Gestin de Permisos

Documento de Construccin

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Tabla De Contenido
Descripcin del Proceso .................................................................................................................... 3

Factores Importantes En La Construccin Del Proceso ........................................................ 4

Modelo de Datos ............................................................................................................................. 4

Principales Entidades Paramtricas .......................................................................................... 5

Permisos ......................................................................................................................................... 5

Mdulo ........................................................................................................................................... 5

Privilegio ......................................................................................................................................... 5

Perfiles ............................................................................................................................................. 5

Perfiles-Permisos ........................................................................................................................ 6

Roles-Perfiles ................................................................................................................................ 6

Adicionar valores a Tablas Paramtricas desde el Portal de Trabajo........................ 6

Reglas Importantes ......................................................................................................................... 7

Actualizar Permisos de la Solicitud ...................................................................................... 7

Establecer Caminos.................................................................................................................... 8

Validaciones ....................................................................................................................................... 9

Formas ................................................................................................................................................. 9

Filtros de las Entidades Maestras ......................................................................................... 9

Clculo de Tiempos de Respuesta .......................................................................................... 11

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Su departamento de IT enfrenta grandes desafos. Brindar un excelente nivel de

servicio no es una tarea fcil y son mltiples las actividades que hay por realizar. La
informacin en su compaa necesita fluir entre sus departamentos y empleados de
manera rpida y segura, por lo que usted debe garantizar no solamente su
disponibilidad sino tambin que los empleados cuenten con los recursos
informticos necesarios para acceder a ella.

Pero, Cmo saber qu informacin debe estar disponible para un usuario

especfico? y Cmo controlar que un usuario tenga acceso nicamente a la
informacin que necesita? son dos de las preguntas que usted se puede estar
haciendo. La respuesta es la adopcin de prcticas ITIL.

ITIL es una librera de buenas prcticas para la administracin de recursos

tecnolgicos que tiene como objeto garantizar la satisfaccin sostenible de los
clientes a la par del cumplimiento de los objetivos estratgicos de la organizacin
a travs de la definicin de estndares que agilicen el control, operacin y
administracin .

La plantilla de Gestin de Permisos de Bizagi se ha basado en los principios bsicos

de las prcticas ITIL para ayudarle a garantizar la disponibilidad de informacin a
los usuarios que realmente la necesitan. Usted podr abrir solicitudes para activar
o desactivar permisos sobre aplicativos, mdulos o carpetas, gestionar sus
aprobaciones, llevar un control de las actividades que debe realizar por cada
solicitud y actualizar la lista de permisos activos de cada usuario. Adems le
permitir controlar los accesos que posee un usuario a travs de la fcil
comunicacin entre las reas de gestin de permisos, Recursos Humanos y Gestin
de la Seguridad. De esta manera usted podr no solamente agilizar la atencin de
cada solicitud sino tambin crear un canal de comunicacin para garantizar la
seguridad de la informacin.

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Descripcin del Proceso

El proceso inicia con el ingreso de una solicitud de activacin o desactivacin de

permisos para un usuario. Una vez se ingresa la informacin general de la solicitud
junto con la lista de permisos y acciones requeridas, se evala si es necesario que
el Jefe de la persona para la cual se estn gestionando dichos permisos apruebe las
acciones solicitadas para cada uno de ellos. Una vez aprobadas, el Administrador
de accesos procede a ejecutarlas. De ser necesario se pueden solicitar gestiones
adicionales al equipo de Soporte para activar un permiso. Una vez todas las
acciones de la solicitud han sido ejecutadas, se actualiza la lista de permisos activos
del usuario y se le enva una notificacin con el resumen de los mismos.
Posteriormente el caso se cierra.

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Factores Importantes En La Construccin Del

Proceso
Modelo de Datos

Como entidad de proceso se utiliza la entidad Solicitud de Permisos, sta contiene

todos los atributos y relaciones necesarias para almacenar la informacin del
desarrollo de la solicitud.

Se definieron varias tablas paramtricas que permiten la seleccin de los distintos

valores de stas para ser utilizados como informacin del caso. Las principales
entidades paramtricas son Perfiles, y Permisos pues all se almacena la
informacin de los perfiles y permisos existentes en la organizacin. Otras entidades
paramtricas importantes son las de Perfiles-Permisos y Roles-Perfiles pues
determinan las relaciones existentes entre los permisos asociados a un perfil y los
perfiles asociados a un rol respectivamente.

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Para el almacenamiento de la informacin relacionada a los permisos activos de un

usuario especfico se utiliza la entidad maestra Empleado. sta entidad tiene una
relacin con la entidad del sistema WFUSER para captar los datos de los usuarios.
Tambin posee una relacin con la entidad maestra Permisos cuyas relaciones con
las entidades paramtricas Permisos, Mdulos y Privilegios permiten identificar
el tipo de permisos de cada usuario.

Se defini tambin la entidad maestra Permisos de la Solicitud para almacenar la

informacin de los permisos solicitados en un caso. En sta tabla se administran las
acciones de cada permiso como son la solicitud de aprobaciones, instalacin o
soporte especial, rechazo o finalizacin de la ejecucin de la accin solicitada as
como el estado de cada uno de ellos. Esta entidad alimenta la actualizacin de la
entidad maestra Permisos Activos una vez finalizado el caso.

Principales Entidades Paramtricas

Permisos
En esta plantilla de proceso un Permiso se refiere a Documentos, carpetas y/o
aplicativos para los cuales su acceso puede ser administrado. Se utiliza esta entidad
paramtrica para definir los permisos que administra la organizacin.

Mdulo
Es una Sub-clasificacin de un aplicativo o carpeta. Se utiliza esta entidad para
definir los mdulos que se administran en la organizacin.

Privilegio
Es el nivel de autorizacin que tiene un usuario sobre un determinado Documento,
carpeta y/o aplicativo. Se utiliza esta entidad para definir los privilegios que se
administran en la organizacin.

Perfiles
En esta plantilla de proceso un Perfil se refiere a un grupo de permisos relacionados.
Se utiliza esta entidad paramtrica para los perfiles establecidos por la organizacin.

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Perfiles-Permisos
Un perfil posee uno o ms permisos relacionados. Se utiliza esta entidad para definir
los permisos asociados a cada perfil.

Roles-Perfiles
Un rol es la conducta o papel desempeado por una persona en la organizacin.
En Bizagi, un usuario puede tener uno o ms roles y un rol puede tener relacionados
uno o varios perfiles. Se utiliza esta entidad paramtrica para definir los perfiles
asociados a los diferentes roles.

IMPORTANTE: Usted debe definir los valores para cada una de las anteriores
entidades, de lo contrario el proceso no podr ser ejecutado de manera correcta.
En orden de ejecucin usted debera definir: Permisos, Mdulos, Privilegios, Perfiles,
Perfiles-Permisos, Roles-Perfiles, A continuacin encontrar informacin sobre
como agregar informacin a estas entidades.

Adicionar valores a Tablas Paramtricas desde el Portal

de Trabajo
Los procesos con Bizagi deben tener un administrador encargado de la
parametrizacin, para asegurar que los datos manejados por el proceso sean los
correctos. En ambiente de desarrollo estas tablas pueden administrarse desde
Bizagi Studio, sin embargo cuando los proyectos estn en produccin, deben ser
administrados desde el Portal de Trabajo.

Para adicionar valores a las tablas paramtricas desde el Portal de Trabajo, vaya a
la opcin Admin- Entidades. All usted ver un listado completo de todas las
entidades involucradas en el proceso. Seleccione la tabla a la cul desea agregar
valores

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Una vez seleccionada la tabla usted podr ingresar o editar los valores que desee.

Reglas Importantes
Actualizar Permisos de la Solicitud
En la actividad de Ingresar solicitud, es necesario establecer una regla al guardar,
para actualizar constantemente la tabla de permisos de la solicitud, de acuerdo a
los perfiles que puede solicitar un usuario. Esto se hace recorriendo la tabla de
perfiles de la solicitud y agregando registros de los permisos relacionados a ste en
la tabla permisos de la solicitud si no existe el registro. De la misma manera se
establece una regla para hacer el proceso inverso y eliminar los registros de
permisos que no estn asociados a un perfil.

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Establecer Caminos
En la actividad de Gestionar Permisos de acuerdo a la seleccin de las distintas
acciones para cada permiso solicitado, se deben establecer automticamente las
condiciones para que el flujo del proceso siga uno u otro camino. Por ejemplo, si
se solicita instalacin o soporte especial para algn permiso de la solicitud, el
atributo Soporte Requerido deber establecerse en Verdadero para que la
compuerta exclusiva Instalacin o Soporte adicional requerido evale esta
condicin y tome el camino hacia la actividad Registrar Servicio, por el contrario,
si no se solicit para ningn permiso significa que todos ya fueron gestionados, por
lo que el atributo Soporte Requerido, se debe configurar en Falso y para que
el proceso tome el camino hacia la actividad de Enviar notificacin.

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Validaciones
Es necesario que se gestionen todos los permisos de la solicitud para poder
actualizar la lista de permisos activos del empleado. Para controlar esto, se utiliza
un regla a la salida de la actividad Gestionar Permisos que busca en todos los
registros de la tabla Permisos solicitados alguno que tenga como estado diferente
a Listo o Rechazado, esto quiere decir que cualquier registro que cumpla con estas
condiciones no ha sido completado y por lo tanto, se debe lanzar un mensaje de
validacin advirtiendo que todos los permisos se deben gestionar.

Formas
Filtros de las Entidades Maestras
En las distintas actividades del proceso se han establecido filtros a las distintas
entidades maestras que se presentan, para administrar la informacin que
contienen y permitir la fcil consulta e ingreso de informacin.

En la actividad de Ingresar solicitud, la entidad maestra Permisos Activos es

filtrada para diferenciar los permisos que se encuentran habilitados y los permisos
que se estn solicitando. De esta manera no se permite edicin sobre los registros
de permisos habilitados, pero si sobre los registros de permisos solicitados.

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En las actividades de Aprobar Permisos y Reportar Soporte Realizado se muestra

la entidad maestra Permisos de la Solicitud filtrando los registros para los cuales
se han solicitado dichas acciones. De esta manera en estas actividades solo se
gestionarn los permisos que lo requieran.

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Clculo de Tiempos de Respuesta

Bizagi provee indicadores de gestin que son totalmente comprensibles y fciles de
interpretar, basados en la precisin y tiempo real de la informacin del negocio,
permitiendo a los dueos de proceso hacer ajustes y tomar decisiones para
optimizar el desempeo de los procesos de negocio.

A travs del men de Anlisis de sensores y sus opciones Cronmetros y

Contadores, Bizagi ofrece una caracterstica como una herramienta de
mejoramiento de procesos para revisar y controlar:

Tiempo y nmero de casos entre dos tareas en el proceso

Nmero de activaciones de una tarea especfica.

Comparaciones con SLAs.

Usted puede configurar fcilmente sta caracterstica para controlar los tiempos de
atencin de las distintas solicitudes de permiso. Para mayor informacin dirjase a
http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?sensores.htm

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