JCYLRecomendaciones Digitalizacion Archivos2011 PDF

Recomendaciones
pa ra l a
digitalizacin de
documentos en los
A rc hi v os
2011
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Informacin de control del documento

Versin: Descripcin: Recomendaciones para la digitalizacin de documentos
V4.0 en los archivos
Elaborado Grupo de trabajo para la Fecha: julio-

por: elaboracin de noviembre 2010
Recomendaciones para la
digitalizacin de
documentos en los
archivos
Revisado por: Jos Antonio Cuesta Fecha: noviembre
(Jefe del Servicio de 2010
Informtica de la
Consejera de Cultura y
Turismo)
Revisado por: Servicio de Archivos y Fecha: enero 2011
Bibliotecas
Aprobado por: Grupo de trabajo para la Fecha: marzo 2011
elaboracin de
Recomendaciones para la
digitalizacin de
documentos en los
archivos
Miembros del Grupo de Trabajo para la elaboracin de Recomendaciones

para la digitalizacin de documentos en los Archivos:
Nombre Localizacin
Dolores Carnicer Arribas Archivo General de Castilla y Len
Cristina Solana Hernndez Archivo General de Castilla y Len
Juan Jos Ruano Cerezo Archivo Histrico Provincial de Palencia
Inmaculada San Jos Negro Archivo Histrico Provincial de Palencia
Carmen Vzquez Mateo Archivo Histrico Provincial de Soria
Mara Lpez Morales Archivo Histrico Provincial de Soria
Mara Reyes Lpez Grande Archivo Histrico Provincial de vila
Luis Miguel Rodrguez Alfageme Archivo Histrico Provincial de Salamanca
Coordina:
Archivo General de Castilla y Len
Palacio Licenciado Butrn. Plaza Santa Brgida, s/n 47003 Valladolid. Telfono: 983 41 29 18 Fax: 983 41 29 19 2
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
CRITERIOS GENERALES Y RECOMENDACIONES

PARA LA DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS EN LOS
ARCHIVOS
NDICE
INTRODUCCIN
1. MARCO NORMATIVO Y OBJETO DE ESTE DOCUMENTO
2. CONCEPTOS BSICOS
a) Imagen digital
b) Resolucin digital
c) Profundidad de bits o resolucin cromtica
d) Tamao del fichero
e) Compresin
f) Formatos de ficheros
3. PLAN DE DIGITALIZACIN
a) Finalidad de la digitalizacin en los archivos
b) Nociones bsicas: qu se entiende por Plan de digitalizacin
Objetivos y justificacin del Plan en cada centro
Establecimiento de prioridades
Criterios de seleccin del material objeto de la digitalizacin
c) Recomendaciones previas
Configuracin del hardware
Software de visualizacin y tratamiento de imgenes
d) Establecimiento de Proyectos de digitalizacin particulares para cada
fondo
e) Solicitudes de digitalizacin bajo demanda
f) Gestin de las imgenes digitales
g) Metadatos
4. ASPECTOS TCNICOS DE LA DIGITALIZACIN

a) Protocolo de actuacin.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Consideracin de la descripcin
Preparacin de los originales
Condiciones de visualizacin y calibracin del monitor
Obtencin de las imgenes
Control de la calidad de la imagen
Tratamiento de las imgenes
Creacin de los ficheros de consulta y ficheros de divulgacin
Marca de agua
b) Optimizacin de ficheros grficos y restauracin digital
5. EL MARCO LEGAL: DERECHOS DE AUTOR

a) La aplicacin de los derechos de autor sobre obras digitales
b) Licencias para contenidos libres
c) Gestin de obras ajenas
GLOSARIO
ANEXO I
ANEXO II
BIBLIOGRAFA
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
INTRODUCCIN
A modo de introduccin y antes de entrar en materia sera conveniente justificar la
necesidad de la digitalizacin en los archivos. Aunque ms adelante se especificarn
las distintas finalidades de la digitalizacin, resulta evidente que la primera de ellas
responde a la necesidad de realizar copias de los fondos que se conservan en un
archivo. Las fotocopias en papel y en microfilm han dado paso al formato digital que, si
bien an tiene como asignatura pendiente demostrar su perdurabilidad en el tiempo (a
largo plazo), por el contrario presenta ventajas lo suficientemente significativas como
para que tanto las administraciones como el sector privado hayan depositado en el
entorno digital todas sus expectativas. Como primera de las ventajas de este formato
se puede sealar una mayor rapidez en la recuperacin de la copia digital deseada,
recuperacin que depender en todo momento de los metadatos que se asocien a
dicha imagen. Existen, adems, sistemas de Reconocimiento ptico de Caracteres
(OCR) mediante los que se pueden extraer caracteres de la imagen digital y, sobre
ellos, realizar bsquedas a texto completo. No obstante estos sistemas no son vlidos
para gran parte de la documentacin histrica, que se conserva en otros tipos de
escritura anteriores a la humanstica actual.
Por otro lado, la importancia que el entorno digital ha adquirido en los ltimos aos,
impulsado por la legislacin desarrollada en torno a l (Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos; Ley 2/2010, de 11 de
marzo, de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administracin de la
Comunidad de Castilla y Len y de Gestin Pblica), proporciona a los documentos
digitales unas garantas bsicas de supervivencia, mantenimiento tecnolgico e
innovacin.
Otra de las ventajas que ofrecen estos formatos es la posibilidad de que la copia digital
sea firmada electrnicamente, originndose as la autenticacin de dicha copia y
siendo susceptible, en tal caso, de entrar a formar parte de la produccin documental
derivada de la administracin electrnica.
Finalmente, la necesaria migracin a otros soportes o cambios de formato es mucho

ms sencilla y rpida cuando nos movemos en el entorno digital que con el antiguo
microfilm.
En definitiva, el salto al futuro y la incorporacin de las Tecnologas de la Informacin y

la Comunicacin en los archivos del Sistema puede aportar mejoras importantes para
ellos, abriendo un amplio abanico de oportunidades y propiciando adems una mayor
visibilidad de nuestros centros en la sociedad.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
1. MARCO NORMATIVO Y OBJETO DE ESTE DOCUMENTO

El III Plan de Intervencin en el Patrimonio Documental de Castilla y Len para el
periodo 2010-2015 desarrolla, en su Programa de digitalizacin de documentos, las
siguientes lneas de actuacin:
Anlisis de las necesidades tcnicas del programa de digitalizacin y diseo de

un proyecto piloto que permita conocer la viabilidad del mismo.
Establecimiento de los requisitos tcnicos, definiendo la calidad de la imagen,
la resolucin, la profundidad del bit, los procesos de optimizacin de la imagen,
las tcnicas de compresin y los equipos a utilizar.
Establecimiento de estndares para la evaluacin de la calidad de la imagen, al
objeto de garantizar la integridad y consistencia de los ficheros de imgenes. El
programa de digitalizacin incluir el necesario control de calidad de las
digitalizaciones que se lleven a cabo.
Evaluacin de las necesidades de digitalizacin de documentos en todos los
archivos del Sistema.
Con carcter anual se seleccionarn los documentos a digitalizar,
considerando siempre la relevancia histrica y estado de conservacin de los
mismos, as como la demanda de que sean objeto, y conjugando las
necesidades de los usuarios actuales con las necesidades potenciales de los
futuros; en la seleccin de documentos se prestar especial atencin a la
situacin legal de los documentos que se pretenda digitalizar en relacin con
los derechos de autor, as como los aspectos legales referidos al acceso de los
usuarios a las imgenes y cualesquiera otros condicionamientos jurdicos. En
la seleccin de documentos a incluir cada ao, adems de los fondos
custodiados en los archivos histricos provinciales y en el Archivo General de
Castilla y Len, se tendrn en cuenta los fondos documentales de especial
valor histrico custodiados en los archivos municipales y de las instituciones
eclesisticas de la comunidad.
Para la gestin de las imgenes en cada archivo o del banco de imgenes
colectivo para todo el Sistema, se publicar la correspondiente convencin
redactada por el grupo de trabajo que se cree a tal efecto.
Seleccin del estndar de metadatos necesario para hacer accesibles los
fondos digitalizados.
Establecimiento de una poltica de uso y acceso a los documentos
digitalizados.
Se impulsar la formacin del personal de los archivos para la gestin de los
fondos digitalizados, mediante la implementacin de las correspondientes
acciones docentes.
Enmarcado en este mbito normativo, se ha formado un grupo de trabajo con la

finalidad de elaborar unos criterios comunes para la digitalizacin de documentos en
los archivos. Se pretende, con la redaccin de este protocolo de actuacin, ofrecer
unas pautas normalizadas para todos los archivos del Sistema, pautas que deben ser,
adems, fcilmente asumibles por aquellos centros que no cuenten con tcnicos
especializados en digitalizacin.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
No se plantea este documento con el propsito de incitar a la realizacin de proyectos

de digitalizacin masivos en todos los Archivos del Sistema1, sino que, a travs de su
difusin, se aspira a normalizar aquellos procedimientos de digitalizacin que ya se
estn llevando a cabo en los centros gestionados por la Administracin Autonmica.
Lgicamente, un Plan de Digitalizacin entendido como tal (digitalizacin de fondos,

series, etc.) slo podr ser abordado por aquellos centros que cuenten con las
infraestructuras tecnolgicas y los recursos humanos necesarios.
Por el contrario, aquellos centros que no dispongan del equipamiento necesario no

podrn plantearse el emprender Planes de Digitalizacin. Sin embargo, s que ser
viable, en el caso de que cuenten con escneres de sobremesa o cmaras digitales, el
servicio de documentos en formato digital (tanto a las oficinas productoras como a los
ciudadanos), la digitalizacin para la divulgacin y difusin (a travs del Portal de
Archivos), etc.
Tampoco se aborda en estas Recomendaciones la posibilidad de digitalizar para

eliminar originales en papel, puesto que en el mbito de los archivos histricos la
digitalizacin se concibe con una finalidad de conservacin y difusin del patrimonio
documental que albergan.
As pues, este documento, que pretende ser una herramienta til de trabajo para todos
los archivos, se plantea con la finalidad de unificar criterios a la hora de afrontar la
digitalizacin de documentos, ya sea a pequea o a gran escala.
1
La puesta en marcha de un Plan de Digitalizacin en un Archivo requiere (como se sealar
ms adelante) de un anlisis previo que pasa por el estudio de la documentacin, que debe
estar descrita archivsticamente; la existencia de infraestructuras tecnolgicas (escneres u
otro tipo de dispositivos de conversin de la imagen); la disponibilidad de recursos humanos y
presupuestarios, etc.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
2. CONCEPTOS BSICOS
a) Imagen digital
La diferencia entre una reproduccin fotogrfica ordinaria (analgica) y una
reproduccin fotogrfica digital estriba en que la primera obtiene la imagen sobre una
emulsin qumica fotosensible (pelcula fotogrfica), mientras que la reproduccin
digital captura una imagen de formato electrnico por medio de un sensor y construye
su representacin mediante una cadena de bits. Esta cadena de bits, interpretada por
un ordenador, presenta una reproduccin de la imagen en pantalla.
Las imgenes digitales se pueden obtener de varias formas:

Por medio de dispositivos de conversin analgica-digital, como son los
escneres y las cmaras digitales.
Directamente mediante programas informticos.
La imagen digital, obtenida por escaneo, es dividida en una matriz de puntos a modo
de cuadrcula, tantos como fotodiodos2 tenga el sensor. Cada uno de estos puntos
recibe el nombre de pxel3, que toma el valor binario 1 0 dependiendo de la
luminosidad y el tono lumnico ledo por el escner.
Esta cadena de cdigo binario es enviada al ordenador, donde la imagen queda

almacenada en formato digital.
A cada pxel se le asigna un valor tonal (negro, blanco, gris, color) que est
representado por un cdigo binario (ceros y unos). Estos dgitos binarios (bits) para
cada pxel son almacenados en una secuencia y con frecuencia reducidos a una
representacin matemtica (compresin).
b) Resolucin digital
La resolucin de la imagen viene dada por el nmero de pixeles (n de filas x n de
columnas) que tiene la imagen. Cuanto mayor sea este nmero mayor ser la
resolucin. La medida de la resolucin se determina por el nmero de pxeles ledos
en una distancia lineal de una pulgada (2,54 cm) en el documento digitalizado. Las
unidades ms utilizadas son puntos por pulgada o dots per inch (dpi), y los pxeles
por pulgada o pixels per inch (ppi). Conviene no confundir dpi (dots per inch o puntos
por pulgada) con ppi (pixels per inch o pxeles por pulgada). Los pxeles por pulgada
hacen referencia a la resolucin a la que ponemos nuestras imgenes para impresin.
La imagen se puede imprimir con ms o menos calidad de impresin, es decir, con
ms o menos cantidad de puntos de tinta de la impresora. Los puntos por pulgada
determinan la matriz de resolucin con que imprimir la impresora.
2
Fotodiodo es un dispositivo electrnico que cuando recibe luz genera una corriente elctrica
de una magnitud acorde a la cantidad de luz recibida.
3
Trmino formado de la mezcla de los trminos ingleses picture+element. Es el elemento ms
pequeo de que se compone una imagen digital.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Las resoluciones4 de escaneado ms frecuentemente utilizadas en documentos blanco

y negro son 200, 300 y 400 puntos por pulgada. En la digitalizacin de imgenes color
de alta calidad, son tpicas resoluciones de 1.200 a 2.400 puntos por pulgada.
c) Profundidad de bits o resolucin cromtica

La profundidad de bits especifica la cantidad de informacin de color que est
disponible para cada pxel de una imagen. Cuantos ms bits de informacin por pxel
haya, ms colores disponibles existirn y se podr apreciar una mayor precisin en la
representacin del color.
A efectos prcticos se puede decir que el resultado del escaneo se transforma en una
matriz (cuadriculada) de datos. Las imgenes digitales se pueden digitalizar en blanco
y negro (en forma bitonal), a escala de grises o a color. A cada cuadrcula le
corresponde un pxel, y a cada pixel un bit, bien de valor 0 bien de valor 1.
Este proceso es el estndar cuando trabajamos con un documento original en blanco y
negro. Cambia sustancialmente cuando trabajamos con originales con escala de
grises o a pleno color. En este caso, basta con asignar ms bits a cada pxel, de forma
que sea posible reproducir cualquier color.
De este modo, para una escala de grises aplicaremos 8 bits a cada pxel, de modo que
la imagen digital resultante sea capaz de representar 256 valores o tonos de grises.
En el caso de las imgenes en color, utilizando 24 bits se obtendrn 16,7 millones de

colores.
Esta capacidad de reproduccin de colores se conoce como profundidad de bits.
d) Tamao del fichero

El tamao del fichero se calcula multiplicando el rea de superficie (ancho por alto) del
documento a digitalizar (en pulgadas), por la profundidad en bits (en bits/pxel) y por el
cuadrado de la resolucin (ppi2). Dado que el tamao del archivo se representa en
Bytes (8 bits), dividiremos el resultado por 8.
Por ejemplo, para una pgina A4 en blanco y negro, profundidad 1 bits/pxel,

digitalizada a resolucin de 300 ppi, el tamao del archivo ser: 8.700.632 pxeles / 8
(bits/Byte) = 1,04 MegaBytes
e) Compresin
La compresin se utiliza para reducir el tamao del fichero de imagen para su
almacenamiento, su procesamiento y transmisin. El tamao del fichero para las
imgenes digitales puede ser muy grande, lo que requiere mayores recursos
informticos para su almacenamiento, procesamiento y transmisin.
4
Ms adelante se detallarn las distintas resoluciones a las que se debe escanear cada tipo de
material.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Los sistemas de compresin de imgenes se basan en complejos procesos

matemticos que traducen las imgenes a algoritmos que reducen a frmulas la
informacin contenida en un determinado formato grfico. Cuando se inicia el proceso
de compresin de un fichero, el programa informtico aplica sobre el archivo del que
se trate el algoritmo de compresin correspondiente (proceso que requiere cierto
tiempo). A su vez, cuando se abre un archivo comprimido, se realiza el proceso
inverso, es decir, el programa aplica un proceso de traduccin o resolucin del
algoritmo utilizado. En otras palabras, se trata de un proceso de descompresin tras el
cual el sistema abre o reconstruye de nuevo el fichero original.
Existen dos sistemas de compresin: los llamados sistemas de compresin sin

prdidas y los sistemas de compresin con prdidas. En el caso de los sistemas de
compresin sin prdidas, stos reducen el cdigo binario pero sin desechar o suprimir
ninguna informacin, por lo que, una vez descomprimido el archivo, ste es idntico bit
a bit al archivo original.
Por el contrario, los sistemas de compresin con prdidas sacrifican parte de la

informacin original con el objetivo de conseguir una mayor compresin y, por tanto,
un archivo final de tamao ms reducido. El inconveniente de utilizar esta clase de
compresin es que, durante el proceso, el sistema, basndose en la percepcin visual,
suprime informacin que considera menos importante o redundante alterando as el
valor tonal de determinados pxeles, lo que repercute en un menor nmero de tonos de
color y en una necesaria prdida de calidad de la imagen. Sin embargo, puede resultar
extremadamente difcil detectar los efectos de la compresin con prdida, llegndose a
considerar la imagen sin prdida visual.
f) Formatos de ficheros
Existen diferentes formatos de ficheros de imgenes en el mercado. Cada uno con sus
caractersticas especficas, sus ventajas e inconvenientes en relacin a su capacidad
para soportar distintas profundidades de bits, de colores, metadatos, de aceptar o no
distintas tcnicas de compresin, etc.
Sealaremos los siguientes:
BMP (Windows Bitmap): es el formato propio del programa Microsoft Paint,

perteneciente al Sistema operativo Windows. Puede guardar imgenes de 24
bits (16,7 millones de colores), 8 bits (256 colores) y menos. Proporciona gran
calidad para imgenes en color. Es un formato estndar y ampliamente
soportado. Es de fcil integracin en aplicaciones y entornos Windows. En
contrapartida, este formato no permite apenas la compresin de los ficheros, lo
que genera archivos demasiado grandes. Adems, carece de metadatos.
GIF (Graphic Interchange Format): es un formato que utiliza compresin sin

prdida de calidad para imgenes de hasta 256 colores, limitados por una
paleta restringida a este nmero de colores. Por ese motivo, con imgenes con
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
ms de 256 colores (profundidad de color superior a 8), la imagen debe

adaptarse reduciendo sus colores, con la consiguiente prdida de calidad.
Admite un alto grado de compresin. Se trata de un formato estndar

ampliamente soportado y muy usado. Tiene capacidad para soportar la
animacin y no necesita de una aplicacin externa para su visualizacin en
web.
TIFF (Tagged Image File Format): Es un formato de fichero digital que acepta
la compresin sin prdidas, por lo que se conserva la informacin original
completa. Se trata de un formato estndar y de uso libre, y es el ms utilizado
con fines de conservacin. Proporciona gran calidad para imgenes en color
(32 bits), escala de grises y blanco y negro. Su principal inconveniente es el
alto volumen de almacenamiento requerido motivado por el tamao del archivo
que genera.
JPEG (Joint Photographic Experts Group): Se trata de un formato de gran

calidad para imgenes en color (24 bits) que ofrece un alto grado de
compresin, aunque sta siempre es con prdidas. Pese a que esa prdida no
siempre se traduce en una prdida visual, cada vez que se edita y se guarda
una imagen jpg se producen prdidas de calidad, por lo que no es
recomendable para ficheros maestros. Es un formato estndar muy usado.
PDF (Portable Document Format): es un formato de almacenamiento de

documentos compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto), desarrollado
por la empresa Adobe Systems. Este formato permite distintos grados de
compresin, aunque siempre con prdidas. Es un estndar muy extendido y
mantiene una calidad muy buena. El Pdf es idneo para imprimir y crear
documentos secuenciales con pginas mltiples. Puede generarse desde
cualquier aplicacin mediante la instalacin de una impresora virtual en el
sistema operativo, en caso de usar aplicaciones sin esa funcionalidad
embebida. El PDF/A, basado en un subconjunto del formato PDF, es el
estndar ISO (ISO 19005-1:2005) para la preservacin de los documentos
electrnicos a largo plazo.
SVG (Scalable Vector Graphics): Es una especificacin para describir

grficos vectoriales bidimensionales, tanto estticos como animados. La
imagen vectorial, a diferencia de un mapa de bits, puede ser escalada, tanto
como se requiera, sin prdida de calidad de imagen. Las imgenes SVG
pueden salvarse comprimidas. Tiende a comprimirse muy bien, llegando a ser
ficheros mucho ms pequeos. Aun as, a menudo el fichero vectorizado
original (SVG) o grfico vectorial es ms pequeo que la versin de mapa de
bits.
PNG (Portable Network Graphics): es un formato grfico basado en un

algoritmo de compresin sin prdida para bitmaps no sujeto a patentes. Este
formato fue desarrollado en buena parte para solventar las deficiencias del
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
formato GIF y permite almacenar imgenes con una mayor profundidad de

contraste y otros datos importantes.
RAW: El formato RAW, cuya traduccin literal del ingls al castellano significa
crudo, es un formato de archivo digital de imgenes que contiene la totalidad
de los datos de la imagen tal y como ha sido captada por el sensor digital de la
cmara fotogrfica. Sera, por as decirlo, el negativo de una cmara digital. El
formato RAW generalmente lleva aplicado compresin de datos sin prdida de
informacin. Debido a que contiene la totalidad de los datos de la imagen
captada por la cmara y una mayor profundidad de color, sus ficheros tienen un
tamao de archivo muy grande, a pesar de que, generalmente, usan
compresin.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
3. PLAN DE DIGITALIZACIN
a) Finalidad de la digitalizacin en los archivos.

Como seala Carmen Crespo, la multiplicacin del original5 (ya sea mediante
fotocopia, microfilmacin o digitalizacin) propicia:
1. El servicio inmediato y directo de consulta.

2. Completar fondos documentales, originaria o temticamente afines, repartidos
entre varias instituciones archivsticas, facilitando con ello su conocimiento y
uso.
3. Potenciar la accesibilidad y difusin de series documentales.
4. Preservar de su deterioro las piezas ms frgiles y/o valiosas, al evitar de esta
forma su consulta directa.
5. Asegurar la pervivencia del contenido de un fondo frente a posibles
destrucciones o perdidas materiales.
6. Sustituir legal y definitivamente al original (en papel) en el supuesto de
eliminacin autorizada.
Pero, en esencia, dos son las finalidades bsicas de la reproduccin de documentos

en los archivos: la conservacin y la difusin. Ambas finalidades deben ir de la mano
del Plan de Digitalizacin del archivo y del establecimiento de unos criterios de
seleccin documental previos que veremos ms adelante.
b) Nociones bsicas: qu se entiende por Plan de digitalizacin

La elaboracin de un Plan de digitalizacin es el paso precedente y necesario antes de
abordar cualquier proyecto de digitalizacin en un archivo. En esencia, estaramos
hablando de realizar un estudio previo de la documentacin susceptible de
digitalizacin, de hacer una seleccin de aquella cuya digitalizacin se va a abordar,
de establecer plazos, volumen, una metodologa clara, etc.
Las razones de la implantacin de un Plan de digitalizacin son diversas, pero, en

lneas generales se puede hablar de:
o Incrementar el acceso a los fondos documentales. Esta es la razn principal y

la ms evidente, y estara relacionada con proporcionar un acceso de mayor
calidad a los recursos de la institucin correspondiente en cada caso.
o Reducir la manipulacin y el uso de la documentacin original ms frgil y de
aquella sobre la que se hace un uso ms acusado, creando una copia de
seguridad para el material deteriorado o que se encuentra en peor estado de
conservacin.
5
Carmen Crespo, en su ponencia La reprografa en los archivos, publicado en el Boletn de
Anabad, XXXVI (1986) nms. 1-2, se refiere a las tcnicas de duplicacin de documentos, es
decir, a la reprografa tradicional. No obstante, los criterios aplicados admiten su trasposicin al
entorno de copia digital.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
o Impulsar la colaboracin entre instituciones con intereses comunes mediante la

creacin de colecciones virtuales o completando fondos fragmentados para
proporcionar, en ltima instancia, un mayor acceso a la informacin contenida
en dicha documentacin.
Todo archivo que acometa un Plan de digitalizacin debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:
1. Objetivos y justificacin del Plan en cada centro.

2. Establecimiento de prioridades.
3. Criterios de seleccin del material objeto de la digitalizacin.
4. Proceso de digitalizacin
Objetivos y justificacin del Plan en cada centro
El primero de los objetivos de un Plan de digitalizacin es dotar a cada centro de un

programa marco que establezca los criterios propios de la institucin en el proceso de
digitalizacin de sus fondos, que habrn de estar siempre en consonancia con lo
establecido para el conjunto del Sistema de Archivos.
Se trata de establecer un sistema comn de prcticas que normalicen las formas, los
procedimientos y las especificaciones de la digitalizacin de los fondos documentales
del centro.
La justificacin para elaborar un Plan de esta naturaleza es que la digitalizacin de los

fondos documentales de un archivo es una tarea que no puede dejarse a la
improvisacin. Hay varias razones que justifican la existencia de un plan previo:
a. El volumen de los fondos y colecciones que alberga un archivo es enorme.

La tarea de digitalizacin es un trabajo ingente y, si no se dispone de un
mtodo riguroso, ser catica.
b. Los costes de la digitalizacin. El precio del proceso de digitalizacin, en el
que se incluye el coste de la adquisicin y mantenimiento de los recursos
informticos necesarios, como mquinas (escneres, almacenamiento
masivo, servidores, PCs, monitores, impresoras, comunicaciones, etc.),
programas de ordenador (funcionalidades adicionales de escner,
incorporacin de metadatos, gestin y recuperacin de documentos,
visualizacin y tratamiento de las imgenes, OCR, etc.) y servicios
necesarios (programas a medida, puesta en marcha y mantenimiento de
sistemas para tratamiento de la informacin, etc.), dentro de unos
estndares mnimos de calidad, es muy elevado y es preciso rentabilizar las
inversiones que se hagan.
c. La rpida evolucin de las tcnicas. Inevitablemente, la digitalizacin de los
archivos del Sistema de Castilla y Len es una tarea que se prolongar en el
tiempo. Por otro lado, los sistemas de digitalizacin se modernizan
constantemente y, adems, no todos los centros cuentan con los mismos
aparatos. Por tanto, es necesario establecer un marco de referencia que
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
permita mantener unos criterios bsicos para todos los archivos de gestin
autonmica.
d. La garanta del acceso al documento. Los diferentes tipos de documentos
debern estar disponibles para ser recuperados a travs de bsquedas
sencillas, lo que obliga a compartir los mismos puntos de acceso
normalizados, as como unos criterios comunes en cuanto a metadatos, etc.
Finalmente, debemos puntualizar que, para que el Plan de digitalizacin cumpla estos
objetivos y sea, adems, duradero en el tiempo (es decir, un Plan cuyos resultados
deben poder seguir observndose a medio-largo plazo), es necesario que cumpla los
siguientes requisitos:
Que siga normas internacionales preestablecidas (siempre que existan).

Que sea especfico, es decir, referido a aspectos concretos y prcticos.
Que sea lo suficientemente claro como para que pueda ser comprendido
por la diversidad de usuarios a los que va dirigido.
Que sea flexible, puesto que debe poder adaptarse a las condiciones de
cada momento.
Que se trate de un Plan perdurable en el tiempo: til a medio y largo plazo.
Que se pueda revisar peridicamente y susceptible de introducir las
mejoras que se consideren pertinentes.
Establecimiento de prioridades
Los objetivos de cualquier proyecto de digitalizacin en los archivos son la

conservacin, la difusin y la investigacin de la documentacin en ellos conservada.
Todas las actividades que se emprendan en el Plan de Digitalizacin debern
someterse a estos principios.
Dentro de este mbito, las prioridades en la digitalizacin de documentos vendrn

dadas por las necesidades de los usuarios y los recursos disponibles en cada
momento: estas condiciones permiten establecer los criterios mnimos, que sirven para
establecer las lneas bsicas en la poltica de digitalizacin de los archivos. Las
prioridades as determinadas permitirn establecer una clasificacin general de
documentos para digitalizar. Se aplican a fondos documentales y colecciones
conservadas en los archivos y estn establecidas a partir de los siguientes aspectos:
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES6
o Derechos de propiedad.
Condiciones del o Restricciones legales.
documento
o Existencia o no de versiones digitales de
calidad.
o Calidad.
Caractersticas o Estado de conservacin.
intrnsecas o Dimensiones.
o Pluralidad de formatos.
o Relevancia del fondo.
o Pertinencia.
Caractersticas o Coherencia con el resto de los fondos y
extrnsecas las funciones del centro.
o Demanda de consulta del fondo.
o Actualidad.
o Oportunidad.
Criterios de seleccin del material objeto de la digitalizacin
Antes de abordar las recomendaciones bsicas para establecer unos criterios de

seleccin del material que va a digitalizarse en un archivo, ha de aadirse que no se
debe acometer la digitalizacin indiscriminada de fondos sin que stos se encuentren
previamente descritos, aunque sea de forma somera.
Segn Ramn Alberch, los criterios de seleccin del material que va a ser objeto de
digitalizacin deberan otorgar prioridad a estos documentos:
o Documentos de valor excepcional, sometidos a un volumen de consultas

elevado, que pueda provocar riesgos en su conservacin o bien peligro de
deterioro. Por ejemplo, los pergaminos medievales, cartularios, cartas reales,
privilegios rodados, etc.
o Documentos con gran valor histrico o probatorio, que contengan informacin
relevante, como son los libros de actas, libros de acuerdos, documentacin del
catastro, etc.
o Documentos de inters fijados en soportes muy frgiles o de fcil degradacin
fsica, o bien aquellos que ya han comenzado a sufrir los efectos de un agente
degradante (como las tintas ferroglicas, hongos, humedades, roturas, etc.).
o La digitalizacin puede propiciar la recuperacin de la unidad virtual de un
archivo o fondo que haya sido desmembrado en un momento determinado; o
bien puede ser una forma de reintegrar una documentacin confiscada o
expoliada.
6
Basado en las directrices establecidas en el Plan de Digitalizacin de la Filmoteca Nacional
(se puede consultar en: http://www.mcu.es/cine/docs/MC/FE/PlanDigitalizacion.pdf.ltima
consulta del 27/03/2011)
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Los criterios de prioridad permiten establecer las lneas maestras de actuacin a la

hora de abordar los proyectos de digitalizacin de los centros de archivo. No obstante,
la enorme masa documental susceptible de digitalizacin y la escasez de medios
obligan a establecer un estricto rgimen de preferencias en la seleccin de materiales.
La poltica de prioridades aplicada define el grado de importancia de los distintos
fondos documentales y colecciones de un archivo ante un proceso de digitalizacin,
mientras que la seleccin elige los documentos que se integrarn en proyectos
concretos. Se ha tomado como referencia los criterios establecidos en el Plan de
Digitalizacin de la Filmoteca Nacional, que se basa en ocho aspectos fundamentales:
1) Atributos del documento; 2) Consideraciones acerca de la preservacin; 3)
Organizacin y documentacin disponible; 4) Usos previstos; 5) Desarrollo de la
coleccin digital; 6) Evitar la duplicacin del esfuerzo; 7) Capacidad institucional; y 8)
Rentabilidad de los recursos financieros7.
Estos aspectos se puntan de 1 a 5 en funcin de la valor que se le d a cada uno de

ellos (1= poco; 5= mucho). Esta matriz nos puede ayudar a decidir el grado de
importancia de la agrupacin documental susceptible de digitalizacin. A mayor
puntuacin obtenida, mayor importancia posee la agrupacin documental evaluada
para su digitalizacin. No ofrece un resultado matemtico, sino que viene a ser una
herramienta de decisin.
Cuadro de seleccin de materiales

Valores atribuidos 1 2 3 4 5
Atributos del documento
El material es apto para la digitalizacin?
Los formatos fsicos y la condicin del material son los
indicados para su digitalizacin?
La documentacin original se encuentra disponible en el
Archivo y en buenas condiciones?
El volumen del material supone una ventaja para su
digitalizacin?
Consideraciones acerca de la preservacin
Durante el proceso de digitalizacin se asegurar la
proteccin y conservacin del material?
Las copias digitales reduciran el uso de los originales?
Se considera a la reproduccin digital un medio para
reemplazar el uso de los originales?
Organizacin y documentacin disponible
Se encuentra el material identificado y descrito
archivsticamente?
Se encuentra ordenado o su disposicin est indicada por
algn otro medio?
El material a digitalizar est completo?
Puede el material completarse mediante la digitalizacin?
7
Tomado del Plan de Digitalizacin de la Filmoteca Nacional (se puede consultar en:
http://www.mcu.es/cine/docs/MC/FE/PlanDigitalizacion.pdf.ltima consulta del 27/03/2011).
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Usos
El material se solicita habitualmente para su consulta?
Se prev un aumento en la frecuencia de uso?
Existe una demanda suficiente de los documentos?
Mejorar el acceso como consecuencia de la digitalizacin?
Puede la digitalizacin soportar variedad de usos?
(impresin, navegacin mediante intranet o internet)
Existen condiciones (normativa) que regulen el acceso y
uso de esos archivos?
El material ser fcilmente manejable por los usuarios?
Los usuarios poseen recursos apropiados para utilizar el
material digitalizado?
Duplicacin del esfuerzo
El material ha sido digitalizado anteriormente por otra fuente
confiable?
Los archivos digitales son de calidad suficiente para servir a
sus fines?
Capacidad institucional
Se posee la infraestructura necesaria para la gestin de los
materiales digitales?
Existe la oportunidad de obtener una cooperacin multi-
institucional?
Recursos financieros
Se puede determinar el coste total de la digitalizacin?
Este coste se encuentra justificado?
Existen fondos para respaldar este esfuerzo?
Existe un compromiso institucional para gestionar y
preservar estos archivos?
c) Recomendaciones previas
Configuracin del hardware
No se pretende descender a recomendar una configuracin de hardware mnima, ms

an cuando en la mayora de las ocasiones sta viene impuesta por los estndares de
puesto de usuario definidos por el Servicio de Infraestructuras Informticas y Servicios
Corporativos, o est condicionado a la disponibilidad presupuestaria. No obstante,
podemos decir que lo ideal sera disponer de un sistema que pueda satisfacer las
necesidades de velocidad, memoria, almacenamiento y calidad de presentacin de las
imgenes. Para ello habr que tener en cuenta las siguientes cuestiones:
Qu clase de imgenes se estn creando? Textuales / fotogrficas / otras?
Qu cantidad?
Con qu fines? Servicio al usuario / difusin / conservacin?
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
En cualquier caso, es probable que se requiera un PC rpido, con una amplia

capacidad de procesamiento y memoria para poder recuperar y manipular los grandes
archivos que se estn generando, especialmente al crear imgenes en color.
En cuanto al escner, sus requerimientos tcnicos dependern del uso que se le vaya
a dar. As, para digitalizar documentacin textual sin encuadernar, as como fotografa
en papel en buen estado de conservacin, bastar con un escner de sobremesa A3.
Para digitalizar documentos encuadernados habr que disponer de un escner cenital

o, en su defecto, un dispositivo similar (fabricado a partir de una mquina
microfilmadora y una cmara de fotos digital).
Cuando se necesita digitalizar planos, mapas o carteles de gran tamao, ser

necesario disponer de un escner de gran formato, que admite hasta formatos A1
A0. Tambin se puede optar, en caso de disponer de un escner cenital, por digitalizar
la pieza de gran tamao por partes y despus unirlas mediante un programa de
tratamiento de imgenes
En el caso de que el archivo albergue una gran cantidad de negativos, lo ideal sera
contar con escneres planos8 para transparencias y opacos as como con escneres
dedicados para pelcula, tanto de pequeo como de medio formato. A pesar de que los
escneres planos pueden llegar a ofrecer una alta resolucin, la lectura de la
informacin es menos precisa que la de los escneres dedicados de pelcula.
Otra solucin indicada para la digitalizacin de documentos (de cualquier formato,

estn o no encuadernados) en aquellos centros que carezcan de los escneres arriba
mencionados, es la mesa de reproduccin. Una mesa de reproduccin consiste (como
se puede apreciar en la imagen inserta bajo estas lneas) en una superficie plana
sobre la que se deposita la documentacin, una barra vertical que consta de una
soporte para fijar la cmara digital y dos focos, a ambos lados de la mesa, para
iluminar el material que se va a digitalizar. La ventaja de este sistema radica en que se
trata de una tecnologa sencilla y bastante econmica, al tiempo que permite la
reproduccin de diversos tipos de formatos (documentos de pequeo, mediano y gran
tamao, planos, libros, etc.). A la hora de elegir una mesa de reproduccin conviene
tener en cuenta que la barra sobre la que se instala la cmara ha de ser lo
suficientemente alta como para reproducir documentos de gran tamao (planos,
carteles, etc.).
8
Los escneres planos son adecuados para escanear documentos e imgenes grficas en
papel. Algunos estn preparados para poder escanear pelcula, pero su rendimiento ptico en
el escaneo de negativos puede llegar ser decepcionante.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Ejemplo de mesa de reproduccin y resultado de la digitalizacin realizada
Del mismo modo podemos mencionar, como mtodo alternativo para la digitalizacin
de documentos, un sencillo sistema de sujecin de los documentos mediante un atril
(en posicin vertical), y un trpode para fijar la cmara digital. Sin embargo, este
sistema puede resultar menos preciso si no se realiza correctamente, puesto que la
imagen resultante puede sufrir deformaciones en caso de que la documentacin no
se encuentre en el ngulo adecuado para su reproduccin.
Software de visualizacin y tratamiento de imgenes
Es conveniente utilizar un software de recuperacin y visualizacin apropiado para las

imgenes. Se pueden utilizar programas de visualizacin gratuitos (freeware) y
compartidos (shareware) disponibles en la Web que soportan el espacio de formato y
de color, como puede ser el programa IrfanView. Existen, en el mbito de los
softwares propietarios, visores con los que se pueden gestionar archivos de imagen y
editar metadatos.
Para el tratamiento de las imgenes se recomienda que todos los centros de archivo
en los que se lleven a cabo planes de digitalizacin sistemticos cuenten con algn
tipo de visor (ya sea libre o propietario), en una versin adecuada a las necesidades
del servicio. Con el objeto de favorecer el correcto manejo de este programa se
recomienda su uso exclusivo por parte de tcnicos especializados y personal con la
formacin necesaria en la herramienta.
Del mismo modo, para facilitar la conversin de ficheros a formatos pdf y tiff, es
conveniente que aquellos centros que realicen digitalizaciones sistemticas cuenten
con programas especficos.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Repositorio central de almacenamiento de ficheros digitales
El desarrollo de un repositorio central para el almacenamiento de ficheros digitales

supondr la creacin del Banco de Imgenes colectivo del Sistema de Archivos de
Castilla y Len. Para su diseo, habr que considerar una serie de aspectos
fundamentales, a saber:
Ser necesario dimensionar el proyecto de creacin de un servidor centralizado

en funcin de una estimacin de necesidades y de la previsin de crecimiento
(volumen de los ficheros digitales que se van a almacenar en l, peso de los
mismos, flujos de intercambio de informacin, etc.).
Habr que contemplar la necesidad de comunicacin (intercambio de
informacin) entre el repositorio central y los archivos.
Se deber valorar qu tipo de ficheros se van a conservar en el repositorio
central: ficheros maestros (que requerir, necesariamente, ms calidad y, por
extensin, tendrn ms peso) o ficheros de consulta (de menor calidad y peso,
lo que facilitara el intercambio entre el repositorio central y los archivos). Y,
establecer, en cada caso, los sistemas de seguridad que sean necesarios.
Ser necesario gestionar convenientemente los permisos de acceso y la
poltica de seguridad.
Sistema unificado de Gestin Integral de Documentos
El desarrollo de un sistema unificado y normalizado de gestin de los ficheros digitales

requerir de la existencia de un Sistema de Gestin Integral de Documentos unificado
para todos los centros de Archivo que permita previamente realizar la descripcin
archivstica de los materiales que se vayan a digitalizar para, posteriormente, llevar a
cabo dicho proceso de la forma ms automatizada posible. De esta manera se
integrarn los ficheros digitales de consulta al Sistema de Gestin integral de
Documentos mediante referencias y se gestionarn los metadatos especficos de la
digitalizacin en la base de datos relacional de forma independiente a los ficheros de
imgenes. La mejora del rendimiento en bsquedas y recuperacin de informacin
ser evidente.
d) Establecimiento de Proyectos de digitalizacin particulares

para cada fondo
Los fondos que se conservan en los archivos y, en especial en los Histricos
Provinciales son muy variados. Por tanto, la casustica es igualmente amplia, por lo
que se propone que el Plan de Digitalizacin del archivo establezca directrices
particulares para cada fondo en lo que sera el Proyecto de digitalizacin de cada uno
de ellos.
Antes de llevar a cabo la digitalizacin de cada fondo, deber quedar documentado el

alcance del proyecto, los criterios de digitalizacin a aplicar, los tiempos de realizacin
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
y volumen de documentacin digital. Asimismo, se deber documentar el seguimiento

del proyecto, lo que servir de apoyo para futuras planificaciones y para el
establecimiento de mejoras.
e) Solicitudes de digitalizacin bajo demanda

Resulta muy habitual en los archivos que los usuarios soliciten la digitalizacin de
documentos sueltos, pertenecientes a fondos no incluidos en planes de digitalizacin.
Ante esta circunstancia, se plantea la duda de si conservar o no esas imgenes
digitales, ya que supondra, en la mayora de los casos, la conservacin de ficheros
aislados, descontextualizados de su fondo, lo que repercutir, por extensin en la
dificultad de recuperacin de los mismos (al no encontrarse contextualizados).
Tras el anlisis de estos casos, se propone la conservacin de los documentos

siempre que stos formen conjuntos coherentes, por ejemplo: cuando el usuario
solicita la digitalizacin de una fraccin de serie o de una serie completa. O bien,
cuando el documento se considera de cierta relevancia y es susceptible de ser
reutilizado con fines de difusin, divulgacin o consulta. En cualquier caso, se
recomienda que, a la hora de conservar dichos ficheros digitales, y cuando los
documentos solicitados correspondan a un fondo no descrito, se proceda a realizar
una descripcin somera de los mismos, que deber asociarse a la imagen digital, as
como los metadatos mnimos correspondientes (que se tratarn ms adelante).
Si, por el contrario, el usuario solicita la digitalizacin de documentos sueltos y

aislados, carentes de relevancia, se considera innecesario conservar los ficheros
digitales permanentemente.
A la hora de entregar al usuario una copia digital del documento solicitado, habr que
distinguir si se trata de un documento encuadernado o un expediente o de
documentacin suelta. En el primer caso (documentos encuadernados o expedientes),
bastar con entregar un fichero en formato PDF, mientras que en el segundo
(documentacin suelta) el formato entregado ser TIFF, JPG o PNG.
f) Gestin de las imgenes digitales

No se pretende en este trabajo descender a analizar los sistemas o aplicaciones de
gestin de documentos electrnicos sino establecer unas pautas que garanticen la
conservacin a largo plazo de los ficheros digitales y que sean de aplicacin comn en
todos los centros gestionados por la Junta de Castilla y Len.
La preservacin a largo plazo de los documentos digitales debe garantizar sus valores
informativos y testimoniales. No se trata solo de poder consultar una informacin, sino
que se requiere que sta sea ntegra, fiable y autntica.
Para lograr esta premisa, es necesario, en primer lugar, asegurar la conservacin de

las imgenes digitales, por lo que se establecen las siguientes recomendaciones:
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Se desaconseja la compresin de los ficheros maestros, puesto

que las aplicaciones utilizadas para comprimir ficheros o sus
versiones pueden cambiar a lo largo del tiempo y dificultar, a
corto o medio plazo, la descompresin de los mismos al haber
quedado obsoleta la aplicacin en cuestin o su versin.
Se desaconseja la conservacin de ficheros maestros en CDs y
DVDs, puesto que son soportes alterables y no perdurables a
largo plazo siempre que las condiciones de temperatura y
humedad no sean las adecuadas. Estos soportes pueden ser
aptos, por el contrario, para la divulgacin de imgenes y para el
servicio al usuario.
Se propone como el medio ms seguro para la conservacin a
largo plazo de los ficheros maestros de imgenes digitales su
almacenaje en un repositorio o servidor comn para todos los
archivos gestionados por la Junta de Castilla y Len en lo que
sera el Banco de imgenes colectivo para todo el Sistema de
Archivos de Castilla y Len.
Otros sistemas admitidos para la conservacin a medio-largo
plazo de ficheros maestros y que pueden ser utilizados en caso
de no contar con repositorios o servidores son los discos duros
externos y el formato LTO. Se recomienda guardar una copia de
seguridad de estos soportes.
El formato LTO (Linear Tape-Open) consiste en una tecnologa
de almacenamiento de datos en cinta magntica. Desde el ao
2000 y hasta la actualidad se han desarrollado seis
generaciones de LTO, contando, la ltima de ellas (LTO-6) con
una capacidad de 3,2 TB (velocidad 270 MB/s).
Con todo, estos soportes no aseguran la perdurabilidad en el
tiempo de la informacin, siendo probable la necesidad de
migrar los datos en ellos contenidos a otros soportes
transcurrido unos aos.
Asimismo, habr que tener en cuenta que los discos duros
externos y las cintas LTO no son soluciones vlidas para
almacenar las imgenes accesibles en lnea (gestin de
usuarios, consultas on line, etc.).
Las distintas necesidades y finalidades de las imgenes a
conservar establecern la pauta para disear la infraestructura
necesaria de almacenamiento masivo.
g) Metadatos
Los metadatos no son ms que datos estructurados sobre la informacin, es decir,
datos sobre los datos. Se trata de informacin extra que se incorpora a un archivo de
datos. Las etiquetas y metadatos se utilizan para almacenar una informacin de
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
inters sobre una imagen ya sea dentro del mismo archivo grfico o bien asociada al
mismo de alguna otra manera. Esta informacin nos servir para su posterior
identificacin y recuperacin.
El concepto de metadatados -datos sobre datos- se puede entender en un sentido

amplio o en un sentido ms estricto. En un sentido amplio, si entendemos que
metadatos es un trmino que se utiliza para describir datos que ofrecen el tipo y la
clase de la informacin, esto es, son datos acerca de datos, podemos considerar que
el catlogo de una biblioteca, un repertorio bibliogrfico, o una descripcin archivstica
ISAD(G) son tipos de metadatos. Estos tipos de metadatos emplean,
fundamentalmente, reglas de catalogacin, normas de descripcin archivstica y
formatos para transmitir la informacin, como los formatos MARC en el caso de las
bibliotecas. As considerados, cada ficha catalogrfica o cada ficha descriptiva es un
conjunto de metadatos de un libro, de un documento/expediente/fondo, etc., y los
metadatos proporcionan una informacin bsica sobre ese libro o ese
documento/expediente, etc., relacionndolo adems cuando es posible establecer
esas relaciones- con otros. De la misma forma, los registros de una base de datos
llevada a cabo para indizar o hacer un resumen documental, podran tambin
considerarse como metadatos.
Sin embargo, si acotamos la definicin de metadatos dndole un sentido ms estricto,

los metadatos slo seran posibles en un contexto digital y en red ya que slo dentro
de este contexto se pueden utilizar los metadatos con la funcin que les caracteriza,
que es la de la localizacin, identificacin y descripcin de recursos, legibles e
interpretables por mquina.
Se pueden mencionar tres tipos de metadatos, aunque no se trata de una clasificacin

fija (en ocasiones se mezcla la informacin de uno y otro tipo):
Descriptivos: Contienen informacin que describe, clasifica o cataloga la

imagen correspondiente, bien de una forma libre por el usuario, bien conforme
a algunos campos predefinidos por un formato o aplicacin, o bien conforme a
unas normas estndar y reguladas (como pueden ser las normas propuestas
por el Dublin Core, los METS, los EAD o las del formato Marc entre otras).
Estructurales: Contienen informacin codificada en un lenguaje de marcado
que se refiere a relaciones entre objetos de acuerdo a algn tipo de estructura
concreta, es decir, qu lugar ocupa esa imagen dentro de un documento, qu
relaciones tiene con otros ficheros, etc. Las ms utilizadas son las etiquetas
tipo XML.
Administrativos (o tcnicos): Su funcin es gestionar y administrar los
recursos digitales. Ofrecen informacin bsica sobre las caractersticas y
propiedades de la imagen (tipo de fichero, tamao, resolucin, color, peso,
localizacin, institucin o autor que genera, alberga y mantiene los recursos,
fecha de creacin y actualizacin, seguimiento y control de versiones, etc.).
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Hay que puntualizar que no todos los formatos grficos soportan todo tipo de
metadatos e incluso algunos no soportan ninguno. Otros muchos, en cambio, s que
soportan estructuras de metadatos, e incluso han sido diseados para ello, como es el
caso del TIFF.
Conviene tener especial cuidado cuando se procede a convertir un formato en otro
(por ejemplo un archivo TIFF a PNG), porque ello puede suponer la prdida total de
los metadatos del documento.
El uso de los metadatos es un tema an complejo y en vas de implantacin. No
obstante, resulta imprescindible en el entorno web de cara a la recuperacin de la
informacin.
Partiendo de que los metadatos estructurales y administrativos vienen dados por los
propios formatos, nos vamos a detener nicamente en los descriptivos. A este
respecto, conviene recordar lo mencionado en el segundo prrafo de este epgrafe:
() cada ficha catalogrfica o cada ficha descriptiva es un conjunto de

metadatos de un libro, de un documento/expediente/fondo, etc., y los
metadatos proporcionan una informacin bsica sobre ese libro o ese
documento/expediente, etc., relacionndolo adems cuando es posible
establecer esas relaciones- con otros.
Es por este motivo que, en el caso de los documentos de archivo digitalizados (ya
sean imgenes o textos), la base para determinar cules son los metadatos de los
mismos la encontramos en los propios elementos de la norma ISAD (G) y, para
aquellos materiales sobre los que se haya desarrollado alguna convencin, los
elementos de sta. Lgicamente, no sern necesarios ni obligatorios todos esos
elementos y, por el contrario, se debern aadir otros relativos al control del fichero
digital.
Conviene sealar que ese fichero digital puede contener una o varias imgenes,
dependiendo de si se trata de una unidad documental simple o de una unidad
documental compuesta. En caso de que se trate de una unidad documental
compuesta (por ejemplo, un expediente), el fichero digital (pdf pdf/a) contendr
mltiples imgenes. El control secuencial de dichas imgenes (nmero de imgenes
del fichero y orden de las mismas) ser recogido por defecto por el propio programa en
los metadatos estructurales del fichero.
El Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el

que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la
Administracin Electrnica) alude al Esquema de Metadatos mnimos obligatorios que
deben acompaar a todo documento electrnico y se remite a la Norma Tcnica
correspondiente que desarrollar esos metadatos mnimos que deben estar asociados
a cualquier documento electrnico. En el momento de redaccin del presente
documento an no se cuenta con un texto definitivo de esa Norma Tcnica.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
En estas recomendaciones se proponen los siguientes metadatos9 descriptivos que

debern ir asociados a los ficheros que resulten de la digitalizacin de unidades
documentales simples y compuestas:
Metadatos descriptivos del fichero digital

Denominacin Carcter Descripcin
Resear el nombre del Archivo que
Archivo Obligatorio
custodia la unidad de descripcin.
Cdigo que identifica la unidad de
Cdigo de referencia Obligatorio
descripcin.
Nmero o sintagma nominal que
Nmero de expediente Recomendado
identifica el expediente.
Nombre de la serie documental a la
Serie documental Obligatorio
que pertenece.
Identificar el nivel de la unidad de
Nivel de descripcin Obligatorio
descripcin.
Campo de texto que da nombre al
Ttulo Obligatorio objeto. Se trata de una descripcin
breve del documento, expediente, etc.
En caso de tratarse de una unidad
documental simple, se resear la
fecha de produccin de la misma.
Fechas del original Obligatorio
En caso de tratarse de un expediente,
se resear la fecha de apertura y de
cierre del expediente.
Se consignar el volumen y soporte
Volumen y soporte del
Obligatorio de la unidad de descripcin que se ha
original digitalizado.
Nombre del rgano productor de la
Nombre del productor Obligatorio
unidad de descripcin.
Nombre de la unidad del rgano
Unidad productora Recomendado
productor.
Resumen del alcance cronolgico,
Descripcin Recomendado mbito geogrfico y contenido del
expediente.
Vocabulario de los distintos
Descriptores Recomendado
descriptores existentes.
9
El esquema de metadatos propuesto en este documento lo componen, en lo esencial,
aquellos acordados en las reuniones mantenidas entre el personal del Servicio de Archivos y
Bibliotecas, el Archivo General y la Direccin General de Innovacin y Modernizacin
Administrativa encargada de definir y desarrollar el Depsito de Originales Electrnicos (DOE)
de la Junta de Castilla y Len, a los que se han aadido otros estrictamente archivsticos
basados en la Norma Internacional de Descripcin Archivstica ISAD(G). La tabla que se
presenta consta de tres columnas: la primera, reservada para la denominacin del metadato, la
segunda, que hace referencia al carcter obligatorio o no del mismo y una tercera en la que se
incluye una pequea descripcin.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Tipologa documental a la que

Tipo de documento Recomendado pertenece (oficio, solicitud, resolucin,
etc.).
Documentacin Identificacin de los expedientes
Recomendado
relacionada relacionados.
Vocabulario de los principales tipos de
Tipo de relacin Recomendado relaciones entre el expediente
principal y los relacionados.
Identificacin de los diferentes niveles
Clasificacin, seguridad
Recomendado de acceso al objeto segn el tipo de
y acceso informacin que contenga.
LOPD (sensibilidad de Identificador del nivel de seguridad en
Recomendado
datos) funcin de la LOPD.
Responsable de la Identifica la persona o institucin
Obligatorio
digitalizacin responsable de la digitalizacin.
Se consignar la fecha en la que se
Fecha de la digitalizacin Obligatorio ha realizado la digitalizacin de la
unidad de descripcin.
Observacin: los metadatos referidos tanto a la resolucin como al tamao del fichero
vienen dados por los propios dispositivos de captura de la imagen.
SUGERENCIA: A la hora de atribuir un nombre a los ficheros digitales se

recomienda que se trate de un ttulo breve, en el que se incluya el nombre o
siglas del fondo documental y la signatura de la unidad de descripcin. Para
ello, puede resultar conveniente hacer una relacin de los fondos que custodia
el Archivo y asignar una codificacin (bien mediante siglas, bien numrica) que
identifique brevemente cada fondo. Del mismo modo, habr que tener en
cuenta que el sistema de ordenacin de ficheros del sistema operativo es
alfanumrico, por lo que, si otorgamos a todos los ficheros un nombre mediante
siglas, nos los ordenar alfabticamente, mientras que si precedemos esas
siglas de nmeros, nos ordenar los ficheros numricamente.
Ejemplo:
Archivo Archivo General de Castilla y Len

Fondo Consejo General de Castilla y Len
Cdigo atribuido al fondo 0001_CGCYL
Unidad de descripcin Expediente de protocolo del Da de Villalar del
digitalizada ao 1979.
Ttulo del fichero digital 0001_CGCYL_250-2.pdf
Nombre del Signatura
Fondo
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Esta forma de denominar a los ficheros digitales (por fondos y por signaturas)
facilitar el archivado de los mismos en una estructura jerrquica de carpetas
que refleje el esquema de organizacin de los fondos dentro del centro de
Archivo.
El problema que se plantea es cmo insertar o anexar estos metadatos al fichero

digital. A este respecto cabe sealar que los propios programas de digitalizacin
permiten la insercin de metadatos descriptivos que quedan anexados o incrustados a
la propia imagen, de modo que siempre van con ella. Igualmente, la mayora de los
programas de tratamiento de imgenes permiten la insercin de metadatos. Para que
esos metadatos puedan ser visualizados siempre que se recupere la imagen (con
cualquier visor), aqullos deben haberse grabado en formato Exif information. La
ventaja que ofrecen los programas de metadatos en formato Exif, es la de asegurar la
perdurabilidad de los mismos y su recuperacin en todo momento (al registrarse
aqullos en lenguaje html).
Por otro lado, adems de los programas propietarios, existen otros gratuitos
disponibles en la red, como es el caso de XnView o la herramienta Metadatador
(desarrollada por el Servicio de Archivos de la Junta de Andaluca) que permite la
introduccin de metadatos en los ficheros digitales.
Se debern insertar, como mnimo, aquellos metadatos que se han definido con
carcter obligatorio.
Por su parte, las aplicaciones de gestin documental (por ejemplo, Albal) tambin
ejercen como generadora de metadatos, en tanto que los elementos de la descripcin
son considerados como tales. En ese caso, habra que asegurar el modo de conservar
un enlace o vnculo permanente del fichero digital con su descripcin correspondiente.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Ejemplo de esquema de metadatos en un software propietario
4. ASPECTOS TCNICOS DE LA DIGITALIZACIN
a) Protocolo de actuacin
A continuacin se pretenden ofrecer unas pautas bsicas para normalizar el proceso
de digitalizacin de documentos en los archivos.
Consideracin de la descripcin
Una vez realizada la seleccin de la documentacin (vase pg. 16 y siguientes de

este documento) y con carcter previo a la digitalizacin de las imgenes, se
proceder a la comprobacin y actualizacin de las correspondientes descripciones
archivsticas del material objeto de la digitalizacin.
Como mnimo deber registrarse la informacin correspondiente a los elementos
obligatorios de la Norma ISAD(G), de modo que no haya documentacin digitalizada
sin identificar. Los elementos obligatorios de la Norma ISAD (G) son los siguientes:
1. Cdigo de referencia
2. Ttulo
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
3. Fechas y lugares
4. Nivel de la descripcin
5. Volumen y soporte
6. Nombre/s del/los productor/es
En caso de observarse algn deterioro en el documento original, se consignar dicha

circunstancia en el elemento Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos del rea de
Condiciones de acceso y uso de la Norma ISAD (G).
Asimismo, deber dejarse constancia, cuando la documentacin lo requiera, de las
cuestiones relativas a las restricciones de acceso
A stos, cuando se aborde un proyecto de digitalizacin, se sumarn adems, para su
inclusin como metadatos, los siguientes elementos:
7. Archivo que custodia la documentacin

8. Serie documental a la que pertenece
9. Responsable de la digitalizacin
10. Fecha de la digitalizacin
Preparacin de los originales

Igualmente, con anterioridad a la digitalizacin de los documentos se verificar que las
unidades documentales no contengan documentos duplicados, sobres, notas de
rgimen interno (tipo post-it). Del mismo modo, deber verificarse que los documentos
a digitalizar estn libres de cualquier elemento que obstaculice la digitalizacin
(gomas, grapas, clips, etc.) y de que estn convenientemente ordenadas.
En caso de que el objeto a digitalizar se trate de una unidad documental compuesta
(por ejemplo, un expediente), se recomienda foliar el original, a lpiz, previamente a su
digitalizacin, sin perjuicio de que el control secuencial de las imgenes que
componen esa unidad sea recogido en los metadatos estructurales del fichero.
Condiciones de visualizacin y calibracin del monitor
Es necesario controlar el entorno de visualizacin, teniendo en cuenta que el monitor y

el documento original requieren condiciones de visualizacin diferentes.
Efectivamente, es muy probable que el original se visualice mejor en un ambiente con
mucha luz, mientras que, por el contrario, el monitor trabaja mejor en un medio con
poca luz, aunque no a oscuras (ya que, vista en la oscuridad, una imagen en pantalla
parecera carecer de suficiente contraste).
Conviene considerar, adems, las condiciones humanas. Lo ideal sera que fuera
una misma persona la encargada de evaluacin de todas las imgenes, con el mismo
equipo y bajo los mismos parmetros. Es recomendable que el personal sea
entrenado en esta tarea, sobre todo en lo que se refiere a la calibracin del color.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Por otro lado, es necesario tener en cuenta que las imgenes (contraste, color, brillo,
etc.) pueden aparecer de manera diferente en los distintos monitores, por lo que se
hace necesaria la calibracin del monitor. La calibracin no es ms que el proceso de
ajuste de la configuracin del color del monitor a un nivel estndar, de manera que la
imagen se presente de igual manera en diferentes monitores.
Ejemplo:
Ejemplo de carta de colores en Ejemplo de carta de colores en

monitor sin calibrar monitor calibrado
calidad del color media / baja calidad del color alta
El mtodo ideal es utilizar hardware de calibracin de monitor y el software adjunto. No

obstante, cuando no se cuenta con estos recursos se puede optar por otras opciones
como utilizar las herramientas de calibracin que proporcionen las aplicaciones (por
ejemplo, Adobe PhotoShop incluye una herramienta de calibracin de monitor bsica,
que puede ser utilizada para eliminar tonalidades de color y estandarizar la
presentacin de las imgenes) o bien incluir una carta de colores.
Obtencin de las imgenes
Con el fin de garantizar la integridad de las imgenes digitales y la calidad de las

mismas, ser conveniente determinar el dispositivo de captura de la imagen ms
adecuado a la documentacin (escner de sobremesa A3, escner de gran formato
para planos, mesa de reproduccin, cmara digital, etc.).
Cuando aparezca, se obtendr una imagen digital de la carpetilla, portada o cartela de

cada unidad documental (por ejemplo en el caso de los expedientes), as como del
resto de los documentos que la integran. En caso de que aparezca una pgina en
blanco, sta no se digitalizar.
Finalmente, se comprobar que el nmero de pginas digitalizadas sea igual al

nmero de imgenes digitales resultantes del proceso de digitalizacin.
Para obtener una adecuada calidad de las imgenes se adoptarn los requisitos
tcnicos establecidos en la tabla que se inserta a continuacin. La calidad y resolucin
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
establecidas son orientativas y siempre aplicadas a los ficheros maestros de

conservacin permanente:
Tipo Forma Caractersticas Resolucin de Volumen Modos de

documental materiales de los captura/tipos de Archivo color
originales archivo a obtener (peso)
Texto impreso A2 200 ppp/ PDF sin 14,7 MB Escala de

(42x59,4 cm) B/N comprimir grises, a 8
bits
Textuales

( 29,7x42 cm) B/N comprimir grises, a 8
bits

(21X29,7 cm) B/N comprimir grises, a 8
bits
Planos, mapas, Texto manuscrito A2 200 ppp/ TIFF sin 44 MB Color, a 24

pergaminos (42x59,4 cm) Color comprimir bits
(mapas, planos,
pergaminos)
Texto manuscrito A3 200 ppp/ TIFF sin 22 MB Color, a 24

( 29,7x42 cm) Color comprimir bits
(mapas, planos,
pergaminos)
Texto manuscrito A4 300 ppp/ TIFF sin 24,9 MB Color, a 24
(21X29,7 cm) Color comprimir bits
(Protocolos
Notariales)
Grficos
Fotografas Negativos vidrio o 2400 ppp/ TIFF sin 70 MB Color, a 24

celuloide 4,5x6cm, comprimir bits
(negativos) 81 MB
6x6cm,
Negativos vidrio o 2000 ppp/ TIFF sin 102 MB Color, a 24

celuloide 6,5x9cm comprimir bits

celuloide 9x12cm, comprimir bits
94 MB
10x15cm

celuloide 13x18cm comprimir bits

celuloide 15x20 cm comprimir bits
Versin: 4
Fecha: octubre 2010

celuloide 18x24cm, comprimir bits
80 MB
20x25cm, 24x30cm
114 MB
Negativos y 4.000 ppp/ TIFF sin 103 MB Color, a 24
diapositivas de 35mm y comprimir bits
16 mm
Fotografas Papel 9x12cm,10x15 1200 ppp/ TIFF sin 68 MB Color, a 24

cm comprimir bits
(positivos) 94 MB
Papel 13x18, 15x20 cm 1000 ppp/ TIFF sin 103 MB Color, a 24

comprimir bits
Papel 18x24cm, 600 ppp/ TIFF sin 70 MB Color, a 24

20x25cm, 24x30cm comprimir bits
80 MB
114 MB
Ejemplo 1:
Original A0 escaneado en BLANCO Y NEGRO 200ppp peso 5 MB

Nos permite obtener copias al mismo tamao que el original, pero con prdida informacin
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Original A0 escaneado en COLOR 200ppp peso 120MB

Nos permite obtener copias al mismo tamao que el original, con toda la informacin
Detalle de prdida de informacin Informacin completa
Realizado con escner de planos SMARTLF CI40 e impresora de planos CANON IPF 810
Ejemplo 2:
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Escaneado en color, 75 ppp, a 1:1, tamao original 6x 4,5 cm, peso 49 KB. Al intentar ampliar
la foto se pixela.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Escaneado en color, 1600ppp, a 1:1, tamao original 6x 4,5 cm, peso 70 MB. Nos permite
poder hacer buenas copias a ms tamao que el del original.
Realizado con el escner de sobremesa EPSON EXPRESSION 10000XL.
La razn por la cual se ha escogido un valor que sobrepasa las expectativas de los
dispositivos de salida existentes hoy en da radica en prever la disponibilidad y las
necesidades del archivo de cara al futuro, as como en permitir grandes ampliaciones
de las fotografas sin necesidad de recurrir a los originales.
Se incluye en el Anexo I una tabla que puede servir de ayuda para la digitalizacin de
materiales fotogrficos fijados en soportes rgidos del siglo XIX, as como otra tabla
comparativa de formatos de imgenes.
Control de la calidad de la imagen
Para el control tonal y de color se recomienda incluir en los ficheros maestros escalas
o cartas de colores.
Una carta de color es una herramienta que permite el control preciso de un proceso
fotogrfico o de un dispositivo de captura o de salida digital (como pueden ser una
cmara o un monitor, respectivamente). Las ms conocidas son las que estn
construidas sobre algn tipo de cartn como soporte, con parches de color impresos
encima. Existen cartas de colores que nicamente contienen grises (en este caso se
trata de cartas o de cuas de grises). Pero, para generalizar, ambos tipos se pueden
denominar cartas de control tonal.
Ejemplo de carta de color tonal inserta en la imagen digital
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Las cartas de color sirven para conseguir un mayor control sobre los resultados de un
proceso fotogrfico, tanto si es de toma, como si es de tratamiento de la imagen o de
impresin final.
Para hacer uso de ellas, normalmente se incluyen dentro de la propia imagen que se
va a reproducir, junto a ella, tal y como se muestra en la fotografa inserta bajo estas
lneas. As se consigue una referencia bien clara del aspecto real del original.
Para el control de la resolucin y estar dentro de las normas del ndice de calidad (QI),
se emplea la carta MIRA TEST ISO CHART N2, utilizada en la microfilmacin. Dicha
carta se recomienda digitalizar al principio de cada escaneado y esta sirve para decidir
que resolucin es la ms adecuada para posibilitar la lectura de la letra ms pequea
del documento, ya sea manuscrito o impreso.
Foto de la MIRA TEST ISO CHART N 2
Para facilitar el trabajo existe "La calculadora de calidad de la imagen" (Anexo III) que
es una aplicacin fcil de usar y se puede encontrar en la web de la Universidad de
Illionois (http://images.library.uiuc.edu/calculator/index.htm).
En el caso de usar cmaras digitales tenemos que saber cul es la resolucin ptica
de partida que ofrece el sensor de nuestra cmara. Para ello deberamos conocer los
pxeles que ofrece nuestra cmara (informacin que suele especificar el fabricante en
la web). As tendremos, por ejemplo, la CANON EOS MARK II, que ofrece una
resolucin de 3744x5616. Sabiendo esto slo nos falta medir nuestro original y
trasladar esa medida a pulgadas. Si tenemos un DINA3 es 11,69"x16,54" ya tenemos
los datos necesarios. Ahora dividimos 3744/11,69"= 320,27 es decir, nuestra cmara
nos dar para un documento DINA3 capturado a sangre, una resolucin ptica
mxima de 320,27. En el Anexo IV incluimos una tabla orientativa de varios modelos
de cmaras digitales.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Esta informacin ha sido facilitada por Luis Torres Freixinet, del Ayuntamiento de
Zaragoza.
Tratamiento de las imgenes
Tras el escaneo de los documentos, se deber verificar que:
a. Las imgenes digitales estn correctamente alineadas.

b. No tengan mrgenes aadidos.
c. Sean una representacin fiel e ntegra de la unidad documental.
d. Sean visibles y/o legibles (en el caso de los documentos textuales).
e. Tengan un ndice de calidad (QI) igual a Bueno (QI=5.0) (vase Anexo II).
En el caso de que no se cumplan estas premisas, deber realizarse el tratamiento de

optimizacin de las imgenes necesario, tal y como se explica en el epgrafe
Optimizacin de archivos grficos y restauracin digital.
Tras la digitalizacin, se revisar cada una de las imgenes que componen cada
fichero, subsanando cuando corresponda las deficiencias detectadas.
Finalmente, una vez revisado deber conservarse un fichero maestro o master (el
que resulta de escanear el original y que no ha sido sometido a ningn proceso de
optimizacin) de todas las unidades documentales digitales10, con los formatos y
calidades que se establecen en la tabla de las pginas 32 y 33.
Creacin de los ficheros de consulta y ficheros de divulgacin
A partir de cada fichero maestro deber crearse un fichero de consulta en formato

PDF, JPG PNG, dependiendo de si se trata de documentacin encuadernada o
suelta.
La generacin de estos ficheros de consulta podr hacerse bien por defecto (al tiempo
que se somete a la documentacin a un proceso de digitalizacin) bien a demanda (a
medida que los usuarios vayan solicitando la consulta de la documentacin
digitalizada), en funcin de las necesidades y requerimientos de cada fondo y
archivo11.
En el caso de los documentos encuadernados, el formato establecido para el fichero

de consulta ser PDF, lo que permitir, adems, leer de seguido el documento o el
10
A esta recomendacin cabe hacer una excepcin, y es la de la digitalizacin bajo demanda,
en cuyo caso, tal y como se explica en el epgrafe correspondiente (vase p. 22), no es
necesario conservar ese fichero maestro o master.
11
En caso de que la documentacin sea frecuentemente consultada por los usuarios, ser
conveniente realizar la copia de consulta al tiempo que se realiza el proceso de digitalizacin.
Por el contrario, en caso de que la documentacin a digitalizar est menos solicitada por los
usuarios, puede optarse por no realizar la copia de consulta hasta que sta sea requerida.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
expediente. Para ello deber utilizarse una aplicacin que permita la generacin de
ficheros PDF v. 1.4 superior.
Para los documentos sueltos, el fichero de consulta se conservar en formato JPG

PNG.
Cabe puntualizar que por fichero de consulta se entiende aqul que se genera para la
consulta de usuarios en el propio centro. Por el contrario, se habla de fichero de
divulgacin cuando se trata de aquel generado para el propio usuario. En este caso, el
peso del fichero depender de las necesidades del interesado (publicaciones,
exposiciones, uso particular, etc.) y se entregar generalmente en un CD o DVD.
Cuando los ficheros de consulta sean para uso particular y el interesado no haya
especificado un peso concreto, se recomienda entregarle una copia (en CD CVD) de
entre 12 y 20 MB, que es el peso que da cualquier cmara compacta hoy en da. En el
caso de que se trata de un fichero de consulta para su divulgacin va web, stos
tendrn un peso mximo de 1MB aproximadamente.
Marca de agua
En los ficheros de consulta PDF/PNG/JPG se podr insertar una marca de agua

transparente de tamao reducido en cualquiera de los ngulos de la imagen digital
(siempre y cuando no obstaculice la visibilidad de la misma) a efectos de difusin e
identificacin de su procedencia. Los ficheros maestros (TIFF/PDF) no llevarn inserta
en ningn caso marca de agua.
La marca de agua consistir en el logo de Archivos de Castilla y Len, al que se

podr aadir en su parte inferior el nombre del archivo que custodia el documento.
Ejemplo:
Ejemplo de imagen digital con marca de agua
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Cabe recordar que la marca de agua es un elemento inserto en la imagen que puede
ser fcilmente eliminado si se dispone de los medios necesarios (un programa de
tratamiento de imgenes como puede ser Adobe PhotoShop). Por tanto, la eficacia de
la marca de agua en este sentido se pone en entredicho (si bien se puede mantener
meramente a efectos de difusin). Ms confiable resulta, por el contrario, la
informacin registrada en el metadato responsable de la digitalizacin ya que en
dicho elemento se consignar la persona e institucin responsables de dicha
digitalizacin.
b) Optimizacin de ficheros grficos y restauracin digital

El proceso de mejora de una imagen digital se debe llevar a cabo siempre con
especial cuidado de no alterar el contenido del documento. El trabajo debe ser
realizado por un tcnico en fotografa o bien por una persona con conocimientos en el
manejo de edicin fotogrfica, en especial en Adobe Photoshop.
En cualquier caso hay que tener en cuenta que, cuando se realicen retoques en la
imagen, siempre habr de conservarse el master o fichero maestro (el que no ha
sido sometido a ningn proceso de optimizacin). La copia manipulada u
optimizada deber revelar en todo momento que, efectivamente, ha sido sometida a
tal proceso, y as se har constar en los metadatos.
Recomendaciones bsicas:
El trabajo de mejora de las imgenes digitales debe limitarse al balance en

las curvas tonales y la eliminacin de accidentes sobre el documento
(como rayas, puntos de oxidacin, manchas de humedades y roturas
leves).
El trabajo de optimizacin de la imagen ser ms minucioso cuando el
documento digitalizado as lo requiera (porque pueda ofrecer dificultades
de lectura o por su inters artstico, en el caso de que contenga algn
sello, miniatura, adorno, etc.).
No se debe abusar de los filtros para agregar nitidez a la imagen.
Es importante trabajar en todo momento con el original a la vista, para
controlar posibles borrados de contenido y alteraciones de color.
En cualquier caso, la tarea de restauracin digital no debe reemplazar el
trabajo de restauracin fsica del original.
Cuando un documento digitalizado haya sido sometido a mejoras que
entren en la categora de restauracin digital, esta circunstancia deber
hacerse constar en los metadatos descriptivos del mismo.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
5. EL MARCO LEGAL: DERECHOS DE AUTOR
a) La aplicacin de los derechos de autor sobre obras digitales

Se ha considerado conveniente hacer alusin en estas recomendaciones al tema de
los derechos de autor y la propiedad intelectual de las imgenes digitales, por la
controversia que puede llegar a generar el uso indiscriminado de estas obras, en
especial en el entorno web.
En primer lugar conviene recordar que con el nombre de propiedad intelectual se

denomina al conjunto de derechos que corresponden a los autores de las obras y otros
titulares. Para disfrutar de la proteccin de la propiedad intelectual hay un requisito
bsico, que es la originalidad de la obra (cualquier obra original, ya sea literaria,
cientfica o artstica, queda protegida)12. El derecho de autor reconoce dos tipos de
derechos: los derechos personales o morales13 que son irrenunciables e inalienables-
y los derechos patrimoniales o de explotacin.
Aunque la propiedad intelectual de una obra corresponde al autor por el mero hecho
de su creacin, sin que sea necesario ningn tipo de registro o formalidad previa,
siembre es recomendable tomar alguna precaucin para tener evidencias de la autora
de una obra.
Los dos derechos morales ms comunes, el del reconocimiento de autora y el respeto
a la integridad de la obra, son derechos que no se extinguen nunca segn la
legislacin espaola vigente.
Los derechos de explotacin o patrimoniales pueden variar segn las diferentes
jurisdicciones, pero bsicamente los podemos agrupar en cuatro: reproduccin,
distribucin, comunicacin pblica y transformacin.
12
En algunos pases, como los EE.UU., algunas obras creadas por la administracin pblica no
quedan protegidas por los derechos de autor sino que, una vez divulgadas, estn disponibles
para ser usadas libremente sin necesidad de autorizacin previa.
13
El artculo 14 de la Ley de Propiedad Intelectual (LPI) establece que corresponden al autor
los siguientes derechos:
- Decidir si su obra ha de ser divulgada y en qu forma.
- Determinar si tal divulgacin ha de hacerse con su nombre, bajo seudnimo o
signo, o annimamente.
- Exigir el reconocimiento de su condicin de autor de la obra.
- Exigir el respeto a la integridad de la obra e impedir cualquier deformacin,
modificacin, alteracin o atentado contra ella que suponga perjuicio a sus
legtimos intereses o menoscabo a su reputacin.
- Modificar la obra respetando los derechos adquiridos por terceros y las exigencias
de proteccin de bienes de inters cultural.
- Acceder al ejemplar nico o raro de la obra, cuando se halle en poder de otro, a fin
de ejercitar el derecho de divulgacin o cualquier otro que le corresponda.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
b) Licencias para contenidos libres

En los ltimos aos han aparecido las llamadas licencias libres o licencias para
contenidos libres. Se trata de contratos legales para conceder algunos derechos en
determinadas condiciones sin tener que pedir permiso porque su uso ya ha sido
autorizado. Es decir, hay obras que tienen unos derechos cedidos previamente en
determinadas condiciones. Esta cesin est regulada por una licencia o contrato
donde se indica cmo se difunde la obra y cmo puede ser reutilizada. La base legal
de estas licencias es la propiedad intelectual y los derechos que otorga, ya que sin
ellos no sera posible ceder ni autorizar nada. Lo que se persigue es buscar una
gestin ms flexible y ms libre por parte de los autores. Esta herramienta legal para
ceder derechos se denomina genricamente licencia libre o licencia para contenidos
libres y permite la reproduccin, la distribucin y la comunicacin pblica de una obra,
siempre que se cite y reconozca al autor y se mantenga el aviso legal. Las licencias no
son exclusivas, su uso es gratuito y tienen un mbito de aplicacin mundial.
c) Gestin de obras ajenas

Como ya se ha mencionado, la mera creacin de una obra ya genera derechos a su
autor. As pues, el hecho de que las obras carezcan de signo o copyright, no significa
que puedan ser usadas libremente sino todo lo contrario. En muchas ocasiones, en
especial en el mbito de los archivos, es complicado saber a quin hay que pedir
permiso o localizar a todos los agentes que han estado implicados en la creacin.
Existen ciertos usos que son autorizados por la ley sin tener que pedir permiso a los
autores o a los titulares de los derechos. Son las llamadas excepciones o lmites a los
derechos de autor. Estas excepciones14 son: la reproduccin provisional, la copia
privada, las reproducciones con fines de seguridad pblica o para el correcto
desarrollo de procedimientos administrativos, judiciales o parlamentarios. Otra de las
excepciones de la ley es la referida a la cita y la ilustracin con fines docentes en la
enseanza, pudindose tomar fragmentos de obras ajenas ya divulgadas para su
anlisis, comentario o juicio crtico.
No se debe olvidar, por supuesto, las limitaciones que afectan a las bibliotecas,
museos o archivos. En este caso, los titulares de los derechos no pueden oponerse a
la reproduccin de sus obras cuando aqullas se realicen sin nimo de lucro por los
museos, bibliotecas, fonotecas, filmotecas, hemerotecas o archivos de titularidad
pblica o integrados en instituciones de carcter cultural o cientfico y la reproduccin
se realice exclusivamente para fines de investigacin o conservacin. Las instituciones
antes mencionadas, tampoco requerirn autorizacin del titular de los derechos de
autor por los prstamos que realicen (aunque se remunerar a los mismos con la
cuanta econmica que se determine por Real Decreto). Tampoco requerirn
autorizacin del autor la comunicacin de obras o su puesta a disposicin de los
usuarios a efectos de investigacin cuando se realice mediante red cerrada e interna
(). Todo ello sin perjuicio del derecho de autor a percibir una remuneracin equitativa
(Art. 37 de la LPI).
Si no nos encontramos en ninguno de los supuestos anteriores, siempre que
queramos utilizar una obra protegida por derechos de autor deberemos pedir permiso
14
Artculos 31.1, 31.2, 31bis y 32 de la LPI.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
y autorizacin. En ese proceso de bsqueda del titular de los derechos, puede darse la
situacin de que nos resulte imposible localizar al autor o titular. Es el caso de las
llamadas obras hurfanas, cuya reutilizacin puede conllevar problemas, ya que,
aunque no se pueda localizar al autor o titular de los derechos, estos pueden estar
vigentes y pueden aparecer herederos o titulares de esas obras. Conviene recordar, a
este respecto, que los derechos de autor tienen una validez temporal de hasta 70 aos
despus de la muerte del autor. Transcurrido dicho plazo, la obra pasa a ser de
dominio pblico y, por tanto, no ser necesario solicitar permiso alguno.
As pues, una buena fuente para encontrar recursos libres de derechos es el dominio
pblico, aunque no existe un registro oficial ni un depsito de obras en el que se
recojan estos materiales15.
Si debemos gestionar la solicitud de un permiso para la utilizacin de una obra ajena,
deber tenerse en cuenta el uso que se le va a dar a la obra en cuestin, ya que es
probable que no slo queramos reproducirla sino, adems, distribuirla y comunicarla.
De tal manera, el permiso tendr que establecer en qu manera se realizarn estas
acciones.
Se puede llegar a pactar con el autor o titular una difusin libre de materiales, pero en
todo caso esa voluntad deber quedar reflejada en el correspondiente acuerdo,
siempre teniendo en cuenta, eso s, la revocabilidad de este tipo de licencias. Es decir,
en cualquier momento el autor o titular puede modificar la licencia o volver al todos los
derechos reservados. Pese a ello, la vigencia de la primera licencia con la que se ha
divulgado la obra se mantendr para aquellos que hayan accedido a ella antes de
operarse cualquier cambio.
15
Existen proyectos para la creacin de una base de datos local e internacional en la que se
recojan las obras que se encuentran en domino pblico para facilitar las consultas.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
GLOSARIO
Compresin (de datos): consiste en la reduccin del volumen de informacin tratable
(procesar, transmitir o grabar). En principio, con la compresin se pretende transportar
la misma informacin, pero empleando una menor cantidad de espacio. El objetivo de
la codificacin es siempre reducir el tamao de la informacin, intentando que esta
reduccin de tamao no afecte al contenido. No obstante, la reduccin de datos puede
afectar o no a la calidad de la informacin. Se habla de compresin sin prdida
cuando los datos antes y despus de comprimirlos son exactos. Por el contrario, la
compresin con prdida supone que el algoritmo de compresin elimina determinados
datos para reducir an ms el tamao, con lo que se suele producir tambin una
prdida de calidad.
Copia manipulada u optimizada: fichero digital generado a partir del fichero maestro
o master que ha sido sometido a algn proceso de manipulacin de la imagen,
siempre con la finalidad de mejorar la visibilidad de la misma.
Derecho de autor: conjunto de normas y principios que regulan los derechos morales
y patrimoniales que la ley concede a los autores, por el solo hecho de la creacin de
una obra literaria, artstica, cientfica o didctica, est publicada o indita. Una obra
pasa al dominio pblico cuando los derechos patrimoniales han expirado.
Digitalizacin: Accin de convertir en digital (aportando valores en bits 0 y 1)

cualquier tipo de informacin, ya sea grfica, de audio, vdeo, etc.
Dominio pblico: en el mbito de los derechos de autor, se entiende por dominio

pblico la situacin en que quedan las obras literarias, artsticas o cientficas al expirar
el plazo de proteccin de los derechos patrimoniales exclusivos que las leyes de
derecho de autor reconocen en favor del derecho habiente y que implica que pueden
ser explotadas por cualquier persona o corporacin, pero siempre respetando los
derechos morales (bsicamente la paternidad de la obra). Esto sucede habitualmente
trascurrido un trmino contado desde la muerte del autor.
Exif (formato Exif information): Exif es la abreviatura de Exchangeable Image File

(archivo de imagen intercambiable). Originalmente, el formato Exif es una
especificacin para formatos de archivos de imagen usado por las cmaras digitales.
La informacin Exif son metadatos encapsulados en el archivo de imagen en el
momento de la exposicin (aunque pueden ser modificados a posteriori mediante
aplicaciones como Adobe PhotoShop). Esta informacin puede contener: marca y
modelo de la cmara, dimensiones de la imagen, fecha y hora de la exposicin,
informacin tcnica de la exposicin, etc. Pero, adems, las etiquetas de metadatos
definidas en el estndar Exif cubren un amplio espectro, que puede incluir otros
metadatos descriptivos de la imagen, por lo que llegado el caso- pueden ser
adaptados para cubrir las necesidades de la descripcin archivstica de cada unidad
de descripcin.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Fichero maestro (o master): fichero resultante de digitalizar el original a la

resolucin mxima determinada y que no ha sido manipulado ni sometido a ningn
proceso de optimizacin.
Grfico vectorial: Grficos de vector, grficos orientados a objetos (object-oriented

graphics, SVG) se refieren al uso de frmulas geomtricas para representar imgenes
por software y hardware. Es decir, los grficos vectoriales son creados con formas
geomtricas primitivas como puntos, lneas, curvas o polgonos.
IPTC (Metadatos): Se trata de un estndar de metadatos controlado y definido en

1979 por el International Press Telecommunications Council, del cual tom su nombre.
Naci como sistema para documentar y codificar las noticias en formato texto enviadas
por medios electrnicos a las agencias de prensa. En 1994 Adobe desarroll un
sistema para incrustar en la cabecera de los ficheros de imagen digital un grupo de
campos IPTC utilizando Photoshop. Con ello naci el modelo de edicin de metadatos
IPTC (NAA-IIM) para imgenes, que ha sido adoptado como el estndar comn para la
documentacin de imgenes digitales en la mayora de los programas de edicin y
catalogacin. Es posible grabar informacin IPTC en ficheros JPG, TIFF, PSD y en los
ficheros RAW de la mayora de cmaras digitales.
Metadatos: El trmino metadatos no tiene una definicin nica. Se habla de

metadatos como datos sobre datos, informacin sobre datos, descripciones
estructuradas y opcionales que estn disponibles de forma pblica para ayudar a
localizar objetos, etc.
Migracin (de datos): La migracin de los datos consiste en convertir los datos desde
un sistema de base de datos a otro o desde una aplicacin a otra, con la finalidad de
actualizar la versin de dicha base de datos o aplicacin y evitar as la prdida de
informacin.
Pxel: Un pxel o pixel, plural pxeles (acrnimo del ingls picture element, "elemento
de imagen") es la menor unidad homognea en color que forma parte de una imagen
digital, ya sea esta una fotografa, un fotograma de vdeo o un grfico.
Repositorio: Un repositorio, depsito o archivo es un sitio centralizado donde se

almacena y mantiene informacin digital, habitualmente bases de datos o archivos
informticos.
Servidor: En informtica, un servidor es una computadora que, formando parte de una

red, provee servicios a otras computadoras denominadas clientes. Servidor de archivo:
es el que almacena varios tipos de archivos y los distribuye a otros clientes en la red.
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
ANEXO I
Formatos estndar fotografa soporte rgidos utilizados en el siglo XIX

Formato Resolucin de captura/tipos Volumen Modos
de archivo Archivo de color
RGB
Formato de papel Imperial (25,2x17x5 cm) 720 ppp/TIFF sin comprimir 103 Mb Color, a 24
bits
Formato papel Boudoir (21,8x13,4 cm) 900 ppp/TIFF sin comprimir 106 Mb Color, a 24
bits
Formato papel Panel ( 21x10,3 cm) 1000 ppp/ TIFF sin comprimir 96 Mb Color, a 24
bits
Formato papel Promenade (18x10,3 cm) 1100 ppp/TIFF sin comprimir 100 Mb Color, a 24
bits
Formato papel Gabinet (16x11,5 cm) 1100 ppp/ TIFF sin comprimir 100 Mb Color, a 24
bits
Formato papel Victoria (12,7x 8,3cm) 1400 ppp / TIFF sin comprimir 100 Mb Color, a 24
bits
Formato de papel Carta de Visita (10,7x6x3 1800 ppp/ TIFF sin comprimir 97 Mb Color, a 24
cm) bits
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
TABLA COMPARATIVA DE FORMATOS DE IMGENES
TIFF sin comprimir JPG PNG

comprimido
comprimido
Formato original Resolucin escala de color 24 color 24 bits color 24 bits

grises a 8 bits bits
DIN A4 (21X20,7 100 944 Kb 2,7 Mb 327 Kb 693 Kb

cm)
DIN A4 200 3,7 Mb 11 Mb 614 Kb 2,3 Mb
DIN A4 300 8,3 Mb 24,9 Mb 1,6 Mb 4,2 Mb
DIN A4 400 14,7 Mb 44,25 Mb 2,6 Mb 6,4 Mb
DIN A4 600 33 Mb 99 Mb 5,3 Mb 11,4 Mb
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
Versin: 4
Fecha: octubre 2010
BIBLIOGRAFA
AA.VV. Vives, Josep (Coord.). Digitalizacin del patrimonio: archivos, bibliotecas y
museos en la red. Barcelona, 2009.
SIGIA. Normas Tcnicas n 1.Digitalizacin de documentos. Versin 1.0. Sistema de
Gestin e Informacin de Archivo. Gobierno del Principado de Asturias. Consejera de
Economa y Administracin Pblica. 2007.
Tocco, Maximiliano. Manual conceptual operativo de digitalizacin.
Crespo, Carmen. La reprografa en los Archivos. Boletn ANABAD. Tomo 36, n 1-2,
1986, pp. 45-62.
Bermdez Muoz, Mara Teresa. Gua para digitalizar documentos (en
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/guia_digitalizar_documentos.pdf)
Boadas i Raset, Joan. Patrimonio fotogrfico: estrategias para su gestin (en
http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/patrimonio_fotografico_estrategias.pdf)
http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/quality/quality-02.html
Recomendaciones tcnicas para la captura y digitalizacin de fondos de archivo.
(Archivo del Reino de Valencia. Mayo 2005) (En
http://dglab.cult.gva.es/ArxiuRegne/documents/Recdigitalizacion.pdf )
Recomendaciones tcnicas para la digitalizacin de documentos. Archivos de
Andaluca. Julio 2010. En:
http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/html//sites/default/contenidos/general/
Recomendacioes_Tecnicas/RecomendacionesTecnicas/001_Recomendaciones_txcni
cas_digitalizacion.pdf )
Plan de Digitalizacin de la Filmoteca Nacional (En
http://www.mcu.es/cine/docs/MC/FE/PlanDigitalizacion.pdf)
Riecks, David. IPTC Core Schema for XMP. Version 1.0 (En
http://www.iptc.org/std/Iptc4xmpCore/1.0/documentation/Iptc4xmpCore_1.0-doc-
CpanelsUserGuide_13.pdf )
E-informacin: integracin y rentabilidad en un entorno digital. Fesabid. 10s jornadas
espaolas de documentacin. 2007.
Para la elaboracin de estas recomendaciones, se han estudiado las experiencias de
las siguientes instituciones:
La Diputacin de Soria.
El Archivo Municipal de Valladolid.
La Biblioteca Digital de Castilla y Len.
La Diputacin de Barcelona.
La Junta de Andaluca.
El Principado de Asturias.

JCYLRecomendaciones Digitalizacion Archivos2011 PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

JCYLRecomendaciones Digitalizacion Archivos2011 PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Recomendaciones

Informacin de control del documento

Elaborado Grupo de trabajo para la Fecha: julio-

Miembros del Grupo de Trabajo para la elaboracin de Recomendaciones

CRITERIOS GENERALES Y RECOMENDACIONES

4. ASPECTOS TCNICOS DE LA DIGITALIZACIN

5. EL MARCO LEGAL: DERECHOS DE AUTOR

Finalmente, la necesaria migracin a otros soportes o cambios de formato es mucho

En definitiva, el salto al futuro y la incorporacin de las Tecnologas de la Informacin y

1. MARCO NORMATIVO Y OBJETO DE ESTE DOCUMENTO

Anlisis de las necesidades tcnicas del programa de digitalizacin y diseo de

Enmarcado en este mbito normativo, se ha formado un grupo de trabajo con la

No se plantea este documento con el propsito de incitar a la realizacin de proyectos

Lgicamente, un Plan de Digitalizacin entendido como tal (digitalizacin de fondos,

Por el contrario, aquellos centros que no dispongan del equipamiento necesario no

Tampoco se aborda en estas Recomendaciones la posibilidad de digitalizar para

Las imgenes digitales se pueden obtener de varias formas:

Esta cadena de cdigo binario es enviada al ordenador, donde la imagen queda

Las resoluciones4 de escaneado ms frecuentemente utilizadas en documentos blanco

c) Profundidad de bits o resolucin cromtica

En el caso de las imgenes en color, utilizando 24 bits se obtendrn 16,7 millones de

Esta capacidad de reproduccin de colores se conoce como profundidad de bits.

d) Tamao del fichero

Por ejemplo, para una pgina A4 en blanco y negro, profundidad 1 bits/pxel,

Los sistemas de compresin de imgenes se basan en complejos procesos

Existen dos sistemas de compresin: los llamados sistemas de compresin sin

Por el contrario, los sistemas de compresin con prdidas sacrifican parte de la

Sealaremos los siguientes:

BMP (Windows Bitmap): es el formato propio del programa Microsoft Paint,

GIF (Graphic Interchange Format): es un formato que utiliza compresin sin

ms de 256 colores (profundidad de color superior a 8), la imagen debe

Admite un alto grado de compresin. Se trata de un formato estndar

JPEG (Joint Photographic Experts Group): Se trata de un formato de gran

PDF (Portable Document Format): es un formato de almacenamiento de

SVG (Scalable Vector Graphics): Es una especificacin para describir

PNG (Portable Network Graphics): es un formato grfico basado en un

formato GIF y permite almacenar imgenes con una mayor profundidad de

a) Finalidad de la digitalizacin en los archivos.

1. El servicio inmediato y directo de consulta.

Pero, en esencia, dos son las finalidades bsicas de la reproduccin de documentos

b) Nociones bsicas: qu se entiende por Plan de digitalizacin

Las razones de la implantacin de un Plan de digitalizacin son diversas, pero, en

o Incrementar el acceso a los fondos documentales. Esta es la razn principal y

o Impulsar la colaboracin entre instituciones con intereses comunes mediante la

1. Objetivos y justificacin del Plan en cada centro.

Objetivos y justificacin del Plan en cada centro

El primero de los objetivos de un Plan de digitalizacin es dotar a cada centro de un

La justificacin para elaborar un Plan de esta naturaleza es que la digitalizacin de los

a. El volumen de los fondos y colecciones que alberga un archivo es enorme.

Que siga normas internacionales preestablecidas (siempre que existan).

Los objetivos de cualquier proyecto de digitalizacin en los archivos son la

Dentro de este mbito, las prioridades en la digitalizacin de documentos vendrn

Criterios de seleccin del material objeto de la digitalizacin

Antes de abordar las recomendaciones bsicas para establecer unos criterios de

o Documentos de valor excepcional, sometidos a un volumen de consultas

Los criterios de prioridad permiten establecer las lneas maestras de actuacin a la

Estos aspectos se puntan de 1 a 5 en funcin de la valor que se le d a cada uno de

Cuadro de seleccin de materiales

No se pretende descender a recomendar una configuracin de hardware mnima, ms

En cualquier caso, es probable que se requiera un PC rpido, con una amplia

Para digitalizar documentos encuadernados habr que disponer de un escner cenital

Cuando se necesita digitalizar planos, mapas o carteles de gran tamao, ser

Otra solucin indicada para la digitalizacin de documentos (de cualquier formato,