HOJAS DE CLCULO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

AUTOR: Politcnico Grancolombiano
NDICE

1. NDICE

Introduccin

Recomendaciones acadmicas

Desarrollo de cada una de las unidades temticas

1. ALGO DE TEORA - CONCEPTOS

Acceso rpido
2. TIPOS DE HOJA DE CLCULO

3. ARCHIVOS EXTENSIONES

Referencias

Textos GENERALIDADES DESARROLLO

Lista de figuras

Lista de tablas

REFERENCIAS

Este material pertenece al Politcnico
Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproduccin total
o parcial.
 01 -------
02 -------
INTRODUCCIN DESARROLLO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES TEMTICAS

Apreciados estudiantes, en la presente cartilla se describen los conceptos, clases y el uso bsico Hablaremos ac de conceptos bsicos sobre hojas de clculo, cules son los archivos que puede
de los programas conocidos como hojas de clculo. abrir una hoja de clculo, la interfaz bsica de una hoja de clculo y crearemos un documento
bsico de principio a fin.
Se busca, adems, dar a conocer las bases para que, entendiendo el concepto de ciclo de vida de
un documento tipo hoja de clculo, puedan crear uno de principio a fin.

Esperamos que con esta cartilla podamos contribuir de manera importante en su formacin
profesional dndole una herramienta clave como es el uso de las hojas de clculo.
1. ALGO DE TEORA - CONCEPTOS

Una hoja de clculo es un programa o aplicacin usado para crear, modificar y en general,
RECOMENDACIONES ACADMICAS procesar un documento que contiene datos alfanumricos dispuestos en forma de matriz o
tablas.
En las cartillas trataremos los temas que se van a desarrollar en cada semana:

En la semana 5 trataremos lo bsico de las hojas de clculo y veremos el ciclo de vida
de un documento de hoja de clculo.
2. TIPOS DE HOJA DE CLCULO
En la semana 6 nos centraremos en ciertas funciones automticas que tiene Excel para
ayudar al usuario a ser ms productivo. Podemos hacer una clasificacin de los programas tipo hoja de clculo de acuerdo a dos
parmetros: primero, dnde estn instalados y dnde se ejecutan, y segundo, de acuerdo a su

precio. Tambin se puede pensar en una tercera clasificacin que sera en qu entorno
(plataforma o sistema operativo) pueden funcionar.

2.1. Aplicacin de escritorio vs Online

Una hoja de clculo puede estar instalado en un servidor en la nube o puede estar instalado

directamente en su computador.

Una hoja de clculo que est instalada en el computador del usuario, se dice que es una aplicacin
de escritorio. Estas aplicaciones de escritorio funcionan independientemente de su conectividad
y solo hace copias locales del documento. Ejemplos de hoja de clculo que trabajan como
aplicacin de escritorio son Office Excel, iWork Numbers, LibreOffice Calc y OpenOffice Calc.

Una hoja de clculo que est en un servidor en la nube(cloud), se dice que es una aplicacin
Online. Estas aplicaciones necesitan una conexin a internet permanente para funcionar y el
archivo que crean queda guardado en la nube. Ejemplos de procesadores de texto online son

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Office Excel Online, Google Sheets. Para poder usar estos sistemas online se debe crear cuentas 2.3. Plataforma Entorno
en sendos servicios de correo, es decir, para usar Excel Online, crear una cuenta de correo en
Microsoft (Hotmail, MSN, Outlook.com, etc.) y para poder usar Google Sheets se necesita una Esta clasificacin hace referencia al sistema operativo en el cual se puede usar la hoja de clculo.
cuenta de Google (Google Mail, Gmail, etc.). Los sistemas operativos de los que hablaremos son Windows, OSX y Linux.

En el sistema operativo Windows, solo la hoja de clculo iWork Numbers no funciona, el resto de
procesadores de texto si funcionan. En OSX, que es el sistema operativo de MAC, funcionan todas
las hojas de clculo, hacindolo el sistema operativo con mayor compatibilidad. Y en Linux, es un
sistema operativo abierto, en l no funcionan iWork Numbers ni Microsoft Excel.
2.2. Licencias Precio
Se presenta un resumen de la clasificacin de los procesadores de texto en la tabla 1.
Las aplicaciones de escritorio de hojas de clculo pueden ser de 3 tipos: licencia de suscripcin,
licencia de un nico pago o gratis:

En hojas de clculo de suscripcin se debe pagar una cuota mensual o anual para el HOJA DE CLCULO
funcionamiento de la aplicacin de escritorio. Ejemplo de esto es Microsoft Excel 365

En hojas de clculo con licencia de un nico pago, como su nombre lo indica, se debe Criterio de
clasificacin Excel Numbers Calc Excel Online Google Sheets
pagar un monto una sola vez, para la activacin de la aplicacin de escritorio. Ejemplo
de esto es Microsoft Excel 2003, 2007, 2010 y 2016.
Escritorio vs Online Escritorio Escritorio Escritorio Online Online
En las hojas de clculo gratuitas no se debe pagar nada para activar la aplicacin de
escritorio. En los tres principales sistemas operativos se tiene hojas de clculo
Tipo de
gratuitas: Suscripcin - Gratis3 con
Gratis Gratis Gratis
nico Pago Mac
Licencia
a. En el caso de los computadores Mac, tienen una hoja de clculo que ya viene
instalado (su nombre es Numbers). Plataforma o
Windows, Windows, Windows, Windows, OSX,
4 OSX
b. En el caso de Linux y Windows existen hojas de clculo que se descargan e OSX OSX, Linux OSX, Linux Linux
Sistema operativo
instalan y son gratuitos. Ejemplos de este tipo de programas son OpenOffice y
LibreOffice Calc12.

Tabla 1. Clasificacin de las hojas de clculo.

Fuente: (Elaboracin propia)

1 3
Tanto OpenOffice como LibreOffice tiene un programa de hojas de clculo llamado Calc. Debe tener el Computador Apple Mac, con Sistema operativo OSX.
2 4
Tanto OpenOffice como LibreOffice se pueden instalar en Windows y en OSX. El Sistema OSX solo se debe instalar en computadores marca Apple.

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2.4. Algo de prctica Es importante que cada uno revise las preferencias de cada una de esas opciones, caractersticas
y herramientas con las que cuenta la hoja de clculo:
Para hacer una prctica general de las hojas de clculo y explicar su interfaz bsica, se usar la
hoja de clculo Calc, especficamente el Calc de OpenOffice, ya que es sencillo, potente, En la barra de Ttulo se muestra el nombre del archivo sobre el que se est trabajando. En
multiplataforma y gratuito. algunas hojas de clculo al lado del nombre puede aparecer un * lo que indica que el
documento tiene cambios aun no guardados.

En la barra de men se tiene las opciones de Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Datos,
Ventana Y Ayuda.
2.5. Interfaz bsica En la barra de herramientas tiene iconos para crear un archivo nuevo, abrir, guardar un
archivo, imprimir, buscar dentro del archivo, revisin de ortografa, etc. Tambin opciones
En la figura 1 se ilustra la interfaz tpica de una hoja de clculo, se pueden identificar las siguientes de ordenar hacer grficos y conexiones a fuentes de datos externas.
secciones:
En la barra de formateo de texto hay opciones predeterminadas como Estilos
predefinidos, cambiar fuente, tamao del texto, cambiar estilo, alineacin de la celda, etc.
1. Barra de ttulo En la barra de funciones o frmulas est el identificador de la celda en la cual se est
trabajando y un espacio donde se puede editar el contenido de la celda.
2. Barra de men
Importante que un archivo de hoja de clculo se puede tambin pensar como un libro, en un libro
3. Barra de herramientas
puede haber varias hojas, esas hojas pueden o no tener relacin entre s. Se pueden insertas
4. Barra de formateo de texto nuevas hojas y renombrarlas si as se requiere.

5. Barra de frmulas/funciones

6. Celda/espacio de trabajo En la figura 2 se tiene las hojas de un libro de un programa hoja de clculo.

Figura 2. Hojas de un libro (archivo tipo hoja de clculo).
Figura 1. Interfaz tpica de una hoja de clculo.
Fuente: (Elaboracin propia)
Fuente: (Elaboracin propia)

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A continuacin, se muestra el contenido de cada uno de los tems dentro de la barra de men. En la figura 4 Se ilustra el men desplegado de la barra de men-> Editar

En la figura 3. Se ilustra el men desplegado de la barra de men-> Archivo

Figura 4. barra de men-> Editar
Figura 3. barra de men-> Archivo
Fuente: (Elaboracin propia)
Fuente: (Elaboracin propia)

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En la figura 5 se ilustra el men desplegado de la barra de men-> Ver En la figura 6 Se ilustra el men desplegado de la barra de men-> Insertar

Figura 5. barra de men-> Ver

Fuente: (Elaboracin propia)

Figura 6. barra de men-> Insertar

Fuente: (Elaboracin propia)

11 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 12



En la figura 7 Se ilustra el men desplegado de la barra de men-> Formato En la figura 8 se ilustra el men desplegado de la barra de men-> Herramientas.

Figura 7. barra de men-> Formato Figura 8. barra de men-> Herramientas

Fuente: (Elaboracin propia) Fuente: (Elaboracin propia)

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En la figura 9, se ilustra el men desplegado de la barra de men-> Datos. En la figura 10, se ilustra el men desplegado de la barra de men-> Ventana.

Figura 10. barra de men-> Ventana

Fuente: (Elaboracin propia)

En la figura 11, se ilustra el men desplegado de la barra de men-> Datos.

Figura 9. barra de men-> Datos

Fuente: (Elaboracin propia)

Figura 11. barra de men-> Ayuda

Fuente: (Elaboracin propia)

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3. ARCHIVOS EXTENSIONES Busque la opcin de crear documento nuevo (hay un botn (figura 12), barra
de men -> Archivo -> nuevo o tambin puede usar Control+N en el teclado).
No todas las hojas de clculo trabajan nativamente con todos los archivos generados por hojas de
clculo. Por esta razn, se pueden presentar problemas de compatibilidad, quiere decir esto que
un usuario de Windows, usando Calc, no necesariamente puede abrir un documento creado en
un MAC, con la hoja de clculo Numbers. La compatibilidad de hojas de clculo con extensiones
(formatos de archivo) se muestra en la tabla 2.

HOJA DE CLCULO

Criterio Word Pages Calc Word Online Googledocs

Extension nativa
.xls, .xlsx .numbers .ods - -

NO graba como .docx, . pages,

.numbers .numbers .numbers
.ods .ods

Figura 12. Nuevo Archivo

Fuente: (Elaboracin propia)

Tabla 2. Archivos y compatibilidad en algunas hojas de clculo (2016)

Fuente: (Elaboracin propia)

Para escribir, editar, modificar el documento siga los siguientes pasos (sin orden particular):

3.1. Ciclo de vida de un documento (extensin .xls) Ubique el cursor.

La idea de ciclo de vida de un documento es, primero crear el documento, despus la edicin del Escriba el texto.
documento y finalmente es guardar el documento con un nombre.
Marque (con el cursor) las partes que desea modificar.
Para crear el documento siga alguno de los siguientes pasos:
Aplique los cambios deseados.

Note que, el espacio de trabajo consiste en unos cuadritos o celdas, estas celdas estn ubicadas
Abra la hoja de clculo (buscarlo en la lista de programas o darle doble clic a un e identificadas con una letra y un nmero; la letra corresponde a la columna donde est ubicada
acceso directo). la celda y el numero corresponde a la fila donde est ubicada la celda. Con esta nomenclatura y

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sistema de referencia es sencillo encontrar determinado dato guardado en una celda la

realizacin de clculos.
Es mucho ms fcil hacer crecer y visualizar los datos en B.

Las hojas de clculo permiten la manipulacin de los datos para la extraccin de informacin
relevante para el usuario.

3.2. Recomendaciones para creacin de una tabla Como un ejemplo se har una tabla de clientes y se aplicar el auto filtro que permite varias
opciones.
Los programas del tipo hoja de clculo tienen gran capacidad de almacenamiento de datos. La
mayor capacidad en sentido vertical(filas), y no tanto en sentido horizontal(columnas)5 . Primero se insertan los datos como se muestra en la figura 14.

Ubique los datos en filas, los atributos de los datos en columnas:

En la figura 13 se muestra las dos formas posibles de organizar la informacin dentro de una hoja
de clculo, claramente la mejor es la organizacin por filas.

Figura 13. Dos formas de organizar la informacin. A. por columnas, B. por filas Figura 14. Datos de clientes

Fuente: (Elaboracin propia) Fuente: (Elaboracin propia)

5
1.048.576 filas por 16.384 columnas

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Segundo se selecciona el rea de trabajo y se sigue la ruta Datos, filtros, filtro automtico como En la tabla aparecen ahora unos mens desplegables por cada columna, estos mens se muestran
se muestra en la figura 15. en la figura 16.

Figura 16. Autofiltros en la tabla de clientes
Figura 15. Datos ->Filtros -> filtro automtico
Fuente: (Elaboracin propia)
Fuente: (Elaboracin propia)

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Finalmente, si uno despliega esos filtros, restringe lo que muestra la tabla, como se muestra en la En la figura 18 se muestra las opciones de Guardar como - > escoger ruta destino.
figura 17.

Figura 17.Auto filtro desplegados

Fuente: (Elaboracin propia)

Figura 18. Guardar como - > escoger ruta destino.
Para guardar el documento siga los siguientes pasos:
Fuente: (Elaboracin propia)
1. busque la opcin de Guardar como (Barra de men -> Archivo -> Guardar como).

2. escoja la ubicacin final del documento ver figura 12.

3. escriba un nombre para el documento ver figura 13.

4. busque tipo de documento que desea hacer (.xls) Ver figura 14.

5. d clic en el Botn de Guardar.

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En la figura 19 se muestra las opciones de Guardar como - > escoger nombre del archivo. En la figura 20 se muestran las opciones de Guardar como - > escoger tipo de archivo.

Figura 19. Guardar como - > escoger el nombre del archivo.

Fuente: (Elaboracin propia)

Figura 20. Guardar como - > escoger tipo de Archivo.

Fuente: (Elaboracin propia)

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TEXTOS Figura 15. Datos ->Filtros -> filtro automtico

File:TRABAJO DE HOJA DE CALCULO.pdf - Wikimedia Commons. (2014).Commons.wikimedia.org. Figura 16. Autofiltros en la tabla de clientes
Retrieved 16 May 2016, from:
Figura 17.Auto filtro desplegados
https://commons.wikimedia.org/wiki/File:TRABAJO_DE_HOJA_DE_CALCULO.pdf
Figura 18. Guardar como - > escoger ruta destino.
Especificaciones y lmites de Excel - Excel. (2016). Support.office.com. Retrieved 15 May 2016,
Figura 19. Guardar como - > escoger el nombre del archivo.
from https://support.office.com/es-es/article/Especificaciones-y-l%C3%ADmites-de-Excel-ca36e2dc-
1f09-4620-b726-67c00b05040f Figura 20. Guardar como - > escoger tipo de Archivo.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Interfaz tpica de una hoja de clculo

Figura 2. Hojas de un libro (archivo tipo hoja de clculo). LISTA DE TABLAS

Figura 3. barra de men-> Archivo Tabla 1. Clasificacin de las hojas de clculo.

Figura 4. barra de men-> Editar Tabla 2. Archivos y compatibilidad en algunas hojas de clculo (2016).
Figura 5. barra de men-> Ver
Figura 6. barra de men-> Insertar
Figura 7. barra de men-> Formato
Figura 8. barra de men-> Herramientas
Figura 9. barra de men-> Datos
Figura 10. barra de men-> Ventana

Figura 11. barra de men-> Ayuda

Figura 12. Nuevo Archivo

Figura 13. Dos formas de organizar la informacin. A. por columnas, B. por filas

Figura 14. Datos de clientes

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POLITCNICO GRANCOLOMBIANO - 2016