VALOR AGREGADO A TU NEGOCIO EKOMERCIO ELECTRNICO GUA PARA AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD DE TU EMPRESA

La digitalizacin en las empresas El proceso de digitalizacin Los beneficios de la digitalizacin

GUA PARA AUMENTAR

LA PRODUCTIVIDAD
DE TU EMPRESA

E l concepto de la oficina paperless est cobrando cada vez ms importancia gracias a

las facilidades que otorga la digitalizacion de documentos. La conversin de documentos
fsicos en documentos digitales, proporciona a las
empresas diversas ventajas, principalmente en pro- Todas las empresas y organizaciones que quieren
tener una ventaja competitiva en el mercado global
ductividad y seguridad, al permitir el rpido y efi- hoy en da, han empezado a usar documentos
ciente acceso para evitar prdidas de documentos y digitales y soluciones de gestin de contenido en sus
expedientes. Esta herramienta pone al alcance de los oficinas.
empleados todos los expedientes y documentos con
los que regularmente trabaja y les otorga la facilidad de compartirlos as como trabajar en ellos.

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 Junio 2015 EKOMERCIO ELECTRNICO GUA PARA AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD DE TU EMPRESA

Digitalizar implica una accin expresa, de trans-

formar a un formato electrnico imgenes y
contenido de un soporte analgico para
su gestin, resguardo y/o distribucin.

La digitalizacin de documentos puede ser usada por cualquier persona que quiera resguar-
dar informacin importante para ella: trmites, certificados, datos personales etc. La di-
gitalizacin no slo es una solucin para mejorar la gestin de documentos, digitalizarlos
disminuye tambin la contaminacin ambiental generada por el papel.

La digitalizacin en las empresas

Hoy en da la digitalizacin de documentos forma parte de procesos operativos y admi-
nistrativos de muchas organizaciones al rededor del mundo. Este proceso es importante
especialmente en reas administrativas, de facturacin, contabilidad, recursos humanos,
de finanzas, sistemas, departamentos jurdicos, entre otros. Un documento virtual puede
ofrecer servicios y opciones de bsqueda de informacin especfica de forma rpida y segu-
ra, en contraste con un documento fsico.

La digitalizacin de documentos es el proceso en el que se pueden almacenar, gestionar y

consultar grandes volmenes de documentos en imgenes digitales. Este proceso funciona
de manera sencilla, eficiente y es rentable para cualquier empresa. El resguardo de la infor-
macin se puede hacer en los discos internos de cualquier computadora.

Recomendamos hacer respaldos en discos CD-R, DVD o en memorias USB para garantizar
un mantenimiento de los archivos en condiciones ptimas.

El proceso de digitalizacin
Los 5 pasos a seguir
Utiliza las flechas para conocer los cinco pasos de la digitalizacin

#1 Preparacin
La preparacin de los documentos que sern escaneados para la digitali-
zacin es uno de los pasos ms importantes pues es el momento que defi-
nir cunto tiempo tendr la conservacin del documento.

#2 Escaneo
Esta es la parte del proceso ms tardada pero ms relevante pues en esta
etapa se convierten todos los documentos fsicos en documentos digitales
con un formato .pdf, .jpg, .png, entre otros.

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#3 Control de Calidad
Una vez escaneados los documentos es necesario asegurarse de que es-
tos sean completamente legibles, estn actualizados y se puedan abrir en
cualquier formato.

#4 Identificacin
Para una verdica conservacin del documento es importante crear meta-
datos en el momento de su digitalizacin. stos permiten la catalogacin
e identificacin del documento. Otra de sus funciones es proteger el dere-
cho de autor.

#5 Reintegracin
Una vez terminados todos los pasos anteriores es posible reintegrar es-
tos docuemntos dentro de archivos creados para una mxima proteccin
y resguardo. Este paso hace posible la gestin de documentos digitales.

Sabas qu...
Aplicando una poltica paperless Microsoft redujo el consumo de
papel en sus oficinas en un 90%

La importancia de la digitalizacin de documentos en Mxico

Las empresas y organizaciones mexicanas generan da con da grandes volmenes de infor-
macin, por lo que el almacenamiento, conservacin y manejo de todos los documentos se
ha vuelto casi imposible.

Con el cambio de la tecnologa y la globalizacin, as como reformas La digitalizacin es una prctica de

en materia de tributacin digital han surgido nuevas necesidades y empresas socialmente responsables.
maneras de hacer negocios que agilizan la entrega de comproban-
tes fiscales ya sea entre las empresas o hacia los clientes.

Con todas las reformas que estn sucediendo en nuestro pas, la autoridad re-
quiere que la documentacin sea guardada por un tiempo mnimo de cinco aos.

Si se conservse en papel, el riesgo de que algn documento se pierda o se maltrate aumen-

tara, mientras que de manera digital es ms rentable para almacenar y consultar por si algn
documento es requerido tiempo despus por la autoridad. Esta solucin es la ms rentable
para todas las empresas mexicanas.

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 Nuestra solucin en digitalizacin
Edix Process Manager es una plataforma que forma parte de Soluciones de Valor Agregado de
Ekomercio. Sabas que los gastos de documentacin representan un 5% de las utilidades de as
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Reduce gastos de almacn, envo e impresin
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Recupera cualquier documento al instante inclusive archivos muertos
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Adems obtn otros beneficios cmo:

Creacin de copias y resguardo Seguridad garantizada Envo y entrega de archivos

de documentos en la nube para cada documento en formatos: PDF, JPG, PNG, etc.

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Los Comprobantes Fiscales Digitales se comenzaron a usar en Mxico desde el 2005 y el

da de hoy prcticamente todos los servicios requeridos por el SAT se pueden hacer desde
su portal de internet con la presentacin de estos docmuentos digitalizados.

En el futuro no slo los asuntos fiscales se tratarn de manera digital sino que cualquier
operacin importante dentro de una empresa ser tratada a travs de documentos digi-
tales.

Es importante controlar los accesos dentro de una misma organizacin para asegurarse
que la informacin esta siendo vizualizada por el usuario correcto.

Los beneficios de la digitalizacin

Un documento digitalizado es ms fcil de almacenar, transportar y maneobrar mientras
que su mayor disponibilidad hace posible el alcance de un gran nmero de usuarios. La di-
gitalizacin minimiza la manipulacin de documentos fsicos de gran sensibilidad o valor,
evitano los daos fsicos o extravos de estos.

Otros de los beneficios de la digitalizacin son:

Validez y efectividad a la hora de realizar una investigacin en particular.
Mayor almacenamiento de archivos en un espacio menor, sin la necesidad de usar
archiveros, papeles tirados ni prdidas de documentos.
Las imgenes digitales no se daan ni pierden nitidez como las imgenes impresas.
La misma informacin puede ser compartida de manera simultanea con varios usuarios.

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Disminuye costos de logstica en envos de documentos, viajes, correo fsico y

problemas de seguridad.
Elimina costos en impresoras, tintas, papel, etc.
Aumenta la productividad de todos los empleados al tener fcil y rpido acceso
a la informacin.
Los archivos se pueden guardar con diferentes niveles de seguridad gracias a una con-
trasea o limitando acceso a algunos archivos.
La bsqueda de documentos se puede hacer simultneamente sin perdida de tiempo o
de recursos.
Rpida integracin de informacin en otros documentos.
Consulta de documentos en cualquier momento por medio de diferentes medios como
computadoras, telfonos mviles, tablets y computadoras porttiles.
Almacenamiento de informacin en diferentes formatos para su edicin: .doc, .pdf,
.jpeg, .png, .swf, etc.

La UNESCO ha reconocido la importancia del problema de la conservacin de los documentos electrnicos y por
ello ha redactado la Carta Para la Preservacin del Patrimonio Digital para conocerla da clic aqu

Otros datos interesantes de la digitalizacin

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