PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de Revisin 7 de junio de 2007

SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobacin Res.159-25 junio 2007

INSTRUCTIVO - GUA PARA LA ELABORACIN

Y PRESENTACIN DEL INFORME DE Versin 1
AUDITORIA
INS EV EI - 015 Pgina 1

1.1 INSTRUCTIVO - GUA PARA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN

DEL INFORME DE AUDITORA

GUA

Para la preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora en la

Procuradura General de la Nacin.

1. DESCRIPCIN

El auditor consolida el informe de una visita de auditora considerando los papeles

de trabajo obtenidos en la auditora in situ y su anlisis, en los casos que el
Auditor Principal lo defina una versin preliminar es entregada al auditado para
obtener sus aclaraciones y precisiones, que son tenidas en cuenta para la
elaboracin del informe final, que una vez aprobado por el Jefe de la Oficina de
Control Interno se convierte en un documento pblico que se comunica a las reas
interesadas.

2. OBJETIVOS

Establecer el contenido mnimo del informe de auditora, la forma de su

presentacin y la comunicacin que de l debe hacerse.

3. REQUISITOS

Haber cumplido todos lo pasos de la auditora in situ, con los instructivos y

registros respectivos.

4. OPERACIN

Se procede a la lectura y anlisis de la informacin recolectada, as como de las

notas del auditor tomadas en la realizacin de la auditora in situ.

El auditor conforma las observaciones y las registra en el documento sealando:

 Observacin: Detallar la observacin, hallazgo o situacin encontrada.
Efecto: Consecuencia que se origina de la situacin evidenciada
Recomendacin: Las acciones que sugiere el auditor con el propsito de
atender la situacin evidenciada, que se puede basar en directrices
institucionales.

En donde sea necesario realice la referencia a los papeles de trabajo o registros.

El auditor verifica y redacta el Resumen Ejecutivo con las Conclusiones.

Se genera el informe preliminar, se presenta al Jefe de la Oficina de Control

Interno y se entrega mediante oficio al rea auditada para recibir las aclaraciones
y precisiones; en caso de considerarse necesario.

Se reciben las aclaraciones y precisiones del rea auditada, se valoran y ajusta lo

que se considere pertinente.

Se imprime el informe en versin final, se firma y genera el Registro REG-EV-EI-

016 Informe de Auditora

Se preparan los oficios de comunicacin y se remite el informe Ejecutivo al

Procurador General de la Nacin, y el Informe Final a los directivos que deben
conocer el informe, al jefe de la dependencia auditada y a los servidores pblicos
que deben conocer y atender las observaciones all contenidas.

Recuerde que:

Una vez realizada la visita de auditoria se proceder a elaborar el informe que

contendr toda la informacin necesaria y relevante relacionada con el examen
practicado y responder a los objetivos planteados en el programa de auditoria.

En dicho informe se plasmar, los comentarios, conclusiones, recomendaciones

en forma objetiva, basados en hechos reales debidamente respaldados por la
evidencia documentada en los papeles de trabajo.

1.1 Caractersticas del Informe de Auditoria

Para la elaboracin del informe de auditoria se debe tener en cuenta lo siguiente:

Ser conciso, a la vez que suficientemente claro y completo, incluyendo frases y

hechos esenciales para facilitar su comprensin.
 Presentar comentarios, conclusiones y recomendaciones en forma objetiva,
debidamente respaldados por la evidencia documentada en papeles de trabajo
que sustentan en cualquier momento su exactitud y veracidad.

Ser preciso respecto de la informacin que contiene y correcto en relacin con

los aspectos gramaticales, ortogrficos y de puntuacin.

Redactar, libre de palabras o frases antagnicas, presentando las crticas con

una perspectiva justa considerando las circunstancias que rodearon el hecho
observado y dando las sugerencias para mejorarlo.

Relacionar los hallazgos positivos.

1.2 Tipos de Informe

Con el propsito de determinar los tipos de informe, as como la estandarizacin

de la presentacin de los resultados de las auditorias que se ejecutan en la Oficina
de Control Interno, los informes se clasifican, as:

Informe preliminar
Informe Final
Informe Ejecutivo
Informe de seguimiento

1.2.1 Informe Preliminar

Este documento permite asegurar la calidad de los resultados de la auditoria, al

someter a consideracin del auditado los hallazgos y recomendaciones
preliminares obtenidos, quien puede oponerse a los juicios elaborados,
presentando las evidencias y soportes que quiere hacer valer para el cambio de
opinin. En caso de considerarlo procedente el equipo auditor puede ajustar o
precisar el contenido del informe con base en las previsiones y aclaraciones del
auditado.

Como informe preliminar de avance se puede realizar una entrega en el tiempo

previsto para la realizacin de la auditora cuando la situacin este generando alto
riesgo y obligue a que la administracin tome medidas urgentes.

1.2.2 Informe Final

La base para la elaboracin de este informe la constituye el informe preliminar

debidamente validado por los auditados.
Un informe final de auditoria debe contener los siguientes elementos:

Portada
Tabla de contenido
Introduccin
Objetivo u objetivos.
Alcance
Metodologa del trabajo de auditoria
Limitaciones
Descripcin general del proceso (Incluye ficha tcnica)
Opinin o conclusin general de la auditoria.
Resultados:
o Opinin o conclusin por proceso
o Hallazgos
o Riesgo
o Recomendacin
Anexos
Plan de compromiso.

1.2.3 Informe Ejecutivo

Es el documento extractado del informe detallado, el cual contiene la informacin

relevante para el nivel ejecutivo y/o estratgico de la Entidad, que facilita el
entendimiento de los resultados del proceso de auditoria y presenta un panorama
general del estado del sistema de control interno del rea auditada, de acuerdo
con el alcance y los objetivos establecidos para la auditoria.

Este documento no debe ser mayor a 4 hojas y requiere de la utilizacin de

grficos, ilustraciones y resmenes que faciliten su lectura y comprensin.

Un informe ejecutivo debe contener los siguientes elementos.

Objetivo
Alcance
Metodologa del trabajo Utilizada
Limitaciones
Opinin o conclusiones y recomendaciones

1.2.4 Informe de seguimiento

Este informe determina el grado de avance en el cumplimiento de los

compromisos pactados, para promover el fortalecimiento del sistema de control
interno.
Existen dos formas de realizar dicho seguimiento dependiendo de la ubicacin
geogrfica de la dependencia auditada. En el nivel central dicho seguimiento lo
realiza personalmente, el profesional asignado, el cual recoger la informacin en
el formato diseado para tal fin. Si el seguimiento se va a realizar a una
dependencia del nivel regional dicha informacin ser diligenciada por el jefe de la
oficina auditada, el cual deber dar respuesta en el plazo que le fije la oficina de
control interno.

1.3 Plan de mejoramiento individual o de procesos

Atendiendo a los informes que presenta la Oficina de Control Interno los

responsables de las reas, dependencia o procesos objeto de la auditora
elaborarn y presentarn un Plan de Mejoramiento Individual o de Procesos que
incluya como mnimo lo siguiente:

Acciones para resolver las situaciones negativas encontradas como

observaciones o hallazgos.
Acciones para aprovechar las recomendaciones que incluya el Informe de la
Auditora realizada
Responsables de la realizacin
Fechas de cumplimiento lmite previstas

Frente a los Planes de Mejoramiento Individual o de Procesos la Oficina de

Control Interno definir la realizacin de acciones de seguimiento, conforme se
indica en el Instructivo sobre el tema.

PAPELES DE TRABAJO

Permanentes:

Ver primer Instructivo de este Captulo.

Corrientes:

Registro REG-EV-EI-016 Informe de Auditora