PROCEDIMIENTO CDIGO: CD-BX-P-7

MANEJO Y TRAMITE DE AVERIAS VERSIN: 2

REGISTRO DE FIRMAS

ELABORADO POR

NOMBRE: LIZETH GALINDEZ FIRMA: __________________________

CARGO: COORDINADORA DE CALIDAD FECHA (dd/mm/aaaa): __________________________

REVISADO POR

NOMBRE: CARLOS ISAZA FIRMA: __________________________

CARGO: DIRECTOR CENTRO LOGISTICO FECHA (dd/mm/aaaa): __________________________

APROBADO POR

NOMBRE: CARLOS ISAZA FIRMA: __________________________

CARGO: DIRECTOR CENTRO LOGISTICO FECHA (dd/mm/aaaa): __________________________

FECHA EFECTIVA: _________________________

(dd/mm/aaaa)

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1. OBJETIVO
Establecer y describir las instrucciones especficas, normas y controles para el manejo de las averas que se
presenten durante el recibo, almacenamiento, alistamiento y despacho de mercanca en el Centro de
Distribucin Baxter.

2. ALCANCE
Este instructivo aplica para las diferentes mercancas del cliente bajo custodia y administracin en el Centro de
Distribucin Baxter.

3. DEFINICIONES

3.1 MERCANCA
Es todo producto terminado, semiterminado, dispositivos mdicos, materias primas, material de empaque y
material P.O.P suministrado para custodia.

3.2 MATERIALES
Insumos para la manufactura y/o acondicionamiento de productos, comprenden materias primas (Principios
Activos y/o auxiliares de formulacin) y materiales de empaque (envases primarios y secundarios, cierres y
rtulos)

3.3 AVERA
Se entender por avera toda mercanca que ha sufrido deterioro, dao parcial o total en su cosmtica externa o
funcionalidad, ha caducado su vigencia o perdido las caractersticas mnimas de calidad.

3.4 ACONDICIONAMIENTO
Accin tomada sobre un producto para convertirlo en disponible para su utilizacin, despus de haber sido
identificada la avera.

3.5 DESTRUCCIN
Accin tomada sobre el producto para impedir su uso inicialmente previsto por parte del cliente, a travs de
empresas autorizadas para realizar la destruccin de la mercanca.
Esta accin se toma cuando el producto no se puede recuperar o el producto no es apto para su uso o
consumo.

3.6 SOLICITUD DE DISPOSICION DE DISCARD

Documento en el cual se registran referencias, lotes y cantidades de la mercanca que se va a destruir, firmado
por funcionarios de Baxter que dan la autorizacin pertinente para que el procedimiento de destruccin se lleve
a cabo.

3.7 ESTADO 520-561

Para el caso de los documentos ST, implica la generacin de un documento en el sistema JDE sin transporte.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
IN-P-3 Control de Averas

5. PROCEDIMIENTO

5.1. CONSIDERACIONES GENERALES

5.1.1 La mercanca que no cumpla con las condiciones de calidad requeridas y se detecte almacenada; en el
proceso de alistamiento y despacho se debe trasladar a un rea especial.

5.1.2 Toda avera generada en el proceso de almacenamiento que genere parciales, deber enviarse la caja
completa a Discard, esta medida aplica para los productos definidos para el control y manejo de factor
empaque.
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5.1.3 Si en el momento de detectarse la avera se presenta riesgo de contaminacin (derrame etc.) se debe
tomar acciones inmediatas para mitigar su impacto con los dems productos del Centro de Distribucin.

5.1.4 Las averas de mercanca deben reportarse de manera inmediata al Supervisor, Auxiliar Administrativo
de Recibo y al Analista de Inventarios.

5.1.5 Las unidades averiadas que sean trasladadas a la zona de averas, deben ser reportadas al Auxiliar
Administrativo para su control y seguimiento en el sistema JDE.

5.1.6 Todo producto identificado como avera que sea crtico, requiere de accin correctiva. La criticidad se
evala por parte del Director, Supervisor y el Analista de Inventarios del Centro de Distribucin teniendo en
cuenta variables como costo, la repeticin de la causa raz que origino la avera y el impacto en el cliente.

5.1.7 El tiempo de atencin y reproceso de las averas generadas por el Centro de Distribucin por parte del
rea de acondicionamiento ser mximo de una (1) hora, siempre y cuando se cuente con la existencia del
material de empaque.

5.1.8 El reporte consolidado de las averas por concepto de cobro al operador detectadas durante el mes
debe ser enviado antes del 5 del mes siguiente a la Direccin Nacional de Inventarios y al Director de la
operacin por el Analista de Inventarios.

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5.2. FLUJOGRAMA

AUXILIAR OPERATIVO SUPERVISOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Inicio

Detectar y notificar la
avera

Diligenciar el reporte
de averas

Validar el
diligenciamiento del
registro y dar VoBo

Separar, rotular y
trasladar mercanca a
la zona de averas

Entregar el reporte de
averas al Auxiliar
Administrativo
Consultar en el
sistema la
disponibilidad de la
mercanca

Mercanca con NO
compromiso
en picking?

SI

Asignar una nueva

ubicacin a la orden
de picking

Realizar la
reimpresin de la
orden y entregar al
operario para
continuar alisamiento

Generar el traslado de
la avera en JDE a la
ubicacin Reproces

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ACONDICIONAMIENTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO AUXILIAR OPERATIVO
SECUNDARIO
1

Realizar el bloqueo
del cdigo, lote,
cantidad en la
ubicacin Reproceso

Entregar el
correspondiente
documento IT al
auxiliar operativo
Trasladar la
mercanca al rea
de
acondicionamiento

Entregar el
documento IT y la
mercanca al Aux.
Operativo de
acondicionamiento

Selecciona la
mercanca
recuperable

Realizar el proceso
de
acondicionamiento

Informar al auxiliar
administrativo la
finalizacin del
proceso
Desbloquear el
producto que se va
a direccionar a
Discard

Generar el
documento ST/OT
dirigido a la bodega
Discard

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ACONDICIONAMIENTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO AUXILIAR OPERATIVO
SECUNDARIO
2

Entregar la mercanca
acondicionada y la
mercanca rechazada al
Aux. Operativo

SI Mercanca NO
rechazada?

Entregar la mercanca al
auxiliar operativo de
Discard con documento
ST/OT

Entregar copia del

documento ST/OT al Aux.
Administrativo

Ubicar la mercanca en el
rea de almacenamiento
y diligenciar acta de
recepcin de producto
terminado

Generar el
correspondiente traslado
en el sistema mediante
documento IT

Alimentar el reporte de
las averas detectadas en
el mes

Archivar documentacin
relacionada con la avera

Fin

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5.3. TABLA EXPLICATIVA DE ACTIVIDADES

No QUIN ACTIVIDAD CMO REGISTRO

El auxiliar operativo al detectar
una avera de las mercancas
durante los procesos de
1 Auxiliar Operativo Detectar y notificar la avera recepcin, almacenamiento, No aplica
alistamiento y despacho, debe
informar inmediatamente al
supervisor.
El auxiliar operativo solicita al
supervisor el registro CD-BX-R-
P7-1 Reporte de Averas para
su diligenciamiento.
Diligenciar el reporte de El auxiliar operativo debe CD-BX-R-P7-1
2 Auxiliar Operativo
averas garantizar que se indique Reporte de Averas
correctamente en el documento
la ubicacin donde se detect o
se separ la mercanca
averiada.
Validar el diligenciamiento Verifica que el reporte este
diligenciado correctamente y CD-BX-R-P7-1
3 Supervisor del registro y dar visto
genera su VoBo. Reporte de Averas
bueno
El auxiliar operativo realiza la
separacin de la mercanca
Separar, rotular y trasladar CD-BX-AS-R-I15P1-1
averiada, la identifica con el
4 Auxiliar Operativo mercanca a la zona de Producto Pendiente por
rotulo de Producto Pendiente
averas Reproceso
por Reproceso y realiza su
traslado a la zona de averas.
El auxiliar operativo entrega el
reporte de averas debidamente
Entregar el reporte de
diligenciado al auxiliar CD-BX-R-P7-1
5 Auxiliar Operativo averas al Auxiliar
administrativo encargado del Reporte de Averas
Administrativo
seguimiento y control de
averas.
El auxiliar administrativo
consulta en JDE la
disponibilidad en Krdex, con el
Consultar en el sistema la
Auxiliar fin de validar si la totalidad del
6 disponibilidad de la No aplica
Administrativo cdigo-lote se encuentra
mercanca
disponible en la ubicacin
indicada en el reporte de
averas.
Si la mercanca averiada se
encuentra comprometida se
Auxiliar Mercanca con compromiso
7 debe continuar con la actividad No aplica
Administrativo en picking
8, de lo contrario con la
actividad 10.
El auxiliar administrativo
Asignar una nueva
Auxiliar consulta la orden en el JDE,
8 ubicacin a la orden de No aplica
Administrativo selecciona la lnea a corregir y
picking
asigna una nueva ubicacin.
Una vez asignada la nueva
ubicacin se efecta la
Realizar la reimpresin de
reimpresin de la orden
Auxiliar la orden y entregar al
9 identificndola con el sello de Order List
Administrativo operario para continuar
REIMPRESION y la orden
alistamiento
corregida con el sello NO
APLICA.
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No QUIN ACTIVIDAD CMO REGISTRO

Despus de dicho proceso debe
entregar nuevamente la order
list al auxiliar operativo para que
contine con el proceso de
alistamiento.
Realizar el respectivo trasladado
en el sistema desde la ubicacin
Generar el traslado de la
Auxiliar donde se detect la avera hacia CD-BX-R-I3-1
10 avera en JDE a la
Administrativo la ubicacin Reproces, dejando Traslados Internos
ubicacin Reproces
registro en el formato de
traslados internos.
Realizar el bloqueo del cdigo,
lote y cantidad en la ubicacin
Realizar el bloqueo del
Auxiliar Reproceso mediante documento
11 cdigo, lote, cantidad en la No aplica
Administrativo SB para la bodega 52 y 62 o
ubicacin Reproces
con documento ST en el estado
520-561 para la bodega 58.
El auxiliar administrativo genera CD-BX-R-I3-1
Entregar el correspondiente copia del registro de Traslados Traslados Internos
Auxiliar
12 documento IT al auxiliar internos y hace entrega de la
Administrativo
operativo original y su copia y el reporte CD-BX-R-P7-1
de avera al auxiliar operativo. Reporte de Averas
Traslada la mercanca
relacionada en el registro de
Trasladar la mercanca al
13 Auxiliar Operativo traslados internos desde la zona No aplica
rea de acondicionamiento
de averas hacia el rea de
acondicionamiento.
El auxiliar operativo realiza
entrega de la mercanca
CD-BX-R-I3-1
averiada al rea de
Entregar el IT y la Traslados Internos
acondicionamiento, entregando
14 Auxiliar Operativo mercanca al Aux. operativo
copia del traslado interno y
de acondicionamiento CD-BX-R-P7-1
solicitando firma del documento
Reporte de Averas
original y el correspondiente el
reporte de avera.
El responsable del rea de
acondicionamiento realiza una
inspeccin visual a la mercanca
averiada con el fin de
Acondicionamiento Seleccionar la mercanca determinar si es posible realizar
15 No aplica
Secundario recuperable un proceso de
acondicionamiento, de igual
forma separa aquella mercanca
cuya disposicin final debe ser
Discard.
Realizar el acondicionamiento
de la mercanca averiada,
segregando el producto que se CD-BX-AS-R-I15P1-2
Acondicionamiento Realizar el proceso de
16 evidencie debe ir a Discard. Producto Reprocesado
Secundario acondicionamiento
El producto acondicionado
debe ser identificado con rotulo
de Producto Reprocesado.
El responsable del rea de
acondicionamiento debe
Informar al Auxiliar Informar mediante correo
Acondicionamiento
17 Administrativo de la electrnico al auxiliar No aplica
Secundario
finalizacin del proceso administrativo la terminacin del
proceso de acondicionamiento y
solicitar el desbloqueo del

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No QUIN ACTIVIDAD CMO REGISTRO

cdigo-lote y cantidad que
efectivamente ser rechazado,

Modificando el documento de
Desbloquear el producto
Auxiliar bloqueo que compromete la
18 que se va a direccionar a No aplica
Administrativo unidades que se deben
Discard
trasladar al rea de Discard.
Una vez liberado el producto, el
responsable del rea de
acondicionamiento genera el
correspondiente documento de
traslado desde la bodega
Generar el documento
Acondicionamiento facturable hacia la bodega de
19 ST/OT dirigido a la bodega Documento ST/OT
Secundario Discard, generando 3 copias,
Discard
para el archivo de
acondicionamiento, el auxiliar
administrativo responsable de
averas y el auxiliar
administrativo de Discard.
El personal de
acondicionamiento realiza de la
entrega de la mercanca
CD-BX-R-P1-1 Acta de
Entregar la mercanca acondicionada junto con el
Recepcin de Producto
Acondicionamiento acondicionada y la registro CD-BX-R-P1-1 Acta de
20 Terminado
Secundario mercanca rechazada al Recepcin de Producto
Aux. Operativo Terminado y la mercanca
Documento ST/OT
rechazada con el
correspondiente documento
ST/OT.
El auxiliar operativo segn la
documentacin recibida evala
si la mercanca debe ir al rea
21 Auxiliar Operativo Mercanca rechazada No aplica
de Discard, si es afirmativo
contina con el paso 22, de lo
contrario con el paso 24.
El auxiliar operativo realiza la
Entregar la mercanca al entrega de la mercanca con el
auxiliar operativo de correspondiente ST/OT al
22 Auxiliar Operativo Documento ST/OT
Discard con documento auxiliar operativo de Discard,
ST/OT solicitando firma de recibido en
documento ST/OT
Realiza la entrega del
documento ST/OT firmado por
Entregar copia del el personal del rea de Discard
23 Auxiliar Operativo documento ST/OT al aux. al auxiliar administrativo Documento ST/OT
administrativo responsable del seguimiento y
control de averas para su
archivo.
El auxiliar operativo ubica la
Ubicar la mercanca en el
mercanca en la bodega
rea de almacenamiento y CD-BX-R-P1-1 Acta de
correspondiente indicando la
24 Auxiliar Operativo diligenciar acta de Recepcin de Producto
posicin en el CD-BX-R-P1-1
recepcin de producto Terminado
Acta de Recepcin de Producto
terminado
Terminado
El auxiliar administrativo genera
Generar el correspondiente el correspondiente documento CD-BX-R-P1-1 Acta de
Auxiliar
25 traslado en el sistema IT en JDE desde la ubicacin Recepcin de Producto
Administrativo
mediante documento IT Reproces hacia la ubicacin Terminado
consignada por el auxiliar
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No QUIN ACTIVIDAD CMO REGISTRO

operativo en el registro CD-BX-
R-P1-1 Acta de Recepcin de
Producto Terminado
Consolidando todas la averas
reportadas en transcurrido del
da en el IN-P3-1 Reporte de
Alimentar el reporte de las
Auxiliar Control de Averas. As mismo IN-P3-1 Reporte de
26 averas detectadas en el
Administrativo debe realizar l envi por correo Control de Averas
mes
electrnico, al Analista de
Inventarios y al coordinador
administrativo de Suppla.
El Aux. Administrativo archiva
Auxiliar Archivar documentacin toda la documentacin de la
27 No aplica
Administrativo relacionada con la avera recepcin de acuerdo al CD-BX-
I-5 Manejo de Archivo.

6. REFERENCIAS

No aplica.

7. CONTROL DE REGISTROS ASOCIADOS

IDENTIFICACIN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN CONSERVACIN

RECUPERACI PROTECCI TIEMPO TIEMPO DISPOSICIN

CDIGO NOMBRE VERSIN ARCHIVO
ON ON ACTIVO INACTIVO FINAL

CD-BX-R-P7- Reporte de Aux.

1 Por fecha AZ 1 mes 5 aos Eliminacin
1 Averas Administrativo

8. HISTRICO DE CAMBIOS Y/O REVISIN

FECHA DE
VERSIN CAMBIO Y/O REVISIN
APROBACIN
Aprobacin inicial del documento.
Nota: Parte de la informacin relacionada en este procedimiento se extrajo del
0 instructivo CD-BX-I-17 Manejo y Tramite de Averas y sus registros asociados,
10/11/2011
debido a la necesidad de redefinir los controles al interior de los procesos la
operacin del CEDI Baxter.
En el numeral 5.3 Tabla Explicativa de Actividades, se realizan las siguiente
modificaciones:
En la actividad 4, se reemplaza el registro CD-BX-R-P7-2 Identificacin de Averas
por el registro CD-BX-AS-R-I15P1-1 Producto Pendiente por Reproceso.
1 10/01/2012
En la actividad 16 se incluye la identificacin de los productos acondicionados
mediante el registro CD-BX-AS-R-I15P1-2 Producto Reprocesado.
Se anula el registro CD-BX-R-P7-2 Identificacin de Averas, por lo cual se elimina
del numeral 7 Control de Registros Asociados.
Se anul el registro CD-BX-R-P7-3 Matriz de Seguimiento a Averas siendo
reemplazado en la actividad 26 del numeral 5.3 Tabla Explicativa de Actividades por
el registro IN-P3-1 Reporte de Control de Averas y retirado del numeral 7 Control de
2 16/07/2012 Registros Asociados.
En el registro CD-BX-R-P7-1 Reporte de Averas se incluy la bodega FARMA y
casilla de control para asignacin de consecutivo y se eliminaron las columnas C.
UNIT y C. TOTAL.

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