Cdigo de Comercio

ARTCULO 368. CONTABILIDAD Y REGISTROS INDISPENSABLES

ARTCULO 368. CONTABILIDAD Y REGISTROS INDISPENSABLES. Los comerciantes

estn obligados a llevar su contabilidad en forma organizada, de acuerdo con el sistema de
partida doble y usando principios de contabilidad generalmente aceptados.

Para ese efecto debern llevar, los siguientes libros o registros: 1.- Inventarios; 2.- De
primera entrada o diario; 3.- Mayor o centralizador; 4.- De Estados Financieros.

Adems podrn utilizar los otros que estimen necesarios por exigencias contables o
administrativas o en virtud de otras leyes especiales.

Tambin podrn llevar la contabilidad por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas,

fichas o por cualquier otro sistema, siempre que permita su anlisis y fiscalizacin.

Los comerciantes que tengan un activo total que no exceda de veinticinco mil quetzales ( Q.
25,000.00), pueden omitir en su contabilidad los libros o registros enumerados anteriormente,
a excepcin de aquellos que obliguen las leyes especiales.

Contabilidad y registros indispensables. Los comerciantes estn obligados a llevar su

contabilidad en forma organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble y usando
principios de contabilidad generalmente aceptados.

Al efecto, debern llevar, cuando menos, los siguientes libros o registros:

1. Inventarios.

2. De primera entrada o diario.

3. Mayor o centralizador.

4. De estados financieros.

Adems, podr utilizar los otros que estime necesarios por exigencias contables o
administrativas o en virtud de otras leyes especiales.

Tambin podrn llevar la contabilidad, por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas,

fichas o por cualquier otro sistema, siempre que permita su anlisis y fiscalizacin.

Los comerciantes que tengan un activo total que no exceda de dos mil quetzales, pueden
omitir en su contabilidad los libros o registros enumerados antes, a excepcin del registro o
libro de inventarios, el de estados financieros y aquellos a que los obliguen leyes especiales.
Libro Diario (Contabilidad)
El Libro Diario o Libro de cuentas es un libro contable donde se recogen, da a da, los
hechos econmicos de una empresa. La anotacin de un hecho econmico en el Libro
Diario se llama asiento o partida; es decir en l se registran todas las transacciones
realizadas por una empresa.

Los asientos o partidas son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y
contienen entradas de dbito en una o ms cuentas y de crdito en otra(s) cuenta(s) de tal
manera que la suma de los dbitos sea igual a la suma de los crditos. Se garantiza as que
se mantenga la ecuacin de contabilidad. As mismo pueden existir Documentos Contables
que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables.

Dependiendo del SIC (sistema de informacin contable), algunos asientos son automticos y
pueden utilizarse en conjuncin con los asientos manuales para el mantenimiento de
registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias
y otros ajustes. De igual forma en la mayora de los sistemas, los registros o asientos
manuales son aquellos creados por un usuario (modificar monto en una Nota de Crdito) y
los automticos son los generados propiamente por el sistema (clculo automtico de valor
de impuesto).

El libro diario se tiene que llevar por ser un libro principal, decretado as en el cdigo de
comercio.

Libro mayor
En contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada pgina se destina para cada
una de las cuentas contables de una empresa. Cada pgina va dividida y consta de 5
columnas: la primera columna es para la fecha, la segunda es para el concepto, la tercera es
la del DEBE, la cuarta es la del HABER y la ltima columna es la del saldo. El libro es
utilizado para llevar un estricto manejo de los ingresos y egresos diarios que obtenga la
empresa

Se le llama Mayor porque toma el movimiento total de las subcuentas. Por ejemplo, los
distintos proveedores que seran llevados en los libros auxiliares cada uno por separado, se
concentran en una sola CUENTA: PROVEEDORES en el Mayor y el encabezado de la
pgina dir: PROVEEDORES y as por cada una de las cuentas: CLIENTES, BANCOS sin
importar de cuantas subcuentas se conformen cada una de las CUENTAS. En el Mayor solo
se menciona el monto de la cuenta por un periodo determinado, generalmente un mes.
Siguiendo con el ejemplo de la cuenta PROVEEDORES, en la columna del haber se pondra
el monto total facturado por todos los proveedores en el mes y en la columna del debe el total
de monto pagado a todos los proveedores durante ese mismo periodo, y la diferencia entre
estas dos dar el saldo que queda al final del mes de cada una de las cuentas, sin detallar
cunto se le debe a cada uno de los PROVEEDORES, que eso estar en los Libros
Auxiliares.

Funcin del libro mayor

Controla en forma individual los cargos y abonos de cada cuenta segn las operaciones
registradas en el libro diario. En s el libro mayor resume los valores registrados como cargos
o abonos de acuerdo a las operaciones comerciales realizadas por la empresa y tambin
llega a ser un paso importante en la contabilidad. El inventario, tiene como finalidad ordenar
la informacin sobre los bienes y obligaciones de la empresa. En la contabilidad se
enumeran primero los bienes y derechos, llamados ACTIVOS y despus las obligaciones
llamadas PASIVOS.

Llenado del libro mayor

El Libro Mayor puede tardar aos en llenarse porque slo se utiliza un rengln de la cuenta
por mes y existen cuentas que no tienen movimientos tan repetidamente como otras,
pudiendo tener un movimiento por ao. Por ello sus pginas no se llenan tan rpido como las
otras cuentas, por ejemplo, la cuenta de capital no tendr tanto movimiento como la de
bancos.

En caso de que ya haya ms de un Libro Mayor, los movimientos de esta cuenta seguirn en
la siguiente pgina en blanco, en el que en el primer rengln se anotar debajo del
encabezado de la cuenta: VIENE DE LA PGINA N DEL LIBRO N.

En Mxico era requisito de Hacienda llevar a sellar el Libro Mayor antes de escribir sobre l
y, cada vez que era necesario utilizar uno nuevo, deba sellarse por Hacienda, pero como ya
no es requisito Hacendario la tenedura de Libros hechos a mano, est en desuso el Libro
Mayor.

Importancia y finalidad

uando se habla de la cuenta, es cuando se crea en el libro mayor un registro de nmeros en

el medio contable, permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo
a ciertas caractersticas de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que
experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor constituye un libro
obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las
cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una
organizacin para llevar la contabilidad

En Espaa, segn el Cdigo de Comercio si es obligatorio ya que hay normas legales que
indiquen cmo ha de llevarse.

1. Cuentas: aqu se anota el nombre de las cuentas, una por cada rengln.
 2. Cdigo: se escribe el nmero que le corresponde a cada cuenta, segn el catlogo de
cuentas de la empresa, tomado del Plan nico de Cuentas para comerciantes.

3. Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo dbito o crdito de cada cuenta
correspondiente al periodo anterior.

4. Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento dbito y crdito

mensual de cada cuenta. La informacin se traslada de los totales mensuales del libro
Diario Columnario.

5. Saldos: en esta columna se obtiene los saldos de las cuentas, tomando los datos de
las columnas Saldos anteriores y Movimiento, as: movimientos iguales se suman,
movimientos contrarios se restan.

Ejemplo: Cuadro de movimiento con saldos

Los saldos de las cuentas de Activo, generalmente, son dbitos, aunque puede darse el
caso, como en Bancos, que resulte saldo crdito, cuando est en sobregiro. Las cuentas de
costos y gastos tienen saldo dbito, y las cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingreso tienen
saldo crdito.

Procedimiento

1. Se registra el comprobante de apertura en la columna Saldos anteriores.

2. Se registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al

movimiento.

3. Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, stos a su vez constituyen

los saldos anteriores del mes siguiente.

4. Al finalizar el periodo contable, en la columna Movimiento se registra el

comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servir
de base para la elaboracin de los estados financieros.

5. Al finalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar

en el libro Mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener
los valores correspondientes al Balance General.

Correccin de errores
Cuando se cometen errores en este libro, pueden corregirse as:

Si hay una inconsistencia o error, se anula la hoja completa y se pasa a la

siguiente.

Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.
Estados financieros
Los estados financieros, tambin denominados estados contables, informes financieros
o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situacin
econmica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo
determinado. Esta informacin resulta til para la Administracin, gestores, reguladores y
otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

La mayora de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son

elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas
contables o normas de informacin financiera. La contabilidad es llevada adelante por
contadores pblicos que, en la mayora de los pases del mundo, deben registrarse en
organismos de control pblicos o privados para poder ejercer la profesin.

Componentes

Los Estados financieros obligatorios dependen de cada pas, siendo los componentes ms
habituales los siguientes:

Estado de situacin patrimonial (tambin denominado Estado de Situacin Financiera,

Balance General o Balance de Situacin)

Estado de resultados (tambin denominado Estado de Prdidas y Ganancias o cuenta

de prdidas y ganancias)

Estado de evolucin de patrimonio neto (tambin denominado Estado de Cambios en

el Patrimonio Neto)

Estado de flujo de efectivo

Memoria (tambin denominado Notas de los Estados Financieros)

Los Estados Financieros resultan tiles para los usuarios ya que contienen datos que
complementados con otras informaciones como por ejemplo; las condiciones del mercado en
que se opera, permiten diagnosticar las polticas a seguir considerando nuevas tendencias
(limitaciones de los estados financieros). As mismo, se dice que para la presentacin de los
estados financieros se deber considerar informacin real para ser ms exactos con los
resultados.

Caractersticas de la informacin

La informacin financiera debe reunir determinadas caractersticas cualitativas con el fin de

proporcionar el cumplimiento de sus objetivos y, en consecuencia garantizar la eficacia en su
utilizacin por parte de sus diferentes destinatarios (usuarios).

Las caractersticas que deben reunir los estados financieros son:

1. Comprensibilidad: la informacin debe ser de fcil comprensin para todos los usuarios, no
obstante tambin se deben agregar notas que permitan el entendimiento de temas
complejos, para la toma de decisiones.

2. Relevancia / sistematizacin: la informacin ser de importancia relativa, cuando al

presentarse dicha informacin y omitirse por error, puede perjudicar e influir en las decisiones
tomadas.

3.Confiabilidad: la informacin debe estar libre de errores materiales, debe ser neutral y
prudente, para que pueda ser til y transmita la confianza necesaria a los usuarios.

4. Comparabilidad: esta informacin se debe presentar siguiendo las normas y polticas

contables, de manera que permita la fcil comparacin con periodos anteriores para conocer
la tendencia, y tambin permitir la comparacin con otras empresas.

5. Pertinencia: Debe satisfacer las necesidades de los usuarios.

Balance general
El balance general, balance de situacin o estado de situacin patrimonial es un
informe financiero contable que refleja la situacin econmica y financiera de una empresa
en un momento determinado.

El estado de situacin financiera se estructura a travs de tres conceptos patrimoniales, el

activo, el pasivo y el patrimonio neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas
que representan los diferentes elementos patrimoniales.

El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que dispone la
entidad. Todos los elementos del activo son susceptibles de traer dinero a la empresa en el
futuro, bien sea mediante su uso, su venta o su cambio. Por el contrario, el pasivo: muestra
todas las obligaciones ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse. Estas
obligaciones son, naturalmente, econmicas: prstamos, compras con pago diferido, etc.

El patrimonio neto puede calcularse como el activo menos el pasivo y representa los aportes
de los propietarios o accionistas ms los resultados no distribuidos. Del mismo modo, cuando
se producen resultados negativos (prdidas), harn disminuir el Patrimonio Neto. El
patrimonio neto o capital contable muestra tambin la capacidad que tiene la empresa de
autofinanciarse.

La ecuacin bsica de la contabilidad relaciona estos tres conceptos:

Patrimonio neto = Activo - Pasivo

que dicho de manera sencilla es:

Lo que se es = Lo que se tiene - Lo que se debe

Cuentas anuales (estados financieros)

El balance de situacin forma parte de las cuentas anuales (estados financieros) que deben
elaborar todas las sociedades cada ejercicio contable (habitualmente tiene una duracin
anual). Otros componentes de las cuentas anuales son:

Estado de resultados Integral (tambin denominado Estado de Prdidas y Ganancias

o cuenta de prdidas y ganancias)

Estado de evolucin de patrimonio neto (tambin denominado Estado de Cambios en

el Patrimonio Neto)

Estado de flujos de efectivo

La memoria

Orden del balance

Las partidas de balance son agrupadas y ordenadas de acuerdo a criterios fijados que
faciliten su interpretacin y homologacin. En el activo normalmente se ordenan los
elementos en funcin de su liquidez, es decir en funcin de la facilidad que tiene un bien para
convertirse en dinero, el dinero depositado en la caja es el ms lquido que hay. En Espaa
segn establece el Plan General de Contabilidad se colocan en primer lugar los activos
menos lquidos y en ltimo los ms lquidos, as en primer lugar se sita el Activo no corriente
y despus el Activo corriente. En muchos pases de Hispanoamrica y Estados Unidos el
orden es el inverso al expuesto, los activos se ordenan de mayor a menor liquidez, en primer
lugar se colocan los activos ms lquidos para dejar al final los menos lquidos.

El patrimonio neto y pasivo se suelen ordenar en funcin de su exigibilidad; un elemento ser

ms exigible cuanto menor sea el plazo en que vence. El capital es el elemento menos
exigible, mientras que las deudas con proveedores suelen ser exigible a muy corto plazo. De
acuerdo con este criterio, en Espaa, se ordenan de menor a mayor exigibilidad, se colocan
en primer lugar el patrimonio neto, despus el pasivo no corriente y por ltimo el pasivo
corriente. En pases de Hispanoamrica es al contrario y se ordenan de mayor exigibilidad a
menor exigibilidad.1

Ejemplo
Estado de resultados
En contabilidad, el estado de resultados, estado de rendimiento econmico o estado de
prdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la
forma de cmo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado.

El estado financiero es cerrado, ya que abarca un perodo durante el cual deben identificarse
perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe
aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la informacin que
presenta sea til y confiable para la toma de decisiones.

Es un documento de obligada creacin por parte de las empresas, junto con la memoria y el
balance. Consiste en desglosar los gastos e ingresos en distintas categoras y obtener el
resultado antes y despus de impuestos.
Estado de cambios en el patrimonio neto
El Estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN) Plan General de Contabilidad, para
todas las empresas, existiendo un modelo normal y otro abreviado con los mismos lmites
que el balance y cuya nica diferencia es la incorporacin o no de un desglose adicional en
las partidas precedidas por nmeros romanos. El ECPN tiene dos partes:

La primera parte, denominada "Estado de ingresos y gastos reconocidos",

recoge los cambios en el patrimonio neto por todos los ingresos y gastos, tanto los
incluidos en el resultado del ejercicio de la cuenta de prdidas y ganancias como los
que, segn las normas de registro y valoracin, deban imputarse directamente al
patrimonio neto de la empresa y la contabilidad

La segunda parte, se denomina "Estado total de cambios en el patrimonio neto",

informa de todos los cambios habidos en el patrimonio neto. Al total de ingresos y
gastos reconocidos obtenido en la primera parte del ECPN se aaden las variaciones
originadas en el patrimonio neto por operaciones con los socios o propietarios de la
empresa cuando acten como tales y los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios
en criterios contables y correcciones de errores.

Las cifras correspondientes a cada una de las partidas incluidas en el estado total de
cambios en el patrimonio neto se desglosarn por columnas atendiendo a la clasificacin de
los componentes del patrimonio neto en el modelo de balance.

Estado de flujo de efectivo

Es un estado financiero bsico que informa sobre las variaciones y movimientos de efectivo y
sus equivalentes en un perodo determinado. Segn la NIF-B2, el estado de flujo de efectivo
es un estado que muestra las fuentes y aplicaciones del efectivo de la entidad durante un
periodo, las cuales se clasifican en actividades de operacin, inversin y de financiamiento.

Objetivo

Suministrar a los usuarios de los estados financieros las bases para evaluar la capacidad que
tiene la empresa para generar efectivo y el equivalente a ste, as como sus necesidades de
liquidez, toma de decisiones econmicas. las fechas en que se producen y el grado de
certidumbre relativa de su aparicin. 1

Importancia

La importancia del flujo de efectivo, radica no slo en el hecho de dar a conocer el impacto
de las operaciones de la entidad en su efectivo, sino tambin sealar el origen de los flujos
de efectivo generados y el destino de los flujos aplicados.
 Por ejemplo: En una entidad pudo haber incremento de manera importante durante el
periodo en su saldo de efectivo, sin embargo, no es lo mismo que dichos flujos
favorables provengan de actividades de operacin a que provengan de un
financiamiento con costo.