Ip 99342011 CDR I Poll Sandra

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DEL PROGRAMA DE PASANTA
Anlisis de la ejecucin presupuestaria de los gastos de administracin

para el perodo julio 2010 a junio 2011 y su incidencia en los Estados Financieros
en la empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
Autor: Sandra Ripoll
Puerto Ordaz, Julio 2011

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DEL PROGRAMA DE PASANTA
Analizar la ejecucin presupuestaria de los gastos de administracin para

el perodo julio 2010 a junio 2011 y su incidencia en los Estados Financieros en
la empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
Informe Especial de Pasanta Presentado Para Optar al Ttulo de Licenciado en

Contadura Pblica.
Tutor Acadmico Tutor Industrial
Lcda. Mary Muoz Lcda. Gabriela Kolosovas
Puerto Ordaz, Julio 2011.

INDICE GENERAL
DEDICATORIA. ....................................................................................................V
AGRADECIMIENTO. ...........................................................................................VI
INTRODUCCIN .................................................................................................. 1
CAPITULO I
Diagnostico. ................................................................................................................ 3
Planteamiento del problema. ....................................................................................... 3
Justificacin.................................................................................................................3
Alcance....................................................................................................................... 4
Objetivo general. ........................................................................................................ 4
Objetivos especficos. ................................................................................................. 4
CAPITULO II
Marco Terico. ........................................................................................................... 9
Antecedentes de la organizacin. .............................................................................. 9
Antecedentes de la investigacin. ............................................................................ 11
Bases tericas. .......................................................................................................... 13
CAPITULO III
Marco metodolgico. ................................................................................................ 29
Tipo de investigacin. ............................................................................................... 29
Tcnicas de recoleccin de datos. ............................................................................ 31
Poblacin y Muestra ................................................................................................. 32
Problema a Resolver ................................................................................................. 32
CAPITULO IV
Anlisis de los Resultados. ...................................................................................... 40
CAPITULO V
CONCLUSIONES. ................................................................................................. 59
RECOMENDACIONES. ....................................................................................... 60
RESEA BIBLIOGRAFICA. ............................................................................... 61
ANEXOS ................................................................................................................62
A Factura centralizada........................................................................................63
B Registro factura centralizada .......................................................................... 64
C Consumo de almacn ...................................................................................... 65
D Registro de consumo de almacn. .................................................................. 66
E Registro de provisin. ..................................................................................... 67
F Plan de trabajo..................................................................................................68
DEDICATORIA
A mi madre principalmente por estar conmigo siempre en todos los momentos

importantes de mi vida y por el apoyo tan grande que he recibido de su parte hoy y
siempre.
A mi abuela por haberme inculcado con sus historias y enseanzas, parte de lo que
soy y de lo que siempre ser.
Y a todas aquellas personas que con sus palabras de aliento, amistad y apoyo han
hecho de mi mundo un lugar ms ameno en el cual estar.
.
AGRADECIMIENTO
A Dios ante todo por darme fuerzas da a da y nunca dejarme desfallecer en medio
del camino, y por todas las bendiciones y la vida tan hermosa, llena de dicha y
felicidad que me ha dado.
A mi madre por su apoyo constante.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana por darme la oportunidad de

formarme como profesional en sus prestigiosas instalaciones.
A la Lcda. Gabriela Kolosovas, por abrirme las puertas, apoyarme y guiarme durante
todo el periodo de Pasanta.
Y a todos aquellos que han credo en m y me han tendido la mano.

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
INTRODUCCIN
Maquinarias Ferromineras de Venezuela, C.A., es una empresa con ms de 10

aos de presencia en la industria de la construccin venezolana, con una amplia
experiencia en el campo del alquiler de maquinaria pesada para la construccin. Su
visin es ser la mejor opcin en el campo del alquiler de maquinaria pesada y tener
una presencia importante en el mercado nacional, mediante un programa de
competitividad e invirtiendo capital para mejorar la calidad y servicio de alquiler de
maquinaria pesada al menor costo posible. Para lograr lo establecido anteriormente, y
cumplir con cada uno de sus objetivos, esta empresa controla sus procesos
administrativos mediante la utilizacin de un sistema de informacin integrado que
permite contar con una plataforma de informacin relevante que aporta beneficios
para toda la organizacin, a travs de la disponibilidad de informacin confiable,
oportuna y de calidad, que facilita a los distintos responsables de la empresa la toma
de decisiones. Una de las herramientas de gestin con la cual cuenta esta empresa
para cuantificar los planes de accin y actividades de todas sus reas, es el
Presupuesto Anual, el cual, una vez aprobado y entrado en ejecucin, permite hacer
un seguimiento del mismo para garantizar su desarrollo dentro de los parmetros
establecidos al momento de su elaboracin. Uno de los conceptos considerados
dentro del Presupuesto Anual son los gastos generales o gastos de administracin y
por ende, su ejecucin es objeto de revisin y control por parte de la empresa ya que
su impacto se ve reflejado en el estado de resultados y por lo tanto tiene una
incidencia directa en las ganancias o prdidas de la empresa.
En atencin a lo planteado anteriormente, se presenta este trabajo de investigacin,

cuyo propsito es el de realizar un anlisis en los gastos generales para determinar las
fortalezas y debilidades que presentan la elaboracin y el control presupuestario y
determinar recomendaciones que permitan compensar los desvos en los meses
restantes del ejercicio econmico.
7
En este sentido, se apoyar en una investigacin de tipo descriptiva y se sustentar

en un diseo de investigacin de campo. El procedimiento que permitir alcanzar los
objetivos propuestos implica la observacin directa de la informacin correspondiente
a la ejecucin de los gastos generales, incluyendo el detalle de los registros contables,
de igual forma, la aplicacin de entrevistas informales a las personas involucradas en
el proceso de ejecucin y control de dichos gastos, lo cual permitir recopilar la
informacin necesaria para el desarrollo del tema en estudio.
La investigacin est estructurada de la siguiente manera: en el Captulo I, se

expone la descripcin del problema de investigacin que comprende el planteamiento
de problema, los objetivos que se pretenden lograr, as como la justificacin y el
alcance de la investigacin. Seguidamente se desarrolla el Captulo II, donde se
detallan aspectos referidos a los antecedentes de la organizacin y la investigacin y
las bases tericas. El Captulo III, presenta la metodologa a seguir para llevar a cabo
este estudio. Ms adelante, en el Captulo IV, anlisis y descripcin de datos que se
utilizaron para la elaboracin del trabajo, donde se exponen las Conclusiones y
Recomendaciones y finalmente, se presentan referencias bibliogrficas y el glosario
de trminos.
8
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.-Planteamiento del problema.
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A. es una organizacin

creada en Ciudad Guayana el 27 de Marzo del 2007 con el propsito de prestar
servicios de calidad y proporcionar soluciones rpidas y eficientes a las necesidades
de sus clientes, en el campo del alquiler de maquinaria pesada. Se encuentra ubicada
en la zona Industrial Matanzas, Avenida Fuerzas Armadas, Edificio Hevensa, Pb.
Divisin de Operaciones, Puerto Ordaz, Estado Bolvar.
Esta empresa posee una estructura organizativa conformada por varias reas,
dentro de las cuales se encuentra la direccin de Administracin y Finanzas a la cual
est adscrito el Departamento de contabilidad y costos; y el de comercializacin y
ventas. El Departamento de Contabilidad y costos, se encarga de Coordinar las
actividades de contabilizacin de las cuentas del Balance General y Estado de
Resultados, garantizar la emisin de los Informes costos de la empresa: Informe
Bsico de Costos (Estructura y mano de obra) y Gastos de Estructura (todas las
direcciones y gerencias generales) en trminos de cantidad, calidad y oportunidad a
travs de la consolidacin de todas las transacciones que impliquen movimiento de
clases de costos (erogaciones, reversos) y anlisis de variaciones presentes en la
ejecucin presupuestaria, coordinar la toma fsica de los inventarios de repuestos y
suministros, mediante la estricta supervisin de las cuentas de inventario, balances,
elaboracin del presupuesto flexible, comparaciones de precios reales vs. estndar,
con la finalidad de suministrar al Departamento de Contabilidad y costos la
informacin requerida para la realizacin de los diferentes informes de gestin
presentados a los distintos entes de la empresa y de mantener un stock fsico de
maquinarias y repuestos y suministros acorde con la valoracin monetaria reflejada
9
en las cuentas de inventarios de la empresa; y resguardar el patrimonio de la misma.

Cabe destacar que el periodo contable es de julio 2010 a junio 2011.
Los gastos generales representan aquellas erogaciones generadas por las empresas
en el desarrollo de sus actividades administrativas y el resto de los servicios
(publicidad no comercial, entrenamiento, seguros, telfono, mantenimiento de
edificios y reas verdes) asociados a dichas actividades, los mismos pueden ser
ordinarios o extraordinarios. El manejo y control de estos gastos son de gran
importancia ya que no estn ligados directamente a la prestacin del servicio de
alquiler de maquinaria pesada y por lo tanto, no son recuperables.
En la ejecucin del presupuesto de este nuevo ejercicio contable (Julio 2010- junio
2011) se ha observado como los gastos generales han aumentado progresivamente
hasta un 17 % sobre el presupuesto y la tendencia es que sigan en ascenso. Esto se
debe a factores de aumentos de precios de repuestos estratgicos y transporte dentro
del patio de la maquinaria, aumentos de sueldos y salarios segn convencin
colectiva, erogaciones no previstas, incrementos en los consumos y trabajos
extraordinarios en mejoras de infraestructura, principalmente en las Gerencias de
Mantenimiento industrial, comunicaciones y relaciones industriales.
Esta situacin trae como consecuencia la erogacin de gastos por encima de lo

presupuestado generando una distorsin contra el presupuesto y por lo tanto un
incremento del gasto que repercute en el Estado de Resultados, generando una menor
ganancia con respecto a lo presupuestado. Por lo tanto, de continuar con esta
tendencia de incremento de los gastos generales, podra ocasionar un descontrol en el
manejo de los mismos, ya que las reas no se adaptaran a los lineamientos
establecidos en la formulacin de presupuesto y sus gastos podran no estar
relacionados con las actividades originalmente consideradas.
10
Por consiguiente, es necesario que se realice un anlisis de los gastos generales

para conocer los factores que influyen en el aumento de los mismos y conocer los
lineamientos establecidos en el presupuesto. Este anlisis permitir sugerir
soluciones que permitan mejorar la gestin a futuro, incluyendo acciones a corto
plazo que puedan compensar las variaciones negativas acumuladas a la fecha y cerrar
el ejercicio econmico en las cifras aprobadas en el Presupuesto Anual. Por todo lo
anteriormente descrito y en vista de la necesidad de encontrar una pronta solucin a
esta problemtica se pretende realizar esta investigacin de manera que una vez
concluida, permita a la alta gerencia de la empresa tomar decisiones para reduccin
de gastos en el siguiente semestre y poder compensar los desvos actuales. A raz de
esta problemtica se presentan estas interrogantes: Cmo es el proceso de
elaboracin del presupuesto de gastos? Cules sern las variaciones ms
significativas? Estarn los gastos registrados correctamente? Existe la posibilidad
de ejecutar acciones que permitan mejorar la gestin de los gastos generales.
1.2.- Justificacin
La importancia de esta investigacin radica en la relevancia que tienen los gastos

generales o de administracin en los estados financieros de la empresa
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A. ya que indican las
erogaciones que no estn relacionadas con la prestacin del servicio y por lo tanto no
son recuperables. Este anlisis permitir indicar a los responsables de cada una de las
direcciones que se encuentren involucradas, la adopcin de medidas de ajuste al
presupuesto para el primer semestre del 2011, con el fin de compensar las variaciones
ocurridas en el semestre en estudio.
Segn el impacto de las deficiencias, estas medidas estarn dirigidas tanto a las
personas encargadas directamente de la funcin o actividad implicada como las
autoridades responsables de la gerencia o departamento respectivo.
11
Esta investigacin proporcionar a la Gerencia de Contabilidad y costos algunas

alternativas que sern planteadas a las gerencias o departamentos involucrados de
manera tal que puedan tomar medidas que puedan mejorar control de sus gastos
generales.
1.3.-Objetivos
1.3.1.-Objetivo General
Analizar la ejecucin presupuestaria de los gastos de administracin para el

perodo julio 2010 a junio 2011 y su incidencia en los Estados Financieros en la
empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
1.3.2.-Objetivos Especficos
-Describir el proceso de elaboracin del Presupuesto Econmico Anual, con la

finalidad de conocer su mecanismo y funcionamiento en la gestin.
-Verificar el registro en el sistema SAP R/3 de los gastos incurridos en el segundo

semestre del 2010.
- Determinar las reas ms relevantes en cuanto a los gastos de administracin

para el periodo Julio 2010 Diciembre 2010 de la empresa MAQUINARIAS
FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
-Comparar el gasto real con el presupuesto econmico de las reas ms relevantes,

para conocer las variaciones significativas del segundo semestre del 2010.
12
1.4.- Alcance
La investigacin se desarrollar en el departamento de Costos adscrito a la

Gerencia de administracin y Finanzas de la empresa MAQUINARIAS
FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., ubicada en la Zona Industrial Matanzas,
en Ciudad Guayana, Estado Bolvar. El anlisis de los gastos generales involucrar a
su vez el estudio de las siguientes gerencias: Mantenimiento Industrial,
Comunicaciones y Relaciones Industriales. De igual forma sern analizados los
gastos cuya desviacin negativa contra el presupuesto, estn por encima del 20%. Por
las caractersticas particulares de esta empresa, los resultados que se obtengan a
travs del anlisis de los datos e informacin administrada slo son aplicables a la
empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A.
1.5.- Limitaciones
LIMITACIONES
Todo trabajo de investigacin requiere de los datos e informacin que permitirn

soportar cada una de las conclusiones que generen el mismo. Pero en este caso en
particular se presentaron algunos inconvenientes, tales como:
- Carencia de manuales de procedimiento para elaboracin del presupuesto

econmico.
- Desconocimiento por parte de algunos responsables de las direcciones sobre
los principales desvos existentes en sus reas.
- Informacin incompleta de algunos gastos, por su carcter confidencial no
pudieron ser analizados en su totalidad.
13
- Disponibilidad de tiempo por parte de los analistas de costos, particularmente,

durante el periodo de cierre contable.
- Rotacin del personal del Departamento de Contabilidad y costos.
14
CAPITULO II
MARCO TERICO
2.1.- Antecedentes de la Organizacin
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., es una empresa

de capital privado la cual presta servicios de calidad en cuanto a alquiler de
maquinaria pesada se refiere, contando con y una fuerza laboral de 120
trabajadores operando tres (3) turnos por da los 365 das del ao. Esta pertenece a
la Corporacin Marquez Barry, la cual inici sus operaciones el 08 de Mayo de
2001 con el nombre de MAQUINARIAS DE VENEZUELA, C.A., sin embargo en
el 2007 al integrarse un nuevo socio a la compaa decidieron cambiarle el nombre
a MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A; esta se encuentra
ubicada dentro de Hevensa, C.A. una empresa productora y comercializadora de
ferroaleaciones de manganeso y silicio, la cual es su principal cliente.
Misin
Prestar servicios de calidad y proporcionar soluciones rpidas y eficientes a las

necesidades de nuestros clientes, promoviendo a su vez el bienestar social de los
empleados y la comunidad.
Visin
Ser la mejor opcin en el campo del alquiler de maquinaria pesada,

convirtindonos en aliados confiables y serios de nuestros clientes.
15
Estructura Organizacional
PRESIDENTE
ASESOR JURIDICO
LABORAL
GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA DE

RELACIONES COMUNICACIONES MANTENIMIENTO ADMINISTRACION
INDUSTRIALES INDUSTRIAL Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE COMERCIALIZACIN
CONTABILIDAD Y Y VENTAS
COSTOS
La empresa presenta una estructura organizacional de tipo funcional, conformada,

por una Presidencia Ejecutiva, ocho (4) gerencias principales y dos departamentos, lo
que garantiza al mximo la utilizacin de las habilidades tcnicas del recurso
humano, basndose en la especializacin ocupacional. Adicionalmente, permite
contacto directo entre los rganos o cargos interesados sin necesidad de seguir
estrictamente los canales formales e indirectos de comunicacin.
Estas gerencias y departamentos tienen las siguientes funciones:
La Gerencia de Relaciones Industriales: se encarga de formular y aplicar las

Polticas y Estrategias Corporativas en el mbito de socio-laboral,
comunicacional y de servicios al personal.
Gerencia de Comunicaciones: Se encarga de programar y prestar apoyo

tcnico a los dems departamentos con respecto al uso y soporte del sistema
SAP actualmente utilizado por la empresa.
16
La Gerencia de Administracin y Finanzas: es la encargada de velar por la

administracin y aseguramiento del rendimiento de los recursos financieros de
la empresa, adems presta servicios de contabilidad, costos, comercializacin
y ventas.
Gerencia de Mantenimiento Industrial: Se encarga del mantenimiento

mecnico de la maquinaria pesada de la compaa.
Departamento de Asuntos Legales (Asesor jurdico legal): representa a la

compaa ante terceros en todos los aspectos jurdicos en los que estn
involucrados sus derechos e intereses, garantizando su actuacin dentro del
marco legal vigente.
Departamento de Contabilidad y costos: se encarga de prestar servicios de

contabilidad y costos a la gerencia de administracin y finanzas de la
compaa.
Departamento de Comercializacin y ventas: se encarga de realizar
licitaciones al mejor precio del mercado de manera competitiva y de realizar
la facturacin del servicio de alquiler de maquinaria pesada, entre otras.
2.2.-Antecedentes sobre la investigacin
De los trabajos de investigacin relacionados con anlisis del presupuesto de

gastos generales, se encontraron los siguientes:
Avendao D. (2003), realiz un trabajo para la Universidad de los Andes en la

especialidad de administracin mencin Contabilidad y Finanzas, el cual tiene como
ttulo Anlisis de los gastos de la Gerencia de Mantenimiento Industrial de
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., con respecto al
presupuesto econmico anual durante el primer trimestre del ao 2003 Puerto
17
Ordaz-Estado Bolvar. El autor concluye que algunas de las variaciones estaban

relacionadas con cargos errneos y extraordinarios, adicionalmente, falta de personal
para el control presupuestario.
La relacin que existe entre el trabajo de investigacin antes mencionado y el

presente, es que el principal propsito es analizar los gastos de administracin para
verificar los desvos principales e identificar la falta de control presupuestario, las
recomendaciones del mismo se inclinan en la cultura presupuestaria, como factor del
xito de la empresa.
Pinto Y. (2003), realiz un trabajo para la Universidad Nacional Experimental de

Guayana en la especialidad de administracin, el cual lleva como ttulo Anlisis de
las Desviaciones del Presupuesto y Gastos de Estructura en la Gerencia de
Mantenimiento Industrial (MAQUINARIAS FERROMINERA DE
VENEZUELA, C.A.), el autor concluye en que no existen criterios en cuanto a la
naturaleza de los gastos y que los mismos contienen caractersticas de recurrentes y
no son presupuestados.
Este trabajo de investigacin se relaciona con el presente, en vista de que el autor

ubic los principales factores que incidieron en los desvos y recomend tomar
medidas de control presupuestario para el mejoramiento de la gestin y mejor
elaboracin del siguiente.
Inagas M. (2002), realiz un trabajo para la Universidad Nacional Experimental

de Guayana en la especialidad de Licenciatura en Contadura Pblica, el cual lleva
como ttulo Manual de normas y procedimientos de los gastos de estructura
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., el autor realiza un
levantamiento de todos los registros contables que se realizan por concepto de Gastos
18
operacionales y concluye la falta de conocimiento por parte de algunos departamentos

de las cuentas contables que se utilizan para el registro de los gastos operacionales.
El mencionado trabajo de investigacin se relaciona con el presente, en vista que

se describen algunos de los registros contables que se realizan en el sistema SAP
durante el seguimiento del ejercicio econmico el cual indicaremos en este trabajo.
2.3.- Bases Tericas
El uso de los presupuestos en las empresas pblicas y privadas, se ha convertido

en una herramienta de vital importancia, que permite hacer seguimiento a la gestin
de las mismas. Desde el mismo momento en que se plantea el problema del riesgo y
la incertidumbre, los hombres de negocio necesitan prever el fututo de las entidades a
su cargo. Para ello toman como referencia los propsitos y objetivos de la
organizacin en el tiempo y disean un sistema que relacione a la perfeccin los
objetivos y los recursos financieros disponibles, los informes peridicos y
procedimientos de control. Al respecto Gmez, R. (1994) define que presupuesto es
una representacin en trminos contables de las actividades a realizar por una
organizacin para alcanzar determinadas metas y que sirve como instrumento de
planificacin, coordinacin y control de funciones.
Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clsico
ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, ms especficamente, como parte
de un sistema total de administracin que incluye:
Formulacin y puesta en prctica de estrategias.
Sistemas de Planeacin.
Sistemas Presupuestales.
19
Organizacin.
Sistemas de Produccin y Mercadotecnia.
Sistemas de Informacin y Control
A cualquier empresa industrial, comercial, de servicios para mantener sus

funciones normalmente le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios como
lo son: mano de obra, energa elctrica, telfono, papelera, entre otras erogaciones.
La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestacin real de un

proveedor del exterior, es decir, cuando percibe alguno de estos bienes o servicios.
As, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores,
cuando utiliza el suministro elctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc.
Al respecto Catacora F. (1996) define los gastos como erogaciones que no se
relacionan de manera directa con la generacin de ingresos, pero que son necesarios
para el funcionamiento de una compaa, por lo cual no son clasificados como un
costo (pg. 102).
En general se entiende por gasto al sacrificio econmico para la adquisicin de un

bien o servicio, derivado de la operacin normal de la organizacin, y que no se
espera que pueda generar ingresos en el futuro.
Las normas contables requieren que los gastos se contabilicen siguiendo el criterio
de devengado, que implica que el gasto se debe registrar en el momento en que ocurre
el hecho econmico que lo genera, con independencia de si fue pagado o cobrado, o
de su formalizacin mediante un contrato o cualquier otro documento.
20
Importancia del Presupuesto
Segn Gmez R. (1994) El presupuesto sirve como instrumento de planificacin,

coordinacin y control de las actividades financieras, puede ser variable, rgido y
ajustable por lo que su formulacin permite el crecimiento de la organizacin
disminuyendo las desviaciones en la ejecucin del mismo
Etapas del Presupuesto
Segn Gomez R. (1994) Las etapas del presupuesto son las siguientes:
Formulacin:
Es el proceso basado fundamentalmente en el clculo o estimacin de recursos

humanos, materiales y financieros, requeridos durante el perodo presupuestario. En
ella se consideran las metas y polticas generales emanadas de la empresa y es
responsabilidad de cada gerente de cada unidad formular su presupuesto.
Ejecucin:
Este ciclo fundamenta su importancia en que las unidades involucradas, cumplan

con su asignacin presupuestaria y que las mismas no sean utilizadas en fines
diferentes para los cuales fueron previstos, es decir, que la inversin debe estar
destinada al logro de los objetivos y metas establecidas en la formulacin
presupuestaria.
Control:
Es el conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar los

resultados obtenidos en un periodo, para evaluarlos y decidir las medidas
presupuestarias que sean necesarias. Las actividades que se realizan en esta etapa
son:
21
- Preparar informes de ejecucin parcial y acumulativa que

incorporen comparaciones numricas y porcentuales de lo real y lo
presupuestado.
- Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
- Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario.
Evaluacin:
Consiste en preparar un informe crtico de los resultados obtenidos que contendr

no slo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y
actividades empresariales realizadas durante un perodo.
Aportes del Presupuesto
1) Seala con antelacin las metas a alcanzar por la empresa.
2) Coordinar las actividades y propende a la colaboracin de todos.
3) Centraliza el control mediante la delegacin de autoridad y asignacin de

responsabilidades.
4) Permite verificar los resultados obtenidos sobre la marcha advirtiendo a

tiempo las desviaciones del objetivo propuesto.
5) Muestra los xitos alcanzados y las posibles fallas.
6) Enfatiza la poltica general de la empresa.
Diferencias entre presupuesto pblico y privado
Segn Gomez R. (1994) Las diferencias entre presupuesto pblico y privado son
las que se enumeran a continuacin:
22
1) Por la forma como se enfocan los ingresos y gasto. Los servicios pblicos son
privativos del Estado, debido a que, por una parte, si son demasiado
productivos, seran una fuente desproporcionada de enriquecimientos en
manos de particulares. Otros servicios, por el contrario, son tan poco
lucrativos que nadie se ocupara de ellos.
2) El presupuesto privado tiene fines de lucro. Siempre su objetivo ser el de

optimizar las ganancias.
3) El presupuesto pblico es rgido, es decir, para ser modificado requiere un

proceso tan complicado casi como el de su elaboracin. Si se hace necesario
aumentar alguna partida se acude al crdito adicional. Por el Contrario, el
Presupuesto privado es flexible y dinmico, a medida que se van efectuando
las comparaciones de lo presupuestado con lo real y se aprecian desviaciones
se efectan los ajustes necesarios.
4) Por la forma como se perciben los ingresos en cada presupuesto, el estado

tiene como fuente de sus recursos ordinarios, los impuestos, tasas y
contribuciones.
Gastos
Segn Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Definen el gasto como
aquellos costos que han producido un beneficio y que luego se acaban, es decir, el
valor sacrificado que realiza la empresa para adquirir bienes o servicios mediante la
reduccin bruta de los activos.
23
Clasificacin de los gastos.
Los autores Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Clasifican los gastos de
la siguiente forma:
Gastos de Administracin y Venta:
Son los gastos que se componen de cuentas reguladas por las decisiones de tipo
poltico, tomadas en los altos niveles administrativos. No se relacionan directamente
con la tasa de produccin; por lo tanto, la elaboracin del presupuesto de estos gastos
asume un carcter diferente al de los gastos de fabricacin.
Se denominan gastos de operacin en estos rubros por el origen de las partidas, las
cuales son incurridas por las operaciones que realiza una entidad.
Gastos Generales:
Son todos aquellos gastos que no se relacionan con la produccin ni distribucin, y

los mismos se incurren en las reas de responsabilidad que proveen supervisin y
servicio a todas las funciones de la empresa, ms que ejecutar ninguna funcin en
particular. Por lo general son gastos constantes. Estos gastos se encuentran cercanos a
la alta gerencia, cada rengln de estos gastos debe identificarse directamente con un
centro o rea de responsabilidad, donde cada gerente debe ser responsable por la
planificacin y el control del gasto.
Gastos de Venta:
Comprenden todos los costos relacionados con la actividad de vender, la

distribucin y la entrega de los productos a los clientes; es decir, los que se erogan
para suscitar el deseo de posesin por parte del pblico. La cuidadosa planificacin
de estos gastos, afecta favorablemente al potencial de las utilidades de la empresa; los
dos aspectos principales en la planificacin de estos gastos son:
24
Planificacin y Control: En el desarrollo del plan tctico de utilidades, es esencial

lograr un equilibrio econmico favorable entre el esfuerzo de ventas y los resultados
(ingresos) de las ventas.
Control de los Gastos de Venta: Es importante dedicar un serio esfuerzo al control

de los gastos de venta, ya que constituyen una parte sustancial de los gastos totales.
Gastos Fijos:
Son aquellos que no varan con la produccin o la actividad productiva. Se van

acumulando principalmente por el slo transcurso del tiempo; es decir, gastos
relacionados con el tiempo. Permanecen constantes en su importe durante un corto
perodo de tiempo dado, dentro de la amplitud relevante de actividad. Los gastos fijos
se incurren, por la tenencia de activos y los dems factores de produccin.
Gastos Variables:
Se basan en la actividad y no en el transcurso del tiempo, porque los mismos se

incurren como resultados directos de la produccin, la actividad productiva o el
trabajo desarrollado. Un gasto variable es necesariamente de cero a cero actividades.
Los gastos variables, aumentan o disminuyen directamente con los cambios en la

produccin; por lo tanto, si se duplica la produccin, el gasto tambin se duplica; o si
disminuye la produccin, el gasto tambin.
Gastos Semivariables:
Los gastos semivariables o semifijos, aumentan o disminuyen al aumentar o

disminuir la produccin o la actividad, pero no en proporcin a los cambios en la base
de actividad. Estos gastos participan de algunas de las caractersticas, tanto de los
gastos fijos como de los variables.
25
Elementos esenciales de un sistema efectivo de control de gastos
Segn Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) los elementos esenciales de un
sistema efectivo de control de gastos son:
La alta administracin debe brindar un apoyo activo y congruente al sistema

de control.
El control de gastos debe identificarse claramente como una responsabilidad

de lnea.
Debe disearse el sistema de control, de modo que se ajuste a las

peculiaridades de la situacin.
Deben desarrollarse estndares realistas de gastos (cifras del presupuesto),

para usarse como base en la medicin del desempeo.
Deben elaborarse informes de desempeo peridicamente y a corto plazo.
Los estndares de gasto deben relacionarse con la produccin real.
El sistema de control y los informes de desempeo que se generen, deben ser

simples y fciles de entender por los distintos niveles de la administracin.
El control de los gastos debe ejercerse antes de incurrir en los costos y no a

posteriori. Por lo tanto, para el control, los estndares de gasto deben emplearse de
dos maneras: Para controlar los gastos antes de incurrir en los mismos y para medir la
eficacia con la que fueron controlados los gastos.
El control de gastos debe aplicarse a los gastos antes de su asignacin o

distribucin.
26
Para corregir las faltas de eficiencia, deben emplearse procedimientos

efectivos de seguimiento.
Diferencia entre Costo y Gasto:
Para Polimeni R., Fabozzi F., y Adelber A.(1994) Dos trminos diferentes, costo y
gasto, a menudo se emplean en el mismo sentido. El costo se define como un desembolso
que se registra en su totalidad como un activo, y se convierte en un gasto cuando rinde sus
beneficios en el futuro. El gasto se define como un desembolso que se consume
corrientemente, o como un costo que ha rendido ya su beneficio.
Otra de las diferencias es que los costos estn relacionados en forma directa con la
obtencin de un ingreso para la empresa, mientras que los gastos en los que incurre la
empresa, no estn relacionados con los ingresos operacionales, pero son necesarios para
que la empresa pueda operar.
Proceso bsico del control:
Para Koontz H y Weihritch H. (1998) Debido a que los planes son el punto de
referencia para la creacin de controles por parte de los administradores, el primer
paso del proceso de control es lgicamente establecer planes. Sin embargo, puesto
que los planes varan en lo que se refieren a su grado de detalle y complejidad, es
preciso establecer normas especiales debido a que los administradores no pueden
vigilarlos. Por definicin, las normas son sencillamente criterios de desempeo,
existen muchos tipos de normas, entre las mejores se encuentran las metas u objetivos
verificables.
Medicin del desempeo
De igual forma los autores Koontz H y Weihritch H. (1998) Consideran que

aunque no siempre practicable, la medicin del desempeo, con base en normas, debe
realizarse idealmente con fundamento en la previsin, a fin de que las desviaciones
puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas.
Si las normas son adecuadamente trazadas, y si se dispone de medios para determinar
27
con toda precisin qu hacen los subordinados, la evaluacin del desempeo real o
esperado se facilita enormemente.
Correccin de desviaciones:
Indica tambin Koontz H y Weihritch H. (1998) Que las normas deben reflejar los
diversos puestos de una estructura organizacional. Si el desempeo se mide en
correspondencia con ellas, es ms fcil corregir desviaciones. En la asignacin de
labores individuales o grupales, los administradores deben saber donde exactamente
aplicar medidas correctivas.
Registros contables
Segn Catacora F. (1996) El Registro Contable son todos los libros o documentos
que contienen todas las actividades de una empresa, que contienen o justifica una
transaccin, asiento o cuenta, ejemplo: libros de Contabilidad, Facturas, Plizas o
Comprobantes, Reportes, Informes Internos, entre otros.
Se puede afirmar que los registros no son ms que el proceso de asentar y

contabilizar todas las operaciones o acontecimientos mercantiles que se suscitan a
diario en cualquier empresa.
La transaccin constituye la materia prima del proceso contable el cual consiste en

la identificacin, registro y el resumen de sus reportes peridicos que habrn de ser
utilizados tanto por la administracin como por otras personas con autoridad para
decidir. En la actualidad, los registros contables se hacen de forma sistematizada, ya
que permite agilizar el proceso de registro y contabilizacin de documentos logrando
as una gran efectividad. En MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA
C.A., el sistema de administracin utilizado para el registro de las transacciones o
registros contables es el sistema SAP R/3.
28
Sistema SAP R/3 (Sistema de Aplicacin y Productos)
Es un software suministrado por la empresa SAP AG (Systeme, Anwendungen

und Produkte), este sistema comprende muchos mdulos completamente integrados,
que abarca prcticamente todos los aspectos de la administracin empresarial. Ha
sido desarrollado para cumplir con las necesidades crecientes de las organizaciones
mundiales y su importancia esta ms all de toda duda.
Mdulos del sistema SAP
Gestin Financiera (FI): Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.
Controlling (CO): Gastos generales, costes del producto, cuenta de resultados,

centros de beneficio, etc.
Tesorera (TR): Control de fondos, gestin presupuestaria, flujo de efectivo
Sistema de proyectos (PS): Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc.
Gestin de personal (HR): Gestin de personal, clculo de la nmina,

contratacin de personal, etc.
Mantenimiento (PM): Planificacin de tareas, planificacin de mantenimiento,

etc.
Gestin de calidad (QM): Planificacin de calidad, inspeccin de calidad,

certificado de, aviso de calidad, etc.
Planificacin de producto (PP): Fabricacin sobre pedido, fabricacin en serie,

Kanban, etc.
Gestin de material (MM): Gestin de stocks, compras, verificacin de

facturas, etc.
29
Comercial (SD): Ventas, expedicin, facturacin, etc.
Workflow (WF), Soluciones sectoriales (IS): Contienen funciones que se

pueden aplicar en todos los mdulos
Estados Financieros
Segn Catacora F. (1996) En el complejo mundo de los negocios, hoy en da

caracterizado por el proceso de globalizacin en las empresas, la informacin financiera
cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administracin y
el desarrollo del sistema econmico de la misma. La contabilidad es una disciplina del
conocimiento humano que permite preparar informacin de carcter general sobre la
entidad econmica. Esta informacin es mostrada por los estados financieros, que
comprende: Balance general y estado de resultados, por nombrar los dos (2) ms
importantes. Las caractersticas fundamentales que debe tener la informacin financiera
son utilidad y confiabilidad. La utilidad, como caracterstica de la informacin financiera,
es la cualidad de adecuar sta al propsito de los usuarios, entre los que se encuentran los
accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, el gobierno
y, en general, la sociedad. La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad
de lo que sucede en la empresa. Los Estados financieros, son aquellos documentos que
muestran la situacin econmica de una empresa, la capacidad de pago de la misma a una
fecha dada pasada, presente o futura, o bien el resultado de operaciones obtenidas en un
perodo pasado, presente o futuro en situaciones normales o especiales. Los mismos sirven
para tomar decisiones de inversin y crdito.
Al igual que muchas facetas de la administracin los estados financieros pueden

proyectase, conociendo cada uno de los instrumentos que la componen pueden
estimarse para conocer la rentabilidad futura de los accionistas.
Procedimientos
Los procedimientos son aquellos que nos sirven de gua y de consulta para
conocer en forma secuencial y ordenada como dos o ms personas realizan un
trabajo. Ante esto, Catacora (1996) lo define como " La realizacin de una serie de
labores en forma orgnica y guardando una sucesin cronolgica en la manera de
realizar las labores" (pag.23). Por lo tanto, los procedimientos son un conjunto de
instrucciones que son establecidos para realizar alguna actividad, regular las
actividades administrativas en la empresa y establecen las pautas a seguir en
30
diferentes reas de la organizacin, siguiendo las normas, principios y polticas

emanadas de la alta gerencia.
Objetivos de los procedimientos
Indica Catacora F. (1996) Que el objetivo de los procedimientos es la

simplificacin de los mtodos de trabajo, eliminando las operaciones innecesarias con
el fin de reducir los costos para dar fluidez y eficiencia a las actividades.
Importancia de los procedimientos
Para Catacora F. (1996) Son importantes debido a que por medio de ellos, todos
los trabajos o actividades que se realicen en una empresa se pueden efectuar en forma
eficiente, efectiva y econmica. Adems los procedimientos representan una
herramienta prctica para la simplificacin y especificacin del trabajo.
Caractersticas de los procedimientos
Segn Catacora F. (1996) las caractersticas ms resaltantes de los procedimientos

son las siguientes:
- Unidad: Son los elementos materiales y humanos as como el objeto deseado

tomando en cuenta todas sus caractersticas.
- Coherencia: Que cada unos de los pasos sean sucesivos, complementarios y

que tiendan al mismo objetivo.
- Flexibilidad: Deben permitir resolver emergencias sin romper las estructuras

establecidas y que restablezcan el procedimiento al crear emergencias.
- Continuidad: Tienden a practicarse una vez establecidas las modificaciones

solo se agregan las ya establecidas.
31
Tipos de procedimientos
Para Catacora F. (1996) En las empresas existen dos tipos de procedimientos: El de

Operaciones y el Administrativo.
Procedimientos de Operaciones: Establecen las pautas o instrucciones que dan a

los empleados u obreros encargados del proceso productivo en una empresa de
servicios los procedimientos operativos estn orientados a establecer la forma de
realizar un determinado-trabajo.
Procedimientos Administrativos: Son los que regulan las actividades

administrativas en la empresa, establecen las pautas a seguir en las diferentes reas de
la organizacin para que el personal realice las actividades administrativas en base a
dichas pautas que se basan en las normas, polticas y principios emanados desde la
alta gerencia u otro organismo ajeno a la organizacin que regula algunas actividades.
Procedimientos Contables: Son los procesos e instructivos que se utilizan para el

registro de las transacciones u otras operaciones en los libros contables. Algunos
ejemplos de procedimientos contables:
- Recepcin de inventario
-Fabricacin de productos
- Registro de estimaciones
- Distinciones de registros
Procedimientos no contables: Son aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros. Algunos ejemplos de este tipo de procedimiento son los siguientes:
- Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corriente.

- Procedimiento para cambio de empleados
- Procedimientos para cambio de horario laborables
32
- Procedimiento para tramitar reclamos de clientes.
Variable
Segn el autor Sabino C. (1990) La variable es una caracterstica (magnitud,

vector o nmero) que puede ser medida, adoptando diferentes valores en cada uno de
los casos de un estudio.
Variables independientes: Son las que el investigador escoge para establecer

agrupaciones en el estudio, clasificando intrnsecamente a los casos del mismo.
Variables dependientes: Son las variables de respuesta que se observan en el

estudio y que podran estar influenciadas por los valores de las variables
independientes.
33
Cuadro N 1
Operacionalizacin de las variables
Objetivo General: Analizar la ejecucin presupuestaria de los gastos de

administracin para el perodo Julio 2010 - Diciembre 2010 y su incidencia en
los Estados Financieros en la empresa MAQUINARIAS FERROMINERA DE
VENEZUELA, C.A.
Objetivos Especficos Variables Dimensin Indicadores tem

s
Describir el proceso de Proceso. Partidas Revisin 1

elaboracin del Presupuestaria Verificacin 2
Presupuesto econmico s Procedimiento 3
anual. s
Evaluar que los gastos Gastos Registros Cantidad 4
incurridos en el segundo contables
semestre de 2010 estn
registrados correctamente
en el sistema SAP.
Determinar las reas ms Direccion Identificar los Gastos 5
relevantes de los gastos de es Gatos
administracin
Comparar el gasto real Gasto Identificar las Presupuesto 6
con el prepuesto Real variaciones. Variaciones 7
econmico de las reas Cuentas 8
ms relevantes.
Fuente: Villarroel, W (2008).
34
CAPITULO III
MARCO METODOLGICO
Aplicada
Esta investigacin es aplicada debido a que se analiz los reportes emitidos en el

departamento de contabilidad y costos para determinar las variaciones negativas con
respecto al presupuesto econmico, con al finalidad de emitir soluciones para la
reduccin de los gastos para el primer semestre del 2011. Al respecto la Universidad
Nacional Abierta (1985) establece que una investigacin aplicada es cuando se
buscan conocimientos con fines de aplicacin inmediata a la realidad para
modificarla. Su propsito es presentar soluciones a problemas prcticos, mas que
formular teoras acerca de ellas. (pg. 23).
Descriptiva
Por medio de ella se pudo obtener informacin acerca de los pasos que se llevan a
cabo en la realizacin del presupuesto, su ejecucin o registros a travs del tiempo y
la gestin mensual, con el fin de tener una idea de los acontecimientos. Al respecto
Tamayo y Tamayo (1993) comenta que: Esta comprende la descripcin, registro e
interpretacin de la naturaleza actual, composicin o proceso de los fenmenos. El
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre como una persona, grupo o
cosa, se conduce o funciona en el presente, la investigacin descriptiva trabaja sobre
realidades de hecho y sus caracterstica es la de presentarnos una interpretacin
correcta (pg.35).
35
Diseo de Investigacin
De campo
Esta investigacin es de campo debido a que la informacin se obtuvo en forma directa

en el departamento de contabilidad y costos, en donde se recogieron los datos e
informaciones acerca de la ejecucin presupuestaria del segundo semestre del 2010 para
as determinar los puntos a los cuales hay que emitir una solucin para la reduccin de los
gastos. Al igual que el resto de las reas al cual se le consult las razones de las
variaciones actuales. Al respecto Sabino, C (1992) seala que investigacin de campo: Es
aquella que se basa en informaciones o datos primarios obtenidos directamente de la
realidad. Su innegable valor reside en que el permite cerciorarse al investigador de las
verdaderas condiciones en que se han conseguido sus datos haciendo posible su revisin o
modificacin en el caso de que surjan dudas respecto a su calidad. Esto, en general,
garantiza un mayor nivel de confianza para el conjunt de la informacin obtenida. No
obstante, los diseos de campo presenta la clara limitacin de su reducido alcance. Son
muchos los datos que no se pueden alcanzar por esta va, ya sea por restricciones
temporales, por carencia de recursos o por muchas otras razones (pg.25).
Poblacin y Muestra.
Tamayo y Tamayo (1997) definen a la Poblacin como la totalidad del fenmeno

a estudiar de donde las unidades de poblacin poseen una caracterstica comn la
cual se estudia y da origen a los datos de investigacin (pg.92).
La poblacin que conforma esta investigacin son quince (15) analistas de costos
de las dems gerencias o departamentos y diecisis (16) analistas de la gerencia de
contabilidad y costos. Mediante la opinin de los mismos se obtendrn informacin
adicional para soportar el trabajo de investigacin.
Para Salkind (1999), una muestra es solo representativa de una parte de la

poblacin pero se utiliza para generalizar acerca de la poblacin. (pg.33).
La poblacin y la muestra es la misma, en virtud de que el nmero de la poblacin

es menor a 50 personas.
36
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
Observacin Directa
Esta tcnica permiti recolectar en forma presencial los datos e informes para
identificar las variaciones presentes en la empresa MAQUINARIAS
FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., con respecto al presupuesto, mediante
esto se puede deducir las explicaciones para indicar las posibles soluciones. Se utilizo
la observacin directa, debido a que es el tipo de investigacin donde el investigador
se encuentra en el sitio o lugar de la problemtica. Al respecto Tamayo y Tamayo
(1993) comentan que la observacin directa es aquella en la cual el investigador
puede observar y recoger datos mediante su propia observacin. (pg.115).
Entrevista no estructurada
Por medio de esta tcnica se indag acerca de las explicaciones de las variaciones
negativas con respecto al presupuesto econmico actual, para as tener una idea ms
clara de cuales fueron las razones de estos desvos y poder indicar las posibles
decisiones futuras. Adems se obtuvo informacin acerca de las actividades que
realizan los tres analistas correspondientes a gastos generales, registros contables,
elaboracin de presupuesto y emisin de informes. Al respecto Sabino, C (1987)
comenta que una entrevista No estructurada Se realiza sin prever las preguntas, es
decir, que ni las preguntas ni las respuestas estn predeterminadas completamente
(pg. 80)
Revisin Bibliogrfica
Universidad Nacional Abierta (1990), Es una tcnica cuyo propsito esta dirigida
principalmente a racionalizar la actividad investigativa, para esto se realiza dentro las
condiciones que asegure la obtencin y autenticidad de la informacin que busca con
relacin al estudio o tema en particular. (Pg. 52).
37
Para llevar a cabo este trabajo result necesario acudir a fuentes bibliogrficas
que permitieron ampliar los conocimientos acerca del tema en estudio. Esta tcnica
se basa en la obtencin de informacin mediante la revisin de material bibliogrfico
tales como: textos, manuales de la organizacin, tesis e informes.
Permitir sustentar la investigacin por medio de revisin a libros, tesis, revistas,

diccionarios, manuales, reportes del sistema SAP/R3 y bsqueda en Internet,
logrando con ello una mayor autenticidad de la informacin.
Procedimientos y Anlisis de los Datos
Tcnica de Procesamiento de Datos
Para realizar el anlisis de los gastos generales se utilizaron ciertas tcnicas y

procedimientos que permitieron desarrollar la investigacin de una manera ms
acorde y menos compleja.
Castro (2003) No son ms que las diferentes operaciones que se pueden realizar
con los datos obtenidos a travs de los instrumentos de recoleccin. (pg.77)
Las tcnicas a utilizar sern:
Fichas: Este instrumento fue utilizado por el investigador para anotar las
respuestas dadas por los analistas de la gerencia de contabilidad y costos y los
responsables de las Direcciones en estudio.
Revisin: verificacin exhaustiva del registro contable de los gastos generales

contenidos en el sistema SAP R/3. Para realizar la revisin, se le solicita al sistema
mostrar las partidas individuales incluidas en los rubros bajo estudio, una vez
obtenida la informacin sta se traslada, en forma de tabla, a hojas de clculo de
38
Microsoft Excel, esto a objeto de facilitar la manipulacin de la informacin. La

revisin permitir identificar rpidamente las partidas desviadas y proceder al anlisis
de las mismas.
Registro: Es la tcnica mediante el cual se indica la frecuencia con que ocurre un

hecho o fenmeno.
Clasificacin: Es la tcnica que consiste en la distribucin de los datos obtenidos

en grupos, tomando en cuenta su topologa, bien sean de manera cualitativa o
cuantitativa.
Tabulacin: Es la tcnica mediante la cual se expresan los valores

correspondiente a las distintas categoras a travs de tablas.
Tcnicas de Anlisis de Datos
Castro (2003) Se refiere a las distintas tcnicas que se pueden utilizar con el fin
de interpretar los datos obtenidos. (pg.78)
La tcnica a utilizar fueron:
El Anlisis: Procedimiento lgico, que consiste en descomponer el total del objeto

del conocimiento hasta llegar a conocer sus elementos.
La investigacin requiere de esta tcnica porque es necesario un anlisis detallado

de las partidas individuales para poder identificar posibles registros errneos o
recolectar evidencia suficiente que permitan sustentar las conclusiones y
recomendaciones de la investigacin.
39
CAPITULO IV
ANALISIS DE RESULTADOS
1.- Descripcin del proceso de elaboracin del Presupuesto Econmico Anual
La elaboracin del presupuesto de gastos generales o de administracin, es una

actividad que involucra a todas las direcciones o reas que conforman la empresa
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., este proceso se inicia
tres meses antes de la finalizacin del periodo econmico en ejecucin, en
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A. el periodo econmico
se inicia en el mes de julio y finaliza en el mes de junio del ao siguiente, con lo cual,
a principios del mes de abril se realizan todos los preparativos necesarios para el
arranque del proceso del presupuesto. El proceso de formulacin incluye el
establecimiento de lineamientos y premisas que permitirn a los usuarios (Analistas
de las reas o direcciones), orientarse a la hora de determinar cada uno de los
requerimientos necesarios para el funcionamiento de sus reas durante el siguiente
ejercicio. Estas premisas se dan a conocer en la reunin de lanzamiento del
presupuesto, con la participacin de la Gerencia de Costos y el resto de las reas
involucradas.
Estas premisas incluyen los siguientes puntos:

- Precios a utilizar en la elaboracin del presupuesto (Por lo general son los del
mes de febrero del ao en curso).
- Tipo de cambio a ser utilizado.
- Cambios de criterios, es decir, por ejemplo los gastos de computo eran
absorbidos por la Direccin de Sistema en el periodo actual para el siguiente
periodo cada rea recibir mediante una distribucin la porcin que le
corresponde.
- Actualizacin de los detalles de gasto y centros de costo.
40
- Instructivo sobre el sistema de presupuesto, el cual permite la elaboracin del

mismo por centro de costo y detalle de gasto.
Los gastos generales estn conformados por los siguientes rubros principales:
- Alquileres
- Gastos de computo o sistemas
- Gastos de Oficina
- Movilidad, viajes y hotelera
- Mantenimiento/Conservacin
- Servicios de terceros
- Seguros
- Donaciones
- Restos
Estos a su vez son desplegados en varios sub-rubros hasta el detalle de gastos el

cual indica el concepto a imputar. Cada gerencia posee un rubro en el cual esta la
mayor parte de su presupuesto que lo diferencia de las dems, ejemplo gerencia de
comunicaciones centraliza todos los gastos relacionado con adquisiciones de Pc`s el
cual esta en el rubro Gastos de computo y sistemas, el resto de las reas o gerencias
no poseen este concepto. El departamento de contabilidad y costos, como ente
encargado de proporcionar la informacin necesaria para la elaboracin del
presupuesto, identifica aquellas tarifas o precios necesarios en cada uno de los rubros
para la mejor elaboracin del presupuesto, por ejemplo, podemos nombrar los
siguientes rubros:
- Viajes, movilidad y hotelera: se ubican las tarifas de hotel, viticos, pasajes,
traslados y alquiler de vehculo, en el cual el usuario solo colocara la
41
cantidades de veces que utilizar cada servicio y mediante la tarifa obtendr

los de montos valorizados anuales que necesitar en su presupuesto:
- Servicios de terceros: se ubican las tarifas de limpieza, vigilancia, auditora
externa, honorarios, entre otros.
A continuacin se muestra el proceso de elaboracin del presupuesto de gastos

generales:
RESPONSABLE ACCIN
1) Departamento de Contabilidad y A) Recopila la informacin de los precios

costos a utilizar en el presupuesto.
B) Elabora las premisas para el
presupuesto y convoca a reunin a los
responsables por gerencia.
2) Responsables por gerencia A) Recibe las premisas del Presupuesto,

y procede a su elaboracin por centro de
costo y detalle de gastos.
B) Enva al departamento de costos la
base con los datos del presupuesto por
mes con su respectivo justificativo.
3) Departamento de Contabilidad y A) Recibe las bases con los datos de
costos presupuesto, introduce al sistema y
elabora informe comparativo.
B) Enva informe a la Gerencia de
administracin y finanzas.
42
4) Gerencia de Administracin y A) Recibe informe del presupuesto

Finanzas B) Si no es aprobado es enviado al
departamento de contabilidad y costos
con los cambios solicitados.
C) Si es aprobado se enva al Presidente
para su aprobacin.
.
5) Presidencia A) Recibe informe de presupuesto.
B) Si no es aprobado se informa sobre los
cambios a la Gerencia de Administracin
y Finanzas.
C) Si es aprobado se Informa a la
Gerencia de administracin y Finanzas.
6) Gerencia de administracin y finanzas A) Recibe la no conformidad y enva a la
Gerencia de contabilidad y costos para su
cambio.
B) Si es aprobado informa a la todos los
involucrados.
C) fin del procedimiento.
2.- Evaluar que los gastos incurridos en el segundo semestre del ao 2010 estn
registrados correctamente en el sistema SAP (Sistemas de Aplicaciones y
Productos)
MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., utiliza como

software de Gestin el sistema SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos), el cual se
maneja a travs de una base que detalla cada gerencia o departamento hasta un nivel
de centro de costo y los rubros hasta un nivel de detalle de gastos.
43
Los centros de costos estn identificados por 5 dgitos cuya composicin y

significado se presenta a continuacin:
6 XX XX
Gasto Generales Direccin Gerencia o
departamento
Ejemplo:
6 10 01
Gasto Generales Presidencia Oficina del presidente
Para diferenciar los gastos a incurrir en el perodo, se utilizan clases de gastos

compuestas por ocho dgitos y cuya numeracin comprende desde el 60300301 hasta
el 60900998 (vase anexo 1), es importante indicar que cada clase de gasto representa
una cuenta de mayor en el Plan de cuentas de MAQUINARIAS FERROMINERA
DE VENEZUELA, C.A., y que pueden ser clasificadas dependiendo del centro de
costos donde se imputa el gasto (centro de costo productivo o centro de costo de
gastos generales) en rubros distintos del estado de resultados de la empresa, en este
caso, en los rubros de mano de obra, ingresos por servicio o el rubro de Gastos de
Administracin, cada dgito representa lo siguiente:
6XX XX XXX
Identifica el Nmeros fijos Especifica el tipo
Grupo de Gasto no utilizados de Gasto
actualmente, necesarios
para SAP
44
Ejemplo:
608 00 802
Servicios Intervalo de 00 Consumo Telefnico
Necesario para SAP
Registros contables en SAP
Los registros contables en SAP pueden ser originados en cuatro formas, la cuales
se detallaran a continuacin:
- Facturas descentralizadas: son todos aquellos registros que realiza la

analista de Cuentas Por Pagar en el cual se acredita al proveedor y se debita al
gasto.
- Facturas centralizadas: estn amparadas por una orden de compra y se
observan directamente en el sistema (Ver anexos 1 y 2).
- Consumo de almacn: es la solicitud de cualquier insumo o repuesto
existente en almacn, se carga al centro de costo y cuando se le da salida al
insumo se observa directamente en el sistema SAP-R/3 (Ver anexo 3 y 4).
- Provisiones: son registros utilizados por los analistas de costo mediante el
cual se devenga un gasto ya ocurrido pero que no se ha registrado a travs de
factura descentralizada o centralizada (Ver anexos 5).
Los analistas de costos, realizan adems de las provisiones otros registros que
aunque no disminuya o aumente los gastos, permite corregir malas imputaciones,
estos son conocidos como reclasificaciones. Existen varios casos de reclasificaciones,
que son:
- De un centro de costo a otro centro de costo, pero manteniendo el mismo
detalle de gasto.
45
- De un detalle de gasto a otro detalle de gasto, pero manteniendo el mismo

centro de costos.
- De un centro de costo y detalle de gasto diferente.
Para registrar el traspaso se debe conocer con precisin los siguientes aspectos:
a) Se debe detectar el asiento contable que se desea reclasificar.

b) Precisar en que centro de costos o/y detalle de gasto involucrados en la
reclasificacin.
c) Contar la opinin y consentimiento de las personas responsables del gasto
donde se realizar el cambio.
d) Monto en bolvares y dlares de la reclasificacin.
Luego de tener en cuenta todos estos aspectos, se procede a corregir la mala

imputacin mediante un asiento contable.
Provisiones.
Para realizar el asiento de provisin se debe seguir el siguiente esquema:
- El analista debe tener una autorizacin por escrito (correo con fondo de
seguridad) del usuario que requiera la provisin.
- Se tiene que conocer el nombre del proveedor, el monto, la fecha, nmero de
factura y que servicio prest para la empresa.
- Esta cuenta se maneja en bolvares pero se debe saber la conversin en
dlares.
- El registro contable no se podr realizar despus del ltimo de cada mes en
cierre.
46
Reverso-Provisin.
Al realizar el reverso de una provisin, el analista debe saber con precisin los
posteriores aspectos:
a) Destacar cuales gastos entraron y estn provisionados en meses anteriores.
b) Esta transaccin se realiza el ltimo da de cada mes, que se est cerrando.
c) Observar que la factura corresponda con la provisin realizada en cuanto a
la fecha, servicio prestado y numero de factura.
d) El reverso de la provisin se efectuara por el monto exacto provisionado.
Se evaluaron un total de quinientos 500 registros del periodo Julio-Diciembre

2007 para identificar si existieron cargos errneos, el resultado fue el siguiente:
Cuadro N 2
Resumen de registros en SAP en el perodo Julio-diciembre 2010
Conceptos Cantidad
Facturas descentralizada 320
Factura centralizadas 116
Recepcin de almacenes 64
Total 500
Fuente: Sistema SAP
Cuadro N 3
Clasificacin de registros en SAP en el perodo Julio-Diciembre 2010
Registros
N Errneos Errneos no
Buenos Total
reclasificados reclasificados
Cantidad 61 48 391 500

% 12,2 9,6 78,2 100
Fuente: Sistema SAP.
47
De la muestra analizada se determin que casi un 22 % de los registros estaban

imputados de forma errnea, un 12,2 % fue corregido a travs de la revisin de los
analistas de costos o por informacin suministrada por los usuarios de las reas. Un
9,6 % de los registro quedaron mal imputados en rubros a los cuales no pertenecen y
fueron mostrados de esta manera en los estados financieros, aunque a nivel total el
monto se mantiene es de resaltar que por rubros existe discrepancias.
3.- Determinar las reas ms relevantes de los Gastos de Administracin

Para determinar las reas ms relevantes se tom como referencia el cuadro
comparativo de los gastos ejecutados para el periodo Julio-Diciembre del ao 2010, y
se seleccionaron aquellas reas cuyo % de variacin con respecto al presupuesto
estaba por encima del 20%, el resultado se muestra en el cuadro siguiente:
Cuadro N 4
GASTOS GENERALES POR DIRECCIN
Acumulado
Direcciones En miles de Bs.
Real PEA Var
Comunicaciones 1.662 1.380 (282)

Tecnologa 1.524 1.271 (253)
Relaciones Industriales
1.481 1.097 (385)
Mantenimiento Industrial 4.285 3.565 (720)
Comercializacin y ventas 1.365 1.124 (241)
Otras 1.640 1.780 140
Total 11.958 10.217 (1.741)
Fuente: Site DIAF (Costos)
48
4.- Comparar el gasto real con el presupuesto econmico de las reas ms

relevantes
Un control de gastos eficiente, requiere una revisin concienzuda de todos y cada
uno de los centros de costos y detalles de gastos cada mes, puede resultar que una o
ms cuentas estn excedidas o tienen demasiado ahorro presupuestario durante el
mes. Esto ocurre por diferentes razones como lo son: las modificaciones internas en
cuanto a las tareas realizadas y las asignadas en el presupuesto, o por mal
imputaciones de algunos gastos. Las variaciones por ahorro son partidas
presupuestadas que no fueron utilizadas bien sea por una subestimacin o que el
gasto no pudo ser realizado por factores internos de las unidades usuarias o externos
de las mismas, que inciden en la no realizacin del bien o servicio requerido. Para
realizar la comparacin y determinar las reas que estn desviadas se consider como
primer trmino, verificar los rubros que poseen mayor variacin con el fin de
establecer el mecanismo para indicar las explicaciones, en el cuadro N 5 se pueden
observar los resultados.
En este cuadro comparativo se puede determinar por cada uno de los rubros que
contemplan los gastos generales totales de MAQUINARIAS FERROMINERA DE
VENEZUELA, C.A., el gasto real, el presupuesto y la variacin durante el segundo
semestre del 2010. Se puede observar una desviacin total negativa de un 17 % por
encima del presupuesto, bsicamente los rubros ms afectados son: servicios de
terceros, gastos de cmputo, seguros y movilidad, viajes y hotelera para resaltar los
mas importantes. Existen otros rubros con desvos negativos, pero en menor
dimensin. El rubro con ahorro es el de restos de gastos el cual contiene un 20 % por
debajo de lo presupuestado, bsicamente por el sub-rubro recupero de servicios, que
son aquellas ganancias que poseen algunos centros de costos a travs de la prestacin
de un servicio a un externo.
49
Cuadro N 5
GASTOS GENERALES POR RUBROS
Acumulado Jul-Dic 2010

RUBROS En miles de Bs.
Real PEA Var
Alquileres 161 75 (86)

Gastos de computo 2.070 1.793 (277)
Movilidad, viajes y hotelera 1.365 1.189 (176)
Gastos de oficina 527 471 (56)
Servicios de terceros 4.528 3.763 (765)
Seguros 2.924 2.559 (366)
Restos de Gastos 382 367 (15)
Total 11.958 10.217 (1.741)

Fuente: (Costos)
A continuacin, se indag acerca de las reas que haban generado las mayores
variaciones durante este semestre y se determin que el desvo se concentraba en tres
gerencias principales, basndonos en el criterio explicado en el punto anterior, y
cuyos resultados se muestran en el cuadro N 4, estas direcciones son:
Mantenimiento Industrial, Comunicaciones y Relaciones industriales. En el resto de
las reas la variacin fue positiva en un 8% con respecto al presupuesto.
A travs de la indagacin sobre los desvos de estas reas se pudieron determinar
las siguientes causas:
Comunicaciones: bsicamente, motivado por el incremento en los precios de las

licencias de software los cuales no estaban previstos y el incremento en los consumo
de horas hombre de los analistas contratados, para cumplir con la demanda de
requerimientos realizada por las distintas gerencias y departamentos.
- Aumento en los requerimientos de asistencia tcnicas como consecuencia de
problemas con algunos sectores de la planta, lo cual no estaba previsto y se
consideran como extraordinarios.
50
- Mantenimiento Industrial: incremento en el precio del contrato de vigilancia

interna, el cual fue mayor al estimado en el presupuesto. Es de resaltar que no
existi modificacin en cuanto a la dotacin.
El analista requiere de mucho tacto y suspicacia, para dar al detalle la informacin

necesaria sobre el consumo de bienes y servicios que se utilizan en un perodo
determinado, para detectar cualquier equvoco y precisar las variaciones que
consecutivamente tendr que justificar; su principal propsito es la revisin, para
determinar el estado actual de cada rea de responsabilidad como los diferentes
gastos en los que incurran.
Cuando las variaciones son positivas, no se requiere llevar a cabo acciones
posteriores, pero s determinar porque no se consumi un presupuesto que el
departamento o Gerencia asign para ese momento. Cuando las variaciones son
negativas, se debe actuar de manera inmediata, dando los pasos necesarios para la
correccin de la anomala, alineando as el detalle de gasto excedido dentro de los
parmetros establecidos.
En una empresa como MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA,
C.A., existen circunstancias imprevistas que pueden surgir en cualquier momento que
no son consideradas a la hora de realizar el presupuesto, pudiendo ocasionar grandes
variaciones.
La elaboracin del informe permite la comunicacin y visualizacin a los
diferentes gerentes de como va su gestin en cuanto a los Gastos Generales
ejecutados por sus reas de responsabilidad, se verifica mes a mes que los gastos
reales y su presupuestacin vayan encaminados, tal cual como fue planificado, y las
diferentes variaciones son asumidas con responsabilidad y seriedad, ya que todos los
datos contemplados en los diferentes informes sern datos histricos, sealando el
buen control en los procedimientos presupuestario y de gastos, acontecidos en la
empresa.
51
Presentacin de los resultados de la Encuesta

La encuesta fue aplicada a una muestra de 31 personas, las cuales conforman el
total de la poblacin de los analistas del rea de costos y el resto de las reas de la
empresa. Est compuesta por siete (7) preguntas cerradas de respuestas s o no, a
travs de las cuales se obtuvo la opinin de las mismas acerca del procedimiento para
la elaboracin del presupuesto, los informes de gastos, los registros contables y los
sistemas de gestin. La intencin de la encuesta, es la de indagar acerca de las causas
que a nivel de gestin pudiesen estar generando los desvos de los Gastos Generales
facilitando las recomendaciones para su correccin. Los resultados fueron los
siguientes:
1) Esta de acuerdo con el procedimiento para la elaboracin del presupuesto de
gastos generales?
Cuadro N 6
NUMERO DE ALTERNATIVAS PORCENTAJES
PERSONAS
19 SI 61,29%
12 NO 38,71%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca.
Grafico 1. Representacin porcentual de cuantas personas estn de acuerdo con el procedimiento para
la elaboracin del presupuesto de Gastos Generales.
52
Anlisis: de acuerdo a la encuesta realizada a los analistas se pudo determinar que

existe un 61,29 % que esta de acuerdo con el procedimiento para la elaboracin del
presupuesto y existe un 39 % de los analistas que estn en desacuerdo, alegando que
existen mucho retrabajos en algunas de las actividades (versiones, actualizacin de
tarifas) y que al momento de existir reducciones el rea no es consultada, sino que se
entera al momento de recibir el presupuesto definitivo de los cambios finales.
2) Considera que en la elaboracin del presupuesto de gastos generales, el anlisis y

verificacin que realiza la Gerencia de Contabilidad y costos en cuanto a las tarifas y
otros datos a ser considerados para la elaboracin del mismo son las correctas?
Cuadro N 7
PERSONAS
24 SI 77,42%
7 NO 22,58%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca
Grafico 2. Representacin porcentual de acuerdo a la elaboracin del presupuesto de gastos generales,

el anlisis y verificacin que realiza la Departamento de Contabilidad y costos en cuanto a las tarifas y
otros datos a considerar para la elaboracin del mismo son las correctas .
53
Anlisis: De acuerdo a la encuesta realizada a los analistas de costos se pudo

determinar que existe un 77,42 % de los analistas que estn de acuerdo con los
lineamientos que realiza la Departamento de contabilidad y costos al momento de
elaboracin del presupuesto, otro 22,58 % de los analistas considera que deben
revisarse los mismos, como punto primordial, el de las tarifas de los contratos debe
revisarse a fondo antes de presentarse el presupuesto definitivo.
3) Conoce usted los rubros o partidas que conforman los Gastos Generales y que
cuentas contables estn asociadas a los mismos?
Cuadro N 8
PERSONAS
21 SI 67,74%
10 NO 32,26%
Grafico 3. Representacin porcentual de acuerdo a los rubros o partidas que conforman los gastos
generales y las cuentas contables asociadas a los mismos.
54
Anlisis: en este punto de determin que existe un 68 % de los analistas que conocen
cada uno de los rubros o partidas que conforman lo Gastos Generales, particularmente
incluye a los 16 analistas que conforman el Departamento de contabilidad y costos, el
resto, 32 % de los analistas afirma que no estn familiarizados con los conceptos y su
ubicacin dentro de los rubros, as como las cuentas contables asociadas a los
mismos, y al momento de elaborar el presupuesto o imputar algn gastos suelen
confundirse.
4) Considera que existen muchos registros contables errneos por desconocimiento

de los conceptos que contemplan los gastos generales?
Cuadro N 9
PERSONAS
31 SI 100,00%
0 NO 0,00%
Fuente: Entrevista realizada a los analistas de costo de Mafervenca.
Grafico 4. Representacin porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que existen muchos
registros contables que han sido mal registrado por desconocimiento de los conceptos que contemplan
los gastos generales.
55
Anlisis: De acuerdo a la encuesta realizada se determin que todos los analistas

estn de acuerdo, en que el motivo principal de los registros errneos en el sistema
SAP, se debe a desconocimiento por parte de las personas encargadas de realizar los
registros contables de los conceptos y la agrupacin en la cual corresponde algn
gasto y su respectiva cuenta contable.
5) Considera que los sistemas que permiten la gestin mensual de los Gastos
Generales, son de fcil navegacin?
Cuadro N 10
PERSONAS
26 SI 83,87%
5 NO 16,13%
Grafico 5. Representacin porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que los sistemas que
permiten la gestin mensual de los gastos comparando con el presupuesto, son de fcil navegacin.
Anlisis: De acuerdo a la encuesta se pudo determinar que un 84 % considera que los

sistemas de gestin de control presupuestario son de fcil navegacin tanto por rea y
por rubros, y permite identificar la variaciones mas significativas y donde atacar para
56
no ocasionar mas desvos. Solo un 16 % considera que pueden mejorarse o en su

defecto debe de instruirse para su mejor aprovechamiento.
6) Considera usted que algunas de las variaciones no relacionadas con eventos

extraordinarios, ocurridas durante el segundo semestre del 2010 pudieron haber sido
evitadas en el proceso de la elaboracin del presupuesto?
Cuadro N 11
PERSONAS
17 SI 54,84%
14 NO 45,16%
Grafico 6. Representacin porcentual de acuerdo a cuantas personas consideran que algunas de las
variaciones no relacionadas con extraordinarias, ocurridas durante el segundo semestre del 2010
pudieron haber sido evitadas antes de la elaboracin del presupuesto.
Anlisis: De acuerdo a esta encuesta se considera que un 55 % de los analista

considera que si hubieran tomados alguna medidas ante de la elaboracin del
presupuesto algunos de los desvos mas significativos durante el segundo semestre
del 2010 no hubiese existido, el 45 % restante considera que se mostrara algunas
desviaciones que serian imposibles de medir ante de concluir la etapa presupuestaria.
57
7) Considera usted que algunas de las variaciones ocurridas durante el segundo

semestre del 2010 podrn ser mejoradas durante el primer semestre 2011, originando
al final del ejercicio 10-11 una compensacin y por lo tanto una variacin mas
pequea?
Cuadro N 12
PERSONAS
12 SI 38,71%
19 NO 61,29%
Grafico 7. Representacin porcentual de acuerdo a que algunas de las variaciones ocurridas durante el
segundo semestre del 2010 podrn se mejoradas durante el primer semestre 2011, originando al final
del ejercicio 10-11 una compensacin y por lo tanto una variacin mas pequea.
Anlisis: De acuerdo a esta encuesta se determino que un 61 % considera que los

desvos o variaciones negativas ocurridas durante el segundo semestre del 2010 no
podrn ser mejorados para el primer semestre del 2011. Un 39 % considera que el
desvo puede ser disminuido para el siguiente semestres y poder compensar la
variacin del anterior, tomando algunas medidas de disminucin de costos.
58
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En el Departamento de contabilidad y costos se llev a cabo el anlisis de los gastos

generales con respecto al presupuesto econmico anual, durante el segundo semestre
del ao 2010 y su incidencia en los estados financieros, al finalizar esta investigacin
se lleg a las siguientes conclusiones:
-El procedimiento del presupuesto no permite la participacin de las reas en la

aprobacin del mismo, solo en la elaboracin.
-Las tarifas de los contratos de gran relevancia en el presupuesto de gastos
generales, no son revisados exhaustivamente por el Gerente de administracin y
finanzas, originando en la gestin variaciones negativas.
-Algunos analistas de costos no conocen con exactitud los rubros y conceptos que
contemplan los gastos generales.
-Existen cantidades de registro mal imputados, por lo tanto la informacin
mostrada en los estados financieros contiene gastos en rubros a los cuales no
pertenece.
-El Site de gestin presupuestaria es una herramienta de fcil manejo y
navegacin que permite el anlisis de las variaciones de las reas.
-Deben considerarse todas las variables posibles que permitan considerar la mejor
estimacin de los rubros ms representativos de los Gastos Generales para disminuir
las variaciones durante la gestin.
-El departamento de contabilidad y costos es el ente responsable de generar las
propuestas necesarias que permitan compensar la variaciones generadas en el primer
semestre del ao.
59
Despus de haber presentado las conclusiones anteriores, se recomienda lo siguiente:
-Permitir la participacin de todas las reas involucradas en el presupuesto en las

discusiones para conocer a fondo la apertura del mismo y que puedan ser defendibles
ante la alta Gerencia.
-Promover una mayor participacin del departamento de comercializacin y
ventas como soportes en la determinacin de las tarifas que contemplan los contratos
de mayor relevancia en el presupuesto de gastos generales, esto con la finalidad de
conocer los montos exactos y que no existan variaciones en la gestin.
-Elaborar un instructivo con todos los rubros, detalles de gastos y conceptos que
contemplan los gastos generales y enviarlos va mail a todos los analistas.
-Suministrar a las reas que registran los gastos en el sistema SAP (Cuentas por
Pagar, almacenes, Contabilidad General, Administradores de Contratos) los rubros y
detalle de gastos, as como las cuentas contables correspondientes que contemplan los
gastos generales y solicitar el uso adecuado de los mismos.
-Elaborar un instructivo para el manejo de Site de gestin presupuestaria, para
facilitar su manejo y aprovechar de una mejor forma la herramienta.
-Garantizar el anlisis de los rubros ms desviados durante la gestin, y tomar las
previsiones necesarias para que las observaciones sean tomadas en cuenta en la
elaboracin del presupuesto siguiente.
-Indicar a las reas los rubros que deben ser atacados durante el primer semestre
del 2011 para disminuir los gastos y que se acoplen al presupuesto, esto tomando
iniciativas que permitan el mantenimiento de la funcin del rea.
60
RESEA BIBLIOGRAFICA
Asociacin Venezolana de Presupuesto Pblico (1995). Aspectos conceptuales

metodolgicos de presupuesto pblico venezolano. 3 era Edicin.
CATACORA, Fernando (1996). Sistemas y Procedimientos contables. Caracas-

Venezuela Editorial McGraw-Hill.
CATACORA, Fernando (1996). Contabilidad. Caracas-Venezuela Editorial

McGraw-Hill.
GMEZ, R. Francisco (1994). Presupuesto. Caracas-Venezuela. Editorial Fragor.
KOONTZ H., Weihrich H. (1998). Administracin. Editorial McGraw Hill.
POLIMENI R., Fabozzi F., Adelber A., (1994). Contabilidad de Costos. Editorial
Normos S.A. Colombia.
SABINO, Carlos (1990). El Proceso de Investigacin. Caracas-Venezuela.

Editorial Panapo.
TAMAYO Y TAMAYO, Mario (1989). Proceso de la investigacin cientfica.

Editorial Mimusa. Pg. 115.
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA (UNA) (1990). Tcnicas de

Documentacin e Investigacin. Caracas-Venezuela, Ediciones Lithno mundo.
61
62
Anexo A. Registro Contable factura centralizada.
63
Anexo B. Ejemplo factura centralizada.
64
Anexo C. Consumo de almacn.
65
Anexo D. Registro de consumo de almacn.
66
Anexo E. Provisin.
67
Anexo F
PLAN DE TRABAJO
Actividades Semanas
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Induccin a las
Actividades x x
Entrenamient
o general en
cuanto a la
normativa x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
laboral y fiscal
vigente
Induccin para
el uso del x x
sistema SAP
Clasificacin,
codificacin y
registro
x x x x
contable de las
transacciones
diarias
Preparacin de
la
documentacin
soporte de los x x x x x x
gastos
generales
incurridos
Correcto
archivo y
resguardo de la
documentacin x x x
soporte de los
gastos
incurridos
Elaboracin de
conciliaciones x x
bancarias
Anlisis de las
principales
x x x x
cuentas
contables
Registro y
asiento de
operaciones x x x x x x x x x
contables en el
sistema SAP
68

Ip 99342011 CDR I Poll Sandra

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

Anlisis de la ejecucin presupuestaria de los gastos de administracin

Autor: Sandra Ripoll

Puerto Ordaz, Julio 2011

Analizar la ejecucin presupuestaria de los gastos de administracin para

Informe Especial de Pasanta Presentado Para Optar al Ttulo de Licenciado en

Tutor Acadmico Tutor Industrial

Lcda. Mary Muoz Lcda. Gabriela Kolosovas

Puerto Ordaz, Julio 2011.

A mi madre principalmente por estar conmigo siempre en todos los momentos

A mi madre por su apoyo constante.

A la Universidad Nacional Experimental de Guayana por darme la oportunidad de

Y a todos aquellos que han credo en m y me han tendido la mano.

Maquinarias Ferromineras de Venezuela, C.A., es una empresa con ms de 10

En atencin a lo planteado anteriormente, se presenta este trabajo de investigacin,

En este sentido, se apoyar en una investigacin de tipo descriptiva y se sustentar

La investigacin est estructurada de la siguiente manera: en el Captulo I, se

1.1.-Planteamiento del problema.

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A. es una organizacin

en las cuentas de inventarios de la empresa; y resguardar el patrimonio de la misma.

Esta situacin trae como consecuencia la erogacin de gastos por encima de lo

Por consiguiente, es necesario que se realice un anlisis de los gastos generales

La importancia de esta investigacin radica en la relevancia que tienen los gastos

Esta investigacin proporcionar a la Gerencia de Contabilidad y costos algunas

Analizar la ejecucin presupuestaria de los gastos de administracin para el

-Describir el proceso de elaboracin del Presupuesto Econmico Anual, con la

-Verificar el registro en el sistema SAP R/3 de los gastos incurridos en el segundo

- Determinar las reas ms relevantes en cuanto a los gastos de administracin

-Comparar el gasto real con el presupuesto econmico de las reas ms relevantes,

La investigacin se desarrollar en el departamento de Costos adscrito a la

Todo trabajo de investigacin requiere de los datos e informacin que permitirn

- Carencia de manuales de procedimiento para elaboracin del presupuesto

- Disponibilidad de tiempo por parte de los analistas de costos, particularmente,

2.1.- Antecedentes de la Organizacin

MAQUINARIAS FERROMINERA DE VENEZUELA, C.A., es una empresa

Prestar servicios de calidad y proporcionar soluciones rpidas y eficientes a las

Ser la mejor opcin en el campo del alquiler de maquinaria pesada,

GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA DE GERENCIA DE

La empresa presenta una estructura organizacional de tipo funcional, conformada,

Estas gerencias y departamentos tienen las siguientes funciones:

La Gerencia de Relaciones Industriales: se encarga de formular y aplicar las

Gerencia de Comunicaciones: Se encarga de programar y prestar apoyo

La Gerencia de Administracin y Finanzas: es la encargada de velar por la

Gerencia de Mantenimiento Industrial: Se encarga del mantenimiento

Departamento de Asuntos Legales (Asesor jurdico legal): representa a la

Departamento de Contabilidad y costos: se encarga de prestar servicios de

2.2.-Antecedentes sobre la investigacin

De los trabajos de investigacin relacionados con anlisis del presupuesto de

Avendao D. (2003), realiz un trabajo para la Universidad de los Andes en la

Ordaz-Estado Bolvar. El autor concluye que algunas de las variaciones estaban

La relacin que existe entre el trabajo de investigacin antes mencionado y el

Pinto Y. (2003), realiz un trabajo para la Universidad Nacional Experimental de

Este trabajo de investigacin se relaciona con el presente, en vista de que el autor

Inagas M. (2002), realiz un trabajo para la Universidad Nacional Experimental

operacionales y concluye la falta de conocimiento por parte de algunos departamentos

El mencionado trabajo de investigacin se relaciona con el presente, en vista que

2.3.- Bases Tericas

El uso de los presupuestos en las empresas pblicas y privadas, se ha convertido

Formulacin y puesta en prctica de estrategias.

Sistemas de Produccin y Mercadotecnia.

Sistemas de Informacin y Control

A cualquier empresa industrial, comercial, de servicios para mantener sus

La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestacin real de un