INSTRUCTIVO ALY.SGP.PG.

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GESTION DE PROYECTOS Revisin : A
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1. OBJETIVO

El presente documento tiene por objetivo presentar al lector el Sistema de Gestin de ALYABE,
con los diferentes sistemas que lo componen; as como brindar una explicacin a nivel general del
Sistema de Gestin de Proyectos.

2. DEFINICIONES PREVIAS

2.1. Sistema:

Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan para obtener un n comn.

2.2. Gestin:

Gestin es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.

Comprende la planificacin, organizacin, asignacin de recursos, direccin, y control de una
organizacin.

2.3. Proyecto:

Es un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalizacin,

con un objetivo y requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

2.4. Sistema de Gestin:

Es el Sistema a travs del cual se establecen las Polticas, metodologa, herramientas, y otros
componentes que permitan a los equipos de trabajo que conforman la Organizacin alcanzar los
objetivos trazados para ellos.
El servicio brindado por una empresa es desarrollado a travs de la realizacin de diversos
procesos. Cada uno de ellos requiere de un Sistema de Trabajo para su realizacin ecaz,
eficiente y oportuna. El Sistema de Gestin est conformado por todos los Sistemas de Trabajo
diseados para cada proceso, los cuales son en gran medida formales considerando la
complejidad y la criticidad de los mismos procesos.
La cantidad de sistemas formales marca la madurez, ecacia y la eciencia de la Organizacin.

2.5. Componentes del Sistema de Gestin

De manera general, un Sistema de Gestin estar conformado por:

Polticas
Procedimientos
Instructivos
Herramientas
Sistemas Informticos (Software)
Personas, con sus Funciones y Perles
Capacitaciones

2.6. Alcances de un Sistema de Gestin

El Sistema de Gestin de una empresa abarca tanto su cadena productiva, como sus procesos de
direccin y soporte. La gura 01 muestra de manera general los mbitos que componen una empresa,
y cmo todas ellas estn incluidas en el Sistema de Gestin empresarial:
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Por ende, podemos concluir que un Sistema de Gestin empresarial se compone de:

Un sistema de Gestin de la Cadena Productiva

Un sistema de Gestin de los Procesos de Soporte
Un sistema de Gestin de los Procesos Directivos

2.7. Visin de Procesos de un Sistema de Gestin

Un Sistema de Gestin puede tener tanto una visin funcional como una visin de procesos. El
Sistema de Gestin diseado por ALYABE tiene una visin por proceso debido a las siguientes
razones

Permite mayor optimizacin de los procesos y satisfaccin del cliente final.

Se evitan vacos, yuxtaposiciones y sub-optimizacin al analizarse todos los pasos desde el
inicio hasta el cierre del proceso.

3. SISTEMAS DE GESTIN DE ALYABE

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Es el conjunto de Polticas, Procedimientos, Hitos de Control, Instructivos, Herramientas,

Sistemas Informticos, Capacitaciones, etc. que ha denido ALYABE para gestionar la Empresa.
En el Sistema de Gestin de ALYABE se establece la forma en que deben ser realizados los
trabajos necesarios para el desarrollo de los Proyectos.

Los Sistemas de Gestin formales en ALYABE son:

SG Proyectos EPC
SG Proyectos Construccin
SG Presupuestal EPC
SG Presupuestal Construccin
SG Integrado Prevencin de Riesgos y Gestin Ambiental
SG Calidad
SG Areas Soporte
SG Direccin

En el presente documento se describe de manera general el Sistema de Gestin de Proyectos de

Construccin y Fabricacion, el cual es desarrollado a profundidad en el presente Manual de
4. SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS DE ALYABE.

Es el conjunto de tcnicas, metodologas y sistemas de trabajo establecidos por ALYABE para

desarrollar los procesos que conforman los proyectos de construccin y Fabricacin. Este Sistema
de Gestin tiene por objetivos alcanzar la satisfaccin del cliente respetando el alcance del
contrato, sus especificaciones tcnicas y el plazo acordado; as como buscar permanentemente la
eciencia en la produccin y la obtencin del resultado ms ptimo.

La Gestin de Proyectos de ALYABE tiene como eje medular la Gestin de la Produccin, la cual
es denida lneas ms abajo.
El Sistema de Gestin de Proyectos de se rige por las Polticas de ALYABE y tiene de nidos Hitos
de Control, Procedimientos, Herramientas, Sistemas Informticos, Funciones establecidas,
perles y capacitaciones para su desarrollo. El Manual de Gestin de Proyectos rene los
Procedimientos e Instructivos del Sistema.
Los Proyectos desarrollados por ALYABE como parte del alcance de sus servicios, tanto EPC como
de Construccin, presentan 5 grandes Fases o Etapas: Inicio, Planificacin, Ejecucin, Control y
Cierre. La gura 05 muestra la temporalidad y superposicin de estas Fases o Etapas (no son
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consecutivas sino concurrentes) as como el nivel de actividad que demanda cada una de ellas en
el tiempo.
El Sistema de Gestin de Proyectos de ALYABE privilegia un enfoque por cada uno de los procesos
que lo componen, antes que por las etapas del Proyecto. No obstante, los procesos que
conforman el Sistema de Gestin de Proyectos (tanto EPC como de Construccin) de ALYABE
siguen estas etapas como una caracterstica intrnseca de los Proyectos.

4.1. Hitos de Control del Sistema de Gestin de Proyectos

El Sistema de Gestin de Proyectos contiene Hitos de Control tanto para su etapa Presupuestal
como para la etapa de Ejecucin. Los Hitos de Control de la etapa Presupuestal se encuentran
desarrollados en detalle en el Manual de Gestin Presupuestal, mientras que los de Ejecucin se
encuentran explicados en el Manual de Gestin de Proyectos. Los Principales Hitos de Control
son:

A. Seleccin:

La seleccin se realiza con el n de destinar los recursos presupuestales a las propuestas ms

Adecuadas para ALYABE.

B. Reunin de Ideas:
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Es el tiempo destinado para compartir el conocimiento de los profesionales que han participado
en proyectos similares, con el n identificar todas las alternativas que deban ser exploradas para
realizar presupuestos mejor planeados y ms exactos.

C. Reunin de Cierre Presupuestal:

Es la reunin en la cual formalmente se revisan los riesgos cuantificados que acompaan cada
propuesta, y se establecen el margen del Proyecto y las calificaciones de la propuesta.
Adicionalmente se dene el rol Comercial de seguimiento y los acuerdos para la negociacin del
contrato.

D. Reunin de Transferencia:

Tiene por objetivos vericar la Transferencia adecuada y satisfactoria de la informacin

Presupuestal al Equipo de Proyecto y establecer los compromisos de las reas de Soporte de
Ocina Principal para el apoyo ptimo del arranque del Proyecto.

E. Reunin de Compromisos:

Es la Reunin en la cual el equipo del Proyecto presenta las estrategias desarrolladas para la
ejecucin del Proyecto y se compromete a obtener el Margen Meta. As mismo, se formaliza el
apoyo que debe ser brindado por las Gerencias y la Ocina Principal para el mximo
aprovechamiento de las oportunidades y la minimizacin de los riesgos del Proyecto.

4.2. Eje Bsico del Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin

Dentro del Sistema de Gestin de Proyectos de Construccin y fabricacion, existe un grupo de

Procesos denidos como el Eje Bsico de Gestin de los Proyectos para alcanzar los objetivos de
manera eficiente. Los Procesos que integran el Eje Bsico de Gestin son:

Planeamiento
Programacin
Gestin Contractual
Control de Calidad
Control de Costos
Control de Productividad
Control de Plazo y Avance
Logstica
Control Financiero
Prevencin de Riesgos, Gestin Ambiental y Responsabilidad Social

Todos estos Procesos y los Sistemas de Trabajo establecidos para su desarrollo son explicados a
profundidad en el presente Manual de Gestin de Proyectos.

4.3. Manual de Gestin de Proyectos

Es el documento que agrupa todas las Polticas, Procedimientos, Instructivos, Herramientas y

otros soportes pertenecientes al Sistema de Gestin de Proyectos. Es por ello que constituye los
Lineamientos centrales para la Gestin de Proyectos y establece el lenguaje de ALYABE. El Manual
procura ser la herramienta de consulta ms frecuente en la gestin del da a da del Proyecto.
Est dirigido a todos los Ingenieros que conforman equipos de Proyecto, y a las jefaturas de las
reas de Soporte de los Proyectos. Los Manuales existentes en ALYABE son los siguientes:
Manual de Presupuestos Proyectos EPC
Manual de Presupuestos Proyectos de Construccin
Manual de Gestin de Proyectos EPC
Manual de Gestin de Proyectos de Construccin.

4.4. Gestin de Produccin.

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Como se menciona en lneas anteriores, el Sistema de Gestin de Proyectos se desarrolla

teniendo a la Gestin de Produccin como su eje medular.

El Sistema de Produccin est formado por procesos constructivos y el flujo que representa la
Consecucin ininterrumpida de dichos procesos constructivos que tienen lugar en un orden
planificado, para dar como resultado el producto final: el Proyecto. Los Procesos son un conjunto
de actividades ordenadas que transforman los insumos en productos intermedios, mientras que
los flujos comprenden la sucesin de todos los procesos.

La produccin requiere que los procesos o actividades de ejecucin sean realizados para poder
obtener el producto final. Pero para poder ejecutar estos procesos es necesario realizar
actividades de soporte como la aprobacin de planos, la obtencin de permisos, la compra de
materiales, etc. La produccin por ende, est conformada por actividades tanto de ejecucin
como de soporte, siendo ambas igual de importantes ya que la no realizacin oportuna de
cualquiera de ellas afecta la continuidad de los procesos o flujo.

Las prdidas en el Sistema de Produccin se dan tanto por paras en el ujo, como por la utilizacin
de recursos excesivos en los procesos. La fuente principal de prdidas en el Sistema de
La razn principal por la que ocurren paralizaciones en el flujo es la existencia de alta variabilidad
en el Sistema de Produccin. Por ende, la variabilidad es la fuente principal de prdidas en la
construccin.
La variabilidad se incrementa con la complejidad de proyectos, la alta velocidad requerida para su
ejecucin, la mayor dependencia que tiene un proceso en sus predecesores, y las condiciones
difciles que enfrenta un Proyecto como su ubicacin en lugares remotos, medios de transporte
muy complicados, o climas agresivos.

La Gestin de Produccin es el manejo sistemtico y metdico de las actividades de ejecucin y

soporte, que componen la produccin, sobre la base de principios, tcnicas y teoras formales que
nos permitan lograr continuidad del flujo de produccin y una constante optimizacin de la
misma. La Gestin de Produccin aplica estrategias para reducir la Variabilidad o mitigar su
impacto.

El Objetivo de la Gestin de la Produccin es Producir con Calidad, en el Plazo y optimizando la

Productividad. La Productividad es la eciencia en el uso de los recursos. Se representa como la
relacin entre la cantidad producida y los recursos utilizados.

Para optimizar la Productividad, la Gestin de la Produccin busca en primer lugar obtener un flujo
de produccin continuo, y posteriormente la optimizacin de los procesos.

El flujo continuo se obtiene con:

La elaboracin de un buen Planeamiento (visin a largo plazo) que aplique Principios de
Fsica de Produccin y que establezca estrategias para manejar la Variabilidad, y
Una Programacin confiable (visin de mediano y corto plazo), metdica y sistemtica de
las actividades a realizar.

Para lograr una Programacin confiable es imprescindible analizar y levantar las restricciones de
las tareas programadas, y medir la confiabilidad de la programacin a travs del PPC (porcentaje
del plan cumplido) y del anlisis de las causas de incumplimiento.
As mismo, la Gestin de la Produccin contempla la aplicacin de los principios de fsica de
produccin entre los cuales podemos mencionar:

Identificacin de cuellos de botella.

Uso de Buffers.
Reduccin del lote de trabajo.
Balanceo de la carga de trabajo.
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Todos los temas relacionados con la Gestin de Produccin (Planeamiento, Programacin, Control
de Productividad, etc.) pertenecen al Eje Bsico de Gestin de Proyectos y se encuentran en el
Manual de Gestin de Proyectos.

5. CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS DE ALYABE

El sistema de gestin incluye mecanismos para ajustar sus requerimientos a las caractersticas
particulares de cada proyecto (aplicabilidad), por lo que su cumplimiento es aplicable a todos los
proyectos de ALYABE. Corresponde a cada integrante de los diferentes equipos de
proyectos realizar sus labores de acuerdo a los sistemas de trabajo establecidos y velar
por el cumplimiento de los mismos.
ALYABE realiza diferentes esfuerzos por difundir apropiadamente entre todos los colaboradores de
la empresa la existencia del Sistema de Gestin y de los procedimientos correspondientes, pero
es responsabilidad de todos nosotros acudir a los mecanismos establecidos (Gerentes de
Proyecto, Gerencias de Divisin, Jefaturas de reas de Soporte, Recursos Humanos, Control de
Gestin de Proyectos, etc.) para obtener la informacin pertinente para poder hacer nuestras
labores de acorde con las metodologas establecidas.

6. MEJORA CONTINUA Y ACTUALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE PROYECTOS

DE ALYABE

Todo Sistema de Gestin debe ser mejorado continuamente y actualizado de manera que se
mantenga siempre vigente, til, ecaz y eficiente. Es responsabilidad de todos los miembros del
equipo de ALYABE procurar identificar reas de oportunidad en nuestro Sistema de Gestin a
travs de la revisin de nuestros procedimientos y herramientas, de su aplicacin y posterior
anlisis.
Todas las sugerencias de posibles mejoras a cualquier aspecto, documento, o tema relacionado al
Sistema de Gestin de ALYABE debern ser enviadas al rea de Control de Gestin de Proyectos a
travs de la direccin electrnica: controldegestion@alyabe.com
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Adicionalmente a estas sugerencias, ALYABE tiene previstas revisiones peridicas del Sistema y
su cumplimiento para identificar las mejoras y actualizaciones que deban ser incluidas, as como
las formas en que estas sern difundidas.