Los certificados anuales por otros conceptos deben contener los requisitos del artculo 381 del Estatuto

Tributario, esto es,

el ao y ciudad en que se consign la retencin; la identificacin y direccin del retenedor; la identificacin del retenido; el
monto tal y concepto del pago sujeto a retencin; el concepto de la retencin practicada y la firma del retenedor.
Si bien en el contexto del articulo 381 del ET, la obligacion de expedir los certificados de retencion en la fuente significa la
de extender el documento por escrito, pues el escrito es la nocion tradicional de documento, debe tenerse en cuenta que
debido a los avances de la tecnologia, la nocion de docuemnto no corresponde solamente al escrito, pues, tambien son
docuemntos, las grabaciones magnetofnicas, las cintas cinematogrficas y, en general, todo objeto muebel que tenga
carcter representativo o declarativo, por tanto, tambien constituye documentos la informacion contenida en los
computadores en la que consten los datos exigidos por la ley para los certificados de retencion en la fuente, puesto que tal
informacion representa y acredita hechos.
Segn el artculo 10 del decreto 836 de 1991 las personas jurdicas pueden entregar los certificados de retencin en la
fuente sin necesidad de firma autgrafa, por lo que tampoco es necesaria la intervencin de la entidad de certificacin sobre
la firma digital ni sobre transmisin y recepcin del mensaje de datos, como quiera que no es obligacin del agente
retenedor por pagos distintos a los laborales, enviar la informacin a los sujetos retenidos.
Ahora bien, para que se entienda satisfecha la obligacin de expedir oportunamente los certificado de retencin en la fuente
por conceptos distintos a los laborales, el agente retenedor debe tener almacenada la informacin en los computadores o
en medios magnticos y a disposicin de los sujetos de retencin oportunamente, lo que significa que el ultimo da del plazo
para expedir tales certificados, la informacin no solo debe estar almacenada, sino lista para ser entregada a los
interesados, independientemente de que los mismo pidan o no la impresin de los certificados.
Si los sujetos de retencin solicitan tardamente la entrega de los certificados, la expedicin de los mismo es oportuna,
siempre que la informacin se encuentre oportunamente almacenada y a disposicin de los interesados, pues, la obligacin
de expedir oportunamente los certificados de retencin por conceptos distintos a los laborales, no implica la de entregar los
certificados, por los que la entrega de los documentos solo procede cuando los sujetos de retencin los solicitan. De otra
parte, tambin ser extempornea la expedicin de los certificados si, a pesar de estar almacenada la informacin, se pone
tardamente a disposicin de los sujetos de retencin, esto es, despus de vencido el plazo de expedicin.
El artculo 667 del ET seala que la sancin por no expedir certificados dentro del plazo establecido por el gobierno nacional
es una multa hasta del 5% de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos.
No se puede sancionar con el mismo rigor al agente retenedor que por desidia o negligencia no expide ningn certificado
de retencin en la fuente, y, por lo mismo, omite el cumplimiento de obligacin legal a su cargo, que al agente de retencin
que expide parcialmente los certificados a los sujetos retenidos.