Monografia Hospital Regional de Cajamarca 2017

HOSPITAL REGIONAL DE CAJAMARCA
DEDICATORIA
Dedico este trabajo principalmente a Dios, por haberme dado la vida y permitirme
el haber llegado hasta este momento tan importante de mi formacin profesional y a mi
abuela por haber sido la persona que me motiv en todo momento, porque sin ella no
hubiera logrado esta meta.
El Autor
pg. 1 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por protegerme durante todo mi camino y darme fuerzas para
superar obstculos y dificultades a lo largo de mi vida, a mi asesora Lic. Rosa Mendoza
Esquives y a todos los docentes de la E.A.P de Administracin por la sabidura y
conocimientos transmitidos en el desarrollo de mi formacin profesional.
El Autor

NDICE
PRESENTACIN ................................................................................................................................ 5
CAPTULO I: DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD ........................................................ 6
1.1. RAZN SOCIAL ................................................................................................................. 6
1.2. GIRO DEL NEGOCIO .......................................................................................................... 6
1.3. UBICACIN ....................................................................................................................... 6
1.4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ......................................................................................... 6
1.5. AREA FUNCIONAL ............................................................................................................ 6
CAPITULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................... 7
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................................................... 7
2.1. DESCRIPCION DE LA REALIDAD PROBLEMTICA ............................................................ 7
2.2. . FORMULACIN DEL PROBLEMA .................................................................................... 7
2.3. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 7
2.3.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................ 7
2.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ................................................................................................. 8
CAPITULO III: MARCO TERICO.......................................................................................... 9
3. MARCO TERICO. ........................................................................................................................ 9
3.1. QU ES UN DOCUMENTO? ................................................................................................. 9
3.2 QUE ES UN DOCUMENTO ARCHIVSTICO? .......................................................................... 9
3.3 QU SON LOS TIPOS DOCUMENTALES? .............................................................................. 9
3.3.1. Tipo documental simple ................................................................................................ 9
3.3.2. Tipo documental compuesto ......................................................................................... 9
3.4. QU ES UNA SERIE DOCUMENTAL? .................................................................................... 9
3.7 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS ..................................................................................... 10
3.8. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.................................................................................... 10
a. El local de archivos: ........................................................................................................ 10
b. El control de los factores externos ................................................................................ 10
c. El manejo de los depsitos ............................................................................................ 11
3.9 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 11
A. DISPOSICIONES GENERALES .............................................................................................. 11
B. DISPOSICIONES TRANSITORIAS ......................................................................................... 12
3.11.1. DISPOSICIONES ESPECFICAS ................................................................................. 13
3.12. LA ACUMULACIN ..................................................................................................... 14
3.13. DEL CONTROL Y LA SEGURIDAD................................................................................. 15

3.14. QUE ES UN PROCESO ................................................................................................. 16

3.15. QU SON PROCEDIMIENTOS ..................................................................................... 16
3.15.1. Propsito de los procedimientos .......................................................................... 16
3.15.2. Ventajas de tener los procedimientos documentados......................................... 16
3.16. DIAGRAMAS DE FLUJO............................................................................................... 16
3.17. SIMBOLOGA DE DISEO ........................................................................................... 17
CAPITULO IV: Diagnstico ....................................................................................................... 20
4. ARCHIVO............................................................................................................................. 20
5. PROCESOS TCNICOS ARCHIVSTICOS ............................................................................... 20
6. NIVELES DE ARCHIVO ......................................................................................................... 20
7. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS: .................................................................................. 20
8. SELECCIN DOCUMENTAL: ................................................................................................ 21
9. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS .................................................................................. 21
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD .............................................................................................. 22
11. FOLIACIN ...................................................................................................................... 22
12. DE LA ACUMULACIN .................................................................................................... 22
CAPITULO V: APLICACIN DEL PROCEDIMIENTO PRCTICO................................ 23
4. PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS ................................................. 23
A. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS PERSONALES....................................................... 23
B. ORDEN DE LOS DOCUMENTOS Y LEGAJOS........................................................................ 24
C. FOLIACIN DE LOS DOCUMENTOS .................................................................................... 26
D. REGISTRO DEL LEGAJO DEL TRABAJADOR ........................................................................ 27
CONCLUSIONES .............................................................................................................................. 28
RECOMENDACIONES...................................................................................................................... 29
BIBLIOGRAFA ................................................................................................................................ 30
WEBGRAFA.................................................................................................................................... 31
ANEXOS .......................................................................................................................................... 32

PRESENTACIN
La necesidad de una gestin documental en empresas suele surgir cuando se alcanza un punto
crtico en el almacenamiento y produccin, y aparece la necesidad de recuperar y reutilizar
documentos. La produccin y archivado incontrolado de documentos obligar a grandes esfuerzos
futuros para localizar dicha documentacin. Si un documento no es fcilmente localizable, es como
si no existiese. Lo que se traduce en una potencial prdida de informacin y, sobre todo, de
productividad.
Esta rea nos permite reconocer la importancia de la organizacin de los archivos de una empresa,
como son los documentos no importa si son de entidades pblicas o privadas, en este informe
definiremos las pautas a seguir para archivar esta informacion, se haga de una manera legal,
tambin se mencionar temas tales como: qu es un archivo?, documentos y tipos de
documentos, como se hace dentro de una organizacin que pertenezca al estado, u a terceros,
que ambas requieren de un lugar o espacio para el almacenamiento de informacion vital para el
funcionamiento de la misma, y cabe resaltar que cualquier persona no es la encargada de hacerlo.
La presente monografa contiene 4 captulos de los cuales el primero detalla los datos generales
de la entidad como giro de la misma, razn social, entre otros. El segundo captulo habla sobre
el planteamiento del problema, el tercero trata sobre el marco terico conceptual, el cuarto
captulo del diagnstico y por ltimo en el quinto captulo trata sobre la aplicacin del
procedimiento practico relacionado con el trabajo realizado en la oficina de Escalafn.

CAPTULO I: DATOS GENERALES DE LA

ENTIDAD
1. DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD
1.1. RAZN SOCIAL
1.2. GIRO DEL NEGOCIO
Salud
1.3. UBICACIN
Jr. Larry Jhonson S/N Mollepampa Cajamarca
1.4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
ANEXO N 01
1.5. AREA FUNCIONAL
Funciones
Ordenar los documentos de los trabajadores del Hospital Regional de

Cajamarca.
Actualizar los documentos de los trabajadores del Hospital Regional de
Cajamarca.
Clasificar los documentos segn esquema de file personal de los
trabajadores Hospital Regional de Cajamarca.
Foliar cada uno de los documentos de los trabajadores del Hospital
Regional de Cajamarca.
Registrar el legajo del trabajador en una base de datos.

CAPITULO II: PLANTEAMIENTO DEL

PROBLEMA
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1. DESCRIPCION DE LA REALIDAD PROBLEMTICA
El hospital regional de Cajamarca por medio de la oficina de escalafn tiene como funcin
principal de recepcin de documentos y archivamiento de los mismos en el file personal de los
trabajadores.
Para la identificacin de problemas y teniendo conocimiento de que la entidad no ha realizado

trabajos de ordenamiento, clasificacin y renovacin de los documentos personales de los
trabajadores del hospital regional de Cajamarca; se realiz un anlisis de las principales causas
que conllevan a la deficiencia en las funciones de la gestin de archivos.
La demoras para la entrega de un documento al trabajador es muy usual en esta oficina ya que
no se ha seguido un orden adecuado desde hace mucho tiempo en su antiguo local de
atencin.No hay una adecuada organizacin de la toda la documentacin del file personal del
trabajador lo que genera demoras en la gestin documental para la bsqueda de ciertos
documentos que solicita el trabajador a veces con gran urgencia y otros no.
La mezcla de documentos antes de su archivamiento, es una de las causas que conllevan a

demoras en la entrega de la documentacin personal del servidor, ya sea porque an no hay
una clasificacin clara de sus documentos dentro del legajo del trabajador, es por ellos que al
no haber esta clasificacin clara en el legajo del servidor, el trabajador y servidor de sta oficina
ubica esta documentacin de los servidores a continuacin del ltimo documento puesto en el
legajo del servidor.
La cantidad de documentos que demanda esta oficina es muy numeroso ya que esta oficina es
la encargada de distribuir la documentacin de los servidores y es por eso que el servidor de
esta oficina al incurrir en tanta documentacin junta es donde existen extravos o prdidas de
sus documentos. Y finalmente el orden de los legajos est en psimas condiciones, otros estn
maltratados y otros nos estn ordenados en orden alfabtico. (ANEXO N 02)
2.2. . FORMULACIN DEL PROBLEMA

De qu manera el rea de escalafn, puede organizar los legajos personales de los
trabajadores para atender eficientemente los requerimientos del servidor del hospital
regional de Cajamarca?
2.3. OBJETIVOS
2.3.1 OBJETIVO GENERAL
Organizar los legajos personales en la oficina de escalafn para atender
eficientemente los requerimientos del servidor del Hospital Regional de
Cajamarca.

2.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Clasificar los documentos segn esquema de file personal de los trabajadores

Hospital Regional de Cajamarca.
Ordenar los documentos de los trabajadores del Hospital Regional de
Cajamarca.
Foliar cada uno de los documentos de los trabajadores del Hospital Regional
de Cajamarca.
Registrar el legajo del trabajador en una base de datos.

CAPITULO III: MARCO TERICO

3. MARCO TERICO.
3.1. QU ES UN DOCUMENTO?
Es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier soporte
material, y que es producido, recibido y conservado por las organizaciones o
personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es por tanto un testimonio de
la actividad humana.1 (ARCHIVOS ESTATALES, 1993)
3.2 QUE ES UN DOCUMENTO ARCHIVSTICO?

Un documento archivstico es aquel que es producido, recibido y conservado por
una institucin y contiene informacin relativa al ejercicio exclusivo de las
actividades y competencias que esta institucin desarrolla.2 (DICCIONARIO DE
TERMINOLOGA ARCHIVISTICA, 1993)
3.3 QU SON LOS TIPOS DOCUMENTALES?

Son las unidades de informacin contenidas en los documentos. stos pueden ser:
3.3.1. Tipo documental simple:

Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una
unidad de informacin. Ejemplo: el oficio, la carta, el memorando, recibo,
etc. (FERNANDEZ, 1994)
3.3.2. Tipo documental compuesto:

Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre s, y
cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce como
expediente. Ejemplo: Expediente, comprobante de pago.3 (FERNANDEZ,
1994)
3.4. QU ES UNA SERIE DOCUMENTAL?

Es el conjunto de documentos que tienen caractersticas comunes, el mismo tipo
documental o el mismo asunto y que por consiguiente es archivado, usado,
transferido, o eliminado como unidad. Resoluciones, Supervisiones, Legajo de
Personal, Planillas, etc. (GAVILN, 2009)
3.5 QUE ES UNA SECCIN DOCUMENTAL?

Es el conjunto de documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades
orgnicas o dependencias de la institucin. Ejemplos: Alta direccin, Secretara
General, Administracin, Planificacin, Tesorera, etc. (FERNANDEZ, 1994)
3.6 QU ES UN FONDO DOCUMENTAL?

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institucin
pblica o privada en el ejercicio de sus actividades. (FERNANDEZ, 1994)
1
Diccionario de terminologa Archivstica. Madrid. Direccin de ARCHIVOS ESTATALES. 1993.
2
Diccionario de Terminologa Archivstica
3
FERNANDEZ GIL, Paloma: Racionalizacin de la Gestin Administrativa. Identificacin y tratamiento
de Documentos en los Archivos de la Oficina. En AABADOM, 1994.

3.7 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS:

Es un proceso tcnico archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto
de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada
entidad. En esta etapa se debe alcanzar e identificar las respectivas series y sub
- series documentales:
A. Clasificar: clasificar documentos significa separarlos o dividirlos en clases

o grupos que sean susceptibles de subdivisiones, teniendo en cuenta la
estructura orgnica y/o las funciones institucionales. (NORMA GENERAL
DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, 1985)
B. Ordenar: documentos es unir y relacionar los elementos de cada grupo,

mediante el sistema ms conveniente: ordenamiento alfabtico,
numrico, cronolgico, alfanumrico, etc. (NORMA GENERAL DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS, 1985)
C. Signar: documentos es asignarles smbolos de codificacin para su

identificacin (por unidades orgnicas, por series documentales,
etc.)Pueden ser letras o nmeros o la combinacin de ambos.4
(NORMA GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, 1985)
3.8. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS:

Es un proceso archivstico que consiste en mantener la integridad fsica del soporte y de
la informacin contenida en los documentos, a travs de la implementacin de medidas
de preservacin y restauracin. 5
Al respecto se recomienda que siempre ser mejor conservar que restaurar. Existen un
conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad fsica de la
documentacin. Estos son: factor climatolgico, contaminacin ambiental,
contaminacin biolgica, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de los
documentos. Por ello se recomienda:
a. El local de archivos:
El local de archivos estar ubicado distante de los lugares que puedan
ocasionar un siniestro, y de lugares excesivamente hmedos. Se debe
preferir el uso de locales construidos con material noble, evitndose el
revestimiento de muros y paredes con materiales inflamables
(tapizones, alfombras). El local de archivo debe tener bsicamente tres
ambientes: depsitos, rea de trabajo tcnico y administrativo, y el rea
de atencin al usuario.
Las instalaciones elctricas y las sanitarias debern conservarse en
perfecto estado y el mobiliario archivstico (estantes,
archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente
de metal. (VSQUEZ, 2010)
b. El control de los factores externos:

Limpiar adecuadamente el local, el mobiliario, y la
documentacin, as como ventilar por medios naturales o
mecnicos, sobre la base de la utilizacin racional de puertas y
4
Norma General del Sistema Nacional de Archivos, Madrid. 1985.
5
Diccionario de Terminologa Archivstica. Pars .UNESCO , 1974

ventanas con empleo de mquinas (ventiladores, aire

acondicionado, extractores de aire.)
Prevenir la incidencia de la contaminacin ambiental (La

fumigacin solo se recomienda en casos de infestacin biolgica.)
Evitar la incidencia directa de luz o artificial sobre los documentos.
Evitar la oscuridad completa en los depsitos.
c. El manejo de los depsitos:

No usar cintas adhesivas y evitar el uso excesivo de elementos
metlicos (grapas, clips, etc.). Proteger los documentos en
unidades de instalacin (cajas, flders), as tambin no usar
producto qumico alguno (insecticida, bactericida, fungicida,
etc.) sobre los documentos.6
3.9 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS:

Este proceso archivstico consiste en la destruccin de los documentos
considerados innecesarios, previa autorizacin del AGN o los Archivos Regionales
en el mbito de su competencia. (NORMAS TCNICAS DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS, 1985)7
A. DISPOSICIONES GENERALES
1. La eliminacin de documentos es un procedimiento archivstico

que consiste en la destruccin de los documentos autorizados
expresamente por el Archivo General de la Nacin.
2. El rgano de administracin de archivos formular el

cronograma anual de eliminacin de documentos y los remitir
al Archivo General de la Nacin, antes del 31 de marzo de cada
ao.
3. El rgano de administracin de archivos de la entidad solicitar

al Archivo General de la Nacin la autorizacin para la
eliminacin de los documentos al vencimiento de los perodos
de retencin establecidos en su Programa de Control de
Documentos.
4. Las solicitudes de eliminacin sern acompaados con los

inventaras en original y dos copias. Y las muestras
documentales correspondientes 30 das antes de la fecha
establecida en su respectivo cronograma.
5. La Direccin General de Archivo Intermedio del Archivo General

de la Nacin informar sobre la procedencia e improcedencia de
la solicitud. Si el informe es favorable el expediente pasar a
6
FERNNDEZ GIL, Paloma. Organizacin de Archivos de Oficina. Metodologa. En: IRARGI, V
(1992-1993).-p.77-124.
7

dictamen de la, Comisin Tcnica de Archivos a base del cual el

Jefe del Archivo General de la Nacin expedir la Resolucin de
eliminacin respectiva.
6. Los archivos de nivel desconcentrado solicitarn la eliminacin

de documentos al archivo departamental correspondiente,
quien observar las disposiciones de la presente directiva.
7. El Archivo General de la Nacin es el nico facultado para

eliminar los documentos cuya destruccin haya autorizado, de
acuerdo a las disposiciones legales. (AENOR, 2008)
B. DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Los organismos y reparticiones pblicas que no tengan aprobado su

Programa de Control de Documentos solicitarn al Archivo General
de la Nacin la eliminacin de los documentos innecesarios
acompaando:
El informe con la opinin favorable del Comit Evaluador de

Documentos. El inventario correspondiente. Las muestras de
los documentos a eliminarse. El Comit se integrar y
funcionar de conformidad a lo dispuesto por la Directiva No.
004/86-AGN-DGAI Normas para la Elaboracin del Programa
de Control de Documentos de los Organismos del Sector Pblico
Nacional. La eliminacin se efectuar de acuerdo al
procedimiento aprobado por la presente Directiva.
Los documentos deteriorados por agentes biolgicos (insectos,

hongos, bacterias, etc.) debern separarse de la documentacin
en buen estado, y restringir su servicio. Evitar cualquier tipo de
restauracin emprica.
Mediante copias (fotocopias, microfilme, etc.), brindar el

servicio de atencin de los documentos originales ms
consultados o deteriorados. El personal del archivo deber
tener identificada la ubicacin de aquellos documentos ms
importantes para la institucin, en caso de ocurrir siniestros.8
(AENOR, 2008)
3.10 MEDIDAS DE SEGURIDAD:
A. Restringir el ingreso a depsitos, a personas no autorizadas. Adoptar las

medidas convenientes a fin de evitar la sustraccin de documentos.
B. No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier

otro lugar donde exista documentos. Desconectar los servidores elctricos y
cerrar la llave general del agua al trmino de la jornada laboral, y revisarlos
8
UNE-ISO/TR 26122 IN: Informacin y documentacin: anlisis de los procesos de trabajo para la gestin
de documentos. Madrid: Aenor, 2008.

peridicamente.
C. No mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petrleo, etc).

Disponer de extintores de polvo qumico seco, con carga vigente y cuyo
manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.
(ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, 1999)
3.11 LA FOLIACIN:
La foliacin es un acto administrativo que consiste en enumerar cada una de las

hojas (o folios) de todo expediente o documento recibido en una dependencia
administrativa, de manera correlativa y cronolgica.9
Consiste en registrar en forma literal (letras y/o nmeros) la totalidad de

actuados que conforman un expediente. La foliacin es una operacin
correlativamente todos los folios de cada unidad, tiene como principal objetivo
no solo la numeracin en orden sucesivo y cronolgico, sino tambin,
constituirse en una herramienta de identificacin y control (DICCIONARIO DE
TERMINOLOGA ARCHIVISTICA, 1993)
3.11.1. DISPOSICIONES ESPECFICAS
A. La foliacin se efectuara estampando un sello estandarizado con tinta

negra y/o roja en el ngulo inferior derecho de cada hoja ( o folio) del
documento presentado. El sello consignara en la parte superior la
denominacin de la oficina que realizara la foliacin y en la inferior
identificacin folio N.
B. El expediente administrativo empezar con el primer escrito del interesado

o con la orden del funcionario competente, cuando se inicie de oficio; y se
seguirn agregando, tras esta, los dems documentos en estricto orden
cronolgico y debidamente foliados de forma literal (letras y/o nmeros),
debiendo cada rgano continuar con la foliacin.10 (FERNANDEZ, 1994)
C. DEBERAN FOLIARSE:
Todas las hojas que contengan escritos y/o dibujos
Las copias, formularios, planos, recibidos conforme al T.U.P.A. del
hospital regional de Cajamarca.
En el caso de presentarse cuatro (04) juegos de anillados de
proyectos, solo se foliara uno de ellos, el resto se consignar en la
parte inferior derecha el nmero de folios.
Las hojas de trmite o de ruta que estn fechadas y contengan
disposiciones debidamente firmadas por el funcionario responsable.
Otros que conformen el expediente y sean autorizados por el jefe del
rea correspondiente.
Toda clase de documentos que por su naturaleza y finalidad deban
ser foliados, a consideracin de la Oficina de Escalafn.
9
Diccionario de Terminologa Archivstica. Pars .UNESCO , 1974
10
FERNANDEZ GIL, Paloma: Racionalizacin de la Gestin Administrativa. Identificacin y tratamiento
de Documentos en los Archivos de la Oficina. En AABADOM, 1994.

D. NO SE FOLIARN
Las hojas en blanco
El reverso de las hojas ya foliadas
Las hojas de tramite o ruta similar en blanco
Las unidades documentales que se generan empastadas, foliadas y/o
paginadas de fbrica, como son los libros principales, auxiliares y
tomos contables.
No se debern foliar documentos en soportes distintos al papel y/o
documentacin no convencional como, casetes, discos digitales
CD- disquetes, videos, etc.11 (NORMA GENERAL DEL SISTEMA
3.11.2. DE LA RECTIFICACIN
La RECTIFICACION es una tarea administrativa mediante la cual al

detectarse errores en la foliacin de un documento o en la unidad
documental, se proceder a su respectiva correccin.
Los errores en la foliacin, podrn ser de la siguiente naturaleza:
Por haber transgredido los procedimientos indicados en la norma.

Por omisin.
Por repeticin de folios.
La foliacin rectificada, ser anulada mediante:
o Una raya oblicua, evitando los tachones y/o borrones, y la

correcta foliacin debajo del sello foliador.
o Colocar el trmino VALE.
o A continuacin firma, nombres y apellidos, y cargo del trabajador
responsable de la gestin documentaria. 12 (NORMA GENERAL
3.12. LA ACUMULACIN
La ACUMULACIN de documentos o expedientes, es una tarea
administrativa por la cual se adicionan o se juntan uno o ms
documentos o expedientes sobre un mismo asunto, que guarden
afinidad o relacionados entre s, para ser resueltos en una sola resolucin
o fallo, a fin de evitar resoluciones contradictorias. (NORMA GENERAL
Los expedientes que se incorporan a otros (documentos acumulados) no

continuarn su foliatura, por lo tanto mantendrn su numeracin,
dejndose una constancia que indique DOCUMENTO O EXPEDIENTE
ACUMULADO. En la cual se deber indicar su agregacin y la cantidad
de fojas acumulados, segn lo estipula el Art. 152.2 de la Ley N 27444,
11

Ley de Procedimiento Administrativo General.
En caso que el nuevo documento o expediente ingresado tenga fecha

anterior al primero que dio inicio al trmite administrativo, se respetar
el orden de llegada de dichos expedientes o documentos.
La persona o trabajador responsable de la gestin documentaria de la

Oficina o dependencia que efecta la acumulacin, tiene la obligacin de
colocar una aclaracin en la cartula o inicio de cada documento o
expediente acumulado, agregando una hoja al inicio de cada uno de ellos
que indique DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO, el cual
tambin se foliar, incluyendo las disposiciones que ordenan la
acumulacin (memo, oficio, etc.). (NORMA GENERAL DEL SISTEMA
3.13. DEL CONTROL Y LA SEGURIDAD
1. El contenido de un documento y/o expediente en trmite o terminado, es

intangible, es decir que no puede introducirse enmendaduras, alteraciones,
entrelineados ni agregados en los documentos, una vez que hayan sido
firmados por la autoridad competente. De realizarse alguna modificacin, esta
deber haber sido hecha mediante autorizacin escrita del personal
reglamentariamente autorizado para ello, o de los funcionarios competentes
correspondientes. Dicha autorizacin deber ser insertada en el expediente
dejando constancia detallada y expresa de las modificaciones y/o alteraciones
que se hubieran producido y la justificacin fundamentada de las mismas.
2. Si un documento o expediente se extraviara, la entidad administrativa tiene la

obligacin, bajo responsabilidad, de reconstruir el mismo,
independientemente si an el interesado se encuentre en autos de lo
acontecido. Esta reconstruccin se efectuar dentro de los tres das
siguientes, de la prdida. Si en el transcurso de la tramitacin el expediente
apareciera ser reemplazado por el rehecho.
3. Las entidades administrativas podrn emplear tecnologa de microformas y

medios informticos o electrnicos para el archivo y tramitacin de
expedientes, que permitan la integridad e inalterabilidad de la informacin
que contengan en sus archivos convencionales, sean stos utilizados como
medio de control y seguridad y/o conservacin de la documentacin que se
custodia, de conformidad con la normatividad prevista y vigente en materia
de archivo y nuevas tecnologas, (Decreto Legislativo N 681 ampliatorias,
modificatorias). (FERNANDEZ, 1994)

3.14. QUE ES UN PROCESO
Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participacin

de un nmero de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un
objetivo previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio disea,
gestiona y mejora sus procesos (acciones) para apoyar su poltica y estrategia y para
satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de inters. (HALL, 1987)
3.15. QU SON PROCEDIMIENTOS
Son la sucesin cronolgica o secuencial de operaciones concatenadas, que

realizadas por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para
ejecutar una funcin. Representan la rutina del trabajo, la forma cotidiana de
hacer las cosas. (HALL, 1987)
Un procedimiento consiste en un ciclo de operaciones que afectan generalmente

a diversos empleados que trabajan en sectores distintos, y que se establece para
asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para
producir un bien o servicio determinado. 13 (HALL, 1987)
3.15.1. Propsito de los procedimientos
Integrar la documentacin bsica usada para la administracin de las

actividades.
Proporcionar formalidad a la Institucin o empresa.
Identificar responsabilidades.
Interrelacionar al personal que administra, ejecuta, verifica o revisa el
trabajo.
3.15.2. Ventajas de tener los procedimientos documentados
Estandarizar y uniformar el desempeo de las personas.

Simplificar los procesos.
Agilizar el funcionamiento de la Institucin o Empresa, al evitar prdidas
innecesarias de tiempo.
Perdurar en el tiempo. Al documentar procedimientos garantizamos su
permanencia en el tiempo, evitando con ello que nuevos empleados por
olvido, desconocimiento o mala intencin dejen de hacer esa labor.
3.16. DIAGRAMAS DE FLUJO.
Consisten en la representacin grfica matricial de la sucesin en que se realizan

las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en
donde se muestran las unidades administrativas (en procedimientos generales), o
los puestos que intervienen (procedimientos especficos), en cada operacin
anotada. Los diagramas de flujo presentados en forma sencilla y accesible, dan una
13
Hall, Richard. Organizaciones: Estructura y Proceso. Tercera edicin. Mxico D.F., Prentice-Hall
Hispanoamericana, S. A., 1987.

descripcin clara de las operaciones, facilitando visualmente su comprensin. Se

recomienda el empleo de smbolos y/o grficos simplificados. (HILL, 1999)
El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una grfica que representa el flujo o la

secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso
en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin.
(CHIAVENATO, 1993)
Por otra parte, al descomponer procesos complejos en partes, se revela

visualmente la duplicidad de actividades y los trmites engorrosos permitiendo as
la simplificacin del trabajo.
3.16.1. Ventajas de la tcnica de diagramacin
Explica las actividades que componen un procedimiento a travs de

smbolos y textos condensados
Permite al personal que opera los procedimientos, identificar en forma
rpida la manera de realizar eficazmente sus actividades
Facilita la comprensin de un procedimiento en cualquier nivel
jerrquico.(GMEZ, 1995)
3.16.2. Cmo se diagrama?
Para representar un algoritmo se puede recurrir a un mtodo grfico, en

el cual cada uno de los pasos a seguir est representado por un smbolo
acorde al tipo de instruccin que se debe ejecutar. Los smbolos se
enlazan entre s por medio de flechas que indican desde y hacia dnde va
el flujo de la informacin, o sea, el orden lgico en que deben ejecutarse
las instrucciones.14 (HILL, 1999)
Seguidamente, se muestra la simbologa bsica para el diseo y el tipo de

plantilla clsica que se emplea.
3.17. SIMBOLOGA DE DISEO
FUNCION SMBOLO DESCRIPCION
Representa una instruccin que

debe ejecutarse. Operacin.
Proceso
Eleccin. Representa una pregunta

e indica el destino del flujo de
Decisin
14
Franklin, Enrique. Organizacin de Empresas. Anlisis, diseo y estructura. Primera Edicin. Mxico:
Mc Graw Hill, 1999

informacin con base en respuestas

alternativas de s y no.
Preparar. Acondicionar. Implica un

proceso predefinido. Puede ser
Preparacin parte o un todo de otro sistema.
Indica lectura de algn documento.

Casi siempre se refiere a un
Documento producto impreso.
Trmite u operacin burocrtica de

rutina. Implica entrada o salida de
Entrada / informacin por cualquier parte
Salida del sistema.
Implica guardar o almacenar

documentos, productos, materiales
Archivo u otros.
Significa sacar del archivo o

desalmacenar productos, materiales
Extraccin u otros.
De archivo
Representan flujo de informacin.

Indican direccin que sigue el flujo
Flechas en el sistema.
Conexin con otro paso. Se utiliza

para asociar partes o pasos dentro
Conector de un mismo sistema, pero que por
Interno razones de diseo sea poco
asequible.
Conexin con otro proceso. El

conector externo se usa para unir
Conector un sistema o una parte de l, con
Externo otro sistema.

Representa inicio / fin del sistema.

Indica donde comienza y donde
Terminal termina el algoritmo.
Representa una tarjeta, ficha o

cheque.
Tarjeta
Cinta Representa una cinta magntica de

grabacin o video. Se utiliza un
Magntica crculo con una tangente.
FUENTE: Organizacin de Empresas. Anlisis, diseo y estructura, HILL.1999

CAPITULO IV: Diagnstico

4. ARCHIVO
El archivo de Personal del Hospital Regional de Cajamarca, pertenece a los archivos

pblicos de la Nacin, est constituido por trabajadores que se desglosan en: (ANEXO N
03)
1. NOMBRADOS:
ASISTENCIALES
ADMINISTRATIVOS
2. CONTRATOS POR ADMINISTRACIN DE SERVICIOS
3. DESTACADOS
4. CONTRATOS POR SUPLENCIA TEMPORAL
5. CONTRATOS POR TERCEROS.
5. PROCESOS TCNICOS ARCHIVSTICOS

5.1. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS:
En esta parte notamos que ha existido una desorganizacin de aos, lo que gener
demoras en la bsqueda, e incluso prdida de documentos, archivadores daados por el
uso, acumulamiento excesivo en filas.
6. NIVELES DE ARCHIVO:
ARCHIVO DE GESTIN:
Constituido por los documentos de gestin que se estn produciendo y que luego
formarn parte de los respetivos files. En este nivel se encuentra los memorandos, los
cambios de jefatura, cambio de nivel, etc.
ARCHIVO HISTRICO:
En el archivo del Hospital existen documentos de ms de 30 aos y que su custodia
demanda cuidado y aplicacin de una herramienta tecnolgica que asegure la
preservacin de los mismos.
7. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS:
Clasificar: La clasificacin que se ha tenido en cuenta es la siguiente:
Para la clasificacin se tiene la siguiente estructura generada por la DS-PCM 005-90-
PCM. Artculo 89. (ANEXO N 04)
a. Datos Personales del servidor y de sus familiares directos.

b. Estudios de formacin general realizados, incluyendo ttulos, grados

acadmicos y/o certificados de estudios.
c. Capacitacin general y por cada nivel de carrera.
d. Experiencia profesional, tcnica y laboral en general.
e. Cargos desempeados
f. Mritos
g. Demritos, sanciones administrativas y judiciales.
h. Tiempo de servicios, en general y de permanencia en cada nivel
i. Licencias
j.
Evaluacin
k. Remuneraciones
l. Situacin de actividad o retiro, incluyendo rgimen de pensin y
m. Otros de necesidad institucional.
De estos tems se ha generado un esquema el cual es el siguiente:
Ordenar: El orden que se ha debido tener desde antes era cronolgico, ya con la
colaboracin se ha venido desarrollando. Existe un orden alfabtico al momento de
almacenar en el archivo. (ANEXO N05)
Signar: El signar no estuvo dentro de mis labores de practicantes.
8. SELECCIN DOCUMENTAL:
Eliminacin de documentos:
La eliminacin de documentos, se dio en aquellos documentos que se encontraban
duplicados, sin llenar, como tambin los que tenan tiempo de 5 aos de antigedad.
Es necesario recalcar que solo fueron documentos ms no legajos ya que para tales
existe una respectiva comisin encargada de hacer el acta y relacin de aquellos que
se desechan.
9. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS:
Para la misma se cambi los archivadores que estaban muy maltratados por el uso por
nuevos, para que de esta manera cumpla con brindar un soporte adecuado para la
conservacin de los documentos.
El local de archivos:
Se tiene bsicamente tres ambientes: depsitos, rea de trabajo
tcnico y administrativo, y el rea de atencin al usuario. Podemos
verificar que el rea de trabajo tcnico y de atencin al usuario estn
en un solo ambiente.
En cuanto a las condiciones sanitarias no son las adecuadas ya que el
lugar de archivos no se acondiciona para un local de archivos por lo
que figura en el local un lavatorio. (ANEXO N06)

Las instalaciones elctricas son las adecuadas, los ambientes estn

iluminados con luz natural, salvo el archivo de legajos.
10.MEDIDAS DE SEGURIDAD:
Por medidas de seguridad el acceso est restringido a personas ajenas al manejo del
archivo.
No se permite fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier
otro lugar donde existan documentos.
La llave general del agua permanece cerrada.
En el archivo no existe materiales inflamables (gasolina, petrleo, etc.). No se dispone de
extintores de polvo qumico seco.
11.FOLIACIN
La foliacin se efectu en nmeros arbigos, y se inici con el primer escrito que present
el interesado, con el documento que gener el funcionario competente, o cuando la
gestin se inici por otra institucin.
La numeracin que se le asign a cada folio, fue consecutiva, sin omitir ni repetir nmeros.
A. SE FOLI
a) Para el caso especfico de la foliacin, se utiliz un sello ordenado
consecutivamente.
b) La foliacin se realiz de adelante hacia el final, en estricto orden cronolgico,
formando con todos ellos un solo cuerpo.
c) El nmero asignado a cada folio se sell de manera legible. Se evit en lo posible
hacer enmendaduras. (ANEXO N 07)
B. NO SE FOLIO
1. No se foli documentos en soportes distintos al papel y/o documentacin no
convencional como, casetes, discos digitales CD- disquetes, videos, etc. ya
que no existen.
2. No se foli el reverso o la cara vuelta de las hojas ya foliadas.
C. DE LA RECTIFICACIN
1. Hubo los siguientes errores en la foliacin:
Por repeticin de folios.
Por desconocimiento.
2. Los errores en la foliacin fue rectificada en la oficina. No se tach la anterior
con dos lneas oblicuas cruzadas y la foliacin correcta, sino que se borr con
corrector, esto se produjo por desconocimiento. Si se comunic a la Oficina de
dicho error, para su nuevo registro y control pertinente.
12.DE LA ACUMULACIN:
Hubo acumulacin de documentos, pero con distintas denominaciones antes de su

archivamiento como por ejemplo:
Contratos de trabajo
Resoluciones
Permisos (vacaciones, particular o por enfermedad)
Constancias de trabajo

Entre otros documentos
CAPITULO V: APLICACIN DEL PROCEDIMIENTO

PRCTICO
4. PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
A. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS PERSONALES
En la primera etapa se plantea una clasificacin de los documentos personales, es decir

se separa los documentos personales, evaluaciones, licencias, resoluciones, grado o
instruccin, capacitaciones, mritos y demritos y rotaciones, trabajos realizados fuera
de la institucin y dentro de la institucin (ANEXO N08).
Diagrama de flujo propuesto. Oficina de Escalafn.
Organizacin de documentos
OFICINA DE ESCALAFON
1 Etapa: Recepcin de documentos
RESPONSAB ACTIVIDADES
LE
El asistente
administrat Revisa que el SI Coloca doc.
Recibe documento tenga Est
ivo de la Inicio autorizado Para
oficina de documentos todas las archivar
autorizaciones. ?
escalafn.
NO
1
Analizar el Devuelve al Jefe
documento o personal
autorizado
FUENTE: Elaboracin propia
OFICINA DE ESCALAFN
2 Etapa: Clasificacin de documentos
RESPONSABLE ACTIVIDADES
El asistente
administrativo Analiza contenido Anota el tipo
1 2
de la oficina del documento documental
de escalafn segn esquema.
Anlisis del
documento

B. ORDEN DE LOS DOCUMENTOS Y LEGAJOS

ORDEN DE DOCUMENTOS.
Una vez clasificados se procede a ordenar los documentos (ANEXO N 09)
ESQUEMA DE FILE PERSONAL
1. DOCUMENTOS PERSONALES:
Ficha personal.
Copia de DNI.
Certificado Domiciliario.
Certificados de antecedentes policiales, judiciales.
Declaraciones juradas sobre impedimento para contratar con el
Estado, carta de presentacin y declaracin jurada de datos del
postor, declaracin jurada de los trminos de referencia, declaracin
jurada sobre prohibicin de doble percepcin, declaracin jurada de
no tener accidentes policiales y judiciales, declaracin jurada de
buena salud, solicitudes, curriculum vitae no documentado.
2. ESTUDIOS REALIZADOS O INSTRUCCIN
Certificados de estudios secundarios.
Certificado de estudios superiores.
Ttulo: Tcnico, Bachillerato, Licenciaturas, Mdico Cirujano,
Maestras, Colegiatura, Habilidad Profesional, Doctorados, Ph.
Diplomados, publicacin documentos cientficos.
Resolucin de SERUMS.
3. CAPACITACIN O PERFECCIONAMIENTO:
Certificados de asistencia, ponencias, organizador (a), toda
documentacin relacionada a capacitacin: local, nacional e
internacional.
4. TRABAJOS PRESTADOS A LA INSTITUCIN Y MINSA, CONTRATOS:
Constancias o Certificados de Trabajo en el Hospital Regional de
Cajamarca, Puestos de Salud, Centros de salud.
Contratos CAS, Resolucin de Contrato (RO)
5. EVALUACIONES Y CALIFICACIONES:
Documentos de evaluacin y calificacin de jefatura de (rea, Dpto.,
o unidad).
6. MRITOS, DEMRITOS, ROTACIN:

Mritos: Constancias o Resoluciones de felicitacin, recomendacin.

Agradecimiento, encargaturas de jefaturas.
Demritos: Llamadas de atencin, procesos
administrativos.
Rotacin: diferentes documentos de rotacin de servicios, dpto. o
unidad.
7. TRABAJOS REALIZADOS FUERA DE LA INSTITUCIN,
DESPLAZAMIENTOS, COMISIONES DE SERVICIOS.
Documentos de trabajos realizados fuera de la institucin,
ESSALUD, Clnicas, Consultoras y otros.
Desplazamientos: Designacin, reasignacin, destaque, permuta,
encargo, transferencias.
Comisiones de servicios, documentos de comisiones a diferentes
lugares dentro del pas y al exterior.
8. DIFERENTES DOCUMENTOS:
8. A. VARIOS:
Resolucin de Nombramiento.
Resoluciones de 5, 10, 15, 20, 25 y 30 aos de servicios prestados
al Comits de CAFAE, Comit de tica, mortalidad materna,
bodas Estado.
Resoluciones de fallecimiento de conyugue, padres, hermanos,
hijos de trabajador.
Resolucin de oro.
8. B. PARTICULARES:
Documentos de onomstico, da del padre, da de la madre,
permisos por asunto particulares.
8. C. VACACIONES:
Todo documentado relacionado a vacaciones.
8. D. ENFERMEDAD:
Todo documento relacionado a enfermedad.
Este esquema permitir buscar con mayor facilidad los documentos requeridos por los
trabajadores o las resoluciones solicitadas por otras reas para otros fines y cada file del
trabajador de cualquier modalidad pasar por el mismo proceso ya que se encuentra
normado por decreto supremo N 005-90-PCM. Articulo89 (Anexo 04)
3 Etapa: Descripcin de documentos
El asistente
Anota el nombre, Confecciona las Repite el proceso
administrativo asunto o cdigo por cada
hojas de
de la oficina de 2 donde colocar documento que 3
referencia
escalafn el documento. ingrese.
necesarias.
Hoja de
referencia

4 Etapa: Ordenamiento de documentos
El asistente
administrativo Agrupa los documentos y las hojas
de la oficina de referencia segn la clasificacin 4
3 y esquema de ordenamiento.
de escalafn.
Adems de suprimir documentos
ORDEN DE LOS LEGAJOS

El orden de los legajos es muy importante dentro del local archivo, ya que si no hay
un orden alfabtico de los nombres y apellidos de los trabajadores habr demora
solo para buscar un legajo del personal; es por ello que se ha diseado un formato
que permita la visualizacin rpida del grupo ocupacional (nombrados,
administrativos y cesantes) en sus diferentes niveles (tcnicos, auxiliares y mdicos).
(VER ANEXO 10)
C. FOLIACIN DE LOS DOCUMENTOS

En esta tercera etapa la foliacin es fundamental para un seguimiento seguro y mayor
control de los documentos y as poder evitar as que estos documentos se extraven en
manos de trabajadores u otras oficinas del hospital
Para foliar los documentos debe seguir un orden cronolgico y tener en cuenta los
siguientes requisitos:
DEBERAN FOLIARSE:
Todas las hojas que contengan escritos y/o dibujos
Las copias, formularios, planos, recibidos conforme al T.U.P.A. del hospital regional
de Cajamarca.
En el caso de presentarse cuatro (04) juegos de anillados de proyectos, solo se foliara
uno de ellos, el resto se consignar en la parte inferior derecha el nmero de folios.
Las hojas de trmite o de ruta que estn fechadas y contengan disposiciones
debidamente firmadas por el funcionario responsable.
Toda clase de documentos que por su naturaleza y finalidad deban ser foliados, a
consideracin de la Oficina de Escalafn.

5 Etapa: foliar o numeracin de documentos
El asistente
administrativo Folia o numera los
de la oficina 4 documentos segn el
5
de escalafn. ordenamiento.
D. REGISTRO DEL LEGAJO DEL TRABAJADOR
Finalmente se registrar los nombres, apellidos, DNI, tipo de contrato y numero de folios
de los legajos de todos los trabajadores ya foliados para para ser proporcionado luego al
REA DE REGITRO Y CONTROL para hagan un mayor seguimiento de los trabajadores que
se nombran anualmente. (ANEXO N11)
6 Etapa: registro de file personal
El asistente
administrativo Se registra el legajo
de la oficina 5 (nombres y apellidos, 6
de escalafn DNI, tipo de grupo
ocupacional y N folios)
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
5 Etapa: Archivo de documentos
El asistente
administrativo Archiva los grupos de
de la oficina
6
documentos segn FIN
de escalafn grupo ocupacional.
Soporte
indicado
La tcnica de diagramacin, es una gran ayuda visual que permite evidenciar aquellas
actividades que interrumpen o dificultan la efectividad de los procedimientos.

CONCLUSIONES
Mediante la clasificacin de documentos segn esquema de file

personal de los trabajadores Hospital Regional de Cajamarca se logr
separar aquellos documentos que estaban en desorden.
El ordenamiento permite realizar una entrega de la documentacin o

informacin en el mnimo tiempo posible tanto al servidor como a las
diferentes reas de la entidad con las que est relacionado.
El foliar o enumerar cada uno de los documentos, permite hacer un

seguimiento y ordenamiento cronolgico para un mejor control de la
informacion.
El registro de los legajos de los trabajadores, permitir realizar una

bsqueda inmediata segn su grupo ocupacional.

RECOMENDACIONES
Es necesario que se siga la misma secuencia y orden de los documentos de los

trabajadores segn el esquema del file personal.
Se debe asignar o contratar, dos o ms personas para apoyar en las actividades

y/o tareas de esta oficina.
Se recomienda que el Hospital Regional de Cajamarca, designe ms

presupuesto para la adecuada administracin de los recursos.

BIBLIOGRAFA
(ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Legislacin Archivstica. 2da Edicin. Lima, 1999.
(NACIN, BREVE MANUAL DEL ARCHIVERO, 2008).
DICCIONARIO DE TERMINOLOGA ARCHIVSTICA: Madrid. Ministerio de Cultura, 1993.
FERNNDEZ GIL, Paloma: Racionalizacin de la gestin administrativa: identificacin

y tratamiento de documentos en los archivos de oficina. En: AABADOM. Oviedo
(1994
Franklin, Enrique. Organizacin de Empresas. Anlisis, diseo y estructura. Primera

Edicin. Mxico: Mc Graw Hill, 1999.
Hall, Richard. Organizaciones: Estructura y Proceso. Tercera edicin. Mxico D.F.,

Prentice-Hall Hispanoamericana, S. A., 1987.
Chiavenato, Idalberto. Administracin de Recursos Humanos. Tercera Edicin.

Mxico: Mc Graw Hill, 1988.

WEBGRAFA
www.essalud.gob.pe/.../RJ_No_173-86-AGN J_PCD4_TRAN5_ELIM6_CONS7.pd.
http://www.pcm.gob.pe/InformacionGral/archivocentral/archivos/MANUAL_
A RCHIVERO.pdf.

ANEXOS

ANEXO N: O1: ORGANIGRAMA DEL H.R.C
OFICINA
ESCALAFN

ANEXO N 02: DESORDEN DE LOS LEGAJOS EN EL LOCAL DE ARCHIVO.
FUENTE: Fotografa tomada en el local de archivos de escalafn del hospital regional de Cajamarca

ANEXO N 03: ARCHIVADOR DE SERVIDORES CONTRATADOS, CAS, SUPLENCIA

TEMPORAL Y POR TERCEROS
FUENTE: Fotografa tomada en la oficina de escalafn del hospital regional de Cajamarca

ANEXO N 04: REGLAMENTO DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA

ANEXO N 05: ORDENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
FUENTE: Fotografa tomada en la oficina escalafn del hospital regional de Cajamarca

ANEXO N 06: ACONDICIONAMIENTO DEL LOCAL DE ARCHIVO

ANEXO N 07 : SISTEMA DE FOLIACION UTILIZADO EN EL HOSPITAL REGIONAL

DE CAJAMARCA

ANEXO N 08: CLASIFICACION DE DOCUMENTOS MEDIANTE UN NUEVO

FORMATO DE CAMPOS

ANEXO N09: FILE PERSONAL DE LOS TRABADORES DEL HOSPITAL REGIONAL DE

CAJAMARCA

ANEXO N 10: ORDENAMIENTO DE LOS LEGAJOS DE LOS SERVIDORES DEL

HOSPITAL REGIONAL DE CAJAMARCA.


ANEXO N 11: BASE DE DATOS DE LEGAJOS DE LOS SERVIDORES DEL HOSPITAL

REGIONAL DE CAJAMARCA

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HOSPITAL REGIONAL DE CAJAMARCA

pg. 1 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

pg. 2 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

pg. 3 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

3.14. QUE ES UN PROCESO ................................................................................................. 16

pg. 4 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

pg. 5 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

CAPTULO I: DATOS GENERALES DE LA

1.1. RAZN SOCIAL

HOSPITAL REGIONAL DE CAJAMARCA

1.2. GIRO DEL NEGOCIO

1.4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

1.5. AREA FUNCIONAL

Ordenar los documentos de los trabajadores del Hospital Regional de

pg. 6 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

CAPITULO II: PLANTEAMIENTO DEL

Para la identificacin de problemas y teniendo conocimiento de que la entidad no ha realizado

La mezcla de documentos antes de su archivamiento, es una de las causas que conllevan a

2.2. . FORMULACIN DEL PROBLEMA

pg. 7 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

2.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Clasificar los documentos segn esquema de file personal de los trabajadores

pg. 8 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

CAPITULO III: MARCO TERICO

3.2 QUE ES UN DOCUMENTO ARCHIVSTICO?

3.3 QU SON LOS TIPOS DOCUMENTALES?

3.3.1. Tipo documental simple:

3.3.2. Tipo documental compuesto:

3.4. QU ES UNA SERIE DOCUMENTAL?

3.5 QUE ES UNA SECCIN DOCUMENTAL?

3.6 QU ES UN FONDO DOCUMENTAL?

pg. 9 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

3.7 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS:

A. Clasificar: clasificar documentos significa separarlos o dividirlos en clases

B. Ordenar: documentos es unir y relacionar los elementos de cada grupo,

C. Signar: documentos es asignarles smbolos de codificacin para su

3.8. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS:

b. El control de los factores externos:

pg. 10 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

ventanas con empleo de mquinas (ventiladores, aire

Prevenir la incidencia de la contaminacin ambiental (La

c. El manejo de los depsitos:

3.9 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS:

1. La eliminacin de documentos es un procedimiento archivstico

2. El rgano de administracin de archivos formular el

3. El rgano de administracin de archivos de la entidad solicitar

4. Las solicitudes de eliminacin sern acompaados con los

5. La Direccin General de Archivo Intermedio del Archivo General

pg. 11 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

dictamen de la, Comisin Tcnica de Archivos a base del cual el

6. Los archivos de nivel desconcentrado solicitarn la eliminacin

7. El Archivo General de la Nacin es el nico facultado para

Los organismos y reparticiones pblicas que no tengan aprobado su

El informe con la opinin favorable del Comit Evaluador de

Los documentos deteriorados por agentes biolgicos (insectos,

Mediante copias (fotocopias, microfilme, etc.), brindar el

3.10 MEDIDAS DE SEGURIDAD:

A. Restringir el ingreso a depsitos, a personas no autorizadas. Adoptar las

B. No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier

pg. 12 PRCTICAS PRE- PROFESIONALES

C. No mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petrleo, etc).

La foliacin es un acto administrativo que consiste en enumerar cada una de las

Consiste en registrar en forma literal (letras y/o nmeros) la totalidad de

3.11.1. DISPOSICIONES ESPECFICAS