Universidad de la Amazonia

Florencia, Caquet, Colombia

La Universidad hacia el
Posconflicto

INDICADORES DE GESTIN

SEMINARIO DE PROFUNDIZACIN GESTIN DE CALIDAD

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RECOMENDACIONES

Celulares en silencio

Prestar mucha atencin y abrir su

mente

Descanso??????????
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INDICADORES DE GESTIN

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Lo que mido, lo administro

Lo que administro, lo mejoro
Solo mejoro, lo que puedo medir

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Qu son los indicadores

Es una expresin cualitativa o cuantitativa observable que

permite describir caractersticas, comportamientos o
fenmenos de la realidad a travs de la evolucin de una
variable o el establecimiento de una relacin entre variables,
la que comparada con periodos anteriores o bien frente a una
meta o compromiso, permite evaluar el desempeo y su
evolucin en el tiempo.

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Beneficios:

Son una herramienta que facilita el manejo de datos. Todo lo que est
representado en datos es factible de administrar y mejorar. Entre los
beneficios se encuentran:

Permite evaluar la gestin en trminos de cumplimiento de objetivos,

metas, uso de recursos, etc.

Mejora de la planeacin y cumplimiento de cronogramas Identifica las

necesidades de la organizacin Instrumento para la Toma de
decisiones

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Permiten evidenciar el nivel de cumplimiento acerca de lo que est haciendo la

organizacin y sobre los efectos de sus actividades, a travs de la medicin de
aspectos tales como:

Recursos: Como talento humano, presupuesto, planta y equipos.

Cargas de Trabajo: Como estadsticas y metas que se tengan para un perodo de

tiempo determinado y el tiempo y nmero de personas requeridas para realizar una
actividad.

Resultados: Como ciudadanos atendidos, oficios respondidos, ejecucin del

cronograma, nios vacunados, kilmetros construidos, etc.

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Permiten evidenciar el nivel de cumplimiento acerca de lo que est haciendo la

organizacin y sobre los efectos de sus actividades, a travs de la medicin de
aspectos tales como:

Impacto: De los productos y/o servicios, tales como enfermedades prevenidas,

impuestos recolectados, niveles de seguridad laboral alcanzados.

Productividad: Como casos atendidos por profesionales, solicitudes procesadas por

persona, llamadas de emergencia atendidas.

Satisfaccin del Usuario: Como el nmero de quejas recibidas, resultados de las

encuestas, utilizacin de procesos participativos, visitas a los clientes.

Calidad y Oportunidad del Producto y/o Servicio: Como tiempos de respuesta al

usuario, capacidad para acceder a una instancia, racionalizacin de trmites.

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Para qu sirven?

En los Sistemas de gestin integrados sirven para evaluar la

gestin en Seguridad, Salud y Ambiente.
Identificar oportunidades de mejoramiento.
Adecuar a la realidad los objetivos, metas y estrategias del
Sistema de Gestin.

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CARACTERSTICAS DE INDICADORES

Oportunidad: Deben permitir obtener informacin en tiempo real, de forma

adecuada y oportuna, medir con un grado aceptable de precisin los
resultados alcanzados y los desfases con respecto a los objetivos
propuestos, que permitan la toma de decisiones para corregir y reorientar la
gestin antes de que las consecuencias afecten significativamente los
resultados o estos sean irreversibles.

Excluyentes: Cada indicador evala un aspecto especfico nico de la

realidad, una dimensin particular de la gestin. Si bien la realidad en la que
se acta es multidimensional, un indicador puede considerar alguna de tales
dimensiones (econmica, social, cultural, poltica u otras), pero no puede
abarcarlas todas.

Prcticos: Que se facilite su recoleccin y procesamiento.

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CARACTERSTICAS DE INDICADORES

Claros: Ser comprensible, tanto para quienes lo desarrollen como para

quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador
complejo o de difcil interpretacin que solo lo entienden quienes lo
construyen debe ser replanteado.

Explcitos: Definir de manera clara las variables con respecto a las cuales
se analizar para evitar interpretaciones ambiguas.

Sensibles: Reflejar el cambio de la variable en el tiempo.

Transparente/Verificable: Su clculo debe estar adecuadamente

soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad.

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TIPOS DE INDICADORES

EFICACIA
EFICIENCIA
EFECTIVIDAD
DE ECONOMA
AMBIENTALES

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TIPOS DE INDICADORES

EFICACIA: Involucra desarrollo de actividades encaminadas a un propsito

(objetivos) o al logro de resultados. La gestin asociada a la eficacia puede
llevarnos a la obtencin de resultados, productos o servicios con
caractersticas cualitativas (atributos) o cuantitativas (variables).

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se

alcanzan los resultados planificados.

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TIPOS DE INDICADORES
Los indicadores de eficacia llevan de forma inherente la definicin previa de
objetivos y el seguimiento de estos a travs de un sistema mnimo de informacin
que permita informar sobre aspectos bsicos del programa o la gestin a ser
evaluada, entre los que se mencionan:

Productos que entrega el programa o el servicio.

Usuarios a quienes de dirige (nmero, caractersticas).

Objetivos principales o estratgicos (logro que se pretende obtener, mejorar,

ampliar, optimizar, etc.).

Metas concretas con las cuales hacer el seguimiento (cundo, dnde, en qu

condiciones).

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Ejemplos

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TIPOS DE INDICADORES

EFICIENCIA: Los indicadores de eficiencia, se enfocan en el control de los recursos

o las entradas del proceso; evalan la relacin entre los recursos y su grado de
aprovechamiento por parte de los mismos. Consisten en el examen de costos en
que incurren las entidades pblicas encargadas de la produccin de bienes y/o la
prestacin de servicios, para alcanzar sus objetivos y resultados

Eficiencia. Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

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TIPOS DE INDICADORES

Este tipo de indicadores miden la forma de cmo se utilizaron los recursos durante
el proceso de generacin del producto y/o servicio. El anlisis de la eficiencia se
refiere a la adquisicin y el aprovechamiento de los insumos (entradas del
proceso), que deben ser adquiridos en tiempo oportuno, al mejor costo posible, en
la cantidad adecuada y con una buena calidad. Por lo que se incluyen medios
humanos, materiales y financieros.

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Ejemplos

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TIPOS DE INDICADORES

EFICTIVIDAD: Para el anlisis de este tipo de indicadores es necesario involucrar la

eficiencia y la eficacia, es decir el logro de los resultados programados en el
tiempo y con los costos ms razonables posibles. Se relaciona con la medicin del
nivel de satisfaccin del usuario que aspira a recibir un producto o servicio en
condiciones favorables de costo y oportunidad, y con el establecimiento de la
cobertura del servicio prestado.

Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

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TIPOS DE INDICADORES

Si bien este tipo de indicadores se han planteado desde diferentes metodologas

como indicadores de IMPACTO de los productos o servicios ofrecidos por las
entidades, es preciso aclarar que evaluaciones de este tipo (impacto).

Este tipo de evaluacin involucra el anlisis y pronunciamiento de los resultados e

impactos, es decir que estara ms orientada a evaluaciones de poltica, ms que al
tipo de anlisis planteado en el tipo de indicadores de efectividad.

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Ejemplos

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TIPOS DE INDICADORES

ECONOMA: La capacidad de una institucin para generar y movilizar

adecuadamente los recursos financieros en pos del cumplimiento de sus
objetivos. Todo organismo que administre fondos, especialmente cuando
estos son pblicos, es responsable del manejo eficiente de sus recursos de
caja, de ejecucin de su presupuesto y de la administracin adecuada de su
patrimonio.

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Ejemplos

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TIPOS DE INDICADORES

AMBIENTALES: El uso racional de los recursos naturales y la proteccin del

ecosistema mundial, en las figuras de los ciudadanos (respeto al medio,
cambio de hbitos), ciencia (conocimientos y soluciones) y poderes
pblicos (legislacin y cooperacin con otros pases).

El uso eficiente de materiales, insumos, agua y energa,

La reduccin de los costos, mediante la reduccin del consumo,
La reduccin de los residuos y las emisiones, mediante la separacin de
residuos y la planeacin en el uso de vehculos para desplazamiento de
funcionarios.

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CONSTRUCCIN DE UN INDICADOR
Ficha Tcnica
Nombre del Indicador Frecuencia de la toma de datos
Forma de clculo Valor de actualidad
Unidad Meta
Sentido Frecuencia de anlisis
Punto de lectura Responsable de anlisis
Fuente de Informacin

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EJEMPLO
FICHA TECNICA DEL INDICADOR

DEPENDENCIA AREA RESPONSABLE DEL INDICADOR

DATOS GENERALES DEL INDICADOR

NOMBRE
OBJETIVO
INTERPRETACION
TIPO EFICIENCIA ( ) EFICACIA ( ) EFECTIVIDAD ( )

VARIABLES DE COMPONENTES
NOMBRE
DESCRIPCION
FUENTES
OBJETIVO
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

METODO DE CALCULO
FORMULA UNIDAD DE MEDIDA RANGO PERIODICIDAD

REPRESENTACION GRAFICA

ANALISIS DE TENDENCIA:

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EJEMPLO
FICHA TECNICA DEL INDICADOR
DEPENDENCIA AREA RESPONSABLE DEL INDICADOR
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
DATOS GENERALES DEL INDICADOR
NOMBRE SUFICIENCIA DE RECURSOS DEL SGC
OBJETIVO IDENTIFICAR EL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA IMPLEMENTACION DEL SGC CONSIDERANDO
LOS RECURSOS ASIGNADOS PARA TAL FIN
INTERPRETACION EL CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA DE
TIPO EFICIENCIA ( X ) EFICACIA ( ) EFECTIVIDAD ( )

VARIABLES DE COMPONENTES
NOMBRE CUMPLIMIENTO DE LA IMPLEMENTACION DEL SGC
DESCRIPCION DE ACUERDO CON EL PRODUCTO O SERVICIO QUE SE OFRECE, SE DETERMINARA LA SUFICIENCIA DE LOS
RECURSOS ASIGNADOS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SGC DE ACUERDO A LA PLANIFICACION
ESTABLECIDA.
FUENTES CONSULTORIA, NORMA TECNICA DE REFERENCIA.
OBJETIVO IDENTIFICAR SI LOS RECURSOS FINANCIEROS, HUMANOS, TECNOLOGICOS, DE INFRAESTRUCTURA Y OTROS
SON SUFICIENTES PARA ASEGURAR LA IMPLEMENTACION, MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTC ISO 9001:08- PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SGC.

METODO DE CALCULO
FORMULA UNIDAD DE MEDIDA RANGO PERIODICIDAD
% DE PRESUPUESTO % MINIMO (70%) MENSUAL
EJECUTADO/PLANIFICACION DEL BUENO /(80%)
SGC MAXIMO (100%)

REPRESENTACION GRAFICA

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Para poder obtener los datos para los indicadores

se requiere contar con un buen sistema de
registro, algunas veces diseados por la propia
empresa y otras veces no, como es el caso de AT(
reporte de ATEP) , ausentismo (incapacidad
mdica).

Para mostrar la definicin de los indicadores

elegidos se utiliza la ficha tcnica del indicador,
que recopila toda la informacin sobre ste.

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Los indicadores se deben relacionar con el proceso que se pretende

medir, no recomendndose ms de cinco por cada proceso.

Se deben concretar los objetivos de los indicadores, de manera que

sean coherentes con lo que va a medir el indicador.

Adems, se debe establecer la periodicidad de la medicin y

guardar los datos de los ltimos perodos para analizar su
comportamiento en el tiempo.

Se debe considerar que todos los indicadores deben estar

relacionados con los estratgicos de la organizacin y que los ms
relevantes sern presentados y utilizados en las reuniones de
calidad generales de la empresa.

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Gracias por su participacin

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