Negocios, Empresa y Economia Nueve habilidades directivas J.D. Roman SirsDireccién General: Marcelo Perazolo Direccién de Contenidos: Ivana Basset Disefio de Tapa: Patricio Olivera Armado de Interiores: Abel Auste Esta prohibida la reproduccion total o parcial de este libro, su tratamiento informatico, la transmision de cualquier forma o de cualquier medio, ya sea electrénico, mecénico, por fotocopia, registro u otros métodos, sin el permiso previo escrito de los titulares de! Copyright. Primera edicién en espaol en versién digital © LibrostnRed, 2004 Una marca registrada de Amertown International S.A. Para encargar més copias de este libro 0 conocer otros libros de esta coleccion visite www.librosenred.comMédulo 2 - Presentaciones efe invice Objetivo y contenidos de este manual Médulo 1 - Urgente vs importante Objetivos generales Objetivos del médulo El tiempo como un recurso Utilizar su tiempo Los come-tiempo ~Cémo solemos emplear el tiempo? Gestién del tiempo - Principios basicos Priorizacion Clasificar tareas Planificacién del tiempo Plan diario de tareas por hacer El proceso de plani Fijar obje Delegar Ejercicio 1 - ¢Cuales son sus criterios a la hora de priorizar? Ejercicio 2 - Ejercicio del uso del tiempo personal Ejercicio 3 ~ Planes personales de accién ‘Anexo 1 Mejorando su uso del tiempo Plan personal Objetivos generales Objetivos practicos Planning y preparacion Fijar objetivos B 5 5 6 6 7 7 7 8 8 19 19 20 a a 24 26 27 3 32 33 33 34 34Objetivo de la agenda Uso de la agenda Ruegos y preguntas Establecer enlaces Secuenciar El resumen Ruegos y preguntas Uso correcto de ayudas visuales Checklist previa a la presentacién Plan personal Médulo 3 - La comunicacién {Qué es la comunicacion? Coherencia entre el mensaje y el vector Actitudes ¢ inteligencia emocional La palabra hablada Manejar respuestas y reacciones Tipos de preguntas Estilos de comunicacién Guiones de comunicacién Técnicas al teléfono Usar fax e e-mail Redaccién de cartas Estructurar su carta Reuniones Informes y propuestas El poder de la palabra. Por Deborah Tannen Ejercicio 1 - Su cociente de escucha Ejercicio 2 Ejercicio 3 35 35 36 36 37 38 39 40 a2 ee8ea 46 46 a7 SERBS 50 5 51 52 53 55Ejercicio 4: 56 Ejercicio 5 56 Plan personal 57 Médulo 4 - Dominar el estrés 58 Definiciones. 59 El impacto en su organismo 59 iCuanto susceptibles somos? 60 Nuestra percepcién de la presion 61 Mente y cuerpo sano 61 El ejercicio puede aliviar la tensién fisica y mental 61 Priori 6 Cé icNO- i é Lidiar con situaciones dificiles 63 Dese un respiro 63 Fuentes de ayuda 64 Terapias de relajacion 64 Ejercicio 1- Reacciones fisicas 65 Ejercicio 2 ~ Fuentes de presion y estrés en el trabajo 66 Ejercicio 3 - Los sintomas del estrés 67 68 Ejercicio 5 - Su resistencia al estrés 70 Ejercicio 6 - ¢Cémo afecta su personalidad la forma en que lidia con la presién? n Ejercicio 7 - Diario personal de sintomas de estrés Rp Ejercicio 8 - Control personal B Ejercicio 9 - Reduciendo presién: Evitar, Minimizar y Controlar 74. Ejercicio 10 - Mente sana en cuerpo sano 5 Ejercicio 11 - {Cuales son las presiones que impactan en mi gestién del tiempo laboral? 7Ejercicio 12 - Entender sus prioridades Ejercicio 13 ~ Lista de tareas Ejercicio 14 - {Cudles son sus prioridades en el trabajo? Ejercicio 15 - Barreras a una gestion eficaz del tiempo Ejercicio 16 - ¢En qué momento del dia acta mejor frente a situaciones complicadas? Ejercicio 17 - Rechazar peticiones - Cémo se siente Ejercicio 18 - Carta Magna de sus derechos Ejercicio 19 - Rechazar peticiones asertivamente Ejercicio 20 - Rechazar peticiones - Estrategias Ejercicio 21 - Asertividad Ejercicio 22 - Dominar la presion Ejercicio 23 - Técnicas de relajacién Eliminando la tension Plan personal Médulo 5 - Liderazgo vs. Gestion Objetivos generales Objetivos del médulo Liderazgo o gestion Las cualidades del lider-gerente Comportamientos de un lider Delegacién Delegacién (cont.) Planning para el éxito Las 8 etapas del proceso de planificacién Fijar objetivos Comunicacién Reuniones formales Brainstorming 8 79 80 a 83 84 85 86 87 88 89 90 o 33 95 95 96 96 97 97 99 99 100 101 101 102 102Apreciaciones efectivas 103 Motivacion 104 Actitud comprensiva 105 Leyendo comportamientos 106 Gestionar el cambio 107 Conclusion 107 Ejercicio 5 - ,Cémo delega? 108 Ejercicio 6 ~ Planificando un proyecto 108 Ejercicio 7 - SMART 108 Ejercicio 1 - ActitUd. comprensiva 108 Ejercicio 2 109 Plan personal 109 Médulo 6 - Equipo vs. Grupo no Objetivos generales m Objetivos de! médulo m No todos los grupos son equipos. Como diferenciarlos m2 Etapas del desarrollo de equipo me Atributos de los equipos de éxito 1B Comportamientos interpersonales 14 Comportamientos interpersonales "4 Normas de decision para problemas ns Normas de decisién para problemas ns Normas de decisién para problemas 16 Normas de decision para problemas 16 “Facilitar” una reunion w Cuando esta facilitando "7 Herramientas y habilidades de resolucion de problemas ~ Reduccién de lista 8 Herramientas y habilidades de resolucion de problemas - Analisis Causa-Efecto 8Herramientas y habilidades de resolucién de problemas - Voto ponderado ng Cémo emplear el voto ponderado 120 Gestionar equipos virtuales 120 Ejercicio 1- Grupos y equipos 12 Ejercicio 1 - Sinergia 122 Ejercicio 1- Repaso 123 Ejercicio 2 123 Ejercicio 3 - Los ndufragos 124 Ejercicio 3 - {Con qué me quedo? 25 Ejercicio 3 - @Con qué me quedo? 126 Ejercicio 4— Habilidades interactivas ~ Auto anilisis 126 Ejercicio 4 - Habilidades Interactivas 2 Sesién de Feedback 127 Ejercicio 4 ~ Habilidades interactivas 3 - Feedback. Hoja de resultados 128 Ejercicio 4 ~ Habilidades interactivas 4 —Lineas directrices 128 Ejercicio 5 ~ Resolucion de problemas 129 Ejercicio 6 - Equipos virtuales 132 Anexo 1~ Definiciones y ejemplos 133 Anexo 1—Definiciones y ejemplos 34 Anexo 2 - Naturaleza y caracteristicas de un equipo de éxito 135 Anexo 2~ La naturaleza y las caracteristicas de un equipo sin éxito 36 Anexo 3 - Gestionar el equipo virtual a7 Plan personal 1738 Médulo 7 - Herramientas de gestién de problemas 39 Objetivos generales 140 Objetivos del médulo 140 Seleccionar el problema 141 Herramientas y técnicas para elegir problemas 14Herramientas y técnicas para elegir problemas 142 Encontrar la causa 142 Técnica para encontrar la causa 143 Crear soluciones alternativas 144 Elija y planifique la solucién 144 Implemente el plan y analice el impacto de la solucién us Ejercicio 1 - Supervivencia en el desierto 146 Supervivencia en el desierto “47 Ejercicio 2 — El caso de Juan Diego a7 El asunto Juan Diego 148 Hoja de seleccién de solucién 150 Plan personal 151 Médulo 8 - Creatividad 152 Objetivos generales 153 Objetivos de! médulo 153 Definiciones 154 Barreras a la creatividad 154 Rompiendo las barreras 155 Estimular el pensamiento creativo 155 Fases de creatividad 156 Presente su idea 156 Ejercicio 1 - Ejercicio del globo 157 Ejercicio 2 ~ Ejercicio de los nueve puntos 157 Ejercicio 3 - Post-it automatico 157 Ejercicio 4~ Palabras al azar 158 Cémo buscar una palabra al azar 158 Palabra al azar - ejemplo 159 Ejercicio 5 ~ “Es justo como...” 160 Ejercicio 6 - Mapa cerebral 161Grupos de post-it 162 Ejercicio 7 - Teatro mental creativo 163 Ejercicio 8 ~ Paseos creativos 164, Ejercicio 9 ~ Vender su idea... 165 Plan personal 166 Médulo 9 - Negociacion 167 Objetivos generales 168 Objetivos del médulo 168 {Qué es la negociacin? 169 Ejercicio (1) Padre e hija 169 El proceso en 7 etapas 170 Planificacion para negociacion 170 Entorno de negociacién 1 Estilos y comportamientos Ba Crear el entomno 2 Crear el entorno (sigue y Exigencias y acuerdos 4 Pujar - Ofertar 75 Concesiones % Consequir acuerdo 176. ‘Tacticas de cierre 177 Negociacién en equipo m2 Ejercicio 5 en grupo ~ Club de deportes vs Duefios 18 Ejercicio 1 - Padre e hija 18 Ejercicio 2 - Rating de negociacién 180 Ejercicio 3 - Negociaciones recientes 181 Ejercicio de grupo (Rojo - Azul 181 Hoja de puntuacién Roja y Azul 183 Copyrighted materialSu plan de accién: 18: Plan personal 184 Acerca del Autor 185 Editorial LibrosEnRed 8Ga You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You 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4 Dominar el estrésNueve habilidades directivas DEFINICIONES Puntos clave La presién y el estrés es algo que todos sentimos: = Nadie esta a salvo * Cada persona es unica * A.veces nos sentimos estresados por algo que normalmente no nos afectaria * Noesta solo La presién puede ser algo: * Positivo * Un acicate para ayudarnos a resolver un problema dificil o superar un objetivo Elestrés es: * Demasiada presién que nos produce preocupacién y tension ner- iosa * Una respuesta a exigencias que nos superan * Une reaccién fisica -el tipo de tension que se siente cuando nos enfrentamos a una situacién nueva, desagradable o amenazadora EL IMPACTO EN SU ORGANISMO Puntos clave El estrés puede afectar a cualquiera, por muchas razones distintas Las reacciones primarias (instintivas) Luchar, escapar o hacerse el muerto 59 LibrostnRed4.D. Roman. La reaccién segundaria Largo plazo El estrés nos puede afectar a corto y largo plazo El estrés nos puede afectar fisicamente y sicologicamente {CUANTO SUSCEPTIBLES SOMOS? Puntos clave Algunas personas son mas propensas al estrés que otras Tenemos mayores probabilidades de sufrir estrés cuando experimentamos ‘cambios en lo privado y en lo laboral, en particular cuando estos cambios son: Impredecibles Desconcertantes importantes Intensos Inevitables Nuestra resistencia al estrés se ve afectada por varios factores. Algunas personas son muy competidoras, perfeccionistas o impacientes y por lo tanto mas propensas a padecer estrés. 60 LibrostnRedNueve habilidades directivas NUESTRA PERCEPCION DE LA PRESION Puntos clave Siempre habra situaciones estresantes / retadoras. Lo que podemos cam- biar es nuestra percepcién y cémo lidiar con elllas. Reaccionamos a la presién de varias formas. Un mismo acontecimiento puede provocar excitacién en un individuo, y provocar ansiedad en otro individuo. Si pensamos que algo va a salir mal, es bastante probable que asi sea. A veces resulta dificil identificar la fuente de la presin que experimentamos. Una vez que hemos identificado la fuente, podemos empezar a buscar me- dios para evitar, minimizar o controlar la presion. MENTE Y CUERPO SANO. Puntos clave Para reducir los niveles de estrés: = Esté activo -el ejercicio puede reducir la tension mental y fisica * Coma bien -tenga una dieta equilibrada. Cuide su peso * Duerma lo suficiente una falta de suefio puede alterar sus nervios y disminuir su capacidad para enfrentarse a los retos de su trabajo. + Pruebea iniciar algin hobby -busque algo que le apetezca. Planifiqueloy practiquelo. Aunque sea patinaje sobre hielo, es bueno para el cuerpo. EL EJERCICIO PUEDE ALIVIAR LA TENSION FISICA Y MENTAL Puntos clave Cuando hacemos ejercicio, el organismo libera substa dorfinas) en el cerebro relajantes (en- Elejercicio es una relajacién agradable y natural 6 LibrostnRed4.D. Roman. El ejercicio regular le hard sentir en forma, sano y feliz Haga ejercicio seguro: * Si tiene mas de qo afios o esta embarazada, consulte a su médico * Busque una actividad que encaje en su estilo de vida y en su nivel de preparacion = Haga calentamiento y tomeselo con calma. No se precipite -empiece despacio e incremente poco a poco PRIORICE Puntos clave Urgencia Cuando una tarea es urgente, hay que tratarla cuanto antes. Las tareas no planificadas suelen acabar siendo urgentes. Importancia Cuando una tarea es importante, es probable que necesite mucho mas tiempo para llevarse a cabo. La mayoria de las tareas planificadas son im- portantes; pero no por ello han de ser urgentes. Priorizar Priorizar consiste en decidir en qué orden han de llevarse a cabo las tareas. Estas han de priorizarse en funcién de su urgencia e importancia. Las ta- reas urgentes suelen necesitar relativamente poco tiempo, dejando recur- sos para las tareas importantes. Como becir NO - AsertivaMeNTE Puntos clave SEA DIRECTO Y HONESTO 62 LibrostnReda You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either reached 2 page thts unevalale fer vowing or reached your ievina tit for his book.a You have either 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Roman. DEFINICIONES Puntos clave La creatividad consiste en: Desarrollar una idea nueva Algo original con un valor potencial La innovacion consiste en: La aplicacién practica de esa idea El proceso que transforma esa idea en algo de valor para los demas BarreRAS A LA CREATIVIDAD Puntos clave Algiin dato: Todos tenemos creatividad. Se ha demostrado (finales de los gos) que cons afios de edad, un 90% de nosotros somos creativos. Sin embargo, cuando alcanzamos los 45 afios, ese porcentaje se desploma hasta un 5%. GPor qué? Las barreras a la creatividad son actitudes negativas, miedo al fracaso, asunciones, exagerada confianza en la logica, etc... Proceden del lado izquierdo del cerebro (para los zurdos, del lado derecho), seguin el Premio Nobel Dr.Sperry y su teoria del cerebro par- ticionado. E! lado izquierdo es légico y analitico. El derecho es imagi- nativo, creativo e intuitivo. Son el lado izquierdo y nuestras vivencias que hacen que a medida que crecemos, crezcan esas barreras. 154 LibrostnRedNueve habilidades directivas ROMPIENDO LAS BARRERAS Puntos clave {Como rompemos estas barreras? Las costumbres ~haga cosas distintas. Un distinto trayecto para ir al trabajo, ir a nuevos restaurantes, etc. Miedo al fracaso -explore las peores implicaciones del riesgo que esta asumiendo: "{Qué es lo peor que me podria pasar? :Qué haria en ese caso?" Es decir, tenga algo de perspectiva Presién excesiva -equilibre el trabajo y la vida personal. Coma, duerma bien y haga ejercicio. Las asunciones -reflexione antes de hablar. Preguintese: “i Cudles son las asunciones que estoy haciendo? {Qué otras explicaciones para esta situacion? EsTimuLAR EL PENSAMIENTO CREATIVO Puntos clave Técnicas: Los Post-it - usando Post-it para recordar sus ideas acerca de algunos temas. Péguelos en la pared. Ya los ordenara cuando haga falta. No se aceptan criticas. Palabras al azar - elija una palabra (previamente asociada a un numero) al azar y relacione esta palabra con el problema o reto que desea “Es como...” emplee analogias o metaforas para desarrollar su pen- samiento Mapas cerebrales, Con esta técnica visual, parta de un tema central y vaya conectando nuevas lineas a medida que las ideas vayan surgiendo. 155 LibrostnRed4.D. Roman. FASES DE CREATIVIDAD Puntos clave Las fases: Preparacién ~busque y recopile informacién en el area de creatividad Inmersion -involucrese en el problema, reto, o situacién Distraccién —deje que el subconsciente trabaje solo Generacién -genere ideas Evaluacién -evalue esas ideas compartiéndolas, probandolas y verifi- cando las asunciones Aplicacién -aplique esa solucién y mida los resultados, PRESENTE SU IDEA Puntos clave Técnica R.A.P. (Research, Arrange, Present) Research —investigue el impacto que su idea pueda tener sobre los demas, verifique y actue en consecuencia Arrange -recopile datos e informacién interna y externa, y tenga en cuenta su audiencia. Present -empleando la estructura: Situacién actual Vista general de la solucién / idea Implicaciones en términos de inversion y beneficios Riesgo vs resultados Plan de accion Conseguir compromiso para el paso siguiente 156 LibrostnRedNueve habilidades directivas EsercIciO 1 — EJERCICIO DEL GLOBO Haga grupos de 3 -asumiendo que hay 12 participantes. Dos grupos obser- varan mientras dos grupos hacen el ejercicio. Para los que hacen el ejercicio, coloque un globo inflado en una mesa, a un minimo de 1.5 metros del grupo. Cada participante empleara los recursos disponibles. Los grupos participantes elegiran a una persona para que en un maximo de 10 minutos consiga coger el globo sin moverse de su sitio. Al finalizar el ejercicio, un pequefio debriefing acerca de lo que han visto y experimentado. Evercicio 2 — EseRCICIO DE LOS NUEVE PUNTOS INSTRUCCIONES lebéis conectar los g puntos; eso sin levantar il, revise las asunciones. Con solo cuatro lineas rect: el boligrafo. Si les resulta difi Siendo ya muy creativo, lo puede conseguir incluso con tres lineas. Eyercicio 3 - Post-It AUTOMATICO InsTRUCCIONES * Cada participante recibe una docena de Post-it * Ahora elijan un problema, reto u oportunidad sobre el que trabajar, de la lista que ha preparado su grupo * Se les recuerda el objetivo de este ejercicio. * Se les concede § minutos para producir el maximo de ideas. * Una idea -Un Post-it * Transcurridos los 5 minutos, pegar los Post-it en el Flip-Chart = Para finalizar, agrupar las ideas por similitud. 157 LibrostnRed4.D. Roman. Evercicio 5 — “Es justo como...” Esta técnica emplea analogia y metaforas para desarrollar su pensamien- to. Para conseguirlo, debe asociar su problema a un evento © un objeto. Entonces empiece a resolver su problema como si se tratara de ese nuevo evento (u objeto). Es importante que no elija un evento (u objeto) por la similitud con el problema que le preocupa. Tiene que elegir algo que le obligue a pensar. Por ejemplo, supongamos que su problema es parecido a un partido de futbol. Pruebe a forzar similitudes entre su problema y un partido de fut- bol. {Quiénes son los jugadores? {Quiénes son los aficionados? {Qué es el equivalente a la pobre pelota que recibe patadas de un lado para otro? {Qué es el gol? ,Quién o qué hace el papel de Arbitro? ¢Quién entrena, dirige y paga el partido? Busque cualquier similitud y preguntese qué haria en ese mundo del futbol para aportar una soluci6n a su problema. No intente aun buscar raciona- lidad. Recuerde que éste es un proceso irracional, Una vez que haya reco- lectado todas las ideas posibles, ya sera hora de estructurarlas para darles una salida practica. InsTRUCCIONES En grupo de 4 participantes, elija un problema, reto u oportunidad de la lista que ha generado su grupo y siga los pasos siguientes. Cree analogias: El problema X es como. Elija lo que a su juicio son las 3 mejores analogias. Las 3 que reflejen su problema de la manera mas precisa. Entonces, intente resolver la analogia generando una lista de ideas Ahora, transfiera esas soluciones a su problema inicial. 160 LibrostnRedNueve habilidades directivas Esercicio 7 — TEATRO MENTAL CREATIVO InstRUCCIONES Este ejercicio requiere de dos personas, una para guiar el proceso y otra para participar. Paso 1. Los participantes empiezan seleccionando un problema especifico para el que desearian una vision exterior distinta. Paso 2. El guia lee cuidadosamente el siguiente guién. Guia. “Pongase confortable, sentado o recostado. Cierre sus ojos y concén- trese en su respiracién. Respire despacio y hondo. Cada vez que expela, piense en la palabra RELAX. Aleje cualquier tension fisica y siéntase relajado. Ahora, cuando yo cuente de 10 a, imaginese en un ascensor, y los numeros de los pisos van pasan- do (cuente despacio 10-9-8-7-6-5-4-3-2-1). Cuando salga del ascensor, va a entrar en una habitacién muy especial. Es su habitacién de CREATIVIDAD, decorada seguin su propio gusto y se siente inmediatamente en su propia casa. En ese momento, Ilaman a la puerta; es su CONSULTOR CREATIVO. Esta persona puede ser alguien elegido por Ud. para ayudarle. O, al contrario, puede ser alguien que su propio subconsciente haya elegido sin avisar. Sea cual sea el caso, este CONSULTOR es el simbolo de su potencial creativo (Pausa...) Ahora escuche cémo llaman a la puerta; vaya y reciba a su CONSULTOR {Pausa). Abra la puerta (Pausa...) Invite a su CONSULTOR y expliquele su problema en detalle. Pregintele ayuda y consejo. Preste atencién a lo que le diga. Sea receptivo a ideas y Sugerencias. Esté pendiente y atento. Pidale una palabra que le pueda 163 LibrostnRed4.D. Roman. ayudar a resolver su problema. Escuche con atencién. Si no “oye” nada, vacie su mente y deje que la primera palabra que oiga sea su clave. No se preocupe si no ve ninguna conexién evidente entre esa palabra y su problema. Simplemente acepte lo que venga como si tuviera algtin valor oculto (Pausa...) Ahora, déle las gracias a su CONSULTOR y despidale. Eche un ultimo vista~ z0 a su habitacion y piense en la palabra que le han dado mientras deja la habitacién y vuelve a meterse en el ascensor. A medida que vaya contando de 1a 10, sienta cémo esta volviendo a la realidad. (Cuente despacio 1-2-3- 4-5-6-7-8-9-10). Abra los ojos y diga la palabra clave. Etapa 3. Escriba esa palabra en una hoja de papel. Acto seguido escriba los pensamientos que le vengan en mente. Relacione esa palabra con su pro- blema. Emplee e! método de libre asociacion y escriba sin parar durante 5 minutos como minimo. Esercicio 8 — PASEOs CREATIVOS INsTRUCCIONES Ante todo, se le va a pedir que seleccione un problema o reto de su parti- cular lista. Acto seguido inicie un paseo imaginario de unos 5-10 minutos por un lugar de su eleccidn (puede ser un museo, un rio, una selva...). De- bera recordar lo que ha estado viendo escribiéndolo en la primera de las tres columnas del formulario. Entonces, deberd dibujar analogias entre lo que vio y su problema o reto. Esto deberia figurar en la segunda columna. Acto seguido, deberd reflexionar sobre las relaciones (en el segundo paso) con su problema. Basicamente, intentando relacionar esta comprension de la relacién con la resolucién de su problema. Esto puede resultar dificil y requiere una buena dosis de suerte y de intuicién. La exploracin de esas analogias muchas veces conduce a la generacién de ideas. 164 LibrostnRedNueve habilidades directivas Por fin, se le pedira que comparta sus descubrimientos, sentimientos y so- luciones con su grupo y se apoye en las experiencias de los demas. Eyercicio 9 — VENDER SU IDEA INsTRUCCIONES Sois un grupo de innovadores dentro de la empresa, y que han tenido una idea para mejorar parte de un proceso. Se les da 10 minutos para ponerse de acuerdo en la idea. Puede estar rela- cionada con los anteriores ejercicios. Este ejercicio le pedira que prepare respuestas (15 minutos) a las siguientes dos preguntas y luego las presente al resto del grupo en 5 minutos. Pregunta 1 {Qué investigacién va a emprender antes de vender su idea al resto del gru- po (tenga en mente lo que necesita averiguar y a quien ha de presentar)? Pregunta 2 {Como va a estructurar su presenta to)? n (piense en la estructura y el forma- 165 LibrostnRed1.D. Roman. VENDER SU IDEA - CHECKLIST Observacion| 'S,NONIC ‘cHa entendide cuales son las posiciones de sus intertocutores? ‘Ha empleado fuentes externas para conseguit informacion? ‘Hla conseguido asesoramiento previo por parte de aigunos posibles apoyos? _LHa intentado entender la postura de los que puedan estar en contra de su idea? ‘cHla mostrado come la idea puede apoyar la estrategaa de le empresa? PLAN PERSONAL LQué impacto deberian tener? £Cémo va a medi dicho impacto? LA auitn va a involucrar en dicho proceso y cudndo? ‘{Cudles son las enseftanzas del modulo que va a poner en préctica de vuelta a su lugar de trabajo? 166 LibrostnRed Copyright $ materModulo 9 NegociacionOBJETIVOS GENERALES Cada dia, dentro de LA EMPRESA, independientemente de donde esté tra- bajando, debera influir en alguien y negociar algo. Puede tratarse de un cliente, un jefe 0 un colega. Este médulo le aportaré las habilidades para negociar de tal forma que todos -incluido Ud.- acaben satisfechos con el resultado de la negociacion. OsseTivos DEL MODULO Conocer las fases de una negociacion eficaz Explicar los 5 comportamientos clave de un negociador de éxito Conocer las actitudes que evitar cuando negociando Demostrar el uso efectivo de un planning y comportamientos de negocia- cionNueve habilidades directivas QUE ES LA NEGOCIACION? Puntos clave Negociacién -"Una actividad que busca conseguir un acuerdo entre dos 0 mas partes con posturas a priori distintas” {Cudndo? -Cuando un resultado mutuo esperado podria identificarse como p.e. “Desearia comprar su producto a un precio que nos pareciera conveniente a ambos” Oportunidades para negociar: = Precio * Servicio * Entrega Plazos, etc Resultado esperado ~ Win/Win. Es decir, que ambas partes estan satisfe- chas con el resultado Esercicio (1) Papre & HUA Puntos clave + Escuchar para entender el punto de vista del otro * Preguntar para calificar y comprender el punto de vista del otro * Exponer su postura con claridad y fundamento + Estar preparado para cambiar su postura si aparece alguna razon aceptable 169 LibrostnRed4.D. Roman. EL PROCESO EN 7 ETAPAS Puntos clave Plat icar ¥ Crear el Entorno ¥ Establecer objetivos y resultados aceptables ¥ Pujar - Ofertar v Negociar concesiones ¥ Conseguir un acuerdo v Cierre PLANIFICACION PARA NEGOCIACION Puntos clave {Qué deberiamos tener en cuenta? * Opciones: {Qué resultado busco obtener? {Cuales deberia buscar / me gustaria obtener? Qué resultados estan buscando los Otros? = Zonas de entendimiento: Busque areas comunes * Corto 0 Largo Plazo: Los negociadores normales se concentran en los resultados inmediatos. Los negociadores avezados se preocupan por los resultados a largo plazo. = Fijar | ites: Conocer los limites de lo que esta preparado a conce- der. Piense en como podria hacer que sus concesiones parecieran valiosas para la parte contraria. 170 LibrostnRedNueve habilidades directivas * Controlar: Tenga en cuenta los posibles topes. Esté preparado para ir concediendo a cambio de controlar la negociacién. * Conseguir acuerdo: Reconocer sefiales verbales y no-verbales que indican que estamos cerca del acuerdo. Resumiendo para confir- mar. * Gierre: “Esperando el pedido” ENTORNO DE NEGOCIACION Puntos clave Deseamos crear un entorno de Win/Win Un negociador habil tiene la correcta: Actitud. * Conserva la calma cuando los demas parecen desrazonables * Se disculpa por errores -esto puede desarmar al oponente * Nunca defensiva ~puede debilitar su imagen ante el oponente + Demuestra consideracién por el Otro y busca areas de acuerdo * Eshonesto -se detectaria enseguida su falta de honestidad * Amistosa -una sonrisa puede allanar el camino hacia una solucion satisfactoria * Asertiva ni agresiva ni pasiva idades = Escucha activa * Preguntar -para probar comprensién, mantener el control, hacer aflorar preocupaciones, descubrir areas de compatibilidad * Clarificacion —de los principales temas, para preparar el acuerdo final = Cierre m LibrostnRed4.D. Roman. Conocimiento De los temas De la parte contraria y de sus necesidades -Expresadas/Implicitas/ Ocultas/Desconocidas De la competencia -andlisis DAFO EstiLos Y COMPORTAMIENTOS Puntos clave Comportamientos positivos Mostrar simpatia por los puntos de vista del otro Defender su postura con hechos y de forma neutral Explicar el porqué y dar las razones ~ = por la aclaracién que va a hacer - cuando desacuerdo, antes de manifestarlo De forma permanente, pruebe, reformule y resuma Preguntar constantemente Muestre sinceridad en lo que dice y hace Comportamientos que evitar Insultos directos o implicitos Auto-alabanzas Inmediatas contra-propuestas Ocultar sus sentimientos acerca de cémo van avanzando las negocia- ciones Sobre-adornar sus argumentos m2 LibrostnRedNueve habilidades directivas (CREAR EL ENTORNO Puntos clave Estilos de negoci ion: Push (presionante) Sugiriendo ~ Proponer, hacer una oferta Dando razones -Exponiendo los argumentos a favor y en contra Exponiendo expectativas {Qué espera de los demas? Juzgando -Formando y dando una opinion (positiva o negativa) Ofrecer incentivos -Declarando que desea regalar algo para animar al Otro a reaccionar. Presionar —insistir en resultados indeseados, ofreciendo acuerdos Pull (abierto) idiendo y aceptando puntos de vista de los Otros Informacién en confianza -Exponiendo sus propias necesidades Preguntando ~ Sentimientos de confianza ~Confiar, decir algo en total confianza Reflexiones empaticas -Expresar las vistas del Otro con sus palabras Apoyando -Dandole fuerza al otro, ayudandole con su aprobacién y apreciacién Join ("consensuante”) Probando consenso ~Averiguando si existe un acuerdo general Resumiendo -Haciendo una lista de los puntos expuestos por ambas partes Visualizando -Imaginando y describiendo cémo serian las cosas en caso de acuerdo Part (Rompiendo) Aplazar -Interrumpir las negociaciones hasta una fecha posterior Pidiendo un receso -Una breve pausa para poder discutir con sus asesores 3 LibrostnRed4.D. Roman. CREAR EL ENTORNO (siGuE) Puntos clave Win -£fectos negativos por exceso de “push” * Atacando -Criticando con fuerza, siendo agresivo Rechazando -Rechazando si escuchar Insistiendo -Siendo enfatico, forzando, Patronizando —Tratar de forma condescendiente Asumiendo -Siendo exageradamente confiando 0 arrogante Bloqueando —Cerrar, poner fin a una discusién abierta Lose Efectos negativos por exceso de “pull” Concediendo ~Admitiendo que el Otro tiene razén, aceptando el fracaso Siendo conservador -Siendo guiado por reglas y costumbres, sin cuestionarlas Suplicando -Pidiendo con demasiado ahinco o tensién Revelando —Descubriendo su postura, revelando demasiados hechos y opiniones Lose -£1 fallo puede proceder de alguno de los arriba mencionados: * “Evitacién” —Fallo en hacer aflorar o en tratar los problemas reales * Dogmatismo -Rigidez a la hora de salir de la “trinchera EXIGENCIAS Y ACUERDOS Puntos clave ¥ Do (Si) * Reformule los puntos de vista del otro, pero con sus palabras = Muestre que esta escuchando y entendiendo su punto de vista 7” LibrostnRedNueve habilidades directivas + Esté atento a las sefiales verbales y no-verbales * Pida un receso si necesario Satisfacer necesidades: Expresadas Implicitas Ocultas o secretas Desconocidas X Don’t (NO) + Emplee comportamientos negatives; p.e. interrumpiendo, acusando, atacando, vanagloriandose de marcar puntos, sarcasmo + Introduzca una peticién nueva al final Pusar - OFeRTAR Puntos clave * Puje unicamente cuando tenga claro cuales son los objetivos mini- mos + Emplee sefales verbales y no-verbales para marcar el ritmo + Puje alto y justifique + Puje brevemente y con confianza * Reformule su oferta para clarificar y ganar tiempo * Explore las razones ocultas detras de cualquier conflicto o des- acuerdo = Si los desacuerdos no se pueden resolver de inmediato, esté prepa- rado para aceptar: - Retomar la negociaciones mas tarde - Reconsiderar su oferta inicial 75 LibrostnRed4.D. Roman. CONCcESIONES Puntos clave Evite hacer la primera concesi6n Cuestione la postura del Otro Pruebe el deseo del Otro de moverse Valore todo lo que conceda al Otro Plante sus condiciones antes de hacer sus concesiones. P.e. “Si haces esto ... entonces yo ...."” Re-negocie un tema aceptado si le permite conseguir el objetivo final ConseGuir ACUERDO Puntos clave Se puede conseguir un acuerdo sobre puntos separados tanto durante la negociaci6n como al final. Una vez que ha conseguido acuerdos separados sobre los temas principales, estd listo para cerrar un acuerdo Las acciones principales para alcanzar un acuerdo son: Resuma su interpretacién de la situacion Asegurese que el Otro confirme 0 corrija sus impresiones Resuma exactamente lo que ha sucedido para asegurarse que existe el consenso Esté preparado para un seguimiento escrito cuando sea necesario 176 LibrostnRedNueve habilidades directivas TACTICAS DE CIERRE Puntos clave Varias tacticas: re resumen -resumiendo todos los puntos sobre los cuales se ha conseguido un acuerdo re concesién -una ultima concesion para conseguir un acuerdo Repartir los desacuerdos -(pero aseguirese que encaja con sus obje- tivos minimos) ierre alternativo ~"Esto ... 0 lo otro..." Ofrezca una alternativa Sopesar las opciones -Haga una lista de los beneficios de seguir ade- lante en lugar de permanecer en situacién de bloqueo Asumiendo -Hable como si el trato ya estuviera cerrado. P.e. *¢Cémo va a reaccionar su equipo cuando se instale el nuevo equi- pamiento? NEGOCIACION EN EQUIPO Puntos clave Asigne papeles dentro de! equipo: p.e. Lider, Observador, Especia- lista financiero, Especialista técnico, etc Identifique las necesidades individuales de los miembros del otro equipo Pongase de acuerdo en la estrategia y las tacticas Tenga en cuenta las instalaciones y el entorno Planifique y practique la presentacin de su oferta Emplee “pausas” de forma constructiva si es necesario 7 LibrostnRed4.D. Roman. Esercicio 2 — RATING DE NEGOCIACION Dedique unos 10 minutos a considerar las distintas negociaciones en las cuales se haya podido ver involucrado en la ultima semana. Apunte 5 de ellos en la columna 1. Posteriormente, recibira instrucciones acerca de como rellenar las siguientes columnas. 1 Negociacién LibrostnRedNueve habilidades directivas Esercicio 3 — NEGOCIACIONES RECIENTES En la primera columna, apunte todos los ejemplos de negociacién en los que se ha visto involucrado. Esto puede incluir situaciones en el puesto de trabajo con un colega, en casa con su pareja, en situaciones de negocio 0 simplemente yendo de compras. 1 Resultado personal Resultado P: Negociacién Ee Hott | Resultado general Ahora apunte los resultados de esas nego nes, empleando las mismas formulas que en el Ejercicio anterior. Esercicio pe Grupo (Rojo - Azut) Objetivo El objetivo de este Ejercicio es que su grupo acabe con un resultado posi- tivo. 181 LibrostnRed4.D. Roman. Proceso El facilitador visitara su grupo y les preguntara si quieren jugar como Rojo © Azul. No les dira cual ha sido el color elegido por el otro grupo hasta que haya tomado su decisién. Cuando ambos grupos hayan hecho su movimiento, el facilitador anuncia-~ 4 cuales han sido los colores elegidos y apuntara los resultados. Decision Puntuacion Grupo A Grupo B Grupo A Grupo 8 Rojo Rojo 6 +3 Rojo Azul 2 6 aul Red ~~ 4 aul Azul 3 3 Habra 10 rondas. Después de la cuarta ronda, el facilitador preguntara a los grupos si desean reunirse. Esa reunién sélo tendra lugar a peticién de ambos grupos. Después de la octava ronda, habré una segunda oportunidad de reunion, siempre que ambos grupos lo manifiesten. Las rondas 9 y 10 puntuan doble. RECUERDEN El objetivo de este Ejercicio es que su grupo acabe en positivo. LibrostnRedNueve habilidades directivas Hosa DE PUNTUACION Rosa Y AzuL Su PLAN DE ACCIOI MOVE COLOR ELEGIDO PUNTUACION Grupo Grpo 8 Grupo ‘Grupo 8 1 2 3 a - (Primera posible reunion) 5 = | 7 8 {Otra posibte reunion) 3 19 TOTAL Grupo Grupo 8 ‘Apunte aqui las situaciones de negociacién en las que se puede ver invo- lucrado en un futuro préximo. Haga una lista de las acciones especificas que se propone emprender para mejorar sus resultados; siempre con un enfoque WinWin: 183 LibrostnRedEditorial LibrosEnRed LibrosEnRed es la Editorial Digital mas completa en idioma espajiol. Desde junio de 2000 trabajamos en la edicion y venta de libros digi- tales e impresos bajo demanda. Nuestra misin es facilitar a todos los autores la edicién de sus obras y ofrecer a los lectores acceso rapido y econdmico a libros de todo tipo. Editamos novelas, cuentos, poesias, tesis, investigaciones, manuales, monografias y toda variedad de contenidos. Brindamos la posibilidad de comercializar las obras desde Internet para millones de potencia- les lectores. De este modo, intentamos fortalecer la difusién de los autores que escriben en espafiol. Nuestro sistema de atribucién de regalias permite que los autores ‘obtengan una ganancia 300% 0 400% mayor a la que reciben en el circuito tradicional. 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