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Manual Descripcion Puestos
Manual Descripcion Puestos
DGPOCAPF/DP/SDVP
Manual de Capacitacin
para la
Administracin Pblica Federal 2007
Taller
FORMACIN DE ESPECIALISTAS EN
DESCRIPCIN Y PERFIL DE PUESTOS
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TEMARIO
I. Introduccin
II. Norma para describir, perfilar y valuar puestos
III. Quines intervienen en el anlisis de puestos?
IV. Funciones del especialista o analista de puestos
V. Conceptos tcnicos
VI. Aplicacin y usos de la descripcin y perfil de puestos
VII. Mtodos de recoleccin de informacin para la descripcin y perfil
de puestos
VIII. Insumos para la descripcin y perfil de puestos
IX. Etapas para llevar a cabo la descripcin y perfil de puestos
X. Reglas para la descripcin y perfil de puestos
XI. Contenido del Formato utilizado para describir y perfilar puestos
XII. Bibliografa
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I. INTRODUCCIN
Qu buscamos? = RESULTADOS
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V. CONCEPTOS TCNICOS
Anlisis de puestos
Procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos: su
contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.
Puesto
La unidad registrada en el Catlogo, que integra la estructura organizacional de
las dependencias, e implica deberes especficos, delimita jerarquas,
competencias y seala el perfil mnimo que debe reunir la persona que lo
desempee.
Descripcin
Es el proceso que permite su ubicacin, identificacin y anlisis en el contexto
organizacional, y contiene la misin, objetivos, funciones y entorno operativo.
Perfil
Es el proceso que permite identificar las aptitudes, cualidades y capacidades
que, conforme a la descripcin del puesto, son fundamentales para la
ocupacin y desempeo del mismo.
recursos humanos
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prestaciones.
9. Como base para determinar las metas de evaluacin del desempeo del
servidor pblico.
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Ventajas.-
Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola
fuente (especialista o analista de puestos) y al hecho de que sta sea ajena
a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
No requiere que el ocupante del puesto deje de realizar sus labores.
Mtodo ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula bsica
del anlisis de puestos (qu hace, cmo lo hace y porqu lo hace).
Desventajas.-
Costo elevado porque el especialista o analista de puestos requiere
invertir bastante tiempo para que el mtodo sea completo.
La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del
puesto, no permite obtener datos importantes para el anlisis.
El ocupante puede modificar sus parmetros de conducta si se sabe
observado.
No se recomienda aplicarlo en puestos que no sean sencillos ni repetitivos.
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Ventajas.-
Los ocupantes del puesto y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario
conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visin ms
amplia de su contenido y de sus caractersticas, adems de que participan
varias instancias jerrquicas.
Es el que mas personas abarca, pues puede ser distribuido a todos los
ocupantes de puestos y devuelto con relativa rapidez, lo que no ocurre en
los dems mtodos.
Es ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las
actividades de los ejecutivos.
Es el mtodo ms econmico.
Desventajas.-
No se recomienda su aplicacin en puestos de bajo nivel, en los cuales el
ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
Exige que se planee y se elabore con cuidado.
Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las
respuestas escritas.
Mtodo de entrevista
Es un medio por el cual obtenemos informacin sobre algn tema determinado
realizando una serie de preguntas.
Consiste en acumular los elementos relacionados con el puesto que se
pretende describir, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante
o con su jefe directo. Puede realizarse con uno, ambos, juntos o por separado.
El especialista o analista de puestos visita personalmente al sujeto que puede
proporcionarle informacin relevante sobre algn puesto. La entrevista puede
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Ventajas.-
Los datos relativos a un puesto se obtienen de quienes lo conocen mejor.
Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.
Este mtodo permite profundizar en el anlisis dado que proporciona mayor
informacin y detalle en la misma.
Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto.
Desventajas.-
Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione
de modo negativo y lleve ms tiempo en realizar la descripcin y perfil del
puesto.
Pueden plasmarse opiniones en lugar de las funciones reales del puesto.
Si el especialista no se prepara bien para realizar la entrevista la
informacin obtenida no ser confiable.
Costo operativo elevado: requiere especialistas o analistas de puestos
expertos y la parlisis del trabajo del ocupante del puesto.
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Ventajas.-
Puede resultar muy preciso y veraz el describir lo que se hace.
Puede resultar objetivo si se basa en un formato diseado especficamente
para ello.
Desventajas.-
El ocupante tiene que dedicar un tiempo especfico para hacer las
anotaciones.
Si no se acota lo que tiene que anotar puede utilizar un lenguaje poco
preciso y redundante, as como sobrevaluar la informacin proporcionada.
Se requiere de informacin previa, para que las personas que ocupan un
puesto y validen la misma.
Mtodo Mixto
Son combinaciones de dos o ms mtodos para obtener el mayor provecho
posible. Las ms utilizadas son:
a) Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del puesto): el ocupante
responde el cuestionario y despus se le aplica una entrevista para
corroborar la informacin que plasm en el cuestionario.
b) Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el jefe inmediato
respectivamente)
c) Observacin directa y entrevista (con el ocupante y con el jefe inmediato)
d) Cuestionario y observacin directa (ambos con el ocupante del puesto y con
el jefe inmediato)
Ventajas.-
Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.
Este mtodo permite profundizar en el anlisis dado que proporciona mayor
informacin y detalle en la misma.
Desventajas.-
Si no se planea adecuadamente puede repercutir en tiempo y costo.
No se puede aplicar una misma combinacin a todos los niveles jerrquicos.
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REGLAMENTO INTERIOR
LEYES Y DECRETOS DE CREACIN
ESTATUTOS ORGANICOS
LEY ORGNICA DE LA APF
DEFINICION DE PROCESOS DE LA
INSTITUCIN FORMATO PARA DESCRIPCIN
RECOPILAR DE
INFORMACIN PUESTOS
MANUAL DE ORGANIZACIN
PLANEACIN ESTRATGICA
MISIN, VISIN Y OBJETIVOS
ESTRATEGICOS DE LA INSTITUCIN
ORGANIGRAMA ACTUALIZADO
ETAPA DE PLANEACIN
Es el perodo de oficina, en el cual se desarrollan algunas tareas como son:
a) Determinar los cargos que van a describirse e incluirse en el programa de anlisis
(caractersticas, naturaleza, tipologa, etc.).
b) Elaborar el organigrama de puestos identificando la posicin respectiva de stos
en el organigrama.
c) Elaborar el cronograma del trabajo, especificando dnde se iniciar el programa de
anlisis (escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores).
d) Elegir el mtodo de anlisis a aplicarse. La eleccin recaer en los mtodos que
presenten las mayores ventajas en funcin de los puestos que van a analizarse.
Obtencin de informacin para el anlisis de puestos.-
Antes de estudiar cada puesto, los especialistas o analistas estudian la
organizacin, sus objetivos, sus caractersticas, sus insumos (personal,
materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la
comunidad.
Estudian tambin los informes que generan varias fuentes como: la misma
empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales y de esta manera
cuentan con un panorama general sobre la organizacin y su desempeo.
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ETAPA DE PREPARACIN
En esta fase se organizan las personas, los esquemas y los materiales de
trabajo (puede ser simultnea a la etapa de planeacin. Algunas tareas a
desarrollar en esta etapa son:
a) Reclutar, seleccionar y entrenar a los especialista o analistas de puestos de
puestos que conformarn el equipo de trabajo.
b) Establecer el programa de difusin
c) Preparar del material de trabajo.
d) Disponer del ambiente
e) Recoleccin previa de datos (nombres de los puestos; elaborar una relacin
de los equipos, herramientas, materiales, formularios utilizados por los
ocupantes de los puestos).
ETAPA DE EJECUCIN
En esta fase se pone en operacin el programa de trabajo y las tareas de las
etapas anteriores. Algunas tareas a desarrollar en esta etapa son:
a) Aplicar el mtodo de anlisis elegido para recopilar la informacin de los
puestos (con el ocupante del puesto o con el jefe inmediato o supervisor
inmediato).
b) Analizar la informacin recopilada y elaborar la descripcin provisional
realizada por el especialista o analista de puestos.
c) Presentar una descripcin provisional al ocupante y jefe inmediato o
supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique.
d) Preparar la descripcin definitiva del anlisis del puesto.
e) Presentar la descripcin definitiva para la aprobacin ante el Comit.
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DESCRIPCIN
Es el proceso de ubicacin, identificacin y anlisis del puesto en el contexto
organizacional. Se integra por:
1. Misin
2. Objetivo
3. Funcin
4. El Entorno Operativo que incluye el tipo de relaciones que el puesto
mantiene con su entorno y las caractersticas de la Informacin a la que
tiene acceso, maneja o administra.
El nmero de datos que integran a un puesto, slo est limitado a la
funcionalidad del puesto y las circunstancias que le dan vigencia y estructura,
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2. OBJETIVOS
Son los resultados cuantificables y medibles a ser alcanzados por el
ocupante del puesto y contribuyen al logro de la misin del mismo.
Determinar las metas de evaluacin del desempeo de los servidores
pblicos que ocupan el puesto.
Para determinar la unidad de medida que verifique la efectividad de
la organizacin y sus trabajadores.
Presentar una situacin deseable y establecer un plan de trabajo
para alcanzarlo.
CLAROS
Debe estar definido de tal forma que no quede duda de qu se debe
lograr y quin es responsable.
MOTIVADORES
Deben plantear un reto para el ocupante del puesto.
MEDIBLES
Deben permitir su control y evaluacin en un horizonte de tiempo para
poder determinar con precisin y objetividad su cumplimiento.
COHERENTES
Debe estar alineado a la misin del mismo puesto, a la descripcin de su
jefe inmediato y a los objetivos de la institucin.
ATEMPORALES
Se desarrollan permanentemente.
REALISTAS
Deben ser factibles de lograrse.
VERBO ACTIVO + INDICADOR DEL DESEMPEO + SUJETO DE ACCIN
VERBO ACTIVO UNIDAD DE MEDIDA SUJETO DE ACCIN
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Relacionado a mejoras:
Operar, manipular, utilizar, aplicar,
manejar ...
Relacionado a mantener o integrar:
El Verbo Activo debe estar promover, presentar, integrar
orientado a resultados :
Relacionado a coordinar*: organizar,
disear, definir, etc.
Calidad
Cantidad
Costo
Tiempo
3. FUNCIONES
Son el conjunto de actividades y tareas realizadas por una persona para
alcanzar los objetivos y la misin del puesto.
Ejemplos.-
FUNCIN ACTIVIDADES O TAREAS
1. Documentar el tema.
2. Analizar.
Elaborar el material del curso
3. Integrar la informacin.
de liderazgo para los mandos
4. Capturar la informacin.
de la institucin.
5. Preparar carpetas de
capacitacin.
6. Integrar la informacin.
Elaborar los informes 7. Analizar los resultados del
estadsticos del curso de curso.
liderazgo para que sea 8. Preparar los resultados en
evaluado por el jefe del rea. Excel.
9. Presentar el documento.
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ENTORNO OPERATIVO
En el entorno operativo se refieren las relaciones que establece el puesto con
los dems, indicando el tipo de relacin de la que se trate:
Internas
Externas
Ambas
As como una breve (sinttica) explicacin de las mismas relaciones refiriendo
con quin? se llevan a cabo y para qu?
Adems, deben sealarse las caractersticas de la relacin seleccionada, en
cuanto a la naturaleza del impacto que la informacin que se maneja puede
tener en el entorno del puesto.
La informacin que se maneja no repercute en el interior del rea de
adscripcin ni en el exterior de la dependencia.
La informacin que se maneja repercute hacia el interior del rea de
adscripcin.
La informacin que se maneja repercute hacia el interior de la
dependencia.
La informacin que se maneja y su difusin puede tener efecto en la
opinin pblica.
La informacin que se maneja afecta a otras dependencias / rganos
desconcentrados / entidades paraestatal.
La informacin que se maneja afecta a ciudadanos en su sector.
Experiencia.-
Especifica las reas de experiencia y el tiempo en meses o aos mnimos
requeridos para el desarrollo del puesto.
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Condiciones de trabajo.-
Son las condiciones en las que se debern desarrollar las actividades del
puesto:
1. Horario
2. Disponibilidad para viajar y frecuencia de los viajes
3. Cambio de residencia
4. Periodos especiales de trabajo
5. Condiciones especiales de trabajo
6. Condiciones de estrs y riesgo
LIDERAZGO
ORIENTACIN A RESULTADOS
TRABAJO EN EQUIPO
NEGOCIACIN 2 Ingreso
1 Permanencia
Por conocimiento (tcnicas), la mismas que abarcan conocimientos tcnicos especficos y transversales 2 Tcnicas
IYP I P DP
CAPACIDADES TECNICAS
INTER INTRA
INGLS (IDIOMA)
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Las capacidades tcnicas son de uso exclusivo para la institucin que las crea.
Observaciones
Se refieren a consideraciones adicionales aportadas ya sea por el ocupante del
puesto o por el especialista, mismas que enriquecen o clarifican el contenido
del puesto tanto en su descripcin como en el perfil.
Algunos puntos que se pueden desarrollar en forma narrativa y complementan
informacin del puesto son:
1. Impacto.
2. Dimensiones e indicadores.
3. Principales problemas o retos a los que se enfrenta el titular del puesto.
4. Entorno o informacin general del puesto.
TRADICIONAL INTEGRAL
Describir Describir
perfilar o valuar perfilar o valuar
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XII. BIBLIOGRAFA
VNCULOS WEB
www.usp.funcionpublica.gob.mx
SISTEMAS APF
Catlogo de puestos
Formato de descripcin y perfil de puestos (Excel)
Gua de Servicios para operar los formatos (Word)
www.normateca.gob.mx
DISPOSICIONES POR EMISOR
Norma para la Descripcin, Perfil y Valuacin de los Puestos
DATOS DE CONTACTO
Conmutador 2000-3000
Lic. Jos Enrique Rodrguez Oceguera
Director de Puestos
Ext. 4310
jerodriguez@funcionpublica.gob.mx
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