MODELO DE PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES

Repblica de Colombia

..

Resolucin Nde.
[Fecha]

Por la cual se reglamenta el procedimiento de baja de bienes muebles

en

El seor. representante legal, en ejercicio de sus

facultades legales y, en especial, de las conferidas por el decreto
N..de, y

Considerando :

Que el artculo.., numeral., del decreto.

de., atribuye al.competencia general para coordinar
los servicios administrativos, en cumplimiento de sus funciones
constitucionales y legales;
Que.. faculta a, al director administrativo y financiero
nacional, seccional y regional o.. para dirigir y controlar el
manejo de los recursos fsicos, econmicos y financieros de...;
Que la Constitucin confiere a las entidades estatales sujetas a control
fiscal, autonoma administrativa para el manejo de sus bienes y para el
sealamiento de sus normas internas de procedimiento;
Que la ley 80 de 1993 constituye el rgimen general de contratacin de
las entidades estatales de cualquier orden.
Que, de acuerdo con los principios de control interno, corresponde a la
entidad estatal garantizar la debida proteccin de sus recursos con la
prctica de sanos criterios administrativos;
Que es necesario, por tanto, fijar el procedimiento para depuracin de
activos, mediante la reduccin de costos de almacenamiento y
actualizacin de los saldos patrimoniales,

Resuelve:

Captulo I
De las Bajas

Artculo 1. - Baja de bienes muebles. Por <<baja>> se entiende toda

disminucin del patrimonio de la entidad, debida, ya a prdida o
deterioro apreciable, ya a retiro por inutilidad u obsolescencia.

Artculo 2. - Clasificacin. De acuerdo con su estado actual previo a la

<<baja>>, los bienes muebles de la entidad podrn hallarse en uno de
estos grupos:

a. Baja del bien inmueble por prdida. Tiene lugar cuando

determinado bien mueble se contabiliza como egreso contable, debido
a su falta absoluta o desaparicin, en manos del responsable de su
manejo o tenencia;
b. Baja del bien mueble inservible. En este caso, el egreso fsico y
contable se produce cuando cierto bien, por sus condiciones inherentes
actuales, ha dejado de servir los fines para los cuales se adquiri, por
desgaste, fatiga del material o prdida de sus excelencias, sin que
pueda de ninguna manera ser reutilizado con eficiencia por la entidad
estatal a la que estaba asignado;
c. Baje del bien mueble por obsolescencia. Consiste en el egreso
fsico y contable de un bien mueble, que por caer en desuso, a causa
del avance tecnolgico resulta antieconmica su utilizacin no obstante
hallarse en buenas condiciones.

Artculo 3. - Legalizacin de la baja. Toda baja se legalizar mediante la

expedicin de un acto administrativo, por parte de. , o
del director administrativo y financiero, del jefe de la divisin
administrativa, del director regional o seccional administrativo y
financiero, o, previa tramitacin del acta de
reclasificacin y solicitud de baja.

Captulo II

Procedimiento general de baja

Artculo 4. Del bien mueble inservible u obsolescente.

a) La dependencia interesada en que se produzca determinada baja del

bien mueble, por intermedio del funcionario responsable elaborar un
documento de solicitud para que se ordene el reintegro del bien mueble
inservible u obsolescente, al almacn, remitiendo el original del escrito
al grupo de inventarios o al administrador de bienes, segn el caso; b)
El grupo de inventarios o el administrador de bienes, segn el caso,
verificar la solicitud contra el inventario de la dependencia del
solicitante o del funcionario responsable, certificando cantidades y
valores; c) El mismo grupo de inventarios o el administrador de bienes,
segn el caso, remitir la solicitud de devolucin o reintegro y
certificacin al almacn, en el trmino de tres (3) das, a partir de la
fecha de recibo de la solicitud; d) El almacn, acreditada la condicin
necesaria para la baja, retirar el bien de que se trata, de conformidad
con los documentos recibidos, incorporndolos a los inventarios en
depsito; e) A continuacin del almacn elaborar el acta de
reclasificacin y solicitud de baja de bienes muebles con el
administrador de bienes o el coordinador del grupo de inventarios, que
ser suscrita por todos los intervinientes. El acta contendr la
descripcin del bien en referencia, de sus caractersticas ms notables,
su cantidad y valor, lo mismo que el estado en que se encuentre; f)
enseguida, elaborar el proyecto de resolucin de baja; g) Enviar
luego el acta de reclasificacin y solicitud, junto con el proyecto de
resolucin de baja al departamento de contabilidad para lo de su cargo;
h) El jefe de contabilidad confirmar los valores registrados en el acta
de reclasificacin y la solicitud de baja y las remitir, junto con el
proyecto de resolucin de baja, al ordenador del gasto, en el trmino de
tres (3) das a partir de la fecha de recibo; i) El ordenador del gasto,
siempre que encuentre plenamente justificado el trmite, suscribir la
resolucin de baja, que deber determinar, adems, el destino del bien
y la remitir al almacn, dentro de los tres (3) das siguientes a su
firma; j) Hecho lo anterior, el ordenador del gasto, dispondr del bien,
ya en cesin a otra entidad del mismo orden administrativo, ya en venta
a particulares interesados. En caso de que, el trmino de sesenta (60)
das de suscrita la resolucin de baja, no se haya llevado a cabo la
cesin o venta del bien mueble, ordenar su destruccin o incineracin;
k) El almacn actualizar el krdex con la novedad, elaborando el
comprobante de salida del almacn y el boletn diario, con fundamento
en la resolucin y en el acta de baja; l) Remitir al departamento de
contabilidad, al trmino de lo anterior, el expediente de documentos
base del procedimiento de baja; m) El departamento de contabilidad
efectuar los asientos o registros contables correspondientes.
Pargrafo: La direccin administrativa y financiera
o. ejercer control idneo sobre la gestin
administrativa seguida en el procedimiento de baja.

Artculo 5. Del bien mueble perdido o extraviado.

a) El funcionario responsable, en el trmino de la distancia, y una vez
conocido el hecho, formular la denuncia penal correspondiente, de la
cual remitir copia a su jefe inmediato, junto con el informe levantado;
b) A continuacin solicitar el diligenciamiento del proceso de
responsabilidad fiscal, ante la Unidad de Investigacin y Juicios
Fiscales de la Contralora General de la Repblica, de su jurisdiccin,
anexando al escrito la solicitud los siguientes documentos:

- Copia de la denuncia por prdida;

- Copia del informe al jefe inmediato;

- Copia del comprobante de salida del almacn.

Pargrafo 1. En todo caso, sin excepcin, de prdida o extravo de un

bien mueble, el funcionario responsable deber solicitar la iniciacin del
proceso de responsabilidad fiscal, planteando alternativas de solucin a
la Unidad de Acciones Fiscales y Jurdicas de la Contralora General de
la Repblica de su jurisdiccin, dndole el carcter de alcance a la
solicitud de proceso de responsabilidad fiscal;
c) El jefe inmediato iniciar en tal estado la investigacin disciplinaria,
de conformidad con las normas vigentes, una vez enterado de la
verdad de los hechos.
En caso de que el funcionario responsable del bien perdido o
extraviado no tomare la iniciativa de adelantar el procedimiento
enunciado, lo har el jefe inmediato mediante denuncia penal y solicitud
de iniciacin de proceso de responsabilidad fiscal.

Pargrafo 2. En caso de que el encargado del grupo de inventarios, el

administrador de bienes, el almacenista, un funcionario de la auditoria
interna o el jefe inmediato, observen, en los bienes de la entidad
estatal, daos no imputables al uso y deterioro normales, darn cuenta
de lo observado al jefe inmediato del funcionario a cuyo cargo se
hallan, a fin de que adelante la correspondiente investigacin
disciplinaria, remitiendo al mismo tiempo copia al director administrativo
y financiero que corresponda.