Cartillas de Administración Pública: Compilación de Conceptos Frente A La Importancia Del Modelo Estándar de Control Interno MECI en El Estado Colombiano

Cartillas de Administracin Pblica
Compilacin de Conceptos
Frente a la Importancia del
Modelo Estndar de Control
Interno MECI en el Estado
Colombiano
ESCUELA SUPERIOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRACIN PBLICA ESAP- DE LA FUNCIN PBLICA
Honorio Miguel Henrquez Pinedo
Director Nacional
Luz Amparo Gonzlez Agudelo
Elizabeth Rodrguez Taylor
Subdirectora de Proyeccin Institucional
Directora
Mauricio Villalobos Rodrguez
Subdirector Acadmico
Carla Liliana Henao Carmona
Mara Magdalena Forero Moreno Subdirectora
Subdirectora de Alto Gobierno
Germn Insuasty Mora Claudia Patricia Hernndez Len
Subdirector Administrativo y Financiero Directora Jurdica
dgard Sierra Cardozo
Secretario General Mara del Pilar Arango Viana
Rubn Daro Caldern Jaramillo Directora de Polticas
Jefe de la Oficina Asesora Jurdica de Control Interno
Jair Solarte Padilla
Jos Fernando Berro Berro
Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin
Director de Desarrollo Organizacional
Eurpedes Gonzlez Ordez
Jefe Control Interno
Alberto Medina Aguilar
William Espinosa Santamara Director de Empleo Pblico
Decano Facultad de Pregrado
Zoraida Celis Carrillo Celmira Frasser Acevedo
Decana Facultad de Postgrado Jefe Oficina Asesora de Planeacin
Carlos Roberto Cubides Olarte
Decano Facultad de Investigaciones Rubn Daro Mina Snchez
Luz Amparo Gonzlez Agudelo Jefe Oficina de Control Interno
Lilia Ins Rojas Parra
Margarita Mara Ricardo vila Victoria Eugenia Daz Acosta
Equipo Coordinador Jefe Oficina de Sistemas
COMPILACIN DE CONCEPTOS FRENTE A LA IMPORTANCIA
DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECI
EN EL ESTADO COLOMBIANO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA FUNCIN PBLICA
Elizabeth Rodrguez Taylor
Directora
ESCUELA SUPERIOR
DE ADMINISTRACIN PBLICA
Honorio Miguel Henrquez Pinedo
Director Nacional
EQUIPO TCNICO DE TRABAJO
Santiago Nez Ramrez
Andrs Mndez Jimnez
Juan Felipe Rueda Garca
Mara del Pilar Arango Viana
Directora de Control Interno y Racionalizacin de Trmites
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
EJECUCIN
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
Direccin Jurdica
Escuela Superior de Administracin Pblica
Subdireccin de Proyeccin Institucional
Versin 1
Bogot, D.C., julio de 2010
ISBN 978-958-652-369-1
TABLA DE CONTENIDO
Pgs.
INTRODUCCIN...................................................................................................... 9
Compilacin de conceptps frente a la importancia del Modelo Estndar

CAPTULO I. NORMATIVIDAD............................................................................. 11
CAPTULO II. IMPLEMENTACIN DEL MECI................................................... 13
CAPTULO III. ARMONIZACIN MECI-CALIDAD............................................ 21
CAPTULO IV. CONCEPTOS PARTICULARES................................................... 23
de Control Interno MECI en el Estado colombiano

4.1. Administracin del Riesgo........................................................................... 23
4.2. Planes de Mejoramiento............................................................................... 24
4.3. Cdigo de Buen Gobierno............................................................................ 27
4.4. Auditora Interna........................................................................................... 28
4.5. Estilo de Direccin....................................................................................... 30
4.6. Controles....................................................................................................... 31
4.7. Importancia de las Oficinas de Control Interno............................................ 32
4.8. Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos.............................................. 36
CAPTULO V. PUBLICACIONES RELACIONADAS........................................... 39
Departamento Administrativo de la
FUNCIN PBLICA
Repblica de Colombia
FUNCIN PBLICA
INTRODUCCIN
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, como ente rector de la poltica

de Control Interno para las entidades del Estado, presenta la Cartilla de Compilacin de
Conceptos Tcnicos frente al Modelo Estndar de Control Interno en el Estado colom-

biano, la cual se convierte en un instrumento valioso para aquellas entidades obligadas a
implementar el modelo.
Esta cartilla tiene como fin brindar orientacin sobre temas inherentes a la implementacin
y mantenimiento del MECI y recoge las inquietudes ms frecuentes que sobre la materia
han tenido las entidades desde la expedicin del Decreto 1599 de 2005.
Se espera que esta compilacin sea un medio para que las entidades del Estado fortalezcan

el control en su interior, como un mecanismo que permita la satisfaccin de los ciudada-
nos y la consecucin de los fines esenciales del Estado.
FUNCIN PBLICA
FUNCIN PBLICA
Captulo I
NORMATIVIDAD
Art. 209 de la Constitucin Poltica. La funcin administrativa est al servicio de los in-
tereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin,

la delegacin y la desconcentracin de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cum-
plimiento de los fines del Estado. La Administracin Pblica, en todos sus rdenes, tendr
un control interno que se ejercer en los trminos que seale la ley.
Art. 269 de la Constitucin Poltica. En las entidades pblicas, las autoridades correspon-
dientes estn obligadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos

y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual
podr establecer excepciones y autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas
privadas colombianas.
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Como parte de la
aplicacin de un apropiado Sistema de Control Interno el representante legal en cada orga-
nizacin deber velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluacin y control
de gestin, segn las caractersticas propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido
en el artculo 343 de la Constitucin Nacional y dems disposiciones legales vigentes.
Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
Administracin Pblica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupcin
administrativa.
Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de
las entidades del orden nacional, regula el ejercicio de la funcin administrativa, determina
la estructura y define los principios y reglas bsicas de la organizacin y funcionamiento
de la Administracin Pblica.
Determina los fundamentos del sistema de desarrollo administrativo, entendido como el

11
conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter admi-
nistrativo y organizacional para la gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos,
FUNCIN PBLICA
materiales, fsicos, y financieros de las entidades de la Administracin pblica, orientado
a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional, de conformidad con
la reglamentacin que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control
Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica del Orden Nacional
y Territorial y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto
a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de
las entidades y organismos del Estado.
Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para
el Estado colombiano. Mediante este decreto se determina la estructura necesaria para

establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las
entidades y agentes obligados conforme al artculo 5 de la Ley 87 de 1993.
Decreto 2913 de 2007, establece que el Modelo Estndar de Control Interno y el Sistema
de Gestin de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como propsito comn
el fortalecimiento institucional, la modernizacin de las instituciones pblicas, el mejo-
ramiento continuo, la prestacin de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta
direccin y los funcionarios en el logro de los objetivos; por lo tanto, su implementacin

debe ser un proceso armnico y complementario.
Comunicado del 20 de octubre de 2008, donde se establecen los productos mnimos para
evaluar la implementacin del MECI.
Decreto 4445 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 2913 de 2007, y se ampla el
plazo de implementacin del MECI en las entidades de 3, 4, 5 y 6 categora hasta junio
de 2009.
Decreto 3181 de 2009, por el cual se concede un plazo para el fortalecimiento en la im-
plementacin del MECI en las entidades que hacen parte de los municipios de 3, 4, 5 y
6 categora.
Mediante Circular 100-006 de 2009 se definen las fases y fechas para culminar el
proceso de implementacin del MECI en los municipios mencionados en el Decreto
3181 de 2009.
12
FUNCIN PBLICA
Capitulo II
IMPLEMENTACIN DEL MECI
Qu es el MECI?
Respuesta: Es un Modelo Estndar de Control Interno que tiene como fin servir de control

de controles para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucio-
nales en el marco legal aplicable a ellas.
Est dispuesto en tres subsistemas secuenciales que se establecen dentro del ciclo de me-
joramiento contino (PHVA: planear, hacer, verificar, actuar), partiendo del Subsistema
de Control Estratgico en el cual se crea el ambiente organizacional necesario para mante-
ner el sistema y se organiza la entidad de tal manera que el control sea transversal a todas
sus actividades; as mismo, en este subsistema se establece la administracin de riesgos

como componente esencial del Sistema de Control Interno institucional, a travs del cual
se identifican, analizan y valoran estos, buscando mitigar su presencia y efecto.
El segundo subsistema, el de Control de Gestin, operacionaliza el control dentro de la

entidad por medio de aquellas actividades de control para garantizar el cumplimiento de
sus objetivos y, adems indica cmo se debe desarrollar la captura y procesamiento de
la informacin, y la creacin de canales efectivos de comunicacin para que la toma de
decisiones sea basada en hechos reales, por este medio se desarrolla el Hacer.
Por su parte, el tercer y ltimo subsistema, el de Control de Evaluacin, logra que los
funcionarios evalen los controles y la gestin de la entidad, y le da un papel importante
a las Oficinas de Control Interno y los rganos de Control como evaluadores indepen-
dientes del sistema, desarrollando el Verificar. Para finalizar, se llevan a cabo planes de
mejoramiento institucionales por procesos e individuales, terminando con el Actuar del
ciclo de mejoramiento continuo.
Finalmente, para entender que el Modelo Estndar de Control Interno ha sido implemen-
tado deben estar correctamente desarrollados los 29 elementos de control que hacen parte
del mismo. El nivel de implementacin de stos se establece en el Manual de Implementa-
cin del MECI y los productos mnimos que se requieren para cada uno de ellos han sido
evidenciados en un comunicado expedido por le Consejo Asesor del Gobierno Nacional
13
en materia de Control Interno de las entidades del Orden Nacional y Territorial que se
encuentra dentro de la normatividad relacionada en esta cartilla.
FUNCIN PBLICA
Qu entidades estn obligadas a implementar el MECI?
Respuesta: El artculo 1 del Decreto 1599 de 2005 establece que Adptase el Modelo
Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual deter-
mina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar
y mantener el Sistema de Control Interno en entidades y agentes obligados conforme al
artculo 5 de la Ley 87 de 1993.
El citado artculo a su vez plantea: Campo de aplicacin. La presente Ley se aplicar a

todos los organismos y entidades de las ramas del poder pblico en sus diferentes rdenes
y niveles, as como en la organizacin electoral, en los organismos de control, en los
establecimientos pblicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las
sociedades de economa mixta en las cuales el Estado posea el 90% o ms de capital

social, en el Banco de la Repblica y en los fondos de origen presupuestal.
Cules son los roles en la implementacin del MECI?
Respuesta: Los roles de la Oficina de Control Interno en la implementacin del MECI,

son los siguientes:
Evaluar peridicamente el nivel de desarrollo e implementacin.
Verificar la suficiencia, calidad y especificaciones de los recursos asignados para la

implementacin.
Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las ejecutadas.
Evaluar permanentemente el desempeo de los grupos de trabajo.
Evaluar la gestin de responsables.
Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el directivo responsable.
Concluir y recomendar acciones de ajuste.
Recomendar ajustes al diseo e implementacin.
Por su parte, el representante de la Alta Direccin tiene como funciones:
Evaluar, desde el autocontrol, el diseo e implementacin del MECI.
Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del Mo-

14 delo Estndar de Control Interno.
Asegurar el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.
FUNCIN PBLICA
Informar a la alta direccin.
Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.
Coordinar con los directivos o responsables de rea o procesos.
Hacer seguimiento a las actividades planeadas.
Someter los resultados a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno.
Finalmente, las responsabilidades del equipo MECI son las siguientes:
Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control In-

terno bajo las orientaciones del representante de la direccin.
Capacitar a los servidores de la entidad.
Asesorar en el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.
Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas.

Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea.
El representante legal puede delegar a cualquier funcionario para la implementacin

del MECI?
Respuesta: El Representante Legal de la entidad, como nico responsable de establecer,

desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designar a un directivo de primer
nivel de la respectiva entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos
de garantizar la operacionalizacin de las acciones necesarias al desarrollo, implementa-
cin y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estn-
dar de Control Interno que establece el Anexo Tcnico MECI 1000:2005, quien actuar
bajo las polticas establecidas por el Comit de Coordinacin de Control Interno.
La entidad deber contar con un equipo de trabajo institucional con diferentes niveles de
autoridad y responsabilidad frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos as:
Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comit de Coordinacin

de Control Interno.
Un segundo grupo operativo, que se denominar Equipo MECI conformado por ser-
vidores pblicos de la entidad, de carcter multidisciplinario con representatividad de
15
todas las reas organizacionales de la entidad, el cual deber ser coordinado y supervi-
sado por el representante de la direccin.
FUNCIN PBLICA
Un tercer grupo evaluador, integrado por el Jefe de la Unidad u Oficina de Control
Interno o quien haga sus veces en la respectiva entidad y los Servidores Pblicos a
su cargo, que tendrn bajo su responsabilidad la evaluacin independiente y objetiva
del desarrollo, implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI
1000:2005.
Las instituciones educativas pblicas de carcter Departamental o Municipal deben

implementar el MECI?
Respuesta: Las instituciones de educacin bsica y media departamentales o municipales

son dependencias de la Gobernacin o Alcalda Secretara de Educacin, y no organis-
mos ni entidades independientes de estas y por lo tanto no estn obligadas a implementar
un Sistema de Control Interno ni a organizar una Oficina de Control Interno.
Por consiguiente, corresponde al Gobernador o Alcalde implementar el control interno en

toda la Gobernacin o Alcalda de manera integral, incluidas las secretaras y dependen-
cias como son los establecimientos educativos.
Los rectores de cada establecimiento educativo, como jefes de tales dependencias, son
responsables ante su superior inmediato de implementar y aplicar mtodos y procedi-
mientos adecuados de control y velar por la calidad, eficiencia y eficacia de estos, en la
dependencia a su cargo.
Finalmente, la gobernacin o alcalda pueden realizar procesos de sensibilizacin y ca-

pacitacin al personal docente y administrativo de las instituciones sobre los conceptos
tcnicos y las normas que regulan el Modelo Estndar de Control Interno e invitarlos a que
sean partcipes en su implementacin.
Los Concejos Municipales deben implementar el MECI?
Respuesta: Por mandato constitucional, segn lo disponen los artculos 209 y 269 de la
Carta Magna, el control interno debe implementarse en todas las entidades pblicas.
Conforme al artculo 5 de la Ley 87 de 1993, que desarroll las citadas disposiciones cons-
titucionales, estas se aplican a todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder
Pblico en sus diferentes rdenes y niveles as como en la organizacin electoral, en los or-
ganismos de control, en los establecimientos pblicos, en las empresas industriales y comer-
ciales del Estado, en las sociedades de economa mixta en las cuales el Estado posea el 90%
o ms de capital social, en el Banco de la Repblica y en los fondos de origen presupuestal.
De acuerdo con el artculo 312 de la Constitucin Poltica, los Concejos municipales son
corporaciones administrativas elegidas popularmente.
16
Segn el artculo 39 de la Ley 489 de 1998, Estatuto Bsico de la Administracin Pblica,
esta se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Pblico
FUNCIN PBLICA
y por todos los dems organismos y entidades de naturaleza pblica que de manera per-
manente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la
prestacin de servicios pblicos del Estado colombiano.
El mismo artculo determina que las Asambleas Departamentales y los Concejos Distrita-
les y Municipales son corporaciones administrativas de eleccin popular que cumplen las
funciones que les sealan la Constitucin Poltica y la ley.
La Corte Constitucional en Sentencia C-538 de 1995 ha sido clara en precisar que los
Concejos municipales y distritales, as como las Asambleas departamentales, son entes
administrativos.
De lo expuesto se deduce que el rgimen de control interno es aplicable a todo organismo

del Estado que cumpla funciones administrativas y maneje recursos pblicos, que no sea
sujeto a rgimen privado de administracin. Esta deduccin encuentra mayor fundamento
en los objetivos, caractersticas y elementos del control interno, detallados en los artculos
2, 3 y 4 de la Ley 87 de 1993, estos hacen relacin a aspectos meramente administrati-
vos y financieros comunes a todos los organismos y entidades del Estado.
Las empresas de servicios pblicos deben implementar el MECI?

Respuesta: El artculo 186 de la Ley 142 de 1994 expresa que esta reglamenta de manera
general las actividades relacionadas con los servicios pblicos definidos en esta ley; de-
roga todas las leyes que le sean contrarias y prevalecer y servir para complementar e
interpretar las leyes especiales que se dicten para algunos de los servicios pblicos a los
que ella se refiere.
En caso de conflicto con otras leyes sobre tales servicios, se preferir esta, y para efectos
de excepciones o derogaciones no se entender que ella resulta contraria por normas pos-
teriores sobre la materia, sino cuando estas identifiquen de modo preciso la norma de esta
ley objeto de excepcin, modificacin o derogatoria.
Conforme al artculo 17 de la Ley 142 de 1994, en todo caso, el rgimen aplicable a las
entidades descentralizadas de cualquier nivel territorial que presten servicios pblicos, en
todo lo que no disponga directamente la Constitucin, ser el previsto en dicha ley la cual
contempla las siguientes competencias en materia de control interno para las empresas de
servicios pblicos domiciliarios.
Corresponde a cada Entidad Prestadora de Servicios Pblicos: realizar un conjunto

de actividades de planeacin y ejecucin para lograr que sus objetivos se cumplan; definir
y disear los procedimientos de control interno, as como la evaluacin peridica de su
cumplimiento, de acuerdo con las reglas que establezcan las Comisiones de Regulacin, 17
actividad que podr ser contratada con empresas privadas, y organizar la auditora interna
de la empresa, estableciendo sus funciones.
FUNCIN PBLICA
Al Gerente de cada Empresa: responder por el diseo y aplicacin del control interno
de la respectiva empresa.
A la Auditora Interna u Oficina de Control Interno: evaluar y vigilar el control inter-

no de la respectiva entidad por delegacin del Gerente.
A las Comisiones de Regulacin: promover y regular el balance de los mecanismos de

control y determinar los criterios, evaluaciones y modelos de control interno. Balance de
los mecanismos de control buscado por la respectiva Comisin de Regulacin; velar por
la progresiva incorporacin y aplicacin del control interno en las empresas de servicios
pblicos. Para ello, vigilar que se cumplan los criterios, evaluaciones, indicadores y
modelos que definan las Comisiones de Regulacin, y podr apoyarse en otras entidades
oficiales y particulares.
Por lo tanto, las empresas de servicios pblicos no deben implementar el Modelo Estndar
de Control Interno, sino organizar el control interno de acuerdo a lo establecido en la Ley
142 de 1994.
Las entidades en liquidacin deben implementar el MECI?
Respuesta: El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno se ha

pronunciado en el sentido de indicar que en una entidad en liquidacin, para garantizar una
gestin eficiente, eficaz y transparente, encaminada exclusivamente hacia la liquidacin,
se intensifica la obligacin de verificar el buen manejo de los recursos, el cumplimiento de
las normas, la sujecin de los planes, programas y proyectos relacionados con el proceso
de liquidacin institucional, por lo que cobra mayor importancia la necesidad de contar
con un rea o empleo que tenga a su cargo las funciones de asesora, evaluacin y segui-
miento a dichos elementos que constituyen el Sistema de Control Interno.
Dentro de los objetivos del Sistema de Control Interno, contemplados en el artculo 2 de la

Ley 87 de 1993, se encuentran los de proteger los recursos de la organizacin, buscando su
adecuada administracin ante posibles riesgos que lo afecten; velar porque todas las activi-
dades y recursos de la organizacin estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la
entidad; garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin institucional; definir y
aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten
en la organizacin y que puedan afectar el logro de sus objetivos; y garantizar que el Sistema
de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin.
Esta misma norma, en su artculo 6, seala la responsabilidad del Representante Legal de

cada entidad u organismo del Estado, sin exceptuar las entidades en liquidacin, para que
establezcan y desarrollen el Sistema de Control Interno en la organizacin.
18
El artculo 34, numeral 31 del Cdigo Disciplinario nico, Ley 734 de 2002, establece
que es deber de los servidores pblicos, en este caso del Representante Legal, adoptar el
FUNCIN PBLICA
Sistema de Control Interno y la funcin independiente de Auditora Interna de que tratan
la Ley 87 de 1993 y dems normas que la modifiquen o complementen.
Armonizando los elementos de juicio expuestos, se puede concluir que durante el proceso
de liquidacin de una entidad, cobra mayor vigencia la necesidad de desarrollar las labores
de asesora, seguimiento y evaluacin de todos los componentes del Sistema de Control
Interno.
Aunque la Empresa se encuentre en liquidacin, contina la obligacin del Representante

Legal de implementar y desarrollar el Sistema de Control Interno, las herramientas objeto
de su consulta hacen parte de los diferentes componentes del Sistema de Control Interno,
razn por la cual se considera que es necesario que se continen desarrollando, adaptn-
dolas a la nueva situacin de liquidacin mientras la entidad termina su proceso.

19
FUNCIN PBLICA
FUNCIN PBLICA
Captulo III
ARMONIZACIN MECI-CALIDAD
Se pueden implementar MECI y Sistema de Gestin de la Calidad al mismo tiempo?
Respuesta: Los dos sistemas son complementarios y pueden implementarse simultnea-

mente, ya que cada uno aporta insumos importantes al otro, se sugiere que sea el mismo
lder para los dos sistemas, as como el mismo equipo operativo.
Tanto el Sistema de Control Interno, como el Sistema de Gestin de la Calidad, son herra-
mientas que tienen como propsito central contribuir al fortalecimiento de la accin de las
diversas organizaciones que los implementen. Por lo general, estos Sistemas se soportan
en elementos comunes, los cuales deberan ser identificados en etapas tempranas de la
implementacin, a fin de evitar que se dupliquen esfuerzos (NTCGP 1000:2009).

Los tres Subsistemas, el de Control Estratgico, el de Control de Gestin y Control de
Evaluacin que posee el MECI permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos
dentro del contexto de las entidades del Estado. Por lo anterior, la planeacin y formula-
cin articulada debe ser coherente con el uso de herramientas para evitar la duplicidad de
acciones para el logro de los objetivos comunes.
Al articular estas herramientas, se fortalece la capacidad administrativa, el desempeo

institucional, y la gestin de los principales recursos de la entidad: humanos, materiales y
financieros.
Es importante precisar que el cumplimiento de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin

Pblica no implica el implementar el Modelo Estndar de Control Interno y, viceversa, no
obstante aporta a su cumplimiento.
Son armnicos el MECI y el Sistema de Gestin de Calidad? y Cmo interactan den-

tro del mejoramiento continuo de una entidad?
Respuesta: La complementariedad, tanto de los sistemas de calidad como de control se

encuentra bsicamente bajo la dinmica del proceso de gestin, con una mirada de mejo-
21
ramiento continuo, donde el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) integra los
elementos prioritarios de la Norma de Calidad y del MECI.
FUNCIN PBLICA
En la fase de planeacin institucional, el Direccionamiento Estratgico, la Administracin
de Riesgos y el Ambiente de Control como componentes MECI, al igual que la responsa-
bilidad de la Alta Direccin y Gestin de Recursos del Sistema de Calidad, son elementos
indispensables en la planeacin por parte de la Gerencia Pblica.
En la fase del hacer, el Subsistema de Control de Gestin y sus respectivos componentes

dentro del Sistema de Control Interno, as como la realizacin del producto y prestacin
del servicio en el Sistema de Gestin de la Calidad, aportan al desarrollo de las actividades
propias de la entidad.
En la fase de verificacin, el MECI a travs de la Autoevaluacin, la Evaluacin Indepen-

diente, la medicin, anlisis y mejora que presenta el Sistema de Gestin de la Calidad
son los mecanismos que garantizan que el quehacer institucional est orientado a las ne-
cesidades reales de los clientes.
Finalmente, en la fase del actuar los Planes de Mejoramiento formulados dentro de la

entidad, sumados al anlisis y mejora de los productos de cada entidad, permiten que se
trabaje bajo un enfoque de mejoramiento continuo.
Tanto el Sistema de Gestin de la Calidad como el Modelo Estndar de Control Interno

se encuentran orientados a un mejoramiento permanente de la gestin y el Sistema de
Control Interno de las entidades del Estado.
A travs del cumplimiento de los requisitos incluidos en los numerales 4, 5 y 6 de la

Norma Tcnica de Calidad y de lo estipulado en el Subsistema de Control Estratgico del
MECI, a travs de los procesos gerenciales, las entidades planean su gestin orientada a
la satisfaccin de sus usuarios.
Con base en lo planeado y estructurado, y de acuerdo con lo establecido en el numeral 7

de la NTCGP 1000:2009 y en el Subsistema de Control de Gestin del MECI, a travs de
los procesos misionales y de apoyo, las entidades ejecutan y desarrollan los productos y
servicios que suministran a sus clientes.
Finalmente, mediante el desarrollo de lo expuesto en el numeral 8 de la Norma Tcnica

de Calidad y en el Subsistema de Control de Evaluacin del MECI, por medio de sus
procesos de control y evaluacin las entidades miden los resultados de su gestin y tra-
zan las acciones de mejora requeridas para aumentar la satisfaccin de sus usuarios con
consideraciones de eficacia, eficiencia y efectividad, las cuales nuevamente alimentan el
proceso de planeacin.
22
FUNCIN PBLICA
Capitulo IV
CONCEPTOS PARTICULARES
4.1. ADMINISTRACIN DEL RIESGO
Cul es la metodologa sugerida por el Departamento Administrativo de la Funcin

Pblica para la administracin de riesgos?
Respuesta: En la actualidad el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica ma-

neja una publicacin referente a la Administracin de Riesgos, donde se proponen las
diferentes etapas para llevarla a cabo. Teniendo en cuenta lo dispuesto por este documen-
to, en su metodologa, las etapas para realizar una adecuada administracin de riesgos en
una entidad son las siguientes: contexto estratgico, identificacin de riesgos, anlisis,
valoracin y establecimiento de polticas. En ese orden de ideas una vez se identifica el

riesgo, el anlisis buscar, a travs de su tabla de valores, establecer la probabilidad de
ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos
con el fin de obtener informacin para establecer el nivel de riesgo, para luego identificar
los controles necesarios con el fin de evitarlo, reducirlo, compartirlo y asumirlo. A su
vez la metodologa maneja una serie de informacin para consolidarla en formatos que
permitirn evidenciar cada una de estas secuencias.
Todos los riesgos deben estar asociados en el mapa de riesgos institucional?
Respuesta: Los procesos de la entidad son de cuatro clases: estratgicos, misionales, de

apoyo y de evaluacin. Se entiende que los riesgos que afecten directamente el cumpli-
miento de los objetivos institucionales son a su vez riesgos institucionales, razn por la
cual se trabajan desde los procesos pero hacen parte del mapa de riesgos institucional y
la oficina de control interno debe hacerle seguimiento aunque los responsables son los
dueos de los procesos.
A quin corresponde iniciar los ajustes a los mapas de riesgos? A la Oficina de Control
Interno o al Equipo MECI en su condicin de lder del proceso de Administracin del
Riesgo en la entidad?
Respuesta: Teniendo en cuenta que las funciones del Equipo MECI son las siguientes:
23
Adelantar el proceso de diseo e implementacin del componente de la Administracin
del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la direccin.
FUNCIN PBLICA
Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo y el Componente de la Adminis-
tracin del Riesgo.
Asesorar a las reas de la entidad en el diseo e implementacin del Componente de la

Administracin del Riesgo.
Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas de diseo e

implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo al representante de
la direccin para su aplicacin.
Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea en aquellas activida-
des requeridas para el diseo e implementacin del Componente de la Administracin
del Riesgo.
El encargado de proponer los ajustes a los mapas de riesgos es el Equipo MECI y quienes
se encargan de realizarlos son los dueos de cada proceso. La Oficina de Control Interno
cumple dentro de la metodologa de Administracin del Riesgo una funcin de asesora
y evaluacin, en ningn momento de ejecucin a no ser que sean los riesgos de su rea.
4.2. PLANES DE MEJORAMIENTO

Cules son los planes de mejoramiento existentes y en qu consisten?
Respuesta: Como est definido en el manual de Implementacin del Modelo Estndar

de Control Interno MECI, los planes de mejoramiento se encuentran enmarcados en el
componente Planes de Mejoramiento del Subsistema Control de Evaluacin. Estos son
elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corre-
gir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno.
Ahora, y para mayor claridad, se especificarn cada uno de los planes existentes. Los
planes de mejoramiento institucionales son elementos de control que permiten el mejo-
ramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad pblica.
Integran las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad
para fortalecer el desempeo institucional.
Los planes de mejoramiento por procesos son elementos de control que contienen los
planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y
de las reas responsables dentro de la entidad pblica deben adelantarse para fortalecer
su desempeo y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el
cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.
24
Los planes de mejoramiento individuales contienen las acciones de mejoramiento que
debe ejecutar cada uno de los servidores pblicos para mejorar su desempeo y el del rea
FUNCIN PBLICA
organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos para una
mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.
Cmo se deben elaborar los planes de mejoramiento institucionales?
Respuesta: Para el diseo del elemento de control de los Planes de Mejoramiento Institu-
cional es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenien-
tes de la Evaluacin Independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones
contenidas en los Informes de Auditora Interna y Control Fiscal. Los pasos a seguir son:
a) Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Institucional considerando, entre otros,

los siguientes aspectos:

Procesos
Objetivos
rea organizacional responsable
Causas

Acciones
Indicadores
Responsables de la ejecucin
Recursos
Cronograma de ejecucin
Observaciones
Responsable: Representante legal y los servidores responsables de los procesos.
b) Presentar los avances a la ejecucin del Plan de Mejoramiento Institucional al Comit

de Coordinacin de Control Interno. Responsable: Representante de la Direccin, los
servidores responsables de los procesos y el Equipo MECI.
c) Hacer seguimiento y evaluacin al Plan de Mejoramiento institucional. Responsable:

Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
Cmo se deben elaborar los planes de mejoramiento por procesos?

25
Respuesta: Para el diseo del elemento de control de los Planes de Mejoramiento por
Procesos es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones prove-
FUNCIN PBLICA
nientes de la Autoevaluacin del Control, Autoevaluacin de la Gestin, la Evaluacin
Independiente al Sistema de Control Interno y las recomendaciones contenidas en los
informes de Auditora Interna. De igual manera, para este diseo se debern tener en
consideracin las observaciones producto de las auditoras que adelante el rgano de
Control Fiscal que den lugar a la concertacin de planes de mejoramiento con la entidad
pblica vigilada. Los pasos a seguir son:
a) Elaborar y consolidar el plan de Mejoramiento por Procesos, considerando, entre otros,

los siguientes aspectos:
Procesos
Objetivos
Causas
Acciones
Indicadores
Responsables de la Ejecucin
Recursos
Cronograma de Ejecucin
Observaciones
Responsable: Representante legal y servidores responsables de los procesos.
b) Presentar los avances a la ejecucin del Plan de Mejoramiento por Procesos al Re-
presentante legal. Responsables: Servidores responsables de los procesos y Equipo
MECI.
c) Hacer seguimiento y evaluacin al Plan de Mejoramiento por Procesos. Responsable:

Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
Cmo se deben elaborar los planes de mejoramiento individuales?
Respuesta: Para el diseo del elemento de control de los Planes de Mejoramiento Indivi-
dual1 es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes
de la Autoevaluacin del Control, Autoevaluacin de la Gestin, la Evaluacin Indepen-
26
1 Se recomienda consultar la Circular 100-003 de 2010 del DAFP, en la cual se plantean orientaciones para el manejo de los planes de mejoramiento
individual.
FUNCIN PBLICA
diente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los informes de
Auditora Interna y los resultados de las evaluaciones del desempeo y de los acuerdos de
gestin. Los pasos a seguir son:
a) Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento individual, consignando en l los

compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas
laborales que inciden en su desempeo. As mismo, en este Plan debe quedar claro el
compromiso del servidor de recibir la capacitacin que le brinda la entidad, a travs
del plan institucional de capacitacin, con el fin de mejorar su capacidad individual
para el desempeo de su cargo. Responsable: Cada servidor y su superior inmediato.
b) Hacer seguimiento y evaluacin al Plan de Mejoramiento Individual. Responsable:

Cada servidor y su superior inmediato.

4.3. CDIGO DE BUEN GOBIERNO
Qu entidades tienen la obligacin de realizar el cdigo de buen gobierno?
Respuesta: el Cdigo de Buen Gobierno slo es obligatorio para aquellas entidades a las
que la ley o un organismo regulador se lo exija, y las que voluntariamente quieran adop-

tarlo e implementarlo como herramienta de gestin. Frente a lo planteado, anteriormente,
no todas las entidades estaran obligadas a tenerlo; sin embargo, sera interesante que las
entidades adoptaran un cdigo propio con el objetivo de evidenciar el compromiso por
parte de la alta direccin y a su vez ratificar el cumplimiento de los objetivos instituciones.
Sin embargo, de acuerdo a lo establecido en el Modelo Estndar de Control Interno, MECI,

las entidades s deben contar con un documento donde se determine lo siguiente:
La identificacin e implementacin de los acuerdos colectivos sobre actitudes, prcticas

y formas concretas de actuacin que asumen los servidores pblicos de cada una de las
reas de las instituciones, garantizan una eficaz Administracin Pblica.
Su aplicacin se traduce en la operacionalizacin de los siguientes aspectos:
El respeto y reconocimiento de la dignidad de la persona humana.
La bsqueda permanente del inters general.
El contemplar los valores que regirn el buen gobierno tales como objetividad, toleran-
cia, integridad, responsabilidad, credibilidad, imparcialidad, transparencia, entre otros.
Es decir, que sean claras las polticas internas en la entidad dirigidas a la transparencia
27
institucional a la atencin a cliente, a la participacin ciudadana y a facilitar el control
social.
FUNCIN PBLICA
4.4. AUDITORA INTERNA
Cul es el rol de la oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces,
en la auditora interna de calidad?
Respuesta: La Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, es la dependencia

encargada de coordinar el proceso de auditoras internas de calidad, dado que la Ley 87
de 1993 en su artculo 9 le asigna la responsabilidad de medir y evaluar la eficiencia,
eficacia y economa de los dems controles y determina que como mecanismo de verifica-
cin y evaluacin del Control Interno se utilizarn las normas de auditora generalmente
aceptadas.
La coordinacin de las auditoras por parte de esta oficina tiene la finalidad de respetar
el rol que se le ha sido asignado por ley, como evaluadora y verificadora de la gestin y
del logro de los objetivos, y de planear las auditoras de tal manera que no se presenten
reprocesos, con el fin de que los encargados de los procesos no se vean sometidos a
reiteradas auditoras.
Es importante recordar que en la Gua de Armonizacin del Modelo Estndar de Control

Interno y el Sistema de Gestin de la Calidad, se estableci que las auditoras tanto de
MECI como de Calidad deben desarrollarse a travs de un programa de auditoras aproba-

do por el Comit de Coordinacin de Control Interno, razn por la cual las fechas de las
auditoras de Calidad deben ser concertadas con el representante de la Alta Direccin para
el Sistema de Gestin de Calidad.
Las auditoras de calidad podrn ser ejecutadas directamente por el delegado de la direc-
cin para calidad y los auditores de la entidad capacitados para este fin, razn por la cual la
Oficina de Control Interno planea y coordina las auditoras, pero prepara nicamente las
auditoras de gestin y presenta un informe con dos captulos, uno con los resultados de la
auditoria de gestin y otro captulo con los resultados de la auditora de calidad; por ello,
una vez concluida la auditora de Calidad, la Oficina de Control Interno ser la encargada
de consolidar y presentar el informe final a la Alta Direccin de la entidad.
Se debe tener en cuenta que el Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o
quien haga sus veces, es el responsable de la planeacin y desarrollo de los procesos de
auditora; por lo tanto, los registros, evidencias y dems documentos que se generen como
resultado de estas, deben reposar en esta dependencia y ser informados desde ella.
En relacin con los informes de auditora aprobados, estos se entregarn a los receptores
designados por el cliente de la auditora, segn haya quedado estipulado en el objetivo y
alcance de esta, para las acciones correctivas y de mejora que pudieren resultar y copia de
28
este reposar en la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces,
para las acciones de seguimiento correspondientes.
FUNCIN PBLICA
Quin debe ser responsable en la planeacin y desarrollo de las auditoras internas?
Respuesta: Todos los aos las Oficinas de Control Interno deben someter a consideracin
del Comit de Coordinacin de Control Interno el programa anual de auditoras; en este
sentido lo que se recomienda es que dentro de este se incluyan las auditoras de calidad,
cuyas fechas sern coordinadas con el encargado por la Direccin del tema de calidad.
Las auditoras de calidad sern realizadas por el encargado de calidad y los auditores a su
cargo y al jefe de control interno deben hacerle llegar los resultados de las auditoras para
incluirlos en el informe que se va a presentar al representante legal de la entidad.
En los lineamientos formulados al respecto de la planeacin no se ha establecido que

la Oficina de Control Interno realice auditoras de calidad, razn por la cual no debera

verse afectada la independencia de dicha oficina, ya que la ejecucin y desarrollo de estas
auditoras estn a cargo del delegado de la direccin para calidad y de los auditores de
la entidad.
Cmo se deben presentar los informes de auditoras integradas MECIcalidad?
Respuesta: Es necesario precisar que los resultados que se obtienen de estas auditoras
son diferentes; mientras que producto de la auditora de gestin realizada por la Oficina

de Control Interno se obtienen recomendaciones, identificacin de riesgos, acciones co-
rrectivas y preventivas, que muy seguramente harn parte de un plan de mejoramiento; de
la auditora de calidad se obtiene informacin relacionada con elementos de mejora que
no pueden se interpretados de la misma manera que los resultados propios de la auditora
de Control Interno. Razn por la cual el informe ser presentado en dos captulos, el
primero contar con los resultados obtenidos de la auditora de gestin y el segundo con
los obtenidos en la auditora de calidad.
Los registros, evidencias y dems documentos que se generen como resultado de las audi-
toras deben reposar en la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus
veces, ya que, como se anot anteriormente, es responsable de la planeacin y desarrollo
de los procesos de auditora.
En relacin con los informes de auditora aprobados, estos se entregarn a los responsables
del proceso auditado, segn haya sido estipulado en el objetivo y alcance de estos, para
las acciones correctivas y de mejora que pudieren resultar y copia de estos reposar en la
Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces, para las acciones de
seguimiento correspondientes.
Cmo se efecta el seguimiento a los dos Sistemas?

29
Respuesta: La Oficina de Control Interno, Auditora Interna, o quien haga sus veces, asu-
miendo su rol de evaluador independiente, deber realizar evaluaciones, seguimiento y
FUNCIN PBLICA
monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo de implementacin del Sistema de
Gestin de la Calidad, conforme al plan previamente establecido por esta.
Una vez implementado el Sistema de Gestin de Calidad en la entidad, uno de los objeti-
vos por los que debe velar la Oficina de Control Interno es el aseguramiento de la calidad,
enfocado a verificar que se mantiene el control y con el fin de identificar posibles des-
viaciones; esto es, valorar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento
del sistema de calidad, acompaar y asesorar en la implementacin y desarrollo de este,
realizar su evaluacin y seguimiento, fomentar la cultura de control en relacin con este
sistema y, finalmente, constituirse en el canal institucional de relacin con entes externos
respecto del mismo.
4.5. ESTILO DE DIRECCIN
En qu consiste el elemento estilo de Direccin?
Respuesta: Es un elemento de control que define la filosofa y el modo de administrar del

Gobernante o Gerente Pblico; estilo que se debe distinguir por su competencia, integri-
dad, transparencia y responsabilidad pblica.
Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la
entidad hacia el cumplimiento de su misin, en el contexto de los fines sociales del Estado.
El modo o la manera que asume el nivel directivo la conduccin de la entidad define un
estilo de gestin propio que, a pesar de tener como base los principios y valores individua-
les de la mxima autoridad y de su nivel directivo, obliga a asumir los requisitos de tipo
moral, tico, de responsabilidad, de transparencia, compromiso con el servicio pblico,
conocimiento, suficiencia y capacidad gerencial necesarios para conducir la entidad en el
actuar que exige la ciudadana.
El estilo de Direccin constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar y
orientar las acciones de la entidad, generando autoridad y confianza y demostrando capa-
cidad gerencial, conocimiento de las necesidades de la ciudadana y las partes interesadas
de la entidad, compromiso con el control y con el cumplimiento de la misin, visin,
planes y programas, buen trato a los servidores pblicos y una utilizacin transparente y
eficiente de los recursos.
El estilo de Direccin permite que los servidores pblicos se desempeen en un ambiente

que facilite tanto la comprensin y el respeto por el control, como la motivacin para
30
la sugerencia de medidas que fomenten el mejoramiento en la prestacin del servicio
pblico.
FUNCIN PBLICA
4.6. CONTROLES
A qu hace referencia el elemento de control Controles dentro del Componente de Acti-

vidades de Control?
Respuesta: Son un conjunto de acciones definidas para prevenir o reducir el impacto de

los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos requeridos para el
logro de los objetivos de la entidad.
Estos controles se disean para las actividades, con el objeto de definir acciones condu-
centes a reducir los riesgos; estos deben ser suficientes, claros, comprensibles, eficaces,
econmicos y oportunos.

Existen dos tipos de controles:
Preventivos: Aquellos que actan para eliminar las causas del riesgo con el fin de
prevenir su ocurrencia o materializacin.
Correctivos: Aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad despus de ser

detectado un evento no deseable; tambin permiten la modificacin de las acciones que
propiciaron su ocurrencia.

Estos, a su vez, pueden ser manuales o automatizados, y discrecionales o no discreciona-
les. Los controles manuales son aquellos realizados por las personas responsables de los
procesos en los que estn inmersos el juicio y la capacidad del hombre y dependen nica-
mente de la participacin humana para su aplicacin; como ejemplos se pueden encontrar
la revisin de documentos y la supervisin en la realizacin de un proceso.
Por su parte, los controles automatizados son procedimientos programados en el compu-

tador, en el software de soporte o en el software de aplicacin diseados para prevenir,
detectar, o corregir errores o irregularidades que afecten las actividades. Es decir, estos
tipos de controles requieren de la tecnologa para su aplicacin.
Los controles discrecionales son aquellos que en determinadas circunstancias pueden ser
obviados por los responsables de su ejecucin; por ejemplo, no pedir documentos de iden-
tificacin a ciertas personas. As mismo, los controles no discrecionales corresponden al
tipo de control que no puede ser omitido bajo ninguna circunstancia; por ejemplo, el uso
de la contrasea en un cajero electrnico.
Cul es la responsabilidad de la Oficina de Control Interno frente a este tema?
Respuesta: La Oficina de Control Interno debe capacitar y asesorar a la entidad sobre

31
la importancia de los controles como medidas tomadas por la Alta Direccin y los res-
ponsables de los procesos para aumentar la probabilidad de que los objetivos y metas
FUNCIN PBLICA
establecidos sern alcanzados, y cmo estos pueden utilizarse desde el punto de vista de
la prevencin (para evitar hechos no deseados), o de correccin (para evitar que sucedan
nuevamente hechos indeseados), entendiendo que el sistema de control es el conjunto
integrado de componentes y actividades de control utilizados por una entidad para lograr
sus objetivos y metas.
Sin embargo, cuando se determina un riesgo, las diferentes acciones de mitigacin del
riesgo que se establecen en las diferentes actividades deben estar a cargo del responsable
del proceso.
4.7. IMPORTANCIA DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO

Cmo opera el Control Interno en una entidad estatal de orden municipal?
Respuesta: Conforme a la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias, como son los
Decretos 2145 de 1999, 2539 de 2000 y 1537 de 2001, el ejercicio del Control Interno en
toda entidad del Estado es una funcin que debe realizarse por cada empleado o trabajador
a la par con las dems funciones sealadas para su cargo.
Las mencionadas normas diferencian tres aspectos complementarios entre s en materia de

Control Interno, a saber:
El ejercicio del Control Interno
El Sistema de Control Interno
La Oficina de Control Interno.
El ejercicio del Control Interno consiste en todo aquello que debe realizar cada empleado
para que las funciones asignadas en el respectivo manual especfico de funciones de cada
cargo obedezcan a parmetros de calidad, transparencia, eficiencia y eficacia.
La Oficina de Control Interno es la dependencia de cada entidad encargada de evaluar en

forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al represen-
tante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo. Esta Oficina
estar compuesta por un Jefe de la misma y un grupo multidisciplinario (personas con
profesiones y formacin en distintos campos del saber).
El Jefe de esta Oficina de Control Interno debe ser un funcionario pblico de planta, de
nivel directivo y, por consiguiente, de libre nombramiento y remocin, designado para el
caso de las entidades de orden territorial por el representante legal o mximo directivo del
32
organismo respectivo, segn sea su competencia y de acuerdo con lo establecido en las
disposiciones propias de cada entidad.
FUNCIN PBLICA
Para desarrollar su labor de evaluar el sistema de control interno de la entidad, el jefe de
la Oficina de Control Interno debe realizar las funciones sealadas en el artculo 12 de la
Ley 87 de 1993.
De acuerdo con la Ley 617 de 2000, artculo 75, los municipios de categora 3, 4, 5 o
6 no estn obligados a tener oficina de Control Interno y en tal caso las funciones de esta
pueden ser ejercidas por una dependencia que cumpla funciones similares, como sera la
oficina de planeacin del municipio, pero eso no significa que deje de existir el ejercicio
del control interno y el Sistema de Control Interno en la entidad, en los trminos descritos
anteriormente.
Se puede tercerizar las funciones de Control Interno en una entidad?

Respuesta: Es posible que el Control Interno sea ejercido por personal externo al organis-
mo o entidad siempre y cuando se tengan en cuenta las siguientes condiciones:
El artculo 269 de la Constitucin Poltica seala:
En las entidades pblicas las autoridades correspondientes estn obligadas a dise-

ar y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de

control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podr establecer
excepciones y autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas privadas
colombianas.
La Ley 87 de 1993, al desarrollar el artculo constitucional, en relacin con los servicios

que se pueden contratar en materia de control interno seal:
ARTCULO 7o. CONTRATACIN DEL SERVICIO DE CONTROL INTER-

NO CON EMPRESAS PRIVADAS. Las entidades pblicas podrn contratar con
empresas privadas colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio
de la organizacin del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditoras
internas. Sus contratos debern ser a trmino fijo, no superior a tres aos, y debern
ser escogidos por concurso de mritos en los siguientes casos:
a) Cuando la disponibilidad de los recursos tcnicos, econmicos y humanos no le

permitan a la entidad establecer el Sistema de Control Interno en forma directa.
b) Cuando se requieran conocimientos tcnicos especializados.
c) Cuando por razones de conveniencia econmica resultare ms favorable.
Se exceptan de esta facultad los organismos de seguridad y de defensa nacional. 33

(...).
FUNCIN PBLICA
De conformidad con la citada disposicin, es viable que las entidades y organismos que
se encuentran dentro del campo de aplicacin de la Ley 87 de 1993 contraten el servicio
de la organizacin del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditoras internas,
siempre que se cumpla una cualquiera de las condiciones sealadas por el legislador para
el efecto. Sobre el alcance de lo que se debe entender por sistema de control interno,
resulta necesario citar el artculo 1 de la citada ley, el cual consagra:
Definicin de control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado

por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios,
normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por
la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actua-
ciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen de
acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas
trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos.
Ahora bien, en relacin con la evaluacin y control de la gestin de las organizaciones,

la definicin de las unidades u oficinas de coordinacin de control interno y del jefe de la
unidad de control interno seal.
ARTCULO 8o. EVALUACIN Y CONTROL DE GESTIN EN LAS ORGANI-

ZACIONES. Como parte de la aplicacin de un apropiado Sistema de Control Inter-
no el representante legal en cada organizacin deber velar por el establecimiento

formal de un sistema de evaluacin y control de gestin, segn las caractersticas
propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artculo 343 de la Cons-
titucin Nacional y dems disposiciones legales vigentes.
ARTCULO 9o. DEFINICIN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINA-

CIN DEL CONTROL INTERNO. Es uno de los componentes del Sistema de
Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la
eficiencia, eficacia y economa de los dems controles, asesorando a la direccin en
la continuidad del proceso administrativo, la reevaluacin de los planes establecidos
y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas
u objetivos previstos.
PARGRAFO. Como mecanismos de verificacin y evaluacin del control interno

se utilizarn las normas de auditora generalmente aceptadas, la seleccin de indica-
dores de desempeo, los informes de gestin y de cualquier otro mecanismo moder-
no de control que implique el uso de la mayor tecnologa, eficiencia y seguridad.
ARTCULO 10. JEFE DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIN DEL

CONTROL INTERNO. Para la verificacin y evaluacin permanente del sistema de
control interno, las entidades estatales designarn como asesor, coordinador, auditor
34
interno o cargo similar, a un funcionario pblico que ser adscrito al nivel jerrquico
superior y designado en los trminos de la presente ley.
FUNCIN PBLICA
Posteriormente, mediante el Decreto 1537 de 2001, Por el cual se reglamenta parcial-
mente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan
el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado, en el artculo 3
consagr frente a las Oficinas de Control Interno lo siguiente:
ARTICULO 3. DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. En desarrollo

de las funciones sealadas en el artculo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben
desempear las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las
organizaciones pblicas, se enmarcan en cinco tpicos, a saber: valoracin de ries-
go, acompaar y asesorar, realizar evaluacin y seguimiento, fomentar la cultura de
control, y relacin con entes externos.
A su vez, en el artculo 4, en relacin con la administracin del riesgo, seala:

Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las
entidades pblicas, las autoridades correspondientes establecern y aplicarn polti-
cas de administracin del riesgo. Para tal efecto, la identificacin y anlisis de riesgo
debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administracin y las oficinas de
control interno o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como
externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecucin de los obje-

tivos organizacionales, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en
actividades de control, acordadas entre los responsables de las reas o procesos y las
oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos.
De conformidad con las normas citadas, es responsabilidad del representante legal de

cada organismo o entidad implementar y velar por la aplicacin de un adecuado sistema
de evaluacin y control de la gestin, funcin que puede ser cumplida directamente o
a travs de delegacin en un directivo de primer nivel, de acuerdo a lo establecido en
el Decreto 1599 de 2005 Por medio del cual se adopta el Modelo Estndar de Control
Interno para el Estado Colombiano MECI o contratando el servicio de la organizacin
del Sistema de Control Interno. Por otro lado, puede, igualmente, contratar la auditora
interna, el servicio de valoracin del riesgo y el ejercicio de la evaluacin y seguimiento
con empresas privadas colombianas.
Si el representante legal opta por la contratacin, deber sustentar en un estudio tcnico la

causal que lo lleva a tomar est decisin, de conformidad con el artculo 7 de la citada Ley
87 de 1993.
El funcionamiento del Sistema de Control Interno es una funcin exclusiva e indelegable

de todas las instancias de la organizacin en cabeza del representante de la entidad, por lo
cual no es viable su contratacin, no obstante es claro que el ejercicio de la evaluacin y
35
el seguimiento, as como la implementacin y la valoracin del riesgo son servicios que
pueden ser contratados, de acuerdo con la autorizacin dada en la Ley 87 de 1993.
FUNCIN PBLICA
Finalmente, es necesario precisar que para dar cumplimiento al artculo 3 del decreto 1537
de 2001, las funciones de fomento de cultura del control, asesora y acompaamiento y
relacin de entes externos, en caso de la tercerizacin de la oficina de control interno
deben ser asignadas a un asesor del despacho.
4.8. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS TICOS
Quin es el responsable de implementar este elemento?
Respuesta: El elemento debe ser elaborado con la participacin de todos los funcionarios
y adems debe contar con el compromiso de los directivos. Igualmente, se debe conformar
un equipo donde se cuente con representantes de cada dependencia de manera que se
encarguen de multiplicar y difundir las acciones.
Se deben desarrollar acciones de sensibilizacin que permitan identificary seleccionar

de los principios y valores ms representativos; as mismo, se debe propender al forta-
lecimiento de la tica organizacional y pblica para que el tema despierte el inters y
el dominio de todos, de manera que se logre un mayor compromiso frente al cdigo o
documento que se adopte.
Una vez seleccionados y definidos los principios, valores y conductas que tienen que com-
partir todos los funcionarios y que les son propios en relacin con su funcin social y su
quehacer institucional, se debe contar con mecanismos y compromisos de los servidores
para propender a cabal cumplimiento. (Por ejemplo, una reunin en donde los empleados
firman un acta de compromiso).
Es importante establecer espacios de reflexin donde se renan ya sea por dependencias

o reas mnimo dos veces al ao para verificar que las conductas que se desarrollen en
la entidad estn acordes con lo contemplado en el cdigo de tica o el documento que se
adopt.
Cul es la intencin de conformar un comit de tica?
Respuesta: La intencin de crear este comit en el cual participen funcionarios de la alta

direccin y de otros niveles de la organizacin es precisamente la de generar compromiso
institucional y responsabilidad en la configuracin de los principios y valores que regirn
la organizacin.
Principios y valores que debern generarse con la participacin de los servidores de la

entidad y no por imposicin o decisin de la alta direccin. Con este mecanismo se darn
las orientaciones de poltica en el tema, as como las acciones a desarrollar dentro de la
36
organizacin para construir un cdigo de tica consensuado y participativo que posterior-
mente se refleje en el clima y cultura organizacional.
FUNCIN PBLICA
Cules son los requisitos para elaborar un documento que contenga los Acuerdos, Com-
promisos y Protocolos ticos?
Respuesta: La construccin del documento de Acuerdos, Compromisos y Protocolos ti-

cos parte de la voluntad y participacin de todos los funcionarios para actuar y acoger el
documento, al igual que se genere el ambiente adecuado para la expresin de sentimientos
cuando algn funcionario falte a los principios y valores definidos.
Para mayor formalidad del documento, es conveniente que se emita un acto administrativo
interno en donde se contemplen mnimo los siguientes aspectos: objetivos, argumentos
legales, tcnicos y humanos sobre la necesidad de tener unos principios y valores institu-
cionales, justificacin, finalidad y mbito de aplicacin; determinacin y definicin de los
principios sobre los cuales se orienta la entidad; determinacin y definicin de los valores

que son importantes para la organizacin y para qu se va a utilizar dicho documento.
Es importante dar a conocer los principios y valores institucionales en el proceso de in-

duccin que se les hace a los nuevos empleados para que, desde luego, conozcan mejor la
entidad y sus normas de conducta.
As mismo, acompaar todo este proceso con el fortalecimiento de la cultura del auto-
control en lo referente a la divulgacin de los procesos de la entidad, misin, visin y

quehacer institucional, el conocimiento de la entidad y de los principios y valores de la
organizacin fortalece el control social, entendido, como aplicar el autocontrol frente a
los compaeros que no lo estn cumpliendo o aplicando, por lo tanto, indistintamente
del nombre que se le d a este documento; lo importante es cumplir con los parmetros
mnimos anteriormente definidos y que el mismo sea plenamente conocido por todos los
funcionarios de la entidad, quienes deben saber dnde pueden consultarlo.
37
FUNCIN PBLICA
FUNCIN PBLICA
Captulo V
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La Gua de Administracin del Riesgo tiene como fin hacer nfasis en la necesidad

imperiosa de que las entidades pblicas tengan inmersos en sus procesos los controles
necesarios para lograr prestar servicios y productos con altos estndares de calidad. La
gua es un complemento de lo establecido en el Modelo Estndar de Control Interno con
respecto al Componente Administracin de Riesgos y plantea la metodologa a seguir para
dar cumplimiento a lo establecido en dicho modelo.

- Rol de la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces
Documento metodolgico que busca, a travs del perfeccionamiento e instrumentalizacin

de cada uno de los tpicos dentro de los cuales se enmarca el rol de la Oficina de Control
Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces establecidos en el Decreto 1537 de 2001,
que los encargados de desarrollar ese papel en la organizacin cuenten con directrices y
herramientas tcnicas modernas, apropiadas y suficientes para cumplir sus funciones de
manera eficaz y eficiente y, por consiguiente, le permitan llevar a cabo adecuadamente la
Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno y la funcin de auditora interna,
tal como lo establece el MECI.
- Diseo, manejo, interpretacin y seguimiento de Indicadores de Gestin
Instrumento donde se recopilan los conceptos y propuestas metodolgicos que se espera

sirvan de gua para un tema tan relevante dentro de la gestin pblica. Es importante,
aclarar que la metodologa sugerida se constituye en una orientacin bsica para el desa-
rrollo de los indicadores, dado que para su aplicacin cada entidad, dentro de su mbito y
basados en el direccionamiento estratgico y caracterizacin de procesos, debe establecer
39
las variables, las unidades de medida y los parmetros o metas frente a los cuales ser ms
adecuada la medicin de su gestin.
FUNCIN PBLICA
- Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009
La primera actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica tiene

como objetivo primordial facilitar la interpretacin e implementacin de los requisitos del
Sistema de Gestin de la Calidad, as como promover su implementacin conjunta con
el Modelo Estndar de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Por lo tanto, esta
actualizacin no incluye los nuevos requisitos ni reduce los de la versin 2004.
La actualizacin introduce cambios para aclarar los requisitos existentes en la primera edi-
cin de la norma (basados en la versin 2008 de la norma NTC-ISO 9001, la versin 2005
de la norma NTC-ISO 9000 y en las lecciones aprendidas durante un primer periodo de
uso de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica), y demostrar la compatibilidad
entre el Sistema de Gestin de la Calidad y el Sistema de Control Interno, resaltando los
elementos comunes entre los dos sistemas.
- Compilacin actualizada y complementada de conceptos de control interno a junio 2002
Este documento se encuentra al servicio de todas las instituciones del Estado, de las Ofi-
cinas de Control Interno o quien haga sus veces, de los servidores pblicos y de todos los
interesados en la materia, donde aparecen compilados, actualizados y complementados los
conceptos emitidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control
Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial desde su organizacin en 1996
hasta junio de 2002.
40
FUNCIN PBLICA
COBERTURA NACIONAL
ANTIOQUIA META
Calle 56 No.45-34 Carrera 31A No. 34A-23
Postgrados Calle 60 No. 41-46 San Fernado
Medelln Villavivencio
Telfono: 254 0012 Telfono: 344 0595
antioquia@esap.edu.co meta@esap.edu.co
ATLNTICO NARIO
Carrera 54 No. 59-248 Calle 20 No. 28-35 Interior 5
Barranquilla Pasto
atlntico@esap.edu.co narino@esap.edu.co
BOLIVAR NORTE DE SANTANDER

Avenida Pedro de Heredia Avenida 12 Este No. 1N-80
Sector El Espinal. Calle 32 No. 18C-192 Quinta Oriental
Cartagena Ccuta
bolivar@esap.edu.co nsantander@esap.edu.co
BOYACA RISARALDA
Avenida Oriental 9-12 Carrera 7 No. 9-64 Sector la Badea
Tunja Dos Quebradas - Risaralda
Telfono: 403312 Telfono: 330 7777
boyaca@esap.edu.co risaralda@esap.edu.co
CALDAS SANTANDER
Calle 64A No. 30-29 Via Ftima Carrera 28 No. 31-07
Manizales Bucaramanga
caldas@esap.edu.co santander@esap.edu.co
CAUCA TOLIMA
Calle 3 No. 4-08 Calle 33 No. 8-142
Popayn Ibagu
cauca@esap.edu.co tolima@esap.edu.co
CUNDINAMARCA VALLE
Carrera 2 No. 20-02 Avenida 2 BIS No. 24AN- 25 -31
Fusagasuga Cali
cundinamarca@esap.edu.co esap.valle@esap.edu.co
HUILA CAQUETA
Calle 10 No. 5-05 Piso 4 Edificio Colpatria
Neiva
Telfono: 871 1743
huila@esap.edu.co
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Carrera 66 No. 24-09 Bogot, D. C.
PBX: (571) 457 8000 - Fax: 457 8034
www.imprenta.gov.co
e-mail: correspondencia@imprenta.gov.co

Cartillas de Administración Pública: Compilación de Conceptos Frente A La Importancia Del Modelo Estándar de Control Interno MECI en El Estado Colombiano

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Cartillas de Administracin Pblica

Compilacin de conceptps frente a la importancia del Modelo Estndar

CAPTULO II. IMPLEMENTACIN DEL MECI................................................... 13

CAPTULO III. ARMONIZACIN MECI-CALIDAD............................................ 21

CAPTULO IV. CONCEPTOS PARTICULARES................................................... 23

de Control Interno MECI en el Estado colombiano

4.2. Planes de Mejoramiento............................................................................... 24

4.3. Cdigo de Buen Gobierno............................................................................ 27

4.4. Auditora Interna........................................................................................... 28

4.5. Estilo de Direccin....................................................................................... 30

4.7. Importancia de las Oficinas de Control Interno............................................ 32

4.8. Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos.............................................. 36

CAPTULO V. PUBLICACIONES RELACIONADAS........................................... 39

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, como ente rector de la poltica

Compilacin de conceptps frente a la importancia del Modelo Estndar

de Control Interno MECI en el Estado colombiano

Compilacin de conceptps frente a la importancia del Modelo Estndar

de Control Interno MECI en el Estado colombiano

Determina los fundamentos del sistema de desarrollo administrativo, entendido como el

el Estado colombiano. Mediante este decreto se determina la estructura necesaria para

direccin y los funcionarios en el logro de los objetivos; por lo tanto, su implementacin

Compilacin de conceptps frente a la importancia del Modelo Estndar

de Control Interno MECI en el Estado colombiano

El segundo subsistema, el de Control de Gestin, operacionaliza el control dentro de la

El citado artculo a su vez plantea: Campo de aplicacin. La presente Ley se aplicar a

sociedades de economa mixta en las cuales el Estado posea el 90% o ms de capital

Cules son los roles en la implementacin del MECI?

Respuesta: Los roles de la Oficina de Control Interno en la implementacin del MECI,

Evaluar peridicamente el nivel de desarrollo e implementacin.

Verificar la suficiencia, calidad y especificaciones de los recursos asignados para la

Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las ejecutadas.

Evaluar permanentemente el desempeo de los grupos de trabajo.

Evaluar la gestin de responsables.

Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el directivo responsable.

Concluir y recomendar acciones de ajuste.

Recomendar ajustes al diseo e implementacin.

Por su parte, el representante de la Alta Direccin tiene como funciones:

Evaluar, desde el autocontrol, el diseo e implementacin del MECI.

Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del Mo-

Asegurar el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.

Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.

Coordinar con los directivos o responsables de rea o procesos.

Hacer seguimiento a las actividades planeadas.

Someter los resultados a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno.

Finalmente, las responsabilidades del equipo MECI son las siguientes:

Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control In-

Compilacin de conceptps frente a la importancia del Modelo Estndar

Capacitar a los servidores de la entidad.

Asesorar en el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.

Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas.

de Control Interno MECI en el Estado colombiano

El representante legal puede delegar a cualquier funcionario para la implementacin

Respuesta: El Representante Legal de la entidad, como nico responsable de establecer,

Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comit de Coordinacin

Las instituciones educativas pblicas de carcter Departamental o Municipal deben

Respuesta: Las instituciones de educacin bsica y media departamentales o municipales

Por consiguiente, corresponde al Gobernador o Alcalde implementar el control interno en

Finalmente, la gobernacin o alcalda pueden realizar procesos de sensibilizacin y ca-

Los Concejos Municipales deben implementar el MECI?

De lo expuesto se deduce que el rgimen de control interno es aplicable a todo organismo

Compilacin de conceptps frente a la importancia del Modelo Estndar

Las empresas de servicios pblicos deben implementar el MECI?

de Control Interno MECI en el Estado colombiano