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GUA AUDITORAS
INTERNAS DE
CALIDAD
rea de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
Ciudad Universitaria Melndez
Edificio 301- Oficina 3016 3er. Piso
Telfono Fax: 321 22 23
Consltelo en http://gicuv.univalle.edu.co
DEFINICIN ...................................................................................................................... 2
La palabra auditora proviene del latn auditorios, que significa or. Si bien se
puede considerar que se trata de un ejercicio de escucha, tambin es vlido decir
que necesariamente incluye otro sentido esencial: la vista. Teniendo en cuenta
estos dos aspectos, es posible afirmar que la auditora es un ejercicio en el que se
combinan audicin y visin dentro de un marco de anlisis.
P
P
Establecimiento del programa de Revisin de la
auditoras (alcance, objetivos, documentacin.
recursos, procedimientos, etc). Preparacin de actividades en
sitio.
H Realizacin de actividades
H
Implementar el programa
en sitio.
(Competencia de auditores,
actividades de auditora). Preparacin, aprobacin y
V A
Satisfaccin del auditado. Actividades de seguimiento
Acciones correctivas y preventivas al de la auditora.
programa o al proceso de
auditoras... Etc.
Mejora del programa.
A
Informe a la gerencia.
Re-asignacin de recursos.
Cambios a los objetivos del programa.
Re-entrenamiento de auditores, etc.
Es una herramienta que se utiliza para establecer las situaciones que pueden
ocasionar riesgos (potenciales) y que obstaculicen el normal desarrollo del
programa de auditoras. La identificacin, valoracin y seguimiento de los riesgos
en el Programa de Auditoras se realiza segn lo establecido en el subproceso
Gestin de Riesgos del Proceso Planeacin Institucional.
En cada ciclo de auditoras anual se priorizarn, de los procesos del nivel central,
de las Facultades, Institutos Acadmicos y de las Sedes Regionales, los
subprocesos a auditar, cubriendo todos los procesos del GICUV durante el ciclo.
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo PROGRAMA DE AUDITORAS
Institucional
Ciclo No. ________
FECHA DE ELABORACIN
DA MES AO
RECURSOS NECESARIOS
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
FECHA FECHA
PROCESO SUBPROCESO EQUIPO AUDITOR AUDITADO
PROGRAMADA REAL
OBSERVACIONES
A P
Descripcin de las actividades y de los
V H detalles acordados de una auditora.
Manuales de
Pgina web
procedimientos
Resultados de
PQRS del proceso
auditoras anteriores
Otros
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo LISTA DE VERIFICACIN
Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
FECHA DE ELABORACIN
DA MES AO
PROCESO:
SUBPROCESO:
Reunin de apertura:
Visita de Campo:
Mediante las entrevistas con los auditados, observacin
directa del desarrollo de las actividades, verificacin de
registros, sistemas de informacin, revisin de bases de
datos y pginas web se renen las evidencias objetivas
que permiten verificar y/o comprobar el desarrollo de las
actividades previstas y/o planificadas, y que se estn
adelantando planes y acciones, orientadas al mejoramiento
del desempeo del proceso y del GICUV.
EVIDENCIAS
NCIAS
Documento Revisin Documental
Declaracin de
Entrevista
hechos
Personas Encuesta
Muestra N confiable
Observacin
Visita en sitio
Entorno
Recorrido
Inspeccin
CRITERIOS
Ley
Partes
Interesadas Ms graves
Norma
Organizacin
OBJETIVO
Qu se quiere?
CRITERIOS EVIDENCIAS
Qu se debe hacer? Cmo se est haciendo?
Qu se hace?
RESULTADOS
Comparacin
SEGUIMIENTO
Informe de auditora
Documento en donde se depositan las
conclusiones de la auditora.
Cada equipo auditor prepara y presenta el informe correspondiente, el cual
constituye el registro completo y conciso de los resultados de dicho ejercicio.
Redaccin de Fortalezas
Una fortaleza debera expresar la situacin positiva encontrada, acompaada de
una justificacin de porque el auditor la considera como tal.
FORTALEZA BENEFICIO
Redaccin de Debilidades
Una debilidad debe expresar la situacin que presenta desviacin frente a los
criterios establecidos, cul es el criterio del GICUV que se est incumpliendo y qu
evidencia clara y objetiva soporta la decisin de establecer una debilidad.
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional INFORME DE AUDITORA
rea de Calidad y Mejoramiento
FECHA DE LA AUDITORIA
Informe Preliminar Informe Final DA MES AO
OBJETIVO
ALCANCE
EQUIPO AUDITOR
PROCESO SUBPROCESO
DOCUMENTOS EXAMINADOS
FORTALEZAS
OBSERVACIONES
Auditor Evaluado:
No A ceptabl Muy
Por favor califique de 1 a 5 los aspectos relacionados. 1 aceptable
2 Malo 3 e
4 Bueno 5
bueno
1 Conocimiento tcnico
Relacin con el auditado (amabilidad,
2
atencin, etc.)
3 Puntualidad
4 tica e imparcialidad
5 Mente abierta
6 Expresin verbal
8 Capacidad de escucha
Desempeo previo
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(segn se requiera):
Los documentos
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(segn se requiera):
Los registros
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(segn se requiera):
En la apertura
El responsable del proceso auditado: