 12 puntos y con maysculas.
En la parte superior derecha deber ubicarse el escudo oficial o logotipo de la
dependencia politcnica, si esta no cuenta con logotipo debe dejar el campo vaco.
b) Clave del documento. Deber integrarse de acuerdo a los siguientes criterios:
El primer campo deber integrarse de acuerdo a las iniciales de la Dependencia
politcnica.
El segundo campo estar conformado por el tipo de documento, para este caso
PO (procedimiento operativo).

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El tercer campo contar con el nmero consecutivo de procedimiento iniciando

desde el 01.
Consideremos a la Direccin de Educacin Continua como ejemplo:
DEC-PO-01
c) Fecha de emisin. Es el ao (aaaa), guion (-), mes (mm), guion (-) y da (dd) en que
se emite el documento la cual ser asignada por la Direccin de Planeacin. Ejemplo:
2014-08-24.
d) Versin: Es el nmero de veces que el procedimiento se ha revisado y concuerda
con lo indicado en la hoja del control de cambios efectuados al documento. Para la
primera emisin del documento se anotar 00, este nmero se conservar durante
el proceso de anlisis, dictamen, autorizacin y registro, 01 para la segunda y as
sucesivamente.
e) Pgina: Se anotar el nmero consecutivo (X) de las hojas utilizadas en el documento,
as como el nmero total (Y) de stas.
Para los campos del inciso (a) al inciso (e) debe utilizar letra arial 10 puntos.
Cuerpo del documento. En el centro de la hoja debe escribirse el ttulo del documento
segn corresponda, (manual de procedimientos o procedimiento institucional (en
letra arial 16 puntos, negritas y con maysculas)
3.2.1.2 Control de emisin
Este recuadro se situar en la segunda pgina del documento. Se compone de los
siguientes apartados:
Elabor (a) Revis (b) Aprob (c)
Nombre: Nombre: Nombre:
Firma: Firma: Firma:
a) Elabor: Ser la persona que haya elaborado el procedimiento. Cualquier servidor

pblico adscrito a la dependencia politcnica podr elaborar el documento.
b) Revis: Es la persona responsable del rea en la estructura orgnica (el superior
jerrquico inmediato a quien elabor el procedimiento), jefe de departamento,
subdirectores o jefes de divisin o el titular de la dependencia politcnica.

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c) Aprob: Es el servidor pblico que aprueba y autoriza el procedimiento, dentro

de la dependencia politcnica, concretamente los titulares de las dependencias
politcnicas deben aprobarlos.
En los tres apartados se anotar el nombre y la firma.
3.2.1.3 Control de cambios (hoja de modificaciones)
Apartado en el que se especifican las modificaciones que se han efectuado al
procedimiento.
Nmero Fecha de
(a) (b) (c)
a) Nmero de versin: Se anotar el nmero (arbigo) correspondiente a la versin del

procedimiento.
b) Fecha de actualizacin: Es el ao (aaaa), guion (-), mes (mm), guion (-) y da (dd)
en que se aprueba la actualizacin del procedimiento, la cual ser asignada por la
Direccin de Planeacin. Ejemplo: 2014-08-24
c) Descripcin del cambio: Se anotar en forma breve las razones que motivaron el o
los cambios en el documento y la descripcin correspondiente o una referencia del
documento que lo contenga.
3.2.1.4 Nombre
Debe ser conciso y dar una idea clara del trabajo descrito a desarrollar. Por lo general
suelen ponerse nombres de algunas palabras que mencionan de manera muy somera
lo que se realiza en el procedimiento, esto no implica que estn de manera correcta,
por ejemplo: activo fijo, Programa Operativo Anual, mantenimiento. Se entiende de lo
tratan pero no se refleja lo que se busca con el procedimiento, por lo tanto, dentro del
nombre del procedimiento debe incluirse una accin que complemente el nombre.
Retomando los ejemplos anteriores podran quedar de la siguiente forma: Control de
activo fijo, Seguimiento del Programa Operativo Anual, Mantenimiento preventivo de
instalaciones y equipo.

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3.2.1.5 Propsito
Describe el fin que se pretende alcanzar al aplicar el procedimiento correspondiente.
Deber iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar el uso de gerundios y
adjetivos calificativos.
Se elabora un propsito para cada uno de los procedimientos establecidos, con apego a
las atribuciones y facultades conferidas a las dependencias politcnicas.
La redaccin del propsito se estructura a partir de las siguientes cuestiones:
JUSTIFICACIN/RAZN DE SER
En qu funcin
Qu se hace? o campo de Para qu se Para quin se
especialidad se hace? hace? hace?
Accin Campo de Lo que se pretende
expresada en el especialidad conseguir o el fin Usuario final
verbo principal ltimo a alcanzar
Ejemplo del propsito de un procedimiento para el Mantenimiento preventivo de

instalaciones:
Planear y ejecutar el programa de mantenimiento preventivo, para asegurar el adecuado
funcionamiento de las instalaciones y brindar un mejor servicio a nuestros usuarios.
3.2.1.6 Alcance
En este apartado se describe brevemente a quienes aplica y/o est enfocado el
procedimiento, as como los responsables en su desarrollo.
Ejemplo:
Este procedimiento es de aplicacin generalizada y obligatoria para los Departamentos
y Subdirecciones de la Coordinacin, as como a las instancias externas a las que se les
solicita el trmite.
3.2.1.7 Documentos de referencia y normas de operacin
Son aquellos ordenamientos normativos requeridos que regulan la operacin de cada
procedimiento, por lo tanto, es necesario incorporar en este apartado los nombres de
los principales documentos normativos y administrativos vigentes, que fundamentan
especficamente al procedimiento que se describe.
Las normas de operacin son particulares para cada procedimiento y se realizar
conforme al siguiente orden jerrquico descendente:

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Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos (cuando sea el caso).

Leyes.
Reglamentos.
Decretos.
Acuerdos.
Circulares y oficios.
Documentos normativos-administrativos (manuales, guas, catlogos, entre otros).
Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza, no pueden
ser incluidos en la clasificacin anterior).
Para su redaccin se debern referir aquellos ordenamientos que regulan el
procedimiento, por ejemplo.
1. Ley Orgnica del Instituto Politcnico Nacional (DOF 29-12-1981, fe de erratas 28-05-
1982). Captulo I, Artculo 4 Fraccin II.
2. Reglamento Interno del Instituto Politcnico Nacional (Gaceta Politcnica 30-11-
1998, ltima reforma 31-08-2004).
Ttulo Segundo, Captulo II, Seccin Primera. Artculo 20.
Ttulo Segundo, Captulo II, Seccin Sptima, Artculos 38, 39, 40, 41 y 42.
Ttulo Tercero, Captulo IV, Seccin Primera, Artculo 97.
Ttulo Cuarto, Captulo I, Artculo 123, Fracciones VII y XIII.
Los documentos de referencia y normas de operacin de cada procedimiento sern
revisados por la Oficina del Abogado General de acuerdo al artculo 148 del Reglamento
Interno del IPN, quien emitir opiniones y observaciones al respecto.
3.2.1.8 Polticas de operacin
Las polticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar
la accin, dejando campo a los superiores para las decisiones que les corresponde tomar;
por ello, sirven para regular aspectos que no se encuentran normados.
Son lineamientos de carcter orientador que facilitan la ejecucin de los procedimientos
bajo una situacin determinada y muchas veces emanan de la experiencia de los
responsables del rea que ejecuta el procedimiento.
Aqu se registra el compendio de polticas aplicables al procedimiento, conforme a la
secuencia lgica de las etapas del mismo. Es decir aquellas disposiciones internas que:

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Tienen como propsito regular la interaccin entre los individuos en una organizacin
y las actividades de una unidad administrativa.
Marcan responsabilidades y lmites generales y especficos, dentro de los cuales se
realizan legtimamente las actividades a distintas reas de accin.
Se aplican a todas las situaciones similares.
Dan orientacin clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo
tipo.
Facilitan la toma de decisiones en actividades rutinarias, y
Describen lo que la dependencia politcnica desea que se haga en cada situacin
definida.
Las polticas de operacin debern redactarse en tiempo futuro del modo imperativo,
ejemplos.
Todos los bienes muebles instrumentales y de consumo adquiridos por el Instituto
debern ser entregados y/o reportados al Departamento de Bienes en Custodia,
adscrito a la Divisin de Adquisiciones de Bienes y Servicios de la Direccin de Recursos
Materiales y Servicios, antes de ser registrados en los inventarios documentales y
electrnicos de las Dependencias Politcnicas.
El personal del Departamento de Bienes en Custodia ser el encargado de distribuir
los bienes a las Dependencias Politcnicas de asignacin.
3.2.2 Tcnica
Describe detalladamente cmo se lleva a cabo el trabajo. Se conforma por la descripcin de
actividades.
3.2.2.1 Responsable de las actividades
Se refiere a los rganos o puestos de la estructura autorizada y registrada ante la Secretara
de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin Pblica, responsables de la
ejecucin y cumplimiento de las actividades del procedimiento.
nicamente se debe mencionar un responsable por actividad, ste debe ser alguna figura
jurdica dentro del organigrama de cualquier dependencia politcnica del Instituto de
manera textual, o algn particular o institucin que participe dentro del procedimiento.
Respecto a las figuras jurdicas dentro de un organigrama, debern mencionarse evitando
decir jefe de... director de, etc.

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nicamente para el caso que distintos trmites se lleven a cabo dentro de un

departamento, divisin o subdireccin, se permitir mencionar las reas no integradas
en la estructura orgnica y tendr que hacerse conforme al siguiente ejemplo:
Departamento de Servicios Administrativos (rea de control de asistencia).
3.2.2.2 Descripcin de las actividades
Es la descripcin detallada de las actividades y operaciones; de manera tal que permitan
al personal comprenderlas, seguirlas y aplicarlas, aun cuando sea de recin ingreso al
rea.
Deben enunciarse en tiempo presente de la tercera persona del singular, redactando de
forma clara y breve lo que se realiza, adems de mencionarse los documentos que se
puedan originar y/o utilizar, as como los medios por los cuales se pueda enviar o recibir
informacin (oficio, tarjeta, memorndum, avisos de algn sistema, correo electrnico,
va econmica, verbal, etc.), evitando el uso de los verbos con el prefijo SE.
Requisito fundamental para considerar un procedimiento como tal, son las tomas
de decisin, todos debern contar con al menos un elemento de control, pues de no
encontrarse elementos para su establecimiento, tendr que ser considerado un instructivo
y no podr ser tomado en cuenta para integrar el manual de procedimientos.
Es importante mencionar que las tomas de decisin no van numeradas pues provienen
de una actividad que las genera, pero las actividades subsecuentes s debern estar
numeradas y tener el mismo responsable, conforme a la siguiente forma.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe y revisa documentos. Direccin de

Estn correctos? Dependencia politcnica
2. No. Regresa al rea solicitante para su

correccin.
3. Corrige y enva nuevamente a la Direccin

rea solicitante
de Dependencia politcnica. Regresa a la
actividad 1.
Direccin de
4. S. Registra y realiza el trmite solicitado Dependencia politcnica

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Para este caso, la actividad 1 es la que genera la toma de decisin, las actividades 2 y
4 son las que resuelven la toma de decisin, aun cuando hay una actividad intermedia
entre ellas, debe tenerse en cuenta que el responsable de la toma de decisin es a quien
le corresponde la responsabilidad sobre la resolucin de la misma. Esa actividad y/o
actividades que se llegan a presentar apoyan la resolucin de la toma de decisin, adems
de que sirven de gua para la consecucin de las actividades mediante la leyenda pasa
a la actividad # o regresa a la actividad #al final de la secuencia de la misma. Para el
caso de que el procedimiento no realice ninguna otra actividad despus de la secuencia
que apoya la toma de decisiones, se mencionar pasa a fin de procedimiento.
3.2.2.3 Registros
Son un tipo de documentos que sirven de evidencia objetiva (contienen datos que
respaldan la existencia o veracidad de algo).
Para el seguimiento de los registros, en la parte de descripcin de la actividad,
se menciona el nombre del documento, si son originales, copias y/o documentos
electrnicos, asimismo el momento en que se origina, copia, entrega, recibe y/o archiva.
Esto nos permite una mejor localizacin de la informacin y conocer el rea responsable
de resguardarla. Complementando el ejemplo anterior quedara de la siguiente forma:
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Entrega documentos para gestin del

rea solicitante Documentos
trmite.
Direccin de
2 Recibe y revisa documentos.
Dependencia
Estn correctos?
politcnica
3. No. Regresa documentos al rea
solicitante para su correccin.
4. Corrige y enva nuevamente a la
Direccin de Dependencia politcnica. rea solicitante
Regresa a la actividad 1.
5. S. Registra y archiva el original de Direccin de
los documentos y turna copia para su Dependencia
atencin. politcnica
Para el caso de que se cuenten con varios originales o copias de un mismo documento,
se tendrn que considerar original 1, original 2, original 3, etc., y/o copia 1, copia 2, copia
3; adems de mencionar cual es la instancia responsable de resguardar cada registro.

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3.2.3 Esquemtica
Presenta al procedimiento de manera esquemtica, representando en forma grfica la
secuencia en que se realizan las actividades del procedimiento.
La forma en que se deben representar los procedimientos es el formato tabular (formato
predeterminado de cuatro columnas), donde el flujo o secuencia va de arriba hacia abajo y de
izquierda a derecha, independientemente del nmero de hojas.
El diagrama de flujo que se utiliza es el llamado de bloque dado que permite tener la visin
global de los participantes en el proceso y se compone de cuatro columnas.
En el encabezado de cada una de las columnas se registra el responsable de la actividad, al
interior de la dependencia politcnica.
En la primera columna de la izquierda se inicia el procedimiento con trazo de arriba hacia abajo
y de izquierda hacia la derecha; posteriormente el flujo puede retroceder (dependiendo del
procedimiento), y debe usarse los smbolos respectivos para la conexin de las actividades.
Los diagramas de flujo nicamente se elaboran en el programa de Visio, y de esta forma
debern de presentarse a la Direccin de Planeacin, para su revisin.
En la propuesta inicial del manual de procedimientos de las dependencias politcnicas, no se
incluirn los diagramas, hasta que sean aprobados los respectivos descriptivos, y evitando as
el retraso en la integracin del manual.
3.2.3.1 Simbologa para los diagramas de flujo
Para diagramar existen smbolos a los que se les confiere convencionalmente su
significado, adems existen reglas para su aplicacin. A continuacin se presenta la
simbologa que deber usarse en la diagramacin conocida con el nombre de simbologa
ANSI. Denominada de esta manera porque fue desarrollada por la American National
Standard Institute (ANSI)

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Simbologa
Smbolo Nombre Uso
Inicio o Termino Indicar principio o fin del procedimiento.
Representa las actividades que se

Actividad desarrollan en el procedimiento.
Representa un documento que entra, sale,

Documento
se utiliza o se genera en el procedimiento.
Indica un punto del procedimiento en

Decisin donde se debe tomar una decisin entre
dos opciones.
Indica el depsito de un documento o

Archivo informacin dentro de un archivo por un
Permanente perodo indefinido.
Indica la guarda de un documento por un

Archivo
perodo determinado, es decir en forma
Temporal
temporal.
Representa una conexin o enlace con

Conector de otra hoja diferente, en la que contina el
Pgina procedimiento.
Representa una conexin o enlace de una

Conector de parte del diagrama con otra parte lejana
Actividad del mismo.
Conecta los smbolos, sealando el orden
Direccin de
en que se deben realizar las distintas
Flujo
actividades.

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3.2.3.2 Lineamientos para el manejo de la simbologa.

En cuanto a formas:
No se deben mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida.
Mximo 2 entradas y nicamente una salida para los smbolos de actividad, una
entrada y 3 salidas para los de toma de decisin; para los smbolos de documento
una salida sin flecha para indicar cul es el trato que se le da al documento.
Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos.
Las lneas de unin se deben representar mediante lneas rectas y en caso necesario
utilizar lneas rectas y ngulos rectos.
Para efectos de presentacin, los smbolos deben mantener uniformidad en el
tamao.
En cuanto a su contenido y uso:
La redaccin del contenido del smbolo de actividad debe ser mediante frases
breves y sencillas, de tal modo que su compresin sea clara, debe iniciar con verbo
conjugado en presente y en tercera persona del singular. El smbolo de actividad
del diagrama de flujo, deber contener los datos asentados en la descripcin del
procedimiento utilizando enunciados breves y sencillos.
Cuando el smbolo de actividad identifique una dependencia politcnica u rgano, se
privilegia el nombre completo, por cuestiones de espacio se puede utilizar el nombre
abreviado para identificarlo.
El smbolo de documento debe contener el nombre del registro en cuestin. (si el
nombre excede el espacio del smbolo, podrn utilizar nombres cortos).
El contenido del smbolo conector de actividad ser con nmero arbigo, teniendo
en cuenta que los contenidos de entrada y salida deben ser iguales.
El contenido del conector de pgina debe ser con letra mayscula, en el entendido
de que el smbolo que indica el destino debe contener la misma letra que el smbolo
que indica la procedencia.
La primera columna de la primera hoja consignar el rea responsable que da inicio al
procedimiento.
El diagrama seguir el flujo de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo en progresin
horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las reas responsables.

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Debern diagramarse las actividades de tal forma que se logre una adecuada distribucin
de los smbolos utilizados y demuestren una clara consecucin de las actividades y de
los documentos utilizados en la descripcin de las mismas.
3.2.4 Anexos
Incluyen informacin complementaria a los procedimientos, en caso de que se requieran, la
siguiente lista es enunciativa, ms no limitativa de tipos de anexos:
Formatos empleados en los procedimientos.
Instructivos de llenado de cada uno de los formatos.
Glosario de trminos de todo el manual.

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ANEXOS
4. GLOSARIO
Actividad. Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad.
Acuerdo. Resolucin que se toma en los tribunales, sociedades, comunidades u rganos colegiados.
mbito de competencia. Ejercicio de autoridad jurisdiccional que un rgano practica dentro de un marco
de accin determinado por el lmite y alcance de sus acciones.
Anexos. Informacin complementaria que se considera necesaria para cumplir adecuadamente con un
procedimiento o formato. Los anexos se debern adjuntar fsicamente al final del procedimiento.
reas de apoyo o adjetivas. Son aquellas que realizan funciones que coadyuvan al logro de los objetivos
institucionales, haciendo factible el correcto funcionamiento de la institucin, mediante la ejecucin de las
funciones de administracin interna, control y apoyo institucional; administracin de recursos humanos,
materiales, financieros e informticos.
reas sustantivas. Son aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de las atribuciones y
objetivos encomendados a la institucin, mediante la produccin de bienes y/o prestaciones de servicios
para lo que estn facultadas y fueron constituidas
Atribucin. Las atribuciones son potestades (deber hacer) concedidos a las entidades para desarrollar su
finalidad y o alcanzar su objetivo, a travs de un instrumento jurdico o administrativo.
Cadena de mando. Es la relacin jerrquica de autoridad que existe entre los rganos que integran una
unidad administrativa. Se extiende desde el Titular hasta el nivel de Jefe de Departamento.
Control. Proceso que consiste en verificar que las actividades se realicen conforme al plan adoptado, y en
aplicar, las medidas correctivas necesarias o conducentes.
Competencia administrativa. Facultad legal que se otorga a una institucin o unidad administrativa para
ejercer sus funciones.
Decisin. Seleccin de una o varias opciones de accin para satisfacer un propsito.
Dependencias politcnicas. Las dependencias politcnicas que ejerzan presupuesto de gasto institucional.

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Diagrama de flujo. Representacin en forma grfica de la secuencia que siguen las operaciones de
un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales, mediante el uso de una
simbologa.
Dictamen. Documento que se expide con la opinin y juicio que se forma o emite sobre algo.
Documento. Informacin y su medio de soporte.
Estructura ocupacional. Se refiere a la cantidad de plazas ocupadas, segn los puestos de una estructura
orgnica.
Facultad. Autoridad jurdica que tiene una persona de ejecutar, bajo su responsabilidad determinados actos
administrativos.
Funcin. Conjunto de actividades afines de un rgano o unidad administrativa, dirigidos a cumplir con los
objetivos institucionales, de cuyo ejercicio es responsable un rgano o unidad administrativa.
Lineamiento. Directriz que establece los lmites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades,
as como las caractersticas generales que stos debern tener.
Manual. Instrumento administrativo que contiene en forma ordenada y sistemtica informacin sobre
objetivos, polticas, atribuciones, organizacin y procedimientos de los rganos de una institucin; as
como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institucin.
Manual de organizacin. Es el documento que expone con detalle la estructura orgnica de una dependencia
politcnica, sealando los puestos y las relaciones que existen entre ellos. Tambin se hace referencia a los
niveles jerrquicos, a los grados de autoridad y a las funciones de los rganos.
Manual de organizacin actualizado. Documento normativo vigente que permite conocer de manera clara,
precisa y ordenada la informacin sustantiva sobre la organizacin y funcionamiento de la dependencia
politcnica, que requiri cambios menores que se reflejan en el apartado Control de cambios.
Manual de organizacin registrado. Documento normativo que permite conocer de manera clara, precisa
y ordenada la informacin sustantiva sobre la organizacin y funcionamiento de la dependencia politcnica
y que consta de un acta de expedicin para su registro.

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Manual de procedimientos. Es el documento tcnico normativo en el que se registra y actualiza informacin

referente al conjunto de actividades u operaciones que, en forma cronolgica y detallada, se establecen
para realizar las funciones agregadas en procedimientos.
Manual de procedimientos actualizado. Documento normativo vigente que requiri cambios menores,
los cuales se reflejan en el apartado Control de cambios.
Manual de procedimientos registrado. Documento normativo que integra los procedimientos propios
del rea y que consta de un acta de expedicin para su registro.
Marco jurdico. Conjunto de leyes, decretos, reglamentos, acuerdos, manuales y circulares que fundamentan
jurdica y administrativamente la existencia de la organizacin, sus atribuciones, competencia y operacin
administrativa.
Nivel jerrquico. Es la divisin de la estructura administrativa que comprende todos los rganos que
tienen autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la clase de funcin que tengan
encomendada.
Norma. Ordenamiento imperativo y especfico de accin que persigue un fin determinado con la
caracterstica de ser rgido en su aplicacin. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones
para quienes no la observen.
Operacin. Cada una de las acciones que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor
determinada.
Organigrama. Representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar en forma esquemtica,
la posicin de las dependencias politcnicas que la componen, los niveles jerrquicos, canales de
comunicacin y lneas de mando.
rgano. Persona o conjunto de personas que actan en representacin de una organizacin o persona
jurdica en un mbito de competencia determinado.
Poltica. Criterio o directriz de accin elegida como gua en el proceso de toma de decisiones al poner en
prctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos especficos del nivel institucional.
Procedimiento. Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una

unidad de funcin a la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado

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de aplicacin. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinacin de

tiempos, de mtodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las
operaciones.
Procedimiento Institucional. Es aqul cuyo alcance afecta a ms de una dependencia politcnica del
Instituto, y los responsables de su observancia y aplicacin son dependencias politcnicas del rea central
del Instituto. En general estos procedimientos se caracterizan por su descripcin genrica o agregada y
son aplicables para hacer operativas las funciones institucionales.
Procedimiento operativo. Es aqul cuyas decisiones para su creacin, aplicacin y control corresponde a
una dependencia politcnica, es decir, tiene nicamente un alcance interno.
Proceso. Conjunto de procedimientos mutuamente relacionados o que interactan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
Propsito. Intencin de hacer algo. Muestra el objeto que se pretende conseguir o el fin ltimo a
alcanzar.
Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeadas.
Reglamento. Es la norma jurdica de carcter general dictada por la Administracin pblica y con valor
subordinado a la Ley.
Responsabilidad. Aquella que es inherente a un puesto en el ejercicio de las funciones; la responsabilidad,

a diferencia de la autoridad, no puede delegarse.
Unidad administrativa. Cada uno de los rganos que integran una institucin, con funciones y actividades
propias que se distinguen y diferencian entre s. Se conforma a travs de una estructura orgnica especfica
y propia.

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Cuando se adicionen uno o ms procedimientos a un manual expedido y registrado, se

Si se trata de actualizaciones a los procedimientos, no ser necesario elaborar una nueva

Entendindose como modificacin, cuando cambian de manera sustancial las actividades

Es la cara exterior del manual, cuyo propsito es la identificacin del Manual de

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Firma: Firma: Firma:

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3.1.4. Control de cambios

(a) (b) (c)

a) Nmero de versin: Se anotar el nmero (arbigo) correspondiente a la versin del

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A quines est dirigido el manual, es decir, sus destinatarios.

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3.2 Estructura de los procedimientos

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El tercer campo contar con el nmero consecutivo de procedimiento iniciando

Firma: Firma: Firma:

a) Elabor: Ser la persona que haya elaborado el procedimiento. Cualquier servidor

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c) Aprob: Es el servidor pblico que aprueba y autoriza el procedimiento, dentro

(a) (b) (c)

a) Nmero de versin: Se anotar el nmero (arbigo) correspondiente a la versin del

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Ejemplo del propsito de un procedimiento para el Mantenimiento preventivo de

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Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos (cuando sea el caso).

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nicamente para el caso que distintos trmites se lleven a cabo dentro de un

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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Entrega documentos para gestin del

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Smbolo Nombre Uso