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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE
INFORMTICA
Presentacin
La Defensora de la Mujer Indgena es una institucin del estado que para el cumplimiento de su
mandato cuenta con recursos tecnolgicos que ayudan a realizar las actividades diarias de su
personal de sede central y sus once sedes regionales, as mismo cuenta con un portal web el
cual es de utilidad para la publicacin de informacin para la poblacin en general, la cual a su
vez da cumplimiento a la ley de libre acceso a la informacin. Para ello en el siguiente manual
se describe los mecanismos de coordinacin y comunicacin, las funciones y actividades
encomendadas para poder dar atencin a cada uno de los requerimientos que el personal
solicite a la unidad de informtica.

SEDE CENTRAL
15 CALLE 6-59 ZONA 1, CIUDAD DE GUATEMALA, TLEFONOS/FAX: 22323491, 22329916, 22381616 - 22500140
www.demi.gob.gt - info@demi.gob.gt despacho@demi.gob.gt comunicacin@demi.gob.gt
INDICE
Contenido
Objetivo del manual: .................................................................................................................................. 1
Simbologa ................................................................................................................................................... 1
DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS ............................................................................................... 2
PROCEDIMIENTO 1 .................................................................................................................................. 2
Modificaciones y alimentacin de informacin a portal de la DEMI (demi.gob.gt). ...................... 2
Flujograma 1............................................................................................................................................ 3
PROCEDIMIENTO 2 .................................................................................................................................. 4
Copia de seguridad a equipos de cmputo de sede central. .......................................................... 4
Flujograma 2: .......................................................................................................................................... 5
PROCEDIMIENTO 3 .................................................................................................................................. 6
Mantenimiento preventivo a equipo de cmputo en sede central. ................................................. 6
Flujograma 3: .......................................................................................................................................... 7
PROCEDIMIENTO 4 .................................................................................................................................. 8
Mantenimiento preventivo a equipo de cmputo y copia de seguridad en sedes regionales. ... 8
Flujograma 4: ........................................................................................................................................ 10
PROCEDIMIENTO 5 ................................................................................................................................ 11
Soporte Tcnico a personal de la DEMI en sede central y sedes regionales. ........................... 11
Flujograma 5: ........................................................................................................................................ 13
PROCEDIMIENTO 6 ................................................................................................................................ 14
Flujograma 6: ........................................................................................................................................ 15
ANEXOS ....................................................................................................................................................... 16
Hoja de control de mantenimiento ............................................................................................................. 16
Hoja de traslado de equipo ......................................................................................................................... 17
Hoja de entrega de equipo .......................................................................................................................... 18
SEDE CENTRAL
Objetivo del manual:
Brindar atencin a los requerimientos que sean necesarios para el buen funcionamiento del
equipo de cmputo y sistemas informticos.
Simbologa
Smbolo Descripcin de smbolo
Terminal: Indica el inicio y termino de procedimiento
Operacin: Representa la ejecucin de una actividad o accin
Decisin / alternativa: Indica un punto donde existen varios posibles

caminos a seguir
Almacenamiento: Indica que se almacenara informacin en medio
externo de equipo de computo
Direccin de flujo: Conecta los smbolos en el orden que deben
realizarse
1
SEDE CENTRAL
DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO 1
NOMBRE:
Modificaciones y alimentacin de informacin a portal de la DEMI (demi.gob.gt).
OBJETIVO:
Mantener actualizado el portal de la DEMI conjuntamente con la unidad de
comunicacin social.
FRECUENCIA:
Mensual.
NORMAS
La unidad de comunicacin social ser la encargada de aprobar el contenido y la forma
visual que tendr el portal, teniendo que enviar de forma mensual los archivos para ser
subidos a la seccin de libre acceso a la informacin.
Actividad Unidad Descripcin

1 Comunicacin Envo de solicitud: la unidad de comunicacin social enva la
social solicitud de los cambios en forma o de la publicacin de
informacin en el portal
2 Informtica Recepcin de informacin: la unidad de informtica recibe la
informacin y la procesa segn sea la solicitud
Si es de forma se continua con actividad 3
Si es de contenido se continua con actividad 6
3 Informtica Realizacin de propuestas: la unidad de informtica realiza
propuestas, realizando diseos los cuales sern trasladados
a la unidad de comunicacin social para su visto bueno
4 Comunicacin Recepcin de propuestas: la unidad de comunicacin social
social analiza las propuestas y enva su visto bueno,
Si se recibe el visto bueno se continua con actividad 5
Si no se recibe el visto bueno se continua con actividad 3
5 Informtica Realizacin de cambios en portal: la unidad de informtica
realiza los cambios de forma en el portal segn propuestas
aprobadas por comunicacin social
6 Informtica Publicacin de informacin: la unidad de informtica sube los
documentos o contenido al portal.
7 Comunicacin Notificacin: La unidad de informtica notifica a la unidad de
social comunicacin social sobre los cambios realizados.
2
SEDE CENTRAL
Flujograma 1
Unidad Comunicacin social Unidad de informtica
Inicio
Envi de Recepcin de
solicitud solicitud
Forma Realizar Contenido

cambios
de
Recepcin de Realizacin de Publicacin de

propuestas propuestas informacin
Visto No
Bueno
Si
Realizacin de
cambios en
portal
Notificacin
Fin
3
SEDE CENTRAL
PROCEDIMIENTO 2
NOMBRE:
Copia de seguridad a equipos de cmputo de sede central.
OBJETIVO:
Mantener resguardada la informacin en medios externos.
FRECUENCIA:
Bimensual
NORMAS
La unidad de informtica ser la encargada de realizar copias de seguridad en cada
uno de los equipos utilizados en sede central, almacenndolos en medios externos los
cuales a su vez resguardara para el uso el cual sea requerido.

1 Informtica Verificar archivo de control: la unidad de informtica revisa su
archivo interno de control de la ltima copia de seguridad
realizada al equipo.
2 Unidades Sede Notificacin: la unidad de informtica indica a responsable de
central equipo de computo sobre la realizacin de la copia de
seguridad para que deje equipo a disposicin para la
realizacin del mismo.
3 Informtica Realizar copia de seguridad: la unidad de informtica se
dirige a ubicacin de equipo y realiza copia de todos los
archivos del equipo en DVD.
4 Informtica Registrar: la unida de informtica resguarda la copia y hace
las anotaciones en el archivo de control
4
SEDE CENTRAL
Flujograma 2:
Unidad informtica Unidades sede central DEMI
Inicio
Verificar archivo Notificacin

de control
Realizar copia
seguridad
Almacenar
Registrar
Fin
5
SEDE CENTRAL
PROCEDIMIENTO 3
NOMBRE:
Mantenimiento preventivo a equipo de cmputo en sede central.
OBJETIVO:
Aumentar al mximo la disponibilidad y confiabilidad del equipo llevando a cabo un
mantenimiento planeado.
FRECUENCIA:
Cada 5 meses
NORMAS
La unidad de informtica ser la encargada de realizar el mantenimiento preventivo a
cada uno de los equipos en oficinas de sede central los cuales consistirn en limpieza
fsica de CPU interna y externa, limpieza externa de teclados, mouse, monitores, UPSs,
impresoras y otros que se requieran y que tengan vinculacin con equipo de computo.
Para su realizacin se deber realizar en un espacio fuera de la oficina para no ensuciar
el lugar de trabajo. As mismo se revisara que el funcionamiento de todo el software
instalado en los equipos de cmputo sea el ptimo.
Desarrollo de actividades
1 Informtica Verificacin: la unidad de informtica revisa en los archivos
de control sobre el ultimo mantenimiento realizado
2 Unidades Sede Entrega equipo: el encargado del equipo de computo deja a
central disposicin el mismo para realizar el mantenimiento
3 Informtica Revisin: la unidad de informtica revisa el equipo previo a
ser desconectado para poder determinar que el equipo no
tiene ninguna falla previa a darle el mantenimiento, si no
tiene falla se procede al siguiente paso, si tiene fallas se
notifica a la persona encargada del equipo
4 Unidades Sede Notificacin: la persona encargada del equipo es notificada
central sobre el problema y se toma como soporte tcnico (ver
procedimiento 6)
5 Informtica Limpieza: Se procede a limpiar cada uno de los dispositivos
6 Informtica Llenado: la unidad de informtica llena la hoja de control de
mantenimiento (ver anexo)
7 Unidades sede Recibe: encargado de equipo recibe equipo y firma hoja de
central control de mantenimiento
8 Informtica Registrar: la unidad de informtica registra en archivo de
control el mantenimiento realizado segn fecha en la que se
realizo
6
SEDE CENTRAL
Flujograma 3:
Inicio
Verificacin Entrega de
equipo
Revisin
Problema
Notificacin
Si
No
Limpieza
Llenado
Registrar Recibe
Fin
7
SEDE CENTRAL
PROCEDIMIENTO 4
NOMBRE:
Mantenimiento preventivo a equipo de cmputo y copia de seguridad en sedes
regionales.
OBJETIVO:
Aumentar al mximo la disponibilidad y confiabilidad del equipo llevando a cabo un
mantenimiento planeado, resguardando a la vez la informacin generada en cada una
de las sedes regionales.
FRECUENCIA:
Conforme a programacin.
NORMAS
La unidad de informtica ser la encargada de realizar el mantenimiento preventivo y de
realizar las copias de seguridad a cada uno de los equipos de computo en oficinas
regionales segn programacin de comisiones aprobada por direccin ejecutiva, la cual
podr modificarse al tener alguna prioridad en alguna regional o tener que realizar
alguna actividad que sea de urgencia en sede central, se dar aviso de dicho cambio
previo a realizarse la comisin. Se deber visitar por lo menos una vez al ao las once
regionales.
Previo a realizarse una comisin se deber pedir autorizacin a direccin ejecutiva para
poder realizar la misma.

1 Informtica Planificacin: la unidad de informtica pide autorizacin para
realizar comisin y planifica las fechas para la salida.
2 Informtica Traslado: personal de la unidad de informtica se traslada a
regional segn programacin
3 Unidades Sede Entrega equipo: el encargado del equipo de computo deja a
regionales disposicin el mismo para realizar el mantenimiento
4 Informtica Revisin: la unidad de informtica revisa el equipo previo a
ser desconectado para poder determinar que el equipo no
tiene ninguna falla previa a darle el mantenimiento, si no
tiene falla se procede a la actividad 6, si tiene fallas se
procede a la actividad 5
5 Unidades Sede Notificacin: la persona encargada del equipo es notificada
regional sobre el problema y se procede a la actividad 6, se trata el
problema al final de todas las actividades como soporte
tcnico (ver procedimiento 5)
8
SEDE CENTRAL
6 Informtica Limpieza: Se procede a limpiar cada uno de los dispositivos

7 Informtica Llenado: la unidad de informtica llena la hoja de control de
mantenimiento (ver anexo)
8 Unidades sede Recibe: encargado de equipo recibe equipo y firma hoja de
regional control de mantenimiento
9 Informtica Verificacin: personal de la unidad de informtica verifica si
hay mas equipos que atender en la sede regional
10 Informtica Retorno: se termina con todos los equipos a trabajar y se
retorna a sede central.
11 Informtica Registrar: la unidad de informtica registra en archivo de
control el mantenimiento realizado segn fecha en la que se
realizo comisin.
9
SEDE CENTRAL
Flujograma 4:
Inicio
Planificacin
Traslado Entrega de
equipo
Revisin
Problema
Notificacin
Si
No
Limpieza
Llenado
Verificacin Recibe
Si Ms
equipos
No
Retorno
Registrar
Fin
10
SEDE CENTRAL
PROCEDIMIENTO 5
NOMBRE:
Soporte Tcnico a personal de la DEMI en sede central y sedes regionales.
OBJETIVO:
Solucionar los problemas referentes a soporte tcnico del equipo de cmputo en
materia de hardware y software de las distintas unidades de la DEMI.
FRECUENCIA:
Eventual.
NORMAS
Las unidades de la DEMI debern solicitar la asesora relativa al soporte tcnico de
equipo de cmputo va telefnica o presencial al personal de la Unidad de Informtica.

1 Unidades central, Solicitud: Las diferentes unidades solicitan soporte tcnico
regionales referente a problemas en software o hardware
2 Informtica Atencin: la unidad de informtica atiende la solicitud de las
unidades y analiza la problemtica
3 Informtica Revisin: la unidad de informtica realiza pruebas va
telefnica, o en el caso de necesitar apoyo presencial realiza
las pruebas en el equipo y determina si es necesario el
traslado de equipo
Si es necesario el traslado se realiza la actividad 4
Si no es necesario el traslado se realiza la actividad 18
4 Informtica Llenado: Personal de la unidad de informtica llena hoja de
traslado de equipo. (ver anexo)
5 Unidades central, Notificacin: la persona encargada del equipo es notificada
regionales sobre el problema y se le indica que el equipo debe ser
trasladado a unidad de informtica y firma hoja de traslado
de soporte tcnico
6 Inventarios Notificacin II: firma hoja de traslado de soporte tcnico, y se
le entrega una copia del mismo
7 Unidades central, Entrega: la persona encargada del equipo entrega equipo a
regionales personal de la unidad de informtica y se le entrega una
copia de hoja de traslado de soporte tcnico.
8 Informtica Revisin II: personal de la unidad de informtica recibe el
equipo y procede a revisar y a tratar de solucionar el
problema.
Si se repara se continua con la actividad 13
11
SEDE CENTRAL
Si no se repara se continua con la actividad 9

9 Informtica Estado: personal de la unidad de informtica verifica el
estado de la garanta del equipo
Si posee garanta se procede a la actividad 10
Si no posee garanta se procede a la actividad
10 Informtica Revisin III: personal de informtica llama a la empresa
donde se ha adquirido el equipo y ellos determinan la forma
de solucionar la problemtica
Si es necesario sustituir el equipo se procede a la actividad
11
Si no es necesario sustituir el equipo se procede a la
actividad 19
11 Inventarios Recibe: Encargado de inventarios recibe el equipo que se
entrega en sustitucin con toda la papelera de soporte para
el cambio.
12 Inventarios Ingresa: Encargado de inventarios ingresa al inventario los
nuevos datos del equipo y entrega equipo a personal de la
unidad de informtica
13 Informtica Llenado II: personal de la unidad de informtica llena hoja de
entrega de equipo. (ver anexo)
14 Unidades sede Notificacin II: personal de la unidad de informtica indica a
central, regionales la persona encargada de equipo de lo resuelto con el equipo
y se firma hoja de entrega de equipo.
15 Inventarios Notificacin III: encargado de inventarios firma hoja de
entrega de equipo
16 Informtica Instalar: personal de la unidad de informtica instala equipo
en ubicacin original de equipo
17 Unidades sede Recibe II: persona encargada de equipo recibe y se le
central, regionales entrega copia de hoja de entrega de equipo
18 Unidades sede Indicacin: se le indica a la persona encargada de equipo de
central, regionales la problemtica del equipo y de cmo se soluciono el
problema
19 Informtica Reparacin: la empresa donde se ha adquirido el equipo
resuelve la problemtica e indica al personal de la unidad de
informtica los detalles de la reparacin.
12
SEDE CENTRAL
Flujograma 5:
Unidades DEMI central, Unidad de informtica Inventarios
regionales
Inicio
Solicitud Atencin
Revisin
No Trasladar
Notificacin Llenado Si
Notificacin II
Entrega Revisin II
Si
Se repara
No
Si
Estado Garanta Revisin III
No
Revisin III Sustitucin Si Recibe
No
Ingresa
Indicacin
Reparacin
Notificacin
Llenado II
instalacin
Notificacin III
III
Recibe II Instalar
Fin
13
SEDE CENTRAL
PROCEDIMIENTO 6
NOMBRE:
Creacin de cuentas de correo.
OBJETIVO:
Controlar las cuentas de correo institucionales para el envi y recepcin de informacin.
FRECUENCIA:
Eventual.
NORMAS
Las unidades de la DEMI debern hacer la solicitud de creacin de cuenta de correo a
la unidad de informtica la cual deber contener los detalles para los cuales se solicita
dicha cuenta de correo. As mismo la direccin ejecutiva ser la encargada de aprobar
la creacin de la cuenta de correo, debido a que lo que se maneja en dichas cuentas es
informacin institucional.

1 Unidades sede Solicitud: las diferentes unidades de sede central y
central, regionales regionales harn una solicitud a la unidad de informtica para
la creacin de una cuenta de correo detallando el porqu de
dicha solicitud
2 informtica Recibe: la unidad de informtica recibe la solicitud de las
unidades y la enva a direccin ejecutiva para aprobacin con
los detalles tcnicos.
3 Direccin ejecutiva Aprueba: Direccin ejecutiva analiza la solicitud
Si aprueba se continua con actividad 4
Si no se aprueba se continua con la actividad 6
4 Unidades Sede Creacin: la unidad de informtica recibe la aprobacin y
central crea la cuenta de correo y traslada los datos a la unidad
solicitante
5 Informtica Usuario: la unidad solicitante recibe el usuario y contrasea y
puede empezar a utilizar la cuenta de correo solicitada
6 Informtica Notificacin: la unidad de informtica recibe las
observaciones del porque no aplica la creacin de la cuenta
de correo y transmite la informacin a la unidad solicitante
7 Unidades sede Notificacin: la unidad solicitante es recibe notificacin de la
central, regionales no aprobacin de solicitud de cuenta de correo.
14
SEDE CENTRAL
Flujograma 6:
Unidad sede central, sedes Unidad de informtica Direccin ejecutiva

regionales
Inicio
Solicitud Recibe Aprueba
Notificacion II Notificacin
No Aprobacin
Si
Usuario Crea
Fin
15
SEDE CENTRAL
ANEXOS
Hoja de control de mantenimiento
Nmero
Correlativo
Hoja de control de mantenimiento
Unidad de Informtica
Fecha: Hora de recibido: Hora de entregado:
Nombre persona encargada de equipo
Regional Unidad
Equipo Numero de serie Observaciones
Firma encargado de realizar Firma encargada de quipo

mantenimiento:
Alvaro Ren Cumatz Sinay Doy Fe de que se me ha entregado el equipo completo sin ninguna
Encargado de informtica alteracin o cambio en sus componentes.
Original: Unidad de informtica

Copia: Encargada de equipo
16
SEDE CENTRAL
Hoja de traslado de equipo
Nmero
Correlativo
Hoja de traslado de equipo
Fecha entrega: Hora de recibido:
Regional Unidad
Equipo Numero de serie Problema
Firma personal de informtica Firma encargada de quipo Firma encargado de inventario

que recibe equipo:

Copia: Encargado de inventario
Copia: Encargada (o) de equipo
17
SEDE CENTRAL
Hoja de entrega de equipo
Nmero
Correlativo
Hoja de entrega de equipo
Fecha entrega: Hora de entrega:
Regional Unidad
Equipo Numero de serie Observaciones
Firma personal de informtica Firma encargada de quipo Firma encargado de inventario

que entrega equipo:

Copia: Encargado de inventario
Copia: Encargada (o) de equipo
18

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MANUAL DE

cual es de utilidad para la publicacin de informacin para la poblacin en general, la cual a su

se describe los mecanismos de coordinacin y comunicacin, las funciones y actividades

solicite a la unidad de informtica.

Objetivo del manual:

equipo de cmputo y sistemas informticos.

Smbolo Descripcin de smbolo

Terminal: Indica el inicio y termino de procedimiento

Operacin: Representa la ejecucin de una actividad o accin

Decisin / alternativa: Indica un punto donde existen varios posibles

Actividad Unidad Descripcin

Unidad Comunicacin social Unidad de informtica

Forma Realizar Contenido

Recepcin de Realizacin de Publicacin de

Actividad Unidad Descripcin

Verificar archivo Notificacin

Unidad informtica Unidades sede central DEMI

Actividad Unidad Descripcin

6 Informtica Limpieza: Se procede a limpiar cada uno de los dispositivos

Unidad informtica Unidades sede central DEMI

Actividad Unidad Descripcin

Si no se repara se continua con la actividad 9

Revisin III Sustitucin Si Recibe

Actividad Unidad Descripcin

Unidad sede central, sedes Unidad de informtica Direccin ejecutiva

Solicitud Recibe Aprueba

Nombre persona encargada de equipo

Equipo Numero de serie Observaciones

Firma encargado de realizar Firma encargada de quipo

Original: Unidad de informtica

Hoja de traslado de equipo

Nombre persona encargada de equipo

Equipo Numero de serie Problema

Firma personal de informtica Firma encargada de quipo Firma encargado de inventario

Original: Unidad de informtica

Hoja de entrega de equipo

Nombre persona encargada de equipo

Equipo Numero de serie Observaciones

Firma personal de informtica Firma encargada de quipo Firma encargado de inventario

Original: Unidad de informtica

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