Base de datos 1.

1
Introduccin
El trmino base de datos fue acuado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado
en California.
De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es ms que un conjunto de
informacin relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.
El archivo por s mismo, no constituye una base de datos, sino ms bien la forma en que
est organizada la informacin es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos
manuales, pueden ser difciles de gestionar y modificar. Por ejemplo, en una gua de
telfonos no es posible encontrar el nmero de un individuo si no sabemos su apellido,
aunque conozcamos su domicilio.
Del mismo modo, en un archivo de pacientes en el que la informacin est desordenada
por el nombre de los mismos, ser una tarea bastante engorrosa encontrar todos los
pacientes que viven en una zona determinada. Los problemas expuestos anteriormente
se pueden resolver creando una base de datos informatizada.
Desde el punto de vista informtico, una base de datos es un sistema formado por un
conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un
conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.
Desde el punto de vista ms formal, podramos definir una base de datos como un
conjunto de datos estructurados, fiables y homogneos, organizados independientemente
en mquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen
necesidades de informacin diferente y no predecibles en el tiempo.
La idea general es que estamos tratando con una coleccin de datos que cumplen las
siguientes propiedades:
Estn estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de
almacenamiento que los contiene.
Presentan la menor redundancia posible.
Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones.

2. Base de datos relacionales

En una computadora existen diferentes formas de almacenar informacin. Esto da lugar a
distintos modelos de organizacin de la base de datos: jerrquico, red, relacional y
orientada a objeto.
Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de
datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, perodos
cortos de aprendizaje y las consultas de informacin se especifican de forma sencilla.
Las tablas son un medio de representar la informacin de una forma ms compacta y es
posible acceder a la informacin contenida en dos o ms tablas. Ms adelante
explicaremos que son las tablas.
Las bases de datos relacionales estn constituidas por una o ms tablas que contienen la
informacin ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes leyes bsicas:
 Generalmente, contendrn muchas tablas.
Una tabla slo contiene un nmero fijo de campos.
El nombre de los campos de una tabla es distinto.
Cada registro de la tabla es nico.
El orden de los registros y de los campos no est determinados.
Para cada campo existe un conjunto de valores posible.

3. Diseo de las bases de datos relacionales

El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de informacin que se
quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la informacin
disponible y la informacin que necesitamos.
La planificacin de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital
para la gestin efectiva de la misma. El diseo de la estructura de una tabla consiste en
una descripcin de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o
datos que contendr cada uno de esos campos.
Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre,
apellido, domicilio. La definicin de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de
campo, el ancho del campo, etc.
Los registros constituyen la informacin que va contenida en los campos de la tabla, por
ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del paciente y la direccin de este.
Generalmente los diferente tispos de campos que su pueden almacenar son los
siguientes: Texto (caracteres), Numrico (nmeros), Fecha / Hora, Lgico (informaciones
lgicas si/no, verdadero/falso, etc., imgenes.
En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseo de una tabla es
determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un
nombre especificando su tipo y su longitud.
4. Microsoft access
Posiblemente, la aplicacin ms compleja de la suite Office, sea Access, una base de
datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno
Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clic de mouse sobre la pantalla.
Access contiene herramientas de diseo y programacin reservadas a los usuarios con
mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; estn
preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento
determinado ordenar libros, archivar documentacin, etc.-.
5. Objetos de la base de datos
Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos
datos estarn ordenados en columnas verticales. Aqu definiremos los campos y sus
caractersticas. Ms adelante veremos qu es un campo.
Consultas: aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el
fin de extraer y presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla,
impresora...)
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma
ms cmoda y visiblemente ms atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para
imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas
repetitivas.
Mdulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic
6. Conceptos bsicos de una base de datos
Campo: unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el
nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios
en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamacin o
corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripcin de un campo,
permite aclarar informacin referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite
especificar el tipo de informacin que cargaramos en dicho campo, esta puede ser:
Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255
Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
Numrico: para introducir nmeros
Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario
Autonumrico: en este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido
S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo
S/No, Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc.
Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web
Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o
de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Registro: es el conjunto de informacin referida a una misma persona u objeto. Un

registro vendra a ser algo as como una ficha.
Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera gil y
organizada.
Propiedades generales de los campos

PROPIEDAD DESCRIPCIN TIPO DE CAMPO

Tamao del Permite establecer la longitud mxima de un Texto, numrico, contador

campo campo de texto numrico.

Formato Permite determinar la apariencia de Todos, excepto OLE y

presentacin de los datos, utilizando los Memo
formatos predefinidos o nuestros propios
formatos
Lugares Permite especificar el nmero de cifras Numrico y moneda
decimales decimales para mostrar los nmeros.

Mscara de Permite controlar y filtrar los caracteres o Texto, numrico,

entrada valores que los usuarios introducen en un fecha/hora, moneda
control de cuadro de texto, evitando errores
y facilitando su escritura.

Ttulo Permite definir una etiqueta de campo Todos

predeterminada para un formularios o
informe

Valor Introduce en el campo un valor cuando se Todos, excepto OLE y

predeterminado agregan nuevos registros (long. Mx. 255 contador
caracteres)

Regla de Permite escribir la condicin que deben Todos, excepto OLE y

validacin satisfacer los datos introducidos para ser contador
aceptados

Texto de Define el texto del mensaje que se visualiza Todos excepto OLE y
validacin cuando los datos no cumplen las contador
condiciones enumerdas en la regla de
validacin

Requerido Permite especificar si es necesario que Todos excepto contador

exista un valor en un campo.

Permitir longitud Permite especificar si una cadena de Texto, memo

cero longitud cero ("") es una entrada vlida para
el campo

Indexado Define un campo como ndice o campo Texto, numrico,

clave. contador, fecha/hora.

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y haciendo clic en

la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en la parte inferior
de la ventana DISEO DE TABLA.
Access tiene una configuracin predeterminada para las propiedades de cada uno de los
tipos de campo. Sin duda la ms importante es el tamao del campo, ya que este nos
permitir hacer una estimacin del espacio ocupado por nuestra base de datos en el disco
fijo.
 Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el
proceso de creacin de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar
que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar
una tarea especfica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un
seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos.
Algunas plantillas contienen un pequeo nmero de registros de ejemplo cuya finalidad es
mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual estn,
o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma ms rpida de empezar a

crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro
programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de
datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar
muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botn Microsoft Office y luego
haga clic en Cerrar base de datos para mostrar la pgina Introduccin a Microsoft
Office Access.
2. En el centro de la pgina Introduccin a Microsoft Office Access aparecen varias
plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vnculos del panel Categoras de
plantillas, aparecern otras nuevas. Puede descargar tambin ms plantillas del sitio Web
de Office Online. Vea la siguiente seccin de este artculo para obtener informacin
detallada.
3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de
archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una
carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic
en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuacin, haga
clic en Aceptar. Tambin puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows
SharePoint Services 3.0.
5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).

Access crea o descarga la base de datos y, a continuacin, la abre. Aparece un

formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de
ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de
registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y
luego siguiendo este procedimiento:

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.

6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vaca del formulario y empiece
a escribir. Utilice el panel de exploracin para buscar otros formularios o informes que tal
vez desee utilizar.

Descargar una plantilla de Office Online

Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidades en la pgina

Introduccin a Microsoft Office Access, y est conectado a Internet, puede visitar el sitio
Web de Office Online, donde encontrar una gran variedad de plantillas.

1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en Ms en Office Online, haga clic

en Plantillas.

La pgina principal de plantillas de Office Online aparecer en la ventana del

explorador.

2. Utilice las herramientas de exploracin y bsqueda de Office Online para buscar la plantilla
que desea utilizar y siga las instrucciones para descargarla. Al descargar una plantilla, se
descarga un archivo de base de datos en el equipo y se abre en una nueva instancia de
Access. Generalmente, la plantilla est diseada para que abra un formulario de entrada de
datos, por lo que se puede empezar a escribir datos inmediatamente.

Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con plantillas, vea el artculo Gua de
las plantillas de 2007.

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Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias
tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayora de los casos,
este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones:

Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y,
a continuacin, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando
Tabla en la ficha Crear.
Importar datos de otros orgenes y crear tablas en el proceso.

Para obtener ms informacin sobre cmo planear y disear una base de datos, o sobre
cmo crear relaciones, formularios, informes o consultas, visite los vnculos de la seccin
Vea tambin de este artculo.

Crear una base de datos en blanco

1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en
blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre

de archivo. Si no especifica una extensin de nombre de archivo, Access la agrega
automticamente. Para cambiar la ubicacin predeterminada del archivo, haga clic en
Buscar una ubicacin donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro
Nombre de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vaca denominada Tabla1 y, a
continuacin, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sita en la primera
celda vaca de la columna Agregar nuevo campo.

4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se
describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

Escribir informacin en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de
clculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se
escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo
campo. Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los
datos que escribe.

Si, de momento, no desea incluir informacin en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realiz
cambios en la tabla, Access le pedir que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga
clic en S para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en
Cancelar para dejar la tabla abierta.

IMPORTANTE Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina
toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del
grupo Tablas en la ficha Crear.
 Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede
escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo
plano. Los nombres de los campos se asignan mediante nmeros (Campo1, Campo2, etc.)
y Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos
que escribe.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vaca de la columna Agregar

nuevo campo.

NOTA Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en

la vista Diseo en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de
datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploracin. Access pide un nombre
para guardar la nueva tabla y, a continuacin, cambia a la vista Hoja de datos.

2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de
campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo
arrastra a la hoja de datos, Access agregar un campo por ese nombre y establecer
sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede
cambiar las propiedades ms adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deber
arrastrarlo hasta un rea de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra
de insercin vertical, que le indica dnde se colocar el campo.

3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca o pegue datos de otro
origen, tal y como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de
Access.
4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de
columna y escriba el nuevo nombre.

Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber

qu contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.

5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a
continuacin, arrastre la columna a la ubicacin que desee.
 Puede seleccionar tambin varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez
a una nueva ubicacin. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el
ttulo de la primera columna y, a continuacin, con la tecla MAYS presionada, haga
clic en el ttulo de la ltima columna.

Crear una tabla empezando en la vista Diseo En la vista Diseo, cree primero la
estructura de la nueva tabla. A continuacin, cambie a la vista Hoja de datos para escribir
datos o introduzca datos mediante otro mtodo, como pegar o importar.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseo de tabla.

2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a
continuacin, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.

NOTA Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se

encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseo. Para cambiar a la
vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el panel de exploracin y luego
haga clic en la Vista Diseo . Access pide un nombre para la nueva tabla y, a
continuacin, cambia a la vista Diseo.

3. Si lo desea, puede escribir una descripcin para cada campo en la columna Descripcin.
La descripcin se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sita en ese campo en
la vista Hoja de datos. La descripcin se usa tambin como texto de la barra de estado
para los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el
panel Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el
Asistente para formularios o el Asistente para informes.
4. Despus de agregar todos los campos, guarde la tabla:

Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en

Guardar o presione CTRL+G.

5. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista

Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vaca. Puede pegar tambin datos de
otro origen, tal como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de
Access.

Crear una tabla mediante una plantilla Access proporciona plantillas para los tipos de
tablas ms comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla
completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede agregar o
eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuacin,

seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
2. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca o pegue datos de otro
origen, tal y como se describe en la seccin Copiar datos de otro origen en una tabla de
Access.
Para eliminar una columna

Haga clic con el botn secundario en el encabezado de la columna y, a

continuacin, haga clic en Eliminar columna .

Para agregar una nueva columna

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo

campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los
tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos
campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregar un campo por ese
nombre y establecer sus propiedades en los valores correspondientes a ese
tipo de campo. Puede cambiar las propiedades ms adelante si lo desea. Si
arrastra el campo, deber arrastrarlo hasta un rea de la hoja de datos que
contenga datos. Aparece una barra de insercin vertical, que le indica dnde se
colocar el campo.

3. Guarde la tabla:

Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en

Guardar o presione CTRL+G.

Definir propiedades de campo en la Vista Diseo Independientemente de cmo haya

creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto slo
se puede hacer en la vista Diseo. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn
secundario del mouse en la tabla en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en
la Vista Diseo. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la
cuadrcula de diseo. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrcula de diseo, bajo
Propiedades del campo.

Para ver una descripcin de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la
descripcin en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del
campo. Puede obtener informacin ms detallada presionando F1.

En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen

ajustarse.

PROPIEDAD DESCRIPCIN
Tamao del Para los campos de texto, esta propiedad define el nmero mximo de
campo caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor mximo es 255.
Para los campos numricos, esta propiedad define el tipo de nmero que
se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un
almacenamiento de los datos ms eficaz, es aconsejable asignar la menor
cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor
posteriormente si cambian sus necesidades.

Formato Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a
los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un
formato predefinido o especificar un formato personalizado.

Mscara de Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos
entrada que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurar de que todos
los datos se escriben correctamente y contienen el nmero de caracteres
necesario. Para obtener ayuda en la creacin de una mscara de entrada,
haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de propiedades.

Valor Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que

predeterminado aparecer en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por
ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar
la fecha en la que se agreg el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las
comillas dobles) como valor predeterminado.

Requerido Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece

esta propiedad en S, Access no permite que se agregue un nuevo registro
a menos que se especifique un valor para este campo.

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Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos estn almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiarlos
y pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya
estn separados en columnas, como ocurre en las hojas de clculo de Excel. Si los datos
estn en un programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las columnas de
datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de
procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificacin o
algn tipo de manipulacin (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y
apellidos), quizs prefiera realizar esta operacin antes de copiar los datos, especialmente
si no est familiarizado con Access.
 Cuando pegue los datos en una tabla vaca, Access definir el tipo de datos de cada
campo de acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado
no contiene ms que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese
campo. Si el campo pegado slo contiene las palabras "s" y "no", Access aplica el tipo de
datos S/No al campo.

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila
de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas
siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres
de campo genricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las
siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos.
Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los
datos.

Si Access asigna nombres de campo genricos, deber cambiar los nombres de los campos
lo antes posible para evitar confusiones.Siga este procedimiento:

1. Guarde la tabla.

Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en

Guardar o presione CTRL+G.

2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a

continuacin, escriba un nombre de campo vlido para cada columna. Puede parecer que
est escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene nombres de
campo y no contiene datos.
3. Guarde la tabla de nuevo.

NOTA Puede cambiar tambin el nombre de los campos editndolos en la vista Diseo.
Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la
tabla en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo. Para cambiar
a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploracin.

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Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a
una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas
que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access
vinculndose a los mismos. En cualquier caso, Access permite trabajar fcilmente con datos
de otros orgenes. Puede importarlos de una hoja de clculo de Excel, de una tabla de otra
base de datos de Access, de una lista de Windows SharePoint Services 3.0 o de diversos
otros orgenes. El proceso que se usa vara ligeramente en funcin del origen, pero para
empezar puede utilizar el procedimiento siguiente.
1. En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando
correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de clculo de Excel, haga clic en
Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Ms.

NOTA Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez

necesite iniciar el programa en el que cre originalmente los datos y, a continuacin,
usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo comn (como
un archivo de texto delimitado) e importar los datos a Access.

2. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el
archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de
origen en el cuadro Nombre de archivo.
3. Haga clic en la opcin que desee (todos los programas permiten importar y algunos
permiten anexar o vincular) bajo Especifique cmo y dnde desea almacenar los datos
en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o
bien, (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una
tabla vinculada que mantenga un vnculo a los datos del programa de origen.
4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las pginas del asistente. En
la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar.

Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el

cuadro de dilogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que
desee y haga clic en Aceptar.

El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

5. Access le preguntar si desea guardar los detalles de la operacin de importacin que

acaba de realizar. Si cree que en el futuro volver a realizar la misma operacin de
importacin, haga clic en Guardar los pasos de la importacin y especifique los detalles.
Puede repetir fcilmente la operacin ms adelante haciendo clic en Importaciones
guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los
detalles de la operacin, haga clic en Cerrar.

Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a
continuacin, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploracin. Si opta por
anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a
datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de exploracin.
 Para obtener informacin ms especfica sobre cmo importar varios tipos de datos a
Access, vea los vnculos de la seccin Vea tambin.

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Abrir una base de datos de Access existente

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.

3. Siga uno de estos procedimientos:
Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado
especificado en el cuadro de dilogo Opciones de Access o en el modo
establecido por una directiva administrativa.
Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un
entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en
la base de datos.
Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en
modo slo lectura para abrir la base de datos en acceso de slo lectura y, de esta
forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y
escribiendo en la base de datos.
Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en
modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una
base de datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de
datos recibe el mensaje "el archivo ya est en uso".
Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en
modo exclusivo de slo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo.
Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarn limitados al
modo de slo lectura.

Si no encuentra la base de datos que desea abrir

1. En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la lista
desplegable Buscar en.
2. En la lista de unidades, haga clic con el botn secundario del mouse en la unidad en la que
cree que podra estar la base de datos y, a continuacin, haga clic en Buscar.
3. Escriba los criterios de bsqueda en el cuadro de dilogo Resultados de la bsqueda y, a
continuacin, haga clic en Buscar para buscar la base de datos.
4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla.
5. Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de dilogo Abrir para que la base de datos se
abra. A continuacin, cierre el cuadro de dilogo Resultados de la bsqueda.

NOTA Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo,

como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir tambin directamente
 cualquier origen de datos ODBC, como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access
crea automticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el
archivo de datos y agrega vnculos a cada tabla de la base de datos externa.

Sugerencias

Para abrir una de las ltimas bases de datos abiertas, haga clic en el nombre de archivo de
esa base de datos en la lista Abrir base de datos reciente en la pgina Introduccin a
Microsoft Office Access. Access abrir la base de datos con la misma configuracin de
opciones que tena cuando se abri por ltima vez. Si no se muestra la lista de archivos

recientemente utilizados, haga clic en el botn Microsoft Office y, a continuacin, en

Opciones de Access. En el cuadro de dilogo Opciones de Access, haga clic en
Avanzadas. En Mostrar, escriba el nmero de documentos que se van a mostrar en la lista
Documentos recientes, hasta un mximo de nueve.

Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botn Microsoft Office y utilizando
el comando Abrir, puede ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto
anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el cuadro de dilogo Abrir.

Para obtener ms informacin sobre cmo abrir bases de datos de Access existentes, vea
los vnculos en la seccin Vea tambin de este artculo.

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Crear una plantilla personalizada en blanco

Cuando se crea una nueva base de datos en blanco, Access abre una nueva tabla en la que
se pueden incluir datos, pero no crea ningn otro objeto en la base de datos. Si desea que
haya otros objetos, como formularios, informes, macros o tablas adicionales en todas las
nuevas bases de datos que cree, puede crear una plantilla personalizada en blanco que
contenga esos objetos. De ese modo, la prxima vez que cree una nueva base de datos, ya
contendr los objetos incluidos en la plantilla. Adems de estos objetos, la plantilla puede
incluir tablas previamente rellenadas con datos, as como cualquier configuracin especial,
propiedad de base de datos o cdigo que desee tener en todas las bases de datos nuevas.

Por ejemplo, supongamos que tiene una coleccin de macros que desea usar en todos los
proyectos. Si crea una plantilla en blanco que contenga esas macros, Access las incluye en
todas las nuevas bases de datos que cree.

Puede crear plantillas en blanco con el formato de archivo de Office Access 2007, el
formato de archivo de Access 2002-2003 o el formato de archivo de Access 2000. La
plantilla debe denominarse En_blanco.accdb para el formato de archivo de Office Access
2007 y En_blanco.mdb para los formatos de archivo de las versiones anteriores.
 Si el formato de archivo predeterminado est configurado en el formato de Access 2000 o
Access 2002-2003, Access usa En_blanco.mdb como nombre de archivo para la plantilla en
blanco. La nueva base de datos se crea con el mismo formato de archivo que
En_blanco.mdb. Por ejemplo, incluso si el formato de archivo predeterminado es el de
Access 2000, cuando la plantilla denominada En_blanco.mdb tiene el formato de archivo de
Access 2002-2003, todas las nuevas bases de datos tienen el formato de Access 2002-2003.
Si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2007, Access usa En_blanco.accdb
como nombre de archivo para la plantilla en blanco.

Cmo se cambia el formato de archivo predeterminado?

Para crear una plantilla en blanco, siga uno de estos procedimientos:

Cree una nueva base de datos (puede denominarla En_blanco o asignarle un nombre
temporal) y, a continuacin, importe o cree los objetos que desee incluir en la plantilla.
Realice una copia de una base de datos existente que ya contiene los objetos que desee
incluir en la plantilla y, a continuacin, elimine los objetos que no desee incluir.

Tras incluir los objetos que desee en la plantilla, deber guardarla en una ubicacin
especfica.

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, seleccione Guardar

como.

2. En Guardar la base de datos en otro formato, haga clic en el formato de archivo que
desee para la plantilla.
3. En el cuadro de dilogo Guardar como, vaya a una de estas dos carpetas de plantillas:
Carpeta de plantillas del sistema Por ejemplo, C:\Archivos de
programa\Microsoft Office\Plantillas\3082\Access
Carpeta de plantillas personales Por ejemplo:
En Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents
En Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows
XP C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Application
Data\Microsoft\Plantillas

NOTA Las plantillas en blanco de la carpeta de plantillas del sistema reemplazan

las plantillas en blanco de cualquier carpeta de plantillas personales.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb si crea una

plantilla en una versin anterior) y, a continuacin, haga clic en Guardar.

Ahora que la nueva plantilla tiene una ubicacin, los objetos de la plantilla se incluirn de
forma predeterminada en todas las bases de datos que cree. Access abre una nueva tabla
en la vista Hoja de datos, de la misma manera que cuando se crea una base de datos en
blanco sin plantilla.

Para dejar de usar la plantilla en blanco, elimine o cambie el nombre del archivo
En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb para las versiones anteriores de Access).