Cartilla Semana 8 PDF

Auditora Operativa
LECTURA

SEMANA8

[ AUDITORA OPERATIVA ]

SEMANAOCHO
AUDITORIADELASREASFUNCIONALESDELAEMPRESA

Objetivosespecficos

Competencias

DesarrolloTemtico

8.Auditoriadelasreasfuncionalesdelaempresa

1.Auditoriaoperacionaldecompras
Conceptoyalcancedelaoperacindecompras
Objetivosdelaauditoriaoperacionaldecompras
Familiarizacin
Investigacinyanlisis
Diagnostico
Informe

2.Auditoriaoperacionaldeventas
Conceptoyalcancedelaoperacindeventas
Objetivosdelaauditoriaoperacionaldeventas
Familiarizacin
Diagnostico
Informe

3.Auditoriaoperacionaldelaadministracinderecursoshumanos
Conceptoyalcancedelaoperacinderecursoshumanos
Objetivosdelaauditoriaoperacionalderecursoshumanos
Familiarizacin
Diagnostico
Informe

4.Auditoriaoperacionaldeotorgamientodecrditos
Conceptoyalcancedelaoperacindecrditos

2 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Objetivosdelaauditoriaoperacionaldecrditos
Familiarizacin
Diagnostico
Informe

5.Auditoriaoperacionaldelaadministracindeinventarios
Conceptoyalcancedelaoperacindeinventarios
Objetivosdelaauditoriaoperacionaldeinventarios
Familiarizacin
Diagnostico
Informe
Resumendelaunidad
Glosario
Bibliografautilizada
BibliografaComplementaria
[ AUDITORA OPERATIVA ] 3

8.AUDITORIADELASREASFUNCIONALESDELAEMPRESA

OBJETIVOSESPECIFICOSDELAUNIDAD
ObjetivoEspecifico:
Desarrollarsushabilidadesydestrezasquelepermitenestablecerunplandeaccin,
acordeconlamagnituddelaempresayeltiempodisponiblepararealizarlaauditoria
operacional realizando las recomendaciones y/o sugerencias pertinentes a las
excepcionesydeficienciasencontradas.Seaplicaruncasoprctico.

COMPETENCIAS
Elestudianteestarencapacidaddeentenderyexplicarelprocesodeunaauditora
operacional:
1.Desarrollandouncasoprcticosobreunreaespecifica.
2. Identifica: Los Objetivos de la auditoria operacional, la Familiarizacin, la
investigacinyanlisis,elDiagnosticoyelInforme.

DESARROLLOTEMTICODELAUNIDAD
CASOSPRACTICOS
1.AUDITORIAOPERACIONALDECOMPRAS
Las compras constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las
empresas.Elcostoyabastecimientodelosartculosqueseadquierenparasureventa
o su transformacin es factor determinante en los resultados econmicos de la
empresa,porlainfluenciaquesuelentenerenelcostototal.

Lospropsitosdeestecaptuloson:
Establecer,elconceptobsicoyelalcancedelaoperacindecompras.
Definir el producto de la auditoria operacional de compras considerando el
marcogeneraldeactividadesyobjetivosdelaempresa.
Indicar y orientar acerca de la metodologa (instrumentos, tcnicas y
procedimientos)paraefectuarlaauditoriaoperacionaldecompras.
Orientar en cuanto a la forma en que puede presentarse la informacin
relativaalosresultadosobtenidoseneltrabajo.

CONCEPTOYALCANCEDELAOPERACIONDECOMPRAS
La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa
para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la
realizacindesusobjetivos.Comprendeentreotras,lassiguientesactividades:


Proponerobjetivos,polticasymetasdecompras,aplicarlosyvigilarlos.
Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de
acuerdo a las necesidades de produccin, ventas, condiciones y ciclos de
mercado,etc.
Coordinarenformaeficientelosrecursoshumanos,materialesytcnicos
queintegranlaoperacindecomprasyproponerloscambiospertinentes.
Estableceryactualizarlosregistrosdepreciosycondicionesdecomprade
losdiversosartculos,quedemanerarepetitiva,serequieranenlaempresa
ymantenerinformacinhistricadeestosartculos.
Recibirytramitarlassolicitudesyrequisicionesparaadquirirlosartculosy
serviciosquelasdiversasreasdelaempresarequieran.
Vigilarquelosdepartamentosquesolicitanlaadquisicindealgnartculo
lohagancumpliendoconlosrequisitosestablecidosporlaempresa,conlas
especificacionesadecuadasdelosartculosrequeridosyconlaoportunidad
quepermitasuabastecimientonormal.
Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de
compradelosartculosyservicios.
Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de cada artculo
requerido.
Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artculo
requerido, as como las propias de su empresa, garanticen una compra
ptima al menor costo y aseguren el abastecimiento ptimo de los
artculosadecuados.
Vigilarquelospedidosrealizadossesurtandeacuerdoconlosolicitadoen
cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de
entrega.
Presentar las reclamaciones y en su caso hacer la devolucin de artculos
surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la
propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que
presentenlosproveedores.
Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a
proveedoresconsiderandolascondicionesdeTesoreradelaempresapara
aprovecharalmximolasposibilidadesdenegociacindelascompras.
Coordinar sus actividades con reas relacionadas, principalmente,
produccin,ventas,almacn,controldecalidadytesorera.


OBJETIVOSDELAAUDITORIAOPERACIONALDECOMPRAS
La auditoria operacional de compras, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos
administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el
concepto y alcance de la operacin de compras, con el propsito de detectar
problemasodeficienciasenloscontrolesoperacionalesexistentesoenlarealizacin
misma de las operaciones, de cuya solucin puedan surgir disminuciones de costos
y/oaumentosdelaeficienciaoperativa.

FAMILIARIZACION
Elauditordebefamiliarizarseenloparticularconlaoperacindecompras,
llevandoacabounestudiogeneraldesusobjetivos,polticas,organizacin,
ubicacindelaoperacindecomprasenelflujodelasoperaciones.
Estudiar los expedientes de auditorias e informes y cartas de
recomendacionesosugerenciascuandoestoseaaplicable.
Visita a las instalaciones: Inspeccionar las instalaciones de compras,
incluyendolasreasderecepcin,almacenaje,etc.

INVESTIGACIONYANLISIS
Anlisisfinancieroydeinformacinoperativa
Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter
internocomoexterno.
Deber analizarse si el tipo de estadsticas que la empresa mantiene es el
adecuado a sus necesidades como pueden ser compras de artculos por
reasgeogrficas,porclasedeproveedor,etc.
Estudiarlascifrasestadsticasyproyeccionesdecompra,tantoenunidades
comoenvalores.
Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser
posible con los de empresas similares. Se considera de utilidad elaborar
cuadroscomparativosconcifrasinternasyexternas,razonesfinancierasy
otrosdatosrelativostalescomocondiciones,preciosdealgunosartculos,
etc.

Entrevistas
Elaborarcuestionariosyguasdeentrevistasquepermitanconocercmoserealizala
operacin de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecucin de las
compras y verificar la aplicacin de las polticas en esa operacin. Estas entrevistas


debern hacerse tanto con las personas que deciden las polticas de compras como
conlasquelasejecutan,ascomoconlasquetienencomolasdeproduccin,ventas,
almacenes, control de calidad y tesorera. En algunos casos es conveniente realizar
encuestasoentrevistasconproveedores.

Examendeladocumentacineinvestigacinespecficas
Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores,
requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis de
casos significativos, etc. Esta revisin debe abarcar entre otros aspectos la
verificacindequeexisteelnmerosuficientedeproveedoresparacadaartculo,que
se haga una investigacin de nuevos proveedores, peridicamente, que no hayan
surtidoenlosltimosmeseselartculoqueseestudie.
Comprobarlavalidezdelosdatosobtenidosenlasetapasanteriores,enlosanlisis
estadsticosyenlasentrevistas.Analizarlosprogramasdeauditoriainternaydeser
posiblelospapelesdetrabajoqueorigineparadetectaroperacionesenquesepuede
sugerir algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse de que las
polticas establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente.
InvestigarqueeltipoderelacinycontrolqueexistaeneltratoconlosAgentesde
Aduanaparaelcasodecomprasdelexteriorasegureunprocedimientoeficienteen
lasimportacionesrealizadasporlacompaa.
Preparardiagramasdeflujoquemuestrenlasecuenciadelaoperacin,locualfacilita
la localizacin de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente, pueden
elaborarse memorandos descriptivos de la operacin para su estudio y anlisis. Por
ltimosepodranalizarlamejorconvenienciaencuantoalugaresdeentregayasean
stosalmacenescentralesounidadesdeconsumo(defabricacinodeventa).Silos
trminos de entrega son en el local del proveedor por que los fletes sean mejor
negociados por la empresa o si resulta ms recomendable contratar entregas que
incluyanfletespagados.
Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en los
mtodos de compra, ejemplo: compras de volumen, determinacin del lote
econmicodecompra,alternativasdecomprarofabricar,etc.
Investigar si la empresa opera con base en algn presupuesto de compras en cuyo
caso deber estudiarse ste; analizar sus variaciones principales y obtener una
explicacinsobrelosmismos.
Conviene investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de compradores
cuando el volumen de las compras permita esta prctica. As mismo, deber
investigarse si se tiene una adecuada supervisin del personal que efecta
directamente las compras. Estudiar el costo total de manejo del departamento de

compras en funcin del volumen de operaciones que realiza para determinar de

manerageneralsucosteabilidad.Analizarsieselcaso,sisecumpleconlaspolticas
establecidas por el Departamento de Ventas cuando el precio de compra es la base
paraestablecerelpreciodeventadecadaartculo.

Revisar los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas
enusoqueregulenlaoperacindecompras.

DIAGNOSTICO
Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que
puedanmejorarlaeficienciaenlaoperacindecompras.
Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que
permitancaptaralgunaomisineneltrabajodesarrollado.
Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a
medidaqueprogreseelexamenytiendeaaprovecharlaexperienciadelpersonalde
laempresa,motivarsuparticipacinyafinarlainterpretacindelauditor.

INFORME
A continuacin se presentan algunos aspectos concretos sobre los que puede
informarseenunaauditoriaOperacionaldeCompras:
Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia
sobrelasmismas.
Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la
operacindecompras.
Faltadecoordinacincondepartamentosdirectamenterelacionadosconla
operacindecompras.
Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin del
personalqueatiendelascompras.
Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos que se
compren.
Ausenciaderegistrosparacontroldelasalternativasdeabastecimientode
algnartculo(archivosdeproveedores).

2.AUDITORIAOPERACIONALDEVENTAS
Lasventasconstituyenunaoperacindeprimordialimportanciaenlasempresas,en
virtud que producen los ingresos y permiten cristalizar su objetivo. Su influencia en
losresultadosqueseobtienenesdeterminante,puessonelelementonaturaldeque


sedisponeparahacerfrentealoscostosygastostotalesqueseefectanparallevar
a cabo las operaciones de la empresa. Consecuentemente, todas las mejoras en la
eficienciadelaoperacindeventas,incidendirectamenteenlaobtencindemejores
resultados.
Lospropsitosdelpresentecaptuloson:
Establecerelconceptobsicodelaoperacindeventasyelalcancequesele
darparalosefectosparticularesdelcaptulo.
Definir de manera general el objetivo de la auditoria operacional de ventas,
considerando principalmente el objetivo general de la empresa en esa
operacinysuenfoqueparticularaincrementarsueficiencia.
Sealar la metodologa que puede utilizarse para efectuar la auditoria
operacionaldeventas.
Darorientacionesacercadealgunosinstrumentos,tcnicasyprocedimientos
de que puede disponer el auditor para llevar a cabo la auditoria operacional
deventasyrespectoalanecesidaddequealefectuarestetrabajoelauditor
mantenga una actitud mental que permita estar constantemente
aprovechandosulabor,utilizandodichoselementosparaenfocarsutrabajoa
promoverlaeficienciaenlaoperacin.
Orientar respecto a la manera en que se puede informar de los resultados
obtenidosenlaauditoriaoperacionaldeventas.
CONCEPTOYALCANCEDELAOPERACIONDEVENTAS
Paralosefectosdeestecaptulo,laoperacindeventaseselconjuntodeactividades
que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes,
atendiendoalmismotiemposusobjetivoseconmicos.Esteconceptonosacrificael
objetivodeservicioparasatisfaceralcliente,porelintersdealcanzarutilidades,ni
viceversa; pretende un equilibrio adecuado entre ambas finalidades que permita la
obtencinderendimientosrazonablesydaralclienteloquerequiere.Laoperacin
deventascomprendeentreotraslassiguientesactividades.
Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas,

dentrodelosobjetivosgeneralesdelaempresayvigilarsucumplimiento.
Especficamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de
servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la
determinacindeprecios,eltipodeproductos,ladistribucin,loscanales

deventa,etc.Laspolticaspuedenreferirsealvolumenyfrecuenciadelas
ventas,laszonas,lasremuneracionesalpersonaldeventas,etc.
Coordinarenformaeficienteloselementosmateriales,tcnicosyhumanos
queintegranlaoperacindeventasyproponerloscambiospertinentes.
Planearlasactividadesparaquesevendanlosproductosadecuados,enel
lugarenquesenecesiten,oportunamente,enlascantidadesconvenientes
yalosprecioscorrectos.
Identificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la
empresa y coordinar con los dems departamentos involucrados la
posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para ello, debe aprovecharse
el resultado de investigaciones de mercado efectuadas para conocer sus
preferenciasylascondicionesdelmercado.
Conocerlascaractersticasdesuscompetidoresylascondicionesdeventa
queofrecen.
Participarenelestablecimientodelaslistasdeprecios.
Persuadiralclientedequeadquieralosproductosdelaempresa,surtirlosy
establecercondicionesdepago.
Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.
Vigilarlacorrectasecuenciadelaventadesdeelmomentoenquesecoloca
un pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en cuestin, con
oportunidad y a satisfaccin fsica de los artculos y la seleccin de los
canalesmsadecuados.
Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para
incrementarlaefectividaddeambas.
Realizarpromocionesdeventas.
Llevarregistrosdeclientesqueincluyansuhistoria,necesidadespresentes
ypotencialesyotrascaractersticasconvenientes.
Prepararelpronsticodeventas.
Someter a la direccin de la empresa el presupuesto de ventas y una vez
aprobado, explicar peridicamente las variaciones que se tengan. Estas
explicaciones permitirn tomar las medidas correctivas necesarias y
retroalimentarelprocesodeplaneacin.
Establecer las estadsticas necesarias, por zonas, lneas, artculos,
agentes u otros criterios de clasificacin, para tener informacin
oportuna y suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las
exigenciasdelmercado.
Seleccionarypromoverlneasy/oartculosconmejoresmrgenes.


Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos,

cumpliendolaspolticasdecomercializacinycrditoysuaplicacin.
Enresumen,laoperacindeventasconsisteenelconjuntodeactividadesque
previa investigacin y anlisis del mercado, permite se adopten las medidas
necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artculos y
servicios que produce la empresa, en cantidades, precios, condiciones y
calidadsatisfactorias,obteniendoalmismotiempoelrendimientodeseado.
OBJETIVOSDELAAUDITORIAOPERACIONALDEVENTAS
La auditoria operacional de ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos
administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el
conceptoyalcancedelaoperacindeventas,conelpropsitodedetectarproblemas
odeficienciasenloscontrolesoperacionalesexistentesoenlarealizacinmismade
las operaciones, de cuya solucin puedan surgir disminuciones de costos y/o
aumentosdelaeficienciaoperativa.
FAMILIARIZACION
Familiarizacingeneralconelentornoeconmico,poltico,socialylegal,enel
queactalaempresayconlaoperacindeventas,medianteestudiosdesus
objetivos, sus polticas, su estructura orgnica, sus sistemas, sus
procedimientosysusprcticas,quepermitalaubicacindeventasenelflujo
de las operaciones. En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la
carenciadelosaspectosquesepretendanestudiar;lafaltadeadecuacinde
los objetivos especficos de ventas con los generales de la empresa; la no
actualizacindeellos,etc.
Msespecficamente,lafamiliarizacinpuedellevarseacaboinvestigando,
entreotros,lascaractersticasyestratificacindelossiguientesaspectos:

Los productos que vende la empresa; los mercados que surte; sus
competidores; la porcin del mercado que absorbe; sus canales de
distribucin;elnmeropromediodeclientesquemaneja;etc.
Lascaractersticasdelosproductos:Artculosdeprimeranecesidadode
lujo;dedemandapermanente,estacionalo"demoda"etc.
La poltica para la determinacin de precios: Para saber si son
predeterminados,sisonmateriadenegociacinosisecalculanencada

ocasin, al recibir una solicitud de cotizacin. En su caso, obtener lista

autorizadadepreciosvigentes.
Lapolticadecrditoquesetengaestablecida.
Lapolticadepublicidadestablecida.
Los clientes importantes que se tengan y, en su caso, el grado de
dependenciadelaempresadealgunooalgunosdeellos.
Estudio de los expedientes de auditorias, informes y cartas de
recomendacionesosugerencias,cuandoestoseaaplicable.
VisitaalasInstalaciones:Inspeccindelasinstalacionesdeldepartamento
deventasydelosdemsdepartamentosvinculados(compras,produccin,
publicidad,facturacin,almacenaje,embarques,crditoycobranzas).

INVESTIGACIONYANALISIS
Anlisisfinancieroydeinformacinoperativa.
Anlisisdelainformacinexistente,tantodecarcterinternocomoexterno,relativo
a ventas, con objeto de evaluar su importancia en el conjunto de operaciones de la
empresa, comparacin de las ventas con las efectuadas con aos anteriores,
apreciandosutendenciayaplicacinderazonesfinancieras.
Los anlisis ms convenientes a considerar son: a) Por productos, en unidades,
precios y contribucin a la utilidad; b) Por reas geogrficas (ciudades,
departamentos,regiones,etc.);c)Porcanalesdedistribucin;d)Porclientes;e)Por
tipodeconsumidor(porejemplo:mayoristas,detallistas,grandesalmacenes,clientes
especiales, etc.); f) El anlisis del costo directo de distribucin y su comparacin
contraelpreciodeventaporlneasdeartculos.

Entrevistas
Elaboracin de guas de entrevista y cuestionarios que permitan conocer
como se realiza la operacin de ventas, tendientes a investigar si se
efectaneficientemente.Esmuyconvenientelaelaboracindediagramas
deflujoquemuestrengrficamentelasecuenciadelaoperacin,loscuales
puedencomplementarseconmemorandosdescriptivosdeella.
Entrevistasconlosresponsablesdelaejecucindelasventasyconlosde
los departamentos relacionados con ellas, verificando el cumplimiento de
las polticas que la empresa tenga establecidas. En algunos casos es
conveniente realizar encuestas o celebrar entrevistas con clientes,
comisionistas, agencias de publicidad y dems elementos externos que
estnrelacionadosconlasventas.


ExamendelaDocumentacineInvestigacionesEspecficas
Estudio de los diversos registros, archivos y formas existentes para

comprobarsufuncionabilidad.
Precisarsilosresponsablesdelaoperacindeventastienenpresenteslos
objetivosalograr,loscualesdebensercongruentesconelobjetivogeneral
delaempresayestaraprobadosporlaDireccin.Laresponsabilidaddesu
logro deber ser conocida y aceptada por todos los que intervienen en la
operacindeventas.Esnecesariasucoordinacinconlospresupuestos.
Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de ventas, por lo
menos en los principales artculos, que sirvan de base para preparar los
demspresupuestos.Estospresupuestosdebensurgirdepronsticosque
se basen en investigaciones de mercados, en la experiencia de los
responsables primarios de la operacin de ventas y estar de acuerdo con
losobjetivosfijadosparaella.
Verificacindelavigenciadeunsistemaporelcuallosresponsablesdelos
objetivoslesinformensobrelascausasdedesviacionesysujustificaciny
mediascorrectivasadoptadasalrespecto.
Seleccindelosproductosmsimportantesdelaempresaydeterminar:

Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los
estudiosyplanesprevios,ascomoconelcanaldedistribucinprevisto.
Suvidaprobable;supenetracinenelmercado;suposicinfrenteala
competencia.
Respectoaproductosqueacusenunatendenciadescendenteenventas,
laprevisindeartculossustitutos,dediversificaciny/osimplificacin.
Losfuncionariosy/odepartamentosqueintervienenenladeterminacin
delprecioylosfactoresqueseconsideraronparafijarlos:Disposiciones
legales,competenciaycostosdeproduccin,distribucin,inversinen
inventarios,encuentasporcobrar,enactivofijo,etc.
Silosincentivossoncongruentesconelrendimientodelosproductos.
Lautilidadmarginalqueaportanporunidadvendida.
Laformaenqueintervieneventasenladeterminacindelosnivelesde
inventarios y en el impulso de la realizacin de productos de lento
movimientoyobsoletos.

Determinacin del volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en
casodeserimportantes,seleccionarunperodoydefinirsutendencia,los

principalesartculosquelasprovocan,lacausa,loquehahecholaempresa
por impedirlos, los efectos que han tenido en el cliente, el conocimiento
que de esto tiene el responsable de las ventas y sus puntos de vista al
respecto.
Revisin de los costos de los canales de distribucin en comparacin con
los volmenes de ventas de cada uno; determinar si tales costos se han
fijado con base en estudios formales, y evaluacin, comprendiendo el
aspecto motivacional, de los sistemas de remuneracin a la fuerza de
ventas.
Conocimiento, de la preparacin del personal que ejecuta la operacin,
paratenerunaideageneraldelaformacomoseatiendenlasventas.Aun
cuandoseentiendequeelobjetodeestudioenlaauditoriaoperacionalson
precisamentelasoperacionesmsquelaspersonasquelasejecutanolos
departamentos responsables de ellas, de cualquier manera su
conocimientoresultamuytil.
Tambinestilconocersihayunaadecuadadistribucindelascargasdetrabajoyde
lasfunciones,acordesconlacapacidaddelpersonaldeventas.

DIAGNOSTICO
Resumenydiscusinpreviadelosproblemasdetectados
Discusin de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe
desarrollarseamedidaqueprogresaelexamenytiendeaaprovecharlaexperiencia,
afinar la interpretacin del auditor y hacer partcipe a los afectados, en la labor
creativa.

ElaboracindelInforme
Elaboracin de informes al cliente, para lo cual es recomendable hacer una
recapitulacin de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar
hallazgos.

Finalmente, en la metodologa ser necesario utilizar un proceso de comprobacin
continua de la informacin obtenida de las diversas fuentes y, siempre que sea
posible,lacuantificacindelefectodelosproblemasdetectadosy/odelosposibles
cambios en los mtodos de ventas que procuren mayor eficiencia que los
establecidosenlaempresa.


INFORME
Acontinuacinsemencionanalgunosejemplosdeaspectosquepuedeninformarse
comoresultadosdelaauditoriaoperacionaldeventas:
Faltadedefinicin,deobjetivosparalaoperacindeventasycarenciade
polticas;incumplimientoconobjetosypolticas;faltadevigilancia.
Fallasenlaestructuraorgnicadeldepartamentodeventas.
Descoordinacin con otros departamentos relacionados con la operacin
deventas.
Desconocimientodelmercadoydelacompetencia.
Ausenciadeestudiosdemercadoenellanzamientodenuevosproductos.
Prdidadepenetracinenelmercado.
Inexistenciadelistasdeprecios.
Inadecuadosistemaderemuneracionesavendedores.
Carenciadeunsistemaintegraldeinformacin.
Estadstica de las ventas, por los criterios de clasificacin necesarios en la
empresa.
Determinacin de lneas y/o artculos improductivos por precios bajos y/o
deficienteestructuradeloscostos.
Presupuestos inexistentes y/o inadecuados. Falta de explicacin de
desviaciones.
Incentivosinadecuadosenfuncinalvolumendecomprasdelosclientesy
faltadeinformacinsobreloscostosrelativos.
Sistemadedistribucininadecuado.
Productosy/olneasconmrgenesdeutilidadpocosatisfactorios.
Es importante en todos los casos, que se procure cuantificar el efecto, precisar las
consecuenciasydeterminarlascausasdelosproblemasdetectadosydarsugerencia
pararesolverlos.
3.AUDITORIAOPERACIONALDELAADMINISTRACIONDERECURSOSHUMANOS
Los recursos humanos de una empresa estn integrados cuantitativamente por el

conjunto de los individuos que ocupan los diferentes niveles de su estructura
organizacional,ycualitativamente,porelconjuntodesusconocimientos,habilidades,
salud fsica y mental, su ideologa y sus motivaciones. El inventario de recursos
humanos con que cuenta una empresa garantiza o pone en peligro su futuro
desarrollo; el capital financiero y los dems recursos materiales poco significan

estando ausentes los recursos humanos necesarios para producir la riqueza

(satisfactoressocialesyutilidades)queseesperadetodaempresa.
La importancia de la Administracin de Recursos Humanos como una de las
actividades administrativas bsicas est sealada por la necesidad de contar con el
nmerodepersonasadecuadamentecalificadasparalograreficientementelasmetas
de una empresa. En la prctica administrativa, esta actividad ha recibido distintas
denominaciones; algunas de ellas son: Administracin de Personal, Relaciones
IndustrialesosimplementeRecursosHumanos;peroencualquiercaso,conmenoro
mayor nfasis los departamentos encargados de planearla, dirigirla, y controlarla
cubren las subactividades que se sealan ms adelante al explicarse su concepto y
alcance.
EstecaptulohacereferenciaaloslineamientosparaefectuarlaauditoriaOperacional
delaAdministracindeRecursosHumanosdeunaempresa,independientementede
laactividadespecficaaquesededique.
Comoquedestablecidoenelcaptulo2deesteseminarioelContadorPblicodebe
contar con conocimientos y/o experiencia especializada para efectuar o supervisar
conefectividadlaauditoriadeunaoperacin,yaseaqueladesarrolledirectamenteo
encoordinacinconespecialistas.NosiendolaAdministracindeRecursosHumanos
una operacin en que la preparacin acadmica del Contador Pblico suministre la
informacinnecesariaparahacerdelunespecialista,lareglaantessealadaresulta
particularmenteaplicable.

Lospropsitosdeestecaptuloson:

EstablecerelconceptobsicodelaAdministracindeRecursosHumanosyel
alcancequesedaaestaactividadparaefectosdeunarevisinoperacional.
Definir el objetivo de la auditoria Operacional de la Administracin de
RecursosHumanos.
Sealar la metodologa aplicable a esta revisin, orientando acerca de las
tcnicasdisponibles.
Ilustrar algunos ejemplos de utilidad al informar sobre los resultados de la
auditoriaOperacionaldelaAdministracindeRecursosHumanos.

CONCEPTOYALCANCEDELAADMINISTRACIONDERECURSOSHUMANOS
LaAdministracindeRecursosHumanoseselconjuntodeactividadesencaminadasa
planear y reclutar el personal necesario para la empresa; establecer las bases de
remuneracinmsadecuadas;manejarconefectividadlasrelacionesentreempresay
empleados y de stos entre s; entrenar y desarrollar al personal y cuidar que ste


cuenteconlosserviciosrequeridosparaeldesarrollodesusactividadesdentrodela
empresayalasatisfaccindesusnecesidadescomoindividuos.
ParaefectosdeestecaptulolaAdministracindeRecursosHumanosabarca,porlo
menoslassiguientesactividades:
Contratacin y retiro de personal, que incluye las operaciones de

reclutamiento, seleccin, preparacin inicial de nuevos empleados,
promocionesyretiro.
Administracin de sueldos y salarios, que implica la clasificacin de
empleadosyobrerosconformeasuexperienciaylafijacindelossueldos
correspondientesacadacategora;elsealamientodelosprocedimientos
de evaluacin para la determinacin de mritos; el establecimiento de
incentivos y compensaciones adicionales y las polticas para su
otorgamiento.
Relacionesindustriales,actividadencaminadaalestudioymejoramientode
comunicaciones entre el personal y de ste con la alta direccin de la
empresa;lanegociacindeloscontratoscolectivosyotrasrelacionescon
elsindicato;elcuidadoypromocindeladisciplinanecesariaparaelbueny
eficientefuncionamientodelaempresaylacontinuainvestigacindefallas
eimplantacindeinstrumentosquemejorenlaeficienciadelpersonal.
Organizacin,capacitacinydesarrollo,queimplicancoordinarconlaalta
gerencia, la definicin de la organizacin (que incluye descripcin de
puestos) y las necesidades de capacitacin y desarrollo del personal;
establecer y vigilar programas de desarrollo tendientes a que el personal
pueda asumir mayores responsabilidades y recibir el entrenamiento
necesarioparafortalecersucapacitacintcnica.
Servicio a empleados, que involucra servicios mdicos, facilidades de
trabajo al personal, instalaciones, mtodos adecuados de proteccin y
seguridadindustrial,ascomolosserviciosquepermitanesparcimiento,etc.
Vigilanciadelrgimenlegal,actividadtendienteacuidardelcumplimiento
de las disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones
delpersonal.
FAMILIARIZACION
El auditor debe familiarizarse con la Administracin de Recursos Humanos de la
empresa que est examinando a travs del estudio de (1) los problemas especiales
inherentesalramodelaactividadeconmicaenquesedesenvuelveyqueincidenen
el manejo de su persona; (2) la infraestructura especfica establecida para la

AdministracindeRecursosHumanos(planeacin,organizacin,direccinycontrol)
y (3) los antecedentes respecto de deficiencias existentes, a travs de cartas de
sugerenciasuotrosinformesemitidosenelpasadoporauditoresinternos,externos
oconsultores.
A continuacin se incluyen algunos lineamientos que permitirn al auditor
sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con el proceso de Administracin de
RecursosHumanos.

EstudioAmbiental:
En esta primera fase puede llegarse a obtener informacin orientada y de gran
utilidad que permita al auditor diagnosticar las operaciones crticas. El grado de
profundidadenestainvestigacininicialserdefinidoporelcriteriodelauditor.Los
principalesaspectosainvestigarenestafasesonlossiguientes:

La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la
empresa. Un dato indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas
representadoporlasnminasyelcostodelasprestacionesalpersonal.
Los resultados obtenidos en el manejo del personal. Indicadores de los
resultadosson:Larotacindepersonal(pordepartamento,pormodalidad
del cambio); ausentismo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos
perdidosenparosohuelgas,nmerosdedemandaslaborales,accidentes
detrabajo,etc.
Los programas establecidos, formales o informales, relativos a seleccin,
reclutamiento,entrenamiento,desarrollo,evaluacindepuestos,etc.
Las polticas fijadas por la alta gerencia, tanto explcita como
implcitamenteparalaAdministracindeRecursosHumanos.
LafilosofaquelagerenciatieneenmateriadeAdministracindeRecursos
Humanos,susvaloresprioritarios,metasyobjetivos.
La forma en que se ha interrelacionado la filosofa administrativa de la
gerencia con las polticas y programas y las explicaciones factibles de los
problemascontinuosquelapropiaadministracinhayaobservado.
La reglamentacin legal tanto nacional, distrital y municipal que rigen las
prcticasdelmanejodepersonal.
LaformaenquelacompetenciaresuelvesusproblemasdeAdministracin
deRecursosHumanos.


Planeacin
Respectoalaplaneacinelauditordeberestudiarlaformaenquelaadministracin
resuelvelossiguientesproblemas:
Previsindelasnecesidadesdepersonalacortoymedianoplazo(obrero,
administrativo,ejecutivo,etc.)
Planeacin coordinada de la administracin de sueldos con las otras
actividades.
Previsindeproblemasconelsindicatoyelpersonaldeconfianzaatravs
de instrumentos que permitan su inmediato sealamiento (relaciones
personales,cajasdesugerencias,encuestas,etc.)
Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal (inventario de
ejecutivos).
Programasdeentrenamiento.
Anticipacindelasnecesidadesdemantenimientodelasinstalacionesque
representan servicios al personal, instalaciones, sistemas de seguridad
industrial,etc.
Organizacin
Aspectosaestudiarenmateriadeorganizacinsonlossiguientes:
Estructura de organizacin del Departamento de Recursos Humanos y
relacionesdeautoridadconotrosdepartamentos.
Lneasdeautoridadyresponsabilidaddelosencargadosdelasactividades
clave (reclutamiento, contratacin y terminacin de empleo,
mantenimientoderegistrosdepersonal,administracindecontratos,etc.)
Coordinacin entre el Departamento de Recursos Humanos y los
departamentosdeoperacinencuantoaplaneacinyprogramacindelas
necesidades de la fuerza de trabajo; determinacin de las normas de
competencia y habilidad del personal; polticas de evaluacin, ascensos y
aumentos de sueldo y preparacin y mantenimiento de descripcin de
labores.
Niveles jerrquicos y aptitud aparente de los empleados y funcionarios
encargadosdelDepartamentodeRecursosHumanos.
Direccin
IniciosdelacalidaddirectivadelaAdministracindeRecursosHumanosson:

Ejecucindelassubactividadesbsicasencuantoaoportunidadyeficacia.
Respaldodelaaltagerenciaalosprogramasestablecidos.

Control
Encuantoaestafasedelainfraestructuraadministrativaquepermitecompararlo
planeadoconloejecutadohabrdeestudiarse:

Procedimientodedefinicindelaspolticasdepersonal.
Procedimientos para establecer: niveles de remuneracin, escalas de
sueldos,aumentospormritoyescalafn,sistemadepagodeincentivos,
evaluacin de personal; capacitacin y desarrollo; utilizacin de fuerza de
trabajo;reclutamiento,seleccinycontratacin.
Programasdesimplificacinydistribucindecargasdetrabajo.
Procedimientos presupuestarios para la revisin de lo realizado por el
DepartamentodeRecursosHumanos.
Valor que tiene como control el contenido de los informes claves, tales
como: necesidades y disponibilidad de la fuerza de trabajo; anlisis de
costos de nminas, con variaciones clasificadas por causas y
responsabilidad, rotacin de empleados; tiempo perdido y ausentismo;
costosdetiempoextradatosdeeficienciaydeempleados;comparaciones
conlosnivelesdesueldosysalariosdelaindustria,etc.
Forma,oportunidad,gradodedetalle,frecuenciadedistribucinyperodos
cubiertosporlosinformesqueseelaboranparaquelosresponsablesdela
Administracin de Recursos Humanos comparen lo planeado con lo
ejecutadoytenganelementosparatomardecisiones.

Visitaalugaresenquelaboraelpersonal
Enempresasdegranmagnitud,debervisitarse,porlomenos,lasinstalacionesenlas
quetrabajalamayoradelosobrerosyempleadosyhacerseobservacionessobre:
Apariencia de la salubridad y situacin de las instalaciones. Mtodos de
seguridad,luz,ventilacin,instrumentosdetrabajo,etc.
Relacionesentrejefesysubordinadosydestosentres,etc.

Estudiados el ambiente en que se desenvuelve la Administracin de Recursos
Humanos y la infraestructura administrativa (planeacin, organizacin, direccin y


control) establecida para hacerle frente, el objetivo de esta fase es analizar la

informacinyexaminarladocumentacinrelativaparaevaluarsuefectividadprctica.
Eldesarrollodeprogramasespecficos,hechosalamedidadelascircunstanciasque
rodeanalaempresa,esdegranutilidadalauditorparalasistematizacindeestafase.
AnlisisdeInformacinCuantitativayExamendelaDocumentacin
El auditor deber asegurarse que las estadsticas sobre las que basar sus
conclusiones (rotacin de personal, ausentismo, etc.) estn elaboradas
correctamente.
Silaempresacarecedeinformacinrespectodelacompetencia,odelasestadsticas
necesariasparaevaluarlosatisfactoriodelreclutamiento,elentrenamiento,oalguna
de las otras subactividades de la Administracin de Recursos Humanos el auditor
deberefectuarlosestudioseinvestigacionesnecesariasparaobtenerelementosde
juiciosuficientes.
Eltipodeinvestigacionesoestudiosquesedesarrollenparalogrardichainformacin
puederevestirunagamamuyampliadeposibilidadestalescomo:entrevistasconel
personal, revisin de expedientes de personal; investigaciones en las Cmaras de
Comercio o Gremios de Industria a las que pertenece la empresa; actualizacin de
estadsticas,seguimientoycomparacindeprogramasdeentrenamientoydesarrollo,
etc.
El auditor deber cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal
manera que en el mejor tiempo necesario, obtenga la informacin ms objetiva
posible. Esta caracterstica comn a cualquier revisin de eficiencia, debe cuidarse
especialmente en una Revisin Operacional de la Administracin de Recursos
Humanos en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los
resultadosdelasmedidastomadasparaadministrarpersonal.Consecuentemente,el
auditordebebuscarhechosyevitardistorsionarlosconinterpretacionesdecualquier
naturalezahastanotenertodosloselementosnecesariosparaformarseunaopinin
deconjunto,afindequeelDiagnsticoFinalsealomsobjetivoposible.
Entrevistas
Esta es una de las tcnicas de mayor uso en una auditoria Operacional de la
AdministracindeRecursosHumanos.Enestafase,debercuidarse:
Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la

ejecucinprcticadelaspolticasyprocedimientosestudiadosenlafasede
familiarizacin.

Desarrollar cuestionario y seleccionar las tcnicas de encuesta ms

apropiadasaltipodeevidenciaquesedesearecopilarafindedeterminar
eltamaodemuestrayoportunidaddelaentrevista.
Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las
subactividades, as como con el personal de lnea a travs de (1) plticas
informales, y (2) encuestas tcnicamente dirigidas que permitan la
obtencindeunaopininsignificativadelpersonal.
En cada caso se ubicar la fuente para evaluar la validez de los resultados como
opiningeneral.

DIAGNOSTICO
RecapitulacindeHallazgos
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumarizarn los
hallazgosysesealarlainterpretacinquesehacedeellos,resaltandoaquellosque
seanindiciosdenotoriasfallasdeeficiencia.Elauditordeberalejarsedeldetalley,
conbaseenloshallazgosespecficos,ensayarenresumendelosdemayorrelevancia.
DiscusindelBorradorconlosInvolucrados
Discutirconlosinvolucradoselborradordelinformeconobjetode(1)asegurarsede
quesetratadehallazgosrealesy(2)quelosinvolucradoscoincidenconsuexistencia,
precisamenteenlaformaenquesedescribeenelborrador.
Uno de los objetos de esta discusin es convencer a los involucrados a fin de que
hagan frente comn con el auditor al presentar el diagnstico definitivo a la alta
gerencia.

4.AUDITORIAOPERACIONALDEOTORGAMIENTODECREDITOS
Estecaptuloserefierealoslineamientosbsicosquedebentomarseencuentapara
llevar a cabo la auditoria operacional de otorgamiento de crdito en las empresas
industriales y comerciales y est en relacin con la revisin misma de la operacin,
independientementedequeenellaintervenganpersonasodepartamentosrelativos
a otras operaciones de la empresa. Este captulo prev situaciones generales y no
casosespecficosquepudieranpresentarseenalgunaempresaenparticular.

Estecaptulotienelossiguientespropsitos:

Establecer el concepto de la operacin de otorgamiento de crdito y el
alcanceque,paraefectosdeestecaptulo,sedaraestaoperacin.


Definir el objetivo de la auditoria operacional de otorgamiento de crdito,

considerando la relacin que guarda esta operacin con los objetivos
generalesdelaempresa.Sehacemencintambindealgunosaspectosque
debentomarseencuentaparalograrlaeficienciadeestaoperacin.
Sealar la metodologa que se considera aplicable para realizar la auditoria
operacionaldeotorgamientodecrditoeindicaralgunosdelosinstrumentos
ytcnicasdequedisponeelauditorparalaejecucindeestetrabajo.
Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar
losresultadosdelaauditoria.
CONCEPTOYALCANCEDELAOPERACIONDEOTORGAMIENTODECREDITO
La operacin de otorgamiento de crdito es el conjunto de actividades que realiza
una empresa para otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que
proporcionaasusclientes,sujetoaciertascondicionesycaractersticasqueregulan
surecuperacin.
Paraestablecerelmarcodereferenciaquedelimitalaoperacindeotorgamientode
crdito,semencionaacontinuacinlasactividadesbsicasquelaintegran:
Participar en la fijacin de objetivos y polticas de crdito acordes a los

presupuestosfinancierosdelaempresa.
Los objetos fundamentalmente estn relacionados con niveles de las
cuentas por cobrar y costo de la ejecucin de la operacin, y entre las
polticassepuedemencionarlasreferentesa:lmitesdecrdito,formade
investigacin de los solicitantes, personal autorizado para concederlo,
documentacindeloscrditosotorgados,obtencindesegurosdecrdito,
condicionesgeneralesdelotorgamiento,etc.
Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo, que
significa la cuantificacin de los objetivos establecidos. Evaluar
peridicamentelasactividadesrealizadasconlosplanestrazados.
Planearlosrecursoshumanosy materialesquedebenincorporarseaesta
operacinparaalcanzarlasmetasestablecidas,asignarlosymanejarlosen
formaeficiente.
Tramitar las solicitudes de crdito de clientes potenciales, obteniendo las
referencias que se requieran, bancarias, comerciales, de agencias
especializadas,etc.yregistrandolainformacinbsicadelclienteunavez
seestoperandoconl.
Establecerlmitesdecrditoalosclientes,deacuerdoaltipodeactividades
que realicen, sus referencias crediticias, las experiencias que guarde la

empresa, el volumen de mercanca que desplaza, etc. Deben existir

estratos para la autorizacin de estos lmites, as como revisarse
peridicamente.EstasactividadespuedenserrealizadasporunComitde
Crdito.
Autorizarlospedidosdelosclientesdeacuerdoalaspolticasgeneralesde
crditoyalasespecficasdeaprobacinestablecidas.
Establecer y actualizar permanentemente los archivos de clientes, en los
que se encuentre su capacidad de crdito, las operaciones con ellos
realizadas,formadepago,frecuenciaymontodesuscompras,fechasde
pedidos,embarquesypagos,etc.
Mantener informacin sobre las condiciones generales del mercado
crediticio y particularmente con las de cobranzas, ventas, embarques y
contabilidad.
Conservarunaestrechacomunicacinentrecrditoyotrasoperacionesde
laempresa,particularmentedelasramasdeactividadenquesedesarrolle
laempresa.
Informar oportunamente sobre los niveles generales de crdito
mantenidos en la empresa en determinado momento (en relacin con las
condiciones preestablecidas) y los casos individuales de excepcin que
seandeimportancia.

FAMILIARIZACION
Adems de la familiarizacin de carcter general con la empresa, ser necesario
conocer la estructura de organizacin de crdito y la ubicacin organizacional de la
operacin de cobranzas, as como las relaciones con ventas, embarques y
contabilidad. Deber familiarizarse con los objetivos, polticas y sistemas de las
operaciones anteriormente mencionadas, as como con la de procesamiento
electrnico de datos, cuando proceda. Igualmente deber conocer los planes y
programas establecidos a corto, mediano y largo plazo y los controles establecidos
parasucumplimiento.

Visitasalasinstalaciones
Inspeccionar las instalaciones de los departamentos mencionados en el prrafo
anterior,paraobservarrecursosmateriales,relacionesinterpersonales,ambientede
trabajo,etc.


Anlisisdelainformacinfinancierayoperativa
Obtencin y anlisis de la informacin que se considere necesaria para formarse un
juicioadecuadodelasituacinoperacionaldeloscrditos,porejemplo:relacionesde
saldosdeclientes,antigedaddelosmismos,rotacindelascuentasporcobrarysus
respectivos estndares, consumos anuales de clientes, etc. Deber obtenerse
informacin sobre el costo de crdito y el anlisis de alternativas distintas de
operacin.
Entrevistas
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de
otorgamiento de crdito para conocer las actividades que realizan, el grado de
adhesinyadecuacindelaspolticasestablecidas,lascargasdetrabajo,elnivelde
preparacin del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y
procedimientos vigentes. Deber entrevistarse tambin al personal de otras
operacionesrelacionadas,talescomo:
Al personal de cobranzas, fundamentalmente al responsable de la
operacinyaloscobradoresenlorelativoaproblemasderecuperacinde
lacartera.
Al personal de facturacin con el fin de verificar el cumplimiento de las
polticasyaprobacionesdecrditos.
Al personal de ventas para conocer sus opiniones personales y las que
hayanobtenidodelosclientesenloreferentealasgestionesdecrdito.
Al personal de contabilidad para conocer sobre estados de cuenta de
clientes,detectaromisionesenlosprocedimientosdecrditoyobservarla
coordinacinenlainformacindeusocomn.
Alpersonaldeprocesamientoelectrnicodedatos,cuandoproceda,para
conocerlosprocedimientosenvigorquecorrespondan,losmecanismosde
controlinternoestablecidos,losequiposutilizados,etc.
En algunos casos ser conveniente celebrar entrevistas con las agencias
especializadasdeinvestigacin,queutilicelaempresa.
Deber evaluarse la conveniencia de emplear cuestionarios para obtener la
informacindeseada,tantodelpersonaldelaCompaacomo,ensucaso,declientes
vigentesyexclientes.
Las tcnicas de encuesta a utilizar debern ser las apropiadas para el tipo de datos
queserequieranobtener.

ExamendeDocumentacineInvestigacionesEspecficas
Elauditordeberexaminarladocumentacinqueconsiderenecesariayefectuarlos
estudioseinvestigacionesqueestimepertinentesparaobtenersuficienteselementos
de juicio y verificar los datos obtenidos en el anlisis de la informacin y en la
realizacindelasentrevistas.
Acontinuacinsedescribenalgunosdeellos:
Solicitar el manual de sistemas y procedimientos, cuando exista, y
asegurarseatravsdeestudiosypruebasselectivasdesucumplimientoy
actualizacin; en su caso deber solicitarse la documentacin del sistema
respectivo,cuandolaaplicacindecrditoesmanejadaenelcomputador.
Decualquierformadebernevaluarselosprocedimientosenoperacin,en
cuantoaformatos,archivos,flujos,puntosdecontrol,registroseinformes,
esdecir,laexistenciadeunsistemaquepermitaefectuarunseguimiento
las actividades del personal, comunicar las desviaciones, sus causas,
justificacionesymedidascorrectivas.
Seleccin y estudio de los crditos concedidos para cerciorarse de que se
estnrealizandodeacuerdoalaspolticasyprocedimientosestablecidos.
Deacuerdoconlosestratosenqueclasifiquenlosclientesenfuncindesu
importancia,seleccionarlosmsrepresentativosdecadaunodeellospara
compararsuscostumbresdepagoconlosplazosdecrditoconcedidos;en
su caso, aplicar muestreo estadstico precisando el procedimiento
apropiado,especialmentecuandolaempresacuentaconuncomputador,y
esatravsdeestemedioqueseobtienelamuestra.
Estudiodelosmotivosqueoriginanlacancelacindecuentasincobrables,
profundizarsobreloscausadosporcrditosmalconcedidos.
Anlisisdeltiempopromediorequeridoparalaautorizacindeloscrditos
y para la aprobacin de los pedidos, considerando las polticas y
procedimientosrelativasamontoyoportunidaddelaventa.
Anlisisdelashorasrequeridasparaelproceso(hombreomquina)para
determinar, aunque sea de manera general, la conveniencia de utilizar,
ampliar,modificarosubsistirequiposelectromecnicosoelectrnicos.

DIAGNOSTICO
RecapitulacinyReverificacindehallazgos.
Unavezestudiadayanalizadalaoperacinseharunresumendelosproblemasy
fallasdetectadas,agrupadosdeacuerdoconeltipodesituacinqueafecten.


Posteriormentedebernvisualizarselasposiblescausasyefectosdelosproblemas
detectados.
El resumen resultante del punto anterior se sujetar a una nueva verificacin para
separar con mayor precisin los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el
diagnsticodefinitivo.
Discusindelasobservacionesconlosinvolucrados.
Debediscutirseconlosinteresadoselborradordelinformeconobjetodeafinarla
interpretacindelauditor,asegurarsedequesetratadehallazgosrealesyhacer
partcipesalosafectadosenlalaborcreativa.
ELABORACINDELINFORME
Loselementosbsicosquedebecontenerelinformedelaauditoriaoperacionalson
losquesemencionanenelcaptulo2,enlaseccincorrespondienteainforme.
Elinformedeauditoriaoperacionaldeotorgamientodecrditodebehacerreferencia
alacarenciaoincumplimientodealgunodeloselementosdescritosenelalcancede
estecaptulo,talescomo:objetivos,polticas,procedimientoseinformes.
Igualmente deber mencionar las deficiencias que se localicen en el empleo de los
recursosylaformaencomoestosseplanean,organizan,dirigenycontrolan.Talsera
el caso de inadecuada interpretacin del mercado crediticio, planes descoordinados
de las estrategias de la empresa, organizacin inadecuada, lentitud en los procesos
operativos, elementos materiales ineficientes para los volmenes y complejidad de
lasactividadeseinformacinincompletaeinoportuna.
5.AUDITORIAOPERACIONALDELAADMINISTRACIONDEINVENTARIOS
Losinventariosestnconstituidosporlosbienestangiblesdestinadosalaventaoala
transformacin para su posterior venta; tales como materias primas, productos en
proceso, artculos terminados y otros materiales para el empaque o envase de
mercancas. Generalmente los inventarios representan uno de los activos ms
importantesdeunaempresaindustrialocomercialysonunfactordeterminanteenla
consecucindelosobjetivosyresultadoseconmicosdelamisma.
Lospropsitosdelpresentecaptuloson:
Establecerelconceptobsicodelaadministracindeinventariosyelalcance
queseledarparalosefectosparticularesdeestecaptulo.

Definir el objetivo de la auditoria Operacional de la Administracin de

Inventarios.
Sealarlametodologaaplicableaestarevisin,orientandoacercadealgunos
instrumentos y tcnicas de que dispone el auditor para la ejecucin de su
trabajo.
Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar
losresultadosobtenidoseneltrabajo.

CONCEPTOSYALCANCEDELAADMINISTRACIONDEINVENTARIOS
Paralosefectosdeestecaptulo,laAdministracindeInventarioseselconjuntode
actividadesquedesarrollanlosgerentesdeunaempresaparaasegurarlasexistencias
(materia prima, materiales, suministros, productos semielaborados y terminados)
paraproducciny/oventaenlacantidad,calidadyoportunidadnecesarias,acostos
ptimos.
ConobjetodeestablecerelmarcodereferenciadelaAdministracindeInventarios,a
continuacin se mencionan las actividades bsicas que la integran, las cuales no
intentanserlimitativassinosolamenteenunciativas:

Incluir los objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos
delaAdministracindeInventarios,dentrodelosobjetivosgeneralesdela
empresayvigilarsucumplimiento.
Definir las actividades y funciones que integran la operacin y asignar los
recursosmaterialesyhumanosnecesarios.
Coordinarenformaeficienteloselementosmateriales,tcnicosyhumanos
queintegranlaAdministracindeInventarios.
Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales, con
baseenlosprogramasdeproducciny/oventas.
Establecerlosnivelesdeinventariosadecuadosqueasegurenlaexistencia
dematerialesenlacalidad,cantidadyoportunidadnecesarias.
Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la
salvaguarda,custodia,distribucin,acomodoymovimientodemateriales,
as como la ptima utilizacin de reas de almacenaje. Disear la
documentacin para controlar los movimientos de existencias y definir el
flujodelasmismas,detalformaquepermitaelprocesamientocorrectoy
oportunodedatos.
Implantar sistemas de costos y mtodos de valuacin para el registro
contabledeinventarios.


Definirlaforma,oportunidad,gradodedetalleyfrecuenciadelosinformes
necesarios que permitan mantener la comunicacin en los diferentes
nivelesdelaorganizacin.
Implantar procedimientos presupuestarios para comparar
sistemticamente con los resultados reales y detectar y corregir
oportunamentelasdesviaciones.
Implantar sistemas de informacin que permitan conocer los costos de
ordenar, reponer y mantener los inventarios, as como el costo beneficio
atribuiblealadinmicadelosinventarios.
Establecermedidasdecontrolparaidentificaroportunamenteinventarios
delentomovimientoyobsoletos.
Coordinar actividades con operaciones relacionadas como compras,
produccin,ventas,controldecalidadyfinanzas,paravigilareincrementar
laproductividad.
FAMILIARIZACION
Comoprimerpasoenlarealizacindesutrabajo,elauditordebefamiliarizarseconel
entorno general de la empresa en cuanto al marco econmico y legal en que se
desenvuelve,asmismo,conlaactividadespecficadeadministracindeinventarios,
referentealossiguientesaspectos:
Objetivos,polticas,sistemasyprocedimientos.
Estructura organizacional de las reas o departamentos correlacionados,
directaoindirectamente,conlaadministracindeinventarios.
Caractersticasdelosartculosdelaempresaydelmercadodesuramode
actividad.
Importanciadelosinventariosenrelacinconlasituacinfinancieradela
empresaydelcostodeventasenrelacinconlosresultadosdeoperacin
delamisma.
Recomendaciones o sugerencias de auditorias o revisiones anteriores,
cuandoestoseaaplicable.
Las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicacin y
caractersticasdelasinstalacionesdestinadasalasactividadesrelacionadas
conlosinventarios.

INVESTIGACIONYANALISIS
Anlisisdeinformacinfinancierayoperativa
Elauditordeberobtenerlainformacinnecesariaparaformarseunjuicio
de la situacin operacional de los inventarios, como estadsticas de
consumo, composicin de existencias, materiales obsoletos y de lento
movimiento,rotacindeinventarios,tendenciasyotrasrazonesfinancieras,
puntos de reorden, optimizacin, aprovisionamiento, programtica lineal,
ndicesdereexpresinyprocedimientosdevaluacin.
As mismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin
obtenida,conperodosanterioresydeserposibleconempresassimilares.

ENTREVISTAS
Medianteentrevistas,elauditordeber:

Conocer al detalle cmo se llevan a cabo las diferentes actividades
relacionadasconlaoperacindelosinventarios.
Enterarse de las polticas de inventarios con el personal que ejecuta las
actividades y tambin con personal de otras reas o departamentos
relacionados,comocompras,ventas,produccin,investigacin,desarrollo
deproductosnuevos,mercadotecnia,etc.
ExamendeDocumentacineInvestigacionesEspecficas
Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de informacin y en las
entrevistas, as como obtener suficientes elementos de juicio, el auditor deber
examinar la documentacin selectivamente y realizar las investigaciones especficas
queconsiderenecesarias.Acontinuacinsemencionanalgunasdeellas:

Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su
actualizacinycumplimiento.
Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para
comprobarsufuncionalidad.
Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y
utilidad de los informes que se elaboran, relativos a la actividad de
inventarios.
Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren grficamente la
secuenciaquesiguelaoperacinensusdiferentesfases.


Investigar los procedimientos presupuestarios existentes, para comparar

resultadosrealesydetectaroportunamentelasposiblesdesviaciones.
Analizarlasventajasydesventajas,tantodesdeelpuntodevistafinanciero
como fiscal, de los diferentes sistemas de costos y mtodos de valuacin
deinventarios,encomparacinconlosqueutilizalaempresa.
Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad y determinar exceso o
necesidadderecursoshumanos.
Determinarloscostosadministrativosdelmanejoycontroldeinventarios
yevaluarsurazonabilidad.
Investigarlastcnicasdealmacenajeyfuncionalidaddelasmismas.
Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad, para evitar malos
manejosdeexistenciasyposiblessiniestros.
Determinar la suficiencia de cobertura de seguros que protejan a los
inventariosencasosdesiniestros.Estudiarendososyreclamaciones.
Identificarexcesosonecesidaddeespacioparaalmacenaje,movimientoy
distribucindemercancas.
DIAGNOSTICO
Resumendeobservacionesydiscusinprevia
Conceptualizar las oportunidades de mejoras encontradas y evaluarlas en
suconjunto,considerandolossiguientesaspectos:
Asegurar que se trate de problemas cuya solucin es factible, en las
circunstanciasprevalecientesenlaempresaoenunfuturoinmediato.
Cuantificaroestimarelimpactoquetienenenlaoperacinyresultados
delaempresa.
Interrelacionar los problemas identificados con los hallazgos en otras
reasoperativas.
Considerarelcostobeneficiodeloscambiosomejorasasugerir.
Asignaralasrecomendacionesprioridadesparalaimplantacin.
Discutir las recomendaciones con los interesados, a fin de obtener sus
puntos de vista, aprovechar su experiencia y afinar la interpretacin del
auditor.
Prepararelinforme.
INFORME
Acontinuacinsemencionanalgunosejemplosdeaspectosquepuedeninformarse
comoresultadodelaauditoriaOperacionaldeInventarios:

Faltadedefinicin,carenciaocumplimientodeobjetivosypolticasparala
operacindeinventarios.
FallasenlaestructuraorgnicadelDepartamentodeInventarios.
Deficienciaenelcontrolfsicoy/ocontabledelosinventarios.
Faltadeplaneacinderequerimientosdemateriales.
Niveles de inventarios ptimo, alto costo en la administracin de los
mismos.
Inadecuada coordinacin de operaciones de inventarios con las
operaciones de compras, produccin, ventas, control de calidad,
mercadotecnia,etc.
Desconocimientodelcostodeordenar,reponerymantenerelinventario.
Inadecuadainformacinparatomadedecisiones.
Inadecuadasmedidasdeseguridad,aseguramientoyfianzas.
Faltademanualesdeoperacin.

BIBLIOGRAFIAUTILIZADA

ARENS,AlvinA.;ELDER,RandalJ.yBEASLEY,MarkS.Auditoria.UnEnfoqueIntegral.
11Edicin.MxicoPearsonPrenticeHall,2007.
ESTUPIN GAITN, Rodrigo. Pruebas selectivas en la Auditoria. Segunda edicin.
Bogot.Ecoe,2008.
...PapelesdeTrabajoenAuditoraFinanciera.Bogot.Ecoe,2004.
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PBLICOS, A.C. Auditora Operacional.
Mxico,D.F.1995.
MAS, Jordi; RAMIO, Carles. La Auditoria Operativa en la Practica, Primera Edicin,
BarcelonaEspaa,1998
SLOSSE,CarlosA.,GORDIESJuanC.etAl.Auditora:Unnuevoenfoqueempresarial.
Segundaedicin.Mxico.Macchi,2000.
WHITTINGTON, O. Ray y PANY, Kurt. Principios de Auditoria. 14 edicin. Mxico.
McGrawHill,2008.

BIBLIOGRAFIACOMPLEMENTARIA

http://www.actualicese.com/
Consultadoel8dejuniode2011

http://www.buenastareas.com/ensayos/Ensayos/277281.html


Consultadoel8dejuniode2011
http://www.imcp.org.mx/spip.php?article126
Tomadoel21deabrilde20110421
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importanciadelosmanuales
administrativos.htm
Tomadoel17dejuniode2011
CRDITOS



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