3351 Manual Sistema Gestion PDF

MANUAL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
VERSIN 6
Fecha aprobacin: 2009-01-26
SC 3317-1
SC 3317-2 GP 014-1
EJE DE GESTIN DE CALIDAD
NORMAS NTC ISO 9001 Y

NTC GP 1000
Dirigido a Clientes / Usuarios
y Partes Interesadas
SA 237-1
NORMA NTC OHSAS

NORMA NTC ISO 14001
18001
Dirigido a la Sociedad Dirigido a Colaboradores
en General Y Partes Interesadas
EJE DE GESTIN EJE DE GESTIN

AMBIENTAL SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL OS 135-1
Nuestro Compromiso:
Ser Entidad Ejemplo de Eficiencia y Servicio a la
Comunidad en Amrica Latina
1
Documento No Controlado en Caso de Ser Impreso o Descargado
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MANUAL DE GESTIN INTEGRAL
AREA DE GESTIN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO

Versin: 06
CONTINUO
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
1. PRESENTACIN POR PARTE DE LA DIRECCIN .......................................... 5
2. CONSTITUCIN Y FUNCIONES DEL COMIT DE GESTIN INTEGRAL ........6
3. PRINCIPIOS DE CALIDAD QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIN (ISO

9000:2005; NTC GP 1000:2004............................................................................... 14
4. POLTICA DE GESTIN INTEGRAL..................................................................17
5. CMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLTICA DE GESTIN

INTEGRAL?.......................................................................................................18
6. OBJETIVOS DE GESTIN INTEGRAL .......................................20
7. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN NTEGRAL...................22
8. EXCLUSIONES..........................................................................23
9. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ...........24
10. DETERMINACIN DE PROCESOS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

PARA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL...26
11. MAPA DE PROCESOS...................................................................................... 31
11.1 CARACTERIZACIN PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO...32
11.2 CARACTERIZACIN PROCESO REGISTRO DE POBLACIN

DESPLAZADA..33
11.3 CARACTERIZACIN PROCESO ATENCIN HUMANITARIA A POBLACIN

DESPLAZADA..................................................................................................................................34
11.4 CARACTERIZACIN PROCESO AYUDA SOLIDARIA A VCTIMAS DE LA

VIOLENCIA.....................................................................................................................................35
11.5 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE DONACIONES.....................36
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11.6 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA-

ReSA...37
11.7 CARACTERIZACIN PROCESO INFRAESTRUCTURA.........................38
11.8 CARACTERIZACIN PROCESO FAMILIAS EN ACCIN....39
11.9 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN PRESIDENCIAL CONTRA

CULTIVOS ILCITOS, PCI.........................................................................................40
11.10 CARACTERIZACIN PROCESO GENERACIN DE INGRESOS42
11.11 CARACTERIZACIN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y

LABORATORIOS DE PAZ........43
11.12 CARACTERIZACIN PROCESO FONDO PARA LA REPARACIN DE

LAS VCTIMAS..45
11.13 CARACTERIZACIN PROCESO HABITAT Y VIVIENDA..46
11.14 CARACTERIZACIN PROCESO PROTECCIN DE TIERRAS Y

PATRIMONIO............................................................................................................48
11.15 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE PROTECCIN PARA LA

SUPERACIN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS 50
11.16 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE OFERTA Y DEMANDA

PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL......52
11.17 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA.................54
11.18 CARACTERIZACIN PROCESO ADQUISICIN DE BIENES Y

SERVICIOS.......56
11.19 CARACTERIZACIN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES...58
11.20 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN FINANCIERA...........................60
11.21 CARACTERIZACIN PROCESO TALENTO HUMANO................................62
11.22 CARACTERIZACIN PROCESO COMUNICACIONES.................................64
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11.23 CARACTERIZACIN PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN... 66
11.24 CARACTERIZACIN PROCESO APOYO LEGAL....................................... 68
11.25 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN

DOCUMENTAL.69
11.26 CARACTERIZACIN PROCESO PLANEACIN..........................................71
11.27 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO...................72
11.28 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO...73
12. ANEXO A. GLOSARIO DE TRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES AL

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL......................74
12.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD..74
12.2 EJE DE GESTIN AMBIENTAL......77
12.3 EJE DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL................79
13. ANEXO B. LISTA DE SIGLAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN

INTEGRAL............81
14. ANEXO C. NORMAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN

INTEGRAL.................................................................................................................84
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1. PRESENTACIN POR PARTE DE LA DIRECCIN
La Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN

SOCIAL, como establecimiento pblico de orden nacional adscrito a la Presidencia de la
Repblica, se ha propuesto liderar un proceso de cambio que le permita convertirse en
Entidad Modelo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en Amrica Latina.
Accin Social, ha encontrado en la implementacin de un Sistema de Gestin Integral,

un importante apoyo para el mejoramiento institucional y la bsqueda de resultados
superiores.
En este contexto se presenta el manual de gestin integral, que como lo indican las
normas NTC ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004, ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2007, especifica el sistema de gestin integral implementado en la Entidad.
El manual permite conocer la poltica y los objetivos pretendidos que orientan la gestin
integral de la Entidad y de cada uno de sus colaboradores, como tambin el alcance del
sistema y los numerales de las normas NTC ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000: 2004 que
se excluyen por no aplicar a la naturaleza de esta organizacin.
Para tener una visin integral de la Entidad, este manual describe los macroprocesos y
procesos, a travs de fichas de caracterizacin en donde se observan las interacciones
ms significativas que se dan entre un proceso y otro. Por otra parte, el manual refiere
los 6 procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2008 y
NTCGP1000:2004.
Sea este manual de gestin integral, una importante herramienta que permita no solo el
cumplimiento de requisitos, sino un instrumento que nos conduzca a la mejora continua
que pretende la Entidad, por lo que se espera la participacin y compromiso de todos y
cada uno de los miembros del equipo humano de Accin Social de la Presidencia de
la Repblica.
Los ciudadanos esperan cada da mejores y mayores resultados de sus instituciones.

Quienes tenemos la oportunidad de participar con nuestro trabajo dentro del Estado,
tenemos indeclinables deberes para con aquellos, buscando ofrecerles todo cuanto
esperan con la mayor transparencia y oportunidad.
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2. CONSTITUCIN Y FUNCIONES
DEL COMIT DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
El Director General de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la

Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, ha constitudo instancias para dirigir,
impulsar y liderar la implementacin del Sistema de Gestin Integral, como son el
Comit de Gestin Integral y el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento
Continuo, y su Coordinador (Rodrigo Alonso Vera Jaimes) ejerce como
Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral y Secretario
Tcnico del Comit de Gestin Integral.
De la Resolucin No. 0628 de Septiembre de 2005
CONSIDERANDO:
Que la Ley 489 de 1998 en su artculo 115 dispone que el director del Organismo,
con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia
los objetivos, polticas y programas de la entidad, podr crear y organizar con
carcter permanente o provisional, grupos internos de trabajo;
Que la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional

ACCIN SOCIAL, requiere fortalecer las actividades relacionadas con la
implementacin de un sistema de gestin integral orientado a proponer y promover
metodologas, procesos y herramientas gerenciales, con el fin de optimizar los
resultados misionales, priorizar la salud y la prevencin de riesgos laborales, as
como contribuir con la proteccin ambiental y el buen uso de los recursos naturales;
Que;
Que a travs de la implementacin de un sistema de gestin integral;
Que es necesario organizar un rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo

e integrar un comit especial que propenda por el mejoramiento continuo
institucional, la implementacin de un Sistema de Gestin Integral, que desarrolle
acciones estratgicas tendientes a cumplir con la mayor efectividad los propsitos
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de la direccin en materia de transparencia, control, documentacin y atencin al

ciudadano con el fin de fortalecer el capital humano institucional, las competencias
del personal y verificar que la planeacin, seguimiento y evaluacin de los
diferentes procesos de conduccin, realizacin y soporte cumplan con los objetivos
trazados por la Direccin y el Gobierno Nacional en pro del mejoramiento continuo
institucional,
RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO. - Crear el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento

Continuo, como parte de la Direccin General de la Agencia Presidencial para la
Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL.
ARTCULO SEGUNDO. Las Funciones del rea de Gestin de Calidad y

Mejoramiento Continuo sern las siguientes:
1. Asistir a la Direccin General para asegurar de que se mantienen los procesos

necesarios para la implementacin de un sistema de gestin integral, e
informar sobre el desempeo del mismo.
2. Coordinar, controlar y evaluar los planes de accin, programas, proyectos y

servicios a cargo de la institucin, con el fin de introducir la mejora continua y el
cumplimento de las normas ISO, NTCGP 1000:2004, ambiental y OHSAS
18001 en lo relacionado con la gestin institucional.
3. Coordinar a nivel interno y externo las actividades relacionadas con el sistema

de gestin integral.
4. Proponer al Director de la Accin Social, ajustes a la organizacin interna, de

acuerdo con las necesidades especficas de cada proceso previsto en el
alcance del sistema de gestin integral y las polticas del Gobierno Nacional.
5. Dirigir los procesos de sensibilizacin, capacitacin, difusin e implementacin

relacionados con el sistema de gestin integral.
6. Promover los procesos de calidad y mejoramiento continuo que adelante la

entidad, buscando ampliar el alcance del sistema y el acceso a otras
certificaciones convenientes para la institucin.
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7. Promover y coordinar la realizacin de estudios tcnicos, presentar propuestas

sobre la organizacin y desarrollo administrativo, simplificacin, mejoramiento,
modernizacin de tramites y procedimientos, y dems asuntos relacionados
con la gestin.
8. Proponer actividades que permitan fortalecer el aprendizaje y buenas prcticas

encaminadas al mejoramiento continuo y de la gestin integral tendientes a
incrementar el cumplimiento de metas y resultados institucionales.
9. Las dems que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la

dependencia que se organiza.
Pargrafo: El Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo,

representar al Director General para todos los efectos relacionados con la
implementacin del sistema de gestin integral y dems eventos, consejos, comits y
juntas que este determine.
ARTCULO TERCERO. - Crear el Comit del Sistema de Gestin Integral

conformado as:
El Director General
El Secretario General
Los Directores Tcnicos
El Jefe de la Oficina de Planeacin
El Jefe de la Oficina de Control Interno
El Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo.
PARGRAFO.- Al comit podrn ser invitadas en forma permanente o transitoria las

personas que puedan contribuir con el cumplimiento de sus propsitos. Estas
personas tendrn voz pero no voto.
ARTCULO CUARTO.- Funciones El Comit del sistema de gestin integral tendr

las siguientes funciones:
1. Impulsar las acciones encaminadas al mejoramiento continuo institucional.
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2. Definir la poltica de gestin integral de la Agencia Presidencial para la Accin

Social y la Cooperacin Internacional ACCION SOCIAL.
3. Aprobar la expedicin, modificacin y ajuste de los procesos y procedimientos

del sistema de gestin integral.
4. Implementar los mecanismos que estime convenientes y considere necesarios

para alcanzar las certificaciones ISO, y OHSAS que estimen convenientes.
5. Liderar el diagnstico y las iniciativas tendientes a optimizar la Gestin de la

Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional
ACCION SOCIAL.
6. Aprobar el manual de Calidad de la institucin.
7. Determinar las actividades de informacin, divulgacin y conocimiento del

sistema de gestin integral a nivel interno y externo, nacional e internacional.
8. Las dems que por su naturaleza se le relacionen.
ARTCULO QUINTO. El comit deber reunirse;
ARTCULO SEXTO. La Secretara Tcnica del comit de gestin integral ser

ejercida por el Coordinador del rea de Calidad y Mejoramiento Continuo.
ARTCULO SPTIMO. Funciones de la Secretara Tcnica.
Convocar las sesiones ordinarias y extraordinarias del comit de gestin

integral de acuerdo con las disposiciones de la Direccin General.
Elaborar las actas correspondientes de las sesiones.
Ejercer la vocera del comit en los eventos y actividades relacionados con la
implementacin del sistema de gestin integral.
ARTCULO OCTAVO. - Para la coordinacin, ejecucin, supervisin y control de las

actividades y funciones, ser designado un coordinador mediante comunicacin
emanada de la Direccin General, quien ser el responsable del cumplimiento de las
actividades previstas en este acto administrativo. El Coordinador a quien se le
asigne el cumplimiento de estas obligaciones, suscribir para todo efecto las
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comunicaciones institucionales como Coordinador Nacional del rea de Gestin de

Calidad y Mejoramiento Continuo.
ARTCULO NOVENO. - Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de

su expedicin.
COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot, D.C., a los 20 das del mes de septiembre de 2005
(FDO)
LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL
DIRECTOR GENERAL
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RESOLUCIN No. 07614 DE 03 DE DICIEMBRE DE 2008
Por la cual se modifica la resolucin nmero 0628 de fecha 20 de septiembre

de 2005, mediante la cual se organiz el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento
Continuo y se cre el Comit del Sistema de Gestin Integral, de la Agencia
Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional, Accin Social y se
delega la facultad de celebrar acuerdos de intencin en el Coordinador del rea de
Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo
EL DIRECTOR GENERAL DE LA AGENCIA PRESIDENCIAL PARA LA ACCIN

SOCIAL Y LA COOPERACIN INTERNACIONAL, ACCIN SOCIAL
CONSIDERANDO:
Que la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional,

Accin Social, requiere fortalecer las actividades relacionadas con la implementacin
de un sistema de gestin integral orientado a proponer y promover metodologas,
procesos y herramientas gerenciales, con el fin de optimizar los resultados
misionales, priorizar la salud y la prevencin de riesgos laborales, as como
contribuir con la proteccin ambiental y el buen uso de los recursos naturales.
Que lo anterior, corresponde a los lineamientos y criterios propuestos por la

Presidencia de la Repblica, sector administrativo al que pertenece la entidad.
Que a travs de la resolucin nmero 0628 de fecha 2 de septiembre de 2005 se

conform el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, as como el
Comit de Gestin Integral de la entidad, requirindose introducir algunos ajustes
para beneficio e impulso de la institucin.
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RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO. Modificar el numeral segundo (2) del artculo segundo de

la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedar as:
2. Coordinar, controlar y evaluar los planes de accin, programas, proyectos y

servicios a cargo de la institucin, con el fin de introducir la mejora continua y el
cumplimiento de las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004, ISO 14001:2004 y
OHSAS 18001:2007, entre otras.
ARTICULO SEGUNDO. - Modificar el numeral octavo (8) del artculo segundo de la

resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedar as:
8. Proponer actividades que permiten fortalecer el aprendizaje y buenas prcticas

encaminadas al mejoramiento continuo, la gestin integral y la adopcin de
modelos de excelencia de reconocimiento internacional tendientes a incrementar el
cumplimiento de metas y resultados institucionales;
PARGRAFO. Para cumplir con las actividades sealadas en este numeral como
actividades complementarias, el Coordinador del rea de Gestin de Calidad y
Mejoramiento Continuo podr adelantar gestiones con Entidades de naturaleza
pblica y privada, Nacionales e Internacionales y suscribir acuerdos de intencin, y
de cooperacin acadmica, que faciliten la formacin, investigacin, innovacin y
desarrollo de tecnologas, a travs de alianzas estratgicas y de cooperacin
interinstitucional, sin que ello implique la delegacin de funciones como ordenador
del gasto de Accin Social .
ARTCULO TERCERO. Modificar el numeral cuarto (4) del artculo cuarto de la

resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedara as:
4. Implementar los mecanismos que estime convenientes y considere necesarios

para alcanzar las certificaciones ISO 9001:2008, NTC-GP 1000-2004, ISO
14001:2004 y OHSAS 18001:2007, entre otras.
ARTCULO CUARTO: Modificar el artculo Quinto (5) de la resolucin nmero 0628,

del 20 de septiembre de 2005, el cual quedara as:
Artculo Quinto: El comit se reunir por lo menos una (1) vez al mes o cada vez que
la Direccin General de la entidad lo convoque. Este podr realizarse excepcionalmente
de manera virtual.
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ARTCULO QUINTO. - Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de

su expedicin.
Dada en Bogot, D.C., a los 03 das de Diciembre de 2008
COMUNQUESE Y CMPLASE
(FDO)
LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL
Director General
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3. PRINCIPIOS DE CALIDAD QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIN

(ISO 9000:2005 - NTC GP 1000:2004)
La Alta Direccin de la Institucin, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora
en su desempeo, busca la aplicacin transversal de los siguientes principios de
gestin de la calidad:
1) Enfoque hacia el cliente: La razn de ser de las entidades es prestar un servicio

dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades
comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumplan
con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.
El principal fin del sistema de gestin integral de la Agencia Presidencial para la

Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, es aumentar la
satisfaccin de sus clientes o usuarios, de forma que la poblacin vulnerable,
desplazada, vctima de la violencia o involucrada en cultivos ilcitos, mejore sus
capacidades humanas y condiciones de vida.
2) Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la Alta Direccin
de cada entidad sea capaz de lograr la unidad de propsito dentro de sta, generando y
manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores pblicos y/o
particulares que ejercen funciones pblicas puedan llegar a involucrarse totalmente en
el logro de los objetivos de la entidad.
La Direccin General ha promovido con gran liderazgo el mejoramiento de la gestin

institucional, desde el compromiso personal y su participacin dedicada a la
implementacin del sistema de gestin integral, a travs del comit del sistema de
gestin integral y de otros conformados, con el fin de asegurar el Direccionamiento de la
Institucin.
3) Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen

funciones pblicas: Es el compromiso de los servidores pblicos y/o de los
particulares que ejercen funciones pblicas en todos los niveles, lo que permite el logro
de los objetivos de la entidad.
La Entidad ha promovido espacios para la participacin del personal en la

implementacin del sistema de gestin integral en su propsito por ser Entidad Ejemplo
de Eficiencia y Servicio al Comunidad; entre estos se pueden mencionar: encuentros
nacionales y regionales, encuentros temticos, foros y congresos internacionales,
instancias de formacin y capacitacin con seminarios y diplomados, logrando que el
100% del personal haya recibido formacin en fundamentos en sistemas de calidad as
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como en talleres de crecimiento humano, administracin del tiempo, trabajo en equipo,

entre otros.
4) Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos, la
cual al trabajar articuladamente permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza
ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan
como un proceso.
La vivencia de este principio ha permitido fortalecer la organizacin y el trabajo en

equipo al interior de cada proceso, generando cada vez mayor valor agregado
examinando la cadena de valor, y fortaleciendo las interacciones e interdependencias.
5) Enfoque del sistema para la gestin: El hecho de identificar, entender, mantener,

mejorar y en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema,
contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus
objetivos.
La implementacin del S.G.I. ha llevado a la Institucin a trabajar de manera sistmica,

articulando y optimizando la gestin entre los diferentes procesos involucrados en el
alcance, lo que ha permitido evidenciar las fallas y generar de manera interdisciplinaria
las soluciones ms efectivas.
6) Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras ms prcticas y

mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es
fundamental que la mejora continua del desempeo global de las entidades sea un
objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.
Desde el inicio de la actual administracin se impuls en la Institucin, la iniciativa de

Ser la Mejor Entidad del Estado, lo que se ha buscado por la ruta de la implementacin
del sistema de gestin integral. La metodologa del ciclo PHVA (Planear Hacer
Verificar Actuar), favorece la mejora continua que se pretende en nuestra gestin.
7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de

la entidad las decisiones eficaces, se basan en el anlisis de los datos y la informacin,
y no simplemente en la intuicin.
La Alta Direccin con la participacin del personal, hace un seguimiento permanente a

la gestin, a partir del cual se analiza la informacin para tomar decisiones acertadas; el
resultado de las auditoras internas y la revisin del S.G.I. por la direccin, son
instancias en las que se aplica este principio; el desarrollo de comits estratgicos es
una instancia valiosa para la vivencia de este principio.
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8) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o

servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relacin
beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para
crear valor.
Dentro del proceso de mejoramiento continuo, la Entidad busca fortalecer su interaccin

con los proveedores de bienes y servicios, desarrollando una evaluacin y reevaluacin
que conduzca al mejoramiento de la gestin as como al aseguramiento de la calidad en
los productos y/o servicios que se contratan.
9) Coordinacin, cooperacin y articulacin: El trabajo en equipo, en y entre

entidades, es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y
que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.
La entidad se esfuerza permanentemente por la aplicacin de este principio a travs de

la gestin con el Sistema Nacional de Atencin Integral a la Poblacin Desplazada,
(SNAIPD), el Sistema Nacional de Cooperacin Internacional, (SNCI), el Centro de
Coordinacin y Accin Integral, (CCAI), la Unidad Tcnica Conjunta (UTEC), la Red de
Proteccin para la Superacin de la Pobreza Extrema JUNTOS, de igual forma,
mediante la proyeccin interinstitucional que est permitiendo que Accin Social apoye
la implementacin de Sistemas de Gestin de Calidad en otras entidades pblicas.
10) Transparencia: La gestin de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las

decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a
la informacin pertinente de sus procesos, facilitando el control social.
Accin Social est contribuyendo con la construccin de un estado ms eficiente y

transparente, al servicio del ciudadano, por lo que a travs de la pgina Web publica
tanto los procesos de contratacin que se adelantan, como los procesos dirigidos a los
clientes o usuarios. Adicionalmente, impulsa su proceso de rendicin de cuentas al
ciudadano y es parte de las Entidades que se esmeran por informar ante Transparencia
Internacional captulo Colombiano, los asuntos que le sean requeridos.
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4. POLTICA DE GESTIN INTEGRAL
POLTICA DE GESTIN INTEGRAL
Con el permanente crecimiento humano de sus colaboradores,

ACCIN SOCIAL de la Presidencia de la Repblica coordina,
ejecuta y promueve polticas, planes y programas de Cooperacin
Internacional para el desarrollo econmico y social del Pas y de
Gestin Social para contribuir a la superacin de la pobreza de
Colombianos afectados por la violencia, los cultivos ilcitos y en
condiciones de vulnerabilidad, actuando con transparencia,
eficiencia, calidez, oportunidad e integralidad.
Comprometida con el mejoramiento continuo de su gestin,

implementa acciones dirigidas a disminuir y controlar los riesgos en
la seguridad y salud ocupacional de sus clientes internos, externos y
partes interesadas, as como para la proteccin del medio ambiente
y los recursos naturales, cumpliendo los requisitos legales vigentes.
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Cdigo: M-SGI-001

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5. CMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLTICA DE GESTIN INTEGRAL?
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

EJE DE GESTIN DE CALIDAD
NORMA ISO 9001

Y NTC GP 1000
NORMA ISO
14001 NORMA OHSAS
18001
EJE DE GESTIN EJE DE GESTIN

AMBIENTAL SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
La Hormiga Socialita, fue elegida hacia el ao 2004 como Mascota de nuestro Sistema de
Gestin por mayora de votacin, despus de varias propuestas presentadas tanto en el nivel
nacional como en el territorial, porque simboliza espritu de trabajo, disciplina, sencillez,
cooperacin y trabajo en equipo, caractersticas que identifican al personal de Accin Social en
cualquier rincn de Colombia, y en este manual brinda unas orientaciones sobre la poltica de
gestin integral; SOCIALITA, tambin pas por la mejora continua y desde el 2007, tiene nueva
imagen.
Dentro de las intenciones de la Alta Direccin, se pretende que Accin Social de la Presidencia
de la Repblica contribuya con la excelencia en el servicio pblico, y se convierta en Entidad
Modelo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en Amrica Latina. Para alcanzar este propsito
se ha iniciado la ambiciosa ruta de implementacin de un Sistema de Gestin Integral, que
incluye:
Una Gestin de Calidad Orientada a aumentar la satisfaccin de los usuarios, clientes,

o beneficiarios de los productos y servicios que entregamos en materia de Accin Social
y Cooperacin Internacional, mediante el adecuado desempeo de los procesos.
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Cdigo: M-SGI-001

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Una Gestin de la Seguridad y Salud Ocupacional Orientada a brindar condiciones

de trabajo en las que se gestionen los riesgos que puedan afectar el bienestar de los
colaboradores de la familia Accin Social, as como de los visitantes a las instalaciones
o partes interesadas.
Una Gestin Ambiental Orientada a ser una entidad amigable con el medio ambiente y
la sociedad en general, comprometida con el desarrollo sostenible y la responsabilidad
social, a travs de la promocin de prcticas que prevengan la contaminacin ambiental
y estimulen la proteccin y el adecuado uso de los recursos naturales en nuestras
actividades, productos y servicios.
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6. OBJETIVOS DE GESTIN INTEGRAL
6.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD
1. Contribuir al desarrollo y crecimiento humano de los colaboradores.
2. Contribuir a la superacin de la pobreza de cinco millones de colombianos, a

travs de la articulacin de sus procesos, su operacin territorial y la
coordinacin interagencial.
3. Aumentar la Cooperacin Internacional pblica y de otras fuentes, con el fin de

promover las prioridades del Gobierno, la estrategia de cooperacin y los
objetivos de desarrollo del milenio.
4. Incrementar la eficiencia, oportunidad y calidez en la prestacin de los servicios.
5. Aumentar la eficacia y oportunidad de los procesos de soporte, para el

mejoramiento continuo en la gestin y la prestacin de los servicios de la
Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional.
6. Fortalecer los mecanismos de comunicacin y retroalimentacin para mejorar la

atencin a nuestros usuarios.
7. Planear, evaluar y definir las necesidades de bienes y servicios de la Entidad,

con el propsito de satisfacerlas de manera oportuna y eficaz, cumpliendo con
los requisitos de nuestro cliente interno.
6.2 EJE DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
1. Desarrollar actividades tendientes a fortalecer la calidad de vida laboral de los

colaboradores de la Entidad.
2. Mejorar las condiciones locativas, ergonmicas y ambientales, de las

instalaciones de la entidad para optimizar la prestacin de sus servicios.
3. Implementar mecanismos que permitan controlar los riesgos de seguridad de los

colaboradores de la entidad, generados por situaciones de orden pblico.
20
Cdigo: M-SGI-001

Versin: 06
CONTINUO
4. Fortalecer las acciones dirigidas a atender situaciones de emergencia provocadas

por fenmenos naturales, incendio, atentados terroristas, y emergencias
mdicas.
5. Implementar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de

transporte y de cmputo.
6.3 EJE DE GESTIN DE AMBIENTAL
1. Desarrollar actividades que conduzcan a la proteccin de recursos naturales a

travs de campaas para el uso adecuado y ahorro del agua y la energa.
2. Contribuir con la disminucin y el control de la contaminacin ambiental,

mediante actividades que permitan minimizar las emisiones de gases.
3. Fomentar la proteccin del medio ambiente mediante programas de reciclaje y

manejo de residuos slidos.
4. Promover la prevencin ambiental mediante el uso de productos orgnicos en las

actividades institucionales.
5. Implementar actividades que conduzcan a la promocin de conductas social y

ambientalmente deseables para contribuir al desarrollo sostenible, entre el
personal de Accin Social y las partes interesadas.
21
Cdigo: M-SGI-001

Versin: 06
CONTINUO
7. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
El Sistema de Gestin Integral opera tanto en el nivel nacional (Sede Bogot), como
en el nivel Territorial (35 sedes), y su alcance incluye a 28 procesos que interactan
para la realizacin de los productos y/o servicios que Accin Social de la Presidencia
de la Repblica, entrega a travs de la Gestin Social y la Cooperacin Internacional.
Dichos procesos son:
Un (1) Proceso de Conduccin: Direccionamiento Estratgico.
Quince (15) Procesos de Realizacin o Misionales:
Catorce (14) hacen parte del Macroproceso de GESTIN SOCIAL: Registro de

la Poblacin Desplazada; Atencin Humanitaria a Poblacin Desplazada; Ayuda
Solidaria a Vctimas de la Violencia; Gestin de Donaciones; Red de Seguridad
Alimentaria; Infraestructura; Familias en Accin; Gestin Presidencial Contra
Cultivos Ilcitos; Generacin de Ingresos; Paz y Desarrollo; Fondo para la
Reparacin de las Vctimas; Hbitat y Vivienda; Proteccin de Tierras y
Patrimonio; Red de Proteccin para la Superacin de la Pobreza Extrema - Juntos.
Un (1) hace parte del Macroproceso de GESTIN DE COOPERACIN

INTERNACIONAL: se refiere a la Gestin de Oferta y Demanda de Cooperacin
Internacional.
Doce (12) Procesos de Soporte: Gestin Administrativa; Adquisicin de Bienes y

Servicios; Contratacin; Gestin Financiera; Talento Humano; Comunicaciones;
Tecnologa de Informacin; Apoyo Legal; Gestin y Administracin Documental;
Planeacin; Control y Seguimiento; Control Interno Disciplinario.
22
Cdigo: M-SGI-001

Versin: 06
CONTINUO
8. EXCLUSIONES
De acuerdo con la naturaleza de la gestin de la Agencia Presidencial para la Accin

Social y la Cooperacin Internacional - Accin Social, se excluye el numeral 7.6 de la
norma ISO 9001:2008, dado que la Entidad no utiliza dispositivos o equipos de
medicin que requieran calibracin o verificacin frente a patrones especiales; para el
seguimiento y la medicin de los procesos, as como de los productos y servicios, se
manejan otros mtodos como evaluaciones de impacto, sondeos de opinin,
encuestas e indicadores, entre otros.
23
Cdigo: M-SGI-001

Versin: 06
CONTINUO
9. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
En Accin Social de la Presidencia de la Repblica, se tienen implementan los

procedimientos documentados requeridos por las normas tcnicas de sistema de
gestin integral y los necesarios para la operacin y el control de cada proceso; estos
son de gran aporte para el mejoramiento continuo en la gestin.
Las versiones vigentes de estos procedimientos estn siempre disponibles en la

INTRANET, para la consulta y aplicacin del personal.
CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
Este procedimiento busca controlar la produccin documental institucional, dentro del

sistema de gestin integral asegurando la disponibilidad de la informacin para aquellas
dependencias que la requieran y estableciendo procesos de control a los documentos
que incluyan el acceso, la revisin, actualizacin y conservacin de estos; aplica al
sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC
OHSAS 18001).
CONTROLAR REGISTROS GENERADOS.
El propsito del procedimiento es establecer y mantener mecanismos de control que

permitan identificar, actualizar y conservar los registros que proporcionan evidencia
sobre la conformidad de los requisitos establecidos dentro del sistema de gestin
integral as como de su operacin eficaz; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO
9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
El Objetivo de este procedimiento es determinar si el sistema de gestin integral se

encuentra conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos de las
Normas Tcnicas; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 /
NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).
24
Cdigo: M-SGI-001

Versin: 06
CONTINUO
TRATAMIENTO DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME (8.3 ISO

9001:2008 NTC-GP 1000:2004)
El objetivo es disponer de un procedimiento mediante el cual se define la metodologa

para la identificacin y tratamiento del producto y/o servicio no conforme, antes de
entregarlo o liberarlo al cliente y que permita realizar correcciones inmediatas y
acciones correctivas cuando sea necesario.
ACCIONES CORRECTIVAS (A PARTIR DE NO CONFORMIDADES REALES).
El propsito es disponer de un procedimiento que permita eliminar la(s) causa(s) de no

conformidades con el objeto de prevenir que vuelva(n) a ocurrir; aplica al sistema de
gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS
18001).
ACCIONES PREVENTIVAS (A PARTIR DE NO CONFORMIDADES

POTENCIALES)
El objetivo es disponer de un procedimiento que permita eliminar la(s) causa(s) de no

conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia; aplica al sistema de gestin
integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).
25
Cdigo: M-SGI-001

Versin: 06
CONTINUO
10. DETERMINACIN DE PROCESOS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

PARA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
Comit de Gestin Integral
Accin Social de la Presidencia de la Repblica cuenta con un Comit de Gestin

Integral que de manera regular hace seguimiento al desempeo del sistema, y est
conformado as:
1. LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL

Alto Consejero Presidencial y Director General
2. MARGARITA ROSA HERNANDEZ VALDERRAMA

Secretaria General
3. PABLO ARIEL GMEZ MARTNEZ

Director Tcnico de Programas Sociales
4. SANDRA ALZATE CIFUENTES

Directora Tcnica de Cooperacin Internacional
5. MARIO RAMREZ ZULUAGA

Jefe Oficina Asesora de Planeacin
6. ALONSO ZULUAGA ZULUAGA

Jefe Oficina Asesora de Control Interno
7. RODRIGO ALONSO VERA JAIMES

Coordinador Nacional de Calidad y Mejoramiento Continuo
26
Cdigo: M-SGI-001

Versin: 06
CONTINUO
Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral
La Direccin General ha designado como Representante de la Direccin para el

Sistema de Gestin Integral a Rodrigo Alonso Vera Jaimes, Coordinador Nacional del
rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, quien ejerce la Secretara
Tcnica del Comit de Gestin Integral.
Responsables de Procesos:
La Alta Direccin ha asignado un Responsable de proceso para cada uno de los 28

dentro del alcance del Sistema de Gestin Integral, quienes cuentan con
responsabilidad y autoridad sobre el desempeo del PHVA de sus respectivos
procesos a saber:
PROCESO DE CONDUCCIN: A travs del cual se orienta la gestin, se definen las

polticas institucionales y se toman las decisiones de la Alta Direccin;
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Responsable: Luis Alfonso Hoyos Aristizbal

Alto Consejero Presidencial y Director General
Como Corresponsables del direccionamiento estratgico, la Direccin

General cuenta con el apoyo de los dems miembros de la Alta Direccin:
Margarita Rosa Hernndez Valderrama, Secretaria General; Sandra Alzate
Cifuentes, Directora Tcnica de Cooperacin Internacional; Pablo Ariel
Gmez Martnez, Director Tcnico de Programas Sociales.
PROCESOS DE REALIZACIN O MISIONALES: A travs de los cuales se

desarrollan y operan los procesos dirigidos a los Clientes Externos de la Entidad; son
15 procesos que se consolidan dentro de 2 Macroprocesos.
27
Cdigo: M-SGI-001

Versin: 06
CONTINUO
MACROPROCESO DE GESTIN SOCIAL
Responsable del Macroproceso: Pablo Ariel Gmez Martnez, Director Tcnico de

Programas Sociales.
De este macroproceso se desprenden 15 procesos cuyos responsables son:
1. Registro de la Poblacin Desplazada

Responsable: Viviana Ferro Buitrago
2. Atencin Humanitaria a Poblacin Desplazada
Responsable: Viviana Ferro Buitrago
3. Ayuda Solidaria a Vctimas de la Violencia
Responsable: Marlene Mesa Seplveda
4. Gestin de Donaciones
Responsable: Jairo de Jess Lpez Corts
5. Red de Seguridad Alimentaria (ReSA)
Responsable: Jaime Gonzlez Montoya
6. Infraestructura
Responsable: Carlos Abad Ramrez Toro
GESTIN 7. Familias en Accin
SOCIAL Responsable: Rita Combariza Cruz
8. Gestin Presidencial Contra Cultivos Ilcitos
Responsable: Victoria Eugenia Restrepo Uribe
9. Generacin de Ingresos
Responsable: Samuel Gmez Ramrez
10. Paz y Desarrollo
Responsable: Everardo Murillo Snchez.
11. Fondo para la Reparacin a las Vctimas
Responsable: Marlene Mesa Seplveda
12. Hbitat y Vivienda
Responsable: Sonia Edith Morales Alonso
13. Proteccin de Tierras y Patrimonio
Responsable: Myriam Hernndez Sabogal
14. Red de proteccin para la superacin de la Pobreza
Extrema - Juntos
Responsable: German Alberto Quiroga Gonzalez
28
Cdigo: M-SGI-001

Versin: 06
CONTINUO
MACROPROCESO GESTIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL

Responsable del Macroproceso: Sandra Alzate Cifuentes
De este macroproceso se desprende el proceso:
GESTIN DE 15. Gestin de Oferta y Demanda

COOPERACIN
INTERNACIONAL para la Cooperacin Internacional
Responsable: Sandra Alzate Cifuentes
PROCESOS DE SOPORTE: Para el desempeo eficaz y eficiente de la gestin,

Accin Social cuenta con 12 procesos de soporte que interactan con los dems
procesos del sistema; se relacionan con sus responsables a continuacin:
1. Gestin Administrativa
Responsable: Miguel ngel Franco Torres
2. Adquisicin de Bienes y Servicios
Responsable: Nelly Arce Tllez
3. Contratacin
Responsables: David Alejandro Daz Guerrero
4. Gestin Financiera
Responsables: Mara Fernanda Prieto Acosta
5. Talento Humano
Responsable: Alba Luca Urriago Reyes
6. Comunicaciones
PROCESOS Responsable: Samuel Salazar Nieto
DE SOPORTE 7. Tecnologa de Informacin
Responsable: Diana Piedad Gmez Castao
8. Apoyo Legal
Responsable: Lucy Edrey Acevedo Meneses
9. Proceso Gestin y Administracin
Documental
Responsable: Mauricio Gutirrez Ortz
10. Planeacin
Responsable: Mario Ramrez Zuluaga
11. Control y Seguimiento
Responsable: Alonso Zuluaga Zuluaga
12. Control Interno Disciplinario
Responsable: Jenny Martnez Serna
29
Cdigo: M-SGI-001

Versin: 06
CONTINUO
Grupo de Acciones Creativas - GAC
La valiosa gestin de los responsables de proceso es apoyada de manera significativa

por lderes en cada uno de los mismos, quienes conforman el Grupo de Acciones
Creativas - (GAC), en el nivel nacional y por los profesionales de seguimiento en el
nivel territorial.
El alcance de las responsabilidades, se identifica en la descripcin de los procesos

presentada en la respectiva ficha de caracterizacin, en donde se indica: el objetivo del
proceso, las actividades que desarrolla, los resultados o productos y/o servicios que
entrega, los clientes o partes interesadas, la interaccin que existe con otros procesos y
con proveedores, al igual que se hace referencia a recursos, requisitos, documentos y
registros aplicables.
30
11. MAPA DE PROCESOS
31
Documento No Controlado en Caso de Ser Impreso o Descargado
11.1 CARACTERIZACIN PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Objetivo del proceso: Definir las polticas y lineamientos necesarios para dirigir a la Entidad hacia el cumplimiento de los objetivos estratgicos
Responsable: Alto Consejero Presidencial - Director General

Corresponsables: Secretaria General, Directores Tcnicos de Programas Sociales y de Cooperacin Internacional, Asesor Direccionamiento Estratgico
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTES Y PARTES INTERESADAS

Presidencia de la Repblica - Consejos
Directrices Presidenciales - CONPES Definir los objetivos y metas estratgicas de la entidad Objetivos, actividades y calendario
Directivos
Todos los procesos
Planeacin Nacional - Ministerio de Plan Nacional de Desarrollo - Recursos
Asignar recursos para la gestin institucional. Plan financiero aprobado
Hacienda Asignados P
Consejos Comunales y clientes en General -
Establecer plan de implementacin del Sistema de Gestin Integral y Poltica de Ruta de Implementacin, Poltica y Objetivos
Unet a la Accin y Alineate con Accin Necesidades y Requisitos Todos los procesos
Gestin Integrado de Gestin Integral
Social
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa
la reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales Legal
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa Matriz de identificacin de peligros
salud ocupacional. Legal
Entidades pblicas y privadas del orden Portafolio de Cooperacin y Agendas Impulsar y coordinar acciones interinstitucionales para canalizar recursos y alianzas Entidades pblicas y privadas del orden nacional e
Directrices, compromisos
nacional e internacional Temticas estratgicas. internacional
Responsables de Procesos y Comunicar la Poltica, los objetivos, el compromiso con el cliente, el mejoramiento
Representante de la Direccin para el Documento para aprobacin continuo de la gestin y dems elementos del sistema de Gestin Integral, y coordinar Manual de Gestin Integral aprobado Todos los procesos
Sistema de Gestin Integral encuentros nacionales y regionales.
Informes de Gestin y Temticos, Adelantar seguimiento peridico a la Gestin Social y de Cooperacin Internacional, a
Todos los procesos y Equipos Territoriales Directrices, actas y ayudas de memoria Todos los procesos
Estudios de Impacto travs de Comits de Direccionamiento Estratgico
H
Control y Seguimiento y Organismos de
Informes de auditoras Analizar Informes de auditora y de indicadores de Gestin Directrices para la mejora Todos los Procesos y Organismos de Control
Control
Planeacin Indicadores Analisis de indicadores de Gestin Planes de Mejora Todos los procesos
Responsables de Procesos, Planeacin y Realizar la revisin estratgica

Todos los Procesos y Representante de la Direccin
Representante de la Direccin para el Informe Consolidado Lineamientos y Acciones de Mejora
para el Sistema
Sistema de Gestin Integral Revisar el desempeo del Sistema de Gestin de Integrado
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
Orientaciones y metodologa Prcticas y controles ambientales aplicados
Proceso de Gestin Administrativa prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Proceso de Gestin Administrativa
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud Prcticas y controles de seguridad y salud rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
Orientaciones y metodologa
Proceso de Talento Humano ocupacional. ocupacional aplicados Proceso de Talento Humano
Resultados de indicadores de eficacia,

Planeacin eficiencia y efectividad (tablero de V Realizar seguimiento y anlisis a indicadores Directrices, sugerencias o lineamientos Todos los Procesos
control)
No Conformidades, anlisis de riesgos,

Todos los Procesos, Control y Seguimiento
y Equipos Territoriales
oportunidades de mejora, informes de A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de mejora, Mapa de riesgos Todos los Procesos, Control y Seguimiento
auditora..
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA

PROCESOS SOPORTE CON LOS RECURSOS ENTREGADOS POR LOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL
LA EJECUCIN DEL PROCESO
QUE INTERACTO PROCESOS SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
Documentos Registros
Gestin Financiera Informes de ejecucin presupuestal
Gestin de Talento Humano Recurso humano, bienestar, viajes, viticos, informes
Recursos tecnolgicos (correo electrnico, mantenimiento

Tecnologa de informacin
redes y equipos), informes
Ayudas de memoria, Actas de
Infraestructura, vehculos y mantenimeinto de vehculos, comits, Planeacin, Calendario
Gestin Administrativa Constitucin Poltica de Colombia, Decreto 2467 de
informes Leyes, decretos, resoluciones y 2008, Plan Financero (Distribucin
19 de Julio de 2005, Disposiciones Legales, jurdicas
circulares, Plan Indicadores Ver Presupuestal por Proceso y
Comunicaciones Eventos, manejo de medios e informes y relacionadas, Ley de presupuesto, ISO
Lista Maestra de Financiacin Gatos Operativos) y
9001:2008 - NTC GP 1000:2004. NTC ISO
Documentos. Resoluciones Direccin General.
14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Apoyo legal Defensa legal de la entidad e informes Ver Tabla de Control de
Registros.
Contratacin Informes de contratos y liquidaciones
Gestin y Administracin Documental Archivo y Correspondencia
Adquisicin de bienes y servicios Informes

32
11.2 CARACTERIZACIN PROCESO REGISTRO DE POBLACIN DESPLAZADA
Objetivo del proceso: Reconocer oportunamente la condicin de desplazado, a las personas que han rendido declaracin y que cumplen con los requisitos legales vigentes
Responsable: Subdirectora de Atencin a Poblacin Desplazada

P
Direccionamiento Estratgico - Planeacin Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accion Plan de Accion Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la Insumos para matriz de: aspectos e impactos
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal
reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de
ocupacional y de la reglamentacin aplicable requsitos legales
Notificacion a Ministerio Pblico cuando el documento no

Valorar documentos Ministerio Pblico
sea considerado declaracin.
Poblacin declarante, Subdireccin Atencin Poblacin

Radicar formatos de declaracin / recursos de reposicin Registro de ingreso del documento
Desplazada.
Valorar las personas asociadas al documento considerado como declaracin.

Formato de valoracin con resultado de inclusin o no
inclusin.
Ministerio Pblico: Despachos de Procuradura, Defensora y Formatos de declaracin o declaraciones Valoracin por interposicin de recurso de reposicin: ratificacin o modificacin del resultado
Personeras Municipales diligenciadas de la valoracin
H Poblacin Declarante
Poblacin Declarante Recursos de reposicin

Ministerio Pblico
Elaborar resoluciones, notificaciones y edictos en casos de no inclusin. Resoluciones, Notificaciones y Edictos
Archivar los documentos radicados, declaraciones procesadas y documentos asociados. Expedientes
Poblacin Desplazada
Entidades del SNAIPD
Generar informacin estadstica oficial Informes, reportes, estadsticas, acreditaciones Ministerio Pblico
Observatorio de Derechos Humanos
Entes de control
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gesti
Gestin Administrativa de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Administrativa
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talent
Orientaciones y metodologa Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.
Talento Humano aplicados Humano
Direccionamiento estratgico (Calidad) Asesora - Realimentacin Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Anlisis y cuadro de control Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad)
Realizar medicin y anlisis de indicadoresen Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE

Planeacin Asesora - Realimentacin V INDICADORES)
Resultados y anlisis de indicadores Planeacin - Direccionamiento estratgico
Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin
Poblacin beneficiada- Usuarios Cuadro de resultados y anlisis
evaluacin de satisfaccin consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccionamiento estratgico
No Conformidades, anlisis de riesgos y

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social datos, oportunidades de mejora, informes de A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de riesgos Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico
auditora.
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL
DEL PROCESO
INTERACTUA SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
Gestin Financiera Administracin y trmite de pago de recursos
Seleccin y contratacin recurso humano, Bienestar

Gestin de Talento Humano Social, Capacitacin, Viticos, Seguridad y Salud
Ocupacional
Formato de Valoracin
Gua de atencin a poblacin
Sistema de Informacin de Poblacin Desplazada, Resoluciones
Tecnologa de informacin 1)Ley 387 de 1.997, reglamentada por el desplazada
computadores, correo electrnico
decreto 2569 del 12 de diciembre de 2.000 -
Notificaciones
Ley 962 del 8 de Julio de 2005. Manuales de Usuarios
Gestin Administrativa Infraestructura y servicios generales
2)Sentencias - Corte Constitucional. 3)Ley
Apoyo logstico para eventos y en divulgacin de Edictos
Comunicaciones 594 de 2000. 4)Ley 872 de 2003: ISO
informacin 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. Procedimientos,
Reportes de entrega.
Apoyo legal Conceptos ISO NTC 14001:2004 Y OHSAS Plan Indicadores.
Pagina Web Ver Tabla de Control
Contratos y Liquidaciones Contratacin 18001:2007 Ver Lista Maestra de
de Registros.
Documentos.
Planeacin Asesora en planeacin estratgica Ver Tabla de Control de
Registros.
Asesora, acompaamiento, capacitacin y
Gestin y Administracin Documental
administracin de archivo
Control y Seguimiento Retroalimentacin del Proceso
Adquisicin de bienes y servicios Apoyo logstico en compras de bienes y servicios

33
11.3 CARACTERIZACIN PROCESO ATENCIN HUMANITARIA A POBLACIN DESPLAZADA
Objetivo del proceso: Coordinar y/o prestar atencin humanitaria de urgencia y/o emergencia de manera oportuna a la poblacin declarante en situacin de desplazamiento por la violencia.
Responsable: Subdireccin de Atencin a Poblacin Desplazada

Direccionamiento Estratgico Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin Plan de Accin
Ministerio Pblico Declaracin Valorar y determinar el mecanismo de entrega de la atencin humanitaria. Brindar
Poblacin vulnerable / desplazada atendida
Unidades Territoriales Reporte Inicial de Emergencia ayuda inmediata o de urgencia.
Direccionamiento estrtegico, Planeacin
Unidades Territoriales Formatos de Valoracin Verificar concepto de inclusin y programar la atencin humanitaria de emergencia Formato de valoracin con resultado de inclusin
Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR Poblacin Desplazada P Coordinar entrega de atencin humanitaria (Desplazamientos Masivos) Poblacin desplazada atendida
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
de la reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales Legal
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y Insumos matriz de identificacin de peligros y rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable matriz de requsitos legales Legal
Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR

Operadores Regionales
Poblacin Desplazada Brindar atencin humanitaria a travs de operador regional o directamente Poblacin desplazada atendida Poblacin vulnerable y/o desplazada que ha rendido
Proveedores Nacionales
declaracin ante el Ministerio Pblico
Unidades Territoriales
Administraciones Municipales
Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR
Formatos de entrega de ayudas
Operadores Regionales Seguimiento a la atencin Informe de seguimiento
Actas de entrega H
Unidades Territoriales
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso
Proceso de Gestin Administrativa prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso de Gestin Administrativa
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud Prcticas y controles de seguridad y salud rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso
Proceso de Talento Humano ocupacional. ocupacional aplicados de Talento Humano
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER

Planeacin Asesora - Realimentacin V PLAN DE INDICADORES)
Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin
evaluacin de satisfaccin Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccionamiento Estratgico

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social datos, oportunidades de mejora, informes de A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de riesgos Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico
auditora.
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE RECURSOS ENTREGADOS POR LOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA
EJECUCIN DEL PROCESO
INTERACTA PROCESOS SOPORTE EL DESEMPEO DEL PROCESO
Gestin Financiera Administracin y trmite de pago de recursos
Seleccin y contratacin recurso humano, Reporte Inicial de

Gestin de Talento Humano Bienestar Social, Capacitacin, Viticos, Seguridad Emergencia
Artculos 15 y 32 de la Ley 387/97,
y Salud Ocupacional
Artculos 15, 17, 20, 21 y 22 del
Formato de Declaracin
Decreto 2569/00, Sentencia T-025 de
Documento de
2004, Auto 178/05, Ley 594/00. Ley
Sistema de Informacin de Poblacin Desplazada, entendimiento con CICR Formatos de valoracin
872/03. Ley 962/05, artculo 32, Carta
Gua Operativa
computadores, correo electrnico de entendimiento Programa Mundial de
Criterios Operativos. Remisin para Atencin
Alimentos PMA. ICBF y Accin Social
Manual de procedimientos
OPRS 10366, Decreto 250/05. Circular
OPRS 10366 Actas o formatos de entrega
de Atencin Humanitaria. Documento
Gestin Administrativa Infraestructura y servicios generales
de entendimiento con el Comit,
Procedimientos aprobados Encuestas
Documento de entendimiento con el
Apoyo logstico para eventos y en divulgacin de por O y M, Plan Indicadores.
Comunicaciones Comit Internacional de la Cruz Roja -
informacin Ver Lista Maestra de Actas de acuerdos
CICR, CONPES 3400 del 28 noviembre
Documentos. Ver Tabla de Control de
Apoyo legal Conceptos 2005, NTC ISO
Registros.
Contratacin Contratos y Liquidaciones 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO
14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Adquisicin de bienes y servicios Apoyo logstico en compras de bienes y servicios
Asesora, acompaamiento, capacitacin y

administracin de archivo
34
11.4 CARACTERIZACIN PROCESO AYUDA SOLIDARIA A VICTIMAS DE LA VIOLENCIA
Objetivo del proceso: Atender con calidez y de manera eficiente y eficaz, las solicitudes de asistencia humanitaria de la poblacin civil afectada por actos terroristas, para contribuir a resarcir la dignidad de
las victimas.
Responsable: Subdirectora de Atencin a Vctimas de la Violencia

P
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales Legal
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud Insumos matriz de identificacin de peligros y rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
ocupacional y de la reglamentacin aplicable matriz de requsitos legales Legal
En las unidades territoriales orientan a las vctimas de la violencia sobre sus derechos,
Beneficiarios orientados
para obtener asistencia humanitaria, recepcionan solicitudes y acompaan en el pago
Solicitantes
Recepcionar las solicitudes de ayuda humanitaria en el Nivel Nacional

Solicitudes
Vctimas
Documentos requeridos Estudiar las solicitudes nuevas, estudio de solicitudes de complementacin
Alcaldas Municipales Informacin del estado de la solicitud.
Personeras Municipales Registrar en el sistema
Comits de Atencin y Prevencin
de Desastres
H Comunicar a los beneficiarios sobre pagos de asistencia humanitaria efectuados
Certificado de Disponibilidad Presupuestal Actos administrativos de reconocimiento y

Gestin Financiera Elaborar de resoluciones de reconocimiento y pago de asistencia humanitaria Gestin Financiera
(CDP) pago
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Prcticas y controles de seguridad y salud rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso
Proceso de Talento Humano ocupacional aplicados de Talento Humano
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE

Planeacin Asesora - Realimentacin V INDICADORES)
evaluacin de satisfaccin Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccionamiento estratgico

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social datos, oportunidades de mejora, informes de A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de riesgos Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico
auditora.

QUE INTERACTUA PROCESOS SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
Disponibilidad Presupuestal, Recursos financieros,
Gestin Financiera LEYES 368 de 1.997 - 418 de 1.997 - 548
Registros contables, Pago a Victimas.
de 1.999
Soporte tecnolgico, desarrollo, sistema de 782 de 2.002
Tecnologa de la Informacin
informacin a victimas, telecomunicaciones. 1106 de 2,006
Apoyo Legal Respuesta a tutelas y conceptos NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004.
ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Gestin Administrativa Suministro de bienes y servicios
Bienestar social, capacitacin, seguridad social, Resolucin 7381 de 2004,
Oficios, Resoluciones de
Talento Humano comisiones, vinculaciones y seguridad y salud Manual de Procesos y
reconocimiento y pago, Solicitudes
ocupacional . procedimientos, Formatos, Plan
desde las Unidades Territoriales,
Indicadores. Ver Lista Maestra
Pagina Web, cartillas del programa, comunicados Ver Tabla de Control de Registros.
Comunicaciones de Documentos.
de prensa.
Gestin y Administracin Documental Archivo y correspondencia
Planeacin Asesoris, aprobacin de documentos
Auditorias de gestin y de calidad, seguimiento a
Control y Seguimiento
plan de accin
Contratacin Asesoris en contratacin
Adquisicin de Bienes y Servicios Adquisicin y suministro de bienes y servicios

35
11.5 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE DONACIONES
Objetivo del proceso: Gestionar y administrar eficientemente los recursos recibidos en especie y donarlos de manera pertinente, a travs de entidades operadoras, a la poblacin vulnerada
y vulnerable del pas, con el fin de contribuir a mejorar sus condiciones de vida.
Responsable: Coordinador Nacional Proceso de Gestin de Donaciones

Direccionamiento Estratgico (Planeacin, P Elaborar Plan de Accin (Calidad, S&SO y Ambiental), Plan de Accin (Calidad, S&SO y Ambiental),
Directrices y Lineamientos en Gestin Integral PLANEACIN Direccionamiento Estratgico
Talento Humano, Administrativa) Presupuesto Operativo y Planes Financieros Presupuesto Operativo y Plan Financiero
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
de la reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales Legal
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable de requsitos legales Legal
Gestionar Recursos Autorizacin para tramitar donacin

Donante Carta de Intencin del Donante CAPTACIN Donante
Formalizar donaciones Documento de donacin
Registrar entidades operadoras Respuestas a solicitantes Entidad Operadora
Entidad solicitante Solicitud donacin COLOCACIN Propuesta de Donaciones, Acta comit de

Elaborar propuesta de donaciones y presentarla a Comit de
donaciones, Autorizaciones para recibo de Donantes y Unidades Territoriales
Donaciones
donaciones
LOGSTICA Recibir de donaciones Donante

Donante Donaciones (Unidades Donacin entregada y acta
Entidad Operadora (poblacin vulnerada y
H Territoriales) Entregar de donaciones
vulnerable)
Legalizar las donaciones Informe Contador Gestin Financiera
CONTROL Y
Donante Documentos para legalizacin
SEGUIMIENTO
Elaborar informes Informes donaciones Accin Social, Donantes, entes de control
Controlar el Producto No Conforme Anlisis y cuadro de control Direccionamiento Estratgico (GERESS)

Direccionamiento Estratgico (Planeacin,
GERESS, Talento Humano, Administrativa, Asesora - Retroalimentacin
Efectuar anlisis y seguimiento a las actividades, planes, presupuestos (Calidad, Direccionamiento Estratgico (GERESS, Talento
Control y Seguimiento) Cuadro de resultados y anlisis de indicadores
V S&SO y Ambiental), indicadores (ver plan de inidacadores) y controlar riesgos. Humano, Administrativa, Control y Seguimiento)
Derechos de peticin, quejas, reclamos, Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias. Evaluar satisfaccin del Respuestas a los usuarios. Cuadro de resultados y Direccionamiento Estratgico (GERESS,
Poblacin beneficiada - Usuarios
encuestas y/o evaluacin de satisfaccin Cliente - Usuario anlisis Planeacin)
No Conformidades, identificacin de riesgos, Direccionamiento Estratgico, Procesos, Control y

Contratistas, Usuarios, Procesos, Auditorias Generar no Conformidades e Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de No conformidades, Acciones Correctivas (mapa de
indicadores, revisin por la Direccin, informes A Seguimiento, GERESS, Talento Humano,
Internas y Externas Mejora riesgos), Preventivas y de Mejora
de auditoria Administrativa)

PROCESOS SOPORTE CON LOS RECURSOS ENTREGADOS POR LOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA
QUE INTERACTO PROCESOS SOPORTE EL DESEMPEO DEL PROCESO
COMUNICACIONES Pgina Web, cartillas, videos, comunicados prensa.
GESTION FINANCIERA Recursos Financieros, registro contable.
APOYO LEGAL Consultas, conceptos, resolucin casos jurdicos y disciplinarios Documentos de donacin, Acta
Comit de Donaciones,
Manual de Usuario para la
CONTRATACIN Elaboracin y legalizacin contratos autorizaciones para recibo y entrega
Aplicacin de Donaciones, Manual
de donaciones, actas de recibo y
1)Decreto 2467/05. 2)Res. 787/05. 3)Res. de procesos y procedimientos,
entrega de donaciones, lista de
GESTION ADMINISTRATIVA Bienes y servicios. 2847/07 (ROD). 4)Decreto 2685/99. 5)Decreto Reglamento Operativo de
asignacin, solicitudes de
1012/04. Donaciones, Gua para el
donaciones, respuestas a solicitudes,
ADQUISICIN BIENES Y SERVICIOS Contratacin bienes y servicios ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO tratamiento del producto y/o servicio
cmara de comercio de entidades
14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 no conforme, Plan de indicadores,
operadoras, documentos para
GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL Transferencias y archivo expedientes Plan de accin, Ver Lista Maestra
nacionalizacin de donaciones,
de Documentos,
formatos diligenciados. Ver Tabla de
TALENTO HUMANO Seleccin, funciones y capacitacin Control de Registros.
Desarrollo y mantenimiento de la aplicacin, soporte tcnico,
TECNOLOGA DE INFORMACIN
telecomunicaciones.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO -
Directrices, Lineamientos y asesoras
PLANEACIN
36
11.6 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA - ReSA
Objetivo del proceso: Impulsar proyectos de produccin de alimentos para el autoconsumo estimulando la permanencia en el campo de la poblacin en riesgo de desplazamiento y/o permitiendo el retorno de la poblacin desplazada a sus tierras, recobrando
en parte su capacidad productiva
Responsable: Coordinador Nacional Proceso Red de Seguridad Alimentaria - ReSA
Directrices y lineamientos Elaborar plan de accin Plan de accion Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Direccionamiento Estratgico - Planeacin

Documento del proyecto que cumple Acuerdos de cofinanciacin para los
Gestionar los recursos de cofinanciacin para proyectos Poblacin beneficiaria ReSA
con los requisitos de ReSA proyectos
P
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y Insumos matriz de identificacin de peligros rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable y matriz de requsitos legales Legal
Ficha resmen de proyectos con concepto

Valorar los proyectos presentados
de viabilizacin
Entes territoriales, federaciones, Documentos necesarios para la
Proceso Contratacin
corporaciones, empresa privada, legalizacin del convenio
Pliegos de Condiciones elaborados para el
organizaciones nacionales e Elaborar Pliegos de Condiciones
proceso contratacin
internacionales, organizaciones
comunitarias Proyectos operando de acuerdo a los
Proyectos en ejecucin Desarrollar proyectos contratados por parte de entidades operadoras Pliegos de Condiciones fijados en la Poblacin beneficiaria ReSA
contratacin
Entidades operadoras y unidades H
Informes de ejecucin y supervisin Realizar acompaamiento y seguimiento a los proyectos en desarrollo Informes de avance de ReSA Poblacin beneficiaria ReSA
territoriales
Direccionamiento estratgico (Calidad) Asesora - retroalimentacin Controlar el producto y/o servicio no conforme Anlisis y cuadro de control Planeacin - Direccionamiento Estrategico (Calidad)
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN

Planeacin Asesora - retroalimentacin V Resultados y anlisis de indicadores Planeacin - Direccionamiento Estratgico
DE INDICADORES)
Derechos de peticin, quejas, reclamos Evaluar satisfaccin del cliente - usuario Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin
Poblacin beneficiada - usuarios Cuadro de resultados y anlisis
y/o evaluacin de satisfaccin Atender y consolidar quejas, reclamos y sugerencias Direccionamiento Estrategico
No conformidades, anlisis de riesgos y

Operadores, entidades cofinanciadoras, Acciones de mejora, mapa de riesgo, matriz
usuarios, procesos Accin Social
datos, oportunidades de mejora, A Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora
seguimiento acciones correctivas
Control y Seguimiento - Direcionamiento Estratgico
informes de auditora.

Talento Humano Seleccin de personal, funciones y capacitacin
Elaboracin de contratos, evaluacin operadores,

Contratacin
liquidacin contratos
Tecnologa de la Informacin Tecnolgicos, sistemas de informacin y soporte Proyecto ReSA, ficha resmen
proyecto ReSA, pliegos de
Procesos y procedimientos, condiciones, convenio
Decreto 2467/05, Ley 368/97, Ley 387/97, Resolucin gua de proyectos ReSA, gua perfeccionado, caracterizacin de
Apoyo Legal Consultas, conceptos, resolucin de casos 3300/03, Resolucin 0637/05, Resolucin 0833/05, para el tratamiento del producto beneficiarios, correspondiencia
Resolucin 9399/06, Ley 80/93, Ley 1150/07, y/o servicio no conforme, plan referente a proyectos, actas de
Resoluciones del ICA 2101/07 y 2833/07, ISO de indicadores evaluacin comit tcnico operativo local, acta
9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y usuario final, evaluacin de liquidacin de contratos, informe
Gestin Administrativa Bienes y servicios
OHSAS 18001:2007 usuario aportante.Ver Lista fsico financiero, informe de
Maestra de Documentos. supervisin de contratos, aval para
prrroga. Ver Tabla de Control de
Gestin Financiera Recursos financieros Registros.
Gestin y Administracin Documental Archivo y correspondencia
Comunicaciones Medios de difusin, revisin de material

37
11.7 CARACTERIZACIN PROCESO INFRAESTRUCTURA
Objetivo del proceso: Atender de manera eficaz, eficiente y oportuna a las poblaciones focalizadas; gerenciando, coordinando y articulando el desarrollo de proyectos integrales de infraestructura, brindando herramientas para promover su sostenibilidad.
Responsable: Coordiandor Nacional Proceso de Infraestructura.
Direccionamiento Estratgico - Planeacin Directrices y Lineamientos. Elaborar Plan de Accin. Plan de Accin. Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Determinacin de la poblacin en donde se ejecutaran los proyectos. Poblaciones focalizadas.
Direccionamiento Estratgico, Entidades de orden Priorizacin de proyectos de infraestructura social, de acuerdo con las necesidades. Proyectos Priorizados. Poblacin y Comunidad potencialmente beneficiada
gubernamental, Comunidades Organizadas,
Planeacin Interna.
Banca Multilateral, Procesos Misionales o de Proyectos Viabilizados.
Realizacin, Organismos de Cooperacin.
P Viabilizacin de proyectos.
Alianzas estratgicas Accin Social y Aliados estratgicos
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales,
reglamentacin aplicable matriz de requsitos legales
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de
ocupacional y de la reglamentacin aplicable requsitos legales
Administradoras de recursos, Entidades de orden Trminos de Referencia, Justificacin y Disponibilidad

Solicitar contratacin de proyectos. Solicitud de Contratacin. Contratacin
gubernamental, Aliados estratgicos presupuestal.
Acta de Inicio, Informes de seguimiento peridico, Acta de

Contratacin Contrato Legalizado. Gerencia al desarrollo de proyectos a travs de los interventores y facilitadores sociales. Supervisor
Finalizacin.
Prrroga, Actas de suspensin, de modificacin o de

Interventores y facilitadores sociales Informes de seguimiento peridico. Solicitar prorroga, suspensin, modificaciones o terminacin anticipada del proyecto. Contratacin
terminacin anticipada del proyecto.
H
Contratistas Proyecto. Realizar la entrega a las poblaciones o comunidad beneficiada. Acta de recibo final Poblacin, comunidad beneficiada y supervisor.
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de
Proceso de Gestin Administrativa la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Gestin Administrativa
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de
Proceso de Talento Humano aplicados Talento Humano
Direccionamiento estratgico (Calidad) Asesora - Retroalimentacin. Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme. Anlisis y cuadro de control. Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad)

Planeacin Asesora - Retroalimentacin. V INDICADORES).
Resultados y anlisis de indicadores. Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario . Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin
Poblacin beneficiada- Usuarios Cuadro de resultados y anlisis.
de satisfaccin. Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias. Direccionamiento Estratgico
No Conformidades, anlisis de riesgos y datos,

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Acciones de Mejora. Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico
oportunidades de mejora, informes de auditora.

PROCESOS SOPORTE CON LOS RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL
DEL PROCESO
QUE INTERACTO SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
GESTIN FINANCIERA Recursos para pago.
Sistema de informacin Infrapaz, Sistema SIPOD, correo electrnico,

TECNOLOGA DE INFORMACIN
autocad, project.
Contratos.
GESTIN DE TALENTO HUMANO Procesos de seleccin, capacitaciones y comisiones.
1)Ley 80 de 1993 (Decretos reglamentarios). 2)Acuerdos Actas de Comit de seguimiento.
CONTRATACIN Contratos y modificaciones. institucionales. 3)NTC NSR 98 (Norma de Diseo y Manual Operativo.
Construccin Sismoresistente). 4)Ley 142 de 1994 y Decreto Prediseos.
302 de 2000 (normas servicios pblicos). 5)Normas Manual de contratacin FIP.
Infraestructura fsica, equipos, computadores, insumos de oficina, ambientales. 6)Ley 850 de 2003 (Veeduras ciudadanas) Diseos.
GESTIN ADMINISTRATIVA
servicios generales y apoyo logstico. Normas de INVIAS. 7)Ley 812 de 2003, del Min. Ambiente y Manual de contratacin de Administradoras
R.A.S. De 2000. 11)Normas Generadas por Aliados de Recursos. Informe de gestin.
Estratgicos,
APOYO LEGAL Conceptos Jurdicos. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14000:2004 Y Plan Indicadores. Fotografas.
OHSAS 18001:2007 Ver Lista Maestra de Documentos.
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS Suministro de bienes y servicios. rdenes de pago.
Ver Tabla de Control de Registros.
Publicaciones en Web, portal nico de contratacin y acompaamiento y
COMUNICACIONES
registro documental.
GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL Correspondencia y Archivo.

38
11.8 CARACTERIZACIN PROCESO FAMILIAS EN ACCIN
Objetivo del proceso: Entregar de manera eficiente y eficaz, un apoyo monetario directo a las familias del nivel 1 del SISBEN o a las familias desplazadas para mejorar la salud y la educacin de los
menores a cambio del cumplimiento de compromisos por parte de estas.
Responsable: Coordinador (a) Nacional Proceso Familias en Accin
Direccionamiento Estratgico Lineamientos y Directrices Elaborar del Plan de Accin Plan de Accin Direccionamiento Estratgico y Planeacin
Departamento Admimistrativo Nacional de Proyeccines de poblacin por

Focalizacin municipal para identificar los municipios potenciales
Estadstica municipios
Lista de municipios elegibles
Administracin Municipal Evaluacin Identificar capacidad potencial del municipio en salud y educacin Municipios potenciales y familias potenciales del
Nivel 1 del SISBEN o Desplazadas con menores de
18 aos
Departamento Nacional de Planeacin Encuesta SISBEN
P Focalizacin familias para identificar las familias elegibles Lista de familias elegibles
Proceso Registro nico de Poblacin
Lista de familias inscritas en el SUR
Desplazada
Recurso humano y logstica para

Administracin Municipal Solicitud de desembolso a instituciones
inscripciones Inscripcin de las familias en los municipios Proceso: Gestin Financiera
financieras
SIFA Lista de familias elegibles
Direccionamiento Estratgico Plan de accin Promocin de la salud y la educacin familiar Lista de asistencia
Madre Titular Programa Familias en Accin
SIFA Base de datos subsidios a liquidar Entregar extracto de pago a madre titular para cobro en el banco Extracto de pago
Entidades bancarias Relacin de pagos y no pagos Realizar conciliacin y actualizar sistema de informacin
Entidad externa para verificacin de Formatos de verificacin de Reportes Familias con pago y no pago Madre Titular Programa Familias en Accin
Verificar cumplimiento de compromisos de familias para siguientes pagos
requisitos compromisos y base de datos H
Trmite de novedades Determinar familias que recibirn siguientes pagos Extracto de pago Madre Titular Programa Familias en Accin
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Prcticas y controles de seguridad y salud rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
Proceso de Talento Humano ocupacional aplicados Proceso de Talento Humano
Secretara Tcnica - Comit de Gestin Secretara Tcnica-Comit de Gestin Integral

Asesora - Retroalimentacin Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Anlisis y cuadro de control
Integral Direccionamiento estrategico
Poceso Planeacin Asesora - Retroalimentacin V Realizar medicin y seguimiento a los indicadores Resultados y anlisis de indicadores Direccionamiento Estratgico y Planeacin
Formularios de Novedades, Formularios Resolucin de Novedades, Resolucin de

Familias beneficiarias, entidades de control, Evaluar satisfaccin del Cliete - Usuario Familias beneficiarias, entidades de control,
de Quejas y Reclamos, Oficios de Quejas y Reclamos, Resolucin de
comunidad en general Atender y consolidar Quejas, Reclamos, peticiones, sugerencias, trmite de novedades comunidad en general
peticiones peticiones
Familias beneficiarias- usuarios, Secretara

Familias beneficiarias- usuarios,Unidades
Tcnica-Comit de Gestin Integral, No Conformidades, anlisis de riesgos,
Territoriales, Secretara Tcnica Comit de Gestin,
Procesos de Planeacin, Control y oportunidades de mejora, informes de A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora
Procesos de Planeacin, Control y Seguimiento,
Seguimiento auditora..
Direccionamiento Estrategico

Tecnologa de informacin Computadores, correo electrnico, Soporte tcnico, SIFA
Contratacin Contratos
Cartillas, formatos, instructivos
Gestin Financiera Administracin de recursos (CDP, RP) y guas Programa Familias en
Talento Humano Contratacin de personal CONPES 3081 junio 28/2000, Contrato con entidades Accin, Formatos, instructivos y Formularios de inscripcin de
externas, bancos y banca internacional, Ley 872/03, guas ACCIN SOCIAL. familias, familias capturadas en
Apoyo Legal Conceptos jurdicos Ley 594/2000; Leyes, decretos, Resoluciones, sistema de informacin.
Gestin y Administracin Documental Correspondencia y archivo ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO circulares vigentes, Plan Ver Tabla de Control de
14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Indicadores. Registros.
Adquisicin de Bienes y Servicios Compras solicitadas Ver Lista Maestra de
Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios Documentos.
Gestin Administrativa
generales
Comunicaciones Apoyo en eventos y divulgacin de informacin
39
11. 9 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILICITOS, PCI
Objetivo del proceso: Erradicar manualmente, prevenir y sustituir los cultivos ilcitos en el territorio nacional y, apoyar la reintegracin a la vida civil.
Responsable: Coordinadora Nacional Programa Presidencial contra Cultivos Ilcitos PCI
Tratados ratificados
Adoptar el marco de poltica internacional
Organismos internacionales Sistema Integrado de monitoreo de cultivos Marco de poltica PCI
ilcitos
Plan Nacional de Desarrollo, lineamiento de

Presidencia de la Repblica y DNP poltica documento Conpes 3218 y Directivas Establecer llineamientos y directrices para la formulacin de los planes de accin del PCI Lineamientos y directrices Programas, Proyectos y Actividades PCI
Presidenciales
Proceso Direccionamiento Estratgico Directrices y Lineamientos Elaborar Planes de Accin Planes de Accin Proceso Direccionamiento Estratgico - PCI
Planear actividades conjuntas, depurar bases de datos e intercambiar experiencias de Informacin depurada y resultados de proyectos Beneficiarios focalizados en los proyectos conjuntos y
Otros Programa y reas de Accin Social Inversiones complementarias, Informacin
intervencin conjuntos Programas Accin Social
P
Otras entidades que participan en la lucha Informacin cartogrfica, recursos (humanos, Identificar zonas con cultivos, acordar seguridad para la intervencin en las zonas
Zonas identificadas PCI
contra las Drogas en Colombia tcnicos y financieros) seleccionadas, realizar sobrevuelos, intercambiar informacion
Otras entidades que apoyan proyectos de Informacin (convotarias, planes de accin, Actividades articuladas con otros organismos
Articular las acciones del PCI a los lineamientos del Pas Beneficiarios PCI
desarrollo alternativo cartografa) gubernamentales
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
ocupacional y de la reglamentacin aplicable de requsitos legales Legal
DESARROLLO ALTERNATIVO (ERRADICACION MANUAL VOLUNTARIA)
Naciones Unidas (UNODC - SIMCI)

Informacin de Cultivos Ilcitos
IDEAM
Cobertura de Bosques
DANE Presidencia de la Repblica y Alta Direccin Accion
Censo de Poblacin Focalizar y delimitar zonas de intervencin Municipios y Veredas para intervencin del Programa
ALCALDIAS MUNICIPALES Social (Alto Consejero y Coordinadora PCI)
Planes de Ordenamiento Territorial
IGAC
Cartografia basica y catastral
MINAMBIENTE-Parques Nacionales
ACTA de familias beneficiarias potenciales

Contratos Colectivos
Programa Familias Guardabosques Formularios de Inscripcion Vincular familias beneficiarias Familias beneficiarias guardabosques inscritas
Contratos Individuales
Documentos Soporte Familias Beneficiarias
Acta de Focalizacion de veredas, Resguardos

PCI (ADTS-SIG) Realizar actividades de Georeferenciacin y socializacion del Programa Familias beneficiarias potenciales Familias Guardabosques
Indigenas y Consejos Comunitarios
Programa Familias Guardabosques (Grupo H

Contrato Individual
Operativo)
Informe verificacion vereda libre de ilcitos
UNODC
Actas del Comit Local de Acompaamiento Recursos girados y pagados del incentivo econmico
Comit Local de Acompaamiento Pagar el incentivo econmico condicionado Familias beneficiarias guardabosques inscritas
Acta del Comit Comunitario de Verificacion y condicionado
Comit Comunitario de Verificacion y Control
Control Social
Social
Recursos del Presupuesto de la Nacin
Direccion del Tesoro Nacional
Nmero de Contratos Individuales por vereda Familias capacitadas en temas tcnicos ambientales
Programa Familias Guardabosques (Grupo
vinculada y sociales
Operativo) Brindar acompaamiento para el desarrollo de actividades tcnico ambientales y sociales Familias beneficiarias guardabosques vinculadas
Recursos del Presupuesto de la Nacin Habilidades creadas y/o fortalecidas para la
Direccion del Tesoro Nacional
implementacion de iniciativas productivas
Organizaciones
Gobernaciones y Alcaldias Municipales
Perfiles de Proyectos Brindar acompaamiento para la ejecucin de Proyectos Productivos Proyectos productivos viabilizados Familias vinculadas al proyecto productivo
Corporaciones Autonomas Regionales
Programas Sociales de nivel nacional
ERRADICACIN MANUAL FORZOSA
Presidencia de la Repblica Concertacin y compromisos

Fuerza Pblica interinstitucionales Zonas de intervencin de los Grupos Mviles de Fuerza Pblica
Definir las zonas a intervenir
Alta Direccin Accin Social (Alto Consejero y Verificacin en campo Erradicacin Grupos Mviles de Erradicacin
Coordinacionadora del PCI) Reporte de seguridad
Empresa de Servicios Temporales Lista de Potenciales Erradicadores Definir estrategias y criterios de reclutamiento de erradicadores Erradicadores contratados PCI - Grupos Moviles de Erradicacion
Contratos de Transporte, Recursos Humanos,

vveres, herramientas y dems insumos H Fuerza Publica
Empresas pblicas o privadas Definir la logstica del montaje de los campamentos y transporte de los erradicadores a las
necesarios para el montaje de campamentos Campamentos montados y erradicadores en zona Grupos Mviles de Erradicacin
Fuerza Pblica zonas de intervencin
de los grupos mviles de erradicacin Erradicadores contratados
Avanzada de seguridad
40
11. 9 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILICITOS, PCI
Objetivo del proceso: Erradicar manualmente, prevenir y sustituir los cultivos ilcitos en el territorio nacional y, apoyar la reintegracin a la vida civil.
Responsable: Coordinadora Nacional Programa Presidencial contra Cultivos Ilcitos PCI
Avanzada de seguridad
Programa Grupos Mviles de Erradicacin
Erradicadores contratados ubicados en zona Realizar la erradicacion Manual Forzosa en Campo en las zonas de intervencin Zonas intervenidas libres de cultivos ilcitos Comunidad Local, Nacional e Internacional
Fuerza Pblica
con su dotacin correspondiente
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de
Proceso de Gestin Administrativa de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Gestin Administrativa
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Prcticas y controles de seguridad y salud rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de
Proceso de Talento Humano ocupacional aplicados Talento Humano
Direccionamiento estratgico (Calidad), Asesora - Realimentacin, resultado aplicacin

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Anlisis y cuadro de control PCI, Oficinas de Planeacin y Calidad de Accin Social
Asesores PCI herramientas de control
Naciones Unidas Zonas de intervencin del PCI Monitoreo y verificacin de reas libres de cultivos ilcitos y, medicin de zonas erradicadas Informes y Ajustes Presidencia de la Repblica, Alta Direccin y PCI
PCI Informes Seguimiento a los Planes de Accin PCI Informes y Ajustes Planeacin - Alta Direccin y PCI
V
Presidencia Republica, Cooperantes, Familias y
Resultados y anlisis de indicadores y, Planes de
Planeacin, Naciones Unidas y PCI Asesora - Realimentacin Realizar medicin y anlisis de indicadores (Tablero de control Accin Social) Asociaciones Beneficiarias
accin para mejoramiento continuo
Planeacin - Alta Direccin , PCI
Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o Evaluar satisfaccin del Cliente Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin, Alta
sondeo de percepcin Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccin y PCI

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin
oportunidades de mejora, informes de A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Planes de Mejora, Mapa de riesgos Control y Seguimiento - Alta Direccin y PCI
Social
auditora.
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE
INTERACTUA PROCESO
Gestin Financiera Recursos para pago (CDP, RP y Pago) Conpes 3218 de 2003
Lista de verificacin de documentos
Matriz de Focalizacin de Municipios
Lista de Priorizacin Municipal y Mapa
Plan Nacional de Desarrollo
FGB
Gestin de Talento Humano Recurso Humano, Bienestar y Capacitacin Lista de Zonas FGB
Ley 388 de 1997 de planes de ordenamiento Territorial Cronograma de Foros FGB
Lista de asistencia y de Huella y Firma
FGB
Ley 30 de 1986 captulo 7
Acta de Preliquidacin FGB
Tecnologa de Informacin Computadores, Ploter, Scaner, Correo Electnico, Fax y Soporte Resolucin 001/94, 005/00, 0013/03 del Consejo Nacional Certificado CCVCS FGB
de Estupefacientes Cartilla PFGB Informe de UNODC FGB
Cartilla Proyectos Productivos Actas
Infraestructura, papelera, Elementos de Oficina, elementos de
Gestin Administrativa Formatos del PCI y Accin Social Cronogramas e Informes de visita de
Archivo y Servicios Generales
Resolucin 1065/01 y 1054/03 del Ministerio de Requisitos Legales campo
Medioambiente Hoja verde
Comunicaciones Apoyo para difusin y eventos del PCI
Certificacin de desembolso
Plan financiero
Planeacin BPIN, indicadores, asesorias y Plan de Accin
Plan de acompaamiento
Ley 594/00 (Archivstica), Acuerdos 042/02 y 060/00 Proyectos presentados, calificados y
Apoyo Legal y Contratacin Contratos y Conceptos
seleccionados PP
Cronograma de coordinacin de
Gestin y Administracin Documental Correspondencia y Elementos para archivo Ley 872/03, NTCGP 1000/04, ISO 9001/08 proyectos productivos
Mapas y fotografias de zonas GME
Contratos y documentos soportes
Adquisicin de Bienes y Servicios Compras de bienes y servicios ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
41
11.10 CARACTERIZACIN PROCESO GENERACIN DE INGRESOS
Objetivo del proceso: Contribuir con la superacin de la pobreza de poblacin vulnerable y desplazada del territorio nacional, mediante la planeacin, implementacin, seguimiento y evaluacin de
estrategias que le permitan a esta poblacin aprovechar sus capacidades y potencialidades para mejorar sus niveles de ingresos.
Responsable: Coordinador Nacional del Proceso Generacin de Ingresos.
Direccionamiento Estratgico - Planeacin Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin Plan de Accin Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Unidades Territoriales Solicitudes de informacin Identificar beneficiarios potenciales para la intervencin del programa Beneficiarios potenciales idenficados
Alcaldas municipales
Gobernaciones Secretaras de Agricultura y
Desarrollo Econmico Poblacin Vulnerable y desplazada
Organizaciones Sociales Propuestas aprobadas. Operadores de Orientar la estrategia de generacin de ingresos apropiada para los beneficiarios Beneficiarios potenciales idenficados en cada
estrategias. P potenciales identificados. estrategia.
Universidades e instituciones acadmicas
Gremios econmicos
Propuestas aprobadas. Operadores de Propuestas aprobadas asignadas al operador de
Entregrar la propuesta al operador de la estrategia.
estrategias. la estrategia
Equipo de trabajo del programa Generacin de Estrategias Programa Generacin de
Estrategias en ejecucin de acuerdo a los Poblacin Vulnerable y desplazada
Ingresos. Ingresos. Poblacin Potencial
Ejecucin de las estrategias por parte del operador seleccionado. Terminos de Referencia fijados en la contratacin
Seleccionada.
del operador.
Operador seleccionado
H Informes de Avance de cada uno de los Poblacin Vulnerable y desplazada / Equipo

Operador Informe de ejecucin y Supervisin Hacer acompaamiento y seguimiento a los proyectos en ejecucin
proyectos. Generacin de Ingresos
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud Prcticas y controles de seguridad y salud rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso
Proceso de Talento Humano ocupacional. ocupacional aplicados de Talento Humano
Direccionamiento Estratgico, Gestin

Programas Participar en los programas de Seguridad, Salud Ocupacional y Gestin Ambiental Actividades Equipo Generacin de Ingresos y Poblacin Objetivo
Administrativa y Talento Humano
Direccionamiento Estratgico (Calidad) Asesora - Realimentacin Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Anlisis y cuadro de control Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad)
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN

Planeacin Asesora - Realimentacin V Resultados y anlisis de indicadores Planeacin - Direccionamiento Estratgico
DE INDICADORES)
Derechos de peticin, quejas, reclamos Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario
Poblacin beneficiada- Usuarios Cuadro de resultados y anlisis Gerencia de Servicio al Cliente
y/o evaluacin de satisfaccin Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias
Equipo Generacin de Ingresos. Gerencia de Servicio
Poblacin beneficiada- Usuarios Encuesta de Satisfaccin de Beneficiarios Recibir y analizar las encuestas de satisfaccin a los beneficiarios Informe consolidado y propuestas de mejora
al Cliente.
Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social datos, oportunidades de mejora, informes A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de riesgos Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico
de auditora.

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO
DEL PROCESO
INTERACTUA SOPORTE DEL PROCESO
Gestin Financiera Recursos Financieros para pago (CDP, RP, pagos.) Leyes y Decretos Formato de Acta
Seleccin, Recurso humano, tiquetes, viticos, gastos de viaje,
Gestin de Talento Humano Bienestar social, Capacitacin, Seguridad Social y Salud Sentencias Formatos de Accin Social
Ocupacional.
Planilla de programaciones
Planeacin Asesoria planeacin estratgica, Aprobacin de Documentos Circulares
mensuales de asesores
Retroalimentacin del proceso, Auditorias de gestin, Resolucin N 01445 de 04/Mayo de 2007 por la cual se Ver Tabla de Control de
Control y Seguimiento Manual de Proceso y Procedimientos
Seguimiento al plan de accin crea el Programa Generacin de Ingresos. Sentencias Registros.
de la corte consitucional.
Soporte tecnolgico, Soporte del sistema de informacin del
Ley 594/00. Decreto 250/05. Circular Guia para el tratamiento del producto y
Tecnologa de informacin Programa Generacin de Ingresos SIGIN, Computadores,
de atencin humanitaria. Documento de entendimiento servicio no conforme
correo electrnico, impresoras, fax
con agencias internacionales.
Suministro de Bienes y Servicios, Infraestructura, papelera, Ley 811 de 2003 por la cual se crean las organizaciones
Gestin Administrativa de cadenas en el sector agropecuario, pesquero, Plan de indicadores del proceso
elementos de oficina, servicios generales
forestal, acucola, las Sociedades Agrarias de
Adquisicin de Bienes y Servicios Compras y suministros de bienes y servicios
Transformacin, SAT, y se dictan otras disposiciones.
Conpes 102
Apoyo logstico para divulgacin de grupos exitosos y ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. Ver Lista Maestra de Documentos.
Comunicaciones coordinacin de eventos, Cartillas, pendones y calcomanias ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
del programa. Revisin de material, comunidados de prensa.
Apoyo Legal Conceptos. Consultas Jurdicas.
Gestin y Administracin Documental Correspondencia, Administracin Documental.
Contratos y Convenios. Asesora. Liquidacin de contratos y

Contratacin y Liquidaciones
convenios.
42
11.11 CARACTERIZACIN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ
Apoyar a la poblacin vulnerada y vulnerable en regiones afectadas por la violencia, mediante proyectos socioeconmicos, culturales, polticos y de fortalecimiento de la institucionalidad pblica, que contribuyan a la paz
Objetivo del proceso:
y al desarrollo.
Responsable: Coordinador Nacional Proceso Paz y Desarrollo y Laboratorios de Paz

Proceso Direccionamiento Estratgico - Proceso Proceso Planeacin - Proceso Direccionamiento
Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin Plan de Accin
Planeacin Estratgico
Polticas, directrices y lineamientos Organizaciones Socias, Delegacin Unin Europea,

Proceso de Direccionamiento Estratgico;
estratgicos; Disposiciones tcnicas, Convenio Formular Plan Operativo Global - POG POG aprobado por la fuente de financiacin PNUD, Proceso Gestin Social, Proceso Cooperacin
Delegacin Unin Europea, PNUD
de Financiacin Unin Europea Internacional, DNP
Polticas, directrices y lineamientos

Organizaciones Socias, Banco Mundial, Delegacin
Proceso de Direccionamiento Estratgico; Banco estratgicos; Contrato de emprstito Banco
Formular Plan Operativo Anual - POA POA aprobado por la fuente de financiacin Unin Europea, Macro proceso Gestin Social, Proceso
Mundial; Delegacin Unin Europea Mundial; Convenio de Financiacin Unin P Cooperacin Internacional, DNP
Europea; POG
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la Insumos para matriz de: aspectos e impactos
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo
reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud Insumos matriz de identificacin de peligros y
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo
ocupacional y de la reglamentacin aplicable matriz de requsitos legales
Gua de Procedimientos contractuales, POG, Operadores, Instituciones Pblicas, Organizaciones

Delegacin Unin Europea; Proceso de contratacin Ejecutar directamente proyectos para poblacin vulnerada y vulnerable Proyectos ejecutados
POA, contratos legalizados Usuarias, Comunidades vulnerables y vulneradas
Gua de Procedimientos contractuales, Manual Ejecutar proyectos para poblacin vulnerada y vulnerable a travs de Organizaciones Operadores, Organizaciones Usuarias, Instituciones
Delegacin Unin Europea, Banco Mundial Proyectos ejecutados
Operativo, POA Socias Pblicas, Comunidades vulnerables y vulneradas
Delegacin Unin Europea, Banco Mundial ; Gua de Procedimientos contractuales, Manual Ejecutar contratos para consultorias, estudios, intercambios de experiencias, Organizaciones Socias, Comunidades vulnerables y
Contratos ejecutados
Proceso de Contratacin Operativo, POG, POA, Contratos comunicaciones y otros, que apoyan la implementacin del Proyecto vulneradas
Acompaamiento, capacitacin y asesoria
Unidad Coordinadora del Proyecto -(UCP),
Acompaar, capacitar y asesorar a las Organizaciones Socias brindadas para la implementacin del Organizaciones Socias
Unidades Territoriales (UT) H programa
Gua de Procedimientos contractuales, Manual
Operativo
Organizaciones Socias, Unidad Coordinadora del Fortalecer institucionalmente a Organizaciones Usuarias, Operadores e Instituciones Organizaciones Usuarias, Operadores e Organizaciones Usuarias, Operadores e Instituciones
Proyecto -(UCP), Consultores Externos Pblicas Instituciones Pblicas fortalecidas Pblicas
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las
Orientaciones y metodologa Prcticas y controles ambientales aplicados rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal
de Gestin Administrativa prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso Prcticas y controles de seguridad y salud

Orientaciones y metodologa Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal
de Talento Humano ocupacional aplicados
Fichas de seguimiento, Informes de Informes trimestrales y semestrales de

Organizaciones Socias, Operadores, Consultores
supervisin, Informes regionales de Realizar seguimiento a la implementacin , ejecucin e impacto de los proyectos seguimiento, Informe Evaluacin de Impactos Banco Mundial, Delegacin Unin Europea
Externos, Supervisores
seguimiento, Informes de avance Tempranos
Planilla para el control de producto y/o servicio

Direccionamiento estratgico (Calidad), Secretaria Asesora - Realimentacin, guia de producto Secretaria Tcnica del Comit de Gestin Integral;
Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme no conforme, Cuadro de seguimiento de
Tcnica del Comit de Gestin Integral y/o servicio no conforme Direccionamiento estratgico (Calidad)
producto y/o servicio no conforme
Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP); Proceso Directrices para la construccin de los Proceso de Direccionamiento Estratgico; Proceso de
Realizar medicin y seguimiento a los indicadores Tablero de Control actualizado
de Planeacin indicadores. Planeacin.
V
Resultados de la aplicacin de instrumentos de Gerencia de Servicios y soluciones; Proceso de
Clientes - Usuarios Evaluar satisfaccin del cliente Informe y anlisis de mediciones realizadas
medicin Planeacin; Proceso de Direccionamiento Estratgico
Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) - Informes de Seguimiento, Ayudas de memoria Programas ejecutados y Personal Proceso Direccionamiento Estratgico; Banco Mundial;
Analizar resultados de las Misiones de Evaluacin por parte de las Fuentes de Financiacin
Organizaciones Socias (OS) de las Misiones sensibilizado Delegacin Unin Europea
Proceso direccionamiento estratgico; Proceso gestin
Programas ejecutados y Personal
Auditores Externos Hallazgos de la auditoria Analizar resultados de las Auditorias realizadas financiera; Banco Mundial; Delegacin Unin Europea,
sensibilizado
Organismos de certificacin, Entes de control.
Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o Evaluar satisfaccin del Cliente/Usuario Atender y Gerencia de servicios y soluciones - Proceso planeacin -
Comunidad beneficiada- Usuarios del programa Cuadro de estadstica de resultados y anlisis
evaluacin de satisfaccin consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Proceso direccionamiento estratgico

Contratistas, Usuarios/Beneficiarios del Proceso, Acciones de Mejora, actualizacin/ajustes al Proceso Control y Seguimiento - Proceso
Procesos Accin Social.
oportunidades de mejora, informes de A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
Mapa de riesgos Direccionamiento estratgico
auditora.
43
11.11 CARACTERIZACIN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ
Apoyar a la poblacin vulnerada y vulnerable en regiones afectadas por la violencia, mediante proyectos socioeconmicos, culturales, polticos y de fortalecimiento de la institucionalidad pblica, que contribuyan a la paz
y al desarrollo.
Responsable: Coordinador Nacional Proceso Paz y Desarrollo y Laboratorios de Paz

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE RECURSOS ENTREGADOS POR LOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL
INTERACTUA PROCESOS SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
Planificacin y gestin financiera, seguimiento y monitoreo
Gestin Financiera
financiero
Seleccin de contratistas
Capacitacin
Gestin de Talento Humano
Trmite de Comisiones de servicios y Viticos
Programa de Seguridad y salud ocupacional Informes semestrales de Seguimiento

BM, Contratos de subvencin con
Soporte informtico; apoyo en diseo e implementacin sistema Manual Operativo Paz y Desarrollo. 5)Gua Prctica de Manual Operativo Paz y
Tecnologa de Informacin Operadores, Contratos nter
de seguimiento, monitoreo y evaluacin Procedimientos de Contratacin de la Comunidad Desarrollo, Gua de
administrativos con las Organizaciones
Europea, Contrato de Emprstito Banco Mundial., Procedimientos Contractuales,
Apoyo legal Conceptos jurdicos Socias, POAs Laboratorios de Paz y Paz
Convenios de Financiacin Especificos Laboratorios de Manual de adquisiciones Banco
y Desarrollo, POG Laboratorios de Paz,
Apoyo para divulgacin de informacin; apoyo en procesos Paz I, II y III., Decreto 540 de 2002 - Exencin de Mundial, Gua de Visibilidad de
Comunicaciones Informes trimestrales de avances fsico y
licitatorios Impuestos, Ley 80 de 1993 - Decreto 1150 de 2007, la Unin Europea, Manuales de
financiero, Contratos de adquisicin de
Documento CONPES 3395 de noviembre 17 de 2005, Procedimientos documentados,
Infraestructura y servicios generales, programas de Gestin bienes y servicios, Convenio Especifico
Gestin Administrativa ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Plan Indicadores. Ver Lista
Ambiental de Financiacin, Contrato de Emprstito
Y OHSAS 18001:2007 Maestra de Documentos.
Banco Mundial. Ver Tabla de Control de
Gestin de licitaciones, contratos y liquidaciones, seguimiento a la
Registros.
Contratacin y Adquisicin de Bienes y Servicios calidad de los proveedores (fichas de reevaluacin y satisfaccin
del cliente)
Planeacin Planes de Accin: Inscripcin proyectos BPIN
Gestin y Administracin Documental Asesoria y capacitacin

Auditorias Internas y Retroalimentacin. Seguimiento Acciones
preventivas y correctivas
44
11.12 CARACTERIZACIN PROCESO FONDO PARA LA REPARACIN DE LAS VCTIMAS
Objetivo del proceso: Reparacin a las Vctimas de la Violencia, en cumplimiento de las Sentencias Judiciales proferidas por los Tribunales de Justicia y Paz y de las Recomendaciones de la Comisin Nacional de Reparacin y Reconciliacin, en el marco
de la ley 975 de 2005 y normas complementarias.
Responsable: Subdirector (a) Atencin a Victimas de la Violencia
Desarrollar el sistema de informacin.

O.I.M. Apoyo y capacitacin Sistema de informacin Sistema de informacin FRV Equipo FRV
Capacitacin para el manejo del sistema de informacin
Equipo FRV y reas de apoyo Preseleccin administradores Realizar la preseleccin de Administradores para los bienes del FRV Listado administradores preseleccionados Equipo FRV
Equipo FRV, administradores preseleccionados,

Mesas de trabajo Realizar mesas de trabajo, para la definicin de trminos de referencia definitivos Trminos de Referencia Equipo FRV
invitados de gremios y reas de apoyo
Federacin Nacional de Cafeteros Capacitacin Programa Jvenes Agricultores Capacitacin y visita a proyectos Informe Equipo FRV
P
Superintendencia de Notariado y Registro Capacitacin Alistamiento de Bienes Capacitacin y trabajo de campo Informe Equipo FRV
Programa Proteccin de Tierras de Accin Social Capacitacin Alistamiento de Bienes Capacitacin Programa Proteccin de Tierras Informe Equipo FRV
Equipo FRV Capacitacin en bienes Realizar autocapacitacin en tipos de bienes y su administracin Actas Equipo FRV
Fiscala Listado de Bienes Publicar listado de bienes en Nivel Nacional y Unidades Territoriales Sistema de informacin Accin Social, CNRR, Victimas, Usuarios
Vctima, Imputado o su defensor, Fiscal o Vctima, Imputado o su defensor, Fiscal o Ministerio

Citacin audiencia de conciliacin Participar en audiencia de conciliacin en su condicin de Ordenador del Gasto del FRV. Informe de audiencia
Ministerio Pblico Pblico
Enajenar los bienes (directamente o por martillo) Acta de venta y entrega de bienes Contratacin
Tribunales Sentencia Judicial
H Restituir los bienes o indemnizar a las vctimas segn sentencia judicial Acta de Entrega de bienes y/o indemnizacin Vctimas de la violencia
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de
Proceso de Gestin Administrativa prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Gestin Administrativa
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Prcticas y controles de seguridad y salud rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de
Proceso de Talento Humano ocupacional aplicados Talento Humano
Direccionamiento Estratgico (Calidad) Asesora - Realimentacin Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Anlisis y cuadro de control Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad)
Planeacin Asesora - Realimentacin Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial Resultados y anlisis de indicadores Planeacin - Direccionamiento Estratgico
V
Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin
evaluacin de satisfaccin consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccionamiento Estratgico

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social
oportunidades de mejora, informes de auditoria. A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de riesgos Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico

QUE INTERACTA SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
Gestin Administrativa Infraestructura y Servicios Generales
Gestin Financiera Administracin de Recursos

Apoyo Legal Conceptos jurdicos
Talento Humano Contratacin de Personal y organizacin de eventos Leyes, Decretos, Resoluciones,

Ley 975 de 2005. 2)Decreto 4760 de2005, decreto 3391 Acta de recibo, Documentos soporte
Circulares, Manuales, Formatos de
de 2006, Reglamento Interno del Fondo para la contratacin, Actas de entrega,
Comunicaciones Apoyo en divulgacin de informacin Accin Social y del proceso, Plan
Reparacin de las Vctimas. ISO informes. Ver Tabla de Control de
Gestin y Administracin Documental Correspondencia y Archivo Indicadores.
9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y Registros.
Ver Lista Maestra de
Adquisicin de Bienes y Servicios Apoyo logstico en compras. OHSAS 18001:2007 Ver Tabla de Control de Registros.
Documentos.
Tecnologa de Informacin Soporte tcnico, equipos de cmputo, correo electrnico
Control y Seguimiento Retroalimentacin del proceso
Planeacin Asesorias en BPIN, Documentos, Indicadores, procesos

45
11.13 CARACTERIZACIN PROCESO HBITAT Y VIVIENDA
Objetivo del proceso: Contribuir al mejoramiento de las necesidades bsicas habitacionales insatisfechas, que permita incrementar el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin objeto de intervencin de Accin Social a travs de
la generacin de condiciones adecuadas de habitabilidad o de la gestin para la vinculacin a los programas habitacionales de la poltica de vivienda social que desarrolla el Gobierno Nacional.
Responsable: Coordinador (a) Proceso de Hbitat y Vivienda

Directrices y Lineamientos, objetivos Plan de Accin
Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Direccionamiento Estratgico - Planeacin estratgicos Elaborar Plan de Accin anual Plan financiero.
Asignacin del Presupuesto Tablero de Control - Seguimiento
Direccionamiento Estratgico.
Proceso de planeacin.
Operadores locales de la estrategia de Mejoramiento de
Direccionamiento del Proceso de Hbitat y Vivienda. Cooperantes
Condiciones de Habitabilidad. informacin, estudios, esquemas de operacin Conformacin bsica de oferta
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. P Guas de Operacin Operadores locales.
Unidades Territoriales.
Ministerio de Agricultura.
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
reglamentacin aplicable matriz de requsitos legales Legal
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
ocupacional y de la reglamentacin aplicable requsitos legales Legal
Definir las metas por segmentos de atencin a partir del plan de accin y lineamientos de
Procesos misionales ACCIN SOCIAL.
Universidades, firmas consultoras, posibles la Direccin. Identificacin de oportunidades de generacin de oferta
Estrategia Juntos Red de Proteccin.
beneficiarios, Direccionamiento estratgico, procesos Informacin sobre vivienda y hbitat, Focalizar geogrficamente y poblacionalmente las intervenciones a realizar en Cronograma de eventos de divulgacin y promocin.
Unidades Territoriales ACCIN SOCIAL.
misionales de Accin Social, Entidades Territoriales, requerimientos, solicitudes conformidad con las lneas del proceso de Hbitat y Vivienda, ( Mejoramiento de Consolidar solicitudes de apoyo de mejoramiento de
Entidades Territoriales.
Cooperantes Intenacionales. condiciones de Habitabilidad, promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda condiciones de habitabilidad
Cooperantes
social y gestin e identificacin de oferta habitacional).
Entidades Cooperantes.
Solicitud de contratacin o adquisicin. Proceso de contratacin.
Universidades, firmas consultoras, posibles
Establecer acuerdos de cooperacin para el mejoramiento de condiciones de habitabilidad, Justificacin, solicitud de CDP. Entidades Operadoras.
beneficiarios, Direccionamiento estratgico, procesos Informacin sobre posibles proyectos, planes
promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda social y gestin e identificacin Trminos de referencia para acuerdos de entendimiento, Poblacin beneficiaria de subsidios de vivienda o
misionales de Accin Social, Entidades Territoriales, y programas a ser gestionados y apoyados
de oferta habitacional convenios o contratos. mejoramiento de condiciones de habitabilidad
Cooperantes Intenacionales.
Actas. atendidos por o con recursos de Accin Social.
Entidades Territoriales.
Proyectos identificados. Actas de aprobacin de intervenciones en mejoramiento de

Plan de Accin. condiciones de habitabilidad.
Realizar a travs de terceros intervencin en mejoramiento de condiciones de
Acuerdos de intervencin conjunta con Bases de datos de asignaciones de subsidios familiares de Grupo poblacin designado por la Alta Direccin para
habitabilidad, promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda social y gestin e
cooperantes. vivienda. atencin por parte del Proceso de Hbitat y Vivienda
H identificacin de oferta habitacional.
Acuerdos de apoyo con procesos misionales. Bases de datos de oferta de soluciones habitacionales.
Convenios interinstitucionales Agendas eventos de promocin y divulgacin.
Actas comits operativos convenios interinstitucionales.

Informes de supervisin de la estrategia de mejoramiento
de condiciones de habitabilidad.
Informes de ejecucin financiera y fsica de Realizar acompaamiento y seguimiento de la ejecucin de mejoramiento de condiciones Direccionamiento Estratgico.
Informes de asignaciones y pagos de los subsidios
proyectos: Asignaciones y pagos de subsidios de habitabilidad, promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda social y gestin Planeacin y seguimiento.
familiares de vivienda.
familiares de vivienda e identificacin de oferta habitacional Adquisicin de Bienes y Servicios.
Informes de oferta identificada de soluciones
habitacionales.
Lista de asistencia de eventos de promocin y divulgacin.
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso
Gestin Administrativa prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso de Gestin Administrativa
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso
Talento Humano aplicados de Talento Humano
Unidades Territoriales.
Plan de accin actualizado. Direccionamiento Estratgico.
Procesos misionales. acuerdos realizados, proceso interno de
Seguimiento a los acuerdos, convenios, anlisis de resultados. Tablero de control actualizado. Planeacin y seguimiento.
Operadores locales. control y seguimiento, equipos territoriales,
Seguimiento a acciones correctivas, preventivas o de mejora. Plan de indicadores. Unidades Territoriales.
Cooperantes. resultados de seguimiento a los indicadores
Cierre de acciones correctivas, preventivas o de mejora. Entidades Operadoras
Entidades Territoriales
Direccionamiento estratgico (Calidad) Asesora - Realimentacin V Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Anlisis y cuadro de control Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad)

Planeacin Asesora - Realimentacin Resultados y anlisis de indicadores Planeacin - Direccionamiento estratgico
INDICADORES)
evaluacin de satisfaccin Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccionamiento Estratgico
No Conformidades, anlisis de riesgos y Acciones correctivas y/o preventivas.

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social, Entidad
datos, oportunidades de mejora, informes de A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Seguimiento a las medidas correctivas y/o preventivas. Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico
certificadora
auditora. Cierre de las medidas correctivas y/o preventivas
46
11.13 CARACTERIZACIN PROCESO HBITAT Y VIVIENDA
Objetivo del proceso: Contribuir al mejoramiento de las necesidades bsicas habitacionales insatisfechas, que permita incrementar el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin objeto de intervencin de Accin Social a travs de
la generacin de condiciones adecuadas de habitabilidad o de la gestin para la vinculacin a los programas habitacionales de la poltica de vivienda social que desarrolla el Gobierno Nacional.
Responsable: Coordinador (a) Proceso de Hbitat y Vivienda

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE RECURSOS ENTREGADOS POR LOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL EJECUCIN DEL PROCESO
INTERACTUA PROCESOS SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
Recursos para pagos (CDP, RP, pago), plan

Gestin Financiera
financiero.
Recurso Humano, Bienestar, Viticos,
Capacitacin.
Plan de Accin.
Tecnologa de Informacin. Software, Hardware, correo electrnico, Max Leyes, Decretos y Resoluciones.
LEYES: Plan Financiero.
Sentencias.
No. 03/91, 387/97, 708/01, 400/97. Tablero de control.
Vehculos, Infraestructura, papelera, elementos de Circulares.
Gestin Administrativa Acuerdos, Convenios o
oficina, servicios generales. Gua de Mejoramiento de
DECRETOS: contratos.
Condiciones de Habitabilidad.
Apoyo logstico para eventos. 951/01, 975/04, 1526/05, 3169/04, 3169/05, Acta.
Comunicaciones Reglamento Operativo Programa
Visibilidad de las intervenciones. 2083/04, 3111/04, 2100/05, 2675/05, Ayuda de Memoria.
de Vivienda de Inters Social rural.
973/05, 4427/05, 4429/05, 3200/06, Archivo Estrategia de
Manual del facilitador.
4545/06, 094/07. Mejoramiento de Condiciones
Apoyo Legal. Conceptos Gua para la postulacin de
de Habitabilidad ejecutado.
proyectos para el subsidio de
RESOLUCIONES: Archivo Estrategia de
vivienda de inters social rural.
Gestin y Administracin Documental Correspondencia y elementos para archivo 01505/07 ACCION SOCIAL, No. 493/05 del Mejoramiento de Condiciones
Formularios e instructivos de
MADR, No. 058/06 MADR 0173/07 de Habitabilidad en ejecucin
presentacin de oferta de proyectos
Adquisicin de Bienes y Servicios. Compras de Bienes y Servicios. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO en custodia del Cooperante.
de VIS. Ver Lista
14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Ver Tabla de Control de
Maestra de Documentos.
Registros.
Contratacin Suscripcin y liquidacin de convenios y contratos.
Planeacin Plan de Accin
Control y Seguimiento. Mapa de Riesgos / Seguimiento Auditoras

47
11.14 CARACTERIZACIN PROCESO PROTECCION DE TIERRAS Y PATRIMONIO
Gestionar de manera efectiva, la Proteccin de los derechos de la Poblacin desplazada sobre la tierra y el territorio, ademas de servir de puente en el direccionamiento de recursos de la Cooperacin Internacional, para
lograr la aplicacion de las medidas y la tranasferencia a las instituciones competentes.
Responsable: Coordinador (a) Nacional Proceso Proteccin de Tierras y Patrimonio
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE

Direccionamiento Estratgico -
Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin Plan de Accin Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Planeacin
Plan Nacional de Desarrollo,

Polticas Pblicas y Planes Definicin de elementos estratgicos para la aplicacin de medidas de Lneas de Programacin definidas con
proteccion, formalizaciin de derechos sobre la tierra y los territorios y las Fuentes Cooperantes- Metas
Agencias u Organismos de Documentos de Estrategias y asesoria en la implementacin de mecanismos para reparar a las victimas. concertadas Poblacion Desplazada, Las Entidades
Cooperacin Internacional - programas de las Fuentes Pblicas Nacionales, Departramentales y
Macroprocesos de Gestin Social, Cooperantes Municipales, Agencias u Organismos de
Direccionamiento Estratgico, procesos
Cooperacin Internacional - y
de Soporte y Area de Calidad y Perfiles de proyectos o actividades Direccionamiento Estratgico de Accin
Mejoramiento Contnuo de Accin formulados por los cooperantes. P
Documentos de seguimiento o Social.
Social
Apoyar la formulacin de los distintos componentes del Proceso Tierras evaluacin de los componentes del
Criterios de definicin de programas Proceso
o proyectos, acordados con
cooperantes
Insumos para matriz de: aspectos e
rea de Calidad y Mejoramiento Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
Orientaciones y metodologa impactos ambientales, matriz de
Continuo ambientales y de la reglamentacin aplicable Apoyo Legal
requsitos legales
rea de Calidad y Mejoramiento Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la Insumos matriz de identificacin de rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
Continuo seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable peligros y matriz de requsitos legales Apoyo Legal
Proyectos o actividades de
cooperacin aprobados por las
Fuentes Cooperantes Poblacion Desplazada, Las Entidades
Informes mensuales de Avance Pblicas Nacionales, Departramentales y
Agencias u Organismos de
Cooperacin Internacional - Municipales, Agencias u Organismos de
Documentos de seguimiento y Concertacin de proyectos o actividades de oferta y demanda concooperantes
Macroprocesos de Gestin Social, Cooperacin Internacional - y
evaluacin con destino a las Direccionamiento Estratgico de Accin
Direccionamiento Estratgico, procesos
agencias e instituciones vinculadas Convenios o Documentos de Proyectos Social.
de Soporte y Area de Calidad y
al Proyecto firmados con las Fuentes Cooperantes
Mejoramiento Contnuo de Accin
Social
H
Programas de Seguridad y Salud
Participar en los programas de Seguridad y Salud Ocupacional y de Gestin Consultores Proceso Tierras, partes
Ocupacional y de Gestin Ambiental Cumplimiento de requisitos
Ambiental de la entidad interesadas
de Accin Social
rea de Calidad y Mejoramiento Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental,
Prcticas y controles ambientales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
Continuo / Proceso de Gestin Orientaciones y metodologa aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al
aplicados Proceso de Gestin Administrativa
Administrativa proceso
rea de Calidad y Mejoramiento

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud Prcticas y controles de seguridad y rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
Continuo / Proceso de Talento Orientaciones y metodologa
ocupacional. salud ocupacional aplicados Proceso de Talento Humano
Humano
Cooperacin Internacional -
Informes tcnicos, financieros, de Organismos de Cooperacin Internacional -
Macroprocesos de Gestin Social, Documentos de Proyectos o
auditora o seguimiento de los proyectos Entidades Pblicas Nacionales - Entidades
Direccionamiento Estratgico, procesos actividades de cooperacin en
Realizar Seguimiento a la ejecucin del Proceso Tierras o actividades de cooperacin en No Gubernamentales Nacionales e
de Soporte y Area de Calidad y ejecucin o sus Planes Operativos
ejecucin Internacionales,
Mejoramiento Contnuo de Accin
Social
V
Planeacin - Direccionamiento Estrategico
Direccionamiento estratgico (Calidad) Asesora - Retroalimentacin Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Anlisis y cuadro de control
(Calidad)
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (Ver
Planeacin Asesora - Retroalimentacin Resultados y anlisis de indicadores Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Plan de Indicadores) del proceso Tierras
Poblacion Desplazada Entidades Derechos de peticin, quejas,
Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin
Pblicas Nacionales Departamentales y reclamos y/o evaluacin de Cuadro de resultados y anlisis
Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccionamiento Estrategico
48
Municipales satisfaccin
11.14 CARACTERIZACIN PROCESO PROTECCION DE TIERRAS Y PATRIMONIO
Gestionar de manera efectiva, la Proteccin de los derechos de la Poblacin desplazada sobre la tierra y el territorio, ademas de servir de puente en el direccionamiento de recursos de la Cooperacin Internacional, para
lograr la aplicacion de las medidas y la tranasferencia a las instituciones competentes.
Responsable: Coordinador (a) Nacional Proceso Proteccin de Tierras y Patrimonio
Coordinar la adopcin de acciones de

mejoramiento sobre proyectos de
Cooperacin Internacional - Entidades
cooperacin en ejecucin por parte de
Pblicas Nacionales, Departramentales Agencias u Organismos de Cooperacin
Informes sobre el seguimiento a los las entidades ejecutoras
y Municipales, Entidades No Internacional - Entidades Pblicas Nacionales
acuerdos u orientaciones de los Acciones de Mejora para poner en marcha las recomendaciones a la ejecucin
Gubernamentales Nacionales e Departamentales y Municipales - Entidades
donantes de cooperacin de los proyectos y retroalimentacin al proceso
Internacionales, Macroprocesos de No Gubernamentales Nacionales - Accion
internacional o Nacional Propuestas de adiciones o
Gestin Social, Direccionamiento A Social, Direccionamiento Estratgico.
Estratgico y procesos de Soporte de modificaciones a la ejecucin de los
Accin Social proyectos de cooperacin
No Conformidades, anlisis de
Consultores, Contratistas, Procesos
riesgos, oportunidades de mejora, Poblacin Desplazada, Accin Social,
Accin Social, Control y Seguimiento y Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Planes de Mejora
informes de auditora intera y Cooperantes
externa

QUE INTERACTO SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
Alta cualificacin Profesional, etica,
Talento Humano, Bienestar Social, Seguridad transparencia en los procesos, agilidad en el
Talento Humano Ocupacional, Capacitacin servicio, desarrollo del Bienestar Social de los
consultores
Criterios de valoracin de actividades

Servicios generales. Recursos Presupuestales para Manual Banco Mundial -
Administrativa y Financiera Formulacin de Proyectos y
el funcionamiento y operacin del Proceso Criterios de aprobacin de contrapartidas a
Manual de Acceso a la
proyectos de cooperacin internacional
Cooperacin Int. Sistema de Informacin &
Ley 387/1997, Decreto 2007/01, Sentencia T Monitoreo SIME
025/2004, Sentencia C370/2005, Decreto Convenios o Documentos de
Apoyo Legal Conceptos Jurdicos 250/2005, Ley 975/2005, Ley 1152/2007, Proyectos de Cooperacin
Decreto 768/2007, Sentencia 821/2007 Internacional
Formatos estandarizados
Convenios de Copperacin y Contratos de CONVENIO MARCO CM-022 Ver otros especificados en
Contratacin
prestacin de Servicios, la Lista Maestra de
Documentos del Proceso
Correspondencia, acompaamiento, capacitacin,
asesoria y administracin del archivo
Requisitos de la Norma de Calidad: NTC ISO
9001:2008 Y NTC GP 1000:2004
Tcnicos y tecnolgicos: Equipos de Cmputo,
Tecnologa de Informacin
Software, Soporte Tcnico.
Comunicaciones Pagina WEB, divulgacin e imagen institucional. NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007
49
11.15 CARACTERIZACIN DEL PROCESO RED DE PROTECCIN PARA LA SUPERACIN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS
Objetivo del proceso: Promover y ejecutar acciones de acompaamiento familiar y comunitario a las familias que se encuentran en extrema pobreza o en situacin de desplazamiento.
Responsable: Coordinador Nacional de la Red JUNTOS

Proceso de Direccionamiento Estratgico y Proceso de Proceso de Direccionamiento Estratgico - Proceso
Planeacin de Planeacin
Departamento de Planeacin Nacional, Consejo Directivo

Compes 102, Manual de Operaciones Red JUNTOS, Operadores Sociales, administraciones municipales y
Red JUNTOS, Entidades vinculadas a la Red, proceso de Definir metodologas para desarrollar el Acompaamiento Familiar y Comunitario Metodologas-Documentos
directrices Consejo Directivo de la Red JUNTOS departamentales
Direccionamiento Estratgico
Familias en Accin-Subdireccin de Atencin a Poblacin Operadores Sociales, administraciones municipales y

Bases de datos P Realizar focalizacin de familias Plan de Cobertura
Desplazada departamentales
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
reglamentacin aplicable matriz de requsitos legales Legal
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud Insumos para panorama de peligros y matriz de requsitos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
ocupacional. legales Legal
Comit Operativo del Convenio Municipio y Departamento

Programacin de talleres institucionales de acceso Instalar la estrategia en el territorio (Conformacin de equipos locales, desarrollo del taller
Unidad Territorial, administraciones municipales y Instalado mediante acta, listas de asistencia y evaluaciones de Unidad Territorial, administraciones municipales y
preferente y fortalecimiento en departamentos y institucional de acceso preferente y fortalecimiento departamental y municipal, realizacin
departamentales los talleres institucionales de acceso preferente. Lnea Base departamentales
municipios comit operativo con municipio y/o departamento)
Territorial, Anlisis estructural y Mapa de oferta Local
Unidad Territorial, organizaciones, profesionales y tcnicos Propuestas y ofertas de contratacin, hojas de vida, Preseleccionar, seleccionar y gestionar y/o hacer seguimiento a la contratacin del Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores con contrato Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores, y
profesionales interesados documentos de soporte Acompaamiento Familiar y Comunitario perfeccionado administraciones municipales y departamentales
Coordinacin Territorial y de Capacitacin y Formacin, Programacin de capacitaciones y contenidos de Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores capacitados,
Capacitar a Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores
operadores, coordinadores locales y/o cogestores capacitacin H listas de asistencia y evaluacin de la capacitacin
Familias con acompaamiento, con Acuerdo de

Implementar el Acompaamiento Familiar y Comunitario
Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores, Corresponsabilidad suscrito, lnea de base familiar levantada, Familias con acompaamiento y administraciones
Plan de Cobertura de Familias (Levantar lnea base, Plan Familiar y Seguimiento a Logros) a travs de Operadores
administraciones municipales y departamentales plan familiar construido y reportes de seguimiento al municipales y departamentales
Sociales o directamente
cumplimiento de logros familiares del sistema de informacin
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso
Gestin Administrativa de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso de Gestin Administrativa
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso
Talento Humano ocupacional y de la reglamentacin aplicable requsitos legales de Talento Humano
Familias con acompaamiento, Unidad Territorial, Familias con acompaamiento, Unidad Territorial,
administraciones municipales y departamentales, administraciones municipales y departamentales,
Trminos de Referencia, contratos y metodologas de
entidades de control, otros procesos de ACCIN SOCIAL, Evaluar y verificar la implementacin del Acompaamiento Familiar y Comunitario Reporte y anlisis de la evaluacin entidades de control, otros procesos de ACCIN
evaluaciones
Direccionamiento Estratgico y Departamento Nacional de SOCIAL, Direccionamiento Estratgico y
Planeacin Departamento Nacional de Planeacin
Familias vinculadas a JUNTOS, Unidad Territorial, Familias con acompaamiento, Direccionamiento

Departamentos y Municipios Vinculados a JUNTOS, Esquema y metodologas de atencin y resolucin de Evaluar la satisfaccin de las familias, administraciones municipales y departamentales, Estratgico, GERESS, administraciones municipales
entidades de control, Procesos de Planeacin, Control quejas, reclamos y derechos de peticin y,
V atender y/o orientar a los beneficiarios para resolucin quejas y reclamos, peticiones y
Resolucin de quejas y reclamos y derechos de peticin,
y departamentales, Entidades y Programas que
resultados y anlisis de encuestas, sondeos y entrevistas.
Interno y Seguimiento, otros procesos de Accin Social y encuestas, sondeos, entrevistas sugerencias suministran oferta vinculadas a JUNTOS y Entidades
Direccionamiento Estratgico de Control.
Reporte de acompaamiento a las familias Matriz de Anlisis y control de producto y/o servicio No
Familias vinculadas a JUNTOS y Operadores Controlar producto y/o servicio No Conforme Familias con acompaamiento
vinculadas a JUNTOS Conforme
Coordinacin Territorial y Coordinacin de Oferta Direccionamiento Estratgico y Proceso de

Informacin insumo para medicin de indicadores Realizar medicin y seguimiento a los indicadores (VER PLAN DE INDICADORES) Resultado de anlisis a indicadores y Planes de Mejora
Institucional de JUNTOS Planeacin
Familias con acompaamiento, Unidad Territorial,

administraciones municipales y departamentales, No Conformidades, anlisis de riesgos y datos,
A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Planes de Mejora, Mapa de riesgos Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico
entidades de control, otros procesos de ACCIN SOCIAL y oportunidades de mejora, informes de auditora.
Direccionamiento Estratgico
11.15 CARACTERIZACIN DEL PROCESO RED DE PROTECCIN PARA LA SUPERACIN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS
Objetivo del proceso: Promover y ejecutar acciones de acompaamiento familiar y comunitario a las familias que se encuentran en extrema pobreza o en situacin de desplazamiento.
Responsable: Coordinador Nacional de la Red JUNTOS
50
PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL
INTERACTA SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
Administracin de recursos (CDP-RP) Y Apoyo en contratacin de
Gestin Financiera Ver Lista Maestra de Documentos. Ver Tabla de Control de Registros.
Encargo Fiduciario
Manual Operativo Actas

Infraestructura fsica, papelera, elementos de oficina y servicios
generales
Metodologas de Acompaamiento Ayudas de Memoria
Manuales de contratacin y de supervisores del

Adquisicin de Bienes y Servicios Compras de bienes y servicios Convenios
FIP
Computadores, impresoras lser, correo electrnico, soporte tcnico,

Reportes de Sistema de informacin
Tecnologa de la Informacin software para anlisis y cruces de bases de datos, Soporte para diseo Leyes y decretos
de JUNTOS
y puesta en marcha del sistema de Informacin de JUNTOS Plan Nacional de Desarrollo, Conpes Social 102 de 2006,
Actas del Consejo Directivo, Manual Operativo - Norma
NTC-ISO 9001, GP 1000, OHSAS 18001 y NTC ISO
14001. Documentos y Metodologas
Contratos y Liquidaciones Asesoras, Contratos y Convenios Perfeccionados Directivas Presidenciales

Formatos diligenciados
Gestin de Talento Humano Personal, viticos, capacitacin, bienestar, salud ocupacional Resoluciones y circulares vigentes
Apoyo en eventos y divulgacin en medios masivos de comunicacin, y

Gestin de Comunicaciones Informes de Gestin y de Evaluacin Contratos
diseo de material impreso
Apoyo Legal Conceptos Jurdicos Conpes Social 102 de 2006

Listas de Asistencia
Gestin y Administracin Documental Correspondencia y archivo Guas y protocolos
51
11.16 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE OFERTA Y DEMANDA DE COOPERACIN INTERNACIONAL
Gestionar de manera eficaz, eficiente y efectiva, recursos de Cooperacin Internacional pblicos y privados que recibe y otorga el pas, mediante la participacin en el ciclo de vida de la Cooperacin Internacional, buscando la seguridad y salud ocupacional de funcionarios y
Objetivo del proceso: partes interesadas y la conservacin del medio ambiente en dicha gestin.
Responsable: Coordinador Direccin Tcnica de Cooperacin Internacional

Planeacin - Direccionamiento
Direccionamiento Estratgico - Planeacin Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin Plan de Accin
Estratgico
Documentos de Estrategias, polticas y programas de Documentos de Estrategia de Cooperacin del Gobierno
las Fuentes Cooperantes pblicas o privadas. PROGRAMACIN Nacional y de las Fuentes Cooperantes
Definicin de elementos estratgicos de la Cooperacin Internacional
Lneas de Programacin definidas con las Fuentes
Planes, polticas y programas nacionales de desarrollo
Cooperantes
Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Documentos de seguimiento o evaluacin de las Embajadas, Agencias u Organismos de
Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Perfiles de proyectos o actividades de cooperacin Comisiones Mixtas u otras instancias de negociacin Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas
P
Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales formulados por los clientes o por misiones Nacionales e Internacionales - Entidades No
Conceptos de la Direccin de Cooperacin Internacional
e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social, internacionales. Gubernamentales Nacionales e Internacionales -
de Accin Social sobre los proyectos o actividades de
Direccionamiento Estratgico, procesos de Soporte y Area de Macroprocesos de Gestin Social y
APOYO A LA FORMULACIN Cooperacin Internacional
Calidad y Mejoramiento Contnuo de Accin Social Direccionamiento Estratgico de Accin Social.
Apoyar la formulacin de proyectos o actividades de Cooperacin
Internacional Avales o No Objeciones de la DCI de Accin Social a
proyectos o actividades presentados por ONG u
Criterios de definicin de programas o proyectos, organismos de la sociedad civil
acordados con las fuentes cooperantes
Concepto del DNP o Ministerios sobre proyectos o
actividades de cooperacin, cuando sea necesario.
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
ambientales y de la reglamentacin aplicable matriz de requsitos legales Apoyo Legal
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la Insumos para panorama de peligros y matriz de requsitos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
seguridad y salud ocupacional. legales Apoyo Legal
Proyectos o actividades de cooperacin aprobados por

la Direccin de Cooperacin Internacional de Accin
Social o por las Fuentes Cooperantes Montos, reas globales y acuerdos de cooperacin
aprobados en Comisiones Mixtas u otras instancias de
Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin negociacin Embajadas, Agencias u Organismos de
Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Documentos de seguimiento o evaluacin de las Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas
NEGOCIACIN
Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales Comisiones Mixtas u otros procesos de negociacin Nacionales e Internacionales - Entidades No
e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social, H Realizar la concertacin de proyectos o actividades de oferta y demanda,
Gubernamentales Nacionales e Internacionales -
con las fuentes cooperantes
Direccionamiento Estratgico, procesos de Soporte y Area de Macroprocesos de Gestin Social y
Calidad y Mejoramiento Contnuo de Accin Social Conceptos tcnicos del DNP o Ministerios sobre Direccionamiento Estratgico de Accin Social.
proyectos o actividades de cooperacin. Convenios o Documentos de Proyectos firmados con las
Fuentes Cooperantes
Lneas de Programacin definidas con las Fuentes
Cooperantes
Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental,
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
Orientaciones y metodologa aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al Prcticas y controles ambientales aplicados
Gestin Administrativa Proceso de Gestin Administrativa
proceso
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
Talento Humano seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable requsitos legales Proceso de Talento Humano
Embajadas, Agencias u Organismos de

Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin
SEGUIMIENTO Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas
Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Documentos de Proyectos o actividades de Informes tcnicos, financieros, de auditora o seguimiento
Realizar Seguimiento a la ejecucin de proyectos o actividades de Nacionales e Internacionales - Entidades No
Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales cooperacin en ejecucin o sus Planes Operativos de los proyectos o actividades de cooperacin en ejecucin
Cooperacin Internacional. Gubernamentales Nacionales e Internacionales,
e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social.
Macroprocesos de Gestin Social.
Planeacin - Direccionamiento estrategico

Direccionamiento estratgico (Calidad) Asesora - Retroalimentacin Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Anlisis y cuadro de control
V (Calidad)
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial
(Ver Plan de Indicadores)
Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin

Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin
Cuadro de resultados y anlisis
Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales de satisfaccin Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccionamiento estrategico
e Internacionales.
Coordinar la adopcin de acciones de mejoramiento sobre

Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Embajadas, Agencias u Organismos de
proyectos de cooperacin en ejecucin por parte de las
Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas
ACCIONES DE MEJORA entidades ejecutoras
Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales Informes sobre el seguimiento a los proyectos de Nacionales e Internacionales - Entidades No
Realizar recomendaciones a la ejecucin de los proyectos y
e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social, cooperacin internacional Gubernamentales Nacionales e Internacionales -
retroalimentacin al proceso
Direccionamiento Estratgico y procesos de Soporte de Accin Propuestas de adiciones o modificaciones a la ejecucin Macroproceso de Gestin Social,
Social A de los proyectos de cooperacin Direccionamiento Estratgico.
Clientes-Usuarios, Macroproceso Gestin Social,

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social, Procesos de
No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, Comit de Gestin Integral, Procesos de
Planeacin, Control y Seguimiento y de Direccionamiento Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Planes de Mejora
oportunidades de mejora, informes de auditora. Planeacin, Control y Seguimiento,
Estrategico
52
11.16 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE OFERTA Y DEMANDA DE COOPERACIN INTERNACIONAL
Gestionar de manera eficaz, eficiente y efectiva, recursos de Cooperacin Internacional pblicos y privados que recibe y otorga el pas, mediante la participacin en el ciclo de vida de la Cooperacin Internacional, buscando la seguridad y salud ocupacional de funcionarios y
Objetivo del proceso: partes interesadas y la conservacin del medio ambiente en dicha gestin.
Responsable: Coordinador Direccin Tcnica de Cooperacin Internacional
REQUISITOS QUE APLICAN DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS
PARA EL DESEMPEO DEL EJECUCIN DEL PROCESO
INTERACTO SOPORTE
PROCESO Documentos Registros
Recurso Humano, viticos, tiquetes, bienestar social, seguridad y salud
Talento Humano ocupacional y capacitacin
Administrativa Infraestructura, servicios generales, suministros y equipos
Decreto 2467 de 2005 (Fusin),Criterios

Recursos de Presupuesto para funcionamiento y operacin del FOCAI. de seleccin de los proyectos de
Financiera Provisin de Contrapartidas y Cesin de Cupos Presupuestales para cooperacin internacional, Criterios para
Manual de Formulacin de Proyectos y
administracin de recursos de cooperacin. otorgamiento de aval o no objecin a
Manual de Acceso a la Cooperacin Int.
proyectos de ONG o entidades del sector Sistema de Informacin de la Ayuda
Apoyo Legal Conceptos Jurdicos privado, Criterios de seleccin de los Oficial al Desarrollo (SIAOD)
Convenios o Documentos de Proyectos
proyectos de cooperacin internacional,
de Cooperacin Internacional
Criterios de aprobacin de contrapartidas
a proyectos de cooperacin internacional, Formatos estandarizados
Correspondencia, acompaamiento, capacitacin, asesoria y Acuerdo No. 16 de 21 de noviembre de
Gestin y Administracin Documental Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de
administracin del archivo 2005, que reglamenta el FOCAI. Ver Tabla de Control de Registros.
Documentos.
NTC ISO 9001:2008 - NTC GP
1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS
Tcnicos y tecnolgicos: Equipos de Cmputo, Software, SIAOD. 18001:2007
Soporte Tcnico.
Edicin del Boletn de Cooperacin, divulgacin e imagen institucional,

Comunicaciones
pgina de internet
53
11.17 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA
Objetivo del proceso: Administrar y custodiar los recursos fsicos y servicios de ACCIN SOCIAL , con el fin de proporcionar a todos los procesos de la Entidad los productos necesarios para el normal funcionamiento.
Responsable: Coordinador Nacional Proceso de Gestin Administrativa
Programar contratacin de adquisicin para infraestructura y servicios (arriendos,

fotocopias, vigilancia, parqueaderos, Aseo y cafetera, plizas, adecuaciones,
Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios y/o
mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor, combustible, bienes de Solicitud de adquisicin y/o contratacin
Lista de necesidades de infraestructura y Contratacin
Todos los Procesos y Nivel Territorial consumo y devolutivos y las adquisiciones de funcionamiento encaminadas al
servicios P mantenimiento del Sistema de Gestin Integral- Calidad, OHSAS y Ambiental).
Programar entregas de bienes de consumo y devolutivos (elementos de oficina, papelera

Cronograma Todos los Procesos y Nivel Territorial
y bienes muebles)
Recibir bienes y servicios a satisfaccin, administrarlos y/o almacenarlos y entregar a los

Proveedores de bienes y servicios Producto o servicio Bien o servicio almacenado y entregado Todos los Procesos y Nivel Territorial
usuarios.
Proveedores de bienes y servicios - Todos los Factura y/o cuenta de cobro y recibido a
Trmite de pagos de servicios pblicos, contratos y ordenes de servicios Solicitud de pago y recibido a satisfaccin Proceso Gestin Financiera
Procesos y Nivel Territorial satisfaccin
Todos los procesos y Nivel Territorial Solicitud indemnizacin de siniestros Trmite de siniestros Siniestros indemnizados Aseguradora, Todos los procesos y Nivel Territorial
Aseguradora Pliza de seguros Aseguramiento de bienes (existentes, inclusin o exclusin) Bienes asegurados Todos los Procesos y Nivel Territorial
Prestar los servicios de aseo y cafetera, fotocopiado, mantenimientos y adecuaciones

Todos los Procesos y Nivel Territorial Solicitud de servicios generales Servicios generales prestados Todos los Procesos y Nivel Territorial
locativas, recepcin, conmutador y manejo y coordinacin del strip telefnico.
H Prestar los servicios de transportes (entregas de vales y legalizacin combustible,
Todos los Procesos y Nivel Territorial Solicitud de servicios de transporte solicitudes de transporte, control mantenimientos vehculos, control vehculos arrendados, Servicios de transporte prestados Todos los Procesos y Nivel Territorial
servicio de parqueaderos).
Solicitud de pagos de bienes y servicios

Todos los Procesos y Nivel Territorial Legalizacin de pagos por caja menor (Recibir documentacin) Pagos por caja menor efectuados Proveedores Bienes y Servicios
por caja menor
Almacn General e Inventarios Verificacin de inventarios Revisin, ajuste y actualizacin de los inventarios de la entidad Inventarios actualizados Todos los Procesos y Nivel Territorial
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /

Orientaciones y metodologa Definir y comunicar y desarrollar las actividades del programa de gestin ambiental Prcticas y controles ambientales aplicados Todos los Procesos y Unidades Territoriales
Proceso de Gestin Administrativa
Verificar los pagos efectuados mensualmente de servicios pblicos, contratos

Proceso Control y Seguimiento Informacin austeridad en el gasto Informe Austeridad en el Gasto Pblico Proceso de Control y Seguimiento
administrativos.
V Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE

INDICADORES)
Derechos de peticin, quejas, reclamos Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin
y/o evaluacin de satisfaccin consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccionamiento estratgico

Social
datos, oportunidades de mejora, informes A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Planes de Mejora Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico
de auditoria.
54
11.17 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA
Objetivo del proceso: Administrar y custodiar los recursos fsicos y servicios de ACCIN SOCIAL , con el fin de proporcionar a todos los procesos de la Entidad los productos necesarios para el normal funcionamiento.
Responsable: Coordinador Nacional Proceso de Gestin Administrativa

Software, Hardware, computadores, correo electrnico y voz
Tecnologas de informacin
IP
Gestin Financiera Pago servicios
Gestin Talento Humano Recurso Humano, Bienestar, Viticos
Apoyo Legal Conceptos
Manual de Procesos y
Gestin y Administracin Documental Correspondencia y archivo Ley 80/93, Decreto 2170/02, Ley 1150/07, Ley 87/93, procedimientos.
Ley 487/88, Ley 594/00, Ley 872/03, Decreto 1813/00, Manual del Sistema de Gestin
Adquisicin de Bienes y Servicios Compras solicitadas Decreto 2467/05, Resolucin 6483/04, Resolucin Integral,
Ver Tabla de Control de
787/05, Cdigo de Comercio, Resolucin 117 de 2005 Manual de seguros,Plan
Indicadores, Registros.
ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Manual de Contratacin FIP.
Y OHSAS 18001:2007 Manual de Supervisin FIP
Control y Seguimiento Retroalimentacin al proceso Ver Lista Maestra de
Documentos.
Comunicaciones Apoyo Logstico

55
11.18 CARACTERIZACIN PROCESO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
Objetivo del proceso: Planear, adquirir y realizar seguimiento a los Bienes y Servicios entregados al cliente interno cumpliendo los requisitos de la entidad, con proveedores calificados, en forma oportuna y eficaz de acuerdo con las necesidades de los proc
Responsable: Coordinadora Proces de Adquisicin de Bienes y Servicios

Planeacin Planeacin - Direccionamiento
Estratgico
Todos los procesos Solicitud de posibles compras Compilar Plan de Compras Anual Plan de Compras
Plan Ajustado Sondeo de Mercado Plan de Compras

Proceso Direccionamiento Estratgico Asignacin de Recursos de la Vigencia Plan Compras Final Proceso Direccionamiento Estratgico
de Compras
P Reportar SICE
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
ambientales y de la reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales Legal
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la Insumos matriz de identificacin de peligros y rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable matriz de requsitos legales Legal
Verificar la Hoja Verde

Solicitud Adquisicin de Bienes y
Consultar Plan de Compras
Todos los procesos Servicios aprobada (Hoja Verde), Cuadro Comparativo Todos los Procesos
impresa y en medio magnetico. Consultar SICE
Sondeo de Mercado
Para Minima Cuantia se recibe la documentacin y se verifica
Elaboracin de la Orden y/o Contrato Orden y/o Contrato
Solicitar firmas, Registro Presupuestal

Todos los procesos Documentacin para contratacin Todos los Procesos
Digitalizacion de la Orden y/o Contrato Orden y/o Contrato Digitalizado
H Publicacin en la Pgina Web Publicacin
Liquidacin de la Orden y/o Contato Acta Liquidacin

Contratacin Contrato Legalizado Efectuar el Seguimiento al recibir el bien o servicio del proveedor y
Seguimiento Todos los Procesos
Proveerdor Bien o Servicio posterior entrega al solicitante.

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
/ Proceso de Gestin Administrativa Proceso de Gestin Administrativa
proceso
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y Prcticas y controles de seguridad y salud rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
/ Proceso de Talento Humano salud ocupacional. ocupacional aplicados Proceso de Talento Humano
Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme (Aplicacin de la Planeacin - Direccionamiento Estratgico

Direccionamiento estratgico (Calidad) Asesora - Realimentacin Anlisis, cuadro de control y Encuesta
Encuesta) (Calidad)
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial

Planeacin Asesora - Realimentacin Resultados y anlisis de indicadores Planeacin - Direccionamiento Estratgico
(VER PLAN DE INDICADORES)
V
Derechos de peticin, quejas, reclamos Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin
y/o evaluacin de satisfaccin Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccionamiento Estratgico
Direccionamiento Estrategico, Responsable del

Supervisin del Contrato Reevaluacin de Proveedores Realizar Visitas de Seguimiento, evaluacin y ficha. Informes y Actas
Proceso y Supervisor

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Control y Seguimiento - Direccionamiento
Social
datos, oportunidades de mejora, A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de riesgos
Estratgico
informes de auditora.
56
11.18 CARACTERIZACIN PROCESO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
Objetivo del proceso: Planear, adquirir y realizar seguimiento a los Bienes y Servicios entregados al cliente interno cumpliendo los requisitos de la entidad, con proveedores calificados, en forma oportuna y eficaz de acuerdo con las necesidades de los proc
Responsable: Coordinadora Proces de Adquisicin de Bienes y Servicios
REQUISITOS QUE APLICAN DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES

PROCESOS SOPORTE CON RECURSOS ENTREGADOS POR LOS
PARA EL DESEMPEO DEL PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO
LOS QUE INTERACTUA PROCESOS SOPORTE
Computadores, Software, Capacitacin, correo electrnico
Tecnologias de Informacin
y voz IP
Gestin Financiera Recursos Financieros (CDP y RP)
Ley 80 de 1993 "Estatuto General de

Contratacin", Ley 1150/2007 y Decreto
Coordinadores, Asesores, Profesionales y personal 066/2008, Ley 598 de 2000 "Contratacin
Gestin Talento Humano
asistencial del proceso. Estatal SICE", Ley 594 de 2000 "Ley Formatos ACCIN SOCIAL,
General de Archivos", Decreto 2467 de 2005 Formatos del proceso (LMD), Sondeo de
"Fusin de la Agencia Colombiana de Leyes, Decretos, Resoluciones, Mercado,Reevaluacin de
Contratos y Liquidaciones - Apoyo Legal Contratos y Conceptos Cooperacin Internacional, ACCI, a la Red Circulares y normas, Proveedores, Seguimiento
de Solidaridad Social, RSS, Decreto 2170 de Procedimientos, Manual de Proveedores, Seguimiento a
2002 " Reglamentario de la Ley 80 de 1993 Calidad, Plan Indicadores. Ver Producto, Informe Encuesta.Ver
de Contratacin", Ley 789 de 2002 y Ley Lista Maestra de Tabla de Control de Registros.
Gestin y Administracin Documental Correspondencia y Archivo
828 de 2003 "Se solicita Certificado de Paz y Documentos.
Salvo de aportes parafiscales". ISO
Infraestructura, papeleria, elementos de oficina, servicios 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO
generales 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Publicaciones en Pgina Web y Portal nico de
Comunicaciones
Contratacin.
57
11.19 CARACTERIZACIN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES
Objetivo del proceso: Garantizar a la Entidad que los procesos de contratacin que se adelantan se basen en los principios de transparencia, eficiacia, igualdad y seleccin objetiva, actuando de manera oportuna para el cumplimiento de los objetivos de
Accin Social. Una vez los contratos y convenios se encuentren ejecutados o dentro de las causales contempladas en la Ley, proceder a liquidarlos de manera bilateral o unilateral, segn sea el caso. Si la entidad perdio competencia, se debe realizar el
trmite de liquidacin a travs de acta administrativa.
Responsable: Coordinador Proceso de Contratos y Liquidaciones

Proceso Direccionamiento Estratgico -
Planeacin
Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin Plan de Accin Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Delegacin de la UE para Colombia y Plan de Contratacin para Paz y Gestionar aprobacin del Plan de Contratacin por parte de la Direccin y ejecutar Plan de Contratacin Anual Aprobado y
Ecuador Desarrollo y Laboratorios de Paz oportunamente Contratos elaborados
Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Proceso de Direccionamiento Estratgico Plan de compras anual Elaborar Plan de Contratacin Anual Plan de Contratacin Anual Planeacin - Direccionamiento Estratgico
P
Adquisiciones (Licitacin Pblica, Seleccin Documentos ( Proceso solicitante radica El Proceso de Adquisiciones realiza estudio de mercado y lo entrega, junto con el formato
Estudio de Mercado Proceso Solicitante
Abreviada-Concurso de Mritos) hoja verde-estudio de mercado) al proceso solicitante
Realizar estudio previo y solicitud de CDP. Una vez realizados, organizar expediente y Expediente (Formato-Estudio de Mercado,
Proceso Solicitante Formato-Estudio de Mercado Proceso Solicitante
radicar en Secretara General/Direccin General estudio previo y solicitud de CDP)
Secretara General/Direccin General Expediente Suscribir Formato - Hoja Verde Formato suscrito Proceso Solicitante
Financiera Expediente Trmite de CDP CDP Proceso Solicitante
Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos Proceso de Contratos en Coordinacin con Proceso solicitante y Proceso de Financiera:
Prepliegos Prepliegos ajustados Proceso Solicitante
y Liquidaciones elaborar prepliegos de condiciones
Coordinar publicacin de prepliegos, formato de estudio de mercado, estudios previos,

Proceso Solicitante Prepliegos ajustados constancia de envo de informacin a la Cmara de Comercio, proyecto de minuta de Publicacin de Documentos
contrato, en la pgina WEB, en el Portal nico de Contratacin y SECOP
Proceso de Contratos en Coordinacin con Proceso solicitante y Proceso de Financiera:

Posibles Oferentes Observaciones a los prepliegos Publicacin de respuesta a observaciones
Responder y coordinar publicacin de respuesta a observaciones
Proceso Solicitante
Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos Ajustar pliegos de condiciones y coordinar publicacin de pliegos definitivos y Resolucin Publicacin de pliegos definitvos y Resolucin
Pliegos de Condiciones
y Liquidaciones de Apertura en la pgina WEB y en el Portal nico de Contratacin de Apertura
Proponentes, Proceso Solicitante,

Solicitud de adendos Proyectar Adendo Publicacin de Adendo
Finanaciera y Contratos y Liquidaciones
Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones: Realizar evaluacin, de

Proponente Oferta acuerdo a su competencia y publicar en la pgina WEB la evaluacin tcnica, econmica, Evaluacin
financiera y jurdica
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008: Resolucin adjudicando o
Proponente Observaciones informe de evaluacin
declaracin desierta: Previa recomendacin de contratacin, se elabora contrato.
Contrato y/o Declaracin de Desierta Contratista, Supervisor
Tramitar firma del ordenador del gasto, solictar Registro Presupuestal y enviar a la
Proceso Solicitante Contrato Firmado por el contratista
Dependencia Solicitante para que solicite la pliza al contratista.
Copia del Contrato Dependencia Solicitante
Oficio de remisin al Supervisor con copia del

Proceso Solicitante Pliza o garantas Aprobacin de la pliza o garantas y remisin al Supervisor del Contrato Contrato, la pliza o garantas y la oferta del Supervisor del Contrato
contratista.
H
Coordinar publicacin del contrato en la pgina WEB, en el Portal nico de Contratacin y
Contratos y Liquidaciones Contrato perfeccionado y legalizado
SECOP
Contrato Proceso Comunicaciones
El rea de Contratos y Liquidaciones deber verificar mensualmente la base de datos de

los contratos que se encuentren vigentes, una vez identificados cules Contratos y
Convenios se vencen durante el mes siguiente se debe solicitar al Supervisor que informe
Expediente del contrato, acompaado de
si el contrato ser prorrogado o si puede iniciarse el correspondiente proceso de
Supervisor del Contrato los documentos necesarios para la Solicitud por correo electrnico Contratos y Liquidaciones
liquidacin, en este ltimo evento, el mismo deber remitir al Proceso de Contratos y
elaboracin del acta de liquidacin.
Liquidaciones el expediente,y el informe final de ejecucin, acompaado de la solicitud de
liquidacin.Cuando el Supervisor no conserve en custodia el respectivo expediente, deber
indicar, al momento de remitir los mencionados documentos, la ubicacin del mismo.
58
El rea de Contratos y Liquidaciones deber solicitar al Proceso de Financiera (Tesorera)

Proceso Gastin Financiera Certificacin Financiera. la respectiva certificacin financiera, donde consten los pagos efectuados al Contratista Solicitud mediante Orfeo Contratos y Liquidaciones
con base en el valor y forma de pago establecidos en el contrato.
11.19 CARACTERIZACIN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES
Objetivo del proceso: Garantizar a la Entidad que los procesos de contratacin que se adelantan se basen en los principios de transparencia, eficiacia, igualdad y seleccin objetiva, actuando de manera oportuna para el cumplimiento de los objetivos de
Accin Social. Una vez los contratos y convenios se encuentren ejecutados o dentro de las causales contempladas en la Ley, proceder a liquidarlos de manera bilateral o unilateral, segn sea el caso. Si la entidad perdio competencia, se debe realizar el
trmite de liquidacin a travs de acta administrativa.
Responsable: Coordinador Proceso de Contratos y Liquidaciones
Se remite el acta de liquidacin al Supervisor, para su respectiva revisin, aprobacin y Remisin de la minuta de liquidacin mediante
Contratos y Liquidaciones Minuta de Acta de liquidacin. Supervisor del Contrato
firma y para que solicite la firma del Contratista. Orfeo
Acta de liquidacin firmada por Una vez remite el Supervisor la respectiva acta con las firmas correspondientes, se trmita Remisin del Acta de Liquidacin mediante
Supervisor del Contrato Contratos y Liquidaciones
Supervisor y Contratista. la firma del Coordinador de Contratos y Liquidaciones y se coloca la fecha en la misma. Orfeo
Si el acta de liquidacin bilateral no es firmada por el Contratista, debera elaborarse la

Notificaciones - Citacin para notificacin
Contratos y Liquidaciones Resolucin Liquidacin Unilateral. Resolucin correspondiente a la liquidacin unilateral del contrato, que se notificar de
personal y/o Edicto Contratista
conformidad con lo establecido en la ley.
Remitir copia del acta de liquidacin del contrato al Proceso de Financiera (Tesorera), en
el evento de ordenarse en la misma la liberacin de un saldo a favor de la Entidad, o de un Remisin copia del Acta o Resolucin de
Contratos y Liquidaciones Remisin copia del Acta de Liquidacin.
pago a favor del Contratista, trmite que una vez elaborado le ser informado al Proceso Liquidacin mediante Orfeo Proceso Gestin Financiera
de Liquidaciones.
Remitisin del expediente al Archivo

Contratos y Liquidaciones
Central de la Entidad.
Se remitir el expediente al Archivo de la Entidad. Remisin del Expediente mediante Orfeo Archivo
Coordinar publicacin del acta o la Resolucin de Liquidacin en la pgina Web y en el Remisin copia del Acta o Resolucin de
Contratos y Liquidaciones Acta o Resolucin de Liquidacin.
Portal nico de Contratacin Liquidacin mediante Orfeo
Proceso Comunicaciones
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE Personal sensibilizado en mejores prcticas en
Proceso Planeacin Asesora - Realimentacin Procesos Planeacin - Direccionamiento estratgico
INDICADORES) seguridad y salud ocupacional
V
y/o evaluacin de satisfaccin Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccionamiento estratgico

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Procesos Control y Seguimiento - Direccionamiento
datos, oportunidades de mejora, informes A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de riesgos
Social estratgico
de auditora.
PROCESOS SOPORTE CON LOS RECURSOS ENTREGADOS POR LOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA
QUE INTERACTUA PROCESOS SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO LA EJECUCIN DEL PROCESO
Tecnologa de Informacin Computadores, correo electrnico y voz IP
Gestin Financiera Recursos Financieros - CDP-
Prepliegos, formato de estudio de

Ley 80 de 2003 y Decretos mercado, estudios previos,
Reglamentarios, Ley 1150 y constancia de envo de informacin a
Coordinadores, Asesores, Profesionales y decreto reglamentario. - Ley 487 la Cmara de Comercio, proyecto de
Asistentes del Proceso. Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios, Ley 1150 y de 1998 y decretos minuta de contrato, Resolucin de
decreto reglamentario, Ley 487 de 1998 y decretos reglamentarios. - Decreto Apertura, Respuestas a las
reglamentarios, Ley 594 de 2000, Ley 872 de 2003, 2647/05. - Ley 594/00. - Cdigos observaciones, Adendos,
Apoyo Adquisicin de Bienes o Servicios para Constitucin Poltica. 8)Manual de Contratacin FIP. Civil, de Comercio, Contencioso Comunicacin y/o resolucin de
Adquisicin de Bienes y Servicios
el proceso. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Administrativo y Constitucin adjudicacin o declaratoria de
Y OHSAS 18001:2007 Poltica. - Formatos del Proceso desierta, contrato, pliza, aprobacin
y Formatos de Accin Social, de pliza, Registro Presupuestal
Gestin y Administracin Documental Correspondencia y Archivo Plan Indicadores. Ver Lista (RP), otros, acta, resolucin de
Maestra de Documentos. liquidacin o acta administrativa. Ver
Tabla de Control de Registros.
Infraestructura, papelera, elementos de oficina,
servicios generales
Publicaciones en la pgina WEB y en el Portal

Comunicaciones
nico de Contratacin
59
11.20 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN FINANCIERA
Objetivo del proceso: Registrar, controlar y analizar los movimientos presupuestales y financieros de la entidad generando informacin contable y financiera razonable y oportuna que apoye la
toma de decisiones.
Responsable: COORDINADORA PROCESO DE GESTIN FINANCIERA.
Direccionamiento Estratgico Directrices y Lineamientos

P Elaborar Plan de Accin Plan de Accin Planeacin - Direccionamiento Estratgico.
Todos los procesos, auditoras externas, Todos los procesos, organismos del Estado,
Requerimientos. Elaborar cronograma de actividades. Cronograma.
organismos del Estado. auditoras externas.
Directrices y Lineamientos. Normatividad

Todos los procesos, auditoras externas,
del Ministerio de Hacienda, DIAN, Identificacin, anlisis y valoracin de riesgos. Mapa de riesgos Autocontrol - rea de Gestin Financiera
organismos del Estado.
Contadura General de la Nacin y otros.
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa Insumos para Matriz de peligros
ocupacional. Legal
Decreto de liquidacin del presupuesto.

Distribuir la apropiacin presupuestal y PAC a las asignaciones internas en el sistema SIIF
Ministerio de Hacienda Apropiacin y PAC disponible Todos los procesos.
PAC aprobado por el Ministerio de y recursos propios en el sistema PCT.
Hacienda.
Solicitud de Certificado de Disponibilidad

Ordenadores del gasto Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Todos los procesos.
Presupuestal.
Acto administrativo mediante el cual se Registro Presupuestal, registro de la cuenta

Ordenadores del gasto, contratacin, jurdica. Expedir el Registro Presupuestal y registrar la cuenta bancaria del beneficiario. Todos los procesos.
compromete el presupuesto. bancaria.
Orden de pago generada, pago para el caso

Elaborar la liquidacin del pago, modificar el plan de pagos, registrar en la contabilidad y
de recursos propios y comunicacin al Ministerio de Hacienda, organismos de cooperacin,
generar la orden de pago. Para el caso de recursos propios adems, hacer el
Todos los Procesos Solicitud de trmite de pago. beneficiario del pago.Solicitud de pago para el administradoras de recursos, todos los procesos y
pago.Elaborar la solicitud de pago para el caso de pagos a travs de organismos de
caso de organismos de cooperacin y finalmente los proveedores.
cooperacin y administradoras de recursos.
administradoras de recursos.
Organismos de cooperacin y
Informe de pagos. Revisin, verificacin, conciliacin y registro de los pagos en la contabilidad. Conciliacin y registro contable. Todos los procesos.
administradoras de recursos.
H
Informes del movimiento de los
Proceso de Gestin Administrativa Revisar y registrar en la contabilidad el movimiento de los inventarios. Registro Contable. Proceso de Gestin Financiera.
inventarios.
Informes de procesos jurdicos a favor y
Proceso de Apoyo Legal Registrar en la contabilidad. Registro Contable. Proceso de Gestin Financiera.
en contra de la entidad.
Resolucin y autorizacin de Minhacienda

Constitucin de las cajas menores. Caja menor constituda.
y Reglamento Interno de cajas menores.
UTs y procesos que manejan caja menor y

UTs y procesos que manejan caja menor.
Ministerio de Hacienda.
Legalizacin,reembolso y reintegro de
Soportes para legalizacin. Revisin, seguimiento y control al manejo de los recursos de las cajas menores.
recursos para la legalizacin definitiva.
Elaborar las justificaciones de gastos, solicitudes de desembolso e informes sobre los Justificacin de gastos, solicitud de Ministerio de Hacienda, Banca multilateral y procesos
Procesos financiados con crdito externo Pagos con recurso de crdito externo
crditos externos. desembolso, informes de ejecucin. financiados con recursos de crdito externo.
Todos los procesos, organismos del Estado, Todos los procesos, organismos del Estado,
Requerimientos. Elaborar informes. Informes.
auditoras externas. auditoras externas.
Informacin para la elaboracin de Procesos de Gestin Financiera y de

Proceso de Gestin Financiera
indicadores. V Realizar medicin a travs de los indicadores. Resultados y anlisis de indicadores.
Direccionamiento Estratgico.

Todos los procesos, UTs, organismos del Todos los procesos, autocontrol, organismos del
estado y Banca Multilateral.
oportunidades de mejora, informes de A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Acciones de Mejora
estado y banca multilateral, Control y Seguimiento
auditora.
60
11.20 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN FINANCIERA
Objetivo del proceso: Registrar, controlar y analizar los movimientos presupuestales y financieros de la entidad generando informacin contable y financiera razonable y oportuna que apoye la
toma de decisiones.
Responsable: COORDINADORA PROCESO DE GESTIN FINANCIERA.

Equipos de cmputo, de impresin, scanner, software

soporte tcnico.
1) Certificado de Disponibilidad
Presupuestal, Registro Presupuestal,
1)Estatuto Orgnico de
pago. 2)Declaraciones de
Estaciones de trabajo, suministros de elementos de oficina, Presupuesto, Decreto de
Gestin Administrativa Impuestos, Declaracin de Ingresos
apoyo logstico en general. Liquidacin del Presupuesto,
y Patrimonio, Certificaciones de
2)Estatuto Tributario,
Estatuto Orgnico del Presupuesto, Ley Anual del Retencin en la Fuente. Informacin
3)Normatividad administracin
Presupuesto, Decreto de Liquidacin del Presupuesto, exgena. Informes segn Decreto
SIIF Nacin. Normatividad
Plan General de la Contabilidad Pblica, Estatuto 537 de 2004 y resolucin anual.
Ministerio de Hacienda sobre el
Tributario, Normas de Impuestos Distritales, 3)Certificado de Disponibilidad
manejo de las cajas menores, 4)
Procedimientos del Ministerio de Hacienda, del Presupuestal, Registro Presupuestal,
Plan General de la Contabilidad
Departamento Nacional de Planeacin, Normas sobre Obligacin contable, orden de pago,
Pblica y Normas Banca
el sistema SIIF, Sistema de Control Interno para las reintegros. 4)Estados Financieros
Multilateral, 5)Procedimientos
entidades regidas por la ley 873 de 1993. Decreto 1599 Bsicos, Estados Financieros de
Talento Humano Recurso Humano, capacitacin. Gestin Financiera, 6)Estatuto
de 2005, MECI 1000:2005. Sistema de Gestin propsito especial. 5)Certificado de
Orgnico del Presupuesto,
Documental, Manual de procedimientos del rea disponibilidad presupuestal. Registro
Decreto de Liquidacin de
Financiera. Plan de Mejoramiento, Contratos de crditos Presupuestal, Liquidacin de
Presupuesto, Normatividad
externos y normas de la Banca Multilateral, ISO Impuestos, Obligacin Contable,
Ministerio de Hacienda.
9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y Orden de pago, Estados Financieros
Procedimientos Gestin
OHSAS 18001:2007 e Informes Contables, Certificado de
Financiera, Lineamientos de
Comunicaciones Intranet, protocolo de comunicaciones. reserva, orden de pago a convenios,
Direccionamiento Estratgico,
Conciliaciones con organismos,
7).Plan Indicadores 8) Ver Lista
informes de ejecucin de convenios.
Maestra de Documentos.
6)Plan de Accin. 5) Ver Tabla de
Control de Registros.
Gestin y Administracin Documental Correspondencia y Archivo

61
11.21 CARACTERIZACIN PROCESO TALENTO HUMANO
Objetivo del proceso: Brindar el apoyo necesario a la Entidad con el fin de cumplir con su misin social en la seleccin del personal competente para la adecuada prestacin del servicio, capacitar, evaluar, tramitar situaciones administrativas del
recurso humano y generar condiciones de bienestar necesarias para su crecimiento; e implementar y desarrollar planes de seguridad, salud ocupacional y clima organizacional.
Responsable: COORDINADORA NACIONAL PROCESO DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Direccionamiento Estratgico - Planeacin Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accion Plan de Accion
Estratgico
Determinar los niveles de educacin, formacin, habilidades, competencias y experiencia
Informacin sobre competencias del Manual de funciones y competencias
Todos los procesos y replantear y redifinir el Manual de Funciones y Competencias frente a la expectativa de
personal necesario actualizado.
implementacin de la carrera administrativa.
Todos los procesos - Caja de Compensacin Diagnstico de necesidades de Bienestar

Elaborar Programa Anual de Bienestar Social Programa de Bienestar
Familiar Evaluacin de Clima Organizacional Todos los Procesos
Panoramas de Riesgos - Diagnstico de

Todos los procesos - ARP - Aseguradora Elaborar Programa de Seguridad y Salud Ocupacional Programa de Seguridad y Salud Ocupacional
Medicina preventiva
Diagnstico de necesidades de P
Todos los procesos Elaborar Plan Anual de Capacitacin Programa de Capacitacin
capacitacin
Proceso Direccionamiento Estratgico
Requerimientos de personal Seleccionar colaboradores requeridos Colaboradores seleccionados Todos los procesos
Todos los procesos
Todos los procesos Plan de Capacitacin Capacitar el recurso humano Colaboradores capacitados Funcionarios - Contratistas
Resultados de la evaluacin - oportunidades de

Colaboradores capacitados Evaluacin de la capacitacin Evaluar la eficacia del programa de capacitacin y realizar ajustes pertinentes Todos lo procesos
mejora
Todos los procesos Programa de Bienestar Social Implementar el Programa de Bienestar Social Actividades realizadas en bienestar social Todos los procesos
Evaluacin de actividades de bienestar Resultados de la evaluacin - oportunidades de

Todos los procesos Evaluar la satisfaccin de las actividades de bienestar realizadas Todos lo procesos
social mejora
Comisin Nacional del Servicio Civil,

Funcin Pblica, Todos los procesos que Realizar evaluacin de desempeo al personal de planta de carrera administrativa o en Colaboradores de Carrera administrativa y en Colaboradores de Carrera administrativa o en
Evaluacin de Desempeo
cuenten con personal de planta en Carrera periodo de prueba. periodo de prueba evaluado. periodo de prueba.
administrativa o en Periodo de prueba.
Todos los procesos, ISO 9001/2000, NTC Evaluacin de desempeo por Realizar la evaluacin de desempeo por Competencias a los colaboradores que afecten
Colaboradores Evaluados Colaboradores que afectan la calidad del servicio
GP1000/2004 competencias la calidad del servicio
Comisin Nacional del Servicio Civil / Directrices y lineamientos de la Funcin Colaboradores directivos de libre nombramiento
Realizar acuerdos de gestin para el personal directivo de libre nombramiento y remocin Colaboradores directivos de Planta
Funcin Pblica Pblica y remocin evaluados
Proceso de Contratacin Soportes de Nmina, Contrato
Tramitar el pago de nmina, Cesantas, Seguridad Social Intetral / y el pago de
Proceso de Gestin Financiera Disponibilidad Presupuestal Pago de nmina / Pago de honorarios Servidores Pblicos / Contratistas
honorarios de los contratistas
Todos los Procesos Informe Actividadesl
H Adelantar los trmites requeridos por la Comisin Nacional del Servicio Civil en todo lo
Lista de elegibles / Redefinicin planta de Todos los Procesos que cuenten con personal de
Comisin Nacional del Servicio Civil Requerimientos de la Comisin correspondiente a los procesos de carrera administrativa e informar a todo el personal
personal planta
interesado oportunamente
Solicitudes de afiliacin, novedades,

EPS, ARP, FNA, AFP, Caja de Tramitar novedades, afiliaciones y dems trmites ante EPS, ARP, FNA, AFP y Caja de
trasladosy dems trmites de seguridad Trmite de situaciones de seguridad social Funcionarios - Contratistas
Compensacin Familiar Compensacin Familiar
social
Todos los procesos Operadores y
Solicitudes de comisin de viaje Gestionar las comisiones de viaje requeridas (tiquetes y viticos) y tramitar el pago de los
agencias de viajes Proceso de Comisiones tramitadas / Planilla de pagos Todos los Procesos
Disponibilidad Presupuestal mismos
Gestin Financiera
Trmitar situaciones administrativas (Nombramientos, vacaciones, licencias, renuncias,

Todos los procesos Situaciones Administrativas Situaciones administrativas tramitadas Servidores pblicos
comisiones de estudio y de servicios, permisos).
Definir y comunicar y desarrollar las actividades del programa de seguridad y salud Prcticas y controles de seguridad y salud
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones e identificacin de peligros Todos los Procesos y Unidades Territoriales
ocupacional. ocupacional aplicados
Resultados y anlisis de indicadores de los

Proceso de Planeacin Asesora - Realimentacin v procedimientos del rea de Gestin de Talento Planeacin - Direccionamiento estratgico
INDICADORES)
Humano

datos, oportunidades de mejora, informes A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de riesgos Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico
Social
de auditora.
62
11.21 CARACTERIZACIN PROCESO TALENTO HUMANO
Objetivo del proceso: Brindar el apoyo necesario a la Entidad con el fin de cumplir con su misin social en la seleccin del personal competente para la adecuada prestacin del servicio, capacitar, evaluar, tramitar situaciones administrativas del
recurso humano y generar condiciones de bienestar necesarias para su crecimiento; e implementar y desarrollar planes de seguridad, salud ocupacional y clima organizacional.
Responsable: COORDINADORA NACIONAL PROCESO DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

1)Gua Concertacin de Objetivos
ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS Compras de bienes y servicios. DAFP. 2)Instructivo Evaluacin de
Desempeo DAFP. 3)Manual de
CONTRATOS Y LIQUIDACIONES Contratos Procesos y Procedimientos.
4)Programa de Bienestar Social anual.
Infraestructura, papelera, servicios generales, 1)Plan de accin.
5)Programa de Salud Ocupacional
GESTIN ADMINISTRATIVA elementos de oficina, elementos de seguridad y 2)Actas.
anual. 6)Matriz de Competencias.
Salud Ocupacional 3)Respuestas a
7)Plan Indicadores. 8)Resoluciones
solicitudes.
Internas: 00492 del 2007. Escala de
Recursos para pagos Cdps, rps pagos, informe 4)Cronograma de
GESTIN FINANCIERA Viticos, 00554 de 2007 Comisin de
de ejecucin presupuestal Capacitacin
Personal, Reglamento de Higiene y
anual.
Seguridad Accin Social. 9)10409 de
5)Cronograma de
Equipos, correos electrnicos, soportes ploters, 2006 se adoptan mecanismos para
TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Bienestar Social
scaners. prevenir, corregir y sancionar el acoso
anual.
Las normas, leyes y decretos relacionados laboral, 01511 de 2007 establece
6)Cronograma de
COMUNICACIONES Apoyo logstico para eventos. en la Lista Maestra de Documentos, Los funciones especficas para
Salud Ocupacional
requisitos Legales identificados en la Matriz profesionales que atienden poblacin
anual. 7)Nmina,
de Requisitos legales de Seguridad y Salud desplazada. 10) 10273 de 2006
Planilla de pago
APOYO LEGAL Conceptos. Ocupacional y Gestin Ambiental. Conformacin COPASO, 01066 de
honorarios
ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 2007 Establece Horario de Trabajo de
contratos de
GESTIN Y ADMINISTRACIN
Correspondencia, archivo. 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Accin Social, 10266 de 2006
DOCUMENTAL prestacin de
Designacin representantes del
servicios.
COPASO. 11) 01067 de 2007 Modifica
Realimentacin del plan de Accin, 8)Resultados
PLANEACIN el artculo 4 de la resolucin 002 de
Realimentacin de indicadores del proceso. evaluaciones de
2005, 05938 de 2007 establece
desempeo y
funciones especficas a los
acuerdos de
CONTROL Y SEGUIMIENTO Realimentacin del Proceso. Coordinadores de las Unidades
gestin. 9)
Territoriales, 0545 de 2007
Realimentacin del Sistema de Gestin Integral Ver Tabla de
conformacin Comit de Emergencia
Control de
de Accin Social. 12)Plan de
Registros.
Emergencias y Evacuacin. Anexos.
CALIDAD 13) Ver Lista
63
11.22 CARACTERIZACIN PROCESO COMUNICACIONES
Objetivo del proceso: Asesorar y apoyar a todos los procesos mediante el diseo y desarrollo de estrategias de comunicacin, tanto externas como internas, con el fin de divulgar a la opinin pblica nacional e internacional la gestin que cumple la Entidad
y al mismo tiempo fortalecer la cultura organizacional.
Responsable: Coordinador Nacional del Proceso de Comunicaciones
Solicitudes de apoyo para actividades

como produccin de informacin, Programar atencin a eventos agendados y solicitudes de acuerdo con prioridades y
Todos los Procesos y Equipos Territoriales Asignacin de responsables Todos los Procesos y las Unidades Territoriales
cubrimiento periodstico de eventos, disponibilidad
prstamo de piezas de comunicacin.
Recolectar informacin de los procesos, reas y/o programas de la Entidad para la

Suministro de informacin de inters y Proyeccin carteleras, boletines internos,
Todos los Procesos y Equipos Territoriales elaborar boletines internos, campaas de sensibilizacin, carteleras y dems productos de Todos los Procesos y las Unidades Territoriales
para conocimiento interno campaas, etc
P comunicacin organizacional requeridos.
Suministro de informacin para los medios Recolectar informacin del quehacer de los diferentes programas de la entidad para Boletines de prensa, informes especiales e Todos los Procesos, las Unidades Territoriales,
Todos los Procesos y Equipos Territoriales
masivos de comunicacin elaborar boletines de prensa y dems productos de comunicacin. informacin beneficiarios.
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa Insumos matriz de identificacin de peligros
ocupacional. Legal
Producir y realizar los programas de radio y Tv "Pas Posible", elaborar, publicar y

Solicitudes de piezas y productos de actualizar informacin en la Web, elaborar presentaciones Power Point, disear Programas de Tv., programas de radio, Videos Todos los Procesos y Equipos Territoriales, Medios
Todos los Procesos y Equipos Territoriales comunicacin publicaciones, acompaar eventos. Actualizar contenidos de la Intranet, elaborar Noti institucionales, publicaciones, pgina Web, Masivos de Informacin, Agencias de Noticias,
Reporte (monitoreo), actualizar el Protocolo de Comunicaciones y de piezas de Intranet, carteleras, eventos, campaas. opinin pblica, otros pblicos estratgicos.
comunicacin, realizar carteleras, campaas internas de sensibilizacin y difusin.
Demandas de informacin por parte de H Enviar boletines de prensa a medios masivos de comunicacin, realizar ruedas de prensa, Boletines de prensa, informes especiales e Medios Masivos de Informacin, Agencias de
Todos los Procesos y Equipos Territoriales
los medios masivos de comunicacin atender solicitudes externas de informacin. informacin general Noticias, opinin pblica, otros pblicos estratgicos
Direccionamiento estratgico (Calidad) Asesora - Retroalimentacin Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Anlisis y cuadro de control Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad)
Calidad, Talento Humano, Gestin Matriz de Aspectos e Impactos y de Hacer seguimiento y actualizar la identificacin de aspectos e impactos ambientales, lo
Anlisis y reporte actualizado Calidad, Talento Humano y Gestin Administrativa.
administrativa Riesgos y Peligros mismo que de Riesgos y Peligros Ocupacionales
V

INDICADORES)

Social
datos, oportunidades de mejora, informes A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de Riesgos Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico
de auditora.
64
11.22 CARACTERIZACIN PROCESO COMUNICACIONES
Objetivo del proceso: Asesorar y apoyar a todos los procesos mediante el diseo y desarrollo de estrategias de comunicacin, tanto externas como internas, con el fin de divulgar a la opinin pblica nacional e internacional la gestin que cumple la Entidad
y al mismo tiempo fortalecer la cultura organizacional.
Responsable: Coordinador Nacional del Proceso de Comunicaciones

Gestin Financiera Financiero
Infraestructura, cmaras de video y fotogrficas, televisores,

VHS, Dvd , grabadoras, fax, scanner, transporte
Adquisicin de Bienes y Servicios Contratacin de bienes y servicios

Protocolo de Comunicaciones
Directiva Presidencial
Procedimiento solicitud de apoyo
Resolucion 787 del 30 de septiembre de 2005 Formato de solicitud de apoyo en
en Comunicaciones
Tecnolgico: Computadores, impresoras lser. software. funciones del rea de Comunicaciones Comunicaciones
Tecnologa de la informacin Procedimiento Divulgacion de
Polticas y Estndares para la Publicacion de Bitcora de programas de Tv. y
Informacion en Medios
Informacion del Estado Colombiano en Internet Radio
Instructivo para el uso de
Directivas Comision Nacional de TV Actas Archivo
carteleras
Agenda Conectividad SIGOB fotogrfico y videos NOTI-
Contratos y Liquidaciones Acompaamiento jurdico Instructivo para manejo de
Constitucion Politica Artculo 23 REPORTE-PAG WEB-INTRANET-
pginas de intranet e Internet,
Protocolo de Comunicaciones Ley 80 publicaciones de CARTELERAS.
Plan Indicadores.
contrataciones transparencia, ISO 9001:2008 - NTC GP Ver Tabla de Control de Registros.
Ver Lista Maestra de
Recurso humano, viticos, capacitacin, bienestar, salud 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Gestin de Talento Humano Documentos.
ocupacional
Gestin y Administracin Documental Acompaamiento, servicios de correspondencia

65
11.23 CARACTERIZACIN PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
Objetivo del proceso: Suministrar herramientas tecnolgicas y servicios que faciliten el cumplimiento de la misin, velando por la integridad, seguridad, oportunidad y accesibilidad de la informacin de la Entidad.
Responsable: COORDINADOR (A) NACIONAL PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

Direccionamiento Estratgico Directrices y Lineamientos P Evaluar necesidades y asignar responsables de acuerdo con el tema
Plan de Accin
Planeacin Solicitud Elaboracin Plan de Accin Elaborar Plan de Accin
Solicitud identificacin o ajustes de los
Control y Seguimiento riesgos que afectan el objetivo del
Elaborar Mapa de Riesgos (Identificacin, Anlisis y Valoracin de Riesgos y del Contexto
Mapa de Riesgos del Proceso
Planeacin - Control y Seguimiento
Estratgico)
proceso
Desarrollo, modificacin o ajustes en

Sistemas de Informacin las aplicaciones misionales y
administrativas
Mantener la infraestructura de
telecomunicaciones y servicios de red,
Telecomunicaciones de acuerdo con los requisitos de ley y
Atencin a con las normas aplicadas al sistema
Todos los procesos Incidentes y requerimientos requerimientos de gestin integral. Solicitudes resueltas
tecnolgicos.
Administracin del Help Desk y
Atencin de solicitudes de servicios a
los usuarios (En el caso de
Apoyo Informtico Todos los procesos
requerimientos de telecomunicaciones
cumpliendo con las normas de
seguridad aplicadas).
H
Mantenimiento y desarrollo de aplicaciones, administracin de
Empresas de desarrollo de aplicaciones Software desarrollado o modificado Bases de Datos, generacin y administracin de copias de
respaldo de aplicaciones.
Sistemas de Informacin operando, Sistemas
Administracin de la Control de canales de comunicacin, ampliacin cobertura de de comunicacin ptimos, equipos de cmputo
Proveedores de telecomunicaciones Servicio de telecomunicaciones plataforma tecnolgica comunicaciones y elctrica, garantizar la seguridad en funcionando y software de oficina adecuado a
transmisin de datos, administracin correo electrnico. las necesidades de la entidad.
Empresa para mantenimiento preventivo y Supervisin contrato de mantenimiento preventivo y correctivo,

Servicios de mantenimiento
correctivo de equipos de cmputo renovacin tecnolgica
Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad) -

Planeacin - Control y Seguimiento Asesora - Realimentacin Realizar revisin de la aplicacin de procedimientos y controles en el proceso Actas de reunin del monitoreo

INDICADORES)
V
Usuarios Evaluacin de satisfaccin Evaluar satisfaccin de los Usuario Resultados y anlisis de la evaluacin Planeacin - Direccionamiento estratgico
Control y Seguimiento Evaluacin Evaluar el Sistema de Control Interno Resultados Control y Seguimiento
Control y Seguimiento Asesora - Realimentacin Realizar autoevaluacin de control y de gestin Resultados y anlisis de autoevalaucin Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico
Mapa de Riesgos, Acciones de Mejora

Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Actualizacin matriz de Institucional, Funcional e individuales, Matriz de Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico
Social
datos, oportunidades de mejora, informes A aspectos ambientales y panorama de peligros aspectos e impactos y panorama de peligros - Talento Humano
de auditoria.
en S&SO
66
11.23 CARACTERIZACIN PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
Objetivo del proceso: Suministrar herramientas tecnolgicas y servicios que faciliten el cumplimiento de la misin, velando por la integridad, seguridad, oportunidad y accesibilidad de la informacin de la Entidad.
Responsable: COORDINADOR (A) NACIONAL PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

QUE INTERACTA PROCESOS SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
Adquisicin de Bienes y Servicios Tramite de compras de B y S Ley 603, Ley 527, Ley 790, Ley 812 , Ley 962, Decreto Manuales de usuario y Manuales Help Desk, Actas, Acuerdo Individual
2150, Decreto 3816, Decreto 4669, CONPES 3072, tcnicos de los sistemas de de Manejo de la Informacin, Recibo
Gestin Financiera Expedicin CDPs, pagos CONPES 3248, CONPES 3292, DECRETO 2170, informacin, Guas, Instructivos, de informacin - Custodia de cintas
Gestin Administrativa Suministro de insumos para funcionamiento POLTICAS Y ESTNDARES PARA DAR procedimientos documentados Magnticas. Ver Tabla de Control
CUMPLIMIENTO A LA FASE 3 DE LA DIRECTIVA 02 del proceso, de Registros.
Contratacin Licitaciones, elaboracin de contratos, conceptos jurdicos
DE 2000, Circular 12 Direccin Nacional Derechos de Tabla de control de registros,
Autor, Directiva 02, Resolucin No. 180466, , Plan de Indicadores.Ver Lista
Gestin y Administracin Documental Acompaamiento y asesoria en archivo y correspondencia ESTNDAR INTERNACIONAL UL1778 o Equivalente, Maestra de Documentos.
ESTNDAR INTERNACIONAL: ISO 17799:2005 (ISO
27001), NTC 2050, ESTNDAR INTERNACIONAL:
Talento Humano Coordinador de proceso, coordinadores reas de apoyo del NEC: National Electrical code, NEMA: National
proceso, profesionales, personal tcnico y asistencial, Electrical Manufactures Asociation, NFPA 72 - National
tramites de viticos Fire Alarm Code, NFPA 75 - Standard for the Protection
of Information Technology Equipment, NFPA 76 -
Standard for the Fire Protection of Telecommunications
Facilities, NFPA 110 - Standard for Emergency and
Standby Power Systems, NFPA 2001 - Standard on
Clean Agent Fire Extinguishing Systems, TIA/EIA 942 -
Telecommunications Infrastructure Standard for Data
Centers, ESTNDAR INTERNACIONAL:EIA/TIA-
568B.1: Standard Commercial Building
Telecommunications Wiring Standard, EIA/TIA-568B.2:
100-ohm twisted-pair cabling standar, EIA/TIA-568B.2-1:
Normas UL.
ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004

Y OHSAS 18001:2007
67
11.24 CARACTERIZACIN PROCESO APOYO LEGAL
Objetivo del proceso: Representar a la entidad ante las instancias judiciales y no judiciales; proponer frmulas de resolucin de conflictos y/o controversias; brindar asesora y apoyo jurdico a los procesos misionales y soporte de la entidad
y entidades que hacen parte del SNAIPD.
Responsable: Coordinadora Nacional Proceso Apoyo legal
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDA CLIENTES Y PARTES INTERESADAS
Direccionamiento Estratgico Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin Plan de Accin Direccionamiento estratgico y proceso de Planeacin
Recepcin de documentos (Demandas, tutelas, solicitudes de demanda,

Despachos judiciales conceptos, consultas, derecho de peticin, solicitudes de los organos de control y
Altas Cortes ministerio pblico)
Contratistas y excontratistas
Funcionarios y exfuncionarios
Acciones Judiciales o prejudiciales
Compaas de Seguros
( demandas, tutelas, conciliaciones, etc.)
Cmaras de Comercio
Solicitudes de concepto, consulta, Derechos
Organismos de Control
de peticin, requerimientos Estudio y anlisis de documentos en cuanto a su pertinencia
Congreso de la Repblica P
Centros de Arbitraje
Terceras personas
Todos los procesos
Participar en la identificacin de aspectos e impactos ambientales y de la Insumos para matriz de: aspectos e impactos
reglamentacin aplicable. ambientales
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad Insumos matriz de identificacin de peligros y
y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable matriz de requsitos legales
Obtencin de pruebas Despachos judiciales

Despachos judiciales Altas Cortes
Altas Cortes Contratistas y excontratistas Funcionarios
Elaboracin de la respuesta o de la demanda en defensa de los intereses de la Contestacin de la accin judicial o prejudicial (
Contratistas y excontratistas y exfuncionarios
entidad demandas, tutelas, conciliaciones, etc)
Funcionarios y exfuncionarios Compaas de Seguros
Acciones Judiciales o prejudiciales Representacin de la entidad en etapas
Compaas de Seguros Cmaras de Comercio
( demandas, tutelas, conciliaciones, etc.) procesales Conceptos,
Cmaras de Comercio Organismos de Control
Solicitudes de concepto, consulta, Derechos Elaboracin de Solicitudes de Conciliacin consultas y derechos de peticin resueltos
Organismos de Control Congreso de la Repblica
de peticin, requerimientos Respuestas a Solicitudes
Congreso de la Repblica Centros de Arbitraje
Centros de Arbitraje Elaboracin respuesta solicitudes, conceptos, consultas, derechos de peticin, Terceras personas
Terceras personas H requerimietnos, etc Todos los procesos
Todos los procesos
Monitoreo jurdico por el Proceso Apoyo Legal Informe Direccionamiento estratgico
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de
/ Proceso de Gestin Administrativa las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Gestin Administrativa
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud Prcticas y controles de seguridad y salud rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de
/ Proceso de Talento Humano ocupacional. ocupacional aplicados Talento Humano
Solicitud de resultados de indicadores y Planeacin Direccionamiento

Proceso de Planeacin
Asesora V Realizar medicin y seguimiento a los indicadores Resultados y anlisis de indicadores
Estrategico

Todos los Procesos, Control y Seguimiento,
Todos los Procesos y Equipos Territoriales oportunidades de mejora, informes de A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de mejora
auditora..
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCION DEL

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE RECURSOS ENTREGADOS POR LOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL PROCESO
INTERACTUA PROCESOS DE SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
Decreto 2467 de 2005, Ley 368/97, Ley
418/97 y sus modificaciones y adiciones;
Tecnologa de informacin Computadores, correo electrnico y voz IP Ley 387/97, Ley 80 de 1993 y sus
modificaciones y adiciones, Ley 487 de
1998 , Ley 594 de 2000 y decreto Expediente del proceso (Demanda,
Gestin Financiera Recursos financieros (CDP y RP) 2569/00, decreto 1813/00, Ley 872 de Requisitos (Leyes, decretos, etc.), tutela, conciliacion, etc.)
2003 y dems normas legales ISO Directivas presidenciales, contratos, Actas de conciliacin, Conceptos,
Recurso humano necesario para realizar el
Talento Humano 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO convenios, liquidaciones, informes, Plan Consultas, Derechos de Peticin,
proceso
14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Indicadores. Ver Lista Maestra de Solicitudes, Requerimientos, Formatos
Gestin y Administracin Documental Correspondencia y archivo Documentos. del proceso. Ver Tabla de Control de
Registros.
Infraestructura, papelera, elementos de
oficina, servicios generales
Comunicaciones Protocolo de comunicaciones

68
11.25 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
Objetivo del proceso: Coordinar la aplicacin de las polticas y mejores prcticas relacionadas con la Gestin y Administracin Documental en la Entidad, con el fin de registrar, controlar y suministrar de manera
oportuna y eficaz la informacin generada y recibida.
Responsable: COORDINADOR NACIONAL PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

P
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
ambientales y de la reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales Legal
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
seguridad y salud ocupacional. Legal
1-) Revisar y verificar comunicaciones(entrada)

Distribucin de comunicaciones internas - externas
2-) Radicar y digitalizar el documento (entrada)
3-) Organizar los documentos consecutivamente(entrada)
4-) Revisar y verificar comunicaciones para ser enviadas por tipo de correo
(corra, post-Express, mensajera). (entrada)
Todos los procesos de la Entidad y clientes
Recepcin de documentos 5-) Organizacin fsica de la documentacin recibida y enviada en su Todos los procesos de la Entidad
externos
respectivo expediente
Pagos realizados entidades financieras
6-) Pagos y consignaciones en entidades financieras
Transferencias documentales
7-) Elaborar cronograma de transferencias
Inventario fondo documental
8-) Verificar, organizar y clasificar transferencias documentales
9-) Registrar en base de datos
Suministro de informacin telefnica y/o

Cliente externo solicitud de certificaciones Realizar bsqueda en el sistema de informacin Clientes externos
certificacin
1-) Recepcionar y radicar la solicitud

Solicitudes de Archivo H 2-) Realizar bsqueda sistema de informacin Suministro de expedientes a las dependencias
3-) Ubicar expediente
1-) Recepcionar y Verificar

Todos los procesos de la Entidad Todos los procesos de la Entidad
Devoluciones 2-) DescargDr prestamos sistema de informacin Informacin organizada y disponible
3-) Recepcionar y Verificar
Auditoria sistema de gestion documental Evaluar sistema Gestion Documental Informe auditoria

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / rea de Calidad y Mejoramiento Continuo /
Proceso de Gestin Administrativa Proceso de Gestin Administrativa
proceso
Proceso de planeacin - Control y Revisin de metas plan de accin y plan 1-) Revisar plan de Accin y plan de mejoramiento
V Ajustes y Acciones de mejora Proceso de planeacin
seguimiento de mejoramiento 2-) Revisar los indicadores
Ejecutar y hacer seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de

Procesos de control y seguimiento No Conformidades reales y potenciales A Acciones de Mejora Proceso de control y Seguimiento
mejora.
69
11.25 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
Objetivo del proceso: Coordinar la aplicacin de las polticas y mejores prcticas relacionadas con la Gestin y Administracin Documental en la Entidad, con el fin de registrar, controlar y suministrar de manera
oportuna y eficaz la informacin generada y recibida.
Responsable: COORDINADOR NACIONAL PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
REQUISITOS QUE APLICAN DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA

PROCESOS SOPORTE CON LOS RECURSOS ENTREGADOS POR LOS EJECUCIN DEL PROCESO
PARA EL DESEMPEO DEL
QUE INTERACTA PROCESOS SOPORTE
Instructivo sistema gestin Ver Tabla de Retencin
Direccionamiento Estratgico Directrices
documental, programa de Documental en ORFEO
gestin documental,
Gestion Financiera Disponibilidad presupuestal
cronograma de transferencias
manual de procesos
Talento Humano Recurso humano, capacitacin procedimientos, Ver
Lista Maestra de
Contratos y Liquidaciones, Adqquisicin de
Documentos.
Bienes y Servicios
Contratos, ordenes Acuerdo AGN 060 de 200, Ley 80
de 1993, Ley 594 de 2000,
Acuerdo 042 de 2002, Ley 734 de
Soporte sistema mercurio,winisis, sistema 2002, ISO 9001:2008 - NTC GP
orfeo, sistema integrado bibliogrfico S.I.B 1000:2004. ISO 14001:2004 Y
OHSAS 18001:2007
Hardware
Control y Seguimiento Seguimiento
Infraestructura logstica
Gestion Administrativa
Insumos
70
11.26 CARACTERIZACIN PROCESO PLANEACIN
Objetivo del proceso: Asesorar a todos los procesos en la formulacin de polticas, planeacin estratgica, medicin, anlisis de datos y mejora y en la racionalizacin de trmites, procesos y
procedimientos para mejorar la planeacin de la organizacin
Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeacin
Direccionamiento Estratgico - Planeacin Directrices y Lineamientos P Elaborar Plan de Accin Plan de Accin
Estratgico
ocupacional. Legal
Asesorar en la elaboracin del plan de accin anual, en la construccin de indicadores, en

la creacin y modificacin de documentos, en la construccin, seguimiento y
Solicitud de asesora Asesoras entregadas Todos los procesos
modificaciones de los proyectos para presupuesto general de la Nacin, en el
levantamiento de procesos y procedimientos, cuenta fiscal e implementacin del MECI
Todos los procesos

Planes de accin Consolidar y verificar cumplimiento de los planes de accin Plan de accin consolidado Direccionamiento Estratgico
Documentos en estudio Revisar, aprobar y actualizar manuales de procesos, procedimientos y dems documentos Documentos aprobados Todos los procesos
Procesos misionales y Tecnologia de la H Revisar y tramitar los proyectos de inversin ante DNP, coordinar su seguimiento,
Ficha EBI -proyectos de inversin BPIN,
Perfil Proyecto Sistema SPI DNP- SIIFII Anteproyecto Departamento Nacional de Planeacin - Minhacienda
Informacin afectaciones y tramitacin AnteproyectosPresupuestales MINHACIENDA
Presupuestal y MGMP ante Minhacienda
Tablero de control
Todos los procesos Resultados de indicadores Analizar y consolidar indicadores en el tablero de control Todos los procesos
Sugerencias
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER

Planeacin Asesora - Retroalimentacin V PLAN DE INDICADORES)

Social
datos, oportunidades de mejora, informes A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de Riesgos Control y Seguimiento - Direcionamiento estratgico
de auditora.

Recursos para pago (CDP, RP, pago) e informe de ejecucin
Gestin Financiera
presupuestal
Gestin de Talento Humano Recurso Humano, Bienestar, viaticos
Decreto 2467/05, Ley 872/03, Resolucin Orgnica Plan de accin, actas de aprobacin
Tecnologa de informacin Computadores, correo electrnico, soporte, Plotter, scanner. 5544/03, Resolucin 1332/05, Circular 03/05, Decreto documentos y manuales, proyectos
1599/05, Resolucin 1913/03, Resolucin 033/04, de inversin presentados, tablero de
Manual de procedimientos,
Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios Resolucin Orgnica 5674/05, Decreto 3622/05, control, formatos del proceso y de
Gestin Administrativa Censo de Poblacin, Plan
generales Decreto 3286/04, Decreto 4109/04, Ley Anual de Accin Social, cuenta fiscal,
Indicadores. Ver Lista Maestra
Presupuesto y anexos Estatuto Organico de anteproyecto de presupuesto y
Comunicaciones Apoyo logstico para eventos de Documentos.
Presupuesto, Plan Nal de Desarrollo, ISO 9001:20008- MGMP, mapa de riesgos, informes
Apoyo legal Conceptos NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS MECI.Ver Tabla de Control de
Contratacin Contratos y liquidaciones 18001:2007 Registros.
Control y Seguimiento Realimentacin del proceso

Gestin y Administracin Documental Correspondencia y elementos para archivo
Adquisicin de bienes y servicios Compras de bienes y servicios
71
11.27 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO
Objetivo del proceso: Contribuir a la excelencia del servicio pblico en ACCIN SOCIAL, a travs del acompaamiento, seguimiento y evaluacin permanente a los Procesos del Nivel Nacional y Territorial, para verificar el cumplimiento de la poltica, metas, programas
y objetivos estratgicos, coadyuvando en la toma de decisiones de la Alta Direccin.
Responsable: Jefe Oficina de Control Interno

P Planeacin - Direccionamiento Estratgico- Todos los
Direccionamiento Estratgico - Planeacin Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin Plan de Accin
procesos
ocupacional. Legal
Planeacin - Direccionamiento Estratgico- Todos los

Control y Seguimiento Reporte de actividades realizadas Realizar seguimiento peridico al Plan de Accin Autoevaluacin de la Gestin
procesos
Realizar Auditoria Interna de Sistemas de Gestin Integrados

Todos los procesos Actividades y resultados de los procesos Informes de Auditoria Direccionamiento Estratgico y Todos los Procesos
Realizar Auditorias Especiales de Gestin
Autoevaluaciones de Control, informes de Elaborar y remitir al Director General informe ejecutivo anual sobre avance de
DAFP, Todos los Procesos Informe ejecutivo anual DAFP, Todos los Procesos
auditoras internas y externas implementacin del MECI
Contadura General de la Nacin, Todos los Revisin estados financieros, Informes de Diligenciar formulario para la elaboracin del diagnstico, evaluacin y seguimiento a la Direccionamiento Estratgico, DAFP, Contadura
Informe de Control Interno Contable
procesos y DAFP auditoras internas y externas implementacin del modelo de Control Interno Contable General de la Nacin, Todos los Procesos
Revisin, consolidacin de acciones de mejoramiento y respuestas de cada uno de los Direccionamiento Estratgico, Todos los Procesos,
Contralora General de la Repblica Informe preliminar Plan de Mejoramiento Institucional
procesos, con la supervisin de Control Interno. CGR
Reportes de avance de acciones de

Todos los procesos H Seguimiento al plan de mejoramiento Informes de Seguimiento CGR y Direccionamiento Estratgico
mejoramiento
Todos los procesos Mapas de Riesgo Asesoria , acompaamiento y seguimiento a la Administracin del Riesgo en la entidad Informe de Seguimiento al Mapa de Riesgos Direccionamiento Estratgico y Todos los Procesos
Gestin Financiera, Gestin Administrativa,

Informacin, Estados Financieros Consolidacin, Anlisis y Elaboracin Informe de Austeridad Informe de Austeridad Direccionamiento Estratgico y CGR
Talento Humano, Contratacin
Seguimiento a la gestin de servicio al cliente en cuanto a peticiones, quejas y reclamos

Todos los procesos Reportes, datos estadsticos, informes Informes de Seguimiento Direccionamiento Estratgico, Todos los Procesos
de los usuarios
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE Resultados y anlisis de indicadores para la Control y Seguimiento - Planeacin -
Control y Seguimiento Datos, informacin V INDICADORES) toma de decisiones Direccionamiento estratgico

Planes de Mejora, Mapa de riesgos, acciones
Todos los procesos datos, oportunidades de mejora, informes A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico
correctivas y preventivas
de auditora.

PROCESOS SOPORTE CON LOS RECURSOS ENTREGADOS POR LOS REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO
QUE INTERACTUA PROCESOS SOPORTE DEL PROCESO
Recurso Humano, Bienestar, Capacitacin y
Talento Humano Solicitudes
Viticos
* Constitucin Poltica de Colombia 1991 - Articulos 209 y 269.
Resoluciones
Gestin Financiera Recursos Monetarios * Ley 87 de 1993, Ley 872 de 2003, Ley 489 de 1998, Ley 190 de 1995, Expedientes
Ley 909 de 2004, Ley 951 de 2005, Ley 962 de 2005. Leyes, Decretos y Actas
Sistemas de Informacin, computadores y * Decreto 1737 de 1998, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1599 de 2005,
Tecnologa de la Informacin Resoluciones,Plan Reglamentos
correo electrnico Decreto 4110 de 2004, Decreto 2467 de 2005, Decreto 1537 de 2001,
Decreto 1195 de 2004, Decreto 1195 de 2004, Decreto 3622 de 2005. Indicadores. Ver Lista Informes
Elementos de oficina, servicios Generales, * Resolucin 048 de 2004, Resolucin 3512 de 2003. Maestra de Manuales
infraestructura * Cartilla gua Administracin del Riegos - Funcin Pblica. Abril 2006. Documentos. Procedimientos
*ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS
Documentos
Apoyo Legal Conceptos 18001:2007
Plan de Accin. Ver Tabla de
Gestin y Administracin Documental Correspondencia, archivo Control de Registros.
72
11.28 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
Objetivo del proceso: Adelantar las investigaciones disciplinarias de los servidores pblicos de la Entidad
Responsable: Coordinador Nacional del Proceso Control Interno Disciplinario

Direccionamiento Estratgico - Planeacin Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accion Plan de Accion
Estratgico
Direccionamiento Estratgico - Planeacin Directrices y Lineamientos Mapa de Riesgos Mapa de Riesgos
Estratgico
P Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo
ocupacional. Legal
Quejas - Informes interno y/o externos,

H Investigar la conducta de los sujetos disciplinables de Accin Social y determinar si estn Los sujetos disciplinables de todos los procesos, El
Todos los procesos, Cliente Externo o no inmersos en una falta disciplianria de conformidad con el procedimiento establecido Acto Administrativo sancionatorio o no quejoso, La Administracin y la Procuradura Genera
Informes de la Oficina de Control Interno
para tal fin en la Ley 734 de 2002. de la Nacin

INDICADORES)
V
y/o evaluacin de satisfaccin Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Direccionamiento estratgico

Social
datos, oportunidades de mejora, informes A Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Planes de Mejora, Mapa de riesgos Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico
de auditora.

QUE INTERACTA PROCESOS SOPORTE DESEMPEO DEL PROCESO
Computadores, correo electrnico, Sistema de Plan de Accin Actos Administrativos Actas
Tecnologa de la Informacin Teleconferencia y Sistema de Informacin de Gestin Mapa de Riesgos. Ver Lista Informe trimestral de indicadores
Disciplinaria SIGDI Maestra de Documentos. Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas. Ver Tabla de Control
de Registros.
Gestin Administrativa Infraestructura fsica, papalera y servicios generales.
Constitucin Poltica; Cdigo Contencioso

Administrativo; Cdigo Penal; Cdigo de
Gestin y Administracin Documental Archivo, correspondiencia
Procedimiento Penal; Ley 734 de 2002; Ley 200 de
1995 y Ley 80 de 1993, ISO 9001:2008 - NTC GP
1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Gestin Talento Humano Capacitaciones, recurso humano
Adquisicin de Bienes y Servicios Bienes y servicios
Contratos y Liquidaciones Contratos realizados
Apoyo legal Conceptos

73
Cdigo: M-SGC-001-MCA

Versin: 06
CONTINUO
12. ANEXO A.
GLOSARIO DE TRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES AL SISTEMA DE

GESTIN INTEGRAL
Por considerarlo de elemento pedaggico se incluyen los trminos y definiciones de

cada una de las normas tcnicas aplicadas al sistema de gestin integral:
12.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD (NORMA ISO 9000:2005 Y NTCGP

1000:2004)
ACCION CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situacin indeseable.
ACCION PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad

potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
ADECUACIN: Determinacin de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc,

para cumplir los requisitos.
ALTA DIRECCIN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto

nivel una organizacin.
AUDITORA INTERNA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para

obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la
extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna.
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los

requisitos.
CLIENTE: Organizacin o persona que recibe un producto. (Poblacin Vulnerable,

Desplazada, Vctima de la Violencia o involucrada en cultivos ilcitos)
CONVENIENCIA: Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las

metas y polticas organizacionales.
DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.
74

Versin: 06
CONTINUO
EFICACIA: Grado en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.
EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
GESTIN DE LA CALIDAD: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una

organizacin en lo relativo a la calidad.
MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de la

calidad de una organizacin.
MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir

los requisitos.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
OBJETIVO DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.
ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de

responsabilidades, autoridades y relaciones.
POLTICA DE CALIDAD: Intenciones globales y orientacin de una organizacin

relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.
PROCEDIMIENTO: Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS: La norma ISO 9001: 2008 requiere

especficamente que la organizacin tenga procedimientos documentados para las
seis actividades siguientes: control de documentos, control de registros, auditora
interna, control del producto no conforme, accin correctiva y accin preventiva.
PRODUCTO: Resultado de un proceso.
PROVEEDOR: Organizacin o persona que proporciona un producto.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeadas.
75

Versin: 06
CONTINUO
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin,

eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos
objetivos establecidos.
SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos. (Por la naturaleza de la Entidad los requisitos del cliente se
comprenden segn los requerimientos de la ley).
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL: Sistema de gestin para dirigir y controlar una

organizacin con respecto a la calidad.
TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de

todo aquello que est bajo consideracin.
76

Versin: 06
CONTINUO
12.2 EJE DE GESTIN AMBIENTAL NTC-ISO 14001:2004
GLOSARIO
ACCIN CORRECTIVA: Accin para eliminar la causa de una no conformidad

detectada.
ACCIN PREVENTIVA: Accin para eliminar la causa de una no conformidad
potencial.
ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios de una
organizacin que puede interactuar con el medio ambiente.
Auditor: Persona con competencia para llevar a cabo una auditoria.

AUDITORIA INTERNA: proceso sistemtico, independiente y documentado para
obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditoria del sistema de
gestin ambiental fijados por la organizacin.
DESEMPEO AMBIENTAL: Resultados medibles de la gestin que hace una
organizacin de sus aspectos ambientales.
IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o

beneficioso, total de los aspectos ambientales de una organizacin.
MEJORA CONTINUA: Proceso recurrente de optimizacin del sistema de gestin

ambiental para lograr mejoras en el desempeo ambiental global, de forma coherente
con la poltica ambiental de la organizacin.
MEDIO AMBIENTE: Entorno en el cual una organizacin opera, incluyendo el aire, el
agua, suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus
interrelaciones.
META AMBIENTAL: Requisito de desempeo detallado aplicable a la organizacin o

a partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario
establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos.
OBJETIVO AMBIENTAL: Fin ambiental de carcter general, coherente con la poltica

ambiental, que una organizacin establece.
77

Versin: 06
CONTINUO
ORGANIZACIN: Compaa, corporacin, firma, empresa, autoridad o institucin, o

parte o combinacin de ellas, sean o no sociedades, pblica o privada, que tiene sus
propias funciones y administracin.
PARTE INTERESADA: Persona o grupo que tiene inters o est afectado por el
desempeo ambiental de una organizacin.
POLTICA AMBIENTAL: Intenciones y direccin generales de una organizacin
relacionados con su desempeo ambiental, como las ha expresado formalmente la alta
direccin.
PREVENCIN DE LA CONTAMINACIN: Utilizacin de procesos, prcticas, tcnicas,

materiales productos, servicios o energa para evitar, reducir o controlar (en forma
separada o en combinacin) la generacin, emisin o descarga de cualquier tipo de
contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos.
SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL: La parte del sistema de gestin de una
organizacin empleada para desarrollar e implementar su poltica ambiental y gestionar
sus aspectos ambientales.
78

Versin: 06
CONTINUO
12.3 EJE DE GESTIN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

NTC- OHSAS 18001:2007
GLOSARIO
DESEMPEO: Resultados medibles del sistema de gestin en seguridad industrial y

salud ocupacional relativos al control de los riesgos de seguridad y salud ocupacional
de la organizacin, basados en la poltica y los objetivos del sistema de gestin en
seguridad industrial y salud ocupacional.
EVALUACIN DE RIESGOS: Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y

decidir si ste es tolerable o no.
ENFERMEDAD: Condicin fsica o mental adversa identificable, que surge, empeora o

ambas, a causa de una actividad laboral, una situacin relacionada con el trabajo o
ambas.
IDENTIFICACIN DEL PELIGRO: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir

sus caractersticas.
INCIDENTE: Evento (s) relacionado (s) con el trabajo, en el (los) que ocurri o pudo
haber ocurrido lesin o enfermedad (independiente de su severidad), o vctima mortal.
PARTES INTERESADAS: Individuos o grupos interesados en o afectados por el

desempeo en Seguridad y Salud Ocupacional de una organizacin.
PELIGRO: Es una fuente o situacin con potencial de dao en trminos de lesin o

enfermedad, dao a la propiedad, el ambiente de trabajo o una combinacin de estos.
RIESGO: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un (os) evento (s) o exposicin

(es) peligroso(s), y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada por
el (los) evento (s) o exposicin (es).
RIESGO ACEPTABLE: Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organizacin

puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia poltica de S & SO.
SEGURIDAD: Condicin de estar libre de un riesgos de dao inaceptable.
79

Versin: 06
CONTINUO
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Condiciones y factores que inciden en el

bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y
cualquier otra persona en el sitio de trabajo.
SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Parte del

sistema de gestin total, que facilita la administracin de los riesgos de S & SO
asociados con el negocio de la organizacin. Incluye la estructura organizacional,
actividades de planificacin, responsabilidades, prcticas, procedimientos, procesos y
recursos, para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la poltica y
objetivos de S & SO.
80

Versin: 06
CONTINUO
13. ANEXO B.
LISTA DE SIGLAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN INTEGRAL
ADTS: REA DE DESARROLLO TCNICO Y SOCIAL
BM: BANCO MUNDIAL
BPIN: BANCO DE PROYECTOS DE INVERSIN NACIONAL
CICR: COMIT INTERNACIONAL DE LA CRUZ ROJA
CDP: CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
CGR: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
CNRR: COMISIN NACIONAL DE REPARACIN Y RECONCILIACIN
CCVCS: COMIT COMUNITARIO DE VERIFICACIN Y CONTROL
DAPRE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA

REPUBLICA
DAFP: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PBLICA
DNP: DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION
DIAN: DIRECCIN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
DANE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADSTICA
DCI: DIRECCIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL
EBI: ESTADSTICA BASICA DE INVERSIN
FIP: FONDO DE INVERSIN PARA LA PAZ.
GAC: GRUPO DE ACCIONES CREATIVAS
GME: GRUPO MOVIL DE ERRADICACIN MANUAL
81

Versin: 06
CONTINUO
IDEAM: INSTITUTO DE HIDROLOGA, METROLOGA Y ESTUDIOS AMBIENTALES
IGAC: INSTITUTO GEOGRFICO AGUSTN CODAZZI
MADR: MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
MGA: METODOLOGA GENERAL AJUSTADA
MECI: MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO.
OIM: ORGANIZACIN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES
OYM: ORGANIZACIN Y MTODOS
PAC: PLAN ANUAL DE CAJA
PCI: PROGRAMA PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILCITOS
PCT: PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERA
PDA: PROGRAMA DESARROLLO ALTERNATIVO
PFGB: PROGRAMA FAMILIAS GUARDABOSQUES
PGN: PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIN
PNUD: PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO
POA: PLAN OPERATIVO ANUAL
POG: PLAN OPERATIVO GLOBAL
RSS: RED DE SOLIDARIDAD SOCIAL
RP: REGISTRO PRESUPUESTAL
S.G.C: SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
S.G.A: SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
S.G. S y SO: SISTEMA DE GESTIN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUAPCIONAL
S.G.I: SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

82

Versin: 06
CONTINUO
S.I.G: SISTEMA DE INFORMACIN Y GEO REFERENCIACIN
SCI: SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SNCI: SISTEMA NACIONAL DE COOPERACIN INTERNACIONAL
SNE: SERVICIO NACIONAL DE NOTICIAS DEL ESTADO
SPI: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIN
SUR: SISTEMA NICO DE REGISTRO
SISBEN: SISTEMA DE IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE POTENCIALES

BENEFICIARIOS PARA PROGRAMAS SOCIALES
SUR: SISTEMA UNICO DE REGISTRO
SIFA: SISTEMA DE INFORMACION FAMILIAS EN ACCION
SNAIPD: SISTEMA NACIONAL DE ATENCIN INTEGRAL A LA POBLACIN

DESPLAZADA.
SIIF: SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIN FINANCIERA
SIAOD: SISTEMA DE INFORMACIN DE AYUDA OFICIAL AL DESARROLLO
SIMCI: SISTEMA DE INFORMACIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL.
SIME: SISTEMA DE INFORMACIN Y MONITORIEO
UCRS: UNIDADES COORDINADORAS REGIONALES (FAMILIAS EN ACCIN)
UTS: UNIDADES TERRITORIALES
UAO: UNIDAD DE ATENCIN Y ORIENTACIN
UE: UNIN EUROPEA
UNODC: OFICINA DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA LA DROGA EL DELITO
UCP: UNIDAD COORDINADORA DE PROYECTO
VIS: VIVIENDA DE INTERS SOCIAL

83

Versin: 06
CONTINUO
14. ANEXO C.
NORMAS SEALADAS EN EL MANUAL
ACCIN SOCIAL
Ley 368 de 1997.

Ley 318 de 1996
Decreto 2467 de 2005.
CONTROL INTERNO
Ley 87 de 1993
Decreto 2145 de 1999
Circular 02 de 2004 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de
Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
Ley 200 de 1995

Ley 734 de 2002
GENERACIN DE INGRESOS
Ley 812 de 2003 - Plan Nacional de Desarrollo

Resolucin 5475 de 2005
DESARROLLO ALTERNATIVO
COMPES 3218 DE 2003
DESPLAZADOS
Ley 387 de 1997

Decreto 951 de 2001
84

Versin: 06
CONTINUO
Decreto 2131 de 2003.

Decreto 250 de 2005
JURISPRUDENCIA
o Sentencia SU 1150 de 2000.Corte Constitucional
o Sentencia T-1635 de 2000. Corte Constitucional
o Sentencia T-025 de 2.004. Corte Constitucional
o Sentencia C-278 de 2007. Corte Constitucional
o Sentencia Expediente 2002-0036. Consejo de Estado del 12 de junio de
2008 Nulidad.
DONACIONES
Ley 368 de 1997

Decreto 2685 de 1999 Estatuto Aduanero- Artculos 204, 531 y 532.
Decreto 1012 de 2004 modificatorio del Artculo 204 del decreto 2685 de 1999-
Estatuto aduanero-
Resolucin No. 02847 de 2007
FAMILIAS EN ACCIN
CONPES 3359 DE 2005

CONPES 3449 DE 2006
Manual Operativo del Programa
FONDO DE REPARACIN
Ley 975 de 2005

Ley 418 de 1997, modificada y prorrogada
Ley 1151 de 2007 Art. 13
Jurisprudencia
Sentencia C-370-06 de 18 de mayo de 2006
Sentencia C-531-06 de 12 de julio de 2006
Sentencia C-319-06 de 24 de abril de 2006
Sentencia C-400-06 de 24 de mayo de 2006
Sentencia C-476-06 de 14 de junio de 2006
Sentencia C-575-06 de 25 de julio de 2006
Sentencia C-650-06 de 9 de agosto de 2006
85

Versin: 06
CONTINUO

Sentencia C-080-07 de 7 de febrero de 2007
INFRAESTRUCTURA
Ley 400 de 1997

Decreto 2168 de 1999, que liquido la Ley 529 de 1999
CONPES 3134 de 2001
CONPES 3261 de 2003
FONDO DE REPARACIN ADMINISTRATIVA

Cartilla Programa Reparacin Va Administrativa
RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA-RESA
Fundamento Legal
Ley 812 de 2003
PROTECCIN DE TIERRAS Y PATRIMONIO
Ley 1152 de 2007

VCTIMAS DE LA VIOLENCIA
Ley 418 de 1997

Ley 782 de 2002
JURISPRUDENCIA VCTIMAS DE LA VIOLENCIA
o Sentencia C-047 de 2001
o Sentencia T-1161 de 2003
86

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MANUAL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

EJE DE GESTIN DE CALIDAD

NORMAS NTC ISO 9001 Y

NORMA NTC OHSAS

EJE DE GESTIN EJE DE GESTIN

AREA DE GESTIN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO

1. PRESENTACIN POR PARTE DE LA DIRECCIN .......................................... 5

2. CONSTITUCIN Y FUNCIONES DEL COMIT DE GESTIN INTEGRAL ........6

3. PRINCIPIOS DE CALIDAD QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIN (ISO

4. POLTICA DE GESTIN INTEGRAL..................................................................17

5. CMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLTICA DE GESTIN

6. OBJETIVOS DE GESTIN INTEGRAL .......................................20

7. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN NTEGRAL...................22

9. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ...........24

10. DETERMINACIN DE PROCESOS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

11. MAPA DE PROCESOS...................................................................................... 31

11.1 CARACTERIZACIN PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO...32

11.2 CARACTERIZACIN PROCESO REGISTRO DE POBLACIN

11.3 CARACTERIZACIN PROCESO ATENCIN HUMANITARIA A POBLACIN

11.4 CARACTERIZACIN PROCESO AYUDA SOLIDARIA A VCTIMAS DE LA

11.5 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE DONACIONES.....................36

AREA DE GESTIN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO

11.6 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA-

11.7 CARACTERIZACIN PROCESO INFRAESTRUCTURA.........................38

11.8 CARACTERIZACIN PROCESO FAMILIAS EN ACCIN....39

11.9 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN PRESIDENCIAL CONTRA

11.10 CARACTERIZACIN PROCESO GENERACIN DE INGRESOS42

11.11 CARACTERIZACIN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y

11.12 CARACTERIZACIN PROCESO FONDO PARA LA REPARACIN DE

11.13 CARACTERIZACIN PROCESO HABITAT Y VIVIENDA..46

11.14 CARACTERIZACIN PROCESO PROTECCIN DE TIERRAS Y

11.15 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE PROTECCIN PARA LA

11.16 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE OFERTA Y DEMANDA

11.17 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA.................54

11.18 CARACTERIZACIN PROCESO ADQUISICIN DE BIENES Y

11.19 CARACTERIZACIN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES...58

11.20 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN FINANCIERA...........................60

11.21 CARACTERIZACIN PROCESO TALENTO HUMANO................................62

11.22 CARACTERIZACIN PROCESO COMUNICACIONES.................................64

AREA DE GESTIN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO

11.23 CARACTERIZACIN PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN... 66

11.24 CARACTERIZACIN PROCESO APOYO LEGAL....................................... 68

11.25 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN

11.26 CARACTERIZACIN PROCESO PLANEACIN..........................................71

11.27 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO...................72

11.28 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO...73

12. ANEXO A. GLOSARIO DE TRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES AL

12.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD..74

12.2 EJE DE GESTIN AMBIENTAL......77

12.3 EJE DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL................79

13. ANEXO B. LISTA DE SIGLAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN

14. ANEXO C. NORMAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN

AREA DE GESTIN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO

1. PRESENTACIN POR PARTE DE LA DIRECCIN

La Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN

Accin Social, ha encontrado en la implementacin de un Sistema de Gestin Integral,

Los ciudadanos esperan cada da mejores y mayores resultados de sus instituciones.

AREA DE GESTIN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO

El Director General de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la

De la Resolucin No. 0628 de Septiembre de 2005

Que la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional

Que a travs de la implementacin de un sistema de gestin integral;

Que es necesario organizar un rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo