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a Excel 2013
Comenzaremos haciendo un repaso por los temas bsicos
Frmulas
Las frmulas y las funciones nos ayudarn a resolver problemas
tanto sencillos como complejos. Con ellas podremos realizar distintas
operaciones, como matemticas, lgicas y financieras, entre otras. Las
frmulas no son ms que, bsicamente, operaciones matemticas o
llamadas a funciones en las que se analizan variables y se obtiene un
resultado. Siempre que vamos a escribir una frmula, utilizamos el
operador o signo igual (=). De esta manera, el programa interpretar
que lo siguiente que escribiremos es una frmula o una funcin.
Para realizar operaciones es posible utilizar los datos de dos maneras:
Literales: escribimos el nmero directamente dentro de la frmula,
por ejemplo: =15+14.
Referencia a valores: por ejemplo: =A4 + A5, donde A4 y A5
contienen valores numricos.
Las operaciones en Excel se realizan siempre de izquierda a
derecha y respetando la jerarqua de los operadores aritmticos. El
orden es el siguiente: divisin, multiplicacin, suma y resta. Debemos
tener esto en cuenta a la hora de efectuar las operaciones bsicas,
para no cometer errores. Sin embargo, la mejor manera de evitar
inconvenientes es recurrir a los parntesis, ya que Excel primero
resolver las operaciones que estn dentro de ellos.
Una vez que podamos utilizar correctamente las frmulas, ya no
necesitaremos una calculadora para hacer las operaciones bsicas dentro
de una hoja de clculo, sino que podremos sumar, restar, multiplicar
y dividir por medio de la siguiente frmula: =(operando1)(operador
aritmtico)(operando2) ENTER, por ejemplo: =15 * 14 ENTER. Hasta que
no presionemos la tecla ENTER, Excel no realizar la operacin.
EXCEL 2013 AVANZADO
Barra de frmulas
Como sabemos, al trabajar con hojas de clculo necesitaremos
introducir datos de diferentes tipos, como nmeros, fechas y textos;
y para procesarlos, tendremos que crear frmulas y funciones, o la
combinacin de ambas. Para introducir los datos en Excel podemos
escribir directamente en las celdas o utilizar la Barra de frmulas.
En la siguiente Gua visual conoceremos esta barra y sus
caractersticas. Se encuentra ubicada entre la cinta de opciones
y la hoja de trabajo, y podemos verla encima de los encabezados de
columna. Tiene diferentes regiones, que describiremos a continuacin.
01 03 05
02 04 06
01 Cuadro de nombres: cuando comenzamos a trabajar con Excel y creamos las primeras
frmulas, nos referimos a las celdas por la interseccin de la columna y la fila, por ejemplo:
A1. El cuadro de nombres permite asignar un nombre a una celda o rango de celdas;
esto facilita su uso en las frmulas o funciones que emplearemos en los diferentes clculos.
EXCEL 2013 AVANZADO
03 Iconos X y : estos iconos aparecen en modo de edicin, cuando estamos ingresando datos o
editando el contenido de una celda. Permiten cancelar o aceptar el ingreso o la modificacin.
04 Icono fx: con un clic sobre este icono llamamos al Asistente de funciones, que nos
permite insertar una funcin en la celda activa. El asistente nos gua en la seleccin de los
argumentos que debe llevar la funcin y brinda una breve descripcin de cada argumento. Es
frecuente que los usuarios avanzados no lo usen en todos los casos porque, con el tiempo, es
posible aprender la sintaxis de muchas de las funciones.
05 rea de escritura/edicin: es la zona donde vamos a ingresar los datos, frmulas y funciones,
o desde donde, posteriormente, editaremos los contenidos que haya dentro de una celda.
06 Icono de expansin del rea de escritura: al crear frmulas extensas, el espacio disponible para
la edicin/visualizacin no es lo suficientemente grande como para mostrar todo el contenido que
hemos introducido. Al hacer clic sobre este icono, el rea de escritura se ampliar. Esta expansin
en sentido vertical nos permite ver y editar los contenidos de la celda con ms facilidad.
Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que utilizan valores en
una estructura u orden especfico para realizar clculos y devuelven
un resultado. Los valores reciben el nombre de argumentos y el orden
o estructura es la sintaxis de la funcin. Los argumentos pueden ser
nmeros, texto, referencias a celdas, valores constantes, frmulas u
otras funciones. La sintaxis de una funcin debe contener los siguientes
elementos y en este orden:
1) El signo igual (=) o el signo ms (+).
2) El nombre de la funcin.
3) Parntesis de apertura.
4) Los argumentos separados por punto y coma (;) o coma (,), lo que
depender de la configuracin regional del sistema operativo.
5) Parntesis de cierre.
1. INTRODUCCIN A EXCEL 2013
ARMADO DE FRMULAS
Cuando en una frmula usamos valores en lugar de referencias a celdas, debemos ingresarlos sin smbo-
los ni formatos. Para agregar formato, lo hacemos directamente en la celda donde obtuvimos el resulta-
do. Es fundamental respetar la sintaxis de cada funcin. Si bien algunas poseen argumentos optativos,
en la mayora de los casos cuando falte un argumento la funcin dar error.
EXCEL 2013 AVANZADO
LISTADO DE FUNCIONES
CATEGORA DETALLE
Financieras Posee las funciones para realizar clculos financieros, como la obtencin
de intereses y tasas, y calcular pagos y amortizaciones de prstamos.
Texto Rene las funciones para trabajar con textos, como extraer datos,
pasar caracteres a mayscula o minscula o unir el contenido de
dos celdas para armar una frase.
Fecha y hora Incluye las funciones que nos permiten hacer operaciones con fechas
y horas, como obtener los das laborales de un ao o la fecha actual.
Bsqueda y Con estas funciones podremos buscar datos en una tabla a partir de
referencia condiciones especificadas, y utilizarlos para realizar clculos o hacer
referencias de celda.
Matemticas y Algunas de las funciones que podemos encontrar en este grupo son
trigonomtricas SUMA (con diferentes variantes), REDONDEO, COSENO, TANGENTE
y PRODUCTO.
Tablas
Bsicamente, una tabla es una herramienta que nos permite
relacionar la informacin que tenemos en una hoja de clculo.
Est integrada por columnas denominadas campos y por filas que
reciben el nombre de registros. Pero no debemos confundirla con
un conjunto de datos en filas y columnas ya que, cuando utilizamos
esta herramienta, Excel nos permite realizar muchas tareas de manera
automtica, lo cual nos garantiza un ahorro en el tiempo de trabajo.
Por ejemplo, podemos ordenar y filtrar los datos de manera dinmica,
porque estas opciones se incluyen como parte de sus elementos.
Tambin se simplifica la aplicacin de funciones porque, como vimos,
bastar con escribirlas en una celda y presionar ENTER para que se
copien en el resto de la columna.
La forma ms rpida de crear una tabla es seleccionar un rango de celdas que puede tener datos o
estar vaco y hacer clic en Dar formato como tabla, en el grupo Estilos de la cha Inicio. Otra manera r-
pida de crear una tabla es seleccionar un rango de celdas que pueden contener datos o estar vacas y
presionar simultneamente la combinacin de teclas CTRL + T.
1. INTRODUCCIN A EXCEL 2013
Opciones de tabla
Como dijimos anteriormente, una vez que
tenemos insertada una tabla, podemos cambiarle
su formato y estructura para darle mayor
EN LA FICHA DISEO
visibilidad a la segmentacin de datos.
Debemos posicionarnos en cualquier celda para ENCONTRAREMOS
activar la ficha Diseo, que pertenece a Herramientas
TODAS LAS OPCIONES
de tabla, y acceder a las diferentes opciones.
Dentro de esta ficha encontraremos los siguientes PARA PERSONALIZAR
grupos de herramientas:
NUESTRA TABLA
Propiedades: aqu asignamos un nombre a la
tabla y modificamos su tamao.
Herramientas: permiten crear una tabla dinmica, eliminar los
registros duplicados
y volver a convertir la tabla en un rango.
Datos externos de la tabla: las opciones de este grupo
estn disponibles si la tabla proviene de una fuente externa.
Opciones de estilo de tabla: desde aqu es posible realizar
cambios en la estructura de la tabla, como quitar el encabezado
y agregar una fila de totales, entre otras.
Estilos de tabla: en este grupo podemos elegir el formato
de tabla que vamos a utilizar.
Tipos de datos
Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos, como
nmeros, fechas y texto. Si bien al ingresarlos en las celdas son
detectados automticamente, el programa no siempre interpreta lo
que deseamos, y por eso es necesario saber cmo lograr que cada dato
se corresponda con su tipo especfico. Distinguiremos tres tipos de
datos principales: nmeros, texto y fechas.
Texto
El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres
alfanumricos, es decir, conjuntos de letras, smbolos y nmeros.
Se utiliza, principalmente, para escribir nombres, rotular informacin
y describir caractersticas.
Cuando ingresemos texto en la celda, Excel reconocer
automticamente este tipo de dato y, de manera predeterminada, lo
alinear a la izquierda, al igual que si ingresamos una combinacin
de nmeros y letras ms smbolos. Esto puede cambiar si el texto
comienza con el signo igual (=) o con el signo ms (+) o menos (-), ya
que el programa interpretar que lo que sigue es una frmula de
clculo; por lo tanto, si queremos que sea interpretado como texto,
debemos anteponer el carcter comilla simple ().
Nmeros
El tipo de datos numrico es el ms utilizado en una planilla de
clculo. Al ingresar un nmero en una celda, el programa reconocer
el formato numrico y el valor aparecer alineado a la derecha. Los
principales aspectos que debemos tener en cuenta al ingresar nmeros
son los siguientes:
Se admite como nmero a los caracteres del 0 al 9, la coma decimal
(,) y el separador de miles (.). Estos ltimos podrn presentar algunas
variaciones segn la configuracin regional del sistema operativo
del equipo en el que trabajamos.
Si utilizamos el punto (.) del teclado numrico, se tomar como
separador decimal, al igual que la coma (,) del teclado alfanumrico.
EXCEL 2013 AVANZADO
Formato numrico
Aprender a utilizar el formato numrico en cada una de sus variantes
nos permitir presentar y visualizar los nmeros de manera profesional.
Nmero
El formato Nmero permite establecer la cantidad de decimales
que vamos a utilizar y habilitar la opcin Usar separador de miles. Como
vimos antes, los separadores de decimales y de miles dependen de la
Conguracin regional de nuestro sistema operativo.
Con respecto a los decimales, debemos tener en cuenta que, si
tenemos un nmero decimal y marcamos cero posiciones decimales,
el nmero aparecer redondeado. Este redondeo es solo a efectos de
visualizacin, ya que para los clculos de operaciones y frmulas se
tendr en cuenta el valor original con decimales. Tambin podemos
elegir, dentro de este formato, la manera de presentar los nmeros
negativos: con un signo menos (-) delante, en rojo o ambas.
Moneda
El formato Moneda adiciona al formato Nmero un smbolo
monetario. Para elegir el smbolo, desplegamos el listado con los
smbolos monetarios de cada pas y seleccionamos el que deseamos.
La ubicacin del smbolo, antes o despus del nmero, tambin