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Buzn de Mensajera

(Envo/Archivo)

Buzn para Coordinar envi, radicacin y archivo de cada una de las


comunicaciones salientes de ACI PROYECTOS S.A.S, 3B PROYECTOS, CSH
Infraestructura y Consorcios.

25-6-2015
MANUAL BUZN MENSAJERA
ARCHIVO / ENVIO
PROCEDIMIENTO Versin 1
VIGENTE A PARTIR DE 27/07/2015
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BUZN DE MENSAJERA (ENVO/ARCHIVO)

Para ingresar al buzn de mensajera se puede hacer de dos formas:

La primera (1) opcin es dar clic en el botn BUZONES DE MENSAJERA ah se debe escoger el
buzn que se desea revisar as como muestra la imagen.

- En proyectos de debe Ingresar a la opcin Digitalizacin / Archivo

- Edificio central si tiene el rol de Archivar escoge la opcin de ARCHIVO y si tiene el rol
de envi de correspondencia y digitalizacin escoger la opcin ENVO Y
DIGITALIZACION, como muestra la imagen

La segunda (2) opcin para ingresar al buzn es dar clic en botn MIS TAREAS, luego dar clic
en INICIAR PROCESO y se escoge en buzn de mensajera a revisar as como lo muestra las
imgenes siguientes.

ELABORO: Johann David Conde V. REVISO: Ibeth E. Garca. APROB: Andrs Barreto Obregn
FECHA: 25/06/2015 FECHA: 30/06/2015 FECHA: 28/07/2015
FIRMA: FIRMA: FIRMA:

CARGO: Ing. Proyectos Especiales CARGO: Lder proyectos Especiales CARGO: Gerente General
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- En Proyectos se debe Ingresar a la opcin Digitalizacin / Archivo.


- Edificio central si tiene el rol de Archivar escoge la opcin de ARCHIVO y si tiene el rol
de envi de correspondencia y digitalizacin escoger la opcin ENVO Y
DIGITALIZACION, como muestra la imagen
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BANDEJA DE ENTRADA

Dando clic en BANDEJA DE ENTRADA se encontrarn todas las comunicaciones que se han
redactado de los diferentes Proyectos o reas y es necesario enviarlas a radicar. Estas lneas
tienen una serie de metadatos precargados en el momento de hacer la redaccin del
comunicado.

Para revisar las comunicaciones a enviar a radicar, haga clic en la lupa.


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Luego se ver la siguiente ficha de la comunicacin que se debe enviar a radicar.

- Informar los Datos Bsicos del comunicado Externo que se encuentran los siguientes
datos:
- No. Radicacin.
- Si contiene o no anexos.
- Estado del comunicado.
- Asunto
- Destinatario Principal y (Destinarios con copia), si aplica.
- Se tiene la opcin de anular l envi de comunicacin, si es necesario NO enviarla a
radicar, aqu deber explicar el motivo de la accin.
- Se tendr que diligenciar los Datos de Mensajera:
- Fecha y hora de Recepcin (En el momento que se le entrego la carta por
parte del redactor).
- Mensajero Asignado para la radicacin de ese comunicado (Escribir nombre
de Mensajero).

En el momento que estn completos los campos solicitados hacer clic en ENVIAR y la
comunicacin pasara a estado de correspondencia enviada, pestaa Corr. Enviada
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CORRESPONDENCIA ENVIADA

Dando clic en la pestaa CORR. ENVIADA se encontraran todas las comunicaciones que se
enviaron a radicar de los diferentes Proyectos o reas.

- Para revisar las comunicaciones que ya se enviaron a radicar y ya se cuenta con el


documento radicado, haga clic en la lupa.

En este formulario encontrara:

- Datos Bsicos del comunicado Externo que se encuentran los siguientes datos:
- No. Radicacin.
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- Si contiene o no anexos.
- Estado del comunicado.
- Asunto
- Destinatario
- Datos de mensajera, datos ingresados en el proceso de envi de la correspondencia.
- Se encuentran los datos que se tienen que ingresar:
- Fecha y hora de Radicacin esta informacin se llena de acuerdo a la
radicacin del documento.
- No. Radicacin (destinatario) se ingresa el nmero de radiacin, sello o
firma segn caso.
- Comunicado externo Enviado (Radicado) En la LUPA se tendrn que
integrar el documento principal radicado y si contiene copia se integran
tambin.

En el momento que se hallan llenado los campos solicitados hacer clic en ENVIAR y la
comunicacin pasara a estado de Archivo, pestaa Archivo
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INTEGRAR DOCUMENTO

Dar clic en la lupa

Dar clic en la opcin INTEGRAR SIMPLE solo si vamos a integrar un (1) documento si se
necesita integra ms de un documento se va a la pestaa INTEGRAR MULTIPLE como
muestra la siguiente imagen.

Luego damos clic en el botn agregar y nos enva a la ubicacin del Equipo de cmputo ah se
escoge el documento que vamos a integrar.
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Una vez seleccionado el documento se le da clic al botn abrir para comenzar a cargar el
documento.

Para terminar la carga del documento se le da clic en el botn aceptar seleccin y comenzara
a cargar todos los documentos seleccionados
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ARCHIVO

Dando clic en la pestaa ARCHIVO se encontraran todas las comunicaciones que ya se


radicaron, dando clic en la lupa encontrara:

- Los Datos Basicos del comunicado Externo.


- Datos de Mensajera.
- Nombre de AZ donde se tendra que dijitar el nombre de la AZ donde se determine que
queda la comunicacin.
- Ubicacin fisica se debe escoger para indicar a que rea pertenece el comunicado.
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- Observaciones (ubicacin) se escriben las observaciones al momento de ingresar la


ubicacin fisica y pulsar el boton Enviar para finalizar el proceso