IV
rea Sistema Nacional de Abastecimiento y Contrataciones del Estado
Sistema de Abastecimientos y Control
Patrimonial
Ficha Tcnica
Autor : Lic. Jos Luis Nunja Garca*
Ttulo : Sistema de Abastecimientos y Control
Patrimonial
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 17 - Marzo
2010
Sumario
1. Antecedentes
2. Marco Normativo del Sistema Nacional del
Sistema de Abastecimiento
3 Qu es el Sistema de Abastecimiento?
4. Cules son los objetivos del Sistema de
Abastecimiento?
5 Quin dirige el Sistema de Abastecimiento?
6 Principales Procesos Tcnicos del Abasteci-
miento
7. Cules son las Funciones Generales del rea
de Abastecimiento y Control Patrimonial?
8. Qu documentos se utilizan para el flujo
operativo del Sistema de Abastecimiento?
9. Normas Generales del Sistema de Abasteci-
miento
10. Normas Generales del Sistema de Abasteci-
miento Vigentes (R. J. N 118-80-INAP/INA)
11. Polticas para el Sistema de Abastecimiento
12. Factores a considerar en la seleccin y orga-
nizacin del local de almacn
13. Administracin de los almacenes
1. Antecedentes
El Sistema Nacional de Abastecimiento
fue instituido como Sistema de la Admi-
nistracin Pblica mediante el Decreto
Ley N 22056, publicado el 30.12.77
y vigente a partir del ao 1978. Su
objetivo, entre otras medidas, fue dar
unidad, racionalidad y eficiencia a los
procesos del Sistema de Abastecimiento
de bienes y servicios no personales en
los Organismos de la Administracin
* Especialista en Tributacin Municipal
rea
Sistema Nacional de
Abastecimiento y
Contrataciones del Estado
IV
Informes Especiales
Pblica, en armona con los Planes Organismos Pblicos Descentralizados y
Nacionales de Desarrollo y dentro de Concejos Municipales. En el desempeo
los principios de autoridad y moralidad de sus funciones, este organismo emiti
que garanticen el gasto pblico. Poste- una serie de Directivas, Reglamentos
riormente, se emiti el Decreto Ley N que coadyuvaron a la debida implemen-
22867- Ley que impulsaba el proceso tacin del Sistema de Abastecimiento en
de desconcentracin administrativa, es- la Administracin Pblica. Sin embargo,
tableciendo las decisiones relativas a los sorpresivamente y sin mediar sustento
procesos tcnicos del Abastecimiento de alguno se promulga la Ley N 26507
bienes y de servicios no personales en la publicada en el diario oficial El Peruano
Administracin Pblica. el 20.07.95 que declara en disolucin
al Instituto Nacional de Administracin
La norma estableci que el Instituto Na-
Pblica.
cional de Administracin Pblica (INAP)
A la fecha algunas normas emitidas por
era el ente rector de este Sistema y
esta institucin disuelta an se encuen-
como rganos de ejecucin, las Oficinas
de Abastecimiento de los Ministerios, tran vigentes.
2. Marco Normativo del Sistema Nacional del Sistema de Abasteci-
miento
La iniciativa privada es libre. Se ejerce en una economa
social de mercado. Bajo este rgimen, el Estado orienta
el desarrollo del pas, y acta principalmente en las reas
de promocin de empleo, salud, educacin, seguridad,
servicios pblicos e infraestructura.
Las obras y la adquisicin de suministros con utilizacin
de fondos o recursos pblicos se ejecutan obligatoria-
mente por contrata y licitacin pblica, as como tam-
Constitucin Poltica bin la adquisicin o la enajenacin de bienes.
58, 76 y 77 La contratacin de servicios y proyectos cuya importan-
cia y cuyo monto seala la Ley de Presupuesto se hace
por concurso pblico. La ley establece el procedimiento,
las excepciones y las respectivas responsabilidades.
La administracin econmica y financiera del Estado
se rige por el presupuesto que anualmente aprueba
el Congreso. La estructura del presupuesto del Sector
Pblico contiene dos secciones: Gobierno Central e
instancias descentralizadas.
El presupuesto asigna equitativamente los recursos
pblicos, su programacin y ejecucin responden a los
criterios de eficiencia de necesidades sociales bsicas y
de descentralizacin. Corresponden a las respectivas cir-
cunscripciones, conforme a ley, recibir una participacin
adecuada del total de los ingresos y rentas obtenidos
por el Estado en la explotacin de los recursos naturales
en cada zona en calidad de canon.
Actualidad Gubernamental N 17 - Marzo 2010 IV 1
IV Informes Especiales
3. Qu es el Sistema de Abaste-
Instituye a partir del 1 de enero de 1978 el Sistema de cimiento?
Abastecimiento que conforman como Oficina Central
Tcnico Normativa la Direccin Nacional de Abas- El Sistema de Abastecimiento es el conjun-
Decreto Ley
N 22056
tecimiento del Instituto Nacional de Administracin to interrelacionado de polticas, objetivos,
Pblica, y como rganos de ejecucin, las Oficinas de normas, atribuciones, procedimientos y
Abastecimiento de los Ministerios, Organismos cuyo
Jefe tiene rango de Ministro, Organismos Pblicos
procesos tcnicos, orientados a la gestin
Descentralizados y Concejos Municipales. eficiente de almacenes y al proceso opor-
tuno de abastecimientos que requieren las
entidades del Estado, orientado al racional
Precisa las decisiones relativas a los procesos tcnicos del
Abastecimiento de bienes y de servicios no personales
flujo, de distribucin o suministro, empleo
Decreto y conservacin de los recursos materiales;
Ley N 22867 en los Ministerios, en los Organismos Regionales de
Desarrollo u Organismos similares, Comits de Desarrollo as como acciones especializadas para
e Instituciones Pblicas Descentralizadas. atender las necesidades y requerimiento
de las entidades para el normal desenvol-
Res. Jefatural vimiento de sus actividades, y asegurar la
Aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional
N 118-80-INAP de Abastecimiento. continuidad de los procesos productivos
que desarrollan las entidades integrantes
de la Administracin Pblica.
Las contrataciones y adquisiciones que realizan los Gobier-
nos Locales se sujetan a la ley de la materia, debiendo ha- Actualmente el Sistema de Abastecimiento
cerlo en acto pblico y preferentemente con las empresas tiene diversas instancias.
calificadas constituidas en su jurisdiccin, y a falta de ellas
Ley Orgnica de con empresas de otras jurisdicciones (Art.34).
Municipalidades Los Gobiernos Locales estn sujetos a las leyes y dispo- Concepto
N 27972 siciones que, de manera general y de conformidad con
la Constitucin Poltica del Per, regulan las actividades Son decisiones de alto nivel
y funcionamiento del Sector Pblico; as como a las que buscan unificar conductas
normas tcnicas referidas a los servicios y bienes p- y orientar procesos hacia el
blicos, y a los sistemas administrativos del Estado que logro de metas y objetivos,
por su naturaleza son de observancia y cumplimiento a travs de lineamientos que
obligatorio (Art. VIII). guan las acciones del sis-
tema de abastecimientos y
delimitan el grado de dis-
Las normas tcnicas referidas a los servicios y bienes crecionalidad en la toma de
pblicos, y los sistemas administrativos del Estado,
Ley de Bases decisiones, se puede definir
referidos a presupuesto, tesorera, contadura, crdito
de la Descentraliza- tambin como el conjunto
pblico, inversin pblica, contrataciones y adquisi-
cin Ley 27783 ciones, personal y control, por su naturaleza son de de orientaciones y guas de
observancia y cumplimiento obligatorio para todos los a. Polticas accin que las autoridades
niveles de gobierno (Art.10). y la Alta Direccin de cada
organismo emite para regu-
lar la actuacin directiva de
Establece el Manual de Administracin de Almacenes sus funcionarios y las activi-
para el Sector Pblico Nacional y determina que dades de los servidores en
Res. Jefatural N corresponde al rgano de Abastecimiento precisar, cumplimiento de los fines y
335-90- INAP/DNA instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y objetivos institucionales; por
responsabilidades a efectos de realizar la verificacin lo tanto, las autoridades de
de bienes de almacn. las diferentes entidades del
Sector Pblico adoptarn sus
decisiones en base a polticas
Ley de Contratacio- La ley contiene las disposiciones y lineamientos que pblicas.
nes del Estado deben observar las Entidades del Sector Pblico en los
procesos de contrataciones de bienes, servicios u obras, Los objetivos, son los aspec-
D.Leg N 1017 tos cualitativos que se desea
D.S. N 184-2008-EF y regula las obligaciones y derechos que se derivan de
los mismos. alcanzar e involucran una
El Reglamento del Decreto Legislativo N 1017 Ley de descripcin de los resultados
Contrataciones del Estado regula la aplicacin de la Ley. que se pretenden obtener
en un horizonte temporal,
cuyo propsito conduce a
La presente norma regula el rgimen especial de con- b. Objetivos alcanzar con eficiencia la mi-
tratacin administrativa de servicios. sin y visin del sistema. Los
Determina que el rgimen especial de contratacin objetivos estratgicos son los
D. Leg. N 1057 administrativa de servicios es aplicable a toda entidad propsitos o fines esenciales
D.S. N 075-2008-PCM pblica sujeta al Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases que una entidad pretende
de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del alcanzar para lograr la misin
Sector Pblico, y a otras normas que regulan carreras
que se ha propuesto en el
administrativas especiales; asimismo, a las entidades p-
marco de su estrategia.
blicas sujetas al rgimen laboral de la actividad privada,
con excepcin de las empresas del Estado. Es el conjunto de reglas o
lineamientos legales de cum-
plimiento obligatorio, dictado
Determina el enlace entre los Sistemas Informticos SIAF-
por autoridad competente
SP y SEACE, a fin de articular los procesos de de seleccin
Ley de Presupuesto de las contrataciones del Estado (Art. 5).
que tiene por finalidad esta-
del Sector Pblico Establece la forma y montos cmo se determinan los blecer el marco normativo del
c. Normas
para el Ao Fiscal procesos de seleccin para efectuar las licitaciones sistema de abastecimientos,
2010 Ley N 29465 pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas con un criterio de valor y
en todas las entidades del Sector Pblico comprendidas cuyo incumplimiento trae
en el artculo 3 del Decreto Legislativo N 1017, Ley aparejado una sancin. Ge-
de Contrataciones del Estado (Art. 16). neralmente, impone deberes
y confiere derechos.

IV 2 Actualidad Gubernamental N 17 - Marzo 2010

 rea Sistema Nacional de Abastecimiento y Contrataciones del Estado
Concepto
Las atribuciones son el con-
junto regulado por normas
de actividades, procesos y
d. Atribucio-
nes
procedimientos asociados
al desempeo de funciones
de logstica o almacn del
Estado
Planeamiento y programacin
(Plan Anual de Contrata-
ciones)
Compra y contratacin (D. Leg.
N 1017,D.S.2008-MEF)
Proceso de almacenamiento
o internamiento
Proceso de distribucin
e. P r o c e s o s
Inventario fsico y control de
tcnicos
almacn
Alta y Baja de bienes de con-
sumo de almacn:
Registro y control de exis-
tencias
Control patrimonial (Ley N
29151 y D.S.007-2008-Vi-
vienda )
Recepcin:
Verificacin y control de ca-
lidad
Internamiento
Registro y control:
Custodia
f. P r o c e d i -
mientos
Formulacin del pedido
Autorizacin de despacho
Acondicionamiento de ma-
teriales
Control de materiales
Entrega de materiales, etc.,
etc.
4. Cules son los objetivos del
Sistema de Abastecimiento?
Los objetivos fundamentales del Sistema
de Abastecimientos son:
- Promover la gestin de almacenes con
eficiencia, eficacia y economa.
- Asegurar el flujo.
- Asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimiento de bienes y servicios
en la Administracin Pblica.
- Propender la recepcin rpida y opor-
tuna de los pedidos y requerimientos
de los bienes y suministros diversos
para el desarrollo de las actividades de
la entidad y aumento de la precisin.
- Optimizar los recursos y actividades
a travs de una buena adquisicin y
distribucin bienes.
- Control del inventario y reduccin
de los bienes no productivos (bienes
obsoletos, deteriorados, etc.).
- Procesamiento ms rpido y con
mayor exactitud de los grandes vol-
menes de bienes y suministros.
- Entrega a tiempo y garanta de mejor
nivel de servicio.
- Monitorizacin del almacn y de
las actividades, as como el flujo de
recursos.
5. Quin dirige el Sistema de
Abastecimiento?
La Direccin de Abastecimiento, que
es el rgano de Apoyo encargado de
administrar mediante objetivos, normas,
atribuciones, procedimientos y procesos
tcnicos, orientados al uso racional y
disponibilidad en los bienes y suminis-
tros , as como la prestacin de servicios
y la Gestin y control patrimonial, para
asegurar la continuidad de los procesos
productivos y operativos que desarrolla
la entidad y lograr la consecucin de los
objetivos sealados en el plan estratgico
de la entidad y satisfacer las necesidades
de los usuarios, mediante la combinacin
adecuada de proporcionar los medios
materiales y econmicos de calidad, can-
tidad, oportunidad.
Por otro lado, el rea de Control Patri-
monial es un rgano que depende je-
rrquicamente de la Direccin, Gerencia,
oficina o de la que haga sus veces, de
Abastecimientos y servicios auxiliares, que
goza de autonoma funcional y de Gestin;
y es responsable de la Administracin y
Gestin de los bienes muebles e inmue-
bles, adems cautela la seguridad de la
operatividad de los mismos.
6. Principales Procesos Tcnicos
del Abastecimiento
Los principales procesos tcnicos de abas-
tecimiento son los siguientes:
a) Programacin
Este proceso comprende las siguientes
actividades:
- Determinacin de necesidades.
- Consolidacin de necesidades.
- Formulacin del Plan Anual de
Contrataciones.
- Ejecucin de la programacin.
- Evaluacin de la programacin.
b) Catalogacin de bienes
Este proceso comprende las siguientes
actividades:
- Identificacin de bienes no codi-
ficados.
- Actualizacin de bienes no codifi-
cados.
Se cumplen en coordinacin con la Su-
perintendencia Nacional de Bienes.
c) Registro y control
Este proceso comprende las siguientes
actividades:
- Desarrollar estadsticas de la infor-
macin de abastecimiento.
- Elaborar un sistema de registros que
posibilite controles posteriores.
d) Contrataciones del Estado
Este procedimiento est regulado por
Actualidad Gubernamental
IV
la Ley de Contrataciones y Adquisicio-
nes del Estado, aprobado por Dec.Leg.
N1017 y su reglamento aprobado
mediante el Decreto Supremo 184-
2008-MEF.
7. Cules son las Funciones
Generales del rea de Abas-
tecimiento y Control Patrimo-
nial?
Gerencia de Abastecimiento
La Gerencia de Abastecimiento tiene como
objetivo conducir de manera eficiente y
eficaz los procesos tcnicos del Sistema
de Abastecimiento, tales como el planea-
miento, la programacin, la obtencin,
la recepcin, el ingreso, el almacn, la
distribucin, y control patrimonial, as
como de los servicios auxiliares de apoyo
institucional y tiene como funciones:
- Programar las necesidades de bienes
y servicios en coordinacin con las
dependencias de la institucin.
- Formular el Plan Anual de Adquisi-
ciones y Contrataciones de Bienes y
Servicios de la Institucin y elaborar
los presupuestos correspondientes.
- Efectuar las adquisiciones y contrata-
ciones cumpliendo las normas vigen-
tes.
- Custodiar y conservar los bienes y
materiales del almacn en buenas
condiciones, adoptando las medidas
de seguridad.
- Distribuir los bienes a las dependen-
cias de acuerdo a los documentos
de salida de almacn, debidamente
autorizados.
- Efectuar los inventarios de almacn.
- Supervisar el registro y control pa-
trimonial de los bienes de la institu-
cin.
- Supervisar los servicios de seguridad,
vigilancia y limpieza de la institu-
cin.
- Administrar el parque automotor de
la ANR.
- Formular y alcanzar a la Direccin
General de Administracin el Plan de
Trabajo Anual de la Direccin y los
informes de Evaluacin Trimestral.
Otras actividades inherentes dispuestas
por la Direccin General de Administra-
cin.
rea Adquisiciones
Se encarga de la ejecucin de actividades
altamente especializadas, inherentes al
proceso de planeamiento, programacin
y de obtencin del abastecimiento en la
ANR.
En ese sentido realiza actividades tcni-
cas para el proceso de determinacin y
N 17 - Marzo 2010 IV 3
IV Informes Especiales
consolidacin de necesidades, elabora-
cin del presupuesto valorado, cuadro
de obtencin, cuadro de adquisiciones y
reprogramaciones, entre otros.
Asimismo, ejecuta actividades de apoyo
profesional especializado a los Comits Es-
peciales y Permanentes, en la conduccin
y ejecucin de los procesos de adquisicio-
nes de bienes y servicios.
rea de Almacen
Se encarga de coordinar y ejecutar las
operaciones y actividades de recepcin,
almacenamiento, control, despacho y
distribucin de los bienes a las distin-
tas dependencias de la ANR, a fin de
garantizar el normal desarrollo de las
actividades programadas, coadyuvan-
do al logro de los objetivos y metas
determinadas.
rea de Control Patrimonial
Se encarga de la administracin y su-
pervisin de las actividades tcnicas del
proceso de registro y control de los bienes
patrimoniales existentes en la Asamblea
Nacional de Rectores.
En ese sentido formula y propone di-
rectivas internas de procedimientos,
instrumentos y tcnicas que permitan la
optimizacin de los procesos del control
patrimonial.
rea de Mantenimiento de Maquina-
ria y Equipo
Se encarga de coordinar y supervisar la
ejecucin de actividades especializadas
en materia de ingeniera y mantenimiento
de infraestructura, maquinaria, equipos
e instalaciones de la Asamblea Nacional
de Rectores.
Asimismo, coordina y supervisa las ac-
tividades inherentes a la administracin
del parque automotriz de la Asamblea
Nacional de Rectores.
8. Qu documentos se utilizan
para el flujo operativo del
Sistema de Abastecimiento?
Los documentos fuente que se utilizan en
el rea de abastecimientos se encuentran
clasificados en dos rubros:
a) Documentos de ingreso. Orden de
compra y gua de internamiento,
nota de entrada de almacn, y gua
de remisin.
b) Documentos de salida. Pedido com-
probante de salida (PCS), gua de
remisin,etc.
c) Kardex fsico de ingreso y salida de
bienes, control visible de almacn.
d) Reportes resumen de ingresos y salidas
de almacn en forma mensual.
IV 4 Actualidad Gubernamental
9. Normas Generales del Sistema
de Abastecimiento
La Resolucin Jefatural N 118-80-INAP
aprob las Normas Generales del Siste-
ma de Abastecimiento que fueron las
siguientes:
SA.01 Aplicacin de los Criterios de Efi-
ciencia. (Derogada)
SA. 02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento. (Derogada)
SA. 03 Actualizacin y Utilizacin de
Informacin para el Abastecimiento
(Derogada)
SA.04 Unidad de Adquisiciones de Bienes
y Servicios. (Derogada)
SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y Custo-
dia temporal de Bienes (Vigente)
SA.06 Austeridad del Abastecimiento
(Vigente)
SA. 07 Verificacin del Estado y Utilizacin
de Bienes y Servicios. (Vigente)
10. Normas Generales del Siste-
ma de Abastecimiento Vigen-
tes (R. J. N 118-80-INAP/INA)
a) SA 05. Unidad en el ingreso fsico
y custodia temporal de bienes
Los bienes obtenidos por las entida-
des deben ingresar fsicamente por
el Almacn Central, salvo que por su
naturaleza y caractersticas propias,
resulte imposible hacerlo; en cuyo
caso, el ingreso y salida se har slo
con documentos fuentes (orden de
compra: O/C, Orden de Servicio: O/S,
Nota de Entrada de Almacn: NEA y
Pedido Comprobante de Salida: PE-
COSA). Se denomina as por ser stos
de uso compartido por los Sistemas
de Abastecimiento, Contabilidad y
Presupuesto.
Y se codifican segn los Catlogos Na-
cionales vigentes, se registran tanto el
ingreso como la salida en las tarjetas
de control de salidas fsicas o Bind Card
y se informa documentadamente en el
Kardex Fsico, para que haga lo propio
ante la Oficina de Contabilidad en
el kardex valorado, a travs del Re-
sumen del Movimiento de Almacn
(R. J. N 335-90-INAP/DNA).
Los bienes para uso o consumo inme-
diato deben salir del Almacn con el
documento de salida pedido, com-
probante de salida de almacn PE-
COSA . Los que van a ser utilizados
en fecha posterior (como es el caso
de los insumos para obras) podrn
hacerlo mediante Pedido Interno de
Almacn (PIA), que es un documento
interno de naturaleza extracontable,
previa su aprobacin y autorizacin
por resolucin de Oficina General de
N 17 - Marzo 2010
Abastecimiento, o la que haga sus
veces como es el caso de la Gerencia
de Administracin.
b) SA.06 Austeridad del Abasteci-
miento
En toda previsin, solicitud, obtencin,
suministro, utilizacin o administra-
cin de bienes y servicios, se aplicarn
los criterios e instrumentos pertinen-
tes de austeridad que establezca la
entidad a propuesta de la Oficina de
Abastecimiento, en concordancia por
la poltica gubernamental. La auste-
ridad no significa dejar de gastar,
sino ms bien, hacer un mejor uso
de los pocos recursos econmicos o
materiales con los que se cuenta o de
los que se dispone.
La austeridad en el proceso de abas-
tecimiento ha de entenderse como la
equilibrada estimacin de necesida-
des de bienes y servicios, el empleo
mesurado de los recursos asignados
a la Municipalidad y su adecuada
combinacin, para obtener ms y
mejores resultados en beneficio de la
colectividad en general.
La austeridad es condicin bsica del
abastecimiento. Su aplicacin, obser-
vancia y cumplimiento corresponden
a todas las dependencias de la entidad
pblica, cualquiera sea su denomina-
cin, estructura, ubicacin, directivos,
etc.
Es competencia de la Oficina de Abas-
tecimiento, de acuerdo a sus funciones
y atribuciones, estudiar y proponer
a la Gerencia de Administracin y
Gerencia Municipal, los criterios y
orientaciones para la mejor aplicacin
de las medidas de austeridad, sobre
bienes y servicios. Entre ellos tenemos
los siguientes:
La estandarizacin de bienes y
servicios: para controlar la exce-
siva variedad o mixtura de los
mismos.
La relacin de los bienes y servicios
de los que se puede prescindir,
por ser mnimo su requerimiento
anual.
Imprimir en los Cuadros de Nece-
sidades, antes de entregarlos a las
dependencias de la entidad, la re-
lacin e informacin bsica de los
bienes y servicios programables.
Establecer la cantidad mxima de
cada bien o servicio que puede
programarse, en funcin de los
objetivos y metas, frecuencia de
uso, real cantidad de personal que
labora, etc.
Los titulares de las dependencias
de la entidad son responsables
 rea Sistema Nacional de Abastecimiento y Contrataciones del Estado
de supervisar la aplicacin de
las medidas de austeridad del
abastecimiento, en el mbito de
competencia.
Peridicamente, la Oficina de
Abastecimiento conducir y coor-
dinar la evaluacin y resultado
de la austeridad del abasteci-
miento, para proponer su perfec-
cionamiento.
c) SA. 07 Verificacin del Estado y
utilizacin de bienes y servicios
Al Sistema de Abastecimiento le
corresponde la constatacin sobre la
existencia, estado y condiciones de
utilizacin de los bienes y/o servicios
que dispone la Municipalidad.
11. Polticas para el Sistema de
Abastecimiento
Corresponde al Sistema de Abasteci-
miento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la Administracin Pblica
a travs de los procesos tcnicos de cata-
logacin, registro de proveedores, progra-
macin, adquisiciones, almacenamiento y
seguridad, distribucin, registro y control,
mantenimiento, recuperacin de bienes
y disposicin final, en tal sentido se debe
tener en cuenta:
a) El Almacn debe ser un rea fsica
seleccionada bajo criterios y tcnicas
adecuadas, destinada a la custodia
y conservacin de los bienes que
van a emplearse para la produccin
de servicios pblicos o de bienes
econmicos. Las actividades que
en l se realizan esencialmente son
las que corresponden a los pro-
cesos tcnicos de Abastecimiento
denominados Almacenamiento y
Distribucin.
b) En cada organismo pblico, a nivel
central, descentralizado o desconcen-
trado, el rgano de Abastecimiento
tendr a su cargo la organizacin e
implementacin de uno o ms Alma-
cenes para la custodia temporal de los
bienes que adquiere y suministra.
c) Loyaut de Almacn, a efectos de
planear el croquis o distribucin de
los espacios fsicos del almacn, de
acuerdo a las posibilidades de cada
entidad, o de acuerdo a las carac-
tersticastcnicas y magnitud de las
compras, se establecer reas fsicas
de uso especfico para:
- Oficina.
- Recepcin y despacho.
- Corredores y pasadizos.
- Zona de almacenaje.
- Vestuarios de personal.
- Servicios higinicos.
- Zonas para ampliaciones.
- reas de estacionamiento exterior.
d) Es responsabilidad del Jefe de Alma-
cn, entre otros:
- Presenciar, verificar y suscribir la
conformidad sobre el ingreso de
bienes a la entidad.
- Proteger y controlar las existencias
en custodia.
- Velar por la seguridad y mante-
nimiento del local y equipos de
almacn.
- Efectuar la distribucin de bienes
conforme al programa establecido.
- Coordinar la oportuna reposicin del
stock.
- Emitir los reportes del movimiento
de bienes en Almacn.
12. Factores a considerar en la
seleccin y organizacin del
local de almacn
- rea requerida, debe permitir que las
operaciones que en ella se realicen, se
efecten en una rea fsica adecuada,
sin que tropiece con inconvenientes
por falta de espacio. Se determina
sobre la base de la cantidad y volumen
de los bienes previstos para adquirir,
incluyendo proyecciones de futuras
ampliaciones.
- Seguridad, el lugar geogrfico y el
local deben reunir condiciones que
eviten el deterioro o merma ocasio-
nado por agentes atmosfricos, as
como preservar la integridad humana
y fsica ante acciones de terceros o de
desastres naturales.
- Facilidad de recepcin, contemplar
la no interferencia con otras activida-
des que ejecuta la Institucin; debe
existir vas de acceso para personas
y vehculos para que los proveedores
entreguen sin dificultad sus artcu-
los.
- Caractersticas de materiales, segn
la naturaleza de los bienes, se debe
tener en consideracin el peligro que
puedan o no ocasionar al personal
que labora en el almacn, as como
a la comunidad, ejemplo, explosivos,
productos qumicos, txicos, radioac-
tivos, etc.
- Facilidad de utilizacin por los usua-
rios, considerar la cercana y fluidez
de trnsito para que el abastecimiento
a las unidades usuarias sea en forma
econmica, rpida y segura.
- Tiempo de suministro, considerar la
distancia en que se encuentran las
unidades usuarias y sus necesidades
de reposicin; ejemplo, cuando la
atencin de pedidos se tuviera que
efectuar el mismo da, el almacn
estara ubicado en la misma localidad;
si stos tuvieran que atenderse al da
Actualidad Gubernamental
IV
siguiente o al tercer da, la localizacin
puede hacerse fuera del permetro
del lugar en que se encuentran las
dependencias usuarias.
- Centros de abastecimiento, tiene que
ver con la fuente de suministro y el
tamao del local del almacn; cuando
ms alejado est el almacn de las
fuentes de suministro, mayor ser su
tamao.
- Vas de comunicacin, se localizar el
almacn en lugares en que haya fluido
servicio de transporte para el acarreo
de bienes y materiales.
- Infraestructura disponible, considerar
reas o edificaciones que por sus
caractersticas resulten apropiadas y
que adems el costo de acondiciona-
miento resulte econmico.
- Requerimientos de seguridad, analizar
y valorar el equipo de seguridad con
el mismo cuidado que se da a cual-
quier otro equipo, sobre todo en los
aspectos siguientes:
1) Diseo de protectores y cascos de
seguridad.
2) Eleccin de extintores apropiados
para combatir el tipo de incendios
e instalacin adecuada.
3) Ubicacin de sistemas de rocia-
dores en zonas donde el agua no
cause ms dao que el fuego, etc,
etc.
13. Administracin de los alma-
cenes
Las normas para la administracin de
almacenes estn previstas en la Reso-
lucin Jefatural N 335-90-INAP/DNA
an vigente que establece los criterios,
procedimientos y responsabilidades para
la administracin de almacenes en orga-
nismos del Sector Pblico Nacional. Esta
norma es de aplicacin a los organismos
del Sector Pblico.
a) Requisitos que deben reunir para
la organizacin de los almacenes
i) Capacidad econmica de la en-
tidad, a efectos de planear el
equipamiento de almacn.
ii) Caractersticas de los bienes, a fin
de rodearlos de las condiciones
que necesitan para su conserva-
cin, de acuerdo con las instruc-
ciones de los fabricantes o tcnicos
especializados.
iii) Naturaleza del trabajo en lo que
se refiere a:
1) Necesidad del mobiliario y
equipo.
2) Tiempo de duracin del traba-
jo.
N 17 - Marzo 2010 IV 5
IV Informes Especiales
3) Imposibilidad de hacer el tra-
bajo con el equipo existente.
4) Especificaciones tcnicas de los
bienes.
Factores relacionados con la
capacidad del piso, humos,
humedad, calor, fro, sucie-
dad, equipo auxiliar, toleran-
cia, etc.
iv) Requerimientos de seguridad,
analizar y valorar el equipo de
seguridad con el mismo cuidado
que se da a cualquier otro equipo,
sobre todo en los aspectos siguien-
tes:
1. Diseo de protectores y cascos
de seguridad.
2. Eleccin de extintores apro-
piados para combatir el tipo
de incendios e instalacin
adecuada.
Ubicacin de sistemas de rocia-
dores en zonas donde el agua no
cause ms dao que el fuego.
v) Equipo apropiado para el trabajo,
las guas para seleccin adecuada
de los equipos son las siguientes:
1) Capacidad necesaria.
2) Tamao conveniente.
Ajuste a las tareas por realizar.
vi) Costos de operacin de los equi-
pos, en lo que respecta a mante-
nimiento, costos de suministro de
combustible o electricidad, etc.
b) Caractersticas que deben reunir
los almacenes
En el almacn de la entidad se es-
rgano de Control Patrimonial
Ficha Tcnica
Autor : Lic. Jos Luis Nunja Garca*
Ttulo : rgano de Control Patrimonial - Parte I
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 17 - Marzo
2010
Sumario
1. Concepto
2. Qu unidad orgnica es la responsable del
Control Patrimonial a nivel institucional?
3. Objetivo
4. Finalidad
5. Base legal
6. Funciones generales
* Especialista en Tributacin Municipal
IV 6 Actualidad Gubernamental
tablecern reas fsicas, de acuerdo
a las posibilidades de cada entidad
separando reas para:
- Oficina.
- Recepcin y despacho.
- Corredores y pasadizos.
- Zona de almacenaje.
- Vestuarios de personal.
- Servicios higinicos.
- Zonas para ampliaciones.
- reas de estacionamiento exte-
rior.
El almacn contar con muebles y
equipos necesarios para efectuar la
conservacin, manipulacin, protec-
cin y control de los bienes en custo-
dia. En la seleccin del mobiliario y
equipo se tomar en cuenta:
La distribucin y clasificacin de los
espacios en las zonas de almacenaje
debe ser cuidadosamente estudiada;
poniendo especial atencin en dar a
los bienes una clasificacin adecuada
que agrupe en secciones o anaqueles
correlativos a aquellos que guarden
cierta semejanza.
Son aspectos a considerar:
- Espacio disponible.
- Cantidad prevista de bienes por
almacenar.
- Cantidad de clase de bienes.
- Manipulacin que necesitan.
- Caractersticas que presentan.
- Condiciones ambientales que
requieren.
- Caractersticas de mobiliario y
I
Parte
7. Funciones Especficas Oficina de Control
Patrimonial
8. Funciones del Encargado de Control Patrimo-
nial
9. Funcin del Personal Asignado
10. Administracin y Gestin de Bienes Patrimo-
niales
1. Concepto
Es el rgano encargado de la administra-
cin, supervisin y gestin de los bienes
muebles e inmuebles y el desarrollo de
actividades tcnicas del proceso de regis-
tro y control de los bienes patrimoniales
existentes en la entidad y corresponde a
la Oficina de Control Patrimonial o a la
Oficina que haga sus veces:
a) Identificar y codificar los bienes patri-
moniales adquiridos, de acuerdo a su
N 17 - Marzo 2010
equipo necesarios para su conser-
vacin.
- Seguridad que hay que proporcio-
narles.
- Control que necesitan.
- Frecuencia de demanda de cada
tipo de artculos.
En Almacenes cuyo tamao no permi-
te una fcil ubicacin del lugar en que
se encuentran los bienes, se colocar
en una parte visible del mismo, el
plano de la distribucin de espacios
de la zona de almacenaje. Cada sec-
cin o ambiente tendr un nmero o
smbolo que identifique su ubicacin y
el material que en ellos se encuentran
almacenados.
Cada espacio de la zona de almacenaje
debe ser acondicionado con muebles
y equipos especficamente para los
materiales que en ellos se van a depo-
sitar, rodendolos de las caractersticas
especiales que dichos materiales nece-
sitan para su conservacin, de acuerdo
con las instrucciones del fabricante o
de tcnicos especializados.
Los bienes permanecen en almacn
en forma temporal, aquellos que se
encuentren almacenados por un pe-
rodo superior a los 12 meses y que
definitivamente no van a ser utilizados
por la entidad, deben ser transferidos
para satisfacer necesidades de otros
organismos del Sector Pblico.
Cada organismo, de acuerdo a sus po-
sibilidades, cuidar de contratar una
cobertura de seguro que comprenda
a la infraestructura de Almacn y a los
bienes almacenados.
naturaleza, asignndoles el respectivo
valor monetario.
b) Constituir el registro de los bienes
muebles de la entidad, en el cual se
inscribir todo su patrimonio mobi-
liario.
c) Mantener en custodia el archivo de
los documentos fuentes que sustentan
el ingreso, baja y transferencia de los
bienes, con la finalidad de elaborar
los correspondientes estados que
servirn como elementos de informa-
cin simplificada del patrimonio de la
entidad.
d) Valorizar mediante tasacin, los bienes
patrimoniales que carecen de la res-
pectiva documentacin sustentatoria
de su valor, as como aquellos que
van a ser dados de baja, subastados,
donados o transferidos.
 rea Sistema Nacional de Abastecimiento y Contrataciones del Estado
e) Actualizar el valor de tasacin de los
bienes muebles que forman parte del
patrimonio mobiliario de la entidad,
para los trmites de disposicin de
los mismos y de acuerdo a las dis-
posiciones legales vigentes sobre la
materia.
f) Integrar la Comisin de Inventario y
coordinar la elaboracin del inventa-
rio fsico del patrimonio mobiliario
de la entidad, para proporcionar la
informacin requerida por los distin-
tos organismos del Estado.
g) Tramitar ante el respectivo Comit
de Altas, Bajas y Ventas de la enti-
dad, las solicitudes de baja de los
bienes muebles, en los casos descri-
tos en el artculo 37 del presente
Reglamento.
h) Realizar las dems funciones que le
asigne la Direccin General de Admi-
nistracin o la oficina que haga sus
veces.
2. Qu unidad orgnica es la
responsable del Control Patri-
monial a nivel institucional?
El responsable de la administracin y con-
trol patrimonial de los bienes patrimoniales
de la entidad es la unidad orgnica de con-
trol patrimonial sealada por norma expre-
sa (art.11 del D.S.007-2008-VIVIENDA,
quien est a cargo de la planificacin,
coordinacin y ejecucin de las acciones
referidas al registro, administracin, su-
pervisin y disposicin de los bienes de
propiedad de la entidad y de los que se
encuentren bajo su administracin.
3. Objetivo
Operar un sistema de gestin, registro y
control de bienes muebles e inmuebles,
que permita conocer e identificar todos
aquellos bienes que integran el patri-
monio de la entidad y de los programas
especiales, as como contar con los regis-
tros actualizados que sirva para controlar
y gestionar el desarrollo, rendimiento
y mantenimiento de los activos de la
entidad,
Algunas entidades, an ven el control
patrimonial como parte del plan de
mantenimiento, hasta que se demues-
tra el impacto de una correcta gestin
patrimonial. Este cambio de mentalidad
demuestra el cambio que est ocurriendo
actualmente desde el control patrimonial
y mantenimiento a la gestin de activos
que promueve el planeamiento, la pro-
gramacin y el desarrollo de actividades
para que los activos se encuentren en
buenas condiciones operativas. apelando
a la eficiencia de todos los activos, inclu-
yendo inventario y cumplimiento de la
normativa vigente.
4. Finalidad
Tiene como finalidad administrar y
controlar el patrimonio de los bienes de
la entidad, as como la coordinacin y
supervisin de acciones y actividades de
mantenimiento y conservacin, seguridad
y resguardo del patrimonio institucional,
en concordancia con las normas legales
vigentes, as como registrar, administrar,
supervisar e informar sobre los bienes
patrimoniales e incorporacin fsica y
contable al patrimonio de la entidad,
buscando gestionar todo el ciclo de vida
de los activos fsicos de una organizacin
con el fin de maximizar su valor .
5. Base legal
- Ley N 29151 Ley del Sistema Nacio-
nal de Bienes Estatales
- D.S. N 007-2008 Vivienda Regla-
mento de la ley general del sistema
nacional de bienes estatales
6. Funciones generales
I. Realizar el levantamiento del inventa-
rio fsico, registro y control de los bie-
nes muebles, en todas las unidades y
reas administrativas, en coordinacin
con los responsables de las diferentes
unidades orgnicas, identificando los
bienes, as como asignarle el cdigo
que le corresponda con las etiquetas
de cdigo de barra; sticker.
II. Elaborar, registrar y mantener actuali-
zados los Kardex individuales de todos
los bienes, verificando que estn debi-
damente firmados por los usuarios, as,
como los responsables de las reas;
III. Llevar un expediente documentado
de los bienes adquiridos ordenado
de todos los usuarios, as como fac-
turas o documentos que acrediten la
propiedad de los bienes muebles e
inmuebles;
IV. Llevar un control de los bienes con
ingresos temporal y que son utiliza-
dos para las actividades propias del
organismo;
V. Controlar y registrar todos los bienes
muebles e inmuebles que pasen a
formar parte de la entidad, los mismos
que se hayan recepcionado mediante
donaciones, transferencias o contratos
de comodato, identificndolos dentro
del sistema de inventarios;
VI. Reasignar los bienes muebles que
hayan sido dados de baja y que stos
hayan sido rehabilitados;
VII. Recepcionar copias de facturas o docu-
mentos de compra de activos nuevos
del rea de adquisiciones para la
elaboracin de los kardex correspon-
diente, etiquetas de cdigo de barra
o sticker y asignacin de cdigos;
Actualidad Gubernamental
IV
VIII.Coordinar con el almacn central el
registro y elaboracin de los kardex
de todos los bienes recibidos de
nivel central en apoyo a programas
especiales, construccin de obras
pblicas, etc., asignndoles el cdigo
de inventario, as como el programa
al que corresponde;
IX. Elaborar los contratos o convenios
de comodato y donacin por aque-
llos bienes que sean entregados en
calidad de donacin o transferencia,
en uso temporal o definitivo a otras
dependencias u organizaciones;
X. Mantener una estrecha coordinacin
con las diferentes unidades admi-
nistrativas con respecto a las altas y
bajas de bienes, sean cual fuere su
origen, a fin de mantener el inventario
actualizado, as como llevar los expe-
dientes y kardex correspondientes, y
conservarlos durante el tiempo que
establezca la ley; (art.32 literal i de la
Ley 27785, concordado con el art.20
de la R.C.N 367-2003-CG. pub., el
31.10.03).
XI. Realizar por lo menos una vez al ao,
reuniones con el comit de altas y
bajas, enajenacin de bienes muebles
e inmuebles, a fin de presentar los bie-
nes que por su estado inservible sean
dictaminados para su baja, destino
final o destinados para la venta (ver
comentarios y caso prctico revista
N 6 abril-2009 pg.VI y NIIF 5);
Elaborando el acta correspondiente,
conservando en custodia la docu-
mentacin soporte de dichos activos;
Aplicando las normas y procedimien-
tos generales para la afectacin, baja y
destino final de bienes muebles, para
los casos de transferencia, enajena-
cin, donacin o destruccin emitidas
por las distintas normas legales.
7. Funciones Especficas Oficina
de Control Patrimonial
- Formular y aplicar normas para verifi-
car la existencia, estado y condiciones
de utilizacin de los bienes con los que
cuenta la entidad;
- Mantener actualizado el inventario
de los Bienes, Muebles y enseres de
la entidad, as como el Sistema de
Control de Activos Fijos, velando por
su custodia y conservacin;
- Efectuar el inventario fsico de Bienes,
as como el registro, control y actuali-
zacin patrimonial;
- Efectuar la codificacin y rotulacin
de los bienes muebles de la entidad;
- Promover y llevar a cabo en coordina-
cin con las dependencias de la enti-
dad sobre el cuidado y conservacin
del Patrimonio de la entidad;
N 17 - Marzo 2010 IV 7
IV Informes Especiales
- Conservar en los expedientes corres-
pondientes y los documentos que
amparan la propiedad de los bienes
muebles;
- Informar al rgano correspondiente el
uso indebido de los bienes muebles,
maquinaria y equipo o irregularidades
detectadas en el manejo de los bienes,
realizados por malos funcionarios,
para que se proceda a ejecutar las
acciones correspondientes conforme
a derecho;
- Elaborar los documentos correspon-
dientes de uso y resguardo respecto
de los bienes en prstamo o cesin
de uso, los que nicamente podrn
ser devueltos, cuando se reintegre
fsicamente el bien objeto de la misma
y se verifique que su deterioro es el
que corresponde a su uso normal y
moderado;
- Informar mensualmente a la Gerencia
correspondiente del funcionamiento
de su dependencia, as como de los
movimientos que se hayan efectuado
en el patrimonio municipal;
- Establecer los mecanismos que faciliten
el acceso del pblico a los medios de
denuncia y cooperacin, para evitar el
uso indebido del patrimonio institucio-
nal y coadyuvar a su mejor conserva-
cin y eficaz aprovechamiento;
- Planear y llevar a cabo los sistemas
que se juzguen adecuados para pro-
teger fsica y legalmente el patrimonio
pblico, coordinndose para ello con
el resto de las dependencias de la
entidad;
- Proporcionar a las dependencias
usuarias los informes que le soliciten
en materia de bienes patrimoniales;
- Realizar inspecciones tcnicas de sus
bienes y de los que se encuentran bajo
su administracin para verificar el uso
y destino, a fin de lograr una eficiente
gestin de los mismos;
- Efectuar el diagnstico de la situacin
tcnica y legal de sus bienes y de los
que se encuentran bajo su administra-
cin, ejecutando cuando corresponda,
las acciones de saneamiento tcnico y
legal de los mismos, de acuerdo a la
normatividad vigente:
- Remitir y/o actualizar la informacin
sobre los bienes de su propiedad o
los que se encuentren bajo su admi-
nistracin, para su incorporacin en
el SINABIP;
- Poner a disposicin de los Gobiernos
Regionales o de la SBN los bienes
que no resulten de utilidad para la
finalidad asignada o aquellos que se
encuentren en estado de abandono,
en el marco de la aplicacin de una
poltica del uso racional de los bienes
y gestin inmobiliaria eficiente;
IV 8 Actualidad Gubernamental
- Aprobar los actos de saneamiento,
adquisicin y administracin de sus
bienes, organizando los expedientes
sustentatorios correspondientes,
procurando el mejor aprovecha-
miento econmico y social de los
mismos;
- Contratar Plizas de Seguros para los
bienes de su propiedad y los que se
encuentren bajo su administracin,
conforme a la prioridad y disponibili-
dad presupuestal;
- Formular denuncias ante las autori-
dades correspondientes por el uso
indebido o prdida de sus bienes
y de los que se encuentren bajo su
administracin;
- Realizar consultas a la SBN sobre la
aplicacin o interpretacin de las
normas sobre adquisicin, registro,
supervisin, administracin y dispo-
sicin de los bienes estatales;
- Verificar In Situ los bienes patrimonia-
les entregados por el Almacn Central
o por donaciones de las diversas Insti-
tuciones pblicas o privadas;
- Clasificar los bienes segn su natura-
leza y valor unitario o de conjunto.
Bienes Depreciables (activos Fijos) y
Bienes No Depreciables;
- Elaborar la informacin correspon-
diente a la Oficina de Contabilidad
respecto a los Activos Fijos consoli-
dados por Unidad Ejecutora previa
Conciliacin Permanente;
- Remitir en forma ordenada y cro-
nolgica el inventario permanente
(incrementos, altas, bajas, etc., de
activos fijos) a la Superintendencia de
Bienes Estatales.
8. Funciones del Encargado de
Control Patrimonial
- Programar, coordinar y evaluar las
acciones referidas a la identificacin,
registro, custodia y control de los bie-
nes patrimoniales, as como coordinar
con las distintas unidades orgnicas
correspondientes .
- Dirigir, coordinar y evaluar las acti-
vidades tcnicas y administrativas
de la Oficina de Control Patrimonial
y la ejecucin de su presupuesto,
de acuerdo a normas y dispositivos
legales vigentes;
- Organizar, coordinar y supervisar la
ejecucin de las actividades de Control
Patrimonial;
- Supervisar la toma de Inventarios de
los Activos Fijos, Bienes Muebles e
Inmuebles;
- Absolver consultas relacionadas con
el mbito de su competencia;
- Proponer y promover controles inter-
nos para el buen uso de los muebles
y equipos de oficina;
N 17 - Marzo 2010
- Suscribir las actas de entrega recep-
cin por las transferencias de Bienes
Patrimoniales de acuerdo a las normas
legales vigentes;
- Elaborar el informe anual de Activos
Fijos y remitir para su contabilizacin
en los estados financieros (Estado
operativo, depreciaciones, deterioro
de activos, etc.).
9. Funcin del Personal Asigna-
do
- Mantener el registro de documenta-
cin, sistematizar su registro
- Recepcionar, clasificar, registrar, siste-
matizar y dar trmite a la documen-
tacin ingresada al rea de control
patrimonial;
- Organizar y coordinar audiencias,
atenciones, reuniones y preparar la
agenda con la documentacin respec-
tiva;
- Remitir documentos necesarios sobre
informacin patrimonial solicitados
por el rgano rector, la OCI y otras
unidades competentes.
- Organizar el control y seguimiento
de expedientes que ingresan, con la
finalidad de brindar una atencin
oportuna;
- Organizar y Administrar el Archivo;
- Coordinar y ejecutar la realizacin de
inventarios fsicos, as como la actua-
lizacin del registro y codificacin de
bienes patrimoniales;
- Mantener actualizado el Registro de
Ingreso y Salida de los Bienes patri-
moniales del Almacn, debidamente
valorizados;
- Mantener el registro de bienes asigna-
dos, por usuarios y reas y efectuar el
control de altas, bajas y Transferencias
de bienes patrimoniales;
- Llevar el control de la salida y retorno
de los bienes del Activo Fijo que se
encuentren en proceso de reparacin
u otros;
- Formular los informes sobre el control
patrimonial de los bienes, as como
del trmite de altas y bajas de bienes a
efectos de determinar las bajas y altas
de los bienes depreciables.
10. Administracin y Gestin de
Bienes Patrimoniales
La Administracin de bienes patrimoniales
consiste en desarrollar acciones y proce-
dimientos adecuados de planificacin,
programacin organizacin, y control de
los bienes patrimoniales de la entidad con
el fin de obtener el mximo beneficio y
rendimiento posible de ellos; este benefi-
cio puede ser econmico o social.
Continuar en la siguiente edicin...