- El proceso tiene un punto de partida que no nace del rea de Compras, sino de

la necesidad de adquisicin de bienes de los diversos departamentos que tiene

la empresa, tales como: Servicios, Fabricaciones, Ventas y Contratos, Almacn
y todas las dems reas de soporte. De este modo, el proceso empieza con la
generacin del requerimiento de compra o servicio de parte del usuario o
solicitante. Este documento, se le debe hacer llegar a Compras debidamente
firmado por el jefe de rea correspondiente.

- Una vez recibido el requerimiento, se debe proceder a validar el costo de

compra. Es decir, se verifica en el sistema el historial de compras de cada
producto, en caso est dentro del rango de tiempo acordado con los
proveedores, se considerar ese costo para realizar la compra, pero si est
fuera del lmite o se trata de un producto nuevo (no comprado antes), entonces
se deber solicitar cotizaciones. Dependiendo del valor de compra, del tipo de
producto, fecha de necesidad y otras consideraciones que crea convenientes el
Jefe de Compras, se podra solicitar hasta tres cotizaciones o ser suficiente con
una cotizacin por telfono.
- Una vez definido el proveedor y con ello el costo y el tiempo de entrega, se
procede a emitir la O/C. Como se coment anteriormente, la empresa cuenta
con un ERP, el cual tiene un mdulo de Compras, que para generar la orden
solicita los datos siguientes: nombre o ruc del proveedor, nmero de
requerimiento, tipo de moneda, tipo de cambio, forma de pago, nmero de
cotizacin, usuario o solicitante, comprador, orden de trabajo (en adelante OT)
y costo sin igv de cada tem. Los cdigos de compras no se deben digitar, ya
que estos se generan automticamente desde el requerimiento emitido por el
usuario. Con toda esta informacin, se procede a grabar e imprimir la orden.

- Con el legajo debidamente armado, el cual est compuesto por el

requerimiento, cotizacin (de haberla) y la O/C, se procede a solicitar firma
para la aprobacin de las compras. El sub-proceso de solicitud de firma se
realiza de la manera siguiente:
Se cuenta con dos turnos, a las 10am y 3pm, por lo que todas las O/C
generadas hasta esa hora son enviadas, en un nico folder, para ser
firmados por el Jefe de Compras, el Gerente Tcnico y el Gerente de
Logstica.
Despus de aproximadamente dos horas, el Gerente de Logstica
informa al Asistente Compras la culminacin de firmas, para que se
 acerque a su oficina a recoger el folder que corresponde. De haber
alguna observacin, se la har saber en ese mismo momento.

- Con todas las O/C autorizadas, se procede actualizarlas en el sistema, una por
una, del estado emitida a aprobada. Con este ltimo estado, se generan las
firmas virtuales desde el mismo ERP, con las cuales se guardan los
documentos en formato pdf para ser enviados a los proveedores. En el prrafo
anterior se mencion sobre las firmas fsicas que se solicitan; sin embargo, las
rdenes que llegan a los proveedores no son esas, sino las que contiene firmas
virtuales que, como se coment, son proporcionadas por el mismo sistema. El
proceso se realiza de esta forma porque el rea de Contabilidad solicita que,
para efectos de auditora, se cuenten con las O/C firmadas fsicamente.

- Si la compra ha sido negociada con forma de pago adelantada, y previa

confirmacin del proveedor de que cuenta con stock del producto en ese
momento, se procede a solicitar la transferencia a la cuenta corriente del
abastecedor, al rea de Finanzas. Al igual que para la solicitud de firmas de las
O/C, se cuentan con los mismos turnos para entregar todas las rdenes que
tengan esa forma de pago, 10am y 3pm. Finanzas regresar los documentos
originales y enviar la transferencia va correo electrnico despus de tres
horas, como mximo, del cierre de cada turno. En caso la compra sea con
forma de pago al crdito, se confirma la recepcin de la O/C con cada
proveedor, as como el stock y fecha de entrega.

- En ambos casos, crdito o al contado, se deber coordinar si el pedido lo

enviar el proveedor o lo debe recoger el cliente (Overprime). Si se tiene que
recoger, se cuenta con tres das a la semana, lunes, mircoles y viernes, para
programar una hoja de ruta donde se solicite recoger aquellas compras que
tienen esa condicin comercial. La empresa no cuenta con un transportista
propio, por lo que se contrata un taxista o un camin, segn sea la naturaleza
del bien a adquirir. La coordinacin y responsabilidad de este tema es realizada
por el rea de Almacn, a solicitud de Compras.

- Al da siguiente de la fecha da en que el proveedor se comprometi a entregar

el pedido, o de programada la hoja de ruta, se debe verificar en el sistema si la
O/C ha sido registrada por almacn. Si en el ERP el estado de la orden es
recepcin total, entonces se da por entendido que todo lleg conforme, en
 caso aparezca como recepcin parcial o siga como aprobada, se deber
coordinar con el abastecedor y/o nuestra rea de Almacn para averiguar lo
que ha ocurrido, y realizar el registro, confirmar la nueva fecha de llegada o
programar el recojo del pendiente.

- Semanalmente, se deber verificar si la factura correspondiente a la O/C que

ya cuenta con el estado recepcin total ha llegado a la empresa. El sistema
emite un reporte de aquellas compras que han ingresado al almacn con su
gua de remisin respectiva pero que an est pendiente de ser registradas en
Contabilidad, lo cual se realiza con la factura. Si alguna compra aparece como
pendiente, se debe verificar con el rea de Recepcin si, efectivamente, esa
factura no ha llegado, lo cual se realiza a travs de un reporte que esa rea
emite diariamente. En caso el documento tampoco se encuentre en ese
reporte, se debe coordinar con el proveedor el envo de la factura en el menor
tiempo posible. Aqu se debe considerar que lo ideal es que la mercadera sea
entregada junto con su factura, pero muchas veces, por diversos motivos, no
se realiza de esa forma.

- De forma diaria, semanal, mensual o segn la disponibilidad del tiempo, se

deber archivar las O/C emitidas y que ya llegaron en su totalidad al Almacn,
considerando el orden correlativo, el mes al que corresponda y que ese
archivador debe estar forrado con el color que haya sido asignado por el rea
contable para el ao en curso. Esta parte del proceso no se considera como
importante, pero si se debe buscar la forma de cumplirla en el menor tiempo
posible para mantener ordenada el rea.

- Finalmente, el proceso general mencionado es actualizado, paso a paso, en un

reporte manual en Excel que maneja el rea de Compras, llamado: status
diario de requerimientos de compra. Este reporte permite informar al usuario,
en tiempo real, el estado de atencin de su requerimiento, tem por tem. Por
ejemplo, si ya est en proceso de cotizacin, si se emiti la O/C, si est en
proceso de firma o de transferencia, la fecha real de llegada, si ha llegado de
forma parcial o total, si existe algn retraso y el motivo para que ello ocurra o
cualquier otra observacin que se pueda encontrar. Es un reporte que se
trabaja desde Junio 2012, y que hoy, ms que antes, se ha vuelto fundamental
para los usuarios y para el personal de compras, pues evita la necesidad de
utilizar la memoria para recordar el estado de un requerimiento, memoria que,
en la mayora de casos, puede proporcionar una mala informacin o, en su
defecto, darla en el momento que ya no es requerida.