Tablas Dinmicas en Excel Tutorial

11 Febrero, 2016 por Quique Arranz

La primera vez que vi cmo se usaban las tablas dinmicas en Excel
bsicamente alucin. La potencia que tienen es increble. Poder hacer anlisis
rpidos de informacin masiva, ordenarla, contabilizarla en un par de clicks y
esto no es una exageracin, es la verdad sobre las tablas dinmicas de Excel.
Las podis usar en Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013 y Excel 2016.
El uso de tablas dinmicas en Excel es una de las funcionalidades que ms
temen los usuarios y que ms les puede servir en su da a da. La curva de
aprendizaje es rapidsima pero exige un par de horas de concentracin y
algunos ejercicios prcticos para poder manejarse bien con las tablas dinmicas
en Excel.
Si quieres aprender a usar la funcin concatenar, visita el artculo de concatenar
A continuacin te vamos a explicar algunas de las opciones ms interesantes de
las tablas dinmicas Excel.

Contenido [Ocultar]
1 Qu es una tabla dinmica de Excel?
2 Cmo crear una tabla dinmica en Excel
3 Organizar una tabla dinmica en excel
o 3.1 En la tabla dinmica excel, Qu son las cajitas de abajo?
4 Descargas y recursos
5 Continuacin del tutorial de tablas dinmicas
6 Configuracin de campo de valor
7 Qu hacemos con el campo MES?
o 7.1 Poner un filtro de informe.
o 7.2 Incluirlo como un campo de fila
o 7.3 Incluirlo como un campo de columna

QU ES UNA TABLA DINMICA DE EXCEL?

Para saber lo que es una tabla dinmica en excel, lo primero que hay que
tener preparado en Excel ser nuestra tabla de datos. Siempre habremos de
partir de una tabla de datos donde la informacin se organiza por filas y las
columnas son los diferentes atributos o caractersticas de nuestra informacin
para trabajar con las tablas dinmicas.
En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el
modelo:
En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales en diferentes
meses y de diferentes productos.
Si quisiramos saber cmo organizar esta informacin por vendedor y producto
podramos hacer una serie de filtros, o clculos
con SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho ms rpido y fcil (cuando la
informacin es masiva y hay muchos condicionantes) crear una tabla dinmica.
CMO CREAR UNA TABLA DINMICA EN
EXCEL
Primero, en Excel hay que seleccionar toda la informacin de nuestros datos.
Para ello recomiendo convertir nuestro rango donde encontramos nuestra
informacin a una tabla de datos. Cmo? Muy sencillo. Selecciona el rango y
ve a Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla
Una vez que hemos hecho esto la informacin de nuestra tabla quedar de la
siguiente manera:
Esto nos permitir, que al hacer crecer la informacin de nuestra tabla en
nmero de filas, al refrescar las tablas dinmicas, todo el rango sea cogido por la
tabla dinmica en cuestin.
Pero ahora s, para crear una tabla dinmica en excel seleccionamos nuestra
recin creada tabla y hacemos: Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla
Dinmica
Al hacer click en tabla dinmica aparecer una ventana como la siguiente:

En esta pestaa vemos que el rango/tabla que ha seleccioando. En la siguiente

parte nos permitir elegir donde situaremos nuestra tabla dinmica. En este caso
vamos a permitir que cree una hoja nueva y nos coloque la tabla dinmica ah.
Haciendo click en OK lo que veremos ser lo siguiente: una nueva hoja con el
espacio creado para una tabla dinmica genrica y a la derecha un display para
ordenar la informacin de nuestra tabla dinmica.

ORGANIZAR UNA TABLA DINMICA EN EXCEL

En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han almacenado
todos los ttulos de columna de nuestra tabla. Eligiendo el que queramos
podremos arrastrarlo a una de las cajitas de abajo.

EN LA TABLA DINMICA EXCEL, QU SON LAS CAJITAS DE ABAJO?

Filtros de reporte: nos permitir filtrar la tabla entera seleccionando uno o
varios elementos de la lista del filtro que hayamos aplicado.
Columnas: nos permitir organizar nuestra informacin por columnas
(podremos seleccionar uno o varios elementos de la coleccin)
Filas: nos permite organizar nuestra informacin por filas (podremos
seleccionar uno o varios elementos de la coleccin)
Valores: sern los valores de clculo. Podremos visualizar los valores
como suma, mximo, media, contar valores
En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros:

Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:

Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido segn los filtros
seleccionados.
Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del
que queremos conocer los datos de ventas.
Etiquetas de filas: hemos puesto las etiquetas de los vendedores para
poder ver lo que han vendido en el mes seleccionado.
Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se
desglosar para cada vendedor los productos que ha vendido y la suma de
su precio.
Esto, explicado as, es un poco abstracto, lo mejor ser ver cmo queda la tabla
dinmica Excel una vez que hemos hecho las diferentes selecciones:

En la imagen anterior vemos como la informacin de ventas queda organizada

para el mes de Enero segn los vendedores y los diferentes productos. Adems
de esto, veremos las columnas de totales de ventas por productos y por
vendedores (fila inferior y columna derecha respectivamente).
Como puedes ver, crear tablas dinmicas en Excel es mucho ms sencillo de lo
que habas pensado nunca y en cuanto le cojas el truco podrs ir a toda
velocidad sacando interesantes conclusiones de tus anlisis.
Por ltimo, cmo cambio el tipo de valores mostrados? y si me viniera
mejor ver cmo se reparten porcentualmente las ventas? Pues es muy
sencillo, tan slo tendremos que seguir los siguientes pasos:
Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador de tablas dinmicas
sobre los valores que queremos cambiar (en nuestro ejemplo el valor
suma de precio).
Elegimos la opcin de Configuracin de campo de valor.
Elegimos la pestaa de Mostrar valores como.
Del desplegable de Mostrar valores como elegimos % de Gran Total.
De esta manera el resultado obtenido ser:

DESCARGAS Y RECURSOS
En el siguiente enlace puedes descargar este mismo ejercicio para que puedas
comprobar y retocar todo lo que necesites para aprender a usar esta potentsima
herramienta:

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 error

En la ventana Campos de tabla dinmica diseamos su estructura de filas (y su

orden), columnas, filtros y la forma de presentar los datos. Sigamos con el
ejemplo del tutorial de tablas dinmicas.

CONTINUACIN DEL TUTORIAL DE TABLAS

DINMICAS
Como ya vimos en el tutorial, la lista de todos los campos disponibles se
encuentra en el cuadro superior de la ventana. Esos campos son los nombres de
columna de los datos que estoy manejando y, por ese motivo, Excel nos dar
un error si intentamos insertar una tabla dinmica utilizando como fuente
un rango al que falte un nombre de columna. Esto suele pasar cuando utilizas
un rango con muchas columnas, alguna se nos pasa.
Da nombres descriptivos a las columnas. Si usas nombres del tipo Campo1,
Campo2, imagnate cuando quieras estructurar el informe. No sern nombres
largos pero s lo suficientemente descriptivos para que sepas su contenido.
Bien. Dejamos nuestra tabla con la siguiente estructura y diseo:

Este informe es el diseo por defecto que Excel nos presenta: algo difcil de leer
porque los nmeros no tienen formato, no podemos seguir las lneas fcilmente,
cada columna tiene el ancho por defecto. Lo iremos modificaremos paso a paso,
algunas cosas hoy otras en posteriores artculos.
Al crear el informe, tendremos acceso a dos nuevas pestaas en la cinta de
opciones. Son las herramientas de tablas dinmicas:
Una se llama Analizar
 la otra Diseo

Por supuesto, como en otras ocasiones, slo tendremos acceso a ellas si la

celda en la que nos encontramos se sita en el informe. Desde estas dos
pestaas podremos hacer todos los cambios que necesitemos a nuestro informe,
actualizarlo si hemos aadido o cambiado alguna informacin.
Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinmica, en concreto a la zona
de reas en las que hemos situado algunos campos. Observa la flecha a la
derecha del nombre de columna, si haces clic en ella tendrs acceso a un men
contextual desde el que podrs realizar distintas acciones. Como siempre,
algunas de las opciones estarn accesibles y otras no, dependiendo del tipo de
dato y del rea en la que se encuentre.

Entra en Configuracin de campo. Esta opcin del men te da acceso a una

ventana con dos pestaas.
Por ejemplo, si el campo en el que trabajas est en el rea Filas, podrs indicar a
Excel que no quieres un subtotal para este campo o que el subtotal ser uno
concreto. Tambin le podrs indicar que quieres personalizar el nombre de la
columna, elementos sin datos y que repita etiquetas de elementos.

CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR

Ahora ve al rea Valores, haz clic en la flecha a la derecha del campo Suma de
Precio y elige Configuracin de campo de valor.

Y s, como era de esperar la ventana es un poco distinta y las pestaas tienen

otro nombre y realizan otras tareas. Es una ventana pensada para trabajar con
datos. Primeramente, aqu podremos formatear cada uno de los campos de
datos que tengamos (ver botn de comando Formato de nmero) e incluso
cambiar el nombre de la columna a otro ms descriptivo. Tambin podremos
mostrar los valores como porcentaje de diferentes maneras.
En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de nmero con dos decimales a
mi campo. Mi informe tendr el siguiente aspecto:

QU HACEMOS CON EL CAMPO MES?

No, no me he olvidado del campo Mes. Podemos hacer varias cosas:
No hacer nada. Porque no es necesario poner todos los campos de los
que dispongo.
Aadir un segmentador de datos (el famoso slicer) a mi tabla dinmica.
Esto ya lo conocemos pero ser buena idea un pequeo recordatorio en
este enlace.
Poner un filtro de informe.
Incluirlo como un campo de fila.
Incluirlo como un campo de columna.
PONER UN FILTRO DE INFORME.
Lo nico que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al rea Filtro para
obtener un informe como el siguiente:

Como veis, parece que la nica diferencia con respecto al informe anterior es
que ahora tenemos una fila adicional ms arriba, en la que aparece Mes y, a la
derecha (Todas). La potencia de este filtro es que si hacemos clic sobre el
cuadro de fecha a la derecha tenemos una lista en la que podemos seleccionar
un mes o varios. Si seleccionamos el botn Seleccionar varios elementos y
elegimos febrero y marzo, nos quedar un informe como el siguiente:

INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE FILA

Al arrastrar el campo Mes al rea Filas el informe quedar como esto:

El orden es importante. Al estructurar el informe como lo hemos hecho, tenemos

una vista de lo que ha vendido cada Vendedor por Mes y por Producto. Qu
pasa si cambiamos el orden y ponemos el campo Mes encima del campo
Vendedor? Este es el resultado:

Que son las ventas de cada Mes por Vendedor y por Producto. Cul es el mejor
informe? Obviamente depender de lo que queramos ver en cada momento. Lo
ms interesante es que los cambios los podemos hacer con muy pocos clics.

INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE COLUMNA

Arrastramos nuestro campo Mes al rea Columnas, debajo de Producto y
tendremos un informe como el que sigue:
Claro que el informe sigue a la derecha hasta tener todas las columnas de cada
producto con sus correspondientes de ventas por Mes pero a efectos didcticos
esto es suficiente para ver de qu estamos hablando.
Si quieres ejercitarte con la tabla que estamos trabajando este es el enlace. No
estara de ms gastar algo de tiempo en hacer cambios de un rea a otra, probar
formatos de nmero, etc.