Gestin administrativa
La gestin administrativa es vital para las agencia ha establecido un abarcador sistema de personal,
operaciones fundamentales del ICDF. Las operaciones
del ICDF se enfrentan a obstculos cuando existen
errores administrativos. Para fortalecer su interfase de
gerenciamiento y promover una organizacin ms
eficiente, la divisin de gestin administrativa no slo para la amplia variedad de entornos y necesidades
ha creado una estable plataforma administrativa, sino
que tambin trabaja en coordinacin regular con los
otros departamentos para asegurar que las diversas
actividades de cooperacin internacional del ICDF
caminen sin problemas. El Departamento de Gestin
Administrativa del ICDF trabaja para lograr la sinergia
e implementar las metas de una organizacin
profesional, sistemtica, transparente y responsable.
Las operaciones de gestin administrativa del
ICDF enfocan primordialmente en la administracin
de los recursos humanos y la administracin de los
asuntos generales y archivos:
Administracin de los recursos
humanos
Una economa basada en los conocimientos est
fundamentada en su capital intelectual y humano. En la
actual era de la globalizacin, el papel de los recursos
humanos es muy diferente de aquel que exista ante-
riormente. Si bien el capital fsico era un factor
clave en la era industrial, los recursos humanos son
considerados ahora como los activos ms importantes
de muchas organizaciones. Esto es especialmente el
caso de las organizaciones sin fines lucrativos como el
ICDF. Crear y fortalecer el valor de la organizacin
depende de la inteligencia de su personal. Como
resultado, la utilizacin y el desarrollo apropiados de
los recursos humanos es una de las reas ms
importantes en trminos de la gestin administrativa.
El foco de la administracin de recursos humanos
en el ICDF es elevar la calidad de su fuerza laboral. La
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ha fortalecido los programas de entrenamiento de
empleados y ha mejorado los mecanismos de opera-
ciones del personal. Al administrar a los empleados den-
tro y fuera del pas, el ICDF adopta medidas adecuadas
operacionales a que se enfrenta en el da de hoy.
Las operaciones del personal del ICDF enfocan en
la administracin de los empleados de la institucin, los
miembros de las misiones tcnicas y mdicas en
ultramar, y los jvenes que sirven en el Servicio de
Jvenes de Taiwan en Ultramar. A continuacin se
detallan algunos de los objetivos de la administracin de
los recursos humanos del ICDF:
Elevar la calidad de la fuerza laboral
Para ayudar a los empleados a enfocar en los reque-
rimientos operacionales, el ICDF ha empleado un
personal joven y dedicado desde su fundacin en 1996. Los
nuevos contratados generalmente poseen maestras y son
expertos en un rea especfica. Introducir nuevos talentos
al sistema ayuda al ICDF a mantener su competitividad.
Desde su fundacin, la edad promedio del
empleado del ICDF ha bajado de 43,1 aos a 40,9 aos.
Inicialmente, 71 por ciento del personal del ICDF
posean un ttulo universitario, 23 por ciento posean
maestras y 6 por ciento tenan doctorados. En 2003,
esto cambi al 47 por ciento, 48 por ciento y 5 por
ciento, respectivamente. Esto demuestra que la calidad
de la fuerza laboral del ICDF se ha elevado
significativamente, se ha vuelto ms joven y posee un
mayor grado de especializacin.
El ICDF tambin ha planificado e implementado
un sistema de pasaporte de aprendizaje para
el desarrollo de su personal, as como otros
entrenamientos especializados, en un esfuerzo para
mantener la competitividad operacional. En 2003, la
implementacin del esfuerzo de administracin de los
recursos humanos incluy los siguientes eventos:
Cuatro reservistas, contratados para llenar vacantes en
las misiones tcnicas en ultramar, completaron su entre-
namiento y fueron asignados a sus respectivos cargos.
Aunque varios cursos de entrenamiento fueron
cancelados en 2003 debido al brote de SARS, el ICDF
sigui entrenando a sus profesionales, con un total de
59 miembros del personal terminando sus cursos
durante el ao. Un empleado particip en el programa
de traslado temporal del ADB en Manila; 51 personal
tcnico asignado a las misiones tcnicas en ultramar
participaron en programas de entrenamiento a corto
plazo de vuelta en Taiwan; y tres participaron en
cursos para el grado de maestra en la Universidad
Nacional de Ciencia y Tecnologa de Pingtung.
El ICDF contina estimulando a los empleados a
participar en el entrenamiento interno de idioma
ingls. Adems, la agencia patrocin a 23 empleados
para que participen en cursos de ingls en institutos y
centros externos de entrenamiento de idiomas, y envi
a dos empleados a Guatemala para curso de espaol
intensivo y a otros seis a Senegal y Burkina Faso para
entrenamiento intensivo en lengua francesa.
Taiwan ha contribuido con recursos a proyectos de
desarrollo internacional por ms de 40 aos. Las
muchas personas que han servido en las misiones
tcnicas de Taiwan en ultramar representan una
abundante reserva de conocimientos y experiencias. El
ICDF estableci una Asociacin de ex-Miembros de las
Misiones en Ultramar para mantener el contacto con los
antiguos miembros de la misin del ICDF incluso
cuando dejen la agencia, para retener su experiencia, y
asegurar que las actuales y futuras actividades del ICDF
continen beneficindose de sus ricas experiencias.
Establecer un abarcador sistema de
administracin de personal
A la luz de los cambios en el entorno local y
global, un importante enfoque del trabajo en 2003 fue
examinar y hacer las enmiendas necesarias a las reglas
y procedimientos operacionales de las misiones
tcnicas y mdicas de Taiwan en ultramar. La meta fue
lograr que esas entidades sean ms flexibles en el
rpidamente cambiante mundo de hoy. Debido a que
tiene ms de 250 tcnicos estacionados en puestos de
ultramar, el ICDF tiene la responsabilidad de obedecer
una amplia gama de reglamentos que rigen sobre los
salarios, asistencia, evaluaciones del desempeo,
promociones, entrenamiento, cuidado familiar y otros.
Esas reglas tienen gran impacto sobre los empleados y
por ende, se requiere cuidado especial al redactar
reglamentos claros y apropiados. Adems, el ICDF ya
ha establecido descripciones de trabajo de todos los
diferentes tipos de oficios con el fin ayudar a definir las
calificaciones para reclutamiento, oportunidades de
promocin y actividades de entrenamiento. Se han
establecido procedimientos de trabajo estandarizados
que sirven de base para los controles internos a favor
de los empleados que trabajan en el ICDF en Taipei y
en sus misiones en ultramar.
Mejorar el mecanismo de operaciones
de personal
En 2003, el ICDF computariz su sistema de
administracin de personal para facilitar el proce-
samiento de los asuntos relacionados con el personal,
Por ejemplo, la administracin de la informacin del
personal para los empleados del ICDF se encuentra
ahora en lnea, con registros de asistencia, promo-
ciones, evaluaciones del desempeo y entrenamiento
educativo disponibles desde una base central de datos.
Los datos del archivo son actualizados cubriendo a
todos los tcnicos asignados en el exterior. En el futuro,
en coordinacin con la implementacin del sistema de
pasaporte de aprendizaje, el ICDF actualizar el exis-
tente sistema de entrenamiento educativo para alcanzar
sus abarcadoras metas de entrenamiento electrnico.
Administracin Organizacional 127
Expandir el Servicio de Jvenes de
Taiwan en Ultramar
El primer grupo de 31 miembros en servicio
retornaron a Taiwan en junio y julio de 2003. El
programa fue un xito, y los participantes fueron
elogiados por las misiones donde estaban estacionados
y por los locales con quienes trabajaron. Ocho
personas recibieron premios en reconocimiento por su
sobresaliente actuacin y el grupo entero fue honrado
en una recepcin celebrada en agosto. Este grupo ha
fijado un modelo positivo para ser emulado por
futuros grupos.
Segn una encuesta del ICDF, de los miembros
del primer grupo, 18 indicaron su deseo de retornar a
las misiones tcnicas en el exterior para posteriores
servicios si tuviesen la oportunidad. Trece de ellos
esperan retornar a sus misiones tcnicas en un futuro
cercano, mientras que el resto considerara trabajar en
las misiones tcnicas en el futuro, despus de obtener
experiencia de trabajo en Taiwan. En total, ms de 86
por ciento del primer grupo expresaron un deseo de
retornar a trabajar en las misiones tcnicas o mdicas
en ultramar. Los resultados extremadamente positivos
reflejan bien el futuro de los esfuerzos de cooperacin
y desarrollo internacional de Taiwan.
El segundo grupo de miembros en servicio,
totalizando 35 personas, se encuentra actualmente
sirviendo en varios pases. Sus perodos de servicio
terminarn en marzo y abril de 2004. El tercer grupo
fue seleccionado este ao, con un total de 194
personas solicitando participar40 por ciento ms
que el ao pasado. Se difunden noticias acerca del
programa y un creciente nmero de personas estn
interesndose en el trabajo del campo diplomtico.
41 varones fueron seleccionados para participar en el
tercer grupo al exterior. De ellos, siete son
especialistas en terapia o tecnologa mdica, 25 son
agrnomos y nueve sern asignados a trabajo
relacionado con computadoras. Despus de
completar el entrenamiento, esas 41 personas sern
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enviadas a sus respectivas misiones en ultramar a fines
de enero de 2004.
El programa del Servicio de Jvenes en Ultramar
ha resuelto la falta de expertos disponibles en las
misiones y ha impulsado los sentimientos de logro y
contribucin entre el personal del ICDF en ultramar.
Para los miembros del Servicio de Jvenes de Taiwan en
Ultramar, el trabajo en el extranjero expande sus
conocimientos profesionales, experiencias y perspecti-
vas mundiales. El Gobierno en Taiwan pone gran impor-
tancia al Servicio de Jvenes en Ultramar y tiene planes
de expandir su escala en el futuro. Se espera que los
hombres que participan en el programa compartan sus
experiencias con otros y promovern ms los conceptos
del voluntariado y la diplomacia popular.
Administracin de los asuntos
generales y archivos
La globalizacin y la tecnologa informtica estn
cambiando dramticamente los flujos a travs de las
fronteras de informacin, tecnologa y personas dentro
de una organizacin. En vista de esos desafos en los
sectores informtico y tecnolgico, el ICDF ha llevado
a cabo la computarizacin para impulsar la
administracin. El establecimiento de mecanismos de
control interno ha hecho posible incluir la
administracin de riesgos en el proceso de auditora.
Esto refuerza la funcin administrativa del ICDF y
tambin fortalece la eficiencia.
El trabajo de administracin de los asuntos
generales y archivos del ICDF cubre siete reas
principales. Ellas incluyen adquisicin, activos,
documentos, archivos, asuntos varios, gastos y
bibliotecologa. El ICDF tambin ha sido autorizado por
el MOFA para administrar los activos de las misiones
tcnicas en el exterior, as como adquirir materiales en
el pas para uso de esas misiones.
Los principales cambios en los mtodos
administrativos del ICDF en 2003 incluyen los
siguientes aspectos:
Adquisicin
Las actividades de adquisicin del ICDF se rea-
lizan de acuerdo con los reglamentos gubernamentales
del caso. Dado el rpido crecimiento en las operaciones
del ICDF, la agencia debe emitir un creciente nmero de
licitaciones pblicas cada ao. Concurrentemente con
esta tendencia, los casos de adquisicin se estn volvien-
do cada vez ms complicados y variados, requiriendo
dedicar una cantidad cada vez mayor de tiempo. El
nmero de licitaciones durante 2003 fue el doble de
aquel del ao anterior.
Las 39 misiones tcnicas en ultramar con
frecuencia se enfrentan a muy diferentes necesidades
materiales. En general, las misiones requieren alrededor
de 3.000 rubros estandarizados, incluyendo semillas,
fertilizantes, maquinara agrcola, repuestos, equipos
mdicos, instrumentos, reactivos qumicos y farmacuticos.
Las licitaciones difieren significativamente de los meros
contratos de compra locales debido a que el tiempo
proyectado de uso en los pases extranjeros, los perodos
de embarque, la vida til y las adecuadas temperaturas
de almacenamiento deben ser preparados a la medida
para satisfacer la situacin especial de cada puesto. Esto
aumenta significativamente la complejidad de las
adquisiciones y, en vista del gran volumen y las
dificultades de atencin, el ICDF contina refinando los
procedimientos para instituir el sistema de adquisiciones
ms apropiado para las necesidades de la institucin
alrededor del mundo.
Procesamiento de documentos
Se est instituyendo la computarizacin para el
manejo de todos los documentos, reduciendo el tiempo
de entrega de los mismos, ahorrando en gastos, elevando
la efectividad del trabajo y acortando el tiempo de
tramitacin. El 12 de junio de 2003, el ICDF inici la
transmisin electrnica de documentos para reemplazar
el uso tradicional del fax para transmitir los documentos
no confidenciales al ultramar. Las embajadas, consula-
dos, y misiones tcnicas y mdicas de Taiwan son los
destinos de la mayor parte de esta correspondencia.
Utilizando medios electrnicos reduce los gastos de
transmisin y permite que el contenido de los docu-
mentos enviados al exterior se mantenga al da. Desde
una perspectiva ms amplia, esto hace que la adminis-
tracin de documentos sea ms conveniente.
Administracin de la Caja
Enfocando en la cooperacin internacional
prctica, el ICDF se ocupa con frecuencia de
transacciones monetarias internacionales con los
aliados diplomticos y sus misiones tcnicas en
ultramar. El Departamento de Gestin Administrativa
del ICDF no slo maneja las operaciones de caja de
rutina, sino que tambin debe administrar
efectivamente los valores y activos similares que tiene
el ICDF. En 2003, el ICDF complet las revisiones a
las directrices que rigen sobre la administracin de la
Caja para reforzar su vigilancia en este campo. Ms
an, el ICDF ha emitido una licitacin para buscar
instituciones financieras interesadas en administrar los
valores en manos de la agencia.
Administracin de archivos
Los archivos con frecuencia documentan las
obras terminadas y constituyen una base de
conocimientos que debe ser transmitida a otros. Un sis-
tema de administracin de archivos es un instrumento
importante para el desarrollo de las actividades de
cooperacin internacional. Para fortalecer la adminis-
tracin de archivos y promover la utilizacin de los
mismos, el ICDF complet en 2003 las directrices que
rigen sobre la administracin de un dedicado cuarto de
archivo y de los procedimientos de archivo. Para facili-
tar la administracin y bsqueda de archivos, el cuarto
de archivo del ICDF ser gradualmente computarizado
y se har mayor uso de la adecuada tecnologa
informtica. Finalmente, una red de administracin de
archivos ser creada para expandir el alcance dentro de
los recursos de archivo que pueden ser utilizados.
Administracin Organizacional 129