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Preguntas frecuentes
sobre el Sistema de
Gestin en Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-
SST
Categoras: SG-SST
Preguntas frecuentes
sobre el Comit Paritario
en Seguridad y Salud en el
Trabajo
Categoras: COPASST / Viga
El periodo de los miembros del comit es de dos aos. (Decreto 1295 de 1994,
artculo 63).
Los miembros del Comit sern elegidos por un ao al cabo del cual podrn ser
reelegidos. (Resolucin 2013 de 1986, artculo 6)
De 500 a 999 trabajadores, tres representantes por cada una de las partes.
Los representantes de los trabajadores deben ser elegidos por los empleados y
las personas que se postulen deben tener un contrato laboral con la empresa. As
lo expresa el concepto del Ministerio de Proteccin Social del 2011 que en su
pgina 3 expresa:
8. Cada cunto se tienen que reunir los miembros del Comit Paritario en Seguridad y
Salud en el Trabajo?
9. Cada miembro del Comit Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo debe tener
suplente?
A las reuniones del Comit slo asistirn los miembros principales. Los suplentes
asistirn por ausencia de los principales y sern citados a las reuniones por el
Presidente del Comit.. (Resolucin 2013 de 1986, artculo 2)
El qurum para sesionar el Comit estar constituido por la mitad ms uno de sus
miembros. Pasados los primeros treinta (30) minutos de la hora sealada para
empezar la reunin del Comit sesionar con los miembros presentes y sus
decisiones tendrn plena validez. (Resolucin 2013 de 1986, artculo 8)
El secretario es elegido por votacin entre los miembros del comit, para esta
eleccin se debe convocar tanto a principales como suplentes y todos tendrn
derecho a votar. Una vez realizada la eleccin, el secretario ejercer su rol hasta
que se realice una nueva eleccin de Comit Paritario en Seguridad y Salud en el
Trabajo.
12. Cules son las funciones del Presidente del Comit Paritario en Seguridad y Salud
en el Trabajo?
2. Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las
reuniones.
3. Notificar lo escrito a los miembros del Comit sobre convocatoria a las reuniones
por lo menos un vez al mes.
6. Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comit e informar a los
trabajadores de la empresa, acerca de las actividades del mismo. (Resolucin
2013 de 1986, artculo 12).
13. Cules son las funciones del Secretario del Comit Paritario en Seguridad y Salud en
el Trabajo?
2. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunin y someterla a
la discusin y aprobacin del Comit.
14. Las reuniones del COPASST pueden ser telefnicas, por Internet o tienen que ser
presenciales?
Se recomienda utilizar para este archivo una hoja de clculo como Microsoft Excel,
OpenOffice Calc o Google Docs por su facilidad para manejar grandes cantidades
de filas y columnas y sus herramientas para la creacin de filtros y bsquedas.
No existe una gua tcnica que determine el formato para la matriz legal de una
empresa, por lo cual cada responsable del SG-SST puede realizar las
adaptaciones o modificaciones que considere convenientes.
La empresa
Nombre de la empresa
NIT o identificacin
La matriz legal de una empresa deber tener en cad fila una norma y en cada
columna las caractersticas de la norma. Se describen a continuacin
algunas columnas mnimas que se recomienda incluir:
La norma
Se debe indicar el tipo de norma (decreto, resolucin, ley, acuerdo, etc), el nmero
de la norma y el ao de expedicin.
Artculos aplicables
Se debe incluir una columna para enumerar los artculos aplicables de la norma,
es decir, aquellos de los cuales se debe dejar evidencia de su cumplimiento. Cada
artculo debe ir acompaado de la descripcin del requisito, es decir, un texto
resumen sobre lo que trata la norma o los artculos especificados.
La matriz de requisitos legales de una empresa puede tener tantas filas como sea
necesario. En algunas empresas se utiliza una fila por cada norma y en una sola
casilla se escriben todos los artculos que se tienen que cumplir.
En otras empresas se utiliza una fila por cada artculo que se debe cumplir.
Evidencia de cumplimiento
Descripcin de la evidencia
Observaciones
Fecha de la evidencia
Ubicacin de la evidencia
La matriz de requisitos legales debe ser actualizada al menos una vez al ao.
Foto: Klaiority - Fotolia
Una matriz de requisitos legales o matriz legal es un documento que contiene toda
la informacin sobre la normatividad que una empresa debe cumplir legalmente.
Estas normas y obligaciones legales estn moderadas por diferentes mecanismos
que buscan que una empresa garantice mediante el evidenciamiento de
actividades el cumplimiento de la normatividad concerniente a la seguridad y salud
en el trabajo.
Una matriz de requisitos legales debe estar orientada especficamente hacia las
actividades que realiza la empresa. Estos procesos tienen como objetivo verificar y
evidenciar las mejoras que una empresa realiza para certificar que cumple con las
normas, leyes, resoluciones, decretos y dems obligaciones.
A continuacin, encontrar cules son las normas mediante las que se debe
realizar la matriz de requisitos legales de una empresa:
Normatividad de SG-SST
Normatividad nacional
Es el primer nivel con el que una empresa debe cumplir. Este se refiere a las
leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, estatutos, entre otros, que son
avalados por el Congreso de la Repblica, por los Ministerios o por
Departamentos Administrativos.
Normatividad departamental
Normatividad local
Por ejemplo, las actividades laborales que poseen un alto riesgo de accidentes
como aquellas relacionadas con el sector de construccin o trabajo en alturas,
necesitan de cursos y certificaciones que permitan laborar en estas condiciones
especiales. La Resolucin 1409 de 2012 por la que se establece el reglamento de
seguridad para proteccin contra cadas en trabajos en alturas es una muestra de
la normatividad usada en trabajos de alto riesgo.
Hay algunas empresas que acogen normas para mejorar sus procesos laborales.
Por ejemplo hay organizaciones que estn certificadas en ISO 9001, que aunque
no es obligatorio, estn usando para mejorar la gestin de calidad de su producto
o servicio. Este tipo de normatividades tambin deben incluirse en la matriz de
requisitos legales puesto que representan los lineamientos bajo los que la
empresa est trabajando. Tambin hay empresas que deciden acogerse a
normatividades internacionales, por su relacin con grupos econmicos en el
exterior o por requisito de sus clientes, estas normatividades deben ser
evidenciadas en la matriz de requisitos legales.
Cules son las principales fuentes para consultar la normatividad vigente en Colombia?
Cada cunto se debe actualizar una matriz de requisitos legales de una empresa?
La objetividad de realizar una matriz de requisitos legales tiene que ver con el
proceso de evidenciamiento y acogimiento de las normas dentro de la empresa.
No basta con solo tener las normas que se cumplirn sino tambin se debe reflejar
de manera regular cules son las actividades que el encargado de SG-SST y los
empleados realizan para cumplir con estos requisitos.
Por otro lado, al igual que toda la normatividad del SG-SST, se debe como mnimo
realizar y revisar anualmente toda la informacin respectiva a la matriz de
requisitos legales. Por ejemplo, revisar aquellas normas que hayan sido
adicionadas, modificadas o derogadas con la intencin de mantener el
cumplimiento y la actualizacin de estas normas. Es importante tener en cuenta
que despus de poseer la normatividad, lo ms importante es mantener
actualizada nuestra matriz de requisitos legales con sus respectivas actividades de
evidencia.
Etiquetas: Decreto 1072 de 2015, ISO 9001, NTS TS 004, Resolucin 0148 de
2015, Resolucin 1409 de 2012, Resolucin 2646 de 2008
Qu es la matriz legal?
Para elaborar la matriz legal se deben cumplir cinco etapas. Estas son:
Un requisito legal puede definirse como la exigencia que establece las condiciones
que debe reunir una actividad, instalacin, equipamiento, proceso o servicio
determinado, para cumplir con las especificaciones sealadas en los textos
legales.
En esta fase deben identificarse todas las normas que aplican para cada empresa,
segn su naturaleza y actividad. Se deben tomar en cuenta diferentes tipos de
disposiciones: leyes, decretos, resoluciones, directivas, circulares, reglamentos,
estatutos, acuerdos, convenios y contratos.
Una vez establecidos los requisitos legales que debe cumplir la empresa, se debe
hacer un barrido para determinar en qu medida y cmo se estn cumpliendo las
normas.
Algunos requisitos legales que son crticos (por ejemplo las medidas de seguridad
para el trabajo en alturas) exigen una actualizacin ms frecuente, especialmente
para verificar si se ha elevado o no el nivel de cumplimiento.
Fecha de expedicin
Frecuencia de la Evaluacin
Conozca el formato de la matriz legal de una empresa con el detalle de cada una
de las columnas que la componen y tambin los pasos para la elaboracin de la
matriz de requisitos legales.
El riesgo psicosocial: un
tem crucial en el SG-SST
Categoras: Matriz de riesgos, Riesgo psicosocial
El anlisis de las cifras tambin revel que gran parte de otros eventos de salud,
como problemas osteomusculares o accidentes de trabajo, se derivan de
condiciones mentales y psicosociales poco favorables.
Este error de concepcin puede ser muy oneroso si se toma en cuenta que la ley
sanciona la omisin en estos aspectos. El artculo 21, de la Resolucin 2646 de
2008, indica que el no cumplimiento de lo consignado en esa norma, se
sancionar de acuerdo con lo establecido por los literales a) y c) del Decreto-ley
1295 de 1994. Esto es: multas de hasta 500 Salarios Mnimos Legales Vigentes
para las empresas y de hasta 1.000 SMLV para las ARL.
Factores intralaborales
Factores extralaborales
Relaciones familiares
Vivienda y entorno
Todos estos elementos son los factores a tener en cuenta para la identificacin de
los riesgos, el seguimiento, control, evaluacin y mejoramiento del componente
psicosocial.
Variables y herramientas
para abordar el riesgo
psicosocial en la
organizacin
Categoras: Matriz de riesgos, Riesgo psicosocial
Factores intralaborales
Factores extralaborales
Relaciones familiares
Vivienda y entorno
Todos estos elementos son los factores a tener en cuenta para la identificacin de
los riesgos, el seguimiento, control, evaluacin y mejoramiento del componente
psicosocial.
La estructura de la GTC 45
Los componentes ms relevantes de la Gua Tcnica Colombia GTC 45 son los
siguientes:
Contiene todo un captulo destinado a las definiciones. Este es un elemento
de suma importancia, ya que permite precisar el alcance que tiene cada
concepto. Las definiciones son completamente acordes con las que plantea
el Decreto 1072 de 2015.
En los anexos aparecen ejemplos prcticos, que resultan ser una valiosa
gua para cada una de las acciones del proceso.
Todos estos requerimientos del Decreto 1072 de 2015 son plenamente abordados
por la Gua Tcnica Colombiana GTC 45. Por lo tanto, este documento es una
herramienta completa y eficaz para dar cumplimiento a la ley.
La matriz de riesgos es un elemento fundamental. Por eso debe ser elaborada con
el mayor cuidado y la mayor precisin. Supone un proceso de identificacin de
todos los peligros que amenazan a una organizacin y la valoracin de esos
riesgos para mantenerlos bajo control.
La matriz define cules son los riesgos ms altos. Estos son el punto de partida
para determinar los peligros prioritarios para la organizacin.
Tanto la legislacin nacional como la internacional definen cules son las tareas de
alto riesgo. Estas actividades estn reguladas legalmente, de modo que para
realizarlas se debe cumplir con una serie de normas y medidas de control. Toda
empresa tiene que ajustarse a lo sealado en la ley para ese tipo de actividades.
Una actividad de alto riesgo es aquella que implica una exposicin ms alta al
peligro, de la que experimenta normalmente un trabajador. Suponen que hay
mayor riesgo de que se presente un accidente laboral severo. Se clasifican en
cinco grupos: trabajos en alturas, trabajos en espacios confinados, trabajos en
caliente, trabajos con energas peligrosas y trabajos con sustancias qumicas
peligrosas.
Las actividades de alto riesgo deben considerarse como prioritarias para la
empresa. En consecuencia, los peligros asociados a esas tareas deben ser
asumidos como peligros prioritarios.
La unificacin y el enfoque
Cada una de las acciones iniciales va a dar por resultado una informacin
decantada sobre los peligros a los que est expuesta la organizacin. El paso a
seguir es unificar toda esa informacin para definir de manera puntual cules son
los peligros prioritarios en los que debe enfocarse la empresa.
Simplemente se trata de cruzar los datos y de establecer cules son esos peligros
que se repiten o que implican mayor compromiso. Si est en la matriz de peligros,
aparece tambin en las estadsticas, figura en los requisitos legales y est
planteado en los compromisos contractuales, definitivamente se trata de un peligro
prioritario.
Es probable que el resultado sea una larga lista. Es ah cuando debe primar el
sentido de eficiencia. Lo ideal es que se elija un pequeo grupo de peligros
prioritarios asociado a accidentes laborales y otro pequeo grupo que haga
referencia a enfermedades de trabajo. El objetivo es que la lista final no contenga
ms de cinco o seis peligros prioritarios. Solo de esa manera se puede garantizar
que el sistema funcione en la realidad y no solamente en el papel.
Etiquetas: GTC 45
disear y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los
objetivos propuestos en el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST), el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades,
recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los estndares
mnimos del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad del Sistema General de
Riesgos Laborales.
En el Artculo 2.2.4.6.12, que se refiere a la documentacin, se establece la
obligacin de que el plan de trabajo anual est firmado por el empleador y el
responsable del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST (punto 5).
Por otro lado, el plan de trabajo anual es uno de los elementos esenciales en la
revisin por la alta direccin, establecida en el Artculo 2.2.4.6.31.
Especficamente, la norma indica que la alta direccin debe determinar en qu
medida se cumple con la poltica y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo
y se controlan los riesgos.
Este plan debe tener en cuenta los programas definidos en el sistema y sus
actividades, el presupuesto asignado para el SG-SST y la disponibilidad de
recursos tcnicos y humanos para su ejecucin.
Para elaborar el plan de trabajo anual se debe partir de los riesgos y peligros
prioritarios identificados en la evaluacin inicial. Bsicamente se deben plantear
metas alcanzables en el periodo de un ao para minimizar y monitorear esos
factores que pueden afectar la seguridad y salud de los trabajadores, o la buena
marcha de la empresa.
Programas
Los programas son el conjunto de acciones que se deben llevar a cabo en las
diferentes reas, para garantizar el cumplimiento de los objetivos del SG-SST.
Bsicamente comprenden: programa de capacitacin, programa de auditora,
programa de tareas de alto riesgo, programa de emergencias, programas de
vigilancia epidemiolgica, entre otros.
El plan anual debe tener como mnimo una actividad de cada uno de los
programas definidos en el SG-SST de la empresa. Una vez finalice el plan de
trabajo anual, verifique que hay actividades de todos los programas.
El artculo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015 establece que el empleador debe
mantener disponibles y actualizados los documentos relacionados con el SG-SST.
Una vez se inicie la ejecucin del plan de trabajo anual, se hace necesario que de
cada una de las actividades se genere una evidencia de su cumplimiento. Esta
evidencia puede existir en papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa,
o una combinacin de stos.
Durante la elaboracin del plan de trabajo anual se debe verificar que para cada
actividad existe un procedimiento, un formato, un manual, una gua o cualquier
otro documento que determine cmo se generar la evidencia de la ejecucin y
cmo se almacenar.
Por ejemplo, de una capacitacin usted puede tomar una hoja de papel, marcarla
con el nombre y fecha del evento y hacer que cada uno de los asistentes la firme.
Tambin puede tomar fotografas del evento en las que se vea a los asistentes y
hacer que la cmara imprima la fecha y hora o puede tomar un video de toda la
capacitacin. Cualquiera de estos tres documentos es una evidencia vlida de la
ejecucin de la tarea, lo importante es que la evidencia est disponible cuando sea
requerida.
Cronograma
Las fechas asignadas a las actividades deben tener en cuenta el ciclo del negocio
al cual se dedica la empresa, por ejemplo, si la empresa es una exportadora de
flores a Estados Unidos, no estara bien que se incluyeran un gran nmero de
actividades en enero y febrero que es cuando la empresa est en su periodo de
mayor actividad comercial.
Recuerde
Ejemplos de poltica de
seguridad y salud en el
trabajo
Categoras: Poltica y objetivos de SST
Una vez se entienden los pasos para crear una poltica de seguridad y salud en el
trabajo, surgen bastantes dudas al momento de crear la poltica propia de la
empresa. Conozca algunos ejemplos que le pueden servir como modelo para la
formulacin de la poltica de seguridad y salud en el trabajo.
Revisar ejemplos de poltica de otras organizaciones es una buena prctica
Poltica de El Cerrejn
Fuente: Cerrejn
Es poltica de CERREJON en sus operaciones de minera a cielo abierto,
transporte y embarque de carbn en La Guajira, Colombia, y en sus actividades en
los otros lugares donde opera, conducir sus negocios en armona con el medio
ambiente y la sociedad, proteger la seguridad y salud de los trabajadores, y
contribuir con el desarrollo, bienestar y cultura de las comunidades en su rea de
influencia, as como trabajar para implementar las mejores prcticas de la industria
minera en materia de seguridad, salud, medio ambiente y comunidades.
El desarrollo de esta poltica se har mediante la aplicacin de un sistema de
gestin para la administracin de los riesgos de seguridad, salud, medio ambiente
y comunidades, dentro del proceso de mejoramiento continuo y con las siguientes
directrices:
Cumplir con las leyes y reglamentaciones aplicables, as como con las otras
obligaciones que voluntariamente haya asumido. Aplicar sus propios
estndares cuando excedan la legislacin existente o no exista legislacin
al respecto.
Poltica de CODENSA
Fuente: Codensa
CODENSA S.A. y EMGESA S.A., desarrolla sus actividades de Generacin,
Distribucin y Comercializacin de energa elctrica y servicios relacionados,
promoviendo la Proteccin a la Vida y a la Salud de sus empleados propios,
contratistas, visitantes y partes interesadas. El compromiso de la Alta Direccin
garantiza la identificacin, evaluacin, control y/o eliminacin de los riesgos
presentes en todas las actividades desarrolladas en la organizacin, as como el
mejoramiento continuo en su gestin de Prevencin de Riesgos Laborales.
Promover y mantener una cultura de seguridad y salud laboral como valor y
principio de actuacin, es una responsabilidad por conviccin de todos los
empleados de Codensa y Emgesa, que se refleja en el cumplimiento de las
normas y procedimientos establecidos en la legislacin colombiana vigente y con
el objetivo de convertirnos en referentes, con el objetivo de convertirnos en
referentes mundiales en materia de Prevencin de Riesgos Laborales para el
sector elctrico.
2. Definicin de criterios
La definicin de criterios incluye todas las actividades de preparacin y tratamiento
previo de la informacin, necesarias para disear la poltica. Cumplir con este
paso es fundamental porque evita que en los pasos posteriores haya
improvisaciones que puedan llevar a inconsistencias.
En este paso se deben cumplir tres acciones:
Nombre de la empresa.
Naturaleza y objeto.
Compromisos de mejoramiento.
Ejemplo 1:
Nombre de su empresa, compaa lder en Indicar brevemente el giro de negocio de
su empresa, considera que su capital ms importante son las personas, por lo tanto est
comprometida en velar por la seguridad, salud y el desarrollo del personal, con el control
de peligros, condiciones y actos inseguros en sus instalaciones, a travs de la mejora
continua en todas las actividades que se desarrollan, en especial en la identificacin,
evaluacin y control de riesgos significativos, en concordancia con el cumplimiento de la
normativa legal pertinente y otros que la organizacin suscriba.
Fecha, Versin
Ejemplo 2:
Fecha, Versin
Ejemplo 3:
Fecha, Versin
Ejemplos:
1.- Garantizar las condiciones de seguridad y salvaguardar la vida, integridad fsica y el
bienestar de los trabajadores, mediante la prevencin de las causas de los accidentes y
enfermedades ocupacionales.
2.- Promover una cultura de prevencin de riesgos laborales en los trabajadores,
contratistas, proveedores y todos aquellos que presten servicios a la empresa,
garantizando las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
3.- Propiciar el mejoramiento continuo de las condiciones de seguridad y salud en el
trabajo a fin de evitar y prevenir daos a la salud, a las instalaciones o a los procesos.
4.- Proteger las instalaciones y propiedades garantizando la fuente de trabajo y mejorar la
productividad.
5.- Estimular y fomentar un mayor desarrollo de la conciencia de seguridad entre los
trabajadores, para que toda la actividad sea hecha de manera segura.