Estructura Contable

DIFERIDOS:

Los activos diferidos, a pesar de estar clasificados como un activo, no son otra cosa que
unos gastos ya pagados pero an no utilizados, cuyo objetivo es no afectar la informacin
financiera de la empresa en los periodos en los que aun no se han utilizado esos gastos.

Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no
utilizar de forma inmediata, sino que los ir utilizando, consumiendo con el transcurso del
tiempo, y mientras esto sucede, permanecen en calidad de activos.

Algunos de los gastos que suelen ser pagados de forma anticipada son los arrendamientos,
seguros, papelera, etc. Importante hacer una distincin entre gastos pagados por
anticipado y cargos diferidos.

En la media que estos activos se vayan utilizando se van llevando al gasto correspondiente,
determinado de otra manera, para que la contabilidad refleje la realidad de los hechos.

Los gastos que a un no son utilizados por la empresa deben permanecer en el activo, y una
vez ese activo diferido empiece a contribuir en la generacin del ingreso, deber irse
reconociendo como gasto, en aplicacin de uno de nuestros principios, segn el cual, el
gasto debe asociarse al ingreso que contribuyo a generar, o lo que es lo mismo, a cada
ingreso se debe asociar su respectivo gastos, en el entendido que no puede haber un ingreso
sin haber incurrido en un gasto.

Si los gastos pagados de forma anticipada se llevaran al gasto y no al activo, estaramos

imputando unos gastos que no tienen ninguna relacin con el ingreso, puesto que un gasto
no utilizado no podr contribuir de forma alguna a la generacin de ingresos.

Supongamos que en enero se ha pagado el arrendamiento por 12 meses. Si en enero se lleva

al gasto el arrendamiento de todo el ao, los ingresos de febrero a diciembre no estarn
relacionados con gasto alguno, y en cambio, los ingresos de enero sern afectados por
gastos que corresponden a otros meses, lo cual en nada corresponde a la realidad de la
empresa.
No activar los gastos que se han pagado con anticipacin, afectara el resultado del ejercicio
en el cual no se ha hecho uso de esos gastos, a la vez que los resultados posteriores
carecern de un gasto en el que efectivamente se ha incurrido, por tanto, la utilidad
reflejada resulta sencillamente irreal en los dos casos.

Los activos diferidos deben ser amortizados en la medida en que se van utilizando, en la
media en que se van gastando o consumiendo.

Diferente al caso de la depreciacin de activos fijos, la amortizacin de activos diferidos no

est sujeta a la vida til de x o y concepto, sino que por lo general, se amortizar segn se
vayan consumiendo o gastando los activos, luego, la amortizacin se podr hacer un unos
meses o en varios aos, segn la realidad de cada empresa y de cada costo o gasto.

No obstante, en cuanto a los cargos diferidos, la norma ha considerado algunas pautas a

considerar a la hora de amortizar algunos conceptos:

La amortizacin de los cargos diferidos se har as:

- Por concepto de organizacin y pre operativos y programas para computador (Software),

en un perodo no mayor a cinco (5) y a tres (3) aos, respectivamente.

- Por concepto de tiles y papelera, se amortizarn en funcin directa con el consumo.

- Por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, se amortizarn en el

perodo menor entre la vigencia del respectivo contrato (sin tener en cuenta las prrrogas) y
su vida til probable, cuando su costo no es reembolsable.

- Por concepto de descuento en colocacin de Bonos Obligatoriamente Convertibles en

Acciones (BOCEAS), durante el plazo para la redencin o conversin de los ttulos.

No existe un mtodo nico a seguir para amortizar los activos diferidos, de suerte que en
algunos casos se podr utilizar un mtodo de lnea recta, en otro un mtodo de saldos
decrecientes, o simplemente segn se vaya consumiendo el activo diferido.

Por ejemplo, el arrendamiento se amortizar segn lo que se pague cada mes. La papelera
segn lo que se consuma cada mes, por tanto no habr un patrn definido a seguir, aunque
se puede implementar uno.

En la amortizacin de activos fijos la empresa tiene mucha flexibilidad para elegir periodo
de amortizacin y la forma de calcularla, contrario a lo que sucede en la depreciacin de
activos fijos.

La amortizacin que se vaya calculando cada mes, se debe reconocer como un gasto, al
tiempo que se disminuye el saldo del activo diferido objeto de amortizacin.
AMORTIZACIN DE ACTIVOS INTANGIBLES:

Los activos intangibles deben ser amortizados en la medida en que contribuyan a generar
renta.

El decreto 2649 de 1993 define los activos intangibles como aquellos recursos obtenidos
por un ente econmico que, careciendo de naturaleza material, implican un derecho o
privilegio oponible a terceros, distinto de los derivados de los otros activos, de cuyo
ejercicio o explotacin pueden obtenerse beneficios econmicos en varios perodos
determinables, tales como patentes, marcas, derechos de autor, crdito mercantil,
franquicias, as como los derechos derivados de bienes entregados en fiducia mercantil.

Con el objetivo de reconocer la contribucin en la generacin de renta de la empresa que

los activos intangibles hacen, deben ser amortizados, esto para cumplir con el principio de
asociacin segn el cual a cada ingreso se le debe asociar su respectivo gasto.

En la amortizacin de los activos intangibles, diferente a la depreciacin de activos fijos, no

tienen una vida til definida, por lo que cada empresa deber determinar la vida til de
su intangible considerando que sta debe ser la menor entre la vida til estimada y la
duracin de su respaldo legal.

Quiere decir esto que si la vida til estimada de un intangible es de 15 aos, y la licencia
adquirida es por 10 aos, la vida til deber ser de 10 aos, puesto que esta es la menor de
las dos.

Como ya se expuso, la vida til la estima cada empresario segn la naturaleza del activo
intangible, estimacin que debe realizarse dentro un marco de prudencia y razonabilidad,
pues que no se trata de asignar una vida til de forma arbitraria y caprichosa sino que esta
debe corresponder a la realidad de cada activo y de cada empresa.

Vemos por ejemplo que una marca dependiendo de la empresa a que pertenezca puede
mantenerse vigente por ms o menos tiempo. Seguramente que la vigencia de la marca
Coca-Cola se puede estimar sin problemas en 100 aos, en cambio una marca de una
pequea empresa de provincia no ser adecuado estimarla en 100 aos, por lo que a la hora
de estimar la vida til de un intangible se deben considerar muchos aspectos que son
propios de cada unidad econmica y por consiguiente no pueden generalizar ni copiar
procedimientos entre empresas.

Recordemos que la vida til es aquel lapso de tiempo durante el cual se espera que un
activo pueda contribuir a generar ingresos.

Los mtodos de amortizacin pueden ser los mismos que se utilizan en la depreciacin. No
quiere decir esto que el mismo mtodo utilizado para depreciar los activos fijos deba ser
utilizado para amortizar los activos intangibles. Es completamente vlido utilizar un
mtodo en la depreciacin y otro distinto en la amortizacin.
Al cierre de cada periodo es preciso reconocer las posibles prdidas sufridas por el
intangible, lo que supone la necesidad de acelerar la amortizacin de ser el caso para poder
realizar el respectivo ajuste acorde a la realidad de los hechos.

Por ltimo valga recordar que la amortizacin es aquel procedimiento que busca reconocer
como gasto la contribucin que un activo ha hecho a la generacin de ingresos, lo cual
implica el desgaste y desmejoramiento del activo. Un activo, por su utilizacin se desgasta
da a da, desgaste que debe llevarse al gasto.

DEPRECIACIN DE ACTIVOS FIJOS:

Se entiende por vida til el tiempo durante el cual un activo puede ser utilizado, tiempo
durante el cual puede generar renta.

Toda empresa para poder operar, para poder desarrollar su objeto social requiere de una
serie de activos fijos, los cuales, como consecuencia de su utilizacin, se desgastan hasta el
punto de quedar inservibles.

Algunos activos, por su naturaleza y destinacin, o por el uso que se haga de ellos, pueden
tener mayor vida til que otros.

En trminos generales, la ley a considerado que los vehculos y computadores tienen una
vida til de 5 aos, la maquinaria y equipo tiene una duracin de 10 aos y las edificaciones
y construcciones tendrn una vida til de 20 aos.

Estos valores, claro est, no son siempre reales, puesto que habrn vehculos que duren mas
de 5 aos y otros que duran menos. Igual con cualquier otro activo.

Para el 2010, los activos fijos que tengan un valor igual o inferior a $1.228.000 se pueden
depreciar en un ao sin considerar su vida til.

La depreciacin es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien

por el uso que se haga de l. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre
un desgaste normal durante su vida til que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso
generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que
ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como segn seala un
elemental principio econmico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el
desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un
determinado ingreso.

Al utilizar un activo en el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un

derogacin, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el
activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por
lo que mediante la depreciacin se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso
del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se
incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos.

Aunque la vida til de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que
la realidad econmica, algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les de,
puede tener una vida til diferente a la establecida por decreto, razn por la cual, el
legislador consecuente con esta realidad, en el artculo 138 del Estatuto Tributario,
establece la posibilidad de fijar una vida til diferente, previa autorizacin del director
general de impuestos nacionales.

Es de aclarar que todos los activos fijos son objeto de depreciacin, a excepcin de los
terrenos, puesto que se supone que estos no se desgasta por el uso, por lo que en el caso de
las construcciones y edificaciones, antes de proceder a depreciarlos, se debe primero excluir
el valor del terreno sobre el que esta la construccin. Respecto a esta teora, de que los
terrenos no se desgastan por su uso, cabria preguntarse que pasa con lo terrenos dedicados
al explotacin agrcola, que por causa de la erosin propia de la explotacin anti tcnica,
terminan por dejar inservibles las tierras de cultivo en unos cuantos aos, situacin que es
muy comn en los campos Colombianos.

Para el clculo de la Depreciacin, se pueden utilizar diferentes mtodos como la lnea

recta, la reduccin de saldos, la suma de los dgitos y mtodo de unidades de produccin
entre otros.

Mtodo de la lnea recta

El mtodo de la lnea recta es el mtodo mas sencillo y ms utilizado por las empresas, y
consiste en dividir el valor del activo entre la vida til del mismo. [Valor del activo/Vida
til].

Para utilizar este mtodo primero determinemos la vida til de los diferentes activos.

Segn el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida til de 20 aos, los bienes
muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida til de 10 aos, y
los vehculos y computadores tienen una vida til de 5 aos.

Adems de la vida til, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o
valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podr vender el activo
una vez finalizada la vida til del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.

Una vez determinada la vida til y el valor de salvamento de cada activo, se procede a
realizar el clculo de la depreciacin.

Supongamos un vehculo cuyo valor es de $30.000.000.

Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.

As como se determina la depreciacin anual, tambin se puede calcular de forma mensual,

para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 aos.

Mtodo de las unidades de produccin

Este mtodo es muy similar al de la lnea recta en cuanto se distribuye la depreciacin de

forma equitativa en cada uno de los periodos.

Para determinar la depreciacin por este mtodo, se divide en primer lugar el valor del
activo por el nmero de unidades que puede producir durante toda su vida til. Luego, en
cada periodo se multiplica el nmero de unidades producidas en el periodo por el costo de
depreciacin correspondiente a cada unidad.

Ejemplo: Se tiene una mquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida
til 20.000 unidades.

Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le
carga un costo por depreciacin de $500

Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades,
tenemos que la depreciacin por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y as con
cada periodo.

Las adiciones y mejoras que se realicen a los activos fijos que se capitalicen, entran a
formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciacin.

Cuando se hacen adiciones y mejoras a un activo fijo, estas por lo general se capitalizan, es
decir, se llevan como un mayor valor del activo, lo cual, implica que el valor invertido en
las adiciones y mejoras, en adelante entre a formar parte de la base sobre la cual se calcula
la respectiva alcuota de depreciacin.

Los activos fijos usados que el contribuyente adquiera, pueden ser objeto de depreciacin
tomando como referencia la vida til que le resta al activo.

Las reglas y procedimientos para la depreciacin de activos fijos usados, son las mismas
que para los bienes nuevos, teniendo presente que la vida til utilizada por el contribuyente
adquiriente del bien usado, sumada con la vida til transcurrida en manos del anterior
propietario, no puede ser inferior a la vida til establecida por la norma para el activo
correspondiente.

El artculo 139 del estatuto tributario:

Depreciacin de bienes usados. Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso, el
adquirente puede calcular razonablemente el resto de vida til probable para amortizar su
costo de adquisicin.

La vida til as calculada, sumada a la transcurrida durante el uso de anteriores propietarios,

no puede ser inferior a la contemplada para bienes nuevos en el reglamento.

Una vez el contribuyente adquiera el bien usado, puede hacer un calculo aproximado y
razonable de la vida til que le resta al activo, la cual, como ya se expuso, sumada con la
vida til transcurrida por el activo en manos del anterior o anteriores propietarios, no sea
inferior la que le corresponde segn el reglamento.

La vida til nueva con anterior no puede ser inferior a lo que le corresponde a un activo
nuevo, pero s podra ser superior, pues la norma solo limita el hecho que no puede ser
inferior, pero deja abierta la posibilidad que sea superior, definicin que le corresponde al
contribuyente quien tiene la facultad de fijar o determinar la vida til que le queda al activo.

Veamos un ejemplo sencillo.

Un contribuyente adquiere una maquina usada, la cual haba estado en poder del anterior
propietario durante 6 aos, el mismo tiempo durante el cual fue sido depreciada.

El contribuyente adquiriente, deber fijar su vida til en no menos de 4 aos, toda vez que
la vida til de cualquier maquinaria nueva es de 10 aos, y en el ejemplo, el activo ya haba
sido depreciado durante 6 aos por el anterior poseedor.

El contribuyente podr fijar una vida superior a los cuatro aos, si considera que
razonablemente esa ser la vida til del bien.

En la depreciacin, lo importante es no utilizar una vida til menor, puesto que esto
implicara una mayor deduccin por depreciaciones, debido a que entre menor vida til,
mayo ser la alcuota de depreciacin, lo cual afecta la renta lquida, disminuyendo de esta
forma el impuesto que el contribuyente debe pagar.

Al utilizar una vida til mayor, la cuota de depreciacin ser menor, y por tanto la renta
lquida aumentar aumentando a su vez el impuesto a pagar, y la el estado no se molestar
por eso.

PROVISIONES:

Comprende los valores provisionados por el ente econmico por concepto de obligaciones
para costos y gastos tales como, intereses, comisiones, honorarios, servicios, as como para
atender acreencias laborales no consolidadas determinadas en virtud de la relacin con sus
trabajadores; igualmente para multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas,
imprevistos, reparaciones y mantenimiento.
Cuando se establezca que una provisin es excesiva o ha sido constituida en forma
indebida, la reversin de la provisin se abonar a la subcuenta 425035 reintegro
provisiones- cuando corresponda a ejercicios anteriores, o restando de los cargos si
corresponde al mismo ejercicio.

Las provisiones para obligaciones laborales esta determinada por las apropiaciones
efectuadas por el ente econmico de las obligaciones que se generan en la relacin laboral,
sean stas legales, convencionales o internas que tienen una exigibilidad a corto plazo o que
en ocasiones requiere de un pago inmediato, efectuadas con base en las liquidaciones de
nmina y en un porcentaje adecuado sobre los salarios causados.

El importe de la provisin se debe causar mensualmente teniendo en cuenta las siguientes

condiciones.
a) Su pago sea exigible o probable, y
b) Su importe se pueda estimar razonablemente.

El efecto retroactivo en el importe de las prestaciones sociales originadas por la antigedad

y el cambio en la base salarial forma parte de los resultados del respectivo perodo contable.

El clculo definitivo correspondiente a las obligaciones laborales que no se cancelen

durante el mismo ejercicio econmico en que se causan sino en fechas futuras
indeterminadas, se consolidarn en las diversas subcuentas del grupo 25 -obligaciones
laborales.

Las provisiones para futuras contingencias esta determinado por el valor estimado y
provisionado por el ente econmico para atender pasivos, que por la ocurrencia probable de
un evento, pueda originar una obligacin justificable, cuantificable y confiable, con cargo a
resultados, como consecuencia de actuaciones que puedan derivar en multas o sanciones de
autoridades administrativas, tales como superintendencias, administracin de impuestos y
aduanas nacionales, tesoreras municipales y del Distrito Capital de Santaf de Bogot por
el incumplimiento de disposiciones de ley o reglamentarias.

De igual forma registra el valor estimado para cubrir el importe a cargo del ente econmico
y a favor de terceros por indemnizaciones, por responsabilidad civil, demandas laborales,
demandas por incumplimiento de contratos y otras provisiones cuya contingencia de
prdida sea probable y su valor razonablemente cuantificable.

Tratndose de procesos judiciales o administrativos, deben reconocerse las contingencias

en la fecha de notificacin del primer acto del proceso.