ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

La administracin de proyectos es el proceso de combinar sistemas, tcnicas y

personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo,
presupuesto y calidad. (Baker, 1999).

Por qu es vital la administracin de proyectos?

El uso de tcnicas de administracin de proyectos puede parecer una carga adicional, sin
embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo.

Los proyectos en comparacin con el trabajo ordinario

Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto

Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el

tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto es, el proyecto tiene un resultado
deseado, una fecha lmite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).

Trabajo Ordinario Proyectos

Responder a la solicitud Producir un boletn mensual de noticias
para los clientes
Preparar el caf en la oficina Abastecer los banquetes del Director
General en las ceremonias
Preparar una carta para un prospecto Escribir y publicar un libro
Conectar una impresora a la Instalar una red de computadoras
computadora
Reunirse con un empleado para Contratar un equipo de ventas para una
analizar un nuevo procedimiento nueva oficina
Asistir a una conferencia Promover un producto en un programa de
dos semanas en todo el pas
Pedir suministros de oficina Abrir una nueva oficina de ventas
Redactar un memorndum actualizado Elaborar el informe anual de la empresa
de informe de avances para el jefe

Cinco caractersticas de los proyectos

1. Un proyecto tiene principio y fin definidos.

2. Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero).
3. Los resultados del proyecto tienen metas especficas de calidad y
desempeo.
4. Los proyectos siguen una planeacin
5. Un proyecto incluye un equipo de personas.
Cinco fases de la administracin de proyectos

1. Inicio
a) Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo
b) Determinar lo que el proyecto debe lograr
c) Definir la meta global del proyecto
d) Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los
interesados
e) Precisar el alcance general del proyecto
f) Seleccionar los miembros iniciales del equipo
g) El alcance es el tamao del proyecto y determina cuntos recursos y tiempo se
requieren.

2. Planeacin
a) Perfeccionamiento del alcance del proyecto
b) Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto
c) Secuencia de actividades
d) Desarrollo de un calendario y presupuesto
e) Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados

3. Ejecucin
a) Dirigir el equipo
b) Reunirse con los miembros del equipo
c) Comunicarse con los terceros involucrados
d) Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir
e) Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

4. Control
a) Vigilar las desviaciones del plan
b) Emprender acciones correctivas
c) Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
d) Cambiar los calendarios del proyecto
e) Adaptar los niveles de recursos
f) Cambiar el alcance del proyecto
g) Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes

5. Conclusin
a) Reconocimiento de logros y resultados
b) Cierre de las operaciones y dispersin del equipo
c) Aprendizaje de la experiencia del proyecto
d) Revisin del proceso y resultados
e) Redaccin del informe final