CICLOS O ETAPAS DE UN PROYECTO

Actividades o tareas del proyecto

En general suele ser conveniente dividir el proyecto en paquetes de trabajo, ya que
permite descomponerlo en partes claramente identificables. Cada una de estas partes
puede descomponerse en actividades o tareas a realizar, interdependientes entre s.
Las actividades deben tener las siguientes caractersticas:
Ser mensurables en trminos de tiempo, recursos, esfuerzo y coste
Tener un producto final como resultado
Tener un comienzo y un fin claro
Ser responsabilidad de una sola persona

La informacin que necesitamos de cada actividad podemos resumirla como sigue:

Descripcin de la tarea
Inputs o precondiciones necesarios
Requerimientos de recursos con costes
Tiempo estimado

Existe un tipo especial de tarea, con duracin nula, que podramos llamar fechas clave o
hitos del proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar
familiarizado con el mismo y simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto.
Muchas veces se utilizan, entre otras cosas, para:
Proporcionar una medida del progreso del proyecto
Comunicarse con la gente que no forma parte del equipo del proyecto
Enfocar la atencin sobre los resultados

Asignacin de duraciones a las actividades

Una vez que tenemos el proyecto dividido en actividades debemos asignar una duracin a
las mismas. En general, la asignacin de tiempos se har basndonos en datos
histricos. Es muy importante que todas las personas implicadas en la estimacin de la
duracin de las actividades -entre las que deben estar las que harn el trabajo- conozcan
los objetivos de tiempo, coste y calidad del proyecto, lo que implica realmente la tarea y
qu es lo que debe dar como resultado.
Como la estimacin tiene una cierta dosis de subjetividad por parte de las personas que la
realizan, el jefe del proyecto debe preguntarse:
Si la estimacin parece muy larga
Se ha asignado ms tiempo para que el que realiza la tarea lo haga
cmodamente?
Le falta experiencia al estimador sobre la complejidad de la tarea?
Se est planificando una tarea excesiva, por ejemplo hacer un informe de 200
pginas cuando realmente con uno de una pgina sera suficiente?
Si la estimacin parece muy corta
Est el estimador muy confiado con sus posibilidades?
Ha apreciado realmente la complejidad de la tarea?
Ha valorado completamente lo que se tiene que hacer?
Ha supuesto cosas inadmisibles sobre los inputs de la tarea?

An admitiendo la gran dificultad de realizar la labor de estimacin se pueden dar unos

principios generales:
El tiempo que se tarda en realizar una actividad es el resultado de los recursos
implicados y de otras restricciones.
Las estimaciones no deben contemplar tiempo extra para imprevistos, stos se
deben tener en cuenta a nivel global.
Las estimaciones deben ser honestas.
Las hiptesis y los procedimientos utilizados deben estar documentados.
No se deben "maquillar" las estimaciones.
Siempre es apropiado hacer verificaciones razonables.

Las Actividades de la Gestin de Proyectos.

La Gestin de Proyectos se refiera a todas las actividades que se realizan para
cumplir con un fin principal definido, en un tiempo establecido utilizando recursos tanto
humanos como materiales y para el cual se debe tener presupuestados los costos en
que se incurrirn.

El objetivo principal de la Gestin de Proyectos es administrar, planificar, coordinar,

seguimiento y control de todas las actividades y los recursos asignados para la
ejecucin del proyecto de una forma que se pueda cumplir con el alcance en el tiempo
establecido y con los costos presupuestados.
En todo proyecto participa un ejecutor o gestor, los beneficiarios finales y los actores
institucionales.

Las reas que son determinaste para el xito de un buen proyecto son: la visibilidad,
desviaciones, frecuencia, toma de decisiones y las tcnicas de seguimiento. Adems
de esto la comunicacin es el proceso esencial de la gestin de proyectos, desde la
etapa de inicio hasta la de cierre, es importante saber bien Qu se comunica y de
qu manera? Con que frecuencia y grado de detalle? Todo esto para dar a conocer
de una forma clara las metas y propsitos y lograr que se cumplan.

Sin importar la dimensin del tamao del proyecto es necesario que cuenten con un
administrador o gestor de proyectos que cuente con habilidades para poder manejar
de manera eficiente las diferentes etapas del proyecto y tomar las medidas
necesarias.
De acuerdo con el Project Management Institute (PMI) las caractersticas de un
proyecto son:

Un producto, bien o artculo producido, que es cuantificable y que puede ser un

elemento terminado o un componente o un servicio prestado.
La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, la capacidad de
produccin o de prestacin de servicio de las funciones del negocio, que
respaldan la produccin, la distribucin, etc.
 Un resultado que puede ser obtenido de diversas formas: salidas, documentos,
ideas, etc.
La singularidad es una caracterstica importante de los productos o entregables
de un proyecto.
La elaboracin gradual, que es una caracterstica de los proyectos que
acompaa a los conceptos de temporal y nico. Elaboracin gradual
significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.

Las tres restricciones principales o posibilidades de alteracin en los proyectos son

el alcance, tiempo y costos.

Los proyectos se dividen en fase con el objetivo primordial de facilitar la gestin y

mejorar el control de una forma que se pueda mantener alineado con los objetivos
establecidos.

Para poder administrar un proyecto en un contexto de calidad, este deber pasar por
varias fases, al final de las cuales debern definirse los acontecimientos importantes.
Cada etapa se relaciona con una prestacin y una validacin basadas en un
documento especfico.
Las etapas, actividades, o ciclo de vida de la gestin de proyecto son las definidas a
continuacin:

INICIACION.

En esta parte es donde se comienza el proyecto, se identifica una idea, aqu se

redacta la propuesta especfica del proyecto, los objetivos, el alcance, la calidad, se
estima como se llevara a cabo y se hace una evaluacin de los riesgos, adems se
hacen estimaciones de tiempos, costes teniendo en cuenta los recursos humanos
materiales y financieros disponibles. Este proceso es esencial para alcanzar el xito
en un proyecto, porque unos objetivos mal planeados conducirn al fracaso del
proyecto aun cuando la gestin sea adecuada.

En esta etapa se hace la redaccin de la propuesta especfica objeto,

objetivos, alcance, calidad y estima riesgos del proyecto, y describe cmo l se
llevara a cabo. Incluye tambin estimaciones de costo y tiempo, y efecta
la integracin de todo lo anterior con lo que sigue, y justifica -evaluando credenciales
y circunstancias- por qu el contrato del proyecto se debe dar a una organizacin o
equipo en particular, y bajo qu condiciones.

En esta etapa es bueno elaborar la prefactibilidad del proyecto enfocada en los

siguientes aspectos:

Prefactibilidad tcnica;
Prefactibilidad econmica;
Prefactibilidad legal;
Prefactibilidad ambiental.
Esta fase tiene una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y puede
ser esencial, por lo que debe ser espacialmente cuidada. En ocasiones esta parte es
menospreciada lo cual puede llevar el proyecto al fracaso.

PLANIFICACION.

Para que el proyecto tenga xito, antes que todo es necesario planificar con cuidado.
Esta etapa define el alcance de lo que se quiere hacer esta planificacin debe ser
conciso y expresar de forma precisa

Se realiza la planificacin de todas las actividades necesarias para llevar a cabo el

proyecto, considerando las prioridades del proyecto, los recursos necesarios, los
tiempos esperados para ejecutar cada una de las tareas y sus funcionalidades.

La planificacin se refiere a la identificacin de actividades, hitos y entregable del

proyecto, incluso posibilidades de mitigacin de riesgos.

Existen diferentes herramientas y tcnicas para abordar la planificacin de un buen

proyecto, las cuales permiten definir los tiempos, reas de trabajo y las distintas
etapas del desarrollo del proyecto que permiten definir el curso de accin a seguir que
ser tomado.

Definimos de una forma clara lo que queremos conseguir (objetivos), en que tiempo
lo haremos (cronograma) y el coste que tendr lograrlo (presupuesto).

Aqu se establece como el equipo de trabajo deber satisfacer las restricciones de

prestaciones, la planificacin temporal y el coste. Una planificacin bien detallada
disminuye la aparicin de sorpresas.

La planificacin inteligente es una de las claves del xito de la gestin de proyectos.

EJECUCION.

Se refiere a la implementacin o puesta en marcha del proyecto, consiste en poner en

prctica la planificacin llevada a cabo previamente.

Durante la ejecucin del proyecto, se debe poner nfasis en la comunicacin para

tomar decisiones lo ms rpido posible en caso de que surjan problemas.

Adems, se debern organizar regularmente reuniones para administrar el equipo del

proyecto, es decir discutir regularmente el progreso del proyecto y determinar las
prioridades siguientes.

Se realiza para coordinar los recursos que son necesarios para desarrollar los
procesos planificados.

Esta fase suele implicar contratos de estudios, de asistencia tcnica, de servicios o de

suministros.
Se monitorea el avance real del proyecto para que se pueda adaptar el proyecto a los
cambios contextuales.

Esta etapa representa el conjunto de tareas y actividades que supone la realizacin

del proyecto, es decir el proyecto del que se trate. Responde a las caractersticas
tcnicas especficas de cada tipo de proyecto y se gestionan los recursos de una
forma adecuada para el buen desarrollo de los objetivos propuestos.

CONTROL.

El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en
el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisin y medicin del
rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones
correctivas, esto se hace mediante la comparacin entre la planificacin realizada y
los valores incurridos.

Las informaciones de control deben ser proporcionadas de manera oportuna y a

tiempo, sin retrasos para tomar acciones correctivas antes de que sea tarde.

Aqu debe haber un buen liderazgo y buena supervisin por parte del Gestor del
proyecto, puede imprimir reportes revisar el progreso y aplicar mejoras.
Monitorizacin del trabajo realizado analizando de cmo el proceso difiere de lo
planificado e indicando las acciones correctoras necesarias. Incluye el liderazgo,
proporcionando directrices a los recursos humanos, para que realicen su trabajo de
forma efectiva y a tiempo.

Para esto podemos usar varios mtodos de control como son:

DIAGRAMA DE GANTT
La herramienta bsica que se utiliza para realizar la planificacin del trabajo de un
proyecto es el diagrama de Gantt. Es un diagrama de barras que muestra el origen y
el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas as como
las dependencias entre unidades mnimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin,
comienzo-fin, comienzo-comienzo).

PERT
La tcnica de revisin y evaluacin de programas o PERT es bsicamente un mtodo
para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en
completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en
funcin de talentos y recursos, e identificar el tiempo mnimo necesario para completar
el proyecto total en funcin de los talentos y recursos.

CADENA CRTICA
La Gestin de Proyectos por Cadena Crtica (CCPM) es un mtodo que se enfoca
en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el
uso de los recursos nivelado, pero les pide ms flexibilidad en sus horas de trabajo y
de ser capaces de cambiar rpidamente de tarea o de cadena de tarea para no
retrasar el proyecto entero.

CIERRE.

Es la culminacin del proyecto, todo proyecto tiene una existencia temporal, y finaliza
cuando se cumple con lo establecido.

Tambin es llamada fase de puesta en marcha del proyecto.

Cierre es la etapa final de un proyecto en la que ste es revisado, y se llevan a cabo

las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, as como sus
resultados, en consideracin al logro de los objetivos planteados.

Se realizan las pruebas finales de correccin de la solucin y la verificacin.

En esta fase se deber elaborar un documento de finalizacin donde se describir

cmo se ha llevado cabo el proyecto, los problemas que se han detectado, la
metodologa utilizada, la forma de organizacin, la experiencia ganada, y lo ms
importante, las conclusiones a las que se llega una vez se ha finalizado el proyecto.

Ejemplo de Actividades y fases