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Febrero 2013

Manual de Operacin del SARE

Datos del Documento

Cdigo del documento: M-SARE-01


Tipo de documento: Manual
Responsable del documento:
Versin: 02
Revisado por:
Aprobado por: Titular de la COFEMER.

HISTORIAL DE CAMBIOS:

Versin Fecha Descripcin del cambio


02 18-02-2013 Versin Logo institucional 2013

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Manual de Operacin del SARE

NDICE:

I. Introduccin ..................................................................................................................................... 5

II. Objetivo del Manual de Operacin ................................................................................................. 5

III. Alcance del Manual....................................................................................................................... 5

IV. Marco Jurdico .............................................................................................................................. 6

V. Sistema de Gestin de la Operacin ............................................................................................... 7

V.1 Generalidades ............................................................................................................................... 7

V.2 Responsabilidad de la Direccin .................................................................................................. 8

V.2.1 Poltica de Operacin del SARE ............................................................................................... 8

V.2.2 Planificacin del Sistema de Operacin .................................................................................... 8

V.2.2.1 Objetivos del Sistema de Operacin....................................................................................... 8

V.2.3 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin ......................................................................... 10

V.3 Gestin de los Recursos ............................................................................................................. 10

V.3.1 Infraestructura ......................................................................................................................... 10

V.4 Prestacin del Servicio ............................................................................................................... 11

V.4.1 Planificacin de la Prestacin del Servicio ............................................................................. 11

V.4.2 Procesos Relacionados con el Solicitante................................................................................ 17

V.4.2.1 Comunicacin con el Solicitante. ......................................................................................... 17

V.4.3 Prestacin del Servicio ............................................................................................................ 18

V.4.3.1 Control de la Prestacin del Servicio ................................................................................... 18

V.4.3.2 Identificacin y Trazabilidad................................................................................................ 18

V.4.3.3 Documentos e Informacin del Solicitante .......................................................................... 18

V.5 Medicin, Anlisis y Mejora ...................................................................................................... 18

V.5.1 Control del Servicio No Conforme ......................................................................................... 18

V.5.2 Mejora ..................................................................................................................................... 18

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Manual de Operacin del SARE

V.5.2.1 Accin Correctiva................................................................................................................. 18

ANEXO 1. Requisitos para Apertura de Empresa de Bajo Riesgo ............................................... 19

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Manual de Operacin del SARE

I. Introduccin

Este documento tiene como propsito el proporcionar una gua detallada para llevar a cabo la
operacin cotidiana del Sistema de Apertura Rpida de Empresas (SARE), adems de apoyar para
alcanzar un nivel de desempeo eficiente y con ello, lograr la permanencia del mismo. El presente
Manual de Operacin describe las actividades que se realizan en el SARE del Municipio de
_____________, _______, las cuales se apegan totalmente a la normatividad federal, estatal y
municipal vigente.

Para cumplir con lo anterior, la COFEMER ha establecido polticas de operacin y procedimientos


especficos que orientan de manera eficaz el funcionamiento del Mdulo SARE, permitiendo de
esta manera que las micro, pequeas y medianas empresas (MIPYME) de bajo riesgo puedan recibir
su licencia de apertura de empresas en un tiempo mximo de 72 horas, realizando todos los trmites
en un mismo lugar de forma gil, transparente y honesta.

II. Objetivo del Manual de Operacin

El objetivo del presente manual es el de proveer una gua y procedimientos especficos de operacin
del SARE que permita el efectivo y gil otorgamiento de licencias para la apertura de micro,
pequeas y/o medianas empresas de bajo riesgo en un tiempo mximo de 72 horas, sustentado en el
marco regulatorio vigente.

III. Alcance del Manual

El alcance del presente manual contempla las actividades comprendidas desde la recepcin de una
solicitud de informacin para la apertura de una empresa de bajo riesgo hasta su resolucin
correspondiente.

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Manual de Operacin del SARE

IV. Marco Jurdico

a) Leyes

Artculo 115 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.


Constitucin Poltica del Estado de ___________.
Ley ___ de Ordenamiento Territorial y Desarrollo Urbano para el Estado de_____.
Ley de Ingresos del Municipio de ___________.
Ley _____ de Hacienda Municipal.
Ley ____ de Proteccin Civil para el Estado de __________.

b) Reglamentos

Reglamento General de Construccin y sus Normas Tcnicas para el Municipio de


___________, _________.
Reglamento Interior del H. Ayuntamiento de _____________________.

c) Convenios

d) Programas

e) Acuerdos

Nota. El marco jurdico estar sujeto a las particularidades de cada Municipio.

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V. Sistema de Gestin de la Operacin

V.1 Generalidades

Para cumplir con el objetivo de este manual es indispensable que sea conocido y usado
permanentemente por todos los funcionarios que colaboran en el SARE, a la vez que demanda el
establecimiento de un marco de actuacin que permita:

a) Asegurar la vigencia y actualizacin permanente de este documento, lo cual requiere:


1. Que los siguientes documentos estn identificados: Manual de Operacin, Catlogo
de giros de Bajo Riesgo, Formato nico de Apertura (FUA) y Acuerdo de Cabildo.
2. Que los documentos anteriores estn disponibles en su lugar de uso.
3. Que los documentos sean legibles y se encuentren en buenas condiciones.

b) Generar evidencia de que el sistema opera de manera efectiva. Para tal propsito, los
registros son establecidos y se mantienen para proporcionar evidencia de la conformidad
con los requisitos, as como de la operacin eficaz del sistema. Los registros permanecen
legibles, fcilmente identificables y apropiadamente almacenados.

Los registros que deben existir en copia son, al menos:

1. Expedientes de los solicitantes, los cuales contienen:


1.1. Solicitud de apertura.
1.2. Identificacin oficial del solicitante (para personas fsicas).
1.3. Documento que acredita la legal existencia (para personas morales).
1.4. Contrato de arrendamiento o documento que demuestre la legal posesin del
inmueble.
1.5. Dictamen de uso de suelo.
2. Lista de verificacin de entrega de documentos.
3. Licencias para la apertura de empresas SARE otorgada (en su caso).
4. Respuesta de resolucin negativa (en su caso).

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V.2 Responsabilidad de la Direccin

V.2.1 Poltica de Operacin del SARE

Existe el compromiso de cumplir con las expectativas de los solicitantes en cuanto al tiempo
mximo para tramitar una solicitud de apertura de empresa de bajo riesgo en 72 horas y de reducir
al mnimo posible los desplazamientos fsicos del solicitante para realizar dicho trmite.

Este compromiso:

a) Es conocido.
b) Es entendido por todas las personas que colaboran en el Mdulo del SARE.

V.2.2 Planificacin del Sistema de Operacin

V.2.2.1 Objetivos del Sistema de Operacin

Los objetivos de operacin del Mdulo SARE son medibles y coherentes con los compromisos
adquiridos previos a su apertura.

Congruentes con los anteriores compromisos y con los propsitos para los cuales el SARE fue
creado, los objetivos de operacin del mismo, en el Municipio de __________________ son:

1. Cumplir con una duracin real del trmite de expedicin de licencia para la apertura de
empresas de bajo riesgo en un perodo mximo de 72 hrs.
2. Lograr que los trmites municipales requeridos para obtener una licencia para la
apertura de empresas de bajo riesgo se realicen en el mismo lugar.
3. Lograr que la respuesta a la solicitud de apertura de empresas de bajo riesgo se otorgue
en un mximo de 2 visitas del solicitante. Estas son: 1) Entrega de documentos y 2)
Obtencin de respuesta.

El SARE cuenta con indicadores para evaluar los procesos con el fin de demostrar su capacidad
para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcanzan los resultados planificados se
llevan a cabo las correcciones segn sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del
servicio.

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Manual de Operacin del SARE

La forma de evaluar el cumplimiento de los objetivos anteriores es:

Indicador de desempeo
Resultado
Objetivo Beneficiario Caractersticas Meta /
esperado ndice
de calidad rango
Otorgamiento Solicitante Eficacia Porcentaje de 80%
expedito de la solicitudes que fueron
licencia para la tramitadas en un
apertura de tiempo mximo de 72
1 empresas de horas.
bajo riesgo. Ver nota 1
Agilidad Tiempo promedio de <= 72 hrs.
respuestas a las
solicitudes de
licencias para la
apertura de empresas
(hrs).
Ver nota 1.
Nota 1: El tiempo de otorgamiento incluye desde el momento en que el solicitante llega al
Mdulo por primera vez con la documentacin completa, hasta el instante en el que la
respuesta del trmite est disponible para el solicitante.
Fuente de medicin: Expedientes de los solicitantes
Responsable de la medicin: Encargado del Mdulo SARE
Reportar medicin a COFEMER: Mensualmente

Otorgamiento Solicitante Conveniencia Nmero promedio de


conveniente de dependencias
la atencin del visitadas por el
2 trmite de solicitante para 1 oficina
licencia para la obtener la licencia de
apertura de apertura de empresas.
empresas de Ver nota 2
bajo riesgo.
Nota 2: Corresponde al nmero total de oficinas visitadas por el solicitante desde que inicia el
trmite de su licencia de apertura, hasta su recepcin.
Fuente de medicin: Expedientes de los solicitantes
Responsable de la medicin: Encargado del Mdulo SARE
Reportar medicin a COFEMER: Mensualmente
Otorgamiento Solicitante Conveniencia Nmero de visitas 2 visitas (La
conveniente de promedio del primera
3 la atencin del solicitante para entrega de
trmite de realizar trmite. documentos
licencia para la Ver nota 3 y la segunda
apertura de obtencin de
empresas de respuesta)
bajo riesgo.
Nota 3: El valor promedio de visitas realizadas por el solicitante al Mdulo SARE por los
solicitantes para obtener su licencia de apertura se calcula a partir de que el solicitante
entrega su documentacin completa
Fuente de medicin: Expedientes de los solicitantes
Responsable de la medicin: Encargado del Mdulo SARE
Reportar medicin a COFEMER: Mensualmente

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Manual de Operacin del SARE

Adicionalmente a los objetivos anteriores, el SARE monitorea su nivel de operacin,


cuantificando el nmero de solicitudes para la apertura de empresas atendidas mensualmente.

Indicador de desempeo
Resultado
Objetivo Beneficiario Caractersticas Meta/rang
esperado ndice
de calidad o
Funcionamient Ciudadana Eficacia Nmero de
o eficaz del solicitudes para la >=10
Mdulo apertura de
SARE. empresas de giro
4 SARE atendidas.
Ver nota 4
Nota 4: Se deben contabilizar una a una las solicitudes para la apertura atendidas entre
el da primero del mes y el da ltimo.
Fuente de medicin: Registros de solicitudes para la apertura atendidas (en
expedientes de cada empresa)
Responsable de la medicin: Encargado del Mdulo SARE
Reportar medicin a COFEMER: Mensualmente

V.2.3 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin

Las responsabilidades y autoridades del personal que colabora en el SARE estn definidas y son
conocidas por todos. Dichas responsabilidades y autoridades se describen en el procedimiento de
operacin del Mdulo SARE (ver el apartado V.4.1 de este manual). En relacin con este punto se
describe la responsabilidad y autoridad mediante el organigrama autorizado, as como las facultades
legales previstas en el marco jurdico vigente.

V.3 Gestin de los Recursos

V.3.1 Infraestructura
La Administracin Municipal provee la infraestructura indispensable para cumplir con los objetivos
del SARE. Asimismo, los empleados del mdulo cuentan con los recursos necesarios para la
realizacin eficaz de sus funciones. La infraestructura incluye, al menos, un local dedicado cuando
la situacin lo amerita o compartido con otras dependencias municipales, en condiciones ptimas de
funcionamiento, mobiliario de oficina bsico, equipo de cmputo y servicio de comunicacin, as
como papelera requerida para su operacin eficaz.

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V.4 Prestacin del Servicio

El presente apartado muestra cmo el SARE cumple con el compromiso de tramitar el otorgamiento
de licencias para la apertura de empresas en un plazo no mayor de 72 horas, en un solo lugar y con
un mximo de dos visitas al mdulo.

Tal como se describe en el alcance del sistema de operacin del SARE, el proceso inicia con la
solicitud entregada por el ciudadano al funcionario del Mdulo SARE, y finaliza con el
otorgamiento de la correspondiente licencia para la apertura de empresas (en su caso). A travs de
este proceso se miden y se controlan las actividades necesarias con el fin de cumplir con los
objetivos establecidos, evaluados mediante los indicadores de desempeo indicados en el apartado
V.2.2.1 del presente manual.

V.4.1 Planificacin de la Prestacin del Servicio

El SARE planifica y desarrolla los procesos necesarios para brindar el servicio. Para ello, el
mismo:

a) Identifica los procesos necesarios para cumplir con los requerimientos del solicitante, de
COFEMER y los legales que le aplican, tales como: la recepcin de solicitud de apertura y
documentos anexos, procesos relacionados con dicho trmite y su respectiva resolucin.

b) Determina la secuencia e interaccin de estos procesos.

A continuacin se muestran los procesos identificados y su interaccin:

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SISTEMA DE OPERACIN DE UN SARE

RESPONSABILIDAD
GESTIN DE LOS
DE LA DIRECCIN MEDICIN ANLISIS Y MEJORA
RECURSOS

Responsabilidad, Oportunidad Informacin


autoridad y
comunicacin y mejora
Informe
Establecimiento PNC
de objetivos del Identificacin
Infraestructura setvicio no
SARE Correccin
conforme
Establecimiento
de compromisos Medicin de los
del SARE procesos
Servicio no
conforme
Compromisos
Y objetivos
n
Re ci Satisfaccin
cu r ma
r so nf o
s I

SOLICITANTE SOLICITANTE
PRESTACIN DEL SERVICIO

Proporcionar informacin
Requerimiento de informacin relativa a:trmites y Informacin sobre trmite
procedimiento de apertura

Solicitud completa y Verificar documentacin


Papelera requerida recibida

Recibir y capturar la solicitud


de licencia en el sistema
informtico

Evaluar la factibilidad de
otorgar licencias municipales

Entregar licencia para


apertura de empresas o Entrega de licencia
comunicar causa de negativa

Informar sobre actividades de


seguimiento posterior

Control de la Control de los registros


documentacin del SARE del SARE

Nota: Los pagos de derechos para la obtencin de la licencia para apertura de empresa se
adecuarn conforme a las particularidades de cada municipio.

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Manual de Operacin del SARE

A continuacin se describe cada etapa y se hace referencia al documento que aplica:

Seguimiento y medicin
Objetivo de Actividad de
Procedimiento o
Etapa del operacin / verificacin, Criterio de Registros que
documento que
proceso requisito del validacin o aceptacin aplican
aplica
servicio inspeccin
requerida
Asegurar la
Proporcionar entrega de Diagrama de Nmero total
informacin informacin proceso: de visitas del
relativa a clara y Informacin al solicitante para 1 visita Solicitud de
trmites y precisa sobre solicitante sobre
conocer el apertura
procedimiento el proceso y el proceso SARE
de apertura los trmites a proceso de
cubrir trmite.

Verificar Asegurar que Diagrama de Verificacin Cumplimient Lista de


documentacin los requisitos proceso: de o al 100% verificacin de
recibida solicitados Recepcin de entrega de
estn documentos documentaci
documentos
completos n completa
Recibir y Expediente del
capturar solicitante
solicitud de
licencia

Evaluar Asegurar una Diagrama de Verificacin Plazo Registro de


factibilidad de respuesta en proceso: de plazo de mximo de licencias
otorgar un trmino Dictamen y apertura 72 horas otorgadas
licencias mximo de resolucin de (incluye
municipales 72 horas solicitud de
solicitante,
apertura de
empresas. fecha de
entrega, vo.bo.
Diagrama de de recibido,
Entregar proceso: Entrega plazo de
licencia o de licencia de apertura)
comunicar apertura
causa de
negativa

Informar al Asegurar que Documento Informacin Acuse de


solicitante se brinde informativo que entregada recibo de
sobre informacin describe las junto con documento
actividades de sobre actividades de cada licencia informativo
seguimiento actividades de seguimiento
expedida
posterior seguimiento posteriores
posteriores. (Ejemplo:
Esta debe ser inspecciones
clara y pendientes a
precisa realizarse)

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Manual de Operacin del SARE

A continuacin se presentan los diagramas de proceso con los que el SARE da cumplimiento al plan
de operacin sealado en la tabla anterior.

Informacin al solicitante sobre el proceso SARE

Actividad Descripcin Responsable Registro / Documento

Inicio

El ciudadano se presenta en el
Ciudadano acude a
mdulo SARE para solicitar
mdulo SARE para
informacin de trmites
solicitar informacin
requeridos

Para proceder, el giro debe de


Se informa proceso estar en el catlogo SARE, y Responsable de
para Apertura debe cumplir con todos y cada Mdulo SARE
uno de los requisitos sealados

Si el giro es SARE y se tiene un


Se informa de los
local previamente construido, se Documento Requisitos
tiempos de respuesta
informa al ciudadano que el Responsable de para apertura
del trmite SARE,
tiempo de trmite es de un Mdulo SARE (Anexo 1)
requisitos y entrega
mximo de 72 horas, se le
FUA
entrega el formato FUA y un
listado de los requisitos a
cumplir
Fin

NOTA 1: En caso de que no sea giro SARE el proceso termina con una orientacin al ciudadano para que realice el
trmite bajo el esquema normal.

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Manual de Operacin del SARE

Recepcin de documentos
Registro /
Actividad Descripcin Responsable
Documento

Inicio

Se reciben documentos y El ciudadano acude al mdulo


Responsable
se valida que la para entregar documentacin, la Checklist Formato
de Mdulo
informacin este cual es recibida por el de requisitos
SARE
completa y correcta responsable, el cual la valida

Si la documentacin es correcta y
Responsable
Se anota giro y nmero si es giro SARE de acuerdo al Catalgo
de Mdulo
en FUA catlogo SARE, se anotan los SARE
SARE
datos

Si se acredita la propiedad o
Se genera y otorga Responsable
posesin, se cuenta con local
contrarecibo de de Mdulo Contrarecibo
previamente construido, se
recepcin de documentos SARE
procede a entregar contrarrecibo

Hoja de
Ingresa expediente, segumiento,
genera folio y actualiza la Responsable
Se organiza la documentacin expediente y
informacin en la hoja de de Mdulo
del expediente FUA
seguimiento y en el FUA SARE

Entrega de expediente a
Responsable
responsable de
Se entrega expediente de Mdulo
Planeacin y Control
SARE
Urbano

Fin

NOTA 1: En caso de que no sea correcta la informacin se aclara al ciudadano la inconsistencia o documentos faltantes.
NOTA 2: Si no es giro SARE se orienta al ciudadano para que realice el trmite bajo el proceso normal y aqu finaliza el
proceso con el mdulo SARE.
NOTA 3: De no contar con propiedad o posesin, se orienta al ciudadano sobre las acciones a tomar, previo a presentar
nuevamente su solicitud.
NOTA 4: De no contar con local previamente construido, se notifica y orienta al ciudadano que deber realizar el trmite
bajo el proceso normal y aqu finaliza con el mdulo SARE.

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Manual de Operacin del SARE

Dictamen y resolucin de solicitud para la apertura de empresas

Actividad Descripcin Responsable Registro / Documento

Inicio
El responsable realiza la
revisin de expediente y
Revisa expediente y Responsable de
verifica que se cumplan los
actualiza en hoja de Dictamen y Hoja de seguimiento
requisitos. Posteriormente
seguimiento Resolucin
actualiza la hoja de
seguimiento

Si en la matriz de
Elabora, imprime y firma Responsable de
compatibilidad result ser Matriz de
la licencia de apertura de Dictamen y
giro compatible se genera y compatibilidad
empresas Resolucin
firma la licencia de apertura

Fin

NOTA 1: Si el giro no es compatible se genera oficio de rechazo, informando al ciudadano los motivos. Se actualiza,
adems, hoja de seguimiento y se regresa el expediente completo a mdulo SARE.

Documento controlado 16
Manual de Operacin del SARE

Entrega de licencia de apertura

Actividad Descripcin Responsable Registro / Documento

Inicio

Se recibe expediente
completo, actualiza en Responsable Expediente
El responsable actualiza informacin de
hoja de seguimiento y de mdulo completo,
seguimiento cuando lo recibe de
se espera visita del SARE Hoja de seguimiento
Planeacin y Control Urbano
solicitante

Responsable
Se informa resultado Cuando acude el ciudadano al mdulo
de mdulo
al ciudadano SARE, se le presenta el resultado
SARE

Se entrega Se elabora e imprime carta de los


Responsable Carta compromiso
manifestacin de compromisos que adquiere el solicitante
de mdulo Copia de la Licencia
apertura y carta ante Proteccin Civil para que la firme.
SARE de apertura
compromiso se acompaa de Licencia de apertura

Envia relacin a Una vez que recibe la carta Responsable


proteccin civil y compromiso firmada, se hace el envo Carta compromiso
de mdulo Expediente
archiva expediente a Proteccin Civil. SARE

Fin

NOTA 1: Si el resultado no es favorable para el ciudadano, se entrega oficio de rechazo y se actualiza hoja de
seguimiento. Con esto termina el proceso.

V.4.2 Procesos Relacionados con el Solicitante.

V.4.2.1 Comunicacin con el Solicitante.

El SARE proporciona documentos impresos que contienen informacin para el ciudadano con el fin
de:

a) Dar a conocer los requisitos para realizar el trmite para la apertura de empresas.
b) Avisar el tiempo de respuesta a la solicitud de apertura de empresas.
c) Informar las medidas de seguridad requeridas por Proteccin Civil.

Documento controlado 17
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V.4.3 Prestacin del Servicio

V.4.3.1 Control de la Prestacin del Servicio

El SARE planifica y lleva a cabo la prestacin del servicio bajo condiciones controladas, las cuales
incluyen:

a) El uso de documentos estandarizados para:


1. Presentar la solicitud de licencia para la apertura, sta se presenta en el Formato nico
de Apertura (FUA) No. ____.
2. Otorgar la licencia de apertura. El formato de este documento corresponde al
previamente autorizado por el municipio.

b) La disponibilidad y uso de este manual de operacin y documentos relacionados.

V.4.3.2 Identificacin y Trazabilidad

El SARE identifica a travs de un nmero de folio las solicitudes as como las actividades
necesarias a realizarse como parte del trmite de apertura de empresas.

V.4.3.3 Documentos e Informacin del Solicitante

La informacin y documentacin proporcionada por el solicitante como parte del proceso del
trmite para la apertura, tales como: copia de contrato de arrendamiento, copia de identificacin
oficial, son mantenidos y salvaguardados de manera apropiada por el SARE para evitar su dao o
extravo.

V.5 Medicin, Anlisis y Mejora

V.5.1 Control del Servicio No Conforme

El servicio que no cumple con los requisitos del solicitante o de COFEMER se identifica con el fin
de tomar acciones para corregir las no conformidades.

V.5.2 Mejora

V.5.2.1 Accin Correctiva

En el SARE se toman acciones apropiadas para corregir los problemas que se presentan.

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Manual de Operacin del SARE

ANEXO 1. Requisitos para Apertura de Empresa de Bajo Riesgo

REQUISITOS:

1) Formato nico de Apertura (FUA) debidamente llenado.


2) Copia de documento que acredite legtimamente la propiedad o posesin del inmueble.
3) Local previamente construido.
4) Copia de Identificacin oficial del solicitante.

En caso de tratarse de una persona moral, adems de los requisitos anteriormente mencionados:

6) Copia de alta ante Hacienda o bien Forma R1.


7) Copia del Acta Constitutiva u otro documento que acredite la legal constitucin de la
empresa.
8) Copia de la identificacin oficial del representante legal.

NOTA: Todos y cada uno de los requisitos sealados como copias debern acompaarse de su
original para su respectivo cotejo.

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