1-Intruduccion A Project PDF

17/8/2017 1. Introduccin a Project 2016.
1. Introduccin a Project 2016.
El objetivo de este captulo es describir Microsoft Project y su relacin con la direccin de proyectos, hacer un
recorrido por las caractersticas principales e innovaciones de esta versin de Project 2016 y revisar algunos de
los mens ms importantes.
1.1. Aportes de Microsoft Project a la Direccin de Proyectos
Antes de comenzar de lleno a usar la herramienta, revisaremos algunos de los conceptos ms importantes de la
administracin de proyectos.
El primero, Qu es Microsoft Project? Project es un software de la familia de Microsoft que permite mantener los
proyectos organizados y bajo control de forma fcil e innovadora, a travs de una amplia gama de funciones que
te ayudarn a controlar todos los aspectos de un proyecto, medir el avance y generar reportes para comunicar los
detalles del proyecto de forma eciente, dinmica y con la seguridad de que los datos que proporcionamos son
coherentes con la realidad.
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Ahora bien, Qu es un proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a producir un servicio,

resultado o producto nico, el hecho de que el resultado, producto o servicio sea nico genera cierta
incertidumbre, misma que debemos controlar para obtener el resultado deseado. El proyecto estar formado por
tareas orientadas a producir este producto, servicio, o resultado, apoyadas por la combinacin eciente de
recursos humanos, recursos materiales y recursos nancieros, todo debidamente planeado, incluyendo una fecha
de inicio y una fecha de terminacin de cada actividad y del proyecto en su totalidad.
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Antes de empezar un proyecto sera recomendable conocer su objetivo general, as como sus restricciones o
limitantes, tanto de tiempo, como de costo. Tambin es importe tener muy claro cul es su alcance, la calidad
esperada, los riesgos posibles y los recursos humanos con los que contamos. Es de vital importancia que un
proyecto cuente con el apoyo de la direccin general de la empresa para evitar cambios innecesarios en el
desarrollo del mismo. De la misma manera al inicio del proyecto se deber identicar a todos los involucrados en
el proyecto.
De acuerdo a la gua del PMBOK 5 Edicin, todo proyecto tiene un ciclo de vida que se compone de 5 etapas: el
inicio donde formalmente comienza el proyecto, la planicacin que es donde contestamos cmo lograremos el
objetivo, cunto costar el proyecto, cundo se realizarn las tareas, cmo ser la comunicacin, cules son los
parmetros de calidad, cules son los riesgos, con qu recursos humanos contamos y quines son nuestros
proveedores. Al terminar nuestra planicacin podremos ver gran parte de los elementos reejados en un
cronograma de proyecto, que es precisamente lo que nos ofrece Microsoft Project: una herramienta para
plasmar la planicacin de un proyecto y una vez satisfechos con nuestra planicacin proceder a la ejecucin
de las tareas que es la siguiente etapa. En esta etapa de ejecucin, los diferentes colaboradores harn sus tareas
asignadas de acuerdo al orden y tiempos registrados en el cronograma. En las siguientes etapas que son
seguimiento y control, el director o directora de proyectos deber dar seguimiento y controlar la ejecucin de las
tareas, as como registrar avances y cambios, con la nalidad de terminar las tareas en el tiempo establecido para
entregar el producto o servicio al cliente o usuario nal. El cliente o usuario nal autorizado para recibir el
entregable, deber inspeccionarlo y cuando est satisfecho con el resultado podremos cerrar nuestro proyecto.
Microsoft Project 2016 nos permite controlar al 100% las actividades de nuestro proyecto en todas sus etapas.
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Para darle seguimiento a nuestro proyecto, Project nos ofrece tablas y grcos que nos ayudan a visualizar de
forma ordenada y correcta las actividades y el desempeo de las tareas. De manera grca Project usa un
diagrama de Gantt, que es una secuencia cronolgica de las tareas que se estn llevando a cabo. Puede incluir
el nombre de los responsables, la dependencia entre tareas y en general nos ayuda a representar de forma
efectiva y rpida el estado del proyecto en un momento dado.
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Al inicio de todo proyecto se debe denir el acta de constitucin de proyecto que es un documento en el cual
establecemos de forma clara y acordada con la direccin general, cul ser el objetivo medible del nuestro
proyecto. Este documento no se hace en Microsoft Project, sin embargo, es importante tomarlo en cuenta en la
planeacin.
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Durante la planicacin dentro de Project deniremos tiempos, costos, recursos humanos, restricciones y muchas
cosas ms que se vern reejadas al dar seguimiento a las actividades y que debe tener concordancia con el
objetivo plasmado en el acta de proyecto.
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Durante la etapa de ejecucin, es importante tener a la mano el cronograma realizado durante la planicacin, ya
que ah veremos de forma clara, ordenada y sobretodo de forma acordada cada una de las actividades que
llevaremos a cabo en el proyecto, as como su duracin, el costo y los responsables. Entre otras cosas tenemos
una vista llamada uso de recursos donde podremos registrar qu personas estn trabajando directamente en el
proyecto y cuantas horas invierte al da en cada actividad.
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Para el control y seguimiento del proyecto, Project nos permite detectar variaciones, por ejemplo, entre el tiempo
estimado y el tiempo real de ejecucin de alguna tarea y de todo el proyecto, de tal manera que podamos tomar
decisiones oportunas en caso de encontrar desviaciones en el cronograma. El responsable del cronograma tendr
que capturar informacin sobre el avance de las tareas, fechas de inicio y de terminacin reales, horas reales
invertidas en una tarea, para poder determinar en cualquier momento si estamos cumpliendo o no con la
planicacin. En esta etapa esta herramienta nos es de mucha utilidad para reportar el estado del proyecto.
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En la etapa nal de cierre de proyecto es importante que tengamos una prueba o evidencia de que efectivamente
hemos completado las actividades o los entregables que tenamos comprometidos en el proyecto, esta
herramienta nos ayuda en forma parcial a darnos esa evidencia ya que cuando estemos dando seguimiento y
control hemos de terminar o avanzar las tareas al 100% lo que quiere decir que hemos terminado nuestro
proyecto.
Descripcin de la herramienta
Lo primero es conocer las partes en las que se divide la pantalla de Microsoft Project. En la parte superior
tenemos los diferentes mens de Project,
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De manera similar a los programas de Microsoft tenemos un men de:
Archivo donde podremos guardar, abrir nuevos proyectos o hacer conguraciones.
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Tarea, en el cual se registran las tareas, su duracin y las fechas de inicio y n.
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A la derecha encontramos el men de recursos, en el cual se mejora la informacin de los recursos ya sean
humanos o materiales.
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A continuacin, el men de Crear un informe donde podemos combinar la informacin de la vista de recursos y
de la vista de tareas para generar informes o comunicados de desarrollo o desempeo de nuestro proyecto.
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Tenemos un quinto men que es el de proyecto donde le daremos las indicaciones generales del proyecto,
conguraremos la fecha de inicio, la fecha de n, la lnea base y los calendarios que regirn nuestro proyecto.
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En el men de vista podemos congurar algunas tablas, algunas grcas o algunos ltros que nos permiten
agrupar la informacin de una forma diferente a la presentada normalmente por Project.
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Nuestro siguiente men es el de formato, que nos ayuda a darle otra presentacin a nuestra informacin, otros
colores o conguraciones a gusto del gestor del cronograma.
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Un botn nuevo en esta versin 2016, es este que se llama qu desea hacer en donde podemos escribir una
duda o el inicio de las palabras de lo que queremos hacer y Project nos dar indicaciones rpidas sobre estos
elementos.
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En la parte superior, debajo de los mens encontraremos los sub mens, es decir, opciones o combinaciones de
cada men que nos servirn para planicar, controlar, gestionar o cerrar nuestro proyecto.
Al tener seleccionado el men tarea, la herramienta muestra las siguientes opciones: el recuadro naranja que
estamos viendo es una tabla donde vamos a introducir los datos a Project, para posteriormente analizarlos,
combinarlos y usarlos para generar reportes y facilitar su anlisis. Estas tablas estn formadas por las dnde
pondremos cada una de las actividades con sus caractersticas o atributos, debido a que es una tabla tambin
cuenta con columnas y estas columnas agrupan diferentes datos relacionados. Del lado derecho en amarillo en
este ejemplo tenemos el elemento grco o diagrama de Gantt. Es la misma informacin que tenemos en la tabla
del lado izquierdo pero presentado a manera de diagrama o grca.
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1.2. Mejoras en la versin 2016 y una vista rpita a los mens.
Esta versin fue lanzada en diciembre de 2015 e incluye algunas mejoras con respecto a versiones anteriores.
Una de estas mejoras que nos ayuda mucho para reportar los avances del proyecto y en general para visualizar la
importancia de la actividad y las fechas en que se van a completar las tareas es la escala de tiempo.
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La escala de tiempo es una representacin cronolgica en una lnea de lo ms importante que va a suceder o est
sucediendo en un proyecto. Los detalles de las actividades los tenemos en las tablas del lado izquierdo o en el
diagrama de Gantt del lado derecho. Pero muchas veces es conveniente no reportar cada una de las tareas que
vamos a hacer, sino un resumen ejecutivo de las mismas. En versiones anteriores esta opcin de la escala de
tiempo s exista, pero solo nos permita tener una sola lnea de tiempo; en esta versin podemos generar dos o
ms lneas de tiempo.
Cuando utilizamos las escalas de tiempo en versiones anteriores podamos hacer una lnea de tiempo que
mostrara tareas importantes, tareas que debe conocer la alta direccin o el equipo; tareas por completar para
llegar al resultado o la ltima de las tareas de un paquete de trabajo o una serie de actividades que nos permiten
crear un entregable. Esto es lo que normalmente colocamos en la lnea de tiempo. En la versin 2016 podemos
crear dos o ms lneas de tiempo para que podamos reportar ms datos, por ejemplo, los instaladores elctricos
o las personas responsables de la seguridad, pudiendo as dividir las responsabilidades de cada uno de ellos.
Cada una de estas vistas o lneas de tiempo pueden ser modicadas para mostrar periodos especcos de tiempo
o todo el proyecto.
Este es un cambio muy til e importante en esta versin.
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Otro elemento nuevo en esta versin de Project 2016 es este men que se agreg a la cinta de opciones que dice
Qu desea hacer. Esto nos ayuda a encontrar de manera rpida y fcil lo que queremos ver o modicar en el
proyecto, tal vez no s dnde encontrarlo o no quiero estar buscando en cada uno de los mens as que uso
estos atajos. Por ejemplo, quiero ver el calendario, empiezo a escribir y me aparecen las sugerencias de todo lo
que tenga que ver con los calendarios: calendarios de recursos, congurar pgina de calendarios o calendarios
diversos, es decir, es una forma rpida y sencilla, un atajo de llegar a la opcin que quiero. Estos elementos son
los ms importantes de lo nuevo en Project 2016 y nos ayudan en una parte muy importante de la gestin de los
proyectos que es la comunicacin y la facilidad de uso de la herramienta.
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A continuacin, haremos un recorrido rpido por cada uno de los mens, sin entrar al detalle de las opciones, ya
que, ms adelante presentaremos con amplitud los mens principales que nos ayudan a aprovechar al mximo
esta herramienta.
Empezaremos con el men archivo. El men archivo es el que nos permite crear un nuevo documento, abrir un
documento existente, guardar el documento en el que estamos trabajando, si ya hemos asignado un nombre o
guardar y ponerle nombre, seleccionar el lugar donde queramos guardarlo, imprimirlo, compartirlo si estamos en
Project Server, exportarlo a otros programas como Excel o PDF, cerrar nuestra herramienta y establecer la cuenta
en la que estamos trabajando y acceder a las opciones de nuestro cronograma, opciones de conguracin inicial
que sern muy tiles y veremos a detalle en este curso.
Al entrar al men archivo, del lado derecho de nuestra pantalla tendremos la informacin general del proyecto, la
informacin que muestra este resumen incluye: la fecha de inicio del proyecto, de nalizacin, el tipo de
programacin, la fecha en la que estamos realizando el cronograma, la fecha de estado, modicacin, el
calendario y la prioridad.
Esta informacin es la informacin bsica y con un solo vistazo podemos conocer la conguracin del proyecto.
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El segundo men es el men llamado tarea. En el men tarea tendremos las opciones de formato que tienen
todos los programas de Microsoft, como son atributos de letra, color de la letra o de la celda y despus estn las
opciones propias de Project, como son el avance de las tareas, agrupamiento de tareas, secuencia de tareas,
programacin manual y automtica, el submen para insertar tareas, tareas de resumen o hitos del proyecto, una
opcin que nos da informacin detallada de cada una de las tareas y los submens de edicin.
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La siguiente pestaa que tenemos en la barra de mens de Project 2016 es el men de recursos. El men de
recursos tiene todo lo necesario para asignar y controlar recursos que ya tengamos dados de alta en un pool de
recursos o en un grupo, para obtener informacin del recurso, los detalles del recurso y para solucionar
problemas de sobre asignaciones, es decir, cuando muchas tareas estn asignadas a un slo recurso, Project nos
ayuda a redistribuir esas tareas.
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El siguiente men es crear un informe. Este es un men que incluye el programa desde la versin 2013, nos
facilita la comunicacin durante los proyectos. En este men podemos seleccionar reportes para ver la
informacin general del proyecto teniendo ya un diseo que incluye los avances del proyecto por cada tarea o
entregable y de las tareas retrasadas que tenemos que cuidar. Podemos tener informes sobre todo el proyecto,
sobre el uso de los recursos, de los costos generados en el proyecto o de las tareas en curso para un periodo
determinado de tiempo.
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El siguiente men es el men proyecto. El men proyecto lo usamos para hacer conguraciones generales o
globales al proyecto, que se tomarn en cuenta para cada una de las actividades o para cada uno de los
recursos.
Empezamos con el men de subproyecto que nos permite insertar una serie de tareas o un proyecto ajeno al
proyecto que estemos manejando en nuestra herramienta y que complementa nuestro proyecto original.
El men informacin del proyecto nos ayuda a entender en qu estado est nuestro proyecto o la conguracin
del proyecto, aqu tambin se incluye la opcin de estadsticas, al entrar a esta opcin podemos observar
estadsticas del proyecto que es una evaluacin o resumen de nuestro proyecto en trmino numricos.
El siguiente men, cambiar el tiempo del trabajo, es donde conguramos los calendarios del proyecto, del
recurso o de la tarea, que incidirn en el desempeo de nuestro proyecto. Tenemos el men de establecer lnea
base, que usamos cuando ya estamos seguros que nuestra planicacin es la ms adecuada y estamos listos
para ejecutar las tareas. Cabe mencionar que la lnea base es como una fotografa del estado actual del proyecto
que nos permitir comparar lo que estamos haciendo realmente con lo que deberamos estar haciendo.
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A continuacin, el men vista. Este men nos ayuda a ver la informacin desde diferentes ngulos. Podemos
acceder a diferentes vistas de la tarea o del cronograma, es decir ver la informacin de la tabla organizada de
diferente manera o en el diagrama de Gantt podemos ver los datos que nos interesan en el orden deseado. De la
misma manera esta vista nos permite acomodar las tareas en orden cronolgico o en orden de importancia de la
tarea. Podemos agrupar nuestras tareas y tenemos varias tablas que nos permiten ver diferentes datos, por
ejemplo, datos relativos al costo, datos relacionados con el seguimiento o avance de la tarea, de trabajo o
esfuerzo, de uso o de variacin. Est informacin existe a partir de lo que vamos registrando en cada una de
estas tablas para poder hacer las comparaciones correspondientes que se reejarn en los informes que
generemos. Esta vista tambin nos permite resaltar algunas tareas de acuerdo a sus caractersticas o ltrarlas, es
decir, que slo muestre las tareas que cumplan con ciertas caractersticas o que las agrupe de acuerdo a ciertos
criterios. El siguiente submen: vista en dos paneles, nos permite dividir nuestra pantalla en dos vistas donde
tendremos combinacin de informacin. Por ejemplo, si queremos que muestre las escalas de tiempo, divide la
pantalla y en la parte de abajo pone el Gantt que estamos utilizando y arriba la escala de tiempo. Tambin
podemos solicitar que muestre los detalles de la tarea y aparece informacin de la tarea y los recursos, o el
retraso o el n programado de la tarea. Podemos seleccionar cualquier vista de acuerdo a la combinacin de
datos que queramos
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El siguiente men es el de formato. En este men de formato, tenemos las opciones para cambiar el aspecto de
nuestra pantalla, por ejemplo, el color de los grcos de Gantt, poniendo un diseo que nos guste. Desde este
men tambin podemos crear campos o columnas personalizadas. Project ya tiene por default una serie de
columnas con datos que Project ya conoce y sabe qu hacer con ellos, pero tambin podemos congurar o poner
informacin diferente. Otra cosa que podemos hacer es solicitar que nos muestre o resalte aquellas tareas que
sean crticas, o que tengan una demora permitida (tambin llamada holgura) o que estn retrasadas de acuerdo a
su programacin original.
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Dentro de este men adems tenemos una opcin llamada ruta de acceso a la tarea que nos sirve para conocer
las tareas predecesoras o sucesoras de una tarea seleccionada. Cuando estamos dando de alta tareas es difcil
llevar un orden estricto, normalmente una tarea depender de varias tareas y no estarn cercanas en nuestra tabla
de entrada, sino estarn en las posteriores o superiores a la tarea seleccionada. Si seleccionamos una de las
tareas y damos clic en ruta de acceso a la tarea, particularmente en predecesoras, Project nos muestra las tareas
predecesoras en otro color para identicarlas. Por ltimo, tenemos el men qu desea hacer que es un men
nuevo en esta versin y nos permite decir qu queremos hacer para que Project nos muestre o nos d acceso
rpido a alguna opcin o men.
1.3. Principales vistas y tablas
Ya vimos que en Project tenemos diferentes vistas y tablas en donde estn los datos de nuestro proyecto. En esta
seccin vamos a explicare cmo combinar estas tablas y vistas de manera adecuada: Estamos en la vista de
diagrama de Gantt y podemos ver que en el men tarea estn habilitados todos los botones del men, sin
embargo, si yo selecciono otra vista, por ejemplo, vistas que estn tienen que ver con los recursos, como es la
hoja de recursos, vemos que muchas de las opciones del men de tarea se deshabilitan, es decir no los
podemos utilizar en esta vista de recursos, slo algunos de ellos, los que son comunes para ambas vistas
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La combinacin adecuada para usar las vistas referentes a los recursos como son el formulario de recursos, el
grco, la hoja de recursos o la organizacin de equipos, es seleccionar tambin la hoja de recursos. Al
seleccionar la hoja de recursos la mayora de las opciones de este men aparecen habilitadas. Vamos a ver qu
pasa si estamos en el diagrama de Gantt y nos quedamos en el men de recursos, algunas de sus opciones se
deshabilitan, lo cual quiere decir que tenemos que conocer la combinacin correcta entre tabla y vista para
gestionar o manipular los datos del proyecto
1.4. Elegir las vistas de tareas, recursos e informacin de asignaciones.
Vistas que muestran tareas y vistas que muestran recursos. Como hemos visto tenemos tablas donde podemos
ingresar diferente informacin sobre las tareas, esta informacin puede ser ingresada y mostrada de diferente
forma. Para verlas tenemos la opcin de vistas integradas, que es una lista desplegable que muestra todas las
vistas. Para conocer las diferentes vistas iremos al men tarea y a al submen llamado integrada.
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Este men despliega las diferentes vistas que podemos usar para visualizar la informacin que tenemos sobre las
tareas.
La primera vista que aparece es la vista de calendario, esta vista de calendario nos permite ver qu tareas se
harn y cundo se harn en una disposicin de calendario gregoriano clsico. Aqu podemos ver las tareas que se
tienen que hacer da con da y de esta forma podemos darle seguimiento en un formato de calendario.
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La siguiente vista es un diagrama llamado diagrama de red que nos permite conocer el camino lgico que siguen
las actividades y cmo se relacionan entre s, es decir, qu tarea tiene tareas predecesoras que tienen que estar
completas antes de iniciar esta tarea.
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La siguiente vista es la vista de uso de recursos en la cual podemos ver qu tareas no tienen recursos asignados
y qu tareas ya tienen un responsable asignado. Me estoy desplazando a la fecha en la que estamos haciendo
nuestro proyecto, en este caso en abril, para mostrar que esta vista de uso de recursos nos permite determinar
cuntas horas est trabajando un recurso en la tarea asignada. No necesariamente tiene que estar trabajando
ocho horas, podramos asignarle cuatro horas, dos horas o una hora diaria a la tarea que est llevando a cabo.
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En el diagrama de Gantt que nos permite analizar o registrar los datos de nuestro proyecto, tenemos la vista de
escala de tiempo donde ya no de manera duplicada sino en una sola pantalla tenemos la o las lneas de tiempo
que hemos generado. El formulario de recursos nos permite conocer cada recurso asignado, por ejemplo, un
electricista, qu tareas tiene asignadas en este proyecto y as para cada recurso. Adems, el formulario de tareas
nos permite ver las tareas que estamos haciendo y los recursos que estn participando en cada tarea.
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Otra vista interesante es la vista de Gantt de seguimiento que es una vista similar al Gantt que hemos estado
viendo, pero que adems nos muestra el avance de cada tarea del proyecto, es decir, nos da la actividad, su
programacin y el porcentaje de avance que tiene cada tarea. Si ponemos que esta tarea est terminada al 100%,
vemos que cambia el avance al 100%; vemos que si ponemos el 50% va rellenando los avances de cada una de
las tareas y el porcentaje de avance de esa misma tarea. Ms adelante profundizaremos en este tema.
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La siguiente vista que tenemos es el grco de recursos. El grco de recursos nos permite observar la carga o
sobre carga de trabajo que tiene cada uno de los recursos asignados al proyecto
Esto lo podemos ver en una grca que nos ayuda a identicar cunto trabajo, cuntas horas o cunta carga de
trabajo tiene por da cada recurso. Estas personas tienen asignado el 100% de su capacidad.
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En este ejemplo el analista no tiene asignada ninguna tarea por lo tanto no aparece en esta vista, por el contrario,
el electricista ya tiene asignadas ciertas tareas y nos muestra cules son sus asignaciones en el proyecto. En
caso de tener asignaciones que sobrepasen el 100% de su capacidad, la grca nos lo muestra en color rojo
La siguiente vista es la hoja de recursos, que es la segunda entrada principal de datos, la primera es la hoja de
tareas. Esta hoja de recursos nos permite registrar datos como el nombre de los recursos humanos o materiales
que vamos a utilizar en el proyecto, la capacidad o disponibilidad para trabajar cada da en nuestro proyecto y el
costo por hora de trabajo, el costo de la hora extra o el costo por el uso del material asignado. De la misma
manera, nos permite modicar los calendarios de los recursos, ya sea que se adhieran al calendario de todo el
proyecto o que tengan excepciones particulares que afecten el desempeo o desarrollo o fecha de inicio o n de
cada una de las tareas.
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Siguiente vista es la hoja de tareas que es el diagrama de Gantt o la hoja donde podemos ingresar las tareas y
sus caractersticas, sin la ayuda grca del diagrama de Gantt.
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El organizador de equipos es una opcin que nos permite reasignar alguna tarea de manera intuitiva a uno o
ms recursos del proyecto. En este caso tengo una tarea que se llama seleccionar la zona segura que no est
asignada a ninguna persona, esta vista me permite ver quin podra tener tiempo el lunes 17 de abril para realizar
esta actividad; para asignarla solo la arrastramos al cuadro de la tarea. La tarea se puede asignar a cualquier
persona, aunque lgicamente lo asignamos a la persona que tenga la capacidad tcnica para realizar dicha tarea
Ilustracin 39
Otra vista muy til que tenemos en este men es uso de tareas. Con el uso de tareas podemos observar quin
est haciendo cada una de las tareas, quin o quines son parte del equipo y cuntas horas estn invirtiendo por
tarea. Ahora estamos registrando las tareas e ingresando datos sobre los recursos que estamos utilizando en
nuestro proyecto.
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Este men de integrada no slo tiene estas vistas que muestra como opcin inicial. Cuenta con una serie de
vistas que nos pueden ayudar y que veremos ms adelante en este curso.
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1.5. Combinacin entre tablas y vistas
Otra opcin que vamos a ver aqu son las diferentes tablas y los diferentes datos que podemos tener agrupados
en las tablas y que nos permiten ver el avance del proyecto. Como mencionamos anteriormente, nuestra tabla
principal es la tabla de tareas. En esta tabla podemos registrar datos relativos a las tareas y sus atributos o
caractersticas. Una vez asignados los recursos, inmediatamente y derivado del costo de los recursos, las tareas
tambin tendrn un costo: un costo por el uso de los recursos seleccionados. Esta combinacin entre los dos
datos nos genera una tabla diferente que se conoce como tabla de costos. Para ver esta tabla o esta
informacin vamos al men vista, al submen tablas y buscamos la vista integrada o la tabla integrada de costo.
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La informacin que aparece en pantalla es derivada de la asignacin de recursos; es el costo de cada una de mis
actividades, por ejemplo, las actividades que no tienen recursos asignados tienen un costo de cero.
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De la misma manera cuando estemos avanzando o terminando una tarea, esta tarea inmediatamente generar
una variacin; puede ser variacin en la fecha de inicio o n de la tarea. Esta informacin la encontramos en el
men vista, submen tablas, pero ahora en la tabla de variacin. Esta tabla lo que nos muestra es la variacin
entre el comienzo planicado y el comienzo previsto y el comienzo de lnea base.
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En esta misma opcin tenemos una tabla que combina el seguimiento de la tarea. El seguimiento de la tarea nos
da informacin sobre el avance de cada tarea y la suma de estos avances nos muestra el avance de la tarea
agrupadora o la macro tarea que agrupa a las tareas del proyecto.
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Este men de tablas tambin nos da informacin sobre el trabajo o las horas hombre invertidas en cada una de
las tareas, no nos da informacin sobre los das trabajados sino las horas realmente invertidas en esa actividad.
Una tarea podra durar tres das, pero la gente slo estuvo trabajando dos horas al da en esa tarea y por lo tanto
habr una discrepancia entre la duracin de tres das y el esfuerzo de seis horas. Esta informacin nos ayuda a
determinar el costo de nuestro proyecto.
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En estas tablas tambin podemos ver el uso de las tareas y la suma de las horas totales invertidas en nuestro
proyecto. Compara la duracin de la tarea, la duracin en das naturales o laborales y el trabajo o las horas
hombre invertidas en esa tarea y no necesariamente tienen que ser las mismas horas de la duracin; pueden ser
menos o incluso podran ser ms si mucha gente est trabajando en una sola tarea, en este caso las horas
hombre invertidas son muchas ms que la duracin de nuestro proyecto.
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Tenemos esta opcin de hipervnculos donde podemos ver y crear links o vnculos a lugares de este documento o
a pginas web o a documentos en nuestra computadora que tengan informacin til o relacionada con el
proyecto.
Ilustracin 48
Tambin podemos solicitar diferentes vistas de lnea base, de programacin, de retraso, de informe o de
indicadores que nos ayuden a darle seguimiento a nuestro proyecto.
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Ejercicio 1: Introduccin a Microsoft Project
Instrucciones: abra una hoja de Project 2016 y realice las siguientes actividades:
1. Cambie la vista de Gantt a la Vista de Gantt de Seguimiento
2. En qu men se encuentra la opcin para visualizar la tarea resumen?
3. En qu men se encuentran los Reportes Visuales
4. Agregue la fecha de inicio para un nuevo proyecto, este debe empezar el primer lunes del
siguiente mes
5. Visualice y despus oculte la vista de lnea de tiempo
17/8/2017 2. Ajustes de Microsoft Project 2016.
2. Ajustes de Microsoft Project 2016.
2.1. Introduccin a los ajustes de Project 2016
Este mdulo tiene como objetivo conocer las diferentes formas de crear un nuevo proyecto, conocer la
importacin de datos de otras herramientas, as como la conguracin inicial recomendada para evitar
confusiones en el desarrollo del cronograma
2.2. Diferentes mtodos para crear un nuevo proyecto
Lo primero que haremos es abrir un archivo existente o un archivo nuevo para que podamos trabajar en el
entorno de Microsoft Project 2016. Debemos abrir Project desde el men inicio, donde podemos buscar Project
2016.
Ilustracin 50
Damos clic en la herramienta y nos aparece la siguiente pantalla
Ilustracin 51
En est pantalla tenemos del lado izquierdo los archivos que hemos utilizado recientemente y que estn
disponibles de manera ms rpida.
La siguiente opcin es un proyecto en blanco, el proyecto en blanco nos abre un archivo de Project sin ningn
tipo de dato o ningn tipo de informacin.
Ilustracin 52
La siguiente opcin que nos tenemos, es crear un archivo nuevo a partir de un proyecto existente o abrir un
proyecto en el que ya hemos trabajado. Le doy clic en esa opcin y me enva a la librera de mis archivos para
que seleccione el archivo que quiero abrir, selecciono un archivo y doy clic en el botn abrir y tengo en pantalla el
archivo que seleccion.
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la siguiente opcin que es nuevo libro de Excel. Esta opcin nos sirve para importar datos desde Excel a Project.
Ilustracin 54
La mayora de las organizaciones o personas hacemos nuestros cronogramas inicialmente en Excel por su
facilidad de uso. Cuando Excel ya no es suciente para administrar el proyecto, lo podemos abrir en Project sin
perder la informacin que ingresamos en Excel.
Vamos a seleccionar entonces esta opcin de nuevo libro de Excel, le doy clic y me pregunta desde dnde
quiero importar estos datos. Estos datos que voy a importar se reeren a un proyecto para la instalacin de un
site y ya tengo aqu alguna informacin como actividades, la duracin de las actividades, el responsable de
cada actividad y el costo asignado a cada actividad y estos datos son los que voy importar desde Project
Ilustracin 55
Busco el archivo en las opciones y lo primero que tengo que hacer es cambiar el tipo de archivo que quiero
importar.
Ilustracin 56
Para encontrar el archivo correspondiente, debo seleccionar que voy a buscar el archivo en la lista desplegable
que me permite ver todos los tipos de archivos. Busco el archivo de Excel en mi computadora, lo voy a buscar en
mis plantillas y en otras carpetas y cuando lo encuentre como instalacin site, lo selecciono.
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Esta opcin abre el asistente de importacin que nos va a ayudar paso a paso con la importacin de datos.
Aparece el cuadro de dilogo del asistente de importacin, le doy siguiente.
Ilustracin 58
Me pregunta si voy a crear una equivalencia nueva o utilizar una equivalencia existente pero qu es esto
de las equivalencias? La equivalencia es el nombre que tienen las columnas en el archivo de Excel que debe
coincidir con el nombre de las columnas que tiene el archivo de Project. Si no tienen el mismo nombre tendremos
que vincular el nombre de Excel al nombre apropiado de Project.
Ilustracin 59
En este momento vamos a crear estas equivalencias, si tuviramos una equivalencia existente la podramos
utilizar, pero en este caso no la tenemos as que seleccionamos la primera opcin: equivalencia nueva.
Le damos clic en siguiente y nos pregunta cmo desea importar este archivo?, como un proyecto nuevo o si
vamos a anexar los datos al proyecto activo, es decir, que pegue los datos de este archivo al nal de los datos del
archivo de Project que tenemos abierto, o si quiero combinar los datos en el proyecto activo para que intercale y
combine los datos de los proyectos. Voy a seleccionar proyecto nuevo, clic en siguiente
Ilustracin 60
Ahora la pregunta es qu tipo de tablas quiero modicar o quiero guardar con los datos que se estn
seleccionando: la tabla de tareas, de recursos o de asignaciones. Voy a marcar qu la de tareas, selecciono la
opcin siguiente.
Ilustracin 61
En ese momento empiezan las equivalencias, es decir, como se llama en Excel y que correspondencia tiene con
Project. Lo primero que tengo que hacer es poner el nombre de la hoja de clculo de origen, busco en la lista
desplegable, indico que los datos que quiero importar estn, en este caso, en la hoja uno y me pregunta: el
campo de Excel que llamaste actividad no existe en Project, a qu campo se le asigna?,
Ilustracin 62
Utilizando la lista desplegable de cada actividad, se selecciona el nombre de la columna correspondiente.
Ilustracin 63
Al campo que se llama nombre. El siguiente es duracin que es como lo llam en Excel y suponemos que es la
misma duracin a la que se reere Project; el responsable, en Excel se llama responsable, a qu columna de
Project se reere?, se reere a nombre de los recursos; costo asignado a cada actividad, se reere al costo de
nuestro proyecto. Doy clic en siguiente,
Ilustracin 64
me pregunta quieres guardar est equivalencia?, Esto quiere decir que si la guardamos, al importar otro archivo
de Excel con las mismas columnas, automticamente los datos se vincularn a los mismos campos que estamos
especicando en este momento en Project.
Si guardamos esta conguracin o equivalencia ya no tendremos que seleccionarla en futuras importaciones; si

no la guardamos, tendremos que especicar las equivalencias en nuestra siguiente importacin. No la vamos a
guardar y nalizamos.
Ilustracin 65
Qu tenemos ahora? Importamos el nombre de la tarea que tenemos en Excel, la duracin, en automtico
empieza el da en el que estamos trabajando en el proyecto, las fechas de comienzo y n y los nombres de los
recursos que tenamos asignados. Los datos quedaron registrados en la hoja de entrada, que es donde
ingresamos datos, pero tambin en las hojas especcas como son la hoja de recursos, pues tambin est
asignado el nombre de los recursos y por default la dems informacin. En resumen importamos toda la
informacin que tenamos en Excel
Ilustracin 66
2.3. Establecimiento del calendario general
Antes de poder dar seguimiento a un proyecto, es importante denir el calendario e indicar el horario laboral, das
festivos, das laborales y otras restricciones o condiciones. Esto lo hacemos modicando el calendario de nuestro
proyecto desde el men proyecto, submen cambiar el tiempo del trabajo.
Ilustracin 67
. Nos aparece esta ventana donde vamos a hacer las modicaciones sobre el calendario estndar, que es el que
utiliza Project por default. Podemos seleccionar otro calendario, pero en este caso seleccionaremos el estndar.
Ilustracin 68
Voy a poner las semanas laborables
Ilustracin 69
Voy a poner las semanas laborables y estas semanas laborables van a ser e lunes a jueves por ejemplo y el
viernes slo se trabaja medio da. Para hacer esto voy a las semanas laborales, doy clic en detalles para denir
que de lunes a jueves son das laborales, selecciono la opcin Establecer da(s) en estos periodos laborables
especcos y determino que vamos a trabajar de nueve a dos de la tarde y de tres a seis, y doy clic en aceptar
Ilustracin 70
No olvidemos cambiar tambin el horario en la conguracin general del cronograma, esto lo podemos hacer
desde aqu, con clic en el botn opciones en la parte inferior de esta ventana, nos abre la venta de conguracin
general del proyecto y aqu modicamos el horario para que concuerde con la conguracin que estamos
haciendo y damos clic en el botn aceptar.
Ilustracin 71
Dijimos que los viernes vamos a trabajar slo medio da. Hago el cambio, el viernes vamos a trabajar de nueve a
dos, por lo tanto vamos a eliminar el horario vespertino, lo selecciono y lo elimino con la tecla suprimir y damos
clic en aceptar.
Ilustracin 72
Lo que vemos en esta conguracin es lo siguiente: estamos trabajando el lunes, aqu aparece el lunes en un
horario de nueve a dos y de tres a seis; el martes, mircoles y jueves tenemos la misma conguracin pero el
viernes, tiene una conguracin diferente pues slo trabajamos de nueve a dos, vamos a dar clic en aceptar
Ilustracin 73
Y ahora veremos cmo se comportan los datos con esta modicacin. Vamos a poner una tarea uno, que dura un
da, otra tarea dos que va a durar un da y que empieza el jueves y termina el lunes, no deberan ser dos das?
Jueves y viernes?, as debera de ser, pero empieza el jueves, continua el viernes pero no la podemos terminar el
viernes debido a que el viernes se trabajan cuatro horas y la actividad dura ocho horas, as que la terminamos
hasta el medioda del lunes,.
Ilustracin 74
Estas tareas, aunque duren dos das efectivos de trabajo no necesariamente duran dos das calendario de trabajo,
lo mismo suceder si ponemos das festivos.
Vamos otra vez a la opcin cambiar el tiempo de trabajo porque necesito que veamos esta conguracin del 4 de
julio. Tenemos que asegurarnos que slo marcamos el da 4 de julio y no hasta el 5, tiene que ser del 4 al 4,
aceptamos. Vuelvo a entrar al calendario y ahora el 4 de julio aparece como da festivo, aceptar.
Ilustracin 75
Si pongo una tarea uno que dura veinte das, cunto durar en realidad? Recuerden que una cosa es la duracin
y otra es los das laborables, las semanas laborables, en este caso, tendremos, digamos, cuatro das y medio
trabajando, ms un da que no trabajamos y esto se ve reejado en el calendario. Estas franjas grises donde son
el sbado y el domingo que no trabajamos y en el caso del 4 de julio est esta otra franja, no trabajamos ese da y
s trabajamos los dems das con excepcin del viernes, que slo trabajamos medio da.
Ilustracin 76
Estas conguraciones de calendario afectan la programacin de nuestras tareas y habr que tenerlas siempre
presentes.
2.4. Establecer fecha de inicio y fecha n del proyecto
Para ver esta congurar el calendario y establecer la fecha de inicio o la fecha n abriremos un proyecto en
blanco, para establecer estos datos
En este proyecto en blanco vamos a mostrar cmo congurar un calendario y elegir la fecha de inicio del
proyecto. Vamos al men proyecto, el submen informacin del proyecto.
Ilustracin 77
En esta opcin podemos elegir que la fecha de inicio de nuestro proyecto ser una fecha establecida y ser la
fecha de hoy, es decir, la fecha en la que estoy abriendo el archivo o bien una fecha posterior al da que estamos
trabajando. Por ejemplo, en este caso voy a elegir iniciar mi proyecto el primero de julio y aceptar esta opcin.
Ilustracin 78
Estos cambios que acabo de hacer se vern reejados de la siguiente forma: voy a poner una tarea uno, que
tendr una duracin de un da y el programa automticamente nos indica que comenzar el primero de julio del
2016.
Ilustracin 79
Si quiero modicar la fecha de inicio nicamente de esta tarea para que empiece el lunes de esa semana, Project
me permitir realizarlo, pero me pregunta quieres continuar y poner la tarea antes de la fecha de comienzo del
proyecto?, o sea que se programe en un periodo diferente al del proyecto, o quieres cancelar y no mover la
tarea?, si continuamos pone efectivamente la tarea en el proyecto, pero dentro de la informacin del proyecto el
inicio se mantiene en viernes primero de julio, por lo que esa actividad o actividades que tengan una fecha de
inicio anterior quedan fuera del proyecto, por el contrario, si la mantengo en el primero de julio esta actividad ya
forma parte del proyecto.
Ilustracin 80
Para editar ese tipo de parmetros voy al men archivo, al men opciones, la opcin programacin y en esta
programacin puedo elegir que las tareas programadas automticamente queden en la fecha de comienzo del
proyecto o a partir de la fecha actual y de esta forma podremos o no poner la fecha en la que estamos haciendo
la programacin o la fecha de comienzo del proyecto. Estos parmetros se pueden jar para el proyecto en el que
estamos trabajando o para todos los proyectos nuevos.
Ilustracin 81
La opcin de jarlo para todos los proyectos nuevos, evita que tengamos que hacer estos cambios cada vez que
creamos un proyecto nuevo, pues los toma automticamente.
Lo mismo sucede si hacemos la programacin a partir de la fecha de nalizacin del proyecto, seleccionamos n
del proyecto y nos habilita la opcin de fecha de n y ponemos una fecha posterior, cambiando tambin la
conguracin original que tenemos en el proyecto.
2.5. Congurar el programa para que calcule el proyecto de inicio hacia

adelante o de n hacia atrs
En esta seccin vamos a ver cmo congurar Project para que calcule el proyecto desde la fecha de inicio
hacia adelante o desde la fecha de n hacia atrs. Para mostrar cmo se hace y para qu nos sirve cada una
de las alternativas vamos a crear un proyecto en blanco y desde el men proyecto, submen informacin de
proyecto vamos a denir cmo queremos que sea la programacin de las tareas, si a partir de la fecha de
comienzo, es decir, de la fecha inicial hacia adelante o desde la fecha limite o nal del proyecto hacia a atrs.
Ilustracin 82
Cuando ponemos que desde la fecha de n hacia atrs, la fecha de nes una fecha en el futuro y a partir de ah
vamos a programas hacia atrs. Vamos a comenzar con la conguracin de fecha de nalizacin del proyecto
hacia atrs y como dijimos, tenemos que establecer una fecha n en el futuro. Para este ejemplo vamos a poner
que el proyecto tiene que terminar en septiembre de 2016 y selecciono la conguracin de fecha de nalizacin
del proyecto, y aceptar.
Ilustracin 83
Ahora ingresamos una nueva tarea, la tarea uno, que tendr una duracin de dos das por ejemplo y lo que vamos
a ver es como Project sugiere la fecha de inicio de esta tarea para que termine el viernes 30 de septiembre y la
recomendacin es que esta tarea debe comenzarse el da 29 de septiembre.
Voy a poner ahora una tarea dos que durar diez das. De la misma manera Project calcula que la fecha de
nalizacin debe de ser el 30 de septiembre y la fecha de inicio diez das antes. Si estas dos tareas estuvieran
vinculadas, es decir, que una fuera sucesora o dependiente de la otra, o que una tuviera que terminar antes de
poder empezar la otra, por ejemplo si la tarea dos dependiera de la uno, es decir que hasta que termine la tarea
uno se puede empezar la tarea dos, podemos ver como se modica el cronograma. La tarea dos es la ltima
actividad y dura diez das, entonces debe empezar el 19, sin embargo la tarea uno debe terminar antes, o sea el
viernes y deber comenzar el 15 de septiembre. Esto lo podemos ver ms claro en el diagrama de Gantt a la
derecha.
Este tipo de programacin es muy til cuando la fecha de nalizacin del proyecto es denitiva y no acepta
cambios.
Ilustracin 84
Si, por el contrario quiero que la programacin sea de inicio a n, vamos nuevamente al men proyecto,
informacin del proyecto y ahora seleccionamos que programe a partir de la fecha de comienzo del proyecto. La
fecha del comienzo del proyecto se pone en inicio del proyecto. En este caso vamos a establecer el 13 de junio
como fecha de inicio y aceptar. Vemos que hay cambios en las tareas, no en el orden de las tareas sino en las
fechas de inicio y n de las tareas.
Empezamos la tarea uno el 13 de junio, dura dos das termina el 14 y la tarea dos puede empezar el 15 y
terminar el 28 y si pongo una tarea tres que dura dos das y que sta depende de que la tarea dos est
terminada, esto se llama secuenciacin y se explica a detalle ms adelante, pero para efectos de este ejemplo
ponemos que una vez que se termine la tarea dos se puede empezar la tarea tres, anotamos este nmero de
dependencia de tareas y por lo tanto la pone ms adelante, hasta el 29 de junio para terminarse el 30 de junio.
Esta opcin de programar hacia adelante es muy til cuando tenemos una fecha determinada de inicio de un
proyecto.
Ilustracin 85
2.6. Establecer varios calendarios
En esta seccin vamos a denir diferentes calendarios que restringirn la disponibilidad de los recursos. Para
establecer estos calendarios vamos a abrir otro cronograma o archivo de Project en donde conguraremos el
calendario, es decir los das festivos de la empresa, das que no se labora en el proyecto, o das que el equipo del
proyecto no trabaja, as como las restricciones de los recursos que trabajan en el proyecto, indicando qu das no
laboran, qu das trabajan slo medio da o que das trabajan al 100%.
Esta conguracin la debemos de realizar en el men proyecto en el submen cambiar el tiempo del trabajo
donde nos aparece esta pantalla.
Ilustracin 86
Esta pantalla nos da las opciones para modicar el calendario estndar. El calendario estndar muestra un horario
en donde se trabaja de lunes a viernes de nueve a una y de tres a siete. Esta es una conguracin original que
podramos cambiar.
Otro tipo de calendario que est disponible es el del turno de la noche. El turno de la noche lo establece Project
de lunes a sbado con horarios de doce a tres de la maana, de cuatro a ocho y de once a doce a.m.
De la misma manera este calendario lo podramos modicar o podramos utilizar un calendario de 24 horas en el
cual podramos asignar actividades cualquier da de la semana, a cualquier hora del da o de la noche. Ya que
sepamos cul es el calendario que necesitamos para nuestro proyecto hacemos los cambios necesarios al
calendario adecuado
En este caso seleccionar el calendario estndar. La primera discrepancia que tengo con este calendario es el
horario de 9 a una y de 3 a 7.
Quisiera cambiar este horario y por lo tanto voy a ir a la opcin de semanas laborales, busco en la pantalla en la
parte de abajo donde hay dos pestaas, las opcin de excepciones que son das laborales, no laborales y la otra
pestaa de semanas laborales. Doy clic en el botn detalles para establecer los das que se trabajan y el horario
correspondiente para cada da de trabajo. En este caso seleccionar de lunes a viernes, con la tecla shift
selecciono de lunes a viernes y establezco estos periodos como laborales especcos.
Ilustracin 87
Al seleccionar esta opcin puedo modicar la hora de entrada, de comida y de salida. Voy a poner de 9 a 14
horas, siguiente, de 3 a 18 horas y clic en aceptar. Con esta opcin cambian los horarios laborales. Hay que tener
cuidado porque esta modicacin tambin se tiene que reejar en la conguracin inicial general de Project, as
que tenemos que ir a opciones y en esta caja de dilogo que tiene la informacin de las opciones de
programacin es donde adems tenemos que hacer coincidir el horario de comienzo y n de la jornada laboral.
Vamos a entrar a las 9 y terminar las 6, aceptamos y entonces tenemos un mismo horario de trabajo. En total son
8 horas diarias.
Ilustracin 88
Vamos ahora a capturar las excepciones, por ejemplo, es probable que nuestra empresa tenga una junta de
avance el ltimo viernes de cada mes en donde participa toda la empresa y por lo tanto no se trabaja en el
proyecto. Creamos la excepcin, juntas mensuales, doy doble clic en juntas mensuales y denimos que este es
un periodo no laborable y que esta junta se lleva a cabo todos los meses, en particular el ltimo viernes de cada
mes. Comienza en la fecha que estoy congurando y termina en diciembre de este ao, aceptar. Esta
conguracin me indica que el ltimo viernes de mes, en este caso el viernes 24, es un da de excepcin y est
marcado como un da no laborable. Aqu se ve claramente, el 24 de junio es un da no laborable.
Ilustracin 89
De la misma manera se conguran los das festivos. Para nuestro ejemplo vamos a denir el 16 de septiembre,
aniversario de la independencia de Mxico como da festivo. Selecciono la fecha correspondiente, voy a
septiembre y el 16 de septiembre est marcado como no laborable.
Ilustracin 90
Ya denimos la semana laboral y las excepciones generales, vamos a dar aceptar y veremos que nuestro
cronograma o algunas fechas del n del programa estn de un color diferente, un azul tenue que indica que las
fechas o los datos que estaban en esta columna fueron modicados de acuerdo al nuevo calendario de trabajo
Ilustracin 91
En Project podemos manejar otro tipo de calendarios. Vamos a la opcin cambiar el tiempo de trabajo y ahora
elegimos un calendario para el turno de 24 horas. Este turno de 24 horas va a incluir las restricciones que ya
tenemos, aun cuando tendremos que hacer nuevamente la conguracin original. Hemos decidido cambiar
nuestro calendario y este calendario de 24 horas ser completo, es decir, no habr descansos
Ilustracin 92
Le doy aceptar y vemos como vuelve a modicar las tareas que tenemos programadas Es importante que
asignemos el calendario modicado a nuestro proyecto. Vamos a la opcin informacin del proyecto dentro del
men proyecto y nos aparece esta tabla donde tenemos que especicar qu tipo de calendarios vamos a usar.
Voy a seleccionar el calendario de turno de la noche, para que coincida con los cambios que hicimos en el tiempo
de trabajo. Aceptamos y ahora podemos programar tareas en sbado, en viernes, el da que sea necesario.
Ilustracin 93
Regreso a informacin del proyecto para que lo veamos correctamente. Busco el calendario estndar, aceptar, y
ahora no vamos a encontrar fecha de trmino en sbado o domingo ya que son das no laborales.
Este cambio de tiempo de trabajo si se hacer sobre el calendario estndar podramos crear calendarios
especcos para el proyecto, el recurso o para el equipo del proyecto utilizando la conguracin del calendario
estndar, es decir podramos crear un nuevo calendario va a heredar las restricciones actuales. Voy a hacer un
nuevo calendario y este calendario ser del rea de TI y ser una copia del calendario estndar.
Ilustracin 94
Trabajar con este calendario del rea de TI que ya incluye las restricciones del calendario estndar.
Ilustracin 95
A manera de ejemplo, asumamos que estas personas que tiene junta el ltimo viernes de cada mes, tienen que
preparar esta junta desde el jueves, as que la gente de TI no va a trabajar en el proyecto los ltimos jueves de
cada mes. Lo selecciono, voy a los detalles e indico que sea mensual, de la misma manera el ltimo jueves de
cada mes y que termine tambin en diciembre de ese ao. Aceptar.
Ilustracin 96
Debemos tener cuidado pues el ltimo jueves de cada mes no necesariamente es un jueves anterior al ltimo
viernes de cada mes. Lo que es importante resaltar es que el calendario estndar, no tiene esta ltima junta y el
calendario de TI tiene la reunin, es decir, copi las restricciones o conguracin del calendario global y en forma
particular pudimos hacerle otras modicaciones y esto se puede hacer para cada persona o grupo de personas,
para los recursos materiales, para diferentes pases que estn colaborando en el proyecto; es decir podemos
tener calendarios que incluyan las excepciones, das festivos y dems restricciones de todos los involucrados en
el proyecto.
Ilustracin 97
Ejercicio 2. Ajustes de Microsoft Project 2016
1. Abra un nuevo archivo llamado implementacin del site
2. Vaya a la opcin cambiar el tiempo del proyecto y en el calendario estndar realice los
siguientes pasos:
3. Introduzca los siguientes das festivos al calendario:
a. Navidad
b. Ao nuevo
c. Da de la independencia
d. Da de la madre
Si estos das festivos coinciden con das no laborables, progrmelos al siguiente da

laborable
4. Cambie el horario de trabajo del Calendario Estndar con el horario de 8:00 a 18:00 horas
con comida de 13:00 a 14:00 horas
5. Cree un nuevo calendario que sea copia del calendario base en el cual los das
laborables sean de mircoles a Domingo, llame a este calendario Calendario de
instalacin
6. Modique la fecha de inicio del proyecto para que comience el primer lunes del siguiente
mes

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17/8/2017 1. Introduccin a Project 2016.

1. Introduccin a Project 2016.

1.1. Aportes de Microsoft Project a la Direccin de Proyectos

Ahora bien, Qu es un proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a producir un servicio,

De manera similar a los programas de Microsoft tenemos un men de:

Archivo donde podremos guardar, abrir nuevos proyectos o hacer conguraciones.

Tarea, en el cual se registran las tareas, su duracin y las fechas de inicio y n.

1.2. Mejoras en la versin 2016 y una vista rpita a los mens.

Este es un cambio muy til e importante en esta versin.

1.3. Principales vistas y tablas

1.4. Elegir las vistas de tareas, recursos e informacin de asignaciones.

1.5. Combinacin entre tablas y vistas

Ejercicio 1: Introduccin a Microsoft Project

1. Cambie la vista de Gantt a la Vista de Gantt de Seguimiento

2. En qu men se encuentra la opcin para visualizar la tarea resumen?

3. En qu men se encuentran los Reportes Visuales

5. Visualice y despus oculte la vista de lnea de tiempo

2. Ajustes de Microsoft Project 2016.

2.1. Introduccin a los ajustes de Project 2016

2.2. Diferentes mtodos para crear un nuevo proyecto

Damos clic en la herramienta y nos aparece la siguiente pantalla

Utilizando la lista desplegable de cada actividad, se selecciona el nombre de la columna correspondiente.

Si guardamos esta conguracin o equivalencia ya no tendremos que seleccionarla en futuras importaciones; si

2.3. Establecimiento del calendario general

Voy a poner las semanas laborables

2.4. Establecer fecha de inicio y fecha n del proyecto

2.5. Congurar el programa para que calcule el proyecto de inicio hacia

2.6. Establecer varios calendarios

Ejercicio 2. Ajustes de Microsoft Project 2016

1. Abra un nuevo archivo llamado implementacin del site

3. Introduzca los siguientes das festivos al calendario:

Si estos das festivos coinciden con das no laborables, progrmelos al siguiente da

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