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Auditora Operativa
SEMANA 3
LECTURA

[ AUDITORA OPERATIVA ]

SEMANATRES
TEORADESISTEMAS
PROCESOSYPROCEDIMIENTOS

Objetivosespecficos

Competencias

DesarrolloTemtico
3.Teoradesistemasprocesosyprocedimientos

1. Introduccin

2. TeoradeSistemas
1. Introduccin
2.Definicindesistema
3. Origendelconceptosistema
4.ConceptosBsicos
- Entropa
- RegulacinHomeosttica
- Atributosyrelaciones
5. Clasificacindelossistemas
- DeacuerdoasuEstructura
- DeacuerdoasuFuncionamiento
- DeacuerdoasusObjetivos
6.SistemasdeInformacin
- Definicin
- Elementosdeunsistemadeinformacin
- TiposyUsosdelossistemasdeinformacin

- PlanificacinderecursosempresarialesERP
7. Organizaciones
- CaractersticasdelaOrganizacin
8.LossistemasdeInformacindeunaEmpresa
- Sistemasdeinformacinparalagestin
- Sistemassoportealadecisin
- Sistemasdeinformacinparaejecutivos

2 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

3. ProcesosyProcedimientosOrganizacionales
1. Introduccin
2. Definicin
3. QuesonlosProcesos

4. MapadeProcesos
1. Definicin
2. EstablecimientodeProcesosclaves
3. ProcesosEstratgicos,FundamentalesydeSoporte
5. TiposdeProcesos
1. Elprocesoadministrativo
2. ElProcesoContable
- Fasesdelprocesocontable
3. ElProcesodeAuditoria
- FasesdelprocesodeAuditoria
6. Procedimientos
1.Definicin
2.ObjetivosdelosProcedimientos
3.ManualdeProcedimientos
- Introduccin
- UtilidaddelosManuales
4. AlgunosTiposdeProcedimientos
- Contables
- Administrativos
- DeAuditoria
Resumendelaunidad
Glosario
Bibliografautilizada
BibliografaComplementaria
[ AUDITORA OPERATIVA ] 3

3.TEORIADESISTEMASPROCESOSYPROCEDIMIENTOS

OBJETIVOSESPECFICOS
Identificar las organizaciones como un sistema, haciendo aplicacin de la teora de
lossistemas
Identificarlasteorasadministrativasparatenerunparmetrodecomprensindelas
mismasysuaplicacinenlasorganizaciones
Queelestudiantecomprendaelcampodelossistemasyprocedimientoseidentificar
sufuncin,atravsdeidentificarlosprocesosyprocedimientos
Comprenderunaorganizacinatravsdelosmapasdeprocesos.

COMPETENCIAS
El estudiante estar en capacidad de entender y explicar como se funcionan las
organizaciones,adems:
1.DescribeatravsdelaTeoradelosSistemaslasorganizaciones.
2.Identificarlostiposdeprocesoscomoelcontableoeldeauditoria.
3.Identificalascaractersticasdeunprocedimiento.
4.IdentificalascaractersticasyutilidaddelosManualesenlasorganizaciones.

DESARROLLOTEMTICODELAUNIDAD
3.TEORADESISTEMASPROCESOSYPROCEDIMIENTOS

3.1Introduccin
En este capitulo, se pretende hacer un acercamiento a diversas vertientes tericas
comolosonlaTeoraAdministrativayloquehasidodenominadocomo"Teorade
Sistemas",estoconelpropsitodeexplorarposibilidadesdentrodelainterpretacin
dentrodelacienciaadministrativa,enespecialaquellasquepermitanaplicarunmismo
o muy semejanteesquema analtico a los fenmenos administrativos y a los
comportamientosespecficosdeprocesosdentrodelasorganizaciones,utilizandouna
teoraparaexplicarelcomportamientodelaotra.

Enestesentidolosdiversosaportestericosymetodolgicosdelateoradesistemas
juntoconlateoraadministrativa,permitirconformarunaalternativaparaelanlisis
deprocesos,intentandoentenderlosmismosdentrodeldesarrollonormalalinterior
delasorganizaciones.Losafluentestericosdelateorasistmicaquesepresentanen
este documento son muy variados en el sentido de su aplicabilidad en el contexto
administrativo, particularmente en lo referente a los procesos y procedimientos
operativos.


Esto no responde a una elaboracin terica terminada por parte del autor, sino ms
bien a inquietudes y exploraciones tericas personales que se han acumulado en los
ltimos aos, durante los cuales se ha buscado conformar una postura propia que
recolectelasbondadesdeparadigmastericosquereconocenladinmicasistmicay
elmbitoadministrativo,peroquetampocoignoranlanecesidaddelaorganizaciny
la estructuracin de los procesos organizacionales dentro de esquemas lgicos y
predeciblesqueayudenalaentidadasermseficienteyeficaz.
Las sociedades crean organizaciones para que les proporcione bienes y servicios,
evalanesasorganizacionesdeacuerdoconlamaneraenquesecumplanesastareasa
satisfaccin. Es decir, las sociedades cuentan con que sus organizaciones se
desempeen en forma eficiente y eficaz, esto quiere decir que se espera de ellas
resultados favorables de acuerdo con su inversin, por lo que deben observar
continuamente todo aquello relacionado con los procesos que le permitirn obtener
losresultadosesperados.
Eldesempeoorganizacionaldependedeldesempeoindividualycolectivodentrode
la organizacin. Las organizaciones se componen de personas que trabajan
individualmenteoengrupo,igualmentederecursosfsicosyfinancieros.Paraalcanzar
altos grados de desempeo de organizacin, los administradores deben lograr altos
gradosdedesempeoporpartedelaspersonasquehaydentrodelaorganizaciny
unaadecuadaoptimizacindesusrecursos.
Lasociedadevalaeldesempeoorganizacional,perolosadministradoresevalanel
trabajoindividual.Sonconceptosseparadosaunquerelacionados,detodasmanerasel
tema que nos compete tiene que ver con el desempeo organizacional y con los
resultadosesperadosporlasociedaddesusorganizaciones.
Elprocesorealdeevaluacindeldesempeoesmsdifcildeloquesesupone.Esfcil
decir que los administradores dirigieran las organizaciones de tal manera que se
aumentaranalmximolosfinesconelempleoeficientedelosrecursos,perohacerlo
es mucho ms fcil, he all la importancia del aporte de la teora de sistemas para
entender el funcionamiento de las organizaciones. Este dilema administrativo puede
comprendersemejormediantelateoradelossistemas.

3.2TeoradeSistemasylasOrganizacin
1.Introduccin
En el contexto de la teora de los sistemas, la organizacin se considera como uno o
varios elementos que interactan en mutua dependencia y con una interrelacin en
cadaunodesusprocesos.Elflujodeinsumosyproductoseselpuntodepartidabsico
paradescribirlaorganizacin.Entrminosmssimples,laorganizacintomarecursos
(insumos)delsistemamsamplio(mediostcnicos),losprocesaylosdevuelveenotra
forma(productos).Entrminosmssimples,laorganizacintomarecursos(insumos)
del sistema ms amplio (medios tcnicos), los procesa y los devuelve en otra forma
(productos).Elobjetivoesanalizarcomoprocesaylacalidaddeeseproducto.

Elconceptodelaorganizacincomosistema,queserelacionacomounomsamplio
(la sociedad), introduce la importancia de la retroalimentacin como herramienta de
control.Laorganizacindependedelmediotcnico,nonicamenteparasusinsumos
sinotambinparalaaceptacindesusproductos;resultaentoncesimperativoquela
organizacinelaborelosmediosparaajustarsealasdemandasambientales.

Elenfoquesistmicoesunametodologaquepermitedescribirelcomportamientode
lasorganizaciones,tantoensuinteriorcomoensuexteriorpartiendodeladefinicin
delateoradesistemas.
2.DefinicindeSistema
Conjunto de elementos que estn interrelacionados con diversos canales de
comunicacin y de control para alcanzar objetivos claramente identificados. Es un
conjunto de objetos, junto con las relaciones entre ellos y entre sus atributos (Hal y
Fagen,1956).

TalcottParsons(1979),emiteunainteresantenocindesistema,queparalserefiere
tantoaunconjuntodeinterdependenciasentrepartes,componentesyprocesosque
implica regularidades de relacin discernibles, como a un tipo similar de
interdependenciaentredichoconjuntoyelambientequelorodea".

Comounsistemaesuntodoinseparableeinterrelacionado,resulta"queunsistemano
eslasimplesumadesuspartes,sinoquelainterrelacindedosomspartesresultaen


una cualidad emergente (Gestalt) que no se explica por las partes consideradas
separadamente"1.
Sin embargo un "todo" puede ser, o una porcin muy amplia del mundo, o un
fenmenomuyvagoeimpreciso(enalgunapartehayqueponerloslmites),demodo
queaquesdondeseprefierealconceptode"sistema"refirindoseaunconjuntocon
partesreconociblescomointerrelacionadascomounconceptoquepermiteelanlisis
cientfico de cualquier "todo" que nos interese analizar o conocer en detalle y con
rigurosidadcientfica.SegnJohansen2,"antelapalabrasistema'',todoslosquelahan
definido estn de acuerdo en que es un conjunto de partes coordinadas y en
interaccinparaalcanzarunconjuntosdeobjetivos.Tambinaportaotrasdefiniciones
talescomo:"segnHall...conjuntodeobjetosysusrelaciones,ylasrelacionesentre
los objetos y sus atributos", y segn el General Systems Society for Research, "un
conjuntodepartesysusinterrelaciones.
3.Origendelconcepto"sistema"3
Al respecto hay que recordar que el concepto de sistema surge con fuerza con las
operacionesblicasdelaSegundaGuerraMundial,lasqueporsucomplejidadlogstica
ymagnitudencuantoalacantidaddesoldadosymaterialescomprometidos,comoen
lainvasindelDaD,requiridesarrollarunametodologaquepermitieraincorporaral
anlisis estratgico a un conjunto numeroso de sistemas que se convertan en
interdependientes en el momento de la gran batalla. Despus, en la posguerra, las
grandes industrias modernas incorporan esta nueva disciplina en la planificacin
empresarial con el nombre deOperacin de sistemas, donde aparece claramente la
importanciadelainterdisciplinariedadylacooperacinorganizadadeloheterogneo.
Con Bertalanffy, se establece claramente la importancia de los estudios de sistemas

paradiversoscamposdelaciencia,soloqueconesteautor,dichosestudiosdejande
pertenecer solo a la biologa, para buscar realizar el sueo (de Bertalanffy) de
transformarlo en un lenguaje universal para la ciencia, incluyendo los estudios de la
sociedad.
1
LPEZ,Alejandro,PARADA,AndreaySIMONETTI,Franco,IntroduccinalaPsicologadelaComunicacin,Ed.Universidad
CatlicadeChile,1995,pg.145.
2JOHANSENB,Oscar,IntroduccinalaTeoraGeneraldeSistemas,Mxico,Limusa,2004.
3Tomadode:TeoradeSistemasySociedaddeAustinMilln,Toms.
http://www.robertexto.com/archivo19/teor_sustemas_socied.htm.ConsultadoenJulio20de2011
KarlLudwigvonBertalanffy19011972,bilogoyfilsofoaustraco,reconocidofundamentalmenteporsuteorade
sistemas

Esenestepuntoenquelosestudiosdesistemasseunenalaconcepcinholsticadela
sociedad.4. Ackoff define a la empresa como una organizacin cuya funcin social
primaria es producir y distribuir riquezas. Ante esta definicin hay que resaltar la
palabra organizacin, palabra que pareciera ser conocida por todos, sin embargo, el
autor se dedica a dar una definicin precisa de lo que el considera una organizacin:
Una organizacin es un sistema con un propsito que contiene partes que a su vez
tienenpropsitos.
Las organizaciones tambin son partes de otros sistemas mayores con propsitos
propios(p.296).Comosehabrpodidonotarelnfasisenestecasoesenlapalabra
sistema,definidaporelautorcomo...ungrupodeelementosquenopuedesepararse
ensuspartesconstituyentes.Deestosedesprendeque:
a. Las propiedades esenciales de un sistema se pierden cuando ste se
descomponefsicaoconceptualmentey
b. Laspropiedadesesencialesdelaspartestambinsepierdencuandoseseparan
stasdeltodofsicaoconceptualmente(p.296).
LateorasistmicaoTeoraGeneraldelosSistemasnoes,entrminosestrictos,una
teoracientficaalamaneradelateoradelagravitacinuniversal,ladelaevolucino
ladelarelatividad,enelsentidodequenoimplicauncambioradicaldeparadigmao
una revolucin cientfica. Es, asegura Anatol Rapoport (1979), una perspectiva, un
punto de vista que alimenta un programa o una direccin dentro de la filosofa
contemporneadelaciencia.
Tieneentoncesmuchomsencomnconlasdoctrinasfilosficasqueconlosmodelos
estructurados de las ciencias exactas. Esto alienta la bsqueda de las relaciones
cualitativas que se generan entre los elementos de los sistemas sociales, como una
alternativaintegradoraquepuedeayudarareestructurarlateorasocial,tanafectada
hoyporlascrisisdelasideologasextremas.
4.ConceptosBsicos
Todoslossistemastienenrequisitosqueincidenenlaplanificacindelosmismos,por
lotantoindicanlanecesidaddeimplantarprocedimientosqueasegurenunacorrecta
gestindelosmismos.

Los sistemas establecen que las organizaciones y las empresas tienen que definir
objetivosquegaranticenlamejoracontinuadelossistemasdegestinestablecidosyel
cumplimiento de los objetivos de la organizacin. Los Sistemas deben estar

4ACKOFF,RusselL.PlanificacindelaEmpresadelFuturo.Mxico,EditorialLimusa.2000citado,pg.296,378.


supeditados a los procesos de gestin, gerenciales, fundamentales y de apoyo,

relacionadosydeservirdeherramientasestructuradasparalagestindelosmismos.
Todos los sistemas establecen actividades de autocontrol, por lo que las empresas
estn obligadas a establecer revisiones peridicas de los sistemas con el objetivo de
verificarelgradodeeficaciayeficiencia,deadecuacinalasnormasdereferencia,el
grado de cumplimiento de los mismos, as como la ratificacin o modificacin de las
polticas establecidas por las organizaciones, lo anterior por la posible entropa que
puedengenerarlosmismosprocesosdentrodedesarrollonormaldelaorganizacin.
Entropa
Debidoaquetantolossistemasprobabilistascomolosdeterministastiendenaperder
su estado de equilibrio, los unos porque buscan su estado ms probable (el del
desorden que el del orden) y los otros por deterioro en sus elementos o en sus
interrelaciones,elcualsedaconeltiempo,lossistemastiendenaperdereficacia.Esto
sedenominatendenciaaganarentropa,estopuedesucederdentrodelasempresas.
La entropa es pues la energa eficaz o energa atrofiada. En los sistemas de trabajo

humanos es la cantidad de esfuerzos que no conducen a resultados, en lo
organizacional es el desvo de los procesos normales que pueden traer altos riesgos
dentrodelasorganizacionesquepuedenllevarafraudes.
El hecho de que todos los sistemas tiendan a ganar entropa es lo que justifica
realmenteelestudiodelosprocesos,cuyafuncinesentoncesladecontribuiralbuen
funcionamientodelossistemas.
La "entropa" implica la tendencia natural de un sistema a entrar en un proceso de

desorden interno, se puede entender, pensando en un cambio negativo en las
organizaciones todo aquello que conlleva a un desvo de objetivos empresariales, lo
quenormalmenteserefiereatendenciasentrpicas,porquelasdiferentespresiones,
tanto internas como externas que se ejercen sobre el sistema, llevan a que se
produzcan cambios de carcter aleatorio en los diferentes componentes del sistema
administrativo.
ENTROPA: Trmino tomado por Shanon de la termodinmica y empleado a veces como sinnimo de incertidumbre. La
Entropa expresa el carcter aleatorio y por lo tanto imprevisible de los movimientos de las molculas de gas, como la
incertidumbreexpresaelcarcteraleatorio,portantoimprevisibledelassealesdelmensaje:DICCIONARIOGENERALDE
CIENCIASHUMANAS.G.ThiersyA.Lemperur,Ctedra1975Madrid.

Laregulacinhomeosttica
Al contrario de entropa surge "negentropa": que significa la presin ejercida por
alguien o por algo para conservar del orden interno del sistema en otras palabras se
aplica el concepto regulacin homeosttica, que significa el tratar del volver a la
normalidadalossistemas.

Elestadodeentropadeunsistemanosiempreeselmismo,yaquesibienunadelas
caractersticas de los sistemas es tender a perder su estado de equilibrio y tratar de
buscarnuevamenteesteequilibrio.Esteesunprocesohomeosttico,enelquesetrata
demantenerdentrodeciertascondicioneselestadodelsistema.

Laregulacinhomeostticatratademantenerdentrodeciertosrangoslosvaloresde
lasvariablesindicadorasdelfuncionamientodelsistema.Paraestoutilizalasvariables
de MEDICION que permiten detectar el estado del sistema y las variables
COMPENSATORIAS que permiten mediante la modificacin de sus valores, volver el
sistemaalniveldeseado.

Enestecontextosebuscaquelosprocesosdentrodelasorganizacionescumplancon
losrequisitosdeeficienciayeficacia,porloquesedebenaplicarcorrectivosadecuados
a interacciones negativas en los procesos que se puedan llevar a cabo en una
organizacin,permitiendocorregiranomalasenlosmismos.
ComoindicaWatzlawick.5:"Cadaunadelaspartesdeunsistemaestrelacionadade
talmodoconlasotrasqueuncambioenunadeellasprovocauncambioentodaslas
demsyenelsistematotal.Estoes,unsistemasecomportanoslocomounsimple
compuestodeelementosindependientes,sinocomountodoinseparableycoherente.
Quiz esta caracterstica se entienda mejor en contraste con su opuesto polar, el
carctersumatorio:silasvariacionesenunadelaspartesnoafectanalasotrasoala
totalidad, entonces dichas partes son independientes entre s y constituyen un
"montn"(parautilizaruntrminotomadodelaliteraturasobresistemas)quenoes
mscomplejoquelasumadesuselementos.Estecarctersumatoriopuedeubicarse

Homeostasis (Del griego homos ( ) que significa "similar" y estasis () "posicin", "estabilidad") es la
caracterstica de un sistema abierto o de un sistema cerrado o una conjugacin entre ambos, especialmente en un
organismo vivo, mediante la cual se regula el ambiente interno para mantener una condicin estable y constante. La
homeostasis es posible gracias a los mltiples ajustes dinmicos del equilibrio y los mecanismos de autorregulacin. El
conceptofuecreadoporWalterCannonyusadoporClaudeBernard,consideradoamenudocomoelpadredelafisiologa,
ypublicadoen1865.Tradicionalmentesehaaplicadoenbiologapero,dadoelhechodequenoslolobiolgicoescapaz
decumplirconestadefinicin,otrascienciasytcnicashanadoptadotambinestetrmino.
5 WATZLAWICK, Paul, BEAVIN BAVELAS, Jackson, JANET, Don D., (1967) 1993, Teora de la Comunicacin Humana,
Hereder,Barcelona.1998,citado,Pg.120.


en el otro extremo de un continuo hipottico de totalidad, y cabe decir que los

sistemassiempresecaracterizanporciertogradodetotalidad.
AtributosyRelaciones
Los"objetos"sonlaspartesocomponentesdelsistema,limitadosensuvariedad.Los
"atributos"sonlaspropiedadesdelosobjetosylas"relaciones"sonlosqueenlazanel
sistema en su conjunto. Estas relaciones son las que dan idea de un sistema vlido,
constituyen su aspecto fundamental. Un sistema tiene integridad, tiene partes que
estn conectadas a cada una de las otras de alguna forma; las partes pequeas se
puedenidentificar;perosonlasconexionesentreparteslasquedanformaalsistema.
Stanford Optner (1965), segn l, los objetos son los parmetros de los sistemas:
Entrada,Proceso,Salida,Control,FeedbackyRestriccin.Cadaparmetrodelsistema
puedetomarunavariedaddevaloresparadescribirunestadodelsistema.
LosAtributossonlaspropiedadesdelosparmetrosobjeto.Unapropiedadesuna
manifestacinexternadelaformaenqueelobjetoseconoce,observaointroduceen
su proceso. Los atributos de los objetos se pueden alterar como resultado de una
operacinenelsistema.
Las Relaciones son los vnculos que enlazan objetos y atributos en el proceso del
sistema.Sepostulanrelacionesentretodosloselementosdelsistemaysubsistemasy
entredosomssubsistemas.
5.ClasificacindelosSistemas
Los sistemas se clasifican de acuerdo con: Su estructura, su funcionamiento, sus
objetivos.
ClasificacindeacuerdoasuEstructura
Elgradodecomplejidaddelamismapermitealcanzarungradodedescripcinsegn
seconozcanonotodossuselementoseinterrelaciones.
En razn de la estructura hay sistemas: Simples, Complejos y Excesivamente

Complejos.
Simples:
Los que teniendo pocos elementos e interrelaciones son posibles de describir
fcilmente.

Complejos:
Los queson fcilesdedescribirdadalacantidad de elementos e interacciones pero
conpericiaytiempoesposiblehacerlo.

Excesivamentecomplejos:
Los que no son posibles de describir en su totalidad por no conocerse todos sus
elementosointerrelacionesoambos.

ClasificacindeacuerdoasuFuncionamiento
Lanaturalezadeloselementosdeunsistemapuededeterminaronounnicoplano
decomunicacinconlosquesepodrpredecironosufuncionamiento.Segnesta
caractersticahabrsistemas:DeterministasyProbabilistas.

Deterministas:Cuandosepuedepredecirsufuncionamiento
Probabilistas:Cuandonosepuedepredecirsufuncionamiento

ClasificacindeacuerdoaSusobjetivos
Lainterdependenciadeobjetivosentresistemas,subsistemas,olaautonomaenlos
objetivosdeunsistemapermiteclasificarlosen:AbiertosyCerrados.

Abiertos: Cuando los objetivos se establecen en funcin de los del sistema
jerrquicamente superior. Un tipo de sistema abierto es el sistema de flujo
estacionarioenelqueelgastodecadacorrientedemasaqueentraenelsistemay
sale de l, es constante y adems no hay acumulacin ni disminucin de energa
dentrodelsistema;elesdodelasustanciadetrabajoencualquierpuntodelsistema,
permanececonstante.

Todo sistema abierto se ve modificado y tiene relacin con su entorno. Gozan de
flexibilidadycapacidaddedecisin.

Cerrados: Cuando es autnomo en sus objetivos. Un sistema cerrado es aquel en el
cualnohayintercambiodemateriaconlosmedioscircundantes(entorno);lacasano
atraviesa sus limites, sin embargo puede haber varias formas distintas de energas
linternas en el sistema. La energa contenida o almacenada dentro de un sistema
consisteenenergainternamolecular,energacinticayenergapotencial.

Laspropiedadesdeunasustanciaparticularpuedenvariartambinconeltiempo,en
este caso se denomina Sistema Transitorio, en el que cambia la energa total


almacenada. Un sistema cerrado en el que no haya flujo, se denomina sistema no

fuente o sin corriente. En estos sistemas la energa total es igual a la energa
molecularinterna.Elsistemacerradotienequeverconlatendenciaquesteposee
de moverse a un equilibrio esttico y entropa. Es la tendencia de cualquier sistema
cerrado de moverse hacia un estado catico o impredecible, en el cual no existe
potencialadicionaldetransformacindeenergaotrabajo.Elanlisisdelossistemas
cerrados es relativamente simple, ya que solo necesitamos considerar los estados
finaloinicialdespusdealcanzadoelequilibrio.
6.SistemasdeInformacin
Definicin:
Unsistemadeinformacinesunconjuntodeelementosqueinteractanentrescon
elfindeapoyarlasactividadesdeunaempresaonegocio.
Unsistemadeinformacinesunconjuntodeelementosorientadosaltratamientoy
administracin de datos e informacin, organizados y listos para su posterior uso,
generadosparacubrirunanecesidad(objetivo).Dichoselementosformarnpartede
algunadeestascategoras:
Elementosdeunsistemadeinformacin.
Personas.
Datos.
Actividadesotcnicasdetrabajo.
Recursos materiales en general (tpicamente recursos informticos y de
comunicacin,aunquenotienenporquserdeestetipoobligatoriamente).
Todos estos elementos interactan entre s para procesar los datos (incluyendo
procesos manuales y automticos) dando lugar a informacin ms elaborada y
distribuyndoladelamaneramsadecuadaposibleenunadeterminadaorganizacin
enfuncindesusobjetivos.
Normalmenteeltrminoesusadodemaneraerrneacomosinnimodesistemade
informacin informtico, en parte porque en la mayora de los casos los recursos
materiales de un sistema de informacin estn constituidos casi en su totalidad por
sistemasinformticos,perosiendoestrictos,unsistemadeinformacinnotienepor
qu disponer de dichos recursos (aunque en la prctica esto no suela ocurrir). Se
podradecirentoncesquelossistemasdeinformacininformticossonunasubclase
ounsubconjuntodelossistemasdeinformacinengeneral.

EltrminoSistemasdeInformacinhacereferenciaaunconceptogenricoquetiene
diferentes significados segn el campo del conocimiento al que se aplique dicho
concepto, a continuacin se enumeran algunos de dichos campos y el sentido
concretoqueunSistemadeInformacintieneenesecampo:
En informtica, un sistema de informacin es cualquier sistema o subsistema

de equipo de telecomunicaciones o computacional interconectados y que se
utilicen para obtener, almacenar, manipular, administrar, mover, controlar,
desplegar, intercambiar, transmitir o recibir voz y/o datos, e incluye tanto los
programas de computacin ("software" y "firmware") como el equipo de
cmputo
Enteoradesistemas,unsistemadeinformacinesunsistema,automatizado
o manual, que abarca personas, mquinas, y/o mtodos organizados de
recoleccindedatos,procesamiento,transmisinydiseminacindedatosque
representainformacinparaelusuario.

TiposyUsosdelosSistemasdeInformacin
Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos
bsicosdentrodelasorganizaciones:

1. Automatizacindeprocesosoperativos.
2. Proporcionarinformacinquesirvadeapoyoalprocesodetomadedecisiones.
3. Lograrventajascompetitivasatravsdesuimplantacinyuso.

Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos
dentrodeunaorganizacin,sonllamadosfrecuentementeSistemasTransaccionales,
ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos,
cobros,plizas,entradas,salidas,etc.
Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de
decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la
TomadeDecisindeGrupo,SistemasExpertosdeSoportealaTomadeDecisionesy
SistemadeInformacinparaEjecutivos.
Eltercertipodesistema,deacuerdoconsuusouobjetivosquecumplen,eseldelos
Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de
lograrventajascompetitivas,atravsdelusodelatecnologadeinformacin.


AcontinuacinsemencionanlasprincipalescaractersticasdeestostiposdeSistemas
deInformacin.
SistemasTransaccionales.
Susprincipalescaractersticasson:
A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,
debidoaqueautomatizantareasoperativasdelaorganizacin.
ConfrecuenciasonelprimertipodeSistemasdeInformacinqueseimplanta
enlasorganizaciones.Seempiezaapoyandolastareasaniveloperativodela
organizacin.
Sonintensivosenentradaysaliddeinformacin;susclculosyprocesossuelen
sersimplesypocosofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de
estossistemassecarganlasgrandesbasesdeinformacinparasuexplotacin
posterior.
Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son
visiblesypalpables.

SistemasdeApoyodelasDecisiones.
Lasprincipalescaractersticasdeestosson:
SuelenintroducirsedespusdehaberimplantadolosSistemasTransaccionales
msrelevantesdelaempresa,yaqueestosltimosconstituyensuplataforma
deinformacin.

Lainformacinquegeneransirvedeapoyoalosmandosintermediosyalaalta
administracinenelprocesodetomadedecisiones.
Suelenserintensivosenclculosyescasosenentradasysalidasdeinformacin.
As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca
informacindeentrada,generapocainformacincomoresultado,peropuede
realizarmuchosclculosdurantesuproceso.
Nosuelenahorrarmanodeobra.Debidoaello,lajustificacineconmicapara
eldesarrollodeestossistemasesdifcil,yaquenoseconocenlosingresosdel
proyectodeinversin.
Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos
estndaresdediseogrficoyvisual,yaqueestndirigidosalusuariofinal.
Apoyanlatomadedecisionesque,porsumismanaturalezasonrepetitivosy
de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un
SistemadeCompradeMaterialesqueindiquecundodebehacerseunpedido
alproveedorounSistemadeSimulacindeNegociosqueapoyeladecisinde
introducirunnuevoproductoalmercado.
Estossistemaspuedenserdesarrolladosdirectamenteporelusuariofinalsinla
participacin operativa de los analistas y programadores del rea de
informtica.
Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de
materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de
negocios,modelosdeinventarios,etc.

SistemasEstratgicos.
Susprincipalescaractersticasson:
Sufuncinprimordialnoesapoyarlaautomatizacindeprocesosoperativosni
proporcionarinformacinparaapoyarlatomadedecisiones.
Suelen desarrollarse dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden
adaptarsefcilmenteapaquetesdisponiblesenelmercado.
Tpicamentesuformadedesarrolloesabasedeincrementosyatravsdesu
evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en
particularyapartirdeahsevanagregandonuevasfuncionesoprocesos.
Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como
ventajasencostosyserviciosdiferenciadosconclientesyproveedores.Eneste
contexto, los Sistema Estratgicos son creadores de barreras de entrada al
negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos en un
Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal
servicio.Siunbanconuevodecideabrirsuspuertasalpblico,tendrquedar
esteservicioparatenerunnivelsimilaraldesuscompetidores.


Apoyanelprocesodeinnovacindeproductosyprocesodentrodelaempresa
debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de
hacerloeninnovandoocreandoproductosyprocesos.
Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un

sistemaMRP(ManufacturingResourePlanning)enfocadoareducirsustancialmente
el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Informacin que
proporcione todo tipo de informacin; como situacin de crditos, embarques,
tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un
Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan o dan forma a la estructura
competitivadelaempresa.
Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de
sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual
estenfocadoaincrementarlaproductividaddesususuarios.
Sobre los sistemas de informacin es muy importante plantearse una pregunta:

Porque los sistemas de informacin son esenciales en los negocios actuales?
Porque ms que la produccin, las organizaciones requieren de la informacin para

sobreviviryprosperar,ampliandosualcancehastalugaresmuyretirados,cambiando
profundamente la manera de conducir sus negocios. Adems que la frase: quien
tienelainformacintieneelpoderparanadadebepasarinadvertidaymenosenuna
empresaonegocio.
Debe adems tenerse en cuenta cuatro tendencias en el entorno de los negocios

globalquehanhechoquelossistemasdeinformacinseantanimportantes,cuales
son:
Elsurgimientodelaeconomaglobal.
Latransformacindelaseconomasindustriales.
Latransformacindelaempresacomercial
Laempresadigitalemergente.
PlanificacinderecursosempresarialesERP
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en
ingls, Enterprise resource planning) son sistemas de informacin gerenciales que
Verenhttp://www.asesoriainformatica.com/erp_01.htmlascaractersticasdeestesoftware.Consultadoenjunio8de2011

integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de

produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de
bienesoservicios.
LaPlanificacindeRecursosEmpresarialesesuntrminoderivadodelaPlanificacin
deRecursosdeManufactura(MRPII)yseguidodelaPlanificacindeRequerimientos
de Material (MRP). Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica,
distribucin,inventario,envos,facturasycontabilidaddelacompaa.Sinembargo,
laPlanificacindeRecursosEmpresarialesoelsoftwareERPpuedenintervenirenel
control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos,
produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la
administracinderecursoshumanos.
LossistemasERPsonllamadosocasionalmentebackoffice(trastienda)yaqueindican
queelclienteyelpblicogeneralnoestndirectamenteinvolucrados.Estesistema
es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una
relacin administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM) Customer
relationshipmanagement,unsistemaquetratadirectamenteconlosclientes,ocon
los sistemas de negocios electrnicos tales como comercio electrnico,
administracin electrnica, telecomunicaciones electrnicas y finanzas electrnicas;
asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no
estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM) Supplier
RelationshipManagementporsussiglaseningles.
LosERPestnfuncionandoampliamenteentodotipodeempresasmodernas.Todos
losdepartamentosfuncionalesqueestninvolucradosenlaoperacinoproduccin
estn integrados en un solo sistema. Adems de la manufactura o produccin,
almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems la
contabilidad,ysuelenincluirunSistemadeAdministracindeRecursosHumanos,y
herramientasdemercadotecniayadministracinestratgica.
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP, Enterprise
Resource Planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y
automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos
operativosoproductivosdeunaempresa.
LossistemasERPsonsistemasintegralesdegestinparalaempresa.Secaracterizan
porestarcompuestospordiferentespartesintegradasenunanicaaplicacin.Estas
partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica,
contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin
geogrfica),inventariosycontroldealmacenes,pedidos,nminas,etc.Slopodemos
definirunERPcomolaintegracindetodasestaspartes.


LocontrarioseracomoconsiderarunsimpleprogramadefacturacincomounERP
por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la
diferenciafundamentalentreunERPyotraaplicacindegestin.ElERPintegratodo
lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No
podemoshablardeERPenelmomentoquetansloseintegraunoounapequea
partedelosprocesosdenegocio.LapropiadefinicindeERPindicalanecesidadde
"Disponibilidaddetodalainformacinparatodoelmundotodoeltiempo".
LosobjetivosprincipalesdelossistemasERPson:
Optimizacindelosprocesosempresariales.
Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna
(integridaddedatos).
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la
organizacin.
Eliminacindedatosyoperacionesinnecesariasdereingeniera.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio,

tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de
informacinquepermitalatomaoportunadedecisionesydisminucindeloscostos
totalesdeoperacin.
CaractersticasdeunERP
LascaractersticasquedistinguenaunERPdecualquierotrosoftwareempresarial,es
quedebendesersistemasintegrales,conmodularidadyadaptables:
Integrales. Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa

entendiendoquetodoslosdepartamentosdeunaempresaserelacionanentres,es
decir,queelresultadodeunprocesoespuntodeiniciodelsiguiente.Porejemplo,en
unacompaa,elqueunclientehagaunpedidorepresentaquesecreeunaordende
venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de
planificacin dedistribucindelproducto, cobranza, y por supuesto sus respectivos
movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios
programasquecontrolentodoslosprocesosmencionados,conladesventajadeque
al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin
en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario
favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el
pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se
manipulayseencuentraprotegida.

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos

que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se
genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como
tcnicaesquelafuncionalidadseencuentradivididaenmdulos,loscualespueden
instalarsedeacuerdoconlosrequerimientosdelcliente.Ejemplo:ventas,materiales,
finanzas,controldealmacn,recursoshumanos,etc.
Adaptables.LosERPestncreadosparaadaptarsealaidiosincrasiadecadaempresa.
Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de
acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar
inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero
otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de
programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. La
parametrizacineselvaloraadidofundamentalquedebecontarcualquierERPpara
adaptarloalasnecesidadesconcretasdecadaempresa.

7.Organizaciones
Enlneasgenerales,unaorganizacinescualquierinstitucincompuestaderecursos,
cuya combinacin, permite alcanzar una serie de objetivos. El ser humano vive y se
relacionadentrodeorganizaciones,loquehadadolugaraquenuestrasociedadhaya
sidodenominada"burocrtica"u"organizacional".
Lasorganizacionespuedenserdefinidasporsusestructuras,formadaspormltiples
canalesynormas.Laorganizacinesuncomplejodecanalesatravsdeloscualeslos
productos, servicios, recursos y flujos de informacin transitan de un punto a otro
dentrodelaorganizacin,ytambinentrelaorganizacinysuentorno.
Laorganizacinsedefineporsuestructurayporsufuncionamiento,demaneraque
se introduce la estructura como elemento esttico y el funcionamiento como
dinmico,locualnosllevaadiferenciarlaestructura,esdecirlacombinacindelas
diferentespartesdelaorganizacinconsufuncionamiento.
ParaIvancevichet6,laestructuradelaorganizacin"eselentramadodepuestosde
trabajoydepartamentosqueorientalaconductadelosindividuosygruposhaciala
consecucindelosobjetivosdelaorganizacin".

Laestructurapermitelaexistenciadeunordenmetdicoentrelasdistintasfunciones
delaorganizacinloquepermiteconseguirlosobjetivosfijados.

6
Ivancevich,J.M.,Konopaske,R.,&Matteson,M.T.(2011).OrganizationalbehaviorandManagement(9thEd.).McGraw
Hill.2010


Caractersticasdelaorganizacin
Con respecto a las caractersticas de las organizaciones podemos encontrar tres
concepcionesdiferenteslocualnoquitaqueencontremosenellaciertassimilitudes,
laWeber,Etzioni(siendostalademayoraceptacinactualmente)yladeSolana.
SegnEtzionilasorganizacionessecaracterizanprincipalmentepor:
Divisindeltrabajo,delpoderydelaresponsabilidad.
Estasdivisioneshansidodeliberadamenteplaneadasparaalcanzarciertosfines.
a. Ladivisindeltrabajoseverificaenlaexistenciadedistintasreasalasquese
les asigna diversas funciones, para lo cul desarrollan diferentes actividades.
Porejemplo,lagerenciadepersonalolagerenciadecomercializacin.Ambas
gerencias se subdividen a su vez en reas menores generalmente llamadas
departamentos: de reclutamiento, de seleccin, de control, de ventas, de
investigacindelmercado.
b. Losdepartamentostambinpuedensubdividirseanmshastallegaralnivel
delatareaqueejecutacadatrabajadorensupuestodetrabajo.
c. Ladivisindelpoderseverificaenelhechodequetodoslosmiembrosdeuna
organizacin no poseen el mismo poder y en la existencia de niveles
jerrquicos de autoridad formal. Por ejemplo, el jefe de departamento de
seleccin depende del gerente del personal. En los niveles superiores se
concentraelpoderylaautoridad.
d. Ladivisinenlaresponsabilidadenlascomunicacionesesunaconsecuenciade
lasdivisionesdeltrabajoydelpoderdetalmanera,cadaniveldelaestructura
tendr determinados tipos de mensajes y de informacin en los que acta
comoemisor,canaloreceptor.
Lapresenciadeunoomscentrosdepoder.
Osea,unsubgrupodepersonas dentro delaunidad social aludida que controla los
esfuerzosconcertadosenlaorganizacin,dirigetalesfuerzohacialosfines,conforma
a la estructura y los procesos de trabajo, y los revisa o remodela para aumentar la
eficiencia.
AmitaiEtzioni,(1929)unodelosmsconocidossocilogoscontemporneosdeAlemania,desulibro:Lasociedadactiva:
unateoradelosprocesossocialesypolticos.Aguilar,1980.

Sustitucindepersonal.
Las personas que no satisfacen lo que espera de ella pueden ser sustituidas, y sus
tareas, asignadas a otras personas. Las organizaciones pueden cambiar al personal
que ocupa los diversos puestos de trabajo, tambin trasladndolo o
promocionndoloaotros,porejemplo,auntrabajadorselopuedeascenderdejefe
deunadeterminadaseccinalagerenciaalaculpertenecedichodepartamento.

8.Lossistemasdeinformacinenlaempresa.
Frecuentemente se ha utilizado el trmino informatizacin como sinnimo de
sistemas de informacin. Y aunque la mayora de los autores estn de acuerdo en
asumir que un sistema de informacin requiere un adecuado proceso de
informatizacin, lo que tambin est claro es que no en todos los casos la
construccindeunsistemadeinformacinllevaaparejadoelusodetecnologasdela
informacin.

Sin embargo, asumimos que hoy en da cualquier sistema de informacin, por
pequeoquesearequieredeunosmnimosprocesosdeautomatizacin.

Tambin parece adecuado sealar que las distintas aplicaciones informticas que
funcionan por separado impiden la adecuacin de un sistema de informacin, de
manera que como seala Gil Pechuan7para que el sistema de informacin exista
"deber contemplar el diseo de un sistema integrado que relacione las
informacionesgeneralesporlasdiversasaplicacionesfuncionalesdelaempresayque
permitaas,mejorarlosprocesosdetomadedecisiones".

Realizada la aclaracin anterior, asumimos que la aplicacin de los sistemas de
informacin al mbito de la empresa, aunque puede orientarse a cualquier tipo de
organizacin,incluyelossiguientestipos:

LosSistemasdeInformacinparalaGestin(SIG),oManagementInformation
Systems(MIS),
SistemasSoportealaDecisin(SSD),oDecisionSupportSystems(DSS),
y Sistemas de Informacin para Ejecutivos (SIE), o Executive Information
Systems(EIS).

7 GILPECHUAN,Ignacio,SistemasyTecnologasdelaInformacin,McGrawHill/InteramericanadeEspaa,2006


Sistemasdeinformacinparalagestin(mis).
Los Sistemas de Informacin para la Gestin son un conjunto de herramientas que
combinan las tecnologas de la informacin (hardware + software) con
procedimientos que permitan suministrar informacin a los gestores de una
organizacinparalatomadedecisiones.
Sistemassoportealadecisin(dss).
Para Gil Pechuan8el concepto de sistema de ayuda a la toma de decisiones se
desarrolla por la confluencia de muy distintas reas de conocimiento, cuyas
aportacionesmodelanelconceptofinaldeDSS.
De tal manera que el marco terico procede de las ciencias empresariales; de la

informtica,quehaceusodesistemasdegestindebasesdedatos;delaergonoma
queaportalanecesidaddecrearinterfacesquepermitanqueunusuarioutiliceuna
herramientaconelmenoresfuerzoposible;ydelanlisisdedecisiones.
Sistemasdeinformacinparaejecutivos(eis).
LosEIS'shansidoconfundidosensusorgenesconlosDSS's.ParaGilPechuandicho
problema se ha debido a la confusin existente sobre a qu tipo de nivel directivo
ibanenfocadoscadauno.LosEIS'sorientadosalaaltadireccinaparecencuandolos
ejecutivos de las compaas requieren datos para tomar decisiones pero no pueden
dedicartiempoparaextraerlaquenecesitandelconjuntototalrecibido.
DistintosautoreshanestablecidoelmarcotericodelosEIS's.Nosaproximamosal
conocimientodelEIS,atravsdeladefinicindadaporvariosautores.
Para Birdtechnologies9es un "software, con un sistema de recuperacin amigable
que provee informacin electrnica a los directivos con un acceso rpido a la
informacinqueformapartedelasreasclavedelaempresa,ayudandoarealizarlas
actividadesdegestinparaconseguirlosobjetivosdelaempresa".
3.3LosProcesosyProcedimientosOrganizacionales
1.Introduccin
Elcomodisea,gestionaymejoralaorganizacinsusprocesosparaapoyarsupoltica,
estrategia y forma de satisfacer plenamente, generando cada vez mayor valor a sus
8 GILPECHUAN,Ignacio,SistemasyTecnologasdelaInformacin,McGrawHill/InteramericanadeEspaa,2006
9
www.birdtechnologies.com/ConsultadoenJunio13de2011

clientesyotrosgruposdeinters,esloquehaceaunaorganizacindiferentedeotra.
Estololograatravsdelaadecuadaestructuracindesusprocesosorganizacionales.

Las organizaciones actan de manera ms efectiva cuando todas sus actividades
interrelacionadas se comprenden y gestionan de manera sistemtica, y las decisiones
relativas a las operaciones en vigor y las mejoras planificadas se adaptan a partir
deinformacinfiablequeincluyelaspercepcionesdetodossusgruposdeinters.
Dado que la empresa se organiza por departamentos, su gestin busca

optimizarlosresultadosdecadauno.Estohacequelosdepartamentosresulten
pocoeficientes(costosos)ypocoeficaces(nosatisfacenalosclientes).
Por el contrario, la gestin por procesos busca optimizar la eficiencia de cada
unodeellosenfuncindealgunodelosrequisitosdelosclientes.
Unavezdefinidosaquellosprocesosconsideradoscrticos,porcualquiermotivo,
paralamarchadelnegocioselesdebeaplicarlosprincipiosdeaseguramiento
de calidadparatener confianzadequesecumplen los requisitos establecidos,
ascomolosprincipiosdemejoracontinua.

2.Definicin
Proceso es el conjunto de actividades que se realizan mediante responsables para
cumplirunfinuobjetivoespecificoeinvolucravariasreasdelaempresa.

Unprocesoesunconjuntodeactividadesoeventos(coordinadosuorganizados)que
serealizanosuceden(alternativaosimultneamente)bajociertascircunstanciascon
un fin determinado. Este trmino tiene significados diferentes segn la rama de la
cienciaolatcnicaenqueseutilice.

Para:
LasCienciasSociales:ProcesoHistrico,Procesogeogrfico
ElDerecho:Procesojudicial
LaInformtica:Proceso(informtica)
LaManufacturaeIndustria:Procesodefabricacin
LaEconomayEmpresa:ProcesoProductivo,Procesosdenegocio

Paraefectosdeesteestudio,nosinteresaidentificaryestudiarlosconcernientesalas
cienciaseconmicasyempresa.


3.QuesonlosProcesos
Sehanutilizadodiferentesdefinicionesparareferirsealsignificadodeunproceso10,
talescomo:
Secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que

transforman en productos o resultados con caractersticas definidas unos
insumosorecursovariables,agregndolesvalorconunsentidoespecificopara
elcliente.
Sistema de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en
salidas.
Una o ms actividades, sujetas a control, que usan recursos para transformar
entradasensalidas.
Esunordenamientoespecficodeactividadesenlugarytiempo,quetieneun
principioyunfin,coninsumosoentradasyproductosoresultadosclaramente
especificadosparaundeterminadoclienteomercado.
Sistemainterrelacionadodecausasqueentregansalidas,resultados,bieneso
serviciosaunosclientesquelosdemandan,transformandoentradasoinsumos
suministradosporunosproveedoresyagregandovaloralatransformacin.
Cualquier organizacin consiste en procesos. Los procesos son lo que las

organizaciones hacen en sus actividades naturales. El problema es que tales
actividades en las organizaciones que no trabajan por procesos, se encuentran
fragmentadasyescondidasdetrsdesusestructurasorganizacionales.
4.ElMapadeProcesos
Un proceso es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que
transformanelementosdeentradaenelementosdesalidaaportandovaloraadido
paraelclienteousuario.Losrecursospuedenincluir:personal,finanzas,instalaciones,
equipostcnicos,mtodos,etc.

Elpropsitoquehadetenertodoprocesoesofreceralcliente/usuariounservicio
correcto que cubra sus necesidades, que satisfaga sus expectativas, con el mayor
gradoderendimientoencoste,servicioycalidad.
Unprocedimientoeslaformaespecficadellevaratrminounprocesoounaparte
delmismo.
10MARIONAVARRETE,Hernando,GerenciadeProcesos,PrimeraEdicin.BogotColombia,Alfaomega,2002Pg.9

Los resultados deseados en los procesos dependen de los recursos, la habilidad y

motivacin del personal involucrado en el mismo, mientras los procedimientos son
slounaseriedeinstruccioneselaboradasparaquelassigaunapersonaoconjunto
depersonas.
1.Definicin
Unmapadeprocesosesundiagramadevalor;uninventariogrficodelosprocesos
deunaorganizacin.

El mapa de procesos proporciona una perspectiva globallocal, obligando a
posicionarcadaprocesorespectoalacadenadevalor.Almismotiempo,relaciona
el propsito de la organizacin con los procesos que lo gestionan, utilizndose
tambincomoherramientadeconsensoyaprendizaje

El mapa de procesos, red de procesos o supuestos operacionales es la estructura
donde se evidencia la interaccin de los procesos que posee una empresa para la
prestacin de sus servicios. Con esta herramienta se puede analizar la cadena de
entradassalidasenlacuallasalidadecualquierprocesoseconvierteenentradadel
otro; tambin podemos analizar que una actividad especfica muchas veces es un
cliente,enotrassituacionesesunprocesoyotrasvecesesunproveedor.

Existendiversasformasdediagramarunmapadeprocesos,acontinuacinseindica
unaformaderepresentarlo:
CLIENTES / USUARIOS
CLIENTES / USUARIOS
ESTRATGICOS

CLAVES

SOPORTE

EsteconceptodemapadeprocesoslorefuerzanSangeeta,S.,Banwet,D.yKarunes,
S., (2004), cuando definen la calidad de un sistema como un concepto
multidimensional que no puede evaluarse con un solo indicador dado que involucra
caractersticasdeentrada,procesos,rendimientosymltiplesinstanciasreferentesal


servicio, y debe estar soportado en un componente estratgico, que en el mapa de

procesossevereflejadoenlosprocesosdirectivos.Estosautoresinvitanaentender
que un sistema de gestin de la calidad debe considerar las entradas al sistema, el
propiosistemaysusrendimientos.Dichaconcepcinpermitemedirlacalidadenun
todo,enelservicioyenelusuario.
El mapa de procesos es una representacin grfica de cmo la empresa espera

alcanzarlosresultadosplanificadosparaellogrodesuestrategiaopolticadecalidad.
Algunos de los mapas de procesos analizados, en muchos casos, reflejan una
descripcindelosrequisitosdelanormativaenlugardepresentarcomolaempresa
ha planificado alcanzar los resultados. En otros casos es una descripcin de la
interaccin de procesos, parecido a una distribucin de planta, otros asemejan
organigramasfuncionales.
ApesardequeenISO11noexisteelrequisitodedesarrollarconcretamenteunmapa
de procesos, si se ha convertido una prctica generalizada por las empresas
certificadasoenprocesodecertificacin,probablementesiguiendoloestablecidoen
losrequisitosgeneralesdelapartado4.1delaNormaISO9001:00queestableceque
laorganizacindebe:
a. Identificarlosprocesosnecesariosparaelsistemadegestindelacalidadysu
aplicacinatravsdelaorganizaciny
b. Determinarlasecuenciaeinteraccindeestosprocesos(mapa).
Losmapasdeprocesostienensuorigenenlautilizacindelosmapasmentales,los
cualespresentandeunaformalgicayclaratemascomplejos.Losmapasmentales
han sido utilizados, sobre todo en procesos de enseanza aprendizaje, ya que
permite obtener mejores resultados en distintos aspectos de la vida laboral y
personal.
2.Establecimientodelosprocesosclave.
Para la elaboracin de un mapa de procesos se deben establecer los procesos que
garanticen a la organizacin poder generar una ventaja competitiva para lo cual
analizaremos cmo poder determinar cules pueden ser los procesos claves para el
xitorequeridosporlaorganizacindeserviciosquesedebenconsiderar.
11
ISO 9000: 2000, Quality Management Systems: Fundamental and Vocabulary, Organizacin Internacional de
Normalizacin,2000

Dentro de la red de procesos debemos garantizar que se establezcan aquellos
procesosquelegarantizarnalaorganizacinimplementarlaestrategiaseleccionada
conlaquelaorganizacinpuedagenerarunaventajacompetitivaenelentornoenel
quecompite.

Acontinuacinsedescribenlospasosparadesarrollarunmapadeprocesos:
Realizar un inventario de todos los procesos de la empresa prestadora de

servicios.
Determinar:
Lascapacidadesycompetenciasquelaempresaprestadoradeservicios
debe potenciar para mantener una ventaja competitiva sostenible y
rentabilidadessuperioresalamediadelsector.
Las caractersticas, condiciones o variables que al estar debidamente
soportadas, conservadas o gestionadas tienen un impacto significativo
enelxitodelaempresaprestadoradeservicios.
Establecer qu variables son influenciables por la direccin a travs de
sus decisiones y su incidencia en la posicin competitiva global de la
empresadeservicios.
Objetivos intermedios cuya ejecucin conduce a la implementacin
exitosadelaestrategiay,conello,allogrodesusbeneficios.
Trabajos clave que deben ejecutarse muy bien para que la empresa de
serviciosllegueaserexitosa.
El resultado final de esta operacin va a ser la obtencin del grado de
importanciadecadaunodelosprocesosdelaempresadeserviciosy,en
funcindedichogrado,elconocimientodeculessonlosprocesosms
importantesquedenominaremosPROCESOSCLAVES.

3.ProcesosEstratgicos,FundamentalesydeSoporte
Un proceso es, actividades interrelacionadas o los pasos que se realizan de forma
secuencial para conseguir elaborar productos o servicios (output) a partir de
determinados inputs. Dentro de las organizaciones podemos encontrar tres tipos de
procesos:
Procesosestratgicosogerenciales,
Procesosclavesofundamentales
Procesosdesoporte.


Procesosestratgicos
Son aquellos que proporcionan directrices a todos los dems procesos y son
realizadosporladireccinoporotrasentidadesestratgicasdelaorganizacin.
Sesuelenreferiraleyesonormativasaplicablesalserviciooproductoynoson
controladasporlosmismos.
Los procesos estratgicos son aquellos establecidos por la Alta Direccin y definen
cmo opera el negocio y cmo se crea valor para el cliente/usuario y para la
organizacin.
Soportan la toma de decisiones sobre planificacin, estrategias y mejoras en la
organizacin.Proporcionandirectrices,lmitesdeactuacinalrestodelosprocesos.
Ejemplos: Comunicacin interna, comunicacin con el cliente, marketing, diseo,
revisindelsistema,planificacinestratgica,diseodeplanesdeestudios.
Procesosclavesofundamentales
Ataen a diferentes reas del servicio y tienen impacto en el cliente creando
valorparaste.Sonlasactividadesesencialesdelservicio,surazndeseryson
parte fundamental en la organizacin ya que estos llevan la mayor
responsabilidaddentrodelamismaporcuantosedependendeellos.

Son aquellos directamente ligados a los servicios que se prestan, y por tanto,
orientados al cliente/usuario y a requisitos. Como consecuencia, su resultado es
percibidodirectamenteporelcliente/usuario(secentranenaportarlevalor).
Enestosprocesos,generalmente,intervienenvariasreasfuncionalesensuejecucin
ysonlosquepuedenconllevarlosmayoresrecursos.
Enresumen,losprocesosclavesconstituyenlasecuenciadevaloraadidodelservicio
desdelacomprensindelasnecesidadesyexpectativasdelcliente/usuariohastala
prestacindelservicio,siendosuobjetivofinallasatisfaccindelcliente/usuario.
ProcesosdeapoyooSoporte
Dan apoyo a los procesos fundamentales que realizan el producto o servicio. Son
parte esencial ya que ayudan a que se mantengan la estructura del proceso
fundamental.
Losprocesosdeapoyosonlosquesirvendesoportealosprocesosclaves.Sinellos
no seran posibles los procesos claves ni los estratgicos. Estos procesos son, en

muchos casos, determinantes para que puedan conseguirse los objetivos de los
procesos dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes / usuarios.
Ejemplos: Formacin, compras, auditorias internas, informtica, contabilidad,
recursoshumanos,etc.

5.TiposdeProcesos

1.Elprocesoadministrativo12
Concepto: se denomina proceso administrativo al conjunto de funciones y
actividadesquesedesarrollanenlaorganizacin,orientadasallogrodelosfinesy
objetivos.
Estcompuestopor5etapasbsicas:PLANIFICACIN,ORGANIZACIN,DIRECCIN,
COORDINACINyCONTROL.
El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se

concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin. El procedimiento
tieneporfinalidadesenciallaemisindeunactoadministrativo.

La Administracin es un arte cuando interviene los conocimientos empricos. Sin
embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la prctica con
tcnicas,sedenominaCiencia.

Las tcnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, mtodos para lograr un
determinadoresultadoconmayoreficaciayeficiencia.

A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la
funcindeAdministracinqueFayoldefinieraensutiempocomo:Prever,Organizar,
Comandar,CoordinaryControlar.

DentrodelalneapropuestaporFayol,losautoresClsicosyneoclsicosadoptanel
ProcesoAdministrativocomoncleodesuteora;consusCuatroElementos:

Planificar,
Organizar,
Dirigiry
Controlar.

12
http://uproadmon.blogspot.com/ConsultadoenJunio13de2011
http://www.promonegocios.net/administracion/procesoadministrativo.htmlConsultadoenJunio13de2011


Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del
administrador,consiete(7)elementosquesedetallanacontinuacin:

1.Investigacin
2.Planificacin
3.Coordinacin
4.Control
5.Previsin
6.Organizacin
7.Comando
KoontzyODonnell13defineelProcesoAdministrativoconcinco(5)elementos:
1.Planificacin
2.DesignacindePersonal
3.Control
4.Organizacin
5.Direccin
MinerdefineelProcesoAdministrativoconcinco(5)elementos:
1.Planificacin
2.Organizacin
3.Direccin
4.Coordinacin
5.Control
LaAdministracineslaprincipalactividadquemarcaunadiferenciaenelgradoque
lasOrganizacioneslessirvenalaspersonasqueafectan.
LyndallUrwickeraunconsultordenegociosyunpensadorinfluyenteenelReinoUnido.
SelereconoceporintegrarlasideasdetericosanteriorescomoHenryFayolenlateora
comprensivadelaadministracin.EscribiunlibrollamadoLosElectosdelNegociodela
Administracin,publicadoen1943.ConLutherGulickelfundelQuarerlyAdministrativo
delaCienciadeldiarioacadmico.
13
KOONTZ , Harold and ODONNELL Cyril, Principles of Management: An Analysis of Managerial Functions, 4th Ed.,
McGrawHill,NewYork,1968

El xito que puede tener la Organizacin al alcanzar sus objetivos y tambin al
satisfacersusobligacionessocialesdependeengranmedida,desusgerentes.Silos
gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organizacin alcance
sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeo Gerencial se mide de
acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso
Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras
Organizaciones.

Chiavenato 14 en su libro Fundamentos de Administracin, organiza el Proceso
Administrativodelasiguientemanera.

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemtico; se entiende de la

siguientemanera:

El Desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se
observaacontinuacin:

14
CHIAVENATO,Idalberto.FundamentosdeAdministracin,SegundaEdicin,McGrawHillInteramericana,Colombia,2000,


Lasfuncionesdeladministrador,esdecirelprocesoadministrativonosoloconforman
una secuencia cclica, pues se encuentran relacionadas en una interaccin dinmica,
por lo tanto. El Proceso Administrativo es cclico, dinmico e interactivo, como se
muestraenelsiguientegrfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistmico conforman el proceso
administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificacin,
Organizacin, Direccin y Control, son solo funciones administrativas, cuando se
consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un
enfoque global de interaccin para alcanzar objetivos, forman el Proceso
Administrativo.

Fuente:IntroduccinalaTeoraGeneraldelaAdministracin.Autor:I.Chiavenato.
SegnellibroAdministracinunaperspectivaglobaldelosautoresHaroldKoontzy
Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificacin, Organizacin,
DireccinyControlqueconformanelProcesoAdministrativocuandoselasconsidera

desde el punto de vista sistmico. Fayol seala que estos elementos se aplican en
negocios,organizacionespolticas,religiosas,filantrpicasymilitares.

2.ElProcesoContable
Eselconjuntodeactividadesquepermitenincorporaralacontabilidadyexpresara
travsdeestadosfinancieroslasoperacioneseconmicasdeunaorganizacin.

Lasoperacioneseconmicassonloshechoscarcterinternooexterno,mediblesen
dinero,queafectanomodificanlasituacinfinancieray/olosresultadosfinancieros
deunaorganizacin.

Elprocesocontabledefinelaseriedeetapassucesivasdelciclocontablequepermite
transformar dato contables en informes contables. El proceso comienza con la
seleccin de los hechos econmicos, y continua con su anotacin en diversos
registroshastallegaralaemisindelosestadoscontables.

Fasesdelprocesocontable
Las fases son las diversas etapas o actividades que se desarrollan para el
cumplimientodelprocesocontables.Estasfasesson:
Identificacindelasoperaciones
Recoleccinocapturadeinformacin
Clasificacinyregistro
Resmenesintermedios
Estadosfinancieros


FasesdelProcesoContable

ConceptodeSistemadeInformacinContable
Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y
recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades
financierasyresumirlasenformatilparalatomadedecisiones.
Lainformacincontablesepuedeclasificarendosgrandescategoras:lacontabilidad
financieraolacontabilidadexternaylacontabilidaddecostosocontabilidadinterna.
Lacontabilidadfinancieramuestralainformacinquesefacilitaalpblicoengeneral,
yquenoparticipaenlaadministracindelaempresa,comosonlosaccionistas,los
acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros,
aunque esta informacin tambin es de mucho inters para los administradores y
directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la
posicin financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la
empresa.

ResumendelProcesoContable

3.ElProcesodeAuditoria
Es el conjunto de actividades que permiten llevar a cabo al auditor su labor en el
desarrollodeunaauditoria.
Enelprocesodeunaauditora,losprocedimientosespecficosvaransegnlaauditora,
noobstante,lospasosfundamentalessonesencialmentelosmismoscasisiempre:

1. Conoceralclienteysuentorno
2. Identificar y evaluar los riesgos inherentes a los errores materiales, entre ellos los
riesgosdefraude
3. Conocerafondoelcontrolinternoparaplanearlaauditora
4. Determinar el nivel planeado del riesgo de control y disear mas pruebas de los
controlesypruebassustantivas
5. Realizarpruebasadicionalesdeloscontroles
6. Revaluarelriesgodecontrolymodificarlaspruebassustantivasplaneadas
7. Efectuarpruebassustantivasyterminarlaauditora
8. Hacerseunaopininypresentarelinformedeauditora.

Fasesdelprocesodeauditoria
LaprcticadelaAuditoriasedivideentresfases:
1Planeacin
2Ejecucin
3Informe

PrimeraFasePlaneacin
Enestafaseseestablecenlasrelacionesentreauditoresylaentidad,paradeterminar
alcanceyobjetivos.Sehaceunbosquejodelasituacindelaentidad,acercadesu
organizacin, sistema contable, controles internos, estrategias y dems elementos
quelepermitanalauditorelaborarelprogramadeauditoriaquesellevaraefecto.

ElementosPrincipalesdeestaFase
1.ConocimientoyComprensindelaEntidad
2.ObjetivosyAlcancedelaauditoria
3.AnlisisPreliminardelControlInterno
4.AnlisisdelosRiesgosylaMaterialidad
5.PlaneacinEspecficadelaauditoria
6.ElaboracindeprogramasdeAuditoria


SegundafaseEjecucin:
Enestafaseserealizandiferentestiposdepruebasyanlisisalosestadosfinancieros
paradeterminarsurazonabilidad.Sedetectanloserrores,siloshay,seevalanlos
resultadosdelaspruebasyseidentificanloshallazgos.Seelaboranlasconclusionesy
recomendacionesyselascomunicanalasautoridadesdelaentidadauditada.
Aunquelastresfasessonimportantes,estafasevieneaserelcentrodeloqueesel
trabajo de auditoria, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas las
tcnicasoprocedimientosparaencontrarlasevidenciasdeauditoriaquesustentarn
elinformedeauditoria.
Elementosdelafasedeejecucin:
1.LasPruebasdeAuditoria
2.TcnicasdeMuestreo
3.EvidenciasdeAuditoria
4.PapelesdeTrabajo
5.HallazgosdeAuditoria
TerceraFasePreparacindelInforme:
En esta fase se llevan a cabo la preparacin y presentacin del Informe de auditoria.
Los informes son esenciales para cualquier compromiso de auditora o certeza de
cumplimento, puesto que comunican los hallazgos del auditor. Los usuarios de los
estados financieros dependen del informe del auditor para tener certeza sobre los
estados financieros de la compaa. El informe de auditora es el paso final de un
procesocompletodeauditora.
ElinformedeAuditoradebeconteneralomenos:
1DictamensobrelosEstadosFinancierosodelreaadministrativaauditada.
2InformesobrelaestructuradelControlInternodelaentidad.
3ConclusionesyrecomendacionesresultantesdelaAuditora.
4Debendetallarseenformaclaraysencilla,loshallazgosencontrados.

ResumendelProcesodeAuditoria15

6.Procedimientos
1.Definicin:
Unprocedimientoeslaaccindeprocederoelmtododeejecutaralgunascosas.Se
tratadeunaseriecomndepasosdefinidos,quepermitenrealizaruntrabajode
formacorrecta.

Procedimiento (descripcin de las operaciones) es la presentacin por escrito, en
formanarrativaysecuencial,decadaunadelasoperacionesqueserealizanenuna
organizacin,explicandoenquconsisten,cundo,cmo,dnde,conqu,ycunto
tiemposehacen,sealandolosresponsablesdellevarlasacabo.

Cuandoladescripcindelprocedimientoesgeneral,yporlomismocomprendevarias
reas,debeanotarselaunidadadministrativaquetieneasucargocadaoperacin.Si
setratadeunadescripcindetalladadentrodeunaunidadadministrativa,tieneque
indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las
operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de
variasopcionesenunamismaoperacin

15Tomadode:http://auditoriadesistemasdeinformacion.blogspot.com/Consultadoenjunio13de2011


Un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen

realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos claramente definidos,
que permiten realizar una ocupacin, trabajo, investigacin, o estudio, se puede
aplicaracualquierempresa.
Para administrar y organizar una empresa de forma eficiente, se precisa disear el

procedimientodecadaunadelasoperacionesyactividadesqueenellaserealizan.Al
hacerlo,serequieretenerencuentatodosaquelloselementosqueposibilitenquelas
operaciones, transacciones y actividades se ejecuten de forma homognea por las
unidadesorganizativasdelaentidad.
Cada dirigente, funcionario y trabajador debe conocer no slo las especificaciones

organizativas y tcnicas de su trabajo, sino tambin el alcance de sus funciones y
responsabilidades.
2.Objetivosdelosprocedimientos
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracinarbitraria.
Evitar la prdida de informacin por errores que se den a causa de
desconocimientodelastareasespecficas.
Que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est
realizandoadecuadamente.
Reducir los costos al aumentar la eficiencia general y el uso adecuado del
equipo.
3.Manualdeprocedimientos
Introduccin
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa,odedosmsdeellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisandosuresponsabilidadyparticipacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o

documentosnecesarios,mquinasoequipodeoficinaautilizarycualquierotrodato
quepuedaauxiliaralcorrectodesarrollodelasactividadesdentrodelaempresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica

referentealfuncionamientodetodaslasunidadesadministrativas,facilitalaslabores
de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleadosyensusjefesdequeeltrabajoseestrealizandoonoadecuadamente.

Losmanualesdeprocedimientosconstituyenelmediomedianteelcualselogra,de
forma eficiente, documentar el funcionamiento integral de una empresa, queda
expuesta la forma de hacer cumplir las polticas, interrelaciones, flujos de
operaciones, cdigos, procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones,
sistemas de informacin y otros elementos que son el soporte de cualquier
organizacin. De ah la importancia de que estn definidos los procedimientos
contablesparacadaunodelossubsistemasdeunaentidad.

UtilidaddelosManuales
A continuacin se enumeran algunas utilidades que pueden generar a las
organizaciones,eltenerlosmanualesparalasmismas:

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin

de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del
personalyaquedescribenenformadetalladalasactividadesdecadapuesto.
Sirveparaelanlisisorevisindelosprocedimientosdeunsistema.
Intervieneenlaconsultadetodoelpersonal.Quesedeseeemprendertareas
desimplificacindetrabajocomoanlisisdetiempos,delegacindeautoridad,
etc.
Paraestablecerunsistemadeinformacinobienmodificarelyaexistente.
Parauniformarycontrolarelcumplimientodelasrutinasdetrabajoyevitarsu
alteracinarbitraria.
Determinaenformamssencillalasresponsabilidadesporfallasoerrores.
Facilitalaslaboresdeauditoria,evaluacindelcontrolinternoysuevaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y
cmodebenhacerlo.
Ayudaalacoordinacindeactividadesyevitarduplicidades.
Construyeunabaseparaelanlisisposteriordeltrabajoyelmejoramientode
lossistemas,procedimientosymtodos.


4.AlgunosTiposdeProcedimientos
Acontinuacinsepresentan,aniveldeejemplos,algunosprocedimientos:Contable,
AdministrativoydeAuditoria.
ProcedimientosContables
Elsistemacontableesunconjuntoespecficodeprocedimientosymtodosaplicables
a las transacciones de una organizacin, relacionados entre s por una serie de
principios generales que le dan la fisonoma de sistema para hacer contabilidad.
Entindaseparaellomtodocomolanormaloregla,esdecir,comounenunciado
breveyconcretoquefijalaformaomododehacerodejardehaceralgoparalograr
unpropsito.Elprocedimientocontemplaunoomsmtodos.Cuandolasnormas
o reglas se complementan con la accin de las personas en espacio y tiempo se
construyeunprocedimientoconcreto.
ProcedimientosAdministrativos
El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se
concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin. El procedimiento
tieneporfinalidadesenciallaemisindeunactoadministrativo.
El procedimiento administrativo, es el cauce formal de la serie de actos en que se
concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin. Su finalidad es la
emisindeunactoadministrativo.
ProcedimientosdeAuditoria
Los procedimientos de auditora, son el conjunto de tcnicas de investigacin
aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los
estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el contador pblico
obtienelasbasesparafundamentarsuopinin.
Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que

necesita para sustentar su opinin en una sola prueba, es necesario examinar cada
partida o conjunto de hechos, mediante varias tcnicas de aplicacin simultnea o
sucesiva.
Naturalezadelosprocedimientosdeauditora.
Los diferentes sistemas de organizacin, control, contabilidad y en general los

detallesdeoperacindelosnegocios,hacenimposibleestablecersistemasrgidosde
pruebaparaelexamendelosestadosfinancieros.Porestaraznelauditordeber,
aplicandosucriterioprofesional,decidircultcnicaoprocedimientodeauditorao

conjunto de ellos, sern aplicables en cada caso para obtener la certeza que
fundamentosuopininobjetivayprofesional.

Extensinoalcancedelosprocedimientosdeauditora
Dado que las operaciones de las empresas son repetitivas y forman cantidades
numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible realizar un
examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una partida
global. Por esa razn, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y
similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra
representativa de las transacciones individuales, para derivar del resultado del
examendetalmuestra.

Este procedimiento, no es exclusivo de la auditora, sino que tiene aplicacin en
muchasotrasdisciplinas.Enelcampodelaauditoraseleconoceconelnombrede
pruebasselectivas.Larelacindelastransaccionesexaminadasrespectodeltotalque
forman el universo, es lo que se conoce como extensin o alcance de los
procedimientos de auditora y su determinacin, es uno de los elementos ms
importantesenlaplaneacinyejecucindelaauditora.

Oportunidaddelosprocedimientosdeauditora
La poca en que los procedimientos de auditora se van a aplicar se le llama
oportunidad. No es indispensable y a veces no es conveniente, realizar los
procedimientosdeauditorarelativosalexamendelosestadosfinancieros,alafecha
delexamendelosestadosfinancieros.Algunosprocedimientosdeauditorasonms
tilesyseaplicanmejorenunafechaanterioroposterior.

RESUMENDELAUNIDAD
Las sociedades crean organizaciones para que les proporcione bienes y servicios,
evalanesasorganizacionesdeacuerdoconlamaneraenquesecumplanesastareasa
satisfaccin. Es decir, las sociedades cuentan con que sus organizaciones se
desempeen en forma eficiente y eficaz, esto quiere decir que se espera de ellas
resultados favorables de acuerdo con su inversin, por lo que deben observar
continuamente todo aquello relacionado con los procesos que le permitirn obtener
losresultadosesperados.

Lasociedadevalaeldesempeoorganizacional,perolosadministradoresevalanel
trabajoindividual.Sonconceptosseparadosaunquerelacionados,detodasmanerasel
tema que nos compete tiene que ver con el desempeo organizacional y con los
resultadosesperadosporlasociedaddesusorganizaciones.


En el contexto de la teora de los sistemas, la organizacin se considera como uno o

varios elementos que interactan en mutua dependencia y con una interrelacin en
cadaunodesusprocesos.Elflujodeinsumosyproductoseselpuntodepartidabsico
paradescribirlaorganizacin.Entrminosmssimples,laorganizacintomarecursos
(insumos)delsistemamsamplio(mediostcnicos),losprocesaylosdevuelveenotra
forma(productos).Entrminosmssimples,laorganizacintomarecursos(insumos)
del sistema ms amplio (medios tcnicos), los procesa y los devuelve en otra forma
(productos).Elobjetivoesanalizarcomoprocesaylacalidaddeeseproducto.
Comounsistemaesuntodoinseparableeinterrelacionado,resulta"queunsistemano
eslasimplesumadesuspartes,sinoquelainterrelacindedosomspartesresultaen
unacualidademergentequenoseexplicaporlaspartesconsideradasseparadamente
LateorasistmicaoTeoraGeneraldelosSistemasnoes,entrminosestrictos,una
teoracientficaalamaneradelateoradelagravitacinuniversal,ladelaevolucino
ladelarelatividad,enelsentidodequenoimplicauncambioradicaldeparadigmao
unarevolucincientfica.
Los sistemas se clasifican de acuerdo con: Su estructura, su funcionamiento, sus

objetivos.
Unsistemadeinformacinesunconjuntodeelementosqueinteractanentrescon
elfindeapoyarlasactividadesdeunaempresaonegocio.
Unsistemadeinformacinesunconjuntodeelementosorientadosaltratamientoy
administracin de datos e informacin, organizados y listos para su posterior uso,
generadosparacubrirunanecesidad(objetivo).
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en

ingls, Enterprise resource planning) son sistemas de informacin gerenciales que
integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de
produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de
bienesoservicios.
Enlneasgenerales,unaorganizacinescualquierinstitucincompuestaderecursos,
cuya combinacin, permite alcanzar una serie de objetivos. El ser humano vive y se
relacionadentrodeorganizaciones,loquehadadolugaraquenuestrasociedadhaya
sidodenominada"burocrtica"u"organizacional".

Lasorganizacionespuedenserdefinidasporsusestructuras,formadaspormltiples
canalesynormas.Laorganizacinesuncomplejodecanalesatravsdeloscualeslos
productos, servicios, recursos y flujos de informacin transitan de un punto a otro
dentrodelaorganizacin,ytambinentrelaorganizacinysuentorno.

Elcomodisea,gestionaymejoralaorganizacinsusprocesosparaapoyarsupoltica,
estrategia y forma de satisfacer plenamente, generando cada vez mayor valor a sus
clientesyotrosgruposdeinters,esloquehaceaunaorganizacindiferentedeotra.
Estololograatravsdelaadecuadaestructuracindesusprocesosorganizacionales.
Proceso es el conjunto de actividades que se realizan mediante responsables para
cumplirunfinuobjetivoespecificoeinvolucravariasreasdelaempresa.

Unmapadeprocesosesundiagramadevalor;uninventariogrficodelosprocesos
deunaorganizacin

El mapa de procesos proporciona una perspectiva globallocal, obligando a
posicionarcadaprocesorespectoalacadenadevalor.Almismotiempo,relaciona
el propsito de la organizacin con los procesos que lo gestionan, utilizndose
tambincomoherramientadeconsensoyaprendizaje

Unprocesoes,actividadesinterrelacionadasolospasosqueserealizandeforma
secuencialparaconseguirelaborarproductososervicios(output)apartirde
determinadosinputs.Dentrodelasorganizacionespodemosencontrartrestiposde
procesos:Procesosestratgicosogerenciales,Procesosclavesofundamentales,y
Procesosdesoporte.

Se denomina proceso administrativo al conjunto de funciones y actividades que se
desarrollan en la organizacin, orientadas al logro de los fines y objetivos. Est
compuesto por 5 etapas bsicas: Planificacin, Organizacin, Direccin,
CoordinacinyControl.
El Proceso Contable es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la

contabilidadyexpresaratravsdeestadosfinancieroslasoperacioneseconmicas
deunaorganizacin.

El Proceso de Auditoria es el conjunto de actividades que permiten llevar a cabo al
auditorsulaboreneldesarrollodeunaauditoria.


Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de

actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ms de ellas. El manual incluye adems los puestos o
unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participacin.
GLOSARIO
ACTIVIDAD:Eslasumadetareas,normalmenteseagrupanenunprocedimientopara
facilitar su gestin. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un
procesoounsubproceso.Normalmentesedesarrollaenundepartamentoofuncin.
ENTROPA: Debido a que tanto los sistemas probabilistas como los deterministas
tienden a perder su estado de equilibrio, los unos porque buscan su estado ms
probable(eldeldesordenqueeldelorden)ylosotrospordeterioroensuselementos
o en sus interrelaciones, el cual se da con el tiempo, los sistemas tienden a perder
eficacia.
ERP: Enterprise Resource Planning (por sus siglas en ingls) son sistemas de
informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados
conlasoperacionesdeproduccinydelosaspectosdedistribucindeunacompaa
enlaproduccindebienesoservicios.
GESTIN POR PROCESOS: Es la forma de gestionar toda la organizacin basndose
enlosProcesos.Entendiendoestoscomounasecuenciadeactividadesorientadasa
generar un valor agregado sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una
SALIDAqueasuvezsatisfagalosrequerimientosdelcliente.
MAPADEPROCESOS:Esundiagramadevalor;uninventariogrficodelosprocesos
deunaorganizacin
PROCEDIMIENTO: Es la forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos

casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el
campodeaplicacindeunaactividad;qudebehacerseyquindebehacerlo;cundo,
dnde y cmo se debe llevar a cabo; qu materiales, equipos y documentos deben
utilizarse;ycmodebecontrolarseyregistrarse.
PROCESO:Esunconjuntodeactividadesoeventos(coordinadosuorganizados)que
serealizanosuceden(alternativaosimultneamente)bajociertascircunstanciascon
unfindeterminado.
PROCESOS: Son los que sirven de soporte a los procesos claves. Sin ellos no seran
posibleslosprocesosclavesnilosestratgicos.

PROCEDIMIENTO:Eslaaccindeprocederoelmtododeejecutaralgunascosas.Se
trata de una serie comn de pasos definidos, que permiten realizar un trabajo de
formacorrecta.
PROCESO ADMINISTRATIVO: Se denomina al conjunto de funciones y actividades
quesedesarrollanenlaorganizacin,orientadasallogrodelosfinesyobjetivos.
PROCESOS ESTRATGICOS: Son aquellos que proporcionan directrices a todos los
demsprocesosysonrealizadosporladireccinoporotrasentidadesestratgicas
delaorganizacin.
PROCESOS CLAVES O FUNDAMENTALES: Son las actividades esenciales del servicio, su
razn de ser y son parte fundamental en la organizacin ya que estos llevan la mayor
responsabilidaddentrodelamismaporcuantosedependendeellos.
REGULACIN HOMEOSTTICA: Significa el tratar del volver a la normalidad a los
sistemas.
SISTEMA:Conjuntodeelementosqueestninterrelacionadoscondiversoscanalesde
comunicacinydecontrolparaalcanzarobjetivosclaramenteidentificados.
SISTEMAS DE INFORMACIN: Un sistema de informacin es un conjunto de
elementos orientados al tratamiento y administracin de datos e informacin,
organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad
(objetivo).
SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA GESTIN: son un conjunto de herramientas
que combinan las tecnologas de la informacin (hardware + software) con
procedimientos que permitan suministrar informacin a los gestores de una
organizacinparalatomadedecisiones.
TEORA GENERAL DE LOS SISTEMAS: Es una perspectiva, un punto de vista que
alimenta un programa o una direccin dentro de la filosofa contempornea de la
ciencia.

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