La mar : ‘ oH Tied © oa ry aeraECDL - Permisul European de Conducere a Computerului Baze de date - Microsoft Access 2010 - Casa de Editura EUROAPTITUDINI 2013Autor; Raluca Constantinescu, fonut Danaila Descrierea CIP a Bibliotecii Nationale a Romaniei CONSTANTINESCU, RALUCA Baze de date : Microsoft Access 2010 / Raluca Constantinescu, lonut D&ndild. - Bucuresti : Euroaptitudini, 2013 ISBN 978-973-1719-24-5 1, DSnail3, lonut 004.42 ACCESS Copyright © 2013 Casa de Editura EUROAPTITUDINE Toate drepturile sunt rezervate casei de edituré EUROAPTITUDINI. Nicio parte a acestei carti nu poate fi reprodusd sau utilizat’ in orice forma sau scop, prin metode mecanice sau electronice, inclusiv fotocopiere, inregistrare sau orice alt mijloc de inmagazinare si prelucrare a informatie fara aprobarea scris& a editorulul. “european Computer Driving Licence", ECDL silogo-ul ECDL sunt marct inregistrate ale European Computer Driving Licence Foundation Limited. Editura EUROAPTITUDINI este o entitate independents de Fundatia European Computer Driving Licence Limited si nu este afiliaté cu Fundatia European Computer Driving Licence Limited in niciun fel. Manuaiul poate fi folosit fa sprijinirea cursansilor inase pregti pentru examenele ECDL, Nici Fundatia European Computer Driving Licence Limited, nici ECDL. ROMANIA si niciEditura EUROAPTITUDINI nu garanteazé ci utiizarea acestui manual vi asigur’ promovarea examinaiiior. acest manual nu a fost analizat din punct de vedere al acurateti tehnice si nu garanteazd cé utilizatorul va promova examenele ECDL la care se refers, Autorizarea ECDL ROMANIA releva faptul ci manualul acoper’ intr-o manier® satisfacatoare notiunile programei analitice ECDL. Orice test de evaluare sifsau performanté bazate pe exercitile confinute in acest manual se referé numa la acest manual si nu onstituie sau implic’ certificarea de cBtre Fundayia European Driving Licence cu privire la Examenele ECDL. Penteu detaki legate de sustinerea examenelor ECDL th jara dvs. v8 rugim si contactagl ECDL ROMANIA (www.ecdlro) sau s& vizitati web site-ul Fundatiet European Computer Driving Licence Limited la www.ecdl.org Pentru a sustine examenele necesare obtinerii unui certificat ECDL, trebuie s8 va inregistrafi in program prin achizitionarea unei serii unice de inscriere. fn lipsa unei asemenea serii, niciun test ny poate fi sustinut si niciun certificat ECDL sau © alt forma de recunoastere nus poate fi acordaté vendidatului, Seriile unice de inscriere ECOL pot fi obsinute de Ia orice Centru de Testare acreditat EcpL Referinie fa ,Curopean Computer Driving Licence” (ECDL) tnehie ,fntenational Computer Driving Licence” (ICDL). Programa anabtica ofietala utiizat’ in carl programulel dé certificate «European Computer Driving Licence” (ECDL) 3b .nterabional Computer Oriving cence” GCL este disponibi pe web site-ul Fundayiel Furopean Compaiter Uriving Hesiice FiniterdSchema de certificare conform Noului program ECDL Module START De cara ECDL START Module START Module STANDARD | | =a ae > oo | a |Certificarea ECDL Standard se obtine dupa promovarea a 4 module fixe ECDL Start si3 module la alegere ECDL Standard. Module AVANSAT ee ee eCard ECDL Calcul tabelar Avansat Ree ee end ee Cure ertificarea ECDL Expert se obtine pentru minim 3 module nivel avansat promovateModule START ‘Module STANDARD Soe a E> ECDL PROFIL DIDACTIC Module START eer rae > Renin eacucs ‘Module START ‘Module STANDARD a | o> Coo ECDL PROFIL1.1 Concepte generale privind bazele de date...... 1.2 Deschiderea si inchiderea aplicatiei Access... 1.3 Deschiderea si inchiderea unei baze de date existente. 1.4 Crearea unei baze de date noua... 1.5 Salvarea unei baze de date.. 1.6 Utilizarea functiei Help... 1.7 Modificarea barelor de instrumente... Lectia 2 - Tabele 2.1 Operatiile principale... 2.2 Definirea cheilor unei tabele.. 2.3 Modificarea structurii unei tabele.......ssseseesseeseeneeeee 2.4 Legaturile unei tabele.... Lectia 3 — Prelucrarea datelor 3.1 Operatii de cAutare, sortare si filtrare 3.2 Interogarea bazei de date... Lectia 4 — Formularele 4.1 Lucrul cu formularele.... Lectia 5 - Rapoarte 5.1 Lucrul cu rapoartele... Lectia 6 - Pregatirea rezultatelor 6.1 Pregatirea pentru imprimare.... 6.2 Optiuni pentru imprimare... Simulari Access... 10 12 ig 15 16 16 19 30 32 36 40 47 53 60 69 71 72Prefata Utilizarea calculatorului este necesaré acum aproape in orice domeniu de activitate sau in viaja de zi cu zi. Cunostintele practice in domeniul utilizarii calculatorului permit persoanelor de toate varstele s& isi imbunatateasca viata la nivel personal sau profesional. Aderand la un standard aga cum este ECDL, atat in ceea ce priveste pregatiree, cu ajutorul acestui manual acreditat, cat si certificarea, beneficiati de o serie de avantaje: ~ cresterea adaptabilitatii la schimbarile aduse Ia locul de munca de implementarea noilor tehnologii; - cresterea competentei, increderii in sine si motivatiei, prin obtinerea de noi abilitati sia unei certificari recunoscute international; -imbunatatirea perspectivelor de promovare in cariera; - posibilitatea de deschidere de noi oportunitati pentru a obtine un loc de munca mai bun sau o bursa; - scaderea probabilitatii de a pierde o oferta de serviciu; - oferirea unei baze pentru specializiiri ulterioare tn utilizarea unor aplicatii mai complexe sau mai specializate, Permisul european de conducere a computerului (ECDL — European Computer Driving Licence) este cel mai rspandit program de certificare a competentelor digitale recunoscut la nivel international In peste 148 de {Sri si numAra pan’ in prezent, conform informatiilor furnizate de ECDL ROMANIA, peste 12 milioane de persoane fnregistrate in program la nivel international. Programul ECDL/ICDL este administrat la nivel mondial de catre Fundatia ECDL (ECDL Foundation}. Fundatia este o organizatie non-profit, rolul ei find acela de a promova, dezvolta si certifica abilitajile de operare pe computer si cunostintele {T. Acesta se realizeazi prin acordarea sub-licentei ECDL unor organizatii locale, care administreaz& programul la nivel national, conform standardului stabilit de Fundatia ECDL, in Romania, ECDL ROMANIA este organizatia care implementeaza licenta ECDL, avand intre atributii si acreditarea suporturilor de curs ECDL, aga cum este cazul si acestui suport de curs.Acest manual realizeaz’ initierea in domeniul bazelor de date, folosind aplicatia Microsoft Access 2010. Manualul este realizat in conformitate cu cea mai noua versiune a programei ECDL, respectiv programa analiticd versiunea 5.0 si a respectat standardele de calitate impuse de ECDL ROMANIA, obfinand acreditarea ECDL. Acest manual este util oric&rei persoane care doreste s& obtind certificarea ECDL Complet, indiferent cd este angajat intr-o companie privatd sau publica, ca este functionar public, profesor sau este angajat in orice alt domeniu de activitate. Lectiile sunt prezentate intr-un format atractiv si permit atat utilizarea sa ca suport de curs pentru cursuri organizate la sald cu traineri profesionisti, cat si pentru studiul individual. Va dorim mult succes! Editura EuroaptitudiniLectia 1 Utilizarea aplicatiei Access 4.1. Concepte generale privind bazele de date Societatea informationala a secoluui XX! aduce in prim-plan comunicarea la nivel global si accesu! rapid la informatia stocata oriunde in lume. Accesul la informatie prin intermediul Internetului si, mai ales, abilitatea de a stoca si analiza o mare cantitate de date cu ajutorul calculatorului, constituie avantaje fara precedent. Datele stocate si prelucrate sunt foarte complexe, cu foarte multe interdependente, lucru ce a facut necesara aparitia bazelor de date. Componentele primare ale sistemului informational sunt reprezentate de date si informatii. Astfel: % Datele reprezint3 o ingiruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumitd semnificatie. De exemplu, datele economice descriu actiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara acestela. » Informatiile se obtin in general din prelucrarea datelor si sunt utilizate in general in cadrul activitatii de luare a decizillor, in conciuzie, se poate spune cd orice informatie este o data, dar nu orice data este o informatie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate. Datorit’ potentialului mare de eficientizare a muncii, bazele de date isi gasesc aplicatii in diverse domenii: ~ _ aviatie si transporturi—sistemul de rezervare a biletelor; - administrativ ~ evidenta populatiei si a taxelor incasate; - bancar- realizarea evidentelor clientilor si conturilor bancare aferente; - medical —inregistrarea pacientilor in spital. O bazis de date este 0 colectie de informatii referitoare la un anumit subiect, care au fost strénse, organizate si memorate in scopul folosirii lor uiterioare. ‘jn cadrul unei baze de date pot fi utilizate: - tabele - pentru memorarea datelor - interogiri - pentru extragerea si analizarea datelor din mai multe tabele. = formulare - pentru afigarea si modificarea inregistrarilor din tabele. - rapoarte - pentru imprimarea informatiitor din tabele sau interogari. Un tabel (denumit si entitate) organizeazé datele despre un anumit subiect in coloane (numite cdmpuri sau atribute) si randuri (numite fnregistrari). Campurile pot fide diferite tipuri {text, numere, date calendaristice, imagini, etc). De exemplu, fiecare cmp din tabelul Produse contine acelasi tip de informatii pentru fiecare produs, cum ar fi numele produsului, Fiecare Mnregistrare din tabelcontine toate informatiile despre un produs, cum ar fi numele produsului, 1D-ul furnizorului, cantitatea aflata fn stoc, etc. Fiecare coloana reprezinta un cmp. Fiecare rand sy 'D Furnizor ~ | Cantitate stoc + reprezinté 0 ceai 20 inregistare a ahaa 2 ie tabelei biscuiti 4 10 Bazele de date profesionale sunt proiectate si construite de specialisti in baze de date. Bazele de date sunt gestionate de administratori ai bazelor de date. Acestia furnizeaz& accesul utilizatorilor la baza de date si sunt responsabili de recuperarea datelor in cazul unei defectiuni sau erori majore. Introducerea, mentenanta si extragerea informatiilor dintr-o baz’ de date este realizata de utilizatorul bazei de date. 1.2. Deschiderea si inchiderea aplicatiei Access © Deschiderea aplicatiei Microsoft Access 2010 este aplicatia de management al bazelor de date pusa la dispozitie de suita Microsoft Office. Access contine functii pentru: * cautari in baza de date * sortarea datelor dupa anumite criterii extragerea anumitor date * analiza datelor © generarea de rapoarte. Pentru deschiderea aplicatiei Microsoft Office Access 2010 se apasd butonul (Start) din bara de aplicatii, apoi optiunea All Programs (Toate aplicatiile) si din directorul (folder-ul) Microsoft Office se selecteaz aplicatia Microsoft Office Access 2010. 10Directorul cu aplicatii Microsoft Office Aplicatia Microsoft {N] Microsoft OneNote 2014 Office Access 2010 (© Microsoft Outlook 2010 Microsoft PowerPoint 2010 Microsoft Publisher 2010 (@] Microsoft Word 2010 Bb Microsoft Office 2010 Tools 4 Back Search programs ani in sistemul de operare Windows 7, un fisier sau o aplicatie se poate deschide folosind campul de cdutare (Search), disponibil in meniul Start. Astfel, se apasd butonul @ gi se tasteazé numele aplicatiei in campul de cdutare. Rezultatele cautarii sunt afisate in timp real, in functie de caracterele introduse. Programs (2) (DMicrost Access 2010 © Ease of Access Center Files (5) BY mie-accesst docx 1D acces BS- Access D) access2.accdb CAmpul de cdutare (Search) P See more Butonul Start Se executd click stinga pe rezultatul Microsoft Access 2010 pentru a deschide aplicatia de baze de date. Daca pe ecranul de lucru (desktop) se gaseste scurtatura cdtre aplicatia Micro ‘access Microsoft Access 2010, dublu click stnga pe aceast& pictograma, deschide, “S% de asemenea, aplicatia. 11jn acest moment pe ecranul monitorului apare vizualizarea Microsoft Office Backstage, de unde aveti posibilitatea si obtineti informatii despre baza de date curenta, sa creati o baz& de date noua, s4 deschideti o baza de date existenta si sa vizualizati continutul recomandat de Office.com. ce Meso Ac eea tan.” Gale eee oninestese urine MERU PRO @ Drala Tepater tank stbane = 2 Home ah one i et | eames feat ang Myre @) once Fs DB rventacee 2 ovwnasuer coca com Tenis B swes2nuee hts aig@ gw a = Se a hs => ww 5 Revenirea in fereastra aplicatiei se realizeaz& apasand butonul (Fisier). « inchiderea aplicatiei Pentru a inchide aplicatia, se apas’ butonul File (Fisier) si se selecteaza optiunea bat - &" (iesire) din partea de jos a meniului derulant. © alt optiune const’ in executarea unui click pe butonul °° aflat in coltul din dreapta sus. O alt variant de inchidere a aplicatiei Access 0 constituie apasarea butonului (Al din coltul din stanga sus al ecranului si alegerea optiunii Close (inchidere). ‘& Combinatia de taste Alt + F4 inchide fereastra aplicatiei. 1.3. Deschiderea si inchiderea unei baze de date existente O baza de date existenté pe discul calculatorului sau pe un alt dispozitiv de stocare a datelor, se poate deschide apasdnd butonul (Deschidere) existent in meniul File (Fisier). Pe ecran apare fereastra Open (Deschidere). Se 12navigheazi pana la fisierul dorit, se selecteazd acesta si se deschide cu butonul (Deschidere) sau cu dublu click stanga pe fisier. Amngety Folder ™ Owemostied Tne 1B dowents aan 216M Fete) ‘Wrecneraces |) G2 5 7 Lats 1 ocemens oD tae Erawe B vides 8 Fomegoun Butonul Open Fereastra Open (Deschidere) se deschide si cu combinatia de taste Ctrl+0. e Inchiderea bazei de date inchiderea unei baze de date se poate face in mai multe moduri: cea mai uzitatd metoda este apasarea butonului Close Mall (Inchidere), existent pe bara de titlu a aplicatiei. eos Butonul Close Close Database O alta modalitate consta in selectia comenzii baza de date) din meniul File (Fisier). Combinatia de taste Alt + F4 inchide fereastra aplicatiei active. (inchidere 1.4, Crearea unei baze de date noua O baz de date noud se poate crea prin apasarea butonul File (Fisier) si alegerea optiunii New (Nou). 13Pe ecran va aparea o fereastra din care va puteti alege optiunea dorita: Pentru a crea o nou’ baz de date, executati click pe butonul Blank database (Bazi de date necompletata) si apoi in panoul Blank database (Baza de date necompletata) din dreapta ferestrei stabiliti numele bazei de date gi locul unde va fi salvata, dupa care apasati b) butonul “= (Creare). Numele bazei de date Butonul Browse (Rasfoire) pentru a stabili locatia de salvare a bazei de date Apasati butonul pentru crearea noii baze de date Pentru a crea o baza de date pe baza unui sablon existent pe calculatorul dumneavoastra, alegeti optiunea Sample Templates (Sabloane esantion). Aplicatia Access va ofera o mare varietate de sabloane care pot fi utilizate pentru a grabi procesul de creare a bazei de date. Un sablon este o baz de date deja creat’, care contine toate tabelele, interogarile, formularele si rapoartele necesare efectuarii activitatilor specifice. De exemplu, exist’ gabloane care pot fi utilizate 8 tind o evidenta a cheltuielilor. Bazele de date gablon pot fi utilizate asa cum au fost create sau pot fi particularizate pentru ase potrivi mai bine nevoilor dumneavoastra. Dac& sunteti conectat la Internet, veti putea vizualiza si sabloanele disponibile pe Microsoft Office Online. Ele sunt impartite pe categorii, in functie de necesitatile dumneavoastra. Aceste sabloane le gasiti in partea de jos a ferestrei. 14O baza de date noua se mai poate crea si apSsdnd simultan tastele Ctrl+N. 1.5. Salvarea unei baze de date Salvarea modificarilor efectuate in baza de date se realizeazd apeland meniul File (Fisier) - functia (Salvare). Pictograma lil existenta in bara de acces rapid reprezintd o alta alternativa de salvare a modificarilor . Bara de Acces Rapid (Quick Access Toolbar) Create (9 Se poate folosi si combinatia de taste Ctrl+S. vated ~~ a Dupa efectuarea operatiei de salvare, in bara de titlu va fi afisat automat numele bazei de date. Numele bazei de date Bara de titlu Aecess ean @iao-«- ais _secess :Databare (Access 2007 - 2010) « Microsoft HET ee | come etanstonn ove ven 20 Home Extensia implicita a fisierelor Access 2010 este .accdb. 151.6. Utilizarea functiei Help Un instrument util in lucrul cu aplicatia Microsot Office Access 2010 este functia de ajutor (Help), ce ofera informatii si explicatii despre comenzile si optiunile aplicatiei. Se poate apela prin apdsarea butonului existent in partea din dreapta sus a ferestrei S<=% 2S de lucru, sub butonul de inchidere, sau prin [2 sch apasarea tastei F1. in campul Search (Cdutare) se tasteaz’ cuvintele cheie pentru care se doreste si Geieeaanalad fie gasite informatii si se apas butonul gasite sunt afisate sub forma unei liste de linku se deschide cu click stanga pe titlul acestuia. sau tasta Enter. Rezultatele Linkul continand infomatiile dorite 1.7. Modificarea barelor de instrumente Access 2010 oferd utilizatorului o noua interfaté numita ,,panglic’” (,ribbon”), ce reprezinté principalul inlocuitor pentru meniuri gi bare de instrumente. Panglica contine o multitudine de butoane, organizate pe grupuri logice, denumite tab-uri sau file. in Access 2010, principalele file sunt: Home (Pornire), Create (Creare), External Data (Date externe) si Database Tools (Instrumente baz de date). = [Stereos soos Grup de butoane Grup de butoane Pe lang filele standard, aplicatia Access 2010 ofera si file contextuale de comenzi, in functie de context (adic’ de obiectul cu care lucrati si operatiunea pe care o efectuati), este posibil s8 apara una sau mai multe file contextuale de comenzi. File! le contextuale ce apar atunci cand se lucreaz& cu rapoarte Micros Access ep Oooo TSS range Format Page @iao-¢- His HEED cme creme extematonta__oatbasetoots_ | Orson [Bl themes (6 Group & Sort 2) Arooo r z goo " FO air Sas ME" (Aronts~ — 7Shvde Detats nse mbes OR Oate anarine “rigs” “Sheet” oroer 5B Views Themes _ Grouping & Totals _Controls_Menser/ Footer, To 16