ESCUELA DE CONTABILIDAD

POSTGRADO EN CONTRALORA

TEMA. SISTEMA DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS (EIS)

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 NDICE GENERAL

CONTENIDO PGINA

INTRODUCCIN iv
1. SISTEMA DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS (EIS) 5
1.2. Para quien est dirigido el EIS 5

1.3. Cmo piensan los ejecutivos? 5

1.4. El objetivo fundamental 5
2. LA PLANEACIN ORGANIZACIONAL 6-7
2.1 Proceso de planeacin y control de la organizacin 7
2.1.1 Proporciona ventajas 7-8
2.1.2. El control se divide en cuatro pasos 8-9
3. CARACTERSTICAS DE UN SIE 9
3.1. Las principales caractersticas de los Sistemas de 9-10
Informacin para ejecutivos
4. TENDENCIAS FUTURAS 10
4.1. Evolucin de la tecnologa SIE 10-11
4.2.El proceso de desarrollo de un SIE 11
5. METODOLOGA PARA SU DESARROLLO E 11
IMPLANTACIN DEL SIE
5.1. Identificacin de las alternativas para el desarrollo del 11-12
sistema
5.2. Creacin de la propuesta 12-13
5.3. Determinacin de las necesidades del ejecutivo 13-14
5.4. Creacin del sistema y presentacin de un prototipo 14
5.5. Implantacin exitosa de un SIE 14-15

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6.COMO LOGRAN LOS EIS MEJORAR LA TOMA DE 15-16
DECISIONES
16.1.Ventajas 16
16.2. Desventajas 17
CONCLUSION 18
BIBLIOGRAFIA 19
ANEXOS 20-22

iv
 INTRODUCCIN

En estos tiempos, las necesidades de las empresas son definidas por el entorno
global en que coexisten, este ambiente es muy competitivo; es indudable que el
gran nmero de empresas existentes en todos los pases y la gran competitividad
existente entre ellas; ya sea por materias primas, optimizacin de sus recursos,
ingresar a nuevos mercados, entre otros; exige a las organizaciones de nuestro
tiempo un ptimo funcionamiento, esto con el propsito de lograr una ventaja
competitiva sobre sus contrincantes.

Por lo anteriormente expuesto, es importante mencionar que la toma de

decisiones que se lleva a cabo dentro de las organizaciones debe cumplir con
ciertas caractersticas como son: ser rpida, oportuna, fundamentada en
informacin concreta, que permita tomar decisiones eficientes, efectivas y con un
bajo costo para la empresa; pues de ello depender el xito o fracaso de una
organizacin.

Dadas las caractersticas anteriormente descritas que debe cumplir el ejecutivo

en la toma de decisiones, hace que sus requerimientos para el anlisis de
informacin sean muy exigentes; pues el nmero de alternativas disponibles es
mayor, el costo de los errores administrativos puede ser muy grande, el acceso
a la informacin necesaria para la toma de decisiones puede ser compleja,
adems; que el ejecutivo tiene que realizar una infinidad de operaciones para
acceder a esta. Es aqu donde surge la necesidad del soporte de sistemas como
una herramienta para la toma de decisiones acorde a los objetivos estratgicos
planteados por la organizacin.

iv
1. SISTEMA DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS (EIS)

Los Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS: Executive Information

Systems) son sistemas computarizados que proveen a los ejecutivos un fcil
acceso a informacin interna y externa que es relevante para sus factores crticos
de xito. Este concepto naci de la demanda de sistemas de informacin que
respondieran a las necesidades reales de los ejecutivos en las organizaciones
apoyndolos en la resolucin de problemas no estructurados basndose en
fuentes de informacin internas y externas, con la facilidad de resumir, filtrar,
comprimir y rastrear datos crticos para las organizaciones, enfatizando la
reduccin de tiempo y esfuerzo requeridos para obtenerlos.

1.2 Para quien est dirigido el sistema de informacin para ejecutivos

(EIS)?
Los Sistemas de Informacin para Ejecutivos, estn dirigidos a apoyar el proceso
de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organizacin, presentando
informacin relevante y usando recursos visuales y de fcil interpretacin, con el
objetivo de mantenerlos informados.

1.3 Cmo piensan los ejecutivos?

De acuerdo a estudios realizados por Daniel J. Isenberg. Los ejecutivos piensan
a cerca de dos clases generales de problemas:
Cmo lograr que se hagan las cosas?
Cmo enfrentar unas cuantas preocupaciones preponderantes o metas
generales?

1.4. El objetivo fundamental

El objetivo fundamental de los Sistema de Informacin para Ejecutivos es permitir
el monitoreo y seguimiento por parte de los directivos.

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2. LA PLANEACIN ORGANIZACIONAL

Esta planeacin comprende tanto el programa de accin normativo del consejo

directivo y/o alta direccin de una organizacin, como sus metas, objetivos
polticas y prioridades a mediano y largo plazo, para cada uno de los niveles de
decisin de la organizacin.

El proceso de planeacin consta bsicamente de las siguientes etapas:

Establecimiento de objetivos.
Formulacin de estrategias.
Desarrollo de los planes de operacin.
Establecimiento de presupuesto financieros.
Ejecucin de las operaciones.

El xito de una planeacin debe tener varios factores y una de ellas es que esta
planeacin sea sumamente prctica y eficaz, deber tomar en cuenta y adaptarse
a las reacciones de las personas a quienes afecta.

La estrategia es un plan (generalmente a largo plazo) que es el resultado

(planeacin tctica) de una decisin ejecutiva (tomado por los ms altos niveles
de autoridad) cuyo objeto consiste en desarrollar total o parcialmente los
recursos humanos y materiales de la organizacin para desarrollarla o lograr su
crecimiento total o parcial a travs de:

Una ampliacin, y consolidacin de su situacin financiera.

Una ampliacin de su mercado potencial.
Una ampliacin de sus actuales lneas de crecimiento.

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La tctica por su parte, es un esquema especfico para emplearse algunos
recursos en una estrategia general. Podemos dar un ejemplo claro, en el plano
gerencial, el presupuesto anual o el plan anual de inversin es un plan tctico
dentro de una estrategia global a largo plazo. Sin embargo, estos medios incluyen
a toda la empresa y para ello hay que atribuir responsabilidades a los diferentes
niveles o subsistemas de la organizacin.

2.1. Proceso de planeacin y control de la organizacin

los EIS

Estos procesos contribuyen en forma importante a redisear y reestructurar los

procesos de planeacin y control de una organizacin; las principales mejoras
que pueden lograrse al utilizar este tipo de sistemas son:

Mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o divisionales

Rediseo de los sistemas actuales de reportes, a travs de los cuales se
pone atencin en los factores crticos de xito para mejorar la
organizacin.
Cambios en los procesos de planeacin y pronstico.
Habilidad de realizar anlisis especficos utilizando informacin que est
en la base de datos.
Permite las relaciones de comunicacin entre el personal, logrando con
ello que los ejecutivos se mantengan realizando actividades de alto nivel.
Mejora la capacidad de administracin de programas en empresas con
orientacin a proyectos.

2.1.1. Proporciona las siguientes ventajas

El sistema provee acceso ms rpido a la informacin.

El sistema permite disponer de textos, datos y grficos en forma inmediata.

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 Las capacidades de manejo de programas generalmente permiten acceso
a informacin ms detallada.
El Control Administrativo, es un esfuerzo sistemtico para establecer normas de
desempeo con objetivos de planificacin, para disear sistemas de Re
informacin, para comparar los resultados reales con las normas previamente
establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su
importancia, as como para tomar aquellas medidas que se necesiten para
garantizar que todos los recursos de la organizacin se usen de la manera ms
eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la organizacin.

2.1.2. El control se divide en cuatro pasos

Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un

plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso
de planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que
incluyen fechas lmites especficas.
Medir los resultados: En muchos sentidos ste es el paso ms fcil del
proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con
los dos primeros pasos. Ahora, es cuestin de comparar los resultados
medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los
resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que
todo est bajo control"
Tomar medidas correctivas: Este paso es necesario si los resultados no
cumplen con los niveles establecidos (estndares) y si el anlisis indica
que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar
un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la
organizacin.
Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de
la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo.

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Siempre ser necesario dar a conocer los resultados de la medicin a ciertos
miembros de la organizacin para solucionar las causas de las desviaciones.

3. CARACTERSTICAS DE UN SIE

Para que un Sistema de Informacin para Ejecutivos sea considerado como tal,
debe de reunir ciertas caractersticas. Sin embargo, hay ocasiones en que los
EIS no cumplen con todas las cualidades deseables, en estos casos debe de
replantearse el sistema para tratar de incluir la mayora de ellas.

3.1. Las principales caractersticas de los sistemas de informacin para

ejecutivos (SIE) son las siguientes:
Estn diseados para cubrir las necesidades especficas y particulares de
la alta administracin de la empresa.
Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a informacin crtica del
negocio.
El sistema debe contar con capacidad de manejar informacin que
proviene de los Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes
externas de informacin.
Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el
sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.
Esto puede representar un reto importante, ya que muchos ejecutivos se
resisten a utilizar en forma directa los recursos computacionales por el
temor a cambiar.
Es un sistema desarrollado con altos estndares en sus interfases
hombre-mquina, caracterizado por grficas de alta calidad, informacin
tabular y en forma de texto. El protocolo de comunicacin entre el ejecutivo
y el sistema permite interactuar sin un entrenamiento previo.

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 Pueden acceder informacin que se encuentra en lnea, extrayndose en
forma directa de las bases de datos de la organizacin. Esta informacin
puede incluir anlisis de tendencias, reporteo por excepcin y la
posibilidad del drill down. Esta caracterstica del EIS permite al ejecutivo
penetrar en diferentes niveles de informacin. Por ejemplo, puede conocer
las ventas por pas, por zona geogrfica, por cliente y por lnea de
producto, penetrando a su gusto en los niveles internos y ms detallados
de la informacin en caso necesario.
El sistema esta soportado por elementos especializados de hardware,
tales como monitores o videos de alta resolucin y sensibles al tacto, ratn
e impresoras con tecnologa avanzada.

4. TENDENCIAS FUTURAS

En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era

otra de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el
mercado tienen la capacidad de integrarse fcilmente con otras aplicaciones.
Existen sistemas que pueden manejar informacin tanto interna como externa a
la organizacin.

Las nuevas soluciones son ms flexibles a las necesidades de los usuarios y

generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos y no
solamente basada en los libros contables. Debido a que estos sistemas
financieros dependen del poder de la computacin para manejar los elementos
individuales de la informacin y procesar las transacciones, permiten que los
ejecutivos desempeen un rol ms estratgico en la organizacin.

4.1. Evolucin de la tecnologa SIE

La tecnologa de los SIE est evolucionando muy rpido, y es muy probable que

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en el futuro los sistemas sean diferentes de los que se usan actualmente. Algunos
puntos que pueden anticiparse son:
Una mejor integracin con otras aplicaciones
Mejor software comercial para el desarrollo de SIE
Mejores interfases sistema-ejecutivo
Puede decirse que los SIE, adems de tablas y grficas, incluirn voz,
video e imgenes, es decir, integrarn la tecnologa de multimedia en su
desarrollo.

4.2. EL PROCESO DE DESARROLLO DE UN SIE

El proceso de desarrollo de un SIE tiene caractersticas que lo hacen nico. En

primera instancia, porque es el primer sistema que se desarrolla en la empresa
dirigido al ejecutivo, quien es el usuario de este sistema. En segundo lugar, las
tcnicas utilizadas para el anlisis y desarrollo de los tradicionales Sistemas
Transaccionales no necesariamente funcionan en un 100% de manera similar
durante el desarrollo de un SIE.

5. METODOLOGA PARA SU DESARROLLO E IMPLANTACIN DEL SIE

5.1. Identificacin de las alternativas para el desarrollo del sistema

Existen diferentes alternativas para el desarrollo de un Sistema de Informacin
para Ejecutivos (SIE). Antes de crear la propuesta para el desarrollo del sistema
debe de elegirse la alternativa que se desee. A continuacin se mencionan
algunas de las alternativas que existen para su desarrollo:
Desarrollar el sistema de manera interna y partiendo de cero. Esto significa
que el departamento de Sistemas de Informacin asignara a un equipo de
trabajo para el desarrollo del sistema.
Otra alternativa es hacer modificaciones a los sistemas actuales con el fin
de cubrir los requisitos del ejecutivo.

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 Desarrollar el sistema partiendo de cero con la ayuda de desarrolladores
externos con experiencia previa en SIE.
Cada una de estas alternativas tiene ventajas y desventajas en renglones
tales como costo, tiempo y control durante el desarrollo de la aplicacin.

5.2. Creacin de la propuesta

En este paso debe escribirse o elaborarse una presentacin de la propuesta del
EIS. La creacin de la propuesta ayudara a tener un apoyo ms slido para el
desarrollo del EIS y a minimizar la resistencia por parte de los ejecutivos.
Adems, puede contribuir a que la administracin acepte el proyecto.

Las principales razones que existen para presentar de manera formal una
propuesta de un SIE son:
Claro entendimiento con el ejecutivo: Esto se refiere a que el desarrollo del EIS
se haga tomando como base lo que piensa el desarrollador y lo que espera el
ejecutivo. Por lo general los ejecutivos no disponen de mucho tiempo para
dedicarlo al desarrollador del EIS y es muy comn que estn esperando algo
diferente de lo que en realidad es. Es por ello que la presentacin de la propuesta
ayudara para asegurarse que se comparten las mismas ideas.

Reducir la resistencia al cambio: No todos los ejecutivos aceptarn al mismo

tiempo el concepto de un EIS. Con frecuencia, cuando se desarrolla un nuevo
proyecto existe gente que est de acuerdo, gente a quien le es indistinto y gente
que no est de acuerdo. Quienes no estn de acuerdo con un proyecto no
participan en l y resulta perjudicial implantarlo cuando existe resistencia activa.
Una ventaja de la creacin y presentacin de la propuesta es que puede
conocerse la resistencia que existe al desarrollo del EIS y direccionada
detallando muchos de los beneficios que se obtienen al utilizar un sistema de
este tipo.

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Manejar las expectativas: En la creacin y presentacin de una propuesta deben
ponerse en una balanza las expectativas. De la misma manera en que se hable
de los beneficios que pueden lograrse con un EIS, deben informarse los riesgos
que implica y de los recursos que requiere. Es importante considerar esto ltimo,
ya que la mayora de los fracasos se deben a que no se explicaron los riesgos y
las necesidades de recursos y solo se enfatiz en lo ventajoso que sera utilizar
este sistema.

Lograr el compromiso de los recursos: Cuando se elabore y presente la propuesta

para el desarrollo de un EIS deben considerarse los recursos que se requieren
para llevarla a cabo. Hay personas que solo acostumbran justificar los costos; sin
embargo, es importante hacer un pronstico del dinero, de la gente y del tiempo
que se necesitar para cumplir con la propuesta.

Con todo esto, el ejecutivo tendr una visin ms clara de lo que es un EIS, de
las expectativas con respecto a su uso y de los recursos que requiere su
desarrollo.

5.3. Determinacin de las necesidades del ejecutivo

Este paso consiste en determinar las necesidades del ejecutivo. Se sugiere un
conjunto de estrategias para lograr lo anterior:

Cuestionar al ejecutivo acerca de cules son las preguntas que le gustara

formular al regresar de un periodo vacacional de tres semanas.

El Aplicar la metodologa relacionada con los factores crticos del xito. ? Esta
consiste en definir los factores crticos y, posteriormente, identificar las lagunas
de informacin entre lo que requieren los factores crticos del xito y la

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informacin que se encuentra disponible para el ejecutivo. Este anlisis incluye
tipo de informacin, periodicidad y formato de presentacin, entre otros.
Realizar entrevistas con los directores o gerentes de las diferentes reas
funcionales de la empresa, con el objetivo de preguntarles la informacin que
consideran relevante.

5.4. Creacin del sistema y presentacin de un prototipo

La clave para la creacin de un EIS exitoso es el prototipo. En ocasiones un EIS
se describe como un prototipo que nunca termina. Estos sistemas deben
evolucionar constantemente y la velocidad con que se realicen los cambios es
muy importante para el xito. Un prototipo de arranque (inicial) de un EIS por lo
general requiere de 6 semanas hasta 4 meses para su desarrollo. Una vez que
se desarroll el prototipo de arranque, el EIS evoluciona cuando se le van
agregando nuevas capas o funciones.

5.5. Implantacin exitosa de un SIE

Para que un ejecutivo utilice un SIE, debe de implantarse considerando los

siguientes factores:

Ejecutivo comprometido e informado con el proyecto: Esto implica que el

ejecutivo debe tener un entendimiento claro de las capacidades y limitaciones del
sistema desarrollar. Adems, debe de establecer un compromiso formal hacia el
sistema, ya que de ello depende su uso en el futuro.

Socio operativo: Esto con el fin de manejar los detalles de implantacin del
sistema y de que se puedan tomar decisiones considerando el punto de vista del
usuario ejecutivo. Lo anterior es muy recomendable debido al poco tiempo del
que dispone el ejecutivo. El socio operativo puede ser la persona ms cercana al

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ejecutivo, en lo que a relacin de trabajo se refiere, porque es quien mejor conoce
los gustos y necesidades del ejecutivo.

Personal idneo en el departamento de informtica: La calidad del personal que

labora en el departamento es trascendental para el xito del proyecto. Si se tom
la decisin de desarrollar un EIS en forma interna debe seleccionarse al personal
ms capacitado para realizar esta tarea.

Tecnologa apropiada: La seleccin del hardware y software debe corresponder

a la demanda tecnolgica del proyecto. Para esto deben evaluarse las
necesidades tcnicas y las opciones que brinda el mercado para satisfacerlas en
forma apropiada.

Administracin de los datos: Un SIE debe de ser capaz de presentar informacin

de las diferentes reas que componen la empresa, y para ello es necesario que
la infraestructura de la base de datos interna sea estandarizada.

Relacin clara con los objetivos del negocio: Debe dar seguimiento a los factores
crticos de xito de la empresa y estos factores se definen en base a los objetivos
que persigue esta empresa.

Manejo de la resistencia al cambio: Es necesario evaluar el nivel de cultura

computacional de la empresa, pues de ello depender la forma en que se maneje
la resistencia al cambio.

16. CMO LOGRAN LOS EIS MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES?

Este mejoramiento se logra al optimizar la informacin de los reportes

corporativos o divisionales de la organizacin, esta optimizacin se hace a travs
de:

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 La redefinicin los mtodos de recopilacin de la informacin, esto permite
que quien este encargado de tomar decisiones no se involucre en la
obtencin de los datos de manera directa, sino que se enfoque sus
energas al anlisis de la informacin.
El mejoramiento la certidumbre de los datos.
Haciendo ms rpido el proceso de obtencin de la informacin.
Mediante la realizacin de cambios en la manera de presentar la
informacin, haciendo uso de nuevas tcnicas de presentacin como:
grficas, histogramas, dibujos y animaciones.
El rediseo de los sistemas actuales de reportes, mediante los cuales se
les da mayor importancia a los factores crticos que permitirn tener un
mejor rendimiento de la organizacin.

Los EIS contribuyen de manera importante a apoyar la toma de decisiones al

permitir redefinir y reorientar algunas de las fases del ciclo administrativo de una
organizacin, principalmente a la planeacin y control. Esto permite a la
organizacin optimizar en la asignacin de recursos, tanto cuantitativos como
cualitativos; adems de mejorar sus procesos y por ende aumentar sus
utilidades.

El grfico siguiente muestra los pasos que sigue un EIS para llevar la informacin
hasta el usuario final.

En los ltimos aos, el trmino EIS ha perdido popularidad en favor de

inteligencia de negocios (con las sub-reas de la presentacin de informes,
anlisis y tableros de herramientas administrativas (dashboards)).

16.1. Ventajas:

Fcil para los ejecutivos de nivel superior, ofrecen una amplia usabilidad.

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Proporciona la entrega de informacin oportuna y resumida de una empresa.
La informacin que se proporciona es mejor entendida.
La administracin, con un EIS, puede tomar decisiones con prontitud.
Mejora la informacin de seguimiento.
Ofrece eficiencia a los tomadores de decisiones.

16.2. Desventajas:

Dependen mucho del sistema, no son muy modulares.

Funcionalidad limitada, por diseo.
A veces, sobrecargan de informacin a los administradores.
Pueden generar beneficios difciles de cuantificar.
Los altos costos de implementacin.
El sistema puede llegar a ser lento, grande y difcil de manejar.
Puede conducir a los datos menos fiables y menos seguro.

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 CONCLUSIN

Hemos observado que esta aplicacin informtica que muestra informes y

listados de las diferentes reas de negocio, de forma consolidada, para facilitar
la monitorizacin de la empresa o de una unidad de la misma es de suma
importancia.

El EIS se caracteriza por ofrecer al ejecutivo un acceso rpido y efectivo a la

informacin compartida, utilizando interfaces grficas visuales e intuitivas que
son de gran utilidad y estas suele incluir alertas e informes basados en excepcin,
as como histricos y anlisis de tendencias. Tambin es frecuente que permita
la domiciliacin por correo de los informes ms relevantes.

A travs de este sistema podemos contar con un resumen del comportamiento

de una organizacin o rea especfica, y poder compararla a travs del tiempo.
Tambin podemos, adems, ajustar la visin de la informacin a la teora.

Los Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS: Executive Information

Systems), estn dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos
ejecutivos de una organizacin, presentando informacin relevante y usando
recursos visuales y de fcil interpretacin, con el objetivo de mantenerlos
informados.

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BIBLIOGRAFIA.

PC WORD (2004). Aplicaciones EIS con Forest & Trees 3.1b Sistemas de
informacin para ejecutivos.
Podmoguilnye, Marcelo Gustavo (1999). Sistemas integrados de
informacin.
Ana Lidia (1999). Los sistemas de informacin.
http://www.sinnexus.com/business_intelligence/sistemas_informacion_ej
ecutiva.aspx
https://tiposdesistemasdeinformacion.wordpress.com/2015/04/09/sistema
s-de-informacion-ejecutiva-eis/
www.uv.mx/personal/ocastillo/files/2011/02/equipo-6-TI-.ppt

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