Plan de Gestin de Calidad

Ejemplo modificado para efectos de presentacin en docencia

PROYECTO xxx
Documentos de Gobierno del Proyecto
Captulo: Plan De Gestin de Calidad
Fecha xxxx

TABLA DE CONTENIDO

1 HISTORIA DE MODIFICACIONES AL CAPITULO .............................................................. 2

2 OBJETIVOS ......................................................................................................................... 2

3 ALCANCE ............................................................................................................................ 2

4 DEFINICIONES .................................................................................................................... 3

4.1 DE LA GESTIN DE CALIDAD...................................................................................... 3

4.2 NDICES DE GESTIN Y DE LAS MTRICAS DE CALIDAD ........................................ 4

4.2.1 Objetivos de las mtricas de calidad ........................................................................ 4

4.2.2 Determinar las metas y los objetivos primarios de la gerencia del proyecto ............. 5

4.2.3 Seleccionar las mtricas que medirn los conceptos que soportan el logro de los
objetivos del proyecto ........................................................................................................... 5

4.2.4 Definir el plan de implementacin para las mtricas definidas.................................. 6

4.2.5 Ejecutar la implementacin de las mtricas seleccionadas ...................................... 6

5 IDENTIFICACIN DE POLTICAS DE GESTIN DE CALIDAD.......................................... 8

6 PLANEACIN DE LA CALIDAD.......................................................................................... 9

7 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD.................................................................................. 9

8 CONTROL DE LA CALIDAD.............................................................................................. 11

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1 HISTORIA DE MODIFICACIONES AL CAPITULO

Versin Fecha Elaborado por: Razn de la actualizacin

Comit de Gerentes
1.0 2006 Octubre Versin Original
Lder PMO

2 OBJETIVOS

El propsito de ste documento es definir la metodologa, polticas y procedimientos a implantar en el

proyecto XXX en la Gestin de la Calidad, as como los indicadores que sern utilizados con el fin de
medir el desempeo del proyecto en sus dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad.

As mismo, el objetivo de este documento es presentar:

1. Los entregables producto del Proyecto o la definicin del documento o lugar donde se
encuentren definidos.

2. Los criterios de aceptacin establecidos para cada uno de los entregables y aquellos de
aplicacin general para todos los entregables

3. Los procedimientos de aceptacin a seguir con el fin de validar el cumplimiento de los criterios
de aceptacin

4. Los roles y responsabilidades de cada una de las partes, tanto de la que entrega como de la que
recibe, dentro del procedimiento de aceptacin

3 ALCANCE

En este documento se definen en forma general para todo el ciclo de vida del proyecto:

1. Las polticas para la aplicacin del Plan de Calidad

2. Los ndices generales del proyecto, con su respectiva ficha tcnica para medicin de su
desempeo

3. Los entregables, criterios y procedimientos de aceptacin, y los roles y responsabilidades para

su recepcin, revisin, aceptacin o rechazo

4. Los tipos de revisiones de aseguramiento de calidad a realizar para medir el desempeo del
proyecto, la aplicacin de los procedimientos establecidos en el Gobierno y Formulacin del
Proyecto acordado y, la calidad de los productos generados en l.

Las bases sobre las cuales se comparan las mediciones tomadas en el Proyecto para determinar si existe
una desviacin de calidad o un problema de desempeo en el proyecto, son las establecidas en los
documentos vigentes de la Lnea Base del proyecto, Anexo xxx Especificaciones Tcnicas del
Proyecto, y dems documentos que conforman el Gobierno del Proyecto donde se encuentren

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especificaciones de tiempo, costos, alcance y calidad. Igualmente en lo establecido en los contratos
vigentes para el Proyecto.

Este Plan de Gestin de la Calidad incluye nicamente las actividades y principios de calidad
identificados de comn acuerdo entre las Organizaciones Ejecutantes como requeridas para planear,
medir y controlar el desempeo y la calidad de los entregables del proyecto para el logro de los objetivos
del Proyecto mismo.

4 DEFINICIONES

4.1 DE LA GESTIN DE CALIDAD

Se define la calidad como una medida de clase, excelencia y normas estndar que reflejan las
necesidades definidas y las expectativas hacia el Proyecto. La gestin de calidad determina y lleva a
cabo la Poltica de Calidad a lo largo del ciclo de vida de proyecto e integra los conceptos de
Aseguramiento y Control de Calidad.

Planeacin de Calidad: La planeacin de la calidad es el proceso requerido para asegurar que

el proyecto llegar a satisfacer las necesidades para las cuales fue establecido. Se refiere a las
actividades relacionadas con la identificacin de los elementos e ndices de calidad que son
relevantes para el proyecto y con la definicin de procedimientos y polticas que determinar la
forma como sern evaluados.
La planeacin de la calidad permite establecer la forma como ser evaluado el desempeo del
proyecto en relacin con su lnea base, permitiendo validar el trabajo y produccin de los
resultados a entregar, en el tiempo definido y con un riesgo conocido.

Aseguramiento de la Calidad: El proceso de aseguramiento de la Calidad se refiere a la

implementacin de las acciones y procedimientos peridicos requeridos para evaluar el
desempeo del proyecto que permitir que el producto o servicio resultado de las diferentes
etapas o fases del proyecto cumpla con los requerimientos establecidos y acordados el la lnea
base del proyecto para las dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad.

Control de Calidad: Se refiere a la inspeccin interna y final de los entregables de acuerdo con
los criterios definidos para su aceptacin. El foco del control de calidad es evaluar el resultado
contra sus requerimientos, monitorendolos para determinar si estn cumpliendo con los
estndares de calidad e identificando las formas de eliminar las causas de los resultados no
satisfactorios.

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La ejecucin de este Plan de Calidad en las diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto se representa
en la siguiente grfica:

Mejoramiento Requerimientos
continuo de Calidad

Cierre Iniciacin

Ciclo de
Planeacin de
Control vida del Planeacin
la Calidad
Control de la
Calidad proyecto

Ejecucin

Aseguramiento
de la Calidad

4.2 NDICES DE GESTIN Y DE LAS MTRICAS DE CALIDAD

4.2.1 Objetivos de las mtricas de calidad

Los ndices de gestin sern fundamentales para:

Identificar necesidades especficas que requieren ser medidas y controladas, es decir,

requerimientos de medicin de desempeo

Medir en forma consistente y peridica el desempeo del proyecto para visualizar el estado del
mismo en el elemento evaluado. Esto aplica para cualquiera de las dimensiones de alcance,
tiempo, costo y calidad

Analizar el desempeo del proyecto de acuerdo con los datos obtenidos de la medicin, as como
analizar las tendencias

Identificar riesgos o issues, as como determinar los planes de accin correctivas requeridos.

Iniciar el ciclo nuevamente, teniendo en cuenta los resultados obtenidos

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La siguiente grfica ilustra las actividades requeridas para la planeacin e implementacin de las mtricas
o ndices de gestin en un proyecto:

Determinar
Planes del
Metas y Objetivos
Proyecto
Seleccionar Mtricas
Repositorio
del Proyecto
Actividades del
Desarrollar el Plan de Proyecto
Mtricas

Implementar
Acciones Recoleccin de
Correctivas Datos

Ejecucin del plan de mtricas

Identificar Acciones Clculos
Correctivas y Anlisis
Presentacin e
Interpretacin

4.2.2 Determinar las metas y los objetivos primarios de la gerencia del

proyecto
El primer paso en el proceso de seleccionar las mtricas del proyecto es identificar las metas y los
objetivos finales del proyecto. Con base en stos se disea un conjunto de mtricas que permitir
soportarlos.

4.2.3 Seleccionar las mtricas que medirn los conceptos que soportan el
logro de los objetivos del proyecto
Una vez se hayan identificado las metas y los objetivos, el paso siguiente es seleccionar mtricas
candidatas. Es importante tener presente que una mtrica no es significativa a menos que: a) Pueda ser
medida, y b) Produzca resultados de tal manera que los cambios en los resultados se reflejen claramente
en mejoras en el alcance de los objetivos.

Las mtricas se pueden definir con base en:

Un catlogo de mtricas de una metodologa especfica
Mtricas definidas por el negocio
Mtricas definidas y validadas en la industria

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Una buena mtrica debe tener los siguientes atributos:
Indica cmo las metas y objetivos del proyecto han sido obtenidos a travs de los procesos y
tareas ejecutadas
Es simple, entendible, lgica y repetible
Muestra una tendencia ms que un estado
Est claramente definida
Sus datos son econmicos de recolectar
La recoleccin, el anlisis y los reportes de su informacin es oportuna, permitiendo una rpida
respuesta
La mtrica provee al proyecto y/o a sus actividades la conduccin de acciones apropiadas

4.2.4 Definir el plan de implementacin para las mtricas definidas

La implementacin de la(s) mtrica(s) debe estar integrada a los planes del proyecto, y es una parte
integral de los controles e informes del proyecto.
Durante la implementacin de la mtrica se debe asegurar que:
Los datos se registran de una manera y con un formato establecido
Las medidas se toman de la misma manera cada vez
Los datos son registrados sobre una base peridica
Se han asignado las responsabilidades por la recoleccin de los datos requeridos y el anlisis
subsecuente

4.2.5 Ejecutar la implementacin de las mtricas seleccionadas

Las acciones requeridas para iniciar la implantacin de una mtrica son:
Asignar a personas las tareas especficas de las mtricas. Se definen roles y
responsabilidades a los miembros del equipo. Las tareas que conlleva la mtrica, son
usualmente repetitivas de manera peridica
Utilizar herramientas especficas (ej. Hojas de Excel), grficas para representacin, ente otros
Conducir sesiones de entrenamiento, lo cual depender del conocimiento del recurso que
tendr bajo su responsabilidad la mtrica
La frecuencia de recoleccin y generacin de resultados puede variar, as como los miembros
involucrados en la mtrica. Cada mtrica tiene su propio ciclo de vida en trminos de cundo
sus tareas son desempeadas
Las actividades que se ejecutan durante la implantacin de la mtrica son:
a) Recoleccin de datos: La recoleccin de los datos para la mtrica involucra dos tipos de
datos:
o La Lnea Base del Proyecto y el perfil del mismo. La recoleccin de estos datos se inicia
desde el inicio del Proyecto y no necesita ser recolectada a menos que la Lnea base
cambie

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o Datos brutos, que se recolectan de la forma como sea definida para cada mtrica en
particular
b) Anlisis: Despus de que los datos han sido recolectados y revisados, los clculos
requeridos se deben realizar antes de comenzar el anlisis de la informacin y de los datos
calculados. Todos los datos necesitan ser revisados y analizados para asegurar que el
proceso de recoleccin se ha desarrollado correctamente y que la mtrica es apropiada para
el tiempo o para el objetivo que se est midiendo. En el caso de presentarse alguna
desviacin que no permita tomar decisiones de mejora, es necesario ajustar el procedimiento
de recoleccin para corregir los problemas que se puedan presentar.
c) Presentacin e Interpretacin: Los informes, a menudo grficos, que muestran tendencias
son preparados para revisin y distribucin despus de que se hayan verificado los datos
iniciales. En algunos casos, el informe o los datos del informe mtrico individual puede
necesitar ser consolidado en informes gerenciales tales como los informes de estado del
proyecto definidos
d) Identificacin de Acciones Correctivas: Las acciones correctivas identificadas pueden se
de una de las tres siguientes categoras:

La primera categora es cuando la mtrica ha indicado variacin en la realizacin de un
objetivo del Proyecto. En esta categora, el Gerente del Proyecto necesitar identificar
acciones para poner el desempeo del proyecto nuevamente dentro de la meta para
cumplir el objetivo. En algunos casos sin embargo, los resultados pueden hacer que se
revise el objetivo que se est midiendo

La segunda categora es cuando los datos indican un defecto en un proceso que participa
en el logro del objetivo. En este caso, el proceso debe ser revisado y ajustado y los
resultados deben confirmar las mejoras que proporciona la medida

La tercera categora es cuando la mtrica debe ser ajustada (frecuencia de recoleccin,
tolerancias o an utilizar una mtrica diferente) para mejorar la medida del objetivo
e) Implementacin de las acciones correctivas: El Gerente de Proyecto con el Comit de
Gerentes aprueba las acciones correctivas identificadas o determina si la aprobacin la debe
dar el Comit Directivo. Una vez aprobada la Accin Correctiva, asigna la responsabilidad de
su implantacin y verifica para asegurarse de que los cambios se han ejecutado. Los efectos
de estos cambios son monitoreados en el siguiente ciclo de revisin de la mtrica.
Dependiendo del impacto del problema evidenciado, puede requerirse realizar un ciclo de
revisin ms corto

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5 IDENTIFICACIN DE POLTICAS DE GESTIN DE CALIDAD

1. La responsabilidad del cumplimiento del Plan de Gestin de la Calidad en el proyecto ser del
Gerente de Proyecto, apoyado por el Comit de Gerentes

2. La responsabilidad de la aplicacin del Plan de Gestin de la Calidad en el proyecto ser de

todos los participantes en el proyecto

3. El Gerente del Proyecto presentar en cada reunin del Comit Directivo el estado de cada uno
de los indicadores definidos en el Gobierno del Proyecto que apliquen para la totalidad del
mismo y para las etapas o fases en ejecucin.

4. Es responsabilidad del Comit Directivo aprobar la asignacin los recursos necesarios para el
adecuado seguimiento a la calidad del proyecto e identificar acciones de prevencin, mejora o
correccin que se puedan presentar segn el estado de las mtricas presentadas en el Comit e
issues asociados al Plan de Gestin de Calidad.

5. El Gerente de Proyecto, apoyado por el Lder de PMO y el Comit de Gerentes es responsable

de revisar permanentemente el Plan de Gestin de Calidad, con el objetivo de actualizarlo segn
las necesidades del proyecto y de la Fase o Etapa en ejecucin

6. La medicin de los indicadores, los reportes de estado, y la implementacin de los

procedimientos definidos en este plan son responsabilidad del Gerente de Proyecto con el apoyo
del Lder de PMO y el Comit de Gerentes.

7. La verificacin del cumplimiento de los criterios de aceptacin de todos los entregables es

responsabilidad del Comit de Gerentes. Excepto cuando se definan otros responsables para
algn tipo de entregable.

8. Todos los miembros del equipo de proyecto podrn enviar solicitudes frente a riesgos o issues
relacionadas con el cumplimiento de Plan de Gestin de Calidad, en los respectivos formatos de
acciones correctivas al Gerente de Proyecto respectivo de cada ORGANIZACIN
EJECUTANTE, los cuales seguirn los procedimientos definidos. las validarn y entregarn al
Gerente de Proyecto para su aprobacin en el Comit de Gerentes o Comit Directivo segn el
impacto de la accin a tomar.

9. Se propender por parte del Comit de Gerentes que cuando exista un proveedor tcnico se
establezcan y acuerden formalmente de comn acuerdo con el Comit de Gerentes su
metodologas de Aseguramiento de Calidad, Control de Calidad y acuerdos de servicio para
entregables especficos, los cuales podrn basarse y/o complementarse con los indicadores y
guas especficas definidas para el Proyecto en este documento de Gobierno

10. Las ORGANIZACIONES EJECUTANTES tendrn la autonoma para definir un Plan de Gestin
de Calidad a su interior para mejorar el desempeo de sus actividades en el proyecto, y podrn
informar de estas actividades o no al Gerente de Proyecto.

11. La Oficina del Proyecto llevar un control detallado de cada uno de los indicadores identificados
a lo largo del Proyecto y preparar el tablero de control y los reportes del mismo.. De igual
manera tendr la responsabilidad de reportar oportuna cualquier desviacin que se presente

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12. La Oficina del Proyecto realizar al inicio y durante la ejecucin del Proyecto dos auditorias de
calidad basadas en la metodologa xxx que tendrn como objetivo la validacin del adecuado
seguimiento y control del proyecto y el cumplimiento de la Lnea Base en sus dimensiones de
tiempo, alcance, costos y calidad.

13. El Gerente de Proyecto deber garantizar de manera oportuna la elaboracin del anexo 4
Especificaciones tcnicas del proyecto con base en este Plan y como complemento del mismo.

14. El Comit de Gerentes deber desarrollar en forma puntual para cada fase o etapa, previo a su
inicio o cuando el estado del proyecto lo requiera:

La revisin, modificacin o definicin de las polticas de Calidad propias de cada etapa o

fase, si aplican

La aprobacin del Anexo 4 para las siguientes fases. Los ndices propios de la etapa o
fase, con su respectiva ficha tcnica para medicin de su desempeo

El establecimiento de revisiones de aseguramiento de calidad segn el objetivo de la fase

o la necesidad del proyecto y sus entregables.

Los tipos de revisiones de aseguramiento de calidad a realizar para medir el desempeo

de la tarea o fase especfica, la aplicacin de los procedimientos establecidos en el
Documento de Gobierno acordado, y la calidad de los productos generados en stas, si
se requiere.

6 PLANEACIN DE LA CALIDAD

En el Anexo 1 de este Plan de Gestin de Calidad se presentan las mtricas definidas para medir el
desempeo del proyecto en general para todas sus etapas, en un formato denominado Ficha Tcnica de
Mtricas para el Proyecto XXX

Ficha Tecnica de
Metricas del Proyecto SCOPE.xls

7 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Para las actividades de Aseguramiento de la Calidad, se definirn los siguientes tipos de revisiones que
se realizarn en el proyecto segn sus etapas y los requerimientos especficos del mismo, as como su
estado presentado en el Tablero de Control del Proyecto.

Para las revisiones de aseguramiento de calidad relacionadas con el Gobierno y Formulacin del
Proyecto se utilizar la metodologa xxx, la cual permitir evaluar el estado del proyecto en cuanto al
cumplimiento de los planes establecidos.

Las revisiones tcnicas se programarn en forma especfica segn el avance del proyecto, la etapa en la
cual se encuentre y los objetivos relacionados con la produccin de entregables especficos.

A continuacin se relacionan y explican las revisiones enunciadas en este numeral.

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NOMBRE OBJETIVO QUE SE REVISA TECNICAS A PARTICIPANTES REVISORES FRECUENCIA RESULTADOS

REVISION APLICAR

Revisin de Evaluar el estado general Documentos Reuniones Gerente del Proyecto Comit de Gerentes, Mensual Informe de estado
Estado General de del proyecto, involucrando contractuales como mecanismo del Proyecto
todas sus dimensiones: Revisiones o Lder de PMO normal de medicin actualizado
Proyecto
Alcance, tiempo, costos y Documento de inspecciones de desempeo
Gobierno y Comit de Gerentes Tablero de Control
calidad.
Formulacin del Quien a solicitud Comit Directivo, del Proyecto
La base de evaluacin Proyecto cuando as lo solicite actualizado
haya requerido
sern todos los captulos
Informes de estado del realizar esta revisin Lista de Riesgos
que componen el
Proyecto de los y haya sido aprobada
Gobierno y Formulacin
periodos que se por el Comit de Lista de Issues
del proyecto
requieran Gerentes
Acciones correctivas
Tablero de Control del
Proyecto

Revisin Tcnica Evaluar tcnicamente la Documentos de Walkthrougths Comit Funcional Funcionarios A solicitud Reporte resumen de
solucin de acuerdo con la Especificaciones expertos funcionales la revisin
etapa del ciclo de vida en funcionales y no Inspecciones Comit Tcnico y tcnicos, internos o
la cual se encuentre el funcionales, externos al proyecto Conclusiones
Revisiones Comit Tcnico-
proceso de produccin de Estndares, Diseos, Funcional Lista de acciones a
los entregables del Procedimientos, etc. Pruebas seguir
proyecto. Comit de Procesos
Cdigo Lista de riesgos
Otros comits de
Errores Proyecto Lista de issues
Tiempos de respuesta, Acciones correctivas
tolerancia a fallas,
recuperacin, Entradas para el
disponibilidad, carga, informe de estado
concurrencia, volumen general del Proyecto
Herramientas utilizadas
Proceso de pruebas y
resultados
Arquitectura Tcnica

Revisin de Evaluar la calidad de los Planes de Proyecto,y Reuniones Comit Directivo Revisor Mnimo Reporte de
Aseguramiento de productos y procesos a estado actual Independiente cada 3 aseguramiento de la
travs del ciclo de vida del Revisiones Gerente del Proyecto designado meses calidad
Calidad (Q/A)
Proyecto Project Status Report
Inspecciones Comit de Gerentes Consultor experto en Depende Conclusiones
Resultados de otras temas de Q/A del estado
revisiones del Lista de acciones a
Otros segn se proyecto seguir
Entregables requiera
Lista de riesgos
Lista de issues
Acciones correctivas
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8 CONTROL DE LA CALIDAD

Las actividades de Control de Calidad se refieren a las relacionadas con la supervisin de los resultados
especficos del proyecto, para determinar si cumplen con los estndares de calidad relevantes e
identificar las causas de un rendimiento insatisfactorio.

Las actividades de control de calidad se basarn en la medicin, anlisis e interpretacin de los

resultados obtenidos de la aplicacin de las mtricas establecidas para el proyecto, as como las
relacionadas con la verificacin del cumplimiento de los criterios de aceptacin de los entregables.

Como resultado del proceso de Control de Calidad se definirn las acciones correctivas requeridas para
mantener los procesos bajo los parmetros de control establecidos en este plan.

A continuacin se relacionan los Entregables, Criterios y Procedimientos de Aceptacin, as como los

responsables de la aplicacin de los procedimientos.

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Versin 1.0

Entregable Criterio de Aceptacin
Documento de Gobierno y Entrega del Documento
Formulacin del Proyecto correspondiente al
entregable enunciado, que
cumpla con el contenido
acordado en conjunto con el
Comit de Gerentes, y el
cual sea completo, con el
nivel de profundidad,
estandarizacin y Para el Documento de
organizacin de los temas
Actas de inicio del Proyecto y de acorde con la necesidad y
la Fase alcance del proyecto y la
metodologa de YYY. captulos aceptados por el
El criterio de aceptacin
ser en primera instancia
evaluado por el Comit de
Gerentes y en segunda
Anexo 4 del contrato con YYY
instancia por el Comit
para la Fase 1
Directivo.
Capacitacin en los Entrega de la capacitacin
procedimientos de administracin con el contenido acordado y
de proyectos en el tiempo de ejecucin
del entrenamiento definido
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Versin 1.0
Procedimiento de
Aceptacin
Cada documento y sus
captulos se revisarn y
modificarn en conjunto con el
Comit de Gerentes
Una vez acordadas las
modificaciones e incluidas en
cada documento, ste se dar
por aprobado
Gobierno y Formulacin del
Proyecto, ste se dar por
aceptado con el 100% de los
Comit de Gerentes
El perodo de aceptacin est
definido en el plan del
proyecto. Si no se reciben
comentarios para ajustes en
el perodo indicado, el
entregable se dar por
aceptado
Se firmar un Acta de
Aceptacin del entregable
El perodo de aceptacin
transcurre durante la
ejecucin de la capacitacin
Una vez finalizada sta se
dar por aceptada
Se firmar un Acta de
Aceptacin de la Capacitacin
Plan de Gestin de Calidad
Responsabilidades de la Responsabilidades de la
organizacin que entrega organizacin que recibe y
evala el criterio de
aceptacin
Estos entregables son El Comit de Gerentes es el
responsabilidad del Consultor responsable de la aceptacin
Cada Documento ser de este entregable
elaborado por el Consultor y se El Comit de Gerentes aportar
llevar al Comit de Gerentes sus observaciones para
para seguir el procedimiento de construir el entregable segn
aceptacin sus criterios y requisitos
El Consultor har los ajustes individuales
que se acuerden en el Comit El Comit de Gerentes
de Gerentes aceptar el entregable
siguiendo el procedimiento de
aceptacin establecido
El Consultor preparar el El Comit de Gerentes es el
material segn su metodologa receptor principal de esta
de Gerencia y Gobierno de capacitacin y por consiguiente
Proyectos es el responsable de la
El Consultor dictar esta aceptacin de este entregable
capacitacin segn el tiempo El Comit de Gerentes
previsto en el plan del proyecto aceptar el entregable
Si existen ajustes a la siguiendo el procedimiento de
capacitacin, debern aceptacin establecido
solicitarse una vez finalice sta
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