Sistema de

Trmite Documentario

MANUAL DEL USUARIO

Unidad de Gestin Educativa Local Azngaro

CAPITULO 1

INTRODUCCION

El presente documento tiene por finalidad servir como gua en la administracin

y operacin del Sistema de Trmite Documentario de la Unidad de Gestin
Educativa Local Azngaro.

La metodologa aplicada, est orientada a brindar la informacin necesaria que

permita una comprensin adecuada tanto al personal especializado como al
usuario final.

El sistema ha sido desarrollado utilizando las ltimas tcnicas de procesamiento

de datos que incluyen las siguientes caractersticas:

A) Diseo modular mediante el uso de mens que permite gran facilidad de

operacin por el usuario final.

B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema,

descentralizando as las funciones operativas del centro de cmputo.

C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma

amigable, lo cual le permite alimentar y obtener informacin en tiempo real.

Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con

los cambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislacin
vigente o por cambios en la poltica de la empresa.

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CAPITULO 2

2.1 DESCRIPCION GENERAL

El Sistema de Trmite Documentario de la UGEL Azngaro ha sido desarrollado

para ser utilizado por todos los trabajadores de las diferentes reas y oficinas de
la institucin. El sistema permitir realizar todos los procesos de registro que la
normatividad les indica, as mismo les permitir agilizar su tiempo de bsqueda,
seguimiento, reportes u otros procedimientos.

2.2 INGRESO AL SISTEMA

Al cargar el Sistema de Trmite Documentario, se debe ingresar el Usuario y la

Clave de acceso y hacer clic en el botn <Ingresar>.

As mismo, en la parte superior izquierda se muestra la opcin <Buscar

Expediente> que nos direcciona a la pgina de bsqueda de expedientes de
usuarios externos.
Por otro lado, en la parte inferior derecha se muestra el link que nos direcciona
al Portal web de la UGEL Azngaro.

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Los Mdulos del sistema son los siguientes:

Mdulo de Trmite Documentario (Mesa de Partes)

Utilizado por el personal encargado de la oficina de Trmite Documentario

(Mesa de Partes).

En la franja superior se muestra el nombre del usuario y la oficina activa.

La opcin <Configuracin> permite Cambiar contrasea y Ajustar numeracin:

Para cambiar la contrasea, digitar la contrasea anterior, luego la nueva

contrasea y finalmente repetir la nueva contrasea:

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La opcin ajustar numeracin, normalmente, no se utiliza en la oficina de Trmite
Documentario.

La opcin <Cerrar sesin> permite terminar la sesin de trabajo con la oficina

actual.

La opcin <Buscar (palabra clave)> nos permite realizar un filtro en los listados
de expedientes recibidos, para enviar, por recoger e historial de expedientes
creados, recibidos de otra oficina y derivados. Digitar el criterio de bsqueda (la
palabra clave) y hacer clic en el botn <Buscar>:

Puede ser una palabra clave relacionada al remitente/asunto:

Puede ser una palabra clave relacionada al tipo de documento:

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Tambin puede ser una palabra clave relacionada al expediente:

En la seccin izquierda se ubican las dems opciones como ser:

Crear Nuevo: Permite registrar un nuevo documento de un usuario

externo. Se presenta la siguiente ventana para registrar los datos del
nuevo documento:

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 El sistema presenta automticamente el nmero de expediente
correlativo. Lo puede cambiar haciendo clic en el botn <Cambiar>. Luego
digitar datos del nuevo documento como ser: seleccionar tipo de
documento, nmero del documento, seleccionar el remitente de la lista
desplegable, si no se encuentra hacer clic en el botn <Nuevo> e ingresar
el nuevo remitente:

Ingresar fecha de creacin, nmero de folios, seleccionar el asunto de la

lista desplegable, si no se encuentra hacer clic en el botn <Nuevo> e
ingresar el nuevo asunto:

Opcionalmente ingresar anexo y/u observaciones. Luego hacer clic en

<GUARDAR EXPEDIENTE> para grabar los datos o <CANCELAR> para
no grabar.

Editar Creados: Nos permite modificar los datos de un expediente ya

registrado y que todava no ha sido derivado a alguna oficina. Seleccionar
el expediente a editar haciendo check en el lado izquierdo y luego hacer
clic en el botn <Editar Expediente>.

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 Luego modificar los datos deseados y hacer clic en <MODIFICAR
EXPEDIENTE> para grabar los datos o <CANCELAR> para no grabar los
cambios.

Editar Derivados: Nos permite modificar los datos de un expediente ya

registrado y derivado a alguna oficina. Seleccionar el expediente a editar
haciendo check en el lado izquierdo y luego hacer clic en el botn <Editar
Expediente>. Luego modificar los datos deseados y hacer clic en
<MODIFICAR EXPEDIENTE> para grabar los datos o <CANCELAR>
para no grabar los cambios.
Recibidos: Nos permite visualizar la lista de expedientes registrados para
darles trmite.

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 Hacer clic en el cuadradito izquierdo del expediente para seleccionarlo y
luego clic en el botn <Derivar a oficina>. Se desplegar una ventana en
la cual se debe seleccionar la oficina a la cual se va a derivar el presente
expediente. Tambin podemos agregar una nota opcional. Luego hacer
clic en <Enviar> para enviar el expediente o <Cancelar> para no hacerlo.

Tambin podemos seleccionar varios expedientes a la vez para enviarlos

en una sola operacin a una determinada oficina.

Para enviar: Nos permite enviar los documentos que hemos recibido de
otras oficinas para ser derivados, a travs de Trmite Documentario, a las
diversas oficinas de la institucin.

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 El proceso de envo es similar a la descrita en la opcin anterior en
Recibidos.

Por recoger: Nos permite recepcionar los expedientes provenientes de las

dems oficinas que desean enviar documentos a travs de Trmite
Documentario a las diversas oficinas de la institucin.

Historial: Esta opcin nos permite listar los expedientes creados, los
expedientes recibidos de otras oficinas y los expedientes derivados a las
diferentes oficinas de la institucin.

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 Tambin es posible obtener el reporte en formato PDF haciendo clic en el
botn <Reporte en PDF>. Asimismo, es posible seleccionar los
expedientes que deseemos reportar en PDF haciendo check en los
mismos.

Reporte: Permite la emisin de reportes especficos por Tipo de

Movimiento, es decir: En oficina, Por recoger o Enviados/Derivados. A su
vez tambin podemos filtrar el reporte por asunto, por remitente y por
oficina. Tambin podemos seleccionar el rango de fecha del reporte e
incluso el nmero de expediente. Luego, para generar el reporte
especfico deseado, hacer clic en el botn <GENERAR>.

Una vez generado el reporte, se lista los expedientes que forman parte
del mismo y se puede generar dicho reporte en formato PDF haciendo clic
en el botn <Reporte en PDF> para generar el cargo de entrega y
derivacin de expediente para cada oficina.

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Tambin podemos crear grupos de oficinas haciendo clic en el botn
<Configurar grupos>.

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 Mdulo de Usuarios Internos

Utilizado por las diferentes oficinas de la institucin. Principalmente, permite

crear diversos documentos internos y derivarlos a las diferentes oficinas.
Tambin permite recepcionar documentos externos enviados por Trmite
Documentario o recepcionar documentos internos enviados por las
diferentes oficinas de la institucin. Por defecto muestra el listado de
expedientes en la oficina actual.

En la franja superior se muestra el nombre del usuario y la oficina activa.

La opcin <Configuracin> permite Cambiar contrasea y Ajustar

numeracin:

- 13 -
Para cambiar la contrasea, digitar la contrasea anterior, luego la nueva
contrasea y finalmente repetir la nueva contrasea:

La opcin ajustar numeracin permite registrar el nmero correlativo, desde

donde se iniciar en el sistema, de cada tipo de documento que utiliza la
oficina activa. Haga clic en el botn <GUARDAR CAMBIOS> para fijar la
numeracin o <CANCELAR> para salir sin grabar.

La opcin <Cerrar sesin> permite terminar la sesin de trabajo con la oficina

actual.

La opcin <Buscar (palabra clave)> nos permite realizar un filtro en los

listados de expedientes recibidos, para enviar, por recoger e historial de
expedientes creados, recibidos de otra oficina y derivados. Digitar el criterio
de bsqueda (la palabra clave) y hacer clic en el botn <Buscar>:

- 14 -
Puede ser una palabra clave relacionada al remitente/asunto:

Puede ser una palabra clave relacionada al tipo de documento:

Tambin puede ser una palabra clave relacionada al expediente:

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En la seccin izquierda se ubican las dems opciones como ser:

Crear Nuevo: Permite registrar un nuevo documento interno de la oficina

actual. Seleccionar el Tipo de documento, el sistema asignar
automticamente el nmero segn sea el Tipo de documento, ingresar
fecha de creacin, nmero de folios y el asunto del documento.
Opcionalmente ingresar anexo y/u observaciones. Luego hacer clic en
<GUARDAR EXPEDIENTE> para grabar los datos o <CANCELAR> para
no grabar.

Editar Creados: Nos permite modificar los datos de un documento ya

registrado y que todava no ha sido derivado a alguna oficina. Seleccionar
el expediente a editar haciendo check en el lado izquierdo y luego hacer
clic en el botn <Editar Expediente>.

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 Luego modificar los datos deseados y hacer clic en <MODIFICAR
EXPEDIENTE> para grabar los datos o <CANCELAR> para no grabar los
cambios.

En Oficina: Nos permite visualizar la lista de expedientes registrados en

la oficina actual para darles trmite.

Hacer clic en el cuadradito izquierdo del expediente para seleccionarlo y

luego hacer clic en el botn <Derivar expediente>. Se desplegar una
ventana en la cual se debe seleccionar la oficina a la cual se va a derivar
el presente expediente. Tambin podemos agregar una nota opcional.
Luego hacer clic en <Enviar> para enviar el expediente o <Cancelar> para
no hacerlo.

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Tambin podemos seleccionar varios expedientes a la vez para enviarlos
en una sola operacin a una determinada oficina.

El botn <Derivar mltiple> se utiliza slo para derivar un documento

configurado como mltiple, por ejemplo: memorndum mltiple, oficio
mltiple, etc.

El botn <Realizar Provedo> se utiliza para registrar un provedo como

respuesta en un expediente recibido por la oficina actual.

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 El botn <Archivar> se utiliza para archivar un expediente recibido en la
oficina actual.

El botn <Adjuntar a> se utiliza para adjuntar un expediente a otro

expediente creado o recibido en la oficina actual.

El botn <Actualizar> se utiliza para actualizar el listado de expedientes

que se muestra actualmente en la oficina actual, esto, en busca de nuevos
expedientes que pudieran ingresar al mencionado listado.

Por llegar: Nos permite recepcionar los expedientes provenientes de las

dems oficinas que desean enviar documentos a travs de Trmite
Documentario a las diversas oficinas de la institucin.

Por recoger: Nos permite recepcionar los expedientes provenientes o

remitidos por Trmite Documentario y de las dems oficinas de la
institucin.

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Seleccionar el expediente a recepcionar haciendo check en la izquierda
del mismo y luego hacer clic en el botn <Confirmar llegada>. Se
despliega una ventana para ingresar el nmero de registro, por defecto es
automtico y continuo. Haga clic en el botn <Recibir> para terminar
recepcionar el expediente o clic en el botn <Cancelar> para no
recepcionar el expediente.

El botn <Devolver a origen> se utiliza para devolver el expediente a la

oficina que lo remiti por no corresponder u otro motivo vlido.

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 Por deshacer: Permite deshacer los ltimos movimientos realizados en la
ltima hora.

En trmite: Esta opcin lista los expedientes que hemos enviado a otras
oficinas y que todava no fueron atendidos y tambin las que s fueron
atendidas.

Historial: Esta opcin nos permite listar los expedientes creados, los
expedientes recibidos de otras oficinas, los expedientes derivados a otras
oficinas, los provedos registrados en expedientes y los expedientes
archivados.

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 Tambin es posible obtener el reporte en formato PDF haciendo clic en el
botn <Reporte en PDF>. Asimismo, es posible seleccionar los
expedientes que deseemos reportar en PDF haciendo check en los
mismos.

Reporte: Permite la emisin de reportes especficos por Tipo de

Movimiento, es decir: En oficina, Por recoger o Enviados/Derivados. A su
vez tambin podemos filtrar el reporte por asunto, por remitente y por
oficina. Tambin podemos seleccionar el rango de fecha del reporte e
incluso el nmero de expediente. Luego, para generar el reporte
especfico deseado, hacer clic en el botn <GENERAR>.

Una vez generado el reporte, se lista los expedientes que forman parte
del mismo y se puede generar dicho reporte en formato PDF haciendo clic

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en el botn <Reporte en PDF> para generar el cargo de entrega y
derivacin de expediente para cada oficina.

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