ARMADA ARGENTINA

ESCUELA DE INFANTERIA DE MARINA

SISTEMA ABIERTO DE NIVEL MEDIO

UNIDAD 1

INTRODUCCION A LAS BASES DE DATOS (bdd)

La finalidad del alumno al aprender a usar una computadora es poder procesar ms

cantidad de informacin en menos tiempo si lo vemos desde el punto de vista de una
oficina cualquiera, la idea es reemplazar los elementos comunes del escritorio por las
correspondientes herramientas informticas, como ejemplo diremos que el haber aprendido
a utilizar WORD ha eliminado de nuestro escritorio, la mquina de escribir, el papel
carbnico, los biblioratos o carpetas, la goma de borrar y sobre todo la tediosa tarea de
volver escribir un informe completo cuando nuestro jefe decide cambiar de lugar un
prrafo, de la misma manera el uso de EXCEL ha permitido solucionar por medio de la
computadora los problemas que antes solucionbamos con calculadora lpiz y papel,
finalmente y para poder informatizar por completo nuestro escritorio falta eliminar de l
los ficheros de cartn.

Por ejemplo el fichero de nuestros clientes o el fichero de nuestros alumnos.

Para verlo desde el punto de vista de nuestra actividad profesional diremos que se guardan
en ficheros las existencias de un depsito o stock los datos personales del personal de un
destino, los datos de tiro de un arma determinada.

Por ello es que debemos prestar especial atencin a este programa de computadora pues
permitir solucionar uno de los problemas ms importantes de los ficheros de cartn que es
la necesidad de efectuar la bsqueda de informacin de manera secuencial (revisando todas
las fichas)

Ejemplo:

Si en un fichero donde tengo los datos del personal militar de un destino necesito buscar
por ejemplo los que han nacido en la ciudad de MAR DEL PLATA para asignarles una
determinada comisin del servicio, debo buscar las fichas una a una y separar aquellas que
son de esa localidad, pero si adems necesito que sean mujeres, debo revisar nuevamente
las fichas extradas y separar aquellas que son mujeres, lo cual en un destino con 1400
hombres puede ser sumamente tedioso.

Este problema lo soluciona de manera muy fcil una base de datos informatizada dado que
permite bsquedas por ms de una condicin, y rpidamente brinda la informacin
solicitada en el formato adecuado.

Pasemos entonces a conocer esta herramienta para nuestra diaria tarea:

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Definiciones Bsicas:

Base de Datos: es un conjunto de informacin relativa a una determinada actividad, como

por ejemplo la BDD del personal de un destino (Personal)

Una BDD puede contener varias tablas relacionadas

Tabla: dentro de las BDD que contienen informacin sobre un tema especfico, podemos
agrupar datos que se refieran a una parte de ese tema, como por ejemplo una tabla donde se
guardan los datos de los cursos efectuados por el personal, otra donde se guardan sus datos
personales, otra en la cual se guardan sus calificaciones, etc.

Registros: Son los datos de un individuo en particular, por ejemplo dentro de la BDD
Personal los datos del agente civil Prez Julio.

Campos: Son cada uno de los datos de un registro, por ejemplo, el lugar de nacimiento, la
fecha de nacimiento, sus nombres, su direccin, etc.

Nombre
del
campo
Contenido
del campo
Registro

En el cuadro anterior vemos como est guardada la informacin en una tabla. Como
recordarn es muy similar a las tablas de WORD o a los datos de EXCEL, asimismo existe
una gran similitud entre esta tabla y una similar realizada en un fichero de cartn:

Id de pedido 11022
Id de cliente HANAR
Fecha entrega 09-may-96
Empleado Dodsworth
anne
FICHA 1

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Estas tablas se pueden haber llenado desde cualquier informacin obrante en formularios o
papelera que utilizaba la empresa antes de decidirse a pasar a informatizar su
administracin.
Es de fundamental importancia por lo tanto verificar la papelera y ficheros existentes en la
empresa dado que estos sern la fuente de la cual se obtendrn los datos para llenar nuestra
Base de Datos.
Por ejemplo las indicadas en el grfico siguiente que a su vez generalmente se encuentran
relacionadas porque en ambas debe existir un campo en comn por ejemplo Id de cliente.

Una vez entendido el concepto general del modo de funcionamiento de una BDD
pasaremos a analizar los pasos necesarios para el diseo de una BDD, la cual por
simplicidad supondremos que tiene una sola tabla.

PASOS PARA EL DISEO DE UNA BDD

Disear una BDD toma cierto tiempo y esfuerzo, pero este proceso mental previo ahorra
largamente el tiempo invertido cuando nos sentamos frente a la computadora para
materializar nuestro trabajo. Un plan construido cuidadosamente sirve de anteproyecto para
la estructura de la BDD. Con un buen diseo dedicar menos tiempo a enmiendas y
correcciones durante la etapa de creacin y el resultado final ser una BDD que aumentar
su productividad y la de todos aquellos que la utilicen.
Al disear una BDD, debemos dividir en varios temas la INFO a procesar.

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PASOS A SEGUIR

PASO1: DETERMINAR EL PROPOSITO DE LA BDD

PASO2: DETERMINAR LAS TABLAS
PASO3: DETERMINAR LOS CAMPOS
PASO4: DETERMINAR LAS RELACIONES
PASO5: REFINAR EL DISEO

PASO1:DETERMINAR EL PROPOSITO DE LA BDD

En esta etapa debemos averiguar o definir la informacin que se desea obtener de la BDD.
A partir de all podr determinar los temas sobre los que necesita almacenar datos (Tablas)
y los datos que necesita almacenar sobre cada tabla (Campos).
Hable con personas que vayan a utilizar la BDD, intercambie ideas sobre las preguntas que
desearan que ella pudiera responder, elabore en borrador los informes que debera brindar,
rena y verifique los informes que actualmente se utilizan y que sern reemplazados por la
BDD, vea como se recaben los datos en forma manual, etc.
En resumen sepa de que tema se trata.

Por ejemplo deseamos tener una BDD para controlar las ventas de una empresa.

PASO 2: DETERMINAR LAS TABLAS

Determinar las tablas de la BDD puede ser el proceso ms delicado ya que toda la
informacin posterior que se procese depende de ellas.
Por ello vamos a desarrollar un poco mas en detalle el tema tablas

Que es una tabla?

Una tabla es un lugar donde se almacenan datos sobre un determinado tema que
contribuyen al propsito de la BDD, como por ejemplo una tabla con los datos de los
clientes, una con el stock y facturacin y una sobre los datos de los empleados podran
ayudarnos a controlar eficazmente las ventas de una empresa.

En una BDD como la planteada puede haber varias tablas pero tambin puede existir una
BDD con una sola tabla.

Como ejemplo utilizaremos una de las tablas, la de los datos de los clientes

PASO 3: DETERMINAR LOS CAMPOS

Para determinar los campos de la tabla decida lo que necesita saber sobre la persona,
empresa, cosas o eventos registrados en la tabla, considere los campos como los datos de
las tablas.

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Cada registro o fila de la tabla contiene el mismo conjunto de datos. Por ejemplo el campo
Direccin del cliente, de la tabla clientes, de la BDD ventas, contiene para cada uno de
nuestros clientes su direccin.

Sugerencias para determinar los campos:

Asegrese que cada campo de una tabla esta directamente relacionado con el tema de la
tabla
No incluya datos derivados o calculados
Incluya toda la informacin que necesite
Almacene la informacin de cada campo asignndole al mismo la menor longitud
( en caracteres ) posible.

Esto se debe, a que como la cantidad de informacin que puede almacenar un disco
rgido se mide en bytes o caracteres, si cada campo ocupa muchos bytes, podremos
como consecuencia almacenar menos registros.

PASO 4: DETERMINAR LAS RELACIONES

Si en una BDD usamos varias tablas al obtener los informes es muy probable que debamos
conseguir para completarlos informacin de distintas tablas, en este proceso debemos ver la
manera de indicarle a ACCESS como recuperar esa info en forma conjunta.
Por ejemplo supongamos que deseamos telefonear a un empleado y hacerle ciertas
preguntas sobre una venta que l hizo, cuando est de vacaciones. Los nmeros de
telfonos de los empleados estn almacenados en la tabla empleados y las ventas estn
almacenadas en la tabla de facturacin y stock. Cuando se indique a ACCESS la venta
sobre la que se desea informacin, este programa podr buscar el nmero de telfono del
empleado basado en la relacin entre ambas tablas (un dato comn en ambas) como ser el
nmero de identificacin o CUIL del empleado

PASO 5: REFINAR EL DISEO

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones que necesite, es el momento de
estudiar el diseo para detectar posibles fallos.
Cree las tablas, llene algunos registros y vea si puede obtener las respuestas deseadas de la
BDD, cree borradores de sus formularios e informes y vea si estos muestran los datos
esperados, busque si hay datos duplicados innecesarios y elimnelos, a medida que pruebe
la BDD podr descubrir posibles mejoras, he aqu una gua de puntos a verificar:
Ha olvidado incluir algn campo?
Ha elegido una clave principal adecuada? (Veremos esto mas adelante)
Est escribiendo info repetida en varias tablas?
Tiene tablas con muchos campos y un pequeo nmero de registros?
Contesta la BDD a mis preguntas?

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TRABAJO PRACTICO 1-A

INTRODUCCION-DISEO DE LA BDD

1. USANDO SOLO LPIZ Y PAPEL VAMOS A DISEAR UNA BDD PARA ELLO
ESCRIBA UN RESUMEN CONCISO DE LOS PASOS PARA EL DISEO DE LA
MISMA.

2. SELECCIONE AHORA UN PROPOSITO PARA UNA IMAGINARIA BDD,

ESCRIBA EL MISMO

3. PIENSE Y ESCRIBA LAS TABLAS QUE CONTENDRA

4. PIENSE Y ESCRIBA LOS CAMPOS DE ESAS TABLAS, EN ESTE PASO DEBER

DETERMINAR

NOMBRE DEL CAMPO

TIPO DE CAMPO
CANTIDAD DE DECIMALES SI ES NUMERICO
LONGITUD DEL CAMPO
OBSERVACIONES

5. PIENSE Y ESCRIBA UNA SERIE DE PREGUNTAS QUE DEBER RESPONDER

SU BDD

6. VERIFIQUE AHORA SI LAS PREGUNTAS PUEDEN SER RESPONDIDAS POR

SUS TABLAS, CASO CONTRARIO AGREGUE O ELIMINE LOS CAMPOS QUE
SEAN NECESARIOS, INDIQUE CUALES EN ESTE PUNTO

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TRABAJO PRACTICO NUMERO 1-B

INTRODUCCION - DISEO DE LA BDD

1. EXPLIQUE QUE USO LE DARIA A UNA BDD

2. AGREGUE LOS PASOS PARA EL DISEO DE LA BDD
3. QUE ELEMENTO DE USO COMUN EN UN ESCRITORIO ES REEMPLAZADO
POR ESTE UTILITARIO
4. AGREGUE A ESTE PRACTICO LAS NOTAS QUE REALIZO DURANTE LA
EJECUCION DEL TP 1
5. QUE ES UN CAMPO
6. QUE ES UN REGISTRO
7. QUE TIPOS DE CAMPO CONOCE Y QUE DATOS CONTIENEN
8. DE DONDE OBTENDRE LA INFORMACION PARA COMPLETAR UNA BDD SI
POR EJEMPLO LA MISMA ESTA SIENDO DISEADA PARA REEMPLAZAR A
LOS FICHEROS DE CARTON DE UNA EMPRESA

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