GUA

PARA LA FORMULACIN DE PROYECTOS

CONSIDERANDO LA METODOLOGA
DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA (BPUN)
GUA
PARA LA FORMULACIN DE PROYECTOS
CONSIDERANDO LA METODOLOGA
DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA (BPUN)

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

Universidad Nacional de Colombia
Sede Medelln
Equipo de trabajo de la Oficina de Planeacin
Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln

Director Oficina de Planeacin

Jos Vidal Betancur Velsquez

Jefa Planeacin Administrativa y Financiera

Diana Milena Osorno Alzate

Jefa Planeacin Fsica

Mara Ayda Rodrguez Ospina

Jefe Banco de Proyectos

Carlos Alberto Gonzlez Manosalva

Analista Oficina de Planeacin

Daro Alberto Rico Higuita

Dibujante
Gloria Delfina Bez Vsquez

Dibujante
Uberly Adriana Prez Vera

Secretaria Ejecutiva
Mara Eunice Ceballos Aguilar

Noviembre 2007

Diagramacin e Impresin:
Centro de Publicaciones
Universidad Nacional de Colombia, Sede Medelln

Medelln - Colombia 2007

TABLA DE
CONTENIDO

Introduccin 7

I. Algunos Conceptos de Planeacin
Plan de Desarrollo 11
Plan de Accin 12
Programa 12
Proyecto 13
Articulacin entre Planes, Programas y Proyectos 13
Banco de Proyectos 13
14
II. Fases de un Proyecto
Diseo o Formulacin 17
Seleccin 17
Ejecucin y Seguimiento 17
Cierre y Evaluacin 18
19
III. Gua para realizar la Fase de Diseo o
Formulacin de un Proyecto 23
1.1 Perfil del Proyecto 23
1.1.1 Nombre del proyecto 23
1.1.2 Director 24
1.1.3 Tipologa 24
1.1.4 Relacin del Proyecto con el Plan Global
de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de
Sede 25
1.1.5 Dependencia responsable 26
1.1.6 Otras dependencias participantes 26
1.1.7 Situacin a transformar 27
1.1.8 Justificacin 27
1.1.9 Objetivo General 27
1.1.10 Objetivos especficos 28
1.1.11 Resultado General 28


1.1.12 Duracin (en meses) 28

1.1.13 Costo total de inversin estimado 28
1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/ao 29
1.1.15 Justificacin de sostenibilidad estimada 29
1.2 Procedimiento posterior a la Formulacin
del Perfil 29
1.2.1 Cmo se procede una vez se ha elaborado
el Perfil de Proyecto? 29
1.2.2 Cules son los criterios bsicos para apro-
bar un perfil de proyecto? 29
1.3 Formulacin Detallada del Proyecto 30
1.3.1 Antecedentes 30
1.3.2 Metas y Actividades 31
1.3.2.1 Meta 31
1.3.2.2 Actividad 31
1.3.3 Presupuesto del Proyecto 32
1.3.4 Cronograma Detallado 32
1.3.5 Poblacin beneficiada 33
1.3.6 Metodologa para abordar la ejecucin
del Proyecto 33
1.3.7 Marco Legal 33
1.3.8 Estudios que respaldan el proyecto 34

Bibliografa 35

Anexos 37

Tipologa Proyectos Universidad Nacional de

Colombia 37
Estudios de preinversin que pueden ser
solicitados para dar aval a un Proyecto 41
Conceptos Bsicos para la Elaboracin
del Presupuesto del Proyecto 43

Gua para la Formulacin de Proyectos

 

INTRODUCCIN

La gua que estamos compartiendo, es un documento que busca

bsicamente aportar a nuestra comunidad universitaria, algunos
elementos conceptuales y metodolgicos para la formulacin de
proyectos, concebidos stos como las unidades bsicas de gestin
para la concrecin de la misin institucional y la consolidacin de
la cultura de la planeacin.

Se realiza teniendo en cuenta los lineamientos y la metodologa

del Banco de Proyectos de la Universidad Nacional de Colombia
(BPUN), y su desarrollo va de lo general a lo particular, definiendo
conceptos de manera sencilla y prctica, presentando algunos
ejemplos que faciliten la comprensin del tema y unificando
criterios para el manejo de la terminologa.

Este documento se inscribe en la llamada Planeacin Estratgica,

definida como el proceso de desarrollo y mantenimiento de
un ajuste permanente entre la Institucin y las cambiantes
oportunidades del entorno.

Por lo anterior, hace alusin conceptual a lo que son los Planes

de desarrollo y Planes de accin Institucional, como tambin a
los medios destinados al cumplimiento de los objetivos de dichos
planes, es decir, los programas y proyectos.

Esperamos que esta gua sea de utilidad y que permita acercar

un poco ms a los diversos estamentos universitarios al tema
de la formulacin de proyectos. Permanecer abierta a nuevos
ajustes como resultado de la prctica de los actores, que de una
u otra manera contribuimos en la formulacin de proyectos de la
Universidad Nacional de Colombia.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

1. ALGUNOS CONCEPTOS
DE PLANEACIN
10

Gua para la Formulacin de Proyectos

 11

1. ALGUNOS CONCEPTOS
DE PLANEACIN

Para abordar el tema de proyectos como unidad mnima

de gestin, es importante considerar previamente algu-
nos conceptos de planeacin, que nos permitan resolver
los siguientes interrogantes:

* Cmo se materializa la Planeacin?

* Por qu el xito de los planes consiste en la adecuada

seleccin de los proyectos?

La Planeacin, es el primer momento de la gestin, en el

cual se identifican, se ordenan y se armonizan de mane-
ra participativa y concertada un conjunto de estrategia
para alcanzar los objetivos y las metas deseadas de una
institucin.

En la Universidad, la planeacin se concibe como un pro-

ceso permanente y participativo que se orienta al cumpli-
miento de sus fines sustantivos misionales.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

12

Es a travs de los planes de desarrollo y los planes de accin que se concreta

documentalmente y se materializa la funcin de Planeacin en una institu-
cin.

Plan de Desarrollo

Es el instrumento de visin de una institucin, que consigna los objetivos, las

polticas y las estrategias de largo plazo para orientar el desarrollo de la mis-
ma.

El Plan de Desarrollo, se convierte en el documento rector la carta de na-

vegacin de una organizacin, que permite darle sentido a la gestin de los
actores de la institucin, buscando movilizar todo su talento humano en torno
a propsitos comunes.

La Universidad Nacional de Colombia, cuenta actualmente con el Plan Global

de Desarrollo Por una Universidad moderna, abierta y participativa, do-
cumento que le permite guiar sus destinos durante el perodo 2007 2009. Por
su parte, la Sede Medelln, tambin ha construido para la misma vigencia su
propio plan de desarrollo; enmarcado dentro de las polticas y los lineamientos
del Plan Global, buscando fortalecer su desarrollo acadmico y administrativo
y por ende su visibilidad a nivel regional, nacional e internacional

Conviene anotar que para hacer posible la ejecucin del Plan de Desarrollo
de la Universidad, no slo se debe contar con los tradicionales recursos de
inversin del nivel nacional y de Sede, sino tambin, disponer de la manera
ms eficiente posible, de toda nuestra infraestructura fsica y tecnolgica, con
la reorientacin de recursos de funcionamiento y con un aprovechamiento
razonable de nuestro importante capital humano. En ese sentido, la gestin
de recursos se convierte en una labor importante para el logro de los objetivos
del plan.

Plan de Accin

Es el instrumento que hace posible la materializacin del plan de desarrollo de

una organizacin a travs de los diferentes programas y proyectos aprobados
por la misma, para un perodo especfico de tiempo.

Gua para la Formulacin de Proyectos

 13

En el plan de accin de la Sede Medelln, se relacionan anualmente los pro-

gramas y proyectos que se ejecutarn en la vigencia y los recursos disponibles
para tal fin.

Este plan, obedece directamente a las metas definidas en el Plan de Desarrollo

de la Sede, pero tambin a las metas establecidas en las distintas dependencias
con miras al fortalecimiento y mejoramiento de nuestra Institucin.

Dentro de los planes, como parmetros tcnico-polticos, se enmarcan los pro-

gramas y los proyectos

Programa

En un sentido amplio, hace referencia a un conjunto organizado, coherente

e integrado de proyectos relacionados entre s y de similar naturaleza, que se
estructuran con el propsito de materializar el plan de accin de una institu-
cin.

Un programa es un concepto de planificacin ms pequeo que un plan pero

ms amplio que un proyecto, que implica una visin ms global para la solu-
cin de un determinado problema.

Proyecto

Un proyecto, como unidad operativa mnima de un plan, se define como un

conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre s, que
vinculan tiempo y recursos especficos para lograr un objetivo y unas metas
definidas.

Un proyecto se caracteriza por su intencionalidad de cambio fundamental, ya

que se busca pasar de un estado inicial a un estado ideal u objetivo, en el cual
un problema se resuelve total o parcialmente se aprovecha una oportuni-
dad.

Articulacin entre Planes, Programas y Proyectos

Un plan de desarrollo normalmente se articula en programas y stos se des-

componen a su vez en proyectos; por ello el programa es un concepto de pla-

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

14

nificacin ms amplio que un proyecto y un plan es un concepto an ms

general.

Distintos proyectos de un programa deben apuntar a un mismo objetivo y ello

implica una visin ms global para la solucin de problemas. Un proyecto ni-
co puede ser una solucin parcial.

Los proyectos tienen mayor probabilidad de ser aceptados cuando forman par-
te de un programa que responde a un plan de desarrollo institucional.

Banco de Proyectos

Un Banco de Proyectos es la instancia que liga la planeacin con la programa-

cin, el seguimiento y la evaluacin de los proyectos. Es un instrumento din-
mico de ajuste y proyeccin de la gestin de una institucin que contribuye al
cumplimiento de la misin y la visin de la misma.

La Universidad Nacional de Colombia, cuenta con su Banco de Proyectos

BPUN -, que permite el registro, seguimiento, ajuste y evaluacin de sus
distintos proyectos como de la gestin institucional en su conjunto.

Gua para la Formulacin de Proyectos

 15

2. FASES DE UN
PROYECTO

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

16

Gua para la Formulacin de Proyectos

 17

2. FASES DE UN
PROYECTO

Todo proyecto tiene un ciclo de vida, que va desde el surgimiento

de una idea hasta la evaluacin de sus logros e impactos, una vez
se ha hecho realidad.

El Banco de Proyectos de la Universidad Nacional Sede Mede-

lln, identifica cuatro fases en el ciclo de vida de los proyectos:

1. Diseo formulacin

Es la fase en la que se consolida de manera organizada y coheren-

te toda la informacin relacionada con el proyecto.

La persona que tiene conocimiento del problema existente de

la situacin a transformar con la ejecucin del proyecto, es la
que debe consolidar la informacin de esta fase, aunque se puede
apoyar en tcnicos expertos del tema para informacin muy
particular como las actividades y los recursos necesarios para el
logro de los objetivos.

Esta fase, entrega los insumos a las fases siguientes y comprende

bsicamente dos etapas:

o Perfil del proyecto.

o Formulacin detallada.

2. Seleccin

Despus de tener los proyectos formulados, se debe realizar una

seleccin de los mismos, para definir cuales se van a ejecutar en
un periodo de tiempo determinado.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

18

La seleccin de proyectos se hace necesaria, cuando se reconoce que en las

instituciones, las necesidades y oportunidades existentes pueden ser ilimitadas
mientras que los recursos para ejecutar proyectos son generalmente limitados.

Cuando solo se tiene la informacin de los perfiles de proyectos, los jefes de

unidad o el cuerpo colegiado respectivo del nivel institucional sern los res-
ponsables de realizar una seleccin preeliminar que facilite la solicitud de for-
mulacin detallada de ciertos proyectos.

El proceso de seleccin evala principalmente tres dimensiones:

Viabilidad: Valora la consistencia y coherencia interna del proyecto en sus
aspectos administrativos, financieros y tcnicos. La viabilidad es competen-
cia nicamente de personas que tengan competencia tcnica para emitir un
concepto.

Elegibilidad: Evala la pertinencia desde el punto de vista institucional y

social.

Prioridad: Se define en funcin de la importancia estratgica y el valor ins-

titucional que genere la materializacin del proyecto.

Cuando se selecciona un proyecto, se procede a la asignacin de recursos para

que el mismo pueda ser ejecutado. En este momento la informacin del pro-
yecto se debe registrar en el Banco de Proyectos de la Institucin.

3. Ejecucin y seguimiento

La ejecucin del proyecto se inicia cuando el director comienza su desarrollo

con base en los recursos asignados para tal fin.

Al iniciarse la realizacin de las actividades que hacen parte integral del pro-
yecto, el director debe hacer seguimiento permanente al cumplimiento fsico
- financiero de cada una de ellas.

El seguimiento, es el que facilita que en un momento determinado se pueda

evaluar el avance del proyecto y si es necesario implementar acciones para
terminar agilizar su ejecucin.

Gua para la Formulacin de Proyectos

 19

4. Cierre y evaluacin

Cierre: Es la formalizacin institucional de la finalizacin del proyecto. El cie-

rre puede darse por varios motivos:

Culminacin del proyecto

Reformulacin del proyecto
Recomendacin de las instancias evaluadoras cuando el resultado de dicha
evaluacin sea negativo.

Evaluacin: Una vez el proyecto ha finalizado, debe ser evaluado con base en
los resultados y objetivos alcanzados en ese momento. Esta evaluacin consoli-
da los informes que se realizan durante el seguimiento del proyecto y que debe
contener el avance fsico financiero de las actividades.

Nota aclaratoria: Esta gua solo se ocupar de detallar todo lo necesario para reali-
zar correctamente la fase de diseo o formulacin.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

3. GUIA PARA REALIZAR
LA FASE DE DISEO O FORMULACIN
DE UN PROYECTO
22

Gua para la Formulacin de Proyectos

 23

3. GUIA PARA REALIZAR

LA FASE DE DISEO O FORMULACIN
DE UN PROYECTO

En esta fase se concibe el perfil y la formulacin detallada

del proyecto

1.1 PERFIL DEL PROYECTO

Es la etapa que recoge los trminos de referencia mnimos

del proyecto y cumple la funcin de consulta o presolici-
tud desde el punto de vista administrativo y financiero.

Como concrecin de una idea y una primera aproxima-

cin a un proyecto, introduce racionalidad en el uso del
tiempo y dems recursos, en cuanto evita el desgaste
asociado a la formulacin detallada de propuestas que
posteriormente pueden no resultar aceptables institucio-
nalmente.

El perfil de un proyecto que se presente al Banco de

Proyectos de la Universidad Nacional, debe integrar 15
componentes requeridos por el software del mismo, los
cuales se relacionan y se describen a continuacin:

1.1.1 Nombre del proyecto:

Es la primera caracterizacin del proyecto. Debe ser bre-

ve y apuntar a la esencia de la accin.

El nombre del proyecto debe responder a los siguientes

interrogantes: qu se va a hacer?, sobre qu se va a
hacer? y dnde se va a hacer?

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

24

1.1.2 Director:

Contiene informacin personal e institucional del director del proyecto.

Si el proyecto se presenta en la Universidad Nacional de Colombia, el director

del mismo, debe ser un funcionario de planta.

Este componente requiere informacin particular del director del proyecto,

como tipo de documento de identificacin, nmero del documento, nombres
y apellidos completos, sede en la cual labora, cargo que ocupa, unidad a la que
pertenece, correo electrnico y nmero telefnico.

1.1.3 Tipologa:

Es una clasificacin del proyecto hasta su nivel ms especfico, considerando

una clasificacin segn sus objetivos.

El Banco de proyectos de la Universidad Nacional de Colombia, tiene cuatro

niveles de tipologas que van de lo general a lo particular. Al final del docu-
mento, en el anexo 1, se relacionan el listado y los niveles de tipologas de
proyectos.

Dentro de la tipologa, se distinguen dos tipos:

* Proyectos acadmicos o misionales: Son los proyectos cuyos objetivos,

metas y actividades se relacionen de manera directa con la actividad
acadmica, es decir, aquellos a travs de los cuales la universidad con-
creta, implementa, desarrolla su quehacer acadmico en el proceso de
construccin del conocimiento.

* Proyectos de soporte institucional: Son los proyectos cuyos objetivos, me-

tas y actividades estn orientados a generar condiciones propicias para
el desarrollo de la actividad acadmica.

En este componente, se distinguen cuatro niveles, de los cuales los niveles 2, 3

y 4 tienen caractersticas similares:

Gua para la Formulacin de Proyectos

 25

Nivel 1: Clasifica el proyecto de acuerdo con la funcin misional o de so-

porte (Docencia, Investigacin, Extensin y Soporte Institucional). La
eleccin es excluyente, es decir, tan solo se puede elegir una de las cuatro
opciones anteriores.

Niveles 2, 3 y 4: Corresponde a las categoras y subcategoras que se deben

elegir despus de clasificar el nivel 1 del proyecto. Su eleccin se realiza por
asociacin con la finalidad del proyecto.

Ejemplo de seleccin de Tipologa:

El proyecto Servicios Acadmicos Virtuales en la Universidad Nacional de

Colombia Sede Medelln, tiene la siguiente tipologa:

Nivel 1: Proyectos de Docencia.

Nivel 2: Desarrollo Acadmico
Nivel 3: Procesos y programas de autoaprendizaje apoyados en estrategias
virtuales
Nivel 4: No aplica.

Como en el ejemplo anterior, puede suceder, que un proyecto no tenga una re-
lacin muy especifica con uno de los niveles de la tipologa; en ese caso cuando
se relacione la informacin del nivel, se coloca No aplica.

1.1.4 Relacin del Proyecto con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de

Desarrollo de Sede:

Todo proyecto debe estar articulado con los planes institucionales. Un proyec-
to generado en la Sede, debe estar en lnea directa con el Plan Global de De-
sarrollo de la Universidad y con el Plan de Desarrollo de Sede, convirtindose
esto en el marco institucional que le da soporte.

En este item, se debe relacionar cada uno de los elementos de los Planes que le
permita a un evaluador identificar claramente que el proyecto si est integrado
con la poltica de dichos Planes.

Siguiendo con el ejemplo del proyecto Servicios Acadmicos Virtuales en la

Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln, ste se articula con los

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

26

planes institucionales, de la siguiente manera:

Plan Global de Desarrollo 2007-2009

Poltica: Educacin de Calidad: Modernizacin, Excelencia e Internacionali-

zacin Acadmica.
Elemento Estratgico: Modernizacin de Programas.
Lnea: Fortalecimiento de la Actividad Docente.
Programa: Sistema de Apoyo Acadmico para la
formacin Virtual.

Plan de Desarrollo de la Sede Medelln 2007-2009

Lnea de Accin: Formacin

Programa: Fortalecimiento a los Programas Acadmicos
Intervencin: Generacin y oferta de servicios y apoyos
acadmicos virtuales

1.1.5 Dependencia responsable:

Cada proyecto, debe tener una dependencia responsable de su ejecucin y

seguimiento. En esta parte de la formulacin del perfil, se relaciona la unidad
responsable del mismo.

En algunos casos, la dependencia que formula el proyecto es la responsable de

su ejecucin y seguimiento, pero se puede presentar que quien formule solo se
encargue de la formulacin y que la ejecucin est a cargo de otra dependencia
(aplica especialmente para proyectos de infraestructura).

1.1.6 Otras dependencias participantes:

Se relacionan otras instancias que participarn en el proyecto y el soporte que

le darn al mismo. Se deben sealar las funciones que desarrollarn en las di-
ferentes etapas de ejecucin del proyecto.

Gua para la Formulacin de Proyectos

 27

1.1.7 Situacin a transformar

Se debe especificar de manera detallada, cul es la situacin actual que se

quiere transformar, que evidencia el problema existente la oportunidad a
optimizar.

Si el proyecto hace referencia a la solucin de un problema, la descripcin de

la situacin a transformar, debe relacionar el problema existente de manera
precisa y las causas que lo originan.

Cuando se busca aprovechar una oportunidad se debe relacionar el objeto de

intervencin para lograr una transformacin significativa.

1.1.8 Justificacin

Son las razones por las cuales se piensa realizar el proyecto. Pueden ser razones
de orden institucional, econmico, social, cientfico, tcnico cultural.

La justificacin es fundamental en la formulacin del proyecto. En este com-

ponente un formulador puede ser tan especfico como lo desee.

1.1.9 Objetivo General

El objetivo general, describe en forma precisa el propsito del proyecto, lo que

se persigue o se quiere lograr con el mismo. Se debe formular haciendo referen-
cia al cambio que se quiere inducir.

Debe ser un nico objetivo y ha de expresar claramente una idea.

Se recomienda el uso de verbos fuertes en infinitivo que motiven a la accin,

como por ejemplo: implantar, aumentar, ordenar, reducir, erradicar, establecer,
entre otros.

No se recomienda utilizar verbos como, propiciar, propender, apoyar, integrar,

fomentar, ya que son verbos que denotan intencionalidades y no acciones con-
cretas que lleven a logros resultados.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

28

1.1.10 Objetivos especficos:

Los objetivos especficos precisan los aspectos ms importantes del objetivo

general.

Cuando se formula el proyecto con la intencin de mitigar un problema, los

objetivos especficos reflejan las soluciones concretas a las causas descritas en
la situacin a transformar y como tal establecen aspectos determinados del
objetivo general que constituyen la forma de llevarlo a cabo

1.1.11 Resultado General:

Es el efecto concreto que se alcanza mediante la realizacin de un proyecto.

Los resultados deben ser verificables y medibles.

Los resultados pueden ser de dos niveles: efecto e impacto. Los resultados de
efecto hacen referencia a la utilizacin de los productos del proyecto (presta-
cin de servicios, satisfaccin de necesidades, resolucin de problemas), mien-
tras que los resultados de impacto se refieren a los cambios producidos en una
situacin como resultado de los efectos del proyecto.

1.1.12 Duracin:

Es importante determinar el tiempo requerido para la ejecucin del proyecto.

En la formulacin del perfil, se puede abordar la duracin del proyecto en
trminos globales sin necesidad de especificar la duracin por cada una de las
actividades que integran el proyecto.

1.1.13 Costo total estimado de inversin:

La ejecucin de un proyecto requiere de recursos financieros para su feliz tr-

mino. Es importante realizar una cuantificacin preliminar del costo total de
las inversiones a realizar en el proyecto. Al igual que en la duracin, es impor-
tante resaltar, que en este componente se puede abordar el valor de la inver-
sin en trminos globales.

Gua para la Formulacin de Proyectos

 29

1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/ao:

Los proyectos no solo demandan recursos en su ejecucin, pues es necesario

sostener la inversin realizada en ellos a travs del tiempo; eso significa que se
debe estimar el costo de las actividades que anualmente son necesarias para
su sostenimiento.

1.1.15 Justificacin de sostenibilidad estimada:

Se debe describir de manera clara porqu es necesario invertir en la sostenibili-

dad del proyecto. A efectos de mantener los beneficios generados por el mismo
lograr un impacto mayor al obtenido en la ejecucin.

1.2 PROCEDIMIENTO POSTERIOR A LA FORMULACIN DEL PERFIL

1.2.1 Cmo se procede una vez se ha elaborado el Perfil de Proyecto?

Una vez se ha diligenciado el perfil de proyecto, ste se presentar ante el jefe

de la unidad o cuerpo colegiado del nivel institucional respectivo, para que se
realice una consulta de carcter institucional. Si el perfil es aceptado, se pro-
cede a elaborar la formulacin detallada del proyecto.

1.2.2 Cules son los criterios bsicos para aprobar un perfil de proyecto?

El perfil del proyecto, se debe formular completamente y la informacin debe

ser coherente y precisa. No obstante, lo ms relevante del perfil, es que el pro-
yecto cumpla con los lineamientos institucionales que hacen que sea posible
considerar la inversin.

Las personas que evalan el perfil, deben apoyarse en una descripcin clara y
precisa del problema u oportunidad que se desea aprovechar. Una muy buena
justificacin debe ser coherente con la magnitud del proyecto, con las acciones
que se piensan mitigar y con los objetivos que se desean alcanzar.

Es importante que la unidad o cuerpo colegiado que aprueba el perfil del pro-
yecto, dependiendo de la tipologa, complejidad y el monto del mismo, solicite,

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

30

si se requiere, algunos estudios de preinversin que le ayudarn a proceder con

la formulacin detallada y la aprobacin de la propuesta.

Para proyectos que requieren obras de infraestructura fsica o dotaciones de

equipos, los estudios facilitarn la toma de decisiones frente a los costos que
implica la ejecucin y puesta en operacin del proyecto. (Ver Anexo 2)

1.3 FORMULACIN DETALLADA DEL PROYECTO

Esta etapa implica una definicin con mayor detalle de cada uno de los com-
ponentes del proyecto.

En la formulacin detallada, se complementa la informacin que refleja la ne-

cesidad del proyecto y se relacionan las metas y las actividades especficas del
mismo, considerando sus costos. Adems, se realiza el cronograma y el presu-
puesto detallado por las actividades que se contemplan para el proyecto.

Es muy importante resaltar que la informacin del perfil es muy til en esta
etapa, ya que se retoman todos sus elementos. Se recomienda, que si posterior
a la formulacin del perfil, se conoce informacin adicional de cada uno de los
siguientes componentes, se d mayor detalle de cada uno de ellos:

Nombre del proyecto, director, tipologa, relacin con el Plan Global de Desa-
rrollo y el Plan de Desarrollo de Sede, dependencia responsable, otras depen-
dencias participantes, situacin a transformar, objetivos general y especficos,
justificacin, resultado general, duracin (en meses), costo total de inversin
estimado, costo sostenibilidad estimada/ao, justificacin sostenibilidad esti-
mada.

La informacin adicional, que requiere la etapa de formulacin, se relaciona y

se explica a continuacin:

1.3.1 Antecedentes:

Se debe presentar la informacin que evidencia el problema la situacin a

transformar en los escenarios futuros deseables, en el marco de las directrices

Gua para la Formulacin de Proyectos

 31

institucionales trazadas en el Plan Global de Desarrollo o en el Plan de Desa-

rrollo de Sede y en algunos casos, en el marco de las demandas, requerimientos
u oportunidades que le plantea el medio a la Universidad, a travs de polticas
sectoriales u organizaciones pblicas o privadas que demandan su participa-
cin en reas de accin especficas.

1.3.2 Metas y Actividades

De manera coherente con los objetivos especficos descritos, se deben relacio-

nar de manera precisa las metas y las actividades que se pueden lograr con la
ejecucin del proyecto y las actividades para alcanzar stas.

1.3.2.1 Meta: Es la concrecin de los resultados a travs de su cuantificacin

en tiempo y unidades.

1.3.2.2 Actividad: Es el conjunto de acciones requeridas para cumplir las me-

tas para lograr transformar los insumos en resultados.

Con el objetivo de poder conocer el nivel de avance de las metas, en proyectos

registrados a travs del BPUN, se requiere que cada una de las actividades
tenga una valoracin porcentual o un peso frente al total de la meta, siendo el
porcentaje total de la meta igual al 100%.

Ejemplo:

Metas: Tres cursos actualizados para el segundo trimestre de 2007, con el m-

dulo de evaluacin implementado.

Actividades:

Evaluacin de contenidos, cursos, recursos existentes y logstica (20%)

Invitacin a cotizar la construccin del mdulo evaluativo (10%)
Seleccin y contratacin de la construccin del mdulo evaluativo.
(10%)
Construccin del mdulo evaluativo. (60%)

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

32

1.2.3 Presupuesto del Proyecto

Un presupuesto detallado del proyecto, permite conocer los recursos requeri-

dos por actividad para la ejecucin del mismo.

Si la informacin lo permite, es importante discriminar los valores por costos

de personal y costos generales. Los costos de personal incluyen personal cali-
ficado y no calificado requerido para el proyecto y los costos generales, estn
compuestos por los costos de los bienes y los servicios requeridos.

La precisin del presupuesto depende en gran medida de la adecuada seleccin

de actividades y metas del proyecto, las cuales a su vez son las que realmente
permiten transformar una situacin mitigar un problema.

Cuando se identifican las actividades que requieren recursos del proyecto, lo

primero que se debe realizar es la relacin de las cantidades requeridas; segui-
damente, se debe describir su unidad de medida y por ltimo el costo unitario.
Conocidas las cantidades y los costos por unidad, se puede calcular el costo
total por tems y el valor total del proyecto.

Los formatos que se requieren en el Banco de Proyectos de la Universidad Na-

cional, para la formulacin detallada del proyecto, se encuentran en el anexo 3.

1.3.4 Cronograma detallado

La formulacin detallada de un proyecto demanda conocer el tiempo estimado

de ejecucin de manera general, pero tambin el tiempo de ejecucin de cada
una de las actividades.

En el cronograma, se relacionan todas actividades que se requieren para la

ejecucin del proyecto y se muestra grficamente el tiempo estimado de la eje-
cucin de cada una de ellas. Adicionalmente, se tiene un espacio que permite
ubicar el valor en miles de pesos por cada actividad.

Gua para la Formulacin de Proyectos

 33

Ejemplo

1.3.5 Poblacin beneficiada

Se debe especificar y cuantificar la poblacin beneficiada directamente con la

ejecucin del proyecto y los beneficios que les traer la ejecucin del mismo.

1.3.6 Metodologa para abordar la ejecucin del Proyecto

Se describe precisa y sintticamente los procedimientos, tcnicas e instrumen-

tos que utilizar para alcanzar los objetivos especficos establecidos en el pro-
yecto. Es importante que el formulador se apoye en un tcnico experto para
considerar este componente.

1.3.7 Marco Legal

Sin lugar a dudas, las instituciones tienen que considerar los aspectos legales
como un apoyo fundamental para la formulacin de un proyecto.

El marco legal es el conjunto de disposiciones que regulan las acciones del

proyecto. Se debe relacionar la normatividad interna y/o externa de carcter
tcnico, jurdico o reglamentario, que debe ser cumplida especficamente por
el proyecto.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

34

1.3.8 Estudios que respaldan el proyecto

Si existen estudios previos relacionados con la temtica del proyecto, se deben

mencionar describiendo el nombre del estudio, la fecha de elaboracin y la
entidad o dependencia que lo realiz; estos estudios generalmente se adjuntan
al proyecto.

Gua para la Formulacin de Proyectos

 35

4. BIBLIOGRAFA
BIBLIOGRAFA

Universidad Nacional de Colombia. Sistema Banco de

proyectos. Contexto institucional y bases para su opera-
cin. Oficina Nacional de Planeacin, Documento ocasio-
nal No.6, 2002. Se puede descargar de www.unal.edu.co
siguiendo la ruta: Portal - La Universidad Informacin
Administrativa Planeacin Publicaciones.

Manual Metodolgica para la Identificacin, Preparacin

y Evaluacin de Estudios de Preinversin; Departamento
Nacional de Planeacin- DNP- Organizacin de Estados
Americanos-OEA-; Bogot; Diciembre de 1994.

Quintero Uribe Vctor M; Evaluacin de Proyectos Socia-

les Construccin de Indicadores; Editorial Ingeniera Gr-
fica; Agosto de 1998.

Ayala Ramrez Jaime, Jaramillo S. Lus Javier; Gua de Ges-

tin de Proyectos de Investigacin & Desarrollo; Editorial
Guadalupe Ltda.; Bogot 1998.

Ideas Bsicas sobre Proyectos de Inversin y Gestin; Red

de Bancos de Programas y Proyectos; Departamento Na-
cional de Planeacin DNP- Marzo de 1998.

Plan Global de Desarrollo 1999-2003 UN Compromiso

acadmico y social con la Nacin Colombiana, Universi-
dad Nacional de Colombia; Santa Fe de Bogot 1999.

Plan Global de Desarrollo 2004-2006, Universidad Nacio-

nal de Colombia, Santa Fe de Bogot, Julio 16 de 2004.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

36

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 37

5. ANEXO 1
TIPOLOGIA: PROYECTOS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4

Programas o No aplica
Programas o
megaproyectos de
megaproyectos de
Docencia
docencia
Diseo y Puesta en No aplica
marcha de nuevos
programas de Pregrado
Diseo y Puesta
en marcha de
nuevos programas Diseo y Puesta en
marcha de nuevos No aplica
programas de Posgrado
Desarrollo de Personal
No aplica
Acadmico
Innovacin Pedaggico-
PROYECTOS DE No aplica
didctica
DOCENCIA

Procesos y Programas de
autoaprendizaje apoyados
No aplica
en tecnologas de la
Desarrollo informacin.
Acadmico

Programas y
Megaproyectos
que articulen
No aplica
simultneamente
Formacin, Investigacin
y Extensin

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4

Programas o Programas o
Megaproyectos de megaproyectos de No aplica
Investigacin Investigacin

Investigacin
Investigacin bsica No aplica
Bsica
Investigacin
Investigacin aplicada No aplica
Aplicada
Investigacin Investigacin
No aplica
Experimental experimental

Creacin Artstica Creacin artstica No aplica

PROYECTOS DE
INVESTIGACION
Conformacin y
Conformacin y
fortalecimiento de
fortalecimiento de grupos No aplica
grupos y redes de
y redes de investigacin
investigacin

Gestin
Gestin acadmica de la
Acadmica de la No aplica
PROYECTOS DE Investigacin
Investigacin
INVESTIGACION

Programas y
Programas y
Megaproyectos
Megaproyectos
que articulen
que articulen
simultneamente No aplica
simultneamente
Formacin,
Formacin, Investigacin
Investigacin y
y Extensin
Extensin

Gua para la Formulacin de Proyectos

 39

NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4

Programas o Programas o
Megaproyectos de Megaproyectos de No aplica
Extensin Extensin
Cursos de educacin
No aplica
continuada
Educacin no
Cursos de extensin No aplica
formal
Cursos libres No aplica
Seminarios y eventos No aplica
Prestacin Asesora y consultora No aplica
de Servicios
Acadmicos de Interventora No aplica
Extensin
Gestin
Gestin tecnolgica No aplica
Tecnolgica
Gestin Social Gestin social No aplica

PROYECTOS DE Asesoras
EXTENSION en el campo
Asesoras en el campo
educativo para
educativo para la
la organizacin No aplica
organizacin y desarrollo
y desarrollo
de programas acadmicos
de programas
Acadmicos
Programas y
Programas y
Megaproyectos
megaproyectos
que articulen
que articulen
simultneamente No aplica
simultneamente
Formacin,
Formacin, Investigacin
Investigacin y
y Extensin
Extensin

Gestin
Gestin Acadmica de la
Acadmica de la No aplica
Extensin
Extensin

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

40

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 41

5. ANEXO 2
ESTUDIOS DE PREINVERSIN QUE PUEDEN SER
SOLICITADOS PARA DAR AVAL A UN PERFIL

En infraestructura Fsica:

Los proyectos con componentes de infraestructura fsica total o

parcial, pueden requerir lo siguiente:

Diseos: arquitectnicos, estructurales, elctricos,

hidrosanitarios y otros estudios especiales, segn
requerimiento de los usos de la edificacin.
Estudio de suelos.
Especificaciones tcnicas.
Memorias de los diseos estructurales, arquitectnicos,
elctricos, hidrosanitarios y otros.
Licencia de construccin, recibo de Planeacin
Metropolitana, certificado RETIE segn el caso.

La aprobacin de los planos y especificaciones debe ser expedida

por la Seccin de Planeacin Fsica de la Oficina de Planeacin y
los presupuestos por parte de la Oficina de Gestin de Espacios. La
localizacin de la obra debe estar de acuerdo con los lineamientos
del Plan de Ordenamiento del Campus para cada uno de los ncleos
o predios.

Dotacin de Equipos:

Especificaciones tcnicas y/o descripcin detallada de

equipos de laboratorio, maquinaria, equipo automotor,
equipo audiovisual, equipo de oficina, equipo de cmputo
y dems.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

42

Certificacin de aprobacin de las especificaciones tcnicas de los equipos

expedida por la Direccin de Laboratorios y/o el Centro de Cmputo,
dependiendo del tipo de equipo.

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 43

5. ANEXO 3
CONCEPTOS BSICOS PARA LA ELABORACIN DEL
PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Para el diligenciamiento de los cuadros del presupuesto se deben

entender las siguientes caractersticas:

Descripcin: En esta columna, se relacionan los recursos de

manera independientes que se requieren para la ejecucin
del proyecto.

Cantidad: Cuantificacin del recurso requerido.

Unidad de medida: Es la denominacin de la unidad bsica,

con respecto a la cual se describi la cantidad requerida.

Tiempo: Meses requeridos para el uso del recurso.

Dedicacin: Intensidad en el uso del recurso que puede ser

total o parcial y va del 0.01 a 1.0.

Costo unitario: Valor en pesos corrientes de cada uno

de los recursos solicitados, segn la unidad de medida
relacionada.

Impuestos: Corresponde al valor de los impuestos que deben

cubiertos por cada uno de los recursos; por ejemplo el IVA
gravamen a los movimientos financieros.

Costo Total: Es el producto de los tems (cantidad *

tiempos * dedicacin * costo unitario) ms los costo de los
impuestos.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

44

FINANCIACION TOTAL DEL PROYECTO ($ corrientes) (Identificacin y

cuantificacin)

Unidad Tiempo Costo ($ corrientes)

Descripcin Cantidad de No. Unitario Subtotal Impuestos
Dedicacin
medida Meses (1) (2) (3)
Gastos de Personal
Servicios asociados a

nmina
Director del proyecto
Servicios personales

indirectos
Remuneracin por

servicios tcnicos
Estimulo a estudiantes

auxiliares
Honorarios
Subtotal personal

Adquisicin de Bienes (equipos, materiales, suministros)

Compra de Equipo
Materiales y

Suministros
Subtotal bienes
Adquisicin de Servicios
Mantenimiento
Servicios Pblicos

Viticos y Gastos de

Viaje
Impresos y

Publicaciones
Arrendamientos
Subtotal servicios

Otros
Otros gastos generales
Subtotal Otros

COSTO TOTAL

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