ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

EN EL ENTORNO LABORAL

ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIN, DE ACUERDO

CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LAS POLTICAS
INSTITUCIONALES

Administrar las comunicaciones oficiales producidas y

recibidas en razn a las actividades, aplicando la
normatividad vigente y la Gua Tcnica Colombiana 185
ICONTEC

Janeth Torres Betancourt

Jtorres354@misena.edu.co
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VIRTUAL

TABLA DE CONTENIDO

Objetivo ------------------------------------------------------------------------------------------Pg. 2

Actividades de reflexin----------------------------------------------------------------------Pg. 2

Importancia de las pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales

en las entidades pblicas y privadas. Acuerdo 060 (reflexin) ------------------Pg. 2

Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para

el aprendizaje-----------------------------------------------------------------------------------Pg. 2

Archivo general de la nacin acuerdo 060 de 2001

(5 aspectos claves).---------------------------------------------------------------------------Pg. 2

Procedimiento para la gestin de la correspondencia

(5 aspectos claves) ---------------------------------------------------------------------------Pg. 3

Actividades de apropiacin del conocimiento

(Conceptualizacin y teorizacin)---------------------------------------------------------Pg. 3

Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin

de un documento?----------------------------------------------------------------------------Pg. 3

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa------------Pg. 3

Cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?--------------------------Pg. 4

Actividades de transferencia del conocimiento----------------------------------------Pg. 4

Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las

comunicaciones internas y externas?----------------------------------------------------Pg. 4

Mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que

seleccion en la actividad de apropiacin.----------------------------------------------Pg. 5

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Administracin Documental en el Entorno Laboral DC -001

Fecha: Villavicencio, 1 de Abril de 2017.

Elaborado por: Janeth Torres Betancourt

1. OBJETIVO:

1.1. Elaborar informe en el contexto del desarrollo de las actividades de la gua

de aprendizaje tres.

2. ACTIVIDADES DE REFLEXIN

2.1. IMPORTANCIA DE LAS PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIN DE LAS

COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PBLICAS Y PRIVADAS.
ACUERDO 060 (REFLEXIN).

En mi opinin, despus de observar detenidamente el video puedo decir

que aplicar el debido proceso (recepcin, revisin, radicacin, registro y
distribucin) a la correspondencia es de vital importancia para la
organizacin; ya q de la correcta gestin documental depende en gran parte
el buen desempeo de la organizacin en el cumplimiento de metas y
prestacin de sus servicios.

3. ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIN E IDENTIFICACIN DE

CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE

3.1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ACUERDO 060 DE 2001

(5 ASPECTOS CLAVES).

Habla sobre las comunicaciones oficiales (Recibidas y enviadas).

Establece lineamientos, procedimientos para las unidades de
correspondencia.
Se trabaja mediante series y subseries documentales.
Habla de la centralizacin de la informacin.
Establece la creacin de la imagen corporativa de las entidades.

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3.2. PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE LA CORRESPONDENCIA

(5 ASPECTOS CLAVES).

Ventanilla nica de Radicacin.

Correcta clasificacin de la correspondencia.
Correcta radicacin de documentos.
Correcta distribucin.
Control y seguimiento del documento.

4. ACTIVIDADES DE APROPIACIN DEL CONOCIMIENTO

(CONCEPTUALIZACIN Y TEORIZACIN).

4.1. CMO SE REALIZA EL PROCESO DESDE LA RECEPCIN HASTA LA

DISTRIBUCIN DE UN DOCUMENTO?

En la EMPRESA DE SERVICIOS PBLICOS DE ACACIAS ESPA el

proceso es el siguiente:

Existen unos horarios establecidos a nivel interno para la recepcin y distribucin

de la correspondencia, para la correspondencia externa que se recibe; el horario
es normal.
La encargada de la ventanilla nica recepciona la documentacin verificando la
informacin de destinatario, procedencia, asunto, entre otros datos para proceder
a clasificarla segn sea correspondencia personal u oficial, si es oficial procede a
la apertura del sobre y a la verificacin de su contenido para posteriormente
radicarla y luego registrarla en el sistema quien genera un stikers que se coloca al
lado superior derecho del documento y luego este es escaneado para dejar copia
en el registro del documento, pero si es personal no se abre sino que despus de
ser radicada se registra en un libro que se lleva como control aparte.
Para su distribucin se registra antes en una planilla y en los horarios establecidos
segn corresponda es entregada a los funcionarios o dependencias
correspondientes para que el receptor firme como constancia de entrega o
recibido.

4.2. DETERMINE SI LA COMUNICACIN SE GENERA DE FORMA INTERNA O

EXTERNA.

Las comunicaciones que se generan son internas y externas, a nivel interno no se

permiten comunicaciones de ndole personal.

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4.3. CULES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU DESTINO?

De acuerdo a las normas de la empresa los horarios para recepcin y

distribucin de correspondencia fsica son:
Recepcin interna de documentos: de 8:00 am a 9:30 am y de 2:00 pm a 4:
pm; la correspondencia externa se recibe en horario normal de 8:00 a
12:000 y de 2:00 pm a 5:30 pm.
Distribucin de toda la correspondencia (interna y externa): De 11:00 am a
12:00 m y de 4:30 pm a 5:30 pm.
El proceso desde la recepcin hasta la distribucin de la correspondencia
es el descrito en el numeral 4.1.

Recepcin
Clasificacin
Apertura
Revisin
Radicacin
Registro
Distribucin.

La correspondencia electrnica o correos normalmente son mediante el

sistema o software SYSMAN, cada dependencia o funcionario tiene su
correo corporativo que se encuentra enlazado a la base central que est en
la unidad de correspondencia, por lo tanto tan pronto se genera una
comunicacin electrnica, el sistema pide permiso a la central o U.C. y la
encargada genera el enlace de la comunicacin entre dependencias
dejando automticamente un registro en el sistema y creando un
consecutivo que a su vez sirve como numero de radicado y registro de la
comunicacin.

5. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

5.1. CUL ES LA IMPORTANCIA DEL PROCESO DE CLASIFICACIN DE LAS

COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS?

Desde mi punto de vista considero que la comunicaciones, sean internas o

externas son de vital importancia para la organizacin, ya que ellas son el
conducto de comunicacin entre dependencias; y/o con los clientes y/o
proveedores, lo cual permite el correcto funcionamiento del engranaje interno lo
que conlleva a que sus relaciones externas sean ms claras y asertivas dando
como resultado un buen desempeo en sus funciones y/o prestacin de sus
servicios.

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5.2. EN RELACIN CON LA NORMATIVIDAD E INFORMACIN EXPUESTA EN

LAS LECTURAS SUGERIDAS EN LA ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIN,
MENCIONE DOS ASPECTOS QUE CLARAMENTE NO SE CUMPLAN EN LA
EMPRESA QUE SELECCION EN LA ACTIVIDAD DE APROPIACIN.

La empresa de Servicios Pblicos de Acacias ESPA E.S.P trata de regirse por los
lineamientos y la normatividad vigente, ms sin embargo en el tiempo que estuve
all pude observar ciertos aspectos que deben ser mejorados, como:

Contratar ms personal calificado y competente para la dependencia, solo

cuenta con el jefe de archivo, los dems son operarios de calle o
aprendices Sena que normalmente no tienen nada que ver con el rea
donde los ubican.

Capacitacin constante.

Redacto y digito: Janeth Torres Betancourt

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