Tcnicas

documentales
de archivo
Ordenacin y clasificacin
de los documentos
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Vctor Hugo Arvalo Jordn

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 Vctor Hugo Arvalo Jordn

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Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta
publicacin, incluido el diseo de la cubierta, puede
reproducirse, almacenarse o transmitirse de ninguna forma,
ni por ningn medio, sea ste elctrico, qumico, ptico,
de grabacin o de fotocopia, sin la previa autorizacin escrita
por parte del autor.

2003 por Vctor Hugo Arvalo Jordn

Primera edicin virtual y en papel, Ediciones del Sur,

octubre de 2003.

Impreso en Buenos Aires.

Hecho el depsito que marca la ley 11723

ISBN 987-20868-4-2

Distribucin gratuita

Vistenos y disfrute de ms libros gratis en:

http://www.edicionesdelsur.com
 NDICE

OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO ............................................ 11

NOCIONES GENERALES .............................................................. 12

Archivos: tcnica y ciencia ............................................... 16
Conceptos del documento ................................................. 18
Documentos privados ................................................... 19
Documentos pblicos .................................................... 19
Documentos administrativos ....................................... 20
Documentos judiciales ................................................. 21
Documentos diplomticos ............................................. 22
Documentos heurstico-histricos ................................ 23
Documentos autnticos ................................................ 26
Documentos ejecutivos ................................................. 26
Archivala ........................................................................ 27

INCORPORACIN DE CONOCIMIENTOS ............................................ 31

Los principios ................................................................... 31
Unidades de ordenacin ............................................... 41
Principio de procedencia y de orden original ................ 49
Los conceptos ................................................................... 55
Concepto de ordenacin ................................................ 57
Concepto de clasificacin .............................................. 70
Niveles jerrquicos .................................................. 75
 Clasificacin decimal Dewey .................................... 76
Clasificacin documental LC (Library of Congress) .. 78
Taxonoma ....................................................................... 80
Necesidad de una clasificacin ................................. 81
Especie o tipo documental? ..................................... 81
Designacin de un tipo documental ......................... 82
Clasificacin jerrquica ........................................... 83
Filogenia .................................................................. 83
Sistema tradicional de clasificacin ......................... 84
Metodologas alternativas ........................................ 84
Taxonoma diplomtica ............................................ 85
Taxonoma y Sistemtica. Clasificacin de los
organismos ................................................................ 85
La Sistemtica ............................................................. 86
El uso de los nombres tipolgicos ................................. 87
Sistema de clasificacin ............................................... 89

FORMACIN DE LOS ARCHIVOS .................................................... 91

El ciclo vital de los documentos ........................................ 92
Traslado y transferencia .............................................. 96
Fase activa ............................................................... 103
Fase administrativa ................................................. 105
Fase intermedia ....................................................... 105
Fase de conservacin permanente ........................... 107
Fase tecnolgica ....................................................... 108
Sistemas de informacin en el ciclo vital de los
documentos ................................................................... 111

LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO ............. 119

Caracteres externos ......................................................... 119
Clase y tipo documental ............................................... 120
Clasificacin de los documentos diplomticos .......... 129
Documentos pblicos: regios ................................ 130
Documentos pblicos pontificios .......................... 130
Documentos privados ........................................... 131
Contenedor o formato ................................................... 131
Cantidad ....................................................................... 133
Soporte o forma ............................................................ 134
Minutas .................................................................... 137

6
 Documentos originales ............................................. 138
Categoras intermedias ............................................ 140
Copias ....................................................................... 140
Caracteres internos .......................................................... 141
Entidad productora ...................................................... 142
Fecha y lugar de produccin ........................................ 143
Orgenes funcionales .................................................... 144
Contenido sustantivo .................................................... 146

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO ............................. 148

Conceptos generales ......................................................... 148
Sistemas ........................................................................... 148
Teora general de sistemas .............................................. 149
Empresas y organismos de servicio en la teora de
sistemas ........................................................................ 152
Clasificacin de sistemas ................................................. 153
Sistemas fsicos y abstractos ....................................... 154
Naturales y elaborados ................................................ 154
Tcnicos y civiles o sociales .......................................... 154
Abiertos y cerrados ...................................................... 154
Sistema de produccin ................................................. 155
Clasificacin de los sistemas de servicio por su proceso ... 155
Clasificacin de los sistemas de servicio por sus fines ..... 156

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS ............................................... 157

Archivos audiovisuales ..................................................... 157
Archivos cartogrficos ...................................................... 157
Archivos impresos ............................................................ 158
Archivos legibles a mquina ............................................ 158
Archivos pblicos ............................................................. 159
Archivos administrativos ................................................. 162
Archivos eventuales ......................................................... 162
Archivos centrales ............................................................ 162
Archivos intermedios ....................................................... 163
Archivos de conservacin permanente o histricos .......... 164
Archivos generales ........................................................... 164
Archivos privados ............................................................. 164
Archivos particulares ....................................................... 166
Archivos econmicos ........................................................ 166
Archivos eclesisticos ....................................................... 166

7
 El Archivo del Vaticano .................................................... 167
Archivos secretos ............................................................. 168
Archivos vivos .................................................................. 168
Archivos muertos ............................................................. 169

ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA .................................................... 170

Tendencias de las organizaciones ..................................... 171
Evolucin de las organizaciones ....................................... 172
Concepto de estructura .................................................... 173
Criterios para comprender la estructura ......................... 175
La delegacin ............................................................... 175
La departamentalizacin ............................................. 175
La descentralizacin .................................................... 176
Estructura formal e informal ...................................... 176
Tipos de departamentalizacin ......................................... 177
Departamentalizacin por funciones ............................ 177
Departamentalizacin por servicios ............................. 178
Departamentalizacin por rea geogrfica ................... 179
Departamentalizacin por tipo usuarios ...................... 179
Departamentos staff y de servicios .............................. 179

DIAGRAMAS ............................................................................. 181

Propsito de los diagramas .............................................. 182
Flujogramas ................................................................. 182
Organigramas .............................................................. 183
Estructura orgnica ......................................................... 183
Comunicacin ............................................................... 186
Anlisis ........................................................................ 188
Limitaciones .................................................................... 190
Modelos de organigramas ................................................. 191
Principales formas de organigrama ................................. 193
Diagramacin ............................................................... 195
Codificacin de los cargos del diagrama ........................... 201
Tipos de diagrama de estructura ..................................... 202
Relevamiento de la informacin ....................................... 204

LA ADMINISTRACIN EN LA ORDENACIN Y CLASIFICACIN .............. 207

Generalidades ................................................................... 207
Las actividades ................................................................ 218
Actividades de planificacin ......................................... 221

8
 Actividades polticas ..................................................... 222
Actividades de decisin ................................................. 222
Actividades de influencia ............................................. 225
Actividades de informacin .......................................... 226
Actividades operativas ................................................. 227
Actividades de control .................................................. 228
Actividades de fomento ................................................. 229
Actividades de servicio ................................................. 230
Actividades de coordinacin ......................................... 230

IDENTIFICACIN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES .......................... 232

Aproximacin a una metodologa archivstica ................. 232
Precisin de conceptos ...................................................... 237
Hiptesis ...................................................................... 237
Teora ........................................................................... 239
Leyes ............................................................................ 241
Operativa del mtodo ................................................... 242
Los mtodos documentales ............................................... 244
Anlisis de los tipos documentales ............................... 250
Determinacin del tipo de informacin que se desea
obtener ...................................................................... 250
Las unidades documentales ......................................... 253
Divisin de los fondos en unidades documentales ........ 253
Identificacin de los fondos documentales ........................ 255
Mtodo de identificacin de fondos ............................... 256
Identificacin de la entidad productora ........................ 257
Identificacin de los orgenes funcionales .................... 259
Identificacin del tipo documental ............................... 260
Identificacin del documento ........................................ 261
Especificaciones o requerimientos documentales ......... 263
Delimitacin del concepto de serie documental ............ 266
El mtodo sistmico ......................................................... 266
El modelo sistmico .......................................................... 267
El contexto ....................................................................... 268
Organizacin del fondo documental ................................. 268
La ordenacin de las unidades mayores ........................... 270
Los grupos documentales ................................................. 270
Las colecciones de manuscritos ........................................ 272
La ordenacin de las unidades intermedias ..................... 274
Series documentales ..................................................... 275

9
 Formacin de la serie documental ............................... 278
Ordenacin de las series .............................................. 279
Series de manuscritos ...................................................... 279
El mtodo interrogativo .................................................... 280
Determinacin de la obtencin de datos ........................... 280
Forma de obtener los datos .............................................. 281
La entrevista .................................................................... 282
Sistema de entrevistas ..................................................... 283
Limitaciones .................................................................... 285
Sistema de consultas ........................................................ 286
Sistema de encuestas ....................................................... 286
Encuesta y cuestionario ................................................... 288
Clasificacin de los cuestionarios ..................................... 289
Preparacin de formularios .............................................. 290
El formulario .................................................................... 291
El mtodo del test ............................................................. 291

BIBLIOGRAFA CONSULTADA ........................................................ 293

10
 OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO

Conocer y aplicar correctamente la terminologa

archivstica.
Conocer y comprender los mtodos y procedimien-
tos administrativos.
Distinguir los tipos documentales que producen las
entidades.
Perfeccionar el vocabulario profesional y los con-
ceptos empleados por la Archivologa en el marco de la
ordenacin y clasificacin en sus distintos niveles.
Conocer los distintos elementos que intervienen
en la clasificacin documental.
Conocer los principios archivsticos.
Distinguir las distintas unidades documentales.
Adquirir elementos de juicio sobre la labor que debe
realizar el archivero como consejero de la organizacin
de documentos activos para efectivizar el servicio.
 NOCIONES GENERALES

LA EXISTENCIA de archivos y de algunas de sus tcnicas

actuales data de pocas remotas. Los archivos comenza-
ron a formarse prcticamente desde la aparicin de las
escrituras. Los egipcios, predecesores de muchos cono-
cimientos de la actualidad, los sumerios y los macedo-
nios, en el florecimiento de sus respectivas civilizacio-
nes detalle a considerar, se vieron en la necesidad
de crear depsitos dedicados a la conservacin de los
documentos.
Este fenmeno, de carcter netamente social, consi-
derado como una constante en la historia de la humani-
dad, permite aseverar que la formacin de los archivos
responde a una necesidad explcita. En la medida que
aumenta el nmero de la poblacin, se requiere de una
memoria ms amplia que d testimonio de todos sus
acontecimientos, sociales en primera instancia, que pos-
teriormente pueden convertirse en histricos.
Esta aseveracin nos lleva a manifestar, con justa ra-
zn, que en los grados de civilizacin superior, es decir,
bajo determinadas condiciones como la existencia de todo
un contexto jurdico-cultural, se establecen como deter-
minantes para la formacin de archivos.
La Archivologa como ciencia en formacin es relati-
vamente moderna, surge como una tcnica emprica
para dar arreglo y conservacin de los archivos.1 La con-
figuracin como ciencia independiente y como ciencia
auxiliar de la Historia, es reciente.
Fueron muchos los archiveros preocupados por este
desarrollo, sustentado en la misma necesidad de infor-
macin de las instituciones y sus administraciones. Al-
gunos hitos son reconocidos, como la difusin del ma-
nual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin,
que se editara en 1898.
La Archivologa, que se diferencia conceptualmente
de la Archivstica, por la aplicacin de tecnologa moder-
na, se vio forzada a asimilar conocimientos de la Diplo-
mtica, Paleografa, Biblioteconoma, Historia y final-
mente Administracin, colaborando en su desarrollo,
pero al mismo tiempo creando una dependencia inclusi-
ve del lenguaje de sus fuentes. El desarrollo de los ar-
chivos administrativos lograr, en cierta forma, buscar
menos dependencia de la influencia negativa de la His-
toria y la Biblioteconoma sobre los archivos.
La Archivologa tiene alcances demasiado amplios,
lo que, al momento de la formacin de profesionales, pre-
senta variadas opciones de aplicacin, pero bsicamen-
te pueden citarse:
Definicin de la misma y establecimiento de su cam-
po de estudio, lo que conforma todo un cuerpo terico
permanentemente actualizado.
Anlisis de su objeto, mtodo y finalidad.

1
Antonia Heredia Herrera: Archivstica General - Teora y Prctica,
Diputacin Provincial de Sevilla, 1991.

13
 Elaboracin, estudio y aplicacin de los principios
relacionados a sus actividades como profesin.
Gestin de documentos y administracin de archi-
vos a lo largo del ciclo vital de los documentos
Estudio de la evolucin de la prctica archivstica
en todos sus campos.
Bibliografa y formacin profesional.
Consideracin de las instalaciones, conservacin
material, reproduccin en todas sus variantes y con toda
su problemtica.
La Archivologa requiere entonces para el logro de
sus fines, el auxilio de otras ciencias: Diplomtica, Pa-
leografa, Cronologa, Sigilografa, Historia institucio-
nal, Derecho administrativo, Administracin, Arquitec-
tura, Restauracin, Reproduccin, Qumica, Biologa e
Informtica.
A la Archivologa la podemos considerar sin muchas
vueltas como una ciencia de las clasificaciones, porque
en cada uno de sus aspectos o captulos, clasifica previa-
mente sus conocimientos y los aplica a los distintos con-
tenidos que participan de su saber.2
A la necesidad explcita de la formacin de los docu-
mentos y de su posterior centralizacin en archivos, des-
de la antigedad, podemos clasificarla en dos cualida-
des:
La cualidad testimonial: de las decisiones jerrqui-
cas, sean de realeza o no, se petrifican para su conser-
vacin permanente, constituyndose en memoria de las
actividades de determinado ejercicio administrativo, po-
ltico o simplemente de poder.
La cualidad de constancia: efecta evidencia sobre
la propiedad o un derecho adquirido, producto de una
2
Consideramos que el lector ha ledo previamente, el contexto te-
rico de la Archivologa.

14
cultura intelectual en desarrollo; que permite concep-
tuar los valores de bienes y propiedad, los mismos que
al ser registrados en un documento, cobran valor legal y
de requisito para demostrar ante herederos y comer-
ciantes, la acreditacin de la propiedad como tal. Son los
aspectos que determinan el estado jurdico, la organiza-
cin del gobierno que hace prevalecer ese estado de de-
recho.
Lo evidente es que en la antigedad existieron de-
psitos documentales, con un nombre u otro, y se modi-
ficaron los soportes documentales acorde con el desa-
rrollo tecnolgico del momento.
La aparicin y desarrollo de la escritura originan la
necesidad de un depsito con propsitos especficos: re-
unir, ordenar, conservar y recuperar la informacin ce-
losamente guardada. Paralelamente con el desarrollo
de la escritura, se conforman varias clases de documen-
tos, que contribuyen al conocimiento diplomtico, y per-
miten posteriormente la aparicin de la Paleografa.
Con el nacimiento de la imprenta, se distinguen fe-
hacientemente los documentos librarios y se diferencian
de documentos administrativos por la finalidad de su
creacin y su esencia. Los documentos librarios encie-
rran pensamientos, por decirlo as, mientras que los ad-
ministrativos eran fruto de una accin o decisin.
Los descubrimientos continuos realizados por la Ar-
queologa contribuyen aportando datos de inters sobre
esta rama del saber. Es as que en las excavaciones rea-
lizadas en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, se
descubren continuamente tablillas de arcilla, aun cuan-
do no manifiestan un orden perceptible. Se comprueba
la existencia de cantidades documentarias, generalmen-
te ubicadas en los palacios reales o en los templos, es-
tos ltimos son considerados como los repositorios ms

15
antiguos donde se conservaron las notas de los sacerdo-
tes sobre asuntos oficiales y sobre la administracin de
los bienes pertenecientes al templo, lgicamente que
existieron documentos sobre asuntos seculares.
Los palacios reales o de magistrados allegados al rey
conservaban los diplomas, leyes y dems textos, escritos
unas veces en piedra, otras en madera, metal, cera, pa-
piro, y ms tarde en pergamino y papel. Es decir, efec-
tuamos una clasificacin de los soportes documentales
en soportes blandos y duros, atendiendo a la naturaleza
intrnseca del soporte.
Los archivos constituyen, definitivamente, el dep-
sito natural donde se conservan primero y luego son con-
sultadas, todas las series de escritos llamados de ac-
cin, acto, hecho, actuacin; o de decisin, resolucin,
determinacin.

ARCHIVOS: TCNICA Y CIENCIA

Los archivos resguardan documentos que difieren en

la apreciacin de su valor con el transcurso del tiempo,
sometindose generalmente a la investigacin histri-
ca. Estos documentos pueden ser diferentes en su signi-
ficado, pero mantienen informacin de una organici-
dad. Los archivos son esencialmente orgnicos.
El desarrollo de la investigacin en la Sociologa, al
igual que en la Historia econmica, cobraron importan-
cia al finalizar la Segunda Guerra Mundial, lo que oblig
a prestar una mayor atencin de la organizacin de los
archivos, asimismo se comprende que los documentos
encierran un valor incalculable en investigaciones de
Etnologa, Diplomtica, Paleografa (hoy Grafstica).

16
 Se modifica enormemente el inters por los documen-
tos en el transcurso del anterior siglo, lo que permite un
amplio desarrollo de las tcnicas documentales. Esto nos
lleva a la conclusin de que todo archivo debe estar pre-
parado para el servicio de investigacin, y no slo en la
consulta eventual de documentos administrativos, sino
para facilitar informacin continua que permita adqui-
rir un mayor conocimiento en el campo cientfico o, como
en el caso de las actuaciones administrativas, tomar deci-
siones acertadas. Esto compromete a quienes hasta aho-
ra, en forma idnea, se hicieron cargo de los archivos; se
establece entonces que la funcin bsica de todo archive-
ro es permitir el acceso a los documentos. Para llegar a
esta conclusin, se ha desarrollado una serie de expe-
riencias hasta conformar el conocimiento actual, que es
slo el comienzo. El acceso a los documentos se lograba
slo por los medios descriptivos. La ordenacin y clasi-
ficacin es un proceso aplicado muy recientemente.
Las necesidades de informacin adecuada en la toma
de decisiones permiten aplicar un conjunto de tcnicas
que, aglomeradas bajo una misma direccin, conforman
un saber, an naciente, pero que desarrolla en la medi-
da en que la sociedad demanda un mayor conocimiento
social. La Archivologa surge necesariamente.
El conocimiento sobre los archivos tiene modifica-
ciones continuas; se habla de archivos pblicos, privados
eclesisticos, de archivos administrativos, econmicos e
histricos. Clasificamos a los archivos por sus fines con-
cretos, por los soportes que contienen o por el aspecto
legal que los sustentan. El papel de los archivos desor-
ganizados no favorece la perduracin de los documen-
tos, ni permite una adecuada seleccin documental. La
ordenacin documental de los archivos se convierte en
una tcnica que adecua el control para el archivero.

17
 La dinmica documental hace necesario un estudio
sobre su comportamiento, se establecen principios, de
acuerdo a estos permanentes anlisis, existen estudios
paralelos sobre el comportamiento de la informacin con-
tenida en los documentos; se generan investigaciones al
respecto, la Archivologa alcanza el nivel de ciencia y se
engloba en las Ciencias de la Documentacin.

CONCEPTOS DEL DOCUMENTO

El documento es la materia prima de nuestros estu-

dios, el objeto formal de la Archivologa y de las Cien-
cias de la Documentacin. Archivsticamente hablando,
significa cualquier escrito o imagen impregnado en un
soporte relativo, sirve para suministrar o conservar la
informacin. Es ambiguo hablar del documento sin su
contexto, su definicin vara de acuerdo con la ciencia o
disciplina que lo estudia.
Se define el documento como cualquier soporte de
cualquier ndole que contiene informacin de inters para
una determinada materia.3 Al decir soporte se especi-
fica como papel, cinta magnetofnica, tela, papiro, per-
gamino, etc., cualquier objeto que, en su contenido, guar-
da un signo determinado como informacin que deber
ser extrada por quien o quienes se interesen. Si bien po-
demos realizar una clasificacin del documento por sus
soportes, nos interesa ms por su objetividad.4

3
Manuel Vzquez: La ordenacin en la metodologa archivstica,
en Revista del Archivo General de la Nacin, vol. 8, Buenos Aires, 1979,
ao VIII, p. 17.
4
Ver objetivacin del documento en Vctor Hugo Arvalo Jordn:
Teora, fundamentos y prctica de la Archivologa, editorial virtual e-
libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.

18
Documentos privados

El adjetivo privado se refiere a lo que se ejecuta en

confianza o en familia, sin ceremonia ni formalidad, que
est reservado a una sola persona o a un pequeo grupo
de personas, por oposicin a pblico. Como acto parti-
cular y personal de cada uno. Desde el punto de vista de
la economa, se considera un sector privado al sector de
la economa de un pas generado por las empresas, las
economas domsticas e instituciones privadas con fines
de lucro. El criterio que separa al sector pblico y al pri-
vado de la economa es la naturaleza de las decisiones
econmicas. Es decir, se considera que pertenecen al sec-
tor pblico las instituciones cuyas decisiones son adop-
tadas por una autoridad centralizada y al sector privado
aquellas cuyas decisiones estn condicionadas por el
mercado. Por un lado existen empresas de titularidad
pblica que se rigen por el mercado (sus decisiones se
adoptan a partir de la lgica del mercado) y otras em-
presas de titularidad pblica combinan en su gestin las
decisiones de carcter pblico con aquellas que emanan
de la lgica del mercado.
El documento privado, entonces, es el producido por
entidades privadas y particulares. Tambin se interpre-
ta como el redactado por partes interesadas, con testi-
gos o sin ellos, pero sin intervencin de notario o funcio-
nario pblico que le d fe o autoridad.

Documentos pblicos

El adjetivo pblico es bastante ambiguo en sus sig-

nificados, pero en trminos generales nos dice pertene-
ciente o relativo a toda la comunidad, por oposicin a
privado. Desde el punto de vista econmico y poltico,

19
se habla del sector pblico, como el conjunto de activida-
des econmicas en las que el Estado participa o ejerce
un control directo de la gestin.
El documento pblico es entonces el otorgado o au-
torizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por
notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario
pblico competente para acreditar algn hecho, la mani-
festacin de una o varias voluntades y la fecha en que se
producen.5 Documento producido por entidades pbli-
cas o estatales.

Documentos administrativos

Los provenientes de la autoridad administrativa o

los autorizados por ella. Cualquiera relacionado con la
administracin pblica. El de carcter privado, desde
que se incorpora a un expediente o a actuaciones de n-
dole administrativa. El relacionado con la administra-
cin, gestin econmica y organizacin de los asuntos
privados. A efectos registrales, los que, por reunir au-
tenticidad y proceder de autoridades o funcionarios p-
blicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como
admisible y eficaz titulacin.6
La enorme variedad de los documentos administra-
tivos nos llevan aun a una nueva clasificacin, que po-
demos resumir sin agotar el tema.
El trmino administracin implica la accin y efecto
de administrar. Esta accin se interpreta como un con-
junto de actos de gestin y disposicin ejecutados sobre
un patrimonio.
5
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa Hispanoamericana. Teo-
ras y Principios, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, UNC,
Direccin General de Publicidad, Crdoba. 1 parte, 3 reimpresin, 1979,
p. 42.
6
Luis Piazzali: Documentos, conceptos, definiciones, Santa Fe, 1977.

20
 Documentos administrativos pblicos: se susten-
tan en la gestin de los intereses pblicos, realizada por
los organismos competentes y el conjunto de organismos
encargados de cumplir esta funcin.
Documentos administrativos eclesisticos: son
los emanados del poder ejecutivo de la Iglesia, que com-
prende una dimensin espiritual, referente a las jerar-
quas, jurisdiccin, etc., y una dimensin temporal, refe-
rida a la gestin de bienes y servicios.
Documentos administrativos militares: parten de
la administracin pblica del Estado que se ocupa de ges-
tionar todos los asuntos militares.
Documentos administrativos diocesanos: deri-
vados de una dicesis, que tiene a su cargo la recauda-
cin de los ingresos o de las rentas de una dicesis y su
empleo en los gastos de la misma.
Documentos administrativos centrales: deriva-
dos de la administracin central, o el conjunto de rga-
nos superiores de la administracin pblica.
Documentos administrativos autnomos: prove-
nientes de la administracin autnoma, constituida por
los rganos administrativos de las distintas comunida-
des autnomas que componen el Estado y la administra-
cin local. Sector de la administracin pblica integrado
por los entes menores de carcter territorial, como son
las provincias, los municipios, etc.

Documentos judiciales

Por el adjetivo judicial se entiende todo lo pertene-

ciente o relativo al juicio, a la administracin de justicia
o a la judicatura. Judicatura como ejercicio de juzgar.
Por lo tanto, los documentos se refieren a Cualquiera
de las resoluciones de los jueces o magistrados de las ju-

21
risdicciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autos
y providencias. Los que forman parte de autos, aun pro-
venientes de una parte y otro interesado que la causa o
requerido de ella. Las comunicaciones a las partes y a
terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones,
edictos, las diversas formas documentales de relaciones
jerrquicas y con otras jurisdicciones o autoridades; su-
plicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, rdenes y
despachos y oficios diversos. A los efectos de los regis-
tros de la propiedad, los que cumplen la funcin de titu-
laridad que en los actos y contratos inscriptos o inscribi-
bles se requiere.7
Podemos apreciar, definiciones para el trmino do-
cumento de acuerdo con la ciencia disciplina o punto de
vista diplomtico, histrico y documentalista.

Documentos diplomticos

Un testimonio escrito, redactado en forma determi-

nada, sobre los hechos o precedentes de naturaleza jur-
dica, que tiene por fin darle fuerza probatoria.8
El documento diplomtico requiere tres aspectos
esenciales:
Ser producido en una entidad organizada, por con-
siguiente, ser producto de una actividad.
Haber sido realizado, redactado, elaborado, con de-
terminadas frmulas internas que caracterizan directa-
mente su contenido y haber cumplido con formas exter-
nas determinadas.
Tratar sobre un hecho jurdico o negocio.

7
Luis Piazzali: op. cit.
8
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit, p. 18.

22
Documentos heurstico-histricos

Escritos, con existencia propia e independiente,

mediante los cuales quedan garantizados los hechos ju-
rdicos, con arreglo a formas determinadas que cambian
segn la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de
tal manera que estos testimonios escritos resultan id-
neos para el cumplimiento de fines jurdicos.9
Desde el punto de vista documentalista, tenemos la
definicin del FID citada anteriormente. Amat Noguera
lo considera: Todo conocimiento fijado materialmente
sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para con-
sulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable para
transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de
los hechos.10
Para Couture de Troismonts es toda base material
de conocimiento susceptible de emplearse para la con-
sulta, el estudio o como elemento de prueba. Es simul-
tneamente un soporte, un conocimiento y un testimo-
nio.11
En concordancia con estas definiciones dadas, com-
prendemos entonces que el documento es la base de par-
tida, no slo para la Archivologa, sino para las Ciencias
de la Documentacin. Resumiendo, observamos que to-
das las definiciones de alguna u otra manera contienen
tres elementos:
Un elemento de carcter probatorio.
Un elemento tangible, soporte.
Un elemento informativo.
que nos dan un concepto aproximado del documento.

9
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa, op. cit., p. 19.
10
Ibdem.
11
Roberto Couture de Troismonts: Manual de tcnicas en documen-
tacin, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7.

23
 Un concepto muy amplio por cierto, porque todo, en
realidad, todo lo que existe es un documento. Si obser-
vamos un pedazo de tiza, y sabemos cmo obtener un de-
terminado tipo de informacin, veremos que el pedazo
de tiza nos da continuamente informacin, primero por
el color, la forma nos dar un concepto de trabajo, un
concepto de cultura, sus componentes qumicos son otro
tipo de informacin. Los archiveros prefieren delimitar
el concepto, encerrndolo en aquellos documentos pro-
ducidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a
limitar los elementos que son propios de un archivo.
En descripcin, cuando se estudian los caracteres in-
ternos y externos del documento, esencialmente se con-
sideran dos aspectos diferentes:
La forma.
El contenido.
Al hablar de caracteres externos lo hacemos enton-
ces de la forma, los datos evidentes, como lo califican al-
gunos autores.
Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su con-
tenido, los datos latentes.

24
 DOCUMENTO
(Emilia Currs)
(docere)

Objeto fsico
Carcter probatorio
Finalidad informativa
Proyeccin histrica

Hacia su mundo exterior
Su forma Ordenar
dato Archivar
evidente

Su contenido Clasificar
dato latente Inventariar
Catalogar
Informatizar
Multi-media
FID Cualquier Objeto fsico
soporte Su forma - Dato evidente
de cualquier Finalidad informativa - Su
ndole contenido - Dato latente
que contiene Carcter probatorio
informacion Proyeccin histrica - Mundo
de inters exterior
para una
determinada
materia.

Cuadro 1. Documento.

Estos aspectos son determinantes de la ordenacin y

la clasificacin en la Archivologa, as tenemos que los
documentos se ordenan por su forma y se clasifican por
su contenido. De acuerdo al sistema elegido.

25
Documentos autnticos

Se clasifican en cuatro grupos principales:

1) Documento autntico pontificio: que son tradu-
cidos, interpretados, testimoniados, legalizados por los
obispos de las respectivas dicesis.
2) Documentos autnticos otorgados en el ex-
tranjero: que exigen la legalizacin de acuerdo a conve-
nios entre pases o de acuerdo con el derecho interna-
cional.
3) Documentos autnticos no redactados en cas-
tellano: que debern ser traducidos por funcionarios
autorizados.
4) Documentos autnticos por s mismos: que no
necesitan requisitos y autentificacin ni legislacin al-
guna.

Documentos ejecutivos

Es el instrumento, ttulo o pieza documental que con-

lleva ejecucin que se presenta para efectividad de la
obligacin que contenga en su texto.

26
 DOCUMENTO (fenmeno)

Hecho (Causa - efecto)
Componente Mental
Componente Material


Sentido Administrativo Sentido Histrico

Certifica: Testimonia:
Acciones Historia
Funciones Educacin
Actividades Investigacin
Tareas Usuario

Tcnicas del Archivo Tcnicas Documentarias
Clasificacin Clasificacin
Ordenacin Catalogacin
Descripcin Indizacin
Seleccin Anlisis
Tratamiento
informtico
Tratamiento
Multimedia

Informacin
Relativa ----- Perpetua

Cuadro 2. Documento como fenmeno.

ARCHIVALA

En varias oportunidades nos referimos a este trmi-

no utilizado por el Dr. Aurelio Tanodi en su mentado
Manual de Archivologa. El contenido esencial ineludi-
ble, de los archivos como secciones o instituciones, es la
Archivala, que muchos tratadistas identifican con el

27
archivo. Nos parece ms conveniente, delimitar los dos
trminos. La palabra archivala no ha recibido todava,
su carta de ciudadana en la lengua castellana, la usan
en Mxico especialmente el Dr. Carrera Stampa, y nos
adherimos por completo a su empleo por su practicidad,
claridad y fuerza expresiva.12
El vocablo archivala fue introducido por T. Sche-
llemberg en Mxico, en alemn archivaliem es utilizado
como plural, archivale como singular, en holands
archivala, en ingls archivalia, como masa de documen-
tos preservadas en un archivo.13
De acuerdo con su origen, la archivala sera los do-
cumentos de un archivo, pero tal afirmacin no es tan
fcil de comprender. Veamos la definicin: Por archi-
vala entendemos todo material escrito, grfico (dibujos,
mapas, planos), multigrafiado, reprgrafos, sonoro, au-
diovisual (pelculas) proveniente de una entidad, produ-
cido o recibido en funcin de sus actividades o, en gene-
ral, relacionado con su vida administrativa, desde el mo-
mento en que cumpli su funcin inmediata que origin
su creacin, y se conserva con fines administrativos, ju-
rdicos y cientficos o culturales.14-15
Lgicamente podemos pensar que este trmino pue-
de facilitarnos algunos aspectos de la Archivologa, pero
su interpretacin depende del punto de vista desde el
que lo tratemos. Veamos:
En la segunda fase de formacin de los archivos pre-
sentadas por el Dr. Tanodi, se habla de archivala ver-
dadera como la documentacin que cumple algunos re-
quisitos:
12
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit., p. 15.
13
Ibdem.
14
dem.
15
Por su importancia este ttulo lo extractamos de Teora, funda-
mentos y prctica de la archivologa del mismo autor.

28
 Que ha cumplido su funcin inmediata.
Que ya no sirve para la tramitacin completa.
Que ha pasado al archivo administrativo.
El problema se presenta para denominar a los do-
cumentos de la primera fase, gestacin y gestin de los
documentos, archivala en potencia, como concepto est
muy bien, pero cmo llamamos a esta etapa? Posterior-
mente pasa la documentacin a convertirse en fuentes,
sin dejar de ser archivala.
Por otro lado, Manuel Vzquez, nos dice de la archi-
vala como objeto de la Archivologa, aclaremos antes que
aqu habra una superposicin de trminos, el objeto de
la archivologa es el archivo, el objeto del archivo sera
la archivala, entonces, siempre de acuerdo a la postura
de Vzquez, la archivala sera el objeto formal de la Ar-
chivologa; volviendo al tema, nos dice: Esta palabra con
el correr de los aos no ha hecho sino aumentar su ne-
cesidad y debe ser adoptada, por dos razones:
l) Quienes no usan la palabra archivala han de de-
finir la palabra archivo como el edificio o institucin y
como los documentos que contienen creando un equivo-
cismo que es pobreza y dificulta el entendimiento de
textos.
2) Con el auge de la disciplina documentacin, la pa-
labra documento, documentacin ha dejado de ser patri-
monio de los archiveros y necesitamos hacer la preci-
sin documento de archivo y evitar la palabra documen-
tacin. Entonces la palabra archivala es la justa, la in-
discutiblemente archivstica.16
Los trminos documento y documentacin no dejan
de ser patrimonio de los archiveros, porque no han sido

16
Manuel Vzquez: La ordenacin en la metodologa archivsti-
ca, en Revista General del Archivo de la Nacin, vol. 8, ao VIII, Buenos
Aires, 1979, p. 17.

29
patrimonio completamente, por su misma ambigedad
el documento podra ser patrimonio de todas las cien-
cias y disciplinas que se relacionan con su estudio, como
Ciencias de la Documentacin y de la Informacin, His-
toria, Paleografa, etc.
Pero el principal problema es cuando deja de ser ar-
chivala en potencia y pasa a ser archivala verdadera.
Aparentemente la archivala comienza cuando el docu-
mento ingresa definitivamente en un archivo, sea ste
como seccin de la entidad productora o el archivo in-
termedio. Resultara ms interesante denominar archi-
vera a los documentos del archivo sin discriminar las
etapas, as podemos hablar de la archivera como se ha-
bla de librera para la bibliotecologa.
No altera entonces ninguno de nuestros conceptos
sobre el documento, el archivo y la Archivologa, el he-
cho de adoptar el trmino archivera.
Por otro lado, se corre el riesgo de disminuir las atri-
buciones del archivo moderno, al hablar de archivera,
en un concepto limitado por las etapas del ciclo vital del
documento. El archivero puede interpretar que su papel
slo le corresponde a la archivera, dejando de interve-
nir en su gnesis y trmite, lo que en la actualidad sera
un retroceso en sus funciones.

30
 INCORPORACIN DE CONOCIMIENTOS

LOS PRINCIPIOS

ES UN error pensar que el archivero debe mantenerse al

margen de toda actividad administrativa, esperando slo
los documentos que han de llegar para su resguardo y
conservacin. Anna Szlejcher comenta que El archivero
empieza a actuar desde el momento de la creacin de
papeles, hasta donde le sea posible desarrollar su accin,
por consiguiente, deber preocuparse de las condiciones
en que llegarn al archivo los documentos, as como de
aquellas condiciones en que se efectuar el trnsito de
los mismos desde la etapa administrativa a la etapa his-
trica. Sera deseable, por ello, la instauracin de reglas
o procedimientos para asegurar la participacin del ar-
chivo desde la elaboracin de los legajos de documentos
hasta el momento de su archivo.17
El problema receptar la documentacin no es tan
sencillo, requiere de una serie de actividades y conoci-
17
Ana Szlejcher: Organizacin de archivos vivos, Crdoba, CIDA, 1975,
p. 4.
mientos que permiten una adecuada recepcin documen-
tal. Vicenta Corts Alonso distingue dos aspectos en la
recepcin: uno activo y uno pasivo. Recepcin activa, es
decir, aquella que debe ser estimulada y normalizada. El
principio de esta actividad debe tender a la participa-
cin en el proceso mismo de la produccin documental,
a fin de que el nacimiento y trmite, la normalizacin de
la tipologa documental, la normativa sobre la vigencia
de los documentos y la programacin de los expurgos,
as como la recogida de los fondos, se haga de una mane-
ra sistemtica y peridica. Estas actuaciones previas,
por su carcter especfico y tcnico, son de exclusiva com-
petencia de los archiveros, quienes a su vez deben estar
en ntimo contacto con los administradores producto-
res de la documentacin por un lado, y con los consul-
tantes clientes de esa documentacin por otro, para
solucionar los difciles problemas de la perdurabilidad
de los papeles, que hoy se producen en cantidades enor-
mes.18
La recepcin entonces no se limita a un simple espe-
rar a que la documentacin llegue por inercia propia al
archivo. Necesariamente el archivero tiene que estar
compenetrado en las necesidades de servicio que requie-
re una administracin en cuanto a la documentacin se
refiere. Asimismo debe participar en los procesos de
creacin documental, en su tipologa, evitando inclusive
la duplicidad de documentos que contengan igual infor-
macin.
La recepcin pasiva se refiere sobre todo a la entre-
ga de documentos a un sector determinado para los tr-
mites.
18
Vicenta Corts Alonzo: Archivos: funcin y exigencias, en Re-
vista del Archivo General de la Nacin, vol. 6, ao VI, Buenos Aires, 1977,
p. 9.

32
 Lamentablemente no existen criterios uniformes a
este respecto, debido sobre todo a esa idea que se tiene
de que el archivo debe permanecer inactivo como un de-
psito de papeles. De ser as, la ordenacin y la clasifi-
cacin no se justifican como conocimiento archivstico.
La mayora de los sistemas administrativos consideran
a las oficinas receptoras de documentacin en trmite a
un nivel dependiente de secretara general, administra-
cin, inclusive, separndolas y colocndolas muchas ve-
ces por encima del archivo, sustentndose con una le-
gislacin y un manual de procedimientos, pero sin crite-
rios tcnicos que permitan un eficaz desenvolvimiento.
Las unidades receptoras cumplen la funcin de con-
tacto del archivo con la administracin y con el usuario.
Sus funciones esenciales son la atencin del pblico en
general, usuarios, terceros, a las distintas unidades ad-
ministrativas de la institucin que generan al archivo, a
los investigadores en general y si la naturaleza del ar-
chivo permite la difusin de sus contenidos, es substan-
cial en el campo educativo. Es un campo no muy explo-
tado por la teora de los archivos.
Las unidades receptoras en la Argentina son propia-
mente las mesas de entradas y salidas, encargadas de
todas las cuestiones de trmite, entrega de fondos (con
inventario), comprobacin de inventarios con los fondos
documentales, registros de entrada.
La participacin del archivero viene a mano por el
hecho de que para aplicar los principios, debe conocer
la procedencia de ellos y establecer as las distintas ta-
reas que le corresponde.
Tampoco debera sorprendernos encontrarnos con
mensajes como Ordenar y clasificar no son operaciones
exclusivas de los bibliotecarios. Todos ordenamos peri-

33
dicamente libros o fotos. La clasificacin es un acto men-
tal que practicamos a diario casi sin darnos cuenta, de
tan natural como es: cuando seleccionamos tomates en
la tienda del mercado o cuando observamos pasar los
transentes, repartimos instintivamente estos objetos
en distintas categoras que corresponden a nuestra cla-
sificacin personal. Sin embardo, no sentimos la necesi-
dad de recurrir a un lenguaje de clasificacin.19
Desde el punto de vista archivstico, hablar de orde-
nacin, clasificacin, es dirigirnos directamente al esta-
blecimiento de los principios archivsticos.
Papritz se cuenta entre los primeros archivistas que
se interesaron en los sistemas modernos de archivos ho-
landeses, por lo cual se ocup de los principios que regi-
ran el orden de los documentos en los archivos, consi-
derando que la ordenacin cronolgica o numrica fue
abandonada, para realizar un sistema de archivos por
materia, imitando una prctica alemana establecida.20
As mismo, el profesor H.O. Meisner aseguraba que slo
haba dos principios de ordenacin, el de procedencia y
el de pertinencia, de los cuales todas las dems formas
de ordenamiento son variaciones.
Van Der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Harden-
berg llegan a otra conclusin en Nederlandse archieftar-
minologie (Terminologa archivstica holandesa).21
Los holandeses le atribuyeron un significado limita-
do al trmino procedencia. S. Muller define a este tr-
mino en 1908 como: El principio de procedencia (her-
komstbeginsel) es el mtodo de ordenamiento de archi-
19
Jacques Maniez: Los lenguajes documentales y de clasificacin.
Concepcin, construccin y utilizacin en los sistemas documentales, Ma-
drid, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 1993, p. 19.
20
Hernn Hardenberg: Algunas reflexiones sobre los principios para
el ordenamiento de archivos, Der Archivar, 16, 1963, pp. 113-118.
21
Ibdem.

34
vos de acuerdo con el cual todo documento se lleva al
grupo de archivos y a la seccin del grupo a la que per-
teneca el grupo cuando el grupo era an un organismo
vivo.22
Pero debemos comprender que este principio se re-
fiere solamente a los documentos individuales. Los gru-
pos de archivos tienen un orden interno. As, parece con-
traproducente anunciar un principio de orden origi-
nal, considerando que todo documento administrativo
nace con un orden determinado, que no debe ser afecta-
do. Por esta misma razn, Muller menciona la seccin a
la cual perteneci originalmente el documento.
El procedimiento archivstico parte de su misma his-
toria, seala el origen de los papeles que encierra. La
clasificacin constituye un destacado mtodo documen-
tal escalonando desde las grandes agrupaciones de do-
cumentos hasta la pieza simple. La pieza documental est
constituida por la mnima unidad documental, sea el do-
cumento, expediente, o la pieza documental en algunos
casos, como unidad indivisible.
Las primeras agrupaciones reunidas en atencin a
su origen, son los fondos integrados por documentos pro-
cedentes de una institucin o administracin importan-
te que tiene una organizacin, funciones y fines conoci-
dos y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la
segunda categora de las divisiones:
Cada uno de estos grupos quedar constituido por
los documentos producidos por las grandes divisiones
de la institucin que constituyen las divisiones encarga-
das de las diversas funciones desarrolladas para la con-
secucin del fin o fines encomendados.

22
Hernn Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

35
 Las series estn integradas por otras unidades me-
nores: los tipos documentales, entendiendo como tales
no slo el papel, singular, sino la pieza, que constituye
un todo que no puede ser separado porque las partes que
lo integran tienen sentido en cuanto estn unidas al con-
junto, como sucede con el expediente.
Sobre el trmino coleccin es necesario precisar que
en algunos textos, en lengua espaola, y en algunas tra-
ducciones, la palabra coleccin es usada impropiamente,
al emplearse como sinnimo de fondo archivstico.
Se trata de una acepcin del trmino, introducida des-
de hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario
aclarar el significado. Observa Sir Hilary Jenkinson: Yo
querra que la palabra coleccin fuese prohibida en el
vocabulario archivstico, solamente para establecer este
importante hecho; es decir que los archivos no son co-
leccionados.23 Y Antonia Heredia precisa: La idea
de coleccin es ajena al archivo.24-25
Las colecciones de documentos se consideran de to-
dos modos, como agrupaciones artificiales de papeles
(hablamos de archivos) que deben su formacin a causas
distintas a la actividad administrativa de una entidad o

23
Hilary Jenkinson: The Englis Archivist: a new profession. Lecture
for a new course in archive administration delivered at University Colle-
ge, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Seledted Writings of
Sir Hilary Jenkinson, Editors Roger H. Ellis and Peter Waine, Glouces-
ter, Alan Sutton, 1980, pp. 236-259. En la cfr., p. 238. Citado en Elio
Lodolini: El problema fundamental de la Archivstica: la naturaleza y
la ordenacin del archivo, en: IRARGI, Revista de Archivstica, Adminis-
tracin de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968,
ao I, N I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.
24
Antonia Heredia Herrera: op. cit., p. 101. Citado en Elio Lodolini:
El problema fundamental de la Archivstica: la naturaleza y la orde-
nacin del archivo, en: IRARGI, Revista de Archivstica, Administracin
de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, ao I, N
I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.
25
Elio Lodolini: El problema fundamental..., op. cit.

36
individuo y que, de procedencia o carcter miscelneo,
obedecen a otras razones, como ser coleccionismo, inves-
tigacin, y hasta hobby. Y que de alguna forma se encuen-
tran depositadas en los archivos. Las colecciones denomi-
nadas particulares, que pertenecen a personas con cierto
renombre pblico o cuya profesin les obliga a generar,
recibir y documentarse, bien pueden ser consideradas
orgnicas, en virtud de que cuentan con status jurdico.
Pese a que los documentos pueden clasificarse des-
de distintos puntos de vista, sea de acuerdo a la entidad,
dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme tam-
bin a las distintas disciplinas cientficas, temtica ad-
ministrativa, etc., hacemos nfasis en una clasificacin
que agrupe a los documentos de una organizacin de
acuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e in-
formacin que implica el desempeo de cada una de
ellas. Un archivo no puede estar ordenado ni descrito
de cualquier manera. No puede estar ordenado ni des-
crito, desde luego, de la manera que se ocurra subjeti-
vamente al archivista, pues de ah se seguira el peligro
de cambiar una y otra vez de sistema, pues los puntos
de vista son por esencia variables si son subjetivos, y un
archivo en esas condiciones nunca estar realmente or-
ganizado.26 De ah nuestro inters de conocer algunos
principios, sobre todo el principio de procedencia, apli-
cado con mucho entusiasmo.
La Nederlandse archiefterminologie dice: El princi-
pio de procedencia es el principio por el cual todo do-
cumento de archivo debe volver al grupo de archivo des-
de el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio
original.
26
Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenacin y la descripcin ar-
chivsticas en Amrica Latina, Crdoba, Argentina, Centro Interameri-
cano de Desarrollo de Archivos, 1978, p. 5.

37
 Acostumbrados a recibir sin analizar las consecuen-
cias, podramos sorprendernos que Muller, Feith y Fruin
mencionan superficialmente la divisin de grupos en los
archivos (respect des fonds), pero s encontraremos una
nocin definida como el principio de destino, sealando
que es su destino y no el contenido sustantivo del docu-
mento, lo que determina el lugar que se le asigna en el
grupo de archivo. Se define entonces as: El principio
de destino es el principio por el cual todo documento
debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destin
de acuerdo con su naturaleza.
Para comprenderlos mejor, los holandeses estable-
cen para diferenciar que el principio de destino consti-
tuye una operacin activa, dedicado a documentos par-
ticulares; en trminos estrictos, compondran una colec-
cin, o produccin personal de documentos que por ra-
zones histricas, pueden ser conservados en los archi-
vos. Mientras que el principio de procedencia es slo una
derivacin o cualidad pasiva que se ocupa de todos los
documentos producidos por una entidad productora.
Esto nos lleva a pensar que mantener el orden original
de la entidad productora, se convierte en un requisito
para la aplicacin del principio de procedencia.
Pero, para mejorar nuestra visin o confusin, de-
pende del ngulo visor del archivero, se menciona tam-
bin en la Terminologa archivstica holandesa el princi-
pio de estructura archivstica (structuurbeginsel): El
principio de la estructura archivstica es el princi-
pio por el cual un grupo de archivos es un todo, es la es-
tructura tericamente determinada que no debe ser al-
terada por un sistema de ordenamiento ajeno a este
grupo de archivos. Generalmente el principio de proce-
dencia se entiende por este principio.

38
 Para estos principios obtenidos hasta ahora, siem-
pre existe la condicin de restaurar el orden original,
dado que por tendencia natural, los documentos llegan
al archivo por partidas, porque molestan en alguna ofi-
cina, porque no hay ms espacio, lo que implica desor-
den; hay que ordenar.
La condicin de restaurar o restablecer el orden in-
terno impuesto por la entidad productora se denomina
principio de restitucin (restauratiebaginsel): es el
principio por el cual, cuando se reordena un grupo de
archivo en primer lugar, se debe restablecer el orden que
ya exista en ese grupo; despus pueden introducirse
las mejoras de acuerdo con las principales ideas subya-
centes de ese orden. Este principio genera interpreta-
ciones confusas que nos llevan a pensar en el principio
de pertenencia y en el principio de la estructura admi-
nistrativa, citado en los Principios de la tecnologa archi-
vstica alemana, (Grundzge einer deutschen archivte-
minologie) y descrito como Regulierendes registratur-
prinzip (Principio regulador de archivo).27
En el sentido anteriormente sealado consideramos
la clasificacin como un proceso que consiste en agru-
par dentro de una misma categora a todos los documen-
tos cuyos caracteres, datos, informacin contenida, son
apreciablemente similares como para justificar la exi-
gencia de demanda de informacin en cuanto a conoci-
miento, experiencias y contenidos sustantivos.
Una vez que todos los documentos estn clasificados,
naturalmente estamos en condiciones de conocer los dis-
tintos tipos documentales existentes en la institucin.
La ordenacin y la clasificacin en el archivo y en la
Archivologa son prcticas fundamentales y tienen ca-

27
Hernn Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

39
ractersticas propias de esta ciencia; permiten dar un
orden natural a los documentos, bsicamente son tres
los elementos que se consideran para una clasificacin
archivstica.28
El primer elemento a considerar es el acto, he-
cho o accin, a que los documentos se refieren, es consi-
derado como la unidad bsica de la clasificacin, las ac-
ciones, efecto de hacer, se efectan para lograr un obje-
tivo, claro y especfico para cada organizacin o entidad.
El acto es considerado como la manifestacin de la vo-
luntad humana en su interregno social, es el hecho vo-
luntario que tiene la capacidad de crear, modificar o ex-
tinguir relaciones de derecho, generando de esta forma
documentos con la validez legal que le sustenta. La ac-
cin puede no tener sentido, pero el acto siempre tiene
un sentido, sutil diferencia que nos permite enfocar dis-
tintos aspectos de la clasificacin.
Los actos son componentes intrnsecos de las activi-
dades encaminadas al logro de una funcin. El acto es la
facultad de obrar el conjunto de las operaciones o tareas
propias de una persona o entidad. Las tareas, debemos
recordarlas para comprender algunos de los principios,
suelen llamarse administrativamente actuaciones. Las
actividades crean los documentos de archivo; los docu-
mentos no son creados con miras al archivo ni con la idea
de que futuros investigadores de historia buscarn en
esos papeles la sustancia histrica, los documentos son
creados por determinadas necesidades de comunicacin.
La funcin es la responsabilidad asignada a cada de-
pendencia de una organizacin. Es la capacidad de ac-

28
Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos, principios y tcni-
cas, La Habana, Cuba, Instituto Panamericano de Geografa e Histo-
ria, Publicaciones del Comit de Archivos de la Comisin de Historia,
1985, pp. 82-94.

40
cin de un ser, apropiada a su condicin natural o desti-
nada por el hombre, es la accin y ejercicio natural de
un empleo u oficio.
Para las instituciones del Estado, las funciones estn
enmarcadas en un decreto, cuando no, en un reglamen-
to interno o manual de funciones que cubre la gama de
acciones y que el archivero est en la obligacin de co-
nocer.
A cada funcin le corresponde una serie de activi-
dades y a cada actividad una serie de actos.
Las actividades a su vez se subdividen en sustanti-
vas y facilitativas.
Actividades sustantivas: son las actividades de fun-
damento, las labores tcnicas o profesionales propias de
determinados organismos, estas actividades son espec-
ficas y relacionadas con las funciones institucionales.
Actividades facilitativas: son las actividades de apo-
yo, estn ms relacionadas con las actividades internas
de la institucin.
El segundo elemento a considerar es la estruc-
tura orgnica de la entidad productora. Los documen-
tos reflejan en s organicidad, puesto que el remitente
da su situacin, su ubicacin dentro del organismo en el
que se desarrolla. La clasificacin entonces respetar
esa organicidad institucional. Para lograr una buena com-
prensin de la clasificacin es conveniente que el archi-
vero efecte un estudio del organigrama de la institu-
cin a la que pertenece, as podr delimitar las funciones
y actividades con mayor claridad.

Unidades de ordenacin

Cuando hablamos de la estructura orgnica, estable-

cemos las unidades documentales aplicables a las estruc-

41
turas. Schellemberg efecta una divisin que se acomo-
da a las exigencias de la clasificacin, primero las divi-
de en unidades mayores, intermedias y menores.
Unidades mayores. En esta divisin se toman en
cuenta los fondos, los grupos documentales, las coleccio-
nes y las secciones.
Los fondos documentales son todos los documen-
tos correspondientes a una institucin o instituciones
de acuerdo con las necesidades de clasificacin de cada
archivo.
Los grupos documentales corresponden propiamen-
te a las funciones generales de la institucin, los facto-
res de formacin se deben principalmente a los orgenes
administrativos, a la cantidad de documentos.
Las colecciones derivan de particulares que efec-
tan donativos documentales a los archivos.
Las secciones son empleadas como auxiliares de sub-
divisin, sobre todo cuando la entidad productora de do-
cumentos es muy amplia en sus funciones. Correspon-
de aclarar que las secciones corresponden al mtodo
espaol de clasificacin.
Unidades intermedias. En esta divisin se toma en
cuenta los subgrupos documentales, subsecciones y se-
ries.
Los subgrupos son unidades que se forman de acuer-
do a las actividades y se acomodan dentro de los grupos,
obedecen esencialmente a la estructura orgnica de la
institucin generadora.
Las subsecciones, tomadas tambin del mtodo es-
paol, en la misma forma que en los grupos o unidades
mayores, se emplean para auxiliar las divisiones en ca-
sos de documentacin demasiado amplia o abundante.
Las series corresponden a las unidades intermedias,
bsicamente es la materia prima del archivo, son con-

42
juntos documentales del mismo tipo, que tratan el mis-
mo tema, originados por las actividades, por consiguien-
te se ordenan en consecuencia a estos factores.
Unidades pequeas. Propiamente son las piezas
documentales. Se trata de documentos aislados, agrega-
dos de documentos que deben ordenarse procurando dar-
le siempre un lugar de acuerdo a las actividades, o bien
de acuerdo al orden que se le impuso cuando estaba en
el trmite o el orden original.
El tercer elemento a considerar es el orden inter-
no. Puede encontrarse con la divisin por asuntos y den-
tro de los asuntos por materias (principalmente para la
descripcin). Debemos tomar en cuenta que la clasifica-
cin por asuntos, si se ha comprendido bien lo referente
a las actividades, ser fcil, pero posiblemente encontre-
mos materias que sean generales a toda la institucin
pero que se desenvuelven de manera separada en cada
actividad, para estos casos se sugiere que la clasificacin
por materias se efecte en los auxiliares descriptivos y
no en la ordenacin, por la sencilla razn de que al efec-
tuarse en la ordenacin, alterara la organicidad docu-
mental y en un caso dado, podra ser motivo de extravo
de los documentos aludidos.
Bien, volviendo al tema de los principios, nos encon-
tramos tambin con la definicin del principio de es-
tructura administrativa tal como se da en la terminolo-
ga archivstica alemana; combina dos conceptos en la
terminologa holandesa. Se da el caso de que el orden de
los documentos en el archivo corresponde no slo a las
funciones de la entidad productora del documento sino
tambin a su organigrama. En Holanda y en otros pa-
ses, existen instituciones en las cuales el orden de los
documentos se establece bajo normas de trmite, dispo-
niendo sus flujos de acuerdo a las funciones, sin tener

43
en cuenta la organizacin de los cargos y sus tareas es-
peciales. Es correcto entonces que se enuncien el prin-
cipio funcional (funvtioneelbeginsel) y el principio de or-
ganizacin (organisatiebaginsel), de los cuales slo el
ltimo puede traducirse como el principio de estructura
administrativa: El principio funcional es el principio
por el cual las divisiones, tanto en la creacin como en el
ordenamiento de un grupo de archivo, se destina por la
subdivisin de la tarea de la agencia o la persona que ori-
gina o cree en un grupo de archivo.29 Este principio es
bsicamente diferente del principio de pertinencia, el
orden, en el primer caso, se establece objetivamente en
las funciones de la entidad productora, en el segundo
caso, el orden se basa en una divisin terica. S puede
llegar a nivelarse con el principio de orden original. Pero
continuando con esta variedad de principios, observa-
mos que el principio de estructura administrativa se de-
fine como El principio de organizacin es el princi-
pio por el cual tanto en la creacin como en el reordena-
miento de un grupo de archivo, los subgrupos se deri-
van tanto de la organizacin de la agencia creadora como
de la organizacin de la administracin de la agencia.
Este principio, como podemos observar, nos da la pauta
de ser el antecesor del principio de procedencia, no lo
consideramos as con el principio de pertinencia.
El principio de pertinencia (pertinentiebeginsel)
es el principio por el cual tanto en la creacin como en
el reordenamiento de los grupos de archivo, los tems
deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales per-
tenecen, sin tener en cuenta su destino ni su proceden-
cia. Consideramos que este principio nos sirve slo como
aclaratorio de los otros principios, es decir comprende-

29
Hernn Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

44
mos mejor los otros principios cuando conocemos ambos
enunciados, pero en la aplicacin es prcticamente in-
aceptable, puesto que volveramos a los archivos fabri-
cados por historiadores, es decir, netamente temticos.
Hemos observado que no existe uno o dos principios,
sino varios. Tomamos la escuela holandesa para este es-
tudio de modo que podamos comprender que existe una
amplia creatividad sobre el tema de los principios. De
estos principios, los de estructura y restitucin de ar-
chivos se han sustentado por mucho tiempo.
Podemos apreciar que el problema de establecer un
orden documental en los archivos es una preocupacin
permanente, no resuelta an, pero que este camino prc-
ticamente se detiene en los pases de habla hispana con
la aceptacin general del principio de procedencia, dada
su fcil comprensin y aplicacin a los estamentos teri-
cos.
Los inicios del principio de procedencia (trmino ad-
mitido como inadecuado porque no enfatiza la diferencia
con el respeto de fondos30 ), se orientan a Max Lehmann
como el autor de The Regulations of July 1, 1881 las
cuales en el Privy State Archives prescriben: respeto
para cada orden original y para cada designacin origi-
nal. La discusin se origina cuando se dice que las Re-
gulaciones de 1881 fueron bosquejadas por Max Leh-
mann y adoptadas en una conferencia de funcionarios
del Privy State Archives, presidida por su director, Hein-
rich von Sybel Director de los Archivos Estatales Pru-
sianos (1875 hasta 1895), quien dio sancin oficial y au-
toriz su aplicacin. Es a Meinecke a quien se le debe algo

30
Ernst Posner: Max Lehmann y el origen del principio de proceden-
cia, Archives and the public interest: selected essays by Ernst Posner,
Washington DC, K. Munden, 1967, pp. 36-44.

45
de la informacin sobre los orgenes del principio de pro-
cedencia.31
El principio de procedencia tal como lo conocemos,
deviene del respect pour les fonds enunciado en los re-
glamentos que ministro de Instruccin Pblica de Fran-
cia, Guizot, promulg en 1839.
El respeto de los fondos consiste en mantener agru-
pados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cual-
quier naturaleza, provenientes de una administracin,
de un establecimiento, o de una persona natural o mo-
ral determinadas.32
Esa palabra procedencia como sello de calidad de
los archivos ha dado a la archivstica una posicin supe-
rior en las mentes tanto de algunos historiadores como
de los archivistas.33
Tanto la clasificacin como la ordenacin deben res-
petar la naturaleza orgnica de la institucin. La orde-
nacin no es y no puede ser subjetiva, obedece a factores
preestablecidos por el mismo organismo, asimismo tie-
ne dos principios que encierran en s toda la problem-
tica de la ordenacin.
Podemos apreciar entonces que el principio de pro-
cedencia crea algunas confusiones terminolgicas, sobre
todo cuando se habla en trminos de archivstica. El Dr.
Gunnar Mendoza nos advierte de esta situacin: pero
lo que el principio establece no es la procedencia literal

31
Friedrich Meinecke: Erlebtes, 1862-1901, pp 137-148, Leipzig,
1941. Cit. en E. Posner: Max Lehmann..., op. cit.
32
Michel Duchein: El respeto de los fondos en archivstica: princi-
pios tericos y problemas prcticos, Gazette des archives, 97, 1977, pp.
71-96.
33
L.J. Cappon: Principios bsicos los manuscritos histricos como
documentos: algunas definiciones y su aplicacin, Institute of Early Ame-
rican, History and Culture, The American Archivist, 19/2, 1956, pp. 101-
110.

46
sino archivstica.34 Por medio de este principio se esta-
blece que los documentos deben agruparse de acuerdo a
la procedencia, que se la considera no como del lugar en
que nace el documento, sino ms bien el lugar donde ha
sido archivado, donde ha concluido sus fines primarios.
Para evitar este tipo de interpretaciones, se considera
necesario dividir el principio en dos conceptos, sin alte-
rar su esencia. Denominamos entonces principio de pro-
cedencia al lugar donde se origina el documento, y prin-
cipio de pertenencia, al lugar donde el documento ha
continuado su trmite y ha cumplido sus fines.
En la ordenacin tenemos entonces la entidad pro-
ductora, y la entidad de pertenencia. Un individuo efec-
ta un reclamo sobre cobro indebido a la renta. El docu-
mento sigue su trmite en las dependencias de la renta
hasta que emane una resolucin, sea sta positiva o ne-
gativa, el principio de procedencia ser entonces el in-
dividuo, que al gestionar el reclamo ha dado movimien-
to a una serie de funcionarios relacionados por sus acti-
vidades con la naturaleza del reclamo, pero este indivi-
duo no se lleva el expediente, el expediente con la reso-
lucin se queda en la institucin donde fue gestionado,
encontramos entonces el principio de pertenencia. Na-
turalmente este documento pertenece al archivo de la
renta.
Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos mati-
ces, el principio del respeto de los fondos, o principio de
procedencia es admitido universalmente como la base
de la archivstica terica y prctica. Ciertamente ha dado
lugar a ciertas crticas, pero generalmente recaen sobre
tales o cuales aplicaciones, y no sobre el principio mis-

34
Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenacin..., op. cit., p. 7. Cit.
en Vctor Hugo Arvalo Jordn, Teora, fundamentos..., op. cit., p. 190.

47
mo. Con pleno derecho se puede esperar que nunca
ms ser objeto de discusin fundamental35 , porque
constituye una adquisicin definitiva de la archivsti-
ca.36 Personalmente consideramos que an nos queda
por descubrir mejores resultados e interpretaciones so-
bre este tema. En su formulacin actual el principio de
procedencia establece que los documentos deben agru-
parse en el archivo, de acuerdo con las entidades de pro-
cedencia aplicada a los documentos acaba adquiriendo
una condicin equvoca. As, una nota enviada por el Pre-
sidente de la Repblica al ministerio de Relaciones Ex-
teriores debera agruparse entre los documentos de la
Presidencia de la Repblica pues de all procede literal-
mente; pero lo que el principio establece no es la proce-
dencia literal sino la archivstica.37
El principio de orden original establece que la do-
cumentacin debe conservarse en el orden que recibi
durante su funcin administrativa. Es mucho ms sim-
ple manejarse con este principio, porque en realidad con-
tiene a varios principios de los estudiados, pero, de acuer-
do a la tradicin administrativa de cada lugar, debe ser
interpretado acorde a las necesidades de cada institu-
cin.
Establecemos entonces una generalidad para todos
los archivos, que la documentacin debe ordenarse res-
petando la pertenencia natural y el orden en el cual se
produjo.

35
Destacado en negritas por el autor.
36
Michel Duchein: El respeto de los fondos..., op. cit.
37
Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenacin..., op. cit.

48
Principio de procedencia y de orden
original

En la actualidad, todo proceso archivstico se susten-

ta en los principios de procedencia (PP) y orden original
(OO), lo que nos permite hablar de una metodologa ar-
chivstica. Estos principios conforman todo un sistema
para preservar y organizar los documentos de acuerdo
con su funcin inicial y ordenacin.
Uno de los hitos de este procedimiento puede consi-
derarse a la centralizacin del primer archivo de carc-
ter nacional realizado en Francia en 1794, que se enfren-
ta con organizar archivos recibidos de los distintos de-
partamentos que conforman la divisin poltica de Fran-
cia. Entre 1839 y 1841 se adopta la prctica del princi-
pio de respect des fonds que es una de las formas origi-
nales de lo que sera el principio de procedencia. Como
observamos en anteriores prrafos, este principio trata
de establecer que los documentos de un departamento
deben conservarse en su integridad, evitando fraccio-
narse y dispersarse, pero este principio pero no estable-
ce an el orden que debe mantenerse dentro de cada de-
partamento.
Posteriormente, los archiveros alemanes, en 1881,
enunciaron la ordenacin archivstica combinando el prin-
cipio de procedencia con el del orden original, mantenien-
do la estructura original del archivo donde se crearon
los documentos. Continuaron con el trabajo los holande-
ses Samuel Muller, J.A. Feith y R. Fruin, en 1898, en su
Manual de archivos, enunciando las dos normas funda-
mentales. La primera: una coleccin archivstica confor-
ma un todo orgnico, derivado de una fuente u oficina
creadora comn. La segunda: el orden archivstico origi-
nal y toda la estructura no es un resultado casual, sino

49
una consecuencia lgica de la organizacin, de un cuerpo
administrativo, cuyas funciones producen los documen-
tos.
La procedencia da importancia a la entidad crea-
dora de los documentos en vez de a quien los conserva,
a la relacin recproca entre los documentos y quienes
los crearon.
Esto nos lleva a comprender dos aspectos primordia-
les archivsticos: los documentos en s y el entorno en el
que fueron creados.
Debemos aclarar que la aceptacin del orden crea-
dor no es sustituto de un sistema de clasificacin, sino
que la clasificacin est sujeta a estos principios o a los
principios que se adopten. Michel Duchein expresa que
sin el principio de procedencia toda tarea archivstica
es arbitraria, inexacta y subjetiva, por la sencilla razn
de que todos los documentos pueden ser clasificados te-
mticamente de dos o tres maneras.
El principio de procedencia, juntamente con el del
orden original, facilitan la organizacin archivstica y
descripcin de los fondos documentales. Schellemberg
nos hace comprender con mucha facilidad, que es clara
la informacin que revelan los documentos en su rela-
cin con sus funciones de origen.
El principio del orden original. Los alemanes for-
mularon que los documentos deben ser mantenidos en
el orden y con las identificaciones que recibieron en el
curso de la actividad de la dependencia que los cre. Te-
ricamente el orden original debe ser retenido si satisfa-
ce las condiciones:
Preservar las interrelaciones documentales que le
son inherentes.
Proveer informacin acerca de la creacin y uso de
los documentos o sobre las actividades que testimonian.

50
 Agregar valor a los archivos al ser una evidencia
objetiva de una actividad determinada.
La cuestin de la automatizacin de documentos nos
recuerda que el orden original est basado en la presun-
cin de que la estructura general de los documentos de
una reparticin puede y debe reflejar su estructura orga-
nizacional. El principio de procedencia y el de orden ori-
ginal conforman un sistema de organizacin coherente
para los archivos.38
Cuando decimos que la descripcin es una tcnica
documental empleada en los archivos, a fin de conocer
el contenido y la ubicacin de los documentos, compren-
demos que existen una serie de actividades que tienen
una sola finalidad, revelar la ndole del contenido docu-
mental, pero cuando hablamos de ordenacin y clasifi-
cacin, nos referimos a dos tcnicas a emplear, aparen-
temente distintas, lo cual se manifiesta en expresiones
de poca comprensin al nombrar a esta etapa en el trabajo
archivstico, es decir, hablamos de dos trminos semejan-
tes en apariencia pero distintos en su aplicacin. Esta
situacin genera dudas fundamentadas, conlleva proble-
mas de definicin y comprensin; ambos trminos tie-
nen un alcance similar, son genricos en su concepto, y
sirven a un mismo fin: ordenar y clasificar, se utiliza, se
recomienda, pero queda an por discutir qu se quiere
decir cuando hablamos de ordenacin y clasificacin do-
cumental.
Ni ordenar es clasificar, ni clasificar es ordenar, cuan-
do vemos una definicin que enuncie ordenar es clasifi-
car o lo contrario, cuando veamos que dicen clasificar
es la accin de ordenar, es evidente que no estn muy

38
Fredric M. Miller: Ordenacin y descripcin de archivos y manus-
critos, Washington, OEA. 1994, cap. 3.

51
claros los conceptos. Independiente de que obviamos un
principio de la lgica, la que enuncia que una cosa no pue-
de ser otra en el mismo tiempo y espacio.
Los conceptos de ordenacin y clasificacin, con al-
gunas variantes, se pueden ver en distintos apuntes y
tratados. Esas variantes hacen ms valedero el enuncia-
do de estos principios, puesto que no tienen la rigidez
matemtica, pero s la flexibilidad suficiente como para
no salir del margen dispuesto por la definicin. Inclusi-
ve se habla de ambos indistintamente, como si se trata-
ran de sinnimos. Lo importante es que hay una cons-
tante que quiere resolver este problema, que no es el ni-
co, en Archivologa.
Erminda Bobone, quien fuera profesora de la Escue-
la de Archiveros de Crdoba, escribe refirindose al or-
den de los trminos, es decir, primero se clasifica luego
se ordena, orden seguido por algunos docentes en la ma-
teria:
Veamos cmo se produce tal anterioridad en el caso
de los archivos histricos y en el de archivos adminis-
trativos.
En los primeros pueden a su vez presentarse dos
casos: que la documentacin est organizada de antiguo,
bien, mal, o regular, y el archivero por lo que respecta a
la clasificacin slo ha de llevar a cabo una crtica seria
reclasificando desde fuera sin alterar lo establecido, o
que la documentacin est totalmente desorganizada y
entonces tras el estudio de los organismos que reflejan
la documentacin, sus atribuciones, funciones y activi-
dades, reconstruir y plasmar la organizacin de los fon-
dos.
En el caso de archivos administrativos, la clasifica-
cin viene dada, encauzada por la misma produccin del
documento: es un proceso natural. Al formarse los expe-

52
dientes dentro de la entidad productora nacen orgni-
camente cumpliendo sus funciones administrativas. Te-
ricamente el archivero integrar los documentos dentro
de las clases o grupos que ya estn determinados por la
misma actividad del organismo de donde proceden.
En ambos casos la ordenacin seguir a la clasifica-
cin.39
En estas breves palabras, hemos cruzado todas las
definiciones holandesas y alemanas.
Cuando observamos definiciones que dan por senta-
do que los documentos se clasifican por materias, es de
pensar que dicha persona es bibliotecaria, y quiere abor-
dar el tema desde su experiencia; debemos comprender
entonces que en lugar de materias, los archiveros habla-
mos de asuntos, salvo que nos estemos refiriendo a in-
formacin cientfica contenida en los documentos, pero
eso prcticamente y por el momento, es una exquisitez
de los archivos. Y aun as, incluyendo el trmino mate-
rias, la metodologa tan variada sobre estos dos trmi-
nos hace al tema muy confuso en la actualidad.
La cuestin es si consideramos ambos trminos como
se presentan, aplicando letra muerta como pretenden
muchos, o incorporamos otros trminos que compliquen
ms la situacin. Es cierto que pueden surgir algunos
trminos ms propicios a los archiveros, sobre todo para
aquellos que quieren huir de la influencia de la bibliote-
cologa. Debemos comprender que una terminologa si-
milar puede ser utilizada considerando que su significa-
do ha de cambiar de acuerdo al contexto en cual se de-
sarrolla. De ah que algunos archiveros prefieren hablar
slo de ordenacin y no de clasificacin, otros buscan apo-

39
Erminda Bobone de Ninci: Clasificacin, en Archivstica. Curso
Bsico, Major, Crdoba, Argentina, 1981, pp. 21-24.

53
yo cientfico para comprender el trmino clasificacin,
inclusive podemos observar una tercera alternativa, en
la que se quiere hablar solamente de organizacin de los
archivos, este trmino contribuye a aumentar el estado
indefinido de lo que pretendemos todos.
Theodoro Schellemberg nos marca las pautas de es-
tos trminos en su libro Archivos modernos.40 El proble-
ma del ordenamiento de archivos en sus aspectos teri-
cos e histricos ha sido de gran inters para los archi-
vistas de varios pases y las lneas generales de un desa-
rrollo que culmin en el famoso principio de proceden-
cia fueron ejecutadas convincentemente.41 Lo que ha reci-
bido menos atencin son los rumbos del pensamiento his-
trico que ayudaron a perfilar la teora de archivos, las
circunstancias bajo las cuales la idea terica se tradujo
en accin, y no pocos fueron los hombres que ayudaron
a liberar la profesin de archivos de la influencia de ideas
ajenas a sus tareas.42
Ordenar y clasificar son dos tcnicas, perfectamente
diferenciadas y esenciales, dentro de las cada vez ms
complejas tareas que desempean los archiveros.
A fin de no extendernos ms, analicemos cada defini-
cin, para ver si podemos acercarnos a una realidad. Pri-
mero entonces la ordenacin y luego la clasificacin, y
para aquellos entusiastas, analizaremos la diferencia con
organizacin.
40
Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos..., op. cit., pp. 358.
41
Contribuy al Indian Archives (enero-junio 1950) citado por:
Ernst Posner: Max Lehmann..., op. cit., en: La administracin moder-
na de archivos y la gestin de documentos: el prontuario del RAMP. Recopi-
lado por Meter Waine con la asistencia de un grupo de trabajo del Con-
sejo Internacional de Archivos, Programa General de Informacin y
UNISIST, Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la
Ciencia y la Cultura, Pars, diciembre de 1985.
42
Ernst Posner: Max Lehmann..., op. cit., en: La administracin
moderna..., op. cit.

54
LOS CONCEPTOS

Arrastramos permanentemente problemas de lengua-

je, tratamos de extraer significados adecuados a voca-
blos comunes, que acarrean conceptos equivocados: de-
cimos archivstica en lugar de archivologa, conceptual-
mente son diferentes, uno habla de tcnicas aplicadas, y
el otro de generalidades y teora; decimos documenta-
cin en lugar de documentos, cuando a la hora de inter-
pretar, son diferentes. La documentacin es informacin
procesada. La expresin ms generalizada la proporcio-
na la Federacin Internacional de Documentacin: el
trmino documentacin se refiere a la creacin, trans-
misin, coleccin, clasificacin y uso de documentos; los
documentos pueden definirse en forma amplia como un
documento registrado en cualquier formato.43 De acuer-
do con esta definicin, la documentacin tiene un carc-
ter universal que abarca todo conocimiento, sin impor-
tar el medio y la forma en que se encuentre registrado y
los mtodos para implementar su uso. Si el alcance de la
documentacin es tan amplio que requiere alguna deli-
mitacin para propsitos prcticos, tambin comprende
una progresin lgica de actividades, familiares al archi-
vista orientada hacia el uso de documentos.44
Los documentos son productos de las distintas acti-
vidades en las instituciones, estas actividades respon-
den a procedimientos administrativos; la institucin que
los origina los consulta peridicamente de acuerdo a sus

43
American Documentation, I: 3 (1950), citado por L.J. Cappon.
Principios bsicos los manuscritos histricos como documentos: algu-
nas definiciones y su aplicacin, The American Archivist, 19/2, 1956,
pp. 101-110, en La administracin moderna..., op. cit.
44
L.J. Cappon: Principios bsicos los manuscritos histricos... op. cit.

55
necesidades de informacin, razn por la que le intere-
sa conservar su informacin. De ah la urgencia de ge-
nerar procedimientos, tcnicas y mtodos, que permi-
tan localizar los documentos requeridos en un tiempo
mnimo. Por ello que se recomienda que los documentos
deben estar debidamente clasificados y dentro de su cla-
se convenientemente ordenada.45 Este concepto est de
acuerdo con la opinin de Bobone: Quiz para alcanzar
la imagen diferencial entre una y otra actividad, pode-
mos acudir a dos verbos que nos den una impronta cla-
ra. La clasificacin va unida a la idea de separar, la or-
denacin a la de unir.46
Es aceptado por todos los archiveros que utilizan es-
tos trminos en su bagaje cultural y curricular, que cla-
sificar es separar, dividir un conjunto de elementos es-
tableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los
elementos de cada grupo estableciendo una unidad de
acuerdo a determinados aspectos o caracteres, princi-
palmente considerando la data, cronolgica; el alfabeto,
alfabtico, o el nmero, numrico.
Una consideracin ms puede ayudarnos a marcar
las diferencias: la clasificacin es aplicable a la totalidad
de un fondo o a las secciones de ese fondo, pero la orde-
nacin ha de realizarse sobre los documentos de cada se-
rie y dentro de las unidades de instalacin. No tendra
razn de ser el ordenar cronolgicamente todos los do-
cumentos de un archivo.47
Analicemos cada concepto.

45
Erminda Bobone de Ninci: Clasificacin, op. cit.
46
Ibdem.
47
dem.

56
Concepto de ordenacin

Relativo a orden, establecer un orden, tambin se dice

ordenanza, en cambio orden vemos que etimolgicamen-
te deriva del vocablo latino ordo, -inis, ste a su vez de-
riva del vocablo griego, orths, recto. El Diccionario de
la Real Academia Espaola seala a esta palabra como
ambigua, o sea, de ambos gneros, la orden como el or-
den, indistintamente, excepto en los significados de man-
dato, orden de caballera y coro de ngeles, en que la
da como femenina; sin embargo, actualmente, en el len-
guaje corriente est cristalizado el uso del masculino en
unos casos y el femenino en otros, segn se anota en cada
acepcin.
Cuando se usa la acepcin masculina (en; por) tene-
mos la manera de estar colocadas las cosas o de suceder-
se en el espacio o en el tiempo, cuando est sujeta a una
regla o norma. La clase de regla o norma puede expre-
sarse con un adjetivo o complemento aplicado a orden:
Colocaron por orden de fecha. Las fichas estn en orden
alfabtico. Parece que todos los archiveros se limitan a
admitir esta acepcin, lisa y llanamente, pero analice-
mos otros conceptos sobre el mismo vocablo.
Circunstancia de estar o de suceder o hacerse las co-
sas de un conjunto cada una en el sitio o momento que le
corresponde: Los expedientes estn en orden. El depsito
est en orden. Examinaremos (los documentos) por or-
den de asuntos.
Organizacin. Circunstancia de marchar un asunto
o funcionar una cosa con regularidad y coordinacin: En
este archivo no hay orden: cada uno trabaja cuando le
parece.
Normalidad. Circunstancia de no estar alterada la
vida o la marcha de una colectividad o una reunin de

57
personas por alborotos, rias, indisciplina, etc.: Cuando
se restableci el orden, el orador continu su discurso.
Refirindose al gnero de vida que se hace, regulari-
dad, buena distribucin del tiempo, falta de vicios o ex-
cesos.
El Diccionario de la Real Academia Espaola sea-
la como: (masc. y fem.) Relacin o respecto de una cosa
a otra. (masc.; historia natural) Cada grupo taxonmico
de los que integran una clase, los cuales, a su vez, estn
constituidos por varias familias. (V. clasificar). Aqu
observamos un concepto mejor logrado del trmino.
(fem.; frecuentem. en pl.) Orden sagrada: Haber re-
cibido [Tener] rdenes. Natural. Manera de existir u
ocurrir las cosas conforme a las leyes de la naturaleza.
Pblica. Situacin de un pas en relacin con la sumi-
sin por parte de los ciudadanos a lo establecido por las
autoridades. Religiosa. Instituto religioso formado por
personas que viven en comunidad en conventos o monas-
terios, sometidas a una regla.
Y mucho ms que no colocamos aqu, porque nos da
una idea de cmo se usa el vocablo y porque nos resulta
tan ambiguo a la hora de aplicar la ordenacin en el ar-
chivo. Bien, veamos la parte no literal sino conceptual
de este trmino, y lgicamente, mucho ms profunda.
Orden es un trmino que involucra las nociones de
disposicin o correlacin entre partes, regidas por al-
gn principio o regla. Este concepto es vlido en la Ar-
chivologa, porque a travs de la ordenacin establece-
mos los principios de procedencia y de orden original,
que analizaremos con ms detalle. A su vez, esta nocin
puede tomarse de varias maneras. Si se hace hincapi
en la disposicin de las distintas partes segn su esen-
cia o su ser, se habla de un ordo essendi de tipo ontolgi-
co, que fue la nocin predominante en el mundo antiguo

58
y medieval, donde el orden se entenda como contrapues-
to a caos, e implicaba que lo ordenado est sometido a
regla, medida y razn, de forma que aquello que es orde-
nado sucede segn una cierta necesidad.
Tambin nos es comprensible esta definicin, sobre
todo cuando hablamos que nos contraponemos al caos.
La ordenacin y la clasificacin son dos ramas de un
mismo trabajo, ambos estn muy ligados, la ordenacin
es la materializacin de la clasificacin, al mismo tiem-
po es el paso ineludible a la descripcin.
En la clasificacin se observa una relacin de conti-
nente y contenido en concordancia con la definicin de
Archivologa; continente y contenido en cuanto a una ac-
cin que encierra funciones, stas a su vez encierran acti-
vidades. Los fundamentos de la ordenacin no contradi-
cen en absoluto estas nociones. Ordenar es dar utilidad
a la documentacin, permitir que su informacin sea re-
cuperable, es obtener fsicamente los contenidos del do-
cumento, agrupar los documentos de una forma racional,
primero ordenar y agrupar los documentos individua-
les enmarcados en las actividades para convertirlos en
unidades inteligibles y de acuerdo con las funciones desa-
rrolladas, luego agrupar estas unidades relacionadas
entre s, dentro del contexto de la administracin que
genera documentos, de modo que reflejen las acciones
de la entidad. Si contenemos esta unidad entre las tres
tcnicas: la clasificacin, la ordenacin y la descripcin,
la identidad archivstica del documento se mantiene de-
finida, como consecuencia, nos da los propsitos del ar-
chivo y de la entidad.
Si hemos ordenado adecuadamente la documentacin,
nos responde de inmediato el fondo de origen, porque
necesariamente los documentos pertenecientes a un de-
terminado organismo productor estn reunidos en un

59
determinado lugar. La actividad especfica determina
los puestos que estarn dentro de la clasificacin, orde-
nados por funciones y actividades. El tipo documental
define la ubicacin del documento.
La ordenacin est sujeta a los factores de formacin
del archivo, es decir, se dar una primera fase, fuera del
archivo, donde los papeles sueltos sern ordenados de
acuerdo a las necesidades primarias del documento. En
esta fase se da una pre-clasificacin. Esta ordenacin,
llammosla primaria, estar de acuerdo con las activi-
dades del organismo o institucin. Luego se presenta la
segunda fase, cuando el documento ha cumplido deter-
minados fines pero constituye an un elemento de con-
sulta, la ordenacin ser la misma, por consiguiente en
esta etapa se sigue denominndola primaria.
Posteriormente los documentos son transferidos a
una fase intermedia, esto sucede cuando han cumplido
exhaustivamente sus objetivos; la ordenacin continua-
r en esta fase a la primaria, pero por su volumen los do-
cumentos estarn ordenados por acciones, por sus res-
pectivas funciones y actividades que constituyen los he-
chos generadores del documento, llammosla en este as-
pecto ordenacin secundaria. Por el nmero de orden
ms que de importancia, esta ordenacin permanecer
en la fase histrica, donde los documentos han sido se-
leccionados por sus valores y necesidades de consulta.
En la ordenacin primaria, es posible que el documen-
to est en diferentes lugares, sea que stos han sido re-
producidos por copias carbnicas, copias legalizadas, fo-
tocopias o cualquier sistema reprgrafo. Una resolucin,
circular, disposiciones de tipo general, normas adminis-
trativas, pueden estar en los archivos eventuales donde
se desarrollan actividades similares o relacionadas con
estos tipos documentales; pero en la ordenacin secun-

60
daria, el documento no puede estar materialmente sino
en un solo punto del espacio. La multiplicidad del docu-
mento se realizar a travs de los auxiliares descripti-
vos.
Ordenar, en primera instancia, significa poner or-
den, concierto y buena disposicin, encaminar o dirigir
hacia un fin. Como consecuencia la ordenacin es, siem-
pre en primera instancia, la colocacin de las cosas en el
lugar que les corresponde, o como la regla que debe ob-
servarse para hacer las cosas.
En el terreno estrictamente filosfico la primera no-
cin de orden surgi con el pensamiento de Anaximan-
dro, quien concibe el proceso del devenir a partir de su
concepcin del peiron (ausencia de limites y de deter-
minaciones). Lo concibe como un proceso ordenado que
sigue la seriacin del tiempo, y del que se puede dar ra-
zn en tanto que es pensado por el logos. Tambin en este
sentido, el orden puede aparecer prximo al logos de He-
rclito entendido como ley eterna. Mientras que para
los atomistas Leucipo y Demcrito, el orden del cosmos
se poda explicar por la conjuncin de los tomos en el
vaco segn el contacto (el giro y la confirmacin se vin-
cularan a la posicin y la figura o esquema, respectiva-
mente), para Anaxgoras, tal como afirma Aristteles, la
teora de los cuatro elementos (tierra, aire, agua y fue-
go) no era suficiente para dar explicacin del orden del
mundo, como tampoco lo era atribuirlo al mero azar, por
ello postul la necesidad de un nous que explicase dicha
ordenacin.
El enfoque plenamente ontolgico de la nocin de or-
den se da con Platn, quien entiende la nocin de orden
como adecuacin a la idea: una cosa est ordenada cuan-
do corresponde a su idea, segn la teora de la partici-
pacin. De esta manera, la relacin que Platn estable-

61
ca entre mundo sensible y mundo inteligible, quedaba
como relacin de subordinacin de lo inferior a lo supe-
rior. Desde una perspectiva distinta, Aristteles conci-
be el orden como una de las clases de la medida (Cate-
goras, 8, 8b), o como una relacin de las partes respecto
del espacio o del tiempo, cuya forma fundamental es la
de antes-despus (Metafsica, 1018b 26). Esta relacin de
precedencia o de consecuencia, a su vez, tiene su mani-
festacin ms acabada en la de orden causal: el efecto
no puede preceder a la causa. De esta manera, el orden
es entendido como seriacin o sucesin coherente regi-
da por una ley, que puede ser la de causalidad, por ejem-
plo, aunque muchas otras series no causales tambin es-
tn ordenadas (series geomtricas, orden numrico, etc.).
El orden, como disposicin o arreglo, es segn Arist-
teles, una de las formas o clases de la medida, sta debe
entenderse sin embargo, en sentido ontolgico es de-
cir, del ser en general, y no slo como arreglo especial
de cosas entre s o de las partes entre s de una cosa. Por
eso Aristteles vincula el orden, en tanto disposicin,
con el hbito y supone que la diferencia fundamental en-
tre ambos reside en la menor permanencia del primero.
Esto no lleva a una conclusin ms adecuada, es decir
que podemos afirmar que el orden es una determinada
relacin recproca de las partes. Creemos que se com-
prende mejor al decir que el trabajo archivstico sobre
los documentos es restablecer esa relacin original de
las partes. Esta conceptuacin de la relacin de las par-
tes se le atribuye a San Agustn y tambin a Santo To-
ms, aun cuando estos dos autores no conciban siempre
del mismo modo la nocin del orden.
Alejndonos un poco de nuestra realidad, analizamos
a San Agustn, nada ms que con la finalidad de ver qu
sacamos en limpio de este trmino tan especial, Para

62
San Agustn, el orden es uno de los atributos que hace
que lo creado por Dios sea bueno. Dios ha creado las co-
sas segn forma, medida, y orden. El orden es una per-
feccin. Desde el punto de vista metafsico, el orden es
la subordinacin de lo inferior a lo superior, de lo crea-
do al Creador. Supone una jerarqua ontolgica.48 Con-
sideremos estos prrafos con mayor detenimiento.
El orden presupone que tiene el mismo nivel que la for-
ma y medida, lo cual no siempre habla del orden num-
rico ni cosa parecida, pero s nos habla de la subordina-
cin de lo inferior a lo superior. Podramos vislumbrar
algo de lo que se dice clasificacin, pero sin llegar a ese
nivel, pero tenemos otra pauta, slo ontolgicamente, lo
cual nos da de lleno que orden es mucho ms genrico y
de alcances ms amplios que clasificacin, aun cuando
en la prctica, la clasificacin es ms manuable, por lo
que podemos interpretar que es correcta la postura de
quienes dicen ordenacin y clasificacin. En ese orden
de cosas. Para aclarar mejor estas consideraciones, re-
conocemos que son netamente tericas, pero debemos te-
ner fundamentos adecuados para hablar en la prctica
archivstica, a fin de no tener ni transmitir conocimien-
tos confusos.
De acuerdo con Maimnides, la naturaleza no tiene
inteligencia ordenadora, esta organizacin emana de un
principio intelectual y es obra de un ser que ha impreso
esas facultades en todo lo que posee una facultad natu-
ral. Otra pauta que nos da este prrafo es que la orde-
nacin es una facultad bajo determinados principios in-
telectuales.

48
Jos Ferrater Mora: Diccionario de Filosofa abreviado, texto pre-
parado por Eduardo Garca Belsunce y Ezequiel de Olasso, Buenos Ai-
res, Sudamericana, 1975, pp. 315-317.

63
 Santo Toms nos habla de cierta relacin recproca
de las partes, presupone la jerarqua ontolgica de San
Agustn. En Santo Toms la nocin de orden se complica
con la de sitio. Incluye algn modo del antes y del des-
pus. El orden sera entonces la disposicin de una plu-
ralidad de cosas u objetos de acuerdo con la anteriori-
dad y la posterioridad, en virtud de un principio. Consi-
deramos aqu que ya estamos hablando de terrenos co-
nocidos, la pluralidad de cosas puede relacionarse con
la pluralidad de documentos, de acuerdo con la anterio-
ridad y posterioridad, lo que justifica el sitio, podemos
relacionarla perfectamente con los principios de orden
original y de procedencia, lo cual ya justifica la frase en
virtud de un principio; pero veamos, el orden es la re-
lacin de las partes respecto a un espacio, para los mo-
dernos pensadores el espacio es la primera imagen que
suscita la palabra orden, est en la concepcin clsica
vinculada y aun subordinada a la relacin respecto a la
clase a la cual pertenecen las partes y, en ltimo trmi-
no, respecto a la idea.
En todo caso, parece haber una referencia notoria en-
tre la concepcin antigua del orden y muchas de las con-
cepciones, modernas. Nuestra obligacin no es decir or-
denar es colocar los expedientes en orden numrico, as
de simple, al contrario, nuestra mayor concepcin del
orden nos ayuda en forma permanente a lograr un fun-
damento adecuado para nuestro trabajo. Evitemos por
una concepcin inadecuada de los conceptos, las suscep-
tibilidad y posibilidad que se presenta de efectuar la pre-
gunta, si es necesario este paso de ordenar, clasificar, si
la descripcin lo resuelve todo. Es cierto, puede darse
esa posibilidad, ms an con la aparicin de los ordena-
dores y su aplicacin a grandes volmenes de documen-

64
tos, pero, es escoger el camino ms largo, tortuoso e in-
seguro.
El concepto moderno del orden se refiere a una re-
lacin de realidades entre s (este concepto puede ser base
del tipo documental): el concepto medieval se refiere a
una relacin completamente distinta de la cosa real con
su idea. En la poca moderna, el orden sufre un proceso
de desontologizacin y de cuantificacin que lo convier-
te en una disposicin geomtrica y numrica y, desde lue-
go, a partir del predominio del anlisis, reducible siem-
pre a la ltima (numrica).
En algunos casos, el orden dentro del pensamiento
moderno, es entendido nuevamente en un sentido muy
aproximado al griego y al medieval. Para Leibniz, que el
mundo est ordenado significa que est primariamen-
te jerarquizado, ontolgicamente, por supuesto. Hay or-
den porque hay un principio de ordenacin segn el cual,
cada cosa est en su lugar. Lo bueno de Leibniz es que
el orden no slo subyace en lo ontolgico, sino que es fun-
damento de todas las dems series de orden, como el f-
sico, el matemtico, etc. Leibniz trata de unir el pensa-
miento tradicional con el moderno: el orden es una je-
rarqua, pero tambin una serie, o en ltima instancia,
es una jerarqua porque es una serie, y toda serie es de
algn modo, jerrquica.
Lo que podra llamarse desontologizacin de la idea
de orden en la Edad Moderna, no equivale a decir que
en toda esa poca la idea de orden es independiente de
la jerarqua ontolgica. Hay excepciones. Muchos pensa-
dores modernos siguen teniendo en cuenta la idea del
orden como orden del ser. Con la tendencia de subrayar
las cuestiones del conocimiento frente a las cuestiones
sobre la realidad, parece como si el orden fuera ms bien
un orden del conocer. Se insiste en el orden natural tra-

65
tando de evitar el sobrenatural. Este aspecto del estu-
dio del orden no nos aleja de nuestra realidad, porque
requerimos de ese orden para tener un conocimiento real
y concreto de todo lo que poseemos y podemos adminis-
trar adecuadamente o bien posteriormente, clasificar.
El orden en suma, parece residir en las cosas mismas
en cuanto son conocidas, de ah el paso de la idea de or-
den a la regularidad y uniformidad de la naturaleza.
Ahora bien, en lo que nos corresponde a la nocin pri-
maria de orden, exclusivamente formal, diremos que el
orden es definido como la disposicin de un conjunto de
entidades, ejemplos de ordenacin de conjuntos de enti-
dades son: el orden de los nmeros naturales, el orden
de los puntos de una lnea. Aparentemente, ste es el as-
pecto esencial que muchos archiveros prefieren tomar
para organizar los documentos depositados en el archivo.
De un modo ms formal el orden es definido como la
relacin entre miembros de una clase, segn la cual unos
miembros preceden a otros. Los miembros son llamados
con frecuencia elementos, se dice entonces que hay or-
den entre los elementos de un conjunto. Estaramos ha-
blando de los fundamentos de la clasificacin, pero como
un suborden dentro del orden, lo cual justificara la ten-
dencia de hablar como ordenacin y clasificacin y no
viceversa como se pretende explicar. Pero seguimos con
nuestro anlisis para que no nos queden dudas de lo que
decimos.
Si, en cambio, se entiende el orden desde la perspec-
tiva de los criterios de ordenacin de las cosas conoci-
das, entonces se trata del ordo cognoscendi de naturale-
za gnoseolgica, que es la que predomina desde la mo-
dernidad. Corresponde al estudio terico sobre el com-
portamiento de la informacin en las instituciones, ade-
ms, si se tiende a pensar el orden como disposicin de

66
partes, se concibe el orden como una propiedad espacial.
En cambio, tambin puede pensarse una ordenacin me-
ramente temporal o cronolgica.
En el primer caso, el orden es de tipo geomtrico; en
el segundo, de tipo numrico. En ambos casos, lo orde-
nado se halla sometido igualmente a una razn, pero en
el sentido de la razn matemtica (entendida como pro-
porcin).
En el mundo antiguo, como hemos dicho, se tiende a
comprender la nocin de orden de manera ontolgica
como opuesta a caos. Por ello, segn los primeros siste-
mas filosficos, el caos deviene cosmos que originalmen-
te significa orden, porque est sometido al logos, que
expresa regla, medida y razn, y por ello puede enten-
derse racionalmente. Desde esta perspectiva el orden
es condicin de inteligibilidad de lo existente, ya que im-
plica legalidad (sometido a ley) y, por tanto, necesidad y
regularidad.
Al parecer esta primitiva nocin surgi como una ex-
trapolacin o proyeccin del pensamiento social: una so-
ciedad es justa y racional cuando est ordenada segn
leyes. As, originariamente la nocin de orden cosmol-
gico deriva de la de orden social. Ntese que esta termi-
nologa es de raigambre jurdica, pues tanto ley, como
cosmos orden son trminos surgidos de este mbito
del pensamiento. Desde este punto de vista, la nocin
de orden estar presidida por la de subordinacin, e im-
plicar una jerarquizacin. De esta manera, lo ordenado
ser lo jerarquizado segn cierto principio.
En el pensamiento cristiano de orientacin platni-
ca se interpret la nocin de orden como subordinacin
de lo inferior a lo superior, en el sentido de subordina-
cin de todo lo creado al creador. San Agustn afirmaba
que Dios crea segn forma, medida y orden, de manera

67
que lo creado est ordenado porque se adecua a los pla-
nes de la providencia, y est regulado por las ideas ejem-
plares o arquetpicas que estn en Dios. Desde esta pers-
pectiva, lo opuesto al orden ya no ser propiamente el
caos (en el sentido originario de lo abierto), sino el des-
orden. A travs de este proceso, la nocin de orden, sur-
gida ya en sus inicios como proyeccin del orden social
sobre la naturaleza-cosmos, vuelve de nuevo como orden
social, pero revestida de su nuevo carcter cosmolgico,
e interpretada teolgicamente.
Santo Toms, ms vinculado a la tradicin aristotli-
ca, concibe el orden como la disposicin regulada por un
principio de una pluralidad de cosas de acuerdo con lo
anterior y posterior. No obstante, esta nocin sigue dan-
do especial importancia a la relacin de subordinacin
dentro de la clase a la que pertenecen las partes orde-
nadas, de manera que, en cierta forma, sigue siendo en-
tendida como una relacin de subordinacin a la idea.
Por ello, para el pensamiento medieval, incluso una en-
tidad aislada puede ser ordenada si se corresponde con
los designios de Dios.
En el pensamiento moderno se tendi ms bien a re-
interpretar la nocin aristotlica de orden entendido
como seriacin regulada causalmente. Esta es la concep-
cin que sustentan Spinoza y Leibniz, e incluso el mismo
Kant, quien incluso considera que el orden causal deter-
mina el orden temporal (razn por la cual el tiempo es
irreversible). Pero en los pensadores modernos la nocin
de orden tiende a entenderse ms bien como una rela-
cin de realidades entre s, ms que una relacin res-
pecto de una idea. Con ello se desontologiza esta nocin,
que tiende a entenderse en su aspecto cuantificable, y
se tiende a sustituir la antigua nocin de ordo essendi por
la de ordo cognoscendi.

68
 Especial importancia reviste la concepcin de Berg-
son, para quien el orden es un cierto acuerdo entre el
sujeto y el objeto: es el espritu que se encuentra de nue-
vo en las cosas. Pero esto puede darse en dos direccio-
nes opuestas que dan lugar a dos tipos de orden: por una
parte el orden inerte, matemtico, fsico o automtico y,
por otra, el orden vital, el orden querido u orden de los
fines, relacionados, respectivamente, con la espaciali-
dad y con la duracin. (Vemos que el orden vital corres-
ponde a nuestros estudios). La inteligencia afirma
Bergson, se reconoce en el orden geomtrico o fsico-
matemtico, pero ello es debido a que la misma ciencia
(de carcter convencional segn Bergson) est organiza-
da sobre la aceptacin previa del orden geomtrico, fru-
to de la espacializacin de la inteligencia y del olvido de
la duracin pura. Pero ninguna complicacin matemti-
ca es capaz de introducir autntica novedad ni creacin
en el mundo, y esta tendencia negativa es la que expre-
san las leyes particulares del mundo fsico, incapaces de
aprehender el segundo tipo de orden: el orden vital.
Bergson critica tambin la idea negativa de desorden
(entendida como ausencia de orden), y seala que tal
idea es fruto de una confusin entre los dos tipos de or-
den mencionados. Estas consideraciones son fundamen-
tales dice Bergson para la elaboracin de la teora
del conocimiento, cuyo problema fundamental es el de
averiguar cmo es posible la ciencia, es decir, por qu
hay orden en las cosas.
La investigacin ha de permitir deshacer los falsos
problemas derivados de una mala comprensin de las
nociones de orden contingente, de desorden y de azar.
Adems de la distincin propuesta por Bergson, en
la actualidad suele distinguirse entre diversos tipos de
rdenes:

69
 Orden matemtico, ciencia en la que el orden se
define a travs de una relacin didica R, y se conside-
ran diversos tipos de rdenes, de manera que una clase
puede estar parcialmente ordenada, ordenada, o poseer
un orden denso (ver continuidad).
Orden lgico (el del encadenamiento de las pro-
posiciones o juicios segn las reglas de un clculo deduc-
tivo, por ejemplo).
Orden fsico y cosmolgico, donde, vinculado a
los conceptos de la teora de la informacin, el orden apa-
rece como entropa negativa o neguentropa, y se rela-
ciona con la nocin de flecha del tiempo. Este aspecto
es desarrollado en el anlisis gnoseolgico del conoci-
miento histrico.49
Orden biolgico, definido por la teora de la evo-
lucin.
Orden tico (segn normas y principios).
Orden social (segn leyes, instituciones y coaccio-
nes que preservan y permiten la continuidad de un gru-
po social), etc.50

Concepto de clasificacin

La clasificacin es la agrupacin de los elementos de

un conjunto en subconjuntos, clases o conceptos clasifi-
catorios que lo dividen de forma disyuntiva y exhausti-
va. Clasificar es, por tanto, dividir en grupos de forma
tal que:
ningn grupo sea vaco,

49
Vctor Hugo Arvalo Jordn: Apuntes para la introduccin a la
metodologa gnoseolgica de la historia, editorial virtual e-libro.net, imp.
en Buenos Aires, octubre 2002.
50
Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filo-
sofa en CD-ROM, Barcelona, Herder, 1996.

70
 ningn elemento pertenezca a ms de un grupo
y la suma de los elementos de todos los grupos equi-
valga a la extensin total del conjunto.
Entonces se dice que los conceptos clasificatorios cons-
tituyen una particin de un conjunto.
Clasificacin se considera a la accin y efecto de cla-
sificar. Escuetamente, clasificar, es (por, segn, aten-
diendo a) dividir un conjunto de cosas en clases. Asig-
nar una cosa a una determinada clase o grupo. Clase como
cada grupo o divisin que resulta de repartir o suponer
repartidas las cosas de un conjunto poniendo juntas las
que tienen el mismo valor o ciertas caractersticas co-
munes.
En la clasificacin es que entendemos al grupo taxo-
nmico de objetos, intermedio entre el tipo y el orden.
La Taxonoma es la ciencia que tiene por objeto la nomen-
clatura y clasificacin de las cosas, en Archivologa la
aplicamos en principio a los documentos activos. El gru-
po o taxn en la jerarqua se encuentra por debajo de un
concepto general ms amplio que el grupo (fondo), y por
encima de orden, familia, gnero y especie.
Las clases pueden ser divididas en subclases o agru-
padas en superclases (seccin, subseccin). Las unida-
des que se incluyen en una clase comparten ciertas ca-
ractersticas que indican un origen comn (trmite), y
que no estn presentes en otras unidades. Por ejemplo,
los comprobantes de pago pertenecen a la clase de los
documentos contables, que agrupa a todos los documen-
tos que presentan caractersticas de manejo contable y
que representan cifras y de dinero.
Cuando tocamos el trmino clase, en su concepto l-
gico, se define como una serie, grupo, coleccin, conjunto
de entidades (denominados miembros), que poseen por
lo menos una caracterstica comn.

71
 La nocin de clase ha sido confundida muchas veces
con la nocin de todo. Esa confusin debe evitarse, pues
de lo contrario se corre el riesgo de equiparar una enti-
dad concreta con una entidad abstracta, aun cuando los
elementos (miembros) de que se componen, sean entida-
des concretas.
Clase del latn classis, grupo, es un conjunto de co-
sas que poseen la misma propiedad, o caracterstica, o
conjunto de cosas a que se aplica un trmino con igual
sentido. Normalmente se equipara clase con predicado,
aunque propiamente ste es la intencin de un trmino
y clase la extensin del mismo.
Por lo mismo, si clase se define por su extensin, se
tiene en cuenta el nmero de miembros o elementos que
pertenecen a ella y, si se define intencionalmente, se con-
sideran las caractersticas que han de tener los elemen-
tos o miembros para pertenecer a una clase y no a otra.
Prcticamente vemos en la definicin dos propiedades
importantes para la clasificacin, las caractersticas, que
como gua apuntan generalmente a los caracteres inter-
nos y externos de los documentos, y la cantidad que hace
al volumen documental; estos factores son determinan-
tes que nos obligan a planificar la clasificacin.
Propiamente, la clase se define como la extensin de
un predicado, o como el conjunto de objetos que hacen
verdadera una funcin de proposicin. As, el conjunto
de documentos a que se aplica el predicado decreto
constituye la clase de documentos legales; o bien el con-
junto de objetos que puede llenar el lugar vaco de la
funcin ______es decreto constituye la clase de decre-
tos. Para que un documento sea objeto de clasificacin,
ese objeto debe ser independiente en s mismo, es decir,
no se puede clasificar aquello que depende de otra na-
turaleza que es clasificada en otro aspecto.

72
 Reunir tales objetos es abstraer, y la operacin rea-
lizada se simboliza mediante el operador de abstraccin,
que simboliza la clase de todos los x tales que son de-
cretos. Las clases equivalen a lo que la tradicin ha lla-
mado predicables, en la lgica de Aristteles; la misma
silogstica aristotlica puede considerarse una lgica de
clases.
Intuitivamente, clase es lo mismo que conjunto, si bien
esta ltima nocin pertenece ms al campo de las mate-
mticas. Pero esta identificacin entre ambas nociones
ha dado origen a paradojas; de ellas, la ms famosa es la
paradoja de Russell sobre si la clase de todas las clases
es o no miembro de s misma. Para evitar estas parado-
jas, Zermelo propuso la distincin entre conjunto y cla-
se, Russell su teora de los tipos, y Poincar la nocin de
impredicable. De estas teoras se desprende que las cla-
ses no pueden ser miembros de otras clases.51
En Archivologa, podemos denominar clasificacin a
la identificacin, denominacin y agrupamiento de do-
cumentos en un sistema establecido. Las numerosas for-
mas de documentos que existen deben ser nombradas y
organizadas de manera ordenada, de modo que los ar-
chiveros puedan estar seguros de que conocen el orga-
nismo exacto que es objeto de estudio.
La definicin de los grupos de documentos se basa
en la seleccin de caractersticas importantes, o rasgos
compartidos, responsables de que los tipos documenta-
les de cada grupo sean semejantes entre s, y diferentes
de los de otros grupos.
Los mtodos actuales de la clasificacin tienden a
reunir los grupos en categoras, de modo que stas re-
flejen los procesos discursivos que subyacen bajo las simi-

51
Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario..., op. cit.

73
litudes y diferencias que existen entre los organismos.
Dichas categoras forman un tipo de pirmide, o jerar-
qua, donde los distintos niveles representan los dife-
rentes grados de relacin sustentados en el desarrollo
de los trmites y los objetivos de los mismos; esto nos
acercara a un proceso metodolgico de investigacin con
caractersticas netamente archivsticas. Queda mucho
por desarrollar y comprender sobre estos temas.
La jerarqua se extiende en sentido ascendente a lo
largo de varias unidades documentales, cada una cons-
tituida por caractersticas individuales estrechamente
relacionadas, hasta unos pocos grupos, cada uno de los
cuales rene un gran nmero de conjuntos, entre muchos
de los cuales slo existe una relacin distante.
Para conseguir que los mtodos de la clasificacin se
correspondan lo ms exactamente posible con la natura-
leza de los documentos, los archiveros han examinado y
comparado los caracteres internos y externos de los do-
cumentos (CIED), el ciclo vital de los documentos (CVD), ob-
tenidos y adaptados estos documentos de la Diplomti-
ca, y que nos permiten analizar el comportamiento de la
informacin de tantos documentos como es posible. Una
clasificacin normalizada nos permitira lograr un te-
sauro universal sobre la produccin documental; queda
abierta la iniciativa.
Todas las ramas de la Archivologa contribuyen a di-
chos estudios, pero las especialidades que estn impli-
cadas directamente en los problemas de la clasificacin
son la Taxonoma y la Sistemtica.
Aunque las dos disciplinas se superponen, la Taxo-
noma est ms centrada en la nomenclatura (denomi-
nacin) y el establecimiento de los sistemas jerarquiza-
dos, y la Sistemtica en las relaciones administrativas
encuadradas en patrones administrativos.

74
 Niveles jerrquicos
Los archiveros clasifican a los documentos en el ni-
vel bsico de tipo documental, otro trmino conceptual-
mente discutible, que es la nica categora de esta ndo-
le que puede ser considerada real en la institucin. Las
categoras superiores son reuniones de grupos de tipos
documentales. Una serie est compuesta por tipos docu-
mentales que comparten muchas caractersticas impor-
tantes. Adems, en los organismos con representacin
de otras entidades, las series estn formadas por tipos
documentales entremezcladas, que de forma ideal no pue-
den tener series correctamente identificadas con ningu-
na otra, o las caractersticas son ms bien de una colec-
cin propiamente dicha, para estos casos optamos por
denominarlos cuerpos descriptivos.
Las series que no se cruzan con otras, pero estn cla-
ramente relacionadas entre s por compartir caracters-
ticas importantes en su funcin, se agrupan en un sub-
grupo. Cada serie recibe los nombres del tipo documen-
tal dominante, por lo que no requiere mayores complica-
ciones.
Para construir la clasificacin jerrquica, se agrupan
dos o ms documentos en series, las series en subgru-
pos, los subgrupos en grupos, los grupos en fondos. Los
grupos de documentos incluidos en estas categoras prin-
cipales, en cualquier nivel de jerarqua, reciben el nom-
bre de taxones, y cada taxn recibe una definicin que
abarca las caractersticas ms importantes compartidas
por todos los miembros de un taxn.
En todas las clasificaciones cientficas, menos en la
archivstica, para permitir una subdivisin mayor, se
pueden aadir los prefijos sub- y super- a cualquier ca-
tegora. Aparentemente, no aplicamos a la clasificacin
archivstica considerando la abstraccin de la naturaleza

75
de aquello que clasificamos, vale decir, sub-fondo, sig-
nificara una categora menor de fondo? Pero analice-
mos si es adecuado decir que un super-fondo est com-
puesto de dos fondos, suena raro, pero comprendemos
que super-fondo tiene que corresponder a un ministerio
o dependencia de gobierno muy grande o a alguna insti-
tucin internacional que forma fondos con cada pas en
el cual realiza operaciones.
Tampoco se ve hasta ahora, en clasificaciones com-
plejas, la utilizacin de categoras intermedias especia-
les como seccin y sub-seccin, quedamos apretados a
las unidades analizadas hasta el momento. Habamos pro-
puesto en 1982, la incorporacin de estos dos trminos,
sigue vigente esta idea.
En cualquier nivel, un taxn indica una base comn.
Todos sus miembros se han desarrollado a partir de un
antecesor comn, que fue la motivacin de generar un
trmite. Hablamos de taxones simples, pero, en los ca-
sos en los que en un taxn determinado confluyen dos o
ms miembros que tienen caractersticas en comn pero
que derivan en fondos diferentes, se dice que el taxn es
compuesto o complejo. Generalmente se intenta dividir
y redefinir el taxn de modo que se obtengan taxones sim-
ples. La clasificacin de los documentos activos est ba-
sada en niveles de la organizacin institucional.

Clasificacin decimal Dewey

La clasificacin decimal Dewey es un mtodo clasifi-
catorio cuyo fin es la catalogacin de libros y otros ma-
teriales propios de la Biblioteconoma. Fue desarrollado
por el educador estadounidense Melvil Dewey (1851-1931).
Mediante este sistema de clasificacin, las materias
de los libros se dividen en diez categoras principales,

76
cada una de las cuales es sealada por un nmero ml-
tiplo de 100.
La primera clase, 000-099, engloba obras generales
como enciclopedias, peridicos y revistas;
100-199 hace referencia a la filosofa y a la psicolo-
ga;
200-299, a religin y mitologa;
300-399, a las ciencias sociales;
400-499, a lenguaje;
500-599, a ciencias puras;
600-699, a tecnologa;
700-799, a artes (tambin deportes y ocio);
800-899, a literatura;
y 900-999 comprende historia, geografa, biografas y
viajes.
Cada clase principal est dividida en diez subclases,
cada una de las cuales, a su vez, se divide con nmeros
individuales, indicando otra subdivisin menor. Otra di-
visin especfica indica la localizacin geogrfica, el pe-
rodo cronolgico o la forma del material, que son seala-
dos por nmeros decimales que siguen al tercer dgito.
El esquema de esta clasificacin fue publicado por
Dewey en 1876 en un pequeo folleto de 42 pginas; sin
embargo, en 1979 apareci la ltima de las 19 revisiones
de su Clasificacin decimal e ndice relativo en tres vol-
menes. Aunque es utilizado en las bibliotecas de todo el
mundo, el sistema de clasificacin que utiliza la Biblio-
teca del Congreso de Estados Unidos ha sido adoptado
tambin por algunas bibliotecas, principalmente norte-
americanas, aparentemente resulta ser ms prctico para
las colecciones especializadas que cuentan con un gran
nmero de volmenes. Es prcticamente intil aplicar a
los documentos de archivos, por mucho que se fuerce el
empleo de estas normas.

77
 Clasificacin documental LC
(Library of Congress)
La clasificacin documental LC (Library of Congress),
es un mtodo clasificatorio con la finalidad de catalogar
los libros y otros materiales documentales, en Bibliote-
conoma, ideado por la direccin de la Biblioteca del
Congreso en la ciudad de Washington.
En este sistema de clasificacin (comnmente llama-
do LC por Library of Congress), todo conocimiento est
dividido en 21 clases indicadas ms o menos arbitra-
riamente con maysculas en el cuadro de la siguiente
pgina.
Dentro de cada una de estas clases, el material est
dispuesto desde las consideraciones generales hasta los
aspectos especficos, y de la teora a las aplicaciones prc-
ticas; los temas especficos estn indicados por combinacio-
nes de maysculas y el ms concreto por tres nmeros.
El esquema de clasificacin se revisa continuamente.
De manera diferente al sistema de clasificacin de-
cimal de Dewey, el sistema LC indica aspectos especfi-
cos de un tema sin sealizaciones numricas.
Por ejemplo:
N (bellas artes),
NA arquitectura,
NB escultura,
ND pintura,
ND813 pintura espaola
ND813Gt Francisco de Goya y Lucientes.
NK decoracin.
Dada su flexibilidad, el mtodo LC est particular-
mente indicado para las necesidades de colecciones, de
bibliotecas especiales y de las grandes bibliotecas en ge-
neral.

78
A General Works Trabajos Generales
B Philosophy; Religion Filosofa; Religin
C History: Auxiliary Sciences Historia: Auxiliar de
ciencias
D Universal History Historia Universal
E, F American History Historia Americana
G Geography; Antropology Geografa, Antropologa
H Social Sciences Ciencias Sociales
J Political Science Ciencias Polticas
K Law Leyes
L Education Educacin
M Music Msica
N Fine Arts Bellas Artes
P Languaje and Literature Lenguaje y Literatura
Q Science Ciencias
R Medicine Medicina
S Agriculture Agricultura
T Technology Tecnologa
U Military Science Ciencias Militares
V Naval Science Ciencias Navales
Z Bibliography and Library Bibliografa y Ciencias
Sciences Librarias

Cuadro 3. Clasificacin documental LC

79
TAXONOMA

Composicin con las races del griego taxis, orde-

nacin, derivado de tasso, ordenar, disponer, y nomos,
ley. La taxonoma se ocupa de la clasificacin de los ob-
jetos y seres naturales.
Si tomramos en cuenta los tipos documentales crea-
dos en todos los mbitos institucionales de nuestro pla-
neta, sera casi imposible lograr conocerlos a todos. La
taxonoma puede auxiliarnos en el sentido de que nos
permite categorizar, ordenar, describir, clasificar a to-
dos los documentos generados en una institucin, tenien-
do como la unidad de una clasificacin a los documentos.
Aristteles clasificaba a las instituciones vivas en tres
reinos; Carlos Linneo los clasific en tres categoras ri-
gindose por la creacin divina y dndole prioridad al
hombre.
Los mltiples avances tecnolgicos nos permiten ob-
tener conceptos cada vez ms complejos, logrando pro-
fundizar la taxonoma a travs de diferentes metodolo-
gas.
Entendemos entonces que la Taxonoma es la ciencia
que estudia la clasificacin de los elementos. Las prime-
ras clasificaciones de los archivos eran artificiales, debi-
do a los escasos conocimientos sobre la estructura de las
instituciones o la importancia que revestan estos estu-
dios sobre la ordenacin y clasificacin de los documen-
tos. Debemos considerar, sin embargo, que estas clasifi-
caciones artificiales han servido como material de parti-
da para una clasificacin basada en las relaciones exis-
tentes entre las divisiones orgnicas de las institucio-
nes.

80
 Necesidad de una clasificacin
La mayora de las personas tienen un conocimiento
limitado del mundo documental. Circunscrito a su esfe-
ra de intereses personales o que los relacionan princi-
palmente con entidades que influencian sus propias vi-
das. Ms all de la variedad de documentos comunes,
algunos nos interesan particularmente, siendo prctica-
mente muy limitado nuestro conocimiento sobre los ti-
pos documentales y sus mltiples nombres y categoras.
Los archiveros, sin embargo, se enfrentan con la ta-
rea de identificar, estudiar, e intercambiar sistemtica-
mente informacin de la vasta diversidad de institucio-
nes. Para cumplir con esta meta, requerimos disponer
de un sistema para nombrar a todas las instituciones para
as agruparlas en formas ordenadas y lgicas. El proble-
ma de elaborar un sistema es inmensamente complica-
do y comienza con la unidad bsica de la clasificacin de
los documentos.

Especie o tipo documental?

Especie en latn significa tipo, la diferencia se pre-
senta cuando llegamos a las aplicaciones del trmino;
tipo documental es un trmino que se aplica original-
mente a documentos vivos, mientras que tipo no necesa-
riamente, puede aplicarse tambin a entidades.
Podemos hablar de tipos de entidades o institucio-
nes, o tipos de archivos, as como tipos documentales.
Los tipos documentales son unidades naturalmente for-
madas en el transcurso de las actividades administrati-
vas, semejantes, real o potencialmente entre s y que se
distinguen de otros tipos documentales por sus caracte-
rsticas.
Para propsitos prcticos, un tipo documental es una
categora en la que se ubica una informacin especfica

81
que se ajusta a ciertos criterios bastante rgidos concer-
nientes a su estructura y caractersticas internas, repro-
ducidos en actividades semejantes.

Designacin de un tipo
documental
En la actualidad no existen sistemas de nomencla-
tura ideados para los tipos documentales. El nombre de
un documento se genera en la institucin con fines de
guardar informacin relativa a la funcin propia del do-
cumento.
Lo que s podemos observar es que existen nombres
ms bien de carcter genrico que especfico, como car-
tas; esta denominacin disminuye su ambigedad cuan-
do hablamos de cartas recibidas, es decir algunos nom-
bres tienen genricos y algn epteto especfico, sea adje-
tivo o modificador. El nombre del gnero siempre se es-
cribe primero por ejemplo comprobantes (gnero) de pago
(epteto).
Puede usarse el genrico cartas slo cuando uno se
refiere a los tipos documentales del grupo entero que
constituye a ese gnero. Los eptetos especficos por s
solos carecen de sentido, considerando que tipos docu-
mentales diferentes en gneros diferentes pueden tener
el mismo epteto. Por ejemplo, comprobantes de depsito
y cheques de depsito tienen distintas finalidades e in-
formacin. El epteto solo no nos entrega informacin.
Los nombres tambin pueden ser descriptivos, por la
forma o parecido que tengan con otro tipo documental.
Estos binomios son una herramienta necesaria para que
haya una comunicacin clara e inequvoca entre los ar-
chiveros. Cuando se usan diferentes idiomas los proble-
mas de comunicacin seran insalvables sin un sistema

82
de nomenclatura universalmente reconocido y aceptado
por los archiveros.

Clasificacin jerrquica
El objetivo fundamental de los archiveros es percibir
el orden en la diversidad de la creacin documental por
medio de la taxonoma.
La taxonoma es un sistema jerrquico que consiste
en formar grupos dentro de grupos. En este sistema cada
grupo se denomina taxn y el nivel que se le asigna se
llama categora. As podemos hablar de categoras: tipo
documental, subgrupo, grupo etc. y como cualquier taxo-
nomista, podemos aadir otras categoras: secciones, sub-
secciones, etc.

Filogenia
Si clasificamos a las instituciones segn sus caracte-
rsticas morfolgicas y organizativas, este sistema de
clasificacin se denominara estructural, y nos permiti-
ra acercarnos a la actualidad de los diagramas institu-
cionales u organigramas.
Inicialmente, si clasificamos a las categoras insti-
tucionales como si fueran etiquetas, cada una de stas
debera estar asignada y normalizada en un contexto co-
rrespondiente, de modo que cuando todos estos contex-
tos estn completos se comprender, recin, la diversi-
dad institucional. Este sistema funciona mientras las
categoras son estticas e inmutables; al aceptar que las
categoras no evolucionan, esta forma de clasificacin
parece inadecuada.
La filogenia estudia las relaciones evolutivas con la
incorporacin de informacin histrica, es como la cr-
nica de la evolucin de las categoras.

83
 Independientemente del mtodo en que se estudie
la filogenia, sta es nica, las categoras siempre mar-
can niveles conocidos, los genricos y los especficos.

Sistema tradicional de
clasificacin
El actual sistema de clasificacin se basa en los si-
guientes pasos:
1) Al organismo a clasificar se le asigna un taxn por
medio de sus caractersticas internas marcadas en los
organigramas, conformando categoras de acuerdo a los
niveles de responsabilidad y funcionalidad.
2) Se prueba si estas similitudes dentro las catego-
ras son homologas. Se tienen en cuenta las responsabi-
lidades compartidas, cuando sea posible.
3) Se comparan varias etapas de sus ciclos de produc-
cin documental y patrones del desarrollo documental.

Metodologas alternativas
Una vez que queda clara la divisin de las unidades
documentales, a causa de las dudas que puedan surgir
por los mtodos tradicionales se aplican opcionalmente
tanto la metodologa inductiva como la deductiva.
El mtodo inductivo nos permite partir de las uni-
dades documentales ms pequeas, considerando sus ca-
ractersticas externas e internas, desarrollando hacia las
unidades mayores. La diferencia entre homologa y ana-
loga no se tiene en cuenta.
El mtodo deductivo estudia las relaciones docu-
mentales a partir de lo genrico, es decir del fondo do-
cumental, estableciendo las categoras comprendidas por
analoga, con los distintos niveles organizativos. La ex-
cesiva simplificacin de caractersticas en realidad no
es tan sencilla y discreta.

84
 Taxonoma diplomtica
Gracias a los estudios diplomticos de los documen-
tos se pueden determinar las similitudes y diferencias
entre cartas, informes, o memorandos, contenidos de in-
formacin y estructuras de datos importantes.
Observamos en primera instancia que para lograr re-
sultados adecuados a las circunstancias, la creacin de
una nomenclatura tipolgica documental, con carcter
universal, sera un gran aporte ya que se considera un
lenguaje universal en donde todos podemos comprender
y reconocer a los diferentes tipos documentales.
A travs de la taxonoma podemos clasificar a la gran
variedad de instituciones.

Taxonoma y Sistemtica.
Clasificacin de los organismos

El ciclo vital de los documentos es el estudio de la

evolucin documental, desde su gestacin, trmite, re-
solucin, hasta su seleccin, es particularmente til
para dividir los documentos en grupos porque revela
cmo estn emparentados cronolgica y morfolgicamen-
te entre s.
La clasificacin de los documentos atendiendo a su
origen se denomina taxonoma (taxis = orden, rango). La
Taxonoma es la rama de la Archivologa que se ocupa
de la clasificacin de los documentos activos, y su ten-
dencia actual es realizar clasificaciones naturales, en cam-
bio la Sistemtica clasifica a los documentos activos en
diferentes categoras taxonmicas. Los taxnomos utili-
zan las relaciones de grado para crear grupos. Aunque
los esquemas de clasificacin son por necesidad un tan-
to arbitrarios, es probable que representen el rbol or-
ganizado de las diversas formas administrativas actua-

85
les. Cada documento pertenece a un grupo determina-
do. El grupo es considerado como una categora taxon-
mica mayor. Las otras categoras pueden verse en los
subgrupos, series y documentos, siendo la unidad por
excelencia la pieza documental. El documento, para nues-
tro propsito, est conformado como una unidad docu-
mental, una sola resolucin. Las dems categoras estn
conformadas por estas unidades documentales, cuyas
cualidades son bsicamente los principios archivsticos;
en consecuencia los caracteres internos y externos per-
miten su agrupacin en cada categora.
De acuerdo con la postura de Schellemberg, los ex-
pedientes son unidades de conservacin que encierran
un asunto especfico, lo que los hace proclives a perte-
necer a alguna de las categoras, agrupndolos por esa
cualidad principal que sera el asunto. Entonces se pue-
de decir que la Taxonoma es un mtodo que estudia la
clasificacin de documentos activos.
Es probable que el primer estudio serio sobre estos
aspectos de la clasificacin que contemplamos, consis-
tiera en el intento de catalogarlas. Las primeras clasifi-
caciones apriorsticas eran subjetivas y artificiales, de-
bido a los escasos conocimientos sobre la estructura do-
cumental. Estas categoras simples sirvieron, no obstan-
te, como material de partida para una clasificacin basa-
da en las relaciones existentes entre los distintos nive-
les de los organismos.

La Sistemtica

Como mencionamos antes, la Sistemtica es el estu-

dio de las relaciones entre los organismos. Estos con-
ceptos vertidos hasta ahora, nos permiten comprender
mejor la labor de la clasificacin, considerando que no

86
existen frmulas para resolver este trabajo sino que se
sustenta en un conjunto de conocimientos propios del
archivero. As, comprende algunos elementos genricos
que obligan a conformar o considerar ms como grupos
de series. En consecuencia, con la clasificacin se procu-
r cumplir dos funciones distintas: proveer mtodos ti-
les para describir los documentos y reflejar el curso, a
veces errtico, de los cambios evolutivos del trmite.
En la actualidad se discute si ambas funciones son
compatibles o no. El sistema de clasificacin permite ha-
cer generalizaciones, ya que hay informacin almacena-
da en la clasificacin de todo tipo documental. Se puede
observar que al progresar hacia abajo desde el fondo ha-
cia la serie, aumentan los detalles, yendo de lo general a
lo particular. En suma, la clasificacin jerrquica es muy
til para almacenar informacin y recuperarla. Como
mencionamos antes, a la serie se la puede considerar una
realidad organizativa, pero las otras categoras slo exis-
ten mediante la abstraccin.

El uso de los nombres tipolgicos

Las distintas administraciones institucionales deter-

minan la presencia de gran diversidad de series docu-
mentales, y tradiciones administrativas de distinta n-
dole, lo que da lugar a que los nombres que reciben los
tipos documentales dependan del lenguaje que en dichas
regiones se usa.
La multiplicidad de nombres representa y ha de re-
presentar durante mucho tiempo un verdadero proble-
ma para los archiveros, pero en la medida que la profe-
sin se extiende, se comprende mejor que despus de la
clasificacin, se debe pensar en una nomenclatura uni-
forme. La ordenacin primero desde el punto de vista

87
que tomamos, y la clasificacin despus, induce a los es-
tudiosos a pensar en una forma ms prctica de denomi-
narlos. Por otro lado, se debe pensar que la clasificacin
de los archivos es muy particular tanto en su estudio
como en su aplicacin, de ah el inters de incorporar
adecuadamente la taxonoma y la sistemtica.
Es evidente que uno de los fines de la nomenclatura
es dar un nombre que sea reconocido por todos los ar-
chiveros y que resulte nico, universal y distinto a cada
taxn. Los decretos considerados como tipologa, son
emanados en todas partes del mundo, su nivel de reso-
lucin depende de la forma de gobierno del lugar. Pero
al pensar en los nombres de las series, que son innume-
rables, se comprende que la aplicacin de una nomen-
clatura presente dificultades. Los problemas principa-
les que se intenta resolver en las regulaciones de nomen-
clatura provienen de los siguientes hechos:
De que autores diferentes hayan dado el mismo
nombre a series que son distintas en lugares distintos. A
esto se le llama homonimia.
De que un mismo tipo documental haya sido des-
crito por autores diferentes, recibiendo distintos nom-
bres, a esto se le llama sinonimia.
De que en las descripciones de muchos autores,
sobre todo de los ms antiguos, resulte difcil reconocer
tipos documentales que ellos citaban. Esto se da sobre
todo en Europa, de aqu la necesidad de establecer ti-
pos representativos al estilo Schellemberg.
De que diversos autores han podido tener un con-
cepto distinto, desde el punto de vista taxonmico, de
una clasificacin determinada, generalmente por la ex-
tensin o dimensin de la institucin.
Y, finalmente, de que la nomenclatura debe disci-
plinar algunos aspectos que hacen a la ordenacin y cla-

88
sificacin, apuntando a convertirla en principios univer-
sales, convirtindose en un mero instrumento al servi-
cio de la taxonoma, pero sin interferir con ella.
Cualquier modificacin del status cognoscitivo y cual-
quier incorporacin sobre el mismo, por cualquier autor,
entra en competencia con los dems, de tal manera que
cumplidos los requisitos tcnicos indispensables es un
criterio de utilidad. Ahora bien, la nomenclatura ha de
ser unvoca, por lo cual entre todos los nombres posibles
para una tipologa documental, slo debe prevalecer uno,
que es vlido (criterio de validez). En general el nombre
ms antiguo es el que prevalece (criterio de prioridad).

Sistema de clasificacin

Desde sus orgenes, el hombre se plantea la necesi-

dad de ordenar todo lo que le rodea con la finalidad de
ubicar a cada objeto en donde le corresponde. Esta nece-
sidad condujo al establecimiento de las clasificaciones
de las cosas. Los distintos sistemas de clasificacin han
sido diseados con el afn de ordenar en forma adecua-
da. Como ejemplo de clasificaciones podemos citar: el
orden alfabtico de las palabras de un diccionario enci-
clopdico o la clasificacin de un conjunto de monedas
de acuerdo a su tamao, su fecha de acuacin o el tipo
de metal.
Es importante sealar que por lo comn los sistemas
de clasificacin obedecen a tres aspectos generales:
1) Se toma en consideracin su utilidad.
2) Se consideran las semejanzas existentes entre los
objetos, lo que permite ordenarlos y relacionarlos en gru-
pos de individuos de las mismas caractersticas,
3) Debido a que la valoracin es de carcter indivi-
dual, ningn sistema puede ser considerado perfecto,

89
porque interviene en gran medida la subjetividad del
taxnomo (cientfico que estudia las clasificaciones cien-
tficas) A estos aspectos se les conoce como criterios
extrnsecos, a diferencia de los que toman en considera-
cin cuestiones de estructura y utilidad, llamados crite-
rios intrnsecos.
El hombre ha sido un clasificador desde tiempos re-
motos. Sin duda alguna, incluso los habitantes de las
cavernas dieron nombres a las plantas y animales y los
agruparon como tiles y peligrosos, como Aristteles, ya
que l intent agrupar toda la naturaleza en una forma
lgica. Originalmente la clasificacin es natural, aplica-
da a la naturaleza misma, as la Zoologa fue el campo
de todos los mdicos y la Botnica estuvo relacionada
con el estudio de las plantas y hierbas importantes para
la prctica mdica. A partir de esos primeros trabajos,
se elaboraron esquemas naturales de clasificacin basa-
dos en similitudes entre los organismos. Con el desarro-
llo de la sistematizacin, en la clasificacin para los ob-
jetos no naturales, o sea aquellos fabricados o modifica-
dos por el hombre, se considera el contexto cultural.
Observamos entonces que para la ordenacin y la
clasificacin, es indispensable tener algunos conoci-
mientos bsicos, a saber:
1) de la administracin y su organizacin,
2) de los sistemas en su contexto terico,
3) del ciclo vital de los documentos,
4) de los caracteres internos y externos de los docu-
mentos,
para lograr una adecuada aplicacin de los principios
archivsticos, bsicamente los de orden original y el prin-
cipio de procedencia. Veamos cada uno de estos puntos.

90
 FORMACIN DE LOS ARCHIVOS

EL CICLO vital de los documentos es un parangn con la

naturaleza; puesto que se ocupa de la gestacin, naci-
miento, vida, muerte, fenmenos que se observan tam-
bin en los documentos.
Al hacer la comparacin, generamos conceptos como
gestacin del documento, en el momento de que se dise-
a; nacimiento, cuando es creado; vida, tiempo de utili-
dad que presta y muerte, cuando cierto tipo de documen-
tos son expurgados al comprobarse su inutilidad.
Algunos sostienen que el archivero debe ocuparse de
la vida y muerte del documento y all termina su fun-
cin, otros autores sostienen que el archivero debe pre-
ocuparse desde el nacimiento en la que tiene injerencia
directa, y aun los hay que sostienen que el archivero debe
preocuparse desde la gestacin del documento.
En el momento de crear un nuevo tipo documental,
es necesario consultar al archivero, para no repetir in-
formacin. Su injerencia tiene que ser desde la gesta-
cin.
 Decimos muerte del documento por destruccin pre-
meditada; cuando esto no sucede tenemos el traslado a
un archivo intermedio o histrico, transferencia a un ar-
chivo eventual, o su conservacin permanente, si el do-
cumento es aprobado para su conservacin.
Todo archivo es autntico, hasta que se demuestre
lo contrario, no se forman archivos fuera de un organis-
mo, no se inventan archivos, no se crean slo porque s.
Esta autenticidad est representada por una serie
de fases que van determinando sus caractersticas pro-
pias, estudiadas desde el punto de vista del ciclo vital
de los documentos, que consiste en el tiempo de vida y
permanencia de los documentos, desde su concepcin
hasta su destino final.

Ser viviente Muerte

Ciclo vital Gestacin Nacimiento Vida X
Documento Destruccin
Traslado
Transferencia
Conservacin
permanente

Cuadro 4: Ciclo vital de los documentos.

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Algunos autores consideran ms bien como las tres

edades de los documentos. El problema es que estas tres
edades son ms bien decisivas y no se puede incorporar
ninguna otra, consideramos, entonces, que la expresin
ciclo vital de los documentos es ms acertada, porque
nos permite analizar a los documentos en sus distintas
acepciones a lo largo de su vida.

92
 Normalmente, como personas civiles estamos acos-
tumbrados a tratar con archivos cercanos a nuestros in-
tereses, cuando realizamos algn trmite necesario, nos
acercamos a un archivo si queremos extraer informacin,
pero difcilmente percibimos que los documentos son
permanente removidos de sus sitios, cumpliendo deter-
minados requisitos, trmites y traslados hasta su esta-
cionamiento definitivo. Menos an, vemos cmo los ar-
chiveros continan realizando una labor con los que
fueron nuestros papeles, aun ms all de lo que nues-
tros intereses sobreviven, no sabemos que los archive-
ros determinan la categorizacin de los archivos en los
cuales reposarn los documentos cumpliendo cada una
de sus edades o ciclos.
Los archivos de la Antigedad y la Edad Media dis-
tinguen, perfectamente los documentos caducados de
los documentos que sirven al propsito de la entidad
productora, pero no los clasifican ni los separan en de-
psitos distintos.
Con el desarrollo de las teoras econmicas y la for-
macin de los estados modernos, se considera a los ar-
chivos depositados como un problema muy engorroso
ante el incremento documental, es cuando el inters se
centra en la informacin que contiene para el estudio
del pasado inmediato (utilidad histrica) y se toma con-
ciencia de que para algunas personas era su certificado
de propiedad (utilidad legal). Es evidente que en el lap-
so de una generacin, las cosas han evolucionado nota-
blemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la
mayor parte de los pases europeos, fieles a la concep-
cin que lentamente se haba elaborado en el curso del
siglo XIX, estaban de acuerdo en querer ser, ante todo, si
no exclusivamente, historiadores y en considerar sus
depsitos como centros de conservacin de fondos de ar-

93
chivo de valor permanente al servicio de la investiga-
cin histrica.52
Consideremos que para las regiones de habla hispa-
na, el concepto de archivo como depsito de documentos
tramitado, relacionado a su origen, organizado por se-
ries, estableciendo perpetuidad de los documentos, ser-
vicio de consulta, instalacin en lugares seguros y ade-
cuados, surge como consecuencia de las ordenanzas de
1588, en el Archivo de la Corona de Castilla, situado en
el castillo de Simancas por Carlos I.
En el siglo XVIII se crea el Archivo General de Indias,
con la particularidad de reunir documentos concernien-
tes a las colonias espaolas de Amrica y Filipinas, te-
niendo como objetivo el servicio de consulta para redac-
tar la historia de Amrica, segn el deseo de Carlos III.
Esto nos permite entender la existencia de dos cla-
ses de archivos, los administrativos, mejor comprendi-
dos por Norteamrica, y un buen nmero de pases ame-
ricanos, que procuran tener una administracin eficien-
te, y los histricos, mejor comprendido por europeos, gra-
cias a su desarrollo histrico desde el cristianismo.
En la medida que crece la poblacin, el incremento
de la produccin documental se hace incontrolable, los
archivos no se abastecen del tiempo necesario para reci-
bir, ordenar, describir y servir los documentos que la enti-
dad productora demanda del tratamiento adecuado del
enorme caudal de informacin que produce, por lo que
no puede atender el otro aspecto, el histrico, adems
pierde importancia y perspectiva dado que los emplea-

52
Robert Henri Bautier: La administracin moderna de los archivos
y la gestin de los documentos: el prontuario RAMP. La funcin de los archi-
vos, la misin de los archivos y las tareas de los archivistas, recopilado
por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo de CIA, Progra-
ma General de Informacin y UNISIST, UNESCO, Pars, 1985.

94
dos de las administraciones no son historiadores ni com-
prenden ese enfoque, como para estar preparando los
documentos para aquellos que requieren informacin
para reconstruir el pasado. En estas condiciones cabra
preguntarse si no se hallaba prximo a un divorcio en-
tre dos concepciones del oficio del archivista; entre la
del archivista historiador, ajeno a la administracin, y la
del archivista administrador sin verdadera perspectiva
histrica.53
La creacin de archivos intermedios parece ser una
solucin, constituyen un depsito documental entre ad-
ministrativos e histricos, los documentos all deposita-
dos an pertenecen a sus dueos originales, mientras
que una vez transferidos al histrico, se transforman en
patrimonio de la sociedad que los cre. Se origina as
todo un contexto sobre el patrimonio documental de la
sociedad moderna.
En estos aspectos contemplados, el documento de
nuestro trmite pas por varias etapas que constituyen
su ciclo de vida, tanto la informacin que contiene, como
su soporte, al unsono. Tal como lo determinan los prin-
cipios de unificacin se conforma el ciclo vital de los
documentos, no puede haber desde este punto de vista,
un ciclo vital de la informacin, as de simple, ni un ciclo
vital de los documentos, por separado, puesto que uno sin
el otro, informacin y soporte, dejan de ser automtica-
mente; para comprender esta situacin nos remitimos a
los principios enunciados en la Teora de los archivos.54

53
Robert Henri Bautier: La administracin moderna..., op. cit.
54
Vctor Hugo Arvalo Jordn: Teora, fundamentos..., op. cit., pp-
50-53.

95
Traslado y transferencia

Los traslados y las transferencias son acciones seme-

jantes desde el punto de vista archivstico, encaminadas
a mover los documentos de un mbito o rea a otro, la
diferencia radica en la razn legal de cada uno.
Se trasladan los documentos de un archivo eventual,
que puede ser la oficina productora, al archivo central
de la misma institucin o a un archivo intermedio, estos
documentos normalmente son trasladados atendiendo a
estas dos razones:
Terminaron los objetivos de su trmite.
Se cumpli su plazo precaucional.
La entidad productora es duea de los documentos,
ejerce sus derechos sobre tales y no requiere ninguna
condicin para acceder y consultar a sus documentos
propios. La entidad, en concordancia con las leyes del
lugar, puede establecer restricciones para la consulta
de sus documentos.
Se transfieren los documentos de un archivo even-
tual, que puede ser la oficina productora, o de un archi-
vo central de la misma institucin o de un archivo inter-
medio, a un archivo histrico, donde permanecern de-
finitiva e indefinidamente. Estos documentos normal-
mente son transferidos atendiendo a:
Terminaron los objetivos de su creacin en la ins-
titucin que los gener.
Su consulta es prcticamente nula.
Se cumpli su plazo precaucional en el archivo cen-
tral de la institucin.
Resulta incmodo conservarlo al no ser utilizado.
Al efectuarse la transferencia, la entidad productora
no es ms la duea de los documentos, es el archivo ge-
neral o en algunos casos el archivo histrico, quienes ejer-

96
cen derechos sobre los documentos ingresados a su do-
minio, por lo tanto se dictamina cules han de ser los re-
quisitos para acceder y consultar a los documentos trans-
feridos, que se convierten en patrimonio cultural.
En ambos casos, las responsabilidades del traslado o
de la transferencia son decisiones y acciones tomadas
por cuenta del productor de los documentos. Las res-
ponsabilidades se extienden en muchos casos hasta el
archivo intermedio, y en su ausencia, hasta el archivo
de conservacin permanente.
Los traslados y las transferencias, previo el consen-
so del envo, el trabajo de organizarlo, se realiza en la
entidad u oficina productora de los documentos, el ar-
chivo de recepcin incorpora los documentos a los fon-
dos u otras unidades documentales del archivo, es decir,
al conjunto organizado de los documentos.
Estos aspectos nos dan entonces determinadas pau-
tas sobre la formacin de los archivos y el ciclo vital de
los documentos. As tenemos que algunos autores estu-
dian estos aspectos clasificando bsicamente tres etapas
que podemos definir como bsicas, y a lo largo de su an-
lisis van generando nuevos conceptos sobre su desarro-
llo. En el Manual de Archivologa Hispanoamericana, Au-
relio Tanodi sostiene y hace distincin de tres fases:
Pre-archivstica, archivstica, y fase histrica la
ltima etapa; comparte de esta opinin Elio Lodolini.

Ciclo vital del documento, segn los conceptos de

Aurelio Tanodi, Elio Lodolini e Ives Protin

1) Fase pre-archivstica.
2) Fase administrativa.
3) Fase histrica.

97
 Resumimos para entender el contenido de estas fa-
ses:
Fase primera: llamada tambin pre-archivstica.
Esta fase comprendera lo que definimos como:
recepcin,
adquisicin,
reunin de documentos, y
trmite.
Para Tanodi sera la archivala en potencia dentro
de la entidad productora.55
Los documentos son elaborados en la entidad o reci-
bidos para el cumplimiento de un determinado trmite
o comunicacin. La recepcin se realiza en las mesas de
entradas o alguna oficina destinada a este fin que, en la
mayora de los casos, se ocupa de registrar los pasos ade-
cuados del trmite que se realiza.
El autor del Manual introduce un trmino, archiva-
la que estudiamos con detenimiento. Por Archivala
entendemos todo el material escrito, grfico (dibujos,
mapas, planos), multigrafiado, reprgrafo56 , sonoro, audio-
visual (pelculas) proveniente de una entidad, produci-
do o recibido, en funcin de sus actividades o, en gene-
ral, relacionado con su vida administrativa, desde el mo-
mento en que cumpli su funcin inmediata que origin
su creacin, y se conserva con fines administrativos, ju-
rdicos y cientficos y culturales.57

55
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit., p. 8.
56
El trmino reprgrafo lo usamos por analoga con la palabra
francesa rprographe, sinnimo de reproducteur, o inglesa reprographe,
sinnimo de reproducer. Vide: Formation du personnel pour la reproduc-
tion et la selection de documents, y training of personnel for document re-
production and selection, Publicaciones de la UNESCO, agosto 1955, 81 F
y E, p. 1. Abarca la reproduccin de documentos escritos y grficos: foto-
grafas, cliss, microfilme, microfichas. Vide: Aurelio Tanodi, op. cit.
57
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit., p. 15.

98
 Es comprensible la intencin de definir a los docu-
mentos del archivo en forma identificable, estamos ple-
namente de acuerdo con ese aspecto, es necesario tener
en cuenta que los libros y las libreras son trminos es-
pecficos de la Bibliotecologa, y es conveniente que la
Archivologa comprenda un lenguaje propio. El proble-
ma es el trmino mismo. Por la definicin que se le da a
archivala, es fcil de entender que algunos tratadistas
la confundan con los archivos. Primero debemos tener
en claro que los archivos hacen a la Archivologa como
la documentos hacen a la Diplomtica, lo que se busca
con el trmino archivala es lo que hace al archivo. La
palabra Archivala no ha recibido, todava, su carta de
ciudadana en la lengua castellana58 es conveniente en-
tonces que los lingistas, lejos de la influencia de los en-
tusiastas de siempre, analicen la palabra en su acep-
tacin adecuada, posiblemente sea archivera un trmi-
no acertado. Archivale y archivalien, son singular y plu-
ral en alemn, en ingls es archivalia al igual que en ita-
liano.
Fase segunda: denominada por Tanodi archivala
verdadera, se produce cuando los documentos cumplie-
ron su objetivo inmediato, o los fines para los cuales han
sido creados. En esta fase los documentos cumplieron
su trmite; pero, se conservan por un tiempo prudencial
en los archivos de las entidades productoras, para fines
de consulta, formacin de precedentes, antecedentes o
posteriores reclamos que surjan, se utilizan tambin como
antecedentes o precedentes, cumplen necesidades ad-
ministrativas. La consulta es espordica.
Fase tercera: los documentos se transforman en fuen-
tes de consulta para los fines prcticos, cientficos y cul-

58
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit., p. 15.

99
turales, generalmente se guardan en los archivos hist-
ricos o los correctamente denominados archivos gene-
rales.
Sobre estas tres fases estamos de acuerdo, pero es
necesario considerar que los comportamientos del ar-
chivero abarcan todas las fases del documento, no sola-
mente a la fase administrativa o histrica, sino que es
de injerencia archivstica la determinacin de los carac-
teres y formulacin de informacin de los documentos.
La prctica profesional entonces abarca todo el ciclo vi-
tal de los documentos y no slo una vez cumplidos sus
objetivos para los cuales han sido creados.59
Posteriormente encontramos el ciclo vital de los do-
cumentos sealando las fases pre-archivsticas, admi-
nistrativas e histricas, en los trabajos efectuados por
Manuel Vzquez.
Este autor habla tambin de las tres fases, pero hace
una acotacin: a la fase pre-archivstica la divide en dos
momentos de gestacin, y de trmite. En la fase ad-
ministrativa habla de un momento de vigencia y de un
momento de plazo precaucional. Y a la fase histrica la
deja en esa situacin, porque luego de la finalizacin de
la vigencia comienza la etapa para el investigador.

Ciclo vital del documento,

concepto de Manuel Vzquez

1) Fase pre-archivstica Momento de gestacin

Momento de trmite
2) Fase administrativa Momento de vigencia
Momento de plazo precau-
cional
3) Fase histrica
59
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit., p. 15.

100
 Posteriormente, Manuel Vzquez, modifica los mo-
mentos:

Ciclo vital del documento,

concepto de Manuel Vzquez

1) Fase o edad administrativa Momento de planifi-

cacin del tipo docu-
mental
Momento de trami-
tacin
2) Fase o edad administrativa Momento de vigen-
cia
Momento de plazo
precaucional
3) Fase o edad permanente o histrica60

Como podemos apreciar en el cuadro, Manuel Vz-

quez modifica los momentos de planificacin del tipo do-
cumental, y tramitacin, en la fase pre-archivstica y de
vigencia y plazo precaucional en la fase administrativa.
Gunnar Mendoza habla de tres etapas pero modifica
una primera como activa: la vida del documento. Una
inactiva: la etapa de seleccin documental y una tercera
etapa de conservacin permanente.

Ciclo vital del documento, segn los conceptos de

Gunnar Mendoza

1) Fase activa
2) Fase inactiva
3) Conservacin permanente
60
Manuel Vzquez Murillo: Cmo seleccionar documentos de archi-
vo, Crdoba, Argentina, Sidera, 2002, p. 45.

101
 Es necesario observar que en algunos textos se hace
referencia a archivos activos, pasivos, inactivos, vivos o
muertos, porque se refieren al momento de vida del do-
cumento que est trabajando.
La fase activa es cuando el documento se produce
y, por el valor de su contenido sustantivo, posibilita y
facilita el cumplimiento de las funciones, actividades y
trmites de los individuos y de las entidades. Conside-
ramos que esta denominacin es ms natural desde el
punto de vista de los documentos mismos, que se en-
cuentran en plena actividad institucional.
La fase inactiva o de transicin, segn el mismo au-
tor, es considerada cuando los documentos han perdido
su valor activo, y han cumplido los trmites actuales, con-
secuentemente deben ser evaluados para identificar los
valores vigentes de su informacin.
La fase de conservacin permanente se produce
cuando el documento es reconocido por los valores de la
informacin contenida, por consiguiente se preserva en
archivos de carcter permanente o histricos como co-
mnmente se los designa. Esta denominacin es ms co-
rrecta que la histrica, respeta mejor los valores infor-
mativos de los documentos, que no son slo histricos, y
despega un poco esa dependencia de aquellos que con-
sideran a los archivos como estados histricos ms que
administrativos, de ah que muchos historiadores no
estn de acuerdo con esta denominacin.
Schatz realiza una intercalacin, una edad interme-
dia del documento, la misma que tiene una sub-clasifi-
cacin de acuerdo a la consulta que se efecta, una pri-
maria frecuente, primaria eventual, y por ltimo se-
cundaria.

102
 Ciclo vital del documento, concepto de Schatz

Fase administrativa
Edad intermedia Primaria frecuente
Primaria eventual
Secundaria
Fase histrica

Schatz concepta el CVD como una fase netamente ad-

ministrativa, del cual se desprende una edad interme-
dia, con la subdivisin de primaria frecuente, primaria
eventual y secundaria, para luego conformarse la fase
histrica, este modelo, visto desde el punto administra-
tivo, es uno de los ms acertados, considerando que el
grueso de los profesionales archiveros trabajan en la ad-
ministracin y apenas una minora en los archivos hist-
ricos. As mismo, los archivos intermedios constituyen
una solucin en muchos lugares, para evitar la acumula-
cin excesiva en los repositorios administrativos.
Hacemos un repaso de lo aqu expuesto, sin preten-
der ser exhaustivos con los distintos anlisis presenta-
dos por otros autores no menos prestigiosos. Considera-
mos entonces este resumen del CVD:

Fase activa
Llamada tambin pre-archivstica, archivala o ar-
chivera en potencia, que conserva los momentos de ges-
tacin y de trmite, propuestos acertadamente por Ma-
nuel Vzquez y que comprende un amplio espectro de la
formacin de los archivos; pero, aadimos el momento
de gestin, para considerar adecuadamente la gestin de
recursos, como una estrategia de la entidad que consi-
dera y evala la importancia de la relacin individual
frente a las relaciones colectivas entre directivos y tra-

103
bajadores. La gestin de recursos se refiere a la activi-
dad que seala la importancia del compromiso activo de
todos los participantes de la entidad, inclusive y priori-
tariamente los usuarios.
La gestin implica tomar una serie de medidas en-
tre las que cabe destacar:
El compromiso general con los objetivos institucio-
nales.
El anlisis retributivo en funcin de la productivi-
dad de cada sector de produccin documental.
El trato adecuado a las tres reas que conforman
al archivo, al personal, al pblico y a los documentos.
Una formacin profesional continuada.
Y la vinculacin de la actividad archivstica a todos
los sectores relativos a la organizacin de la actividad
como la produccin documental.
La clave de la gestin de recursos permite conside-
rar a las comunicaciones como transporte de conocimien-
to, por consiguiente, para superar un estado deficiente
es necesario que la comunicacin fluya del nivel supe-
rior al nivel inferior y viceversa.
No bastan breves reuniones ni transmisin de rde-
nes. Hay que documentarlas, los documentos as produ-
cidos no slo obedecen a trmites muchas veces intiles,
y en los archivos bien organizados se sabe cun intiles
son, la participacin activa de todos los sectores requie-
re la creacin de grupos de capacitacin y reflexin para
solucionar problemas.
Esto apunta a un mejor control de calidad de los bie-
nes y servicios de los archivos, y porque no, de la misma
institucin. Esa participacin permite que la empresa
aproveche al mximo la preparacin de los sectores in-
teresados incluyendo a los usuarios, as como sus inicia-
tivas.

104
 Las organizaciones que administran en buena forma
la gestin de recursos prestan especial cuidado a la se-
leccin de personal y a la formacin profesional (habla-
mos de formacin profesional idnea). Cada vez ms la
demanda de conocimientos es mayor, as son mejor vis-
tos los empleados que pueden ocupar diferentes pues-
tos y adaptarse a cambios permanentes. Estos aspectos
generan documentos aparentemente confusos, que al
momento de la clasificacin deben ser debidamente com-
prendidos.61

Fase administrativa
Con la cual coinciden un nmero indeterminado de
autores, sobre todo aquellos que comprenden que la la-
bor de los archiveros en las reas de administracin son
numerosas, las competencias son profesionalmente res-
ponsables, y muchos aspectos que hacen al desarrollo de
las instituciones y a la vida cotidiana se manifiestan en
este perodo.
Respetamos el momento de vigencia, relativo a vi-
gente, que est en vigor y el momento del plazo precau-
cional, que se otorga a los documentos para decantar sus
valores informativos.

Fase intermedia
Comprendemos la formacin de los archivos inter-
medios y la enorme importancia que stos tienen por-
que son los encargados de analizar los verdaderos valo-
res de los documentos para otras ramas cientficas tam-
bin.
Aadimos el momento simbitico, durante el cual se
produce la simbiosis (del griego, symbioun, vivir juntos),
61
Gestin de recursos humanos, Enciclopedia Microsoft Encarta
2000. 1993-1999 Microsoft Corporation.

105
en los documentos al obtener una interdependencia de
dos organismos administrativos diferentes, los de la enti-
dad productora y los del archivo de conservacin per-
manente.
Se suele denominar mutualismo al tipo de simbiosis
en la cual los organismos administrativos cooperantes,
o simbiontes, obtienen un beneficio mutuo.
Aadimos tambin el momento de anlisis que prc-
ticamente es el anlisis de contenido, como tcnica de
investigacin emprica elaborada en el mbito de la co-
municacin. Despus de la dcada del 20 y la apoteosis
de las tcnicas de propaganda durante las dos guerras
mundiales, la investigacin social siente la necesidad de
contar con mtodos empricos de anlisis de los conteni-
dos informativos que garanticen la absoluta objetividad
de los resultados.
La finalidad del anlisis del contenido es, segn la
definicin del socilogo estadounidense Bernard Berel-
son, la de proporcionar una descripcin objetiva, cuanti-
tativa y sistemtica del contenido manifiesto de la co-
municacin. Algo muy necesario en la descripcin de los
documentos.
El procedimiento consiste en la descomposicin de
la unidad comunicativa, en nuestro caso el documento,
en elementos cada vez ms simples, individualizados por
medio de criterios sistemticos y empricamente verifi-
cables. Hasta aqu no nos sorprende puesto que la Di-
plomtica se ocupa de ello. Esos elementos se clasifican
segn categoras representativas del tema elegido, las
cuales se convierten a su vez en variables que se some-
ten a un clculo estadstico. Se obtiene as un cuadro de
los elementos lxicos que predominan en el texto dado,
cuyas frecuencias y relaciones recprocas, valoradas es-

106
tadsticamente, permiten evidenciar el contenido expl-
cito de cualquier forma de comunicacin.
Las crticas que recibe esta tcnica de investigacin
se pueden centrarse, sobre todo, en su modo de indivi-
dualizar las categoras descriptivas e interpretativas,
que para el analista del contenido se pueden establecer
a priori, mientras que para el semilogo, por ejemplo,
derivan de las relaciones internas que se producen en-
tre los elementos constitutivos del texto mismo. Por otro
lado, el inters por el contenido manifiesto de la comu-
nicacin excluye variables importantes, como los aspec-
tos no verbales, el contexto en el que se produce el in-
tercambio comunicativo, el trabajo de descodificacin
del receptor; sobre todo para nuestro anlisis, el con-
texto institucional donde se desarrolla el documento,
etc.
En los ltimos aos, las tcnicas de investigacin han
alcanzado un gran desarrollo y se han perfeccionado gra-
cias a los avances del software, programas que permiten
utilizar categoras descriptivas mucho ms complejas,
capaces de considerar y valorar los aspectos lingsticos
y las relaciones del texto analizado.62 Este momento nos
lleva entonces a realizar un trabajo ms complejo, am-
plio, en los archivos. Muchos autores elaboraron las nor-
mas de descripcin tratando de cumplir con estos anlisis.

Fase de conservacin
permanente
Va a ser muy difcil que los archivos se liberen del
trmino histrico y, con justa razn, el gran porcentaje
de informacin que contienen los archivos de esta cate-

62
Anlisis de contenido, Enciclopedia Microsoft Encarta 2000.
1993-1999 Microsoft Corporation.

107
gora, sirven a la Historia, debido a la gran influencia de
ejercieron en el pasado, en la formacin de los archivos,
pero los archivos modernos sirven a otras formas de co-
nocimiento, como la Literatura, el Derecho, la Sociolo-
ga por decir slo algunos aspectos, por lo que sera mejor
hablar de archivos de conservacin permanente, ms ade-
cuado a una funcin de carcter netamente archivstico.
Algunos archiveros as lo comprendieron.
Aadimos el momento de investigacin, no obstan-
te la opinin de Ernest Nagel cuando se refiere a las cien-
cias sociales: Sin duda, las leyes o generalizaciones con-
cernientes a fenmenos sociales que ha brindado la in-
vestigacin social de la actualidad tienen un mbito de
aplicacin mucho ms restringido, estn formuladas de
manera mucho menos precisa y slo son aceptables como
fcticamente correctas si se las considera limitadas por
un nmero mucho mayor de reservas y excepciones t-
citas que la mayora de las leyes comnmente citadas de
las ciencias fsicas.63
Dados los largos perodos y pruebas a los que fueron
sometidos los documentos con el uso cotidiano se incor-
pora tambin el momento de la conservacin y restaura-
cin.

Fase tecnolgica
El impresionante desarrollo de la tecnologa y sus
mltiples aplicaciones a los archivos, nos obligan a ha-
blar de la Documtica, aplicada a los momentos inform-
tico y multimedia. El concepto denominado tecnologa
apropiada, conveniente o intermedia se acepta como al-
ternativa a los problemas tecnolgicos de las naciones
63
Ernest Nagel: La estructura de la ciencia, Buenos Aires, Paids,
Buenos Aires, 1981, pp. 405-406. Textos de Diccionario Herder de filo-
sofa.

108
industrializadas y, lo que es ms importante, como solu-
cin al problema del desequilibrio social provocado por
la transferencia de tecnologas avanzadas a pases en vas
de desarrollo. Se dice que el carcter arrollador de la tec-
nologa moderna amenaza a ciertos valores, como la ca-
lidad de vida, la libertad de eleccin, el sentido humano
de la medida y la igualdad de oportunidades ante la jus-
ticia y la creatividad individual. Los defensores de este
punto de vista proponen un sistema de valores en el que
las personas reconozcan que los recursos de la Tierra
son limitados y que la vida humana debe reestructurar-
se alrededor del compromiso de controlar el crecimien-
to de la industria, el tamao de las ciudades y el uso de
la energa. Esto ha de incidir, y ya lo hace, sobre la pro-
duccin de informacin en variados soportes, en su ma-
yora de carcter tecnolgico.
La restauracin y la renovacin de los recursos na-
turales son los principales objetivos tecnolgicos. Esta
postura influye en la clasificacin de los soportes docu-
mentales de los archivos; dados los recursos muy gran-
des y acelerados que se emplean en la fabricacin del
papel, las tecnologas buscan reemplazar los soportes
con otros que tengan mayores cualidades de tiempo de
acceso y espacio, aparentemente podran atentar contra
la clasificacin, por lo que se convierte en un tema de an-
lisis que dejamos abierto a los especialistas.
Adems, se ha argumentado que, como la sociedad
moderna ya no vive en la poca industrial del siglo XIX y
principios del XX, la sociedad postindustrial es ya una
realidad. Las redes complejas, posibles gracias a la elec-
trnica avanzada, harn obsoletas las instituciones de
los gobiernos nacionalistas, las corporaciones multina-
cionales y las ciudades superpobladas; estos campos son
dignos de anlisis en la temtica de la clasificacin.

109
 La tecnologa ha sido siempre un medio importante
para crear entornos fsicos y humanos nuevos. Slo du-
rante el siglo XX se hizo necesario preguntar si la tecno-
loga destruira total o parcialmente la civilizacin crea-
da por el ser humano.
A lo largo del siglo XX la tecnologa se extendi des-
de Europa y Estados Unidos a otras naciones importan-
tes como Japn y la antigua Unin Sovitica, pero en nin-
gn caso lo hizo a todos los pases del mundo. Muchos de
los pases de los denominados en vas de desarrollo no
han experimentado nunca el sistema de redes de infor-
macin, y les llevar an bastante tiempo comprender
esta situacin. Paradjicamente millones de personas
disponen de la tecnologa ms bsica que se trata de ex-
tender a instituciones incrementando los costos de con-
sumo de una forma alarmante y aumentando su propia
dependencia y pobreza. El entusiasmo de los archivos
nos lleva tambin de la mano a situaciones como sta.
La introduccin de la tecnologa occidental ha derivado
a menudo en una dependencia demasiado grande de los
productos occidentales. Para la poblacin de los pases
en vas de desarrollo, que depende de la agricultura de
subsistencia, tiene poca relevancia este tipo de tecnolo-
gas. En los ltimos aos, grupos de ayuda occidentales
han intentado desarrollar tecnologas apropiadas, usan-
do las tcnicas y materiales de los pueblos indgenas.64
Por ltimo, incorporamos el momento de difusin.
Se da la situacin de poder publicar sobre todos los auxi-
liares descriptivos, principalmente alentando la investi-
gacin y salvaguardando derechos sobre documentos y
archiveros que se toman el trabajo de realizar una serie
de descripciones documentales.
64
Tecnologa, Enciclopedia Microsoft Encarta 2000. 1993-
1999 Microsoft Corporation.

110
 Ciclo vital del documento
Resumen

1) Fase pre-archivstica Momento de gestacin

Momento de trmite
2) Fase administrativa Momento de vigencia.
Momento de plazo precau-
cional
3) Fase intermedia Momento simbitico
Momento de anlisis
4) Fase de conservacin Momento de investigacin
permanente Momento de la conserva-
cin y restauracin
5) Fase tecnolgica Momento informtico
Momento multimedia
Momento de difusin

SISTEMAS DE INFORMACIN EN EL CICLO

VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Al enfocar el tema del ciclo vital de los documentos,

hemos llegado a una conclusin sobre las etapas y los mo-
mentos durante la vida-proceso de los documentos, lo cual
nos facilita mucho el concepto de informacin requerida
en cada una de estas etapas.
Analizando toda esta situacin podemos tomar en
cuenta anteriores experiencias y desarrollar un modelo
del CVD. Realizamos entonces una categorizacin de la
siguiente forma:
Primera fase. Denominada pre-archivstica, (Tano-
di, Lodolini, Protin), activa (Mendoza), en esta fase se

111
generan los momentos de gestacin y trmite, aqu ob-
servamos el problema de la dimensin temporal, que nos
facilita analizar los alcances de la informacin contenida
en los documentos con relacin al tiempo, y la dimen-
sin espacial nos da una pauta de los alcances de la in-
formacin, dentro del inters por la recuperacin de la
informacin.
Conviene aclarar que tomamos esta situacin consi-
derando los principios de procedencia y de orden origi-
nal que se manifiestan en esta etapa, y que estudiare-
mos con ms detenimiento en prximos ttulos. En esta
fase generalmente se manifiesta la entidad de origen don-
de es creado el documento, justificando su momento de
gestacin y posteriormente, las necesidades del momen-
to de trmite, estipulado por Vzquez. En esta etapa o
fase, pueden desarrollarse documentos de entidades no
siempre originales, sino derivadas en otros dominios.
Dimensin espacial: constituida por los lmites le-
gales y de influencia de la institucin. En esta etapa, los
documentos y la informacin tienen una dependencia di-
recta de la entidad productora, consecuentemente una
vinculacin vertical a los sistemas de informacin del
organismo, siendo sus repositorios o infraestructuras
de base los archivos eventuales. Al realizar la descrip-
cin, se debe tener en cuenta quines han de requerir
inmediatamente la informacin. Como repetimos hasta
el cansancio, las operaciones, acciones, trmites etc. es-
tn vinculados a los lmites de la organizacin.
1) Tiene una dependencia directa de la entidad pro-
ductora.
2) Vinculacin vertical a los sistemas de informacin
organizacional.
3) Infraestructura de base (archivos eventuales).

112
 Dimensin temporal: constituida por las series de
carcter estadstico, se observa en esta etapa una activi-
dad pragmtica de la institucin y una preocupacin con-
suetudinaria, por tomar decisiones sobre temas del da.
Series temporales de carcter estadstico.
1) Actividad pragmtica.
2.) Preocupacin consuetudinaria.
Esta etapa se denomina tambin fase de produc-
cin de documentos y estara compuesta por los elemen-
tos siguientes:
Diseo y gestin de formularios.
Preparacin y gestin de la correspondencia.
Gestin de informes y directrices.
Fomento de sistemas de gestin de la informacin.
Aplicacin de la tecnologa moderna a dichos pro-
cesos.
Segunda fase. Considerada como la de mayor acti-
vidad informativa, esta etapa es la denominada admi-
nistrativa por Tanodi, Lodolini, Protin; inactiva por
Gunnar Mendoza, y considerada la edad intermedia por
Schatz. Segn Manuel Vzquez se consideran los momen-
tos de vigencia y de plazo precaucional. Como principal
caracterstica de esta etapa se observa un desarrollo sec-
torial referido a grupos sociales interactuantes, lo cual
permite la formacin de ciclos de comunicacin entrela-
zados, como consecuencia de los inters de carcter so-
cial y los de la institucin que entran en juego, el requeri-
miento de informacin en esta etapa es masivo. Se obser-
va que la entidad productora trabaja relacionada con el
ncleo social que le rodea y sirve para la entidad social
que demanda la informacin. Los auxiliares descriptivos
generalmente tienen un carcter de reserva o acceso.
Dimensin espacial: est constituida por los mbi-
tos de influencia de la institucin sobre los grupos in-

113
teractuantes, como consecuencia esta dimensin ser
mucho ms extensa que la anterior. La dimensin espa-
cial se cualifica y cuantifica en funcin de los objetivos,
del sentido direccional de la entidad, sobre la formula-
cin de objetivos y la adopcin de decisiones.
Dimensin temporal: ingresa en el intercambio de
la influencia del medio social, para lo cual la institucin
realiza una recogida de datos mediante algunas activi-
dades principales como la orientacin del trmite, de-
terminacin de identidad de la entidad productora en
funcin del medio social, consecuentemente, la distribu-
cin de informacin de carcter escrito u oral cumple con
las funciones de difusin y comunicacin.
Durante el desarrollo de esta etapa, internamente
la institucin realiza una codificacin de series o tipos
documentales determinados y requiere, adems, infor-
macin de los trmites y sectores de control. Se incorpo-
ran las tcnicas propias del archivo: ordenacin, clasifi-
cacin y descripcin, y podramos decir una preseleccin
sin llegar a una seleccin cientficamente fundamenta-
da. Se cumple entonces la certificacin de las acciones,
funciones, actividades y tareas institucionales.
Esta etapa podemos llamarla tambin fase de utili-
zacin y conservacin de los documentos y abarca los
aspectos siguientes:
Creacin y mejoramiento de los sistemas de archi-
vos y de recuperacin de datos.
Gestin de registros.
Gestin del correo y las telecomunicaciones.
Seleccin y manejo de mquinas copiadoras.
Anlisis de sistemas.
Produccin y mantenimiento de programas de do-
cumentos vitales, funcionamiento de centros de docu-

114
mentacin y aplicacin, cuando proceda, de la automati-
zacin y la reprografa a dichos procesos.65
Tercera fase. Denominada histrica por Tanodi,
Lodolini y Protin o de conservacin permanente por
Gunnar Mendoza. Incorporamos en esta etapa el momen-
to simbitico donde empieza la decantacin de los valo-
res, de acuerdo al tipo de informacin obtenida y de
acuerdo a los valores primarios tenemos:
administrativos,
legales,
contables,
cientficos,
y los valores secundarios:
evidenciables,
informativos.
Tambin se incorpora en esta etapa el momento de la
investigacin; modificndose los grados de accesibilidad
que permitan a los investigadores acceder libremente a
los documentos para sus respectivas investigaciones.
Dimensin espacial: constituida por el manejo de
informacin incorporada al subconjunto de saber acu-
mulado por el grupo social; por efecto de la decantacin
de valores, la informacin se convierte en especializada.
Esta etapa requiere de un proceso de actualizacin
de la informacin por eliminacin, por integracin al
conjunto del saber acumulado y una vez elaborados los
procesos ingresamos a una fase de procesamiento de la
informacin, o lo que podramos dar en llamar a una in-
formacin refinada. Lgicamente que esto nos lleva un
anlisis de recuperacin de la informacin.
65
James B. Rhoads: La funcin de la gestin de documentos y archi-
vos en los sistemas nacionales de informacin, un estudio del RAMP, Pars,
Unesco, 1989.

115
 Dimensin temporal: constituida por un sistema
dinmico y coordinado, porque el investigador se encon-
trar trabajando continuamente con est informacin.
La fase de disposicin de los documentos abarca:
La identificacin y descripcin de las series de do-
cumentos.
El establecimiento de programas de retencin y dis-
posicin de documentos.
La evaluacin y eliminacin de documentos.
La transferencia de documentos de valor perma-
nente a los archivos.66
Cuarta fase. Histrica, Tanodi, Lodolini, Protin,
conservacin permanente, Mendoza. Momentos investi-
gacin y conservacin y restauracin.
Dimensin espacial: subconjunto del saber acumu-
lado por el grupo social. Proceso de actualizacin por
eliminacin y por integracin. Proceso de recuperacin.
mbito de sociedades intermedias e investigacin espe-
cializada u objetiva. Grados de accesibilidad.
Dimensin temporal: Recuperacin de los proce-
sos humanos pasados.
Quinta fase. Denominada informolgica, consideran-
do la incorporacin de medios tecnolgicos avanzados.
Agregamos el momento de difusin, la informacin se suma
al mbito social; los procesos seran una entrada de la
informacin, un tratamiento fsico, un almacenamiento
y un procesamiento de esa informacin por su vuelta a
clasificacin y ordenacin, y finalmente una de salida que
sera el mismo momento de difusin. Tal como habamos
anticipado en anteriores captulos, se incorpora el mo-
mento telemtico, al ser la informacin difundida por los
medios tecnolgicos de comunicacin.

66
James B. Rhoads: La funcin de la gestin..., op. cit.

116
Primera Pre- Tanodi, Lodolini, Protin
fase archivstica
Activa Mendoza
Momentos Gestacin y trmite (Vzquez)
Dimensin Limites de la organizacin 1)
espacial Dependencia directa de la entidad
productora. 2) Vinculacin vertical a
los sistemas de informacin
organizacional. 3) Infraestructura de
base (archivos eventuales).
Dimensin Series temporales de carcter
temporal estadstico. 1) Actividad pragmtica.
2) Preocupacin consuetudinaria.
Segunda Administrativa Tanodi, Lodolini, Protin
fase
Inactiva Mendoza
Sectoriales Grupos sociales interactuantes, ciclos
de comunicacin entrelazados.
Momentos Vigencia y de plazo precaucional
(Vzquez)
Dimensin mbitos de influencia: 1) Sentido
espacial administrativo. 2) Formulacin de
objetivos. 3) Adopcin de decisiones.
Dimensin Influencia del medio ambiente social.
temporal Recoleccin de datos: 1) Orientacin
del trmite. 2) Determinacin de
identidad. 3) Distribucin de
informacin escrita y oral. 4)
Codificacin clasificatoria. 5)
Informacin de trmite y sector de
control. 6) Certificacin de actos,
acciones, funciones, actividades,
tareas.
Tcnicas de archivo: clasificacin,
ordenacin, descripcin, preseleccin.
Tercera Intermedia Schatz, Arvalo
fase
Momentos Simbitico y anlisis documental
(Arvalo)
Primario frecuente, primario
eventual, secundarios (Schatz)

Cuadro 5. Sistemas de informacin en el ciclo vital del documento.

117
 Dimensin mbitos de influencia: 1)
espacial Reformulacin de objetivos. 2)
Asentamiento institucional.
Dimensin Decantacin de valores: Primarios: 1)
temporal Administrativos. 2) Legales. 3)
Contables. Fiscales. 4) Cientficos.
Secundarios: 1) Evidenciables. 2)
Informativos.
Cuarta Histrica Tanodi, Lodolini, Protin
fase
Conservacin Mendoza, Arvalo
permanente
Momentos Investigacin y conservacin y
restauracin.
Dimensin Subconjunto del saber acumulado por
espacial el grupo social. Proceso de
actualizacin por eliminacin y por
integracin. Proceso de recuperacin.
mbito de sociedades intermedias e
investigacin especializada u objetiva.
Grados de accesibilidad
Dimensin Recuperacin de los procesos
temporal humanos pasados.
Sistema dinmico y coordinado.
Quinta Tecnolgica Arvalo
fase
Momento Informtico, multimedia. Difusin.
Dimensin Funcin de entrada, tratamiento
espacial fsico de la informacin, funcin de
almacenamiento, funcin de
procesamiento. Funcin de salida.
Dimensin Reprografa, mbito social en general,
temporal distribucin de informacin
cualificada.

Cuadro 5 (cont.). Sistemas de informacin

en el ciclo vital del documento.

118
 LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS
DEL DOCUMENTO

EL ANLISIS de los caracteres internos y externos de los

documentos, constituye un paso necesario para la com-
prensin de los documentos de modo que nos permitan
clasificarlos y describirlos en forma adecuada, podra
considerarse como el anlisis diplomtico moderno.

CARACTERES EXTERNOS

Los caracteres externos consisten en las distintas

propiedades que conforman la apariencia y estructura
fsica del documento, como ser color, tamao, grosor, etc.;
son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de lo
que trata el documento. Es decir, que la parte fsica nos
da una idea aproximada sobre el contenido documental
que tratamos, si es un formulario, plano, mapa, nota, car-
ta, oficio, etc.; forma, tamao, color, etc. son seas parti-
culares del documento, agilizan la identificacin visual-
mente relacionada a la funcin que se realiza y nos dan
pautas aproximadas de sus contenidos.
De acuerdo con la clasificacin de Theodore R. Sche-
llemberg tenemos:

Clase y tipo documental

El mismo Schellemberg, nos sugiere que para deter-

minar este carcter fsico, debemos respondernos a la
pregunta qu clase de documento es ste? La clase es
un orden. Este orden se manifiesta como una determi-
nada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado, ca-
lidad u oficio. Se establece entonces un orden en que, de
acuerdo a determinadas condiciones intrnsecas o cali-
dades, se consideran comprendidos diferentes sujetos u
objetos. La clase corresponde a un grupo taxonmico que
abarca varios rdenes con muchos caracteres comunes.
La clase conforma un grupo de cualidades que se in-
tegran, caracterizadas por la homogeneidad de condicio-
nes de forma y materia. Cuando se habla de vdeos, es-
tamos generalizando una clase que se separa de los ex-
pedientes. A. gattung, klasse, vorlesung, lehrstunde;
F. classe; I. class; It. classe; P. classe.
El tipo documental es un modelo o ejemplar, represen-
tativo de cosa figurada. Figura o talle de un documento.
Clase como naturaleza misma de los documentos. Cada
uno de los grandes grupos taxonmicos en que se pue-
den dividir las unidades documentales archivsticas.
Al hablar de clase y tipo, nos estamos refiriendo
a la forma en que se nos presenta a primera vista el do-
cumento; referente a la clase documental disponemos de
una variedad amplia con la incorporacin de la tecnolo-
ga en la administracin, as tenemos, sin ser exhausti-
vos: documentos textuales, manuscritos, cartogrficos,

120
grficos, de imagen, fotogrficos, cinticos, legibles por
mquina, microfilme, etc.
En cuanto a la tipologa documental, ha generado una
serie de estudios sobre el tema; as tenemos impreso,
formulario, carta, informe o memorando, etc. La Tipolo-
ga se convierte en una rama de la Archivologa que se
dedica al estudio de los tipos documentales. Tiene por
objeto clasificar determinadas creaciones segn su for-
ma, y establecer entre ellas relaciones segn las afinida-
des de sus sistemas escriturales, morfolgicos, sintcti-
cos, etc., estudia los diversos tipos documentales tenien-
do en cuenta sus caractersticas morfolgicas e interpre-
tacin de los caracteres.
Hoy se tiende a la prctica de una tipologa documen-
tal rigurosamente analtica, que excluye de sus presu-
puestos toda consideracin subjetiva del objeto. Se pre-
tende con ello llegar a clasificaciones o tipificaciones de-
finidas segn modelos de validez universal. Las dimen-
siones, el peso, la coloracin, etc., otorgan a las tipolo-
gas analticas un alto grado de objetividad.
La tipologa efecta el anlisis de una caracterolo-
ga, y se basa en tres rasgos del carcter:
creacin,
actividad,
y utilidad para definir los tipos documentales.
La clase establece en cierta forma una clasificacin
para la ordenacin documental, lgicamente al momen-
to de ordenar documentos, no vamos a mezclar planos y
mapas con pelculas o discos.
El tipo documental, contrariamente a lo que se pien-
sa, se caracteriza por sus propiedades extrnsecas, como
puede ser el color, el tamao, la forma. Por ejemplo una
tarjeta de kardex y un decreto tiene sus caractersticas
plenamente diferenciadas a las de un cheque bancario.

121
 Generalmente cada oficina tiene un modelo prees-
tablecido para determinar la categora del documento.
Si es carta lo ms probable es que el tamao del papel
sea reducido; si es informe suele ser una hoja ms gran-
de que la de carta; si es memorando adopta un tamao
que se reduce a la mitad de la hoja oficio, etc. Para estos
fines algunos pases establecen normas generales para
toda la administracin pblica cuando no para la priva-
da inclusive, en la Argentina IRAM determina las normas
por tamaos, para aplicar posteriormente a determina-
dos tipos documentales. Por ejemplo: Norma A-4, serie
bsica.
La diversidad de tipos documentales que se presen-
tan al archivero, es consecuencia de las diversas activi-
dades de la entidad pero debemos recordar que existen
tipos documentales sino iguales, por lo menos semejan-
tes en distintas reas de una institucin, citamos el ejem-
plo de cartas, que generan todos los sectores, lo cual es
conveniente tener en cuenta al momento de realizar la
ordenacin, la clasificacin y, como consecuencia, la des-
cripcin. Los tipos documentales en algunos aspectos,
tendran la categora de lenguaje estructurado, para la
formacin de tesauros.
Algunos tipos documentales son especializados, de
ah que se generan formularios propios para cada insti-
tucin. Para facilitar la descripcin, los tipos documen-
tales pueden dividirse en grandes grupos. Schellemberg
clasifica los tipos documentales en grandes grupos, los
tipos documentales comunes, personales, de activida-
des financieras y judiciales, asuntos gubernamentales,
que caracterizamos a grosso modo.
Tipos documentales comunes: son aquellos que se
producen en todas las actividades, sean stas judiciales,
econmicas, gubernamentales, etc. Por lo general sirven

122
de comunicacin entre personas e instituciones. Los ms
conocidos son los de correspondencia, actas, informes,
memorandos, notas y telegramas.
Tipos documentales personales: son ms utiliza-
dos en un archivo histrico, son documentos producidos
por las personas en sus actividades de carcter perso-
nal. Toda persona, produce y acumula documentos, des-
de el documento de identidad hasta los recibos de com-
pras, desde el certificado de nacimiento, los documen-
tos personales, hasta los de entidades encargadas del
cobro de impuestos y servicios, se acumulan en los ar-
chivos personales de todo ciudadano. Podemos efectuar
una pequea clasificacin para este tipo de documentos:

Documentos familiares:
Bancarios.
De salud.
Seguros.
Vivienda.
Documentos fiscales:
De locomocin.
De trabajo.

A su vez, por experiencia generalizada, cada uno de

estos clasificadores poseen varios tipos documentales,
podemos considerar los ms comunes:

123
Clasificador Documento Conservacin Orden original

Libreta de
Familiares Permanente Registro Civil
casamiento

Certificado de
Permanente Registro Civil
nacimiento

Declaracin de Tribunales
Permanente
sucesin

Sentencia de Tribunales /Reg.

Permanente
divorcio Civil

Extracto de
Bancarios 5 aos Banco
cuenta bancaria

Extracto de Segn
Entidad emisora
tarjetas contrato

3 aos de la
Recibo pago de Entidad
fecha de
prstamos otorgante
vencimiento
3 aos de la
Entidad
Pagars fecha de
otorgante
vencimiento
Boletas de
30 das de
depsito y Banco
acreditado
extraccin

Comp. pago. Entidad de

Salud 10 aos
Hosp. Clnica salud

Anlisis, Entidad de
Permanente
radiografas salud

Cuotas mdicas, Entidad de

10 aos
Ob. Soc. salud

Cuadro 6. Tipos documentales personales.

124
Clasificador Documento Conservacin Orden original

Fecha de
Seguro. Compaa
vencimiento
Contratos aseguradora
de pliza
Un ao d.
Compaa
Primas vencimiento
aseguradora
ltima cuota
Hasta la
Contrato de Locador
Vivienda entrega
alquiler /inmobiliaria
propiedad

Comprobante de Locador
10 aos
pago alquiler /inmobiliaria

Hasta la
Reglamento de
venta de Escribana
copropiedad
propiedad

Resumen de Durante
Administrador
expensas propiedad

Recibo de
10 aos Administrador
expensas

Titulo de Hasta su Colegio de

propiedad venta Escribanos

Actas de Hasta su
Administrador
consorcio venta

Documento por 10 aos

Locador
mejoras /garanta

Recibos
Gas 10 aos Empresa gas
servicios

Luz 10 aos Empresa luz

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

125
Clasificador Documento Conservacin Orden original

Empresa
Telfono 10 aos
telfono

Empresa Obras
Tasas Obras Sanitarias 10 aos
Sanitarias

Municipalidad 10 aos Municipalidad

Hasta Colegio de
Hipoteca
vencimiento Escribanos

Garanta Hasta
Comercio
electrodomsticos vencimiento

Comp. de pago
Fisco 5 aos Banco
impuestos

Permiso de Hasta Div. Trnsito

Automotores
conducir vencimiento Municipal

Mientras sea Registro de la

Tarjeta verde
titular Propiedad

Recibo de
10 aos Dir. Rentas
patente

Diploma de Entidad de
Trabajo Permanente
estudio educacin

Matricula Entidad
Permanente
profesional otorgante

Contrato de Entidad
Permanente
trabajo otorgante

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

126
Clasificador Documento Conservacin Orden original

Entidad
Recibo de sueldo 10 aos
otorgante

Aportes Caja o
Permanente
jubilatorios empleador

Solicitud de Caja
Permanente
pensin correspondiente

Constancia
Permanente Empresa
remuneracin

Constancia de
Permanente Empresa
prestaciones

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

Los tipos documentales personales generan cierto

malestar en la clasificacin porque corresponden a una
persona jurdica, bajo determinadas circunstancias que
no son institucionales. V.gr.: los investigadores, los his-
toriadores, intelectuales, escritores, etc., generan docu-
mentacin particular; en el momento de realizar la cla-
sificacin pueden plantear interrogantes al no tener ti-
pificaciones sobre algunos documentos propios de cada
autor, no obstante, algunos trabajos son factibles de cla-
sificar rpidamente, sobre todo cuando se trata de car-
tas, correspondencia, en general; el problema se presen-
ta cuando se encuentran recortes de diarios, revistas,
artculos, memorias, lbumes, biografas, discursos, apun-
tes, ensayos, genealoga, etc.
Tipos documentales financieros y judiciales: tal
como su nombre lo indica, son aquellos que se producen

127
gracias a la actividad econmica de una institucin y den-
tro de los judiciales, aquellos que se producen como con-
secuencia de juicios, procesos, apelaciones, etc. propios
de las actividades de tribunales.
En los documentos financieros, es necesario tener
un conocimiento bsico sobre las actividades y lxico em-
pleado, a fin de dar el tipo documental ms acertado posi-
ble a la realidad. En la administracin moderna un buen
nmero de los tipos documentales son formularios im-
presos, como recibos, comprobantes de ingresos, asien-
tos diarios, etc., lo cual facilita en cierta manera la iden-
tificacin rpida del tipo documental.
No ocurre lo mismo con los tipos documentales judi-
ciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamien-
tos judiciales que se presentan, adems de que en la eje-
cucin judicial se producen diferentes tipos dentro de
un mismo expediente.
Tipos documentales de asuntos gubernamenta-
les: en la administracin moderna es el Estado el que
provee mayor cantidad de documentacin, debido sobre
todo a la gran diversidad y magnitud de actividades que
efecta el gobierno a travs de sus organismos adyacen-
tes. Asimismo originan tipos documentales muy espe-
cializados, dando lugar a gran variedad de formularios
sobre actividades complejas. Deducimos entonces que el
tipo documental, al ser claramente identificado por el
archivero, est dando tambin a conocer la informacin
generalizada de su contenido.67

67
Manuel Vzquez: Auxiliares Descriptivos I (Inventario y Gua),
Crdoba, Argentina, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos,
CIDA, 1978, p. 5.

128
 Clasificacin de los documentos
diplomticos
De acuerdo con el trmino clase, y slo como para lo-
grar una comprensin adecuada de la aplicacin de este
trmino que no debe confundirse con la ordenacin y cla-
sificacin en los archivos, sino que estamos encarando
slo una propiedad o carcter de los documentos, incor-
poramos este estudio de clasificacin de los documentos
diplomticos. Se han ensayado numerosas clasificaciones
de documentos, justificando algunos criterios, veamos
algunas:
Rolandino de Passeggieri divide teniendo en cuen-
ta el contenido (contenido sustantivo desde el punto
de vista archivstico) de los documentos en: originales;
copias (que pueden, a su vez, ser imitativas, autgrafas
y autnticas); abreviaturas o minutas.

Originales
Imitativas
Documentos Copias Autgrafas
Autnticas
Minutas Abreviaturas
Cuadro 7. Clasificacin de los documentos diplomticos, segn
Rolandino de Passeggieri.

Elio Lodolini en una clasificacin muy simple, divi-

de los documentos en: diplomas; libelus; carta; noticia.
Siquel y Roncier en documento real o apndix; do-
cumentos confirmativos; reescritos (no copias sino docu-
mentos rehechos).
La clasificacin tipolgica de De Paoli es ms com-
prensible para los objetivos de nuestro estudio, puesto
que nos acerca mucho mejor al concepto de los tipos do-
cumentales:

129
 Documentos pblicos: regios
Preceptum: utilizado mayormente por los reyes lon-
gobardos, merovingios y en las cancilleras imperiales.
Privilegium: franquicia otorgada por los soberanos.
Se confunde a menudo con el precepto.
Mundiburdium: es una clase especial de documen-
tos propios de la Edad Media.
Pactum: documento o contrato del Estado o sobera-
no con particulares, conviniendo condiciones sobre un
negocio o acuerdo comn.
Carta: conocidas tambin como cartas pueblas o
fueros juzgos. Tienen su origen en la famosa carta de
Juan sin Tierra a los seores. Son tambin concesiones
otorgadas, generalmente a las abadas, iglesias, corpora-
ciones, etc. Podan ser impresas o darse a conocer por
bandos. En el primer caso eran llamadas cartas-paten-
tes.
Mandatum: similar a la carta, se utiliz en asuntos
administrativos. Se clasificaba en generales y particula-
res, segn la extensin de las facultades que otorgaban
el dador del documento.

Documentos pblicos pontificios

Emanados de la cancillera pontificia. El corriente y
antiguo es la bula, nombre proveniente del sello que lo
validaba, que era en forma de bola. Tambin fueron usa-
das por emperadores romanos y reyes merovingios. En
ellas se escriban los actos ms solemnes de la vida pbli-
ca: sucesiones dinsticas, pactos de paz, actos de gobier-
no, etc. En el pontificado la bula ms antigua es la otor-
gada en el ao 1155 por Adriano IV. El sello de las bulas
lleva el anillo del pescador y el monograma papal, de
cera rosada.

130
 Divisin: por su contenido se dividen en bulas ma-
yores o de privilegios, que son para los grandes aconteci-
mientos, y bulas menores o letras, son las ms comunes.
Segn quien las clasifica, pueden ser:
Bulas consistoriales: que provee el Papa con to-
dos los cardenales.
Bulas intermedias: otorgadas por el Papa antes
de ser proclamado.
Bulas no consistoriales: otorgadas por el secre-
tario-canciller con anuencia del Pontfice.
Breves: documentos de puo y letra del Papa. Au-
tgrafos. Se redactan en latn.

Documentos privados
Testamentos: siguiendo el Cdigo Civil (art. 3607):
Es un acto escrito, celebrado con las solemnidades de
ley, por lo cual una persona dispone del todo o parte de
sus bienes para despus de su muerte.
Donaciones: utilizadas en la Edad Media, general-
mente a favor de las iglesias, monasterios, etc.; y en la
poca colonial, testamentos y mandas.
Permutas: generalmente fueron utilizadas entre mo-
nasterios. Libros, cuadros, esculturas, documentos, etc.
Ventas, censos, arrendamientos: referidos exclu-
sivamente a documentos de carcter agrario. Tenan fr-
mulas especiales.

Contenedor o formato

El formato considera la estructura de un documento

de archivo que define la forma en que se guarda, princi-
palmente por sus caractersticas de tamao y textura.

131
 Schellemberg lo denomina formato y as se establece
en algunos institutos de enseanza archivstica. Nues-
tra intencin de emplear en cambio contenedor, es evi-
tar confusiones entre formato y forma, acercndose ms
a su significado que es la manera en que son reunidos
los tipos documentales al ser producidos.
El formato apunta al tamao. Contenedor se refiere
a recipiente, algo que contiene, en nuestro caso, los do-
cumentos. El contenedor, de acuerdo con su forma fsi-
ca y modo de operacin, lleva distintos nombres o nomi-
naciones generales que estn de acuerdo con su propia
naturaleza. Theodore R. Schellemberg designa tres gru-
pos:
l) Volmenes: este trmino es tambin biblioteco-
lgico. Se denomina volmenes cuando los documentos
pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto de un
libro. Se denomina tambin libro. Es necesario aclarar
qu clase de volumen es, por ejemplo: libro de cuentas,
libro mayor, libro copiador, libro de actas, etc., y si fue-
ran de un solo tipo documental especificar si es un em-
paste o un cuaderno.
2) Unidades archivables: lo consideramos como el
ms comn dentro de la administracin pblica, puesto
que se trata de determinadas estructuras fsicas que per-
miten colocar los documentos referentes a un solo asun-
to. Es necesario tambin aclarar qu clase de unidad es,
si se trata de carpeta, legajo, expediente, archivador de
palanca, folder, etc.
3) Unidades ordenadas deliberadamente: a estas
unidades Schellemberg las denomina series de determi-
nada ordenacin. Si hablamos de series confundimos con
la clasificacin general, es preferible llamarlas unida-
des ordenadas; sera lo que en terminologa inglesa se
denomina files que obedecen a un orden determinado

132
por las actividades mismas. Este orden puede ser alfabti-
co, numrico, etc.

Cantidad

La cantidad es una cualidad o propiedad de lo que

puede medirse o numerarse, o de lo que es capaz de au-
mento o disminucin. A. menge, quantitt; F. quantit;
I. quantity; It. quantit; P. quantidade. Hablamos archi-
vsticamente de determinado nmero de unidades do-
cumentales.
Fue Aristteles quien hizo de la cantidad un gnero
supremo (categora) del ser, atribuible a un trmino como
respuesta a la pregunta cunto? e inseparable del con-
cepto de divisibilidad. Kant le otorg significacin tras-
cendental (como condicin de toda experiencia posible)
y la relacion con los juicios universal, particular y sin-
gular. Para Hegel, como cualidad convertida en negati-
va, es determinacin segunda del ser como tal o cuali-
tativo. Por ltimo, para Engels y para el materialismo
dialctico, su alteracin es lo que modifica la cualidad.
En la descripcin es muy importante saber la canti-
dad puesto que nos orienta acerca del espacio que ocupa
la documentacin; nos da un clculo aproximado del cre-
cimiento documental anual y nos permite prever el es-
pacio necesario que se requerira tanto en el propio ar-
chivo administrativo como en los archivos intermedio e
histrico al efectuarse el traslado o la transferencia.
Es necesario verificar si la documentacin est colo-
cada de canto o acostada. Si la documentacin est de
canto se mide longitudinalmente y paralela al horizonte
o al piso; si la documentacin est acostada, se mide per-
pendicularmente al horizonte o al piso, indicando en la
descripcin la totalidad de documentos en metros li-

133
neales; as mismo es necesario determinar la cantidad
exacta de volmenes y unidades archivables o de con-
servacin.

Soporte o forma

La forma es la figura exterior de la materia. Pero la

acepcin que ms nos interesa es como el molde en que
se vaca y forma alguna cosa, lo cual nos acerca ms al
contenedor. Forma suele aceptarse como seudnimo de
formato, lo cual se presta a confusin de conceptos. La
forma tambin nos acerca al concepto de la formalidad.
A. form, gestalt; F. forme; I. form, shape, fashion; It. for-
ma; P. forma.
Theodore R. Schellemberg habla de forma, lo cual
confunde fcilmente con el formato, de ah que es pre-
ferible cambiar la denominacin de forma por la de so-
porte, puesto que el soporte contiene a la informacin,
vale decir si est en original o si est reprografiado (co-
pias, multicopias, fotocopias, etc.) todas las variedades
de reproduccin del original. Tendremos entonces un
soporte original o soporte reprografiado. El soporte ms
bien se concepta como apoyo o sostn de informacin,
como cualquier medio sobre el que pueden almacenarse
datos, es decir, una memoria para datos. Puede consistir
en cintas o discos magnticos, soportes perforados (fi-
cha o cinta) o formularios de marcas pticas, papel, per-
gamino, papiro, metales, etc. A. sttze; F. support; I.
support; It. supporto, sostegno; P. suporte.
En este punto es necesario hablar un poco del conte-
nido del tipo documental, ya que tendramos que sepa-
rarlo en grandes grupos para describirlo, es decir, es
necesario verificar si es el original o la copia la que se
encuentra en el archivo. Si es copia tambin es necesa-

134
rio aclarar si esa copia es de carbnico, si es copia a m-
quina (recopilacin), si es fotocopia del original, si es foto-
copia de copia, si es microfilmada, etc.
Los documentos de archivo, producidos en el marco
legal de una actividad administrativa, despus de todo
un proceso administrativo, y luego archivstico, se con-
vierten en testimonios, considerados como fuentes de
estado de derecho, de identidad, y pueden tambin, obe-
decer a intereses privados y particulares; son muchas
las razones por las cuales los documentos pueden pre-
sentar problemas de origen o nacimiento, acorde a los
intereses de quienes los crean. Esto se observa con ma-
yor claridad en los tribunales de justicia, donde la inten-
cionalidad de un documento se planifica en razn de un
estado de derecho.
Durante el trmite, los documentos originales pue-
den sufrir cambios, modificando su transmisin y objeti-
vo, de modo que se presentan versiones sobre un mismo
tema, o deformaciones, modificaciones del sentido ori-
ginal en el cual fue concebido; en todo caso las modifica-
ciones son intencionales, reestructurando e interpretan-
do los textos en su presentacin. As mismo, estos docu-
mentos fueron concebidos con un nmero determinado
de copias, que se agotan en las distintas presentaciones
del trmite. Es necesario entonces sacar nuevas copias
de estos documentos, por ejemplo la partida de nacimien-
to, que figura en una enorme variedad de trmites, para
lo que se requiere copias legalizadas para cada caso que
se presente; hoy en da estas copias no son tan proble-
mticas, debido a los avances tecnolgicos que nos per-
miten obtener una multitud de copias, legalizarlas con
facilidad tal que abusamos de estos trmites, pero algu-
nas dcadas atrs, estos documentos se duplicaban por
procedimientos ms rsticos, y sufran alteraciones por

135
la cantidad de copias que se obtenan en un lapso de tiem-
po prolongado, con modificaciones interpretativas, in-
terpolaciones y transformaciones.
Es aqu donde se consideran los conocimientos adi-
cionales sobre Diplomtica y Paleografa de los archive-
ros; hablamos de soporte y de forma, de la tradicin do-
cumental de la Diplomtica, un equivalente al ciclo vi-
tal de los documentos actuales.
La tradicin diplomtica corresponde en nuestros
tiempos modernos al trmite, y las diversas maneras de
transmisin de sus significados, considerando los dife-
rentes sucesos y accidentes de los documentos a travs
del tiempo, desde su nacimiento hasta llegar a los archi-
vos de conservacin permanente. Estamos hablando del
ciclo vital de los documentos.
El conocimiento preciso del ciclo vital de los docu-
mentos ayuda al archivero en sus tareas de identifica-
cin de fondos. El conocimiento de los distintos trmites
marca el grado de relacin existente entre los documen-
tos, y establece un control de los documentos originales
y copias.
Todos los trmites que se efectan manifiestan dos
aspectos nicos sobre la forma documental, los documen-
tos son archivados en forma de original, o en forma de
copias.
Y hablando de clasificacin, se establecen tambin
algunas categoras sobre la relacin entre el original y
las distintas formas de copias, as tenemos:
Minutas
Originales:
a) nico:
autgrafo
hetergrafo
b) Mltiple (duplicados, triplicados...)

136
 Categoras intermedias:
a) Ampliaciones o seudo-originales
b) Renovaciones o neo-originales
c) Inserciones:
confirmaciones
vidimus
Copias:
a) Autgrafas
b) Certificadas o autnticas
c) Figuradas
d) Libres o simples
e) En cdices diplomticos:
registros
cartularios

Estos aspectos, han sido tratados en el contexto de

la Diplomtica, coincidiendo con la sistematizacin del
francs Alain de Board68 que manifiesta, resumiendo,
que todo documento puede ser clasificado en uno de es-
tos tres grupos: minuta, original y copia.

Minutas
Las minutas son consideradas en tiempos modernos
como las notas grises o borradores, bocetos, escritos pre-
paratorios, su nombre se debe a que son muy breves. Tal
es as que de estas notas nacern los documentos consi-
derados como originales. Ya en las leyes de Justiniano
se distinguieron perfectamente los trminos scheda (que
significa apunte) e instrumentum in mundum redactum
(documento puesto en limpio). De modo que las minutas

68
Alain de Board: Manual de Diplomatique Francaise et Pontifi-
cale, Paris, Diplomatique Gnral, 1929.

137
son notas que contienen los datos esenciales para la re-
daccin definitiva del documento.69
A nivel notarial, originalmente las minutas se abo-
cetaban en la cara ms spera del documento, pars pili,
conocidas como notas al dorso del documento, mien-
tras que en la cara ms lisa, pars munda, se redactaba el
documento mismo, esta prctica desapareci cuando di-
chas anotaciones se efectuaban en libros aparte. Desde
el punto de vista archivstico, se debe tener en cuenta
que las minutas, notas grises, bocetos, carecen de valor
jurdico y que son proyectos que no siempre terminaron
en un original. Lgicamente, podemos afirmar que una
minuta se convierte en original slo con aadirle la fir-
ma del autor. Es conveniente, sin embargo, guardar to-
das esas notas, respetando los principios archivsticos,
supuestamente y haciendo constar en la descripcin.

Documentos originales
La aplicacin del trmino original aplicado al docu-
mento como adjetivo, se usaba en los tiempos de la es-
critura capital y uncial en Roma, otorgndole ms bien
un significado de autenticidad, esta autenticidad no se
ve en las copias. Esta situacin se prolonga hasta la Edad
Media, emplendose el trmino authenticum para los ori-
ginales.
Sin muchas vueltas, consideramos documentos origi-
nales los efectuados por voluntad propia de sus autores.
Realizados en forma primigenia, como primera escritu-
ra, perfecta y acabada, permitiendo obtener de ellos las
copias necesarias. Intrnsecamente en el original se ma-
nifiestan en forma correcta las caractersticas internas y
69
Manuel Romero Tallafigo: La tradicin documental. Originales
y copias, en: Archivstica. Curso Bsico, Major, Crdoba, Argentina,
1981.

138
externas de los documentos que estudiamos archivsti-
camente, aparte que algunas caractersticas no archivs-
ticas como incisiones, signos especiales, sellos... que no
se presentan en la minuta ni en las copias, de la misma
forma como se presenta en el original.
Autgrafos y hetergrafos: cuando hablamos del
trmino original, cabe pensar que, estrictamente hablan-
do, slo podramos clasificar a los documentos en olgra-
fos, holgrafos o autgrafos, este ltimo del griego aut-
graphos, por ser stos los nicos que intelectual y escri-
turalmente, dado que es escrito de puo y letra, surgen
del autor.
En la actualidad, consideremos original a aquellos
que intelectualmente proceden de un autor, aun cuando
escrituralmente no sea as; a estos documentos se los de-
nomina como hetergrafos.
Originales mltiples: es frecuente en el mundo mo-
derno la redaccin de documentos cuyo contenido sus-
tantivo implica requerimientos y obligaciones a los fines
determinados por las actividades administrativas. As,
tenemos un autor y mltiples destinatarios de las dis-
tintas circulares que se distribuyen en instituciones muy
grandes o multinacionales. En algunas instituciones se
presentan requerimientos de cautela y seguridad y de
conservacin, lo cual hace que se multipliquen los origi-
nales.
En este sentido, casi todos los diplomatistas acuer-
dan en que estas categoras escapan a toda definicin ju-
rdica, pues son originales en plenitud dispositiva o pro-
bativa.70

70
Manuel Romero Tallafigo: La tradicin documental..., op. cit.

139
 Categoras intermedias
Ampliaciones o pseudo-originales: no correspon-
de a los originales mltiples, considerando que se modi-
fic su fecha de elaboracin, faccionamiento; en trmi-
nos reales se trata de un duplicado, que conserva todos
los atributos del original, por lo tanto revestido de au-
tenticidad y fidelidad.
Renovaciones o neo-originales: es una sustitucin
del documento original, en fecha posterior, autenticado
en forma legal, para suplirlo por necesidades manifies-
tas tales como nuevos trmites, prdidas, o destruccin.
Inserciones: se da slo cuando el texto de un docu-
mento es reproducido e incluido en otro documento, te-
niendo este resultado caractersticas y esencia propias.
Confirmaciones: diplomtica y legalmente son do-
cumentos jurdicos que reiteran relaciones econmicas,
personales, concesiones y disposiciones, consignadas en
documentos anteriores, con el fin de renovar su fuerza o
vigencia legal. Son particularmente estudiados en el CVD
porque incluyen documentos anteriores, que sirvieron
como precedentes.
Vidimus o vistas: considranse a las transcripcio-
nes autnticas de un documento, hechas bajo la garanta
de una autoridad constituida. Constituyen un acto jur-
dico nuevo, y no tienen por objeto la reedicin del docu-
mento que se copia.

Copias
Designadas en latn como exemplum, sumptum, trans-
latum... Se realizan con dos finalidades claras: reprodu-
cir originales existentes y sustituir originales perdidos.
Al igual que a los originales, podemos clasificar a las
copias de la siguiente forma:

140
 Copias autgrafas: son las hechas por la misma
mano del autor del original sea olgrafo o hetergrafo.
Son en su creacin muy cercanas al original, pero distin-
tas en su aspecto, del original.
Copias certificadas: son aquellas que al ser lega-
lizadas en forma pblica, se avala su fidelidad por una
autoridad distinta a la del autor. Legalmente surten los
mismos efectos que el original.
Copias figuradas: el copista o copiador reprodu-
ce el texto y los caracteres de los documentos, caracte-
res grficos, suscripciones, signos, marcas, sellos, con-
temporneos del documento original. En la actualidad
hablamos de fotocopias, que no tienen valor probatorio
dentro del mbito del Derecho.
Copias libres: son documentos cuya fidelidad no
responde ninguna autoridad legalmente creble, se re-
producen slo caracteres internos, contenido sustantivo,
fechas.
Las copias en auxiliares descriptivos: los regis-
tros en los auxiliares descriptivos son asientos de docu-
mentos. Son fuente de indudable valor para la investi-
gacin.

CARACTERES INTERNOS

Los caracteres internos se refieren ms al contenido

del documento, pero hacer una descripcin del conteni-
do de cada documento resultara una labor pesada e in-
necesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir
aquellos caracteres comunes en todos los documentos y
que a su vez indiquen una referencia documental que nos
permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar des-
criptivo. As tenemos que las propiedades principales

141
de todo documento son: la entidad productora, los or-
genes funcionales, la fecha y lugar de produccin (deno-
minada tambin datacin) y el contenido sustantivo.

Entidad productora

Todo documento es producto de una actividad, es de-

cir no hay documento sin accin mediante, por lo tanto
todo documento refleja una accin. Consecuentemente,
existe siempre una entidad que acciona, y como produc-
to de esa actividad surge el testimonio, el documento.
La entidad productora tiene vital importancia en la
Archivologa, puesto que determina la procedencia del
documento. La procedencia es el origen, o el principio,
toda existencia se sujeta a una procedencia, para noso-
tros es el punto de salida de un documento. A. prove-
nienz, herkunft; F. provenance; I. provenience, origin;
It. procedenza; P. procedencia. Es conveniente caracte-
rizar a la procedencia, si es pblica, privada, religiosa,
militar, etc.
La entidad productora y la procedencia del documen-
to son conceptos correspondientes y sinnimos.
El principio de procedencia indica de dnde provie-
ne el documento y legalmente a dnde pertenece. Sobre
este concepto existen problemas de interpretacin, para
evitarlos se realiza un anlisis de la procedencia y la per-
tenencia. Schellemberg habla de la procedencia con ca-
rcter archivstico, por ejemplo un expediente ser archi-
vado donde se resuelve y archiva y no siempre donde se
tramita.
Entonces el principio de procedencia es donde nace,
donde se origina el documento, y el principio de perte-
nencia a donde pertenece, donde queda naturalmente el
documento.

142
 El archivo determina el principio de procedencia y
le otorga ubicacin, razn por la cual hay que tener en
claro la diferencia de conceptos.
La entidad productora determina la procedencia. Gun-
nar Mendoza nos hace una clara exposicin sobre este
principio. La procedencia literal sera la del lugar don-
de nace el documento; la archivstica es el lugar al cual
pertenece el documento.
La entidad productora debe ser necesariamente des-
crita en cualquier unidad documental. Alude directamen-
te a la persona jurdica, es decir, el documento puede
ser producido tanto por una persona como por una ins-
titucin. Si es institucin puede dividirse en dos gran-
des grupos: pblicas y privadas. Al determinar la enti-
dad productora tambin limitamos el campo del conte-
nido, porque cada institucin tiene sus propias funcio-
nes. Si la entidad productora es una persona, al descri-
bir hay que procurar tener en cuenta la actividad que
desempea esta persona en la sociedad, lgicamente que
esto nos dar una pauta del contenido documental sin
necesidad de leerlo todo.
Cuando no est claro el origen de un documento, tam-
poco queda claro su valor y su sentido. Para fines prcti-
cos no es suficiente el nombre de la institucin produc-
tora sino que es preciso poner el nombre del departa-
mento y la oficina que produjeron el documento. Hay que
asentar un nmero de escalones como mnimo, escogien-
do un trmino medio.

Fecha y lugar de produccin

Todo documento vlido lleva necesariamente la fe-

cha, aun cuando no todos llevan el lugar. Se llama tam-
bin data, de ah el nombre de datacin, nota del tiempo

143
y lugar en que se hace u ocurre una cosa. A. datum; F.
date; I. date; It. data; P. data. En algunos casos no hace
falta escribir el lugar porque es fcilmente deducible, o
se presume. El lugar es el sitio donde ocurre, sucede, se
efecta algo. A. ort, stelle, platz; F. lieu, endroit; I. pla-
ce; It. luogo; P. lugar. As tenemos que los documentos
que sirven para efectuar un trmite interno de una ins-
titucin, no llevan membrete, muchas veces descuidan
este detalle. La fecha y el lugar son las coordenadas del
nacimiento del documento.
La fecha y lugar de produccin, ms conocido como
datacin, nos dan una pauta del cundo y el dnde, que
tambin son descriptores de la ubicacin. El cundo nos
da un orden cronolgico, generalmente es la datacin la
que nos da indicio del principio del orden original de los
documentos, es decir, en qu orden fueron creados los
documentos, que hay que respetar. En los documentos
jurdicos cobran enorme importancia, lo mismo que para
las investigaciones, permiten determinar el tiempo de
validez del documento, y cuando la clasificacin as lo
requiera, permite el ordenamiento cronolgico.
Un documento puede tener varias fechas. Normal-
mente se usa la ltima fecha, porque es la de la resolu-
cin final.
Fechas topes: se usan para la descripcin, son la pri-
mera y la ltima fecha de una serie documental o de una
unidad de conservacin.

Orgenes funcionales

Consisten en la funcin o actividad por la cual se pro-

duce el documento; distinguimos dos clases de funcio-
nes o actividades:

144
 Facilitativas: cuando las actividades se abocan a
facilitar los trmites, meramente burocrticas.
Sustantivas: cuando las actividades hacen a los
fines.
Cuando se realizan las labores descriptivas es nece-
sario especificar la funcin o actividad a la que se refie-
re el documento. Schellemberg llama origen funcional,
que est relacionado con el tipo documental y con el nom-
bre de la serie.
El origen funcional es equivalente al contenido sus-
tantivo, cuando el auxiliar descriptivo tiene como uni-
dad de asiento la serie.
Cuando cada asiento es una serie completa, el origen
funcional es el contenido sustantivo. En cambio cuan-
do es una unidad documental simple, no se usa origen
funcional. En la prctica lo vamos a utilizar pocas veces.
Los orgenes funcionales cobran una importancia vi-
tal para el archivero, puesto que determinan la funcin
administrativa que motiva la documentacin, al mismo
tiempo que nos indican la causa por la cual fueron pro-
ducidos. La causa generalmente nos da la importancia
del documento, lo que nos hace suponer que un documen-
to por felicitacin de cumpleaos no cumple la misma
funcin ni tiene la misma importancia que un informe
de actividades.
Cuando no es muy claro el origen del documento, tam-
poco queda claro su valor y sentido. Al describir hay que
tomar en cuenta esto. Muchas veces no es suficiente el
nombre de la institucin productora, sino que es necesa-
rio poner el nombre del departamento y oficina que pro-
dujeron el documento.
La funcin es bastante genrica para especificar las
labores que desempea una institucin para el logro de

145
sus objetivos, para ser ms especficos denominamos ac-
tividades, y ms especficamente acciones.
El trmino trmite enumerado por Schellemberg es
as mismo genrico, puesto que anuncia una serie de pa-
sos que sigue un determinado documento para lograr
una resolucin. Estos trminos de funciones, activida-
des, acciones y trmites son aplicables a toda adminis-
tracin y a toda persona jurdica, puesto que la constan-
cia es el documento mismo.

Contenido sustantivo

Argumento, tema, extracto, su nombre mismo lo in-

dica, es el contenido substancial por el cual ha sido nece-
sario producir el documento, a este contenido se lo de-
nomina asunto o tema principal. En la administracin
moderna se procura que este contenido sea lo ms preci-
so posible en la relacin con las actividades de cada insti-
tucin. Se utiliza en la descripcin cuando se realiza do-
cumento por documento, cuando se elaboran auxiliares
descriptivos como el inventario analtico y el catlogo.
El contenido sustantivo es el carcter ms amplio,
contiene temas de personas, lugares, cosas, fenmena;
al decir personas limitamos un poco con personas jurdi-
camente constituidas. Al querer hacer un inventario por
persona tendremos una gran cantidad de informacin
sobre personas.
Esto da una pauta de la validez del documento, me-
diante los valores primarios del documento, sobre la im-
portancia de ciertos de estos factores sobre los dems.
No hablamos de temas, no los archivamos por tema, dado
que es una cuestin ms bibliotecolgica. En el archivo
casi no se usa el tema, ste se encuentra ms que todo
en el tipo documental ya que ste nos da ya una idea ca-

146
bal del tema. El tema por lo general puede referirse a
las personas jurdicas y sus acciones, a los lugares, a las
cosas y a la fenmena.
Personas: al hablar de personas nos referimos a la
persona jurdica, es decir, que puede ser una persona
como una institucin. As mismo stas pueden ser pbli-
cas y privadas, como habamos mencionado anterior-
mente.
Lugares: se refiere generalmente a regiones geogr-
ficas, as mismo pueden incluirse dependencias de dis-
tintos lugares de la misma institucin. Al describir, es
preferible siempre partir de lo general a lo particular,
es decir regiones, pases, provincias, municipios, pue-
blos, ciudades, villas, etc.
Cosas: encierra en su concepto objetos materiales.
Se subdividirn en dos grupos: los artificiales, en los que
interviene la mano del hombre, los mismos que se subdi-
vidirn de acuerdo con las especialidades a que corres-
ponden (si hablamos de automviles, tractores, maqui-
narias, generalizaremos como mecnica; si hablamos de
puentes, caminos, represas, consideraremos como inge-
niera, etc.) y las cosas naturales que a su vez se subdivi-
dirn de acuerdo con los reinos de la naturaleza: mine-
rales, vegetales y animales.
Fenmena: se refiere sobre todo a las mltiples ma-
nifestaciones fenomenolgicas, como consecuencia de una
organizacin social, tales como polticos, econmicos, so-
ciales, religiosos, cientficos, militares, etc. Los perodos
cronolgicos son comunes en todo el contenido sustanti-
vo, pudiendo describirse por eras, siglos, dcadas, aos,
meses o das.

147
 CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO

CONCEPTOS GENERALES

PARA comprender mejor la ordenacin y sobre todo la cla-

sificacin es necesario contar primero con algunos co-
nocimientos sobre los sistemas, la administracin y sus
estructuras, sin agotar el tema, sealamos algunos con-
ceptos bsicos, caso contrario, este trabajo se extende-
ra mucho.

SISTEMAS

El concepto de sistemas se comprende mucho mejor

conociendo el trabajo administrativo. El sistema es un
conjunto de objetos unidos entre s con un fin comn.
Es el sistema que proporciona una estructura, el que
nos permite visualizar factores relacionales externos e
internos. Los sistemas aplicados a las operaciones de las
instituciones y empresas son necesariamente complejos,
los conceptos de sistemas ayudan a resolver algunas de
esas complejidades, al mismo tiempo que ayudan a la ge-
rencia o a la jefatura a conocer la naturaleza de los pro-
blemas complejos, y con ello, trabajar en un ambiente
conocido.
Un sistema es un todo organizado, un conjunto o com-
binacin de cosas o partes que forman un todo unitario,
un conjunto de elementos interrelacionados con un ob-
jetivo en comn.
La palabra sistema implica plan, mtodo, orden, arre-
glo.
Lo contrario al sistema es caos. Una situacin cati-
ca administrativa se produce cuando todo puede depen-
der de cualquier cosa.
Dado que dos de las mayores metas de la ciencia y
de la investigacin en cualquier rea temtica son la ex-
plicacin y la produccin, la condicin catica no puede
ser tolerada.
Es de inters general desarrollar conjuntos de co-
nocimientos que puedan ser organizados dentro de un
todo complejo, razn por la cual la Archivologa contri-
buye con la sistematizacin de sus documentos y la in-
formacin de stos.

TEORA GENERAL DE SISTEMAS

La teora general de sistemas se ocupa del desarro-

llo de un marco terico sistemtico para describir las
relaciones generales de un mundo emprico. La teora
trata de relacionar conocimientos de distinta naturale-
za, de integrar y desarrollar estudios interdisciplina-
rios. Esto nos lleva a considerar que en el seno de la teo-
ra general de sistemas, se encuentras inmersas varias
teoras, tales como la teora de la organizacin, que abar-

149
cara a la Economa, Administracin, Sociologa, Inge-
niera, Psicologa, Fisiologa y Antropologa; la teora de
la informacin, la investigacin operativa, la ciberntica,
etc.
Como un preludio a la clasificacin primero archivs-
tica, y luego documental, exploramos una jerarqua de
niveles modificada a la que presentara Kenneth Boul-
ding en su libro Teora General de Sistemas, el esqueleto
de la ciencia.
Primer nivel: o nivel de las estructuras, es el de la
estructura esttica. Constituye la geografa y la anato-
ma del universo. Se requiere de una adecuada y muy
precisa descripcin de esas estructuras, considerndo-
se como el principio de los conocimientos tericos orga-
nizados en cualquier campo.
Segundo nivel: o el nivel de la precisin, es el de la
estructura dinmica simple con economa de movimien-
tos, slo los necesarios y predeterminados. El sistema
solar es, por supuesto, el ejemplo adecuado. Considera
la estructura terica de la fsica; la qumica e inclusive
la economa, tienen su lugar en esta categora.
Tercer nivel: o sistema ciberntico, es el de la es-
tructura del equilibrio, en este nivel consideramos prin-
cipalmente la transmisin e interpretacin de informa-
cin como parte esencial del sistema. El modelo homeos-
ttico, de tanta importancia en la fisiologa, es un ejem-
plo de mecanismo ciberntico que existe en el mundo em-
prico del bilogo y del cientfico social.
Cuarto nivel: o sistema abierto, es el de la estructu-
ra autorregulada. En este nivel se diferencia la vida de
lo inerte; se le puede denominar tambin el nivel de la
clula.

150
 Quinto nivel: o sistema gentico asociativo; la es-
tructura vegetal; est caracterizado por la planta y do-
mina al mundo emprico del botnico.
Sexto nivel: o sistema gentico: la estructura ani-
mal; caracterizado por una movilidad incrementada, con-
ducta teleolgica y conocimiento de su existencia. En este
nivel se dan los receptores biolgicos de informacin es-
pecializados como ser los ojos, odos, etc. que conducen
al incremento de captar mayor informacin; esto contri-
buye a un mayor desarrollo del sistema nervioso, y del
cerebro como ltima instancia. El cerebro se constituye
como organizador de entrada de informacin dentro de
la estructura de conocimiento.
Sptimo nivel: o el sistema humano; del ser huma-
no individual considerado como un sistema. Presupone
al hombre como poseedor de una conciencia. Su imagen,
adems de ser ms compleja, se ubica por encima de los
animales, tiene una cualidad autorreflexiva, el hombre
no solamente sabe, sino que est consciente de lo que sabe.
Esta propiedad es probablemente consecuente al fe-
nmeno del lenguaje y del simbolismo. Es la capacidad
para hablar, la habilidad de producir, absorber e inter-
pretar smbolos, lo que lo diferencia claramente de sus
congneres menos desarrollados.
Octavo nivel: o el sistema social; las organizaciones
sociales constituyen una estructura de organizacin. En
este nivel se relacionan los contenidos y significados de
los mensajes de la naturaleza, las dimensiones de los sis-
temas de valores, las transcripciones de la historia, la
simbolizacin sutil del arte, la msica y la poesa y la
gama compleja de las emociones humanas.
Noveno nivel: o los sistemas trascendentales. Exis-
ten los absolutos, los esenciales, los inconocibles, y ellos

151
tambin exhiben una estructura sistemtica y de rela-
cin.

EMPRESAS Y ORGANISMOS DE SERVICIO EN

LA TEORA DE SISTEMAS

Un organismo es un sistema abierto, mantiene su es-

tado constante, mientras que la materia y energa que
consume mantienen un cambio continuo; es el equilibrio
dinmico. Un organismo vivo es un sistema definido.
La organizacin de los servicios es un sistema crea-
do por el hombre, que tiene una interaccin dinmica con
su medio ambiente clientes, competidores, organiza-
ciones, proveedores, gobierno y muchas otras entidades.
La organizacin del servicio es un sistema de partes
interrelacionadas que trabajan en forma asociada con
objeto de lograr un nmero de metas, tanto las de la or-
ganizacin, como las de los participantes individuales.
El propsito de la teora de sistemas dirigidos a los
servicios es desarrollar un objetivo y un medio ambien-
te comprensible para la toma de decisiones.
Aplicamos nuestros conocimientos de sistemas a las
instituciones:
Sistema de servicio: es un conjunto de objetos y/o
seres vivientes que se relacionan entre s para procesar
distintas actividades, realizadas en el marco de empre-
sas y administraciones y cuidar determinados intereses
o satisfacer necesidades tanto de entidades como del p-
blico en general, y cuyos fines se encuentran definidos
por el objetivo del sistema. Se utiliza un lenguaje espe-
cfico para sus distintos procesos:
Retroalimentacin: consiste en analizar el estado
de los servicios, y comparar con un criterio preesta-

152
blecido por los objetivos del sistema. Debemos recordar
que el fin ultimo de la Archivologa es precisamente el
servicio, esta funcin nos permite tomar acciones correc-
tivas segn el resultado de las comparaciones efectua-
das.
Ruido en el sistema: se considera as cuando existe
una deficiencia por mal funcionamiento del sistema. Este
ruido puede ser producido por los componentes del sis-
tema o por factores ajenos al sistema.
Estabilidad del sistema: es la propiedad para re-
sistir perturbaciones, que en casos extremos evitan el
cumplimiento del objetivo.
Ambiente del sistema: es el medio en que se encuen-
tra inmerso el sistema y lo relaciona con todo aquello
que lo rodea, pudiendo influir en su funcionamiento.
Parmetro en el sistema: nombre genrico atribui-
do a las principales caractersticas del sistema.
Subsistema: son los sistemas que componen un sis-
tema total.

CLASIFICACIN DE SISTEMAS

Si bien en Teora, fundamentos y prctica de la Ar-

chivologa hicimos un anlisis de los sistemas, nos es con-
veniente conocerlos, por las distintas formas naturales
que pueden adoptar las estructuras y para que podamos
realizar los taxones clasificatorios con mayor compren-
sin de este fenmeno. Podemos clasificarlos en:
a) Fsicos y abstractos.
b) Naturales y elaborados.
c) Abiertos y cerrados.
d) Tcnicos y civiles o sociales.
e) Por proceso.

153
Sistemas fsicos y abstractos

Los sistemas fsicos son aquellos sistemas que exis-

ten fsicamente.
Los sistemas abstractos son aquellos que slo exis-
ten en forma conceptual o en la mente de alguien.

Naturales y elaborados

Los naturales son aquellos sistemas elaborados por

la naturaleza.
Los elaborados son los realizados por la actividad
del hombre.

Tcnicos y civiles o sociales

Los sistemas tcnicos son los que integran y apli-

can la tecnologa para alcanzar una meta.
Los sistemas civiles o sociales tienen como finali-
dad la satisfaccin de un objetivo social.

Abiertos y cerrados

Los sistemas abiertos son aquellos donde es muy

difcil predecir su comportamiento. La retroalimenta-
cin existente no es controlable y en algunos casos es sub-
jetiva.
Los sistemas cerrados son aquellos que tienen obje-
tivos, actividades, relaciones claramente determinados
por lo que el control, retroalimentacin y pronstico pue-
den ser establecidos de manera precisa y objetiva.

154
Sistema de produccin

El sistema por proceso es aquel en el que por medio

de un proceso comn se elaboran todos los productos.
El sistema por rdenes es aquel donde un conjunto
de actividades diferentes sigue un proceso especial.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE

SERVICIO POR SU PROCESO

Los sistemas de servicio continuos son aquellos

en los que las actividades se estandarizan en cuanto a
las rutas y los flujos en razn de convertirse en una ru-
tina. En consecuencia, se adopta un conjunto homog-
neo de procesos y de secuencia de procesos.
Los servicios intermitentes son aquellos que flexi-
bilizan a las instituciones para manejar una gran varie-
dad de servicios. El costo total de cada servicio es rela-
tivamente alto; en consecuencia los costos de servicios
son ms altos que los de un sistema continuo.
Los sistemas modulares hacen posible contar con
una gran variedad de servicios relativamente altos y al
mismo tiempo con una baja variedad de componentes y
actividades.
Los sistemas de servicio por proyectos son a tra-
vs de una serie de fases; en este tipo de sistemas exis-
te una secuencia de operaciones, todas las tareas u ope-
raciones individuales deben realizarse en una secuencia
tal que contribuya a los objetivos finales del proyecto.
Los proyectos se caracterizan por el alto costo y por la
dificultad que representa la planificacin y control ad-
ministrativo.

155
CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE
SERVICIO POR SUS FINES

Primarios: estn sujetos a factores indeterminados

por lo tanto suelen convertirse en precedentes de otras
actividades.
Secundarios: son los sistemas de transformacin y
de carcter cultural. Estos sistemas funcionan como con-
tinuos e intermitentes dependiendo de las necesidades
y de la demanda de la sociedad. La caracterstica del ser-
vicio de transformacin es una gran divisin del trabajo
aplicado a un buen sector de la poblacin.
Terciarios: engloban todo el sistema de servicios.

156
 CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS

EXISTE en la actualidad una tendencia a ordenar los ar-

chivos por la naturaleza y funcin de las instituciones
que generan documentos y por la naturaleza de los so-
portes documentales contenidos. Veamos algunos:
Archivos audiovisuales: el trmino audiovisual es
un adjetivo que se refiere de forma conjunta al odo y a
la vista. Dcese de los mtodos de enseanza que utili-
zan las grabaciones acsticas acompaadas de imgenes.
En la comunicacin social llmanse a los medios de co-
municacin que combinan imagen y sonido, as como a
sus tcnicas y obras. Medios audiovisuales por excelen-
cia son la televisin, el cine y el vdeo. Por lo tanto los
archivos audiovisuales son aquellos que conservan do-
cumentos en forma grfica y/o auditiva.
Archivos cartogrficos: el trmino cartografa hace
referencia a la tcnica y arte que tiene como finalidad la
elaboracin, edicin y publicacin de mapas, como resul-
tado de la observacin directa o del empleo de documen-
tacin. Los archivos cartogrficos conservan los docu-
mentos que contienen informacin geogrfica en forma
grfica, fotogrfica, fotogramtrica, mapas, cartas, pla-
nos, incluyendo documentos textuales anexos.
Archivos impresos: aplicado a aquellos que conser-
van material impreso, formularios, e inclusive los reali-
zados por ordenadores.
Archivos legibles a mquina: sector especializado
que contiene informacin codificada, grabada en sopor-
tes magnticos, cintas, tarjetas perforadas, o documen-
tos producidos en el transcurso de un proceso electrni-
co, en esta categora se toman en cuenta tambin algu-
nos documentos reproducidos como los microfilmes.
En esta clasificacin pueden incluirse cuantos archi-
vos pueden crearse de acuerdo con la clase de documen-
tos que contienen.
Por la naturaleza de las instituciones que generan
sus archivos, tendramos una clasificacin tradicional y
general, en la que podemos apreciar algunos aspectos:
De acuerdo con el punto de vista legal tendremos los
archivos:
Privados.
Pblicos.
Particulares.
Eclesisticos.
De acuerdo con la naturaleza de la informacin ten-
dremos archivos:
Secretos.
Cerrados.
Abiertos.
Por el aspecto jurisdiccional de los archivos tendre-
mos archivos:
Nacionales.
Provinciales.
Municipales.

158
 Comunales.
Por el carcter de la entidad productora tendremos
archivos:
Vivos.
Muertos.
Activos.
Inactivos.
La clasificacin puede prolongarse indefinidamente
en este sentido, de todas formas nos damos una idea de
contenido de esta clasificacin:
Archivos pblicos: considerados los ms importan-
tes, son aquellos archivos que se forman en las distintas
unidades de la administracin pblica.
La administracin pblica presenta una enorme com-
plejidad de operaciones y de distinta intensidad de tra-
bajo; bajo estas actividades se crean los documentos, que
una vez cumplidos los fines que motivaron su creacin,
se archivan.
Existe una relacin paralela entre el desarrollo de la
administracin y el incremento del volumen documen-
tal de los archivos, inclusive de la creacin de archivos
eventuales, estos documentos, recalcamos, encierran
documentos valiosos con contenidos de inters social,
patrimonial y econmico-financiero.
En toda forma estructural de la administracin p-
blica, correctamente llevada, existen unidades y dota-
ciones especializadas para las tareas del archivo.
En la Argentina, el decreto 10.975 de 1958, designa
niveles jerrquicos de la administracin pblica nacio-
nal, a las direcciones, departamentos, divisin, seccin,
oficina. La asignacin a los archivos ms frecuente es la
divisin, si bien algunos organismos designan seccin y
departamentos, de acuerdo con la importancia que se le
otorga a los documentos.

159
 Las funciones que comnmente se asignan a los ar-
chivos en los manuales de organizacin, reflejan poca
participacin de archiveros profesionales, citando acti-
vidades como:
Fiscalizar y mantener el archivo.
Dirigir el funcionamiento del archivo.
Ejecutar el servicio del archivo.
Atender el archivo.
Efectuar el archivo.
Supervisar el archivo.
Llevar el archivo.
Estas funciones son comprendidas como tales por los
organizadores de los manuales, debilitando la importan-
cia del quehacer archivstico de las entidades pblicas,
donde an se tiene el concepto antiguo de que al archivo
le corresponden situaciones de pasividad, como un re-
positorio inactivo donde se acumulan papeles que hay
que guardar sin saber para qu.
Con el transcurso de los aos los documentos se acu-
mulan y aumentan su volumen considerablemente. La
carencia de recursos econmicos, humanos, y el poco in-
ters que despiertan para su conservacin, otorga va
libre para que se efecten expurgos indiscriminados, per-
dindose documentos con informacin de valor inestima-
ble tanto para la administracin como para los investi-
gadores de las ramas sociales.
Los servicios del microfilme, impactantes por la pu-
blicidad que le dieron, al igual que los servicios infor-
mticos, por la buena promocin que tienen en los comer-
cios, han demostrado que son ineficaces para cubrir mu-
chas de las necesidades de los archivos: sobre todo el de-
sarrollo de la informtica, tiende a superar los trabajos
realizados en los microfilmes, pero result ms nefasto
para los documentos de archivo.

160
 Slo hay dos formas de conservar los archivos en la
actualidad: en papel o en microfichas. Las tcnicas de
microfilme se prestan mejor para archivos de conserva-
cin permanente, al considerar que el servicio de infor-
macin puede recuperar parte de las inversiones efec-
tuadas; por su naturaleza, algunos documentos requie-
ren de una copia de seguridad confiable.
Es necesario comprender que decimos archivos p-
blicos, tomando el sentido pblico en cuanto a la natura-
leza de la entidad como organizacin, no por la atencin
que se pudiera brindar al pblico. Se aplica a los archi-
vos que corresponden a entidades jurdicamente de ser-
vicio pblico, ubicadas en distintos niveles de los pode-
res pblicos.
Los archivos pblicos han cobrado mayor importan-
cia, considerando que son los nicos que tienen preocu-
pacin por la conservacin de sus documentos, porque
el sistema as les exige, y adems sus documentos refle-
jan la realidad poltica y social de un sector importante
de la sociedad, con una continuidad y permanencia de
las instituciones, mayores que las de carcter privado.
Recurdese que indicamos, en alguna oportunidad, que
los archivos son el ndice de desarrollo de cada pas. L-
gico, en las tribus no se ven archivos.
El Dr. Tanodi subdivide a los archivos pblicos en:
Archivos nacionales, correspondientes a una nacin.
Provinciales, para los sistemas polticos federales
y correspondientes jurisdiccionalmente a una provincia.
Municipales, correspondientes al municipio.
Tambin considera:
Organizaciones autrquicas.
Autnomas.

161
 Semiautnomas, para algunos tipos de legislacin,
correspondientes a entidades en las cuales el Estado in-
terviene con capitales y acciones.
En los archivos pblicos existen tambin sub-divisio-
nes:
Archivos administrativos: considerados esencial-
mente aquellos archivos que se encuentran fsica y fun-
cionalmente en la entidad productora de documentos,
son parte orgnica de las instituciones que los crearon y
sirven directamente a esas instituciones y sus reas de
influencia, usuarios, o quienes utilizan los servicios de
estas entidades. Generalmente estos archivos se encuen-
tran en diversos locales, de acuerdo a las necesidades
de cada organismo; se los denomina archivos eventua-
les, prearchivos, archivos descentralizados, etc., perma-
necen mientras prestan los servicios a los cuales han sido
conformados, creados. Posteriormente, sea por una re-
glamentacin o en forma consuetudinaria, se trasladan
a los archivos denominados centrales, generales, pero
siempre bajo la tutela y dependencia de la entidad pro-
ductora.
Los archivos administrativos pueden clasificarse en
dos tipos:
Archivos eventuales.
Archivos centrales.
Archivos eventuales: son aquellos que se forman al
reunirse los documentos en reas administrativas don-
de se desempean actividades relacionadas con sus ac-
tuaciones.
Archivos centrales: son aquellos que se forman por
la reunin de documentos en reas donde se centralizan
los archivos eventuales y que permanecen por necesida-
des de las entidades productoras.

162
 Archivos intermedios: son denominados tambin
depsitos, archivos semimuertos, semiactivos, archivos
provisionales, pre-archivage para los franceses, limbo
para los ingleses, record-center para los norteamerica-
nos, inclusive irnicamente se los denomina purgatorios.
Los archivos intermedios renen en sus depsitos los
documentos administrativos, brindando servicio tanto
de almacenaje como de informacin que resulta espor-
dica en estos casos.
En estos archivos se decantan los valores documen-
tales, producindose la simbiosis administracin-cien-
cia. Los documentos analizados y expurgados, son tras-
ladados del archivo intermedio al histrico.
Los archivos intermedios tienen como ventajas:
Permiten una relacin adecuada y profesional en-
tre archivos y profesionales.
Despejan en las entidades productoras, los docu-
mentos que concluyeron su etapa de trmite y han cum-
plido los objetivos por los cuales fueron creados.
El archivo intermedio tiene como funcin principal:
Reunir, conservar, ordenar y describir la Archivala pro-
veniente de los ministerios y dependencias del Poder
Ejecutivo, descentralizadas o no, que cuentan con la anti-
gedad de 15 a 30 aos y que hayan resuelto trasladar-
le por ser material de consulta infrecuente.71
Coordinan el traslado y transferencia de los docu-
mentos del Poder Ejecutivo.
Preservan documentos de valor temporal, logran-
do de esta forma una solucin econmica para los archi-
vos propietarios de los documentos.

71
Decreto N 2232 (Santa Fe, 7 de agosto de 1982), cap. III, art. 7 del
Reglamento para el funcionamiento del archivo general, de los archivos
Jurisdiccionales y sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo Pro-
vincial.

163
 Organizan la clasificacin, preservndola en su in-
tegridad, de acuerdo a las distintas procedencias.
Decantan y seleccionan documentos de acuerdo a
criterios modernos.
Archivos de conservacin permanente o histri-
cos: al estudiar Teora, fundamentos y prctica de la Ar-
chivologa, observamos que el hombre es esencialmente
histrico; pero la historia no funciona sin documentos
que acrediten los acontecimientos del pasado, los archi-
vos histricos renen los testimonios del pasado, que
permiten reconstruir a la historia con la precisin de los
hechos en el tiempo y el espacio.
Archivos generales: es un archivo territorial o de
una unidad territorial, sea nacional, provincial, munici-
pal. Administra y orienta los objetivos archivsticos de
todos los archivos de su sector.
Es en los archivos generales donde el archivero lo-
gra la interpretacin del estado de los documentos lo-
grando una sntesis a travs de la exposicin de las tcni-
cas descriptivas, aparte de que tiene los recursos forma-
tivos de la Paleografa, la Diplomtica y la Cronologa.
Archivos privados: trmino aplicado a los archivos
que corresponden a entidades jurdicamente privadas.
Se conoce y se habla muy poco sobre estos archivos, dado
el carcter reservado que tienen. La iniciativa del desa-
rrollo de la Archivologa nace en las necesidades que se
presentan en el sector pblico, el inters de los archi-
vos privados se manifiesta recin en los ltimos tiem-
pos, pero siempre con la reserva caracterstica de stos.
Es necesario destacar la importancia que tienen los
archivos privados, no slo en el sentido informativo, sino
tambin histrico de cada regin o pas. Los gobiernos
son los primeros que deberan comprender esta impor-
tancia, considerndolos como patrimonio regional o na-

164
cional. La conservacin de estos archivos es indispensa-
ble, por el hecho de que abren insospechados campos de
estudio, sobre todo en las distintas ramas de la econo-
ma, como historia econmica, anlisis y teora econmi-
ca, abarcando una gama de experiencias que colaboran
con el desarrollo de los pueblos.
En los pases del Este europeo la situacin ofrece un
panorama distinto. En la mayora de estos pases exis-
ten archivos centrales econmicos que no slo reciben
documentacin oficial sino tambin documentacin de
empresas privadas progresivamente nacionalizadas. En
el rea de las nacionalizaciones la legislacin ha regla-
mentado la conservacin y la remesa de archivos de em-
presas, equiparndola a los archivos pblicos.
La concentracin de archivos tiene sus propias conse-
cuencias, aun hablando de pases desarrollados, el prin-
cipal problema que se presenta es el volumen documen-
tal, lo cual obliga muchas veces al Estado, como es el caso
de Hungra y la Repblica Democrtica Alemana, a to-
mar medidas adecuadas, en este caso obligando a las em-
presas a conservar sus propios archivos bajo la inspec-
cin de los funcionarios de los archivos pblicos.
Los archivos privados estn expuestos a prdidas per-
manentes; generalmente a una institucin de carcter
privado no le preocupa la cultura en s, sino como medio
de anlisis de mercado, no est en sus fines el mejorar
la situacin cultural (salvo que sea una empresa neta-
mente cultural). Queda tambin la posibilidad de que
puede existir informacin reservada a los fines de la em-
presa o en casos extremos, informacin que compromete
a la empresa desde el punto de vista fiscal y legal.
La perdurabilidad de la institucin privada se limi-
ta, normalmente a tres o cuatro generaciones. No tienen
la continuidad y perdurabilidad como la pueden tener

165
las instituciones pblicas. Sus documentos, por una fal-
ta de reglamentacin adecuada se pierde.
Archivos particulares: trmino aplicado genrica-
mente a los documentos de personalidades relevantes
en lo social o referido a archivos familiares; son docu-
mentos de poca escala, se denominan coleccin de docu-
mentos.
Estas colecciones, por su contenido, ofrecen varia-
dos temas a investigadores, escritores y estudiosos de
determinadas personalidades, los archivos los obtiene
por donacin o por adquisicin.
Archivos econmicos: se denominan as a los archi-
vos privados en los pases europeos, se emplea este nom-
bre por el contenido de los documentos que son de inte-
rs para la historia econmica.
Archivos eclesisticos: el trmino se aplica a los
archivos que corresponden o son propiedad de socieda-
des religiosas; esencialmente catlicos. La Iglesia cat-
lica es una sociedad civil universal con una jerarqua de
tipo monrquico. Una gran mayora de los pases sostie-
nen el credo catlico y cristiano, tambin consideramos
que en la mayora de los pases existen leyes sobre la li-
bertad de cultos. El inters por los archivos eclesisti-
cos existe porque la Iglesia ha sostenido por mucho tiem-
po, registros de matrimonios, bautismos, nacimientos,
defunciones, o bien libros especiales como el Statu ani-
morum, donde registraban a las familias catlicas sobre
las cuales se tena jurisdiccin.
Se ha presentado en algunas oportunidades la posi-
bilidad de que se efecten microfilmaciones sobre estos
archivos. Un ejemplo lo dieron los mormones, que efec-
tuaron microfilmaciones de aquellos archivos que les per-
mitieron, con la finalidad de sellar la familia, que las
personas supieran de donde provenan; este culto, le da

166
importancia a la genealoga, materiales de censos, listas
de personas, etc.
De acuerdo con la organizacin de la Iglesia catlica,
los archivos adquieren denominaciones similares a lo que
sucede con los archivos pblicos; as tenemos archivos
parroquiales, de dicesis, progresivamente hasta llegar
al Archivo del Vaticano.
El Archivo Vaticano, considerado como el archivo
sino el ms importante, por lo menos el ms famoso del
mundo, merece una especial atencin porque fue el que
mejor se custodi y organiz. Es el ms importante con
fondos valiosos por su informacin con aproximadamen-
te 10.000 volmenes de documentos. Con cerca de cin-
cuenta kilmetros de estanteras, llenas de libros, per-
gaminos (Sala de pergaminos), y manuscritos de una im-
portancia histrica muy rica, Listas de pecados, prome-
sas, indulgencias, exenciones especiales de la ley ecle-
sistica, acta de consistorio, actas de cnclaves a partir
del siglo XV, informes camarlengos, documentos sobre la
Inquisicin, informes sobre los mongoles en el siglo XIII,
monografas sobre el xodo papal a Avin, 4.837 regis-
tros de guerras, levantamientos y disturbios civiles. Exis-
ten normas sobre documentos cuyo valor se decantar
con el tiempo hasta transformarse en informacin hist-
rica, algunos documentos estn vedados por el lapso de
cien aos, mientras que otros lo estarn por tres siglos.
En cuanto a los registros de peticiones, se puede ha-
blar de siete mil volmenes de peticiones de toda clase
de gracias y favores eclesisticos a lo largo de quinien-
tos aos, tipos documentales como splicas de reyes o
anulaciones hasta la Sala Miscelnea, llena de quince ar-
marios con documentos sobre historia poltica y religio-
sa primitiva, bustas (legajos) de correspondencia perso-
nal de quienes se destacaron en la historia, o los tipos

167
documentales avvisi, informes de nuncios a la curia, que
se remontan hasta la Edad Media. Dentro de su organi-
zacin, en un octavo lugar se clasifican las colecciones;
con este rtulo se seala todo lo que se aade al Archivo
Vaticano.
Otro aspecto interesante de la organizacin del Ar-
chivo Vaticano, es la jerarqua del responsable de estos
archivos, slo puede ser un cardenal, colaborado por un
prefecto de los archivos y un archivero mayor.
Sobre la clasificacin del Archivo Vaticano, podemos
decir que se efecta en su mayora por epgrafes, guar-
dados en los armadi (armarios), con ndices confeccio-
nados en base a claves del alfabeto griego; otros docu-
mentos se conservan en los fondi (fondos) registrados en
ndices onomsticos. Los documentos y la biblioteca de
la familia Chigi y de los Borghese, (miembros de la corte
papal durante siglos) que fueron trasladados a los recin-
tos papales al comenzar la Segunda Guerra Mundial, est
bien catalogada y clasificada.
El grueso de los documentos lo constituyen las biblio-
tecas, documentos del clero, ms de 100.000 documentos
en pergamino, que proceden de los monasterios. Slo del
Vaticano hay alrededor de 687 ndices.
Al hablar del Archivo Vaticano, observamos tambin
una clasificacin de los archivos por el grado de acceso a
los documentos, como ser:
Archivos secretos: trmino aplicado a los archivos
que contienen documentos de carcter confidencial, se-
creto, reservado; estos archivos generalmente son mili-
tares, industriales y policiales.
Archivos vivos: denominacin aplicada a aquellos
archivos cuya entidad productora existe y contina pro-
duciendo documentacin, se los denomina tambin ar-
chivos activos o archivos abiertos.

168
 Archivos muertos: denominacin aplicada a aque-
llos archivos cuya entidad productora dej de existir y
por consiguiente de producir documentacin, v.gr. los
archivos de los virreinatos, casas de contratacin, etc.,
se los denomina tambin archivos inactivos o archivos
cerrados.

169
 ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA

SE DICE organizacin a toda accin y efecto de organizar.

Al conjunto organizado de personas de cierta actividad.
Las concepciones organicistas son de tipo holstico, e in-
terpretan el conjunto de la sociedad comportndose
como una totalidad organizada en la que cada una de las
partes remite al todo que es quien las dota de sentido, a
la vez que es irreductible a la mera suma de ellas. Orga-
nizar es una funcin administrativa que comprende dos
procesos bsicos:
1) El desarrollo del marco estructural para la insti-
tucin, y
2) La definicin de las relaciones administrativas y
operativas.
Las ventajas de una buena organizacin proporcio-
nan un marco ntegro en el cual el personal puede ac-
tuar unido, en vez de hacerlo unos contra otros.
El tipo de organizacin puede facilitar u obstaculi-
zar el logro de los objetivos de la empresa.
La organizacin proporciona comunicaciones eficien-
tes y efectivas.
 Reduce la duplicacin del trabajo al mnimo.
Los empleados conocen las rutas o redes de mando
en la institucin.
El conocer los tipos de puestos en la organizacin y
la escala de promocin tambin ayuda a los empleados
a determinar sus opciones profesionales.

TENDENCIAS DE LAS ORGANIZACIONES

Aun cuando la organizacin es una importante fun-

cin administrativa, ciertas tendencias aumentan la im-
portancia de esta actividad.
1) Crecimiento en el tamao de muchas organi-
zaciones: debido a factores tales como mercadotecnia y
fusiones en masa, muchas firmas han crecido tanto has-
ta el punto de que sus servicios se cuentan por millones;
los gerentes de estas empresas no pueden conocer los
detalles de todo el servicio, por lo que deben confiar en
una buena organizacin.
2) Diversificacin de las lneas de productos: las
grandes instituciones tienen grandes divisiones dedica-
das a la produccin de muchos y diferentes servicios, al-
gunos de los cuales slo estn remotamente relaciona-
dos unos con otros o no se relacionan. Por lo tanto, la
integracin efectiva de estas actividades descansa en
una buena organizacin.
3) La especializacin: aun cuando los especialistas
pueden hacer un trabajo ms efectivo que los genricos,
suelen enfrentarse a la falta de entendimiento de las ac-
tividades de otros especialistas, esta situacin conduce
hacia la organizacin profesional.
4) La actualizacin tecnolgica: por el rpido cam-
bio que se experimenta en el ambiente tecnolgico, al-

171
gunos productos resultan obsoletos. Esta situacin re-
quiere habilidad para reaccionar rpidamente.
Puede distinguirse un organicismo epistemolgico,
que sustenta que a la sociedad puede entendrsela como
si de organismos se tratasen. En este ltimo caso la com-
paracin con un organismo es solamente concebido como
un modelo heurstico y no como una descripcin de lo
real.
En sociologa, algunos autores, como Comte, Spencer
o Durkheim, han sido considerados como organicistas
sociales, ya que han entendido a la sociedad como si de
un organismo se tratase, en el sentido antes explicado,
y remarcando siempre que se trata solamente de una
mera analoga. En cierta forma, la filosofa de la histo-
ria de Spengler o de Toynbee puede tambin relacionar-
se con el organicismo.
La organizacin es una unidad social deliberadamen-
te constituida para alcanzar fines preestablecidos. De
esta manera, dentro de este concepto de organizacin in-
cluimos a las empresas, hospitales, iglesias, ejrcitos, uni-
versidades, etc.72
Las organizaciones son la razn de ser de los objeti-
vos propuestos, aun cuando sucede generalmente que,
una vez formadas las organizaciones adquieren necesi-
dades de subsistencia y expansin que modifican los fi-
nes originalmente establecidos.

EVOLUCIN DE LAS ORGANIZACIONES

En la ltima mitad del siglo anterior, en todos los pa-

ses desarrollados se present el fenmeno organicista,
72
Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filo-
sofa en CD-ROM, op. cit.

172
justificando la conversin de la sociedad en un conjunto
de instituciones. Bajo el justificativo que todo trascien-
de al amparo de una institucin, todas las tareas socia-
les, de servicio o de produccin, se confan hoy a organi-
zaciones, diseadas en lo posible a perpetuidad y dirigi-
das por sus propias administraciones. El Estado se achi-
ca en aras del desarrollo de las grandes organizaciones,
de modo que el desempeo de la sociedad moderna, o in-
cluso la supervivencia de cada individuo, depende cada
vez ms del desempeo de estas instituciones.

CONCEPTO DE ESTRUCTURA

Del vocablo latino structura, derivado de strere

es la disposicin en sentido de orden. Manera general,
a veces especificada con un adjetivo, de estar colocadas
las partes de una cosa. Considerada tambin como una
ordenacin de elementos segn una ley que determina
sus relaciones, que suele denominarse ley de composi-
cin. Este concepto nos acerca tanto a la ordenacin como
la clasificacin.
Las caractersticas fundamentales de una estructura
son, tal como las describe Piaget, la totalidad, las trans-
formaciones y el autoajuste.
Como totalidades, las estructuras son sistemas que
no se originan por simple acumulacin de elementos, pero
que no se definen suficientemente, entendindolas confu-
samente como totalidades que representan algo ms que
la mera adicin de sus componentes, por lo que deben
definirse exactamente como totalidades resultantes de
las relaciones establecidas por su ley de composicin.
Las transformaciones definen tambin a las estructu-
ras porque hay que entenderlas, debido a la ley que esta-

173
blece relaciones entre sus elementos, como un sistema
cuya actividad es estructurarse a s mismo (estructura
estructurante).
Son, por ltimo, una actividad autorreguladora, o sis-
temas de autoajuste, porque tal actividad de transfor-
macin no se orienta ms que a producir nuevos elemen-
tos de la misma estructura y slo dentro de ella (estruc-
tura estructurada).
Estas caractersticas se aplican con plena propiedad
a las estructuras de diversas clases.73
La estructura es un subsistema de la organizacin.
Esto nos lleva a la conclusin de que toda organizacin
tiene un subsistema estructural, un subsistema de co-
municaciones, o un subsistema de informacin, con lo
que se demuestra que la estructura es una parte de la
organizacin. Es lo que se llama el esqueleto o las rela-
ciones jerrquicas de la organizacin. Este esqueleto,
nos orienta en la determinacin del principio de proce-
dencia archivstico que analizamos en captulo aparte.
Debemos comprender que la prctica misma nos lleva a
diferencias sutiles entre la estructura representada y la
organizacin, lo que nos da pautas de que no estamos ha-
blando de lo mismo.
Existen determinadas estructuras o formas adopta-
das por las organizaciones, para representar visualmen-
te sus formas administrativas y organizativas, conside-
radas buenas o malas, y que aparecen explicadas en el
manual de organizacin.

73
Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filo-
sofa en CD-ROM, op. cit.

174
CRITERIOS PARA COMPRENDER LA
ESTRUCTURA

Nos preocupa conocer estos criterios, porque nos ayu-

dan a comprender mejor la clasificacin de los documen-
tos en los archivos. Cuando analizamos la funcin de or-
ganizar comprobaremos la relacin entre las divisiones
del trabajo y las unidades documentales.

La delegacin

La divisin del trabajo se realiza mediante el proce-

so de la delegacin de funciones, poderes y tareas, esto
implica retener en niveles superiores lo ms importan-
te, para ir bajando de niveles y delegando cada vez co-
sas de menor importancia. Lo que se retiene en los nive-
les de mayor jerarqua es lo ms importante, lo que se
delega son las tareas, la autoridad, la responsabilidad y
la decisin.
Cuando hablamos de la delegacin de tareas y de au-
toridad, estamos hablando de la departamentalizacin.
Cuando hablamos de la delegacin de decisin se habla
de la descentralizacin.

La departamentalizacin

Es un proceso en el cual los niveles superiores, ante

la cantidad de tareas y magnitud de responsabilidades,
distribuyen tareas, en niveles inmediatos, agrupndo-
las con criterios homogneos.

175
La descentralizacin

Significa delegar autoridad para la toma de decisio-

nes. No son slo tareas de rutina sino tambin, la posi-
bilidad de que el subalterno tome decisiones no rutina-
rias pero que estn al alcance de sus funciones y nivel.
Ninguna persona, por preparada que est, tiene ca-
pacidad para supervisar ms de un determinado nme-
ro de personas. Tampoco se puede determinar una can-
tidad estndar que se pueda controlar, Cualquier cifra
sera arbitraria considerando la capacidad de quien con-
trola, la colaboracin de los controlados, la magnitud de
los problemas a resolver y la actividad de que se trate.
Se puede departamentalizar de acuerdo a distintos
criterios de homogeneidad, generando diversos tipos de
estructuras acorde al uso de autoridad que en las mis-
mas se realicen. De all surgen los modelos tpicos de
estructura: lineal, funcional, etc.

Estructura formal e informal

La estructura formal es la que est prevista en el ma-

nual de organizacin y representada grficamente en el
organigrama. Normalmente nos da pautas de clasifica-
cin documental, aun cuando esta estructura no es fiel a
la realidad.
Apenas se aplica el organigrama sobre la organiza-
cin, se manifiesta una serie de relaciones no previstas
pero s necesarias, entre niveles diferentes de la estruc-
tura, de modo que la estructura original se vea modifica-
da en la prctica, con superposiciones y estratos subya-
centes, aun cuando no se refleja en su representacin
grfica, el organigrama, crendose prcticamente otra
estructura superpuesta a la original, que se opt por lla-

176
mar estructura informal. La estructura informal es ms
real y til que la formal, obedece mejor a la tradicin ad-
ministrativa de la misma institucin y va modificando a
la estructura formal hasta conformar una estructura mu-
cho ms real que la concebida anteriormente, as va mar-
cando la evolucin institucional, esta evolucin es de
sumo inters y debe figurar en los conocimientos de los
archiveros a fin de conformar la procedencia adecuada
de los documentos.
El organigrama oficial refleja normalmente la estruc-
tura formal, pero, en la actualidad se elabora un socio-
grama donde se refleja la estructura informal, donde se
presentan las superposiciones ms comunes, a saber:
Superposicin de las decisiones,
Superposicin de las comunicaciones,
Superposicin de la autoridad funcional, y
Superposicin de los centros de poder.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN

Departamentalizacin por
funciones

Hay una cierta variedad de interpretaciones respec-

to al trmino funcin. Deriva del latn functio, que a
su vez deriva de fungi, cumplir, orden de fungible.
Desempear, tener, asignar, atribuir, corresponder. Ac-
cin o servicio que corresponde a una cosa cualquiera:
La funcin de la fuerza pblica es mantener el orden. Ac-
tividad o papel desempeados por alguien en un cargo,
oficio o profesin; se usa ms en plural que en singular.

177
 Actividad particular de cada rgano o sistema de un
organismo. Acto organizado, que constituye un espect-
culo de cualquier clase.
Las estructuras de tipo funcional tienden a comple-
mentar el concepto a travs de la imagen, puede sea-
larse como funcin en un departamento estrictamente
administrativo, puede tomarse como funcin todas las
tareas similares abocadas a un solo fin.
Puede ser fundamento de funcin, tambin, la tras-
cendencia de una actividad, v.gr. rea de investigacin y
desarrollo.
En todos los casos en que se aplica un modelo por fun-
ciones, se est teniendo en cuenta el beneficio que brin-
da este tipo de estructura, a la clasificacin de la produc-
cin documental, es decir, apuntamos a la especializa-
cin.
En lo que se refiere a niveles superiores de organi-
zacin, existe una tendencia marcada en favor de la de-
partamentalizacin por funciones. De acuerdo al volu-
men de funciones de una institucin, puede resultar be-
neficioso concentrar en un solo sector, todo el personal
que utiliza recursos similares. Esto facilita tambin la
clasificacin documental.

Departamentalizacin por servicios

Este modelo permite la mayor coordinacin de todas

las actividades relacionadas con el servicio predetermi-
nado para cada institucin, lgicamente, debemos con-
siderar el inconveniente que pueda presentarse, que el
sector se especialice y se asle del resto de la organiza-
cin.

178
Departamentalizacin por rea
geogrfica

Con actividades dispersas geogrficamente. Se pre-

fiere aplicar un modelo de departamentalizacin que per-
mita revertir las desventajas que significan las distan-
cias en cuanto a coordinacin, comunicaciones y control.
En realidad, todos estos modelos facilitan enormemen-
te los trabajos clasificatorios de los documentos.

Departamentalizacin por tipo

usuarios

Se aplica a la actividad de atencin al publico. La ven-

taja de este modelo, debe buscarse en relacin con la
mayor especializacin, la mayor coordinacin entre las
actividades afines, la mejor supervisin y la optimiza-
cin que en consecuencia se puede lograr.

Departamentos staff y de servicios

Observamos distintos tipos de departamentalizacin,

no en un anlisis exhaustivo, sino en una aproximacin
al problema de definir cules son los departamentos res-
ponsables por la ejecucin de las operaciones principa-
les y cules son los departamentos cuya actividad ha de
ser secundaria desde el punto de vista de la produccin
documental.
La caracterstica de las unidades auxiliares o de ser-
vicio es la de facilitar la tarea de los departamentos prin-
cipales mediante la extensin y prestacin de un servi-
cio.
Cuando se llega a la conclusin de que las activida-
des de un nivel han sido rebasadas por su multiplicidad

179
y cantidad, debe ineludiblemente asignarse parte de esas
tareas a algn subordinado; as se introduce el concepto
de la descentralizacin por va de la delegacin.
Delegar es autorizar de una persona a otra, para que
obre en representacin suya en algn asunto. La simple
delegacin implica la creacin de unidades con autori-
dad dentro de la estructura jerrquica descendente de
la organizacin.
Por lo delicado de la naturaleza de las decisiones, pue-
de que no se quiera delegar y mantener una mayor cen-
tralizacin, en lugar de compartir las tareas vertical-
mente (hacia abajo) en la estructura, se puede hacer en
forma horizontal (hacia el costado), en una funcin, que
en este caso se denomina staff. Este staff puede ser un
individuo o todo un departamento.
Este mencin de hacia abajo y hacia el costado, hace
particular referencia a las tcnicas de dibujo de estructu-
ra, como veremos ms adelante. Tambin tiene que ver
con la idea de que el staff rara vez llega a tener respon-
sabilidad en forma directa por la direccin y control de
las operaciones, sino que su tarea es colaborar con el eje-
cutivo, desarrollando tareas que muchas veces ste no
tiene ni el tiempo ni la capacidad para hacer.
El staff presenta generalmente caractersticas de ser
altamente especializado. Para encauzar esta gran flexi-
bilidad y para asegurar la coherencia y coordinacin de
su accionar con el resto de la organizacin, su tarea est
limitada a recomendar y a asesorar a su respectivo nivel
ejecutivo, siendo ste el nico autorizado a tomar deci-
siones.

180
 DIAGRAMAS

LOS SISTEMAS, sea cual fuere su naturaleza, tienen un fac-

tor comn determinante a todos, y condicionante a su
efectividad: la relacin. La relacin representa la causali-
dad que vincula los componentes y que otorga sentido e
individualidad, real o aparente, dentro del conjunto. Da
lugar a la organizacin de las partes, cuyas leyes son es-
tudiadas por ngulos distintos. Generando, invariable-
mente, procesos de informacin y comunicacin.
Los sistemas administrativos nos interesan desde el
punto de vista archivstico, porque nos permiten aplicar
y comprender los principios archivsticos. La descripcin
de los elementos que constituyen las organizaciones, son
de relaciones muy complejas, y el anlisis ms minucio-
so no es necesariamente una forma de explicarla o inter-
pretarla; al observar un diagrama, comprendemos mucho
mas rpidamente esa complejidad.
PROPSITO DE LOS DIAGRAMAS

En la administracin de las instituciones es comn e

imprescindible la utilizacin de diagramas como medio
de comunicacin que facilita mucho la comprensin or-
ganizativa. El trmino diagrama proviene del griego
digramma, de grapho, dibujar; que significa grfi-
co. Es la representacin mediante un dibujo geomtri-
co de un fenmeno o una ley. Se emplea para represen-
tar estructuras, secuencia de procedimientos, procesos,
recorridos, programas, etc.
La utilidad y ventajas del empleo de los diagramas
salta a la vista:
Nos permite una descripcin clara y simple.
Son fciles de proyectar y actualizar.
Permiten comparaciones fciles entre dos o ms
sistemas diferentes por su temporalidad, espacialidad e
identidad.
Localizan eficazmente incoherencias, errores, satu-
racin de zonas, tendencias y deficiencias en los hechos
que se representan.
Son adecuados para la representacin de relacio-
nes complejas.
Son un medio eficaz de anlisis y comunicacin.
Reducen el espacio de expresin utilizando smbo-
los convencionales.

Flujogramas

Llamado tambin diagrama de flujos, conforma la re-

presentacin grfica de la ruta y la secuencia de las ope-
raciones que integran un procedimiento, considerando
las unidades o personas, formas, materiales y trmites
que conciernen a su realizacin.

182
 Los flujogramas, al describir grficamente procesos
y procedimientos, hacen posible una comprensin rpi-
da de ellos.
No slo es til para el anlisis, sino que es un medio
rpido para informar, en especial, a los funcionarios y
empleados acerca de los diversos cursos de accin de un
proceso administrativo.

Organigramas

El organigrama es la representacin grfica de la es-

tructura, total o parcial, de una organizacin. Represen-
ta la forma en que se relacionan sus componentes. Tam-
bin se la conoce como:
Organograma.
Grfico de organizacin.
Pirmide de funciones.
Diagrama de organizacin.
Diagrama de estructura.
El organigrama es un elemento constitutivo de toda
organizacin; describe:
Funciones.
Tareas.
Responsabilidades.
Niveles de ejecucin.

ESTRUCTURA ORGNICA

Los organigramas presentan dos clases de informa-

cin sobre la estructura organizativa: comunicacin y
anlisis.

183
 DIRECCIN GRAL. DE ADMINISTRACION - SECCIONAL DE O. & M. DIAGRAMA DE
MOSP PROCEDIMIENTOS
TRMITE - Expedientes de obras de restauracin y conservacin de caminos UNIDADES DE TRMITE
REPARTICION - Dir. Prov. de Vialidad MINISTERIO -
De Obras y
Servicios
Pblicos
RELEVO - Mario Meneghini FECHA 2/6/72 Vigente
propuesto
ORIGEN - Dpto. Conservacin INICIADO TIEMPO TOTAL
DESTINO - Secc. Archivo General TERMINADO
Tiempo Opera- Trans- Inspec- Arch. Archivo Paso DESCRIPCION
184

cin porte cin tran. N

10 d. z { 1 Dpto. Conservacin prepara
proyecto de obra
1 d. z { 2 Mesa de Entrada otorga nro. de
expediente
1 d. z { 3 Eleva proyecto con los pliegos de
especificaciones y presupuesto
oficial
2 d. z { 4 Efecta la reserva de fondos,
afectando al presupuesto
vigente
1 d. { 5 Aprueba el proyecto

Cuadro 8. Diagrama de procedimientos.

 DIRECCIN GRAL. DE ADMINISTRACION - SECCIONAL DE O. & M. DIAGRAMA DE
MOSP PROCEDIMIENTOS
TRMITE - Expedientes de obras de restauracin y conservacin de caminos UNIDADES DE TRMITE
REPARTICION - Dir. Prov. de Vialidad MINISTERIO -
De Obras y
Servicios
Pblicos
RELEVO - Mario Meneghini FECHA 2/6/72 Vigente
propuesto
ORIGEN - Dpto. Conservacin INICIADO TIEMPO TOTAL
DESTINO - Secc. Archivo General TERMINADO
10 d. z  6 Se efecta licitacin privada o
concurso de precios
185

2 d. z { 7 Se adjudica la obra por

resolucin
 8 El expte. permanece en el
archivo vivo del dpto. de donde
es retirado y devuelto a cada
paso siguiente
2 d. z { 9 Efecta el replanteo de la obra
1 d. { 10 Se realiza la inspeccin de la
obra
1 d. z { 11 Se confecciona el certificado de
pago

Cuadro 8 (cont.). Diagrama de procedimientos.

Comunicacin

Como herramienta de comunicacin el organigrama

se utiliza:
Para dar a conocer a cada una de las partes com-
ponentes de la estructura, la posicin que ocupan y sus
relaciones.
Para dar a conocer y comprender, el estado global
de la estructura, o de sus distintos componentes.
Permite comprender sobre las posibilidades de cada
persona para ascender o trasladarse a otras posiciones
de la organizacin.
Facilita a los profesionales y especialistas que se in-
corporan a la institucin, entidad u organismo, para to-
mar contacto con la organizacin, y aplicar sus conoci-
mientos sobre la estructura lograda.
ste es el aspecto que realmente nos interesa desde
el punto de vista de la Archivologa, puesto que el archi-
vero, profesional, efectuar un anlisis completo del or-
ganigrama, para separar o clasificar los documentos por
medio de la formacin de las unidades mayores, inter-
medias y menores, al mismo tiempo que le permite de-
tectar las unidades productoras y receptoras de docu-
mentos.
Informar a interesados en la organizacin el estado
en que se encuentra estructurada. Entre los interesados
citamos a:
Instituciones bancarias.
Instituciones financieras.
Proveedores.
Accionistas.
Deudores.
Consultores.

186
 Junta
Superior

Direccin
Ejecutiva

Administracin
General

Control
Interno

Asesora
Divisin de Secretara
187

Jurdica
Personal General

Departamento Departamento Departamento

de Planificacin Operaciones y Puerto de Finanzas

Divisin de Divisin de Divisin de Divisin de Divisin de Divisin de Divisin Cob. Divisin de Divisin de
Estudios Proces. Datos Infraestructura Operaciones Puertos Liquidacin Tarifas y Costos Contabilidad Administracin

Cuadro 9. Organigrama institucional.

Anlisis

Se efecta desde distintos ngulos, de acuerdo con

la caracterstica del profesional que lo realiza. Los orga-
nigramas permiten detectar las fallas de estructura, sea
en las dificultades de diseo, sea a simple vista. Princi-
palmente se pueden detectar:
Fallas de control interno. Si bien los organigramas
no son una solucin, constituyen una herramienta muy
til para detectar cuando se asignan funciones incompa-
tibles a determinados puestos o cargos.
Fragmentacin estructural inadecuada. Pueden
darse situaciones en las que a un cargo le asignan fun-
ciones que corresponden a otros niveles, pero, dada su
ambigedad, se obliga a lugares no correspondientes,
atentando contra los criterios de organizacin.
Mltiples unidades de mando. Cuando dos o ms
puestos controlan o supervisan un mismo cargo. Esta si-
tuacin genera igualmente una relacin de dependencia
confusa al no estar definida la relacin de autoridad; pue-
de generar tambin situaciones de subordinacin unita-
ria, sobre todo cuando de un cargo depende slo un su-
bordinado del cual a su vez dependen uno o varios cargos,
esta situacin se presenta en los niveles ms elevados.
Superposicin de funciones. Se presenta cuando
dos o ms cargos tienen asignada responsabilidades por
igual o similar funcin.
Designacin confusa de funciones. Al igual que
las categoras o nombre de cargos. Esta situacin com-
plica y genera estados como: confusin sobre el tipo de
autoridad asignada al cargo, sea lineal, asesora, funcio-
nal. Lgicamente se relaciona con o es similar a la inde-
finicin de los niveles, que se presenta cuando no est
clara la posicin que el cargo tiene en jerarqua, remu-
neracin, etc.
188
 Departamento
de Finanzas

Divisin de Divisin de Cobr. Divisin de Divisin de

189

Liquidacin Tarif. Costos Contabilidad Administracin

Seccin Seccin Seccin Seccin

Presupuesto Cobranzas Activo Fijo Suministros

Cuadro 10. Diagrama de departamento.

 Inadecuada asignacin de niveles. Situacin que
se presenta cuando una posicin tiene asignado un ni-
vel no acorde con otros niveles de la organizacin. Lo
cual puede producir tambin una estructura desequili-
brada, sobre todo se presenta cuando un rea tiene ex-
ceso de niveles o personas con respecto a otra.
Alcance de control excesivamente amplio. Se pre-
senta cuando a un cargo se le asigna un excesivo nme-
ro de subordinados, disminuyendo la supervisin eficaz.

LIMITACIONES

La principal limitacin de los organigramas est en

su propia naturaleza, al ser una representacin grfica
simplificada. La simplicidad es una limitacin que se asu-
me con el riesgo de que la informacin de la estructura
sea incompleta.
Los organigramas representan en forma parcial a la
estructura de la organizacin, consiguientemente no in-
cluye cierto tipo de informacin tal como:
Representacin de lneas de autoridad funcional.
Secretaras.
Grado de descentralizacin estructural.
Oficinas productoras de documentos.
Oficinas receptoras de documentos, salvo nombres
especficos como mesa de entradas o archivos.
Por consiguiente, el archivero debe realizar previa-
mente la etapa de anlisis documental, con la finalidad
de comprender mejor el organigrama de acuerdo a su es-
pecialidad.
Otra limitacin consiste en la permanente actualiza-
cin. Cualquier cambio en la estructura transforma en
obsoleto o histrico el diagrama vigente. De seguir uti-

190
lizando el anterior, se distorsiona la comunicacin. Para
el archivero, las permanentes actualizaciones suelen ser
un problema en los esquemas clasificatorios o en la elabo-
racin de las tablas de clasificacin, pero al mismo tiempo
significa de utilidad tener todos los organigramas secuen-
cialmente ordenados, permitiendo no slo interpretar la
historia de la institucin, sino mantener un sistema de
archivos acorde con la temporalidad de los documentos.

MODELOS DE ORGANIGRAMAS

Existen diferentes formas de representacin grfica

de los organigramas. Se utilizan de acuerdo con las ne-
cesidades y costumbres de la institucin. Las ms usua-
les, segn la norma AFNOR (Association Francaise de Nor-
malisation) son:
Vertical.
Horizontal.
Circular.
Semicircular.
Lineal.
La forma de representacin vertical se considera la
ms conocida por ser de interpretacin simple y con ma-
yores posibilidades de informacin expuesta.

191
 DEG

SCG

INTERNO

AGENCIAS

SUPERINTENDENCIAS

Cuadro 11. Diagrama circular y relacional.

192
PRINCIPALES FORMAS DE ORGANIGRAMA

La distribucin formal y sobre todo perfectible de

funciones y misiones puede traducirse grficamente en
el organigrama. Existe una multitud de configuraciones
posibles y son tan variadas como tipos de organizacio-
nes hay. A nivel prctico se las clasifica en tres grandes
familias:
Funcional: nombre adoptado por contener las gran-
des funciones de la gestin; enfoca horizontalmente un
flujo integrado en unidades especializadas: concepcin -
produccin - venta, en algunos casos; concepcin - ope-
raciones - servicios, en otros casos.
Se fundamenta en los principios de especializacin
de las divisiones bajo una determinada centralizacin
de decisiones tomadas en niveles de ejecucin.
Presenta la ventaja de favorecer la auditoria de los
responsables de cada divisin; cuando stas son de una
cantidad razonable, se convierten en pesadas, lentas, poco
eficaces en una multiplicidad de productos o servicios.
La cualidad de este tipo de organigramas es que per-
miten ser utilizadas por pequeas y medianas institu-
ciones, productoras o de servicios especficos, como son
los archivos, las bibliotecas y los museos, con un solo ca-
nal de distribucin con direccin polivalente.
Los archivos de este tipo de instituciones suelen ser
eventuales y centrales, es decir, algunas divisiones, de
acuerdo a sus funciones, suelen tener archivos eventua-
les o provisorios, los cuales posteriormente son deposi-
tados en un archivo central.
Divisional: nombre adoptado por la segmentacin
estratgica; estructura racionalmente la coexistencia de
distintos flujos integrados. Organiza la actividad por pro-
ductos, mercados, clientela o actividad estratgica, so-

193
bre todo cuando se trata de mltiples servicios. Se adap-
ta a instituciones con distintas extensiones por sus va-
riados productos, con varias redes de distribucin dife-
renciadas. Desconcentra las decisiones, extendiendo res-
ponsabilidades a cada encargado de divisin que se des-
empea como administrador polivalente.
Es problemtico para un archivero cuando este tipo
de estructuras presenta un organigrama divisional reali-
zado sobre una administracin por objetivos y que desem-
boca en una lgica de centro de ganancias; estas insti-
tuciones, en cada unidad poseen un grado de autonoma
de gestin y un seguimiento analtico de los resultados
financieros. Suelen darse exageraciones, que lgicamen-
te, al restarle importancia los archivos, generan caos in-
formativo para toda la institucin, es conveniente enton-
ces, efectuar controles y servicios documentales en ar-
chivos centrales que figuren en el organigrama dentro
de lo que sera un estado mayor y crear archivos even-
tuales en las divisiones relativamente autnomas.
Matricial: una unificacin de funciones y segmentos
estratgicos; estructura el equilibrio entre cada misin
y el conjunto de medios comunes a los que recurren. La
situacin de estos organigramas es que responden a dos
lgicas cruzadas: una de especialidades o funciones, como
finanzas, comercial, produccin; y, otra de mbitos o pro-
gramas de actividades.
Lograr el equilibrio entre integracin-diferenciacin
es bastante complejo al momento de elaborar las tablas
de clasificacin, donde debern reflejarse las activida-
des diferenciadas con mltiples interdependencias.
El archivero debe comprender entonces que frente a
un medio inquieto donde las instituciones tienen un rit-
mo de cambio ms frecuente y en menor tiempo, se re-
quiere una gran flexibilidad de las tablas de clasifica-

194
cin y, lgicamente, los archivos tendrn otro ritmo de
trabajo para cubrir las necesidades de informacin. El
organigrama matricial requiere de un creciente esfuer-
zo en sus procesos de informacin, y es donde se com-
prende mejor que la coordinacin y regulacin de la in-
formacin se ubica en el centro de la organizacin.

Diagramacin

Simbologa: para llevar a cabo los organigramas es

preciso conocer algunas normas y convenciones sobre la
diagramacin. Esencialmente se utilizan dos elementos:
rectngulos y lneas.
Lneas: las lneas se emplean para sealar la rela-
cin de autoridad o jerarqua existentes. Las relaciones
de staff y de autoridad funcional se disean con lneas
de puntos o de trazo partido.
Se trazan (1 mm de grosor) exclusivamente en senti-
do vertical u horizontal, de modo que los puntos de unin,
con rectngulos o con lneas, formen un ngulo rectn-
gulo, (90 grados). Las lneas oblicuas son excepcionales.
Deben partir del punto medio del lado inferior o base del
rectngulo de mayor nivel y unir al punto medio del lado
izquierdo, derecho o superior del rectngulo de menor
nivel.

195
 FONDO

SECCIN DE FONDO SECCIN DE FONDO SECCIN DE FONDO

196

SERIE SERIE SERIE

EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE

UNIDAD UNIDAD
DOCUMENTAL DOCUMENTAL

Cuadro 12. Diagrama clasificatorio.

 Rectngulos: los rectngulos se emplean para re-
presentar:
cargos,
funciones,
categoras,
personas,
de acuerdo al tipo de organigrama a representar.
Los rectngulos se disean en posicin horizontal,
utilizando trazo fino (0,5 mm). Su tamao se relaciona
con la importancia de la posicin que representa.
Distribucin de los rectngulos: las relaciones de
autoridad y dependencia entre las representaciones con-
cretadas por los rectngulos, son sealadas por su dis-
tribucin espacial.
Los distintos niveles del dibujo marcan las relacio-
nes, indicando que el rectngulo superior cumple una
posicin con autoridad sobre la sealada en un nivel infe-
rior.
La distribucin horizontal se grafica al mismo nivel
de las posiciones que tienen igualdad de jerarqua en la
estructura.
Contenido de los rectngulos: de acuerdo con la
informacin establecida en los rectngulos, los organi-
gramas se clasifican en:
a) Organigramas funcionales, que indican en sus
rectngulos el nombre de los cargos o funciones.
b) Organigramas personales, que indican en sus
rectngulos el nombre de personas.
c) Organigramas mixtos, cuya variedad indica en
sus rectngulos la informacin de cargos, funciones y
personas.
d) Organigramas complejos, cuyo contenido en los
rectngulos, presenta informacin sobre:
Funciones.

197
 Cargo.
Cdigo del cargo.
Nmero del tem presupuestario.
Nmero de personas que se desempean en la mis-
ma dependencia.
Tamao de los rectngulos: la uniformidad repre-
sentativa y simbologa de los organigramas, que gene-
ralmente cubren necesidades de expresin convencio-
nal para los distintos niveles estructurales de la organi-
zacin, se conforma convencionalmente (norma nomol-
gica) relativizando los tamaos de los rectngulos a la
informacin contenida. Resumimos:
1) Organigramas cuyos rectngulos contienen el nom-
bre del cargo o funcin y/o persona.
En este tipo de grfico el tamao del rectngulo ms
pequeo no puede ser menor de dos centmetros de base
por uno de alto. Los rectngulos indicadores de cargos
inmediatos superiores y progresivamente aumentarn
un centmetro de base y/o medio centmetro de alto por
cada nivel.
2) Organigramas cuyos rectngulos contienen el nom-
bre del cargo, cdigo, nmero del tem presupuestario y
nmero de personas contenidas en relacin de depen-
dencia del cargo.
En estos organigramas se incrementa la altura me-
dio centmetro agregando el espacio para la informacin
adicional. En el diseo, se opta por marcar el medio cen-
tmetro con una lnea ms fina que la del rectngulo, lgi-
camente que estar divida en una, dos, tres partes, pre-
ferente pero no necesariamente iguales, estas divisio-
nes sern utilizadas para agregar la informacin esta-
blecida.

198
 Para las posiciones staff se utilizan rectngulos igua-
les a los empleados al nivel inmediato inferior de la po-
sicin asesorada, en algunos casos se utilizan crculos.
Distancia entre rectngulos: toda representacin
grfica requiere de una armona visual, lo cual no obli-
ga, en el caso del organigrama, a mantener distancias
proporcionales entre los rectngulos componentes del
organigrama. El objetivo de las distancias es el de lograr
espacios que resalten la ubicacin de las posiciones es-
tructurales.
Para conseguir esa simetra, se establece que la dis-
tancia vertical entre rectngulos de niveles inmediatos
es igual a la altura del rectngulo superior. La separa-
cin horizontal est determinada por la cantidad de rec-
tngulos que se diagraman a una misma altura y del es-
pacio disponible en la hoja de papel. Slo como sugeren-
cia, la separacin no debe ser menor a la mitad del ancho
de los rectngulos correspondientes al nivel.
Caracterstica de la hoja de diagrama: se utiliza
hojas normalizadas de diagramacin bajo las siguientes
caractersticas:
Tamao de la hoja: 420 x 297 mm IRAM (Instituto Ar-
gentino de Racionalizacin de Materiales); norma 3001 -
Formato A3.
Marco exterior tomando las siguientes medidas de
los bordes de la pgina:
Marco superior: 9 mm
Marco derecho: 10 mm
Marco inferior: 8 mm
Marco izquierdo: 30 mm
Cuadro de identificacin: ubicado en el vrtice su-
perior derecho o en el lugar que no perjudique la cons-
truccin del organigrama, independientemente de que

199
es bueno ver la esttica del grfico, empleando los si-
guientes datos: (10 x 3 cm).

Nombre de la institucin
rea relevada
Fecha Realizada por Cdigo

Cuadro 13. Cuadro de identificacin.

En el vrtice superior izquierdo o en el lugar que no

perjudique la visin del diagrama, se ubica el cuadro del
mismo tamao que el anterior empleado para aclarar la
simbologa utilizada en el grfico, cuando esto es nece-
sario.
El diseo del organigrama se extiende hasta medio
centmetro de las lneas internas.
Lneas gua del impreso: generalmente contienen:
55 lneas horizontales a medio cm cada una (56 fi-
las).
37 lneas verticales a 1 cm cada una (38 columnas).
Estas lneas de diagrama, lneas de dibujo, lneas de
pautado, segn criterios empleados para la cuadrcula,
permiten un rpido diseo de los rectngulos y lneas
del organigrama.
Extensin del diagrama: diagramas cuya extensin
no permite su dibujo en la hoja normal. Por razones de
manipuleo del documento, el enorme volumen de divi-
siones que pueden contener algunas empresas o institu-
ciones, las dimensiones reducidas del papel, constitu-
yen buenos motivos para dividir en dos o ms partes el
grfico del organigrama.

200
 Para relacionar cada una de las partes divididas en
el grfico, se utilizan conectores con un nmero de cdi-
go asignado a los respectivos grficos.
Diagramas de sectores de la organizacin: cuan-
do se realizan estudios pormenorizados de algunos secto-
res de la estructura organizativa, es conveniente realizar
representaciones grficas limitadas a sectores afectados.
Para comprender esta situacin en el grfico, las lneas
que vinculan el sector con los restantes se dibujan con
trazo partido.
Simplicidad: para lograr una simplicidad del dise-
o, que por su misma naturaleza lo es, se recomienda evi-
tar:
Entrecruzamiento de lneas.
Utilizacin de varios colores.
Sombreado de los rectngulos.
Informacin que no corresponde a la estructura.
Utilizacin de otros smbolos que no sean conven-
cionales.
Tipografa que dificulta la lectura.
Equilibrio: condicin de todo diseo en la distribu-
cin de sus elementos componentes y que su acabado sea
equilibrado y simtrico, sin que por ello se tergiverse la
realidad que se quiere representar.

CODIFICACIN DE LOS CARGOS DEL

DIAGRAMA

Algunas instituciones asignan en sus organigramas

un nmero codificado en cada puesto, misin o funcin
representada. De modo que sus dgitos permiten una r-
pida identificacin del puesto o funcin.

201
 Las posiciones staff se codifican con el mismo nme-
ro que ha sido asignado a la posicin que asesoran.

TIPOS DE DIAGRAMA DE ESTRUCTURA

Los organigramas tienen como principal objetivo evi-

denciar algunos aspectos de la estructura y subsidiaria-
mente, suministrar informacin especfica. Con esa in-
tencionalidad se enfatizan generalmente:
Funciones.
Jerarqua de los cargos.
Categora de los empleados.
Nombre de las personas que ocupan los cargos.
Categoras de sueldos asignados a los cargos.
Cuenta presupuestaria asignada al cargo.
Cantidad de puestos que dependen del cargo.
Combinaciones de los puntos anteriores.
Al ser convencional la simbologa que se utiliza, va-
ra muy poco de una institucin a otra, significando en
todos los casos, informacin de relacin, bsicamente de
autoridad y dependencia.
Conviene entonces diferenciar dos expresiones prin-
cipales:
Informacin que se coloca dentro de los rectngulos.
Niveles ocupados por rectngulos de acuerdo con
el propsito del organigrama.
Organigrama de jerarqua de cargos: son los or-
ganigramas que manifiestan las jerarquas de los cargos
en la estructura organizativa. Se auxilia con una lnea
vertical en el margen izquierdo de la hoja grfica; cada
nivel representa una jerarqua. En el rectngulo normal-
mente se indica la denominacin del cargo.

202
 Organigrama de categora del personal: son or-
ganigramas que manifiestan la categora que correspon-
den al personal que ocupa los cargos. No siempre existe
una relacin adecuada entre la categora del cargo y la
categora del escalafn.
Organigramas del nombre del personal: son or-
ganigramas que muestran nombres de personas en sus
cargos respectivos de la estructura, respetando las rela-
ciones de dependencia.
Organigrama funcional: son los organigramas que
representan las funciones de la institucin, muy utiliza-
dos, por ser prcticos y sencillos en su informacin. El
diseo est determinado por la naturaleza especfica de
las funciones y por los recursos humanos con que cuenta
la organizacin.
Comprendemos fcilmente que por su utilidad en el
anlisis de la asignacin de tareas, el grado de especia-
lizacin y la separacin de funciones, es de suma utili-
dad para los archiveros para cumplir sus labores docu-
mentales.
Organigrama por categora de sueldos: si bien
estos organigramas presentan innumerables beneficios
desde el punto de vista de la administracin y las finan-
zas de la institucin, al efectuar una poltica de remune-
raciones y tener una visin global de la misma, no reci-
ben mucha atencin del archivero. Estos organigramas
generalmente se encuentran insertados en algn or-
ganigrama citado.
Organigrama de cuenta presupuestaria: el pre-
supuesto, como registro de toda la informacin de la ins-
titucin, se transforma en una herramienta eficaz de pla-
neamiento y control, razn por la cual se crea el organi-
grama de cuenta presupuestaria, asignada al cargo, in-
dicado numricamente la cuenta presupuestaria.

203
 Organigrama de dotacin de personal: tambin
es til como instrumento de anlisis. Visualiza la canti-
dad de personas que dependen de cada posicin de la
estructura.
Organigramas mixtos: las necesidades de informa-
cin de la institucin son complejas, lo que obliga a reali-
zar combinaciones entre organigramas, siempre logrando
equilibrio entre informacin y simplicidad de lectura.
Para cumplir estos propsitos se presentan algunas com-
binaciones:
Organigrama de jerarqua del cargo, cdigo del car-
go, cuenta presupuestaria y nmero de personas de de-
pendencia. Es el que mejor se adapta a las necesidades
de informacin de una organizacin, razn por la cual su
uso en la Archivstica es muy bien considerado.
Organigrama de categora y nombre de los emplea-
dos.
Organigrama de jerarqua del cargo y nombre de la
persona que ocupa el mismo.
Organigrama de categora de sueldos y nombre de
la persona.
Organigrama de jerarqua del cargo y categora de
sueldos.

RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIN

La consulta del organigrama requiere de toda la in-

formacin para que podamos realizar una tabla de clasi-
ficacin adecuada. Los medios habituales en la recolec-
cin de informacin, tal como lo anunciamos en Anlisis
documental de tcnicas documentales, son la entrevista y
el cuestionario.

204
 Para los cuestionarios, se suministran dos modelos
perfectibles que utilizaremos para tener una idea aproxi-
mada en los archivos.

RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA
Datos personales
Apellidos-Nombres Antigedad empresa
Cargo Antigedad cargo
Ubicacin de su lugar de trabajo
Calle: ........................................................................................................
Localidad: ........................................
Piso: ................................................. Oficina N: .....................................
Telfono: ...................... Interno: .......... Mail to: ....................................
Horario de trabajo: ..................................................................................
Supervisin
Quin es su jefe inmediato superior?
Nombre Cargo
Quines supervisan sus tareas?
Nombre Cargo Tipo de supervisin

Indique personas supervisadas directamente por usted (aunque no

dependan de usted)
Nombre Cargo Tipo de supervisin

Comisiones: Forma parte de alguna comisin o grupo de trabajo? En

caso afirmativo, indique:
Denominacin Propsitos Integrantes

Cuadro 14. Relevamiento de la estructura.

205
 Otra forma sera:

Cuestionario de relevamiento de estructura

Apellido y nombre.
Denominacin del cargo que ocupa.
Jerarqua en el escalafn.
Jerarqua del cargo.
Quin es su jefe inmediato superior.
Apellido y nombre.
Denominacin del cargo.
Jerarqua en el escalafn.
Jerarqua del cargo.
Tipo de supervisin.
Existen otras personas que lo supervisan directa-
mente, le dan rdenes, instrucciones, etc.? Para cada uno:
Quines son sus subordinados directos? Para cada
uno:
Existen otras personas sobre las cuales ejerce algn
tipo de supervisin, de rdenes, instrucciones, controla,
etc.? Para cada uno:
Funciones de la dependencia.
Tareas que usted lleva a cabo.
Nmero de cuenta presupuestaria asignada a su cargo.
Tipo de relaciones de comunicacin que usted man-
tiene con otros sectores de la organizacin.

206
 LA ADMINISTRACIN EN LA ORDENACIN
Y CLASIFICACIN

GENERALIDADES

EN TODOS los aspectos de nuestro trabajo, hablamos cons-

tantemente de la entidad productora, de archivos priva-
dos, formados en entidades privadas; archivos pblicos,
originados en entidades pblicas, etc. En todas ellas,
como factor comn, se habla de la administracin. Uno
de los grandes cuerpos de conocimientos del bagaje cien-
tfico de la Archivologa, es la administracin. Es un fin
primordial, desde el punto de vista archivstico, servir
de memoria a la administracin que genera su propia in-
formacin; sin el cumplimiento de esta premisa, los ar-
chivos adquieren un sinsentido, pierden objetividad.
Corresponde entonces tomar algunos conceptos que
nos permitan comprender el papel que desempean los
archivos con relacin a la administracin en general.
Etimolgicamente, la palabra administracin provie-
ne del vocablo latn ministrare, que significa servir, y de
la preposicin ad, que significa hacia. Su sentido es bas-
tante amplio, se emplea como accin de administrar, em-
pleo de administrador, servir para el cumplimiento de
un fin, gobernar, regir, cuidar, ciencia del gobierno de
un estado, equipo de gobierno de un pas, o como la ac-
cin del gobierno para cuidar los intereses pblicos.
La administracin es la disciplina que estudia a las
organizaciones y que tiene como objetivo lograr el mxi-
mo aprovechamiento de los recursos para lograr benefi-
cios.74
La administracin es una metodologa para gobernar
y dirigir las organizaciones mediante sistemas de pla-
neamiento, ejecucin y control.75
Administracin es un sistema de principios y leyes
jurdicas y tcnicas, con autonoma, que permiten diri-
gir y coordinar la actividad de un grupo humano hacia
objetivos comunes.76
El inters archivolgico por la administracin radi-
ca en que sta crea y genera documentos y al mismo tiem-
po requiere del servicio informativo del archivo que a su
vez funciona como memoria de la institucin.
Una buena administracin hace posible que el Esta-
do alcance su fin principal, que es el bien comn. Y es
una de las razones por la cual sus archivos, a diferencia
de los particulares o privados, perduran a travs del tiem-
po, logrando mayor continuidad y consistencia. Los ar-
chivos que son producto de la administracin pblica ad-
quieren mayor importancia por su contenido histrico y
por el valor informativo de los documentos, considera-
dos como un bosque de pequeas realidades.
74
Leonardo Cota. D.: Administracin de Empresas, Buenos Aires,
El Ateneo, 1998, 4 edicin, 35 pp., p. 4.
75
Alicia Barroso de Vega y Ana Mara Liporace: Administracin
de empresas, Buenos Aires, Plus Ultra, 1992, 115 pp., p. 16.
76
E. Garca Apolinar: Administracin de empresas 4, Buenos Aires,
Saint Claire, 1991, 145 pp., p. 7.

208
 Existen numerosas definiciones sobre administracin,
Guillermo Fernndez sostiene que es la coordinacin
de los esfuerzos de los integrantes del grupo para lograr
los fines de la institucin, as como Scott y Mitchel de-
finen la administracin es esencialmente la instrumen-
tacin humana que activa a las organizaciones y contro-
la su curso. Los administradores infunden los valores hu-
manos y las aptitudes administrativas que son necesa-
rias para equilibrar la especializacin y la coordinacin
de modo que la organizacin pueda realizar de manera
ptima los objetivos para los cuales se cre.
Bernardo Kliksberg nos dice que la administracin
es un conjunto de conocimientos referentes a las orga-
nizaciones, integrado por nociones atinentes a la expli-
cacin cientfica de su comportamiento y nociones ati-
nentes a su tecnologa de conduccin.
Observamos entonces que la administracin se refie-
re a la accin de coordinar los esfuerzos y la distribucin
de actividades, especializacin y coordinacin, con el fin
de lograr objetivos; toda administracin est orientada
hacia el hacer.
El conocimiento cientfico de la organizacin tiende
a descubrir los comportamientos regulares y dinmica
de las actividades, una de las razones esenciales en la
que en toda planificacin por insignificante que sea, debe
incluirse la capacitacin del personal, sobre todo de ar-
chivo, que es bastante ignorado, y por otro lado la actua-
lizacin de conocimientos cuando existen profesionales
en el rea.
Jorge Hermida nos dice que la administracin es una
ciencia que tiene un objeto de estudio que son las organi-
zaciones, que trata de lograr su explicacin y compren-
sin y la bsqueda de sus porqus. Tambin existe una
tcnica de la administracin, que cuenta con un instru-

209
mental conformado por reglas, normas y procedimien-
tos que permiten conducir una organizacin, hacer ope-
rativo su comportamiento y transformar su realidad.
Schellemberg asigna los fines del archivo con rela-
cin al gobierno y a su administracin como:
Fines oficiales: son los servicios que presta el go-
bierno, como memoria de un Estado, como preservador
del patrimonio, y como elemento de continuidad en los
actos administrativos, antecedentes documentales, per-
mitiendo adoptar resoluciones y resolver problemas mer-
ced a los antecedentes documentales depositados en el
seno de todo gobierno. As mismo los archivos permiten
una orientacin cientfica y no improvisada para la con-
duccin del presente.
Fines culturales: se manifiestan en relacin a los
elementos que son ndice del grado de civilizacin de un
pas, en la medida en que un gobierno se ocupa de ellos.
stos nos hacen pensar en la obligacin tanto del gobier-
no como de sus gobernados, de cuidar el patrimonio do-
cumental.
Fines civiles: se manifiestan a travs de la relacin
que existe entre el gobierno y gobernados, los archivos
se constituyen en prueba de los derechos civiles y garan-
tas de los individuos. As mismo constituyen un elemen-
to probatorio de las relaciones de gobierno entre s y de
los gobernados entre s, crendose un juego mutuo de
garantas respaldadas por los documentos conservados
en los archivos.
Analizamos en forma general algunos aspectos de la
administracin para entender los fines del archivo y los
elementos bsicos para una buena comprensin de la or-
denacin y la clasificacin: la administracin (sobre todo
en la administracin pblica) puede ser considerada des-
de dos puntos de vista generales:

210
 Administracin subjetiva u orgnica: considerada
como un complejo de personas y cosas que tienden a una
finalidad.
Administracin objetiva o material: como actividad
encaminada a la satisfaccin de las necesidades pbli-
cas. Las herramientas y procedimientos tendentes a me-
jorar el funcionamiento en su conjunto, podremos agru-
parlos como funciones:
Planeamiento.
Organizacin.
Personal.
Direccin.
Control.
Para una clasificacin adecuada, conviene entonces
aclarar las diferencias existentes entre lo que se llama-
ra el conocimiento cientfico de la organizacin y el uso
efectivo de la tecnologa.
Es decir, no basta un conocimiento adecuado de la
conduccin y de la tecnologa existente, sino tambin el
uso eficaz que se le d. Graficamos:

Administracin

Estudio cientfico de la
organizacin

Nociones sobre tecnologa

de conduccin

Gestin

Lo que s es necesario aclarar es que delimitamos el

estudio de la administracin slo en aquello que es con-
cerniente al conocimiento del archivero, pero no debe

211
mos olvidar que la administracin es mucho ms amplia
en su sentido y en su contenido.
Tanto la administracin como la Archivstica se en-
cuentran abocadas a la bsqueda de principios y univer-
salizacin de los que posee, de modo que exista un gra-
do de uniformidad en el empleo de estos principios, de
los que podemos sealar algunos indicadores:
1) El principio de correlatividad de la organiza-
cin, como totalidad en que sus partes componentes se
encuentran ntimamente relacionadas, donde una mo-
dificacin de una de sus partes componentes, afecta a la
totalidad; comprendemos entonces que un mejoramiento
de los sistemas de trmite y archivo ha de beneficiar ter-
minantemente a toda la institucin. Es lamentable que
muchos administradores olviden este detalle, y permi-
tan que los archivos se empantanen hasta el extremo
que se convierten en un obstculo.
2) El principio de interactuacin: toda institucin
interacta con el medio en el cual se encuentra inserta-
da, por consiguiente las circunstancias polticas, econ-
micas y sociales afectan su desenvolvimiento.
3) El principio de racionalidad es aplicable y obli-
gatoriamente en los archivos, comprendido como el em-
pleo mnimo de los recursos para la obtencin de mxi-
ma calidad en los resultados.
4) El personal administrativo debe tener alterna-
tivas para lograr su desarrollo y capacitacin, sobre los
temas que ataen al documento, teniendo como contra-
partida al servicio que pierde calidad y eficacia.
5) Toda institucin debe avanzar en el sentido de
su desarrollo y crecimiento mejorando permanentemen-
te su servicio hacia los usuarios en general.
Considerando estos puntos como indicadores de prin-
cipios, podemos formular entonces una mayor efectivi-

212
dad de la organizacin. Tomemos los indicadores de Ri-
chard Beckharde:
Considerando a la organizacin total, compuesta por
sus partes e individuos, realiza su trabajo en relacin
con los objetivos y planes elaborados anteladamente. Los
documentos han de reflejar en ese sentido su organiza-
cin e instalacin en el archivo.
La funcin es determinante de la forma como se en-
caran los objetivos de la clasificacin.
La comunicacin no debe distorsionarse bajo ningn
aspecto burocrtico. Y debe reflejarse claramente en los
documentos.
Se realizan esfuerzos por tratar situaciones conflic-
tivas como problemas a los que pueden aplicarse mto-
dos de solucin de lo general a lo particular.
Si bien no es un principio, debera darse en la optimi-
zacin de la organizacin, el intercambio de ideas acerca
de tareas y actividades, sobre todo de los archivos, dis-
minuyendo los conflictos personales, y dando a conocer
la importancia general de los documentos en el contex-
to de la institucin.
Toda institucin tiene dos circuitos de interaccin:
uno interno, propio de la institucin y uno externo, pro-
pio de la sociedad circundante. Las labores archivsticas
compensan a ambos y se refleja en su organizacin.
Existen estrategias para acrecentar el valor compar-
tido, siendo apoyado por niveles superiores, mantenien-
do siempre la integridad de los objetivos. Esto se refleja
a travs de la organizacin de la institucin.
Toda organizacin se orienta creando mecanismos
de retroalimentacin de informacin para asimilar ex-
periencias pasadas.
Tenemos la misma situacin con el trmino institu-
cin, referido a los rganos constitucionales del poder

213
soberano de una nacin; se emplea tambin como sinni-
mo de entidad, organismo, ente, etc.; pero su concepto
en la actualidad es muy amplio, generalmente se concep-
ta al conjunto de reglas, fijadas a una determinada so-
ciedad, en el campo sociolgico, se puede considerar a la
institucin el reconocimiento del acuerdo social, consoli-
dado por leyes propias, es decir, producidas en las condi-
ciones de quienes pueden producirlas y actualizarlas.
En cada institucin participan personas que provie-
nen de una realidad socio-cultural transmitida poste-
riormente en las costumbres institucionales y plasma-
das en cierta forma sobre los documentos, que se con-
vierten en portadores de significacin propia, manifes-
tando su vivencia de la realidad. No es slo tecnicismo
el ordenar y clasificar los documentos, sino una compren-
sin ms acertada de la importancia de los documentos.
Toda institucin se encuentra inserta en una reali-
dad socio-institucional ms amplia, donde existen otras
instituciones, con las cuales se producen relaciones ca-
ractersticas del medio. El intercambio de informacin
optimizada permite una mayor comprensin de la admi-
nistracin y del comportamiento de la informacin.
Las actividades humanas, caracterizas como propias
del hombre, tienden a ritualizarse e institucionalizarse;
aportando esa realidad a una cada vez ms compleja, re-
cibiendo de las dems contenidos significativos.
Durkheim considera a las instituciones como cosas,
donde la sociologa tiene que constatar las leyes que regu-
lan el comportamiento, las convenciones especficas. La
dinmica est condicionada por el devenir histrico.
En la bsqueda permanente de responder a los re-
querimientos del acontecer, imperativo de actualidad y
apertura al futuro, la institucin contexta la realidad.

214
Generando las condiciones de constituirse en espacio
vital de encuentro humano,
Constituirse en un agente de transformacin de la
realidad.
Definir el sentido institucional como servicio a la
institucin.
Administrar, al decir de Herbert Simon, se concep-
ta a grosso modo como el arte de conseguir que se ha-
gan las cosas. Lo que nos induce a:
Eleccin o decisin de lo que se ha de hacer.
Generar normas de coordinacin en las activida-
des que se desarrollan por un grupo de personas.
Dilucidar mtodos y procedimientos encaminados
a lograr una accin eficiente.
Esta actividad es la sumatoria de decidir y hacer, des-
de el punto de vista de la teora de la toma de decisio-
nes. Pero debemos decir que por administracin no slo
se reconoce una actividad, sino tambin a aquella cien-
cia social que estudia la transformacin y cambio de las
organizaciones para el logro de sus fines en forma efi-
ciente; y por ltimo tambin administracin suele deno-
minarse a un cargo jerrquico dentro de la estructura
organizativa de una institucin.
Desde el punto de vista archivstico, analizamos en
primer lugar a la ciencia administrativa; su evolucin y
sus escuelas; luego abordamos el estudio de la actividad
administrativa y sus funciones, de donde establecemos
los aspectos principales de la clasificacin, para final-
mente tratar la teora de la organizacin, as podemos
comprender cmo se desenvuelve la informacin dentro
de una estructura organizativa.
La administracin en sentido orgnico: est con-
formada por los rganos pblicos existentes, partiendo
de la divisin de poderes, formulada por Montesquieu,

215
que delimita al Estado en tres poderes pblicos que se
avalan recprocamente, garantizando la libertad ciuda-
dana. El poder ejecutivo fue el que mayormente desa-
rroll la administracin, por lo que subordina al Estado
por un conjunto amplio de servicios al bien comn.
En sentido subjetivo u orgnico, se entiende tambin
a los entes dotados de personera jurdica existentes en
toda la sociedad organizada al amparo del Estado que
tiene por finalidad la satisfaccin de las necesidades co-
lectivas. Estos entes constituyen la llamada administra-
cin indirecta, que se subdivide en dos clases diferentes:
Administracin indirecta de carcter total o te-
rritorial: como dice su nombre, el territorio es un ele-
mento indispensable para su existencia, tomando la ca-
racterstica de total por cuanto persigue la necesidad de
satisfaccin de la multiplicidad de necesidades pblicas
de la colectividad. Esta administracin se hace ms pa-
tente en los gobiernos federales, compuestos de admi-
nistraciones locales como son las provinciales, munici-
pales, de comunas, etc.
Administracin indirecta de carcter no terri-
torial: persigue la satisfaccin de necesidades concretas
y determinadas; esta forma de administracin es llama-
da administracin institucional.
Administracin en el sentido objetivo: conside-
rada como el conjunto de actividades realizadas por el
Estado dentro de una sociedad polticamente organiza-
da; el concepto de administracin surgir de acuerdo
con los fines que se establece el gobierno. Algunas parti-
cularidades se pueden observar:
La administracin objetiva es una actividad com-
partida con el Estado, esto no quiere decir que la admi-
nistracin sea independiente con el Estado, sino en cuan-
to a actividad cumplen funciones de bien pblico.

216
 Establece su carcter de subordinacin a la funcin
legislativa y poltica.
La administracin objetiva tiene un sentido con-
creto y es de carcter continuo y sin interrupcin.
La administracin objetiva tiene por finalidad sa-
tisfacer necesidades pblicas que no pueden ser cumpli-
das por particulares.
La administracin objetiva fundamentalmente ac-
ta a travs de los servicios pblicos.
La funcin de la administracin no es un fin en s
misma, sino un medio para el logro de objetivos del bien
pblico.
Veamos qu sucede con los archivos en relacin a las
actividades administrativas.
En cuanto a la administracin en sentido orgnico,
los tres poderes generan documentos.
En la administracin de carcter total, los archivos
persiguen la satisfaccin de necesidades colectivas, sen-
tidas a travs del requerimiento de informacin y de la
administracin correcta de los documentos que prestan
las instituciones y secciones de archivos, persiguen cu-
brir las necesidades concretas y determinadas.
En cuanto a la administracin objetiva, el archivo es
una actividad dentro de una sociedad polticamente or-
ganizada, compartida con el Estado y el servicio del Es-
tado.
En los pases federales, cada unidad territorial ad-
quiere una legislacin propia pero sin rebasar el marco
general del Estado.
En la administracin no territorial, los servicios que
prestan las instituciones y secciones de archivos, persi-
guen cubrir las necesidades concretas y determinadas.
La funcin archivstica tiene un carcter de subordi-
nacin a la legislacin, poltica y a la funcin administra-

217
tiva, lo que la diferencia completamente de la biblioteco-
loga.
Las actividades archivsticas tienen un sentido con-
creto, de carcter continuo, y sin interrupciones. As ob-
servamos que en la administracin desaparecen algunos
sectores de actividad que generan documentos, pero el
archivo contina sus funciones mientras la administra-
cin perdura, y con buen criterio, sobrevive a la institu-
cin, prestando servicios continuamente.
La funcin archivstica como entidad pblica, tiene
como objetivos satisfacer necesidades concretas que no
pueden ser cumplidas por particulares, por el mismo he-
cho de que su contenido corresponde a las actividades
pblicas.
La funcin archivstica no es un fin en s misma, sino
un medio para el logro de objetivos de bien pblico.

LAS ACTIVIDADES

Las actividades que desarrolla la administracin, que

son de inters para los archivos para el logro de sus fi-
nes, se pueden clasificar en pocos grupos. Recprocamen-
te, ante las actividades de la administracin, se tienen
las responsabilidades, sustentadas por la responsabili-
dad civil que posee toda administracin para con los ad-
ministrados, constituyndose en defensa de la sociedad
ante el aumento creciente de poder y prerrogativas que
goza el Estado y gobierno que administra.
En el aspecto administrativo, debemos tener en cuen-
ta la agrupacin de actividades que nos permita compren-
der mejor los objetivos de la clasificacin.
Si bien se pueden agrupar de distintas formas a las
actividades, las ms conocidas y experimentadas son las

218
realizadas en torno a las funciones de la institucin; este
aspecto, permite a la ordenacin y clasificacin, investi-
gacin por medio, definir y explicar las finalidades de
un servicio de archivos.
Se utilizan materias propias de la Archivologa, ne-
cesarias en el conocimiento de quien es responsable de
la administracin del archivo, sobre ordenacin, clasi-
ficacin, descripcin, conservacin de los documentos, es-
tas tcnicas permiten aclarar cmo y por qu se manipu-
lan los documentos, puesto que son caractersticas pro-
pias de las necesidades de cada una de las instituciones.
Al mismo tiempo permite analizar la existencia de
documentos innecesarios y la participacin del archivo
en la vida administrativa o en un simple depsito docu-
mental; incluye en este aspecto responder si el archivo
proporciona los documentos o la informacin requerida.
La agrupacin de actividades puede realizarse por
reas, tenemos el ejemplo de que en muchas institucio-
nes el archivo se encuentra dividido en distintos locales
y bajo distintos responsables, lo que puede afectar el tra-
bajo de la ordenacin y clasificacin. Una adecuada plani-
ficacin debe contemplar estas situaciones, sea mediante
la centralizacin documental adecuada, o la categoriza-
cin de un archivo responsable de todo el trabajo docu-
mental.
Tambin pueden agruparse las actividades por el tipo
de usuarios, que es lo que ocurre generalmente con los
archivos generales.
Hablamos de archivos generales como modelo de aque-
llos archivos que se componen por un archivo interme-
dio o administrativo, destinado a la atencin de usuarios
del poder ejecutivo, y por un archivo de conservacin per-
manente, destinado a la atencin de investigadores.

219
 En la actualidad, se tiene en cuenta que los archivos
no slo contienen informacin para los investigadores,
la multiplicidad de temas que se tratan en las institucio-
nes oficiales nos permiten hablar acertadamente de que
los archivos contienen informacin cientfica, y en la ac-
tualidad, se hace ms patente este tipo de investigacio-
nes, debiendo el archivo, prepararse para este aspecto.
Otra forma de agrupar las actividades es segn los
procesos por medio de equipos especializados, as tene-
mos actividades de reprografa, fotocopias, microfilme,
etc., o actividades de proceso informtico, etc.
Comprendiendo las diferentes formas de agrupar las
actividades, es necesario realizar un anlisis antes de
lanzarlo en un plan de clasificacin determinado, tenien-
do en cuenta que en un futuro cercano, la institucin pue-
de tener acceso a determinadas tecnologas, es entonces
recomendable:
1) Emplear personas que desempean actividades
smiles con las que se plantean en el plan.
2) El personal debe tener inters por lo que realmen-
te hace, aun con el riesgo de convertir a las actividades
en algo rutinario.
3) La naturaleza de las tareas deben ser claras, inde-
pendientes de otros sectores de la institucin.
4) Es necesario en forma permanente realizar un con-
trol y verificacin de las actividades.
Las actividades que desarrollan la administracin
pblica y el archivo, para el logro de sus fines, se puede
resumir en los siguientes grupos.
De planificacin.
Polticas.
De decisin.
De influencia.
De informacin.

220
 Operativas.
De control.
De fomento.
De servicio.

Actividades de planificacin

Planificar consiste en predeterminar qu haremos,

cmo lo haremos, cundo lo haremos y dnde lo ha-
remos. En el qu, cmo, cundo, dnde, estn con-
siderados los elementos fundamentales de la planifi-
cacin.
La planificacin se sustenta en el establecimiento de
objetivos y en una determinacin de polticas y planes
de accin para concretar con xito los objetivos propues-
tos.
La fijacin de objetivos: en toda organizacin se
crean mltiples objetivos y se categorizan de acuerdo a
sus prioridades, formando toda una cadena de fines a
medios.
Cada objetivo se caracteriza porque, una vez logrado,
sirve como medio para lograr un fin ms amplio, convir-
tindose en un nuevo medio para lograr un nuevo obje-
tivo, formando estructuras de categoras, condicionados
todos a un logro comn a la finalidad institucional.
Los objetivos son varios, pero se encuentran ordena-
dos en forma lgica (segn las jerarquas participantes).
No todos los objetivos pueden optimizarse. Porque co-
rresponden a una rutina, son objetivos que facilitan el
logro de otros objetivos.
Todos los hombres y todas las organizaciones tienen
recursos escasos, tales como dinero, tiempo y capacidad.
Eso quiere decir que el hombre no puede lograr todos
los objetivos que quiere.

221
Actividades polticas

Son aquellas que tienden a la formulacin de conduc-

tas para el logro de objetivos comunes, no se posibilita
una organizacin que carezca de objetivos.
Determinacin de polticas: toda poltica es una
conducta y una decisin predeterminada ante situacio-
nes y problemas que se han de presentar en forma con-
suetudinaria. Al establecer una poltica se est dando
una solucin por anticipado al problema que se va a pre-
sentar en el futuro. Muchas de estas polticas se imple-
mentan con un trmite, que tiene como fin salvaguardar
valores determinados que afectan a los fines de la insti-
tucin.

Actividades de decisin

Son aquellas que conducen a la seleccin de las ac-

ciones a seguir. Son las actividades ms complejas, por
lo que dedicaremos mayor atencin a este aspecto.
Los pasos bsicos para la toma de decisiones, se pue-
den considerar:
Informacin: adecuada y especifica para la buena
conduccin del problema. Wilensky nos aclara que Se
entiende por informacin (intelligence), las cuestiones,
intuiciones, hiptesis y pruebas que resultan tiles para
determinar una poltica.77
Inteligencia: como aptitud y calidad en la locali-
zacin y establecimiento de relaciones del problema y
de la oportunidad para decidir.

77
Harold L. Wilensky: Organizational intelligence: knowledge and
policy in government and industry. New York, Basic Books, 1967.

222
 Anlisis: como distincin y separacin de los dis-
tintos problemas y examen de las distintas alternativas,
determinacin de las consecuencias.
Seleccin: como eleccin de mejores alternativas
que puedan dar mayores resultados.
En las tres primeras fases, la informacin juega un
papel trascendental, por la actualizacin que se tiene
del problema y del comportamiento de las variables. Por
lo tanto es necesario tener en cuenta que la informacin
tiene que ser de alta calidad.
En el cuarto paso se produce la decisin, la seleccin
que se realiza de acuerdo a criterios que responden a obje-
tivos determinados.
La toma de decisiones es por su esencia una acti-
vidad constante del ser humano que se realiza en todos
los aspectos de su vida. Las decisiones se toman en for-
ma intuitiva, emprica y como producto de la actividad
intelectiva.
Decisiones programadas. Cuando la persona toma
una decisin rememora una respuesta basada en la ex-
periencia, que ha sido elaborada anteriormente, tiene una
decisin programada. Basada generalmente en:
Operacionalidad de los objetivos.
Repetibilidad de la situacin.
Certidumbre de los resultados.
Toda incitacin es considerada como:
Reunin de factores de produccin, as en la insti-
tucin encontramos recursos humanos y materiales que
se combinan para alcanzar objetivos determinados. El
resultado de las decisiones que se toman respecto a las
alternativas presentadas, se trasluce en la eficiencia de
la utilizacin de los recursos disponibles.
Naturaleza y trabajo bajo una organizacin o direc-
cin para prosecucin de determinadas satisfacciones.

223
En toda institucin existe una direccin que integra los
diferentes recursos, dirige, coordina y controla para el
logro del fin propuesto.
Servicios que la institucin requiere. La activi-
dad de la institucin crece en complejidad aumentando
la presin competitiva y requerimientos legales o de otro
orden que impone el cuerpo social. La direccin de acti-
vidad emprica pasa a ser una tcnica compleja, involu-
crando especialidades en diferentes aspectos.
Es la calidad la que condiciona o determina la cuali-
dad de los resultados y permite una gestin satisfactoria
de la administracin.
En las instituciones pequeas las decisiones se en-
cuentran generalmente centralizadas en un individuo;
en las instituciones grandes hablamos de la resultante
de las decisiones del conjunto de individuos que tienen
facultades para tal efecto, situacin que da origen a la
aplicacin de tcnicas de comunicacin para lograr la
coordinacin.
El elemento humano dentro de la institucin se re-
parte las tareas a realizar por grupos homogneos que
constituyen funciones y se establecen diferentes niveles
o jerarquas a efecto de poder actuar en forma eficiente.
La naturaleza de la actividad de las personas en los
diferentes niveles vara en cuanto a la proporcin que
dedican a labores de planificacin, supervisin y control
y ejecucin de tareas concretas como manejo de recur-
sos materiales.
En la medida que ascienden los niveles de la pirmi-
de organizacional, las decisiones varan en cuanto a su
naturaleza, alcance e importancia respecto a los fines de
la empresa. Este aspecto es esencial para la clasificacin
y la seleccin de los documentos producidos en cada ni-
vel.

224
 El planificador de los sistemas de gestin y archivos
debe tener en cuenta el cuestionario:
Qu se hace en la institucin?
Qu se hace para que los niveles de ejecucin pue-
dan tomar mejores decisiones?
Es todo lo que puede hacer el archivo?
Cuando hablamos de las actividades polticas, nor-
malmente nos referimos a dos tipos de decisiones:
Decisiones de rutina.
Decisiones de poltica.
Decisiones de rutina: son las ms frecuentes y re-
petitivas, no afectan considerablemente la suerte de la
organizacin. Generan documentos de carcter facilita-
tivo. Estas decisiones se toman en cualquier nivel de la
institucin.
Decisiones de poltica: son las que toman los nive-
les especficos para este fin, son de trascendencia para
la organizacin. Generan documentos sustantivos, que
hacen a la vida de la institucin. Algunas decisiones de
poltica se transforman en decisiones de rutina, estable-
cindose el procedimiento para adecuar determinadas
situaciones que se presentarn en el futuro.
As como existen categoras en los objetivos, en las po-
lticas empresariales concurren los estratos jerrquicos.

Actividades de influencia

Son las actividades de un determinado sector insti-

tucional que afectan el comportamiento de otro. Apare-
cen variables humanas de poder y orientacin.
El poder de la persona puede ser:
Normativo: como conjunto de reglas, que se otorga
bajo algunos requisitos constituidos y regulados por la
legislacin y reglamentacin de la institucin.

225
 Remunerativo: otorgado como contrato o conve-
nio, sobre la base del intercambio de la institucin hacia
el individuo.
Coercitivo: otorgado mediante el uso de medidas
de contencin, retencin, presin sobre el individuo.

Actividades de informacin

Referidas a la obtencin de los elementos de juicio

necesarios para toda decisin y comunicacin.
Los archivos se fundamentan por la necesidad del
trabajo administrativo, que cumple su ejercicio en base
a la informacin. Se distinguen algunas categorizacio-
nes como:
Dato: documento, testimonio, necesario para lle-
gar al conocimiento o relacin con el hecho.
Registro: dato compilado sobre determinado so-
porte.
Informacin propiamente dicha: dato asentado,
procesado y apto para ser utilizado.
La informacin para ser comprendida en su totali-
dad tiene algunas cualidades:
Claridad: en cuanto a que su exposicin tiene que
ser comprensible, inteligible para el utilizador.
Oportunidad: por la inmediatez de su recupera-
cin.
Seguridad: de modo que, utilizando la misma in-
formacin en circunstancias smiles, se obtengan resul-
tados semejantes cuando no iguales.
Validez: la informacin debe representar la reali-
dad. Comprende en s misma:
Lgica coherente de los datos.
Conformidad con los documentos resguardados.
Conformidad con los conocimientos adquiridos.

226
 Capacidad de prediccin.
Adecuacin: la informacin debe ser acorde con los
hechos y la realidad y representar en sus datos esa evi-
dencia.
Precisin de alcance: la informacin debe ser acor-
de con los objetivos de su necesidad.78
El nivel ejecutivo es el centro del sistema de comu-
nicaciones. Recibe informes, integra datos y toma deci-
siones sobre la base de la informacin suministrada.
La informacin es necesaria entonces para:
Determinacin de objetivos.
Control.
Innovacin.
Concluimos:
Toda decisin requiere informacin.
El ejecutivo depende de los subordinados y de la in-
formacin para el logro de sus objetivos.
Los archivos seleccionan y transmiten informacin
relevante.

Actividades operativas

Consideradas como unas de las ms complejas por la

enorme variedad de acciones y actos que requieren para
el logro de los objetivos de la institucin. Es la columna
vertebral de toda entidad, al desarrollarse todo el tra-
bajo que sustenta la razn de ser de cada servicio insti-
tucional.

78
Harold L. Wilensky: Organizational intellligence..., op. cit.

227
Actividades de control

Denominadas tambin de gobierno, de polica; son

aquellas actividades que despliega en el ejercicio de sus
potestades para garantizar la paz social y el orden p-
blico. El archivo, si bien no es una actividad de polica
efecta un control sobre la documentacin producida por
la institucin de acuerdo con su jurisdiccin otorgada.
Es una de las funciones de direccin, por lo que el
ejercicio del mando implica el control. H. Fayol deca que
el control consiste en verificar si todo est de acuerdo
con el plan adoptado, las instrucciones cursadas y los
principios establecidos. Tiene por objeto poner en mani-
fiesto debilidades y errores al objeto de rectificarlos y
evitar que se repitan. Acta sobre todo: cosas, personas
y acciones.
En los procesos administrativos hay proyectos, pla-
nes, programas, objetivos y metas, que no pueden ser lle-
vados a cabo por una sola persona, para tal efecto, exis-
ten principios de delegacin de funciones; conforme a
los criterios de la divisin de trabajo, se asignan deberes
y responsabilidades en cada una de las unidades de la
institucin. Son factores que nos permiten comprender
cmo debemos efectuar la clasificacin.
El control debe revisar en forma peridica y perma-
nente, el cumplimiento de los planes, de las funciones
delegadas y los deberes y responsabilidades. Esto nos
permite verificar y realizar ajustes o correctivos.
Los procesos de control pueden clasificarse de la si-
guiente forma:
Control formal: se ejerce para verificar si las ac-
tuaciones de la institucin se encuadran en las disposi-
ciones legales, reglamentos y regulaciones en general;

228
se enfatizan los procedimientos o de forma, ms que de
las cuestiones de fondo.
Esta clase de control, en el mbito de la administra-
cin pblica, est regulado por disposiciones del dere-
cho en general, del derecho pblico, constitucional y ad-
ministrativo, adems de los reglamentos internos. Estos
controles pueden ser ejercidos por unidades internas o
externas de la propia institucin.
Control de gestin: constituye un tipo de control
tcnico sobre las acciones emergentes de los objetivos y
metas previstas en un plan. Este tipo de control se da
generalmente en unidades de planificacin, o en ofici-
nas responsables de la aplicacin de mtodos de control
de gestin. Estas unidades recogen informacin de las
unidades ejecutoras y operativas, con el fin de verificarla.
Control por retroalimentacin: una caracters-
tica esencial de cualquier sistema es que su diseo re-
fleja el esfuerzo de controlar y regular las interrelacio-
nes de sus elementos componentes.
Se utilizan los trminos realimentacin (feedback)
y control de realimentacin (feedback control) para ex-
presar los aspectos reguladores de los sistemas.
Un sistema puede disearse como de control por cir-
cuito abierto o control por circuito cerrado.
Un sistema de control de circuito abierto no ofrece
el control riguroso provisto por el circuito cerrado. Un
sistema de circuito cerrado, por otra parte, realiza todo
esto.

Actividades de fomento

Que tienen por finalidad promover las actividades

particulares que satisfacen las necesidades pblicas o
son de utilidad general. En los archivos se plantean los

229
aspectos econmicos, sobre costos de la informacin, cos-
tos de mantenimiento de los documentos, conservacin,
restauracin, etc., con los consiguientes beneficios de
fomento en cuanto a los objetivos de investigacin y edu-
cacin.

Actividades de servicio

Destinadas a proporcionar utilidad a particulares,

condicionadas a razones de inters pblico. En la mayo-
ra de los pases desarrollados existe una estrecha rela-
cin entre archivos, investigadores y educandos.
Al hablar de actividades de servicio pblico, el archi-
vo se consustancia fcilmente al comprender que sus fun-
ciones, ante todo, constituyen un servicio a la institucin,
por cuanto encierra el patrimonio de la sociedad que lo
genera.
Recprocamente, ante las actividades de la adminis-
tracin, se tienen las responsabilidades, basadas propia-
mente en la responsabilidad civil que tiene toda admi-
nistracin pblica para con los administrados, constitu-
yndose en una defensa de estos ltimos ante el aumen-
to creciente de poder y prerrogativas que tienen la ins-
titucin y el gobierno que administra.

Actividades de coordinacin

Esta funcin se encuentra en todas las etapas del ci-

clo administrativo. Es una orientacin de los recursos y
esfuerzos, unificados a un propsito o finalidad especfi-
ca. Para lograr una coordinacin eficiente es necesario
prestar atencin a la comunicacin.
Sistema de comunicacin: la comunicacin obede-
ce a una decisin traducida a un mensaje legible en el

230
marco de un determinado ambiente. El mensaje es co-
dificado convencionalmente, evitando errores de inter-
pretacin.
Para transmitir un mensaje, se requiere un elemen-
to transmisor o de emisin, un canal y un receptor. Si no
se usa un cdigo uniforme puede llegar a variar la accin
por un problema semntico en la interpretacin del men-
saje.

231
 IDENTIFICACIN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

LA INVESTIGACIN archivstica se ha convertido en una rea-

lidad a partir de la sistematizacin de las tareas docu-
mentales, stas se complementaron como profesin, apo-
yadas por la universidad en general, que otorga su res-
paldo cientfico y doctrinal necesario para establecerse
definitivamente como ciencia.
Los trabajos realizados hasta la fecha nos llevan a con-
siderar una metodologa archivstica que permite el tra-
tamiento universal de los fondos documentales desde su
creacin, hasta su depsito definitivo en los archivos de
conservacin permanente.

APROXIMACIN A UNA METODOLOGA

ARCHIVSTICA

Entendemos por mtodo, al orden que se sigue en el

conocimiento metdico, para hallar la verdad y ensear-
la, es una forma de obrar o de hacer una cosa, lo cual da
pie para considerarla como el conjunto de acciones o de
procedimientos ms adecuados para alcanzar objetivos
determinados. El mtodo, en su modo genrico, deriva
del griego mthodos, bsqueda, investigacin, palabra
compuesta por met: hacia, y ods: va, camino; segn la
etimologa entonces, es el camino que debe ser recorri-
do para llegar a un punto o resultado, o modo de hacer
una cosa.
En general, es la manera de proceder racional para
lograr un fin determinado, no slo escogiendo los me-
dios convenientes, sino tambin ponindolos en prctica
segn un orden razonado, adecuado y consecuente, que
se expresa mediante reglas o normas que pueden ser prin-
cipios. Este prrafo habla perfectamente del papel de la
ordenacin y de la clasificacin en el campo de la Archi-
vologa, por la cual podemos considerarla perfectamen-
te como un mtodo, debido a su proceder racional, utili-
zando principios adecuados para lograr un orden ade-
cuado de la informacin.
El fin u objetivo que se quiere obtener, mediante un
mtodo, no ha de ser necesariamente cientfico, pero una
de las caractersticas fundamentales del conocimiento
cientfico es que se trata de un conocimiento metodol-
gico. Por lo general, los mtodos se aplican a activida-
des susceptibles de ser divididas en etapas o momentos
diversificables.
Mtodo y racionalidad se hallan estrechamente in-
terrelacionados, por cuanto todo mtodo es una manera
de aplicar la racionalidad, pero a su vez la racionalidad
misma puede definirse como el mtodo de justificar ade-
cuadamente nuestras creencias, para evitar lo ms posi-
ble los errores, si se trata de la racionalidad terica, o
de adoptar los medios adecuados a los fines persegui-
dos, si se trata de la racionalidad prctica.

233
 La cuestin fundamental que plantea todo mtodo es
que no se trata simplemente de una manera til y razo-
nable de averiguar o conseguir algo, sino que el hecho de
adoptar un mtodo concreto determina ya aquello mis-
mo que puede averiguarse o conseguirse. Del mtodo hay
que decir lo mismo que se afirma del conocimiento en ge-
neral: que modifica aquello mismo que intenta conocerse.
En algunas corrientes filosficas y en determinados
autores particulares, el mtodo se manifiesta parte sus-
tancial de su sistema. As, el mtodo socrtico es, no slo
de ncleo de la actividad filosfica de Scrates, sino has-
ta el inicio de la filosofa occidental; la duda metdica
se identifica con el pensamiento de Descartes; el mto-
do trascendental de Kant no es sino el contenido de su
Crtica de la razn pura; el mtodo dialctico es la mar-
ca de identidad del idealismo de Hegel y de la interpre-
tacin de la vida humana de Marx; el mtodo fenomeno-
lgico caracteriza igualmente a la filosofa de Husserl y
al existencialismo de Sartre. La actual filosofa de la cien-
cia, superadas de algn modo muchas de las anteriores
discusiones sobre el mtodo cientfico, pone de relieve
el pluralismo de los mtodos empleados en las diversas
ciencias.
En cambio la metodologa se refiere al conocimiento
de procedimientos e instrumentos. As la metodologa
archivstica se compone de los procedimientos (mto-
dos), ordenacin y clasificacin, descripcin y seleccin,
sean stos de mera apreciacin lgica como tcnica o prc-
tica, pero perfectibles en base a principios cuyos enun-
ciados se caracterizan por su aceptacin universal. La
ciencia archivstica emplea, al igual que todas las cien-
cias, los mtodos lgicos bsicos: deductivo (ordenacin
y clasificacin para dar un ejemplo), inductivo (descrip-
cin por ejemplo) y analgico (ciclo vital de los documen-

234
tos) y sus derivados: analtico (caracteres de lo documen-
tos) y sinttico (seleccin), que conforman todo proceso
de razonamiento.
La teora archivstica elabora y manifiesta los mar-
cos conceptuales, las formulaciones, los anlisis episte-
molgicos cuando los hay, las reglas convenidas o nor-
malizadas, para el tratamiento de las hiptesis, las ex-
plicaciones conceptuales mediante elaboracin de una
terminologa comn y apropiada a los conocimientos que
se practican. La prctica, origen de todos saberes, pro-
porciona la experiencia sobre la cual acta el anlisis
riguroso y aplica normas que surgen, como resultado de
las especulaciones tericas.
Entendemos por metodologa, en general, la ciencia
del mtodo, o el estudio terico de los mtodos que se
usan en las diversas ciencias. Ms propiamente, no so-
bre el objeto que tratamos, sino sobre el modo como tra-
tamos a este objeto, y sobre los procedimientos de la in-
vestigacin cientfica. Se la ha considerado parte de la
lgica o de la epistemologa; en realidad se aproxima mu-
cho a esta ltima, as como a la filosofa de la ciencia o a
la teora de la ciencia, pero puede distinguirse de ellas
por un enfoque ms centrado sobre las tcnicas y los pro-
cedimientos de investigacin que sobre los problemas l-
gicos y epistemolgicos.
Se discute acerca de la metodologa propia de las cien-
cias sociales, ciencias histricas, o ciencias del espritu
en general: segn algunos, les incumbe un mtodo que
las distinga de las ciencias empricas tradicionales, y
segn otros, el mtodo ha de ser para toda ciencia el mis-
mo. Esto forma parte de una disputa ms amplia, la de-
nominada methodenstreit (controversia sobre los mto-
dos), surgida primeramente a finales del siglo XIX, en Ale-
mania, entre ciencias de la naturaleza y ciencias del es-

235
pritu; Dilthey sostuvo el carcter propio y diferencial
de estas ltimas, que deban recurrir a mtodos histri-
cos, sobre todo la comprensin y la hermenutica. La po-
lmica se reanud en los aos 60, tambin en Alemania,
entre Popper y Adorno, y otros. Popper sostena la idea
positivista de la unidad del mtodo entre las ciencias
sociales y naturales o de la teora unificada del mto-
do que enuncia que toda ciencia ha de fundamentarse
en la crtica de teoras o en la refutacin de conjeturas.
Mientras que la escuela de Francfort, o los autores
de la teora crtica sostenan la peculiaridad del mtodo
de las ciencias sociales: el mtodo depende tambin de
la cosa a la que se aplica y, si sta es la sociedad, ha de
comprender, entre otras peculiaridades, la experiencia
de sus contradicciones y su carcter de totalidad; por tan-
to, el mtodo no puede ser el mismo que el de las cien-
cias de la naturaleza.
Metodologa enfocada a la accin archivstica.
Se aplica al quehacer de las prcticas archivsticas, sea
para establecer formas o disear secuencias para obte-
ner el conocimiento del hecho archivstico, o para alcan-
zar resultados.
La metodologa de la accin, del acto, o del acto pro-
yectual79 est destinada a formular planes en el queha-
cer archivstico, sea para el conocimiento de las estruc-
turas organizativas en s, o como un hecho archivstico
propio de su acervo; sean stos de hechos, sucesos, pro-
cesos o fenmenos, que suceden en su interior. No por
ello debemos ignorar de los hechos que acontecen en su
contexto de actuacin con una finalidad ms que expli-
cativa, descriptiva; o, en ltima instancia, para llevar a

79
Vctor Hugo Arvalo Jordn: El acto proyectual de los archivos,
editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.

236
cabo el logro de objetivos o resultados inherentes al que-
hacer de la direccin y del gobierno.
El mtodo hipottico-deductivo es aplicable al conoci-
miento que se ocupa del mundo social. Parte de la con-
cepcin de Karl B. Popper, que enuncia que las ciencias
empricas son sistemas de teoras. Esas teoras surgen
de la experiencia, Las necesidades, una vez manifiestas
y expuestas, son las que determinan los principios y las
prcticas, doctrinarias o disciplinarias inicialmente, cien-
tficas posteriormente, creando tcnicas que pasan por
las largas fases de elaboracin en los diferentes medios
que se desarrollan, recibiendo mtodos nuevos, concebi-
dos para almacenar conocimientos y que requieren ser
estudiados minuciosamente80 estos conocimientos son
aceptados no por un mero capricho ni simpatas, sino por-
que no existe una confrontacin con la realidad que las
desmienta.
Las hiptesis se sustentan en la formacin de cade-
nas deductivas y van conformando teoras explicativas
de la realidad.

PRECISIN DE CONCEPTOS

Hiptesis

Se estudia en epistemologa, proviene del griego hy-

pthesis, del verbo hypotthemi, poner debajo: propues-
ta, suposicin. Es una suposicin, o un supuesto, con mi-
ras a explicar algo. Referida a la ciencia, es una genera-
lizacin o enunciado general que, en principio, supone

80
Vctor Hugo Arvalo Jordn: Teora, fundamentos..., op. cit., p.
138.

237
una interpretacin de determinados hechos, y que adop-
tamos transitoriamente como verdadera mientras la so-
metemos a confirmacin o refutacin. En expresin de
Carl G. Hempel, son conjeturas felices sobre las cone-
xiones que se establecen entre los fenmenos que estu-
diamos.
No toda hiptesis cientfica es una generaliza-
cin: hay hiptesis particulares, como lo fue en su da
la Tierra gira en torno al Sol, o la del descubrimiento
del planeta Neptuno por las irregularidades en la rbita
de Urano. No siempre queda clara la distincin entre una
hiptesis y una teora o una ley y, dado que la finalidad
de una hiptesis es patrocinar una investigacin, el me-
jor modo de entenderla es situndola en el contexto glo-
bal de las teoras cientficas.
Una teora es una recapitulacin de varias leyes en
forma de conjunto de enunciados que mantienen unas
determinadas relaciones lgicas de deducibilidad; una
ley es una hiptesis que, sometida a contrastacin, ha
sido confirmada; una hiptesis es una explicacin tran-
sitoria con la que se trabaja en espera de someterla a con-
trastacin; un enunciado de observacin o enunciado
protocolario es el enunciado que describe una experien-
cia, del cual puede probarse que es verdadero o falso.
Se verifica una hiptesis, derivando de ella consecuen-
cias lgicas esto es, enunciados de observacin o pro-
tocolarios que, puestas a prueba, confirman inducti-
vamente la hiptesis, en caso de resultar verdaderos, o
refutan la hiptesis, en caso de resultar falsos.
El falsacionismo de Popper plantea su propia mane-
ra de entender la formulacin y la contrastacin de hi-
ptesis.81 Para facilitar los conceptos, consideremos a
81
Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filo-
sofa en CD-ROM, op. cit.

238
todo enunciado que se adopta como verdadero con el fin
de analizar sus consecuencias hasta aceptarlo como pre-
misa, suposicin o un presupuesto fenomenolgico o des-
echarlo como opuesto a la realidad.

Teora

Derivado del griego theoria, que significa ceremonia

religiosa o contemplacin. En sentido amplio, es el enun-
ciado que aporta un conocimiento que est ms all de
los datos o hechos que se perciben de una forma inme-
diata; conjetura o hiptesis meramente especulativa que
nada tiene que ver con la prctica, con la observacin o
con la verificacin; tambin campo amplio de estudio,
filosfico o no, como la teora de las ideas de Platn, la
teora de la sociedad o la teora del conocimiento.
El sentido etimolgico del trmino est presente en
los grandes autores de la antigedad, como Platn y Aris-
tteles, quienes entienden el conocimiento en general,
respectivamente, como contemplacin de las ideas o como
saber contemplativo y actividad intelectual superior del
hombre.
Con la presencia, en la poca moderna, de las cien-
cias empricas, una teora es preferentemente una teo-
ra cientfica, o sea, un conjunto de enunciados, hipte-
sis y leyes sobre un aspecto de la realidad, que estable-
cen entre s relaciones de deducibilidad y cuyas ltimas
afirmaciones son enunciados de observacin, y cuyo con-
cepto se relaciona intrnsecamente con los de ley e hip-
tesis. Sin embargo, las teoras no se limitan al mbito de
las ciencias empricas, sino que abarcan cualquier cam-
po del saber y debe decirse que, en principio, todo el
conocimiento humano es terico, porque todo conoci-
miento va ms all de los simples hechos conocidos en

239
un momento dado; tambin hay teoras puramente lgi-
cas o matemticas.
La teora es el aspecto sustancial del conocimiento,
tanto del cientfico como del no cientfico. En la ciencia
actual el inters se centra en las teoras, y no en la ex-
periencia por s misma, o en los datos o las observacio-
nes; datos y observaciones se obtienen en funcin de la
teora, y aun todo dato se considera que lleva una carga
de teora.
Popper ha contribuido de un modo en especial, en par-
ticular con su obra La lgica de la investigacin cientfi-
ca (1934), a que ltimamente se haya dado una impor-
tancia peculiar a la teora en la metodologa de las cien-
cias: las ciencias son sistemas de teoras y la misma epis-
temologa es el estudio de las teoras. De aqu que la fi-
losofa de la ciencia, o teora del conocimiento cientfi-
co, sea una reflexin de segundo grado, no ya sobre he-
chos ni siquiera sobre generalizaciones de hechos, sino
sobre teoras, que Popper interpreta como un sistema
de conjeturas y refutaciones: redes de mallas cada vez
ms finas, con las que se intenta captar, comprender y
dominar la realidad.82
Entre los requisitos que debe satisfacer la teora se
cuentan:
1) Debe tener consistencia lgica; no debe existir en
sus enunciados hiptesis contradictorias.
2) Las hiptesis fundamentales o principios deben
ser independientes, es decir, ninguna de ellas debe ser
deducida a partir de las dems.
3) No debe contener hiptesis inescrutables.
La teora se constituye entonces por una serie de hi-
ptesis hilvanadas a una realidad. Existe toda una clasi-
82
Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filo-
sofa en CD-ROM, op. cit.

240
ficacin de las hiptesis que no hacen a nuestro estudio,
en forma resumida podemos observar:
Las hiptesis fundamentales: consideradas de un
alto nivel del conocimientos, como hiptesis madres, de
las cuales deriva gran parte del resto de las hiptesis de
un determinado conocimiento. Las hiptesis fundamen-
tales son opuestas a las de nivel mnimo que son gene-
ralizaciones inmediatas; y entre ambas opuestas se con-
sideran las hiptesis de nivel medio. Estn tambin
las hiptesis extremales que suponen que distintos ele-
mentos externos al fenmeno analizado, podran incidir
sobre l si permanecen constantes; estn tambin las hi-
ptesis inescrutables, son de tal naturaleza que las con-
secuencias que se deducen de la teora considerndolas,
igual serian deducibles de ella sin su existencia; es decir
que son superfluas, un sistema terico genuino no debe
contenerlas; y las hiptesis ad hoc que pertenecen a la
teora, se agregan para explicar un resultado.

Leyes

Se admite en general que son hiptesis de alto nivel,

con mucho poder refutativo y con poder predictivo. Pro-
viene del vocablo latino lex, legis: ley o proyecto de ley,
que a su vez viene de legere: reunir, escoger y tambin
leer; en griego, nomos. En sus diversos sentidos, se re-
fiere fundamentalmente al mbito jurdico, moral y cien-
tfico.
Nos interesa el aspecto cientfico que con frecuencia
equivale a una ley de la naturaleza, es la descripcin con-
trastada de las regularidades que se observan en los fe-
nmenos naturales. Las leyes cientficas o de la natu-
raleza se expresan mediante enunciados descriptivos,
con los que se seala simplemente lo que es o sucede;

241
estas leyes expresan necesidad y universalidad. Las le-
yes de la naturaleza, son de cumplimiento y observancia
necesarios y universales.

Operativa del mtodo

Para lograr una aplicacin adecuada del mtodo hi-

pottico-deductivo podramos sealar tres pasos impor-
tantes:
1) Formulacin de las hiptesis iniciales: stas de-
vienen de la experiencia, y de la repeticin de los hechos.
2) Deduccin de nuevos enunciados: de nivel prc-
ticamente bsico y como consecuencia de las hiptesis
iniciales.
3) Control: que permite analizar los enunciados, com-
parados con la experiencia y obtencin de nuevas con-
clusiones.
Debemos tomar en cuenta, en forma general que la
operativa del mtodo hipottico-deductivo, como cual-
quier mtodo cientfico, correctamente expresado, y so-
bre todo, evitando un autoritarismo del conocimiento,
no acepta la existencia de principios absolutos. As los
principios de la Archivstica, que son sugeridos por la
prctica, deben soportar la prueba de la experiencia. Pero,
aun as, tendrn siempre un carcter provisorio.
Dada esta situacin, los elementos de prueba emp-
ricos, en s, establecen la hiptesis, consustanciados en
s mismos. La hiptesis es una consecuencia lgica de
los elementos de prueba, por lo que ninguna hiptesis es
probada por sus casos favorables. Esto significa que los
elementos de prueba empricos hacen que sea razonable
aceptar la hiptesis, sobre todo cuando no existen casos
contrarios conocidos que prueben que una hiptesis es
falsa o se la pueda refutar.

242
 El mtodo hipottico-deductivo plantea una impug-
nacin directa a la licitud de la induccin como procedi-
miento de la ciencia. Si bien es comprensible lo forzado
que implica aceptar este mtodo, no debe por ello ami-
lanarnos sobre el objetivo principal del trabajo archivs-
tico. Existen rutinas, las rutinas conforman mtodos, no
siempre nomolgicos, sino ms bien de experiencia, y todo
lo que atae a las ciencias sociales son conocimientos
acontecidos o de experiencia. As nos plantea Popper,
cuando expresa que no se justifica la inferencia de enun-
ciados universales a partir de enunciados singulares, por
ms numerosos que stos sean; lo mismo que nos dice
Wisdom: La induccin no existe como mtodo, por cuan-
to no hay un mecanismo racional para pasar de premisas
observacionales a una generalizacin inductiva.
Entendemos entonces, de acuerdo a lo expuesto an-
teriormente por los autores, que cualquiera que fuere el
nmero de experiencias observadas respecto a una de-
terminada relacin causal, no es bice de ser cierta, por-
que pueden llegar a darse experiencias contrarias, esto
nos obliga a pensar que las conclusiones vlidas para un
nmero indeterminado de experiencias slo son relati-
vas. Lo que quiere decir que la verificacin de la hipte-
sis se limita a las conclusiones extradas de conjuntos
de experiencias observadas, considerando que tampoco
ningn nmero de observaciones permiten dar por veri-
ficada una hiptesis, por cuanto pueden producirse siem-
pre observaciones que la refuten.
La ciencia archivstica consta de un conjunto de teo-
ras que pretenden explicar distintos aspectos del com-
portamiento de los documentos de distinta naturaleza y
origen.
Existen algunas pautas de aplicacin del mtodo hi-
pottico-deductivo sobre el fenmeno archivstico:

243
 1) La obtencin de datos: basado en la observacin
en lo que concierne a las organizaciones a quienes pres-
ta servicio.
2) La formulacin de la hiptesis inicial: la deduc-
cin de hiptesis sucesivas y la elaboracin definitiva de
teoras explicativas del comportamiento documental.
3) El anlisis metdico de las hiptesis propues-
tas: considerando el comportamiento concreto de los do-
cumentos.
4) La reflexin y transmisin de los conocimien-
tos: logrados con las distintas hiptesis elaboradas y pro-
puestas respecto a las organizaciones documentales, des-
de distintos enfoques como el histrico, psicolgico, so-
ciolgico, etc.

LOS MTODOS DOCUMENTALES

Se consideran mtodos documentales, a las tcnicas,

herramientas, instrumentos que se emplean, como cons-
titutivos de una actividad destinada a obtener toda la
informacin posible, acerca de los distintos aspectos in-
herentes a la organizacin.
Para realizar cualquier trabajo de un fondo, sea la
ordenacin, clasificacin, descripcin, seleccin, es ne-
cesario que ste est previamente identificado, se pre-
senta la situacin que podemos identificar un fondo y no
describirlo, no podemos describir nada sin previa iden-
tificacin, de ah que incluyramos en nuestros trabajos
de descripcin, la etapa de identificacin desde la pri-
mera edicin de las tcnicas documentales.83 La identi-
83
Vctor Hugo Arvalo Jordn: Tcnicas documentales de archivo.
La descripcin archivstica, editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos
Aires, 2002.

244
ficacin es parte del anlisis documental, conjunto de
tareas que deben efectuar los archiveros, a partir de la
cual se sentarn las bases para proceder a una correcta
valoracin y descripcin del fondo documental.
El breve anlisis que sigue, como un mnimo requisi-
to de todo archivo, est enfocado en funcin de los as-
pectos ms problemticos de las tcnicas documentales,
consistente en la evaluacin documental: una tcnica de
la Archivologa intensamente demandada en la actuali-
dad y sobre todo en nuestro medio.
Esta afirmacin surge de la necesidad de determinar
el valor y la importancia relativa de cada uno de los do-
cumentos existentes en las entidades productoras, como
fundamento terico y prctico para viabilizar la configu-
racin de un sistema de informacin y seleccin docu-
mental equilibrado, destinado a cubrir las exigencias de
cada institucin.
De acuerdo a la clasificacin de los archivos que pre-
tendemos normalizar, a fin de evitar errores de lengua-
je, consideramos que es al archivo intermedio a quien
directamente le corresponde de forma plena y exclusi-
va la identificacin de fondos, y su valoracin, cuando de
los fondos se trata, pero cuando se trata de otras unida-
des documentales, con el asesoramiento del archivo in-
termedio, son los archivos centrales, los que efectan la
identificacin y valoracin de las unidades intermedias.
De esa forma es ms factible y perfectible el control de
las series documentales desde el mismo momento su pro-
duccin.
Debemos suponer que es obligacin del archivo in-
termedio, velar, asesorar y revisar permanentemente
para una correcta valoracin documental, de los archi-
vos del sistema, as como su intervencin en los trasla-
dos y transferencias de sus fondos a otros archivos del

245
sistema. Tanto la identificacin como la valoracin, se
deben realizar ineludiblemente sobre fondos adminis-
trativos.
La etapa de anlisis documental no es lo mismo que
la evaluacin documental que generalmente se utiliza
para la seleccin; el anlisis podra ser ms metodolgico
en la medida que comprendamos su naturaleza, y nos per-
mita entender mejor la naturaleza de la informacin de
los documentos, En el anlisis documental se determi-
nan los componentes de un documento, stos pueden ser:
Las tareas o actividades que los producen.
Los conocimientos que encierran o representan.
Las responsabilidades que conllevan.
La informacin contenida.
La estructura fsica del documento.
Esta etapa se efecta mediante observacin y estu-
dio, y constituye la base fundamental para lograr una eva-
luacin real del valor informativo de los documentos, por
cuanto es imposible medir o valorar un trabajo sin cono-
cer previamente qu es y en qu se diferencia de los de-
ms.
Un programa de evaluacin de documentos, en el que
no se consulte el anlisis documental con la importan-
cia y atencin requeridas, no puede producir resultados
aceptables, aun cuando las etapas que sigan sean efec-
tuadas con mejores tcnicas. No se puede buscar perfec-
cionismo en la valoracin misma de los contenidos do-
cumentales, adoptando mtodos de alta especializacin
sin la base del anlisis; el contenido de las actividades
no se conoce o es conocido slo superficialmente. En este
sentido, el anlisis documental es un medio de obtener
informacin real sobre cada uno de los documentos para
posterior elaboracin de auxiliares descriptivos.

246
 Pero la importancia del anlisis documental va ms
all del proporcionar informacin para la evaluacin de
documentos. Es una prctica que debe establecerse en
cualquier archivo que desee desarrollar un sistema ade-
cuado y eficaz de informacin.
En efecto, los diversos factores que estudiaremos a
los largo del presente trabajo, derivan en gran medida
del hecho de que estas prcticas se basan en datos obje-
tivos de los documentos, los cuales pueden ser utiliza-
dos para facilitar y mejorar procedimientos de tramita-
cin y de seleccin documental.
Justamente, el proceso de anlisis es un proceso de
conocimiento de los componentes de cada documento en
particular en su puesto de trabajo, se obtienen tambin
datos que sirven para analizar la estructura administra-
tiva, evidencia organizativa, y si existe claridad en las
lneas de comunicacin al efectuarse un trmite, si los
procesos son racionales o existe un entorpecimiento, si
existe duplicidad de documentos con el consiguiente re-
sultado de duplicidad de esfuerzos, o si las cargas de in-
formacin estn mal distribuidas.
La atencin del archivero est dirigida a la unicidad,
la individualidad de actividades orgnicas, interesan por
su importancia dentro de la evolucin institucional del
hombre en sus actividades como ser institucional, al se-
leccionar las actividades y agruparlas formamos un todo
complejo. Estamos interesados en las actividades comu-
nes, en el modo en que las actividades se repiten, nues-
tro propsito es lograr generalizaciones o hiptesis con-
cernientes a las actividades institucionales.
Escogemos las actividades, a partir de la importancia
de su individualidad dentro de un modo complejo, por lo
que tiene de comn con los dems y la sntesis no es un
complejo nico, sino una generalizacin. El archivero

247
est interesado en la calidad, individualidad, unicidad
para lograr una adecuada aplicacin de las tcnicas do-
cumentales que hacen a su metodologa.
El tema del estudio de los archiveros es el desarro-
llo de los actos humanos en el marco de las institucio-
nes, resultado de miles de actos individuales. Individual-
mente, estas acciones no pertenecen al dominio de los
archivos, se toman en consideracin nicamente los ac-
tos que tienen relacin con los movimientos e intereses
de las instituciones.
Se trata de la investigacin descriptiva que compor-
ta la narracin e interpretacin de los datos.
1) La necesidad de informacin (decisin, conoci-
miento): surge al tomar conciencia de la conveniencia de
buscar datos sobre determinado tema.
2) Anlisis del problema (acto, actividad): cules
son los materiales e informacin adecuados sobre deter-
minado tema o problema, y cmo puede organizarse para
su utilizacin?
3) La hiptesis (fundamento descriptivo): es un con-
glomerado de conclusiones tentativas sobre tendencias
informativas, y sobre tipos y fuentes de origen de datos
obtenibles, junto con procedimientos planeados de ante-
mano para recopilarlos y clasificarlos.
4) La evidencia (anlisis documental): tentativamen-
te se elabora en trminos de la evidencia sobre el valor
de las mismas y a la luz de sus deducciones como mate-
ria de lectura documental.
5) Comprobacin experimental (servicio en la ins-
titucin): el contenido del curso, clasificado, se somete
ahora a comprobacin experimental, como rama organi-
zada de un programa descriptivo.
6) Evaluacin para necesidades futuras (servicio
en el entorno social): en esta fase se llega a la aprecia-

248
cin final, basada en la comprobacin experimental del
valor del material compilado, decidindose si constitu-
ye materia para darle un curso permanente.
Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un or-
den definido y una secuencia en el trabajo. Es necesario
tener un conocimiento profundo sobre la produccin do-
cumental de la institucin para encontrar problemas de-
finidos, esta secuencia aparece como resultado de la ex-
periencia personal o como sugerencia de quienes requie-
ren del acopio y reordenacin del material, y se convier-
te en un esfuerzo centralizado en funcin de las necesi-
dades aceptadas provisionalmente.
La crtica documental trata del valor de los documen-
tos que se obtienen para su anlisis y aplicacin. Adquie-
re juicios sobre circunstancias de su origen, mediante el
anlisis de los caracteres internos, y por comparacin
con similares u otros documentos asequibles. El examen
textual descubre las modificaciones que se producen en
los documentos.
La crtica documental es esencial. Logra el juicio de-
finitivo sobre el significado de los datos reunidos, inter-
preta las exposiciones que brotan del anlisis textual.
La finalidad es averiguar las actividades verdaderas.
Los esbozos del cuadro clasificatorio y del auxiliar
descriptivo elegido toman forma al iniciarse la experien-
cia reflexiva por parte del archivero.
Se preparan listas de ttulos y encabezamientos de
los taxones y de los auxiliares. stos se han sometido a
constante revisin en el transcurso de todas las fases
reflexivas antecedentes, y adquieren forma definitiva.

249
Anlisis de los tipos documentales

Al estudiar los caracteres externos, hemos mencio-

nado que el carcter fsico consiste en la forma en la que
se nos presenta el documento a primera vista, pero al
efectuar un anlisis ingresamos a una etapa en la cual
se determinan, mediante la observacin y el estudio, los
distintos modos de informacin que componen el docu-
mento, para constituir un sistema archivstico propio de
la organizacin, conociendo previamente qu es esa in-
formacin y en qu se diferencia de las dems.
El anlisis documental es un proceso de conocimien-
to de la informacin de cada documento, se obtienen da-
tos que sirven para analizar la estructura organizativa
respecto al cumplimiento de ciertos principios funda-
mentales:
Si existe claridad en las diferentes lneas de comu-
nicacin.
Si los trmites diseados son racionales o si hay en-
torpecimiento (generalmente burocrtico),
Si existen procedimientos definidos para la estruc-
turacin del documento,
Si hay duplicidad de los documentos con el consi-
guiente sobre-esfuerzo administrativo, etc...
Algunos aspectos entonces deben ser observados para
lograr los resultados del anlisis.

Determinacin del tipo de

informacin que se desea obtener

El tipo y detalle de informacin que se desea depen-

de de la utilizacin que se quiere dar de ella. Si el objeto
es obtener informacin para efectos de evaluacin, se de-
ben estudiar aquellos datos en los que reflejan el conte-

250
nido de los documentos, sus derivaciones, requerimien-
tos y otras caractersticas que permitan medir su impor-
tancia relativa, importancia relativa en cuanto a la utili-
dad que puede brindar la informacin.
Si se desea utilizar el anlisis para aspectos de or-
ganizacin y tramitacin, es decir, una completa gestin,
habr que detallar en mayor grado la informacin sobre
los contenidos y componentes del documento y su rela-
cin con los otros documentos, relacin de contenido, de
lugar y distribucin en las organizaciones, en los trmi-
tes y en el archivo.
Los objetivos perseguidos por el anlisis influyen tam-
bin por la cantidad del grupo de documentos que se debe
analizar. Si se desea obtener informacin ms detallada
para efectos de investigacin, de la misma organizacin
que los genera, se estima conveniente analizar todos los
tipos documentales, lo cual es indispensable para la eva-
luacin considerando que no puede obviarse el estudio
analtico de aquellos documentos que son funcionalmente
ubicados a los ya analizados.
No est de ms tratar de obtener el mximo de infor-
macin sobre las unidades documentales, ya que un co-
nocimiento superficial de ellas, o de las que se conside-
ran representativas dentro del grupo documental, pue-
de inducir a falsear su contenido por excluir otras carac-
tersticas importantes.
Cuando se desechan algunos aspectos en la etapa de
anlisis es porque se est completamente seguro de que la
informacin contenida en ellas estar representada por
otros tipos documentales de similares caractersticas.
Una forma adecuada de conocer la informacin glo-
bal sobre un determinado tipo documental, se despren-
de del conocimiento del organigrama y sus funciones,
puesto que cada sector encarado en el organigrama tie-

251
ne un determinado nmero de actividades esenciales a
desarrollar; de esta manera podemos claramente especi-
ficar que las oficinas de personal emitirn siempre docu-
mentos relacionados con la admisin, conducta y retiro
de empleados como base fundamental; nunca una ofici-
na de personal ha de realizar labores de contabilidad, de
ah que esa oficina emitir documentacin especializa-
da, que puede denominarse de acuerdo a su mismo con-
tenido. Por ejemplo: solicitudes de trabajo, admisiones
de personal, multas por inasistencias, etc., son documen-
tos tpicos, cuyo contenido ser siempre de caractersti-
cas similares cuando no idnticas.
Estos documentos suelen formar las series dentro de
esa funcin, se comprender tambin que la ordenacin
de tipos documentales corresponde ms a un manejo in-
terno de los asuntos de la organizacin.
Siempre que sea posible y sin tener que alargar mu-
cho esta etapa, se deben estudiar todos los pasos que
tienen en el organigrama. Deducimos que se deben es-
tudiar todas las unidades documentales en relacin a las
actividades de cada organismo, especialmente en aque-
llas entidades productoras de documentos que no han
realizado anteriormente este tipo de investigaciones y
en las cuales se observa poca claridad, tanto en las ta-
reas mismas que generan documentos, como tambin en
la suficiencia de los documentos.
En general, los datos bsicos que se deben obtener
del anlisis documental se pueden agrupar en:
Identificacin documental.
Especificaciones o requerimientos documentales.
Descripcin documental.
Evaluacin del rendimiento informativo.

252
Las unidades documentales

Hasta el momento empleamos una terminologa que

muchas veces nos puede parecer un poco molesta enten-
der, si no estamos tan involucrados en la problemtica
archivstica. Las unidades documentales nos hablan so-
bre todo del volumen documental, pero estn relaciona-
das estructuralmente con la entidad productora.
Se trata de reunir, ordenar, en el sentido lato, los do-
cumentos pertenecientes a una entidad o a varias de ellas,
para formar unidades homogneas que conformarn pri-
meramente las series, acorde con la informacin que te-
nemos de la estructura y funcionamiento de la entidad
que produjo los documentos.
Un desafo cotidiano se cumple cuando el archivero
se encuentra ante un montn de papeles que deben ser
ordenados y clasificados, y debe determinar si es un fon-
do o varios, un grupo o una coleccin, entonces hay que
empezar con la laboriosa investigacin, se debe obtener
un conocimiento general del sentido, naturaleza esen-
cial y estructura general antes de tratar las partes. Ha-
blamos de la ordenacin que debe partir del conocimien-
to y comprensin total del fondo.

Divisin de los fondos en unidades

documentales

Todo trabajo de ordenacin y clasificacin se sostie-

ne en el mtodo sistemtico, que apunta a la divisin de
un todo en sus partes. El anlisis consiste precisamente
en dividir en unidades que se identifiquen por sus pro-
piedades, as distinguimos cada una de las partes separa-
damente y comprendemos sus relaciones entre s y con el
todo.

253
 El fondo corresponde a todos los documentos pro-
ducidos y recibidos por una entidad, este fondo, se divi-
de en grupos, los grupos son equivalentes a las colec-
ciones en algunos casos, y stos a su vez pueden divi-
dirse en partes que estn relacionadas entre s, que lla-
mamos subgrupos, los subgrupos estn conformados
por las series. Las series se componen de tipos docu-
mentales, y llegamos a la unidad ms pequea que se
llama pieza documental. Es trabajo archivstico enton-
ces identificar las unidades y fijar los lmites donde ini-
cia y finaliza cada una de ellas.
Distinguimos entonces tres grupos de unidades do-
cumentales de diversos tamaos:
Las unidades mayores, que consisten en los fondos
y los grupos y las colecciones de papeles, esto ltimo in-
cluye los papeles de personas as como los de organis-
mos privados.
Las unidades intermedias, formadas por los subgru-
pos y las series; el trmino serie se emplea aqu en el mis-
mo sentido que los archiveros ingleses utilizan el trmi-
no clase, lo cual nos aproxima indirectamente a la idea
de clasificacin.
Las unidades menores, formadas por los tipos docu-
mentales y las piezas documentales, documentos sim-
ples o compuestos, reunidos en volmenes, carpetas, le-
gajos, etc.
La pieza documental se interpreta como un documen-
to suelto, aislado, que no est incorporado fsicamente a
otros documentos; o bien, como un conjunto de documen-
tos reunidos fsicamente para formar una unidad distin-
ta y separada tal como un volumen, un expediente o una
carpeta.

254
IDENTIFICACIN DE LOS FONDOS
DOCUMENTALES

La identificacin es una voz femenina, derivada de

identificar, de significado deducible. Consiste en com-
probar que una persona o cosa es la misma conocida en
otras circunstancias o de la que se poseen ciertos datos.
Tambin se interpreta como establecer la identidad de
una persona o cosa. Y por ltimo, por comparacin, con-
siderar o presentar como idnticas dos o ms cosas.
Desde el punto de vista archivstico, establecemos
que la identificacin es la actividad que se realiza en los
archivos, sea por medio de la averiguacin, investiga-
cin y sistematizacin, que permite establecer la identi-
dad de los documentos, series, grupos y fondos, consi-
derando sus categoras administrativas y archivsticas
dando consistencia natural a la estructura de un fondo.
La identificacin la planteamos en nuestro medio en
1991, como un captulo necesario para las tareas de des-
cripcin conformando parte del programa documental.84
Posteriormente se utiliz en la ctedra de Ordenacin y
Clasificacin. Esta necesidad brota en forma natural, ubi-
cndose perfectamente dentro de las tareas archivsticas.
La identificacin en sus distintas categoras, consti-
tuye entonces una de las primeras actividades en la meto-
dologa archivstica.
Consideremos que es una actividad de tipo intelec-
tual que consiste en la investigacin de la entidad pro-
ductora y su relacin con el tipo documental. Logramos
una secuencia:

84
Vctor Hugo Arvalo Jordn: Tcnicas documentales de archivo.
La descripcin archivstica, op. cit.

255
 1) Permite conocer a la entidad productora de los do-
cumentos.
2) Su evolucin orgnica.
3) Competencias administrativas.
4) Tipos documentales en los que se materializan.
5) Procedimiento administrativo.
6) Disposiciones que afectan al trmite.
7) Elementos imprescindibles para la delimitacin
de la serie documental.
La identificacin documental nos dara como resul-
tado las bases para realizar la organizacin del fondo,
aplicando el mtodo sistmico, se establece un cuadro
de clasificacin, permitiendo ordenar las series documen-
tales, sentando las bases para su posterior valoracin y
descripcin.

Mtodo de identificacin de fondos

Para el empleo de este mtodo, es necesario tener

conocimiento de por lo menos tres aspectos principales:
los caracteres de los documentos, el ciclo vital de los do-
cumentos y los principios de la ordenacin y clasifica-
cin. El conocimiento adecuado del principio de proce-
dencia nos permite varias tareas dentro de esta activi-
dad.
Primero, identificamos a la entidad productora.
Segundo, y a continuacin identificamos el elemen-
to funcional o los orgenes funcionales.
Tercero, determinamos sus tipos documentales.
Cuarto, con toda esta informacin procedemos a or-
ganizar el fondo.
La informacin obtenida a cada paso debemos vol-
carla en documentos distintos como:
ndices de organismos.

256
 ndices de tipos documentales.
Organigramas.
Y los necesarios que nos ayudarn posteriormente
cuando nos aboquemos a la actividad de la valoracin.

Identificacin de la entidad
productora

La entidad productora, que estudiamos en los carac-

teres de los documentos es aquella que, en el ejercicio de
sus funciones, genera documentos propios del archivo.
Para la identificacin de la entidad productora de-
bemos analizar el trayecto histrico de esta entidad, y
esto lo logramos a travs de los documentos legales de
la misma entidad o de la legislacin. Para ello consulta-
remos primero en la misma entidad para que nos brinde
una orientacin, y luego verificaremos los datos median-
te los boletines oficiales, sumarios y repertorios legisla-
tivos. Cada rea geogrfica tiene su forma adecuada de
dar a conocer sus leyes.
Se pueden presentar situaciones en las cuales debe-
mos utilizar nuestros conocimientos y formacin para re-
solver:
1) Perodos en los que se presentan lagunas para de-
terminar la estructura de las instituciones.
2) Legislacin, reglamentacin, normativa que no apa-
rece publicada en rganos habilitados para este fin, por
lo que hay que recurrir a los documentos internos de ca-
rcter legal. En esta etapa podemos encontrarnos con:
Instituciones histricas: es necesario estudiar:
Los documentos propios.
Las publicaciones sobre el funcionamiento de la ins-
titucin.

257
 La informacin aportada por las disciplinas auxi-
liares de la Archivstica.
Instituciones familiares: consideradas as para
facilitar nuestro lenguaje y estudio. Es necesario estu-
diar:
Los rboles genealgicos.
Los diferentes estudios herldicos y nobiliarios con
que pueda contar la familia.
Documentos conservados en otros archivos, como
los parroquiales, de protocolos, judiciales, etc.
Toda la informacin que hayamos logrado reunir, de-
bemos organizarla en distintos documentos, como:
1) Auxiliares descriptivos de instituciones: esto
responde a la magnitud del trabajo y del archivo que rea-
liza el trabajo de identificacin, pueden utilizarse fichas
de ndices, fichas catalogrficas, o respetando mejor la
tradicin archivstica, realizar un inventario institucio-
nal.
Si se tratara slo de una institucin, es conveniente
tener todos los datos en la misma forma, considerando
que podemos utilizarlos posteriormente para elaborar
las guas.
Es lgico pensar que estos datos deben estructurar-
se jerrquicamente de modo que nos permita un segui-
miento adecuado de las distintas modificaciones de las
unidades administrativas. Requerimos entonces la si-
guiente informacin:
Nombre y siglas de la entidad.
Fechas extremas de la vigencia de la entidad.
Competencias atribuidas a dicha entidad.
Disposiciones legales que modificaron la estructu-
ra de la entidad.
Relaciones de dependencia.

258
 Entidades, instituciones, organismos que precedie-
ron, sucedieron, generaron, dividieron, en el desarrollo
de sus fines.
Relacin de series producidas por la entidad en el
cumplimiento de sus actividades.
2) Repertorio de organigramas: si la entidad no
tiene en sus archivos, los organigramas y presupuestos,
con la informacin recopilada se proceder a elaborar
los diferentes organigramas que permitan conocer, de
una forma grfica, los cambios en la estructura de la enti-
dad, en el perodo de vida que investiguemos. No debe
sorprendernos que los organigramas suelen ser diferen-
tes a los que originalmente se disearon, en la prctica
se modifican las relaciones institucionales sin que se per-
ciba en el diagrama de funciones. Una vez lograda la re-
construccin, se procede buscar las normas de aproba-
cin de cada reorganizacin, lo cual nos dar las fechas
correctas de los cambios sufridos por la entidad.
3) Repertorio legislativo: se forma en la medida que
se elaboran las fichas de recogida de informacin, este
instrumento debe tener como mnimo los siguientes da-
tos:
Entidad afectada por la norma.
Resumen del contenido de la norma.
Fecha de promulgacin.
Tipo de norma.
Antecedente de la entidad.
Sucesor de la entidad.

Identificacin de los orgenes

funcionales

En las actividades realizadas para identificacin de

los grupos documentales, realizamos un acopio de do-

259
cumentos relativos a la legislacin, reglamentacin y nor-
malizacin de la entidad que estudiamos, estos documen-
tos nos orientarn sobre los orgenes funcionales. Son
las funciones las que producen la estructuracin de las
entidades, lo que constituye su verdadera razn de ser.
Las funciones permanecen en el tiempo. Las funcio-
nes han de determinar entonces los orgenes, es decir,
acercarnos a las oficinas mismas donde se producen los
documentos, conformando as, la naturaleza de las se-
ries documentales.

Identificacin del tipo documental

La definicin del tipo documental se ha simplificado

desde la enunciacin de Schellemberg sobre el tipo do-
cumental. Entendemos que una misma actividad puede
producir un mismo tipo documental, por lo tanto las acti-
vidades producen documentos en el desarrollo de sus
objetivos, algunas de estas actividades, rutinarias, han
de producir siempre la misma unidad documental cuyo
formato, contenido informativo y soporte son homog-
neos, al que optamos por denominar tipo documental.
El tipo documental es el factor determinante para la de-
nominacin de la serie, llegando a confundir a ambos en
el ejercicio archivstico.
Es en este momento cuando procederemos a analizar
los caracteres externos e internos de los documentos.
El trmino tipo documental se adapt a nuevos con-
ceptos, debido a su complejidad expuesta. En la actuali-
dad se utilizan los conceptos de tipo documental simple
para denominar a la unidad documental simple, aquella
que generalmente se realiza para comunicaciones inter-
nas, y tipo documental compuesto, conocido ms bien
como expediente, que es el conjunto de documentos pro-

260
ducidos por una oficina para la resolucin de un asunto,
generalmente los expedientes estn regulados por nor-
mas de procedimiento, perdiendo as, su verdadera na-
turaleza y sentido el trmino tipo documental.

Identificacin del documento

Los datos ms significativos del documento son los

siguientes:
Denominacin: es decir, el nombre con el cual es
conocido el documento dentro de la organizacin admi-
nistrativa. Cuando este nombre es muy genrico o ambi-
guo, como por ejemplo informes, si bien podemos com-
prender qu actividad contiene el documento, no pode-
mos determinar con exactitud a qu tipo de informe se
refiere, conviene aclarar, sea especificando el informe o
sea incluyendo la entidad productora, as obtenemos in-
formes laborales o bien informes de auditoria, lo cual
nos aproxima mucho ms a un sector de realidad en la
administracin. Conviene entonces indagar sobre las de-
nominaciones conocidas para poder llegar a normalizar-
las y darles su verdadero sentido dentro de la ordena-
cin y la descripcin.
Cdigos, claves: algunas instituciones modernas
han adoptado el sistema de enumerar documentos en la
medida que stos son producidos, crendose cdigos al-
fanumricos para este fin, estos elementos son escritos
en el Protocolo Inicial, por ejemplo: DEJ 123/99, indica
que la nota corresponde a la Direccin Ejecutiva (DEJ) y
su nmero de orden es el 123, el ao de gestin es 1999.
Este tipo de notacin facilita enormemente la ordena-
cin de documentos, ya que los mismos se acumulan por
la oficina que los produce y el orden en que son produci-
dos, al mismo tiempo que estos documentos conservan

261
un orden cronolgico (principio del orden original), pues-
to que en la medida que se producen los documentos, sus
fechas son consecuentes, pudiendo separarse por gestio-
nes o en forma peridica al renovarse la numeracin, lo
que generalmente se efecta con la renovacin del ao o
la gestin de un determinado ejecutivo de la institucin.
Ubicacin administrativa: dentro de la organiza-
cin se establece su ubicacin, tanto de origen como de
almacenamiento, esto tambin determina la importan-
cia de los documentos por su origen jerrquico.
Dependencia: el documento ha sido creado en una
oficina que depende de una unidad mayor, por consiguien-
te su informacin puede ser complementaria o de rela-
cin a esa jerarqua, su informacin no siempre puede
considerarse como completa; esta relacin de dependen-
cia merece un estudio ms profundo dentro de la orga-
nizacin de la misma, en lo posible, normalizando los do-
cumentos y sus alcances de informacin contenida. Ge-
neralmente ste nos sirve en la clasificacin. Por ejem-
plo, si en la clasificacin hemos determinado varios gru-
pos: econmico, operativo o de organizacin y mtodos,
una nota emitida por contabilidad depender del grupo
econmico y no del operacional.
Nombre y cargo del firmante: cuando se quiere
obtener una sofisticacin en los archivos y sobre todo
cuando se trata de documentos de importancia, es nece-
sario describir los nombres de los que intervienen y fir-
man; generalmente con el fin de establecer responsabi-
lidades, e incluso porque el usuario o consultante de-
manda informacin teniendo como nico dato el nombre
de la persona que firm el documento.

262
Especificaciones o requerimientos
documentales

Esta parte del anlisis consulta diversos datos com-

plementarios, pero lo esencial es para la evaluacin de
documentos por las caractersticas que se registran. Te-
nemos:
Formacin del documento: las caractersticas que
se requieren para fijar la informacin.
Distribucin de las reas de informacin esencial y
complementaria y reas de referencia. Para apreciar es-
tos requerimientos, se debe obtener informacin sobre
diversos tipos documentales para evitar duplicidad de
esfuerzos y datos. Tambin se debe consultar sobre las
acciones o actividades que han de generar al documento
y que implican un determinado grado de normalizacin.
Experiencias anteriores: corresponde averiguar
si anteriormente se han efectuado diseos similares de
documentos y si dieron algunos resultados satisfactorios,
es necesario tambin conocer experiencias anteriores
producidas y que se dejaron de producir a raz de la eli-
minacin de algunos sectores dentro de las institucin,
propio de la dinmica administrativa.
Responsabilidades: conviene determinar el gra-
do de responsabilidades que encierra el documento y es-
tablecer las responsabilidades de informacin, es decir,
en lo posible, instituir una escala de responsabilidades
del tipo de informacin que pueden suministrar los auxi-
liares descriptivos, y el tipo de usuarios que puede con-
sultar estos documentos.
Habilitacin documental: todo escrito es habili-
tado al ser firmado, el estudio comprender entonces, la
adecuacin de la habilitacin, establecindose escalas
en este sentido, algunos documentos posiblemente sean

263
habilitados como certificacin por un archivero, otros
requerirn la habilitacin del escribano para tener vali-
dez, esta habilitacin tendr necesariamente una estre-
cha relacin con las responsabilidades que encierra la
documentacin del archivo.
Exigencias documentales: la continua creacin
de documentos impone que stos tengan contenidos m-
nimos para su identificacin, como ser, denominacin de
la entidad productora, datacin, etc. Es conveniente un
estudio en este sentido, de modo que en la ordenacin
permita agruparlos por sus funciones y en la descripcin
pueda utilizarse este tipo de informacin.
Con la finalidad de dar seguridad sobre el anlisis
efectuado, es necesario detallar adicionalmente datos
como los siguientes:
1) Fecha en que se efectu el anlisis documental, ya
que los contenidos estudiados pueden variar considera-
blemente con el transcurso del tiempo.
2) Identificacin del archivero analista que efectu
el anlisis, a fin de recurrir a l en caso de dudas.
3) Detallar los nombres de quienes fueran consulta-
dos al realizar el anlisis, y de los superiores inmediatos
que respaldan la realidad de los datos obtenidos.
Los tres elementos de estudio empleados, identifi-
cacin, especificaciones y descripcin, constituyen
las secciones principales del anlisis, permiten conocer
a fondo los elementos principales que componen cada uni-
dad documental, siempre y cuando la investigacin se
efecte en forma detenida y se obtenga la informacin
posible.

264
IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO

DENOMINACIN
CDIGOS, CLAVES
UBICACIN ADMINISTRATIVA
DEPENDENCIA 1
2
3
4
NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE

ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS
DOCUMENTALES

FORMACIN DEL DOCUMENTO

EXPERIENCIAS ANTERIORES
RESPONSABILIDADES
HABILITACIN DOCUMENTAL
EXIGENCIAS DOCUMENTALES
l) Fecha en que se efectu el anlisis documental
2) Identificacin del archivero analista
3) Detallar los nombres de quienes fueran consultados
DESCRIPCIN

Cuadro 15. Identificacin del documento.

265
Delimitacin del concepto de serie
documental

La serie es el conjunto de documentos producidos bajo

un mismo origen funcional, desarrollo de una misma fun-
cin y finalidad, y cuyo trmite ha sido realizado como
un solo tipo documental.
Para identificar a las series se tiene que dar en for-
ma adecuada una misma entidad productora, que desem-
pea una misma funcin y compone un mismo tipo docu-
mental. La modificacin de uno elemento, cambia defi-
nitivamente a la serie. Como regla general el nom-
bre de la serie deriva del nombre del tipo documental, y
el nombre del tipo documental es el objetivo y el asunto
del documento inicial o la actividad que se realiza.
Con todos estos datos, como lo hicimos anteriormente,
con los fondos, formaremos el repertorio general de series.
Sin ser exhaustivos los datos que incluiremos sern:
Tipo documental.
Entidad productora.
Funcin.
Fechas extremas.
Legislacin que afecte al trmite de la serie.
Documentos bsicos que componen el expediente.
Antecedente de la serie.
Continuacin de la serie.
Signaturas del archivo.

EL MTODO SISTMICO

Este mtodo responde a la necesidad de lograr una

configuracin de aquellas realidades hacia las cuales

266
apunta el inters del investigador-archivero, que traiga
aparejada la concurrencia interdisciplinaria. Esto con-
tribuye a superar inconvenientes derivados de aplicar
enfoques multidisciplinarios.
El mtodo sistmico se convierte en un adecuado ins-
trumento de ordenacin, en la percepcin de los fenme-
nos, una manera de observar la realidad fsica de la or-
ganizacin institucional.

EL MODELO SISTMICO

El mtodo sistmico se sustenta en la composicin

de modelos, stos se constituyen en un medio adecuado
para construir, precisar esquemas representativos de la
realidad.
El modelo sistmico cumple cuatro funciones bsicas:
La organizativa: consiste en la capacidad de or-
denar y relacionar datos desarticulados, mostrar simili-
tudes o conexiones que no fueron percibidas por otros
mtodos.
La heurstica: que lleva al descubrimiento de nue-
vos hechos y nuevos mtodos.
La predictiva: consiste en observar pautas de dis-
tribucin de datos conocidos, proyectar provisionalmen-
te una pauta similar hacia cierto sector de lo estudiado,
sobre el cual no contamos an con datos de primera mano.
La de medicin o mensurativa: que asume distin-
tas formas segn la naturaleza de aquello que estudie.
Bsicamente para los intereses archivsticos, estos
modelos son considerados como descriptivos.

267
EL CONTEXTO

De vital importancia para la Archivstica moderna,

la expresin contexto, denominado tambin ambiente,
entorno o medio, designa al universo que rodea al siste-
ma manteniendo las relaciones de mutua incidencia.
As consideramos contexto suprasistmico por estar
constituido por el sistema del cual depende el de refe-
rencia. Caso claro es el de los archivos dentro de las ins-
tituciones.
El contexto especfico est constituido por los desti-
natarios del producto del sistema; en nuestro caso, los
usuarios, investigadores y sociedad ntegra.

ORGANIZACIN DEL FONDO DOCUMENTAL

El resultado inmediato de la fase de identificacin

se traduce como conocimiento adecuado de los elemen-
tos que constituyen cada serie documental, lo que per-
mite establecer los criterios para la clasificacin.
La identificacin del fondo y de todos sus componen-
tes es una tarea intelectual, no fsica, puesto que aplica
el mtodo sistemtico a las series documentales dentro
del cuadro de clasificacin, redundado en beneficio del
trabajo. Repetimos que la clasificacin no es un trabajo
fsico, por lo tanto no requiere movimiento de fondos den-
tro del depsito.
La localizacin de los documentos corresponde a una
aplicacin de las signaturas, tarea descriptiva.
De acuerdo a nuestras observaciones, disponemos del
repertorio de series documentales, las funciones, los or-
ganigramas y los apuntes que sealan la evolucin org-
nica de la entidad productora. Con esta informacin ela-

268
boramos un cuadro terico de clasificacin, que utiliza-
remos como punto de partida para enfrentarnos a los do-
cumentos. Decimos cuadro terico, considerando que no
es el definitivo, porque en la medida que estudiemos a
fondo la documentacin, este cuadro se convertir en
una realidad.
El cuadro terico es el punto de partida, el cuadro
definitivo ser el que ponga de manifiesto todas y cada
una de las caractersticas del fondo estudiado.
Apelamos entonces a la sabidura de Schellemberg,
quien establece tres tipos de clasificacin segn se atien-
da a la estructura orgnica, a las acciones o a los asun-
tos, diferencindose por tanto tres sistemas:
Clasificacin orgnica: es la que agrupa las se-
ries documentales atendiendo a la estructura del orga-
nismo.
Clasificacin funcional: mucho ms difcil de apli-
car, organiza el fondo atendiendo a las funciones que de-
sarrolla el organismo.
Clasificacin por materias: atiende al contenido
sustantivo de los documentos, slo es recomendable efec-
tuarla en los auxiliares descriptivos cuando se tiene un
fichaje exclusivo para esto.
La adopcin de un sistema de clasificacin depende
de la naturaleza del fondo. As, si tenemos el fondo do-
cumental de un organismo que no ha sufrido modifica-
ciones perceptibles en su estructura, aplicamos un cua-
dro de clasificacin orgnico, que reflejar a la estructu-
ra del organismo.
Si tenemos un fondo documental de un organismo que
ha sufrido modificaciones, ser aconsejable la utilizacin
de un cuadro de clasificacin funcional. No olvidemos
que las funciones son ms estables a travs del tiempo.

269
 Una vez clasificado el fondo, se procede a establecer
en el cuadro, las series de acuerdo a su jerarqua, es aqu
cuando comprendemos que la ordenacin es slo la apli-
cacin del orden original en que fueron producindose
los documentos. Slo en el caso de las colecciones y fon-
dos muy desorganizados adoptaremos criterios de orde-
nacin: cronolgica, alfabtica, etc.

LA ORDENACIN DE LAS UNIDADES

MAYORES

Nos referimos a unidades mayores cuando hablamos

de grupos documentales y colecciones de manuscritos. El
trmino grupos documentales se emplea para designar a
los documentos originados en la divisin del trabajo de
las entidades productoras, que son generalmente de ca-
rcter pblico. El trmino colecciones de manuscritos se
refiere a los documentos que se originan en entidades
productoras, generalmente de carcter privado.

LOS GRUPOS DOCUMENTALES

La idea de dividir los documentos en varios grupos

responde a los fines administrativos dentro de las insti-
tuciones y archivsticamente hablando, es la condicin
implcita del principio de procedencia. Segn la defini-
cin de Jenkinson el grupo documental est compuesto
de los documentos resultante de las actividades de una
dependencia que haya sido un organismo ntegro, capaz
de tratar independientemente sin ayuda o autoridad ex-
terior, todos los aspectos de cualquier asunto que nor-
malmente se le presente.

270
 Factores de la formacin del grupo documental:
el factor principal y casi nico para dividir los documen-
tos en grupos es su procedencia. Respetndose este prin-
cipio, no es necesario involucrar trminos de maximili-
zacin ni minimalizacin, como lo expresan algunos au-
tores.
Los lmites de un grupo documental deben ser iden-
tificados y definidos de acuerdo con el origen del grupo
en una entidad productora.
Los documentos que forman los grupos deben tener
ciertas caractersticas comunes que dan unidad o cohe-
sin al grupo documental.
Los grupos son unidades integrales que pueden ad-
ministrarse separadamente. El aspecto que debe subra-
yarse de la definicin de Jenkinson es el de que la de-
pendencia gubernamental debe tener un carcter bien
definido para que los documentos que all se originan
sean claramente separables de los de las otras depen-
dencias.
Ocasionalmente es deseable establecer grupos docu-
mentales a base de sus funciones en lugar de los orge-
nes administrativos, pero es preferible en lo posible, evi-
tar esta tentacin.
Otro factor que tambin merece atencin al estable-
cerse un grupo documental es la cantidad de documen-
tos.
Ordenacin de los grupos documentales: normal-
mente deben ordenarse de acuerdo con los siguientes
principios:
Los grupos documentales deben conservarse como
unidades ntegras. La creacin de los grupos documen-
tales est basada en la lgica de que la documentacin
en cada grupo debe conservarse junta sin mezclarse con
la de otro grupo.

271
 Los grupos documentales deben ordenarse de acuer-
do con las relaciones administrativas o funcionales que
tienen entre s. Siempre que sea prctico el mtodo
administrativo es el preferido para ordenar los grupos
documentales.
Los grupos deben ordenarse de acuerdo con su nivel
jerrquico dentro de la entidad productora.
Al igual que la aplicacin en los fondos, cuando la or-
ganizacin administrativa es muy compleja para deter-
minar sus reas de trabajo, es preferible clasificar por
el mtodo funcional.
En el mtodo funcional, el orden que se impone a los
grupos documentales refleja las relaciones funcionales
de las dependencias que los produjeron.
Los grupos documentales establecidos para una su-
cesin de dependencias funcionalmente relacionadas en-
tre s, deben ordenarse de modo que quede reflejado el
desenvolvimiento de la entidad productora.
Los grupos documentales pueden ordenarse en suce-
sin cronolgica; de modo que el grupo o dependencia
antecesora sea colocada antes que la dependencia suce-
sora.

LAS COLECCIONES DE MANUSCRITOS

El trmino coleccin debe definirse claramente

cuando se emplea para indicar un grupo dado de docu-
mentos. Proviene del latn collectio, -onis, derivado,
como collecta, de collgere, y ste de lgere, leer.
Es el conjunto de cosas de la misma clase reunidas por
alguien subjetivamente, por gusto o curiosidad. La he-
cha con cosas unidas arbitrariamente y no por una rela-
cin natural existente entre ellas.

272
 El trmino se emplea para designar a los documen-
tos que se originan en una fuente dada, sin tener en cuen-
ta su forma fsica o la manera en que fueron producidos
o acumulados. El trmino se emplea en la Duke Univer-
sity Library para referirse a cualquier conjunto de pa-
peles que constituyen una unidad ntegra por estar re-
lacionados con una persona, una familia, una institucin
o corporacin.
Las colecciones de papeles se dividen por la manera
que fueron reunidas:
Las colecciones orgnicas: se aplica al conjunto
de documentos que se forman en el curso normal de los
negocios o la vida de las entidades particulares, sean
individuos o corporaciones. Estas colecciones tienen ca-
ractersticas definidas. Comnmente cada una deriva de
una sola fuente, y son producidas contemporneamente
con las acciones de que tratan.
Las colecciones artificiales: son reunidas des-
pus de que han ocurrido las acciones a que se refieren
y no contemporneamente con ellas; usualmente deri-
van de muchas fuentes y no de una sola.
Formacin de las colecciones de manuscritos: el
primer factor, como en el caso de los grupos documenta-
les, es la procedencia de los documentos. La coleccin
esta compuesta normalmente por documentos reunidos
por determinados intereses. Son adquisiciones de una
persona, familia, un grupo de familias relacionadas o de
entidades privadas tales como empresas comerciales,
iglesias, universidades.
Otro factor es la cantidad de documentos. La can-
tidad de documentos que puede ser administrada como
una coleccin es difcil de precisar y el nmero de docu-
mentos que constituye una coleccin vara en diversos
repositorios de manuscritos.

273
LA ORDENACIN DE LAS UNIDADES
INTERMEDIAS

Los subgrupos documentales. El trmino subgru-

po se emplea para designar las unidades archivsticas
dentro de los grupos documentales establecidos bsica-
mente por la organizacin de la estructura orgnica o
de las funciones de la oficina y origen. El subgrupo est
integrado por numerosas series.

Formacin del subgrupo

1) Orgenes administrativos: normalmente una de-
pendencia para la cual se ha establecido un grupo docu-
mental, puede ser subdividida en varias pequeas uni-
dades administrativas. Los documentos procedentes de
tales entidades administrativas menores se consideran
como un subgrupo dentro del grupo documental.
Cuando una dependencia tiene oficinas (sucursales)
en varias regiones del pas, la documentacin proceden-
te de cada una de las oficinas regionales, puede ser con-
siderada como un subgrupo.
2) Orgenes funcionales: repetimos lo dicho para
los fondos y para los grupos, pero con mayor frecuencia,
las dependencias son reorganizadas de modo que la iden-
tidad administrativa de los documentos producidos por
las oficinas menores suprimidas queda obscurecida. Cuan-
do se presentan estas situaciones, los documentos refe-
rentes a una de las principales funciones de la depen-
dencia, pueden ser considerados como un subgrupo.
Ordenacin de los subgrupos: de acuerdo a lo ob-
servado en el anterior acpite, los subgrupos se ordenan
de acuerdo a las relaciones administrativas que existen
entre s. Esto puede lograrse colocando los subgrupos
de acuerdo con el nivel administrativo que ocupa cada

274
uno de ellos dentro de la dependencia. Tambin pueden
ordenarse de acuerdo con las relaciones funcionales que
tienen entre s. Esto es acorde a la eleccin que se tome
para la formacin de los subgrupos.

Series documentales

En los Estados Unidos el trmino serie se aplica a

conjuntos de documentos del mismo tipo documental, al
igual que en Europa. Adems, se atribuye tambin a todo
el conjunto de documentos que est organizado de acuer-
do con el mismo sistema de ordenacin sin tener en cuen-
ta si los documentos son del mismo o de diferentes tipos
documentales. En su sentido amplio, el trmino serie
incluye hasta los conjuntos de documentos desordena-
dos pero que tienen entre s la caracterstica comn de
tratar del mismo tema o actividad.

Formacin de la serie documental

Al subdividir un grupo documental en las partes que

lo constituyen, el factor que se toma en cuenta es la or-
denacin de los documentos dentro del grupo, que, como
dijimos antes, si se respeta el principio del orden origi-
nal, viene predeterminado en su formacin.
Otro factor que influye en la formacin de las series
son los tipos documentales, carcter externo, que alude
ms a la funcin del documento que a su mismo formato.
Una gran mayora de las series se integran de tres ex-
tensas clases fsicas: documentos audiovisuales, carto-
grficos y textuales, los mismos que se subdividen en dis-
tintos tipos documentales.
Pero lo ms seguro para la series y su unidad de com-
posicin, los tipos documentales, consiste en la ntima

275
relacin con un tema o actividad; en el marco de una mis-
ma actividad produce generalmente un mismo tipo do-
cumental. Este factor se toma en cuenta incluso cuan-
do las series no pueden formarse en base a los otros fac-
tores citados anteriormente.
Si se diera la situacin de que los documentos no pue-
den dividirse en series en razn de su ordenacin o tipo
documental, el conjunto de documentos puede ser de-
signado como una serie en base a otras caractersti-
cas comunes o cohesivas que tienen entre s. Estas ca-
ractersticas comunes pueden ser que los documentos
traten del mismo tema o actividad.

Ordenacin de las series

Las series se ordenan de acuerdo al orden original,

que manifiesta estar de acuerdo con las relaciones admi-
nistrativas que tienen entre s. Este mtodo sugiere
que las series sean ordenadas de modo que reflejen el
nivel administrativo que la oficina de origen ocupa den-
tro de la dependencia o para que queden reflejadas las
relaciones jerrquicas de la estructura.
Lo mismo que para las otras unidades documentales,
siempre queda el mtodo de emergencia que es el de or-
denar las series funcionalmente. Bajo este mtodo las se-
ries quedan ordenadas de acuerdo con las funciones que
dieron origen a los documentos.

SERIES DE MANUSCRITOS

Las series de manuscritos son aquellas que integran

las colecciones generalmente de papeles privados.

276
 La idea de dividir una coleccin en las partes que la
constituyen en base a tipo documentales o de acuerdo
con un tema o actividad, es ajeno al modo de pensar de
los conservadores de las colecciones de manuscritos del
siglo pasado.

EL MTODO INTERROGATIVO

Forma de conocimiento, ms precisamente de inda-

gacin cientfica.

DETERMINACIN DE LA OBTENCIN DE
DATOS

Tericamente el contenido de un documento se pue-

de conocer por la informacin que proporcionan las dis-
tintas unidades generadoras de documentos y lo que es-
tuviera detallado en los manuales de procedimientos
que deberan existir en toda institucin. Si se tuviera la
certeza de que las entidades productoras conocen per-
fectamente los documentos que generan, y los manuales
fueran suficientemente detallados como para facilitar la
aplicacin de las tcnicas documentales de archivo, los
archiveros que efectan el anlisis podran realizar sus
actividades en sus propios lugares de trabajo, dndose
slo el trabajo de ordenar adecuadamente la informa-
cin. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporciona-
r datos fidedignos sobre la documentacin, hacindose
necesario recurrir a los propios redactores de documen-
tos quienes mejor conocen su trabajo y las razones por
las cuales generan la documentacin.

277
 Esta forma de participacin, del archivero con los emi-
sores de documentos, permite una obtencin de conoci-
miento real y constituye una forma efectiva de accin en
conjunto, lo cual facilita enormemente el proceso de an-
lisis y evaluacin y asegura al archivero que su trabajo
ser ponderado de acuerdo a la informacin suministra-
da por el mismo. De esta forma no hay motivo para ale-
gar que hubo desconocimiento o error en la determina-
cin de caractersticas del documento.
Como en este tipo de investigacin predominan jui-
cios humanos, especialmente cuando los trabajos estu-
diados requieren un mayor conocimiento, se recomien-
da recurrir a jerarquas ms elevadas, quienes con un
criterio ms amplio de las actividades que desempean,
pueden modificar algunos aspectos de la informacin su-
ministrada por los empleados.
En los archivos administrativos, la conformidad, tan-
to de las secciones productoras de documentos como de
sus jerarquas y los archiveros, resulta esencial para
asegurar una informacin correcta, asimismo sirve de
camino para interesar y facilitar su cooperacin en las
restantes etapas del proceso de anlisis y evaluacin.

FORMA DE OBTENER LOS DATOS

Bsicamente se pueden emplear tres formas de ob-

tener la informacin relativa a los contenidos documen-
tales.
a) Sistema de entrevistas.
b) Sistema de consultas.
c) Sistema de encuestas.
Estos sistemas pueden tener factores negativos y po-
sitivos, pero cuando se rene la informacin de los tres

278
sistemas, observaremos que tenemos una informacin lo
suficientemente abundante como para realizar el anli-
sis lo ms cercano a la realidad.

LA ENTREVISTA

El mtodo de la entrevista, interview en ingls, tie-

ne una adecuada aplicacin en los estudios sociolgicos
en casi todas sus especialidades. Se considera a la en-
trevista como un mtodo para conocer, por medio de pre-
guntas convenientemente fundadas y articuladas, efec-
tuadas en una relacin interpersonal, respecto de lo que
una persona sabe sobre los seres, las cosas y los aconte-
cimientos.
En Archivologa la entrevista tiene dos aspectos que
la hacen ms agradable:
Primero: se usa en la investigacin.
Segundo: es la materializacin de la actividad para
la identificacin de los documentos y los servicios que
prestan. Este segundo aspecto, permite adems, comu-
nicaciones directas con todos los niveles jerrquicos de
la institucin.
El mtodo interrogativo se utiliza:
1) En la administracin documental se emplea la en-
trevista como un mtodo que permite obtener informa-
cin sobre los rasgos inherentes a los documentos, de la
cualidad de cada uno, a fin de evaluar su utilidad y po-
der formular aspectos como la seleccin, traslados y trans-
ferencias.
2) En los relevamientos documentales que se reali-
zan para diagnsticos y descripcin de la entidad pro-
ductora o de sus partes. Se puede determinar los objeti-
vos o misiones asignadas, funciones o actividades, pro-

279
cedimientos, atribuciones y obligaciones que el diagra-
ma de estructuras no nos comunica.
3) Para investigar causas y efectos de anomalas do-
cumentales, sean estructurales o funcionales, y recabar
opiniones sobre posibles soluciones.

SISTEMA DE ENTREVISTAS

Consiste en obtener los datos relativos al documen-

to, su procedencia, su utilidad, las responsabilidades que
encierra, su plazo de vigencia, sus objetivos, los valores
de sus contenidos, etc.; las entrevistas y cuestionarios
merecen algunas consideraciones.
La entrevista es una conversacin entre dos perso-
nas de las cuales una es el entrevistador y otra el entre-
vistado. Casi todas las entrevistas tienen por finalidad
obtener alguna informacin.
Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigi-
das, o no dirigidas. La diferencia es que en esta ltima
la iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto que,
en la primera, se ha preparado de antemano un cuestio-
nario o serie de preguntas.
Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer lu-
gar, que el entrevistador debe poseer un cierto conoci-
miento de la persona del entrevistado, sus dotes y cua-
lidades, sus actuaciones, para poder moverse con como-
didad.
En segundo lugar, que la entrevista provoca proble-
mas. A veces el entrevistado rehsa responder, falsea la
verdad o se deja llevar por impresiones errneas.
Adems, el lenguaje de la entrevista debe ser aten-
dible y a travs de l el entrevistador debe ganarse la con-
fianza del entrevistado.

280
 Finalmente, el entrevistador no debe dejar traslucir
sus impresiones personales o ideas que puedan inducir
por determinados caminos al entrevistado y que no son
realmente los propios. Se entrevista directamente, en
su puesto de trabajo, a la persona que tiene mayor co-
nocimiento sobre los documentos que se elaboran en su
sector; en un despacho de asesora legal, no entrevista-
remos a la secretaria, que slo recopila la informacin
que ha sido elaborada por el asesor; entrevistaremos en-
tonces al asesor y le interrogaremos sobre los documen-
tos, todo aquello que nos interesa saber para poder efec-
tuar una aplicacin de las tcnicas documentales ade-
cuada.
Posteriormente, verificaremos todos los datos obte-
nidos, procurando generalizarlos a fin de que los auxi-
liares descriptivos sean lo ms uniformes posible. Para
facilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizan for-
mularios diseados ex profeso, y en algunos casos, se ela-
boran guas escritas para tener la seguridad que se consi-
derarn todos los aspectos que interesen al archivo.
La entrevista se complementa con la observacin di-
recta del trabajo del sector entrevistado para lograr una
comprensin del empleo de la documentacin y de qu
forma pueden los auxiliares descriptivos, facilitar las ac-
tividades de ese sector.
Para que la entrevista proporcione los resultados es-
perados, es necesario que el entrevistador est capacita-
do, tanto en los contenidos de la Archivologa como en
los contenidos del sector entrevistado, sea este sector
una seccin determinada de la administracin, cuando
los archivos son administrativos, sea el sector un cuer-
po de investigadores, cuando el archivo es de conserva-
cin permanente.

281
 Esta capacitacin del entrevistador permite no de-
tenerse en detalles que pueden no significar nada para
los objetivos de las tcnicas documentales.
Por ltimo, es conveniente informar al personal que
proporciona los datos, de las facilidades que pueden brin-
darnos el anlisis documental y de todos aquellos datos
que soliciten y contribuyan a lograr una mayor coopera-
cin.

LIMITACIONES

Las personas entrevistadas, por distintas causas, pue-

dan distorsionar la informacin que suministran, sea en
forma total o parcial. En el mtodo de la entrevista ello
hace necesario la programacin de las preguntas, pre-
vindose, adems, algunas que permitan repasar y pro-
fundizar las respuestas obtenidas por medio de otras.
Otra limitacin que podemos prevenir es que las per-
sonas entrevistadas no se encuentren autorizadas para
suministrar la informacin deseada o que no deseen ha-
cerlo.
Para tener en cuenta:
1) El objetivo de la entrevista debe ser claro en to-
dos sus aspectos.
2) Una vez obtenido los resultados de la entrevista,
el archivero debe indagar, por otros medios, cuestiones
relacionadas con los documentos.
3) La entrevista debe ser objetiva, precisa, de corta
duracin.
4) El tema motivo de la entrevista debe ser dado a
conocer con anterioridad, de modo que permita al entre-
vistado preparar sus respuestas.

282
 5)Se debe escuchar al entrevistado, sin apremiarlo
ni discutir. No se deben dar consejos, recomendaciones
ni recriminar sobre sus actos o modos de pensar.

SISTEMA DE CONSULTAS

Consiste en obtener los datos relativos a la utilidad

del documento, mediante consultas efectuadas en el mis-
mo archivo, a quienes le interesan utilizar sus servicios,
ms categricamente a los usuarios. Estas consultas van
dirigidas a resolver los problemas que puedan presen-
tarse sobre la forma o formas en que son solicitados los
documentos, de modo que los auxiliares descriptivos ten-
gan opciones, es decir, los usuarios no siempre se acer-
can a consultar con un nombre determinado del tipo do-
cumental, o desconocen los contenidos de determinados
tipos documentales, las opciones permitirn entonces al
consultante adecuarse y enterarse de si lo que busca es
realmente un determinado tipo documental o bien pue-
de encontrar en otros documentos, informacin que le
permita desarrollar su conocimiento y trabajo con ma-
yor eficacia.
Este sistema tiene mucho en comn con el sistema
de entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugar
de la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.

SISTEMA DE ENCUESTAS

En este sistema, las entidades productoras descri-

ben su trabajo con relacin al documento, respondiendo
a las preguntas que se les formulen en cuestionarios ela-
borados para este fin.

283
 El cuestionario es una prctica de investigacin que
consiste en un sistema de preguntas que tiene por fina-
lidad obtener datos.
Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradas
o abiertas. Las primeras son cuando se debe contestar,
exclusivamente con un s o un no cuando se someten va-
rias alternativas de respuestas entre las que el entrevis-
tado debe responder. En los otros abiertos la res-
puesta queda librada al entrevistado.
Se recomienda que en todo diseo de cuestionario se
ponga especial atencin en el contenido, el vocabulario
y la secuencia de las preguntas de los cuestionarios.
Referente al contenido hay que pensar si la pregun-
ta es necesaria, si requiere otros apoyos para contestar-
la, si puede hacerlo, etc.
En lo que se relaciona con el vocabulario, si es inte-
ligible si realmente pregunta lo que queremos, si expre-
sa las posibles alternativas pensadas.
En lo que se refiere a la secuencia, es conveniente que
se parta de lo general a lo particular, de lo trivial a lo
importante. Con un orden lgico que no distorsione res-
puestas y que no se produzca la llamada contaminacin.
Se entiende por tal la influencia que el orden de pregun-
tas puede ejercer en las respuestas del informante.
Si bien es cierto que este sistema puede proporcio-
nar informacin ms ordenada y meditada, requiere por
lo general, aclaraciones y comprobaciones, por lo que a
menudo se deben complementar con las entrevistas, pro-
longndose en el tiempo empleado para esta etapa.

284
ENCUESTA Y CUESTIONARIO

El mtodo de la encuesta prescinde de la relacin per-

sonal para efectuar la indagacin en un cuestionario es-
crito.
El cuestionario es el instrumento bsico para esta
actividad. En la investigacin archivstica es el medio
idneo para el anlisis estructural, que es lo que real-
mente nos interesa. El anlisis estructural es til para
obtener informacin objetiva, referida a cargos, funcio-
nes, cantidad de personal, objetivos, etc. La aplicacin
del cuestionario permite la realizacin de los censos do-
cumentales.
El cuestionario es un tipo documental que se compo-
ne de un listado de preguntas, convenientemente elabo-
radas, que permitan obtener la mayor cantidad de infor-
macin respecto de una cuestin determinada.
La principal restriccin reside en que mediante el
cuestionario, sin contacto personal significativo, no es
posible alcanzar la profundidad interrogativa, propia de
la entrevista.
En la preparacin del cuestionario se deben tomar
algunas precauciones:
1) El cuestionario debe ser redactado con claridad y
precisin, utilizando un lenguaje comn y accesible.
2) Se deben efectuar preguntas que estn relaciona-
das directamente con el tema y objeto investigados.
3) Se deben desechar las preguntas cuya respuesta
tenemos segura, salvo que quisiramos formarnos una
opinin.
4) Se deben incluir preguntas de comprobacin, para
cotejar respuestas con los resultados obtenidos por otras
fuentes.

285
 5) La extensin del cuestionario debe ser lo ms bre-
ve posible, y las preguntas los ms simples posible.
La fiabilidad del cuestionario reside en la exactitud
de la informacin obtenida. Todos los resultados deben
ser procesados, a efecto de alcanzar un conocimiento ver-
dadero.

CLASIFICACIN DE LOS CUESTIONARIOS

a) Segn la forma para su llenado.

Presencial: cuando el encuestador est presente y
anota las respuestas que da el encuestado.
No presencial: cuando el encuestador no est pre-
sente y el encuestado responde escribiendo sobre el for-
mulario.
b) Segn el tipo de preguntas.
1) Preguntas de aspectos concretos y objetivos, tales
como: cuntos aos tiene usted en el archivo?, cunto
gana?, etc.
2) Preguntas cuya respuesta se debe averiguar, por
qu, cmo o para qu se hace tal o cual cosa. Por ejem-
plo: por qu eligi este tipo de trabajo?, cmo se hace
la clasificacin en su trabajo?, para qu realiza la des-
cripcin de este tipo documental?
3) Las preguntas apuntan a obtener una opinin per-
sonal del encuestado, qu piensa acerca de un tema, lo
cual incluye preguntar por qu, cmo o para qu hara
tal o cual cosa.
c) Segn lo que se quiere conocer.
Son las que nos interesan desde el punto de vista ar-
chivstico, los cuestionarios estn destinados a conocer
y describir estructuras; funciones y tareas; objetivos; atri-

286
buciones, deberes y dems caractersticas de los cargos;
etc.

PREPARACIN DE FORMULARIOS

Cualquiera de los sistemas citados anteriormente re-

quiere de formularios que permitan la recogida de datos
en forma ordenada y comprensible para quienes los uti-
licen posteriormente. Por ello es necesario prestar una
atencin esmerada al diseo de los formularios que faci-
liten estas tareas.
En caso de efectuar las encuestas, es fundamental pre-
sentar preguntas claras y directas y que los formularios
sean fcilmente manejables por quienes han de respon-
der.
En algunos puntos del cuestionario, ser necesario
incluir aclaraciones, instrucciones y oraciones explica-
tivas, para facilitar la comprensin del contenido del for-
mulario y de lo que se quiere obtener con l.
Al disear los formularios, para poder efectuar una
buena labor de anlisis documental, se deben considerar
los siguientes aspectos:
1) Los espacios destinados a las caractersticas del
documento, deben ser lo suficiente amplios o ampliables,
para facilitar la anotacin de un mximo de datos.
2) Sistematizar en forma ordenada las preguntas que
se realicen.
3) Reservar secciones especiales para anotar datos
complementarios que no requieren de amplias descrip-
ciones.
4) Tratndose de anlisis a los efectos de la evalua-
cin de documentos, consultar todos los datos necesa-

287
rios para este proceso y en la forma ms fcilmente uti-
lizable para su estudio.
5) Es conveniente considerar cules sern las carac-
tersticas de los campos de informacin que van a inte-
resar, y consultar las preguntas necesarias para estos
requerimientos. Las caractersticas se analizarn poste-
riormente.
La preparacin de los formularios deber hacerse con
anticipacin, con el objeto de someter los proyectos a su-
cesivos ensayos antes de poner en marcha el programa.

EL FORMULARIO

Para nuestros fines, el formulario es un instrumento

de comunicacin impreso que contiene preguntas con res-
pecto a una serie de asuntos, que es necesario respon-
der o explicar para hacer o solicitar algo.
La solicitud: es un cuestionario a ser respondido por
quienes requieren algo y que por lo general inician un
trmite o proceso administrativo.
La declaracin: es otro tipo documental por el cual
se responde a una requisitoria.

EL MTODO DEL TEST

Este mtodo se considera como un aporte de la psi-

cologa, posteriormente, dada su facilidad de respues-
tas, se utilizaron con otros fines distintos a los de la me-
dicin de capacidades de los individuos, administrativa-
mente, desde sus primeras aplicaciones, se orientaron a
la seleccin de personal.

288
 El test es considerado como un mtodo para deter-
minar realidades, en nuestro caso, un complemento de
la entrevista.
Se debe remarcar que en la elaboracin de un test se
requiere un especial cuidado, sobre todo objetividad, y
sus caractersticas deben hacerlo confiable y vlido.
Entendemos por confiabilidad a la precisin de la
medicin, conciso, simple.
Entendemos por validez la relacin de capacidad para
determinar de la conducta en funcin de determinada
actividad, en otros trminos, que sea un indicador re-
presentativo del rendimiento.

289
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