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Introduccin
En esta Unidad se avanzar en el conocimiento del procesador de texto Microsoft
Word que est incluido dentro del paquete de Microsoft Office.
A los efectos del desarrollo del presente curso se realizar una comparacin de las
funcionalidades de Word 2003 y 2007 para finalizar con las nuevas herramientas que
posee Word 2010.
Todos los procesadores de texto se apegan a ciertos conceptos bsicos que Usted
debe comprender si desea utilizarlos de manera efectiva. En las siguientes pginas
analizaremos ideas que son aplicables a cualquier procesador de texto, en especial
Word.
Conforme vaya avanzando con los mdulos de este curso (planilla de clculo y
Software de generador de presentaciones), reconocer muchos comandos de otras
aplicaciones de Office, las cuales comparten una interfaz de usuario comn.
En esta Unidad, como se explico con anterioridad, abordaremos los temas referidos a
Procesador de Texto. Especficamente, nos ocuparemos del Procesador de texto
desarrollado por Microsoft denominado Word.
Qu es un procesador de texto?
Word 2003
Vistas de Word
Word presenta seis vistas de trabajo y de presentacin de los documentos, pero las
ms utilizadas son: normal (se denomina borrador en Word 2007), impresin,
esquema Preliminar.
En Word 2003, el paso de un modo a otro se realiza desde el men Ver o desde la
solapa de la parte inferior izquierda de la ventana, excepto para el caso de
la Presentacin preliminar que se activa desde el men Archivo o desde el botn
de la barra de herramientas Estndar.
En Word 2007, el paso de un modo al otro se realiza desde la ficha vista, en la seccin
vista del documento o desde la solapa , excepto para el caso de presentacin
preliminar o vista previa que se lo puede encontrar desde el botn de office, opcin
imprimir y luego haciendo click en vista previa.
Word 2007
La Vista de Impresin presenta el documento tal se imprimir, con las notas, los
encabezados y los pies de pgina. Resulta ms claro trabajar con l que con el modo
Normal. Pero tiene el inconveniente de que, al obligar al programa a paginar
constantemente para poder mostrar la apariencia real de las pginas, es mucho ms
lento. Se suele utilizar para hacer correcciones en el formato del documento.
La Vista Esquema permite organizar el documento mediante ttulos, subttulos,
secciones, etc. de un modo muy sencillo.
En sntesis:
La vista Normal proporciona un rea de edicin ms grande; pero en la vista Diseo
de impresin, su documento tiene en pantalla un aspecto ms parecido al que tendr
cuando imprima el documento. Algunas personas prefieren utilizar la vista Diseo de
impresin cuando utilizan encabezados y pies de pgina. De otra manera, estos
elementos permanecen ocultos mientras trabaja en la vista Normal durante la sesin
de edicin.
Men Insertar
Word 2003
Word 2007
Salto
Por medio de esta opcin podemos saltar de pgina, columnas o de seccin, tal como
lo muestra la siguiente imagen en Word 2003.
Word 2003
Para realizar un salto de pgina en Word 2007, puede hacer click en el botn salto de
pgina de la ficha insertar.
Word 2007
Word 2007
Men Herramientas
Word 2003
En Word 2007, ests opciones se las puede encontrar mayormente en la ficha revisar.
Ortografa y Gramtica
La revisin ortogrfica y gramatical permite evitar que surjan errores en nuestro
documento. Sin embargo si Word no encuentra ningn error no quiere decir que,
necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que
dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si las
palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto
con algunas reglas gramaticales.
Word 2007
Idioma
Word nos permite no solo definir el idioma que utilizaremos en el documento, sino
tambin realizar traducciones a travs del panel de tareas traduccin.
En Word 2003, la funcin Ventana muestra los comandos para gestionar el manejo de
varias ventanas de documentos simultneamente.
Word 2003
Word 2007
La Funcin ? (ayuda) nos permite consultar de modos distintos cualquier duda que
pueda surgir en cuanto a Word.
Word 2003
La barra de herramientas predeterminada de Word 2003 est integrada por dos barras
de herramientas individuales; Estndar y Formato.
Imprimir
Una vez creado el documento o cuando se desee se puede realizar la impresin del
mismo, para ello deber seleccionar desde Archivo la opcin Imprimir, en donde se
explayar la pantalla que observamos a continuacin:
Puede insertar la fecha y la hora en a posicin actual del cursor. Para ello, seleccione
Insertar Fecha y hora, luego haga clic en el formato de fecha y hora de la lista
Formatos disponibles. Si activa la casilla de verificacin Actualizar automticamente,
Word actualizar continuamente la fecha y la hora. Si deja esta opcin desactivada,
Word mantendr la fecha y la hora originales en el documento.
Word 2007
Si desea que Word inserte nmeros de pgina en la parte superior o inferior de las
pginas impresas del documento, elija Insertar / Nmeros de pgina para abrir el
cuadro de dilogo Nmeros de pgina. Seleccione una de las opciones de la lista
Posicin para indicar si desea que los nmeros de pgina aparezcan en la parte
superior o inferior de las pginas de documento. Adems, el cuadro de lista Alineacin
le permite controlar si la alineacin es a la izquierda, centrada, a la derecha o en el
interior o el exterior de pginas enfrentadas.
Los smbolos son caracteres especiales que no aparecen en el teclado estndar, como
y . Para introducir smbolos especiales, en Word 2003, seleccione Insertar /
Smbolo. Se abrir el cuadro de dilogo Smbolo que se muestra en la figura.
Word 2003
Word 2007
Men Formato
Word 2003
Word 2007
Texto en cursiva
Texto en negrita
Texto subrayado
Texto normal
Aplicacin de fuentes
El tamao de una fuente se mide en puntos. Como regla general, el uso estndar de
fuentes es de l0 12 puntos, que permiten una buena legibilidad para casi todo el
procesamiento de palabras. A medida que escribe y desplaza su punto de insercin
por todo un documento, Word 2003 despliega el nombre y el tamao de la fuente
actual en la barra de herramientas Formato. Si desea cambiar cualquier tipo de texto
seleccionado, despliegue la lista Fuente de la barra de herramientas Formato y
seleccione una nueva fuente. En caso de que quiera elegir un nuevo tamao para el
texto seleccionado, utilice la lista desplegable Tamao de fuente.
En Word 2007, estas operaciones se pueden realiza desde la ficha inicio, seccin
fuente. Para ms opciones, pueden hacer click en la flecha de dicha seccin.
Word 2007
Word 2007
Cuando justifica un texto, usted determina la alineacin de ste en relacin con los
mrgenes derecho e izquierdo. Word soporta las siguientes opciones de justificacin:
La alineacin a la izquierda coloca (empareja) el texto con el margen izquierdo.
La alineacin al centro centra el texto entre los mrgenes izquierdo y derecho.
La alineacin a la derecha coloca el texto con el margen derecho.
La justificacin completa alinea el texto con los mrgenes izquierdo y derecho.
En Word 2007 debe seguir los mismos pasos, pero teniendo en cuenta que las
opciones se encuentran dentro de la ficha inicio, seccin prrafo.
Word 2007
Word 2003
La razn por la cual las lneas y las pginas no siempre se cortan de la manera en que
lo necesita es porque se dividen de acuerdo con las opciones predeterminadas de
Word. La ficha Lneas y saltos de pgina del cuadro de dilogo Prrafo permite
controlar la manera en que empiezan y terminan las lneas y las pginas.
Los bordes y sombreados son elementos que agregan gran inters y nfasis a
distintas secciones del documento y se pueden agregar a diversos aspectos del
mismo. Veamos alcances y posibilidades en Word 2003:
Bordes de pgina
Puede separar texto del resto del documento agregando bordes. Tambin puede
resaltar texto aplicando sombreado.
Los objetos de dibujo se pueden rellenar con colores slidos, degradados (degradado:
progresin gradual de colores y sombras, normalmente de un color a otro o de una
sombra a otra del mismo color.), diseos, texturas o imgenes. Si desea que un color
o un efecto de relleno aparezca en el fondo, detrs del texto de la pgina, puede
Realice los siguientes pasos para crear una lista numerada con formato y sangra:
1. Oprima Tab para iniciar el primer elemento numerado
2. Escriba el nmero y la puntuacin, como 1.
3. Oprima Tab
4. Escriba el texto para el primer elemento numerado
5. Oprima Entrar. Word convertir su texto anterior en una lista autonumerada y
empezar el siguiente elemento de la lista con el nmero 2.
Si no desea que aparezca automticamente el siguiente elemento numerado, puede
hacer clic en el icono que aparece junto al primer nmero para detener la numeracin
automtica o cancelarla por completo para el resto del documento
6. Cuando termine, oprima Entrar sin escribir ningn texto despus de un nmero;
Word terminar la lista numerada en ese punto.
Por lo general, Word atena el texto de encabezado y pie de pgina para que pueda
distinguir fcilmente entre ste y el resto de su documento. Puede ver estos elementos
cuando edite su documento en la vista Diseo de impresin, pero desaparecern
mientras se encuentra en la vista Normal. Si desea especificar que el encabezado (o
pie de pgina) slo aparezca en ciertas pginas (por ejemplo, las pginas impares o
pares), en Word 2003, elija Archivo Configurar pgina para abrir el cuadro de dilogo
correspondiente y despliegue la ficha Diseo, en esta ltima, active la casilla de
verificacin Pares e impares diferentes o Primera pgina diferente. En Word 2007,
Debe estar en la vista Diseo de impresin para ver encabezados, pies de pgina,
notas al pie y notas al final en los lugares apropiados de la pgina.
Un clip (tambin llamado archivo de clip) es un archivo de imagen, audio o vdeo que
puede agregar a sus documentos para darles mayor atractivo. Para agregar un clip a
un documento, elija Insertar / Imagen Desde archivo, esto desplegar el cuadro de
dilogo Insertar imagen. Localice la imagen que desee en su disco y haga clic en
Insertar para insertarla. El cuadro de dilogo Insertar imagen desplegar una pequea
muestra en mnima de su imagen.
Word 2003
Men Archivos
En Word 2007, el men archivo fue remplazado por el Botn de Office, el cual fue
diseado como un botn redondo de color naranja con el logo de Office, como se
puede observar a continuacin.
Nuevo nos permite crear a travs del panel de tareas un documento en blanco, un
documento XML, una Pgina Web, Mensajes de correo electrnico, un documento
nuevo a partir de un documento existente, como as tambin crear plantillas desde
Office Online.
Una Plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una plantilla
se guardan internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao,
etc., de todo el documento, as como los formatos de las tablas, las tabulaciones
incluidas, la configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina.
Una plantilla puede sernos til cuando usamos muchas veces un documento con la
misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento ser siempre muy
Word dispone muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. Tambin
podemos crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.
Word 2003
Este cuadro de dilogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Cartas y
faxes. Usted debe hacer doble clic en la plantilla que le interese, por ejemplo, Fax
profesional.
Asegurarse que est marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de
dilogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word utilizando la
plantilla, y no deseamos modificar la plantilla
Abrir nos permite acceder a un archivo ya existente de Word, otra forma de acceso se
puede realizar eligiendo desde el men Archivo (en Word 2003), en su parte inferior, o
en el botn Office en su parte derecha (Office 2007), se encuentran los documentos
abiertos ltimamente.
Cuando guardamos por primera vez un documento la pantalla ser similar a Guardar
como. Si ya fue grabado con anterioridad y seleccionamos Guardar no se mostrar
ninguna pantalla y el cambio se efectuar directamente.
Configuracin de Pgina
Esta opcin nos permitir establecer los mrgenes de prrafos y de lnea, como as
tambin, seleccionar el tipo de papel y su orientacin dentro del documento
Word 2003
Word 2007
Haciendo click se pueden
ver las opciones en
formato de Word 2003
Una nota al pie difiere de un pie de pgina en que la nota slo aparece en la parte
inferior de la pgina en que la incluy. Word inserta una referencia a la nota dentro del
texto, en la posicin que usted exija. Si posteriormente agrega texto a la pgina y la
referencia a la nota al pie se desplaza a la siguiente pgina del documento, Word
tambin mover automticamente la nota. Por tanto, la nota al pie siempre aparecer
en la misma pgina en que se encuentra su referencia. Las notas al final son notas al
pie que aparecen al final de su documento en lugar de hacerlo en la parte inferior de la
pgina en que se encuentra la referencia.
Para insertar una nota al pie, en Word 2003, realice los siguientes pasos:
1. Elija Insertar / Referencia / Nota al pie para abrir el cuadro de dilogo Notas al
pie y notas al final. Haga clic en la opcin que desee agregar, Notas al pie y Notas al
final.
2. Si desea que Word numere la nota al pie (o nota al final) de manera secuencial,
a partir de 1 haga clic en Insertar. Si desea utilizar otro smbolo en lugar de un nmero,
haga clic en el botn Smbolo y elija el que desee del cuadro de dilogo Smbolo. El
smbolo elegido aparecer en el cuadro de texto Marca personal del cuadro de dilogo
Notas al pie y notas al final.
3. Haga clic en Insertar para agregar la nota al pie. Word agregar una lnea de
sepa racin entre su documento y la nota, agregar el nmero de referencia al texto de
su documento donde insert la nota al pie y colocar el cursor en la parte inferior de la
pgina, junto al nmero de referencia de la nota al pie.
4. Escriba la nota al pie (o la nota al final) y luego haga clic con su ratn en el
cuerpo del documento para reanudar la edicin.
Word 2003
Para lograrlo debemos tener abiertos los documentos con los que trabajaremos. Luego
seleccionaremos el men Vista, en donde encontramos el botn Cambiar ventanas
que detallar cuntos documentos tenemos abiertos.
Basta hacer clic en un elemento de la lista para que este pase a ser el documento
activo. Tambin podremos ver varios documentos a la vez, cada uno ocupando una
zona de la pantalla, as como ver un mismo documento en dos ventanas
independientes.
El documento principal es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
El Origen de datos es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una
tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una
tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde
a una columna.
Seleccionar utilizar una lista existente, aparece la opcin Examinar..., hacer click en
ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos y hacer click
en Siguiente para continuar con el asistente.
Se examinan las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de
datos. Hacer click en Siguiente para continuar con el asistente.
Si se desea guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el
texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacer click en
Editar cartas individuales...
Men Tabla
Word 2003
En Word 2007, ests opciones se las puede encontrar mayormente en la ficha insertar.
Word 2007
En la creacin de informes de Word se emplea las tablas. Las tablas son colecciones
de informacin organizadas en filas y columnas. Las tablas pueden contener nmeros,
texto, incluso imgenes, o combinaciones de cualquiera de stos. A cada interseccin
de fila y columna se le llama celda.
Para crear una nueva tabla, en Word 2003, realice los siguientes pasos:
1. Elija Tabla Insertar / Tabla para abrir el cuadro de dilogo Insertar tabla.
2. Especifique el nmero de columnas y filas que necesitar su tabla. Puede
cambiar esos valores ms adelante si lo necesita. Sin embargo, es preferible que el
valor sea alto, porque es ms fcil eliminar filas y columnas adicionales que
agregarlas.
3. Introduzca un ancho de columna. O deje el campo Ancho de columna fijo en
Automtico si desea que Word calcule el ancho de la tabla. Puede cambiar el ancho
de columna de una tabla en cualquier momento (an despus de introducir los datos).
Si selecciona la opcin Autoajustar al contenido, Word ajustar automticamente el
ancho de cada columna, tomando en consideracin el ancho de los datos que ocupen
ms espacio en la columna. Con la opcin Autoajustar, la ventana se ajusta el ancho
de las columnas de manera equitativa dentro del tamao de la tabla, en caso de que
cambie el tamao de la ventana que la contiene.
En Word 2007, dentro de la ficha insertar, hacer click en tabla y luego en insertar tabla.
Una de las maneras ms fciles de introducir datos en la celda de una tabla es hacer
clic en la celda (para colocar el cursor en esa celda) y escribir. Cuando lo que escribe
rebasa el margen derecho de la celda, Word pasar el texto a una nueva lnea y
aumentar la altura de la fila (si es necesario) para desplegar el contenido completo de
la celda.
Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla. Una plantilla determina la
estructura bsica de un documento y contiene la configuracin del documento, por
ejemplo, elementos de Autotexto (Autotexto: ubicacin de almacenamiento para texto
o grficos que desea utilizar de nuevo, como una clusula de un contrato estndar o
una gran lista de distribucin.
Las plantillas globales, incluida la plantilla Normal (plantilla Normal: plantilla global que
puede utilizar para cualquier tipo de documento. Puede modificar esta plantilla para
cambiar el formato o el contenido predeterminado del documento.), contienen valores
que estn disponibles en todos los documentos. Las plantillas de documento, como las
de memorandos y fax del cuadro de dilogo Plantillas, contienen valores que slo
estn disponibles para documentos basados en esa plantilla.
Seguridad Las plantillas pueden almacenar virus de macros, por lo que se recomienda
precaucin a la hora de abrirlas o de crear archivos basados en ellas. Para ello, se
aconseja adoptar las siguientes medidas: ejecutar en el equipo un software antivirus
actualizado, establecer el nivel de seguridad de macros al mximo, desactivar la
casilla de verificacin Confiar en todas las plantillas y complementos instalados, utilizar
firmas digitales y mantener una lista de orgenes de datos de confianza.
En el mundo empresarial y profesional las cartas y los faxes constituyen, junto con el
correo electrnico, una de las formas ms frecuentes de comunicacin. Pese a que la
tendencia actual se dirige hacia la eliminacin del papel y al uso cada vez ms
extendido de Internet, todava son muchas las empresas que utilizan para
comunicarse con sus clientes y proveedores las cartas y los faxes.
Lo normal es que ambos tipos de documentos tenga una formato estandarizada para
la empresa o el profesional que los utiliza. La creacin de un documento modelo es
fcil y sencilla si se emplea una plantilla de documento dentro de un procesador de
texto.
Utilizar una de estas plantillas hace que trabajo de crear un documento estndar sea
ms sencillo, el mismo habr de utilizarse mltiples veces y con la misma estructura, y
permite personalizarlo y adaptarlo a las necesidades de cada uno, incluyendo la
utilizacin de logos o imgenes. La estandarizacin de estos documentos de
comunicacin contribuye a ofrecer una buena y slida imagen de la empresa o
profesional que los emplea.
Para elegir una plantilla de Microsoft Word que se adapte a nuestras necesidades,
basta seleccionar, dentro de la versin 2003, la opcin Nuevo documento en el
men archivo. Se abrir una pantalla que permitir elegir la plantilla que se desea
utilizar. Normalmente, en las diferentes versiones del programa Word, las plantillas
vienen clasificadas en categoras generales. La versin 2003 cuenta con una categora
de cartas y faxes mientras que en la versin 2007 estas dos categoras figuran por
separado.
Dentro de cada una de estas categoras son mltiples las plantillas que se pueden
descargar. En el caso de los faxes, Microsoft ofrece una amplia variedad de cartulas,
don diseos sobrios, elegantes, sencillos o informales.
En cuanto a las cartas, la oferta es todava mayor. Las plantillas se clasifican segn el
motivo general de la carta: acadmico, de presentacin, de bsqueda de empleo,
relacionada con viajes, etc. Hay un apartado especfico de cartas de empresa, donde
se pueden encontrar modelos para diversos temas, como anuncios, agradecimientos,
Uno de los puntos ms interesantes de estas plantillas para cartas es que cuentan con
un texto base que puede servir de ayuda o modelo a la hora de redactarla, pues ofrece
un ejemplo claro de estructuracin de los contenidos e introduce expresiones de uso
comn en este tipo de documentos, como frmulas habituales de presentacin y
despedida.
La utilidad de las plantillas reside en el hecho de que pueden usarse todas las veces
que se quiera sin modificarlas. Al abrir una plantilla, lo que se obtiene es un
documento copia de esa plantilla, permaneciendo la plantilla original sin cambios.
Si, por el contrario, se quiere modificar una plantilla para que esta muestre los cambios
introducidos las siguientes veces que se use, entonces habr que hacer click en el
men "Guardar como" y, dentro del cuadro de dilogo que se abre, seleccionar en
"Tipo de Documento" la opcin de "Plantilla". Los documentos y las plantillas son
archivos diferentes y, por ello, llevan extensiones diferentes. As, por ejemplo, los
documentos de Word 2007 cuentan con la extensin .docx (.doc en la versin 2003),
mientras que las plantillas se identifican como .dotx (.dot en la versin 2003).
OBJETIVOS:
Aplicar los conceptos de formatos de textos.
Fusionar el documento principal con el archivo que contenga la base de
datos a travs de la herramienta que la aplicacin Word posee para tal fin.
ENUNCIADO:
El texto de la carta deber ser creado por el alumno teniendo en cuenta lo que se
desea transmitir: La necesidad de capacitacin constante en las diferentes reas
para poder acceder a nuevas tecnologas y de este forma acompaar el
vertiginoso ritmo de los cambios en los procesos de produccin y administracin.
1. Organizar dicha informacin dentro de una tabla. La fila superior debe contener
una sola columna mostrando la palabra Cursos alineada al centro.
OBJETIVOS:
ENUNCIADO:
3. Pie: Listado Horas Extras (efecto: sombra, tamao: 23 pt., color Azul, alineado al
centro).
Nro. Legajo Apellido y Nombre Valor Hora Extra Cant. Hs. Extras
6. Ingresar los datos de 15 empleados dejando vaca la columna Cant. Hs. Extras, la
misma se completar cada mes.
9. Guardar el documento colocando como nombre: Hs. Extras seguido del Mes que
se est procesando.
13. Guardar todos los archivos creados en una carpeta denominada EJ2.