ANEXO 2 Cdigo Tipo

PENSIONADO Descripcin del Tipo de PENSIONADO

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO NICO DE AFILIACIN Y
REGISTRO DE NOVEDADES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
La informacin que se registre en este formulario es muy importante para el SGSSS, por
favor, para su diligenciamiento, utilice tinta de color negro, escriba en letra de imprenta,
sin tachones ni enmendaduras, y siga las instrucciones de este documento.
ENCABEZADO
Logo de la EPS: Espacio destinado a la EPS
Nmero de radicacin: nmero que la EPS asigna en forma consecutiva a cada trmite
que realizan los cotizantes, cabezas de familia, beneficiarios u otros autorizados.
Fecha de radicacin: Este dato corresponde a la fecha en que la EPS recibe fsicamente
el formulario de afiliacin o de reporte de novedades, registrado generalmente con un
fechador mecnico o elctrico.
Quien realiza el trmite debe verificar que la fecha registrada corresponda efectivamente
a la fecha en que ste se realiza ante la EPS.
CAPTULO I. DATOS DEL TRMITE.
Estos datos se refieren a la descripcin de la operacin, trmite o transaccin que se
realiza mediante la suscripcin del FORMULARIO UNICO DE AFILIACIN Y REPORTE DE
NOVEDADES, por tanto, son obligatorios para el cotizante, cabeza de familia, beneficiario,
empleador, entidad o institucin autorizada, cuando se registre una afiliacin o se reporte
alguna novedad.
1. Tipo de trmite.
A. Afiliacin.
Aplica cuando se ingresa por primera vez al Sistema General de Seguridad Social en
Salud-SGSSS, en condicin de cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado
adicional.
B. Reporte de novedades.
Aplica cuando se reporta algn cambio en los datos de identificacin, datos
complementarios o en la condicin de la afiliacin del cotizante, cabeza de familia,
beneficiarios o afiliado adicional, segn el/los tipo(s) de novedades relacionadas en el
campo 40.
2. Tipo de afiliacin.
A. Individual.
La opcin de afiliacin individual aplica cuando el cotizante o el cabeza de familia realizan
directamente la afiliacin y el reporte de novedades, y no a travs de otras personas,
entidades o instituciones.
Se debe colocar una X en la opcin que corresponda: cotizante, cabeza de familia o
beneficiario.
B. Colectiva.
La opcin aplica cuando un trabajador independiente o un miembro de una comunidad o
congregacin religiosa realiza afiliacin, reporte de novedades y pago de aportes al
SGSSS a travs de asociaciones, agremiaciones o congregaciones religiosas autorizadas
para realizar afiliaciones colectivas.
C. Institucional.
La opcin Institucional aplica cuando la persona que se va a afiliar se encuentra a cargo
de una institucin de proteccin y la institucin es responsable de hacer el trmite.
D. De oficio.
La opcin de oficio aplica cuando la afiliacin es realizada por la Unidad Administrativa
Especial de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social -
UGPP, el empleador o la entidad administradora de pensiones cuando el afiliado no ha
hecho la seleccin, la entidad territorial cuando la persona cumpla los requisitos para
pertenecer al rgimen subsidiado y se rehse a ello, y los prestadores de servicios de
salud en el caso el recin nacido de padres no afiliados. Tambin aplica cuando la
afiliacin de los beneficiarios es realizada por las Comisaras de Familia, los defensores
de familia, las Personeras Municipales.
3. Rgimen:
Marque con una X, segn si la afiliacin o el reporte de la novedad se realiza en el
Rgimen Contributivo o en el Rgimen Subsidiado.
1 Pensionado por Sobrevivencia o Sustitucin.
2 Pensionado por Vejez.
3 Pensionado por Riesgos Profesionales.
4 Pensionado Pensin Compartida.
5 Pensionado por Jubilacin.
A. Afiliacin.
Si la afiliacin es individual o colectiva, se debe:
- Diligenciar los espacios de los captulos II y III, correspondientes a los datos bsicos de
identificacin y complementarios del cotizante o del cabeza de familia.
- Diligenciar los datos del captulo IV si el cotizante o cabeza de familia tiene
beneficiarios, en el mismo trmite de afiliacin.
- Diligenciar los datos del captulo V, relativos al empleador si el afiliado es dependiente,
y si es un trabajador independiente vinculado a una entidad autorizada para realizar
afiliaciones colectivas, registrar los datos de la asociacin, agremiacin o congregacin
religiosa.
- Marcar con una X, en el captulo VII, las declaraciones y autorizaciones que
correspondan.
- Diligenciar en el captulo VIII Firmas, los campos 54 y/o 55 segn el caso.
- Marcar con una X, en el captulo IX, los documentos de identidad de las personas que se
afilian y los anexos que acreditan la condicin de sus beneficiarios, segn corresponda.
Si la afiliacin es institucional o de oficio, la institucin o entidad debe:
- Diligenciar los espacios de los captulos II y III con los datos de la persona que se va a
afiliar, en condicin de cotizante o cabeza de familia. Los nios de padres no afiliados
que afilia la IPS lo hacen en condicin de cabeza de familia hasta tanto sus padres
realicen la afiliacin.
- Diligenciar los datos del captulo IV si tiene informacin de los beneficiarios de la
persona que se va a afiliar, o si la persona que se va a afiliar tiene la calidad de
beneficiario de un cotizante en el caso de la afiliacin de oficio en los trminos del
artculo 35 del Decreto 2353 de 2015.
- Diligenciar los datos del captulo V relativos a la entidad responsable de la afiliacin
institucional o de oficio. En el caso de Entidades Territoriales estas debern registrar
los datos del captulo X.
- Marcar con una X en el captulo VII las declaraciones y autorizaciones que
correspondan. En el caso de las afiliaciones de oficio solo podrn marcar los numerales
51, 52 y 53.
- Diligenciar el captulo VIII Firmas, firmando en el campo 55 Empleador, Aportante o
Entidad responsable para la afiliacin colectiva, institucional o de oficio
- Marcar con una X, en el captulo IX, el documento de identidad de la(s) persona(s) que
se va(n) a afiliar y los anexos que correspondan.
- Diligenciar los datos del captulo X cuando la Entidad Territorial es la que realiza la
afiliacin.
CAPTULO II. DATOS BSICOS DE IDENTIFICACIN (del cotizante o del cabeza de familia)
Los datos bsicos de identificacin son aquellos que permiten la plena identificacin del
cotizante o cabeza de familia y deben coincidir con los del documento expedido por la
entidad competente. Estos son:
6. Apellidos y nombres:
Estos datos deben ser registrados en las casillas correspondientes, en forma idntica a
como aparecen en el documento de identidad.
- Primer apellido
- Segundo apellido
- Primer nombre
- Segundo nombre
7. Tipo de documento de identidad:
Debe colocar en el espacio el cdigo que corresponde al documento con el cual se va a
identificar, segn la siguiente tabla:
CDIGO DESCRIPCIN DEL TIPO DE DOCUMENTO

4. Tipo de afiliado: Certificado de Nacido vivo, es el documento expedido por la Institucin

Prestadora de Servicios (IPS) donde naci el neonato. Solo tiene validez
CN para realizar la afiliacin y mximo hasta el tercer mes de vida. Debe ser
Marque con una X la opcin correspondiente a la condicin de quien realiza la afiliacin o
reporta la novedad: reemplazado por el registro civil.

Cotizante: Aplica cuando la persona que le afilia o reporta la novedad est obligada a Registro Civil de Nacimiento, es el documento expedido por una notaria
cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud-SGSSS en el Rgimen RC pblica con el que se identifican los menores de 7 aos. Debe ser
Contributivo. reemplazado por la tarjeta de identidad.
Cabeza de familia: Aplica cuando la persona que se afilia o que reporta la novedad se Tarjeta de Identidad, es el documento expedido por la Registradura
registra o se ha registrado como cabeza de su ncleo familiar en el Rgimen Subsidiado. TI Nacional del Estaco Civil con el que se identifican los menores de edad
entre 7 y 17 aos. Debe ser reemplazada por la cdula de Ciudadana.
Beneficiario: Es la persona que integra el ncleo familiar y rene las condiciones para
ser inscrito como beneficiario de un cotizante en el Rgimen Contributivo o de un cabeza Cdula de Ciudadana, es el documento expedido por la Registradura
de familia en el Rgimen Subsidiado. CC Nacional del Estado Civil con el que se identifican las personas al cumplir
18 aos de edad.
5. Tipo de cotizante:
Cdula de Extranjera, es el documento de identificacin expedido por
Cdigo: Este espacio corresponde al cdigo de cotizante segn la siguiente tabla: Migracin Colombia, que se otorga a los extranjeros titulares de una visa
CE superior a 3 meses y a sus beneficiarios, con base en el Registro de
Cdigo Tipo Extranjeros. La vigencia de la Cdula de Extranjera ser por un trmino de
de Cotizante Descripcin del Tipo de Cotizante cinco (5) aos.
1 Dependiente. Pasaporte, es el documento que acredita la identidad de un extranjero que
2 Servicio Domstico. PA cuenta con una visa para trabajar en Colombia y no se encuentra obligado a
tramitar una cdula de extranjera, y de los extranjeros menores de 7 aos.
3 Independiente.
Carn Diplomtico, es el documento que identifica a extranjeros que
4 Madre Sustituta. cumplen funciones en las embajadas, legaciones, consulados y
CD
12 Aprendices del Sena en etapa lectiva. delegaciones en representacin de gobiernos extranjeros.
16 Independiente agremiado o asociado. Salvoconducto de Permanencia, es un documento de carcter temporal
18 Funcionarios pblicos sin tope mximo en el IBC. expedido por la Unidad Administrativa Especial de Migracin Colombia a los
SC extranjeros que deban permanecer en el pas mientras resuelven su
19 Aprendices del Sena en etapa productiva. situacin de refugiados o asilados. Tiene una validez de tres meses y debe
20 Estudiantes (Rgimen especial- Ley 789 de 2002). ser renovado o sustituido por la cdula de extranjera.
21 Estudiantes de postgrado en salud (Decreto nmero 2376 de 2010).
8. Nmero del documento de identidad:
22 Profesor de establecimiento particular.
31 Cooperados o Pre cooperativas de Trabajo Asociado. Es el nmero con el cual se identifica como persona nica y debe registrarlo exactamente
como figura en el documento de identidad.
Cotizante miembro de la carrera diplomtica o consular de un pas
32 extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la Si se trata del registro civil escriba el nmero NUIP que aparece en la parte superior
legislacin colombiana. izquierda del documento, no el indicativo serial. Verifique que lo ha registrado completo.
33 Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional.
9. Sexo:
Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado
35
con pliza de salud. Marque con una X, la opcin: femenino o masculino, como aparece en su documento de
Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado identidad.
36
con pliza de salud beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional.
10. Fecha de nacimiento:
42 Cotizante pago solo salud.
Trabajador dependiente de entidad beneficiaria del Sistema General Registre la fecha de nacimiento como figura en el documento de identidad: da, mes y ao.
47
de Participaciones Aportes Patronales.
11. Etnia:
52 Beneficiario del Mecanismo de Proteccin al Cesante.
53 Afiliado Participe. En este espacio debe registrar el cdigo correspondiente a la etnia, en caso de
Afiliado Participe - Dependiente. pertenecer a alguna ed ellas, tal como aparece en la tabla:
55
 CDIGO ETNIA 24. Apellidos y nombres:
Estos datos deben ser registrados en forma idntica como figuran en el documento de
01 Indgena. identidad.
02 Rrom (gitano).
- Primer apellido
03 Raizal (San Andrs y Providencia). - Segundo apellido
04 Palenquero (San Basilio de Palenque). - Primer nombre
Negro(a), afrocolombiano(a). - Segundo nombre
05
25. Tipo de documento de identidad:
12. Discapacidad: Coloque en el espacio el cdigo que corresponde al documento con el cual se va a
identificar, segn la tabla de tipos de documentos de identidad que se encuentra en el
Este espacio debe diligenciarse solo en el caso de que el cotizante o cabeza de familia tenga numeral 7 del captulo II.
una discapacidad reconocida y calificada mdicamente.
26. Nmero del documento de identidad
Tipo de discapacidad: Registre el nmero exactamente como figura en el documento de identidad. Verifique que
Marque con una X la opcin: F: Fsica N: Neuro-sensorial M: Mental lo ha registrado completo.

Condicin de discapacidad: Si se trata del registro civil escriba el nmero NUIP que figura en la parte superior
izquierda del documento, no el indicativo serial.
Marque con una X la opcin: T: Temporal P: Permanente
27. Sexo.
13. Puntaje SISBN: Marque con una X, la opcin: femenino o masculino, como aparece en su documento de
Este dato solo para el Rgimen Subsidiado. Debe registrar el puntaje obtenido en la identidad.
encuesta SISBN.
28. Fecha de nacimiento.
14. Grupo de poblacin especial: Registre la fecha de nacimiento como aparece en el documento de identidad: da, mes y ao.
Este dato aplicasolo para el Rgimen Subsidiado. Si el cabeza de familia pertenece a un
grupo de poblacin especial debe colocar en el espacio el cdigo correspondiente segn Datos complementarios
la siguiente tabla:
29. Parentesco.
02 Poblacin infantil abandonada a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. En este espacio debe colocar el cdigo que corresponde al tipo de parentesco con el cotizante
06 Menores desvinculados del conflicto armado, a cargo del ICBF. o cabeza de familia y que lo identifica como beneficiario o afiliado adicional, como aparece en
la siguiente tabla:
08 Poblacin desmovilizada.
09 Vctimas del conflicto armado. CDIGO PARENTESCO DESCRIPCIN DEL TIPO DE DOCUMENTO
10 Poblacin infantil vulnerable bajo proteccin en instituciones diferentes al ICBF. Con relacin formalizada mediante el vnculo
CY Cnyuge.
matrimonial
11 Personas incluidas en el programa de proteccin a testigos.
16 Adultos mayores en centros de proteccin. Hijos menores de
HI veinticinco (25) Que dependan econmicamente del cotizante.
17 Comunidad indgena. aos de edad.
18 Poblacin Rrom.
Los hijos de Si tienen incapacidad permanente y dependen
Poblacin privada de la libertad, que no est a cargo del Fondo Nacional de Salud HD cualquier edad. econmicamente del cotizante.
22
de las Personas Privadas de la Libertad.
Los hijos del cnyuge Si son menores de 25 aos y dependen
Personas que dejen de ser madres comunitarias y sean beneficiarias del subsidio o compaera o econmicamente del cotizante, o de cualquier
23
de la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional. compaero edad si presentan incapacidad permanente y
Personas incluidas en el Registro nico de Damnificados por la deportacin, HC permanente del dependen econmicamente del cotizante.
24
expulsin, repatriacin o retorno desde el territorio Venezolano. afiliado, incluyendo
los de las parejas del
mismo sexo.
Si la afiliacin es individual o de oficio seleccione uno de los siguientes cdigos: 08, 09,
11, 17, 18, 23, 24. HB Los hijos de los Son los nietos del cotizante cuyo padre o
beneficiarios. madre es beneficiario del cotizante.
Si la afiliacin es institucional seleccione uno de los siguientes cdigos: 02, 06, 10, 16, 22. Los menores de Que dependadn econmicamente del cotizante
veinticinco (25) aos o y se encuentren hasta el tercer grado de
15. Administradora de Riesgos Laborales - ARL:
Este dato aplica slo para la afiliacin en el Rgimen Contributivo de los trabajadores MD de cualquier edad, consanguinidad, como consecuencia del
con incapacidad fallecimiento de los padres, la prdida de la
dependientes. Registre el nombre de la Entidad Administradora de Riesgos Laborales permanente. patria potestad o la ausencia de stos.
donde se encuentra afiliado.
Padres del cotizante. Que no estn pensionados y dependan
16. Administradora de Pensiones: econmicamente del cotizante, cuando este no
Este dato aplica solo para la afiliacin en el Rgimen Contributivo. Registre el nombre de PD inscribe como beneficiarios al cnyuge o
la Entidad Administradora de Pensiones donde se encuentra afiliado. compaera(o) permanente o a los hijos.
Menores de dieciocho Entregados en custodia legal al cotizante o
17. Ingreso Base de Cotizacin - IBC: MC (18) aos en custodia. cabeza de familia, por autoridad competente.
Este dato aplica solo para la afiliacin en el Rgimen Contributivo. Registre el valor del
salario o del ingreso mensual sobre el cual va a pagar los aportes al SGSSS. Persona de cualquier Persona de cualquier edad que depende
AA edad como afiliada econmiamente del cotizante y se encuentra
18. Residencia: adicional. en el 4 grado de consanguinidad o 2 de
afinidad, respecto de este.
Diligencie los datos del lugar donde reside el cotizante o cabeza de familia completos.
30. Etnia:
- Direccin de su residencia Registre el cdigo que aparece en la tabla del numeral 11 de este instructivo,
- Telfono (fijo o celular, o ambos) correspondiente a la etnia en caso de pertenecer a alguna de ellas.
- Correo electrnico
- Ciudad/Municipio o distrito 31. Discapacidad:
- Localidad/comuna si existen en su ciudad, municipio o distrito Este espacio debe diligenciarse solo en el caso de que el beneficiario tenga una
- Zona: urbana o rural donde se ubica su residencia discapacidad reconocida y calificada mdicamente.
- Departamento
Tipo de discapacidad:
En el caso de Bogot, D.G., debe escribir en el campo departamento: Bogot, D.G. Marque con una X la opcin: F: Fsica N: Neuro-sensorial M: Mental
CAPTULO IV. DATOS DE IDENTIFICACIN DE LOS MIEMBROS DEL NCLEO FAMILIAR Condicin de discapacidad:
Marque con una X: T: Temporal P: Permanente.
Datos bsicos de identificacin del cnyuge o compaero (a) permanente cotizante
32. Datos de residencia:
Estos datos deben ser registrados solo cuando el cnyuge o compaero(a) permanente Estos datos aplican slo para el Rgimen Contributivo cuando los beneficiarios y afiliados
tambin cotiza al SGSSS. Si ste no cotiza debe registrarse en los espacios de "Datos de adicionales residan en un municipio diferente al del cotizante.
identificacin de los miembros del ncleo familiar" en el captulo IV en la fila de primer
beneficiario (B1). - Municipio/Distrito
- Zona: urbana, rural
Si al momento de la afiliacin del cotizante el cnyuge o compaero(a) permanente est - Departamento
afiliado y cotiza, solo debe diligenciar sus datos bsicos de identificacin de estos - Telfono (fijo y/o celular)
espacios.
33. Valor de la UPC del afiliado adicional:
19. Apellidos y nombres: Este dato debe ser diligenciado por la EPS para lo cual debe colocar el valor mensual del
aporte (en nmeros) correspondiente a cada afiliado adicional que se haya registrado.
Estos datos deben ser registrados en forma idntica como figuran en el documento de
identidad. Seleccin de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud - IPS primaria
- Primer apellido 34. Nombre de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud-IPS:
- Segundo apellido Registre el nombre de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud primaria que ha
- Primer nombre sido seleccionada por el cotizante o cabeza de familia, dentro del listado de la Red de
- Segundo nombre Prestadores que le presente la EPS, as:
20. Tipo de documento de identidad: - En la fila identificada con la letra C, la IPS seleccionada en el municipio de residencia
Registre el cdigo que corresponde al documento con el cual se va a identificar, segn la del cotizante y los beneficiarios que convivan con l en el rgimen contributivo, o del
tabla de tipos de documentos de identidad que se encuentra en el numeral 7 del captulo cabeza de familia y sus beneficiarios en el rgimen subsidiado.
II de este instructivo. - En la(s) fila(s) identificada(s) con la letra B, slo para el rgimen contributivo, en la
casilla vaca, registre el nmero del beneficiario del cotizante o afiliado adicional que
21. Nmero del documento de identidad: resida en un municipio distinto al del cotizante y el nombre de la IPS en ese municipio.
Registre el nmero exactamente como aparece en el documento de identidad. Verifique
que lo ha registrado completo. La EPS debe registrar el cdigo de la IPS primaria seleccionada por el afiliado.
Si se trata del registro civil escriba el nmero NUIP que aparece en la parte superior CAPTULO V. DATOS DE IDENTIFICACIN DEL EMPLEADOR Y OTROS APORTANTES O DE
izquierda del documento, no el indicativo serial. Verifique que lo ha registrado completo. LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE LA AFILIACIN COLECTIVA, INSTITUCIONAL O DE
OFICIO
22. Sexo:
Marque con una X, la opcin: femenino o masculino, como aparece en su documento de Estos datos aplican a:
identidad.
- El Empleador cuando el afiliado que hace el trmite es un trabajador dependiente y la
23. Fecha de nacimiento: afiliacin o el reporte de la novedad lo exige.
Registre la fecha de nacimiento como aparece en el documento de identidad: dia, mes y ao. - Las entidades autorizadas para realizar la afiliacin colectiva de trabajadores
independientes o miembros de comunidades o congregaciones religiosas, entidades
Datos bsicos de identificacin de los beneficiarios y de los afiliados adicionales administradoras o pagadoras de pensiones, Cooperativas y precooperativas de trabajo
asociado, Cajas de Compensacin Familiar cuando se trate de cotizantes que no tienen
En las filas identificadas con los cdigos B1, B2, B3, B4 y B5 registre los datos de cada la calidad de dependientes y la afiliacin o el reporte de la novedad lo exige.
uno de los beneficiarios o afiliados adicionales que vaya a incluir en el trmite.
- Las Instituciones o entidades responsables de hacer la afiliacin y reportar las
novedades de las personas que se encuentran bajo su proteccin, o los empleadores,
entidades e instituciones que tienen la competencia para realizar la afiliacin o el
reporte de novedades.
35. Nombre o Razn Social:
Escriba el nombre o razn social del empleador, otro tipo de aportante, pagador de pensiones
o de las entidades responsables de la afiliacin colectiva, institucional o de oficio.
36. Tipo de documento de identificacin:
Escriba el tipo de documento con el cual se identifica como empleador, otro tipo de aportante,
pagador de pensiones o como entidad responsable de la afiliacin colectiva, institucional o de
oficio, as:
- NIT (nmero de identificacin tributaria), cuando se trate de personas jurdicas,
pblicas o privadas.
- CC (cdula de ciudadana), TI (tarjeta de identidad), PA (pasaporte), CE (cdula de
extranjera), CD (carn diplomtico) cuando se trate de personas naturales.
37. Nmero del documento de identificacin:
Escriba el nmero del documento de identificacin.
38. Tipo de aportante o Pagador de Pensiones:
Este dato debe ser diligenciado por la EPS para lo cual debe registrar el cdigo del tipo de
aportante o pagador de pensiones que corresponda segn la tabla de aportantes establecida
para la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes-PILA.
39. Ubicacin:
- Direccin
- Telfono (fijo o celular)
- Correo electrnico
- Municipio/Distrito
- Departamento
En el caso de Bogot, D.C., debe escribir como departamento Bogot, D.C.
B. REPORTE DE NOVEDADES
El reporte de novedades no puede realizarse simultneamente con la afiliacin. La novedad
es la modificacin de los datos reportados en la afiliacin o de la condicin de la afiliacin.
El reporte de novedades solo puede ser realizado por los cotizantes y cabezas de familia. Los
beneficiarios nicamente pueden reportar las novedades que expresamente se autorizan en
este instructivo.
Las EPS no pueden reportar a la base de datos de afiliados vigente novedades que no hayan
sido reportadas por los cotizantes, cabeza de familia o beneficiarios mediante la suscripcin
del Formulario nico de Afiliacin y Reporte de Novedades.
40. Tipos de novedad:
Marque con una X la casilla que corresponda al tipo de novedad que va a reportar, segn la
siguiente tabla:
NMERO NOMBRE
1 Modificacin de datos bsicos de identificacin.
2 Correccin de datos bsicos de identificacin.
3 Actualizacin del documento de identidad.
4 Actualizacin y correccin de datos complementarios.
5 Terminacin de la inscripcin en la EPS.
6 Reinscripcin en la EPS.
7 Inclusin de beneficiarios o de afiliados adicionales.
8 Exclusin de beneficiarios o de afiliados adicionales.
9 Inicio de relacin laboral o adquisicin de condiciones para cotizar.
10 Terminacin de relacin laboral o prdida de las condiciones para
seguir cotizando.
11 Vinculacin a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
12 Desvinculacin de una entidad autorizada para realizar afiliaciones
colectivas.
13 Movilidad.
14 Traslado.
15 Reporte de fallecimiento.
16 Reporte del trmite de proteccin al cesante.
17 Reporte de la calidad de pre-pensionado.
18 Reporte de la calida de pensionado.
DESCRIPCIN Y DILIGENCIAMIENTO DE LAS NOVEDADES
Novedad 1: Modificacin de datos bsicos de identificacin
Esta novedad se reporta cuando el cotizante, el cabeza de familia o la institucin
autorizada, modifica uno o varios de los datos bsicos de identificacin del cotizante,
cabeza de familia, beneficiarios o afiliados adicionales, para lo cual debe presentar el
documento de identidad, en el que consten tales modificaciones. Para reportar esta
novedad el cotizante o cabeza de familia debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 1, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar en el capitulo II los datos bsicos de identificacin como figuran en el
documento de identidad antes de la modificacin, si la novedad aplica al cotizante o al
cabeza de familia.
- Registrar los datos del cotizante o del cabeza de familia en el captulo II y los datos del
beneficiario o del afiliado adicional, de los numerales 24, 25, 26, 27 y 28 del captulo IV,
como estn en el documento de identidad actual, es decir antes de la modificacin, si la
novedad corresponde a un beneficiario o afiliado adicional.
- Registrar en los espacios del numeral 41 del captulo VI, los datos de identificacin del
cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional respecto del cual se est
reportando la novedad, despus de la modificacin.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas.
- Seleccionar en el numeral 56 del captulo IX el tipo de documento de identidad donde
consten las modificaciones realizadas y anexe copia.
Novedad 2: Correccin de datos bsicos de identificacin
Esta novedad se reporta cuando los datos bsicos de identificacin del cotizante, el
cabeza de familia, el beneficiario o el afiliado adicional quedaron mal registrados en la
base de datos de afiliados vigente y no coinciden con los del documento de identidad, para
lo cual se deber presentar el documento de identidad. Para reportar esta novedad el
cotizante o el cabeza de familia debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 2, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar en el captulo II los datos bsicos de identificacin como figuran en la base
de datos de afiliados vigente, es decir, los datos errados si la novedad aplica al cotizante
o al cabeza de familia.
- Registrar los datos del cotizante o de cabeza de familia en el captulo II y los datos de los
numerales 24, 25, 26, 27 y 28 del captulo IV como figuran en la base de datos de
afiliados vigente, es decir, los datos errados y que van a ser corregidos sI la novedad
corresponde a un beneficiario.
- Registrar en los espacios del numeral 41 del captulo VI, los datos bsicos de
identificacin del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional respecto
del cual se est reportando la novedad, tal como debe ser corregidos.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas.
- Seleccionar en el numeral 56 del captulo IX el tipo de documento de identidad que
corresponda, con los datos correctos y anexe copia.
Novedad 3: Actualizacin del documento de identidad
Esta novedad se reporta cuando el cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado
adicional actualiza el documento de identidad por el que corresponda a su edad, es decir,
el RC por la TI, o la TI por la CC, o en el caso de los extranjeros por prdida de vigencia de
los documentos de identificacin, segn las normas de migracin. Para reportar esta
novedad el cotizante o el cabeza de familia debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 3, numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar en el captulo 11 los datos bsicos de identificacin del documento que se
encuentra en la base de datos de afiliados vigente si la novedad aplica al cotizante o al
cabeza de familia.
- Registrar los datos del cotizante o de cabeza de familia en el captulo 11 y los datos del
beneficiario de los numerales 24, 25, 26, 27 y 28 del captulo IV del documento que se
encuentra en la base de datos de afiliados vigente.
- Registrar, en los espacios del numeral 41 del captulo VI, los datos de identificacin del
cotizante, cabeza de familia o beneficiario o afiliado adicional del cual se est
reportando la novedad del nuevo documento.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas.
- Seleccionar en el numeral 56 del captulo IX el tipo de documento de identidad que se
actualiza y anexe copia.
Novedad 4: Actualizacin y correccin de datos complementarios
Esta novedad se reporta cuando los datos complementarios del cotizante, cabeza de
familia, beneficiario o afiliado adicional se actualizan o modifican. Para reportar esta
novedad el cotizante o el cabeza de familia debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 4, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Registrar los datos bsicos de identificacin del captulo II del cotizante o del cabeza de
familia.
- Registrar los datos complementarios del captulo III, en los numerales a actualizar o
corregir si la novedad corresponde al cotizante o cabeza de familia.
- Registrar en los numerales 24 al 32 del captulo IV, los datos bsicos de identificacin y
complementarios del beneficiario o afiliado adicional si la novedad corresponde a los
beneficiarios o afiliados adicionales.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas.
Novedad 5: Terminacin de la inscripcin en la EPS
Esta novedad solo aplica para el Rgimen Contributivo y se reporta cuando el cotizante
cumple alguna de las condiciones que se sealan en la tabla siguiente:
CDIGO CONDICIN
El trabajador dependiente termina su relacin laboral y no rene las
condiciones para seguir cotizando en el SGSSS como independiente, ni se
reporta como beneficiario o como afiliado adicional por otro cotizante
01 dentro de la misma EPS, ni cumple las condiciones para pertenecer al
rgimen subsidiado; o el cotizante independiente no rene las condiciones
para seguir cotizando ni se reporta como beneficiario o como afiliado
adicional por otro cotizante dentro de la misma EPS, ni cumple las
condiciones para pertenecer al rgimen subsidiado.
02 El afiliado informa que va a fijar su residencia en el exterior.
03 El afiliado va a pertenecer a un rgimen exceptuado o especial.
Cuando el INPEC ha reportado el ingreso del cotizante o cabeza de familia
04 como beneficiario del Fondo Nacional de Salud de las Personas Privadas de
la Libertad.
Para reportar esta novedad en el caso de las condiciones 01, 02 y 03 el cotizante debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 5, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Registrar en la casilla cdigo de la tabla anterior que corresponde a la condicin por la
cual termina la inscripcin en la EPS.
- Registrar los datos bsicos de identificacin del captulo II.
- Registrar la fecha a partir de la cual termina la inscripcin en la EPS, en el numeral 42
del captulo VI.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas.
Si se trata de las condiciones 01 y 03, adems se reportar la novedad 1O, "terminacin
de la relacin laboral o prdida de las condiciones para seguir cotizando". Si la condicin
es de terminacin de la relacin laboral se deben registrar los datos del captulo V y estar
suscrita por el empleador.
La novedad por la condicin del cdigo 04 no exige el diligenciamiento del formulario,
pero ser informada por el INPEC a la base de datos de afiliados vigente.
Novedad 6: Reinscripcin en la EPS
Esta novedad aplica cuando el cotizante que ha reportado o ha sido objeto de reporte de
la novedad de terminacin de la inscripcin en una EPS debe realizar una nueva
inscripcin en la misma EPS, por modificacin de la condicin que origin la terminacin
de la inscripcin. Para reportar esta novedad el cotizante debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 6, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Registrar los datos bsicos de identificacin del numeral 11.
- Registrar los numerales 24, 25, 26, 27 y 28 del captulo IV, si tiene beneficiarios que
reinscribir.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas.
Esta novedad se puede reportar simultneamente con la novedad 4 si desea modificar
datos complementarios y registrar los datos correspondientes a dicha novedad.
Si se trata de una persona que inicia una relacin laboral adems reportar la novedad
9 y registrar los datos de esta novedad. Si se trata de un trabajador dependiente,
tambin debe diligenciar los datos del captulo V y suscribirse por el empleador en el
campo 56 del Captulo VIII.
Novedad 7: Inclusin de beneficiarios o de Afiliados Adicionales
Esta novedad se reporta para incluir un miembro del ncleo familiar que cumple las
condiciones para ser beneficiario. Tambin aplica para la inscripcin de otros familiares
como afiliados adicionales cuando cumplan las condiciones para ello, en el rgimen
contributivo. Para esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 7, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Registrar los datos bsicos de identificacin del captulo II
- Registrar los datos bsicos de identificacin y complementarios de los numerales 24
al 32 del captulo IV del beneficiario o afiliado adicional que va a incluir.
- Registrar en el numeral 34 del captulo IV, el nombre de la IPS primaria seleccionada
para el beneficiario o afiliado adicional del cotizante que resida en un municipio distinto
al de ste.
- Marcar con una X la casilla 46 del captulo VII cuando corresponda.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas.
- Marcar con una X en las casillas del captulo IX los documentos que va a anexar.
- Anexar copia de los soportes que acreditan la condicin de beneficiario o afiliado
adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del registro civil de
matrimonio o de escritura pblica, acta de conciliacin o sentencia judicial que declare la
unin marital, copia del certificado de adopcin o acta de entrega del menor, copia de la
orden judicial o acto administrativo de custodia, segn correspond al tipo de beneficiario
o afiliado adicional que est incluyendo.
Novedad 8: Exclusin de beneficiarios o de afiliados adicionales
Esta novedad se reporta para excluir del ncleo familiar a un beneficiario que ha perdido
las condiciones para serlo, tales como superar la edad exigida, inicio de relacin laboral
o adquisicin de condiciones para cotizar, prdida de la condicin de cnyuge o
compaera(o) permanente, o cuando el beneficiario va a integrar otro ncleo familiar.
Tambin aplica para la exclusin de un afiliado adicional. Para esta novedad el cotizante
o cabeza de familia debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 8, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin del captulo II.
- Registrar en los numerales 24 al 28 del captulo IV, los datos bsicos de identificacin
del beneficiario o afiliado adicional que se va a excluir.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas
- Marcar con una X en las casillas del capitulo IX los documentos que anexa.
- Anexar: copia del documento de identidad correspondiente, copia de escritura pblica o
sentencia judicial que declare el divorcio, sentencia judicial que declare la separacin
de cuerpos, y escritura pblica, acta de conciliacin o sentencia judicial que declare la
terminacin de la unin marital, segn corresponda al tipo de beneficiario que est
excluyendo.
Novedad 9: Inicio de relacin laboral o adquisicin de condiciones para cotizar
Esta novedad se reporta cuando el afiliado cotizante o el cabeza de familia inicia una
relacin laboral o adquiere condiciones para cotizar. Si se trata del cabeza de familia
deber marcar la novedad 11: Movilidad.
Tambin se reporta cuando el beneficiario o el afiliado adicional inicia una relacin
laboral o adquiere condiciones para cotizar. Si se trata de un beneficiario en el Rgimen
Subsidiado adems deber marcar la novedad 11: Movilidad. Si se trata de un
beneficiario o un afiliado adicional en el Rgimen Contributivo tambin podr marcar la
novedad 12: Traslado si cumple las condiciones para ello.
El cotizante o cabeza de familia del beneficiario o afiliado adicional que inicia una relacin
laboral o adquiere condiciones para cotizar, deber reportar la novedad 8: exclusin de
beneficiarios de dicho beneficiario o afiliado adicional, en otro formulario.
Para esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 9, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin del captulo II.
- Diligenciar los datos complementarios del captulo III.
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin y complementarios correspondientes a
los numerales 24 al 32 del captulo IV de sus beneficiarios, si los tuviere.
- Diligenciar el captulo V correspondiente a los datos de identificacin del empleador o
de la entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
- Registrar en el numeral 42 del captulo VI, fecha en la cual inicia la relacin laboral o
adquiere las condiciones para cotizar.
- Marcar con una X la casilla 46 del captulo VII cuando corresponda.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas en los numerales 54 y 55, segn corresponda.
- Marcar con una X en las casillas del captulo IX los documentos que va a anexar.
- Anexar copia de los soportes que acreditan la condicin de beneficiarios o afiliado
adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del registro civil de
matrimonio o de escritura pblica, acta de conciliacin o sentencia judicial que declare
la unin marital, copia del certificado de adopcin o acta de entrega del menor, copia de
la orden judicial o acto administrativo de custodia, segn corresponda al tipo de
beneficiario que este incluyendo.
Cuando esta novedad es reportada por el beneficiario o afiliado adicional que inicia una
relacin o adquiere condiciones para cotizar, adems de diligenciar lo anterior deber:
- Diligenciar en el numeral 41 del Captulo VI, los datos bsicos de identificacin del
cotizante o cabeza de familia del ncleo familiar del cual haca parte.
Novedad 10: Terminacin de la relacin laboral o prdida de las condiciones para seguir
cotizando.
Esta novedad se reporta cuando un afiliado cotizante dependiente termina su relacin
laboral o cuando el cotizante independiente pierde las condiciones para continuar como
cotizante. Para esta novedad el cotizante debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 10, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin del captulo II.
- Diligenciar el captulo V correspondiente a los datos de identificacin del empleador.
- Registrar en el numeral 42 del captulo VI, la fecha en la cual termina la relacin laboral
o pierde las condiciones para cotizar.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas.
Novedad 11: Vinculacin a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas
Esta novedad se reporta cuando un trabajador independiente o un miembro de una
congregacin religiosa efecta la vinculacin a una entidad autorizada para realizar
afiliaciones colectivas. Para esto debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 11, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin del captulo II.
- Diligenciar el captulo V correspondiente a los datos de identificacin de la entidad
autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas, numerales 54 y 55.
- Marcar con una X la casilla del numeral 64 del captulo IX y anexarla.
- Marcar con una X en las casillas del captulo IX los documentos de identidad y
dems documentos que va a anexar y anexarlos.
Novedad 12: Desvinculacin de una entidad autorizada para realizar afiliaciones
colectivas
Esta novedad se reporta cuando un trabajador independiente o un miembro de una
congregacin religiosa se desvincula de una entidad autorizada para realizar afiliaciones
colectivas. Para esto debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 12, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin del captulo II.
- Diligenciar el captulo V correspondiente a los datos de identificacin de la entidad
autorizada para realizar afiliaciones colectivas.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas, numerales 54 y 55.
Novedad 13: Movilidad
Esta novedad se reporta:
A. Al Rgimen Contributivo: cuando el cabeza de familia o alguno de sus beneficiarios
del rgimen subsidiado inicia una relacin laboral o adquiere las condiciones para cotizar
y debe permanecer en la misma EPS en el Rgimen Contributivo.
B. Al Rgimen Subsidiado: cuando el cotizante termina la relacin laboral o pierde las
condiciones para seguir cotizando o cuando alguno de sus beneficiarios pierde tal
condicin y cumplen requisitos para pertenecer al Rgimen Subsidiado en la misma EPS.
Para esta novedad el cabeza de familia o el cotizante debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 13, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Marcar con una X en la casilla respectiva, A o B, segn al rgimen que corresponda la
movilidad.
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin del captulo II
- Diligenciar los datos complementarios del captulo III que correspondan.
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin y complementarios correspondientes a
los numerales 24 al 32 del captulo IV de los beneficiarios, si los tuviere.
- Diligenciar los datos del captulo V correspondiente a los datos de identificacin del
empleador o de la entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas, cuando se
trata de la movilidad al Rgimen Contributivo.
- Registrar en el numeral 42 del captulo VI, fecha en la cual inicia la relacin laboral o
adquiere las condiciones para cotizar, cuando se trata de la movilidad al Rgimen
Contributivo.
- Registrar en el numeral 42 del captulo VI, la fecha en la cual termina la relacin laboral
o pierde las condiciones para cotizar, cuando se trata de la movilidad al Rgimen
Subsidiado.
- Marcar con una X la casilla 46 del captulo VII cuando corresponda.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas en los numerales 54 y 55, segn corresponda.
- Marcar con una X en las casillas del captulo IX los documentos que va a anexar.
- Anexar copia de los soportes que acreditan la condicin de beneficiarios o afiliado
adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del registro civil de
matrimonio o de escritura pblica, acta de conciliacin o sentencia judicial que declare
la unin marital, copia del certificado de adopcin o acta de entrega del menor, copia de
la orden judicial o acto administrativo de custodia, segn corresponda al tipo de
beneficiario que este incluyendo.
Cuando esta novedad es reportada por el beneficiario o afiliado adicional que inicia una
relacin o adquiere condiciones para cotizar, adems de diligenciar lo anterior deber:
- Diligenciar en el numeral 41 del Captulo VI, los datos bsicos de identificacin del
cotizante o cabeza de familia del ncleo familiar del cual haca parte.
Cuando se reporte esta novedad tambin debe reportarse las novedades 9: "Inicio de
relacin laboral o adquisicin de condiciones para cotizar" o la 10: "Terminacin de
relacin laboral o prdida de las condiciones para seguir cotizando" segn corresponda.
La Entidad Territorial deber diligenciar los datos del captulo X cuando se trate de la
movilidad al Rgimen Subsidiado.
Novedad 14: Traslado
Esta novedad se reporta cuando el cotizante o el cabeza de familia, en ejercicio del
derecho a la libre eleccin, manifiesta su decisin de cambiarse a otra EPS del mismo o
de distinto rgimen. La solicitud de traslado a la EPS en la cual desea inscribirse debe
cumplir los siguientes requisitos:
- Que est inscrito en la misma EPS por un perodo mnimo de trescientos sesenta (360)
das calendario continuos o discontinuos, contados a partir del momento de la
inscripcin.
- Que no est el afiliado cotizante o cualquier miembro de su ncleo familiar internado
en una institucin prestadora de servicios de salud.
- Que est el cotizante independiente a paz y salvo en el pago de las cotizaciones al
Sistema General de Seguridad Social en Salud.
- Que Inscriba en la solicitud de traslado a todo el ncleo familiar.
Para esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 14, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Marcar con una X en las casillas A o B si es traslado en el mismo rgimen o de diferente
rgimen, segn corresponda.
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin y complementarios de los captulos II y
III.
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin y complementarios correspondientes a
los numerales 24 al 32 del captulo IV de los beneficiarios, si los tuviere.
- Registrar en el numeral 34 del captulo IV el nombre de la IPS primaria seleccionada
por el cotizante o cabeza de familia.
- Diligenciar los datos del captulo V correspondiente a los "Datos de identificacin del
empleador y otros aportantes o de las entidades responsables de la afiliacin colectiva,
institucional o de oficio", si hubiere lugar a ello.
- Registrar en el numeral 43 del captulo VI la EPS anterior, es decir, la EPS de la cual se
traslada.
- Registrar en la casilla 44, el cdigo correspondiente al motivo por el cual quiere
trasladarse de EPS, segn la tabla siguiente:
CDIGO MOTIVOS PARA EL TRASLADO
1 Por ejercicio de la libre eleccin
Cuando el usuario vea menoscabado su derecho a la libre escogencia de IPS
2 o cuando se haya afiliado con la promesa de obtener servicios en una
determinada red de prestadores y esta no sea cierta.
Cuando se presenten casos de deficiente prestacin o suspensin de
3 servicios por parte de la EPS o de su red prestadora debidamente
comprobados.
4 Por unificacin del ncleo familiar.
Cuando la EPS no tenga cobertura en el municipio al cual se ha cambiado el
5 afiliado.
6 Cuando la afiliacin ha sido oficiosa por parte de las entidades autorizadas
para ello.
- Marcar con una X la casilla 46 del captulo VII, cuando corresponda.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas los numerales 54 y 55, segn corresponda.
- Marcar con una X en las casillas del capitulo IX los documentos que va a anexar. Si
obedece a la autorizacin de la Superintendencia Nacional de Salud, deber marcar el
documento del numeral 63 y anexarlo.
- Anexar copia de los soportes que acreditan la condicin de beneficiarios o afiliado
adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del registro civil de
matrimonio o de escritura pblica, acta de conciliacin o sentencia judicial que declare
la unin marital, copia del certificado de adopcin o acta de entrega del menor, copia de
la orden judicial o acto administrativo de custodia, segn corresponda al tipo de
beneficiario que este incluyendo.
Si el motivo para el traslado corresponde a alguno de los cdigos 2, 3, 4, 5 o 6, no se
aplicar el periodo de permanencia.
Esta novedad no requiere que el cotizante o cabeza de familia diligencie una solicitud ante
la EPS de la cual se traslada.
Novedad 15: Reporte de fallecimiento
Aplica cuando el cotizante, el cabeza de familia o los beneficiarios o afiliados adicionales
fallecen. Cuando el fallecido es el cotizante o el cabeza de familia, la novedad debe
reportarla el beneficiario. Para esta novedad se debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 15, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin del captulo II , si el cotizante o el cabeza
de familia es quien reporta la novedad.
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin en los numerales 24 al 28 del captulo IV,
si quien reporta la novedad es un beneficiario.
- Diligenciar en el Captulo II los datos bsicos del integrante del ncleo familiar que se
inscribe como nuevo cabeza de familia (aplica slo para el rgimen subsidiado cuando
se ha reportado el fallecimiento del cabeza de familia).
- Registrar en el numeral 41 del captulo VI, los datos bsicos de identificacin del afiliado
fallecido (cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional).
- Diligenciar el numeral 42 del captulo VI la fecha de fallecimiento.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas.
Novedad 16: Reporte del trmite de proteccin al cesante
Esta novedad se reporta cuando el cotizante termina la relacin laboral o pierde las
condiciones para seguir cotizando y solicita cobertura de proteccin al cesante a la Caja
de Compensacin Familiar en la que se encuentra afiliado. Para esta novedad debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 16, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar el captulo II , datos bsicos de identificacin del cotizante.
- Diligenciar en la casilla 45 del captulo VI, nombre de la Caja de Compensacin Familiar
en la cual radic la solicitud de otorgamiento del beneficio.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas, el numeral 54.
Novedad 17: Reporte de la calidad de pre-pensionado
Esta novedad se reporta cuando el cotizante ha radicado la solicitud para el
reconocimiento de pensin, no se encuentra obligado a cotizar y hace el esfuerzo
financiero para seguir cotizando sobre un (1) salario mnimo mensual legal vigente. Para
esta novedad debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 17, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar el capitulo II datos bsicos de identificacin del cotizante.
- Registrar en el numeral 17 del capitulo III "datos complementarios" el IBC con el cual
cotizar como prepensionado.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas, el numeral 54.
Novedad 18: Reporte de la calidad de pensionado
Esta novedad se reporta por el cotizante a quien le ha sido reconocida una pensin y se
encuentra obligado a cotizar como pensionado. Para esta novedad debe:
- Marcar con una X la casilla de la novedad 18, del numeral 40 "Tipo de novedad".
- Diligenciar el captulo II, datos bsicos de identificacin del cotizante.
- Registrar en los numerales 16, 17 y 18 del captulo II, los datos complementarios
relativos a la administradora de pensiones, IBC con el cual cotizar y residencia.
- Diligenciar los datos de los numerales 19 al 23 del captulo IV, correspondientes al
cnyuge o compaero(a) permanente si lo(a) tuviere.
- Diligenciar los datos bsicos de identificacin y complementarios de los numerales 24
a 32 del captulo IV correspondientes a los beneficiarios si los tuviere.
- Diligenciar los datos del captulo V, para la Administradora del Fondo de Pensiones que
pagar sus aportes a la seguridad social.
- Diligenciar el captulo VIII de Firmas.
CAPTULO VI. DATOS PARA EL REPORTE DE LA NOVEDAD
41. Datos bsicos de identificacin:
Registre en el numeral 41 del captulo VI, los datos bsicos (Primer apellido, Segundo
apellido, Primer nombre, Segundo nombre, Tipo de documento de Identidad, Nmero del
documento de identidad, Sexo y Fecha de nacimiento) del afiliado, nicamente para las
siguientes novedades:
Novedad 1: Los datos de identificacin del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o
afiliado adicional respecto del cual se est reportando la novedad, despus de la
modificacin;
Novedad 2: Los datos bsicos de identificacin del cotizante, cabeza de familia,
beneficiario o afiliado adicional respecto del cual se est reportando la novedad, tal como
deben ser corregidos;
Novedad 3: Los datos de identificacin del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o
afiliado adicional del cual se est reportando la novedad, como figuran en el nuevo
documento; y
Novedad 13: Los datos de identificacin del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o
afiliado adicional fallecido.
42. Fecha:
Registre en el numeral 42 del captulo VI, la fecha nicamente para las siguientes
novedades:
Novedad 9: Inicio de la relacin laboral o de adquisicin de condiciones para cotizar;
Novedad 10: Terminacin de la relacin laboral;
Novedad 11: Vinculacin a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas;
Novedad 12: Desvinculacin de una entidad autorizada para realizar afiliaciones
colectivas;
Novedad 15: Reporte de fallecimiento, la que figura en el certificado de defuncin.
43. EPS Anterior:
Este dato solo se diligencia para la novedad 14 cuando se solicita traslado y corresponde
al nombre de la EPS en la cual se encuentra inscrito el cotizante o cabeza de familia y de
la cual desea trasladarse.
44. Motivo del traslado:
Este dato se registra nicamente cuando se est reportando la novedad 14. Registre el
cdigo segn la tabla descrita en la novedad 14: "traslado".
45. Caja de Compensacin Familiar o Pagador de Pensiones:
Este dato se registra nicamente en la novedad 16: "Reporte del trmite de proteccin al
cesante" o en la novedad 18: "Reporte de la calidad de pensionado". Debe colocar el
nombre de la Caja de Compensacin Familiar o del Pagador de Pensiones, segn el caso.
CAPTULO VII. DECLARACIONES Y AUTORIZACIONES
46. Declaracin de dependencia econmica de los beneficiarios o afiliados adicionales.
47. Declaracin de la no obligacin de afiliarse al Rgimen Contributivo, Especial o de
Excepcin
48. Declaracin de existencia de razones de fuerza mayor o caso fortuito que impiden la
entrega de los documentos que acreditan la condicin de beneficiarios.
49. Declaracin de no internacin del cotizante, cabeza de familia, beneficiarios o
afiliados adicionales en una Institucin Prestadora de Servicios de Salud.
50. Autorizacin para que la EPS solicite y obtenga datos y copia de la historia clnica del
cotizante o cabeza de familia y de sus beneficiarios o afiliados adicionales.
51. Autorizacin para que la EPS reporte la informacin que se genere de la afiliacin o
del reporte de novedades a la base de datos de afiliados vigente y a las entidades
pblicas que por sus funciones la requieran.
52. Autorizacin para que la EPS maneje los datos personales del cotizante o cabeza de
familia y de sus beneficiarios o afiliados adicionales de acuerdo con lo previsto en la
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
53. Autorizacin para que la EPS enve informacin al correo electrnico o al celular
como mensajes de texto.
Seor afiliado, no olvide firmar el formulario, junto con el empleador, aportante o entidad responsable de la afiliacin colectiva, institucional o de oficio, en los casos que se
requiera.
CAPTULO VIII. FIRMAS
Este formulario debe suscribirse por el cotizante, cabeza de familia, empleador,
aportante o entidad responsable de la afiliacin colectiva, institucional o de oficio, en los
casos establecidos en este instructivo y que, conforme a la normativa vigente, tenga a su
cargo la afiliacin y el reporte de novedades. Tambin ser suscrito por el beneficiario
slo en el evento del reporte de fallecimiento del cotizante o cabeza de familia.
En el espacio correspondiente debe ir la firma de:
54. El cotizante, cabeza de familia o beneficiario
55. El empleador, aportante o entidad responsable de la afiliacin colectiva, institucional
o de oficio.
Con la firma contenida en el numeral 54 el afiliado manifiesta la veracidad de la
informacin registrada y de las declaraciones contenidas en el captulo VII del
formulario.
CAPTULO IX. ANEXOS
Marque con una X la casilla correspondiente al/los documento(s) que se anexe(n), segn
lo requiera el trmite que realiza.
56. Documento de identidad: CN, RC, TI, CC, PA, CE, CD, SC.
57. Copia del dictamen de incapacidad permanente emitido por la autoridad competente.
58. Copia del registro civil de matrimonio o de la Escritura pblica, acta de conciliacin o
sentencia judicial que declare la unin marital.
59. Copia de la escritura pblica o sentencia judicial que declare el divorcio, sentencia
judicial que declare la separacin de cuerpos y escritura pblica, acta de conciliacin
o sentencia judicial que declare la terminacin de la unin marital.
60. Copia del certificado de apopcin o acta de entrega del menor.
61. Copia de la orden judicial o del acto administrativo de custodia.
62. Copia del documento en que conste la prdida de la patria potestad o el certificado de
defuncin de los padres o la declaracin suscrita por el cotizante sobre la ausencia de
los padres.
63. Copia de la autorizacin de traslado por parte de la Superintendencia Nacional de
Salud.
64. Certificacin de vinculacin a una entidad autorizada para realizar afiliaciones
colectivas.
65. Copia del acto administrativo o providencia de las autoridades competentes en la que
conste la calidad de beneficiario o se ordene la afiliacin de oficio.
CAPTULO X. DATOS A SER DILIGENCIADOS POR LA ENTIDAD TERRITORIAL
Estos datos aplican solo en el Rgimen Subsidiado y deben diligenciarse por la entidad
territorial cuando se trate de afiliacin o reporte de novedades en el rgimen subsidiado,
cuando la respectiva novedad lo exige.
66. Identificacin de la Entidad Territorial:
Registre el cdigo del municipio o distrito y del departamento, segn la codificacin
DANE, que corresponden a la Entidad Territorial.
67. Datos del Sisbn:
El funcionario de la Entidad Territorial debe consultar en la base de datos Sisbn
y registrar:
- Nmero de la ficha Sisbn
- Puntaje
- Nivel Sisbn (segn el puntaje)
68. Fecha de radicacin:
El funcionario de la Entidad Territorial debe registrar la fecha en que la EPS entrega el
formulario para validacin.
69. Fecha de validacin:
El funcionario de la Entidad Territorial debe registrar la fecha en que consult la base de
datos de Sisbn e hizo las validaciones correspondientes.
70. Datos del funcionario:
El funcionario de la Entidad Territorial debe registrar sus datos personales.
Primer apellido Segundo apellido Primer nombre Segundo Nombre
Tipo de documento de identidad Nmero del documento de identidad
71. Firma del funcionario:
El funcionario de la Entidad Territorial debe colocar su firma, como responsable de los
datos registrados sobre la informacin y validacin del Sisbn.
Observaciones:
En este espacio puede escribir las observaciones que considere necesarias respecto del
trmite, la informacin solicitada o el trato recibido.