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LABORATORIO DIRIGIDO II
CASO: MEDICAMENTOS SANOS, S. A.
MEDICAMENTOS SANOS, S.A. Es una entidad que se dedica a la comercializacin, fabricacin y exportacin de productos
qumicos y farmacuticos a nivel nacional como internacional. Por lo que a continuacin se detallan informacin financiera
relacionada con su actividad y procedimientos bsicos de su ciclo operativo.
Los siguientes estados financieros de MEDICAMENTOS SANOS, S. A., por los perodos que terminaron el 31 de diciembre de
2014 fueron preparados por su Departamento de Contabilidad, los que sern objeto de la auditora.
MEDICAMENTOS SANOS, S. A.
ESTADOS DE RESULTADOS PROVISIONAL
POR EL PERODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
A continuacin se presentan los estados financieros defintivos, incluyendo los efectos del IMPUESTO SOBRE LA RENTA
DETERMINADO.
MEDICAMENTOS SANOS, S. A.
ESTADOS DE RESULTADOS
PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
MEDICAMENTOS SANOS, S. A.
BALANCE DE SITUACIN
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
20 PASIVO
201 Cuentas por pagar a corto plazo 28,481,403.00
20101 Cuentas por pagar proveedores locales 7,432,034.00
20102 Cuentas por pagar proveedores del exterior 8,246,540.00
20103 Cuentas por pagar afiliadas locales 2,841,678.00
20104 Cuentas por pagar afiliadas del exterior 9,951,272.00
20105 ISR Retenido 9,672.00
20106 Retenciones sobre intereses 207.00
202 Cuentas por pagar a largo plazo 15,059,725.00
20201 Prstamos bancos locales 15,059,725.00
203 Otras cuentas por pagar 16,497,123.60
20301 IGSS Cuota patronal 62,547.00
20302 Provisin impuesto sobre la renta 678,058.60
20303 IVA por pagar 631,939.00
20304 Sueldos y salarios por pagar 133,291.00
20305 Provisin aguinaldos 14,374.00
20306 Provisin Bonificacin anual Decreto 42-92 256,660.00
20307 Provisin pasivo laboral 5,950,908.00
20308 Otras cuentas por pagar locales 8,732,168.00
20309 Cuentas funcionarios y empleados por pagar 37,178.00
30 CAPITAL 32,458,699.40
301 Capital pagado 24,784,000.00
30101 Capital Autorizado 25,000,000.00
30102 Capital no suscrito (216,000.00)
302 Reserva Legal 383,734.77
30201 Reserva legal anterior 164,469.00
30202 Reserva legal del perodo 5% 219,265.77
303 Utilidades retenidas 7,290,964.63
30301 Utilidades retenidas anteriores 3,124,915.00
30302 Utilidades del ejercicio 4,166,049.63 -
TOTAL DEL PASIVO Y CAPITAL 92,496,951.00
A continuacin se detallan aspectos relacionados con la estructura operativa y transaccional de Compaa, con el fin de que se
familiarice como parte complementaria de la informacin financiera evidenciada con anterioridad:
DEPARTAMENTOS DE VENTAS
Personas entrevistadas:
INFORMACION GENERAL
DEPARTAMENTO DE VENTAS
1. El departamento esta conformado por unas 14 personas. Hay 6 ejecutivos de ventas y 2 secretarias.
Este equipo de personas est supervisado por el Sr. Luis de Rapa quien reporta el Gerente General.
3. Las compaas utilizan a los visitadores mdicos para el mercadeo de sus productos.
Clientes comerciales, incluye Hospitales, Drogueras, Clnicas y Farmacias del sector privado.
Seguro Social
Atencin a los clientes. Registro de los ingresos de los clientes al sistema R4T y la completacin de los
formularios internos.
1. A todo cliente nuevo se le hace un presupuesto el cual da a conocer el costo de los productos.
Debido a que no existe esta aplicacin en el sistema R4T, los presupuestos son elaborados en hojas
Excel que mantienen en el departamento. Las hojas contienen los costos de los productos. El
ejecutivo debe colocar manualmente el costo. Tambin debe colocar manualmente el costo de
algunos servicios que tienen costos variables. Aqu se puede cometer algn error por olvido o
desconocimiento de los costos involucrados en una intervencin y/o servicio de la Compaa.
3. Una vez completada la informacin del formulario Registro de Ventas el mismo es trascrito al
sistema R4T. Posteriormente el sistema emite un formulario impreso de Registro de Ventas el cual
contiene bsicamente la misma informacin del formulario original. Este formulario debe ser firmado
por el cliente.
5. Una vez que el cliente ha sido ingresado en el sistema R4T, los documentos elaborados por el
departamento de Ventas son enviados al departamento de facturacin.
6. Los clientes comerciales importantes y clientes oficiales, hacen sus pedidos a travs de rdenes de
compra. Sin embargo existen casos en que el visitador medico enva el pedido directamente para
que sea procesado y el mismo no tiene ningn tipo de aprobacin por parte del cliente.
8. Los formularios de pedidos emitidos por el visitador no estn controlados a travs de un talonario de
pedidos prenumerado para cada vendedor.
9. Una persona del departamento de ventas transcribe manualmente la informacin de los pedidos a
una hoja en Excel la cual tiene una Tabla de los productos y sus Precios. Este procedimiento se
hace para determinar el monto del pedido. Es una especie de pre factura. Este formulario es impreso
y no es prenumerado y le permite al departamento de ventas controlar los pedidos que estn
recibiendo, conocer las cantidades de productos disponibles y el monto de la facturacin. Este
procedimiento se hace de esta manera debido a que no hay un sistema de ventas que permita
controlar las cantidades de los productos que se estn facturando, el monto de los pedidos y las
cuotas de venta de los visitadores mdicos, adicionalmente, permite llevar un control manual de las
ventas en vista de que el computador solamente emite el resumen de las ventas al final del mes.
10. En estos momentos el departamento de ventas no esta conectado en lnea con la Planta, por lo
tanto, pueden surgir errores en la facturacin debido a que se pueden facturar productos que no
existan fsicamente. Para evitar estos problemas, la persona que transcribe los pedidos y procesa la
pre factura lleva un control en una hoja de Excel de las cantidades disponibles, lo que involucra que
va rebajando manualmente el monto de las cantidades facturadas. Para ayudar al departamento
de ventas en el control de las cantidades disponibles, el departamento de computacin de la Planta
enva diariamente al departamento de ventas un reporte de las cantidades en existencia. Este
procedimiento podra evitarse con la implementacin de un sistema de ventas que diese
diariamente la informacin de las cantidades en existencia.
11. La persona del departamento de ventas que se encarga de procesar los pedidos y la pre-factura
lleva el control de las ventas.
12. Actualmente el monto mnimo de pedidos que acepta la Compaa es de Q 400.000. Cuando se
recibe un pedido de monto inferior a $ 400.000 se llama al cliente para adicionar otros productos, en
caso contrario se anula el pedido. No hay un control de los pedidos inferiores a Q. 400.000 por parte
del computador.
13. Los pedidos son recibidos, procesados y aprobados por la misma persona que se encarga de
procesar el pedido y sacar la pre-factura. (coordinadora de ventas).
14. Una vez procesados los pedidos son enviados al departamento de Crdito y Cobranzas para su
aprobacin del lmite del crdito del cliente. Los pedidos aprobados y los no aprobados son enviados
posteriormente al departamento de ventas. El departamento de crdito y cobranzas no esta
dejando evidencia de la aprobacin o no del pedido en el formulario de Pedido.
15. Los pedidos aprobados son enviados por el departamento de ventas a Central va Fax para que
procedan a su facturacin. Esto se hace de esta manera debido a la falta de un sistema en lnea. En
Central es donde se procesa realmente el pedido y se emite la factura.
16. Para efectos de control del departamento de ventas y de los pedidos, toda la informacin
relacionada con los pedidos se vaca, en una Hoja de Excel con el fin de realizar un informe llamado
Relacin de Pedidos por mes, que es comparado mensualmente contra el listado de facturas,
Notas de crdito y devoluciones emitido por el sistema R4T que se encuentra en la Planta Central.
Con la informacin contenida en estos archivos en Excel, el departamento de ventas lleva una
estadstica de las ventas y las causa de los pedidos no facturados, ya sea por falta de mercanca,
por monto por debajo del mnimo a facturar, por lmite de crdito, etc.
17. Por no mantenerse un sistema en lnea podemos observar tareas y controles no sistematizados, en las
que se incurre en excesivas horas hombres que por lo general generan datos no confiables, por
ejemplo, para de terminar si todos los pedidos han sido facturados por parte de la Planta, para
controlar si todos los pedidos enviados al departamento de crdito y cobranzas han sido devueltos al
departamento de ventas, y las cuotas de venta de los visitadores, la persona que se encarga de
procesar debe llevar el control en hojas en Excel, sin embargo, en el caso de los pedidos, hay una
comparacin manual de la informacin contenida en las hojas en Excel con un reporte de las
facturas procesadas en la Planta y las diferencias observadas son investigadas.
18. Para los casos en que no hay en existencia de la mercanca solicitada por el cliente, la coordinadora
de ventas recibe semanalmente de facturacin, una relacin de los productos no despachados por
falta de inventario.
Polticas de ventas:
Entre las polticas de ventas que actualmente maneja el departamento mencionamos las siguientes:
a) Contado:
b) A las Instituciones oficiales e IGSS le venden COD es decir, Contra Orden de Despacho. Slo en
casos excepcionales aprobados por el departamento de crdito y cobranzas, se les concede de
5 a 15 das para la cancelacin de la factura.
c) A las drogueras, farmacias y Expendios, cuando se trata de los primeros pedidos, se les vende
COD a partir de la fecha de entrega de la mercanca.
d) Crdito:
e) A las drogueras, farmacias y Expendios se les conceden 20 das de crdito a contar de la fecha
de recepcin de la mercanca. A Farmacias Estatales se les conceden 90 das de crdito por ser
patrocinadas por la Industria Farmacutica. A las Clnicas se les concede 20 das de crdito. A los
clientes ubicados en ciudades donde no reside ningn representante, se les permite cancelar a
la vuelta del viajero.
Los pedidos de los clientes nuevos son imprescindibles que cumplan con las condiciones para su
despacho siguiente.
El pedido debe venir cumpliendo con los procedimientos exigidos por el departamento de
crdito y cobranzas.
La Compaa no emite ningn documento para soportar el descuento por pronto pago. El nico
documento donde se documenta este tipo de descuento es en el formulario de cobranzas. La
Compaa concede el 2% o 5% de descuento sobre:
A farmacias, expendios, clnicas, hospitales e IGSS no se les concede descuento por pronto
pago.
19. Las Ventas promocionales son determinadas por el gerente de la unidad de ventas y corresponden a
ofertas que se les ofrecen a las farmacias cada mes. Las mismas se le entregan directamente al
visitador a travs de notas de entrega y nicamente son controladas por el departamento de
crdito y cobranzas,
DEPARTAMENTO DE FACTURACION
2. El departamento de facturacin esta a cargo del Sr. Carlos Tablas quien le reporta al Gerente
General. El departamento de facturacin est compuesto por unas 7 personas, incluyendo al
supervisor. Todas estas personas se encargan de recibir los diferentes formularios de rdenes de
compra y procesar los cargos en el sistema R4T.
3. Debido a los problemas que se suscitaron con la implementacin del sistema R4T en este
departamento se manejan varios sistemas independientes los cuales permiten controlar las
transacciones realizadas en algunos centros de costo de la Compaa. Los sistemas que
mencionamos se indican a continuacin:
6. El proceso de facturacin y de cargos en las cuentas de los clientes debe ser rpido y diariamente ya
que un cliente puede utilizar todos los servicios de la Compaa en el mismo da.
8. Debido a la segregacin de sistemas existentes, las personas a cargo del procesamiento deben de
transcribir en las cuentas de los clientes los resmenes de los reportes emitidos por estos sistemas.
Afortunadamente, los sistemas instalados generan informacin por nmero de cliente, lo cual facilita
la carga de la informacin en el sistema R4T. Todo este procedimiento se evitara si la Compaa
contase con un sistema integral.
9. Diariamente se reciben en este departamento los siguientes documentos, los cuales son utilizados
para afectar las cuentas de los clientes en el sistema R4T:
Relacin de Consumos de materias primas. Este formulario es completado por una persona de
almacn y esta acompaado de los comprobantes correspondientes.
10. A la informacin procesada en el sistema R4T y a los documentos se les coloca un sello que indica
PROCESADO. Diariamente o cuando se considera necesario se emite un estado de la cuenta del
cliente para verificar los cargos efectuados. El supervisor del departamento hace chequeos
selectivos de la informacin de los cargos, sin embargo, debido al volumen de transacciones
realizadas diariamente, es imposible para el supervisor revisar la totalidad de los cargos efectuados a
todas las cuentas de los clientes, adicionalmente, no se esta documentando la revisin efectuada
mediante la firma del funcionario.
11. El departamento de facturacin recibe del departamento de ventas, va fax los pedidos aprobados
por la coordinadora de ventas y por el departamento de crdito y cobranzas para proceder a su
facturacin.
12. Antes de proceder a su facturacin revisa lo siguiente: Cdigo de productos, Cdigo de cliente,
Bonificaciones, en caso de que apliquen, Aprobacin del departamento de crdito y cobranzas
13. El proceso de facturacin se realiza usando una aplicacin desarrollada a travs del sistema R4T. Esta
aplicacin est interconectada con las reas de Cuentas por cobrar-ventas, Inventarios-compras
14. El sistema nicamente factura aquellos pedidos que tienen productos con existencias completas en
los inventarios. No hay en estos momentos un control mecanizado sobre los pedidos que no tienen
existencias en almacn.
16. El proceso de facturacin comienza con la carga de pedidos (opcin 1). Una vez cargado los
pedidos se elige la opcin 4 que es cuando el sistema carga las ventas y registra las cuentas por
cobrar, descarga los inventarios y emite la factura.
17. Al da siguiente a primera hora, se emite un listado que totaliza la facturacin del da anterior. Al final
del mes el sistema emite un listado total de la facturacin. Dicha aplicacin genera listados por
cliente y facturas, por producto, por regin, por compaa, por zona y a la vez un asiento resumen
mensual, que a fecha de cierre se procesa a travs del software Hipermax. No se deja evidencia de
la revisin de este listado por una persona diferente a quienes emiten la facturacin.
18. Las facturas, las notas de crdito y las notas de dbito son emitidas en la Planta Central por las
personas del departamento de facturacin utilizando el sistema R4T, en donde se desglosan y se
envan de la manera siguiente:
Copia Ventas
20. Los reportes emanados por el sistema R4T incluyen los inventarios, las cuentas por cobrar y la
produccin que a la fecha mantienen Protn y Fleming con terceros como Flupal, es decir el sistema
no permite reclasificar y mantener un control por separado de las otras cuentas por cobrar que no
son con los clientes, por lo que siempre se tienen que hacer reclasificaciones manuales para efectos
de comisiones y estadsticas del departamento, que implican un gran nmero de horas invertidas y
hasta errores en la informacin suministrada.
21. Una vez que las facturas son emitidas, almacn prepara una relacin de cada una de las copia de
las facturas que trae el transportista debidamente firmada por el cliente y la enva al departamento
de crdito y cobranzas quien firma la relacin en seal de que ha recibido todos los documentos y
enva la copia de la factura al visitador mdico para que ste gestione la cobranza.
1. El departamento de crdito y cobranzas est compuesto por: 1 Jefe de crdito y cobranzas (Alice
Escalona) y 2 analistas.
2. Una vez que el jefe del departamento de Crdito y Cobranzas obtiene del departamento de ventas
la informacin que le permite aprobar o rechazar el pedido (informacin del cliente, datos
personales, referencias comerciales, etc. analiza y evala dicha informacin conjuntamente con el
gerente de ventas y procede a la aprobacin del pedido firmando el formulario de pedidos. Existen
casos en que no se deja evidencia de esta aprobacin ya que el departamento de crdito y
cobranzas regresa los pedidos al departamento de ventas, nicamente con la firma del
departamento de ventas.
4. Los pedidos de clientes recurrentes son aprobados por el Jefe del departamento despus de revisar
el listado de cuentas a cobrar del mes anterior y los recibos de cobranza del mes. Si el pedido es
aprobado o rechazado se remite al departamento de ventas, en este ltimo caso se explica el
motivo del rechazo del pedido para que ventas informe al visitador y hable con el cliente.
5. El departamento de Crdito y Cobranzas mantiene un expediente para cada cliente que incluye la
documentacin siguiente: Planilla de solicitud de crdito, documentos de registro, referencias
comerciales, cdigo del cliente asignado por el maestro de clientes. Observamos que los
expedientes no mantienen actualizada y/o completa las direcciones de cada cliente, persona
contacto y los telfonos, sin embargo, la data contenida en el sistema R4T si se encuentra al da.
Procedimientos de cobranzas
6. A cada visitador medico se le entrega un talonario de Soporte de Pago de con 50 recibos por
compaa, dichos talonarios cumplen con las normativas exigidas. Sin embargo no existe un control
posterior llevando un correlativo del talonario de Soporte de Pago usado por vendedor. Este
formulario es emitido en original y 3 copias las cuales tienen el siguiente destino: a) original al cliente,
b) copia verde al departamento de contabilidad conjuntamente con el recibo de depsito bancario
c) copia rosada se archiva en el departamento de crdito y cobranzas y sirve para procesar el cobro
en el sistema R4T, d) la copia azul queda en el talonario del vendedor.
7. A nivel de sistemas las cuentas por cobrar y las cobranzas son controladas a travs del sistema R4T.
11. El sistema R4T no trabaja con lmites de crdito, por lo que se pudieran estar autorizando pedidos a
clientes con saldos vencidos.
12. No existe una aplicacin para la revisin de los descuentos por cobranzas y que emita las respectivas
notas de crdito o de dbito segn sea el caso.
Anlisis consolidado por cliente: listado en donde se refleja la antigedad de la deuda del
cliente, por documento.
Relacin de Envo de facturas al cobro: listado en donde se relaciona las facturas pendientes de
cobro por visitador, para gestionar la cobranza.
Reporte neto de cobranzas: presenta las cobranzas realizadas por regin durante el mes.
14. El departamento de crdito y cobranzas emite al cierre de cada mes los Estados de cuenta de los
clientes y se los enva a cada visitador con el fin de que hagan sus gestiones de cobranzas
necesarias. La Compaa no mantiene la poltica de enviar estados de cuentas a los clientes.
16. El departamento no tiene una poltica escrita que defina las facturas que son consideradas
incobrables. En conversacin con la jefe del departamento de crdito y cobranzas, gestionan las
17. La Compaa tambin utiliza la figura de compaas vendedoras/cobradoras para efectuar las
ventas a ciertas entidades gubernamentales y les paga un 10 % de comisin sobre la cobranza. En
esta situacin estn Pablo Gmez Representaciones, AMERICAN Hospital Supply y Alpha.
18. El departamento de crdito y cobranzas recibe del banco los cheques devueltos y prepara la nota
de dbito correspondiente al cliente. Posteriormente avisa al visitador mdico para que se
comunique con el cliente.
19. El cheque devuelto conjuntamente con la Nota de Dbito son enviados al visitador mdico para
gestionar el cobro.
20. La nota de dbito del Banco conjuntamente con una copia de la Nota de dbito del cliente son
enviados al departamento de contabilidad para su registro contable.
21. La elaboracin de las Notes de Crdito por Descuentos o por Devolucin de Productos est a cargo
de las personas que facturan. Esta situacin esta trayendo problemas en el departamento de ventas
quien desconoca la existencia de las Notas de Crdito por devolucin de Mercancas.
22. Las Notas de Crdito por devolucin de mercancas se hacen una vez aprobada la devolucin por
parte del departamento de control de calidad. En el pasado han habido ciertos retrasos en la
elaboracin de las Notes de Crdito por Devolucin de Mercancas debido a que el departamento
de Control de Calidad tardaba cierto tiempo en la revisin de las mercancas devueltas y en
transmitir la informacin al departamento de facturacin.
Ventas en consignacin
23. La Compaa tiene la poltica de entregar ciertos productos a los visitadores mdicos en
consignacin. Estas transacciones obedecen a la venta de ciertos productos en forma promocional.
En el proceso relacionado con las Ventas Promocionales, que son ofertas destinadas a las farmacias,
no existe segregacin de funciones; es decir, el departamento de ventas decide la oferta y es el
departamento de crdito y cobranzas quien controla todo el proceso comenzando de entrega de la
mercanca a cada vendedor.
24. La mercanca que va a ser vendida bajo la oferta se le entrega directamente al visitador a travs de
notas de entrega, elaboradas por crdito y cobranzas, stas notas de entrega son procesadas a
travs del R4T y mueven los inventarios.
25. La Compaa carga en la cuenta del visitador mdico el costo de las mercancas que sern
ofrecidas en oferta y en el momento en que el visitador mdico reporta la cobranza es cuando se
registra la venta y se acredita a su cuenta por cobrar.
26. Al visitador se le otorga un mes para vender los productos directamente en las farmacias. A medida
que ellos van vendiendo van presentando un recibo a Cobranzas por la venta efectuada,
transcurrido un mes despus de la entrega, crdito y cobranzas analiza la cuenta del vendedor,
analizando las cantidades entregadas versus lo vendido y devuelto. Y ordena la emisin de la factura
a nombre del vendedor para aplicarle los cobros.
27. Con respecto a la mercanca no vendida, el vendedor la devuelve al almacn, dicha mercanca es
pasada al departamento de control de calidad para su aceptacin o rechazo. El almacn enva
esta informacin al departamento de crdito y cobranzas en donde se ajusta la cuenta con el
vendedor.
1. El jefe de almacn est encargado de controlar la existencia fsica de los inventarios de: productos
terminados, material de empaque, material de envase, materia prima y muestras mdicas en el
almacn. Tambin hay una persona en la Planta que funge contador de costos que se encarga de
procesar las entradas al sistema R4T (Daysi Reales).
3. El departamento de Despacho y Almacn prepara la mercanca por empresa y elabora una ruta de
entrega consolidada para pagar el flete de despacho ms lejano con la finalidad de minimizar
costos de flete.
4. Despacho separa dos (2) lotes de facturas, uno (1) con las copias requeridas por el cliente incluidas
en un sobre y otro con la factura original y la copia, que si es COD o crdito la devolver como
recibida.
5. A nivel del mayor general la Compaa no va registrando mensualmente las cantidades utilizadas de
los inventarios, los costos de los productos vendidos, etc. Este procedimiento solo se hace a nivel de
registros auxiliares. A nivel contable se hace solamente al final del ejercicio aunque en este ltimo
ejercicio se efectuaron ajustes en el mes de diciembre.
6. El Sistema R4T emiten los registros auxiliares correspondientes para el control de los inventarios como
por ejemplo: registros auxiliares a una fecha determinada, control de las orden de fabricacin
terminadas en el mes, registro y detalle de las horas de mano de obra directa, etc, sin embargo, esta
informacin extra contable no es utilizada para registrar las operaciones de fabricacin en la
contabilidad de la empresa. Al final del ao es cuando se utiliza la informacin generada por el
sistema R4T y se ajustan los registros contables en base a los resultados del inventario fsico.
8. El jefe de almacn est autorizados para registrar entradas y/o ajustes a las cantidades en existencia
del sistema R4T.
11. Despacho controla los fletes generados por la venta; cuando el camin regresa con la (s) facturas
(s) recibida (s) y/o el (los) cheque (s) por los COD, tambin deja una (1) copia de las guas por las
entregas. Posteriormente despacho compara los fletes incluidos en la factura quincenal del
proveedor vs. la copia y aprueba o hace sus reclamos pertinentes. En este procedimiento podemos
observar que los fletes no son revisados por un departamento diferente al que los genera en base a
la documentacin pertinente.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Compras menores. Corresponden a adquisiciones varias, las cuales por su cuanta se procesan
directamente por caja chica y/o el departamento de servicios generales en Plaza
Guatemala. No hay una poltica escrita sobre este aspecto, sin embargo, de acuerdo con
manifestaciones de la jefe de compras, el rango utilizado para definir las compras menores
est comprendido hasta cincuenta mil (Q 50.000)
Las compras de materia prima importada son manejadas a nivel corporativo desde la casa
matriz para efectos del proveedor y precios. La gerencia de planificacin elabora la requisicin
de materiales y luego de estar aprobada por la gerencia de planta es entregada a la Sra.
Maritza Mendoza, asistente de compras la cual se encarga de realizar los trmites inherentes a la
importacin de la materia prima.
Para las compras de bienes y/o servicios distintos al proceso productivo, cada unidad funcional
elabora sus requerimientos y los enva al departamento de compras previamente aprobados por
el gerente de la unidad
Para las compras de montos menores relacionadas con los servicios inmediatos a los trabajadores
de Plaza Guatemala
Se solicitan tres (03) cotizaciones una vez recibidas va fax o E-Mail, se procede a realizar el
anlisis de las mismas en una hoja de clculo de Excel. Se selecciona el proveedor y se procede
a elaborar la orden de compra. Es de hacer notar que no existe una poltica escrita por parte del
cliente en la cual se definan los parmetros para la seleccin de las cotizaciones,
Orden compra:
Recepcin de la mercanca:
El departamento de compras lleva un archivo tipo acorden en donde se mantienen todas las
rdenes de compra pendientes. Una vez recibidas la mercanca en el almacn ste emite una
nota de recepcin y enva una copia al departamento de compras y a la contadora de costos
para el registro contable de la operacin y para que se realice el cierre operativo de la orden de
compra (incluyendo los gastos de nacionalizacin para los casos de mercanca importada).
Adicionalmente el departamento de compras recibe por parte del almacn las facturas
originales entregadas por los proveedores y las enva peridicamente al departamento de
cuentas por pagar mediante una relacin de facturas entregadas la cual se elabora en original y
copia.
Devolucin de material:
En el caso que los materiales comprados no cumplan con las especificaciones mnimas, el
departamento de control de calidad emite un memo de observaciones en original y copia y lo
enva al departamento de compras el cual al recibirlo debe enviarlo al proveedor para que se
proceda a la devolucin.
El almacn entrega la mercanca al proveedor y se emite una nota de envo para justificar la
salida de material, una vez que este es repuesto por el proveedor almacn emite una orden de
recepcin y se cumplen con los procesos establecidos en el punto anterior.
DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
3. A travs del sistema R4T no se emiten las requisiciones de compra, Con estos resultados, el
departamento de Planificacin procede a emitir las requisiciones de compras, a travs de una hoja
de Excel. Las cantidades a comprar estn basadas a los tamaos estndares de venta del
proveedor.
4. El programa de Explosin de materiales tiene clasificado el stock de los inventarios de materia prima
y productos terminados en A, B y C.
Tipo A. Son aquellos inventarios que en unidades se mueven poco pero que a nivel
representan ms y se les otorga un nivel de rotacin de inventarios entre 1 y 3 meses.
Tipo B. Son aquellos inventarios que en unidades se mueven ms que los tipo A, pero que a
nivel de representan menos que los del tipo A y se les otorga un nivel de rotacin de
inventarios entre 4 y 6 meses.
Tipo C. Son aquellos inventarios que en unidades se mueven a altos niveles pero que a nivel
representan poco y su rotacin est entre 6 y 8 meses.
DEPARTAMENTO DE TESORERIA
3. En el sistema Hipermax no estn interconectados los mdulos de cuentas por cobrar, cuentas por
pagar y bancos, en consecuencia, la informacin para la toma de decisiones se obtiene
retardadamente y est sujeta a presentar errores.
5. Los cheques son elaborados por la cajera a travs del sistema Hipermax en su mdulo de
chequeras. Dicho mdulo no est conectado con el mdulo de cuentas por pagar por lo que la
elaboracin de los cheques es totalmente manual y requiere de funciones repetitivas y de mayor
inversin de tiempo para su elaboracin.
6. Por no existir una interconexin entre los mdulos de banco y cuentas por pagar se pudieran existir
casos de duplicidad de pagos.
7. Para proceder a la emisin de los cheques, la cajera cumple con el procedimiento siguiente:
Recibe de cuentas por pagar la relacin de pagos debidamente autorizada por la gerencia
de administracin, para proceder a emitir los cheques a favor de los proveedores.
Atiende a los proveedores a nivel entrega de cheques, los das viernes de cada semana.
Lleva un control exacto de los pagos pendientes a travs de expedientes por proveedor.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
3. Debido a que no existe interfase entre el sistema de Macarao y Plaza Guatemala y los procesos de
registros no estn automatizados, actualmente en contabilidad no se realizan los procesos de
revisin, control y revisin de todos los procesos contables de las empresas.
4. A groso modo entre las actividades realizadas por el personal de este departamento incluyen las
siguientes:
5. Efectuar mensualmente un cuadre de los saldos de las cuentas nter compaas y relacionadas.
6. Preparar mensualmente los estados financieros de la empresa basados en PCGA para la toma de
decisiones.
7. Elaboracin, revisin y anlisis de las conciliaciones bancarias elaboradas por los pasantes, a fin de
realizar los ajustes y reclasificaciones necesarios.
8. Registrar las provisiones mensuales, registro de comprobantes, codificacin de los vouchers, archivo
de los registros.
9. Registar mensual los asientos recurrentes tales como: incentivos a los visitadores mdicos de la
empresa, provisiones contractuales, soportados por clculos manuales elaborados en hojas de excel.
No se ha establecido un proceso de revisin, anlisis y de estos clculos por parte del departamento
de contabilidad.
10. Las nminas se realizan a travs del sistema Hipermax, su registro en contabilidad est automatizado,
sin embargo no tienen establecido el proceso de revisin y su evidencia.
11. Llevar un control de las obligaciones y de las mercancas compradas. La documentacin que se
genera por las compras se maneja y resguarda en Plaza Central, por lo que contabilidad no revisa,
analiza y cuadra con la documentacin soporte las operaciones generadas en compras.
12. El control de los proveedores se lleva a travs de una hoja en Excel cuya informacin no venia siendo
conciliada con los registros contables. Debido a este procedimiento se originaron diferencias
importantes entre la informacin contenida en la hoja en Excel y el mayor general. Estas diferencias
fueron ajustadas al cierre del ao terminado el 31-12-2013.
13. Emitir semanalmente un listado a la gerencia de administracin que contenga toda la informacin
sobre las de las obligaciones para su revisin y aprobacin.
14. Semanalmente ordenar a caja la emisin de los cheques a los proveedores una vez aprobado por la
gerencia de administracin y finanzas.
15. Los comprobantes de diario son procesados por el sistema Hipermax, para la obtencin de los
estados financieros, los mismos estn clasificados de la forma siguiente:
Desembolsos:
La informacin para procesar los cheques es transcrita al sistema Hipermax, sin embargo, no estn
interconectados los mdulos de cuentas por pagar y bancos, por lo que hay un reproceso en la
elaboracin y trascripcin del registro contable, de los desembolsos.
Cobranzas:
Las cobranzas se registran en el sistema Hipermax por un asiento resumen semanal emitido por el
sistema R4T. Las conciliaciones bancarias son elaboradas a travs del detalle de las cobranzas que se
emite por el sistema Hipermax.
Facturacin:
Para el registro contable de las cuentas por cobrar y ventas se recibe del R4T un asiento tipo 2 que
resume las ventas del mes, la documentacin que soporta dicho registro queda en poder del
departamento de facturacin. En contabilidad no se deja evidencia de la revisin y cuadre del
registro contable.
Provisiones:
Las provisiones mensuales contractuales las elabora a travs de hoja de Excel el departamento de
Recursos Humanos, las mismas son registradas sin dejar evidencia de revisin de los clculos y
conformidad con las exigencias legales por parte del departamento de contabilidad.
Compras:
Para el registro contable de las compras y cuentas por pagar, se recibe semanalmente del R4T un
comprobante de diario resumen el cual se procesa por Hipermax. Los detalles de las cuentas por
pagar se manejan por Plaza Guatemala y el detalle de las compras por Plaza Central.
Nminas:
El registro de la nmina est automatizado en el sistema Hipermax. Sin embargo no se deja evidencia
de que se realice un procedimiento de revisin y aprobacin por parte del departamento de
contabilidad.
ii. Disee los programas, procedimientos y matrices que pudieran surgir a nivel de escenario
basado en los datos del ambiente de control interno y financiero que evidencien los
estados financieros. (Matriz de evaluacin del riesgo de control)
iii. Evidencie y determine los impactos de control financiero y de ambiente de control sobre
las regulaciones y leyes que afectan este proceso de auditoria en la presentacin y
generacin de los estados financieros.
iv. Determine y establezca las comunicaciones de los responsables del gobierno corporativo a
quien se rendirn los informes y deficiencias de control interno reportables, asi como la
discusin de los borradores y cualquier otra informacin que se pudiera dar en el proceso
de la auditora a realizar.
v. Realice matriz sobre las actividades de control que posee la Compaa en cumplimiento y
requerimiento de la NIA 315
vi. Identifique los controles establecidos que tiene la Compaa respecto a su estructura de
control interno que posee, basando en ello fundamente la conclusin del mismo basado
en su juicio (aunque se debera de disear pruebas de control interno para determinar la
confianza de estos controles, pero por omisin de los mismos solo deber de simular esta
actividad)
ix. Elabore las matrices de evaluacin de riesgos de los activos, pasivos, ingresos y resultados
que se establecieron en la literal (viii,) de conformidad con la NIA 315 y 330
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